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POLÍTICA ABC

ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN

ÍNDICE INTRODUCCIÓN .......................................................................

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I.

CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIÓN ............. 6 - 7

II.

TRATO CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS .............

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III.

RELACIONES CON TERCEROS ................................

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IV.

OBSEQUIOS Y ATENCIONES ...................................

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V

DONACIONES ................................................................

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VI.

MANTENIMIENTO DE INFORMACIÓN ................... 12

VII.

DENUNCIAS ...................................................................

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VIII. ACCIONES DISCIPLINARIAS PARA ........................ 14 VIOLACIONES DE LA POLÍTICA IX.

CONTACTOS ..................................................................

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POLÍTICA ABC - ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN INTRODUCCIÓN Esta Política Antisoborno y Anticorrupción (en adelante “la Política”) se aplica a todos los directores e Integrantes (colectivamente denominados “Integrantes”) de Rutas de Lima (en adelante “RdL”). La Política debe leerse conjuntamente con el Código de Conducta (en adelante “el Código”), documento que sirve de guía para saber cómo conducirse como miembro del equipo de RdL, y tiene como objetivo asegurar que Integrantes y “Terceros” cumplan con los requisitos de las normas locales e internacionales de anticorrupción a las que RdL está sujeta. Las directrices de la presente Política tienen como finalidad garantizar que sean adoptados los más altos estándares de integridad, legalidad y transparencia durante la conducción de los negocios. Para efectos de la presente Política, se entiende como “Tercero” cualquier prestador de servicios, proveedores, consultores, clientes, socio, tercero contratado o subcontratado, sea persona natural o jurídica, independientemente de forma de contratación, incluyendo aquella que utiliza el nombre de RdL para cualquier fin o que presta servicios o provee materiales, interactúa con el gobierno o con otras entidades en nombre de RdL.

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I. CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIÓN No pagar ni recibir sobornos, incluyendo “pagos facilitadores” En RdL valoramos nuestra reputación de realizar negocios con honestidad e integridad. En este sentido, es de vital importancia mantener esta reputación ya que genera confianza en RdL, es decir, genera confianza en cada uno de nosotros. Esto es, sin duda, un reconocimiento positivo. Tenemos una política de Cero Tolerancia a la Corrupción. La premisa es que no pagamos sobornos para promover nuestro negocio. Todos los Integrantes o Terceros que actúan a nombre de RdL están prohibidos de recibir, ofertar, prometer, realizar, autorizar o proporcionar (directa o indirectamente) soborno. Asumimos este compromiso desde los niveles más altos de la Gerencia y en cada área de RdL. Un soborno es cualquier cosa de valor que sea ofrecida, prometida, entregada o recibida para influenciar una decisión o ganar una ventaja injusta o inapropiada. El soborno no siempre es un pago de efectivo, también puede manifestarse de otras formas, incluyendo : • • • • •

Préstamos u otras transacciones realizadas(os) en condiciones favorables fuera de mercado Falsos puestos de trabajo o asesorías Contribuciones políticas Contribuciones benéficas Obsequios, viajes y atenciones

En este sentido, queda prohibido realizar el pago de publicidad o avisos en medios de comunicación masiva, tales como comerciales de televisión, radio, periódico o medios virtuales para un oficial de gobierno, entidad pública u organismo gubernamental, o donde aparezca el logotipo o nombre del oficial de gobierno, la entidad pública u organismo gubernamental. 6


POLÍTICA ABC - ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN Ningún Integrante o Tercero recibirá una amonestación o penalidad por un retraso o pérdida de negocio resultante de rehusarse a pagar o recibir soborno. Las leyes anticorrupción no penalizan solamente a las personas que pagan sobornos, sino también a las personas que actuaron para incentivar el pago del soborno. Es decir son aplicables a quienes aprobaron los pagos de soborno, emitieron o aceptaron facturas fraudulentas; o, retransmitieron instrucciones o cooperaron con el pago de un soborno. Los pagos facilitadores, también son considerados sobornos. Estos son los pagos efectuados para asegurar o acelerar acciones rutinarias o inducir a funcionarios públicos u otros terceros a realizar funciones rutinarias que los mismos tienen la obligación de realizar; tales como: la emisión de permisos, la aprobación de documentos de inmigración o la liberación de bienes retenidos por las aduanas. Esto no incluye gastos administrativos legalmente requeridos para servicios expeditivos.

