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Como construir uma intranet em 90 dias Guia prรกtico


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O que é preciso saber sobre este guia?

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Ainda precisamos de intranets?

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Como arrancar com o projeto?

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Quais as principais fases?

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Descobrir

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Definir

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Desenhar

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Desenvolver

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É possível resumir?

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Concluímos a nova intranet! E agora?


A começar... Por mais que se gostasse que assim não fosse, o “erro” é sem sombra de dúvidas, uma das maiores aprendizagens para uma equipa. É bom errar. Aprender e a seguir fazer diferente. Este guia, é o resultado de uma soma incontável de erros, mas também uma partilha sincera de todas as suas aprendizagens.


Nunca como hoje, a relação ágil das equipas e todas as ferramentas que potenciam isso, como é o caso de uma intranet, tiveram tanta relevância nas dinâmicas do dia-a-dia das organizações. É inegável que as equipas enfrentam desafios muito significativos no que diz respeito à reinvenção das suas mecânicas colaborativas. Afinal, isto ganha ainda maior relevância, quando analisamos muitos dos novos conceitos que têm entrado no vocabulário das equipas nos últimos tempos. Temas como o teletrabalho, a agilidade de processos, ou a multiculturalidade, são tudo tópicos que não podem estar afastados do quotidiano de uma equipa, seja em que área de atividade de negócio for. Por outro lado, as ferramentas, a par de todas estas transformações, têm tido também evoluções incríveis. São hoje muitas as aplicações à disposição de qualquer equipa. Por conseguinte, esta pluralidade cria um desafio adicional de se tentar perceber quais e em que momentos, pode cada uma destas ferramentas, melhorar as dinâmicas internas. As intranets, são mais uma, porventura das mais relevantes, das várias ferramentas que as organizações têm à sua disposição, para a construção de dinâmicas de trabalho ágeis e adaptadas às necessidades (muitas) do mercado atual cada vez mais global. 7


O que ĂŠ preciso saber sobre este guia?


Consciente da relevância, mas ao mesmo tempo do desafio que é a construção ágil de uma ferramenta como uma intranet, seja de uma pequena, média ou grande organização, este guia procura constituir-se como mais um instrumento de facilitação de todo esse processo. Criado com base na experiência adquirida ao longo de dezenas de projetos de construção de intranets, para todo o tipo de marcas nacionais e internacionais, do setor público e privado, este guia reúne uma série de boas-práticas, de como otimizar a construção de uma primeira versão de uma intranet. Mais do que uma solução fechada, este guia fornece uma visão completa de muitas daquelas que poderão ser as atividades de um projeto deste tipo. Contudo, é fundamental que se encare esta abordagem com sentido crítico, questionando o sentido de todas as sugestões para cada contexto específico. A proposta deste guia, não é nem a única abordagem ao desafio de construção de uma intranet, nem porventura eventualmente a abordagem perfeita, é sim, em última análise, um compromisso equilibrado entre uma série de fatores. 11


Equilíbrio na construção de produtos digitais © IDEO 12


É importante ter também bem presente, que abordagem sugerida neste guia está intimamente comprometida com o objetivo de calendário que assume, criando um compromisso entre vários fatores. Por conseguinte, com base nisso, são de igual forma tomados alguns atalhos, que se acredita não comprometerem nenhum dos princípios fundamentais, mas que poderão deixar para uma fase posterior algumas evoluções.

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Princípios Todo o guia está construído não simplesmente tendo por objetivo construir uma intranet, mas sim, fazê-lo de determinada forma e tendo por base um conjunto muito concreto de princípios. Certamente, que o processo, mais que o resultado por si só, é um dos grandes fatores de sucesso na construção de produtos digitais. Mais do que o produto final em si, a forma como este é construído e os princípios sobre os quais assenta cada abordagem, são cada vez mais um fator de distinção entre as muitas soluções metodológicas possíveis.

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No caso deste guia prático, os princípios base que estruturam toda a sua abordagem e opções estragéticas, são os seguintes: ʌ Focar nas necessidades reais dos colaboradores e em toda a sua dinâmica de trabalho no contexto do dia-a-dia. ʌ Garantir o envolvimento sincero dos colaboradores no processo de construção da solução e na identificação de prioridades. ʌ Construir uma identidade particular para este produto, em contraponto a uma solução de software fria e sem personalidade. ʌ Experimentar diferentes soluções antes da seleção preliminar de qual a solução a seguir. ʌ Assegurar a integração tecnológica perfeita entre a intranet e as de mais aplicações de trabalho da organização no quotidiano. ʌ Acelerar o lançamento da primeira versão da intranet para garantir o impacto da ferramenta na organização tanto quanto possível. ʌ Fortalecer uma perspetiva iterativa da plataforma, olhando para o projeto com uma visão de evolução constante.

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As principais atividades no design thinking Š IDEO 16


Metodologia Na estruturação de toda a metodologia, a inspiração partiu concretamente do mindset associado ao design thinking, uma ferramenta amplamente utilizada e disseminada no contexto da transformação digital, que defende que devem ser as pessoas o centro da inovação dos produtos e serviços. Este mindset, para além de representar uma abordagem onde as pessoas são ao mesmo tempo a inspiração, mas também os utilizadores, ressalva que todo o projeto deve funcionar como um ciclo iterativo aberto, onde tudo deve ser colocado em causa na procura de soluções realmente diferenciadoras. Um ciclo iterativo, que se serve de um conjunto infindável de ferramentas de trabalho e se caracteriza por uma dinâmica constante de pensamento divergente e convergente.

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Na prática, mesmo num projeto para a construção de uma intranet, é imprescindível questionar todos os lugares comuns. Todas as soluções devem garantir uma perfeita adequação ao seu contexto. No caso deste guia, mesmo com o compromisso do calendário, é fundamental perceber que qualquer solução só fará sentido se corresponder as necessidades reais dos colaboradores. Por isso mesmo, é dada uma importância primordial, a tudo o que são as dinâmicas de envolvimento dos colaboradores no processo de definição da intranet, bem como nas suas prioridades de curto, médio e longo prazo.

