Page 1


TABLE DES MATIÈRES Le Réseau québécois des OSBL d’habitation a bénéficié du soutien financier du Programme d’aide aux organismes communautaires (PAOC) - volet ponctuel de la Société d’habitation du Québec (SHQ) pour réaliser ce document.

I. POURQUOI CE GUIDE ? ...................................................................................... 2 II. QUESTION DE MOTS .......................................................................................... 3

Rédaction : Luc Lalonde Édition : Richard Saulnier Infographie : Myriam Lalonde

III. POURQUOI UN GUIDE D’ÉTHIQUE ? ................................................................ 4

Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et seulement dans le but d’alléger le texte.

IV. CADRE JURIDIQUE ............................................................................................ 5 V. LE CONTENU ....................................................................................................... 6

Réseau québécois des OSBL d’habitation 1ère édition Comité aviseur : Serge Bergeron, Myrtha Laflamme et François Vermette ISBN-13 : 978-2-923537-01-6 ISBN-10 : 2-923537-01-7

© Réseau québécois des OSBL d’habitation 2165, rue Tupper #102 Montréal (Québec) H3H 2N2 (514) 846-0163 (514) 932-7378 www.rqoh.com

MAI 2006

A) PRÉAMBULE .................................................................................................... 6 B) CHAMPS D’APPLICATION ............................................................................. ...... 6 C) DEVOIRS GÉNÉRAUX ..........................................................................................7 - Impartialité et équité ............................................................................. 7 - Participation et assiduité ...................................................................... 7 - Loyauté ................................................................................................. 7 - Respect, égards et courtoisie .............................................................. 8 - Divulgation de l’information, confidentialité et discrétion ...................... 8 - Conflits d’intérêts, cadeaux, faveurs et avantages ............................... 8 - L’après-mandat .................................................................................... 9 - Dérogations ........................................................................................... 9

VI. EN GUISE DE CONCLUSION ........................................................................... 10


I. POURQUOI CE GUIDE ?

II. QUESTION DE MOTS

Il peut être aisé de se faire élire au sein d’un conseil d’administration, mais l’exercice de son rôle peut s’avérer ardu. Pour aider les administrateurs d’OSBL d’habitation, le Réseau québécois des OSBL d’habitation propose une série d’outils qui faciliteront la compréhension du rôle des administrateurs et des modalités d’action qui s’y appliquent.

Code ou guide ? Éthique ou déontologie ? La première étape est de choisir son vocabulaire. Derrière les mots, ce sont vos valeurs qui s’inscrivent. Êtes-vous en faveur d’une prescription de comportement, d’une ordonnance ou d’un règlement ? Choisissez alors le mot CODE.

C’est dans ce contexte que le guide, pour se doter de règles de conduite, a été élaboré. L’outil est à la fois un modèle que vous pouvez utiliser et un guide sur les impératifs auxquels vous devez penser pour rédiger vos propres règles éthiques.

Si vous êtes plutôt du genre à vouloir indiquer le chemin à suivre et donner des orientations, choisissez le mot GUIDE.

Les administrateurs ont tout avantage à se doter d’un guide d’éthique, afin de préciser leurs attentes réciproques et rassurer la population sur leurs intentions en tant qu’administrateurs. Alors, à vos crayons et réflexions, et bonne éthique !

Quant à l’ÉTHIQUE, elle est une science de morale, voire une philosophie, alors que la DÉONTOLOGIE est la théorie de la morale qui s’adresse aux rapports entre les membres d’une profession et les tiers. Au sens juridique, peu importe que vous adoptiez un code d’éthique, un code de déontologie ou un guide de l’un ou l’autre, il s’agira bel et bien d’un règlement adopté par la personne morale1 et son titre n’aura pas d’autre impact que la transmission de vos valeurs. La plupart des organismes sans but lucratif au Québec ont choisi l’appellation guide d’éthique. C’est également le choix que nous ferons dans ce document, afin de « guider » les administrateurs vers une « morale » qui soit propre à leur organisation. Toutefois, un petit débat s’impose dans votre organisation, ne serait-ce que pour vous approprier ce choix.

1

2

LES MEILLEURES PRATIQUES

La corporation est une personne au sens de la loi. Comme elle n'est pas physique, on parle alors d'une personne morale (Loi des compagnies, chap. C.).