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II. TRATO CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS Las interacciones con los funcionarios públicos requieren mayor observación y sensibilidad Un funcionario público es cualquier persona empleada por, o que está actuando oficialmente a nombre de un gobierno, una institución u organismo gubernamental, o una organización internacional pública. La definición de funcionario público también incluye a personas elegidas o designadas a cargos legislativos, administrativos o judiciales, tales como políticos y jueces. También incluye a quienes trabajan para instituciones de salud pública, oficinas de planeamiento o en organismos internacionales públicos; tales como la ONU o el Banco Mundial. Asimismo, también es considerado como funcionario público aquel empleado de empresas de propiedad estatal o controladas por el gobierno. Debe haber mayor sensibilidad y observación en el trato con funcionarios públicos debido a que esta ha sido tradicionalmente un área donde la actividad de soborno es más probable que ocurra. Debemos ser conscientes de estos riesgos en nuestras relaciones e interacciones con funcionarios públicos, por lo que en todo momento debemos evaluar la manera cómo nuestras acciones pueden ser vistas. Por ejemplo, pagos a parientes cercanos de funcionarios públicos pueden ser considerados como pagos directos a funcionarios públicos y, por lo tanto, pueden constituir una violación a las normas o a la presente Política.

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POLÍTICA ABC - ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN III. RELACIONES CON TERCEROS Se prohíbe el pago de sobornos a socios de contratistas y proveedores a nuestro nombre Los Integrantes de RdL rechazamos hacer negocios con Terceros que no tengan una política de Cero Tolerancia a la Corrupción. Debemos tener en cuenta que podríamos ser procesados legalmente por no impedir la entrega de sobornos por parte de personas o empresas asociadas a RdL. En RdL no se admite, bajo ninguna hipótesis, que un Tercero ejerza cualquier tipo de influencia inapropiada en beneficio de la empresa sobre cualquier persona, sea este Funcionario Público o no. Esto significa que debemos examinar diligentemente a los Terceros para comprobar sus credenciales antisoborno, cuando lo justifique el nivel de riesgo evaluado. Esto incluirá informarle a estas personas (y a las empresas asociadas) sobre la política antisoborno que tiene RdL. Debemos reunirnos con ellas para evaluar sus prácticas comerciales y realizar averiguaciones razonables sobre su reputación y su conducta pasada. El texto indicando la política de antisoborno de RdL deberá incluirse en los acuerdos que sean firmados con socios, contratistas y proveedores de acuerdo a los formatos aprobados por RdL. En todos los contratos firmados con Terceros, debe ser obligatorio la inclusión de la Cláusula Anticorrupción, para asegurar el cumplimento de las Leyes Anticorrupción. Dicho texto podrá ser ajustado en coordinación con el área Legal.

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IV. OBSEQUIOS Y ATENCIONES Los obsequios o atenciones entregados o recibidos deben ser proporcionales y razonables, y estar de acuerdo a las políticas de RdL. Ningún obsequio, regalo, viaje o entretenimiento puede, bajo ninguna circunstancia, ser ofrecido a cualquier persona, sea Funcionario Público o no, con el objetivo de influenciar o compensar de manera inapropiada una acción o decisión, ya sea una compensación real o pretendida, para obtención de cualquier beneficio o ventaja a favor de RdL, de sus Integrantes o Terceros. Obsequios (por ejemplo, merchandising) entregados o recibidos de personas que tienen una relación comercial con RdL son generalmente aceptables, siempre y cuando los mismos sean modestos en valor, apropiados a la relación comercial existente y no tengan apariencia de inoportunos. No se deben dar ni recibir pagos en efectivo. Adicionalmente, no se deben dar obsequios a funcionarios públicos ni recibir obsequios de los mismos. Atenciones (por ejemplo, comidas, entradas para eventos deportivos u obras de teatro) hechas a personas que tienen una relación comercial con RdL, o recibidas de ellas, son generalmente aceptables siempre y cuando dichas atenciones tengan un valor razonable y sean apropiadas con respecto a la relación comercial existente, y no tengan apariencia de inoportunos. Las invitaciones a comidas que son repetitivas(os), sin importar lo pequeñas(os) que sean, pueden percibirse como un intento de crear una obligación hacia quien está pagando y deben evitarse. Los Integrantes no deben dar ni recibir artículos “caros”, tales como viajes, costos de exposiciones o patrocinios de eventos, sin la previa autorización obtenida de acuerdo a los procedimientos internos de RdL.

