Issuu on Google+

Manual da ComissĂŁo de Desenvolvimento do Quadro Social

Parte do Kit para Dirigente de Clube

226B-PT—(709)


Esta é edição de 2009 do Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social, para ser usada pelos clubes em 2010-11, 2011-12 e 2012-13. As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary, os quais devem ser consultados se necessitar de informações mais detalhadas. Alterações efetuadas em tais documentos pelo conselho de legislação de 2010, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão deste manual revogam as respectivas normas aqui dispostas.


Conteúdo Introdução

1

1 Atribuições e responsabilidades da comissão

3

Desenvolvimento do quadro social Orientação continuada Diversidade Imagem do clube Apadrinhamento de novos clubes 2 Presidente da comissão de desenvolvimento do quadro social A comissão Subcomissões Estabelecimento de metas Orçamento Comunicação 3 Recursos

4 6 7 8 8 9 10 11 11 12 13 15

Apêndices Seção sobre a comissão de desenvolvimento do quadro social nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Regimento Interno Recomendado para o Clube no que diz respeito ao quadro social (artigo 13) Questões para discussão — Assembleia distrital

19 21 22

Folhas-tarefas Resumo Metas Plano de ação Estudo de caso: Comissão de desenvolvimento do quadro social Modelo de retenção de sócios

23 24 25 26 29


Introdução

Esta edição do Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social foi elaborada para ajudar comissões do mundo todo a estabelecer metas e compreender suas atribuições. Considerando que as responsabilidades das comissões variam de acordo com as leis, culturas e procedimentos locais, as sugestões aqui contidas devem ser adaptadas de acordo com as necessidades do clube. Nos campos “Mundo afora” verá exemplos de como as atribuições diferem de um clube a outro. Além disso, não deixe de ler as dicas dos campos “Lembrete”. Esta publicação é composta de três seções. A primeira descreve as principais responsabilidades da comissão, a segunda as atribuições do seu presidente e a terceira recursos úteis disponibilizados pelo RI e Fundação. Em seguida às seções, foram colocados os apêndices, inclusive as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, artigo 13 do Regimento Interno Recomendado para o Clube e uma lista de questões para discussão, além de folhas-tarefas para uso na assembleia distrital. Lembrete É importante que o presidente da comissão distribua cópias do capítulo 1 aos demais membros para que eles saibam quais são suas responsabilidades.

Utilize este manual para se preparar para a função de presidente da comissão de desenvolvimento do quadro social do clube. Faça uma leitura antes da assembleia distrital e leve-o ao evento em si. Preste atenção especial às perguntas do apêndice 3 para aproveitar ao máximo os debates durante o encontro. Terminado o treinamento, esta publicação será útil ao seu trabalho com os demais rotarianos do clube. O Plano de Liderança de Clube recomenda que os Rotary Clubs possuam as seguintes comissões permanentes em sua estrutura administrativa: • Administração do clube • Desenvolvimento do quadro social • Relações públicas • Projetos de prestação de serviços • Fundação Rotária

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL

1


Toda comissão conta com um manual, no qual estão destacadas suas responsabilidades, bem como recursos disponíveis, atribuições específicas e materiais de apoio a seus integrantes. Entregue aos membros cópias de informações que lhe dizem respeito. Este manual é parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT) e pode ser baixado gratuitamente no site www.rotary.org ou comprado por meio do Catálogo do RI. Tenha sempre em mente que seu Rotary Club e mais de 33.000 outros fazem parte do Rotary International e que todos se beneficiam dos serviços e recursos proporcionados pela organização, entre eles publicações, informações no site www.rotary.org, subsídios da Fundação Rotária e apoio de funcionários da sede mundial em Evanston e de sete escritórios internacionais.

Comentários? Se tiver dúvidas ou comentários sobre este manual ou qualquer material de treinamento queira encaminhá-los a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Tel.: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446

2

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


C A P Í T U L O

1

Atribuições e responsabilidades da comissão

Lembrete A comissão de desenvolvimento do quadro social do clube se dedica aos Serviços Internos e aos Serviços Profissionais.

A função da comissão de desenvolvimento do quadro social é elaborar e implementar um plano para aumentar o quadro social. Para que sejam eficazes, Rotary Clubs dependem de seus sócios. A habilidade de atender às necessidades da comunidade, apoiar a Fundação Rotária e formar líderes capazes de servir distrital e internacionalmente está diretamente relacionada à composição e ao tamanho do quadro social do clube. São responsabilidades da comissão: • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube para o ano seguinte. • Avaliar os pontos fortes e fracos do clube. Lembrete Subcomissões podem ser formadas para administrar as responsabilidades da comissão, especialmente no caso de clubes grandes.

• Trabalhar com a comissão de relações públicas do clube para promover uma imagem deste que seja atraente para sócios potenciais e atuais. • Desenvolver programas para informar e treinar sócios novos e atuais. • Apadrinhar clubes novos no distrito, se aplicável. Ao ler a seguir os detalhes destas responsabilidades, procure refletir sobre as metas da comissão, o plano de ação e os recursos que precisará durante o ano.

ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO

3


Desenvolvimento do quadro social Lembrete Preencha o levantamento de classificações e da diversidade do quadro social e o levantamento de 25 minutos sobre o quadro social com os rotarianos do seu clube para identificar sócios em potencial na comunidade. Para encontrar esses recursos, busque “Ferramentas de Avaliação do Clube” no site www.rotary.org.

Desenvolver o quadro social do seu clube significa empenhar-se para recrutar e reter sócios. Novos sócios trazem novas ideias, energia e diversidade ao clube. Os sócios já existentes são essenciais por contribuir com sua experiência e permitir continuidade administrativa nos trabalhos do clube. Para recrutar novos sócios, a comissão de desenvolvimento do quadro social estabelece metas, elabora um plano para alcançar essas metas e comunica-se com os sócios para que o plano seja implementado. Apesar de a comissão liderar os esforços do clube, o recrutamento de novos sócios é responsabilidade de todos. A comissão de desenvolvimento do quadro social deve incentivar todos os sócios a convidar amigos, parentes e colegas de trabalho a integrar o clube. Os esforços de retenção devem ser uma prioridade para a comissão. Avalie regularmente os pontos fortes e fracos do clube. Ao assegurar-se de que o sócios estão informados, envolvidos e são reconhecidos por suas contribuições ao clube, você garantirá a satisfação deles. Monitore dados de frequência, tempo de associação ao Rotary, participação em projetos de prestação de serviços e contribuições à Fundação para detectar problemas. O processo de desenvolvimento de quadro social muitas vezes inclui os seguintes estágios: • Identificação • Apresentação • Convite • Admissão • Informação e orientação • Envolvimento • Orientação continuada Identificação. Identifique candidatos qualificados para ingressar no clube. A seleção de pessoas dinâmicas ajuda a aumentar o índice de retenção e enfatizar uma postura positiva com relação à admissão de novos sócios. Faça um levantamento das classificações e da diversidade do quadro social para determinar se o clube reflete sua comunidade. Procure preencher classificações vagas.

Lembrete Antes de convidar alguém para tornar-se rotariano, não deixe de informá-lo das obrigações financeiras, de frequência e de envolvimento dos sócios.

4

Apresentação. Os sócios potenciais devem ser apresentados à historia, ideais e oportunidades de serviço e liderança do Rotary. Todos os sócios atuais devem procurar trazer novos sócios aos clube. É mais provável que o candidato se torne um sócio atuante se o Rotary lhe tiver sido apresentado por rotarianos entusiasmados e se tiver sido informado sobre os projetos do clube. A comissão deve elaborar um perfil do clube para apresentar aos visitantes. Considere a possibilidade de oferecer o Kit Informativo para Sócios Potenciais (423-PT), que inclui materiais sobre o RI e a Fundação.