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Pensamento divergente e convergente Š IDEO 19


Calendário Uma das coisas mais importantes a compreender na estrutura metodológica deste guia, é que ele parte de uma série de conceções abstratas e pressupostos genéricos, para que possa servir de base a diferentes tipos de organizações. Por conseguinte, é fundamental adaptar todas as propostas aqui identificadas ao contexto real de cada organização, com todo o sentido crítico que seja necessário.

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Contudo, o guia também estabelece uma série de momentos, criando para cada qual fronteiras temporais. Naturalmente, dependente do número de atividades realizadas este calendário deverá ser ajustado. A referência dos 90 dias não é uma obrigatoriedade, mas sim uma linha de charneira, que equilibra a necessidade de implementação rápida com a importância de não suplantar momentos importantes numa metodologia deste género. Na sua génese o estabelecimento de um calendário tão rígido é profundamente criticável. Não só porque cada projeto é um projeto e merece o tempo exato de execução, mas também porque é um exercício inglório tentar padronizar tanto uma abordagem que pode servir demasiados contextos diferentes. Apesar disso, este calendário também tem um mérito inegável. Ele estabelece de forma bastante organizada, um conjunto mínimo de etapas para que nenhuma dimensão essencial seja deixada ao acaso. Integra em si diferentes momentos, que vão desde o trabalho de research com os utilizadores, até ao teste da solução, passado pelo desenho de identidade e interface, até chegar ao desenvolvimento tecnológico de funcionalidades. 21


Pressupostos A proposta de calendário deste guia, parte também de um pressuposto muito claro. O calendário é bastante intenso e exige a dedicação exclusiva da equipa de trabalho. Todas as estimativas de tempo em cada uma das fases, assumem também o pressuposto de uma equipa de projeto experiente e por isso os tempos estimados serem tão curtos em alguns casos. Naturalmente, quanto maior for o número de profissionais envolvidos em cada uma das fases e etapas, mais rápida será a sua execução na prática. Todo o calendário, parte também do pressuposto que os processos de tomada de decisão e validação por parte da organização, são bastante ágeis e em tempo real. No caso da necessidade de processos de validações de decisões mais longos e complexos, todo o calendário aqui proposto, fica comprometido.

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Estrutura Em termos de estrutura, este guia prático, organiza-se segundo uma estrutura muito simples. Todo o projeto está dividido em quatro diferentes fases Cada uma destas fases é depois subdividida em etapas que por sua vez é descrita com sugestões de atividades, os perfis de profissionais necessários à sua concretização, uma previsão do tempo estimado e ainda um conjunto de questões essenciais muito úteis no controlo das conclusões de cada etapa. Algumas das etapas da metodologia, poderão também conter sugestões de recursos de suporte à sua descrição e explicação.

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Partilha O guia é disponibilizado à comunidade de forma completamente gratuita. Para além de ser um contributo sincero para a construção de intranets, é também uma retribuição de toda a experiência acumulada ao longos dos anos. As equipas, poderão utilizar todas as ferramentas aqui descritas da forma que mais fizer sentido para si. O único pedido que é feito é que no final da construção das intranets, partilhem através do email info(at)dxd.pt as conclusões e experiências. A partilha de ideias é fundamental para o amadurecimento das estratégias e só o feedback de experiências reais pode fazer as ferramentas evoluir. Adoramos receber emails e todas as mensagens são muito bem-vindas. Por isso os testemunhos de aplicação deste guia são muito importantes e um contributo essencial para a sua evolução ao longo do tempo.

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Ainda precisamos de intranets?


Mais do que olhar para a ferramenta por si só, é fundamental perceber o papel e abrangência de qualquer instrumento. As intranets, especialmente em organizações com um número muito alargado de colaboradores, têm ganho uma importância e relevância quase incontornável. Mais que uma conceção histórica daquilo que eram as intranets, a relevância desta ferramenta hoje, faz-se essencialmente através de uma missão mais abrangente. É curto no contexto atual, encarar as intranets só como uma página onde são publicadas periodicamente algumas informações. A oportunidade está muito para lá disso. Mais que uma página circunscrita, uma intranet, pode e deve constituir-se como um ecossistema completo, capaz de agregar e relacionar todas as informações e ferramentas necessárias para o dia-a-dia de qualquer colaborador, independentemente da sua missão ou equipa.

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Oportunidades Estrategicamente falando, para além de todas as vantagens que o senso comum atribui a qualquer intranet, existe um conjunto de maisvalias muito relevantes que poderão ser potenciadas por qualquer plataforma do género. Oportunidades de exploração desta ferramenta, que podem em muito contribuir para a evolução de qualquer equipa ou organização, como por exemplo:

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ʌ Congregar ferramentas facilitando a orientação de cada colaborador no seu trabalho diário. ʌ Conectar pessoas em toda a estrutura, facilitando a relação ágil das várias equipas na organização. ʌ Facilitar processos simplificando interações, mecanismos de trabalho e otimizando ao máximo o tempo despendido nas ações mais comuns do dia-a-dia. ʌ Envolver as pessoas nos principais processos de decisão na organização e corresponsabilizando todas as equipas pelas estratégias adotadas. ʌ Comunicar com os colaboradores em tempo real sobre o dia-a-dia da organização, as suas conquistas e desafios. ʌ Colaborar com colaboradores e equipas numa dinâmica de trabalho inclusiva que valorize o papel de cada interveniente. ʌ Partilhar ideias e soluções adotadas por determinadas equipas e que possam resolver desafios similares noutras equipas.

