Page 1

Rotary International

ASSISTANT GOVERNOR’S TRAINING MANUAL คูมือการอบรม ผูชวยผูวาการภาค 244-TH—(1101)


ดาวนโหลด ทานสามารถดาวนโหลดคูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคฉบับภาษาไทยเลมนี้ ไดจากสวน “คูม ือและจุลสารโรตารี” ในเว็บไซต www.rotaryinthailand.org


คูมือการอบรมผูชว ยผูวาการภาค สารบัญ คํานํา

1

บทที่ 1

บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ .................................................... หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ....................................................... สัมพันธภาพทีด่ ี .......................................................................

3 3 5

บทที่ 2

การทํางานกับสโมสร ................................................................. การกําหนดเปาหมาย .................................................................. แบบแนวทางการกําหนดเปาหมาย ................................................ การสนับสนุนสโมสร ................................................................... วิธีใช บันทึกการเยี่ยมสโมสร ........................................................ การเยี่ยมอยางเปนทางการ ........................................................... ภาคผนวก 1. แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ ...................................... 2. กําหนดการอบรมตางๆ ของภาค ........................................ 3. บันทึกการเยี่ยมสโมสร ......................................................

7 7 10 12 14 16

ทรัพยากร ................................................................................. ทรัพยากรระดับภาค .................................................................... ทรัพยากรระดับสโมสร ................................................................. ทรัพยากรระดับชุมชน .................................................................. ทรัพยากรระดับโรตารีสากล .......................................................... ภาคผนวก 1. หนาทีแ่ ละบทบาทของผูวาการภาค ...................................... 2. งานอืน่ ๆ ที่สําคัญของผูวาการภาค .......................................

33 33 37 39 40

บทที่ 3

19 26 27

47 48


คํานํา โรตารีสากลคือองคกรรวมของสโมสรโรตารี ภายในองคกรนี้คือภาคซึ่งประกอบดวยสโมสรกลุมหนึ่งภายใน พื้นที่หนึ่งรวมเปนภาค เพื่อทําหนาที่ชวยเหลือสโมสรโรตารีแตละสโมสร ใหกาวไปสูวัตถุประสงคของโรตารี ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานคือผูน ําของภาคในการทํางานรวมกับผูวาการภาคและผูน ําภาคอืน่ ๆ เพื่อ สนองความตองการของสโมสรในพื้นที่ทที่ านรับมอบหมายดูแล ความพยายามของทานจะเปนผลดีสาํ หรับ สโมสรและภาคยิ่งขึ้นตอไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ เปนสวนหนึ่งของเครื่องมือปฐมนิเทศที่มอบใหทาน เพื่อชวยใหการ เปนผูชวยผูวาการภาคในปตอ ไปประสบผลสําเร็จอยางสมบูรณและเปนรางวัลสําหรับทานและสโมสรตางๆ ที่ ทานดูแลดวย คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ จะใหขอมูลสําคัญยิ่งสําหรับทานใหเขาใจหนาทีต่ างๆ ใน ตําแหนงนี้และคําแนะนําตางๆ ที่จะชวยสโมสรใหดําเนินตอไปอยางมีคุณภาพยิ่งขึ้น คูมือเลมนี้จะชวยทานเตรียมการสําหรับปของทานในฐานะผูชวยผูวาการภาค โปรดอานทบทวนใหหมดทั้ง เลมกอนเขาประชุมสัมมนาอบรมกลุมผูนาํ ภาค เพื่อความเขาใจอยางสมบูรณและเปนการเตรียมตัวรับหนาที่ รับผิดชอบในกลุมผูนําของภาค การเตรียมการลวงหนาจะชวยใหทานประสบผลสําเร็จสูงสุดจากการสัมมนา กลุมผูนําภาค ในการประชุมสัมมนาอบรมกลุมผูนําภาค ทานและผูชว ยผูวาการภาคพื้นที่อื่นๆและคณะกรรมการภาคจะตอง ปรึกษากันเพือ่ หาวิธีการชวยเหลือสโมสรในการประสานงานเรื่องสําคัญตางๆ ใหสโมสรดําเนินการตอไป ดวยดี ระหวางการอบรมทานควรใชคูมือเลมนี้เปนเอกสารประจําตัวทานตลอดเวลาเพื่อเสริมความเขมแข็งของ ทาน โปรดนําติดตัวทานไปเขาการอบรมสัมมนากลุมผูนาํ ภาคดวย หลังจากสิ้นสุดการอบรมและการตระเตรียมงานในปทํางานของทานแลว คูมือนี้ยงั จะคงใชเปนแหลงขอมูลที่ ขาดเสียมิได สําหรับชวยทานใหทําหนาทีไ่ ดอยางสมบูรณกับสโมสรและผูนําภาคดวยกัน ในการสรางสโมสร โรตารีที่มีคุณภาพตอไป

โครงสรางของคูมือนี้ องคประกอบของคูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคนี้ สะทอนถึงการใชหลักสูตรที่ไดรับความนิยมสําหรับ ผูชวยผูวาการภาคในการสัมมนาอบรมกลุม ผูนําภาค ในแตละบทจะมีเรื่องที่เกี่ยวของกับหลักเกณฑสําคัญของ บทบาทในภาคของผูชวยผูวาการภาค และความรับผิดชอบที่เกี่ยวของกับการสนับสนุนสโมสรทีท่ านรับ มอบหมาย ในแตละบททานจะไดพบหนาพิเศษที่มีหัวขอสําคัญเฉพาะเรื่อง ยกตัวอยาง ในขอมูลของบทที่ 2 “การทํางานกับสโมสร” ทานจะพบหนาทีม่ ีเรื่องเกี่ยวกับบทบาทของผูชวยผูวาการภาคระหวางการเยี่ยมสโมสร เปนทางการของผูวาการภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 1


ในแตละหนามีเรื่องสําคัญเปนจุดเดนเนนความรับผิดชอบของทานในฐานะผูชวยผูวาการภาค ในขณะเดียวกัน ก็จะใหขอมูลสําคัญที่ทา นตองการทราบในการชี้นําสโมสร หัวขอในสารบัญจะชวยใหใชคูมือนีไ้ ดอยางสะดวก หากทานมีคําแนะนํา หรือสอบถามเกี่ยวกับคูมือฉบับนี้ โปรดติดตอไดที่ Leadership Education and Training Department Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue, Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: leadershiptraining@rotaryintl.org Fax: +1-847-866-0974

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 2


บทที่ 1: บทบาทและหนาทีร่ ับผิดชอบ หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานมีหนาที่รับผิดชอบในการชวยเหลือผูวาการภาคในการบริหารสโมสรที่รับ มอบหมาย ในการทําหนาที่อันสําคัญยิ่งนี้ ทานจะตองสนับสนุนใหสโมสรและภาคมีคุณภาพ และขยายสมาชิก ภาพตอไป สโมสรที่มีคุณภาพคือสโมสรที่สามารถ • รักษาสมาชิกและขยายฐานสมาชิกได • จัดทําโครงการที่สนองตอบความตองการของชุมชนในพื้นที่ของสโมสรและชุมชนในประเทศอื่น • สนับสนุนมูลนิธิโรตารี โดยการมีสวนรวมในโปรแกรมและการบริจาคสมทบมูลนิธโิ รตารี • พัฒนาผูนาํ ใหสามารถบริการโรตารีเหนือกวาระดับสโมสร องคประกอบเหลานี้มีความเกี่ยวของกันและกันทุกขอ ยกตัวอยางสโมสรที่มีฐานสมาชิกภาพเติบโตจะสามารถ ขยายขนาดและขอบเขตกิจกรรมการบําเพ็ญประโยชนใหกวางขวางยิ่งขึ้น ในทางกลับกัน หากองคประกอบใด ออนแอหรือขาดไป ความสามารถของสโมสรนั้นในการติดตามหลักการพื้นฐานขออื่นๆ ก็จะลดถอยลงไป ใน ฐานะผูชวยผูวา การภาค ทานจะตองใหการชวยเหลือสนับสนุนสโมสรโดยการชี้แนะวิธีการเพิ่มคุณภาพในแต ละหัวขอทั้ง 4 ขอสําคัญขางตน

การเตรียมการสําหรับปของทาน ตั้งแตวนั ที่ 1 กรกฎาคม ทานจะตองเริ่มทํางานกับกลุมนายกสโมสรทานใหม ซึ่งจะตองเตรียมการลวงหนา หลายเดือนกอนปโรตารีใหมจะเริ่มขึ้น โดยการทํางานไปพรอมกันกับผูนําภาคที่จะมาใหมและผูท ี่กําลังจะหมด วาระ และกับนายกสโมสรคนใหมทั้งหลาย การเริ่มงานกอนเริ่มปใหมเปนสิ่งสําคัญที่สุด เนื่องจากทานจะมี เวลาสรางสัมพันธภาพไดหลากหลายและใชไดตอไปตลอดวาระ กอนที่ทานจะเริ่มปใหมของโรตารีทานจะตองทํางานกับผูว าการภาครับเลือกและผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ ในการ กําหนดทิศทางเดียวกันที่ภาคตองการใหสาํ เร็จผล และชี้แนวทางแกคณะกรรมการภาคใหบรรลุเปาหมายของ ภาคตอไป ทานจะตองเตรียมการเขาประชุมสัมมนากับกลุมผูนาํ ภาค ในระหวางการสัมมนาทานจะไดทราบโครงสรางของ กลุมผูนําภาค บทบาท และความรับผิดชอบของทานในตําแหนงผูชว ยผูวาการภาค ตลอดจนถึงบทบาทใน เปาหมายและวัตถุประสงคของภาคสําหรับปที่กําลังมาถึง ทานจะตองทํางานอยางใกลชิดกับผูวา การภาค ผูชวย ผูวาการภาคพืน้ ที่อื่นๆ และคณะกรรมการภาคฝายตาง ๆ ในการกําหนดเปาหมายและวิธีการทีท่ านจะรวมมือ กันสนับสนุนสโมสรในพื้นทีต่ อไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 3


เมื่อการสัมมนากลุมผูนาํ ของภาคเสร็จสิ้นแลว จะตอดวยการสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก (PETS) นี่คือ โอกาสสําคัญของทานที่จะเริม่ สรางสัมพันธภาพกับแตละสโมสรในการดําเนินงานรวมกันในอนาคตอันใกล อยางสะดวกขึ้น โดยเฉพาะอยางยิ่งทานควรจะตองเริ่มงานกับสโมสรที่ทานรับมอบหมายในการกําหนด เปาหมายโดยใช แผนงานของสโมสรที่มีคุณภาพ ทานจะตองเริ่มทํางานกับผูน ําสโมสรทั้งหลายอยางตอเนื่อง ในการกําหนดเปาหมายและเสนอแผนงานที่สมบูรณแบบในที่อบรมภาค (District Assembly) หากทานยังใหมตอหนาที่รบั ผิดชอบนี้อยู โปรดติดตอขอรับความรูทคี่ าดหวังสําหรับทํางานกับสโมสรและผูนํา ภาคจากผูชวยผูวาการภาคผูท ี่กําลังหมดวาระ ผูชวยผูวาการภาคที่กาํ ลังปฏิบัติงานในพื้นที่นี้จะมีประสบการณ และรูเรื่องภายในสโมสรที่ทา นรับผิดชอบและอาจแนะนําวิธีการทํางานกับผูนาํ ภาคคนอื่นๆดวย โปรดเตรียมตัวทานลวงหนาเสียแตบดั นี้เพื่อความสะดวกในการทํางานใหสาํ เร็จผลเมื่อถึงวันที่ทานรับตําแหนง นี้ตอไป

ตําแหนงผูชวยผูวาการภาค---หลังจากวันที่ 1 กรกฎาคม ทานจะเริ่มเก็บเกี่ยวผลของการเตรียมการลวงหนาเมื่อถึงวันที่ทานรับตําแหนงในเดือนกรกฎาคมและเริ่มสราง ความสัมพันธตอไปดวยการทํางานกับสโมสรและผูนําภาค หนาที่รับผิดชอบของทาน คือ 1. เขาประชุมกิจการสโมสร (Club Assembly) กับสโมสรแตละแหง กอนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ ของผูวาการภาค 2. เยี่ยมสโมสรแตละแหงโดยสม่ําเสมอ ถาเปนไปไดเดือนละ 1 ครั้ง แตอยางนอยที่สุด 3 เดือนครัง้ ตอหนึ่ง สโมสร และไปรวมประชุมกับนายกสโมสรและผูนําสโมสร ในการประชุมกิจการสโมสร และเสนอขอมูล ขาวสารโรตารีแกสโมสร 3. ชวยเหลือผูนําสโมสรในการกําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค 4. ติดตามรายงานความกาวหนาของสโมสรใหผูวาการภาคทราบและใหคําแนะนําวิธีการชวยพัฒนาใหโรตารี และแกไขปญหา 5. ชักชวนใหกําลังใจสโมสรในการดําเนินการตามคํารองและคําแนะนําของผูวาการภาค 6. วัดผลคุณภาพของแตละสโมสร ดวยการคํานึงถึงโครงการบริการตางๆ เปนเกณฑวดั ผล 7. ชี้แนะและเชิญชวนใหแตละสโมสรพัฒนาผูนําภาคในอนาคต 8. เขาประชุมและสงเสริมการเขาประชุมใหญภาคอยางแข็งขันตลอดจนการประชุมอืน่ ๆ ของภาค 9. มีสวนรวมในโครงการของมูลนิธิโรตารี งานหาทุนและการบริจาคประจําป และงานที่ไดรับหมายอื่นๆ ตาม ความจําเปน ในหนาตอๆ ไปของคูมือนี้จะมีเรื่องเฉพาะสําหรับทานในการเตรียมรับภาระหนาที่ใหสมบูรณแบบ คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 4


สัมพันธภาพที่ดี ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานคือผูน ําภาคทีต่ องติดตอกับสโมสรที่รับผิดชอบในพื้นที่บอยครัง้ ที่สุด ทาน ตองทําหนาที่เปนผูเสนอขาวสารทั้งที่เขามาและที่ออกจากสโมสร การมีสัมพันธภาพที่ดีเปนสิ่งสําคัญตอความ สําเร็จของทานในการทํางานกับสโมสรและผูนําภาค บุคคลสําคัญทีท่ านตองติดตอดวย • ผูนําภาค • ผูวาการภาค • ผูวาการภาครับเลือก • คณะกรรมการภาค • ผูชวยผูวาการภาคพืน้ ที่อื่นๆ ผูนําสโมสร • นายกสโมสร • เลขานุการสโมสร • ประธานคณะกรรมการฝายตางๆ ของสโมสร