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


Convite. Convide o sócio potencial por meio de visita pessoal do rotariano proponente acompanhado de um membro da comissão de desenvolvimento do quadro social. Quando o rotariano potencial recebe a visita de duas pessoas passa a ter um contato a mais que lhe poderá oferecer informações adicionais sobre o Rotary. Rotarianos que se propuserem a convidar sócios potenciais devem enfatizar as atividades e projetos do clube que tiverem relação com os interesses do candidato. Lembrete Veja no Guia para Desenvolvimento do Quadro Social, no Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para Clubes, e no Regimento Interno Recomendado para o Clube (apêndice 2), ideias para escolher novos sócios.

Ajude o conselho diretor a avaliar a elegibilidade dos indivíduos propostos para sócios. Se o candidato for qualificado para fazer parte do Rotary, sua comissão deve submeter uma proposta ao conselho diretor do clube relatando as razões para convidá-lo. Admissão. A admissão de novos sócios deve ser feita por meio de cerimônia condigna e significativa com a participação de familiares. Durante a cerimônia, peça aos novos sócios para falarem brevemente sobre seu trabalho e sua família. Certifique-se de que todos os sócios do clube estejam presentes na cerimônia e de que cada um deles dê pessoalmente as boas-vindas ao novo sócio. O Rotary Club deverá oferecer ao novo sócio os seguintes itens: • Distintivo de lapela do Rotary • Cartão de identificação de sócio • Crachá e flâmula do clube • Diretório do distrito • Carta mensal do governador • Lista dos clubes na redondeza para recuperação de frequência Comunique-se com a comissão de administração do clube para certificar-se de que o novo sócio e o rotariano proponente são reconhecidos no boletim do clube e na reunião semanal. Informação e orientação. Quando necessário, a comissão de desenvolvimento do quadro social deve elaborar um programa formal de orientação para novos sócios. A orientação do novo sócio deve proporcionar informações que complementem as recebidas antes da admissão e começar logo após sua entrada no clube, continuando por vários meses. O programa de orientação deve informar os novos sócios sobre os programas do Rotary International, a Fundação Rotária, os esforços de prestação de serviços do clube, além dos benefícios e responsabilidades dos sócios. Envolvimento. Certifique-se de que os novos sócios participem de projetos, atividades e comissões de clube, campanhas de captação de recursos, reuniões e eventos sociais. Desta forma, se sentirão parte do clube e farão com que o Rotary se torne prioridade em suas vidas. Considere estas sugestões de como envolver novos sócios em atividades de clube: • Indicar o novo sócio para integrar uma comissão ou designar-lhe uma tarefa na reunião do clube. • Instituir um programa através do qual todos os sócios admitidos no mesmo ano rotário colaborem em um projeto.

ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO

5


• Incentivar novos sócios a participar de um projeto de prestação de serviços. Lembrete Certifique-se de que todos os sócios conheçam os programas do RI e da Fundação Rotária, como Intercâmbio de Jovens, Bolsas Educacionais e Serviços à Comunidade Mundial. A participação em um desses programas pode incentivar o compromisso duradouro com o Rotary.

• Pedir aos novos sócios que identifiquem dois ou três sócios potenciais entre seus amigos e colegas. Ao promover o Rotary entre conhecidos, os novos sócios tornam-se mais entusiasmados em relação à entidade. • Incentivar os novos sócios a vivenciar a internacionalidade do Rotary participando de convenção do RI ou convidando uma equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos para um almoço ou outra atividade. • Pedir ao novo sócio que sirva como delegado em conferência distrital para conhecer um pouco mais a respeito do mundo rotário e dos projetos implementados além do âmbito do clube. Alguns clubes ajudam os novos sócios cobrindo parte ou todas as despesas de participação no evento. Solicitar ao novo rotariano que elabore um relatório após a conferência. Orientação. Durante os primeiros seis meses, novos sócios podem aprofundar seus conhecimentos sobre a organização realizando as seguintes atividades: • Comparecer a sessões de orientação para novos sócios. • Consultar o E-Learning Center do Rotary no site www.rotary.org. • Participar das assembleias de clube, bem como das reuniões do conselho diretor e das comissões. • Falar sobre sua profissão em uma reunião e discutir como ela pode ser útil ao clube. • Recuperar frequência em outro clube. • Fazer parte de uma comissão de clube. É importante que os novos sócios participem de uma orientação formal durante os primeiros meses como rotarianos, mas também que todos os sócios continuem a aprender sobre a organização sejam eles rotarianos há 3 meses ou há mais de 30 anos.

Orientação continuada Lembrete Desenvolva a habilidade de liderança dos sócios usando o material Capacitação de Líderes — Guia para Elaboração de Programa (250-PT).

6

Atividades regulares de orientação ajudam a manter o interesse e o entusiasmo dos sócios. A comissão de desenvolvimento do quadro social deve adotar um programa de orientação continuada para manter os sócios atualizados sobre questões relacionadas ao Rotary International, à Fundação Rotária e ao clube. Sócios bem informados tendem a participar mais ativamente, portanto treinamento é fundamental para sua retenção. Se o seu clube tiver um instrutor, trabalhe com ele para implementar treinamentos e discuta os tópicos a ser cobertos com a comissão distrital de desenvolvimento do quadro social. Esta comissão trabalha com o coordenador regional do quadro social do RI, que recebeu treinamento sobre estratégias e iniciativas bem-sucedidas na área.

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


Programas de orientação continuada podem incluir: Lembrete Mantenha os sócios informados sobre o Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary e incentive sua participação nesta iniciativa.

• Realização de assembleias de clube para discutir as atividades que não devem ser canceladas e aquelas que os sócios querem modificar. • Um programa de desenvolvimento da capacidade de liderança dos sócios, para não só investir em seu desempenho profissional mas também formar futuros líderes. • Um programa de clube com ênfase no Rotary, sua história, objetivo e atividades. • Participação de sócios do clube em eventos multidistritais voltados à orientação continuada. • Um programa especial apresentado pelo coordenador regional do quadro social do RI, um membro do Grupo de Apoio à Imagem Pública do Rotary, o coordenador regional da Fundação Rotária ou o coordenador de ex-participantes de programas da Fundação. Utilize o site do clube ou distrito, reuniões ordinárias, e-mails e boletins do clube para transmitir informações do governador de distrito e RI aos sócios.

Lembrete Veja no artigo 8 dos Estatutos Prescritos para o Rotary Club uma explicação detalhada do princípio de classificações.

As publicações do RI são também excelente recurso de orientação continuada. Ao ler publicações como a The Rotarian ou as revistas regionais, os rotarianos podem se atualizar sobre as atividades rotárias realizadas em todo o mundo. Incentive os sócios a consultar o site www.rotary.org regularmente para manter-se a par dos eventos e recursos do Rotary.

Diversidade Um clube que reflete a constituição demográfica e profissional da região é um clube que possui a chave para o futuro. Rotary Clubs usam o sistema de classificações para assegurar que o quadro social reflita a diversidade profissional e empresarial da comunidade. Para aproveitar ao máximo o sistema de classificações, conduza um levantamento para identificar as que estão vagas em seu clube. Tal estudo deve identificar a distribuição profissional da comunidade local e a do clube, criando ou modificando classificações e recrutando novos sócios para que as distribuições sejam equivalentes.

Lembrete No conselho de legislação de 2007, duas novas classificações foram criadas: ex-participantes de programas da Fundação e líderes comunitários, as quais devem constar do levantamento de seu clube.