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Desafios Mas, como existe sempre um mas, é importante também, ter consciência que uma intranet acarreta igualmente um conjunto de desafios muito particulares. Temas que a organização terá que ter sempre em atenção para que a ferramenta possa colocar ao serviço todo o seu potencial, tais como:

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ʌ Idealizar conteúdos e funcionalidades relevantes e interessantes para os diferentes perfis de colaboradores. ʌ Fortalecer a pesquisa, através de uma ferramenta própria na intranet, transversal a todas as áreas da organização. ʌ Otimizar processos de trabalho, facilitando o dia-a-dia de cada colaborador, mesmo que isso implique muitas vezes refazer processos com muitos anos. ʌ Construir um modelo de gestão da intranet que envolva de forma regular as diferentes equipas e sensibilidades, num contexto de trabalho muito (mesmo muito) simplificado. ʌ Escolher a tecnologia mais indicada para as necessidades alargadas das equipas, tentando reduzir o número de ferramentas utilizadas. ʌ Garantir uma solução mobile de excelência, pois embora possam não ser prioridades para todos os colaboradores, alguns perfis vão necessitar desta utilização. ʌ Planear a evolução e iteração da plataforma de forma a assegurar a audição de todos os colaboradores na identificação das melhorias a desenvolver na intranet.

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Como arrancar com o projeto?


No arranque do projeto é importante garantir que está montado o cenário ideal para que ele ocorra com sucesso. Mais importante do que possa parecer, o kickoff de um projeto, determina à partida em muitos casos, como decorrerá todo o processo daí para a frente. Este é o momento ideal para fazer as perguntas certas, mesmo que isso antecipe algum tipo desconforto ou incerteza. A existirem dúvidas existenciais é fundamental que elas aconteçam logo no início e se olhe para cada questão com alguma seriedade. Quanto melhor e mais definido for o ponto de partida, melhor será a solução. No caso da abordagem deste guia, o compromisso com o calendário, não pode querer dizer abdicar de momentos essenciais. Embora algumas vezes se possa cair nessa tentação, a discussão em torno da tecnologia não se deve sobrepôr ao envolvimento dos colaboradores, seja no momento de pesquisa ou no teste de soluções. A tecnologia sem um propósito, sem uma razão de ser, de nada serve a nenhuma organização, seja ela de que tamanho for.

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Desafio A definição do desafio em si, ou seja, é sem sombra de dúvidas um dos momentos mais importantes de todo o processo. É muito fácil, mais do que se possa imaginar, iniciar um projeto somente partindo de lugares comuns e sem uma definição concreta de qual o desafio real a que projeto deve dar resposta. No momento de definição do desafio, é fundamental conseguir clarificar um conjunto de pontos muito objetivos. Questões muito concretas que não devem permitir que se inicie o projeto sem que a sua resposta seja clara para todos os intervenientes, nos mais variados níveis hierárquicos da organização. Questões como por exemplo: ʌ Quem são as equipas internas responsáveis pelo projeto? ʌ Quais os objetivos da intranet que se vai criar? ʌ Como se podem definir os fatores de sucesso da plataforma? ʌ Quais as suas prioridades estratégicas? ʌ Existe algum tipo condicionantes intransponíveis para o projeto? ʌ Existe algum tipo de aprendizagens de projetos anteriores? ʌ Qual a visão de curto, médio e longo prazo para a plataforma?

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Nota importante Sobre as prioridades, é importante fazer uma nota. A definição destas prioridades, não invalida todo o trabalho de auscultação que será feito com os colaboradores. É expectável que os contributos dos colaboradores possam redefinir estas prioridades. Contudo, é igualmente importante começar o projeto com um quadro de prioridades inicial. Estas prioridades, normalmente advém da estratégia interna definida pela organização. É primordial que esta definição estratégica não seja estanque e possa ser evoluída com os contributos que serão recolhidos mais à frente.

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Equipa A equipa de projeto é outro tema extremamente importante nesta fase inicial do projeto. É fundamental construir uma equipa que integre diferentes competências de trabalho. Para um projeto desta natureza, tendo em atenção todas as suas fases e etapas, será necessário que na equipa de trabalho existam diferentes tipos de perfis de profissionais, internos ou externos, tais como: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer ʌ UI Designer ʌ Brand strategist ʌ Brand designer ʌ Analista funcional ʌ Arquiteto de software ʌ Backend developer ʌ Frontend developer ʌ Editor de conteúdos ʌ Editor multimédia

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Esta lista de perfis é um levantamento generalizado de muitos dos perfis que poderão ser necessários. Conforme cada projeto e o seu contexto, fará todo o sentido recorrer aos perfis mais indicados. Nota importante Sobre a equipa existe ainda uma nota importante. É fundamental escolher os parceiros certos para a tarefa. Se o objetivo for construir um produto de excelência, será necessário ter uma equipa de excelência, com os melhores profissionais do mercado. A equipa deve ser construída recorrendo a empresas que possam colaborar com o projeto e acrescentar valor ao produto final. 41


Tecnologia Como em qualquer projeto, a tecnologia tem um papel de primordial importância. Embora seja muito importante perceber a tecnologia tão só como mais uma ferramenta, é certo que o seu contributo para o sucesso do produto digital é de elevada relevância. No que toca à tecnologia que suportará a construção da solução de intranet, existem no mercado muitas soluções. Uma análise prévia ao projeto sobre que tecnologia utilizar e quais os custos associados a cada hipótese, poderá ser bastante relevante. Na abordagem deste guia, todo o projeto parte com a adoção de uma tecnologia específica: Microsoft SharePoint Online. Embora historicamente seja uma tecnológica muito associada ao tema das intranets, o SharePoint, traz consigo nos dias de hoje algumas vantagens adicionais. Se encararmos a intranet, não como uma página específica, mas sim como um ecossistema de trabalho completo, a opção pelo SharePoint, facilita uma integração perfeita com muitas outras aplicações, muito comuns no dia-a-dia das organizações como é o caso do Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, entre muitas outras. 42


O facto de todas estas ferramentas estarem reunidas dentro do Microsoft SharePoint Online é uma vantagem bastante relevante e que permitirá que a intranet que estamos a construir tenha uma perfeita integração, com todas as demais ferramentas que cada colaborador está habituado a utilizar no seu quotidiano. Contudo, é importante ter consciência que a opção por esta tecnologia, traz consigo alguns desafios acrescidos. Para além do custo de licenciamento, é uma tecnologia que obriga a um conhecimento técnico bastante sustentando. Com especial foco no desenho do interface, é importante ter em atenção que existem alguns cânones que devem ser tidos em conta, para que não se caia na tentação de customizar visualmente em demasia a tecnologia e isso gere um trabalho adicional com uma avaliação de custo/benefício muito duvidosa.


