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COMMUNITIES – UNSERE NEUE ART DER ZUSAMMENARBEIT


WORTE DES VORSTANDS Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir gehen in eine neue Ära der Logistikwelt – als zukunfts-, kunden- und leistungsorientierter Bahnlogistiker. Und das gemeinsam als RCG-Team. Nur so können wir dem kompetitiven Umfeld und den komplexen Anforderungen erfolgreich gegenüberstehen. Wir bewegen uns gemeinsam in neuen internationalen Märkten und beschreiten als Organisation neue Wege. Das heißt auch, dass wir lernen werden auf eine neue Art zusammenzuarbeiten. Ein Weg dazu ist die Bildung von Communities. So können wir effizienter zusammenarbeiten, schneller Entscheidungen treffen und Probleme rascher lösen – und zwar über Abteilungs-, Unternehmens-, und Ländergrenzen hinweg. Also genau das, was wir als Rail Cargo Group wollen. Deshalb auch, ganz im Zeichen von COMPETITION, ACTION UND TEAM – packen wir’s gemeinsam an!

Euer Vorstand: Thomas Kargl, Clemens Först und Erik Regter

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WIE ARBEITEN WIR IN ZUKUNFT ZUSAMMEN? Wir verändern uns gerade in eine kundenzentrierte agile Organisation. Dazu ist es notwendig, verstärkt auf die Prozesse unserer Leistungserbringung zu achten. Eine wesentliche Rolle spielen dabei Communities. Diese bilden den Gesamtprozess der Leistungserbringung ab und bestehen aus allen Personen, die daran beteiligt sind, das Produkt für unseren Kunden zu erbringen. Dass und wie es funktioniert – das zeigt unsere Pionier-Community für unseren Kunden ARS Altmann in einem Video. In unserem Booklet erklären wir die wesentlichsten Punkte zum Thema Communities. Wir bieten Tipps und Tricks, inklusive Checklisten zur Gründung von und zur Zusammenarbeit in Communities. Mehr Informationen rund um das Thema Communities gibt es auf unserer Trans4Cargo-Plattform im Projekt Crossfunktionale Zusammenarbeit. Oder direkt bei den Projektleiterinnen:

Christa Schoberwalter christa.schoberwalter@railcargo.com

Boglárka Mondvay-Németh boglarka.mondvay.nemeth@railcargo.com Soweit, so gut. Legen wir los!

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WAS SIND COMMUNITIES? Bevor wir mit der Bildung einer Community starten, wollen wir uns noch ansehen, was eine Community eigentlich ausmacht. Communities ... ... umfassen die operativ verantwortlichen Personen und definierten Produkt-Region-Einheiten mit klarer End-to-end-Verantwortung ... sind eine horizontale, silo- und hierarchieübergreifende Kommunikationsplattform ... organisieren ihre Zusammenarbeit selbst ... lernen geschäftsrelevante Entscheidungen selbstständig zu treffen ... lernen aus der praktischen Erfahrung durch strukturierte Reflexion und entwickeln sich daraus weiter Communities sind bereichsübergreifend agierende Netzwerksysteme die parallel zur bestehenden Struktur agieren und diese ergänzen. Zwei Beispiele, wie Communities aufgebaut sein können