Um catálogo telefônico ou uma relação da câmara de comércio podem dar uma visão geral dos negócios e profissões na sua área. Se não souber com qual classificação relacionar uma determinada profissão ou atividade, entre em contato com o representante da equipe CDS que atende a sua área. Para um levantamento de classificações e de diversidade do quadro social, acesse www.rotary.org, e faça busca com a expressão “ferramentas de avaliação do clube”.

ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO

7


Imagem do clube A imagem do clube está diretamente ligada a sua habilidade de recrutar novos sócios. Com esforços consistentes e eficazes de divulgação da imagem pública do clube, as pessoas se interessarão pelo Rotary e ficarão mais propensas a aceitar convites para entrar para o clube. A comissão de desenvolvimento do quadro social deve trabalhar com a comissão de relações públicas do clube para coordenar esforços de divulgação da sua imagem pública. Desenvolva um site do clube e inclua fotos e informações para contato, além de projetos e metas do clube, gráficos da campanha Humanidade em Ação, banners para internet e o vídeo Bem-Vindo ao Rotary ou um vídeo para recrutamento de sócios feito por você. O clube deve considerar a possibilidade de usar áudio digital, streaming de vídeos, podcasts, sites de rede social e blogs em seus esforços promocionais para recrutar novos sócios. Se precisar de ajuda com esses recursos, considere a possibilidade de recrutar profissionais da área de marketing, relações públicas e internet para fazer parte do clube.

Apadrinhamento de novos clubes Apesar de a comissão de desenvolvimento do quadro social visar o crescimento do próprio clube, não devemos esquecer que talvez o seu clube não seja a melhor opção para todos os rotarianos potenciais de sua comunidade. Às vezes, o trabalho, viagens, compromissos familiares e áreas de interesse diferentes criam a necessidade de outros horários e dias de reunião. Informe o governador de distrito e a comissão distrital de expansão se a demanda justificar a formação de um novo Rotary Club. Seu clube pode ser mentor e trabalhar em parceria com novos Rotary Clubs da sua área. Se seu clube apadrinha novos clubes, sua comissão pode: • Auxiliar o representante especial no planejamento e na execução dos trabalhos de organização do novo clube. • Ajudar a planejar as reuniões e os projetos iniciais do novo clube. • Auxiliar no envio dos relatórios exigidos pelo governador durante o primeiro ano do clube. • Servir de mentor ao novo clube por pelo menos dois anos após sua admissão ao RI. Para apadrinhar um novo clube, seu clube deve: • Concordar em servir como mentor do novo clube por no mínimo um ano. • Estar em dia com as obrigações financeiras para com o RI. • Contar com pelo menos 20 sócios representativos. • Implementar programas eficientes de prestação de serviços. Para mais informações sobre oportunidades de apadrinhar um novo clube na sua área, contate o governador do seu distrito, a comissão distrital de desenvolvimento do quadro social ou a comissão distrital de expansão. 8

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


C A P Í T U L O

2

Presidente da comissão de desenvolvimento do quadro social

Consulte o conselho diretor e demais rotarianos do clube, e outras pessoas do distrito e do Rotary International para saber o que é esperado de você e dos membros da comissão. É recomendável também que trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato. Faça as seguintes perguntas: • Que é o seu papel como presidente da comissão? Lembrete Durante a assembleia distrital, discuta as perguntas do apêndice 3 com os presidentes de comissão de outros clubes.

• O que o clube pode fazer para obter êxito no recrutamento e retenção de sócios? • De que maneiras pode garantir que os novos sócios estejam devidamente informados e sintam-se integrados? • Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas? • Quais são as metas anuais e de longo prazo da comissão? Como presidente da comissão, você é responsável por assegurar que esta cumpra suas atribuições. Há várias maneiras de se preparar para a função de presidente. Além de participar das sessões de treinamento durante a assembleia distrital, você deve: • Ler este manual integralmente. • Familiarizar-se com os procedimentos e regulamentos que constam do regimento interno do clube. • Selecionar os membros da comissão, com a ajuda do presidente eleito. • Preparar os membros da comissão para o próximo ano.

PRESIDENTE DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL

9


• Criar subcomissões se for necessário. • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas anuais do clube. • Desenvolver um plano de comunicação para o ano. • Estabelecer metas anuais e de longo prazo do clube com o presidente eleito do clube. Quanto mais preparado você estiver, mais produtivo será o seu mandato. Ao tomar posse, você será responsável por: • Administrar o orçamento da comissão. • Trabalhar com outras comissões do clube e distrito na implementação de iniciativas que envolvem dois ou mais clubes. • Planejar e conduzir atividades e reuniões da comissão. • Informar o conselho diretor, o presidente e os sócios do clube sobre as atividades e os avanços rumo ao alcance das metas da comissão. Converse com o seu antecessor sobre as tarefas específicas ao clube. A preparação de uma lista de tarefas regulares ajuda a organizar e manter em dia o trabalho da comissão. As responsabilidades relacionadas acima estão descritas a seguir.

A comissão Lembrete O presidente do clube deve ser membro ex officio de todas as comissões de clube.

Colabore com o presidente eleito na seleção de membros da comissão e na realização de reuniões de planejamento antes do início do ano. Para garantir a continuidade dos trabalhos, os membros da comissão devem exercer, quando possível, mandatos de três anos consecutivos, e é importante que conheçam bem as normas do RI referentes ao desenvolvimento do quadro social do clube. Ao selecionar novos membros, considere as seguintes características: • Experiência profissional em recrutamento, marketing ou vendas. • Amplo conhecimento sobre o Rotary. • Extroversão e sociabilidade.

Lembrete Todos os integrantes entrantes devem participar do seminário distrital de treinamento para aprender sobre as metas distritais relativas ao quadro social, discutir estratégias de desenvolvimento do quadro social e informar-se sobre os recursos disponíveis.

10

Após formar a comissão, você será responsável por preparar seus integrantes para o ano seguinte. Para tanto, deverá: • Informar os membros sobre as atividades relacionadas ao plano estratégico do clube. • Emparceirar novos membros com outros mais experientes. • Incentivar a comunicação com pessoas que exercem a mesma função em outros clubes. • Informar os membros sobre os recursos disponíveis à comissão. • Apresentar aos membros uma lista de atividades e encontros distritais.

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


Subcomissões Mundo afora Clubes variam em tamanho e metas e podem estruturar suas comissões de acordo.

Dependendo do tamanho do clube e das metas estabelecidas, a comissão pode ser dividida em subcomissões como as seguintes ou outras estabelecidas pelo próprio clube: • Recrutamento de sócios • Retenção de sócios • Classificação • Orientação Utilize da melhor maneira possível as habilidades e interesses dos membros ao designar-lhes tarefas e reconheça seus esforços e dedicação à comissão.

Estabelecimento de metas Lembrete Há várias ferramentas disponíveis para ajudar o clube no seu planejamento, inclusive Plano de Liderança de Clube, Guia para Planejamento Estratégico e Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs.

