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TABLE DES MATIÈRES Le Réseau québécois des OSBL d’habitation a bénéficié du soutien financier du Programme d’aide aux organismes communautaires (PAOC) - volet ponctuel de la Société d’habitation du Québec (SHQ) pour réaliser ce document.

I. POURQUOI CE MODE D’EMPLOI ? .................................................................... 2 II. CADRE JURIDIQUE ............................................................................................. 4

Rédaction : Luc Lalonde Édition : Richard Saulnier Infographie : Myriam Lalonde

III. LES THÈMES ...................................................................................................... 5

Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et seulement dans le but d’alléger le texte.

Réseau québécois des OSBL d’habitation 1ère édition Comité aviseur : Serge Bergeron, Myrtha Laflamme et François Vermette ISBN-13 : 978-2-923537-00-9 ISBN-10 : 2-923537-00-9

© Réseau québécois des OSBL d’habitation 2165, rue Tupper #102 Montréal (Québec) H3H 2N2 (514) 846-0163 (514) 932-7378 www.rqoh.com

MAI 2006

IV. MODÈLE ET COMMENTAIRES .......................................................................... 6 A) CHAPITRE I : DISPOSITION GÉNÉRALES ........................................................ ...... 7 B) CHAPITRE II : MISSION ET OBJECTIFS ................................................................. 8 C) CHAPITRE III : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ......................................................... ...... 8 D) CHAPITRE IV : CONSEIL D’ADMINISTRATION ........................................................ 18 E) CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINANCIÈRES ................................................... ...... 26 F) CHAPITRE VI : AMENDEMENTS ......................................................................... 29 G) CHAPITRE VII : DISSOLUTIONS ............. ........................................................... 29 H) ACTES ........................................ .................................................................. 30


I. POURQUOI CE MODE D’EMPLOI ? Comme vous le savez, au Québec, « nul n’est censé ignorer la loi ». Lorsque le législateur vous octroie une responsabilité, vous ne pouvez vous excuser par votre méconnaissance. En acceptant un mandat d’administrateur, vous dites non seulement « oui, je le veux », mais aussi « je sais dans quoi je m’embarque ». Vous faites plus que du bénévolat et de l’action sociale, vous devenez propriétaire d’une corporation sans but lucratif. Pourquoi devenons-nous administrateurs dans un organisme sans but lucratif ? Dans une proportion de 90 %, les administrateurs répondent qu’ils souhaitent contribuer à la mission de l’organisation avec laquelle ils collaborent. C’est donc dans une vision sociale que les administrateurs s’inscrivent. Ils veulent aider les communautés à se prendre en main, offrir une réponse adéquate à des populations diversifiées et soutenir des organismes sans but lucratif (OSBL) dans leur mission.

sur la souveraineté des conseils d’administration et limite de façon très précise le pouvoir des assemblées. Une corporation ne peut pas adopter de règlements qui contredisent la loi : ils pourront donc être jugés caducs. Afin de vous éviter quelques-uns de ces pièges, le Réseau québécois des OSBL d’habitation propose ce mode d’emploi qui vous permettra de rédiger vos propres règlements. Nous espérons qu’il facilitera cet exercice périlleux mais fondamental pour les corporations sans but lucratif. Cet outil est à la fois un modèle que vous pouvez utiliser et un guide sur les impératifs auxquels vous devez penser pour rédiger vos propres règlements corporatifs. À vos crayons !

Or, la Loi des compagnies, qui date de 1926, donne un mandat bien différent aux administrateurs : celui de protéger le capital. On comprend alors facilement l’ambiguïté de ce rôle. La façon de le tenir peut parfois être dichotomique entre ce que dicte la loi et les motivations des administrateurs. La Loi des compagnies et le Code civil vous dictent une bonne part des conduites et attitudes que vous devez adopter en tant qu’administrateurs. Cependant, c’est par vos règlements généraux que vous saurez quoi faire et comment le faire. Il s’agit donc d’un document essentiel à toute corporation et qui ne doit pas être négligé. Or, comme il s’agit d’un document d’ordre quasi législatif, il n’est pas facile à rédiger. De plus, étant donné que bon nombre d’exemples de règlements qui circulent dans nos organismes sont plus ou moins adéquats, le mouvement communautaire a tendance à répéter des erreurs et omissions qui ont souvent fait l’objet de jurisprudence. La plus célèbre fausseté1 à cet égard se trouve dans les règlements où on affirme que l’assemblée générale est souveraine. Or, la Loi des compagnies est très claire Cette « erreur » provient principalement du fait que les OSBL se sont inspirés du code Morin pour rédiger leurs règlements. Ce code est un bon guide, mais il a été rédigé pour l’usage des syndicats qui n’ont pas du tout le même cadre législatif. 1

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RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI

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II. CADRE JURIDIQUE

III. LES THÈMES

Les devoirs généraux d’un administrateur sont inscrits dans le Code civil du Québec. L’administrateur doit agir avec prudence, diligence, probité, honnêteté et loyauté, et ce en solidarité avec les autres administrateurs dans l’intérêt de la personne morale.

Les thèmes qui sont abordés dans la majorité des règlements généraux touchent les modalités entourant les relations entre les administrateurs et les membres de l’assemblée générale ainsi que toutes les dispositions relatives à la protection du capital. Afin de faciliter la rédaction de votre propre document, nous vous proposons dans le texte qui suit des suggestions de libellés à gauche et des commentaires en italique à droite, qui vous précisent les réflexions que vous devez faire avant de rédiger votre propre article.

L’autre loi qui encadre les administrateurs est la Loi des compagnies, dont le chapitre C-38 s’adresse particulièrement aux organismes sans but lucratif. Les attitudes décrites dans le Code civil doivent s’inscrire dans des procédures établies par cette loi. La Loi des compagnies oblige les administrateurs à agir dans les limites que leur autorise la personne morale par ses lettres patentes, ses statuts et règlements ou tout autre législation la concernant. Le législateur appelle « lois constitutives » les lettres patentes et les statuts et règlements. Il s’agit donc de « lois » avec lesquelles les juristes interpréteront tous les litiges qui leur seront présentés. Il ne faut donc pas les prendre à la légère.

Nous avons fait un choix de présentation qui correspond à la plupart des règlements existants. La numérotation des chapitres et articles facilite la lecture et la recherche d’information, mais ne correspond à aucune obligation juridique.