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS

3


III. POURQUOI UN GUIDE D’ÉTHIQUE ?

IV. CADRE JURIDIQUE

Le Code civil du Québec demande aux administrateurs d’organismes sans but lucratif d’avoir des comportements moraux. La personne morale a donc des « comportements » au sens du Code civil. Elle doit agir avec prudence, diligence et probité2.

Outre le fait de plaire au législateur, l’adoption d’un guide d’éthique ne relève d’aucune obligation légale. Vous pouvez donc simplement l’adopter au conseil d’administration comme toute politique qui découle de vous ou encore le faire ratifier par votre assemblée générale.

Or, la prudence d’une personne morale se constate par l’adoption de règlements, guides et codes. La charte et les règlements généraux sont les principaux outils de diligence, et le guide d’éthique des administrateurs suit de près cette logique. En plus de vous permettre d’exprimer votre diligence et votre prudence, un tel guide sert d’outil de travail pour « former » les administrateurs. Des notions aussi fondamentales que la solidarité des administrateurs entre eux et les conflits d’intérêts seront ainsi nommées et décrites de façon à ce que chaque administrateur joue pleinement son rôle, soit celui de réaliser la mission de la personne morale.

Nous vous incitons à déposer votre guide auprès de votre assemblée. Cela obligera tous les futurs administrateurs à en tenir compte et du même coup vous obligera à le diffuser auprès de tous vos membres. Vous donnerez ainsi une importance particulière à votre éthique.

Selon le Rapport du groupe de travail sur l’éthique, la probité et l’intégrité des administrateurs publics3, l’éthique vise principalement à renforcer le lien de confiance entre l’administrateur et ses commettants. Autrement dit, un guide d’éthique rassure les membres d’une corporation ainsi que la population visée par sa mission sur les valeurs que devront défendre les administrateurs au cours de leur mandat et après ce dernier. Toujours selon ce même rapport, l’adoption d’un guide d’éthique favorise la conscientisation des administrateurs face à leur rôle. Le guide a l’avantage de souligner que l’administrateur doit agir de façon à remplir la mission qui lui est confiée, et ce en dehors de ses intérêts personnels. Le guide d’éthique est à la fois une liste de comportements souhaités et les mesures envisagées par la personne morale pour s’y contraindre.

Code civil, art. 532, 357 à 365, 1053 à 1055 et code de procédure civile, art. 828 à 832. Rapport du groupe de travail sur l'éthique, la probité et l'intégrité des administrateurs publics, Gouvernement du Québec, mai 1995. 2 3

4

LES MEILLEURES PRATIQUES

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS

5


V. LE CONTENU L’application du présent guide est sous la responsabilité de la présidence du conseil d’administration qui devra s’assurer de sa divulgation et de son respect. Nous présentons ici un projet de contenu dont vous pourrez librement vous inspirer pour rédiger votre guide d’éthique à l’intention de vos administrateurs. Ce projet s’inspire de guides et codes existants4. En encadré, vous trouverez des suggestions de libellés. Notez qu’il s’agit uniquement de suggestions, car ce sont vos mots qui doivent s’y retrouver. A) PRÉAMBULE Avant de parler de votre guide, expliquez en quelques mots pourquoi vous le faites. Le préambule est une introduction expliquant les motivations qui vous ont amenés à adopter ce guide ainsi que vos intentions. L’administration d’un organisme sans but lucratif en habitation présente des caractéristiques qui lui sont propres et le distingue des autres corporations. Il s’agit en fait d’un contrat social qui impose un lien de confiance entre ses membres et la communauté qu’elle dessert. Les principes éthiques prônés par la corporation portent sur les devoirs et obligations d’administrateurs entre eux et envers leurs commettants. Ils font appel au sens des responsabilités et au jugement des administrateurs. B) CHAMPS D’APPLICATION Ici, on indique qui est concerné par ce guide et selon quelles modalités il sera utilisé. Chaque membre du conseil est concerné et nous vous proposons de mandater la présidence de l’organisme pour le faire respecter. On choisit aussi d’inscrire que le président est responsable de sa divulgation; il doit en remettre copie à tout nouvel administrateur. Le présent guide a pour objet d’établir les règles de conduite des membres du conseil d’administration entre eux et devant leurs commettants. Chaque membre du conseil est tenu de s’y conformer. Le présent guide ne réduit en rien les obligations des membres envers d’autres lois et règlements, notamment aux articles 321 à 326 du Code civil du Québec, à la Loi des compagnies et aux règlements généraux de la corporation. 4