Bis 8 Personen

Ab 8 Personen mit mehreren Clustern

Community Verantwortlicher

Community Verantwortlicher Community-Cluster COMMUNITY

ClusterKoordinator/ Moderator

Community Teammitglieder

Community Teammitglied

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BLUE PRINT – SCHRITT FÜR SCHRITT ZUR COMMUNITY Communities erleichtern nicht nur unsere Abstimmungsprozesse, sondern unterstützen uns auch, schneller und flexibler für unsere Kunden zu agieren. Die Vorteile auf einem Blick: • Stärkung der Zusammenarbeit durch proaktive, länderübergreifende Kommunikation • Optimierung der Prozesse durch engere Vernetzung und erhöhten Informationsfluss innerhalb der Community • Abwicklung der Kundenanforderung in schnellen, lösungsfokussierten und flexiblen Teams • Minimierung der Komplexität durch bereichsübergreifende Interaktion anstelle der starren und hierarchischen Struktur • Förderung der Zusammenarbeit in internationalen Teams • Agiles Management und Führungsstil • Konzentrierter Wissensaustausch und Lösungsfokussierung • Unterstützung durch neue Technologien (z.B. Office 365, Telegram, etc.) Unser Step-by-step-Fahrplan, wie man erfolgreich Communities bildet und aktiv lebt:

Definition der Community Übersicht Prozess Status Quo Teamchart Grundlage & Struktur der Zusammenarbeit

Phase 3 Reflexion Grundlagen & Struktur der Zusammenarbeit Zielbild Prozessbearbeitung Lösungsfindung / Optimierung

Monitoring

Bedarf identifizieren

Phase 2

Folgeworkshop

Phase 1

Kick off Workshop

Vorbereitungsphase

Fünf Phasen unterstützen bei der Umsetzung einer Community: Phase 4 Phase 5 Weiterentwicklung der Community Agile Methoden Optimierung Reflexion und Feedback

Wir empfehlen folgendes Design: • Start und Kick off: alle Teilnehmer, ganztags • 1 Folgeworkshop, alle Teilnehmer, ganztags • Weitere Folgeworkshops in regelmäßigen Abständen und Kleingruppen • Monitoring: Quartalsweise, in Kleingruppen (oder alle, je nach Größe der Community) • Plane auch ein jährliches Jahresmeeting ein, alle Teilnehmer, ganztags Praxistipp: Inputs zum agilen Prozess- & Methodenwissen finden sich auf der Projektseite Trans4Cargo oder direkt bei den Projektleiterinnen

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SCHRITT 1: BEDARF IDENTIFIZIEREN Wann ist es sinnvoll eine Community zu gründen? Zum Beispiel, wenn ein neues Produkt startet und wir wissen möchten, wie wir am besten zusammenarbeiten, um erfolgreich zu sein. Wie gehen wir vor? Wir haben eine Checkliste 1 zusammengestellt, die einen guten Überblick gibt. Können die meisten der Fragen mit „trifft zu“ beantwortet werden, können wir sofort loslegen. Bei einem NEIN, muss zunächst dafür gesorgt werden, dass diese/r Punkt/e vorab geklärt werden. Erst nachdem alle Punkte klar sind, kann gestartet werden.

Praxistipp: Wir empfehlen, alle Punkte vor dem Schritt 2 zu klären, nur so kann ein zeitsparender und optimaler Start der Community gewährleistet werden.

SCHRITT 2: COMMUNITY INITIIEREN UND STATUS QUO BESTIMMEN Ziel des Kick-offs ist es, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, aktuelle Probleme zu ermitteln und zu priorisieren. Darüber hinaus werden die Erwartungen bzw. die zu erwarteten Herausforderungen aus Sicht der Kunden und aus Sicht Community diskutiert und definiert. So kann in einem nächsten Schritt die Vorgehensweise & das Zielbild der Community bearbeitet werden. Welche Punkte dabei zu beachten sind, erklären wir in unserer Checkliste 2. Wie starten wir? Sobald alle Teammitglieder und der Prozess identifiziert sind, sollte ein erster Termin zum Kennenlernen und zur Gestaltung eurer Community erfolgen. Wesentlich ist es, einen Überblick über den Prozess der Leistungserbringung und Verantwortlichkeiten zu geben. Also eine Bestandsaufnahme des Status Quo. Darüber hinaus sollten Kunden zeitnah über ihre Ansprechpartner und Zuständigkeiten informiert werden. Zu klären gilt es außerdem, wie und in welcher Form der Kunde und ab wann diese in den Prozess eingebunden wird. Ob alle Details geklärt sich, lässt sich ganz einfach mit der Checkliste 3 überprüfen. Wie arbeiten wir zusammen? Nun geht es daran, die Community zu strukturieren und die Rollen festzulegen.

