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Manuel de l'utilisateur


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Table des matières 1. Accueil / Administration ............................................................................................. 1 Le portail d'accueil ................................................................................................ 1 Personnaliser 'Mon Profil' ....................................................................................... 2 Les types de projets .............................................................................................. 3 Les catégories de tâches ......................................................................................... 3 Les priorités des tâches .......................................................................................... 3 Les types d'actions ................................................................................................ 3 Les statuts d'action ................................................................................................ 4 2. Gestion des projets .................................................................................................... 5 Créer un projet ..................................................................................................... 5 Création simple ............................................................................................ 5 Création à partir d'un modèle .......................................................................... 6 Publier un projet ................................................................................................... 7 Clôturer un projet ................................................................................................. 7 Archiver un projet ................................................................................................. 7 Supprimer un projet .............................................................................................. 8 Exporter un projet ................................................................................................. 8 Rechercher un projet ............................................................................................. 8 Consulter les résultats .................................................................................... 9 Enregistrer les recherches ............................................................................... 9 Visionner un projet .............................................................................................. 10 Copier un projet .................................................................................................. 10 Changer le chef de projet ..................................................................................... 11 Les caractéristiques d'un projet .............................................................................. 11 Les dates d'un projet ............................................................................................ 12 Les commentaires sur un projet ............................................................................. 12 Les données spécifiques d'un projet ........................................................................ 12 Déplacer un projet ............................................................................................... 12 Les rapports d'un projet ........................................................................................ 13 Imprimer un projet .............................................................................................. 14 Consulter les alertes d'un projet ............................................................................. 14 L'équipe de projet ............................................................................................... 14 Envoyer un e-mail aux participants ......................................................................... 15 Visualiser la liste des tâches .................................................................................. 15 Visualiser le planning d'un projet ........................................................................... 16 Sous forme de diagramme de Gantt ................................................................ 16 Sous forme d'arborescence ............................................................................ 17 Les documents d'un projet .................................................................................... 17 Attacher des documents à un projet ................................................................ 17 Consulter les documents d'un projet ................................................................ 18 Les propriétés d'un projet ..................................................................................... 18 Rendre un projet public ................................................................................ 19 Activer les onglets facultatifs ........................................................................ 19 Activer la planification automatique ................................................................ 19 Gérer l'avancement collaboratif ...................................................................... 19 Activer les demandes d'avancement en automatique ........................................... 20 Définir la formule de calcul du niveau d'avancement .......................................... 20 Activer l'envoi d'emails ................................................................................ 20 Recevoir les alertes par e-mail ....................................................................... 20 Paramétrer l'affichage de Gantt ...................................................................... 20 Paramétrer la gestion du budget ..................................................................... 21 Paramétrer la gestion des allocations de ressources ............................................ 23 Gérer le budget d'un projet ................................................................................... 24 Gérer le budget local ................................................................................... 24 Gérer l'avancement du budget local ................................................................ 24

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Allouer un budget à un projet ........................................................................ Allouer des moyens à un projet ..................................................................... Enregistrer des dépenses ............................................................................... Modifier les dépenses qu'il reste à faire ........................................................... Gérer le budget consolidé ............................................................................. Gérer les allocations des ressources d'un projet ......................................................... Allouer des ressources au projet ..................................................................... Consulter les allocations consolidées d'un projet ................................................ Comparer les ressources allouées et budgétées .................................................. Visualiser les disponibilités des ressouces ........................................................ 3. Gestion des tâches ................................................................................................... Rechercher des tâches .......................................................................................... Consulter les résultats .................................................................................. Enregistrer ses recherches ............................................................................. Visionner les tâches ............................................................................................. Créer une tâche ................................................................................................... Supprimer une tâche ............................................................................................ Terminer une tâche .............................................................................................. Clôturer une tâche ............................................................................................... Copier une tâche ................................................................................................. Filter la liste des tâches ........................................................................................ Exporter une liste de tâches .................................................................................. Gérer une typologie de tâches ............................................................................... Gérer des tâches de type 'Jalon' ............................................................................. Les caractéristiques générales d'une tâche ................................................................ Les dates d'une tâche ........................................................................................... La saisie rapide des tâches .................................................................................... Les informations spécifiques d'une tâche ................................................................. Déplacer/Transférer une tâche ............................................................................... Déplacer une tâche ...................................................................................... Transférer une tâche .................................................................................... Les rapports sur les groupes de tâches .................................................................... Imprimer une liste de tâches ................................................................................. Les alertes d'une tâche ......................................................................................... L'historique des tâches ......................................................................................... Gérer l'équipe d'une tâche ..................................................................................... Envoyer un e-mail aux participants ......................................................................... Visualiser le planning des tâches ............................................................................ Les documents d'une tâche .................................................................................... Attacher un document à une tâche .................................................................. Consulter les documents d'une tâche ............................................................... Les liens entre tâches ........................................................................................... Le chemin critique d'un projet ............................................................................... Les fonctions avancées du diagramme de Gantt ........................................................ Le plan d'actions d'une tâche ................................................................................. Les onglets d'informations spécifiques d'une tâche ..................................................... La durée des tâches ............................................................................................. L'ordonnancement des tâches par numéro ................................................................ Gestion du budget par tâche ou groupe de tâches ...................................................... Gérer le budget local ................................................................................... Allouer un budget à une tâche ou un groupe de tâches ........................................ Allouer des moyens à une tâche ou un groupe de tâches ..................................... Enregistrer les dépenses d'une tâche ou d'un groupe de tâches .............................. Modifier les dépenses qu'il reste à faire ........................................................... Gérer le budget consolidé ............................................................................. Gérer les allocations de ressources d'une tâche ......................................................... Allouer des ressources à une tâche ou un groupe de tâches .................................. Consulter les allocations consolidées d'une tâche ...............................................

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Comparer les ressources allouées et consolidées ................................................ Visualiser les disponibilités sur un groupe de tâches .......................................... 4. Gestion collaborative des tâches et vie du projet ............................................................ La gestion des statuts de projets ............................................................................. La gestion des statuts des tâches ............................................................................ La gestion d'un processus collabroatif ..................................................................... Les principes .............................................................................................. Faire une demande d'avancement d'une tâche ................................................... Saisir les données d'avancement d'une tâche ..................................................... Valider les données d'avancement d'une tâche ................................................... Relance et forçage d'avancement d'une tâche .................................................... 5. Gestion des plans d'actions ........................................................................................ Rechercher des actions ......................................................................................... Visionner ses actions ........................................................................................... Créer une action .................................................................................................. Supprimer une action ........................................................................................... Les caractéristiques générales d'une action ............................................................... Les informations spécifiques des actions .................................................................. Les typologies d'actions ........................................................................................ Les statuts spécifiques des actions .......................................................................... Les statuts des actions .......................................................................................... Réalisation de l'action .................................................................................. Clôturer une action ...................................................................................... La diffusion d'un plan d'actions ............................................................................. Le contrôle d'une action ....................................................................................... Abandonner une action ......................................................................................... L'historique des actions ........................................................................................

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Liste des illustrations 1.1. Exemple de page d’accueil pour un utilisateur (portail) .................................................. 1 1.2. Paramétrages de ‘Mon Profil’ ................................................................................... 2 1.3. Onglet Options, sous onglet options générales du menu Mon Profil .................................. 3 1.4. Formulaire de création d’un type d’action ................................................................... 4 2.1. Formulaire standard de création d’un projet ................................................................. 5 2.2. Création de projet avec modèle ................................................................................. 6 2.3. Fenêtre de recherche d’un projet ................................................................................ 6 2.4. Publication d’un projet. ............................................................................................ 7 2.5. Recherche de projets – résultat sous forme de liste. ....................................................... 8 2.6. Recherche de projets – Résultat sous forme de diagramme de gantt. .................................. 9 2.7. Gestion des favoris sur une recherche de projet. ........................................................... 9 2.8. Accès à la copie de projet ...................................................................................... 10 2.9. Formulaire de copie de projet .................................................................................. 10 2.10. Page standard des caractéristiques générales d’un projet .............................................. 11 2.11. Page de commentaires d’un projet .......................................................................... 12 2.12. Accès au déplacement de projet ............................................................................. 12 2.13. Formulaire de déplacement de projet ....................................................................... 13 2.14. Accès aux rapports de projet ................................................................................. 13 2.15. Paramètres du rapport sélectionné ........................................................................... 14 2.16. Accès à une version imprimable de projet ................................................................ 14 2.17. Accès aux alertes d'un projet ................................................................................. 14 2.18. Gestion des participants sur un projet ...................................................................... 14 2.19. Modèle structuré de l’arborescence des tâches ........................................................... 15 2.20. Même modèle de projet que la section précédente sous la forme de diagramme de Gantt. ................................................................................................................................. 16 2.21. Affichage de l’explorateur de projet. ....................................................................... 17 2.22. Onglet Documents sur le détail d’un projet. .............................................................. 18 2.23. Propriétés d’un projet. .......................................................................................... 19 2.24. Configuration des couleurs et des options du diagramme de Gantt. ................................ 21 2.25. Configuration des paramètres de Budget. ................................................................. 21 2.26. Configuration des paramètres de Ressources. ............................................................ 23 2.27. Gestion du budget local d’un projet ........................................................................ 24 2.28. Edition des rubriques budgétaires d’un projet ............................................................ 25 2.29. Edition des moyens d’un projet .............................................................................. 25 2.30. Enregistrement des dépenses d’un projet au niveau d’une rubrique budgétaire .................. 26 2.31. Enregistrement des dépenses d’un projet dans l’onglet avancement ................................ 27 2.32. Modification du montant des dépenses qu’il reste à faire ............................................. 27 2.33. Gestion du budget consolidé d’un projet par rubriques et par moyens ............................. 28 2.34. Allocations d’une ressource à un projet ................................................................... 28 2.35. Allocations des ressources consolidées de l’ensemble du projet .................................... 29 2.36. Visualisation des disponibilités de l’ensemble des ressources concernées par le projet........ 29 3.1. Recherche de tâches – Résultat sous forme de liste ...................................................... 30 3.2. Recherche de tâches – Résultat sous forme de diagramme de gantt. ................................. 31 3.3. Gestion des favoris sur recherche de tâches ................................................................ 31 3.4. Accès à la création de tâche .................................................................................... 32 3.5. Formulaire standard de création d’une tâche ............................................................... 32 3.6. Mise à jour de l’avancement d’une tâche à 100% ........................................................ 33 3.7. Réouverture d’une tâche terminée ............................................................................ 33 3.8. Accès à la copie de tâche ....................................................................................... 34 3.9. Formulaire de copie de tâche ................................................................................... 34 3.10. Accès au filtre de tâche ........................................................................................ 35 3.11. Filtre des tâches .................................................................................................. 36 3.12. Accès la fonction d’export des tâches ...................................................................... 36 3.13. Affichage des sous tâches dans le détail d’une tâche de type ‘groupe’ ............................ 37 3.14. Ajout d’une tâche de type jalon : la date de fin n’est pas renseignée ............................... 37

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3.15. Page standard des caractéristiques générales d’une tâche ............................................. 3.16. Page de saisie rapide d’un projet ............................................................................ 3.17. Accès à la fonction de déplacement d’une tâche ........................................................ 3.18. Formulaire de déplacement d’une tâche ................................................................... 3.19. Fonction de transfert de tâche ................................................................................ 3.20. Formulaire de transfert d’une tâche ......................................................................... 3.21. Accès aux rapports de tâche .................................................................................. 3.22. Formulaire de sélection de rapport .......................................................................... 3.23. Paramètres du rapport sélectionné ........................................................................... 3.24. Accès à la version imprimable de la liste des tâches ................................................... 3.25. Accès aux alertes de la tâche ................................................................................. 3.26. Accès à l’historique de la tâche .............................................................................. 3.27. Exemple d’historique sur une tâche ......................................................................... 3.28. Gestion des participants sur une tâche de type groupe ................................................. 3.29. Liste des sous tâches d’un groupe visualisée sous la forme de diagramme de Gantt ........... 3.30. Onglet Documents sur le détail d’une tâche .............................................................. 3.31. Accès à l’ajout d’un lien dans une tâche .................................................................. 3.32. Formulaire de création d’un lien ............................................................................. 3.33. Affichage des liens du projet ................................................................................. 3.34. Affichage du chemin critique du projet .................................................................... 3.35. Accès aux fonctions avancées sur le diagramme de Gantt. ........................................... 3.36. Accès à l’affichage en vue large du diagramme de Gantt ............................................. 3.37. Accès à la gestion d’un plan d’actions sur une tâche .................................................. 3.38. Exemple de WBS ................................................................................................ 3.39. Gestion du budget local d’une tâche ou groupe de tâches ............................................ 3.40. Edition des rubriques budgétaires d’une tâche ou groupe de tâches ................................ 3.41. Edition des rubriques budgétaires d’une tâche ou groupe de tâches ................................ 3.42. Enregistrement des dépenses d’une tâche au niveau d’une rubrique budgétaire ................. 3.43. Enregistrement des dépenses d’une tâche dans l’onglet avancement ............................... 3.44. Modification du montant des dépenses qu’il reste à faire ............................................. 3.45. Gestion du budget consolidé d’une tâche ou groupe de tâche par rubriques et par moyens ................................................................................................................................. 3.46. Allocations d’une ressource à une tâche ou à un groupe de tâches ................................. 3.47. Allocations des ressources consolidées au niveau d’un groupe de tâches ......................... 3.48. Comparatif des différences entres les ressources allouées et les ressources budgétées ......... 3.49. Visualisation des disponibilités de l’ensemble des ressources concernées par le groupe de tâches ................................................................................................................... 4.1. .......................................................................................................................... 4.2. Diagramme d’état du statut d’une tâche ..................................................................... 4.3. Modélisation du processus collaboratif de mise à jour d'une tâche ................................... 4.4. Diagramme d‘état d’avancement d’une tâche .............................................................. 4.5. Formulaire de demande d’avancement d’une tâche ...................................................... 4.6. Accès à la demande d’avancement globale ................................................................. 4.7. Formulaire de mise à jour d’avancement d’une tâche ................................................... 4.8. Accès à la validation de tâches A valider via la page d’accueil, onglet A faire ................... 4.9. Formulaire de validation des données d’avancement d’une tâche .................................... 5.1. Recherche d’actions ............................................................................................... 5.2. La page Mes Actions ............................................................................................. 5.3. Accès à la création d’un plan d’actions sur une tâche ................................................... 5.4. Formulaire de création d’un plan d’actions sur une tâche .............................................. 5.5. Détail des actions disponibles sur une action ‘créée’ .................................................... 5.6. Formulaire standard de modification d’une action sur une tâche ..................................... 5.7. Cycle de vie d’une action ....................................................................................... 5.8. Exemple d’historique sur une tâche ..........................................................................