ผูวาการภาค รับเลือก

ผูชวยผูวาการภาค ทานอื่นๆ

ผูวาการภาค

ผูชวยผูวาการภาค

กรรมการภาค

สโมสร

ถึงแมวาความสัมพันธของทานกับสโมสรและผูนําภาคจะมีกลาวเพิ่มเติมในบทที่ 2 และ 3 แตขอมูลดังตอไปนี้ จะชวยใหทานเห็นภาพรวมของการติดตอสัมพันธที่สําคัญของทานกับบรรดาผูน ําภาคคนอืน่ ๆ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 5


การทํางานกับผูวาการภาครับเลือก ในหนา 3 หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ความรับผิดชอบของทานเริ่มตนกอนเริ่มปโรตารี ทานจะตองทํางาน กับผูชวยผูวาการภาคคนอืน่ ๆ ผูวา การภาครับเลือกและผูนาํ ภาคคนอื่นๆ ในการกําหนดเปาหมายของภาค ทบทวนเปาหมายตางๆ ของภาคและผลงานภาคในปที่ผานไป ผูว าการภาครับเลือกอาจขอรับคําแนะนําจาก ทานเกี่ยวกับการคัดเลือกคณะกรรมการภาค ทานสามารถสรางเสริมความสัมพันธของทานใหรุดหนาไปกับ เพื่อนผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ และผูวาการภาครับเลือกในการอบรมที่สําคัญ รวมถึงการสัมมนากลุมผูน ําภาค การ สัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก และการอบรมภาค

การทํางานกับผูวาการภาค ในการเริ่มปใหมโรตารี การติดตอสื่อสารกับผูวาการภาคเปนสิ่งที่สาํ คัญที่สุด ทานควรสนับสนุนทานผูวาการ ภาค และภาค ในการใหบริการแกสโมสรดวยการเอาใจใสตอการบริหารสโมสรเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะการทํา หนาที่เปนหูเปนตา และเปนมือของผูวาการภาคในการบริหารสโมสรที่รับมอบหมาย ในขั้นตอนนี้ ทานจะตอง รายงานใหผูวา การภาคทราบถึงความกาวหนาของสโมสรที่รับมอบหมายใหดแู ล และใหคําแนะนําวิธีการตางๆ เพื่อชวยพัฒนาสโมสร ทานจะบรรลุผลสําเร็จดังกลาวดวยการ • เขาประชุมกิจการสโมสร (Club Assemblies) กับสโมสรตางๆทีเ่ กี่ยวของ กอนการเยี่ยมเปน ทางการของผูวาการภาค • กําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรตางๆ ของผูว าการภาค กับสโมสรในพืน้ ที่ • รายงานจุดแข็งและจุดออนของสโมสรในพื้นที่ของทานตอผูวาการภาค • รายงานขอมูลความกาวหนาของสโมสรในปจจุบนั ใหผูวา การภาคทราบและแนะนําวิธีแกไขปญหา และอุปสรรคแกผูวาการภาค เพื่อชี้แจงตอสโมสรในโอกาสตอไป

การทํางานกับคณะกรรมการภาค ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานควรรวมมือกับคณะกรรมการภาค (กรรมการและประธานกรรมการ) ใน การใหบริการแกสโมสรอยางมีคุณภาพ ควรปรึกษาหาวิธีการติดตอสือ่ สารกันภายในภาคในระหวางการประชุม สัมมนากลุมผูน ําภาค เพื่อใหผูชวยผูวาการภาคพื้นที่อื่นและคณะกรรมการภาคเขาใจขั้นตอนการติดตอกัน ระหวางสโมสรและผูนําภาคแตละคนตลอดปอยางชัดเจน เมื่อกําหนดขั้นตอนการติดตอสื่อสารระหวางกันแลว ใหทานทํางานรวมกับกรรมการภาคเพื่อ • จัดหาตัวอยางโครงการและโปรแกรมตางๆ ของสโมสรที่ประสบความสําเร็จ เสนอตอผูวาการภาค ผูนําสโมสรและผูชวยผูวาการภาคในพื้นทีอ่ ื่น • สรางแรงสนับสนุนระดับสโมสรเพื่อใหคณะกรรมการภาคสามารถริเริ่มงานใหมๆ • เชิญชวนผูนําสโมสรติดตอปรึกษากับกรรมการภาคที่เกี่ยวของโดยตรง เพื่อจัดการแกปญหาและ อุปสรรคที่เกี่ยวของ • สรางความมั่นใจวาสโมสรสามารถบรรลุเปาหมายอยางสมบูรณและไมมีปญหากระทบกับ เปาหมายและวัตถุประสงคของกรรมการภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 6


บทที่ 2: การทํางานกับสโมสร การกําหนดเปาหมาย ทานจะติดตอกับสโมสรในพื้นที่ โดยการเริ่มงานกับผูน าํ สโมสร กําหนดเปาหมายบนพื้นฐานองคประกอบหลัก 4 ประการของการเปนสโมสรที่มีคุณภาพ ในการกําหนดเปาหมายสมาชิกภาพ โครงการบริการ มูลนิธโิ รตารี การพัฒนาผูนาํ ในอนาคตและการบริหารสโมสร โปรดพิจารณารวมกับสโมสรในความสําเร็จและความลมเหลว ในปที่ผา นไป ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานควรทําหนาที่ “ที่ปรึกษาฝายจัดการ” ใหแกสโมสร โดยการวิเคราะหแนวโนมใน อดีตและวิธดี ําเนินงานของสโมสรในปจจุบนั รวมกันพิจารณาขอมูลหาวิธีการปรับปรุงการดําเนินงานของสโมสร โปรดทํางานรวมกับสโมสร เพื่อความมั่นใจวาสโมสรสามารถ • กําหนดเปาหมายที่ชัดเจน • ใหสมาชิกมีสวนรวมกิจกรรมในวงกวาง • รูทรัพยากรระดับสโมสร ระดับภาคและโรตารีสากล • มีการติดตอสือ่ สารที่ชัดเจน ประสบการณทํางานในตําแหนงอดีตผูนาํ สโมสรของทานและการอบรมในตําแหนงผูชวยผูวาการภาคจะชวยให ทานทํางานกับสโมสรจนแนใจวาสโมสรสามารถกําหนดเปาหมายสําคัญตอไปไดโปรดชวยสโมสรใหทราบความ สามารถในอดีตและปจจุบนั เพื่อประเมินผลความเปนไปไดในอนาคต ทานควรตองทํางานกับผูน ําสโมสร จนกวาเขาเขาใจดีถึงคุณสมบัติของสโมสรที่มีคุณภาพ

ลักษณะของเปาหมายที่ดี การกําหนดเปาหมายมีความสําคัญตอสโมสรและชุมชนในพื้นที่เปนเปาหมายอันดับแรกของสโมสรและผูนํา สโมสร เปนสิง่ สําคัญมากในการทําหนาที่ชักชวนสโมสรใหกําหนดเปาหมาย ที่มีลกั ษณะดังนี้ • • • • •

บรรลุได เปาหมายที่สูงเกินกําลังอาจทําใหสมาชิกและผูนําสโมสรทอถอยและเบื่อหนาย ทาทาย เปาหมายที่มีความทาทาย จําเปนตองมีผูรวมงานในวงกวางและการทํางานเปนทีม แบงปน เปาหมายที่รวมกันกําหนดและหากลยุทธตา งๆ มาใช ตองมุงมั่นชวยกันทําจนสําเร็จผล วัดผลได เปาหมายที่วัดผลไดจะชวยใหสมาชิกรวมพลังมุงไปที่จุดหมายไดสะดวกชัดเจน กําหนดระยะเวลา เปาหมายควรมีกําหนดเสร็จและกรอบระยะเวลาการทํางาน คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 7


กําหนดเปาหมายที่สามารถบรรลุได โปรดทํางานอยางใกลชิดกับสโมสรในการกําหนดเปาหมายตางๆ ที่เกี่ยวของกับสมาชิกภาพ โครงการบริการ มูลนิธิโรตารี การพัฒนาผูนาํ ในอนาคต ชักชวนผูนําสโมสรใหขอคําแนะนําจากสมาชิกสโมสรที่มีประสบการณ ความรูในสโมสรนานป เกีย่ วกับความสําเร็จ และขอจํากัดของสโมสร เพื่อแนใจวาเปาหมายเหลานั้นเปนเรื่อง จริงที่เปนไปไดและสะทอนความสนใจและความสามารถของสโมสรเองโปรดพิจารณาใชแบบแนวทางกําหนด เปาหมาย ในหนา 9 เพื่อเปนแนวทางการทํางานกับสโมสรในการกําหนดเปาหมาย นอกจากนี้โปรดชักชวน ผูนําสโมสรใหทบทวนบันทึกการประชุมตางๆ ในอดีต เพื่อจะไดทราบขอมูลสําหรับ • เปนฐานการกําหนดเปาหมายในอนาคต • เปนขอมูลใหความรูเรื่องสมาชิกภาพและแนวโนมการเขาประชุม กําหนดรูปแบบแผนงาน และ วัตถุประสงคตามเปาหมาย • ประเมินผลโครงการในอดีตที่มีวิธีการแบบตางๆ เพื่อใชปรับปรุงแผนงานโครงการในอนาคตให สําเร็จตอไป หมายเหตุ ในการขอดูบนั ทึกตางๆ ของสโมสร ทานจําเปนตองปรึกษากับผูวาการภาคหรือผูชว ย ผูวาการภาคคนปจจุบันกอน

การใช แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคณ ุ ภาพ (ดูภาคผนวก 1) คือเครื่องมือสําคัญ ซึ่งจะชวยทานทํางานกับผูนาํ สโมสร ในการกําหนดเปาหมายที่เกีย่ วของกับองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ ตลอดจนการบริหาร สโมสรโดยทั่วไป แผนงานฯ นี้ยังชวยแนะนําแบบกลยุทธตา ง ๆ สําหรับบรรลุเปาหมาย ระหวางการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ทานจะไดรวมงานกับนายกสโมสรทีจ่ ะเขารับหนาที่ในการกําหนด เปาหมายและสรางขั้นตอนปฏิบัติการชั่วคราวสําหรับการบรรลุเปาหมายนั้น ในการอบรมภาค (District Assembly) ใชเปาหมายและขั้นตอนที่จาํ เปนเพื่อการบรรลุเปาหมายดังกลาว ใหสง แผนงานสําหรับสโมสรที่ มีคุณภาพ ที่สมบูรณแบบสโมสรละ 1 ชุด ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม ไปใหผูวาการภาค ทานจงอยาลืมขอ สําเนา 1 เลม จากสโมสรแตละแหงในพื้นที่ของทาน สโมสรแตละแหงก็ควรมีสําเนาแผนงานทีส่ ําคัญนี้ไวดวย ทานจะตองใชแผนงานฯ นีต้ ลอดการเยี่ยมทุกสโมสรในพื้นที่ เพื่อติดตามความกาวหนาสูเปาหมายที่กําหนด ของแตละสโมสร และใชโอกาสแนะนําปรับแตงแผนงานสโมสรแตละแหง ในระยะตอไป ในขณะที่ภาคเปนผูรวบรวมแผนงานสําหรับสโมสรที่มีคณ ุ ภาพนี้จากทุกสโมสรแผนงานนีค้ วรถือวาเปนเอกสาร การทํางานขั้นสุดทายสําหรับสโมสรที่จะใชเปนปายบอกทางไวใหเดินสูจุดหมายปลายทาง ในฐานะผูชวยผูวา การภาค ทานมีหนาที่ทาํ งานรวมกับผูน าํ สโมสร เดินหนาอยางมั่นคงไปสูเปาหมายที่ปรากฏอยูใน แผนงาน สําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 8


ในการทํางานเพื่อกําหนดเปาหมายของสโมสร โปรดเตือนผูนาํ สโมสรใหพิจารณาดูโครงสรางของสโมสรที่ เกี่ยวของกับเปาหมายที่กําหนดขึ้นดวย หากจําเปนโปรดแนะนําใหเปลี่ยนแปลงโครงสรางตามที่เห็นสมควร ในกระบวนการนี้ ควรทราบสิ่งสําคัญอยางหนึ่งคือ มีคาํ แนะนําจากคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลวา โครงสรางของกรรมการสโมสรอาจเปลี่ยนแปลงไดเพื่อสนองตอบการดําเนินงานตามความจําเปน ยกตัวอยาง คณะกรรมการที่ทํางานหนาที่ซ้ําซอนกัน ถาสามารถรวมกันหรือแมแตยกเลิกก็ไดหากจําเปน และยังอาจจําเปน จะตองเพิ่มกรรมการชุดใหมใหรับผิดชอบงานหรือหนาที่ที่ไมไดรวมอยูในหนาที่หรืองานของผูนําสโมสรคนอื่น หรือกรรมการชุดใดชุดหนึ่ง ในกรณีจําเปนสโมสรสามารถแกไขขอบังคับของสโมสรใหเหมาะสมเขากับ โครงสรางปจจุบันของสโมสรมากที่สุด

การแกไขขอบังคับของสโมสร การที่สโมสรจะแกไขโครงสรางของคณะกรรมการ จําเปนตองแกไขขอบังคับของสโมสรดวย ขอบังคับของ สโมสรอาจมีการแกไขไดในการประชุมประจําสัปดาหครั้งใดก็ได วิธีการแกไขขอบังคับของสโมสร คือ • มีสมาชิกครบองคประชุม • มติที่ประชุมใหรับรองการแกไข ตองมีจาํ นวนอยางนอย 2 ใน 3 ของสมาชิกทั้งหมดที่เขาประชุม • สมาชิกทุกคนตองไดรับหนังสือแจงขอเปลี่ยนแปลงขอบังคับลวงหนากอนวันประชุมอยางนอย 10 วัน นอกจากนั้น เพื่อแนใจวาโครงสรางของสโมสรมีความสัมพันธกับเปาหมาย ผูนาํ สโมสรตองระดมสมาชิกให เดินหนา เชิญชวนผูนาํ สโมสรใหใชขั้นตอนดังตอไปนี้เพื่อบรรลุเปาหมายแตละเปาหมาย • กําหนดผลที่คาดวาจะไดใหชัดเจน • กําหนดขัน้ ตอนสําคัญที่จําเปนเพื่อบรรลุเปาหมายนี้ • กําหนดกรอบเวลาการดําเนินการกลยุทธแตละอยาง • กําหนดผูรับผิดชอบในการทํางานแตละขัน้ ตอนใหสําเร็จและมีใครที่ชว ยไดบา ง • สงเสริมการมีสวนรวมในสโมสรของสมาชิกในวงกวางเพื่อบรรลุเปาหมาย • กระตุนใหสมาชิกมีการเคลื่อนไหวและมีสวนรวมเสมอ • กําหนดมาตรการสําหรับวัดผลความกาวหนาและความสําเร็จของทาน • พิจารณาแหลงทรัพยากรและเครื่องมือสําหรับชวยทานบรรลุเปาหมาย • ประเมินผลสําเร็จของกลยุทธทาน เพื่อศึกษาหาวิธีบรรลุสูเปาหมายของสโมสร