Praxistipp: So hat sich die ARS Community strukturiert.

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ARS COMMUNITY Product Owner: verantwortlich für Kunde/Produkt/Korridor Influencer: liefern Input und Updates, sorgen für Informationsfluss Cluster OFFER train ride

Cluster BEFORE train ride

Cluster DURING train ride

Cluster AFTER train ride

ModeratorIn

Moderator

Moderator

Moderator

ROLLE Product owner ... trägt die Verantwortung für Qualität, Entscheidungsträger ... steht für Fragen bereit, vertritt die Auftraggeberseite, face to the customer ROLLE Teammitglieder ... stehen im Zentrum des Prozesses, sorgen für Umsetzung der Anforderungen, die Performance und Qualität. ... sind verantwortlich für die Auftragsabwicklung und Produktfunktionalität, organisiert sich selbst und entscheidet bis zu einem gewissen Punkt selbst ... sind insgesamt ist gleichberechtigt; es gibt pro Cluster einen Moderator (Sprecher) ROLLE Moderatoren ... sorgen dafür, dass der Prozess zielgerichtet verläuft und aus Dynamik nicht Chaos wird ... sind dafür zuständig, dass es vorangeht, Porzesse eingehalten und Störungen/Probleme behandelt werden

Praxistipp: Tools wie Office365 oder Telegram sollten von Beginn an zum Austausch genutzt und gemeinsame Aktivitäten zum Kennenlernen eingebaut werden.

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SCHRITT 3: ZIELBILD DEFINIEREN UND ZUSAMMENARBEIT VERBESSERN Ziel: In Schritt 3 werden erste Lösungen für die aktuellen bzw. erwarteten Probleme in dem Community-Team erarbeitet und dokumentiert. Die Zusammenarbeit der Community wird gefördert und optimiert. • Dazu wird das gewünschte Zielbild der Zusammenarbeit innerhalb des Leistungserbringungsprozesses und der Community genau definiert. Lösungsmöglichkeiten werden aufgezeigt und die Erabeitung dieser geplant. Details dazu finden sich in unserer Checkliste 4. • Zentraler Bestandteil ist die Klärung der Verantwortlichkeiten und Rolle jedes Mitglieds der Community, sowie die klare Definition, wer im Zielbild welche Aufgaben hat, wann er diese umsetzt und mit wem. • Wesentlich dazu ist der Einsatz geeigneter Methoden und Prozesse sowie Routinen zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. • Für den Erfolg jedes Teams braucht es gemeinsame Spielregeln. Wie diese aussehen, bestimmt jede Community individuell. • Darüber hinaus sollten Feedbackschleifen etabliert werden.

Praxistipp: Hier gibt es die Spielregeln der ARS Community.

Als Hilfestellung zur Spielregelerstellung möchten wir euch folgenden Input mitgeben: Als Basis der Spielregeln sollen die drei Themen der Agilität mit folgenden Fragen angeleitet werden: 1) Informationsfluss für selbstorganisiertes Arbeiten Wie kommen wir an die Informationen, die wir brauchen, um selbstorganisiert arbeiten zu können? Wie sehen die zeitlichen und räumlichen Bedingungen dazu aus? 2) Community ohne Führungskraft Was könnten Probleme und Chancen einer Community ohne Führungskraft sein? 3) Gemeinsamer Entscheidungsfindungsprozess Wie würden wir Entscheidungen gemeinsam in der Community treffen? (Eskalationsstufe, ab wann muss an FK eskaliert werden?)