C) DEVOIRS GÉNÉRAUX On inscrit ici les devoirs généraux attendus des administrateurs et on liste par la suite ceux auxquels le guide s’adresse plus précisément. Nous avons regroupé le vocabulaire utilisé dans la plupart des guides et codes existants. Encore une fois, le choix des mots est idéologique. Vous devrez donc choisir les vôtres en fonction des valeurs de votre corporation. Les administrateurs doivent agir dans le meilleur intérêt de la corporation. Ils doivent respecter les statuts et règlements ainsi que l’ensemble des politiques et procédures en vigueur. Ils doivent mettre à profit leurs connaissances, aptitudes et expériences de manière à remplir adéquatement leurs fonctions. Ils doivent agir avec prudence, diligence et probité. Ils font preuve de loyauté et de compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable.

Impartialité et équité Les décisions rendues par les administrateurs doivent être impartiales et équitables. Ils ne doivent prendre aucune décision en faveur d’eux-mêmes ou de leurs proches et doivent en tout s’assurer d’être équitables.

Participation et assiduité Les administrateurs doivent participer de façon active et assidue aux délibérations du conseil.

Loyauté Les membres ne peuvent en aucun cas se désolidariser d’une décision du conseil, même après leur mandat; ils doivent démontrer du respect envers les décisions qui ont été prises sous leur gouverne.

Voir les références à cet effet.

6

LES MEILLEURES PRATIQUES

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS

7


Respect, égards et courtoisie Les membres doivent faire usage de considération dans leurs échanges et dans toutes leurs communications. Ils évitent toutes formes de discrimination ou de harcèlement. Ils doivent se comporter avec égards, tant dans leurs paroles que dans leurs attitudes.

Divulgation de l’information, confidentialité et discrétion Ils adoptent une attitude de réserve et de retenue dans la manifestation publique de leurs opinions. Ils ne peuvent utiliser à leur profit ou au profit de tiers l’information obtenue dans l’exercice de leurs fonctions.

L’après-mandat À la fin de son mandat, l’administrateur ne peut déroger au présent guide. Il doit maintenir des attitudes prudentes, diligentes, discrètes et honnêtes envers la corporation durant deux années suivant son départ. Il doit éviter de ternir la réputation de la corporation ou de toute personne y œuvrant.

Dérogations Les administrateurs ont le devoir d’informer le conseil de toutes situations dérogatoires au présent guide. Advenant qu’un administrateur déroge au présent guide, le président ou le viceprésident peut demander l’examen de la dérogation. Le conseil d’administration devra alors statuer s’il y a dérogation ou non lors d’une réunion à huis clos.

Ils sont tenus de respecter les normes de confidentialité usuellement reconnues.

Le conseil pourra alors rejeter l’allégation ou déterminer les sanctions appropriées. Ses sanctions peuvent être de l’ordre de la réprimande ou de la suspension jusqu’à la déchéance de sa charge.

Ils révèlent toute information ou tout fait lorsqu’ils savent que ces renseignements pourraient avoir un impact sur une prise de décision.

La décision du conseil d’administration doit être prise aux deux tiers des votes et est irrévocable.

Conflits d’intérêts, cadeaux, faveurs et avantages Les membres luttent contre toute forme d’abus de pouvoir. Ils évitent toute forme de conflits d’intérêts. Ils s’abstiennent de siéger lorsqu’une décision porte sur des intérêts qui sont les leurs. S’ils sont bénéficiaires des services de la corporation (locataires), ils s’assurent que leur participation à un débat concernant l’ensemble des commettants réponde à leurs besoins et à ceux de la corporation. Tout administrateur doit dénoncer les situations de conflits d’intérêts. Les membres conviennent entre eux alors des modalités de discussions et de décisions qui conviennent le mieux en fonction de l’importance du conflit. Les membres ne peuvent solliciter ni accepter aucun avantage ou bénéfice directement ou indirectement d’une personne ou d’une entreprise faisant affaire avec la corporation. Les membres ne reçoivent aucun traitement ou autres avantages pécuniaires à l’exception du remboursement des dépenses faites à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions.