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 9


บทบาทของการอบรมกลุมผูนําภาคในการกําหนดเปาหมาย ทานควรตองเขาการอบรมตางๆ ของภาค เชนการอบรมนายกรับเลือก การอบรมภาค การสัมมนากลุมผูน ํา ภาคและการสัมมนามูลนิธิของภาค เปาหมายสูงสุดของการสัมมนาอบรมเหลานี้ เพื่อชวยสโมสรใหมีคุณภาพ และเปนสวนสําคัญของชุมชน จากการประชุมสัมมนาเหลานี้ ผูนาํ สโมสรจะไดรับการอบรมที่สําคัญยิ่งที่จะชวย ใหมีความรูและความชํานาญที่จําเปนเพื่อชวยสโมสรกําหนดเปาหมายประจําป พัฒนากลยุทธและแผนการ ทํางานใหไดผลสําเร็จและปรับปรุงการสรางทีมงานและการเสนอแกปญ  หาโปรดเชิญชวนและสนับสนุนสงเสริม การประชุมดังกลาวแกสโมสรในพื้นที่ของทานดวย

แบบแนวทางกําหนดเปาหมาย ผูชวยผูวาการภาคและผูน ําสโมสรควรจับมือกันวิเคราะหการทํางานแตละดานของสโมสรอยางใกลชิด ขณะทํา การประเมินผลการทํางานปจจุบันของสโมสรและกําหนดเปาหมายประจําป โปรดทบทวนโดยพิจารณาคําถาม ประกอบตามหัวขอดังตอไปนี้ดวย

การเพิ่มสมาชิกภาพ • • • • •

สโมสรมีวิธีการหาสมาชิกใหมอยางไดผลอยางไร มีวิธีการเชิญชวนสมาชิกสโมสรใหหาสมาชิกใหมอยางไร มีวิธีการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ในเรื่องโรตารีและสโมสรอยางไร มีวิธีการหาสมาชิกใหมที่มีศกั ยภาพอยางไร มีวิธีการแจงสมาชิกใหมใหทราบผลดี และหนาที่รับผิดชอบตลอดจนทราบโอกาสการบริการของโรตารี ไดอยางไร • มีวิธีการเชิญสมาชิกใหมแบบใด ที่จะจุดประกายในเรือ่ งที่เขาสนใจและมีเหตุผลสวนตัวในการมาเขาใน สโมสรโรตารี • มีวิธีการตอนรับสมาชิกใหมแบบใด ที่มีความหมายและสงางาม

การทําโครงการบริการที่มีคุณภาพ • • • • •

สโมสรมีการบริการแบบใดทีเ่ ขมแข็งมาก หากไมมี สโมสรมีอุปสรรคที่ขัดขวางกิจกรรมนี้คืออะไรบาง สโมสรมีแผนการบริการที่มีเปาหมายที่ชัดเจนและเปนไปได แลวหรือไม สโมสรมีวิธีเชิญชวนสมาชิกมารวมกิจกรรมบริการในสโมสรและในชุมชนในวงกวางไดอยางไร สโมสรเคยประเมินผลความตองการที่แทจริงในชุมชนหรือไม หากไมเคยสโมสรจะมีแผนการอยางไร สโมสรมีโครงการในอดีตทีม่ ีความสําเร็จ หรือไมประสบความสําเร็จ และมีผลกระทบกับแผนทํา โครงการปจจุบันอยางไร คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 10


มูลนิธิโรตารี • • • • •

สมาชิกสโมสรรูจักโครงการตางๆ ในมูลนิธิโรตารีหรือไม สโมสรกําลังดําเนินโครงการในมูลนิธิโรตารีขณะนี้ มีโครงการอะไรบาง สมาชิกสโมสรใหความสนใจโครงการใดมากที่สุด สโมสรมีวิธีขยายกิจกรรมในโครงการตางๆ ของมูลนิธิโรตารีออกไปอยางไรบาง สโมสรมีวิธีแสดงการเชื่อมโยงระหวางการบริจาคเงินแกมูลนิธิกับโครงการของมูลนิธิใหสมาชิกทราบได อยางไร • สโมสรมีวิธีเชิญชวนสมาชิกใหเริ่มบริจาคหรือเพิ่มเงินบริจาคแกมูลนิธิโรตารีไดอยางไร • สโมสรมีวิธียกยองเกียรติคุณสมาชิกผูสนับสนุนทางการเงินแกมูลนิธโิ รตารีอยางไรบาง

การพัฒนาผูนําในอนาคต • • • • •

สโมสรกําลังทําสิ่งใดเพื่อใหสมาชิกรวมพัฒนากิจกรรมและทํากิจกรรมอยางสมบูรณมากขึ้นหรือไม มีวิธีเชิญชวนสมาชิกใหตดิ ตอสื่อสารระหวางสมาชิกดวยกันอยางไรบาง มีวิธีเชิญชวนสมาชิกเขาการอบรมภาค จํานวนมากที่สดุ อยางไร มีวิธีเพิ่มจํานวนสมาชิกไปเขาประชุมใหญภาค อยางไรบาง มีวิธีเชิญอดีตนายกไปเขาสัมมนาผูน ําภาคไดอยางไร ทําอยางไรใหอดีตนายกมาชวยทํางานใหสโมสร หลังจบสัมมนานี้

การบริหารทั่วไป • • • • • • • • • • •

ใชมาตรการอะไรในการปรับปรุงการสื่อสารระหวางผูนาํ สโมสรดวยกัน สารสโมสร มีเรื่องสาระที่เกี่ยวของกับสมาชิกสโมสรบางหรือไม การประชุมประจําสัปดาหมคี วามนาสนใจตอสมาชิกหรือไม จะปรับปรุงวาระประชุมใหดีขึ้นอยางไร สโมสรสงรายงานและคาบํารุงโรตารีสากลและภาคครบถวน และในเวลาอันควรหรือไม หากไม จะใช มาตรการใดแกไขใหดีขึ้น มีมาตรการใดบางที่จดั การเก็บเงินไดอยางไดผล ควรปรับปรุงแกไขขั้นตอนใดบาง โปรแกรมประชุมประจําสัปดาหสัมพันธกบั อัตราการเขาประชุมของสมาชิกอยางไรบาง มีวิธีจูงใจสมาชิกใหมีความกระตือรือรนในการเขาประชุมประจําสัปดาหไดอยางไร มีรูปแบบการบริหารสโมสรที่ประสบความสําเร็จจากสโมสรอื่นบางหรือไม อยางไร สโมสรมีการติดตามผลการเขาประชุมและวัดผลความพอใจของสมาชิกอยางไรบาง สโมสรเพิ่มการใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรตางๆ ในภาคอยางไรบาง สโมสรมีขอปรับปรุงในการทํางานติดตอกับผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาคและผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ อยางไรบาง คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 11


การสนับสนุนสโมสร สโมสรทุกแหงยอมตองเผชิญกับปญหาทาทายตลอดป การเปนสโมสรที่มีคุณภาพยอมตองสามารถยอมรับ ปญหาและการทาทาย เพื่อจะบรรลุเปาหมายดวยการแกปญหาอยางสรางสรรค ในฐานะที่ทา นเปนแหลง ทรัพยากรที่สําคัญตอสโมสรในพื้นที่ ทานมีบทบาทสําคัญในกระบวนการนี้ ทานตองทํางานอยางหนักเพื่อทํา ความเขาใจในสโมสรและสรางความมั่นใจในวิธีการที่มีประสิทธิภาพทีใ่ ชสนับสนุนสโมสรใหมีคุณภาพ โปรด เชิญชวนผูนําสโมสรใหรูจักเลือกสรรและใชประโยชนจากทรัพยากรภายในสโมสรของตนเอง สมาชิกสโมสร ให มากที่สุดที่จะทําได นายกสโมสรจะตองทํางานอยางใกลชิดกับสมาชิกสโมสรและผูนําสโมสรตลอดปโดยถือ เปนเรื่องสําคัญในการไปใหถึงเปาหมายและสนองตอบปญหาทาทายที่เกิดขึ้น เนื่องจากทานจะตองทํางานรวมกันกับสโมสรตางๆ ทานจึงมีโอกาสดีในการพบการติดตอแบบตางๆ ในเรื่อง เดียวกันจากสโมสรตางๆ โปรดแบงปนขอมูลภายในหรือความเห็นที่เปนประโยชนตอสโมสรในการบรรลุ เปาหมายและแกไขปญหาทาทายตางๆ ในการสนับสนุนสโมสรตางๆ ทานควรดําเนินการดังตอไปนี้ • ทําตัวใหวา งและติดตอไดงา ย ไมวาจะเปนผูนําสโมสรหรือสมาชิกสโมสรที่ติดตอกับทาน • ไปเยี่ยมสโมสรอยางสม่ําเสมอ • ติดตอระหวางสโมสรเปนประจํา โดยทางอีเมล โทรศัพท และ/หรือใชจดหมาย แฟกซ • ใหโอกาสผูนาํ สโมสรสงขอคิดเห็นหรือประเมินคุณภาพการชวยเหลือ/สนับสนุนสโมสรของตัวทานผูชวย ผูวาการภาค

การเยี่ยมสโมสร การเยี่ยมสโมสรในพื้นที่ทุกระยะเปนสิ่งที่สําคัญในหนาที่รับผิดชอบของทาน ทานควรเยี่ยมสโมสรแตละแหง อยางสม่ําเสมอ อาจเปนเดือนละครั้ง หรืออยางนอยที่สุด 3 เดือน/ครั้ง การเยี่ยมสโมสรเปนประจําเปนเรื่อง จําเปนเพราะสโมสรยอมหาโอกาสพบทานเพื่อดําเนินการ ดังนี้ • เสนอขาวสารจากโรตารีสากลและภาค • ติดตามความกาวหนาสูเปาหมายของสโมสรและใหคําแนะนําปรับปรุงกลยุทธที่ใชในการบรรลุเปาหมาย • แนะนําวิธีการแกไขปญหาตางๆ ของสโมสร • บันทึกเก็บขอมูลเกี่ยวกับ - สมาชิกภาพ - โครงการบริการตางๆ - รวมงานและสนับสนุนโครงการของมูลนิธิโรตารี - โครงการสําคัญตางๆ ของสโมสรและการดําเนินงาน - คะแนนเขาประชุมของสมาชิก คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 12


• ทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูวาการภาค เมื่อถูกรองขอ จัดตารางกําหนดการเยี่ยมสโมสรอยางเปน ทางการใหแกผูวาการภาคและผูเกี่ยวของทราบ สโมสรในพื้นที่ทุกแหงยอมคอยรอตอนรับทาน แตบางครั้งก็อาจไมจําตองปฏิบัตติ ามคําแนะนําของทาน เสมอไป อยางไรก็ดี โปรดระลึกวาโรตารีสากลคือองคกรรวมของสโมสรโรตารีสมาชิก ภาคที่ทานสังกัดอยู ถูกกําหนดมาใหบริการแกสโมสรในภาคเปนหลัก พยายามสรางสัมพันธภาพทีด่ ีกับผูนําสโมสรเพื่อการ รวมมือกันทํางาน รับฟงปญหาของเขา และมีประสาทสัมผัสที่ไวตอสภาพทองถิน่ ซึ่งจะทําใหผูนําสโมสร เชื่อฟงคําแนะนําจากทานมากขึ้น

แบงปนขอมูล องคกรที่ประสบความสําเร็จยอมมีเครือขายการติดตออิสระชัดเจนไมสับสน ในโรตารีก็เชนเดียวกัน ผูชวย ผูวาการภาคจะตองเปนสื่อกลางระหวางสโมสรกับผูนําภาคในการเปนสื่อกลางจําเปนตองมีการแบงปน ขอมูลรวมกัน หรือปญหาเกี่ยวของใหทราบเกี่ยวกับสโมสรแหงใดแหงหนึ่งกับผูวา การภาค ผูวา การภาครับ เลือกและกรรมการภาคที่เกี่ยวของ เมื่อทานหมดวาระลงแลวก็ยังตองแบงปนขอมูลสําคัญใหกับผูนาํ ภาค และผูนาํ สโมสรที่รับตําแหนงใหม ตลอดจนผูชวยผูวาการภาคคนใหมในพื้นที่ของทานดวย สิง่ เหลานี้คือ การทาทายใหมีการสืบเนื่องและการจัดการที่ดีสําหรับผูท ี่ไดรับมอบหมายสืบเนื่องสานตอกันไป โปรดจัด ปฐมนิเทศใหแกผูเขารับตําแหนงใหมในสโมสรเพื่อรับทราบปญหาและความสําเร็จตอไป ทานยังมีโอกาสเปนสื่อกลางระหวางสโมสรโรตารีดวยกัน ในปของการเปนผูชวยผูว าการภาคของทาน ทาน จะตองมีการติดตอเปนประจํากับสโมสรตางๆ เพื่อมีโอกาสรับทราบและสังเกตวิธกี าร ความคิดเห็นและ โครงการที่สโมสรดําเนินการ ใหมีความกาวหนาตอๆ ไป บางสโมสรอาจประสบความสําเร็จ แตบางแหง ก็ไมสําเร็จ ทานจึงควรแบงปนวิธีการที่ประสบความสําเร็จใหกับสโมสรอื่นที่ไมสําเร็จ และเชิญชวนใหตา ง สโมสรติดตอสื่อสารกันโดยตรง เพื่อความสะดวกในการแบงปนประสบการณ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 13


