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Rubén Lorenzo Romero 1. Videoconferencia. Normas de protocolo en una videoconferencia. Chat: lenguaje, mensajería instantánea.

¿QUE ES UNA VIDEOCONFERENCIA? La videoconferencia es una tecnología que permite enlazar dos puntos ubicados en localidades separadas proporcionando una comunicación en tiempo real por medio de audio, video y datos. Gracias a redes como la de Internet, esta tecnología nos permite comunicarnos a cualquier parte del mundo, lo que se traduce en un intercambio de programas y conocimiento con Universidades y Empresas Nacionales e Internacionales. Modalidades Las modalidades que existen en videoconferencia son: Punto a Punto Se establece una conexión en la que participan dos sitios. Su gestión se realiza mediante la negociación bilateral entre los dos sitios, marcando a una IP o a un número ISDN. Pueden llevarse a cabo los siguientes tipos de sesión:Un profesor hacia un alumno, Un profesor con un grupo de alumnos, Un grupo hacia otro grupo. Multipunto Es posible establecer una conexión en la que participen más de dos sitios, cada terminal recibe así permanentemente las imágenes de las otras salas y las visualiza simultáneamente en pantallas separadas o en una sola pantalla utilizando la técnica de división de pantalla. Se utiliza un MCU para poder realizar la conexión entre las sedes participantes.

PROTOCOLO DE LA VIDEOCONFERENCIA Existen varios tipos de protocolos para realizar una conferencia:   

Protocolo del Espacio Físico Protocolo de Presentación Personal Protocolo para desarrollar una videoconferencia

PROTOCOLO DEL ESPACIO FÍSICO: El espacio requerido debe ser de acuerdo al número de participantes, así como los equipos que han sido comprados, tiene un papel básico a la hora dedeterminar el espacio físico que va a utilizarse. Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, con equipos del tipo roll about (pantallas individuales), una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la videoconferencia. Para grupos de 20 a 30 personas espreciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente, los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del suelo del salón.


Rubén Lorenzo Romero La iluminación Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes. Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta que los bombillas normales producen mucho calor, gastan más energía suelen fundirse fácilmente; además, los bombillos fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito dela fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. Ahora, la emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen los mismos defectos que los bombillas incandescentes (calor y alto consumo). Acústica Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madera, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras)que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.

PROTOCOLO DE PRESENTACIÓN PERSONAL:

Aunque no se crea necesaria, la presentación personal debe incluirse dentro del protocolo de una videoconferencia porque ponerse frente a una cámara tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla al otro lado; para esto se deben tener presentes algunas reglas: Selección del vestuario: Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar para la presentación, pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos complejos tampoco son aconsejables; además, se deben evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina, los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar. Maquillaje, joyas y gafas: El maquillaje entra en juego por efecto de la luz, y puede ofrecer un resultado de televisión muy diferente al que da un espejo; algunos consejos son: evitar las sombras demasiado oscuras (pueden dar la impresión de mapache); un labial oscuro se ve aún más oscuro; y se debe evitar un rubor que oscurezca las mejillas. En igual forma, demasiadas joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. En cuanto a los aretes, cuando son más grandes que sus ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través dela cámara. En lo posible evite gafas oscuras.


Rubén Lorenzo Romero El cabello Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación. La postura Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en la sala. Debe evitar el movimiento exagerado de las manos.

PROTOCOLO PARA DESARROLLAR UNA VIDEOCONFERENCIA: Planificación y organización de la actividad Antes de las videoconferencias 1. Definir la plataforma que se utilizará para la actividad de acuerdo al conjunto de tareas previstas. Es importante considerar para la elección, el número de usuarios, el tipo de interacción (texto, audio, video), la posibilidad de generar un registro de la actividad en formato de audio o video y el tipo de contenidos que serán mostrados (presentaciones, documentos, imágenes, videos entro otros) 2. Conformar un equipo de moderación, si se considera necesario, que se encargará de la organización de la actividad. 3. Para garantizar la comunicación eficaz entre el grupo de moderación, es necesario definir una herramienta que permita la comunicación entre los miembros del equipo (lista de correo-e, mensajería instantánea, entre otras) 4. Elaborar una base de datos que incluya los datos de los participantes, moderadores y web conferencista. Esta deberá incluir emails, páginas web y los datos más relevantes que permita una comunicación multidireccional para compartir y socializar los contenidos que posteriormente se podrían publicar o enviar. 5. Preparar con suficiente antelación todos los contenidos que serán publicados en la plataforma donde se realizara la web conferencia. Al respecto, es importante subir los mismos al menos varias horas antes del inicio de la actividad para garantizar la compatibilidad y su adecuada adaptación al medio que se usara. 6. Realizar pruebas técnicas que permitan conocer el entorno de trabajo y verificar el comportamiento de la conexión a Internet que se usara.