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Chapitre 1. Accueil / Administration Ce paragraphe décrit toutes les fonctionnalités liées à l’accueil des utilisateurs et à l’administration de l’application.

Note Ce chapitre est dédié aux administrateurs de NQI ORCHESTRA excepté pour les 2 premiers paragraphes qui sont destinés à tout utilisateur de l’application. Table des matières : 1. Le portail d'accueil 2. Les types de projets 3. Les catégories de tâches 4. Les priorités des tâches 5. Les types d'actions 6. Les statuts d'actions

Le portail d'accueil Lorsque vous êtes connecté, une page d’accueil apparaît :

Figure 1.1. Exemple de page d’accueil pour un utilisateur (portail)

Cette page est constituée d’éléments que l’on appelle des portlets, ce sont des cadres d’informations sur les éléments en cours. Par exemple, Mes projets montre les projets actifs auxquels je participe.

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Accueil / Administration

L’affichage de ces portlets est personnalisable en utilisant le lien configurer votre portail. Les portlets peuvent être agencés de manière dynamique sur la page, en les sélectionnant et en les faisant glisser.

Ce Qu'il Faut Savoir Chaque portlet contient au maximum 5 lignes. Pour afficher les lignes supplémentaires, il suffit de cliquer sur suivants. La page d'accueil propose d'afficher les portlets suivants 1. Le portlet Mes portefeuilles. 2. Le portlet Mes projets. 3. Le portlet Mes tâches. 4. Le portlet Mes actions. 5. Le portlet Mes Alertes recense toutes les alertes actives qui vous concernent plus ou moins directement dans le système. 6. Le portlet A faire affiche les informations qui attendent une mise à jour ou une validation de votre part. 7. Le portlet Cette semaine liste les éléments dont une date clé est prévue pour la semaine à venir (c'est-à-dire les 5 prochains jours non chômés à partir d’aujourd’hui). 8. Le portlet Mes événements. 9. Le portlet Mes allocations de la semaine recense toutes vos allocations sur les tâches ou les projets au cours de la semaine.

Personnaliser 'Mon Profil' Lors de votre 1ère connexion, vous pouvez revoir vos paramètres personnels dans le menu déroulant Application/Mon profil :

Figure 1.2. Paramétrages de ‘Mon Profil’

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Accueil / Administration

Ce menu vous permet de modifier (selon vos droits) vos caractéristiques générales, votre mot de passe, vos options personnelles sur l’application.

Ce Qu'il Faut Savoir Navigation et formulaires dans NQI ORCHESTRA : 1. Sur les formulaires, les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. 2. La navigation se fait généralement par onglets et sous onglets :

Figure 1.3. Onglet Options, sous onglet options générales du menu Mon Profil

Les types de projets Les types de projets sont utilisés essentiellement comme critères de recherche des projets. Les modes classiques sont disponibles : Ajout, modification, suppression d’éléments.

Les catégories de tâches Les catégories de tâches sont utilisées essentiellement comme critères de recherche des tâches. Les modes classiques sont disponibles : Ajout, modification, suppression d’éléments.

Les priorités des tâches Les priorités de tâches sont utilisées essentiellement comme critères de recherche des tâches. 4 valeurs existent par défaut : Basse, Normale, Haute, Critique.

Ce Qu'il Faut Savoir Ces 4 valeurs peuvent servir à définir un code couleur pour un mode d’affichage par priorité dans les diagrammes de Gantt. Les modes classiques sont disponibles : Ajout, modification, suppression d’éléments.

Les types d'actions Le type d’une action est une information paramétrable, par exemple : Corrective, Préventive,… 3


Accueil / Administration

Figure 1.4. Formulaire de création d’un type d’action

Ce Qu'il Faut Savoir Le type d’action permet de définir si les actions qui porteront ce type devront être contrôlées ou non (valeur par défaut modifiable au niveau de la création de l’action). Les modes classiques sont disponibles : Ajout, modification, suppression de types d’action.

Les statuts d'action Le statut d’une action est une information paramétrable. Par exemple : Compris, En cours, Retard possible, Non applicable.… Les modes classiques sont disponibles : Ajout, modification, suppression de statuts d’action.

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Chapitre 2. Gestion des projets Ce paragraphe décrit toutes les fonctionnalités liées à la gestion globale des projets.

Note Bien que ce chapitre soit essentiellement dédié aux chefs de projets de NQI ORCHESTRA, il traite aussi de concepts de recherche et de visualisation des projets qui sont destinés à tout utilisateur de l’application.

Créer un projet Il existe 3 méthodes de création d’un projet dans NQI ORCHESTRA : la création simple à partir du formulaire de création, la création à partir d’un modèle ou la copie d’un projet existant. Les 2 premières méthodes sont accessibles en utilisant le menu déroulant Projet/Nouveau et Projet/Nouveau avec modèle tandis que la copie d’un projet se fait via un bouton de copie accessible directement sur les projets. Dans tous les cas, la création d’un projet est disponible uniquement aux utilisateurs possédant les droits de création d’un projet.

Création simple En utilisant le menu déroulant Projet/Nouveau, vous arrivez directement sur le formulaire de création d’un projet :

Figure 2.1. Formulaire standard de création d’un projet

Avertissement Ce formulaire peut être considérablement modifié à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client.

Ce Qu'il Faut Savoir Création d’un projet : 1. Notez que l’utilisateur courant est automatiquement affecté en tant que chef de projet. Pour modifier le chef de projet, se reporter au chapitre "Changer le chef de projet". 2. L’organisation du projet est par défaut celle du chef de projet et peut être modifiée. 3. Le calendrier choisi permet de définir les jours chômés pour le projet. 5


Gestion des projets

4. La création d’un projet en mode brouillon permet de construire son projet avec un statut brouillon qui a des propriétés particulières. Si la case brouillon n’est pas activée, le projet sera directement en statut Créé et n’aura pas besoin d’être publié. 5. L’option d’envoi d’email correspond à la propriété Envoi d'e-mails. La création amène directement à l’onglet Participants du projet.

Création à partir d'un modèle La création à partir d’un modèle se fait à partir du menu déroulant Projet/Nouveau avec modèle et amène sur le même formulaire avec la possibilité de choisir un modèle pour la création :

Figure 2.2. Création de projet avec modèle

Pour choisir le projet source, il suffit de cliquer sur la loupe qui permet l’accès à une fenêtre de recherche de projets :

Figure 2.3. Fenêtre de recherche d’un projet

Avertissement Seuls les projets visibles par l’utilisateur en session seront détectés dans la recherche. Pour la recherche de projet, se reporter au chapitre "Recherher un projet". L’utilisation d’un modèle pour la création d’un projet est équivalent (en terme de résultat) à une copie de projet.

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Gestion des projets

Publier un projet La publication d’un projet permet de faire passer un projet en statut brouillon vers un statut créé. La publication se fait à partir du menu Actions sur une liste de projets (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Avertissement Seul le chef de projet est en mesure de publier son projet. Le formulaire de publication d’un projet se présente ainsi :

Figure 2.4. Publication d’un projet.

La publication offre la possibilité d’envoyer un email automatique à chaque responsable de tâches avec un commentaire associé.

Ce Qu'il Faut Savoir La publication du projet va le rendre visible par tous les participants (ce qui n’était pas le cas en statut brouillon). Les propriétés des statuts de projet sont décrites au chapitre "Les statuts de projets".

Clôturer un projet La clôture d’un projet permet de faire passer un projet en statut en-cours vers un statut clôturé. La clôture se fait à partir du menu Actions sur une liste de projets (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Avertissement Seul le chef de projet est en mesure de clôturer son projet. Les propriétés des statuts de projet sont décrites au chapitre "Les statuts de projets".

Archiver un projet L’archivage d’un projet permet de faire passer un projet en statut en-cours ou clôturé vers un statut archivé. L’archivage se fait à partir du menu Actions sur une liste de projets (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Avertissement Seul le chef de projet est en mesure d’archiver son projet. Les propriétés des statuts de projet sont décrites au chapitre "Les statuts de projets".

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Gestion des projets

Supprimer un projet La suppression d’un projet permet d’effacer un projet de la base. La suppression se fait à partir du menu Actions sur une liste de projets (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Avertissement Seul un utilisateur avec le droit d’administration des projets est en mesure de supprimer un projet.. Les projets en-cours ne peuvent pas être supprimés. Les propriétés des statuts de projet sont décrites au chapitre "Les statuts de projets".

Exporter un projet Il est possible de réaliser un export des données d’un projet sur un fichier au format .CSV. Cet export est disponible selon vos droits à partir du menu Actions sur une liste de projets (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Rechercher un projet La recherche de projets est accessible pour tous les utilisateurs par le menu déroulant Projets/ Recherche/Projets :

Figure 2.5. Recherche de projets – résultat sous forme de liste.

Cette page permet de rechercher des projets à partir de critères précis.

Avertissement Des critères de recherche avancée peuvent être rajoutés à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client. Seuls les projets visibles par l’utilisateur en session seront détectés dans la recherche.

Ce Qu'il Faut Savoir Le symbole parchemin montre la possibilité d’éditer des rapports au format html ou pdf.

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Gestion des projets

Consulter les résultats Suite à la recherche, l’onglet Projets permet de consulter la liste des projets détectés par la recherche. L’onglet Planning permet de consulter le même résultat sous forme de diagramme de Gantt :

Figure 2.6. Recherche de projets – Résultat sous forme de diagramme de gantt.

Ce Qu'il Faut Savoir Le symbole imprimante montre la possibilité d’éditer le diagramme de Gantt au format pdf.

Enregistrer les recherches Les recherches favorites sont gérées à l’aide du symbole étoile en haut à droite de la page :

Figure 2.7. Gestion des favoris sur une recherche de projet.

Pour enregistrer une requête favorite, il suffit de cliquer sur l’étoile et de donner un nom pour créer un nouveau favori avec la requête en cours. Pour utiliser une requête favorite, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des favoris. Pour supprimer une requête favorite, il suffit de cliquer sur la croix rouge dans la liste des favoris.

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Gestion des projets

Visionner un projet La page Mes projets est accessible depuis la page d’accueil ou depuis le menu déroulant Projets/Mes projets. Elle affiche sous forme de liste ou de diagramme de Gantt tous les projets actifs sur lesquels vous êtes concerné : • En tant que chef de projet • En tant que responsable de tâche (ou de groupe de tâches) • Ou en tant qu’auditeur

Ce Qu'il Faut Savoir Notez que l’on peut être à la fois chef de projet et responsable de tâche sur un même projet. De même, on peut être à la fois responsable de tâche et auditeur.

Copier un projet La copie de projet permet de reproduire à l’identique la structure d’un projet existant. La copie de projet est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône d’un projet :

en haut à droite de la page de détail

Figure 2.8. Accès à la copie de projet

Pour copier le projet, il suffit de renseigner le formulaire suivant :

Figure 2.9. Formulaire de copie de projet

Notez que le formulaire ressemble à celui de la création de projet. Les dates sont automatiquement calculées en positionnant la date de début prévue à aujourd’hui (mais elle peut être modifiée) et en calculant la date de fin prévue à l’aide de la durée du projet modèle.

Ce Qu'il Faut Savoir Copie de projet :

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Gestion des projets

1. Le code projet doit impérativement être modifié car 2 projets ne peuvent pas avoir le même code dans NQI ORCHESTRA. 2. Les valeurs des champs spécifiques (issus du composant de paramétrage avancé NQI Configurator) du projet modèle seront automatiquement reprises. 3. Lorsque les options de copie des responsables de tâches ou d’actions ne sont pas sélectionnées, le chef de projet est automatiquement affecté à leur place. 4. Les tâches du projet modèle seront copiées et déplacées dans le temps en fonction de la date de début prévue mentionnée pour le projet cible. 5. Les déplacements de tâches se font toujours à durée fixe, ce qui signifie que les jours chômés sont pris en compte dans le calcul (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés). 6. Astuce : la création d’un type de projet Modèle permet de repérer rapidement dans la recherche les projets qui peuvent servir de modèles. Noter que les requêtes favorites sont disponibles dans la recherche du projet modèle. La création amène directement à l’onglet Participants du projet.

Changer le chef de projet Le changement de chef de projet se fait à partir du menu Actions sur une liste de projets (sur la page Mes projets – chap. 2.8 – ou suite à une recherche – chap. 2.7).

Avertissement Seul un utilisateur ayant un droit de ‘gestion des projets’ est en mesure d’effectuer cette opération.

Les caractéristiques d'un projet Les caractéristiques générales d’un projet sont accessibles sur l’onglet Projet, sous onglet Général lorsqu’on se trouve dans le détail d’un projet :

Figure 2.10. Page standard des caractéristiques générales d’un projet

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Gestion des projets

Avertissement Cette page peut être considérablement modifiée à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client.

Ce Qu'il Faut Savoir Les éléments budgétaires n’apparaissent que si l’option Budget a été activée sur le projet et si la licence Budget est inactive (dans le cas contraire, le budget n’est pas géré à ce niveau).

Les dates d'un projet Les dates de création et de dernière modification de la page des caractéristiques générales d’un projet sont systématiquement enregistrées.