La Loi des compagnies oblige les administrateurs à adopter des règlements généraux, mais elle ne prescrit aucun délai à cet égard. Toutefois, la jurisprudence établit qu’il est raisonnable d’adopter ces règlements à l’intérieur de la première année de la constitution de la corporation. Le conseil d’administration doit adopter des règlements généraux et les faire ratifier par l’assemblée générale. La « ratification » est le fait d’approuver par un acte authentique. Il peut s’agir, par exemple, de l’adoption de ces règlements par résolution dûment consignée dans un procès-verbal. Il est à noter que l’assemblée générale ne peut modifier les dits règlements. Elle peut seulement les adopter et proposer au conseil d’administration des modifications. Lors d’une assemblée générale, on ne fait qu’accepter ou refuser les dits règlements. Pour faciliter la tâche, on suggère aux corporations de tenir deux assemblées simultanées : une réunion du conseil qui adoptera au fur et à mesure les suggestions de l’assemblée et une assemblée générale qui ratifiera le tout.

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IV. MODÈLE ET COMMENTAIRES Pour amorcer la rédaction, préparez d’abord une table des matières qui vous donnera une vue d’ensemble ainsi que les sujets sur lesquels vous devez réfléchir. Voici la table des matières du modèle que nous avons élaboré. CHAPITRE I : Dispositions générales 1.1 Champs d’application 1.2 Langue 1.3 Dénomination et siège social 1.4 Logotype CHAPITRE II : Mission et objectifs 2.1 Mission 2.2 Objets CHAPITRE III : Assemblée générale 3.1 Membres 3.1.1. Définitions et conditions 3.1.2. Membres actifs a) Locataires b) Partenaires c) Proches aidants 3.1.3. Membres passifs 3.1.4. Membres honoraires 3.1.5. Collège électoral 3.2 Démission, exclusion et radiation a) Démission b) Exclusion et radiation 3.3 Assemblée annuelle a) Date et lieu b) Convocation c) Ordre du jour d) Quorum 3.4 Assemblée extraordinaire a) Date et lieu b) Convocation c) Ordre du jour d) Quorum 3.5 Procédures CHAPITRE IV : Conseil d’administration 4.1 Élection et composition

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4.1.1. Élection 4.1.2. Composition 4.2 Durée des mandats 4.3 Démission, exclusion, radiation et vacances a) Démission b) Exclusion et radiation c) Vacances 4.4 Réunions du conseil d’administration a) Date et lieu b) Convocation c) Ordre du jour d) Quorum e) Fréquence 4.5 Remboursement des dépenses 4.6 Dirigeants a) Président b) Vice-président c) Secrétaire d) Trésorier e) Directeur général f) Comité exécutif 4.7 Comités ad hoc CHAPITRE V : Dispositions financières 5.1 Conflits d’intérêts 5.2 Année fiscale 5.3 Registres 5.3.1. Livres 5.3.2. États financiers 5.4 Chèques et effets de commerce 5.5 Emprunt 5.6 Budget CHAPITRE VI : Amendements CHAPITRE VII : Dissolutions Actes

A) CHAPITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Champs d’application Le présent règlement s’adresse aux membres de la corporation ABC et à leurs commettants.

Les articles 1 et 2 ne sont que pure politesse.

1.2 Langue Dans le présent règlement, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et seulement dans le but d’alléger le texte. 1.3 Dénomination et siège social La corporation se nomme Association Bien Commun et elle est connue sous le nom de ABC. Son siège social est situé au 999, rue Machin à Montréal ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration en la province de Québec. La corporation est incorporée par lettres patentes en vertu de la troisième partie de la Loi des compagnies du Québec sous le libro 00000.

1.4 Logotype Les documents officiels et la publicité de la corporation sont présentés avec le logotype dûment adopté par le conseil d’administration.

La dénomination sociale doit être inscrite dans les règlements. On peut en profiter pour inscrire le nom enregistré de la corporation auprès de l’inspecteur général des institutions financières et ajouter le nom d’usage. Le siège social doit aussi être indiqué. Pour des raisons pratiques, il est préférable de ne pas trop limiter le siège social. Il ne faut pas non plus être trop large, sinon des administrateurs mal intentionnés pourraient bien mettre le siège social en Sibérie - pas très pratique pour la conservation des registres ! Le libro est facultatif, mais il est pratique de regrouper les informations essentielles à la rédaction de rapports dans un seul et même document : nous vous le suggérons donc. Si votre corporation veut protéger l’usage d’un logo ou d’un sceau, elle doit l’indiquer dans ses règlements et enregistrer son image auprès de l’inspecteur général des institutions financières dans le respect de la Loi sur la publicité légale des entreprises. Y faire référence dans vos règlements généraux est une protection supplémentaire.

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B) CHAPITRE II : MISSION ET OBJECTIFS 2.1 Mission ABC a pour mission d’offrir du logement social à des personnes à faible revenu et porteuses de lentilles. 2.2 Objets Les objets pour lesquels ABC a été constitué sont stipulés dans les lettres patentes de la corporation, soit : a) offrir du logement social aux personnes à faible revenu et porteuses de lentilles; b) favoriser l’autonomie de ces personnes; c) briser l’isolement et la solitude; d) favoriser la réinsertion sociale; e) recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent ou valeurs; f) administrer les dons, legs et contributions; g) les activités de la corporation sont purement sociales et charitables et tous ces profits ou gains seront utilisés pour les fins des présentes.

L’écriture de la mission et des objets n’est pas obligatoire dans les règlements généraux. Tout comme le libro, il est utile de regrouper ces données dans un même document. De plus, les membres ayant droit à une copie des règlements généraux, ils ont tous en main la mission de l’organisme. On suggère de reproduire textuellement les objets tels que décrits dans la charte (lettres patentes) et de résumer le tout ou de mettre l’accent sur ce qui est l’essence même de la ressource sous le point de la mission. Tous les articles sur les dons et legs sont obligatoires pour les organismes qui détiennent un numéro de charité (e, f et g).