É sua responsabilidade garantir que a comissão alcance suas metas, as quais devem ter base nas metas anuais e de longo prazo do clube. Analise o plano estratégico do clube e determine o que o pode ser feito pela comissão para que este alcance a sua visão. As Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs são um guia prático cujo objetivo é auxiliar o presidente eleito do clube a estabelecer, com as comissões do clube, as metas anuais em apoio ao cumprimento das metas de longo prazo. O material conta com uma seção para cada comissão recomendada para os clubes, e deve ser levado à assembleia distrital, onde terá a oportunidade de analisá-lo com o presidente e outros líderes do clube. Esse documento pode ser usado o ano inteiro e facilita a avaliação dos resultados em relação ao alcance das metas estabelecidas. Ele deve ser revisado periodicamente, conforme apropriado. Metas eficazes. Para assegurar que as metas estabelecidas seja eficazes, certifique-se de que elas refletem precisamente as atribuições da comissão e os interesses do clube. As metas devem ser: • Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Ao estabelecer as metas do clube, consulte os sócios e os líderes do clube e do distrito. • Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. • Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para que o clube vá além das conquistas do passado. • Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Compare as novas metas com aquelas alcançadas anteriormente. • Delimitadas. As metas devem ter prazo ou cronograma de desenvolvimento.

PRESIDENTE DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL

11


Plano de ação. Colabore com os membros da comissão e com outros líderes do clube no desenvolvimento de um plano de ação que especifique os passos a ser seguidos para alcance de cada meta. As seguintes medidas podem facilitar a elaboração de um plano de ação: • Definir um prazo para cada passo. • Determinar quem será responsável por implementar cada passo. • Estabelecer critérios para medir o progresso dos trabalhos. • Considerar os recursos disponíveis em seu clube, distrito e RI. • Garantir recursos humanos, informativos e financeiros antes de implementar o plano de ação. • Avaliar o sucesso de metas passadas e do seu plano, fazendo as devidas alterações. Avalie regularmente suas metas para assegurar que esteja avançando em direção a seu alcance como previsto, e faça os ajustes necessários. Motivação. É importante lembrar que rotarianos são voluntários e que seu envolvimento em atividades depende de estarem pessoalmente motivados. Uma de suas responsabilidades é garantir que os integrantes da comissão se mantenham interessados. Elementos motivadores incluem: • Garantia de que o alcance da meta beneficiará a comunidade e o clube, bem como o distrito e o Rotary. • Oportunidades de companheirismo. • Oportunidades para estabelecimento de contatos. • Convicção de que a meta é alcançável e o projeto ou atividade terá êxito. • Designação de tarefas que são desafiadoras e requerem o uso de habilidades específicas. • Reconhecimento dos esforços e tempo gasto trabalhando para alcançar as metas da comissão. A identificação de elementos motivadores ajuda a manter o compromisso dos sócios com o Rotary e a encorajar sua participação nas atividades do clube.

Orçamento Antes de 1º de julho, determine, com a ajuda dos membros da comissão e do tesoureiro do clube, as verbas necessárias para o alcance das metas da comissão, inclusive as atividades planejadas de angariação de recursos. Assegure-se de que as necessidades financeiras da comissão sejam consideradas no orçamento do clube. Monitore os fundos, transações e relatórios da comissão, mantenha-se constantemente informado sobre o orçamento e reúna-se regularmente com o tesoureiro do clube, tomando medidas para correção imediata de erros ou problemas.

12

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


Comunicação Antes do início do ano, desenvolva um plano para comunicação com outros líderes do clube, destacando com quem, quando e como irá comunicar-se, inclusive: • Membros da comissão. As comissões devem reunir-se regularmente para identificar e reavaliar os recursos, discutir projetos em andamento e novas iniciativas, e desenvolver estratégias para alcançar suas metas e as do clube. • Seu clube. Informe as atividades da comissão, inclusive planos de ação e progresso alcançado, aos sócios, ao presidente e ao conselho diretor do clube. • Outras comissões. Em geral, o trabalho de uma comissão afeta as atividades de outra. Canais eficazes de comunicação facilitam a coordenação de projetos e atividades realizadas pelas comissões. A comissão de desenvolvimento do quadro social do clube deve colaborar com as seguintes comissões: − Comissão de relações públicas (para projetar uma boa imagem do clube na comunidade, tornando-o atraente a rotarianos potenciais e motivo de orgulho a seus sócios). − Comissão de projetos de prestação de serviços (para assegurar a implementação de projetos relevantes aos sócios e envolver não-rotarianos nas atividades do clube). − Comissão de administração do clube (para elaborar programações das reuniões semanais que visem orientar os sócios sobre o Rotary e que estejam voltadas a suas necessidades e interesses pessoais). • Seu distrito. Se a sua comissão necessitar de orientação ou informações, contate o governador assistente ou outros dirigentes distritais. • Sua região. O coordenador regional do quadro social do RI pode ajudar seu clube com questões relativas a desenvolvimento do quadro social. Cadastre-se para receber o boletim do coordenador ou seu blog e fique por dentro das novidades.

PRESIDENTE DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL

13


C A P Í T U L O

3

Recursos

Há vários recursos para ajudar sua comissão a desempenhar suas atribuições como materiais produzidos pelo Rotary International, website do RI, companheiros rotarianos e funcionários da sede mundial.

Recursos informativos Lembrete Baixe as publicações em www.rotary.org /downloadlibrary ou encomende-as por meio de shop.rotary.org /catalog, shop.rotary @rotary.org ou do escritório internacional de sua região.

Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PT) — Descreve procedimentos básicos para ajudar os clubes a elaborar um plano de ação para recrutamento e retenção de sócios. Deve ser usado com as Ferramentas de Avaliação do Clube, disponíveis on-line. • Diretório distrital — Lista de atividades e líderes distritais (caso seu distrito produza este material) • Como Propor um Novo Sócio (254-PT) — Folheto com procedimentos sobre a seleção de sócios. Inclui o Formulário de Proposta de Sócio. • Membership Video Set (427-MU) — Dois DVDs (um para novos sócios e outro para sócios potenciais) que oferecem uma compilação de vídeos do Rotary. • Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para Clubes (414-PT) — Diretrizes para sessões informativas para sócios novos e potenciais que inclui exemplo de programação, etapas, folhas-tarefas e lista de recursos disponíveis.

RECURSOS

15


• Kit Informativo para Novos Sócios (426-PT) — Proporciona a novos sócios informações essenciais sobre os programas do RI e da Fundação Rotária. Os artigos abaixo listados podem também ser encomendados individualmente. − Bem-Vindo ao Rotary (265-MU) — Pasta com dois compartimentos internos onde o clube pode colocar materiais de apresentação para novos sócios. − ABC do Rotary (363-PT) — Compilação de artigos sobre a história e programas do Rotary. − Folheto do Lema do RI (900-PT) — Folheto com o lema, logotipo e a mensagem do presidente do ano corrente. − Folheto do Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary (986-PT) — Folheto com informações sobre o compromisso do Rotary com a erradicação da pólio. − Cartão de bolso da Fundação Rotária (159-PT) — Contém os mais recentes dados estatísticos da Fundação Rotária. − Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PT) — Sumário sobre os programas e serviços da Fundação. − Relatório Anual do Rotary International e da Fundação Rotária (187-PT) — Relatório sobre serviços, destaques financeiros e principais eventos do ano rotário anterior. • Official Directory (007-EN) — Informações de contato para administradores, comissões, grupos de apoio e funcionários da secretaria do RI; lista mundial de distritos e governadores e lista de clubes em cada distrito. • Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs — Auxilia na avaliação do clube e no estabelecimento das metas da comissão de desenvolvimento do quadro social do clube (veja apêndice 1). • Kit Informativo para Sócios Potenciais (423-PT) — Proporciona informações essenciais sobre o Rotary, a Fundação Rotária e as responsabilidades inerentes à associação a um Rotary Club. Os artigos abaixo listados podem também ser encomendados individualmente. − Bem-Vindo ao Rotary (pasta) (265-MU). − Noções Básicas do Rotary (595-PT) — Material de 8 páginas coloridas com informações sobre a história do Rotary, seus princípios, programas, realizações e responsabilidades, bem como os benefícios da associação à entidade. − Isto É Rotary (001-PT) — Colorido folheto ilustrado com fotos que apresenta o Rotary a sócios potenciais e ao público em geral. − O Que É o Rotary? (419-PT) — Cartão de bolso que responde às perguntas mais frequentes sobre o Rotary. Ideal para distribuição a não-rotarianos. − Fundação Rotária (cartão de bolso) (159-PT). − Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary (folheto) (986-PT). • Regimento Interno Recomendado para o Clube — Documento normativo com diretrizes abrangentes para administração dos clubes.