Les commentaires sur un projet Les commentaires d’un projet sont accessibles sur l’onglet Projet, sous onglet Commentaires lorsqu’on se trouve dans le détail d’un projet :

Figure 2.11. Page de commentaires d’un projet

La fonction d’ajout de commentaires est disponible selon vos droits via le symbole +Ajouter. Les commentaires sont historisés avec leur auteur et triés de façon chronologique inverse.

Les données spécifiques d'un projet La page de détail de projet peut être modifiée à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client. Cette fonctionnalité n’est pas décrite dans ce document car elle concerne uniquement des utilisateurs avancés.

Déplacer un projet Le déplacement de projet permet de translater à l’identique la structure d’un projet existant. Le déplacement de projet est disponible selon vos droits et selon le statut du projet en cliquant sur l'icône en haut à droite de la page de détail d’un projet :

Figure 2.12. Accès au déplacement de projet

Pour déplacer le projet, il suffit de renseigner le formulaire suivant :

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Figure 2.13. Formulaire de déplacement de projet

Les dates sont automatiquement calculées en re-positionnant • Soit la date de début prévue (date au plus tôt) • Soit la date de fin prévue (date au plus tard).

Ce Qu'il Faut Savoir Déplacement de projet : 1. Les tâches du projet seront déplacées dans le temps en fonction de la date de début (ou de fin) mentionnée. 2. Les déplacements de tâches se font toujours à durée fixe, ce qui signifie que les jours chômés sont pris en compte dans le calcul (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés). Le déplacement d’un projet offre la possibilité d’envoyer un email automatique à chaque responsable de tâches avec un commentaire associé.

Les rapports d'un projet La consultation de rapports de projet est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône à droite de la page de détail d’un projet :

en haut

Figure 2.14. Accès aux rapports de projet

Notez que certains rapports sont proposés en standard dans NQI ORCHESTRA tandis que d’autres sont construits spécifiquement pour chaque client). Il est possible de sélectionner le format ‘html’, le format ‘pdf’ (ou d’autres formats comme word ou excel) suivant le type de rapport pour le générer. Cliquez sur l’icône représentant le type souhaité pour le générer le rapport.

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Avertissement Evitez dans la mesure du possible de stopper la génération du rapport avant la fin. Pour les rapports nécessitant des paramètres cliquez sur ‘Autre Rapports…’. Le formulaire de sélection de rapport apparaît. Sélectionner le rapport à générer et cliquer sur « suivant », la page de sélection des paramètres du rapport apparaît :

Figure 2.15. Paramètres du rapport sélectionné

Cliquer sur OK pour générer le rapport.

Imprimer un projet La consultation d’une version imprimable de projet en html est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône

en haut à droite de la page de détail d’un projet :

Figure 2.16. Accès à une version imprimable de projet

Consulter les alertes d'un projet La consultation des alertes du projet est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône à droite de la page de détail d’un projet :

Figure 2.17. Accès aux alertes d'un projet

La liste des alertes du projet apparaît sur une page html.

L'équipe de projet L’équipe de projet est gérée au niveau de l’onglet Participants du détail d’un projet :

Figure 2.18. Gestion des participants sur un projet Notez que les participants sur un projet peuvent être de 2 types :

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• Les Responsables de tâches potentiels : ce sont les utilisateurs qui sont susceptibles d’être affectés comme responsable de tâche. • Les personnes autorisées à voir le projet : ce sont les auditeurs du projet et, à ce titre, ils ont accès en visualisation à toutes les données du projet quelque soit son statut. Pour ajouter un utilisateur dans l’une de ces deux listes, utiliser le bouton + correspondant qui ouvre une fenêtre de recherche d’utilisateurs et sélectionner le(s) utilisateur(s) à rajouter. Puis, refermer la fenêtre de recherche.

Ce Qu'il Faut Savoir Responsables de tâches potentiels : 1. La liste des responsables de tâches potentiels est reprise et proposée lors de la sélection du responsable d’une tâche. Ce qui signifie que l’on ne peut pas affecter un utilisateur comme responsable de tâche s’il n’est pas dans cette liste. 2. La liste des responsables de tâches potentiels est reprise automatiquement lorsqu’on créé un groupe de tâches MAIS un utilisateur qui est rajouté au niveau du projet dans la liste des responsables de tâches potentiels n’est pas automatiquement affecté comme responsable de tâches potentiel dans les groupes déjà existant. 3. Attention : un utilisateur appartenant à la liste des responsables de tâches potentiels ne verra pas les tâches sur lesquelles il n’est pas affecté et il ne verra pas le projet s’il n’a aucune tâche affectée. De même, il ne verra pas un projet en statut brouillon.

Envoyer un e-mail aux participants Chacune des 2 catégories de participants évoquées ci-dessus peut servir de base pour générer un email global à l’ensemble des utilisateurs listés, en utilisant le bouton correspondant avec un symbole de type enveloppe.

Visualiser la liste des tâches La liste des tâches est visible (selon vos droits sur le projet) sur l’onglet Tâches, sous onglet Liste du détail d’un projet :

Figure 2.19. Modèle structuré de l’arborescence des tâches

Notez que les 3 différents types de tâches disponibles sont : groupe de tâches, jalon ou tâche simple. La structure hiérarchique modélisant le projet peut contenir un nombre illimité de niveaux. Les différents niveaux peuvent être repliés ou dépliés en utilisant l’arborescence.

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Ce Qu'il Faut Savoir Liste des tâches : 1. Notez les différentes possibilités d’affichage sur la liste. 2. Le paramètre Tâches par page (en haut à droite de la liste) correspond au nombre de tâches à afficher dans la liste. Si la liste comporte plus de lignes que ce qui est définit dans ce paramètre, des pages supplémentaires sont automatiquement générées et accessibles par un compteur de pages situé en bas à droite de la liste.

Visualiser le planning d'un projet Sous forme de diagramme de Gantt Le diagramme de Gantt des tâches est visible (selon vos droits sur le projet) sur l’onglet Tâches, sous onglet Planning du détail d’un projet :

Figure 2.20. Même modèle de projet que la section précédente sous la forme de diagramme de Gantt.

Le diagramme de Gantt est une vision graphique des tâches du projet représentées selon un axe des temps en abscisse évalué à l’aide d’une double échelle qui s’ajuste automatiquement en fonction de la période considérée.

Ce Qu'il Faut Savoir Diagramme de Gantt : 1. Il est possible de modifier les paramètres de la période de visualisation qui sont affichés (en haut à gauche du diagramme). 2. Les tâches sont triées par défaut selon l’ordonnancement imposée par le numéro WBS mais elles peuvent être représentées selon d’autres critères en utilisant le paramètre Trié par (en haut à droite du diagramme). 3. Le symbole imprimante (au dessus du diagramme) offre la possibilité d’éditer le diagramme de Gantt affiché au format pdf. 16


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4. Les couleurs utilisées sont paramétrables par utilisateur (options utilisateurs) et dans le projet. 5. Il est aussi possible à ce niveau de modéliser sur chaque tâche son niveau d’avancement.

Sous forme d'arborescence La fonctionnalité d’explorateur de projet est disponible par défaut sur tous les projets sous la forme d’un cadre de visualisation de la liste arborescente des tâches qui reste visible sur la gauche de l’écran dans le détail d’un projet :

Figure 2.21. Affichage de l’explorateur de projet.

Cet explorateur sert essentiellement à aller explorer aisément les différentes informations à tous les niveaux du projet en cliquant dessus et en affichant les données sur la partie droite.

Ce Qu'il Faut Savoir Explorateur de projet : 1. Il peut être rendu visible ou invisible en utilisant le bouton représentant une petite flèche verte dans son en-tête. 2. L’arborescence des tâches peut être déployée ou repliée automatiquement en utilisant les boutons + et - dans l’en-tête.

Les documents d'un projet Attacher des documents à un projet Les documents sont gérés au niveau de l’onglet Documents du détail d’un projet :

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Figure 2.22. Onglet Documents sur le détail d’un projet.

Notez que les documents associés à un projet peuvent être de 2 types : • Les Documents attachés à ce projet : ce sont les documents qui sont chargés physiquement sur le serveur hébergeant l’application NQI ORCHESTRA. • Les Documents distants attachés à ce projet : ce sont des documents ou des sites qui sont associés sous forme de liens hypertextes vers un emplacement physique (qui peut être différent du serveur NQI). Ils ne sont pas chargés physiquement sur le serveur hébergeant l’application NQI ORCHESTRA. Pour ajouter un document dans l’une de ces deux listes, utiliser le bouton + correspondant qui ouvre une fenêtre de recherche permettant l’attachement d’un document ou d’un lien (Disponible selon vos droits sur le projet).

Consulter les documents d'un projet La consultation de documents ou de liens sur un projet est disponible selon vos droits au niveau de l’onglet Documents du détail d’un projet. Il suffit de cliquer sur le lien pour afficher le document.

Ce Qu'il Faut Savoir Les documents associés à un projet : 1. L’option Afficher également les documents des tâches en dessous permet de voir en plus à ce niveau (selon vos droits) les documents associés aux tâches du projet. 2. La visualisation d’un document est possible par le biais d’un afficheur qui doit être fourni avec votre navigateur internet.

Les propriétés d'un projet Les propriétés d'un projet sont des options de gestion liées au projet, accessibles selon les droits que vous possédez sur le projet. Elles sont gérées au niveau de l’onglet Projet à partir de l'icône

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:


Gestion des projets

Figure 2.23. Propriétés d’un projet.

Notez que les différentes propriétés se répartissent dans 4 sous-onglets : Options générales, Planning, Budget et Ressources. Le chef de projet est la seule personne à avoir accès à tous les onglets, les autres intervenants n’ayant accès qu’à l’onglet planning.

Rendre un projet public L’option Projet public permet de rendre le projet visible pour tout le monde via la recherche de projets. Pour rendre le projet public, cocher la case Projet public dans le sous-onglet Options générales et valider.

Activer les onglets facultatifs A partir du sous onglet Options générales on gère l’utilisation des gestions facultatives annexes à la gestion du projet. On peut gérer l’activation et la désactivation des options : • De budget du projet • D’allocations de ressources • De plans d’actions • De documents • D’indicateurs A chaque option est associée un onglet qui apparaît sur l’ensemble des niveaux du projet. Ce menu de paramétrage permet de personnaliser le projet en ne conservant que les éléments qui sont jugés utiles à son suivi. Pour activer une option, cocher la case correspondante et valider.

Activer la planification automatique La sélection de cette option rend les liens solides et comme dans le cas du mode brouillon les dates des groupes de tâches et du projet s’adaptent en fonction des dates des tâches. Les tâches sur lesquelles des dates réelles ont été enregistrées ne sont pas impactées par cette option. Voir le chapitre "La gestion des liens solides avec déplacement automatique des tâches liées".

Gérer l'avancement collaboratif La sélection de cette option active les procédures de collaboration pour la mise à jour des tâches, c'est à dire :

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• Demande d’avancement du Chef de Projet (Responsable de Groupe de tâches) vers le responsable de tâche. • Relance d’avancement du Chef de Projet (Responsable de Groupe de tâches) vers le responsable de tâche. • Forcer l’avancement par le chef de Chef de Projet (Responsable de Groupe de tâches). • Valider l’avancement par le chef de Chef de Projet (Responsable de Groupe de tâches). Si l’option n’est pas sélectionnée le Chef de Projet (Responsable de Groupe de tâches) a, comme le responsable de tâche, la possibilité de mettre à jour l’avancement de la tâche. Les fonction de demande d’avancement, relance, forcer et validation ne sont plus disponible.

Activer les demandes d'avancement en automatique La sélection de cette option active un déclenchement automatique des demandes d’avancement (avec envoi d’e-mail) si l’option Avancement Collaboratif est sélectionnée.

Définir la formule de calcul du niveau d'avancement Cette formule permet d’obtenir le calcul du pourcentage d’avancement sur les groupes de tâches et le projet. Donne le pourcentage d’avancement calculé sur les groupes de tâches et sur le projet à partir de l’avancement des tâches (ou tout autre données). Par défaut plusieurs calculs sont proposés : • Aucune : le pourcentage d’avancement sur les groupes de tâches et sur le projet sera toujours égale à 0. • Niveau d'avancement minimal : affiche le pourcentage d’avancement le plus faible des tâches du groupe de tâches ou du projet. • Budget moyen : affiche la moyenne des pourcentages des tâches du groupe de tâches ou du projet pondérée par rapport au budget initial des tâches. • Durée moyenne : affiche la moyenne des pourcentages des tâches du groupe de tâches ou du projet pondérée par rapport à la durée prévue des tâches. Elle permet notamment de calculer l’indicateur d’avancement du projet qui s’affiche sur la page de détail du projet.

Activer l'envoi d'emails L’option Envoi d’e-mails permet de paramétrer un envoi d’email par défaut.

Recevoir les alertes par e-mail L’option M'envoyer les alertes par email permet un envoi régulier du résumé des alertes du projet par e-mail au chef de projet.

Paramétrer l'affichage de Gantt Ce paramétrage se fait dans le sous onglet Planning :

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Figure 2.24. Configuration des couleurs et des options du diagramme de Gantt.

Pour activer l’affichage d’une jauge d’avancement attachée à chacun des niveaux du projet sur le diagramme de Gantt, cocher la case correspondante et valider.

Paramétrer la gestion du budget Ce paramétrage se fait dans le sous-onglet Budget (il faut au préalable que la case Budget ait été cochée dans le sous-onglet Options générales).

Figure 2.25. Configuration des paramètres de Budget.

L'enveloppe budgétaire Ce paramétrage se fait dans le sous-onglet Budget : L’option Enveloppe budgétaire permet de faire apparaître le champ enveloppe budgétaire au niveau du budget du projet, de groupes de tâches ou localement au niveau des tâches. L’enveloppe budgétaire permet de faire une dotation budgétaire sur le projet, les groupes de tâches et les tâches. A chaque niveau le système calcule ce qui reste à distribuer et alerte en cas de dépassement. Ce budget n’est pas consolidé mais distribué.