Nota importante A sugestão muito clara deste guia é aproveitar ao máximo o UI de base do Microsoft SharePoint Online ao invés de se construir um sistema de UI de raiz. Esta estratégia, naturalmente não permite a criação de um UI intimamente ligado com a marca, mas, como veremos mais à frente, para além de permitir um desenho de UI interessante, acelera drasticamente o projeto e por consequência o lançamento do produto.

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Quais as principais fases?


Em qualquer projeto de desenho e desenvolvimento de um novo produto digital, da ideia à concretização, uma das dúvidas que mais preocupa as equipas é quase sempre “por onde começar?”. Por onde começar o projeto, o que é preciso fazer, quais devem ser as prioridades, ou ainda, como se pode listar todas as tarefas que serão levadas a cabo. E por muita experiência que se possa ter neste tipo de projetos, faz sentido que esta questão preocupe as equipas. É comum dizer-se, que nenhum projeto é igual. O seu contexto, o seu público, o seu negócio, é determinante para que seja necessário, em cada caso, adaptar as estratégias seguidas até então noutros projetos. Contudo, é também verdade que a experiência, traz às equipas a confiança para seguir determinadas abordagens. Abordagens que permitem, em última análise, segmentar todas as atividades de um projeto, com a confiança que à medida que a metodologia avança, o resultado final que se espera, torna-se cada vez menos uma ideia abstrata e cada vez mais uma realidade.

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Quatro fases Na abordagem à metodologia deste guia, no caminho que vai desde a identificação do desafio até à consolidação da solução, para a construção de uma nova intranet para qualquer organização, a proposta está organizada segundo quatro fases fundamentais: descobrir, definir, desenhar e desenvolver. Quatro momentos, que estruturam todas as principais etapas do projeto e que concretizaram de forma bastante tangível todos os princípios deste guia mencionados anteriormente.

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As quatro fases desta metodologia, seguem, como foi também descrito anteriormente, uma lógica de momentos de trabalho de pensamento diverge e convergente. Seguindo os princípios do design thinking, esta abordagem em quatro fases, fortalece não só a inovação através das pessoas, mas também garante um processo de trabalho bastante rico. Nos capítulos seguintes deste guia, será descrita cada uma destas fases em detalhe. Integrando muitas sugestões práticas, será explicado passoa-passo como percorrer esta proposta de metodologia, garantindo que no final se atinge o objetivo pretendido: construir uma nova intranet para a organização no calendário desafiante proposto. 51


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Descobrir


O processo de construção de uma nova intranet, especialmente inspirado pelo mindset de design thinking, só podia começar com uma fase de descoberta. Descoberta no sentido lato de explorar o desconhecido. Colocar os colaboradores, as pessoas, no centro do projeto, tornando-as parte fundamental da construção desta plataforma de basilar importância para a organização. É bom que se parta para esta fase com ideias. Com prioridades, desejos ou até mesmo assunções. Contudo, é ainda mais importante, envolver e ouvir os colaboradores, de forma genuína e verdadeira, em todo este processo. Afinal de contas são eles os grandes destinatários daquilo que se está a construir. A fase de descoberta, integra em si um conjunto de várias etapas. Cada uma destas etapas, consubstancia-se em várias atividades de research, com um único objetivo: envolver os colaboradores e reunir o máximo de informação possível.

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#1

Retratar a atualidade A primeira etapa da fase de descoberta, diz respeito ao retrato da realidade atual da organização face à existência, ou não, de uma intranet. Esta etapa, preocupa-se quase em exclusivo por reunir informação de contexto, seja ele interno da empresa ou até mesmo externo do mercado de forma mais abrangente. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Benchmark interno ʌ Benchmark externo ʌ UX expert review Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 3 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais os conteúdos e funcionalidades mais relevantes da intranet atual da organização? E quais as principais dificuldades? ʌ Quais são as melhores boas práticas no que toca às intranets no setor de atividade e no mercado em geral? ʌ Existem mais algumas referências de produtos no mercado que fosse interessante ter em mente no desenvolvimento do projeto?

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#2

Envolver as equipas O envolvimento das equipas, de forma sincera e verdadeira, é um dos pontos mais importantes de toda esta proposta de metodologia. É com o contributo generoso de cada uma das equipas, especialistas em determinadas áreas do negócio, que será possível construir algo que efetivamente corresponda às necessidades do dia-a-dia. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Workshops internos ʌ How might we questions ʌ World cafe ʌ Brainwriting Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 6 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais são os principais processos de trabalho estabelecidos em cada uma das equipas da organização? ʌ Quais as principais dificuldades da equipa na sua dinâmica diária, face aquilo que é a sua missão? ʌ Que oportunidades existem para a melhoria da eficiência dos processos das equipas através da intranet e como é que isso pode ajudar a tirar mais partido do trabalho remoto?

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#3

Ouvir as pessoas A par do envolvimento das equipas enquanto grupo temático, a auscultação individual de muitos dos colaboradores da organização é fundamental para o sucesso da futura intranet. É importante valorizar o contributo de cada colaborador, pois isso dar-nos-á um conhecimento qualitativo e quantitativo da realidade, que será também muito útil. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Interviews ʌ Questionnaires Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 10 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais as principais dificuldades de cada colaborador no seu dia-adia face à sua missão na organização? ʌ Onde uma ferramenta como a intranet poderia colmatar ou atenuar algumas dessas dificuldades? ʌ De entre todas as dificuldades sentidas, quais são aquelas mais recorrentes e quais poderão ter um ganho de eficiência maior na dinâmica interna da organização?