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SCHRITT 4: COMMUNITY OPTIMIEREN Communities sind dynamisch – und das ist auch gut so. Ziel dieses Schrittes ist es, dementsprechend die Lücken zwischen dem Status Quo und dem gewünschten Zielbild des Leistungserbringungsprozesses aufzuzeigen. Die Zusammenarbeit soll weiter verbessert werden. • Hierfür werden Lücken identifiziert und Optionen zur Annäherung an das gewünschte Zielbild erarbeitet. • Dazu sollten unterstützend Feedbackschleifen zur Optimierung dieser neuen Vorgehensweise vereinbart werden. • Mehr Infos dazu gibt es in der Checkliste 5.

SCHRITT 5: FORTSCHRITTS-MONITORING UND AUS DER COMMUNITY LERNEN Ziel ist es, den Fortschritt der Community regelmäßig zu reflektieren und zu kontrollieren. Hierbei unterstützt die Checkliste 6 mit den wichtigsten Punkten, die zu beachten sind. • Dazu sollen Erfolge und Probleme kontrolliert und identifiziert werden. Erkenntnisse und Lösungen, die daraus abgeleitet werden, gilt es zu identifizieren. • Die Ergebnisse und Erkenntnisse werden reflektiert und mit anderen Communities und Bereichen geteilt. So können wir voneinander lernen.

UND WIE GEHT’S WEITER? Mit ganz vielen Communities. Wir werden die Erfahrungen gemeinsam auswerten, Praxistipps geben, um uns als Rail Cargo Group weiter zu entwickeln. Wir wünschen viel Erfolg und Spaß bei unserer neuen Art der Zusammenarbeit!

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CHECKLISTEN CHECKLISTE 1 BEDARF IDENTIFIZIEREN

Hat die zu bildende Community eine definierte cross-funktionale End-to-end-Verantwortung für ein Produkt bzw. einen durchgängigen Leistungserbringungsprozess? Kann der durchgängige Gesamtprozess abgebildet werden?

Sind alle beteiligten Funktionen bzw. Fachbereiche bekannt, die notwendig sind, um die Leistung zu erbringen bzw. das Problem zu lösen?

Sind die Rahmenbedingungen der Entsendung von Personen in die Community mit den nominierten Personen und deren Führungskräften vereinbart und geklärt?

Haben die nominierten Personen im vorgegebenen Rahmen das Mandat, sich selbst zu organisieren und die notwendigen Entscheidungen in der Wertschöpfungskette zu treffen? Sind die dafür notwendigen Ressourcen bereitgestellt bzw. an die Community delegiert? Gibt es im Haus ein vergleichbares Produkt bzw. Community? Wenn ja, hast du dich mit diesem Community-Verantwortlichen ausgetauscht?

BEI EINEM BESTEHENDEN PRODUKT WERDEN FOLGENDE FRAGEN ERGÄNZT:

Sind die aktuellen Probleme aus Sicht des Kunden bekannt? Wenn nein, wie kannst du diese herausfinden? Sind die aktuellen Probleme aus Sicht der RCG bekannt? Wenn nein, wie kannst du diese herausfinden?

CHECKLISTE 2 COMMUNITY STARTEN

Sind alle Funktionen bzw. Fachbereiche vertreten, die notwendig sind, um die Leistung zu erbringen?

Haben die Mitglieder der Community ein gemeinsames Verständnis des Leistungserbringungsprozesses und ihrer Rollen, Verantwortungen und Entscheidungen entwickelt?

Sind alle bestehenden bzw. erwarteten Probleme und Herausforderungen aus Sicht der beteiligten Stakeholder identifiziert?

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CHECKLISTE 3 ARBEITSGRUNDLAGE

Ist geklärt … wie sich die Community strukturiert, wenn mehr als 8 bis 10 Personen beteiligt sind?

welche Rollen es geben soll, damit die Community funktioniert (Verantwortlicher, Koordinator, Moderator, Schriftführer, etc.) welche Erwartungen an diese Rollenträger gestellt werden?