Activer le suivi budgétaire par moyens à partir des rapports d’activités Ce paramétrage s’effectue dans le sous-onglet Budget : cocher la case correspondante signifie que l’édition d’un rapport d’activité sur une ressource est reliée à un moyen dans la gestion du budget d’un projet. Activer le suivi budgétaire par moyens à partir des rapports d’activités n’influe pas sur la visibilité du projet dans les rapports d’activités. Une activité n’est visible dans un rapport d’activité que si l’utilisateur en est le responsable ou si il y est alloué comme ressource. Un projet peut donc apparaître

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dans un rapport d’activité sans pour autant faire l’objet d’un suivi budgétaire à partir de ce rapport d’activités.

Paramétrer le type de budget Ce paramétrage se fait dans le sous-onglet Budget : On considère 3 types de gestions du budget : • Par rubriques : le budget alloué au projet, à un groupe de tâche et à une tâche est fonction des rubriques budgétaires. • Par moyens : le budget alloué à un projet, un groupe de tâches et à une tâche est déterminé par des quantités d’unité d’œuvre de type de ressource (non valorisé) • Par rubrique et par moyens : on gère les 2 paramètres précédents en ramenant l’enregistrement des moyens à un coût. Les moyens affectés (quantités d’unité d’œuvre de type de ressource) sont valorisés en sélectionnant une rubrique budgétaire et en prenant en compte le taux du type de ressource. La valeur du taux du type de ressource est proposé par défaut et peut être modifiée. Par contre, si précédemment au cours du projet on avait décidé d’effectuer une gestion par rubrique et par moyens, et que des rubriques budgétaires ainsi que des moyens ont été édités, on ne peut plus changer le type de gestion du budget. Le système ne propose que les paramètres qui sont encore modifiables compte tenu des choix effectués précédemment.

Importer les données à partir des rapports d’activités La sélection de cette option active la récupération des activités saisies dans les rapports après leur clôture. Si l’option n’est pas sélectionnée les activités saisies dans les rapports ne seront pas exploitables dans les budgets comme consommation de moyens.

Création automatique de dépenses La sélection de cette option active la validation automatique des saisies d’activités par le chef de projet sur ses projets. Cas Type de Budget par Rubrique et Par moyens Les activités sont ainsi transformées en dépenses sur des rubriques par moyens sans que le chef de projet n’ait à les valider. Cependant cette création de dépenses n’est possible que si : • L’activité saisie par l’utilisateur correspond à un type de ressource possédant une rubrique budgétaire par défaut. • Et qu'un moyen défini avec le même type de ressource et la même rubrique budgétaire soit présent au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant à la saisie d’activités. Si ce n’est pas le cas les activités saisies apparaissent en erreur à la validation du chef de projet. Pour automatiser la création de ces dépenses dans le cas où un moyen défini avec le même type de ressource et la même rubrique budgétaire n’est pas présent au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant à la saisie d’activités voir le chapitre Création automatique des rubriques budgétaires. Cas Type de Budget par Par Moyens Les activités sont ainsi transformées en dépenses sur des moyens sans que le chef de projet n’ait à les valider. Cependant cette création de dépenses n’est possible que si :

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• Un moyen défini avec le même type de ressource que l’activité saisie par l’utilisateur soit présent au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant à la saisie d’activités Si ce n’est pas le cas les activités saisies apparaissent en erreur à la validation du chef de projet. Pour automatiser la création de ces dépenses dans le cas où un moyen défini avec le même type de ressource n’est pas présent au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant à la saisie d’activités voir le chapitre Création automatique des rubriques budgétaires.

Création automatique des rubriques budgétaires Cette option n’est valide que dans le cas où l’option Création automatique des dépenses est active. La sélection de cette option active la création automatique d’un moyen dans le cas ou une saisie d’activités est réalisée alors que le type de ressource et/ou la rubrique budgétaire ne sont pas présents au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant. Cas Type de Budget par Rubrique et Par moyens La sélection de cette option active la création automatique d’un moyen au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant, avec : • Le type de ressource de l’utilisateur ayant réalisée la saisie. • La rubrique budgétaire de ce type de ressource. Cas Type de Budget par Par Moyens La sélection de cette option active la création automatique d’un moyen au niveau projet, groupe de tâches ou tâche correspondant, avec : • Le type de ressource de l’utilisateur ayant réalisée la saisie.

Définir la devise Ce paramétrage se fait dans le sous onglet ‘Budget’ : Il s’agit de la devise utilisée par défaut dans le projet (optionnel).

Paramétrer la gestion des allocations de ressources Ce paramétrage se fait dans le sous-onglet Ressource (il faut au préalable que la case Budget ait été cochée dans le sous-onglet Options générales).

Figure 2.26. Configuration des paramètres de Ressources.

Création automatique du budget Permet de créer automatiquement les moyens correspondant en fonction du type de la ressource sélectionnée dans les allocations. A cocher lorsque l’on souhaite que le budget (au travers des moyens) soit construit à partir des allocations de ressources réalisées

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Les types d'allocations % d’allocation constant

Dans ce cas le pourcentage d’allocation sur les tâches restent constant lorsque la durée des tâches varient. Par exemple si une tâche de 10 jours avec une allocation de ‘Michel’ à 50 % (soit 5 jours d’alloués) est modifiée et passe à 20 jours, l’allocation de ‘Michel’ passe à 10 jours (50%).

Charge de travail constante

Dans ce cas la charge de travail sur les tâches restent constante lorsque la durée des tâches varient. Par exemple si une tâche de 10 jours avec une allocation de ‘Michel’ à 5 jours (soit 50 %) est modifiée et passe à 20 jours, l’allocation de ‘Michel’ reste à 5 jours (25%).

Il est à noter que le chef de projet peut passer à tout moment d’un type d’allocation à l’autre.

Gérer le budget d'un projet Gérer le budget local Le budget local est géré au niveau du sous onglet Local à l’intérieur de l’onglet Budget du détail du Projet. Il permet la visibilité des budgets et moyens rattachés directement du projet. Ce budget concerne le fonctionnement global du projet. Le champ Enveloppe budgétaire concerne l’enveloppe budgétaire fixée au projet. Cette enveloppe sera répartie entre les différents budgets des tâches et groupes de tâches à travers l’arborescence du projet. De même, l’enveloppe d’un groupe de tâches sera répartie entre les tâches de ce groupe.

Figure 2.27. Gestion du budget local d’un projet

Gérer l'avancement du budget local A partir du sous onglet Avancement de l’onglet Projet, on accède à la page d’avancement du projet, qui rassemble les données d’avancement technique et budgétaires. On peut ainsi comparer l’avancement technique et budgétaire. Par exemple, si l’avancement budgétaire est supérieur à l’avancement technique cela signifie que l’on a dépensé plus que ce que l’on aurait dû. L’analyse de tels indicateurs permet d’anticiper une dérive des dépenses budgétaires.

Allouer un budget à un projet Pour remplir le budget affecté au niveau du projet, cliquer sur l’icône budgétaires.

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, édition des rubriques


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Figure 2.28. Edition des rubriques budgétaires d’un projet

Pour éditer une nouvelle ligne de budget, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Le champ Rubrique correspond à la rubrique budgétaire concernée par cette ligne de budget Pour sauvegarder, cliquer sur le bouton symbolisé par une disquette puis cliquer sur Retour pour revenir au budget local du projet.

Allouer des moyens à un projet Pour remplir les moyens affectés au niveau du projet, cliquer sur l’icône

, édition des moyens.

Figure 2.29. Edition des moyens d’un projet

Pour éditer une nouvelle ligne de moyens budgétés, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Le champ Rubrique est présent lorsque le budget fonctionne par rubriques et par moyens : il permet de rattacher les rubriques budgétaires au niveau d’un projet. Il transforme des jours de travail budgété en coût dans une ligne de budget. Pour sauvegarder, cliquer sur le bouton symbolisé par une disquette puis cliquer sur Retour pour revenir au budget local du projet. Une fois la nouvelle ligne de moyens éditée, on peut voir qu’une nouvelle ligne a été éditée dans la table Rubrique budgétaire au niveau local : c’est la ligne correspondant à la rubrique budgétaire reliées à ce moyen.

Enregistrer des dépenses On peut éditer des dépenses de 3 manières différentes dans l’application :

A partir de l'onglet Budget L’enregistrement de dépenses en cours de projet s’effectue dans le sous onglet Local de l’onglet Budget dans le détail du projet. Si on veut effectuer une dépense au niveau du budget, on clique sur la rubrique budgétaire concernée dans la table Budget affecté au niveau de la tâche. On entre dans une nouvelle fenêtre. En bas de la fenêtre on voit le cadre Liste des dépenses. Pour ajouter une dépense, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Une nouvelle fenêtre Gestion des dépenses apparaît. Il faut indiquer un montant des dépenses. Ce montant sera ajouté au montant consommé dans le tableau. On peut aussi donner une description des dépenses pour une meilleure compréhension ainsi que signifier un intervalle de dates.

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Figure 2.30. Enregistrement des dépenses d’un projet au niveau d’une rubrique budgétaire

Ces informations sont répercutées dans les tableaux de budget local et consolidé, les colonnes Consommé, Reste à faire et Ecart sont actualisées.

Ce Qu'il Faut Savoir Seules les rubriques budgétaires sans ressources peuvent faire l’objet d’un enregistrement de dépenses. Pour enregistrer une dépense sur une rubrique budgétaire avec ressource il faut en fait enregistrer la dépense sur le moyen relié à cette rubrique, et les dépenses monétaires seront répercutées sur la rubrique budgétaire. Pour enregistrer des dépenses de moyens, il faut de même que pour les rubriques budgétaires, cliquer sur le moyen concerné dans la table Moyens affectés au niveau de la tâche. On entre dans une nouvelle fenêtre. En bas de la fenêtre on voit le cadre Liste des dépenses. Pour ajouter une dépense, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Une nouvelle fenêtre Gestion des dépenses apparaît. Il faut indiquer un montant des dépenses. Ce montant sera ajouté au montant consommé dans le tableau. On peut aussi donner une description des dépenses pour une meilleure compréhension ainsi que signifier un intervalle de dates. Dans le cas des moyens, l’ajout d’une dépense aura des répercussions dans les tables de budget et les tables de moyens.

A partir du sous-onglet Avancement L’enregistrement de dépenses en cours de projet peut s’effectuer dans le sous onglet Avancement de l’onglet Projet. Cette page synthétise toutes les informations relatives à l’avancement technique et budgétaire du projet. Le tableau d’avancement budgétaire rassemble les rubriques et les moyens attachés au projet. Si on veut effectuer une dépense au niveau du budget, cliquer sur le symbole présent dans la colonne Consommé au niveau de la ligne budgétaire concernée par cette dépense. Une nouvelle fenêtre Ajouter une consommation de budget apparaît. Il faut indiquer un montant des dépenses. Ce montant sera ajouté au montant consommé dans le tableau. On peut aussi donner une description des dépenses pour une meilleure compréhension ainsi que signifier un intervalle de dates.

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Gestion des projets

Figure 2.31. Enregistrement des dépenses d’un projet dans l’onglet avancement

Ces informations sont répercutées dans les tableaux de budget local et consolidé, les colonnes Consommé et Reste à faire sont actualisées.

Ce Qu'il Faut Savoir Seules les rubriques budgétaires sans ressources peuvent faire l’objet d’un enregistrement de dépenses. Pour enregistrer une dépense sur une rubrique budgétaire avec ressource il faut en fait enregistrer la dépense sur le moyen relié à cette rubrique, et les dépenses monétaires seront répercutées sur la rubrique budgétaire.

Lors de l'édition de rapports d'activités Il est possible d’éditer des dépenses sur les ressources à partir d’un rapport d’activités.

Modifier les dépenses qu'il reste à faire A partir du sous onglet Avancement de l’onglet Projet on peut modifier la case Reste à faire de chaque rubrique budgétaire ou moyen. Pour cela il faut cliquer sur la case correspondante et rentrant le nouveau montant Reste à faire : Les cases Reste à faire et Actualisé seront mises à jour.

Figure 2.32. Modification du montant des dépenses qu’il reste à faire

Gérer le budget consolidé Le budget consolidé est géré au niveau du sous onglet Consolidé à l’intérieur de l’onglet Budget du détail du Projet. Cet onglet agglomère le budget du projet en local ainsi que les budgets des groupes de tâches et des tâches filles du projet.

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Gestion des projets

Figure 2.33. Gestion du budget consolidé d’un projet par rubriques et par moyens

Gérer les allocations des ressources d'un projet Allouer des ressources au projet L’allocation de ressources à un projet s’effectue dans l’onglet Allocations et le sous onglet Allocations élémentaires. Les ressources allouées ne sont pas rattachées à une tâche particulière mais à l’ensemble du projet.

Figure 2.34. Allocations d’une ressource à un projet

Pour allouer une nouvelle ressource, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Une fenêtre Sélectionner une ressource s’ouvre. On sélectionne la ressource que l’on veut allouer : la ressource s’affiche avec sa disponibilité sur la période. On assigne cette ressource sur une période de temps que l’on peut définir (cette période de temps ne peut excéder les dates de début et de fin du projet). On peut renseigner le champ qui nous intéresse pour mesurer la durée de l’allocation (en pourcentage d’allocation sur la période sélectionnée, en UO ou en jours de travail. De plus, la valeur de l’allocation restante de cette ressource sur la période considérée est actualisée à titre indicatif. Pour allouer cette ressource, cliquer sur Valider et fermer la fenêtre.

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Gestion des projets

Consulter les allocations consolidées d'un projet Figure 2.35. Allocations des ressources consolidées de l’ensemble du projet

Sur ce tableau on voit l’ensemble des ressources qui sont utilisées dans le projet, les groupes de tâches et les tâches. Ce tableau rassemble toutes les informations référencées dans les onglets Allocations de chaque tâche et groupe de tâche. C’est la consolidation des données de ses tâches et groupes de tâches fils.