Durante las videoconferencias 1. Gestionar las herramientas del entorno usado para permitir la participación igualitaria de todo el grupo y minimizar el ruido generado por comentarios fuera de lugar que pueden ser introducidos por medios de interacción como el chat. Es importante que los moderadores hayan


Rubén Lorenzo Romero previsto un plan de contingencia en caso de presentarse situaciones críticas que conlleven a la suspensión dela actividad. 2. Tener acceso a la información del ponente y derechos de audio y texto. Después de las videoconferencias 1. Publicar el resumen de la misma a través de herramientas como whatsnew (indicando donde se encuentra alojada la grabación) o en moodle.

LINEAMIENTOS PARA LAS VIDEOCONFERENCIAS Las sesiones de videoconferencia, se desarrollarán en cuatro momentos: Primer momento: El primero consiste en el protocolo de inicio de la conferencia: saludo por parte del invitado especial y del moderador del espacio virtual (un miembro del comité organizador) y la explicación de cómo se desarrollará la actividad. Segundo momento: En el segundo momento se desarrolla la exposición por parte del invitado, para ello se utilizará una presentación con el apoyo de audio y video (webcam). Tercer momento: Seguidamente, se brindará un tiempo prudencial para una sesión de preguntas y respuestas. Para ello se utilizará el chat de texto, donde cada participante interesado en realizar una consulta podrá escribirla y planteársela al conferencista. El equipo de moderación fijara la dinámica a seguir para la participación organizada de todas las personas que desean preguntar o realizar comentarios. Cuarto momento: Al analizar la sesión de preguntas, el conferencista dará por terminada su intervención, despidiéndose dela audiencia y cerrando formalmente la conferencia.

DINÁMICA PARA DESARROLLAR LAS VIDEOCONFERENCIAS La dinámica a desarrollar para las videoconferencias será la siguiente: 1. Prueba previa de soporte de audio y video al inicio de la videoconferencia. 2. Prueba de comunicación entre el ponente y los moderadores a través del back channel. 3. Presentación de la actividad, instrucciones iniciales por parte del moderador 4. Saludo inicial del invitado especial. 5. Lectura del resumen curricular del invitado especial por parte del moderador. 6. Inicio y desarrollo de la conferencia con soporte en audio y video.


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7. Sesión de preguntas mediante la sala de chat. Moderación por parte de uno de los moderadores, generalmente el moderador. 8. Cierre de la sesión de preguntas por parte del moderador. 9. Despedida del invitado. 10. Espacio para la socialización a través del chat. 11. Fin de la videoconferencia.

ROLES DE LOS MODERADORES En todas las sesiones el invitado será acompañado por uno o dos moderadores los cuales cumplirán las siguientes funciones: •Dar la bienvenida a los invitados y los participantes. •Presentar el plan a desarrollar. •Exponer las normas de interacción, y la moderación de la sala de chat que ofrece la plataforma en línea utilizada para la web conferencia.

TIEMPO DE DURACIÓN DE LAS VIDEOCONFERENCIAS 1. Las videoconferencias tendrán un tiempo de duración de 30 minutos como mínimo y de 45 minutos máximo. 2. El tiempo para la sesión de preguntas es de un máximo de 15 minutos. 3. El ponente responderá un máximo de 10 preguntas. 4. Las demás preguntas que queden sin responder pueden hacerse en el foro de discusión alojado en el sitio del evento (moodle) o a través del correo electrónico del ponente. ALOJAMIENTO DE LAS VIDEOCONFERENCIAS Para poder seguir todas las videoconferencias debes: 1. Registrar una cuenta en el sitio del evento (moodle): (colocar la URL) para poder acceder al espacio virtual creado para esta actividad. 2. Registrar una nueva cuenta en la plataforma que se utilizará para el evento (recomendable, pero no es necesario) – (colocar la URL) 3. Revisar el programa del evento para ubicar el día y la hora exacta de la videoconferencia en línea que te interesa. Si perteneces a otro país es importante que verifiques el horario correcto. 4. Configurar las sesiones de videoconferencia para que queden grabadas y puedan ser alojadas en línea dentro del espacio virtual previsto en el (Moodle) del evento, durante un año con libre acceso. Adicionalmente serán transmitidas y almacenadas como vídeo bajo demanda en el canal online del evento (colocar la URL).