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#4

Explorar o contexto Um dos desafios mais importantes num projeto como este, é nunca esquecer o contexto onde vai ser utilizada a ferramenta. Ao contrário daquilo que se possa pensar, a premissa de que o produto será utilizado através de um ecrã, nas diferentes condições de trabalho dos colaboradores, pode não ser suficiente. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Contextual inquiry Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 4 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais os processos do dia-a-dia que poderiam ser digitalizados através de uma ferramenta como a intranet? ʌ Existem algumas aplicações do quotidiano que pudesse fazer sentido integrar com a intranet? ʌ Existem alguns contextos que podem prejudicar a utilização da intranet? Por exemplo, espaços com fraco acesso à internet, condições de luminosidade difíceis, ausência de rato, entre outras?

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Definir


A fase anterior do processo é porventura uma das fases mais desafiantes de todo o projeto. Resultado do envolvimento das equipas e dos colaboradores, através de vários tipos de dinâmicas, no início desta fase, o volume de informação a processar é imenso e uma fonte de inspiração quase inesgotável para tudo o que vai acontecer a seguir, quer seja neste projeto ou na sua evolução posterior. Fruto da riqueza da fase anterior, é necessário antes do projeto avançar conseguir definir os pilares de todo o trabalho futuro. Nesta fase de definição, será necessário analisar e processar toda a informação recolhida na fase anterior. De seguida, cabe à equipa de projeto, em conjunto com quem fizer sentido envolver nesta fase na organização, definir os pilares estratégicos do projeto e priorizar todas necessidades da organização a que a primeira versão da intranet dará resposta. É muito importante, esta fase ser encarada com alguma seriedade. Tudo aquilo que aqui acontecerá, é fundamental para todo o projeto e deve ser feito com ponderação. O envolvimento de vários colaboradores nos vários processos e a ponderação daquilo que deverão ser, ou não, as prioridades da versão inicial da intranet, não é algo que possa ser encarado de ânimo leve ou feito de forma leviana. 71


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#5

Identificar os utilizadores Qualquer processo de construção de um novo produto digital, deve encarar com grande clareza, a importância de identificar bem o perfil dos seus atuais e futuros utilizadores. A consciência clara de quem são as pessoas a que se destina a intranet, quais as suas necessidades e oportunidades, é meio caminho andando para o sucesso do produto. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Proto-personas ʌ Personas ʌ Empathy map Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 4 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais os principais perfis de utilizadores da futura intranet? E os perfis secundários de utilizadores? ʌ Para cada perfil de utilizador quais os conteúdos e funcionalidades mais relevantes? ʌ Se fosse necessário explicar a alguém o perfil de cada um destes utilizadores de forma muito simples, como poderiam ser caracterizados e apresentados?

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#6

Mapear a experiência Conhecendo o perfil de cada utilizador, a etapa seguinte passa por transformar tudo aquilo que são as suas necessidades, numa experiência digital de excelência. A experiência, mesmo num produto como uma intranet, é muito mais que um conjunto de ecrãs, por isso, para os principais processos, deve ser desenhada do princípio ao fim. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ User stories ʌ User scenarios ʌ Customer experience map Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 5 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer ʌ UI Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais as principais ações que os colaboradores poderão realizar na nova plataforma? ʌ Quais as principais jornadas de utilização a considerar? ʌ Como podem ser simplificados, através da intranet, os principais processos de trabalho de cada um dos perfis de utilizadores?

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#7

Imaginar os conteúdos Por muito que a discussão em torno da tecnologia ou do design possa ser apaixonante nas equipas de projeto, é importante ter noção que muitas vezes é a estratégia de conteúdos que apaixonam os utilizadores. Os conteúdos, numa visão abrangente, a sua relevância e atualidade, são dos principais fatores de sucesso para muitas intranets. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Content audit ʌ IDEO brainstorming Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 4 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer ʌ UI Designer ʌ Editor de conteúdos ʌ Editor multimédia Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais os conteúdos destinados aos colaboradores e à comunicação interna que a organização já tem à sua disposição nos dias de hoje? ʌ Quais os novos conteúdos que poderia fazer sentido produzir? ʌ Como transformar todos os conteúdos em formatos mais interativos e simples, facilitando a perceção dos utilizadores?

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Painel com ideias de conteĂşdos para intranets 80


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#8

Organizar os conteúdos Um dos desafios mais complexos de qualquer intranet é a sua estrutura, a sua arquitetura de informação. Para além da quantidade de informação que pode ser necessário organizar, todos os processos de catalogação dos conteúdos e pesquisa, são de uma importância preponderante para aquilo que será a experiência digital. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Mindmap ʌ Card sorting ʌ Site map ʌ Tree testing Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 3 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer ʌ Editor de conteúdos Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais as principais áreas e como são catalogados os conteúdos? ʌ As legendas das áreas e catalogação dos conteúdos são compreensíveis para os utilizadores? ʌ Está prevista a forma como a organização dos conteúdos pode escalar e aumentar em tamanho e complexidade?

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#9

Definir prioridades Agora que já é possível ter uma visão clara do que poderá ser a nova intranet da organização, é necessário definir prioridades de forma participada. Partindo do muito que foi partilhado pelos colaboradores, é fundamental definir, não só a importância, como a relevância de tudo aquilo que vai constituir a primeira versão da intranet. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ SWOT analysis ʌ Moscow method ʌ Quick wins analysis ʌ Critical success factors Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar 1 dia de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UX Designer ʌ Arquiteto de software ʌ Editor de conteúdos Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais os conteúdos e funcionalidades a integrar na versão inicial da intranet que será lançada no final do projeto? ʌ Quais as componentes do trabalho de descoberta e definição que ficaram para fases evolutivas posteriores? ʌ A definição de prioridades integra as opiniões e necessidades mais importantes, referidas pelos colaboradores?

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Desenhar


Em qualquer projeto, especialmente para a construção de um novo produto digital, o desenho é uma ferramenta muito valiosa. Através do desenho é possível tangibilizar conceitos estratégicos em momentos específicos, em experiências empáticas para qualquer perfil de utilizador. Através do desenho, toda a equipa de projeto pode ver materializado muito do trabalho resultante das fases de descoberta e definição e que ganham aqui uma nova vida.