Comparer les ressources allouées et budgétées On peut consulter ce comparatif dans le sous onglet Alloué/Budgété. Ce tableau permet de voir les différences entre l’allocation des ressources et ce qui a été budgété au niveau du décompte temporel de travail. Les ressources budgétées correspondent aux moyens budgété de l’onglet Budget. Ce sont des données agglomérées de l’ensemble des temps de travail consolidés.

Visualiser les disponibilités des ressouces Le sous onglet Disponibilités permet de visualiser plus clairement le niveau d’allocation des ressources sur l’ensemble du projet.

Figure 2.36. Visualisation des disponibilités de l’ensemble des ressources concernées par le projet

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Chapitre 3. Gestion des tâches Ce paragraphe décrit toutes les fonctionnalités liées à la gestion générale des tâches.

Note Bien que ce chapitre soit essentiellement dédié aux chefs de projets de NQI ORCHESTRA, il traite aussi de concepts de recherche et de visualisation des tâches qui sont destinés à tout utilisateur de l’application.

Rechercher des tâches La recherche de tâches est accessible pour tous les utilisateurs par le menu déroulant Projets/ Recherche/Tâches :

Figure 3.1. Recherche de tâches – Résultat sous forme de liste

Cette page permet de rechercher des tâches à partir de critères précis.

Avertissement Des critères de recherche avancée peuvent être rajoutés à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client. Seuls les tâches visibles par l’utilisateur en session seront détectées dans la recherche.

Ce Qu'il Faut Savoir Le symbole parchemin montre la possibilité d’éditer des rapports au format html ou pdf.

Consulter les résultats Suite à la recherche, l’onglet Tâches permet de consulter la liste des tâches détectées par la recherche. L’onglet planning permet de consulter le même résultat sous forme de diagramme de Gantt :

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Gestion des tâches

Figure 3.2. Recherche de tâches – Résultat sous forme de diagramme de gantt.

Ce Qu'il Faut Savoir Le symbole imprimante montre la possibilité d’éditer le diagramme de Gantt au format pdf.

Enregistrer ses recherches Les requêtes favorites sont gérées à l’aide du symbole étoile en haut à droite de la page :

Figure 3.3. Gestion des favoris sur recherche de tâches

Pour enregistrer une requête favorite, il suffit de cliquer sur l’étoile et de donner un nom pour créer un nouveau favori avec la requête en cours. Pour utiliser une requête favorite, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des favoris. Pour supprimer une requête favorite, il suffit de cliquer sur la croix rouge dans la liste des favoris.

Visionner les tâches La page Mes tâches est accessible depuis la page d’accueil ou depuis le menu déroulant Projets/Mes tâches. Elle affiche sous forme de liste ou de diagramme de Gantt toutes les tâches actives sur lesquelles vous êtes concerné : • En tant que responsable de tâche • Ou en tant qu’auditeur de tâche

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Gestion des tâches

Créer une tâche Il existe 4 méthodes de création d’une tâche dans NQI ORCHESTRA : la création simple à partir du formulaire de création, la copie d’une tâche existante, par l’utilisation de la saisie rapide ou encore à l’aide des fonctions avancées du diagramme de Gantt. La première méthode est accessible selon vos droits en utilisant le bouton symbolisé par un + sur la liste des tâches.

Figure 3.4. Accès à la création de tâche

Dans tous les cas, la création d’une tâche est disponible uniquement aux utilisateurs possédant les droits correspondant sur le groupe parent. En utilisant le bouton symbolisé par un + sur la liste des tâches, vous arrivez directement sur le formulaire de création d’une tâche :

Figure 3.5. Formulaire standard de création d’une tâche

Avertissement Ce formulaire peut être considérablement modifié à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client.

Ce Qu'il Faut Savoir Création d’une tâche : 1. Notez que les propriétés d’une tâches sont considérablement différentes en fonction du type de tâche sélectionné, en particulier pour les jalons. 2. Les éléments budgétaires n’apparaissent que si l’option Budget a été activée sur le projet et si la licence Budget est inactive (dans le cas contraire, le budget n’est pas géré à ce niveau). 32


Gestion des tâches

3. L’option d’envoi d’email est disponible si le projet n’est pas en statut brouillon. Elle permet d’envoyer un email d’information au responsable de la tâche. Cette option est sélectionnée par défaut si l’option Envoi d’email a été activée dans les propriétés du projet. 4. La zone Commentaires sera enregistrée dans l’historique et réinitialisée à chaque fois.

Supprimer une tâche La suppression d’une tâche permet d’effacer la tâche de la base. La suppression se fait à partir du menu Actions sur une liste de tâches (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Avertissement Seule une personne autorisée est en mesure de supprimer une tâche. Certains statuts de tâche peuvent empêcher la suppression. Les propriétés des statuts de tâches sont décrites au chapitre "Les statuts des tâches".

Terminer une tâche La terminaison d’une tâche se fait soit lors de la mise à jour à un avancement égal à 100% soit lors de la validation de la tâche par le responsable du groupe parent de la tâche.

Figure 3.6. Mise à jour de l’avancement d’une tâche à 100%

La tâche passe alors en statut Terminée. Les propriétés des statuts de tâches sont décrites au chapitre "Les statuts des tâches".

Ce Qu'il Faut Savoir Il est possible (selon vos droits sur la tâche) de rouvrir une tâche terminée. Une tâche rouverte repasse en statut en-cours. La réouverture se fait à partir du menu Actions sur une liste de tâches (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Figure 3.7. Réouverture d’une tâche terminée

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Clôturer une tâche La clôture d’une tâche permet de faire passer la tâche en statut Clôturée. La clôture se fait à partir du menu Actions sur une liste de tâches (sur la page Mes projets ou suite à une recherche).

Avertissement Seule une personne autorisée est en mesure de clôturer une tâche. Une tâche ne peut être clôturée que si elle a été préalablement terminée. Les propriétés des statuts de tâches sont décrites au chapitre "Les statuts des tâches".

Copier une tâche La copie de tâche permet de reproduire à l’identique la structure d’une tâche existante. La copie de tâche est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône tâches :

Tache en haut à droite de la liste des

Figure 3.8. Accès à la copie de tâche

Pour copier une tâche, il suffit de renseigner le formulaire suivant :

Figure 3.9. Formulaire de copie de tâche

Pour choisir la tâche source, il suffit de cliquer sur la loupe qui permet l’accès à une fenêtre de recherche de tâches.

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Gestion des tâches

Avertissement Seuls les tâches visibles par l’utilisateur en session seront détectées dans la recherche. Pour la recherche de tâches, se reporter au chapitre "Rechercher une tâche". Notez que le formulaire ressemble à celui de la création de tâche. Les dates sont automatiquement calculées en positionnant la date de début prévue (mais elle peut être modifiée) et en calculant la date de fin prévue à l’aide de la durée de la tâche modèle.

Ce Qu'il Faut Savoir Copie de tâche : 1. La description de la tâche source sera reprise par défaut pour la tâche cible mais peut être modifiée à ce niveau. 2. Les valeurs des champs spécifiques (issus du composant de paramétrage avancé NQI Configurator) de la tâche modèle seront automatiquement reprises. 3. Lorsque les options de copie des responsables de sous tâches ou d’actions ne sont pas sélectionnées, le chef de projet est automatiquement affecté à leur place. 4. Les sous tâches de la tâche modèle (s’il y en a) seront copiées et déplacées dans le temps en fonction de la date de début prévue mentionnée pour la tâche cible. 5. Les déplacements de tâches se font toujours à durée fixe, ce qui signifie que les jours chômés sont pris en compte dans le calcul (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés). 6. Astuce : la création d’une catégorie de tâche Modèle peut permettre de repérer rapidement dans la recherche les tâches qui peuvent servir de modèles. Notez que les requêtes favorites sont disponibles dans la recherche de la tâche cible. 7. L’option d’envoi d’email est disponible si le projet n’est pas en statut brouillon. Elle permet d’envoyer un email d’information au responsable de la tâche. Cette option est sélectionnée par défaut si l’option Envoi d’email a été activée dans les propriétés du projet. 8. La zone Commentaires sera enregistrée dans l’historique et réinitialisée à chaque fois.

Filter la liste des tâches Le filtre des tâches est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône liste des tâches :

Figure 3.10. Accès au filtre de tâche

Pour filtrer les tâches, il suffit de renseigner le formulaire suivant : 35

en haut à droite de la


Gestion des tâches

Figure 3.11. Filtre des tâches

Le résultat fait apparaître la liste des tâches réduite selon les critères de filtre sélectionnés. Cette liste de tâches filtrées est aussi visible graphiquement dans le sous-onglet Planning.

Exporter une liste de tâches La fonction d’export des tâches est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône droite de la liste des tâches :

en haut à

Figure 3.12. Accès la fonction d’export des tâches

Cette fonction propose un export des données des tâches visibles dans la liste sur un fichier au format ‘.CSV’.

Gérer une typologie de tâches Dans l’application NQI ORCHESTRA, la plupart des données sont collectées au niveau des tâches simples, notamment lors des mises à jour d’avancement des tâches (qui ne se font pas sur les groupes de tâches). Les données des groupes de tâches sont très souvent liées à la consolidation des sous taches (tâches ‘enfant’) qui la composent :

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Figure 3.13. Affichage des sous tâches dans le détail d’une tâche de type ‘groupe’

L’utilisation des tâches de type ‘groupe’ qui permet de construire une structure arborescente de tâches à n niveaux tout simplement par une succession de groupes de tâches possédant eux-mêmes un groupe ‘parent’ et un ou plusieurs groupes ‘enfants’.

Ce Qu'il Faut Savoir Avec ce système arborescent, il faut comprendre que la création d’un groupe de tâches qui ne possède pas de sous tâche n’a pas d’intérêt.

Gérer des tâches de type 'Jalon' La principale propriété d’une tâche de type « jalon » est qu’elle ne dure qu’une journée, elle n’a donc pas de date de fin :

Figure 3.14. Ajout d’une tâche de type jalon : la date de fin n’est pas renseignée

En effet, un jalon est généralement un événement qui n’a pas de durée effective (ex. : une validation, une décision qui va orienter le projet,…)

Les caractéristiques générales d'une tâche Les caractéristiques générales d’une tâche sont accessibles sur l’onglet Tâche lorsqu’on se trouve dans le détail d’une tâche :

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Figure 3.15. Page standard des caractéristiques générales d’une tâche

Avertissement Cette page peut être considérablement modifiée à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client.

Les dates d'une tâche Les dates de création et de dernière modification de la page des caractéristiques générales d’une tâche sont systématiquement enregistrées. De même que l’utilisateur qui a créé et modifié en dernier cette page.

Ce Qu'il Faut Savoir Ces données sont historisées (voir chap. 3.21).

La saisie rapide des tâches Cette fonction permet la création, modification ou suppression rapide de tâches dans le projet. Elle est accessible sur l’onglet Tâches, sous onglet Saisie rapide lorsqu’on se trouve sur le détail d’un projet :

Figure 3.16. Page de saisie rapide d’un projet

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Ce Qu'il Faut Savoir Cette fonction n’est disponible que lorsque le projet est en statut brouillon. Les différentes fonctions disponibles sur cette page de saisie rapide sont représentées par les icônes en haut à droite du tableau de saisie. Elles correspondent dans l’ordre aux fonctions suivantes : • Ajouter une tâche (bouton avec un symbole + ou ctrl+a) : Ajoute une ligne en bas du tableau de saisie. • Supprimer une tâche (bouton avec un symbole X rouge ou ctrl+d) : Supprime la ligne sélectionnée. • Enregistrer le tableau (bouton avec un symbole enregistrer ou ctrl+s) : enregistre en base les informations du tableau. • Indenter (bouton avec un symbole flèche à droite ou ctrl+i) : permet de réaliser une indentation, c'est-à-dire de rajouter un niveau dans la structure au niveau de la tâche sélectionnée. • Annuler indentation (bouton avec un symbole flèche à gauche ou ctrl+i) : permet d’annuler une indentation existante, c'est-à-dire de supprimer un niveau dans la structure au niveau de la tâche sélectionnée. • Monter (bouton avec un symbole flèche vers le haut ou ctrl+p) : permet de remonter d’un cran la tâche sélectionnée. • Descendre (bouton avec un symbole flèche vers le bas ou ctrl+m) : permet de redescendre d’un cran la tâche sélectionnée. • Rajouter un lien (bouton avec un symbole lien ou ctrl+l) : permet de rajouter un lien depuis la tâche sélectionnée.

Les informations spécifiques d'une tâche La page de détail des tâches peut être modifiée à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client. Cette fonctionnalité n’est pas décrite dans ce document car elle concerne uniquement des utilisateurs avancés.

Déplacer/Transférer une tâche Déplacer une tâche Le déplacement de tâche permet de translater (dans le temps) à l’identique la structure d’une tâche existante. Le déplacement de tâche est disponible selon vos droits et selon le statut de la tâche dans le menu Actions en bout de ligne sur la liste des tâches :

Figure 3.17. Accès à la fonction de déplacement d’une tâche

Pour déplacer une tâche, il suffit de renseigner le formulaire suivant :

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Figure 3.18. Formulaire de déplacement d’une tâche

Les dates sont automatiquement calculées en re-positionnant • Soit la date de début prévue (date au plus tôt). • Soit la date de fin prévue (date au plus tard).

Ce Qu'il Faut Savoir Déplacement de tâche : 1. Les sous tâches seront déplacées dans le temps en fonction de la date de début (ou de fin) mentionnée. 2. Les déplacements de tâches se font toujours à durée fixe, ce qui signifie que les jours chômés sont pris en compte dans le calcul (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés). Le déplacement d’une tâche offre la possibilité d’envoyer un email automatique à chaque responsable de sous tâches (s’il y en a) avec un commentaire associé.