วิธีใช บันทึกการเยี่ยมสโมสร บันทึกการเยี่ยมสโมสร (โปรดดูภาคผนวก 2) คือเอกสารเครื่องมือที่สรางมาเพื่อใหผูนาํ ภาคใชประเมิน คุณภาพของสโมสร บันทึกนี้ยังใชเปนบันทึกความกาวหนาประจําปของสโมสร สงใหผูวาการภาคและโรตารี สากล บันทึกการเยี่ยมสโมสรจะตองสงถึงมือผูวาการภาค กอนวันที่ 15 พฤษภาคม เชนเดียวกันกับแผนงานสโมสรที่มีคุณภาพ การใชบันทึกการเยี่ยมสโมสรซึ่งจัดทําบนรากฐานองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ จะชวยใหผูชวยผูวาการภาคประเมินความกาวหนาของสโมสรในสวนที่ เกี่ยวกับ • การเพิ่มสมาชิก • การทําโครงการบริการ • การสนับสนุนมูลนิธิโรตารี • การพัฒนาผูนาํ ในอนาคต บันทึกการเยี่ยมสโมสร ฉบับสุดทายที่ยนื่ ควรใชเปนการประเมินผลกาวหนาของสโมสรตามเสนทางที่กําหนด ตลอดป ใชเพื่อคนหาวิธีการตางๆ ที่สโมสรอาจปรับปรุงใหดีขึ้นในปตอไป ทานอาจใชบนั ทึกนี้ในระหวางการ เยี่ยมสโมสรของทาน เพื่อใชเปนฐานขอมูลประเมินความกาวหนาสูเปาหมายและใชแยกปญหาทีต่ องเผชิญใน ปบริหาร โปรดปรึกษาผูดแู ลเอกสารของภาคในการขอดู บันทึกการเยี่ยมสโมสรนี้และ/หรือสโมสรอื่น ในปที่ ผานไป โปรดทราบดวยวา เอกสารนี้กอนหนาปโรตารี 2000-01 บันทึกนี้มีชื่อเดิมวา “บันทึกการเยี่ยมอยาง เปนทางการ” เอกสารจากปที่ผา นมาเหลานี้อาจชีใ้ หเห็นถึงปญหาที่เกี่ยวของที่ยังรบกวนการดําเนินงานและ ความกาวหนาของสโมสรอยู ซึ่งจะตองหาทางแกไขตอไป หลังจากจบปบริหารของทานแลว ทานจะตองสง บันทึกการเยี่ยมสโมสรฉบับสุดทายแกผูวา การภาค ใชเปนขอมูลสะทอนความคิดเห็นในการเยี่ยมสโมสรของ ทาน โปรดเก็บสําเนาบันทึกการเยี่ยมสโมสร ไว 1 ชุดดวยเพื่อเปนหลักฐานของทานและ/หรือแบงปนขอมูลแก ผูสืบทอดหนาที่ผูชวยผูวาการภาคตอจากทาน นอกจากนั้น เพื่อใหทานและผูนาํ ภาคคนอื่นมีขอมูลที่มีคุณคาเกี่ยวกับสโมสรแหงใดแหงหนึ่ง บันทึกการเยี่ยม สโมสร นี้ยังนําไปใชในโรตารีสากลเปนขอมูลเกี่ยวกับแนวโนมของสโมสรนี้สําหรับภาคในปตอไป

สโมสรที่ตองการการดูแลพิเศษ สโมสรสวนใหญมีปญหาทาทายและตองรับการแกไขในระดับสมาชิกสโมสรเพื่อใหมีคุณภาพ แตสโมสรอีกบาง สโมสรยังตองพึ่งทานผูชวยผูวาการภาคและผูนําภาคคนอื่นๆ สโมสรเหลานี้จําเปนตองรับการชวยเหลือโดย ทันทีจากผูน ําสโมสรและผูนาํ ภาคเพื่อจะไดคงอยูตอไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 14


สโมสรที่มีปญหาโดยทั่วไปมีลักษณะดังตอไปนี้ คือ • มีสมาชิกภาพต่ํากวามาตรฐาน (25 คน) หรือไมมีการเคลื่อนไหว คางคาบํารุงโรตารีสากล คาบํารุง ภาค ฯลฯ • คะแนนเขาประชุมต่ําอยูเสมอ • ไมสามารถดํารงมาตรฐานขั้นต่ําตามขอกําหนดของคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล

มาตรฐานขั้นต่ําสําหรับสโมสรโรตารี มาตรฐานขั้นต่ําคือขอกําหนดที่ใชเปนเกณฑสําหรับการดําเนินการของสโมสร ขอกําหนดเหลานีใ้ ชเพื่อสราง ความมั่นใจวาสโมสรโรตารีทุกแหงมีความสําคัญและเปนสมาชิกที่กาํ ลังเติบโตในชุมชน ขอกําหนดเหลานี้ใช สงเสริมการทํางานรวมกัน ใชความพยายามรวมมือระหวางสโมสรที่มีกําลังมีปญหา และโรแทเรียนที่มี ประสบการณเชนตัวทานผูชว ยผูวาการภาค ซึ่งจะใหการชี้นําและสนับสนุนสงเสริมสโมสรในพื้นทีข่ องทาน ใหมีมาตรฐานที่ดี มาตรฐานเหลานี้ คือ • ชําระคาบํารุงโรตารีสากลครบถวน • มีการประชุมเปนปรกติประจําสัปดาห • สมาชิกสโมสร บอกรับนิตยสาร THE ROTARIAN หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย ซึ่งโรตารีสากล รับรองแลว • ทําโครงการทีต่ อบสนองความตองการในชุมชนทองถิ่น และชุมชนในประเทศอื่นโดยสมบูรณ • ตอบรับการเยี่ยมของผูวาการภาค ผูชวยผูว าการภาค หรือเจาหนาที่ของโรตารีสากล สโมสรที่ไมไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ จะไดรับขอเสนอหลายๆ อยาง ขอแรก (อาจเปนขอที่ตองการที่สุด) คือสโมสรตองทํางานอยางใกลชิดกับผูน ําภาคในการกําหนดแผนการชี้ นําสูจดุ หมายและสนับสนุนสโมสรใหไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ ตามทีจ่ ําเปน และใหเปนสโมสรที่มีคุณภาพ สโมสรที่ตกลงยอมรับแผนฟน ฟูนี้แลว จะตองใหผูวา การภาคติดตามดูแลอยางใกลชิด และประเมินผลงาน ประจําปและอาจประเมินตอไปอีก 2 ป หากจําเปน ในการชวยพัฒนากําหนดแผนฟนฟูสโมสรดังกลาวทาน จะตองแนใจวาทานทราบบทบาทของทานและของผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ อยางชัดแจงรวมถึงผูวาการภาคและคณะ กรรมการภาค ในการทํางานกับสโมสรเพื่อบรรลุจุดหมายดังกลาว ขอเสนอขอที่สอง สําหรับสโมสรที่ไมไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ คือการยุบรวมกับสโมสรใกลเคียง ขอเสนอนี้ อาจเปนไปไดหากสโมสรใกลเคียงนั้นยินยอมรับสมาชิกทั้งหมดไวในสโมสรนั้นโดยไดรับคําแนะนําจากผูวาการ ภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 15


ขอเสนอขอที่สาม คือการขอยกเลิกสมาชิกภาพในโรตารีสากล โดยความสมัครใจของสโมสร ขอเสนอขอที่สี่ คือการเสนอขอรับการยกเวนพิเศษจากประธานโรตารีสากล ขอเสนอแรกอาจเปนสิ่งทีด่ ีที่สุดสําหรับสโมสรและภาคอาจดําเนินการใหขอเสนออื่นนาสนใจยิ่งขึน้ โปรดทํางาน กับสโมสรและผูนําภาคคนอืน่ อยางใกลชิดในการประเมินผลตามขอเสนอนี้ตอไป

การเยี่ยมอยางเปนทางการ หนาที่ประการหนึ่งในตําแหนงผูชวยผูวาการภาค คือชวยกําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของ ผูวาการภาคแกสโมสรในพืน้ ที่ที่ทานรับมอบหมาย การเยี่ยมอยางเปนทางการ คืองานสําคัญที่สดุ งานหนึ่งของ ผูวาการภาคและยังเปนหนึ่งในโอกาสพิเศษที่สุดในรอบปสําหรับสโมสรดวย

การเยี่ยมสโมสร กับ การเยี่ยมอยางเปนทางการ ในการเยี่ยมสโมสร ผูชวยผูว าการภาค ทําหนาที่ • ประเมินผลกาวหนาตอเปาหมายตางๆ ของสโมสร • ประเมินประสิทธิภาพของกลยุทธตางๆ ในการทํางานของสโมสร • แนะนําขอยุตทิ ี่เปนไปไดตอปญหาหรือเรื่องของสโมสร • ใชประโยชนจากบันทึกการเยี่ยมสโมสรของผูชวยผูวาการภาค ในการเยี่ยมอยางเปนทางการ ผูวาการภาค ทําหนาที่ • กระตุนสมาชิกสโมสรใหมีสวนรวมในกิจกรรมและโครงการตางๆของสโมสรและของภาค • มุงเนนความสนใจไปที่ อรรถพจนประจําปของโรตารีสากล และสาระสําคัญของโรตารี • ใหความสําคัญพิเศษตอสโมสรที่ออนแอและมีปญหาตองการความชวยเหลือ • ยกยองเกียรติคุณโครงการดีเดนของสโมสรและผลงานดีเดนของโรแทเรียนเฉพาะบุคคล ผูวาการภาคควรใหความสนใจเปนพิเศษตอสโมสรที่ออนแอและตองการความชวยเหลือดวยการชี้แนวทาง และทํางานรวมกัน (พรอมกับผูนาํ ภาคคนอื่น) เพื่อกําหนดหาขอยุติแกปญ  หาตางๆ ของสโมสร ทานควร เตรียมการตอไปนีใ้ หผูวาการภาค • ใหขอมูลปจจุบันของสโมสร ที่มีขอมูลสมาชิกภาพ สถานะภาพของโครงการบริการตางๆ การมีสวนรวม โครงการและยอดบริจาคแกมูลนิธิโรตารี และคะแนนการเขาประชุมของแตละสโมสร • ปรึกษากับผูวา การภาค ถึงสภาพแวดลอมที่สําคัญ ความสําเร็จ ปญหาตางๆ ของแตละสโมสร ทุก ระยะ • จัดเตรียมกําหนดการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ (รวมกับสโมสร) กอนการเยี่ยมของผูวาการภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 16


ในการใหความสะดวกแกการเยี่ยมของผูวาการภาคในพื้นที่ของทาน ทานควรชวยประสานงานดานการตอนรับ และ/หรือจัดรถรับสงตามความจําเปนหากผูวาการภาคเดินทางมาพรอมกับคูสมรสโปรดประสานงานกับสโมสร ใหความสะดวกเพิ่มเติมตามที่จําเปน

เตรียมการเยี่ยมอยางเปนทางการ ทานจะตองติดตอสโมสรและผูวาการภาคอยางใกลชิด เพื่อชวยกันจัดกําหนดการเยี่ยมอยางเปนทางการของ ผูวาการภาค ทานควรปรึกษากับผูนาํ สโมสรและผูวาการภาค ในการเตรียมการ โดยพิจารณาหัวขอดังตอไปนี้ • การเยี่ยมอยางเปนทางการ ควรกําหนดวันเวลาที่เหมาะสมที่สุดสําหรับสโมสร ซึ่งอาจจัดขึน้ ให ตรงกับวันสําคัญของสโมสร เชน - วันครบรอบ (ฉลองสารตราตั้ง) - พิธีการรับสมาชิกใหม - ปฐมนิเทศสมาชิกใหม - วันฉลองมูลนิธิโรตารี - พิธีมอบประกาศเกียรติคุณและมอบทุนการศึกษา บริจาคมูลนิธิ - ประชุมระหวางเมือง • สโมสรใหมและสโมสรที่ตองการการดูแลเปนพิเศษ ควรจัดใหเยี่ยมเปนทางการตั้งแตตน ปบริหาร • ตารางการเยี่ยมควรจัดไปตามสภาพภูมิศาสตรและเสนทางที่สะดวกและใกลกันระหวางสโมสรแต ละพื้นที่

สงเสริมประชาสัมพันธการเยี่ยมอยางเปนทางการ การเยี่ยมอยางเปนทางการใหโอกาสดีสาํ หรับสโมสรในการเรียนรูเรื่องที่โรตารีกําลังเผชิญและหาขอยุติที่ เปนไปไดใหแกสโมสรที่มีปญหาเผชิญหนา โปรดสงเสริมประชาสัมพันธการเยี่ยมอยางเปนทางการลวงหนา เพื่อใหแนใจวามีสมาชิกสโมสรมารวมประชุมมากที่สุดโดยการ • • • •

ประกาศขาวการเยี่ยมที่จะมาถึงในการประชุมประจําสัปดาหลวงหนาทุกระยะกอนถึงวันมาเยี่ยม ลงขาวการเยี่ยมอยางเปนทางการในสารสโมสร เพื่อแจงสมาชิกและผูเกี่ยวของทราบลวงหนา ขอรองสมาชิกสโมสรปลีกเวลามารวมประชุมในวันเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ จัดพิธีมอบประกาศเกียรติคณ ุ หรือมอบรางวัลแกสมาชิกสโมสร โดยใหผูวาการภาคเปนผูมอบ

นอกจากนี้แลว โปรดเชิญชวนสโมสร ประชาสัมพันธขาวการเยี่ยมในสื่อประจําทองถิ่น (หนังสือพิมพ วิทยุ เคเบิลทีวี เสียงตามสาย) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 17


กําหนดวาระประชุมสําหรับการเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวาการภาค ทานควรใหคําแนะนําที่จําเปนในการกําหนดวาระประชุมสําหรับการเยี่ยมอยางเปนทางการ วาระประชุมนี้จะ ชวยกําหนดหัวขอประชุม อภิปรายปญหาตางๆ และการบรรยายที่สโมสรจะไดประโยชนจากความรูและ ประสบการณของผูวาการภาค ในการกําหนดหัวขอวาระประชุมที่เหมาะสม ควรเชิญชวนผูนาํ สโมสร ใหปฏิบตั ิดังตอไปนี้ • ทบทวนความกาวหนาสูเปาหมายของสโมสร ที่กําหนดไวใน แผนงานของสโมสรที่มีคุณภาพ และเตรียมหัวขอสําหรับปรึกษาในระหวางการประชุมกับผูวาการภาค • เตรียมคําถามตางๆ ปญหาและขอของใจ ที่สามารถปรึกษากันในระหวางการประชุมกับผูวาการภาค • เตรียมการนําเสนอแผนงานของคณะกรรมการ กิจกรรมตางๆ และผลงานที่สําเร็จ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 18


แนววางแผนสโมสรโรตารีที่มีคุณภาพ แนวทางการวางแผนสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพนี้ เปนเครื่องมือชวยสโมสรกําหนดเปาหมายในปที่จะมาถึง แบบทํางานนีจ้ ะชวยติดตามการปฏิบัติของสโมสรในเรื่องสมาชิกภาพและการบริหารสโมสร แนวการวาง แผน นี้อยูบนพืน้ ฐานขององคประกอบสี่ประการของสโมสรโรตารีที่มีคุณภาพ คือ • สามารถรักษาและเพิ่มฐานสมาชิก • ดําเนินโครงการที่สนองความตองการของชุมชนในทองถิ่นและในตางประเทศ • สนับสนุนมูลนิธิโรตารีโดยรวมโปรแกรมของมูลนิธิ และบริจาคเงินสมทบมูลนิธิ • พัฒนาผูนาํ สโมสรใหสามารถบริการโรตารีเหนือระดับสโมสรได โปรดสังเกตวาทางเลือกดานลางนี้เปนสิ่งที่สโมสรโดยทัว่ ไปมักเลือกปฏิบัติเพื่อบรรลุเปาหมาย เปนที่ยอมรับวา อาจมีทางอื่นอีกที่สโมสรอาจเลือกปฏิบัติเพื่อบรรลุเปาหมายไดดวย นายกรับเลือกควรกรอกแบบฟอรมนี้รวมกับคณะกรรมการสโมสร ผูวาการภาค ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม

และสงใหผูวาการภาครับเลือกหรือผูชวย

(โปรดพิมพหรือเขียนตัวบรรจง) สโมสรโรตารี ................................................................................................................................ ชื่อนายกสโมสร ............................................................................................................................. ปที่รับตําแหนง ที่อยู ........................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... โทรศัพท

โทรสาร

อีเมล

ขอมูลสมาชิก (ณ 30 มิถุนายน) จํานวนสมาชิกปจจุบนั .............................. จํานวนสมาชิก เมื่อ 30 มิถุนายนปที่แลว ........................... จํานวนสมาชิกเมื่อหาปที่แลว ........................ จํานวนสมาชิกชาย ........................................................ จํานวนสมาชิกหญิง .................................... อายุเฉลี่ยของสมาชิก ........................................................ จํานวนสมาชิกที่เปนสมาชิกมาเปนเวลา ต่ํากวา 1 ป .................... 1-3 ป .................... 3-5 ป ........................... 5-10 ป ........................ 10-25 ป ................ มากกวา 25 ป ................. จํานวนสมาชิกปจจุบนั ที่แนะนําสมาชิกใหมใน 2 ปที่ผานมา ................................................................... คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 19


สโมสรของทานมีสมาชิกจากกลุมหลากหลายในชุมชน ( ) ใช ( ) ไมใช สํารวจประเภทอาชีพครั้งสุดทายเมื่อ ................................................ มีจํานวน ............... ประเภทอาชีพ วัน/เดือน/ป

จํานวนประเภทอาชีพที่ยังไมมีสมาชิก ............................................................................................... สโมสรไดกอตัง้ สโมสรใหมภายใน 24 เดือนที่ผานมา ( ) ใช ( ) ไมใช ถาใช สโมสรไดดาํ เนินแผนการปฐมนิเทศใหความรูแกสมาชิกของสโมสรใหมหรือไม ( ) ใช ( ) ไมใช

การพัฒนาสมาชิกภาพ (หาสมาชิกใหม รักษาสมาชิก และกอตั้งสโมสรใหม) สโมสรตั้งเปาการเพิ่มสมาชิกในปโรตารีทจี่ ะมาถึงดังตอไปนี้ สโมสรจะพยายามใหมีสมาชิก .......................... คน ภายในวันที่ 30 มิถุนายน ........................... (จํานวน)

(ป)

โดยไดกาํ หนดแหลงหาสมาชิกมุงหวังในชุมชนดังตอไปนี้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... สโมสรจะใชแผนตอไปนี้เพือ่ บรรลุเปาหมายสมาชิก (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ใชแผนรักษาสมาชิก โดยกระตุนใหสมาชิกมีความกระตือรือรน เขารวมโปรแกรมและ โครงการที่นาสนใจและกิจกรรมมิตรภาพ ( ) โดยตั้งคณะกรรมการจากสมาชิกที่ไดรบั การอบรมการหาสมาชิกใหมมาแลว ( ) โดยหาสมาชิกที่เปนตัวแทนของผูนําในธุรกิจและวิชาชีพในชุมชน ( ) จัดทําแผนการหาสมาชิกซึ่งเนนถึงกลุมหลากหลายของชุมชน ( ) โดยแผนการทีจ่ ะอธิบายใหสมาชิกมุงหวังทราบถึงสิ่งที่เขาคาดจะไดรับในการเปนสมาชิก ( ) โดยจัดโปรแกรมปฐมนิเทศสมาชิกใหม เพื่อชวยใหเขาเขารวมในสโมสรไดเปนผลสําเร็จ ( ) โดยจัดทําแผนพับขอมูลเกี่ยวกับโรตารีและขอมูลจําเพาะของสโมสรสําหรับสมาชิกมุงหวัง ( ) โดยแตงตั้งสมาชิกพี่เลี้ยงใหแกสมาชิกใหมแตละคน ( ) โดยใหการยกยองโรแทเรียนที่เสนอสมาชิกใหม ( ) โดยทําโปรแกรมใหความรูแกนักธุรกิจและวิชาชีพในชุมชน เพื่อใหรูจกั โรตารีและสิง่ ที่ โรตารีทําไดดขี ึ้น ( ) สงเสริมใหสมาชิกรวมกลุมมิตรภาพโรตารีเพื่อจะไดสัมผัสกับความเปนนานาชาติและมิตรภาพของ โรตารีสากล ( ) โดยเขารวมโปรแกรมการพัฒนาสมาชิกภาพ และรักษาสมาชิกของโรตารีสากล ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 20


อะไรทําใหสโมสรนี้เปนสโมสรที่ดี และสามารถชักจูงสมาชิกใหมได ................................................................................................................................................... อะไรที่ไมดีในสโมสรนี้ที่เปนอุปสรรคในการชักจูงสมาชิกใหม ................................................................................................................................................... ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

โครงการบริการ สโมสรไดตั้งเปาหมายการบริการสําหรับปโรตารีที่จะมาถึงดังนี้ สําหรับชุมชนในทองถิ่น ....................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ สําหรับชุมชนในตางประเทศ (บริการระหวางประเทศ).......................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ วิธีการที่สโมสรจะบรรลุเปาหมายการบริการ (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ตั้งคณะกรรมการจากสมาชิกที่ไดรับการอบรม การวางแผน และดําเนินการโครงการ บริการที่มีความสําเร็จ ( ) ทบทวนโครงการของสโมสรที่กําลังดําเนินการอยูในปจจุบัน วาเหมาะกับสภาวการณ เปน ที่ตองการและนาสนใจแกสมาชิกหรือไม ( ) เจาะจงปญหาสังคมในชุมชม ซึ่งสโมสรตองการจะแกไขตามเปาหมายบริการตางๆ ( ) พิจารณากิจกรรมหาทุนของสโมสรวาจะพอสําหรับโครงการหรือไม ( ) ใหสมาชิกทุกคนมีสวนรวมในโครงการบริการของสโมสร ( ) จัดการสํารวจหรือหาขอมูล เพื่อทราบความตองการของชุมชนในทองถิ่นหรือตางประเทศ ( ) ใหการยกยองสมาชิกที่ใหความรวมมือและชวยเปนผูนาํ ในโครงการบริการของสโมสร ( ) แสวงหาสโมสรผูรวมโครงการเพื่อทําโครงการบริการระหวางประเทศ ( ) เขารวมใน [ ] อินเตอรแรคท [ ] การแลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตารี [ ] บริการชุมชนโลก (WCS) [ ] โรตาแรคท [ ] อาสาสมัครโรตารี [ ] เยาวชนแลกเปลี่ยน [ ] กลุมชุมชนโรตารี [ ] รางวัลผูนาํ เยาวชนโรตารี (ไรลา) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 21


( ) ( )

ใชทรัพยากรของมูลนิธิโรตารีสนับสนุนโครงการที่สโมสรกําหนด โครงการบริการอื่น (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

มูลนิธิโรตารี สโมสรไดตั้งเปาหมายเกี่ยวกับมูลนิธโิ รตารีในปโรตารีทจี่ ะมาถึง ดังนี้ สโมสรจะพยายามบริจาคเขากองทุนประจําปเปนจํานวนเงิน .................................. เหรียญสหรัฐ สโมสรจะรวมโครงการของมูลนิธิโรตารี ดังตอไปนี้ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ สโมสรวางแผนเพื่อบรรลุเปาหมายเกี่ยวกับมูลนิธโิ รตารีดังตอไปนี้ (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ตั้งคณะกรรมการอันประกอบดวยสมาชิกที่เขาใจและสามารถอธิบายแกสมาชิกอื่นถึง โปรแกรมของมูลนิธิโรตารีและวิธีตา งๆ ทีโ่ รแทเรียนสามารถบริจาคเงินสมทบมูลนิธิ ( ) ชวยใหสมาชิกเขาใจความเกีย่ วของกันระหวางการบริจาคแกมูลนิธแิ ละการรวมโปรแกรม ของมูลนิธิ ( ) กําหนดการนําเสนอเพื่อแจงใหสมาชิกทราบถึงโอกาสการบริการระหวางประเทศตางๆ ซึ่งมีอยูใน โปรแกรมมีอยูในโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี ( ) จัดสงสมาชิกเปนผูแทนไปรวมการสัมมนามูลนิธิโรตารีของภาค ( ) ใชทรัพยากรของมูลนิธิโรตารีเพื่อสนับสนุนโครงการระหวางประเทศของสโมสร ( ) ใหการยกยองสมาชิกของสโมสรที่บริจาคเงินสมทบแกมลู นิธิและรวมโปรแกรมมูลนิธิ ( ) สงเสริมใหสมาชิกแตละคนบริจาคสมทบกองทุนประจําป ( ) เขารวมใน [ ] กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน [ ] โปลิโอพลัส/โปลิโอพลัสพารทเนอร [ ] ทุนสมทบ (Matching Grants) [ ] เปนเจาภาพ หรืออุปถัมภนกั ศึกษาทูตสันถวไมตรี [ ] ทุนสนับสนุนภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 22


( )

[ ] อุปถัมภนักศึกษาทุนสันติภาพโลกของโรตารี [ ] ทุนสมทบรายบุคคล [ ] อุปถัมภอาจารยมหาวิทยาลัย โครงการบริการอื่น (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................

ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

การพัฒนาผูนําในอนาคตของโรตารี สโมสรไดตั้งเปาหมายการพัฒนาผูนาํ ในอนาคตของโรตารี สําหรับปโรตารีที่จะมาถึงนี้โดย สโมสรจะพัฒนาสมาชิก ............. คน เพือ่ เปนผูนาํ ในอนาคต ภายใน 30 มิถุนายน .................... โดยจะปฏิบตั ติ ามแผนดังตอไปนี้ (ทําเครือ่ งหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) กระตุนใหประธานคณะกรรมการตางๆ เขารวมในการประชุมอบรมภาค ( ) กระตุนใหอดีตนายกที่สนใจเขารวมในการสัมมนาผูนาํ ภาค ที่จดั รวมกับการประชุมใหญ ภาค ( ) สโมสรจะใชประโยชนจากความชํานาญของผูชวยผูวาการภาค ( ) สโมสรจะจัดใหกรรมการของภาคมาบรรยายแกสมาชิก ( ) จัดใหผนู ําภาคทํางานรวมกับผูวาการภาคและผูชวยผูวาการภาค เพื่อใหการเยี่ยมเปน ทางการของผูวาการภาคมีประสิทธิภาพ ( ) สโมสรจะสนับสนุนสมาชิกใหมใหรับหนาที่เปนผูนาํ โดยเขารวมในคณะกรรมการตางๆ ( ) สมาชิกของสโมสรจะไปเยี่ยมสโมสรอื่น เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและนําความรูที่ ไดมาเผื่อแผแกสมาชิกของสโมสร ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 23


การบริหารทั่วไป แผนงานที่จะปฏิบัตใิ นภารกิจการบริหารที่สําคัญตอความมีคุณภาพของสโมสร (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตอ งการ) ( ( ( ( (

) ) ) ) )

( ) ( ) ( ) ( ( ( (

) ) ) )

( )

กําหนดวันประชุมกรรมการบริหารสโมสรอยางสม่ําเสมอ กําหนดใหประชุมกิจการสโมสร จํานวน ................. ครั้ง กําหนดวันเลือกตั้งเจาหนาทีส่ โมสรในวันที่ .......................................................... จัดสงสมาชิกอยางนอย ................. คน ไปเขารวมการประชุมใหญภาค แตงตั้งบรรณาธิการสารสโมสร พรอมระบุชนิดและประเภทของขาวสารที่เปนประโยชน ตอสมาชิก สโมสรจะปรับปรุงเว็บไซตใหทันสมัยปละ...................ครั้ง แตงตั้งคณะกรรมการโปรแกรม ประกอบดวยสมาชิกที่กระตือรือรน แตงตั้งคณะกรรมการมิตรภาพ ประกอบดวยสมาชิกที่สนใจ เพื่อจัดกิจกรรมมิตรภาพที่ พอใจแกสมาชิกสโมสร คะแนนการประชุมประจําเดือนจะสงใหผูนําภาคภายในวันที่..............................ของเดือนถัดไป สโมสรของเราจะใชเว็บไซตโรตารีสากลสวนกิจโรตารีในการปรับปรุงขอมูลสโมสร จะรายงานการเปลี่ยนแปลงขอมูลสมาชิกภายใน..............วัน การรายงานใหโรตารีสากลรวมทั้งการรายงานครึ่งป จะสงคืนใหโรตารีสากลภายใน............สัปดาห หลังจากไดรับเอกสาร อื่นๆ (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................

ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 24


สโมสรประสงคจะไดรับความชวยเหลือจากผูชวยผูวาการภาคหรือผูวาการภาค ดังนี้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... นายกสโมสรจะปรึกษากับผูว าการภาคหรือผูชวยผูวาการภาคในโอกาสเยี่ยมสโมสรเปนทางการในเรื่องตอไปนี้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

............................................................... นายกสโมสร ปโรตารี

..................................................................... ผูชวยผูว าการภาค ปโรตารี

......................................................... วันที่

..................................................................... วันที่

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 25


กําหนดการอบรมตางๆ ของภาค ชื่อการประชุม /ผูจัดประชุม

กําหนดเวลา

หัวขอนําเสนอ

สัมมนาผูน ําภาค /ผูวาการภาครับเลือก

กุมภาพันธ

-

สัมมนาอบรมนายกรับ เลือก (PETS) /ผูวาการภาครับเลือก

มีนาคม

การอบรมภาค (District Assembly) /ผูวาการภาครับเลือก

เมษายน – พฤษภาคม

-

สัมมนามูลนิธิโรตารี /ผูวาการภาค

กรกฎาคม – พฤศจิกายน

สัมมนาผูน ําภาค /ผูวาการภาค

กอนหรือหลัง การประชุมใหญ ภาค

อรรถพจนประจําป การบริหารภาค บทบาทหนาที่รับผิดชอบ การทํางานกับสโมสร แหลงขอมูล กําหนดแผนงานประจําป การติดตอสื่อสาร

อรรถพจนประจําป บทบาทหนาที่รับผิดชอบของนายกสโมสร การกําหนดเปาหมาย การคัดเลือกและเตรียมผูนําสโมสร การบริหารสโมสร การหาสมาชิกใหมและการปฐมนิเทศ โครงการบริการที่มีคุณภาพ มูลนิธิโรตารี ทรัพยากร แผนงานประจําป บทบาทและหนาที่ หลักการชีน้ ํานโยบาย และขั้นตอนการ ทํางาน - การคัดเลือกและอบรมทีมงาน/ทรัพยากร - แบบใชงานการกําหนดแผน - การแกปญหา

- โครงการตางๆ ของมูลนิธิโรตารี - เปาหมายและวิธบี รรลุเปาหมาย - หนาที่กรรมการมูลนิธิในสโมสร - การใชเงินปนสวนภาค (DDF) - เรื่องอืน่ ๆ ตามความจําเปน - แผนผูนาํ ภาค - ผูนําและเทคนิคการจูงใจ - ทําโครงการระหวางประเทศ - กําหนดแผนจัดประชุมภาค - โอกาสผูนาํ ภาคและสูงขึน้ ไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 26

ผูรับการ สัมมนา

เอกสารสําคัญ สําหรับสัมมนา

ผูชวยผูวาการ ภาค กรรมการบริหาร ภาค ประธานบริการ ภาคและ กรรมการภาค

(สําหรับผูส ัมมนา – District Team Training Seminar Leaders’ Guide) (สําหรับผูส ัมมนา – Assistant Governor’s Training Manual, District Committee Manual)

นายกสโมสรรับ เลือก

(สําหรับผูส ัมมนา – President Elect Training Seminar Leader’s Guide) (สําหรับผูส ัมมนา – Club President’s Manual)

ผูนําสโมสร ประธานบริการ 4 แนวทาง

(สําหรับผูส ัมมนา – District Assembly Leader’s Guide) (สําหรับผูส ัมมนา – Club Secretary’s Manual, Club Committee Manual) (สําหรับผูส ัมมนา – District Rotary Foundation Seminar Manual (รวม เอกสารแจก)

ผูนําสโมสร กรรมการมูลนิธิ โรตารีของ สโมสร และ โรแทเรียนที่ สนใจ โรแทเรียนที่ (สําหรับผูส ัมมนา – สนใจ อดีตนายก District Leadership Seminar หรือผูน ําสโมสร Leader’s Guide) ตั้งแต 3 ปขึ้นไป


บันทึกการเยี่ยมสโมสร ทานผูชวยผูวาการภาค โปรดกรอกแบบบันทึกนีห้ ลังจากการเยี่ยมสโมสรครั้งลาสุด ภายในวันที่ 15 พฤษภาคม

สงใหผูวาการภาค

ทานผูวาการภาค โปรดรวบรวมบันทึกการเยี่ยมสโมสรนี้จากผูชวยผูวาการภาค (หรือจากการเยี่ยมอยางเปน ทางการของทานเอง) เมื่อทานรับบันทึกการเยี่ยมสโมสรจากสโมสรในภาคครบทุกแหงแลว โปรดทําสําเนา บันทึกการเยี่ยมทุกสโมสรสงตนฉบับไปโรตารีสากลภายในวันที่ 1 มิถุนายน ทานผูวาการภาคโปรดเก็บสําเนา บันทึกเหลานี้ 1 ชุดไวเปนหลักฐานของภาคดวย สโมสรโรตารี………………………………………………………………………………. ภาค ………..…….. ชื่อผูชวยผูวาการภาค……………………………………………………………………………………………… จํานวนครั้งที่มาเยี่ยมสโมสรนี้…………… โปรดประเมินผลความกาวหนาของสโมสรตลอดปทผี่ านไป ในหัวขอที่กําหนดไวดังตอไปนี้ สมาชิกภาพ สโมสรนี้สามารถเพิ่มสมาชิกตามเปอรเซ็นตสุทธิที่กําหนดหรือไม ใช ไมใช ถาใช โปรดทําเครื่องหมายเหตุผลในหัวขอตอไปนี้ ใชแผนรณรงคหาสมาชิกใหมที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกพอใจในวิธีรักษาสมาชิกปจจุบนั อื่นๆ (โปรดอธิบาย)………………………………………………………………………………….. สโมสรนี้มีแผนรณรงคหาสมาชิกใหม ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้จัดทําโครงการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายสมาชิกภาพในปโรตารีนี้ ใชหรือไม ใช ไมใช สมาชิกสโมสรนี้ไปเขารับอบรมสัมมนาสมาชิกภาพทีภ่ าคจัด จํานวน…………..คน ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 27


โครงการบริการ สโมสรกําลังมีกิจกรรมบริการชุมชนอยูในปจจุบนั นี้ ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้กําลังมีกิจกรรมบริการระหวางประเทศ ในปจจุบันนี้ ใชหรือไม ใช ไมใช กิจกรรมบริการชุมชนและบริการระหวางประเทศของสโมสร คือ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่เลือก) โครงการที่มีรูปแบบ บริการชุมชนโลก ชมรมมิตรภาพโรตารีอาชีพและนันทนาการ เยาวชนแลกเปลี่ยน ชุมชนโรตารี RCC สนับสนุนสโมสรโรตาแรคทและ/หรืออินเตอรแรคท อาสาสมัครโรตารี RYLA แลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตารี สโมสรนี้ไมทํากิจกรรมในโครงการเหลานี้ โอกาสการบริการ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ทํา) เด็กในสภาพเสี่ยง คนพิการ ปญหาประชากรโลก ปญหาน้ําสะอาดในชนบท โครงการพิทักษโลก สรางความเขาใจกันระหวางประเทศ สุขภาพพลานามัย โครงการรูหนังสือและคิดคํานวณ ความหวงใยในเมือง การบริการอื่นๆ (โปรดระบุ)………………………………………………………….……………..….. สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายการบริการในปทผี่ านมา ใชหรือไม ใช ไมใช ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 28


มูลนิธิโรตารี โปรดเลือกหัวขอโครงการของมูลนิธิโรตารีที่สโมสรมีสวนรวมทํากิจกรรมดังหัวขอตอไปนี้ (โปรดทําเครื่องหมาย ในหัวขอที่รวมโครงการ) ˆ กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ˆ ใหที่พักและรับสงกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ˆ ทุนเพื่ออาจารยมหาวิทยาลัย ˆ ใหที่พักและรับสงอาจารยมหาวิทยาลัยไปสอนในตางประเทศ /มาจากตางประเทศ ˆ ใหที่พักและรับสงนักศึกษาทุนทูตสันถวไมตรี ˆ ทุนเพื่อการศึกษา ˆ แนะนําผูสมัครขอรับทุนสันติภาพโลกของโรตารี/ศูนยโรตารีเพื่อ ˆ ทุนนักศึกษาสันติภาพโลก การศึกษาฯ ˆ โปลิโอ / หุนสวนโปลิโอพลัส ˆ ทุนโปลิโอพลัส ˆ อื่นๆ โปรดระบุ ................................................................. ˆ ทุนสนับสนุนบุคคลากร ....................................................................................... ˆ ทุนสนับสนุนสมทบ ˆ

สโมสรนี้ไมรวมกิจกรรมของมูลนิธิโรตารี

สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายในโครงการของมูลนิธิโรตารี ในปที่ผา นมา ใชหรือไม ใช ไมใช จํานวนสมาชิก พอล แฮริส ใหมในสโมสรนี้มี……………………..คน จํานวนผูบริจาคใหมใหมูลนิธิ……………………………….คน เปาหมายเงินบริจาคทุนประจําปของสโมสรปที่ผานมา จํานวน ……………………………….. เหรียญสหรัฐ สโมสรสามารถหาเงินบริจาคประจําปไดตามเปาหมายในปที่ผา นมา ใชหรือไม ใช ไมใช ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 29


การพัฒนาผูนําโรตารีในอนาคต นายกรับเลือก ของสโมสรนี้ไดไปเขารับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือกใชหรือไม ใช ในการอบรมภาค มีผูนําของสโมสรไปอบรมจํานวน………………คน ผูที่ไปอบรมภาคเขาอบรมในกลุมใดบาง (โปรดทําเครือ่ งหมายหัวขอที่เขาอบรม) นายกสโมสร สมาชิกใหม / วิธีรับ / ปฐมนิเทศ บริหารสโมสร เลขานุการ การจัดหาทุนของสโมสร ประชาสัมพันธสโมสร เหรัญญิก มูลนิธิโรตารี โครงการบริการแบบตางๆ สมาชิกสโมสรไปเขาประชุมใหญประจําปของภาคจํานวน………….คน สมาชิกสโมสรไปเขาสัมมนาผูนําภาค จํานวน………..คน

ไมใช

ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… การบริหารสโมสร สโมสรมี การประชุมตามปรกติ ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี งบประมาณประจําป ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี สารสโมสร ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี เว็บไซต ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสร มีการประชาสัมพันธกิจกรรมในชุมชน ใชหรือไม ใช ไมใช หากตอบวา ใช สโมสรทําประชาสัมพันธขา วอะไรบาง (โปรดทําเครื่องหมาย ในหัวขอที่ทํา) กิจกรรมการบริการ เชิญชวนผูสนใจไปเปนแขกเยี่ยมสโมสร มีผูบรรยายพิเศษ / ศิษยเกามูลนิธิ กลุม GSE / YE มาเยี่ยมสโมสร ผูวาการภาคมาเยี่ยมสโมสร สโมสรมอบรางวัล /ทุนสนับสนุน / ยกยองเกียรติคุณ อื่นๆ (โปรดระบุ)………………………………………………………………………………………. ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 30


ความเห็นหลังการเยี่ยมสโมสร สโมสรใหการตอนรับอยางดีมาก สโมสรติดตอขาพเจาลวงหนาอยางดียิ่ง และเตรียมเรื่องปรึกษาอยาง คุมคา สโมสรตอนรับดีพอใช สโมสรตอนรับอยางอบอุนและเตรียมการเพื่อปรึกษางานดีตามสมควร สโมสรตอนรับแบบทําตามหนาที่ สโมสรเตรียมการเพียงเล็กนอยและไมสนใจฟงคําแนะนําจาก “คน นอกสโมสร” สโมสรไมยินดีตอนรับ ดูเหมือนการเยี่ยมของขาพเจาเปนการรบกวนกิจการภายในของสโมสร สโมสรปฏิเสธการเยี่ยมของขาพเจา ความเห็นอื่นๆ………………………………………………………………………………………………… สรุปผลการจัดอันดับสโมสรเปนอยางไร ดีมาก สมาชิกของสโมสรนี้มีความรอบรูและมีสวนรวมสนับสนุนองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มี คุณภาพ โดยสามารถดําเนินการ • รักษาสมาชิกปจจุบนั และขยายสมาชิกได • ดําเนินโครงการที่สนองตอบความตองการของชุมชนทองถิ่นและชุมชนในประเทศอื่นโดยสมบูรณ • ใหการสนับสนุนมูลนิธโิ รตารี ทั้งการทําโครงการและการบริจาคสมทบมูลนิธิ • พัฒนาผูนาํ ในสโมสรใหสามารถใหบริการแกโรตารีเหนือกวาระดับสโมสร ดี สมาชิกสโมสรนี้ดูเหมือนวามีความรอบรูและรวมมือดี แตยังเห็นวา สโมสรควรเพิ่มคุณภาพขึ้นอีก โดยใหมุงเนนในเรื่องดังตอไปนี้ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) ใหความรูแกสมาชิกหรือจัดปฐมนิเทศสมาชิกใหม ( ) เพิ่มกิจกรรมการบริการ ( ) เสริมความกลมเกลียวของสมาชิก (ลดการแบงพวก/กลุม) ( ) เพิ่มกิจกรรมมิตรภาพ ( ) ปรับเปลี่ยนตัวกรรมการบริหารสโมสรตามวาระปรกติ ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ)……………………………… พอใช สโมสรนี้ดาํ เนินการดีพอใช แตตองมีการปรับปรุงในเรื่องดังตอไปนี้ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอ ที่ตองการ) ( ) ใหความรูสมาชิก/การปฐมนิเทศ ( ) เพิ่มกิจกรรมการบริการ ( ) ใหสมาชิกมีความกลมเกลียว (ลดการแบงพวก/กลุม) ( ) เพิ่มกิจกรรมมิตรภาพ ( ) ปรับเปลี่ยนกรรมการบริหารสโมสรตามวาระปรกติ ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ)………………………………. คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 31


ตองแกไข/ปรับปรุง สโมสรนี้ตองการความชวยเหลือ เนื่องจาก (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) สมาชิกสโมสรนี้ไมสนใจความรูและไมยอมรวมกิจกรรมเทาที่ควร ( ) สมาชิกแตกแยกและขัดขวางการดําเนินการของสโมสร ( ) สโมสรไมขยายสมาชิก ( ) สโมสรไมสนใจทํากิจกรรมการบริการ (หรือทํานอยมาก) ( ) ผูนาํ สโมสรไมเขาการอบรมภาค จึงไมสามารถบริหารสโมสรใหมีคุณภาพ ( ) สโมสรไมปฏิบัตติ ามขอกําหนดพืน้ ฐานของโรตารีสากลและภาค ภายในเวลาทีก่ ําหนด (รายงานครึ่งป คาบํารุงภาคและโรตารีสากล รายงานสมาชิกภาพประจําเดือน) อื่นๆ. (โปรดระบุ)………………………………………………………………………………….… ความเห็น………………………………………………………………………………………………………

คําแนะนําเพิม่ เติมเพื่อปรับปรุงสโมสร

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 32


บทที่ 3: ทรัพยากร แหลงทรัพยากรสําหรับสโมสร ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานมีบทบาทหนึ่งที่จะตองเปนเสนทางผานของขอมูลขาวสารที่ไหลเขาและออก จากสโมสร ทานจะตองใหคําแนะนําและชี้นําในเรื่องตางๆ ทานอาจไมจําเปนตองทราบคําตอบทั้งหมด แต ทานควรทราบแหลงที่จะหาคําตอบใหทา น มีแหลงทรัพยากรตางๆสําหรับใหการชวยเหลือสโมสรจัดการปญหาและอุปสรรคตางๆ แหลงทรัพยากรเหลานี้ ไดแก • ทรัพยากรระดับภาค • ทรัพยากรระดับสโมสร • ทรัพยากรระดับชุมชน • ทรัพยากรระดับโรตารีสากล

ทรัพยากรระดับภาค ทานจะเปนแหลงขาวที่สําคัญจากภาคถึงสโมสร เพราะทานจะตองติดตอกับสโมสรบอยที่สุด อยางไรก็ตาม ยัง มีแหลงทรัพยากรสําคัญจากภาคอีกหลายประการ ที่จะใหการชวยเหลือสโมสร แหลงทรัพยากรดังกลาว รวมถึงบุคลากรและเอกสาร เชน • ผูว าการภาค • คณะกรรมการภาคและประธานกรรมการภาค • ผูอบรมของภาค • อดีตผูน ําภาค • สารผูวาการภาครายเดือน • ทําเนียบภาค • เว็บไซตของภาค • เว็บไซตของนิตยสารโรตารีประเทศไทย