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Esta fase de projeto, é por outro lado, um desafio à objetividade da equipa de projeto. As imagens, são um terreno muito rico de debates apaixonados. Pelo seu carácter agregador das ideias, as imagens possibilitam vários tipos de discussões no seio do projeto. É muito importante que o debate, para além de participado e verdadeiro, seja o mais concreto possível. É fundamental confiar na missão de cada elemento da equipa de projeto, no seu conhecimento e experiência, mesmo que isso possa muitas vezes não ir perfeitamente ao encontro de todas as opiniões pessoais. O desenho nesta fase, permitirá idealizar não só o interface da nova intranet, mas também, a identidade de marca da intranet. Este elemento ao contrário daquilo que se possa imaginar, é de uma importância basilar na relação do produto com os seus utilizadores. Contudo, este trabalho tem uma dificuldade acrescida. Não pode em momento algum ser levado de ânimo leve, pois este desenho de identidade será uma peça fundamental na construção da relação empática da intranet com os colaboradores da organização.

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#10

Estruturar o interface Tendo por base o imenso trabalho desenvolvido até aqui, especialmente todo aquele relacionado com a construção da experiência, nesta etapa é tempo de começar a estruturar o interface. Definindo os elementos que devem integrar cada uma das páginas da experiência e percebendo a relação entre todo o ecossistema. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ User flow ʌ Sketching Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 10 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer ʌ UI Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais os elementos que devem integrar as principais páginas da experiência digital da intranet? ʌ Qual a relação entre as várias páginas e como é que elas incorporam todo o trabalho de arquitetura de informação já desenvolvido? ʌ Como é que todas as páginas se relacionam e qual a navegação entre todas as várias áreas da intranet?

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#11

Conhecer a tecnologia Em todas as etapas do projeto, o produto e o seu impacto junto dos utilizadores, deve ser o principal referencial da equipa de projeto. Para se conseguir lançar a intranet mais rapidamente, a sugestão deste guia, passa muito objetivamente por aproveitar ao máximo as componentes de base do Microsoft SharePoint Online. Este aproveitamento, pressupõe também recorrer ao design system de base da tecnologia Microsoft, o Fluent UI. Com base em tudo aquilo que este design system já integra, especialmente o seu grupo de componentes, é possível construir a experiência de cada uma das páginas da intranet, sem que isso limite tudo aquilo que foi pensado nas etapas anteriores. Tudo isto, pressupõe que os profissionais que vão desenhar o interface da intranet, conheçam muito bem o Fluent UI. Este conhecimento para além dos elementos base do sistema, deve se estender a todos os componentes disponíveis, denominados na tecnologia de webparts, bem como a todas as suas variações possíveis online.

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Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Pesquisas online ʌ Experimentação de protótipo online em SharePoint ʌ Reunião com equipa de desenvolvimento Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar 1 dia de trabalho. Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer ʌ UI Designer ʌ Arquiteto de software

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Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Como se organiza e quais os elementos que constituem a estrutura do design system da Microsoft, o Fluent UI? ʌ Existem disponíveis recursos e ficheiros editáveis de Microsoft SharePoint Online para que seja mais fácil desenhar o user interface da plataforma? ʌ Quais os principais componentes de Microsoft SharePoint Online que poderão ser utilizados no desenho de cada uma das páginas da experiência da intranet?

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Microsoft Fluent UI design system Fluent UI - styles Fluent UI - controls Fluent UI - theme designer Fluent UI - ficheiros editรกveis

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#12

Construir a identidade Mais do que uma simples plataforma tecnológica, é fundamental olhar para a intranet como um produto digital com uma identidade própria. Na construção desta identidade é fundamental ponderar não só a sua oferta, mas a sua própria construção de marca, onde se integram elementos como o nome ou a identidade visual. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ IDEO brainstorming ʌ Moodboard ʌ Brandbook Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 11 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Brand strategist ʌ Brand designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Qual a estratégia de marca que irá estruturar toda a construção de identidade da plataforma? ʌ Como será denominada a intranet junto de todos os colaboradores da organização? Qual o seu nome? ʌ Qual a identidade visual que irá representar a intranet e servir de base para a construção do user interface (UI)?

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#13

Prototipar o interface Partindo de todo o processo de construção do produto, é importante tangibilizar, através da prototipagem com um elevando grau de detalhe, o interface das principais páginas da plataforma. Neste trabalho de prototipagem, é essencial partir do sistema de identidade visual desenvolvido e de todo o trabalho de UX realizado até aqui. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ Wireframes ʌ High-fidelity prototype Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 10 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer ʌ UI Designer ʌ Brand strategist ʌ Brand designer ʌ Arquiteto de software Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Qual o interface das principais páginas da intranet? ʌ Quais os principais componentes utilizados no interface e como podem ser reutilizados em várias páginas? ʌ Como é feita a articulação entre o user interface (UI) e o sistema de identidade visual da marca da intranet?

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Exemplo de protรณtipo de intranet 104


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#14

Testar a solução O teste recorrente das soluções com os colaboradores deve ser, um dos pilares de qualquer metodologia. Por isso mesmo, antes de se avançar para o desenvolvimento e tendo por base os protótipos desenvolvidos na etapa anterior, será muito importante, criar um ciclo de testes para validar e iterar muitas das decisões tomadas. Sugestão de atividades Nesta etapa do processo, poderão ser utilizadas algumas pela equipa de projeto algumas das seguintes atividades de trabalho: ʌ UX expert review ʌ First click test ʌ Five seconds test ʌ Usability tests Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 3 dias de trabalho.

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Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer Questões essenciais No final desta etapa é imperativo que a equipa de projeto consiga responder a algumas perguntas fundamentais: ʌ Quais as principais conclusões recolhidas junto dos utilizadores no teste dos protótipos? ʌ Quais os temas mais críticos e que deveriam ser revistos de imediato no projeto de construção da intranet? ʌ Que tópicos, que embora possam não ser preocupantes, merecem algum trabalho numa fase posterior ao projeto?

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Desenvolver


A tecnologia, tem em qualquer projeto digital uma preponderância inquestionável. Por conseguinte, é muito recorrente que muitas das discussões no projeto decorram em redor desta temática. Contudo, é também verdade, que a tecnologia traz consigo uma tentação bastante perigosa para o projeto. Muito facilmente, mais cedo do que se possa imaginar no processo, existe o risco de tudo andar em torno daquilo que a tecnologia possibilita ou não, o trabalho a mais ou menos que determinadas ideias podem acarretar.