Transférer une tâche Le transfert de tâche permet de transférer à l’identique la structure d’une tâche existante vers un autre emplacement (autre groupe de tâche ou projet). Le transfert de tâche est disponible (selon vos droits) en cliquant sur l'icône en haut à droite de la page de détail de la tâche :

Figure 3.19. Fonction de transfert de tâche

Pour déplacer une tâche, il suffit de renseigner le formulaire suivant :

Figure 3.20. Formulaire de transfert d’une tâche

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La tâche est alors transférer vers le Projet/Groupe de Tâche destination.

Ce Qu'il Faut Savoir Transfert de tâche : 1. On ne peut transférer une tâche que vers un Projet/Groupe de Tâche destination sur lequel on possède une autorisation de création de tâches. 2. Les déplacements de tâches se font toujours à durée fixe, ce qui signifie que les jours chômés sont pris en compte dans le calcul (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés).

Les rapports sur les groupes de tâches La consultation de rapports est disponible pour les groupes de tâches (selon vos droits) en cliquant sur l'icône

en haut à droite de la page de détail de la tâche :

Figure 3.21. Accès aux rapports de tâche

Le formulaire de sélection de rapport apparaît :

Figure 3.22. Formulaire de sélection de rapport

Notez que certains rapports sont proposés en standard dans NQI ORCHESTRA tandis que d’autres sont construits spécifiquement pour chaque client Sélectionner le rapport à générer et cliquer sur suivant, la page de sélection des paramètres du rapport apparaît :

Figure 3.23. Paramètres du rapport sélectionné

Cliquer sur OK pour générer le rapport.

Avertissement Eviter dans la mesure du possible de stopper la génération du rapport avant la fin.

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Gestion des tâches

Imprimer une liste de tâches La consultation d’une version imprimable de la liste des tâches d’un projet en html est disponible selon vos droits en cliquant sur l'icône

en haut à droite de la liste des tâches d’un projet :

Figure 3.24. Accès à la version imprimable de la liste des tâches

Les alertes d'une tâche La consultation des alertes est disponible pour les tâches (selon vos droits) en cliquant sur l'icône en haut à droite de la page de détail de la tâche :

Figure 3.25. Accès aux alertes de la tâche

La liste des alertes de la tâche apparaît sur une page html.

L'historique des tâches La consultation de l’historique est disponible pour les tâches (selon vos droits) en cliquant sur l'icône en haut à droite de la page de détail de la tâche :

Figure 3.26. Accès à l’historique de la tâche

L’historique de la tâche apparaît sur une page html :

Figure 3.27. Exemple d’historique sur une tâche

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Gestion des tâches

Gérer l'équipe d'une tâche Une notion d’équipe de tâche est gérée au niveau de l’onglet Participants du détail d’une tâche :

Figure 3.28. Gestion des participants sur une tâche de type groupe

Notez que les participants sur une tâche peuvent être de 2 types : • Les responsables de tâches potentiels : ce sont les utilisateurs qui sont susceptibles d’être affectés comme responsable de sous tâche (cette ligne est disponible uniquement pour les tâches de type groupe. • Les personnes autorisées à voir la tâche : ce sont les auditeurs de la tâche et à ce titre, ils ont accès en visualisation à toutes les données de la tâche quelque soit son statut. Pour ajouter un utilisateur dans l’une de ces deux listes, utiliser le bouton + correspondant qui ouvre une fenêtre de recherche d’utilisateurs et sélectionner le(s) utilisateur(s) à rajouter. Puis refermer la fenêtre de recherche.

Ce Qu'il Faut Savoir Responsables de tâches potentiels : 1. La liste des responsables de tâches potentiels est reprise et proposée lors de la sélection du responsable d’une sous tâche. Ce qui signifie que l’on ne peut pas affecter un utilisateur comme responsable de tâche s’il n’est pas dans cette liste. 2. La liste des responsables de tâches potentiels est reprise automatiquement lorsqu’on créé un sous groupe de tâches MAIS un utilisateur qui est rajouté au niveau du groupe dans la liste des responsables de tâches potentiels n’est pas automatiquement affecté comme responsable de tâches potentiel dans les sous groupes ‘enfant’. 3. Attention : un utilisateur appartenant à la liste des responsables de tâches potentiels ne verra pas les tâches sur lesquelles il n’est pas affecté et il ne verra pas le groupe s’il n’a aucune sous tâche affectée. De même, il ne verra aucune information si le projet est en statut brouillon.

Envoyer un e-mail aux participants Chacune des 2 catégories de participants évoquées ci-dessus peut servir de base pour générer un email global à l’ensemble des utilisateurs listés, en utilisant le bouton correspondant avec un symbole de type enveloppe.

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Visualiser le planning des tâches Le diagramme de Gantt des sous-tâches est visible dans un groupe (selon vos droits sur le groupe) sur le sous-onglet Planning de l’onglet Sous-tâches.

Figure 3.29. Liste des sous tâches d’un groupe visualisée sous la forme de diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est une vision graphique des sous tâches du groupe représentées selon un axe des temps en abscisse évalué à l’aide d’une double échelle qui s’ajuste automatiquement en fonction de la période considérée.

Ce Qu'il Faut Savoir Diagramme de Gantt : 1. Il est possible de modifier les paramètres de la période de visualisation qui sont affichés (en haut à gauche du diagramme). 2. Les tâches sont triées par défaut selon l’ordonnancement imposée par le numéro WBS mais elles peuvent être représentées selon d’autres critères en utilisant le paramètre Trié par (en haut à droite du diagramme). 3. Le symbole imprimante (au dessus du diagramme) offre la possibilité d’éditer le diagramme de Gantt affiché au format pdf. 4. Les couleurs utilisées sont paramétrables par utilisateur (options utilisateurs) et dans le projet (voir "Les propriétés du projet"). Notez que le code couleur peut aussi s’afficher par priorité. 5. Il est aussi possible à ce niveau de modéliser sur chaque tâche son niveau d’avancement.

Les documents d'une tâche Attacher un document à une tâche Les documents sont gérés au niveau de l’onglet Documents du détail d’une tâche :

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Figure 3.30. Onglet Documents sur le détail d’une tâche

Notez que les documents associés sur une tâche peuvent être de 2 types : • Les Documents attachés à cette tâche : ce sont les documents qui sont chargés physiquement sur le serveur hébergeant l’application NQI ORCHESTRA. • Les Documents distants attachés à cette tâche : ce sont des documents ou des sites qui sont associés sous forme de liens hypertextes vers un emplacement physique (qui peut être différent du serveur NQI). Ils ne sont pas chargés physiquement sur le serveur hébergeant l’application NQI ORCHESTRA. Pour ajouter un document dans l’une de ces deux listes, utiliser le bouton + correspondant qui ouvre une fenêtre de recherche permettant l’attachement d’un document ou d’un lien (disponible selon vos droits sur la tâche).

Consulter les documents d'une tâche La consultation de documents ou de liens sur une tâche est disponible selon vos droits au niveau de l’onglet Documents du détail d’une tâche. Il suffit de cliquer sur le lien pour afficher le document.

Ce Qu'il Faut Savoir Les documents associés à une tâche : 1. L’option Afficher également les documents des tâches en dessous permet de voir en plus à ce niveau (selon vos droits) les documents associés aux sous tâches éventuelles. 2. La visualisation d’un document est possible par le biais d’un afficheur qui doit être fourni avec votre navigateur internet.

Les liens entre tâches La notion de lien (ou contrainte de synchronisation) existe sous plusieurs aspects dans NQI ORCHESTRA en fonction du statut du projet : • Lorsque le projet est en statut brouillon ou que l’option Planification automatique est sélectionnée, les liens sont dits solides, c'est-à-dire que lors du déplacement de l'une des dates d'une tâche, les tâches liées à cette tâche sont susceptibles d'être déplacées, et d'induire d'autres déplacements de tâches par transitivité. • Lorsque le projet n’est plus en statut brouillon et que l’option Planification automatique n’est pas sélectionnée, les liens sont dits flexibles, c'est-à-dire que lors du déplacement de l'une des dates d'une tâche, les tâches liées à cette tâche ne sont jamais déplacées. En revanche, des alertes concernant la violation des contraintes de synchronisation sont automatiquement générées.

Ce Qu'il Faut Savoir Les liens entre tâches :

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1. Un lien est établi entre une tâche source et une tâche destination. L’exemple le plus fréquent est le cas d’une tâche source qui doit se terminer avant de démarrer une tâche destination (type de lien Fin – Début). 2. Il existe trois types de liens : Fin – Début, Début – Début et Fin – Fin. Le quatrième type de lien (Début – Fin) est très peu utilisé et n’est pas proposé dans NQI ORCHESTRA. 3. Pour chaque lien entre deux tâches, il est possible de spécifier un décalage positif ou négatif. Par exemple, dans le cas d’une tâche source qui doit se terminer ‘n’ jours avant de démarrer la tâche destination : ‘n’ est le décalage du lien. 4. Les liens entre tâches (ainsi que les décalages) modélisent des contraintes qui prennent en compte les jours chômés liés au calendrier du projet (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés). Il existe 3 méthodes pour créer des liens entre tâches dans NQI ORCHESTRA : la création simple à partir du formulaire de création, par l’utilisation de la saisie rapide ou encore à l’aide des fonctions avancées du diagramme de Gantt. Le formulaire de création d’un lien est disponible (selon vos droits) depuis le sous-onglet Liens de l'onglet Tâche. Pour ajouter un lien, cliquer sur le bouton + :

Figure 3.31. Accès à l’ajout d’un lien dans une tâche

Le formulaire de création d’un lien apparaît :

Figure 3.32. Formulaire de création d’un lien

Pour choisir la tâche source, il suffit de cliquer sur la loupe qui permet l’accès à une fenêtre de recherche de tâches.

Avertissement Seules les tâches du projet mentionné et ‘visibles’ par l’utilisateur en session seront détectées dans la recherche.

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Gestion des tâches

Le chemin critique d'un projet Il est possible d’afficher tous les liens du projet en se positionnant sur l’onglet Tâches, sous onglet Liens lorsqu’on se trouve dans le détail d’un projet :

Figure 3.33. Affichage des liens du projet

L’affichage du chemin critique du projet est disponible en se positionnant sur l’onglet Tâches, sous onglet Chemin critique lorsqu’on se trouve dans le détail d’un projet :

Figure 3.34. Affichage du chemin critique du projet

Ce Qu'il Faut Savoir Le chemin critique du projet : 1. Le chemin critique correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce chemin est continu depuis le début jusqu’à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin. 2. Notez les différentes possibilités d’affichage sur la liste.

Les fonctions avancées du diagramme de Gantt Le diagramme de Gantt des tâches propose (selon vos droits sur le projet) certaines fonctions avancées de création, modification ou suppression de tâches. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le bouton gauche de la souris sur une tâche du diagramme :

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Gestion des tâches

Figure 3.35. Accès aux fonctions avancées sur le diagramme de Gantt.

Les différentes fonctions disponibles sont affichées dans la fenêtre grise qui apparaît sur le diagramme de Gantt. Elles correspondent dans l’ordre aux fonctions suivantes : • Informations : Affiche les informations de base sur la tâche sélectionnée. • Détails : Lien vers la page de détail de la tâche sélectionnée. • Modifier… : Permet de modifier les caractéristiques de base de la tâche sélectionnée (Nom, Début, Durée (jours)). • Déplacer… : Permet de déplacer la tâche ou le groupe de tâche en fixant une nouvelle date de début ou de fin. • Ajouter une tâche avant... : Permet d’ajouter une tâche avant la tâche sélectionnée (avec possibilité de créer un lien de type ‘Fin – Début’). • Ajouter une tâche après... : Permet d’ajouter une tâche après la tâche sélectionnée (avec possibilité de créer un lien de type ‘Fin – Début’). • Supprimer : Supprime la tâche sélectionnée. • Tâches au pus tôt… : Permet de réorganiser le planning de la tâche automatiquement en prenant en compte les contraintes de liens avec les autres tâches. • Ouvrir/Fermer… : Permet de dévoiler ou de masquer les sous tâches d’un groupe de tâches.

Ce Qu'il Faut Savoir Notez que NQI ORCHESTRA propose un affichage du diagramme de Gantt en vue large :

Figure 3.36. Accès à l’affichage en vue large du diagramme de Gantt

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Le plan d'actions d'une tâche La gestion d’un plan d’actions est disponible (selon vos droits) depuis l’onglet Plan d’actions lorsqu’on se trouve sur le détail d’une tâche. Le formulaire de création d’une nouvelle action sur la tâche est disponible (selon vos droits) en utilisant le bouton + :

Figure 3.37. Accès à la gestion d’un plan d’actions sur une tâche

La gestion des plans d’actions dans NQI ORCHESTRA est documentée dans le chapitre "La gestion des plans d'actions".

Les onglets d'informations spécifiques d'une tâche Les détails d’une tâche peuvent être personnalisés en ajoutant des onglets d'informations spécifiques à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator. Cette fonctionnalité n’est pas décrite dans ce document car elle concerne uniquement des utilisateurs avancés.

La durée des tâches NQI ORCHESTRA propose 2 méthodes pour la saisie des dates des tâches (prévisionnelles ou estimées). En effet, lorsque la date de début a été saisie, l’utilisateur peut : • Soit saisir une date de fin (et le système calcule la durée) : c’est la méthode à date de fin fixe. • Soit saisir une durée (et le système calcule la date de fin) : c’est la méthode à durée fixe.

Ce Qu'il Faut Savoir Durée de tâche : 1. La durée de tâche correspond à la durée effective de réalisation de la tâche, il faut savoir que les jours chômés sont pris en compte dans le calcul de durée d’une tâche (ex. : une tâche d’une durée de 5 jours positionnée sur un WE chômé durera en apparence 7 jours car 2 jours chômés seront décomptés). 2. Ne pas confondre cette durée exprimée en jours effectifs avec la charge (souvent exprimée en nombre de jours hommes) qui est utilisée dans la gestion des ressources sur une tâche. (ex. : une tâche d’une durée effective de 5 jours peut avoir une charge de 10 jours hommes si 2 personnes travaillent à temps plein à la réalisation de cette tâche pendant toute sa durée effective).