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 33


ผูวาการภาค ผูวาการภาค คือผูประสานงานของภาคกับประธานโรตารีสากลและคณะกรรมการบริหาร เปนเจาหนาที่ของ โรตารีสากลดวยคนหนึ่ง ผูวาการภาคคือผูรับผิดชอบในการดูแลสโมสรทั้งหมดภายในภาค ทําหนาที่เปนที่ ปรึกษาและผูใหกําลังใจแกสโมสร เชิญชวนใหสโมสรใชกลยุทธเพิ่มคุณภาพ ผูชวยผูวาการภาคเชนตัวทานจึง ตองเปนหูเปนตา และเปนมือของผูวาการภาคในการทําแผนงานภาคใหสําเร็จผลและชวยเหลือสโมสรมีความ มุงมั่นมานะทีจ่ ะเปนสโมสรที่ประสบความสําเร็จ เปนสิ่งสําคัญที่สุดที่จะตองจัดหาขอมูลปจจุบันของสโมสรที่ทานรับมอบหมายเพื่อสงมอบใหผูวาการภาค และ ในทางกลับกันผูวาการภาคก็ควรจัดหาขอมูลขาวสารจากโรตารีสากลหรือภาค ที่จาํ เปนตองใชตดิ ตอกับสโมสร แจงใหทานทราบดวย ผูวาการภาคพรอมกับผูนาํ ภาคคนอื่นๆ ควรกําหนดรูปแบบการติดตอสื่อสารเพื่อใช ติดตอระหวางกันภายในภาคใหเรียบรอย โปรดดูภาคผนวกทายเลมเพิ่มเติม --- บทบาทหนาที่และความรับผิดชอบของผูวาการภาค

สารผูวาการภาครายเดือน ผูวาการภาคจะสงสารรายเดือนของผูวาการภาค ใหนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร วัตถุประสงคเพื่อแจง ขาว กระตุนใหแรงใจและยกยองชมเชยเกียรติคุณ สารผูวาการภาค จึงควรมีแนวทางดังตอไปนี้ แจงขาว แกผนู ําสโมสร เรื่องเกี่ยวกับ • โครงการของภาค • โครงการของโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารี • องคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ • กิจกรรมพิเศษของสโมสร • อรรถพจนประจําปของประธานโรตารีสากล • สถานะสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมของสโมสร เตือนใจ ผูนําสโมสรในการ • ทํางานอยางมีประสิทธิภาพ • สงเสริมโครงการใหมๆ • วางแผนลวงหนา • รวมมือเปนหุนสวนกับสโมสรอื่นๆ ในภาค ยกยองเกียรติคุณ ผลงานที่ดีเดนของ • กรรมการสโมสร / ภาค • โรแทเรียนรายบุคคล • กิจกรรมสโมสร • โครงการพิเศษ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 34


ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานคงตองการใหผูวาการภาคนําขาวสารขอมูลจากทานลงพิมพในสารรายเดือน ของผูวาการภาค ตัวอยางเชนทานอยากแจงทานผูวา การภาคทราบโครงการบริการบริการหนึง่ ที่ประสบผล สําเร็จของสโมสร และ/หรือเปนโครงการที่สโมสรทั่วไปยังเขาใจกันผิดๆ อยูเพื่อสรางความเขาใจดีระหวางกัน ตอไป

คณะกรรมการภาค คณะกรรมการภาคแตงตั้งโดยผูวาการภาคมีภารกิจเฉพาะที่สอดคลองกับเปาหมายและแผนงานของภาค ตามที่ผนู ําภาคกําหนดไว คณะกรรมการภาคตองปรึกษากับกรรมการโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารีและ หนวยงานพิเศษอยูเสมอเพื่อชวยการทํางานที่เกี่ยวกับโปรแกรมและกิจกรรมสําคัญในระดับภาคและระดับ สโมสร ในการทํางานกับสโมสร คณะกรรมการภาคจึงควรที่จะตอง • ทํางานใกลชิดกับผูนาํ สโมสร ใหความรูเปนพิเศษและชี้นาํ กลยุทธสําหรับบรรลุเปาหมายของสโมสร • ติดตามความกาวหนาของสโมสรและใหการสนับสนุนตามสมควร • เชิญชวนสนับสนุนสูเปาหมายของสโมสร • ใหความรูสโมสรเกี่ยวกับแหลงทรัพยากรที่มีอยู • จําแนกและยกยองชมเชยสโมสรและบุคคลดีเดน นอกจากการรับผิดชอบงานทั่วๆ ไปแลว คณะกรรมการภาคยังมีบทบาทเปนลักษณะเฉพาะตัว ภายในองคกร ภาคภาคตางๆ ในโลกของโรตารีมีคณะกรรมการตางๆ หลากหลายคณะ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล จึงแนะนําใหภาคแตงตั้งคณะกรรมการที่สามารถตอบสนองงานหลักทั่วๆ ไปที่ทุกภาคกําลังดําเนินการอยู ดังตอไปนี้ • พัฒนาสมาชิกภาพ / ตอนรับ / อบรมปฐมนิเทศ สมาชิกใหม • ขยายสโมสร • การเงิน • ประชาสัมพันธภาค • การประชุมใหญประจําปของภาค • มูลนิธิโรตารี • สงเสริมการประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล • โครงการระดับภาคซึง่ ดําเนินการอยูแลว เชนเยาวชนแลกเปลีย่ น โรตาแรคท RYLA บริการชุมชนโลก ฯลฯ ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานควรทําความคุน เคยกับหนาที่รับผิดชอบหลักของกรรมการภาคแตละทาน ตามที่คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลและภาคของทานกําหนดไว คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 35


ผูอบรมของภาค การอบรมคือหลักเกณฑที่สําคัญที่สดุ ของการเปนผูน ําในโรตารี การประชุมอบรมที่จัดขึ้นในรอบปชวยให โรแทเรียนมีความรูและความชํานาญที่จําเปนตอความรับผิดชอบอยางมีประสิทธิภาพตอไป ผูอบรมของภาค จึงมีหนาที่สนับสนุนผูวาการภาคและผูวา การภาครับเลือก ในการอบรมผูนําสโมสรและภาคใหประสบความ สําเร็จตลอดวาระทํางานในตําแหนงของตน ภายใตการอํานวยการของผูวาการภาคหรือผูวา การภาครับเลือก (แลวแตการประชุม โปรดดูตารางอบรม) ผูอบรมมีหนาที่ตระเตรียมและดําเนินการอบรมตลอดป สําหรับการประชุมอบรม/สัมมนาของภาคดังตอไปนี้ • สัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก (PETS) • การอบรมภาค (District Assembly) • อบรมผูนําภาค (District team training) • สัมมนาผูน ําภาคในอนาคต (District leadership) • อบรมผูนําโรตาแรคท ผูนาํ ไรลา เยาวชนแลกเปลี่ยน • การอบรมอื่นๆ ตามความเหมาะสม ในการสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือกและการอบรมภาค ทั้งสองรายการนี้ผูชวยผูว าการภาคจะตองปรึกษา และประสานงานกับผูนาํ สโมสรแตละแหง ในการกําหนดเปาหมายและกลยุทธ กอนการประชุมทั้งสองรายการ โปรดปรึกษากันกับผูอบรมของภาค ศึกษาวาระการประชุมและบทบาทที่ทานจะตองทําหนาที่ในการประชุมนั้น ไวลวงหนาดวย

ทําเนียบภาค ภาคจะจัดทําทําเนียบภาคไวลวงหนาและแจกจายใหสโมสรและผูนําภาคเพื่อความสะดวกในการติดตอกัน ตั้งแตตนปบริหาร รูปแบบของทําเนียบภาคตามปรกติจะมีขอมูลของสโมสร ที่ตดิ ตอนายกและเลขา วันเวลา และสถานทีป่ ระชุม ตลอดจนขอมูลที่อยูที่ติดตอของผูวาการภาค ผูวาการภาครับเลือก ผูช วยผูวาการภาค คณะกรรมการภาค และผูน าํ โรตารีอื่นๆ ของภาคในประเทศ

เว็บไซตของภาค หลายๆ ภาคมีเว็บไซตที่ใหขาวและขอมูลกิจกรรมตางๆ ของสโมสรในภาคและของโรตารีใหแกโรแทเรียนและ สมาชิกในชุมชนทราบ เว็บไซตของภาคอาจเปดโอกาสใหมีหนาอภิปราย เสนอความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงหรือ แกปญหาทาทายสโมสร เว็บไซตสาํ คัญของโรตารีประเทศไทยมี ภาค 3330 คือ www.rotary3330.org ภาค 3340 คือ www.rotary-d3340.org ภาค 3360 คือ www.rotary3360.org เว็บไซตของโรตารีในประเทศไทย คือ www.rotaryinthailand.org คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 36


ทรัพยากรระดับสโมสร ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานจะตองทํางานอยางหนักรวมกับสโมสร เพื่อใหสโมสรมีคุณภาพมากที่สุดที่จะ ทําได ดังนัน้ เปนสิ่งสําคัญสําหรับทานในการเชิญชวนสโมสรใหใชความรูและประสบการณของสมาชิกและผูนาํ สโมสรมาใชใหเปนประโยชน ระดับสโมสรจึงมีทรัพยากรบุคคลที่สะดวกในการเก็บบันทึกขอมูล รวมถึง บุคคลเหลานี้ คือ • คณะกรรมการบริหารสโมสรและสมาชิกสโมสร • อดีตผูนาํ ของสโมสร • คูสมรสและสมาชิกในครอบครัวโรตารี สโมสรสวนมากจะละเลยมิตรโรแทเรียนในสโมสรขางเคียงในฐานะผูช วยผูวาการภาคทานอยูในตําแหนงที่ตอง สงเสริมมิตรภาพระหวางสโมสร โดยเชิญชวนใหสโมสรตางๆ ดําเนินการดังตอไปนี้ • จัดประชุมรวมระหวางสโมสร • ทําโครงการบริการรวมกัน • จัดประชุมรวมระหวางนายกสโมสรในพื้นที่เพื่อสงเสริมการรวมมือกันและแบงปนขอคิดเห็น ขอมูลขาวสารแกกัน หัวขอตอไปนีค้ ือการสรุปหนาที่ในตําแหนงสําคัญของสโมสร

นายกสโมสร นายกสโมสร คือผูรับผิดชอบในการสรางความสําเร็จของสโมสร ไปสูเปาหมายที่วางอยูบนองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ บทบาทแรกของนายกสโมสรคือเปนผูนําและผูกระตุนใจสมาชิก มากกวาเปน ผูบริหาร นายกสโมสรตองทํางานกับผูน ําสโมสรอยางใกลชิด ในการกําหนด • เปาหมายที่เปนไปไดและเปนสิ่งทาทายสําหรับสโมสร • กลยุทธในการบรรลุเปาหมาย • แบบประเมินความสําเร็จของกลยุทธ • ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแผนงานและขั้นตอนวิธีการตามความจําเปน เพือ่ การบรรลุเปาหมาย ตามปรกตินายกสโมสรควรประชุมรวมกับผูนาํ สโมสรเพื่อประเมินความกาวหนาและรับขอมูลเพิ่มเติม ตลอดเวลา

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 37


เลขานุการสโมสร เลขานุการสโมสรมีหนาที่สําคัญในการบริหารสโมสร เลขานุการสโมสรจึงตองดําเนินการดังนี้ • เก็บรักษาสมุดบัญชีและทะเบียนประวัติของสมาชิก • บันทึกคะแนนการประชุมประจําสัปดาหและสงใหผูวาการภาคทุกเดือน • สงจดหมายเวียน ประกาศ นัดประชุมสโมสร ประชุมกรรมการบริหารและประชุมกรรมการ สโมสร • บันทึกและเก็บรักษารายงานการประชุมตางๆ • สงรายงานภาคและโรตารีสากลตามกําหนด และจายคาบํารุงโรตารีสากลภายในกําหนด • สงรายงานสมาชิกใหม ยกเลิกสมาชิกภาพและการเปลีย่ นแปลงสมาชิกภาพ ใหเลขาธิการโรตารี สากลทุกระยะ • สงรายงานสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมประจําสัปดาห ใหผูวาการภาคหรือเลขานุการ ภาคทุกเดือน เลขานุการสโมสรคือแหลงขอมูลสําคัญลําดับแรกของสโมสร เลขานุการจะตองมีหนาที่เกี่ยวของกับกิจกรรม ทั้งหลายของสโมสร และอยูใ นตําแหนงดีที่สุดที่จะทราบจุดแข็งและจุดออนของสโมสร

เหรัญญิกสโมสร เหรัญญิกมีหนาที่เกี่ยวกับการจัดการดานการเงินทั่วไปของสโมสร รักษาบัญชีและชวยกําหนดงบประมาณของ สโมสร หนาทีข่ องเหรัญญิกปรากฏอยูในขอบังคับของสโมสร มีหนาทีท่ ี่สําคัญ คือ • รักษาบัญชีการเงินทั้งหมดของสโมสร • ทําบัญชีการเงินของสโมสรสงใหคณะกรรมการบริหารสโมสรตามทีไ่ ดรับการรองขอ และเมื่อหมด วาระสิ้นปโรตารี • ทํางานอืน่ ที่เกี่ยวของกับงานในสํานักงาน หากสโมสรใดไมมีเหรัญญิก เลขานุการจะตองทําหนาที่แทนดวย

คณะกรรมการสโมสร คณะกรรมการสโมสร คือ เครื่องยนตขับเคลื่อนสโมสรใหเดินหนา คณะกรรมการมีหนาที่รวมกันกําหนดแผน สงเสริมและดําเนินกิจกรรมและโครงการตางๆ ที่สโมสรสนับสนุนจนสําเร็จผล ตลอดจนใหบริการแกชุมชน ในทองถิ่นและชุมชนในโลกตามความสามารถ หากกรรมการของสโมสรไมทํางานใหมีประสิทธิภาพ สโมสรก็ ยอมไมสามารถที่จะบรรลุเปาหมายตางๆ ได คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 38