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É fundamental não esquecer, que a tecnologia, neste caso a tecnologia Microsoft SharePoint Online, é tão só mais uma das ferramentas, igual a todas aquelas com que fomos trabalhando ao longo do processo. O sucesso ou insucesso da intranet está tão só na forma como poderá ou não, resolver problemas e necessidades concretas dos colaboradores no seu dia-a-dia. Na prática, por muito cruel que possa parecer, os utilizadores não se importam nem com a tecnologia, nem com o design, nem com a estratégia ou qualquer dos temas que muitas vezes monopolização a atenção e preocupações das equipas de projeto. Esta fase, em termos de calendário também representa uma dificuldade acrescida. Este guia, tem um compromisso com um prazo específico. Mas, esta fase e a importância e relevância de muitas das funcionalidades a desenvolver, podem trazer alterações a esta proposta de calendário. É necessário gerir esta articulação com cautela, pois este é dos momentos mais críticos nesta proposta de guia. Antes de mais é imperioso que seja feita uma análise muito concreta de custo/benefício de cada uma das atividades de desenvolvimento, para não se dar o caso de se comprometer o calendário por causa de ações que podem não trazer um valor acrescentado aos colaboradores.

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#15

Desenvolver funcionalidades Seguramente, que para que a intranet possa ir ao encontro das expectativas dos colaboradores, será necessário desenvolver algumas funcionalidades à medida. Tendo em conta a proposta de calendário deste guia, esta etapa deve começar assim que possível, desde que não determine limitações à construção da experiência digital. Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 44 dias de trabalho. Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Analista funcional ʌ Arquiteto de software ʌ Backend developer ʌ Frontend developer

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#16

Implementar a solução Partindo do interface construído nas etapas anteriores, será necessário construir todas as páginas do produto no Microsoft SharePoint Online. É importante que a adaptação do protótipo à tecnologia seja rigorosa, mas também que se façam as evoluções que forem necessárias, sempre com o trabalho conjunto entre o design e o desenvolvimento. Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 20 dias de trabalho. Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer ʌ UI Designer ʌ Arquiteto de software ʌ Backend developer ʌ Frontend developer 117


#17

Preparar os conteúdos Com a evolução do desenvolvimento da plataforma, esta etapa, tem a preocupação de construir e preparar todos os conteúdos necessários para o lançamento da primeira versão da intranet. Nesta etapa, é também importante, enquadrar a produção de todos os recursos gráficos necessários, relacionados com a publicação dos conteúdos. Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 15 dias de trabalho. Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UI Designer ʌ Brand designer ʌ Editor de conteúdos ʌ Editor multimédia

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#18

Publicar os conteúdos Para que tudo esteja pronto para o lançamento da intranet, é necessário garantir que todos os conteúdos relevantes para os colaboradores estão online. Nesta etapa, é importante um trabalho rigoroso e objetivo de todos os profissionais, para que mesmo com a pressão do calendário, nada seja deixado ao acaso. Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 5 dias de trabalho. Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ Business consultant ʌ UI Designer ʌ Frontend developer ʌ Editor de conteúdos

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#19

Testar a plataforma Mais uma vez, o teste com os colaboradores da intranet, desta vez já na sua versão quase final, deve fazer parte das preocupações da equipa de projeto. Ao contrário daquilo que se possa pressupor, esta não é uma etapa dispensável. São estes momentos que tornam possível evitar muitos erros que saltam depois à vista dos utilizadores. Tempo estimado O tempo estimado para a realização das atividades desta etapa não deve ultrapassar os 6 dias de trabalho. Perfis de profissionais Na concretização das atividades desta etapa, poderão ser necessários os seguintes perfis de profissionais da equipa de projeto: ʌ Gestor de projeto ʌ UX Designer ʌ Arquiteto de software

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É possível resumir?


Ao longo de toda a sugestão de metodologia deste guia, existe um verdadeiro compromisso com um calendário de projeto muito objetivo. Para além disso permitir o lançamento da primeira versão da intranet, mais rápido do que se poderia esperar, permite antes de mais um trabalho colaborativo mais próximo com os colaboradores, quer seja durante o projeto em si, ou depois do lançamento.

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Contudo, é importante reforçar, que este calendário é um compromisso exigente, que parte, como vimos anteriormente, de algumas premissas muito concretas. Para além disso, este calendário é uma conceção genérica, por isso conforme o contexto de cada organização, a sua visão e ambição para a intranet, pode e deve ser ajustado. Ainda assim, este guia não deixa de ser uma visão com princípio, meio e fim, daquilo que poderá ser uma abordagem a um projeto desta natureza. Tentando resumir a articulação das várias etapas, até porque algumas decorrem em paralelo, aqui fica um esquema resumo da articulação das várias fases e etapas da proposta deste guia. Ao longo de todo o guia, são percorridas 4 fases diferentes, que integram em si 19 etapas de trabalho distintas. Cada uma das etapas dedicada a um tópico específico do projeto, que resume de certa maneira muitas das preocupações que devem nortear a construção de qualquer nova intranet. Mais uma vez, estas sugestões de etapas de trabalho, são propostas, que conforme o contexto de cada organização, poderão mais que representar um fim, servir de ponto de partida para a construção de uma abordagem metodológica própria.

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Esquema resumo da proposta de planeamento 128


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ConcluĂ­mos a nova intranet! E agora?


Antes de mais, parabĂŠns!

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Concluir um projeto como este, ainda para mais com um calendårio tão exigente, deve orgulhar qualquer equipa. É certo que existem muitas coisas que a equipa gostava que fossem diferentes, que tivessem corrido de maneira diferente. Mas, seja como for, este Ê um momento que deve ser celebrado. Por tudo isso, antes da equipa continuar o trabalho (porque ainda existe muito por fazer), Ê fundamental celebrar esta conquista!