C) CHAPITRE III : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE La section des membres est sans doute la plus importante. Il faut ici définir qui sont les membres de l’assemblée générale et du conseil d’administration et, par conséquent, choisir ceux qui exerceront le pouvoir au sein de la corporation. Les membres du conseil d’administration doivent être solvables et majeurs au sens du Code civil. Cependant, on peut choisir des membres qui ne sont pas solvables s’ils sont directement bénéficiaires des objets pour lesquels la corporation a été constituée. Par exemple, des personnes bénéficiant de la sécurité du revenu pourront être membres d’une corporation qui les soutient. Il en va de même pour les personnes sous curatelle ou reconnues inaptes. Les membres du conseil d’administration sont des personnes physiques. Les personnes morales peuvent être membres de l’assemblée générale, mais ne peuvent en aucun cas être élues au conseil d’administration. Ainsi, si une corporation désigne un membre pour siéger à un conseil, cette personne devient le conseiller et elle reste en poste même si elle n’a plus de liens avec la corporation qui l’a suggérée. 8

LES MEILLEURES PRATIQUES

Les membres de l’assemblée générale doivent être acceptés par le conseil d’administration par un vote dûment consigné. Ils doivent être entérinés par l’assemblée. Cependant, il n’est pas obligé de faire un point spécifique à l’assemblée générale, ni un vote à cet effet. Le dépôt de la liste des administrateurs dans un rapport annuel par le dépôt des actes des administrateurs qui font foi des différentes nominations ou élections sera suffisant. Si vous choisissez de faire ratifier la nomination ou l’élection des membres, ce n’est qu’après la ratification par l’assemblée qu’un membre peut exercer ses droits. Le conseil d’administration peut déléguer le pouvoir d’accréditation à un comité. Cependant, il relève de la compétence du conseil de nommer les membres. Le conseil devra donc entériner les propositions d’un tel comité et les faire entériner ou ratifier par l’assemblée générale selon votre choix. Pour ce qui est de l’assemblée générale, on distingue généralement quatre (4) catégories de membres qui doivent s’exclure mutuellement. La Loi des compagnies ne prévoit que deux (2) catégories, soit les membres actifs et les membres passifs. On doit libeller les catégories sous l’un ou l’autre de ces libelles. Les catégories que nous vous décrivons sont d’ordre général : vous pouvez donc en créer autant que vous le souhaitez. Cependant, l’usage veut que l’on identifie clairement les pouvoirs de chacun. Les membres actifs sont ceux qui auront le droit de vote sur toutes les résolutions ou tous les objets d’une assemblée. Les membres passifs sont ceux à qui l’on veut donner certains droits sans celui de vote : droit de parole, droit de cité ou encore droit de proposer. Les membres honoraires sont ceux que l’on reconnaît d’emblée comme étant membres. Il s’agit d’un honneur fait à telle ou telle catégorie de personnes ou à des personne désignées. Lors de la rédaction de la description des membres honoraires, il faut déterminer leur part de droits et de responsabilités. Vous pouvez leur donner tous les droits comme vous pouvez les limiter. Les collèges électoraux sont des personnes ou groupes de personnes désignées aux fins de l’élection de certaines catégories de membres au conseil d’administration. On retrouve souvent la notion de collège électoral dans des regroupements. Par exemple, si on veut élire un membre par région, on pourra décrire X collèges électoraux RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI

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qui auront chacun pour mission d’élire un membre du conseil. Dans les OSBL d’habitation, on utilise souvent la notion de collège électoral pour les sièges réservés aux locataires. Les locataires élisent donc entre eux des représentants que l’assemblée générale devra entériner. Il est à noter que l’assemblée générale doit ratifier toute nomination provenant des collèges électoraux. Afin de vous donner des exemples, nous avons fait quelques choix. Les commentaires à droite vous permettront de faire les vôtres. Les droits des membres de l’assemblée sont limités. Voici une brève explication des mots que nous avons utilisés. Entériner : lorsque le conseil ou l’assemblée entérine une décision, cela signifie qu’il a reçu l’information, il ne s’agit pas d’une approbation, mais seulement de la reconnaissance des faits. Ratifier : lorsque le conseil d’administration ou l’assemblée ratifie une décision, cela signifie qu’il approuve ou a désapprouvé. Si une instance désapprouve la décision d’une autre instance, elle ne peut cependant pas la modifier pour elle. Par exemple, une assemblée générale qui désapprouve un règlement adopté par le conseil, ne peut le modifier elle-même, elle oblige cependant le conseil à être diligent et à travailler une nouvelle proposition. Droit de parole : le président de l’assemblée a la liberté d’accorder le droit de parole à qui bon lui semble. Par contre, vous pouvez lui indiquer vos intentions en mentionnant qui peut ou ne peut pas parler durant l’assemblée. Si vous avez des employés syndiqués, par exemple, et que vous souhaitez éviter qu’ils fassent leur représentation en pleine assemblée, vous pourriez choisir de leur enlever ce droit. Droit de cité : le secrétaire reste libre de rédiger le procès-verbal comme bon lui semble (dans le respect des normes généralement reconnues). Cependant, vous pouvez lui indiquer qui a le droit de cité, c’est-à-dire les personnes dont le nom ou le verbatim pourra apparaître au procès-verbal. Cet article est généralement utilisé afin d‘éviter les abus ou de protéger la confidentialité des propos tenus. On pourra toujours citer l’idée d’un membre sans le nommer ou citer texto ses propos. Droit de vote : le secrétaire ou, s’il y a lieu, les scrutateurs devront tenir compte de qui a le droit de vote. Il est à noter que l’on ne peut donner à un membre un vote discriminatoire. Soit il a le droit de vote, soit il ne l’a pas. Le seul vote qui peut être accordé en dehors de cette consigne est l’élection qui peut être confiée à un collège électoral. Les membres du collège peuvent être membres on non de la corporation. Soulignons aussi que faire une proposition ou appuyer une proposition constitue un vote. 10

LES MEILLEURES PRATIQUES

Élections : les élections peuvent se faire de plusieurs manières, soit en assemblée générale par un vote direct, par voie postale ou électronique. Ou encore par l’intermédiaire des collèges électoraux. Les règlements généraux devront décrire clairement les modes d’élection, surtout s’il ne relève pas de la compétence de l’assemblée générale. La loi des compagnies reconnaissant l’élection comme étant le principal pouvoir des membres de l’assemblée générale, la jurisprudence a souvent conclu qu’une élection imprécise par d’autres voies que celle de l’assemblée est caduque. Le fait que les règlements soient clairs fait en sorte que l’on reconnaisse que l’assemblée a délégué ce pouvoir à telle ou telle instance. Vous devez aussi être très prudent sur les modalités de dépouillements des scrutins lorsqu’il ne s’agit pas d’une élection directe. Qui dépouille, quel processus fait foi de la réception d’un vote, y a-t-il un accusé de réception d’un vote enregistré, etc. 3.1 Membres 3.1.1 Définitions et conditions Toute personne qui appuie la raison d’être de la corporation, ses objectifs et ses orientations peut devenir membre à condition qu’elle corresponde à l’une des catégories décrites aux articles 3.1 et suivants. Est membre toute personne à laquelle le conseil d’administration de la corporation accorde et certifie le statut de membre. Le conseil peut accorder ce statut sur simple résolution ou par la voie d’un comité de nomination dont il entérine les recommandations.