8

LES MEILLEURES PRATIQUES

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS

9


VI. EN GUISE DE CONCLUSION

RÉFÉRENCES

Un guide d’éthique est un outil de travail avec lequel les administrateurs doivent conjuguer. Il ne remplace aucunement d’autres formes de règlements ou prescriptions. Cependant, il souligne de façon particulière les comportements souhaités.

Gouvernement du Québec, Rapport du groupe de travail sur l’éthique, la probité et l’intégrité des administrateurs publics, Publication officielle / mai 1995.

Dans la réalité de tous les jours, les administrateurs qui donnent généreusement de leur temps le font par intérêt, soit celui de défendre une cause, de soutenir un projet ou encore de représenter les personnes qu’ils défendent. À ce chapitre, la notion de conflit d’intérêts est celle qui doit les préoccuper le plus. En tant que locataire siégeant à un conseil, vous aurez à prendre des décisions budgétaires qui auront un impact direct sur votre qualité de vie. Par exemple, s’il y avait du budget seulement pour rénover deux appartements de votre immeuble sur six, il serait tentant de choisir le vôtre, alors que votre devoir serait davantage de cibler celui qui en a le plus besoin. Vous pourriez vouloir adopter un règlement en faveur des animaux parce que vous voulez avoir un chien. Si vous êtes respectueux de votre guide d’éthique, vos décisions ne se prendront pas sur des bases personnelles, mais bel et bien en faveur de la corporation et de l’équité. Un autre piège est de cohabiter avec les décideurs. Comment vous comporterezvous si un membre du conseil est aussi un locataire trop bruyant à votre goût ? Quelles attitudes adopterez-vous envers un voisin embêtant alors que vous avez le pouvoir de l’évincer ? Si vous êtes délégués par une autre organisation, aurez-vous tendance à faire en sorte que les critères de sélection des locataires correspondent aux usagers desservis par votre employeur ? Ou, tout bonnement, ferez-vous en sorte que les réunions du conseil se tiennent dans des temps et lieux qui conviennent à celui-ci ou à la majorité des administrateurs ? Voilà des dilemmes qui sont loin d’être anodins et auxquels l’éthique devrait répondre. On demande aux administrateurs d’agir « en bon père de famille » et, parole de père, ce n’est pas facile.

Guide d’éthique et de déontologie, Institut national de la recherche scientifique / novembre 1998. Code d’éthique et de déontologie, Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et des services sociaux de la Capitale, ADRLSSSC / janvier 2004. Code d’éthique des administrateurs de Métro inc., Métro inc. / mai 2004. Code d’éthique et de déontologie du CLSC Métro / février 1998. Code d’éthique de la Fédération de locataires de HLM du Québec, FLHLMQ / janvier 1999. Code de procédures et de déontologie à l’intention du personnel du Foyer Laurentien, Foyer Laurentien / janvier 1999. Code d’éthique de la Maison d’un nouvel élan, Maison d’un nouvel élan. Politiques de gestion et manuel d’employés, Regroupement des offices d’habitation du Québec / juin 2005. Guide d’élaboration d’énoncés de valeurs et d’intégration des valeurs en milieu de travail, Direction de la planification du rendement, Industrie Canada, / octobre 2003.

En terminant, quand la caissière de l’épicerie vous remet un dollar en trop, que faites-vous ? Si vous le lui remettez, vous êtes un administrateur modèle. Si vous vous dites que, de toute façon, la chaîne « X » a en masse de fric, peut-être ferezvous un moins bon administrateur aux yeux de certains, alors que d’autre vous donneront raison. L’éthique, c’est avant tout une affaire de jugement, mais il est opportun de se rappeler qu’en tant qu’administrateur, vous êtes le « porteur » de ce jugement. Par conséquent, vous feriez mieux de remettre le dollar, surtout si vous êtes membre du CA de la chaîne d’alimentation X. 10

LES MEILLEURES PRATIQUES

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS

11


L’éthique et les administrateurs  

Dotez-vous de règles de conduite : Les impératifs auxquels vous devez penser pour rédiger vos propres règles éthiques.