Haben die Mitglieder der Community die Spielregeln ihrer Zusammenarbeit mit den wesentlichen Stakeholdern außerhalb der Community vereinbart? wann und wie oft sich die Mitglieder der Community persönlich treffen? welche Kommunikationstools verwendet werden um in Kontakt zu bleiben? CHECKLISTE 4 ZIELBILD

Haben alle Mitglieder ein gemeinsames Bild des Leistungserbringungsprozesses und ihren jeweiligen Beitrag verstanden? Können sich die Mitglieder der Community selbst steuern und agil arbeiten? Haben die Mitglieder ein ausreichendes Prozess- & Methodenwissen?

Gibt es Unterstützung durch Stabsstellen (wie z.B.: Process Management), Coaches, oder andere Communities, die unterstützen können? Gibt es geeignete Kommunikationstechnologien, um die Mitglieder der Community zu vernetzen?

Haben die Mitglieder der Community die Spielregeln ihrer Zusammenarbeit innerhalb der Community vereinbart? Wie werden Entscheidungen getroffen, Konflikte geregelt?

FALLBEISPIEL - SPIELREGELN ARS

Wir achten auf Pünktlichkeit und nehmen verlässlich an Meetings teil.

Wir stehen regelmäßig in Kontakt, bevorzugt in kurzen Zeitspannen. Wir halten uns kurz und präzise bei Fragen/Statements und Antworten. Wir verwenden technische Hilfsmittel zur Unterstützung der Kommunikation (Telegram, Office 365) Wir beteiligen uns aktiv und arbeiten gemeinsam am Erfolg.

Wir fokussieren und finden gemeinsam Lösungen. Wir unterstützen uns gegenseitig und nehmen Herausforderungen anderer ernst. Die Zufriedenheit des Kunden ist oberstes Ziel. Wir respektieren und vertrauen uns und pflegen einen wertschätzenden Umgang. Wir sorgen für Information und Transparenz in der Gruppe, nach Möglichkeit in persönlichen Gesprächen. Die Kommunikation zum Kunden erfolgt nach Abstimmung innerhalb der Gruppe (oder Teile dessen). Wir nützen agile Methoden und sind veränderungsbereit. Wir setzten auf Selbstorganisation bei der Planung und Umsetzung.

Wir reflektieren unserer Zusammenarbeit, das eigene Verhalten und unserer Prozesse im Hinblick auf Effizienzsteigerung.

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CHECKLISTE 5 COMMUNITY OPTIMIEREN

Wurde der neu vereinbarte Leistungserbringungsprozess getestet? Welche Erkenntnisse wurden aus dem Test gewonnen? Was hat sich verändert? Was läuft bereits gut? Was kann und soll noch optimiert werden? Gibt es dafür ein klares Zielbild bzw. konkrete Kriterien und zu optimierende Parameter? Sind die Lücken zwischen Status quo und Zielbild beschrieben? Wurden gemeinsam Optionen für diese Optimierung erarbeitet? Gibt es ausreichende Transparenz für Erfolg & Misserfolg in der Community? Ist die Community in der Lage, daraus zu lernen und Anpassungen vorzunehmen?

CHECKLISTE 6 COMMUNITY FORTSCHRITTS-MONITORING

Die Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit und der Ergebnisse aus der Community wird auf einer Skala von 1 bis 10 transparent gemacht (1 = schlecht und 10 = ideal).

Dialog fördern: Was wäre, wenn alle einen Schritt näher an den Idealwert 10 heranrücken würden? Was müsste dafür passieren? Was würde sich ändern? Unterschiede sollten möglichst konkret formuliert werden.

Möglichen Aktionen, die denkbar sind, um diese Unterschiede wirklich zu realisieren, sollten diskutiert und festgehalten werden. Das Community Team erstellt dabei gemeinsam einen Plan, was wann wie umzusetzen ist.

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