Afin d’alléger le texte, on mettra ici tous les articles et conditions auxquels tous les membres doivent souscrire. Vous pouvez décrire davantage les modalités de membership, en indiquant par exemple les formulaires prévus à cette fin, l’émission de carte de membre, le fonctionnement du comité de nomination, les frais de cotisation, etc. Nous vous suggérons cependant de rédiger une procédure en dehors des règlements généraux. Cela évitera de modifier constamment ces règlements. De plus, il est plus prudent que le conseil d’administration dépose à l’assemblée la liste des membres qu’il a approuvé durant l’année ; l’assemblée pourra alors ratifier ces nominations, ce qui leur donnera une légitimité accrue. Ce dépôt peut se faire dans le rapport annuel qui est lui-même approuvé par l’assemblée.

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3.1.2 Membres actifs Parmi les membres actifs, on retrouve les membres suivants : locataires, partenaires et proches aidants. Les membres actifs ont droit de parole, de cité et le droit de vote aux assemblées.

Nous avons choisi des catégories fictives afin de pouvoir présenter des modèles de rédaction, mais vous devez faire vos choix.

a) Locataires Est membre locataire d’ABC tout signataire d’un bail envers l a corporation durant l’année concernée par l’assemblée. La signature du bail fait foi de la certification et de l’accréditation de ce membre.

Un petit débat est à faire ici sur la place qu’occupent les locataires dans la corporation. Ils peuvent constituer un collège électoral afin de choisir eux-mêmes qui les représentera au conseil ou encore être membres à part entière de la corporation. Il s’agit là d’un choix idéologique important. Est-ce que votre corporation veut donner tous les pouvoirs aux locataires ? Les inviter à se prononcer via des représentants? Voulez-vous que tous les locataires aient le droit de vote (les anciens, ceux qui sont inscrits sur votre liste d’attente, etc.) ? Notez aussi que vous devez vous assurer des normes de la SHQ ou de la SCHL en ce qui a trait à la place occupée par les locataires. Lorsqu’une catégorie de membres est clairement identifiable par un autre acte que la ratification (dans ce cas-ci, le bail, il n’est pas nécessaire de procéder à l’accréditation et à la certification de ce membre. Cependant, les règlements généraux doivent le libeller clairement.

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b) Partenaires Les membres partenaires sont ceux nommés parmi les organismes sans but lucratif de la région X, les établissements du réseau de la santé et des services sociaux ou les entreprises à but lucratif membres de la chambre de commerce X.

Il faut bien définir qui sont ces partenaires et par quels moyens on les reconnaît. Par exemple, un OSBL d’habitation qui s’adresse aux femmes victimes de violence et qui inscrirait que les femmes sont partenaires risque de se retrouver avec 3,5 milliards de membres. La description s’avère très importante. Une des particularités importantes des OSBL d’habitation est la participation de la « communauté », mais il ne s’agit pas d’une obligation légale. Encore une fois, votre charte ou votre convention d’exploitation prévoit peutêtre des normes à cet effet. Avant de passer à la rédaction, il serait opportun de le vérifier et d’en discuter…

c) Proches aidants Est membre proche aidant toute personne étant reconnue comme le soutien principal d’un ou des locataires, sauf ceux qui le font à titre de travailleur ou de professionnel. Pour être reconnu comme tel, le membre proche aidant devra soumettre sa candidature au conseil d’administration.

De plus en plus d’OSBL d’habitation font appel à ce type de membres, notamment pour les OSBL qui s’adressent aux personnes en perte d’autonomie. Il s’agit là d’un moyen efficace de s’assurer d’une représentation des intérêts des locataires. Encore une fois, il faut décrire avec rectitude cette catégorie, sinon tous les oncles Émile du monde pourront être membres de l’assemblée.

3.1.3 Membres passifs Parmi les membres passifs, on retrouve les membres suivants : (à décrire).

Cette catégorie est souvent utilisée dans les regroupements, afin de s’assurer que les partenaires ont une place pour exprimer leur point de vue, sans avoir le droit de vote.

Les membres passifs ont droit de parole et de cité aux assemblées.

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On peut utiliser cette catégorie afin de maximiser la participation aux assemblées sans usurper le pouvoir aux personnes concernées par la corporation. On pourrait aussi utiliser cette catégorie pour décrire les membres des collèges électoraux que l’on veut constituer et inviter à participer aux assemblées. Encore là, il faudra décrire correctement cette catégorie afin d’éviter toute ambiguïté. 3.1.4 Membres honoraires Les membres honoraires sont ainsi nommés afin de reconnaître leur implication au sein de la corporation. Les membres honoraires ont droit de parole et de cité aux assemblées.

3.1.5 Collège électoral Un collège électoral est constitué aux fins des présentes afin de désigner les représentants des employés au sein de la corporation. Ces derniers doivent se réunir 30 (trente) jours avant la date de l’assemblée générale, selon des moyens qui leur sont propres, et transmettre par écrit au président de l’assemblée le nom de la personne qu’ils ont désigné afin de siéger au conseil d’administration de la corporation. L’assemblée doit alors ratifier cette nomination. Les membres du collège électoral ont le droit de parole lors de l’assemblée, mais sont exclus du droit de cité et du droit de vote.

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Ici, nous n’avons pas de commentaire : vous pouvez honorer qui vous voulez. Cependant, vous devez spécifier quels sont les pouvoirs des membres honoraires.

Vous devez décrire le collège ainsi que sa mission. Il faut aussi ajouter les modalités par lesquelles vous souhaitez que cette mission soit rendue. À moins que votre corporation se responsabilise sur le collège en organisant, par exemple, le mode de nomination ou la réunion durant laquelle la personne sera élue, vous ne pouvez pas réglementer le fonctionnement du collège. Autrement dit, vous organisez tout le collège ou vous le laissez s’organiser lui-même. Il n’est pas obligatoire de faire ratifier l’élection des administrateurs d’un collège électoral bien que le procès verbal de l’assemblée générale doive faire état du résultat de l’élection par le collège électoral.

3.2 Démission, exclusion et radiation a) Démission Tout membre peut se retirer en tout temps, mais il doit en aviser le conseil d’administration.