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Ao contrário daquilo que todos gostávamos muitas vezes, existem coisas que só se alcançam com a experiência, mas principalmente com o tempo. É preciso dar tempo ao tempo. Todas as aprendizagens que resultaram deste projeto de pensamento, desenho e desenvolvimento de uma nova intranet, são uma aprendizagem muito valiosa e um contributo para a evolução de qualquer profissional. Contudo, existe ainda muito por fazer. Uma das ideias essenciais deste guia prático é que o trabalho de qualquer produto digital, em especial uma intranet, nunca está terminado. Nunca existe aquele momento em que se pode dizer “está fechado” e pensar “nunca mais será necessário pegar neste projeto”. Muito pelo contrário. Começa agora uma nova fase no projeto, porventura bem mais desafiante. Agora que a primeira versão do produto está concluída, é fundamental pensar nos passos seguintes. É tempo de pensar como de forma comunicativa, formativa e iterativa podemos envolver os colaboradores com a nova intranet, uma ferramenta que se quer que transforme (para melhor) o seu dia-a-dia.

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Comunicar Depois de concluída a primeira versão da intranet é fundamental comunicar esse novo produto junto dos colaboradores. É importante que este momento seja bem pensado e planeado. Este será o momento que vai marcar, de forma generalizada, a adoção da intranet por todos os colaboradores da organização. É fundamental que exista um plano de comunicação. Este plano de comunicação, preferencialmente, deve englobar vários momentos de comunicação em vários suportes. Sempre que possível, pode ser bastante interessante, para além de todos os espaços online da organização, utilizar espaços físicos para comunicar esta mensagem. Para além de informar, é muito importante que a comunicação, seja capaz de inspirar os colaboradores para a utilização da sua nova intranet. Por outro lado, é também de grande importância, fazer um exercício pragmático de avaliação de qual será a receção dos colaboradores à mensagem, para que não se entre num “mundo encantando” onde tudo será “maravilhoso” e os colaboradores vão adotar a nova intranet como se por “artes mágicas” assim fosse. 137


A transição vai precisar de tempo e é bom que a comunicação ajude, a focar nas vantagens pragmáticas que esta nova ferramenta traz para o dia-a-dia de cada colaborador. Pode ser interessante o plano de comunicação, acompanhar um lançamento faseado junto dos vários perfis de colaboradores. No caso de organizações muito grandes, este lançamento e comunicação faseada, pode mesmo ser a melhor solução.

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Formar Para além de comunicar, é fundamental, formar. Será necessário garantir que a transição nos hábitos de trabalho que uma ferramenta como esta pode trazer, seja feita garantindo o maior conforto para todos. Não se envolve, verdadeiramente, os colaboradores com uma ferramenta como esta, simplesmente por decreto hierárquico. É muito importante transmitir confiança na transição e isso pode muito bem acontecer através da formação. Realizar várias sessões muito simples de formação, para diferentes grupos de colaboradores, esclarecendo todo o tipo de dúvidas que possam existir, é meio caminho andando para que a adoção seja o mais rápida possível. Mais uma vez, é de todo importante garantir a simplicidade nas mensagens e o pragmatismo naquilo que é pedido aos colaboradores em cada momento. Não nos podemos esquecer, que para a equipa de projeto esta é a realidade algum tempo, mas para muitos colaboradores, este será o primeiro momento que vão ver a sua nova intranet.

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Iterar Como qualquer produto digital, o momento do lançamento não termina o projeto, pelo contrário, marca um novo começo. Daqui para a frente tudo vai ficar muito mais interessante. Ao vermos os colaboradores a interagir com a intranet, vamos começar a descobrir os comportamentos de utilização, mais inesperados. Por muito research e testing que possamos fazer, é com a utilização do dia-a-dia que vemos realmente a ação acontecer. Por conseguinte, no dia do lançamento é muito importante que a equipa de projeto consiga responder algumas questões essenciais, tais como: ʌ Qual o plano de evolução da intranet no curto, médio e longo prazo e a sua relação com a dinâmica da comunicação interna? ʌ Qual o orçamento que será alocado na organização, para a contínua evolução da plataforma? ʌ Como será o modelo de governação da plataforma e quais os intervenientes responsáveis pela sua evolução? ʌ Que ferramentas de analytics temos instaladas na plataforma e que nos vão dar algum tipo de relatórios da interação dos colaboradores com a intranet? 141


ʌ Qual é o plano e calendário para a realização de sessões de testes da plataforma com os colaboradores? ʌ Quando serão realizadas sessões de trabalho, com as várias equipas e colaboradores de diferentes perfis, para recolha de ideias para novos conteúdos e funcionalidades? ʌ Quais as estratégias que serão implementadas para que a intranet se torne um espaço participado por toda a organização? Muitas poderiam ser as perguntas desta lista, mas o mais importante é garantir que o projeto da intranet, não termina no dia do seu lançamento. Independentemente do calendário do projeto, a evolução de um produto como este nunca termina e por isso tudo o que acontece a seguir, merece a excelência do trabalho da equipa que aconteceu até ao momento do lançamento.

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A fechar... No final do dia, é importante não esquecer, que a finalidade de qualquer ferramenta, seja ela qual for, não está simplesmente na sua existência, mas sim, na mais-valia, verdadeira, que possa trazer aos seus utilizadores, às pessoas que lhe dão realmente sentido e propósito de existir.


TÍTULO

EDIÇÃO

Como construir uma intranet em 90 dias

DXD Digital Experience Design

AUTOR

DIREÇÃO DE ARTE

PUBLICAÇÃO

Ruben Ferreira Duarte

Ruben Ferreira Duarte

Primeira edição Junho 2020

DXD Digital Experience Design 2020 © Todos os direitos reservados Todo o conteúdo desta publicação está disponível para consulta e utilização da comunidade de forma completamente gratuita. Contudo, é pedido a todos os leitores que quando utilizem algum do conteúdo da publicação, textos ou imagens, seja feita a devida referência e reconhecimento da autoria desse conteúdo.


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Guia prático como construir uma intranet em 90 dias  

Guia prático como construir uma intranet em 90 dias  

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