L'ordonnancement des tâches par numéro La notion de numéro de tâche (WBS) n’est pas visible directement dans l’application NQI ORCHESTRA mais c’est cette notion qui permet notamment de définir l’ordre d’affichage des tâches.

Ce Qu'il Faut Savoir La notion de WBS :

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Gestion des tâches

1. La WBS (Work Breakdown Structure) est la structure hiérarchique des tâches du projet. 2. Le numéro WBS correspond au positionnement de la tâche au sein de la structure.

Figure 3.38. Exemple de WBS

Gestion du budget par tâche ou groupe de tâches Gérer le budget local Le budget local est géré au niveau du sous onglet Local à l’intérieur de l’onglet Budget du détail d’une tâche ou d’un groupe de tâche. Il permet la visibilité des budgets et moyens rattachés directement à cette tâche ou ce groupe de tâche. Le champ Enveloppe budgétaire concerne l’enveloppe budgétaire fixée à cette tâche ou à ce groupe de tâche. Cette enveloppe sera répartie entre les différents budgets des tâches fille si elle concerne un groupe de tâches. Réciproquement, l’enveloppe budgétaire d’une tâche dépend de l’enveloppe de son groupe de tâche père. Le montant de l’enveloppe restant est indiqué à titre indicatif.

Figure 3.39. Gestion du budget local d’une tâche ou groupe de tâches

Allouer un budget à une tâche ou un groupe de tâches Pour remplir le budget affecté au niveau de la tâche ou du groupe de tâche, cliquer sur l’icône édition des rubriques budgétaires.

,

Figure 3.40. Edition des rubriques budgétaires d’une tâche ou groupe de tâches

Pour éditer une nouvelle ligne de budget, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Le champ Rubrique correspond à la rubrique budgétaire concernée par cette ligne de budget. Pour sauvegarder, cliquer sur le bouton symbolisé par une disquette puis cliquer sur Retour pour revenir au budget local du projet.

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Gestion des tâches

Allouer des moyens à une tâche ou un groupe de tâches Pour remplir les moyens affectés au niveau du projet, cliquer sur l’icône

, Edition des moyens.

Figure 3.41. Edition des rubriques budgétaires d’une tâche ou groupe de tâches

Pour éditer une nouvelle ligne de moyens budgétés, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Le champ Rubrique est présent lorsque le budget fonctionne par rubriques et par moyens : il permet de rattacher les rubriques budgétaires au niveau de la tâche ou du groupe de tâches. Il transforme des jours de travail budgété en coût dans une ligne de budget. Pour sauvegarder, cliquer sur le bouton symbolisé par une disquette puis cliquer sur Retour pour revenir au budget local de la tâche ou du groupe de tâche Il est à noter que les tâches simples n’ont pas d’onglets Consolidé.

Enregistrer les dépenses d'une tâche ou d'un groupe de tâches On peut éditer des dépenses de 3 manières différentes dans l’application :

A partir de l'onglet Budget L’enregistrement de dépenses en cours de projet s’effectue dans le sous onglet Local de l’onglet Budget dans le détail du projet. Si on veut effectuer une dépense au niveau du budget, on clique sur la rubrique budgétaire concernée dans la table Budget affecté au niveau de la tâche puis dans le sous onglet Dépenses. En bas de la fenêtre on voit le cadre Liste des dépenses. Pour ajouter une dépense, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Une nouvelle fenêtre Gestion des dépenses apparaît. Il faut indiquer un montant des dépenses. Ce montant sera ajouté au montant consommé dans le tableau. On peut aussi donner une description des dépenses pour une meilleure compréhension ainsi que signifier un intervalle de dates.

Figure 3.42. Enregistrement des dépenses d’une tâche au niveau d’une rubrique budgétaire

Ces informations sont répercutées dans les tableaux de budget local et consolidé, les colonnes Consommé, Reste à faire et Ecart sont actualisées.

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Gestion des tâches

Ce Qu'il Faut Savoir Seules les rubriques budgétaires sans ressources peuvent faire l’objet d’un enregistrement de dépenses. Pour enregistrer une dépense sur une rubrique budgétaire avec ressource il faut en fait enregistrer la dépense sur le moyen relié à cette rubrique, et les dépenses monétaires seront répercutées sur la rubrique budgétaire. Pour enregistrer des dépenses de moyens, il faut de même que pour les rubriques budgétaires, cliquer sur le moyen concerné dans la table Moyens affectés au niveau de la tâche. On entre dans une nouvelle fenêtre. En bas de la fenêtre on voit le cadre Liste des dépenses. Pour ajouter une dépense, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Une nouvelle fenêtre Gestion des dépenses apparaît. Il faut indiquer un montant des dépenses. Ce montant sera ajouté au montant consommé dans le tableau. On peut aussi donner une description des dépenses pour une meilleure compréhension ainsi que signifier un intervalle de dates. Dans le cas des moyens, l’ajout d’une dépense aura des répercussions dans les tables de budget et les tables de moyens.

A partir du sous-onglet Avancement L’enregistrement de dépenses en cours de projet peut s’effectuer dans le sous onglet Avancement de l’onglet Projet. Cette page synthétise toutes les informations relatives à l’avancement technique et budgétaire de la tâche ou du groupe de tâche. Le tableau d’avancement budgétaire rassemble les rubriques et les moyens attachés au projet. Si on veut effectuer une dépense au niveau du budget, cliquer sur le symbole présent dans la colonne Consommé au niveau de la ligne budgétaire concernée par cette dépense. Une nouvelle fenêtre Ajouter une consommation de budget apparaît. Il faut indiquer un montant des dépenses. Ce montant sera ajouté au montant consommé dans le tableau. On peut aussi donner une description des dépenses pour une meilleure compréhension ainsi que signifier un intervalle de dates.

Figure 3.43. Enregistrement des dépenses d’une tâche dans l’onglet avancement

Ces informations sont répercutées dans les tableaux de budget local et consolidé, les colonnes Consommé et Reste à faire sont actualisées.

Ce Qu'il Faut Savoir Seules les rubriques budgétaires sans ressources peuvent faire l’objet d’un enregistrement de dépenses. Pour enregistrer une dépense sur une rubrique budgétaire avec ressource il faut en fait enregistrer la dépense sur le moyen relié à cette rubrique, et les dépenses monétaires seront répercutées sur la rubrique budgétaire.

Lors de l'édition de rapports d'activités Il est possible d’éditer des dépenses sur les ressources à partir d’un rapport d’activités. 52


Gestion des tâches

Modifier les dépenses qu'il reste à faire A partir du sous onglet Avancement de l’onglet Projet on peut modifier la case Reste à faire de chaque rubrique budgétaire ou moyen. Pour cela il faut cliquer sur la case correspondante et rentrant le nouveau montant Reste à faire : Les cases Reste à faire et Actualisé seront mises à jour.

Figure 3.44. Modification du montant des dépenses qu’il reste à faire

Gérer le budget consolidé Le budget consolidé est géré au niveau du sous onglet Consolidé à l’intérieur de l’onglet Budget du détail du Projet. Cet onglet est présent au niveau des groupes de tâches seulement. Cet onglet synthétise le budget du groupe de tâches en local ainsi que les budgets des groupes de tâches et des tâches filles de ce groupe de tâche.

Figure 3.45. Gestion du budget consolidé d’une tâche ou groupe de tâche par rubriques et par moyens

Gérer les allocations de ressources d'une tâche Allouer des ressources à une tâche ou un groupe de tâches L’allocation de ressources à une tâche ou un groupe de tâches s’effectue dans l’onglet Allocations et le sous onglet Local. Les ressources allouées ne sont pas rattachées à une tâche particulière mais à l’ensemble d’un groupe de tâches dans le cas d’une allocation sur un groupe.

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Gestion des tâches

Figure 3.46. Allocations d’une ressource à une tâche ou à un groupe de tâches

Pour allouer une nouvelle ressource, cliquer sur le bouton symbolisé par un +. Une fenêtre Sélectionner une ressource s’ouvre. On sélectionne la ressource que l’on veut allouer : la ressource s’affiche avec sur sa disponibilité sur la période de la tâche. On assigne cette ressource sur une période de temps que l’on peut définir (cette période de temps ne peut excéder les dates de début et de fin de la tâche ou du groupe). On peut renseigner le champ qui nous intéresse pour mesurer la durée de l’allocation (en pourcentage d’allocation sur la période sélectionnée, en UO ou en jours de travail. De plus, la valeur de l’allocation restante de cette ressource sur la période considérée est actualisée à titre indicatif. Pour allouer cette ressource, cliquer sur Valider et fermer la fenêtre.

Consulter les allocations consolidées d'une tâche Figure 3.47. Allocations des ressources consolidées au niveau d’un groupe de tâches

La consultation des ressources allouées à une tâche ou un groupe de tâches s’effectue dans l’onglet Allocations et le sous onglet Consolidé. Sur ce tableau on voit l’ensemble des ressources qui sont utilisées dans un groupe de tâches ou une tâche suivant à quel niveau de l’arborescence on se trouve. Ce tableau rassemble toutes les informations référencées dans les onglets Allocations de chaque tâche et groupe de tâche. C’est la consolidation des données de ses tâches et groupes de tâches fils.

Comparer les ressources allouées et consolidées La comparaison entre les ressources allouées et les ressources budgétées est disponible dans les sousonglets Local et Consolidé de l'onglet Allocations. Ce tableau permet de voir les différences entre l’allocation des ressources et ce qui a été budgété au niveau du décompte temporel de travail. Les ressources budgétées correspondent aux moyens budgétés de l’onglet Budget. Ce sont des données agglomérées de l’ensemble des moyens consolidés définis comme temps de travail.

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Gestion des tâches

Figure 3.48. Comparatif des différences entres les ressources allouées et les ressources budgétées

Visualiser les disponibilités sur un groupe de tâches Le sous onglet Disponibilités de l’onglet Allocations permet de visualiser plus clairement le niveau d’allocations des ressources sur une tâche ou un groupe de tâches avec une symbolique et un code couleur permettant de mettre en évidence très clairement les dépassements de charge ainsi que les sous allocations.

Figure 3.49. Visualisation des disponibilités de l’ensemble des ressources concernées par le groupe de tâches

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Chapitre 4. Gestion collaborative des tâches et vie du projet Ce paragraphe décrit toutes les fonctionnalités liées à la gestion collaborative des tâches.

Note Ce chapitre est essentiellement dédié aux chefs de projets et aux responsables de tâches mais il s’adresse aussi à titre informatif à tout utilisateur de l’application NQI ORCHESTRA participant à un projet.

La gestion des statuts de projets Le statut d’un projet évolue au cours de son cycle de vie dans NQI ORCHESTRA : • Lors de la création du projet avec l’option brouillon activée, le projet est créé en statut Brouillon. • Lors de la publication du projet, le projet passe en statut Créé. • Lorsqu’au moins une tâche passe en statut en cours, le projet passe en statut en cours. • Lorsque le chef de projet clôture son projet, le projet passe en statut clôturé. • Lorsque le projet est archivé, le projet passe en statut Archivé.

Figure 4.1.

Ce Qu'il Faut Savoir Propriété des statuts des projets : 1. Un projet en statut brouillon est généralement en cours de création par son chef de projet. Il possède des propriétés particulières de gestion dans l’application NQI ORCHESTRA. En particulier : • Il n’est pas visible par les utilisateurs désignés comme responsables de tâches alors qu’il l’est par les auditeurs du projet. • Aucun e-mail n’est envoyé concernant un projet dans ce statut. • Certaines fonctions sont disponibles uniquement dans ce statut (ex. : saisie rapide ou liens solides … ). • Certaines fonctions ne sont pas disponibles dans ce statut (ex. : demande d’avancement, envois automatiques d’emails …). 56


Gestion collaborative des tâches et vie du projet • Le chef de projet peut donc créer son projet en collaboration avec les auditeurs qu’il aura choisi. Lorsqu’il estime que son projet doit être diffusé, il n’a plus qu’à le publier. 2. Le statut créé est généralement très temporaire car il correspond à la période entre la publication du projet et son démarrage effectif. Ce statut possède des propriétés particulières de gestion dans l’application NQI ORCHESTRA, en particulier : • Il devient visible par les utilisateurs désignés comme responsables de tâches. • Les e-mails peuvent être envoyés dans ce statut. • Certaines fonctions deviennent disponibles dans ce statut (ex. : demande d’avancement, envois automatiques d’emails …). • Certaines fonctions ne sont plus disponibles dans ce statut (ex. : saisie rapide ou liens solides … ). • Certaines modifications du projet sont encore possibles dans ce statut alors qu’elles ne le sont plus lorsque le projet passe en statut en-cours. En particulier, le projet peut encore être supprimé. 3. Un projet en statut en-cours est un projet qui a officiellement démarré car au moins une tâche est passée en statut en-cours. Il possède des propriétés particulières de gestion dans l’application NQI ORCHESTRA. En particulier, il permet la gestion du processus collaboratif de mise à jour d'une tâche avec possibilité d’envoi d'emails. Un niveau d’avancement (%) peut être calculé pour un projet dans ce statut. Un projet en-cours ne peut pas être supprimé. 4. Le statut clôturé est généralement temporaire car il correspond à la période entre la clôture du projet et son archivage. La principale différence entre ces 2 statuts réside dans le fait que le projet clôturé est encore actif (en particulier, il est visible sur la page d’accueil) alors qu’un projet archivé est inactif (il n’est plus visible sur la page d’accueil) et ne peut se consulter qu’en passant par la recherche de projets. 5. Le statut archivé permet de conserver en base un projet pour pouvoir le consulter à tout moment et éventuellement l’utiliser comme modèle pour la copie de projet ou de tâche.

La gestion des statuts des tâches De même que pour le projet, le statut d’une tâche évolue au cours de sa réalisation : • Lors de la création de la tâche, la tâche est en statut Initialisé. • Lorsque la tâche possède un avancement strictement supérieur à 0%, la tâche passe en statut en cours. • Lorsque la tâche possède un avancement égal à 100% et qu’elle a été terminée, la tâche passe en statut Terminée. • Lorsque le chef de projet clôture la tâche, la tâche passe en statut clôturée.