Vous pouvez exiger que la démission ne soit en vigueur que lorsque le conseil l’aura ratifiée. Nous vous suggérons un peu de souplesse.

b) Exclusion et radiation Le conseil d’administration peut, par résolution aux deux tiers (2/3) des membres présents lors de l’adoption de la résolution, exclure temporairement ou radier définitivement tout membre qui enfreint quelques dispositions ou règlements de la corporation. Il peut, de même manière, exclure un membre dont les activités ou la conduite sont nuisibles à la corporation.

Il est primordial de vous doter de règles d’expulsion et de radiation. Cependant, vous devez éviter les abus de pouvoir. Un avis est essentiel, tout comme la chance de redresser la situation.

Un avis écrit doit être envoyé, cinq (5) jours avant la réunion, au membre concerné lui indiquant l’intention du conseil de procéder à son expulsion ou à sa radiation ainsi que les motifs qui ont mené à cette décision. Le membre peut alors remédier à ce défaut et demander qu’on lui reconnaisse sa qualité de membre.

3.3 Assemblée annuelle a) Date et lieu L’assemblée générale annuelle se tient à la date, au lieu et à l’heure fixés par le conseil d’administration dans les quatre-vingt-dix jours (90) suivant la fin de l’année fiscale.

La radiation d’un membre doit être entérinée par l’assemblée générale. Toutefois, cette dernière ne peut pas refuser la radiation. Elle peut questionner le conseil et lui faire des suggestions, mais le conseil demeure souverain quant à cette décision.

90 jours, c’est la loi…

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI

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b) Convocation Les membres en règle sont convoqués par courrier postal ou électronique au moins dix jours avant la date prévue, et ce à leur dernière adresse connue. La présence d’un membre à une assemblée

10 jours, c’est la loi, mais vous pouvez être plus généreux. L’avis n’est pas facultatif, c’est un des droits fondamentaux des membres.

b) Convocation Le conseil d’administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire. Les membres en règle sont convoqués par courrier au moins cinq (5) jours avant la date prévue, et ce à leur dernière adresse connue. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut de convocation à son égard.

c) Ordre du jour Une proposition d’ordre du jour accompagne l’avis de convocation et comprend, outre l’ouverture et la fermeture de l’assemblée, les points suivants : - nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée; - ratification des actes des administrateurs; - ratification des membres; - ratification des états financiers; - nomination du vérificateur; - élection du conseil d’administration.

Vous n’êtes pas obligé de fournir l’ordre du jour de votre assemblée annuelle avec l’avis de convocation. Joint ou non, il devra comprendre au moins les points mentionnés. La loi prévoit que le président du conseil d’administration et son secrétaire sont automatiquement ceux de l’assemblée. Cependant, pour exercer ces rôles, ils doivent abandonner leur droit de vote. La majorité des OSBL d’habitation choisissent de nommer un président et un secrétaire qui sont indépendants de la corporation. Cela facilite les débats et nous vous le suggérons fortement.

Tout membre peut faire la demande expresse au conseil d’administration de convoquer une telle assemblée. Le conseil sera obligé de donner suite à cette requête si au moins dix pour cent (10 %) des membres actifs déposent la demande.

d) Quorum Le quorum doit être constaté par le président d’assemblée. Pour faire quorum, l’assemblée doit comprendre dix pour cent (10 %) des membres actifs. Advenant que le quorum ne soit pas atteint, une deuxième assemblée générale est convoquée dans les trente (30) jours suivants. Les membres présents à une telle assemblée constitueront le quorum.

C’est à vous de déterminer combien ou quel pourcentage de membres feront en sorte que l’assemblée peut fonctionner. On peut aller jusqu’à dire que le quorum est constitué des membres présents.

3.4 Assemblée extraordinaire a) Date et lieu L’assemblée générale extraordinaire se tient à la date, au lieu et à l’heure fixés par le conseil d’administration.

Il est à noter que le terme assemblée générale spéciale est un anglicisme.

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c) Ordre du jour Un ordre du jour accompagne l’avis de convocation et comprend, outre l’ouverture et la fermeture de l’assemblée, le seul point à débattre.

5 jours, c’est le minimum reconnu. Même si aucune loi n’oblige les administrateurs à entendre les membres de l’assemblée en dehors des assemblées annuelles, il est préférable de leur donner des moyens. On établit soit un pourcentage, soit un nombre fixe.

Vous êtes obligé de fournir l’ordre du jour de votre assemblée extraordinaire avec l’avis de convocation. Le nombre de points à l’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire doit être limité. On suggère qu’il n’y ait qu’un seul point à ce type d’assemblée. Notez que l’ordre du jour doit alors être fermé et ne peut pas être modifié, à moins que 100 % des membres soient présents et consentent à cette modification à l’unanimité.

d) Quorum Le quorum doit être constaté par le président d’assemblée. Pour faire quorum, l’assemblée doit comprendre 10 % des membres actifs.

Vous pourriez choisir un quorum différent de l’assemblée annuelle : c’est votre choix.

Advenant que le quorum ne soit pas atteint, une deuxième assemblée générale est convoquée dans les trente (30) jours suivants. Les membres présents à une telle assemblée constitueront le quorum.

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI

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3.5 Procédures Sauf les dispositions prévues au présent règlement, les procédures utilisées lors des réunions et assemblées sont celles généralement reconnues dans les assemblées délibérantes. On pourra se référer notamment au code Morin pour les débats et résolutions. Le vote s’exprime à majorité simple, sauf s’il en est stipulé autrement dans les présents règlements. Le vote peut être pris à main levée ou au scrutin secret si au moins 30 % des membres le requièrent.

Il est important de spécifier les procédures, surtout si elles diffèrent de celles usuellement utilisées dans les assemblées délibérantes. Il est aussi primordial de parler de majorité simple. Par opposition, la majorité simple est de 50 % + 1 des membres présents, alors que la majorité absolue est de 50 % + 1 des membres, qu’ils soient présents ou non. Se doter de règles quant au scrutin secret est tout aussi important afin d’éviter les abus de procédures et de réduire la durée des assemblées.

De plus, un membre est élu par le collège électoral des employés tel que décrit à l’article 3.1.5

Il est préférable de ratifier l’élection des membres nommés par un collège électoral et de vous assurer que la majorité des sièges sont comblés par un processus clairement identifié. Soit en assemblée générale, soit par un autre type de vote. Rappelez-vous aussi qu’une fois élue, la personne qui représente une autre corporation ou un groupe devient membre du CA et ne doit solidarité qu’à ce dernier.