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POLÍTICA ABC - ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN V. DONACIONES DONACIONES POLÍTICAS Y LOBBY Las donaciones a partidos políticos, campañas políticas y/o candidatos a cargos públicos, con los recursos de RdL, están prohibidos. No realizar ninguna actividad de lobby a nombre de RdL. DONACIONES BENÉFICAS Las donaciones deben ser previamente documentadas, aprobadas y realizadas con motivos filantrópicos legítimos, con el objetivo de que cumplan con la finalidad de servir intereses humanitarios y de apoyo a instituciones culturales y educacionales. Las donaciones benéficas deben ser realizadas a instituciones registradas como filantrópicas, instituciones educacionales o culturales, o que existan dentro de los términos de la legislación vigente. En ninguna circunstancia la donación puede ser en efectivo, transferencia o depósito en cuenta de persona natural. Las donaciones benéficas realizadas a instituciones donde el funcionario público, o algún miembro de su familia tenga alguna función pública, puede infringir las Leyes Anticorrupción. Autoridades Gubernamentales tienen el entendimiento que hacer una contribución/ donación para una Institución sin fines de lucro asociada a un funcionario público puede ser considerada un beneficio para este en el ámbito de las Leyes Anticorrupción. Animamos a nuestros Integrantes a contribuir su tiempo y recursos personales a organizaciones de beneficencia social y sin fines de lucro. Sin embargo, a menos de que la solicitud esté apoyada por RdL, se prohíbe usar el nombre o la papelería de RdL para solicitar donaciones. 11


VI. MANTENIMIENTO DE INFORMACIÓN Registrar todas las transacciones de manera completa, exacta y detallada para que el propósito y monto de las transacciones sean claros Todas las transacciones deben ser registradas completamente, con exactitud y con suficiente detalle, de tal modo que sea claro el propósito y monto de cada pago. Se prohíbe establecer fondos o activos de RdL ocultos o no declarados para cualquier propósito. Nunca se deben ingresar registros falsos, engañosos o artificiales en los libros y registros de RdL, sin importar la razón de los mismos. El objetivo de estas disposiciones es impedir que empresas oculten sobornos y desalentar prácticas contables fraudulentas. En caso un Integrante tenga conocimiento o sospecha de que cualquier persona está directa o indirectamente manipulando los libros y registros de RdL o intentando, de cualquier manera, ocultar o disimular pagos o registros, el Integrante deberá comunicar el hecho inmediatamente a través de la Línea de Reportes Confidenciales consignada en el capítulo de Contactos de la presente Política.

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POLÍTICA ABC - ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN VII. DENUNCIAS Nuestros Integrantes deben ser proactivos(as) y reportar con prontitud cualquier sospecha de violación de esta Política o de cualquier comportamiento ilegal o inmoral que tengan conocimiento. Las denuncias se mantendrán confidenciales y serán tratadas de manera adecuada. Ningún Integrante recibirá amonestación alguna ni represalia por presentar una denuncia de “buena fe”. El Código es una guía para reportar denuncias e incluye información sobre cómo contactar nuestra Línea de Reportes Confidenciales, la cual es administrada por terceros y permite que la denuncia se mantenga anónima.

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VIII. ACCIONES DISCIPLINARIAS PARA VIOLACIONES DE LA POLÍTICA RdL se reserva el derecho de tomar medidas disciplinarias en el caso que ocurran violaciones a la Política. Esto podría, en las circunstancias más severas, incluir el despido de los Integrantes por causa justificada y, de ser el caso, el inicio de procedimientos judiciales contra quienes resulten responsables.

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POLÍTICA ABC - ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN IX. CONTACTOS LÍNEA DE REPORTES CONFIDENCIALES 0800 78 192 (LLAMADA GRATUITA) WWW.RUTASDELIMA.PE Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, por favor, ponerse en contacto con: Gisella Benavente - Compliance Officer gisella.benavente@rutasdelima.pe

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