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REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LAS VIDEOCONFERENCIAS 1. Buena conexión a Internet (preferiblemente banda ancha). 2. Audífonos con micrófono (manos libres preferiblemente) y una webcam. 3. Un lugar sin mucha interferencia de ruido. 4. Buena luz para que su imagen sea vista por los asistentes a la videoconferencia. 5. Ingreso la dirección electrónica de la plataforma que se utilizará para las videoconferencias al menos 5 minutos antes del inicio de la videoconferencia (colocar la URL). 6. Acceso a la plataforma de las videoconferencias con la cuenta asignada para videoconferencias. Los datos le serán enviados por email horas antes de la videoconferencia. 7. Una prueba técnica antes de la videoconferencia.

NORMAS A SEGUIR PARA INGRESAR A LAS VIDEOCONFERENCIAS 1. Ingresar a la plataforma que se utilizará para las videoconferencias por lo menos 5 minutos antes dela hora pautada. Todas las sesiones inician media hora antes de lo previsto en el cronograma oficial. 2. Revisar este documento con detalle para entender como interactuar antes durante y después de la actividad. 3. Es importante leer detalladamente y seguir al pie de la letra, las instrucciones que el moderador compartirá en la sala de chat 4. En caso de presentarse problemas de audio y/o recepción de video, no interrumpir la conferencia con mensajes alusivos a la situación que se presenta, ya que genera ruido y distracción del conferencista. Recordar que la videoconferencia será grabada y estará en línea disponible para que puedas verla nuevamente cuando lo requieras. 5. Evitar el uso de la sala de chat para socializar mientras el invitado este realizando su exposición en el sistema. 6. Escribir tu pregunta o comentario, en un documento en tu ordenador, para plantearla al conferencista durante la sesión respectiva al canal de la VC. 7. Respetar el orden de intervención que señalará el e-moderador. 8. No escribir en la sala de chat de la plataforma mientras el invitado se encuentre realizando su exposición, ya que esto genera ruido visual y se convierte en un distractor que perturba el normal desarrollo de la experiencia. Para ello se habilitara un espacio de tiempo, el cual será moderado por un miembro del comité organizador y en donde podrás compartir tus comentarios, dudas, preguntas, entre otros.


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CICLO DE PREGUNTAS Y SOCIALIZACIÓN AL FINAL DE LA EXPOSICIÓN DEL INVITADO El moderador abrirá el ciclo de preguntas, para realizar una intervención debes pedir el derecho de palabra escribiendo @, y solo cuando el moderador te indique, escribe tu interrogante o comentario. 1. Si quiere realizar un comentario relacionado a una pregunta, que el invitado está respondiendo, escriba y espere que el moderador le brinde el derecho de palabra. 2. Si llega tarde, entre en silencio sin escribir nada en el chat. Espera las instrucciones del moderador. 3. Si tiene que retirarse antes que analice la videoconferencia, hágalo en silencio, sin teclear, no deje preguntas. Recuerde que la VC estará en línea para que la revise cuando pueda. 4. Se permitirá una pregunta por participante, las cual debe ser escrita en forma breve y concreta. 5. Si tiene alguna duda respecto a estas normas de uso e interacción en la plataforma, escríbalas antes del inicio de la videoconferencia. 6. Al analizar la sesión de preguntas, se indicará el fin de la conferencia y se permitirá el uso de la sala de chat para socializar abiertamente. 7. En el espacio del evento (moodle) está previsto un foro de discusión sobre la conferencia desarrollada para compartir experiencias, comentarios, preguntas, entre otros.

Bibliografía http://es.scribd.com/doc/3297004/PROTOCOLO-PARA-EL-DESARROLLO-DE-UNAVIDEOCONFERENCIA http://es.scribd.com/doc/3863166/PROTOCOLO-VIDEOCONFERENCIA http://es.scribd.com/doc/38041451/Protocolo-videoconferencia


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