D) CHAPITRE IV : CONSEIL D’ADMINISTRATION 4.1 Élection et composition 4.1.1 Élection Les membres du conseil sont élus ou ratifiés lors de l’assemblée générale annuelle. À échéance du mandat, ils restent en poste jusqu’à la prochaine élection. L’assemblée nomme à cette fin un président et un secrétaire d’élection. Ceux-ci peuvent à leur tour nommer des scrutateurs. L’élection se fait par vote secret. Le président, le secrétaire ainsi que tous les scrutateurs doivent abandonner leur droit de vote pour cette élection.

Si vous choisissez de fonctionner par bulletin de vote postal ou électronique, ou encore par le biais d’un collège électoral, vous devez inscrire ces modalités dans les règlements et décrire les moyens que vous allez utiliser pour assurer la validité du vote ou de la nomination. Vous devez soit faire entériner vos nominations (rapport annuel), faire ratifier leur nomination par voie de résolution ou encore exercer un vote direct.

4.1.2 Composition Le conseil d’administration est composé de X membres, dont X sont élus parmi les membres actifs répartis de la façon suivante :

La loi prévoit qu’il y ait au minimum trois administrateurs, mais vous pouvez choisir le nombre qui vous semble opportun pour bien représenter votre organisme. Nous vous suggérons toutefois de choisir un nombre impair. Cela facilite le vote et l’établissement de la majorité.

X membres partenaires, X membres locataires et X membres proches aidants.

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Ajoutons que le NOMBRE d’administrateurs doit être approuvé par un vote aux deux tiers (2/3) par l’assemblée générale. On ne peut donc le modifier sans son assentiment. Les catégories et qualités sont adoptées à majorité simple.

Ainsi, votre employé n’est pas un représentant syndical et demeure en poste même si ses collègues le rejettent. Ils ne pourront élire un autre représentant à la prochaine élection. Vous pouvez contourner ceci en « qualifiant » l’administrateur (voir plus bas 4.3-b). 4.2 Durée des mandats Les administrateurs sont élus pour un mandat de X ans, renouvelable jusqu’à X fois. Une fois ce délai expiré, l’administrateur devra attendre une année avant de pouvoir se présenter à nouveau.

La loi prévoit que les mandats soient de deux ans : ils peuvent être moindres, mais pas plus élevés. Elle ne limite pas le nombre de renouvellements, mais la jurisprudence établit que des balises sont souhaitables afin d’éviter les abus de pouvoir. La majorité des corporations sans but lucratif octroient des mandats de deux ans renouvelables jusqu’à trois fois. Par contre, vous avez le loisir d’établir vos propres normes.

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4.3 Démission, exclusion, radiation et vacances a) Démission Tout membre peut se retirer comme tel, en tout temps, mais il doit en aviser le conseil d’administration. Sa démission prendra effet dès sa ratification par le conseil qui devra l’entériner lors de la

b) Exclusion et radiation Le conseil d’administration peut, par résolution aux deux tiers (2/3) des membres présents lors de l’adoption de la résolution, exclure temporairement ou radier définitivement tout membre qui enfreint quelques dispositions ou règlements de la corporation. Il peut, de même manière, exclure un membre dont les activités ou la conduite sont nuisibles à la corporation. Un avis écrit doit être envoyé, cinq (5) jours avant la réunion, au membre concerné lui indiquant l’intention du conseil de procéder à son expulsion ou à sa radiation ainsi que les motifs qui ont mené à cette décision. Le membre peut alors remédier à ce défaut et demander qu’on lui reconnaisse sa qualité de membre. La décision du conseil d’administration est irrévocable. L’absence non motivée à trois réunions consécutives du conseil est un motif valable de radiation.

Dans le cas des membres du conseil d’administration, la loi prévoit qu’ils demeurent en poste jusqu’à la ratification.

Le conseil d’administration ne peut pas radier un de ses membres en agissant seul. La loi prévoit, au contraire, que seuls les membres de l’assemblée peuvent être disqualifiés. En clair, cela signifie que seul le fait de disqualifier un administrateur en tant que membre de l’assemblée peut nous permettre de le destituer. La jurisprudence a établi que, si un administrateur perd ses qualités de membre de l’assemblée, il se disqualifie et devient « non éligible » dans la mesure où l’accès au conseil nécessite un statut de membre. Afin de « contourner » ce problème et de donner la latitude au conseil de démettre un de ses membres, il est suggéré de rédiger un article le permettant. Pour que cet article soit valide, IL FAUT AUSSI L’INCLURE DANS LES LETTRES PATENTES, sinon tous vos règlements seront jugés caducs. Il faut comprendre qu’au sens de la loi des compagnies, le conseil d’administration est l’instance souveraine, on ne peut donc déloger les administrateurs

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autrement que par les processus d’élection prévu aux règlements ou en démontrant qu’ils ont brisé un règlement ou une politique de la corporation. S’il y a fraude ou bris de règlement, il faudra quand même destituer l’administrateur en tant que membre de l’assemblée pour « s’en débarasser ». Notez que les administrateurs qui sont nommés autrement que par l'intermédiaire de leur statut de membre ne sont pas destituables. Mais ils peuvent être disqualifiés. Si, par exemple, un administrateur est nommé par un autre organisme comme son représentant dans un siège réservé à cet organisme, le fait par l'organisme de révoquer le mandat de représentation disqualifie l'administrateur qui doit démissionner. Mais ce pouvoir ne vous appartient pas, il appartient à l'organisme (ou le collège électoral) qui donne sa qualification à l'administrateur. Dans certaines lois touchant les OSBL, des prérogatives de tutelle ou d'administration provisoire sont prévues. Les OSBL ont la plupart du temps des conventions avec la SHQ ou la SCHL, ou parfois d'autres bailleurs de fonds comme le ministère de la Santé et des Services sociaux. Chacune de ces conventions est encadrée par une loi, la loi de la Société d'habitation du Québec par exemple, la loi sur la santé et les services sociaux. Toutes ces lois ont des mesures prévues pour suspendre la convention. Le législateur a prévu des pouvoirs au delà de la convention (tutelle, curatelle, CAprovisoire, chaque loi a son nom).

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c) Vacances Le conseil peut nommer un membre parmi les membres actifs pour assurer un intérim lors de vacances en son sein. Ces vacances devront toutefois être comblées selon les procédures habituelles dès la prochaine assemblée générale.

Il peut le faire, mais il n’est pas obligé de combler les vacances.