16

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


• Estatutos Prescritos para o Rotary Club — Fornecem estrutura recomendada para administração de Rotary Clubs. • Ingresse no Rotary cartões postais (614-PT) e cartão de bolso (613-PT) — Cartões postais e de bolso que podem ser usados como convites para sócios potenciais comparecerem a reuniões de clube.

www.rotary.org Lembrete O site do RI oferece recursos on-line e informações sobre os diversos aspectos do Rotary. Baixe gratuitamente materiais, encomende publicações ou verifique locais e horários de reuniões semanais de qualquer clube.

• Ferramentas de Avaliação do Clube — Complemento on-line do Guia para Desenvolvimento do Quadro Social com várias atividades para avaliação do clube, inclusive: − Seção sobre desenvolvimento do quadro social nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs − Levantamento de Classificações − Levantamento da Diversidade do Quadro Social − Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social − Modelo de Retenção de Sócios − Perfil de Baixa de Sócios − Questionário de Satisfação do Sócio − Questionário de Baixa de Sócio • Administração de clube — A seção Sócios é dedicada a prover aos líderes de clube informações sobre como administrar eficazmente o clube. Inclui links a páginas como administração, relações públicas, projetos de prestação de serviços, Fundação Rotária, quadro social e recursos para clubes. • Seção de Prêmios — Os programas de prêmios e reconhecimentos do RI e da Fundação Rotária, inclusive o Prêmio por Desenvolvimento do Quadro Social e Expansão, o Reconhecimento por Iniciativas de Desenvolvimento do Quadro Social, o Reconhecimento do RI a Clubes de Pequeno Porte por Crescimento e o Reconhecimento do RI por Apadrinhamento e Retenção de Novos Sócios. • E-Learning Center do Rotary — Módulos de estudo independente elaborados para novos sócios e dirigentes de clube.

Recursos Humanos Informações de contato podem ser obtidas no Official Directory, no site www.rotary.org, ou com o governador de seu distrito. • Governador assistente — Rotariano indicado para auxiliar o governador na administração de clubes. Ele visitará o seu clube trimestralmente, ou com maior frequência, e está disponível para esclarecer dúvidas ou oferecer orientação. • Governador de distrito — Administrador do RI responsável por apresentar estratégias que aumentem a eficácia dos clubes.

RECURSOS

17


• Comissão distrital de desenvolvimento do quadro social — Apoia os clubes em seus esforços de desenvolvimento do quadro social. • Comissão distrital de relações públicas — Oferece recursos que ajudam a projetar uma imagem positiva dos clubes na comunidade. • Outros presidentes de comissão de clubes do distrito — Líderes capacitados a oferecer apoio a projetos e iniciativas de clube. • Ex-líderes de clube e ex-presidentes de comissão de clube — Rotarianos experientes que podem ajudá-lo a planejar o ano do seu mandato. Estão qualificados para liderar as atividades da comissão. • Coordenadores regionais do quadro social do RI (RRIMC) — Rotarianos indicados pelo presidente do RI para apoiar os esforços de desenvolvimento do quadro social em regiões específicas. • Divisão de desenvolvimento do quadro social da sede mundial do RI — Equipe qualificada para assistir aos clubes e distritos em seus esforços de desenvolvimento do quadro social.

Recursos financeiros • Campanhas de arrecadação de fundos. • Fundos oferecidos por doadores individuais ou empresas locais. • Subsídios de outras fundações. • Subsídios da Fundação Rotária para financiamento de projetos humanitários de clubes e distritos.

18

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


Agosto de 2009

Apêndice 1: Seção sobre a comissão de desenvolvimento do quadro social nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs œŠœȱ’›Ž›’£Žœȱ˜›Š–ȱŽ•Š‹˜›ŠŠœȱŒ˜–ȱ‹ŠœŽȱ—˜ȱ•Š—˜ȱŽȱ’Ž›Š—³ŠȱŽȱ•ž‹Žȱ™Š›ŠȱŠ“žŠ›ȱ˜œȱŒ•ž‹ŽœȱŠȱŠŸŠ•’Š›ȱ œžŠȱœ’žŠ³¨˜ȱŠžŠ•ȱŽȱŽœŠ‹Ž•ŽŒŽ›ȱ–ŽŠœȱ™Š›Šȱ˜ȱŠ—˜ȱœŽž’—ŽǯȱŠŠȱœŽ³¨˜ȱŽœŽȱ–ŠŽ›’Š•ȱ’—Œ•ž’ȱœžŽœäŽœȱŽȱ Žœ›Š·’Šœȱ™Š›ŠȱŠ•ŒŠ—ŒŽȱŠœȱ–ŽŠœȱ™Ž•˜œȱŒ•ž‹ŽœǰȱŽ–‹˜›ŠȱŽœŽœȱœŽ“Š–ȱ’—ŒŽ—’ŸŠ˜œȱŠȱŽœŽ—Ÿ˜•ŸŽ›ȱ Š•Ž›—Š’ŸŠœȱ™›à™›’Šœǯȱœȱ™›Žœ’Ž—ŽœȱŽ•Ž’˜œȱŽŸŽ–ȱ™›ŽŽ—Œ‘Ž›ȱŽœŽȱ˜›–ž•¤›’˜ȱŒ˜–ȱŠȱŠœœŽœœ˜›’ŠȱŽȱ˜ž›˜œȱ •ÇŽ›Žœȱ˜ȱŒ•ž‹ŽȱŽȱœž‹–ŽŽ›ȱž–ŠȱŒà™’ŠȱŠ˜œȱ˜ŸŽ›—Š˜›ŽœȱŠœœ’œŽ—ŽœȱŠ·ȱŗķȱŽȱ“ž•‘˜ǯȱ ȱ˜ —•˜ŠȱŠȱŸŽ›œ¨˜ȱŽ–ȱ˜›ȱŽœŽȱ–ŠŽ›’Š•ȱ™˜ŽȱœŽ›ȱŽ’˜ȱ—˜ȱœ’Žȱ   ǯ›˜Š›¢ǯ˜›ǯȱ ȱ

ȱ ȱ ȱ ’žŠ³¨˜ȱŠžŠ•ȱ ø–Ž›˜ȱŠžŠ•ȱŽȱœàŒ’˜œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ø–Ž›˜ȱŽȱœàŒ’˜œȱŽ–ȱřŖȱŽȱ“ž—‘˜ȱ˜ȱŠ—˜ȱ™ŠœœŠ˜DZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ ŽȱŽ–ȱřŖȱŽȱ“ž—‘˜ȱŒ’—Œ˜ȱŠ—˜œȱŠ›¤œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ ø–Ž›˜ȱŽȱœàŒ’˜œȱ‘˜–Ž—œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ

ø–Ž›˜ȱŽȱœàŒ’ŠœDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ

ŠŽȱ–·’Šȱ˜œȱœàŒ’˜œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱǯȱ

ȱ ȱȱȱȱȱȱ

ø–Ž›˜ȱŽȱœàŒ’˜œȱšžŽȱœ¨˜ȱŽ¡Ȭ™Š›’Œ’™Š—ŽœȱŽȱ™›˜›Š–Šœȱ˜ȱ ȱŽȱŠȱž—Š³¨˜DZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ø–Ž›˜ȱŽȱœàŒ’˜œȱŠ–’’˜œȱŽȱ ŗȱŠȱřȱŠ—˜œȱŠ›¤œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱřȱŠȱśȱŠ—˜œȱŠ›¤œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱśȱŠȱŗŖȱŠ—˜œȱŠ›¤œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

ø–Ž›˜ȱŽȱ›˜Š›’Š—˜œȱšžŽȱ™›˜™žœŽ›Š–ȱ—˜Ÿ˜œȱœàŒ’˜œȱ—˜œȱø•’–˜œȱ˜’œȱŠ—˜œDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ œœ’—Š•Žȱ˜œȱŠœ™ŽŒ˜œȱ›Ž•ŠŒ’˜—Š˜œȱ¥ȱ’ŸŽ›œ’ŠŽȱŠȱŒ˜–ž—’ŠŽȱ›Ž•Ž’˜œȱ—˜ȱšžŠ›˜ȱœ˜Œ’Š•ȱ˜ȱŒ•ž‹ŽDZȱȱ ȱ

ȱ›˜’œœ¨˜ȱ

ȱŠ’¡ŠȱŽ¤›’Šȱ

ȱŽ¡˜ȱ

ȱ—’Šȱ

ȱ•ŽŸŠ—Š–Ž—˜ȱŠœȱŒ•Šœœ’’ŒŠ³äŽœȱ˜’ȱŠžŠ•’£Š˜ȱŽ–ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱŽȱŒ˜—·–ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱŒ•Šœœ’’ŒŠ³äŽœǰȱŠœȱšžŠ’œȱȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǻŠŠǼȱȱ ǻ—ø–Ž›˜Ǽȱ ǻ—ø–Ž›˜Ǽȱ —¨˜ȱŽœ¨˜ȱ™›ŽŽ—Œ‘’Šœǯȱ ŽœŒ›ŽŸŠȱ˜ȱ™›˜›Š–ŠȱŠžŠ•ȱ˜ȱŒ•ž‹Žȱ™Š›Šȱ˜›’Ž—Š³¨˜ȱŽȱ—˜Ÿ˜œȱœàŒ’˜œDZȱ ȱȱȱȱȱȱ ŽœŒ›ŽŸŠȱ˜œȱ™›˜›Š–ŠœȱŽȱ˜›’Ž—Š³¨˜ȱŒ˜—’—žŠŠǰȱŠ—˜ȱ™Š›Šȱ—˜Ÿ˜œȱœàŒ’˜œȱšžŠ—˜ȱ™Š›Šȱ˜œȱŸŽŽ›Š—˜œDZȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱŒ•ž‹ŽȱŠ™Š›’—‘˜žȱž–ȱ—˜Ÿ˜ȱŒ•ž‹Žȱ—˜œȱø•’–˜œȱŘŚȱ–ŽœŽœǵȱȱ

ȱ’–ȱȱ

ȱ¨˜ȱ

ø–Ž›˜ȱŽȱ ›ž™˜œȱŽȱ˜–™Š—‘Ž’›’œ–˜ȱŽȱ ›ž™˜œȱ˜Š›’Š—˜œȱŽ–ȱ³¨˜ȱšžŽȱŒ˜—Š–ȱŒ˜–ȱŠȱ™Š›’Œ’™Š³¨˜ȱŽȱ œàŒ’˜œȱ˜ȱŒ•ž‹ŽDZȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱšžŽȱŠ£ȱŒ˜–ȱ˜ȱŒ•ž‹ŽȱœŽ“ŠȱŠ›ŠŽ—ŽȱŠȱœàŒ’˜œȱ™˜Ž—Œ’Š’œǵȱ ȱȱȱȱȱȱ žŽȱŠœ™ŽŒ˜œȱ˜ȱŒ•ž‹Žȱ™˜Ž›’Š–ȱ’’Œž•Š›ȱ˜ȱ™›˜ŒŽœœ˜ȱŽȱ›ŽŒ›žŠ–Ž—˜ȱŽȱ—˜Ÿ˜œȱœàŒ’˜œǵȱ

RECURSOS

19


ȱȱȱȱȱȱ ’žŠ³¨˜ȱ—˜ȱžž›˜ȱ ŽŠȱŽȱŽœŽ—Ÿ˜•Ÿ’–Ž—˜ȱ˜ȱšžŠ›˜ȱœ˜Œ’Š•ȱ—˜ȱ™›à¡’–˜ȱŠ—˜ȱ›˜¤›’˜DZȱ˜—Š›ȱŒ˜–ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱœàŒ’˜œȱŠ·ȱřŖȱŽȱ ǻ—ø–Ž›˜Ǽȱ “ž—‘˜ȱŽȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ ȱ