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Gestion collaborative des tâches et vie du projet

Figure 4.2. Diagramme d’état du statut d’une tâche

Ce Qu'il Faut Savoir Les règles de gestion d’une tâche varient en fonction de son statut.

La gestion d'un processus collabroatif Les principes Le processus collaboratif de mise à jour d'une tâche se déroule en 3 temps entre 2 personnes clés pour la tâche : • Le responsable de la tâche : désigné par le chef de projet ou le responsable du groupe parent (on rappelle que s’il n’est pas auditeur il ne voit dans le projet que les tâches qui le concerne). • Le responsable du groupe parent de la tâche (qui peut parfois être le chef de projet lui même)

Figure 4.3. Modélisation du processus collaboratif de mise à jour d'une tâche

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Gestion collaborative des tâches et vie du projet Chaque phase du processus passe par un changement de l’état d’avancement de la tâche :

Figure 4.4. Diagramme d‘état d’avancement d’une tâche

Les différentes phases du processus d’avancement sont décrites dans les chapitres ci-dessous.

Ce Qu'il Faut Savoir Les phases complémentaires de relance et de forçage d’avancement sur une tâche : Lorsque la tâche est A mettre à jour, elle attend théoriquement une mise à jour de la part du responsable de la tâche. Il est possible dans ce cas de procéder à une relance d’avancement ou à un forçage d’avancement. Ces 2 opérations sont décrites au chapitre "Relance et forçage d'avancement d'une tâche".

Faire une demande d'avancement d'une tâche La demande d’avancement est faite par le responsable du groupe parent de la tâche. Elle se fait à partir de l'icône sur une liste de tâches (sur le projet ou sur la page Mes tâches ou suite à une recherche). Le formulaire de demande d’avancement apparaît :

Figure 4.5. Formulaire de demande d’avancement d’une tâche

L’état d’avancement de la tâche passe à A mettre à jour.

Ce Qu'il Faut Savoir Demande d’avancement sur une tâche : 1. Si le responsable de la tâche est aussi le responsable du groupe parent de la tâche, la demande d’avancement n’est pas proposée, l’utilisateur peut alors faire directement une mise à jour. 2. L’option d’envoi d’email permet d’envoyer un email d’information au responsable de la tâche. Cette option est sélectionnée par défaut si l’option Envoi d’email a été activée dans les propriétés du projet. 59


Gestion collaborative des tâches et vie du projet 3. La zone Commentaires sera enregistrée dans l’historique et réinitialisée à chaque fois. 4. Il est possible (uniquement pour le chef de projet) d’effectuer une demande d'avancement globale sur plusieurs tâches. Cela permet au chef de projet de détecter les tâches susceptibles de subir une demande d'avancement. Selon les règles de gestion standard, les conditions sont les suivantes : • Le projet n'est pas en statut brouillon. • La tâche n'est pas de type groupe. • La date de début prévue a été dépassée. • La tâche n'est pas terminée. • La tâche est A jour. • La tâche n'appartient pas au responsable du groupe parent Pour accéder à cette fonction, utiliser les outils proposés sur la page de détail d’un projet, onglet Tâches :

Figure 4.6. Accès à la demande d’avancement globale

Saisir les données d'avancement d'une tâche La mise à jour d’avancement est faite par le responsable de la tâche à partir du sous-onglet Avancement de l'onglet Tâche de la tâche à mettre à jour.

Figure 4.7. Formulaire de mise à jour d’avancement d’une tâche

Suite à cette opération l’état d’avancement de la tâche passe à A valider. Notez que la partie du formulaire qui est renseignée correspond à des données estimées par le responsable de tâche mais qui sont censées représenter les réalités du terrain. Les données estimées deviendront les données réelles après la réalisation de la tâche.

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Gestion collaborative des tâches et vie du projet

Valider les données d'avancement d'une tâche La validation des données d’avancement est faite par le responsable du groupe parent de la tâche. Elle se fait à partir du menu Actions sur une liste de tâches (sur le projet ou sur la page Mes tâches ou suite à une recherche).

Figure 4.8. Accès à la validation de tâches A valider via la page d’accueil, onglet A faire

Le formulaire de validation des données d’avancement apparaît :

Figure 4.9. Formulaire de validation des données d’avancement d’une tâche

Suite à cette opération, l’état d’avancement de la tâche repasse à A jour.

Ce Qu'il Faut Savoir Validation des données d’avancement sur une tâche : 1. Si le responsable de la tâche est aussi le responsable du groupe parent de la tâche, la validation des données d’avancement n’est pas proposée, l’utilisateur peut alors refaire directement une mise à jour. 2. L’option d’envoi d’email permet d’envoyer un email d’information au responsable de la tâche. Cette option est sélectionnée par défaut si l’option Envoi d’email a été activée dans les propriétés du projet. 3. La zone Commentaires sera enregistrée dans l’historique et réinitialisée à chaque fois.

Relance et forçage d'avancement d'une tâche La relance et le forçage d’avancement sur une tâche sont des options disponible pour le responsable du groupe parent de la tâche lorsqu’elle est en statut A mettre à jour. Elle se fait à partir du menu Actions sur une liste de tâches (sur le projet ou sur la page Mes tâches ou suite à une recherche). 61


Gestion collaborative des tâches et vie du projet Ces options permettent : • Soit de faire une nouvelle demande d’avancement : c’est la relance • Soit de faire une mise à jour des données d’avancement à la place du responsable de la tâche : c’est le forçage d’avancement.

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Chapitre 5. Gestion des plans d'actions Ce paragraphe décrit toutes les fonctionnalités liées à la gestion des plans d’actions. L’édition d’un plan d’actions correspond à lister des actions à effectuer. Ces actions n’ont pas de valeur temporelle. Les actions permettent d’atteindre un niveau détail plus important que les tâches pour le suivi d’un projet.

Note Ce chapitre est essentiellement dédié aux chefs de projets et aux responsables de tâches qui sont susceptibles de gérer des plans d’actions mais il s’adresse aussi à tout utilisateur de l’application NQI ORCHESTRA participant sur un projet et pouvant potentiellement être impliqué sur une action.

Ce Qu'il Faut Savoir Les plans d’actions : 1. Des plans d’actions peuvent être gérés à l’intérieur de projets ou bien en dehors des projets, notamment en utilisant le composant de gestion des événements qui propose aussi ces mêmes fonctions. 2. Les actions utilisent la gestion d’un processus pouvant impliquer plusieurs acteurs. Ci-dessous sont listés les différents rôles associés aux actions : • Le responsable du plan d’actions : il est le demandeur de l’action et il est très fréquemment aussi le responsable du contrôle. • Le responsable de l’action (responsable de l’exécution) : il est la personne qui réalise l’action. Il est désigné par le responsable du plan d’actions. • Le responsable du contrôle : il est chargé du contrôle de l’exécution de l’action (optionnel).

Rechercher des actions La recherche des actions est accessible pour tous les utilisateurs par le menu déroulant Actions/ Recherche :

Figure 5.1. Recherche d’actions

Cette page permet de rechercher des actions à partir de critères précis. 63


Gestion des plans d'actions

Avertissement Des critères de recherche avancée peuvent être rajoutés à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client. Seules les actions ‘visibles’ par l’utilisateur en session seront détectées dans la recherche.

Ce Qu'il Faut Savoir Le symbole exporter (en haut à droite) montre la possibilité d’exporter la liste des actions sur un fichier de type CSV.

Visionner ses actions La page Mes actions est accessible depuis la page d’accueil. Elle affiche sous forme de liste ou de diagramme de Gantt toutes les actions actives sur lesquelles vous êtes concerné :

Figure 5.2. La page Mes Actions

Ce Qu'il Faut Savoir Notez les différentes possibilités d’affichage sur la liste.

Créer une action La gestion d’un plan d’actions est disponible (selon vos droits) depuis l’onglet Plan d’actions lorsqu’on se trouve sur le détail de l’élément portant le plan d’actions (une tâche, un événement…). Le formulaire de création d’une nouvelle action est disponible (selon vos droits) en utilisant le bouton + :

Figure 5.3. Accès à la création d’un plan d’actions sur une tâche

En utilisant le bouton symbolisé par un +, vous arrivez directement sur le formulaire de création d’une action :

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Gestion des plans d'actions

Figure 5.4. Formulaire de création d’un plan d’actions sur une tâche

Notez que l’action ne possède qu’une date de fin prévue (échéance prévue). Notez que le responsable du plan d’actions est désigné par défaut comme responsable du contrôle.

Ce Qu'il Faut Savoir Création du plan d’action : 1. L’option Doit être contrôlée permet de préciser si l’action devra subir un contrôle. L’option possède une valeur par défaut définie par le type d’action. 2. Le bouton Diffuser permet de passer directement à un statut Initialisée et d’envoyer un email (Ce bouton est disponible uniquement si le projet n’est pas en statut brouillon). Le bouton Créer permet de passer à un statut Créée : l’action n’est alors pas diffusée. Aucun email n’est envoyé. 3. L’option d’envoi d’email est disponible si le projet n’est pas en statut brouillon. Elle permet d’envoyer un email d’information au responsable de l’action. 4. La zone Commentaires sera enregistrée dans l’historique et réinitialisée à chaque fois. Une action créée peut être modifiée, diffusée ou supprimée.

Figure 5.5. Détail des actions disponibles sur une action ‘créée’

Supprimer une action La suppression d’une action permet d’effacer une action de la base. La suppression se fait à partir du menu Actions sur une liste d’actions (sur le détail de l’élément portant le plan d’actions (une tâche, un événement…) ou sur la page Mes actions).

Avertissement Seule une personne autorisée est en mesure de supprimer une action. Certains statuts d’actions peuvent empêcher la suppression.

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Gestion des plans d'actions

Les caractéristiques générales d'une action Les caractéristiques générales d’une action sont accessibles (selon vos droits) sur l’onglet Plan d’actions lorsqu’on se trouve dans le détail de l’élément portant le plan d’actions (une tâche, un événement…) ou sur la page Mes actions).

Figure 5.6. Formulaire standard de modification d’une action sur une tâche

Avertissement Cette page peut être considérablement modifiée à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client.

Les informations spécifiques des actions La page de détail des actions peut être modifiée à l’aide du composant de paramétrage avancé NQI Configurator notamment pour rajouter des champs spécifiques à chaque client. Cette fonctionnalité n’est pas décrite dans ce document car elle concerne uniquement des utilisateurs avancés.

Les typologies d'actions La gestion d’une typologie d’action est essentiellement utilisée à titre informatif sur l’action. Elle permet aussi de définir si l’action doit subir un contrôle.

Les statuts spécifiques des actions La gestion de statuts spécifiques d’action (statuts info) est essentiellement utilisée à titre informatif sur l’action (par exemple Compris, En cours, Retard possible, Non applicable…). Les statuts spécifiques sont renseignés manuellement lorsque l’action est en statut Initialisée.

Les statuts des actions Le processus collaboratif de suivi d'exécution d'une action est modélisé dans le cycle de vie d’une action :

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Gestion des plans d'actions

Figure 5.7. Cycle de vie d’une action

Le processus de réalisation passe obligatoirement par les étapes de Création, Terminaison et clôture. Il passe optionnellement par des étapes de Diffusion, Contrôle ou Abandon.

Réalisation de l'action Une action initialisée doit être réalisée (généralement par son responsable d’exécution). Pendant la réalisation de l’action, son statut peut prendre des valeurs intermédiaires apportant une information sur la réalisation de l’action. Ces statuts sont paramétrables par le client. Pour réaliser une action, il suffit de renseigner le champ date de fin réelle. L’action passe alors en statut Terminée. Une action Terminée (ou Contrôlée si elle a dû subir un contrôle) doit être clôturée (généralement par le responsable du plan d’action).

Clôturer une action Pour clôturer une action, il suffit de valider le formulaire disponible selon vos droits et selon le statut de l’action dans le menu Actions en bout de ligne sur la liste des actions. L’action passe alors en statut Clôturée.

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Gestion des plans d'actions

Ce Qu'il Faut Savoir Une action clôturée n’est plus active : elle n’apparaît plus sur la page d’accueil et génère plus d’alertes ou de messages d’informations.

La diffusion d'un plan d'actions La diffusion d’une action propose d’envoyer un email au responsable de l’exécution (optionnel) et permet de rendre visible l’action pour la personne concernée. Pour diffuser une action, il suffit de valider le formulaire disponible selon vos droits et selon le statut de l’action dans le menu Actions en bout de ligne sur la liste des actions. Une action diffusée passe en statut Initialisée et peut passer en phase de réalisation.

Ce Qu'il Faut Savoir Une action initialisée devient active : elle apparaît sur la page d’accueil et peut générer des alertes ou des messages d’informations.

Le contrôle d'une action Le responsable du contrôle peut décider de refuser ou d’accepter l’exécution de l’action. Une action refusée repasse en statut Initialisée pour être retraitée. Une action acceptée passe en statut contrôlée. Pour contrôler une action, il suffit de valider le formulaire disponible selon vos droits et selon le statut de l’action dans le menu Actions en bout de ligne sur la liste des actions. Une action Contrôlée doit être clôturée par le responsable du plan d’action.

Abandonner une action Pour abandonner une action, il suffit de valider le formulaire disponible selon vos droits et selon le statut de l’action dans le menu Actions en bout de ligne sur la liste des actions. Une action abandonnée passe en statut abandonnée.

Ce Qu'il Faut Savoir Une action abandonnée n’est plus active : elle n’apparaît plus sur la page d’accueil et ne génère plus d’alertes ou de messages d’informations.

L'historique des actions La consultation de l’historique d’une action est disponible (selon vos droits) en cliquant sur l'icône en haut à droite de la page de détail d’une action : L’historique de la tâche apparaît sur une page html :

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Gestion des plans d'actions

Figure 5.8. Exemple d’historique sur une tâche

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