4.4 Réunions du conseil d’administration a) Date et lieu Les réunions du conseil d’administration ont lieu à la date, au lieu et à l’heure fixés par le conseil d’administration. b) Convocation Les membres du conseil sont convoqués par courrier postal ou électronique ou selon le calendrier déposé à cette fin au moins cinq (5) jours avant la date prévue, et ce à leur dernière adresse connue. La présence d’un membre à une réunion couvre le défaut de convocation à son égard.

5 jours, c’est la loi. On vous suggère toutefois la méthode du calendrier : un seul avis par année !

c) Ordre du jour Une proposition d’ordre du jour est déposée en début de réunion.

Vous pouvez obliger par règlement que l’ordre du jour vous soit envoyé. Cependant, cela alourdit le processus et, comme le conseil est souverain, il peut le modifier complètement sur place. La valeur d’un tel ordre du jour est alors compromise. Nous vous suggérons la formule souple.

d) Quorum Le quorum doit être constaté par le président. Pour faire quorum, la réunion doit se faire à majorité simple.

Vous pouvez être plus ou moins exigeant, c’est selon. La loi prévoit qu’il y ait au moins trois (3) membres.

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e) Fréquence Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que les affaires de la corporation le requièrent, mais au moins trois fois l’an.

3 fois, c’est la loi.

4.5 Remboursement des dépenses Les membres du conseil ne sont pas rémunérés durant l’exercice de leur fonction par la corporation, mais le conseil peut, s’il le juge à propos, rembourser les frais relatifs à la fonction. De telles dépenses seront clairement identifiées aux états financiers de la corporation.

Ici, il faut éviter toute confusion et faire preuve de transparence. Notez que la loi prévoit que certains membres peuvent être rémunérés, notamment s’il s’agit d’un directeur général ou d’un secrétaire général qui serait à la fois employé et administrateur.

4.6 Dirigeants Dès la première réunion qui suit l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration doit élire, parmi ses membres, un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Il doit compter aussi, parmi ses dirigeants, un directeur général.

Vous devez avoir au moins trois dirigeants et certains d’entre eux peuvent cumuler deux ou trois fonctions. Encore une fois, c’est votre choix. Notez que les responsabilités se cumulent aussi.

Les employés du collège électoral qui proviennent de la corporation doivent, pour leur part, siéger bénévolement.

On suggère également d’inclure dans vos dirigeants le directeur général de votre organisme. Il peut aussi s’appeler directeur, coordonnateur, responsable, etc. Cela le lie solidairement aux décisions du conseil et le rend imputable de ses décisions. C’est une façon de protéger les administrateurs. Donnez-lui un siège d’office, mais sans droit de vote.

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a) Président Premier administrateur de la corporation, il en est aussi le porte-parole. - Anime les réunions du conseil. - Prépare les ordres du jour. - Assure le bon déroulement des réunions. - Assure le suivi des résolutions et décisions. - Exerce un vote prépondérant en cas d’égalité des votes.

Ce sont les principales fonctions de chacun des dirigeants, mais vous pouvez en ajouter… Notez aussi que tant que les officiers ne sont pas nommés, ce sont les officiers précédents qui occupent les fonctions. Plusieurs règlements prévoient à cette fin des délais pour l’élection des officiers.

b) Vice-président - Assiste le président dans l’exercice de ses fonctions. - Remplace le président en cas d’incapacité ou d’absence. - Assume tout autre mandat qui lui est désigné par le conseil. c) Secrétaire - Assure la tenue du registre des administrateurs. - Prépare les ordres du jour en collégialité avec le président. - Assure la tenue du registre des résolutions. - Assure l’exactitude et la confidentialité des procès-verbaux du conseil d’administration. - Appose sa signature sur tous les registres et documents sous sa garde. - Assure le respect des procédures concernant les avis de convocation, les ordres du jour et les procès-verbaux.

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Le secrétaire est appelé à signer plusieurs documents au nom de la corporation. Sa signature fait foi de l’exactitude des documents et de leur corrélation avec les décisions du conseil. Le registre des administrateurs est directement sous sa responsabilité. L’inspecteur général des institutions financières pourrait le poursuivre personnellement en cas d’inexactitude.

d) Trésorier - Assure la garde des livres et registres comptables de la corporation. - Est responsable de la mise en place et du suivi des mesures de contrôle financier et budgétaire. - Est signataire des chèques et effets de commerce doublé d’un autre signataire désigné par le conseil d’administration. - S’assure du respect des normes comptables et financières. - Applique les recommandations émises par le vérificateur. - Présente les bilans et états financiers au conseil d’administration.

Tout comme pour le secrétaire, la signature du trésorier fait foi de l’exactitude des documents qui entourent le trésor, depuis le budget jusqu’au chèque émis. La présentation des états financiers ou budget peut être déléguée, cependant même déléguée, cela demeure la responsabilité du trésorier.

e) Directeur général Nommé par le conseil d’administration, le directeur général est le cadre responsable de la corporation. Il détient un siège d’office au conseil d’administration, sans droit de vote. Le conseil peut lui déléguer une ou plusieurs de ses fonctions, en quel cas il devient solidairement responsable. Il peut apposer sa signature en lieu et place ou au nom des dirigeants, dans la mesure où le conseil le lui a expressément autorisé. En tant qu’employé, il est couvert par un contrat de travail qui le lie au conseil d’administration.

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f) Comité exécutif Le conseil peut, s’il le juge à propos, déléguer les dirigeants à un comité exécutif qui aura pour mandat d’agir au nom du conseil dans les affaires courantes. La ratification des procèsverbaux de l’exécutif par le conseil fait foi de l’approbation des décisions prises par ce dernier.

Vous n’êtes pas obligé d’avoir un exécutif. Cela peut toutefois faciliter les opérations courantes, puisqu’on doit réunir moins de personnes. Nous vous suggérons de rédiger un article qui permet au conseil de le faire, sans l’obliger. Chaque conseil devra alors décider s’il met en place ou non un exécutif. L’exécutif ne peut pas prendre de décision à la place du conseil; il doit faire entériner ses résolutions par le conseil.

4.7 Comités ad hoc Le conseil peut, s’il le juge à propos, constituer des comités en leur donnant des mandats d’étude et de recommandations. La ratification des procès-verbaux de ces comités par le conseil fait foi de l’approbation des décisions prises par ce dernier. E) CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINANCIÈRES 5.1 Conflits d’intérêt Aucun administrateur ne peut confondre des biens de la corporation avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de la corporation ou l’information qu’il obtient, à moins qu’il ne soit expressément autorisé à le faire par le conseil. Il doit éviter de se placer en situation de conflit d’intérêt, se dénoncer auprès du conseil en tel cas et dénoncer toute situation similaire qu’il observe au sein du conseil.