ǻŠ—˜Ǽȱ

˜—ŽœȱŽȱœàŒ’˜œȱ™˜Ž—Œ’Š’œȱ—ŠȱŒ˜–ž—’ŠŽȱ’Ž—’’ŒŠŠœȱ™Ž•˜ȱŒ•ž‹ŽDZȱ ȱȱȱȱȱȱ ˜–˜ȱ˜ȱŒ•ž‹Žȱ™•Š—Ž“ŠȱŠ•ŒŠ—³Š›ȱŠœȱ–ŽŠœȱŽȱŽœŽ—Ÿ˜•Ÿ’–Ž—˜ȱ˜ȱšžŠ›˜ȱœ˜Œ’Š•ǵȱǻŠœœ’—Š•Žȱ˜ŠœȱŠœȱ ˜™³äŽœȱŠ™•’Œ¤ŸŽ’œǼȱ ȱ ¡ŽŒžŠ—˜ȱ™•Š—˜ȱŽȱ›ŽŽ—³¨˜ȱšžŽȱŸ’œŽȱ–˜’ŸŠ›ȱ˜œȱœàŒ’˜œȱ™˜›ȱ’—Ž›–·’˜ȱŽȱœžŠȱ™Š›’Œ’™Š³¨˜ȱŽ–ȱ ™›˜›Š–Šœǰȱ™›˜“Ž˜œȱŽȱŠ’Ÿ’ŠŽœȱŽȱ˜›’Ž—Š³¨˜ȱŽȱŒ˜–™Š—‘Ž’›’œ–˜ǯȱ ȱ Ž›’’ŒŠ—˜ȬœŽȱŽȱšžŽȱŠȱŒ˜–’œœ¨˜ȱŽȱŽœŽ—Ÿ˜•Ÿ’–Ž—˜ȱ˜ȱšžŠ›˜ȱœ˜Œ’Š•ȱŒ˜—‘Ž³ŠȱŽȱœŠ’‹ŠȱŠ™•’ŒŠ›ȱ ·Œ—’ŒŠœȱŽ’ŒŠ£ŽœȱŽȱ›ŽŒ›žŠ–Ž—˜ǯȱȱ ȱ ŽœŽ—Ÿ˜•ŸŽ—˜ȱ™•Š—˜ȱŽȱ›ŽŒ›žŠ–Ž—˜ȱšžŽȱŸ’œŽȱ˜›—Š›ȱ˜ȱŒ•ž‹Žȱž–ȱ›Ž•Ž¡˜ȱŠȱ’ŸŽ›œ’ŠŽȱŠȱ Œ˜–ž—’ŠŽǯȱ ȱ ŽœŒ›ŽŸŽ—˜ȱŠȱ›˜Š›’Š—˜œȱ™˜Ž—Œ’Š’œȱ˜ȱšžŽȱ˜ȱŒ•ž‹ŽȱŽœ™Ž›ŠȱŽȱœŽžœȱœàŒ’˜œǯȱ ȱ –™•Ž–Ž—Š—˜ȱ™›˜›Š–ŠȱŽȱ˜›’Ž—Š³¨˜ȱŽȱ—˜Ÿ˜œȱœàŒ’˜œǯȱ ȱ •Š‹˜›Š—˜ȱ–ŠŽ›’Š•ȱšžŽȱ˜Ž›Ž³ŠȱŠ˜œȱŽ›Š’œȱœ˜‹›Žȱ˜ȱ˜Š›¢ȱŽȱ’—˜›–Š³äŽœȱŽœ™ŽŒÇ’ŒŠœȱŠȱ›Žœ™Ž’˜ȱ˜ȱ Œ•ž‹Žȱ™Š›ŠȱœàŒ’˜œȱ™˜Ž—Œ’Š’œǯȱȱ ȱ —’ŒŠ—˜ȱž–ȱ›˜Š›’Š—˜ȱŽ¡™Ž›’Ž—ŽȱŒ˜–˜ȱ–Ž—˜›ȱ™Š›ŠȱŒŠŠȱ—˜Ÿ˜ȱœàŒ’˜ǯȱ ȱ ˜–Ž—ŠŽŠ—˜ȱ›˜Š›’Š—˜œȱšžŽȱ›Š£Ž–ȱ—˜Ÿ˜œȱœàŒ’˜œǯȱ ȱ —ŒŽ—’ŸŠ—˜ȱ˜œȱœàŒ’˜œȱŠȱŠ’•’Š›ȬœŽȱŠȱž–ȱ ›ž™˜ȱŽȱ˜–™Š—‘Ž’›’œ–˜ȱ˜žȱž–ȱ˜œȱ ›ž™˜œȱ˜Š›’Š—˜œȱŽ–ȱ ³¨˜ǯȱ ȱ Š›’Œ’™Š—˜ȱ˜ȱ™›˜›Š–ŠȱŽŒ˜—‘ŽŒ’–Ž—˜ȱ˜ȱ ȱ™˜›ȱŽœŽ—Ÿ˜•Ÿ’–Ž—˜ȱ˜ȱžŠ›˜ȱ˜Œ’Š•ǯȱ ȱ ™Š›’—‘Š—˜ȱž–ȱ—˜Ÿ˜ȱŒ•ž‹Žǯȱ ȱ ž›˜œȱǻšžŽ’›ŠȱŽœŒ›ŽŸŽ›ǼDZȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ž’ŠœȱŠȱœŽ›ȱ˜–ŠŠœDZȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ

20

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


Apêndice 2: Regimento Interno Recomendado para o Clube no que diz respeito ao quadro social Artigo 13 Método para eleição de sócios Seção 1 — O nome do sócio em perspectiva, proposto por sócio representativo do clube, deverá ser encaminhado por escrito ao conselho diretor, por intermédio do secretário do clube. O nome de sócio que esteja se transferindo ou de ex-sócio de outro clube pode ser proposto pelo ex-clube. A proposta terá caráter confidencial, exceto quando de outra forma indicado nesta norma. Seção 2 — O conselho deverá assegurar-se de que a proposta obedece aos requisitos relativos a classificações e elegibilidade ao quadro social constantes dos estatutos do clube. Seção 3 — O conselho deverá aprovar ou rejeitar a proposta no prazo de 30 dias após sua submissão notificando em seguida o proponente sobre sua decisão por intermédio do secretário do clube. Seção 4 — Se a decisão do conselho for favorável, o candidato em perspectiva será informado sobre os propósitos do Rotary e os privilégios e responsabilidades dos sócios, após o que deverá assinar o formulário de pedido de admissão ao quadro social e autorizar a divulgação, ao clube, de seu nome e sua classificação.

Seção 5 — Se, dentro de sete dias após a divulgação de informações sobre o sócio em perspectiva, nenhum sócio (exceção feita aos sócios honorários) apresentar ao conselho uma objeção por escrito contra essa proposta, expondo as razões sobre as quais se baseia, o sócio em perspectiva, após o pagamento da jóia de admissão indicada neste regimento interno (exceção feita aos sócios honorários), será considerado eleito como sócio do clube. Se o conselho receber alguma objeção, este deverá votá-la em sua reunião subsequente. Se, apesar da objeção, o candidato proposto for aprovado, este será considerado sócio eleito mediante o pagamento da jóia de admissão (exceto no caso de sócio honorário). Seção 6 – Após a eleição, na forma descrita nos parágrafos acima, o presidente deverá providenciar a apresentação oficial do novo sócio, a entrega do cartão de sócio e material rotário impresso apropriado. Além disso, o presidente ou o secretário encaminhará ao RI os dados do sócio, sendo que o presidente selecionará um rotariano para ajudar o novo sócio a se entrosar e indicará um projeto ou evento do qual o novo sócio irá participar. Seção 7 – O clube pode eleger, em conformidade com os estatutos prescritos para o clube, os sócios honorários propostos pelo conselho.

RECURSOS

21


Apêndice 3: Questões para discussão – Assembleia distrital A leitura deste manual antes da assembleia distrital o ajudará a preparar-se para o treinamento, o qual incluirá grupos para discutir as questões abaixo. Para melhor responder às perguntas a seguir, fale com líderes de clube atuais e anteriores e reveja as primeiras partes deste manual. Quais são as responsabilidades da comissão de desenvolvimento do quadro social e quais são as suas atribuições como presidente da comissão?

O que o clube pode fazer para obter êxito no recrutamento e retenção de sócios?

De que maneiras pode garantir que os novos sócios estejam devidamente informados e sintam-se integrados?

Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Quais são as metas anuais e de longo prazo da comissão?

22

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


A ser preenchida na assembleia distrital

Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

RECURSOS

23


A ser preenchida na assembleia distrital

Folha-tarefa 2: Metas

OBSERVAÇÕES

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado. Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento. Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4. t Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

t Meta para o 1º ano:

t Meta para o 2º ano:

t Meta para o 3º ano:

24

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


A ser preenchida na assembleia distrital

Folha-tarefa 3: Plano de ação

OBSERVAÇÕES

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

RECURSOS

25


A ser preenchida na assembleia distrital

Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão deOBSERVAÇÕES desenvolvimento do quadro social Utilize as informações aqui fornecidas para preencher o Modelo de Retenção de Sócios. Após ler o texto abaixo, elabore um plano detalhado para o quadro social do Rotary Club de Sun Village utilizando as perguntas e a tabela. Sun Village é uma cidade de 40.000 habitantes, cercada por fazendas, cuja economia se baseia na indústria e comércio. Esta possui duas escolas secundárias e uma pequena faculdade. Recentemente, grandes empresas que se instalaram na área atraíram profissionais jovens. Há três anos, o Rotary Club de Sun Village tinha 47 sócios. Desde então, dois morreram e seis se desligaram do clube. Durante o mesmo período, cinco pessoas se associaram, sendo que duas delas deram baixa. Hoje o clube tem 42 sócios com idade média de 62 anos, sendo que 85% deles são homens. A maioria dos sócios está no clube há 15 anos. Apesar das realizações e atividades de prestação de serviços empreendidas pelo Rotary Club, a diminuição de seu quadro social poderá prejudicar a capacidade deste de servir à comunidade de Sun Village. Todo ano, o clube realiza os mesmos projetos de prestação de serviços pelos quais ficou conhecido, embora alguns sócios tenham vontade de implementar novos projetos. Quais são os pontos fortes e fracos deste clube?