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Dans les OSBL d’habitation, les locataires sont d’emblée dans une situation de conflits d’intérêt, car ils ont contracté un bail envers la corporation qu’ils administrent. Ce fait étant reconnu d’emblée, le législateur le tolère, mais exige que les conseils agissent avec vigilance à cet égard.

L’administrateur intéressé doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur un tel sujet. Les membres qui ont un contrat signé en bonne et due forme avec la corporation doivent dénoncer cette situation. Le conseil devra alors prendre les mesures nécessaires pour que ce membre puisse exercer son rôle d’administrateur sans se mettre en situation de conflit d’intérêt.

Si vous avez à discuter de l’augmentation des charges additionnelles à un bail, par exemple, le président devra mentionner qu’il y a conflit d’intérêt et le conseil devra adopter une résolution dans laquelle il stipule les modalités de prise de décision (ne pas donner le droit de vote, réduire sa portée, etc.).

5.2 Année fiscale L’année fiscale débute le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars.

En ce qui a trait à votre année fiscale, c’est à vous de déterminer les dates de début et de fin. Toutefois, certaines conventions avec la SHQ ou la SCHL prévoient des dates auxquelles vous devez vous conformer.

5.3 Registres 5.3.1 Livres La corporation doit tenir des livres comptables décrivant ses avoirs actifs et passifs ainsi que l’état de ses revenus et dépenses. Ces livres sont conformes aux exigences généralement reconnues.

C’est la loi…

5.3.2 États financiers La corporation adoptera et déposera à l’assemblée générale des états financiers vérifiés par un vérificateur dûment nommé par l’assemblée.

Toute corporation qui a vingt-cinq milles dollars (25 000 $) et plus de revenus annuels doit déposer des états financiers vérifiés. En deçà de cette somme, la corporation pourra déposer ses propres registres ou encore un examen par une firme comptable.

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5.4 Chèques et effets de commerce Les chèques et effets de commerce doivent être signés par le trésorier et/ou le secrétaire ou toute autre personne désignée à cette fin par le conseil d’administration. Les chèques et contrats d’emprunt exigent deux signataires, alors que les autres effets peuvent être signés par un seul des signataires. Les signatures électroniques ou autres pourront être autorisées par voix de résolution.

Avec l’informatisation des effets de commerce, il faut donner plus de souplesse aux personnes qui font les opérations d’une corporation. Cependant, la prudence exige qu’il y ait des mesures de contrôle, car ce sont les administrateurs qui sont solidairement responsables des finances de la corporation. Il est illégal de signer des chèques à l’avance, et ce malgré toute la bonne foi que vous pourriez avoir envers votre personnel. Il vaut mieux une résolution qui leur donne ce pouvoir et qui l’encadre.

5.5 Emprunt Le conseil d’administration peut faire des emprunts au nom de la corporation jusqu’à un maximum de X dollars.

Ce montant ne peut excéder celui indiqué aux lettres patentes. Il peut cependant être inférieur, ce qui oblige les administrateurs à modifier les règlements généraux, donc à informer l’assemblée générale.

5.6 Budget Le conseil d’administration doit adopter un budget annuel qu’il dépose à l’assemblée générale annuelle.

Le dépôt du budget à l’assemblée n’est pas obligatoire, ni même son adoption par le conseil. Toutefois, plusieurs conventions avec la SHQ et la SCHL prévoient l’adoption d’un budget. Vous devrez donc vous y conformer. Dans plusieurs causes, les juges ont été plus tolérants envers les organismes qui avaient des budgets adoptés, parce qu’ils les jugeaient plus prudents. Nous vous suggérons fortement d’inscrire ce genre de règlement.

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F) CHAPITRE VI : AMENDEMENTS Les amendements aux présents règlements doivent être adoptés par le conseil d’administration et ratifiés par l’assemblée générale.

C’est la loi, on a seulement simplifié et résumé le libellé.

Tout règlement modifiant les lettres patentes au même moment devra faire l’objet d’une résolution favorable aux deux tiers de l’assemblée générale. Tout règlement qui relève du pouvoir du conseil d’administration peut être adopté par ce dernier. Il est en vigueur dès son adoption, et ce jusqu’à la prochaine assemblée générale où il devra être entériné. Si l’assemblée réfute un tel règlement, il cesse d’être en vigueur.

Il est souhaitable de pouvoir retracer les modifications. On devra donc lire, à la partie acte, règlement adopté le (date) et modifié le (date) ou abrogé le (date).

Toute modification ou abrogation devra mentionnée le règlement préalablement modifié.

G) CHAPITRE VII : DISSOLUTIONS En cas de cessation de ses activités, le conseil d’administration verra à sa dissolution conformément aux exigences de la loi à cet égard. Le conseil devra remettre le reliquat de ses biens et avoirs à un organisme sans but lucratif poursuivant des objets similaires à sa charte.

C’est la loi. Encore là, on libelle plus simplement en faisant ressortir les obligations des administrateurs.

Le conseil verra à radier toute dette, tout versement ou tout paiement à faire au nom de la personne morale avant de la dissoudre.

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RÉFÉRENCES

H) ACTES Les présents règlements ont été adoptés par le conseil d’administration sur résolution dûment appuyée le ___e jour de ______ l’an ______. En foi de quoi, nous signons, ____________________________ (secrétaire) ____________________________ (président) Ils ont été ratifiés en assemblée générale sur résolution dûment appuyée le ___e jour de ________ l’an ______, tels qu’ils apparaissent au procès-verbal de la dite assemblée.

Gouvernement du Québec, Code civil du Québec, section IV, 1995. Gouvernement du Québec, Loi des compagnies, Chapitre C-38. Marchand, Michel Me et al., La responsabilité d’un administrateur de corporation sans but lucratif, journal Les Affaires, 2003. Martel, Paul Me, Administrateurs de corporation sans but lucratif, Le guide de vos droits, devoirs et responsabilités, Wilson-Lafleur, 2000. Règlements généraux consultés (liste non exhaustive) : RQOH, Réseau québécois des OSBL d’habitation. FOHM , Fédération des OSBL d’habitation de Montréal. Brind’elles. Les Habitations d’Aragon-Jogues. La Ressource ATOP, soutien aux personnes anxieuses et troubles de panique. FQCV, Fondation québécoise du Cerf-Volant. Site Web de la SHQ : http://www.habitation.gouv.qc.ca/.

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