Qual é o principal problema do clube: o índice de baixa de novos sócios ou dos sócios de longa data?

26

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


A ser preenchida na assembleia distrital OBSERVAÇÕES Como o clube pode identificar fontes de sócios potenciais na comunidade?

Com quem o clube poderia colaborar para analisar suas estratégias de retenção e conhecer aquelas que foram bem-sucedidas em outros clubes?

Como o clube pode atrair sócios mais jovens?

Como o clube pode oferecer à comunidade informações básicas sobre seus projetos e atividades?

RECURSOS

27


A ser preenchida na assembleia distrital Estudo de caso: Plano de ação

OBSERVAÇÕES Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

28

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL

Que recursos estão disponíveis?


A ser preenchida na assembleia distrital

Folha-tarefa 5: Modelo de Retenção de Sócios

OBSERVAÇÕES

Para permanecer viĂĄvel, o clube precisa admitir novos sĂłcios qualiďŹ cados e retĂŞ-los, bem como seus sĂłcios antigos. O modelo de retenção ĂŠ uma ferramenta para ajudar clubes a calcular seu Ă­ndice de crescimento ou diminuição do quadro social em determinado perĂ­odo de tempo e identiďŹ car o grupo crĂ­tico: sĂłcios novos ou antigos. Utilize os dados referentes ao quadro social do clube e o diagrama e instruçþes a seguir para criar seu modelo de retenção. SerĂĄ necessĂĄrio ter em mĂŁos as datas de associação e de desligamento de todos os sĂłcios nos Ăşltimos trĂŞs a cinco anos. (Se seu clube nĂŁo possuir os registros completos, o presidente ou secretĂĄrio poderĂŁo obtĂŞ-los por intermĂŠdio do Acesso ao Portal, no site www.rotary.org.) Depois de preencher o modelo, siga as instruçþes para interpretĂĄ-lo.

Criação do modelo de retenção de sĂłcios $ATAINICIAL NODESĂ˜CIOS

NĂžMERODE NOVOSSĂ˜CIOS ADMITIDOS NODEBAIXASDESĂ˜CIOS ANTIGOS

NĂžMERODE SĂ˜CIOSANTIGOS QUECONTINUAMNOCLUBE

BAIXASDENOVOSSĂ˜CIOS

NĂžMERODE NOVOSSĂ˜CIOS QUECONTINUAMNOCLUBE

 DEBAIXADESĂ˜CIOSANTIGOS

 DEBAIXADENOVOSSĂ˜CIOS

$ATAlNAL NODESĂ˜CIOS

GANHOPERDALĂ“QUIDOS

1. Estabeleça o perĂ­odo a ser estudado e preencha o campo superior com a Data inicial e o campo inferior com a Data ďŹ nal. (PerĂ­odo sugerido: de trĂŞs a cinco anos.) 2. No campo superior (Data inicial), coloque o nĂşmero de sĂłcios que seu clube possuĂ­a na data inicial. 3. No campo inferior (Data ďŹ nal), coloque o nĂşmero de sĂłcios que seu clube possuĂ­a ao ďŹ nal do estudo e calcule a __% de ganho/perda real da seguinte forma: (nĂşmero de sĂłcios na data ďŹ nal – nĂşmero de sĂłcios na data inicial) * 100 = nĂşmero de sĂłcios na data inicial

% de ganho/ perda real

RECURSOS

29


A ser preenchida na assembleia distrital 4. No espaço referente a baixas de sócios antigos, anote o número de sócios que já integravam o clube na data inicial e que se desligaram antes da data final, e calcule a __% de baixa de sócios antigos OBSERVAÇÕES da seguinte forma: baixas de sócios antigos * 100

% de baixas de sócios antigos

=

número de sócios na data inicial

5. O número de sócios antigos que continuam no clube pode ser calculado da seguinte forma: Número de sócios na data inicial – baixas de sócios antigos = sócios antigos que continuam no clube 6. No espaço novos sócios admitidos, anote o número de admissões dentro do período estudado. 7. No campo baixas de novos sócios, coloque o número de novos sócios que se desligaram antes da data final e calcule a __% de baixa de novos sócios da seguinte maneira: baixas de novos sócios * 100 novos sócios admitidos

=

% de baixa de novos sócios

8. O número de novos sócios que continuam no clube pode ser calculado da seguinte forma: novos sócios admitidos – baixas de novos sócios = novos sócios que continuam no clube

Atenção: A soma dos valores de sócios antigos que continuam no clube e novos sócios que continuam no clube deve ser igual ao número de sócios na Data final.

Interpretação do modelo de retenção Depois de conhecer a estrutura de aumento ou redução do quadro social do clube, deverá identificar seus pontos fortes e fracos com relação à retenção de sócios.

Ganho ou perda real O principal indicador da situação do clube com relação à retenção é o valor real de ganho ou perda de sócios. Ganho real significa que o clube ampliou seu quadro social. Isto pode ter ocorrido devido à retenção dos sócios antigos somada à admissão de novos sócios ou devido ao número de novos sócios ser superior ao número de baixas de sócios antigos. Perda real significa que o clube não conseguiu reter mais sócios do que o número de sócios admitidos.

Avaliação do índice de baixa dos sócios A principal evidência de que o clube pode estar enfrentando problemas de retenção é a saída maciça de sócios. Adicione os valores de baixas de sócios antigos (caixa à esquerda) ao número de baixas de novos sócios (caixa à direita) para determinar quantos se desligaram do clube no período. O número de baixas é razoável para o tamanho do clube? Avalie os motivos para a saída desses sócios e as medidas que podem ser adotadas para limitar essas perdas.

Novos sócios Para continuar a análise, considere o número de baixas de novos sócios (caixa à direita), que indica quantos novos sócios ingressaram no clube e dele saíram no período analisado. Procure manter esse número o mais baixo possível. É compreensível que algum novo sócio deixe o clube inesperadamen-

30

MANUAL DA COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL


A ser preenchida na assembleia distrital te, contudo, se o clube informar cuidadosamente os sócios potenciais sobre as responsabilidades dos rotarianos e mantiver um programa efetivo de orientação aos entrantes, a quantidade de novos sócios OBSERVAÇÕES que dá baixa deverá se reduzir drasticamente. O valor indicado abaixo da caixa baixas de novos sócios (__% de baixa de novos sócios) representa a porcentagem de sócios que entraram depois da data inicial e saíram antes da data final do período analisado.

Sócios antigos O número de baixas de sócios antigos (caixa à esquerda) indica a quantidade de sócios representativos na data inicial que se desligaram, ou seja, a porcentagem de desgaste do clube (__% de baixa de sócios antigos). Quanto mais baixa for esta porcentagem, mais eficaz é a retenção de sócios antigos no clube.

Outros recursos Estratégias e recursos de avaliação relacionadas à retenção de sócios podem ser encontradas respectivamente no Guia para Desenvolvimento do Quadro (417-PT) e nas Ferramentas de Avaliação do Clube. Peça orientação ao coordenador regional do quadro social do RI (RRIMC). Instruções detalhadas sobre como preencher e analisar o modelo de retenção estão disponíveis na publicação Ferramentas de Avaliação do Clube no site www.rotary.org.

RECURSOS

31


Plano de Liderança de Clube Guia para Planejamento Estratégico Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Estes materiais devem ser usados juntos. Faça o download em www.rotary.org.

One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA www.rotary.org

226B-PT—(709)


Manual da comissão de desenvolvimento do quadro social