โปรดเชิญชวนใหนายกสโมสรทํางานรวมกับผูนาํ สโมสรคนอื่นๆเพื่อใหคณะกรรมการสโมสรมีประสิทธิภาพ มากที่สุด โดยการ • กําหนดหนาทีแ่ ละวัตถุประสงคของคณะกรรมการแตละชุด • รวบรวม ลดจํานวน ขยาย หรือเพิ่มกรรมการตามความจําเปน • แตงตั้งกรรมการโดยพิจารณาความสนใจและความสามารถพิเศษสวนบุคคล • ควบคุมจํานวนสมาชิกใหไดสัดสวนในประเภทอาชีพ ตามเปาหมายของคณะกรรมการ • กําหนดงานทีแ่ นนอน มอบหมายใหกรรมการแตละคนรวมกันรับผิดชอบ • เชิญชวนใหกรรมการบันทึกรายงานการประชุม แผนงาน มติกรรมการ และผลการดําเนินการไว เปนหลักฐาน • รวมประชุมกับคณะกรรมการเมื่อรับการรองขอหรือเมื่อสถานการณจําเปน สโมสรควรจัดตั้งคณะกรรมการโดยคํานึงถึงการทําใหสโมสรมีคุณภาพ และเพื่อความเหมาะสมควรมอบหมาย งานในหนาทีด่ ังตอไปนี้ • แสวงหาสมาชิกใหมและจัดพิธีการตอนรับสมาชิกใหม • จัดการปฐมนิเทศและเปนพี่เลี้ยงใหแกสมาชิกใหม • ทําโครงการงานบําเพ็ญประโยชนตางๆ • จัดงานหาทุนทํากิจกรรม • มูลนิธิโรตารี • ประชาสัมพันธสโมสร • บริหารสโมสร โปรดเชิญชวนทุกสโมสรพัฒนาโครงสรางคณะกรรมการใหตอบสนองความตองการและเปาหมายของสโมสร

ทรัพยากรระดับชุมชน สโมสรโรตารีที่ประสบความสําเร็จคือสมาชิกที่เขมแข็งในชุมชน ในการมีความสัมพันธแนบแนนกับสถาบันใน ชุมชนและสมาชิกชุมชน สโมสรสามารถเลือก/กําหนดแบบโครงการบริการที่เหมาะสมมากที่สุดและสนองตอบ ความตองการที่แทจริงของชุมชน นอกจากนี้ การติดตออยางใกลชิดกับสมาชิกในชุมชนสามารถแพรความ สนใจในโรตารี จูงใจสมาชิกใหม และชวยกระชับสัมพันธในการรวมมือกันกับองคกรตางๆ และผูนําในชุมชน มากขึ้น โรแทเรียนผูนําในชุมชนของตนยอมมีโอกาสรับขาวสารขอมูลในชุมชนดีกวาคนอืน่ ๆ โปรดชี้ชวนผูนาํ สโมสรใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรที่มีอยูในชุมชนของตน

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 39


ขอมูลที่นํามาใชเปนเครื่องมือชวยสโมสรกําหนดแผนโครงการและกิจกรรมในชุมชนขึ้นอยูกับทรัพยากรใน ชุมชนดังนี้ • สภาพเศรษฐกิจ • ภูมิประเทศ • การศึกษาในชุมชนดีหรือออนแอ • สภาวะการเมืองทองถิ่น • อนามัยและสาธารณสุข • สถิติสํามะโนประชากร ขอมูลดังกลาว สมาชิกสโมสรควรติดตอสอบถามจากสมาชิกในชุมชน ทรัพยากรที่สําคัญในชุมชนอาจรวมไป ถึงองคกรดังตอไปนีด้ วย • องคกรบําเพ็ญประโยชนและกลุมผูไมหวังผลกําไรอื่นๆ • โรงเรียน สถาบันการศึกษา ในชุมชน • องคกรของรัฐ • โครงการฝกวิชาชีพในชุมชน • โรงพยาบาล สถานพยาบาลและสถานีอนามัยในชุมชน • หอการคาและกลุมธุรกิจในทองถิ่น • องคกรศาสนาตางๆ

ทรัพยากรระดับโรตารีสากล โรตารีสากลเสนอเครือขายขอมูลตางๆ อยางมากมายสําหรับสโมสร โปรดชี้ชวนผูน ําสโมสรใหทาํ ความคุนเคย กับการใชเอกสารวัสดุสิ่งพิมพที่โรตารีสากลและศูนยโรตารีประเทศไทยอํานวยความสะดวกใหโดยมีทรัพยากร สําคัญที่เปนหลักในปจจุบันคือ • เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org และเว็บไซตของโรตารีในประเทศไทย www.rotaryinthailand.org • ทําเนียบทางการของโรตารี • รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล • คูมือปฏิบตั ิการโรตารี • นิตยสาร THE ROTARIAN และนิตยสารโรตารีประเทศไทย คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 40


ขอมูลเหลานี้บรรจุขอมูลขาวสาร นโยบาย ระเบียบขัน้ ตอน โปรแกรมตางๆ รายชื่อผูนําตางๆ ตลอดจน โครงการและกิจกรรมตางๆ ของโรแทเรียนและสโมสรตางๆ ทั่วโลก ทานจะพบคําตอบคําถามตางๆ ที่ทานจะ ไดรับ โดยการใชเอกสารเหลานี้ ขอมูลตอจากนี้ไปคือรายการขอมูลพรอมดวยคําอธิบายยอเนื้อหา รายชื่อขอมูลขางทายนี้ยังไมครบสมบูรณ ทั้งหมด ทานจะหารายชื่อทีส่ มบูรณไดใน “รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล รหัส 019” ( RI Catalog—019) และหาดูไดจากเว็บไซตของโรตารีสากล

ขอมูลอางอิงทั่วไป รายการสิ่งพิมพของโรตารี Catalog (019) ---รายชื่อเอกสารสิ่งพิมพ วัสดุโสตทัศนในโปรแกรมตางๆ แบบฟอรมและวัสดุอื่นๆ จัดพิมพใหมทกุ ป คูมือปฏิบัติการโรตารี Manual of Procedure (035) ---นโยบายและระเบียบขั้นตอนกําหนดขึ้นจากมติสภา นิตบิ ัญญัตโิ รตารีและมติคณะกรรมการบริหาร จัดพิมพใหมทุก 3 ป หลังการประชุมสภานิตบิ ัญญัติโรตารีแต ละครั้ง คูมือปฏิบัติการนี้ยังบรรจุ “ธรรมนูญมาตรฐานของโรตารี” และ “ขอบังคับของสโมสรโรตารี” ไวใน เลมอีกดวย (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) ทําเนียบทางการโรตารี Official Directory (007) ---ขอมูลสําหรับติดตอเจาหนาที่โรตารีสากล คณะกรรมการ หนวยงานพิเศษและบุคลากรของสํานักเลขาธิการ รายชื่อภาคและผูวาการภาคทั่วโลก เรียงลําดับสโมสรตามลําดับอักษรในแตละภาคพรอมดวยชื่อนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร วันเวลาและ สถานที่ประชุม คูมือคณะกรรมการภาค District Committee Manual (249)---หนาที่รับผิดชอบของคณะกรรมการภาค รวมประมวลไวในเลม (มีทงั้ ฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือนายกสโมสร Club President’s Manual (222)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit ซึ่งรวมสรุปหนาที่ รับผิดชอบของนายกสโมสรตลอดจนขอมูลงานสําคัญของสโมสรเชนการพัฒนาสมาชิกภาพ โครงการบริการ ตางๆ มูลนิธิโรตารี การประชาสัมพันธและการจัดงานหาทุน (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือเลขานุการสโมสร Club Secretary’s Manual (229)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit สรุปภาพรวม ของหนาที่รับผิดชอบของเลขานุการสโมสร ตลอดจนบทบาทหนาที่ของเหรัญญิกและปฏิคม (มีทั้งฉบับ ภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือคณะกรรมการสโมสร Club Committee Manual (226)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit สรุป ภาพรวมของหนาที่รับผิดชอบของคณะกรรมการสโมสรและคําชี้แนะทั่วไปสําหรับประธานคณะกรรมการฝาย ตางๆ ของสโมสร (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 41


สิ่งตีพิมพขาวสาร THE ROTARIAN --- นิตยสารรายเดือนทางการ ของโรตารีสากล นอกจากนิตยสาร THE ROTARIAN แลว มีนิตยสารในประเทศตางๆอีก 32 เลม จัดพิมพในกวา 20 ภาษา เพือ่ โรแทเรียนทั่วโลก รวมถึงนิตยสาร โรตารีประเทศไทยดวย นิตยสารโรตารีประเทศไทย --- นิตยสารราย 2 เดือนของโรตารีประเทศไทย เพื่อโรแทเรียนไทย รวบรวม ขาวสารขอมูลกิจกรรมและโครงการตางๆ ของโรตารีสากล ภาค สโมสรตลอดจนโรแทเรียนทั่วไปใชประชา สัมพันธในชุมชนและหองสมุดทั่วไป Rotary World (050) --- หนังสือพิมพ 8 หนา ออกปละ 4 ฉบับสําหรับสโมสรโรตารี โรตาแรคท ภาคและผูน าํ โรตารีทั่วโลก Rotary New Basket (546) --- ตะกราขาวโรตารี หาอานไดจากเว็บไซตโรตารีสากล มีการเสนอขาวทุกวัน

สมาชิกภาพ This is Rotary (001) --- โบรชัวรบรรยายภาพรวมโรตารีประกอบภาพสี สําหรับโรแทเรียนในอนาคต และ บุคคลทั่วไป What’s Rotary? (419-EN) --- แผนพับสําหรับพกติดตัว มีคาํ ตอบคําถามที่พบบอยๆ เกี่ยวกับองคกรโรตารี และขอบขายงาน นิยมใชสําหรับมอบแกผทู ี่มิใชโรแทเรียน How to Propose a New Member (254) --- หัวขอพื้นฐานสําหรับเลือกและรับสมาชิกใหม Membership Development and Retention Manual (417) --- ขั้นตอนพื้นฐานสําหรับพัฒนาสมาชิกภาพ และคําแนะนําวิธีรักษาสมาชิกปจจุบนั เอกสารนี้จะจัดพิมพใหมในป 2001-02 เพื่อแกไขเปลี่ยนแปลงตามมติ สภานิตบิ ัญญัติโรตารีป 2001 “Strategies for Member Education” กลยุทธการพัฒนาสมาชิก อยูใน คูมือนายกสโมสร (222) มีหวั ขอเชน การหาสมาชิกใหม การปฐมนิเทศสมาชิกใหมและการรักษาสมาชิกปจจุบัน หาดูไดจากเว็บไซตของโรตารี The ABCs of Rotary (363) --- รวมความรูทั่วไปของโรตารี ประวัติ ธรรมเนียม โครงสรางและโปรแกรม เหมาะสําหรับการปฐมนิเทศสมาชิกใหม This is Rotary (449) --- วีดีทัศนความยาว 12 นาที หรือ DVD สําหรับมองภาพรวมของโรตารี โปรแกรม และโครงการบริการ เหมาะสําหรับผูจะเปนสมาชิกใหม และการปฐมนิเทศสมาชิกใหม คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 42


โครงการบริการ Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A) --- คําแนะนําแตละขั้นตอนสําหรับวางแผน ดูแล และประเมินผลโครงการบริการ Menu of Service Opportunities (605B) --- รายการโอกาสการบริจาค เปนชุดรวมเอกสารคําแนะนําของ โรตารีสากล ในแบบโครงการบริการตางๆ สําหรับสโมสรและภาค World Community Service Handbook: A Guide to Action (742) --- ขอมูลเกี่ยวกับ บริการชุมชนโลก (WCS) และวิธีการติดตอสําหรับสโมสรและภาค ใชในโครงการบริการระหวางประเทศตางๆ Vocational Service in Your Community (509) --- คูมือนําเสนอประวัติยอ ของบริการดานอาชีพ และ ตัวอยางโครงการที่ประสบความสําเร็จจากสโมสรโรตารีทั่วโลก “Fundraising for Effective Service Projects” อยูในบทที่ 4 คูมือคณะกรรมการสโมสร (226) ในบทนี้มี ขอมูลการวางแผน สงเสริม และดําเนินการหาทุนแบบตางๆ

มูลนิธิโรตารี The Rotary Foundation Quick Reference Guide (219) --- ขอมูลอางอิงฉบับยอ ภาพรวมโครงการและ งานบริการตางๆ ของมูลนิธิโรตารี The Rotary Foundation Handbook (300) --- คูมือรวบรวมขอมูลโครงการและการหาทุนบริจาคใหแกมูลนิธิ โรตารี คูมือนีม้ ีคําบรรยายวิธีการที่สโมสรโรตารีและภาคจะรวมงานโครงการของมูลนิธิไดอยางสมบูรณ A Guide to Annual Giving (142) --- คูมือสําหรับวางแผนจัดโครงการหาทุนบริจาคประจําป ของผูนําสโมสร และผูนาํ ภาค Two Needs, Two Ways of Giving (173), Ways of Giving (185) --- โบรชัวรแนะนําวิธีการบริจาคแบบ ตางๆ แกกองทุนถาวร Humanitarian Grants programs (130) --- คูมือรวบรวมขอมูล “โครงการทุนตางๆ เพื่อมนุษยชาติ” ของ มูลนิธิโรตารี

การประชาสัมพันธ Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257) --- คูมือแนะนําวิธีการพื้นฐานและเครื่องมือ ตางๆ สําหรับสงเสริมประชาสัมพันธกิจกรรมตางๆ ของสโมสร Rotary Public Relations for the 21st Century (269) --- วีดีทัศน 10 นาที ชี้ความสําคัญของการสือ่ สารในยุค ขอมูลทันสมัย Public Service Announcements --- แบบขอมูลเพื่อการพิมพโฆษณา รายการวิทยุ โทรทัศน ทําออกใชเปน ชุดตางๆ ตองการทราบรายละเอียด โปรดดูใน รายการสิ่งพิมพของโรตารี (RI Catalog) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 43


เว็บไซตของโรตารีสากล ในเว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org จะมีขอมูลในเรื่องตางๆ ที่มีความสําคัญตอการดําเนินการอยางมี ประสิทธิภาพของสโมสร ขอมูลในเว็บไซตจะไดรบั การปรับปรุงไปเปนประจําทุกระยะ ซึ่งประกอบดวยขอมูล ตางๆ ในหัวขอหลากหลายเชน การพัฒนาสมาชิกภาพและการรักษาสมาชิกปจจุบัน ขอมูลจัดทําโครงการ บริการชุมชนและบริการระหวางประเทศ โครงการของมูลนิธิโรตารี การอบรมตางๆ และขอมูลตางๆ ตลอดจนเรื่องการบริหารสโมสร เอกสารสิ่งพิมพตางๆ ของโรตารีและแบบฟอรมตางๆ ใบสมัครโครงการ สําหรับดาวนโหลดขอมูลพิมพออกมาใชได โปรดใชประโยชนจากเว็บไซตนใี้ หมากทีส่ ุด

ทรัพยากรบุคคลของโรตารีสากล คณะกรรมการโรตารีสากล --- คณะกรรมการบริหารเปนผูกําหนดหนาที่ อํานาจและวัตถุประสงคของคณะ กรรมการแตละชุด ซึ่งแตงตัง้ โดยประธานโรตารีสากล คณะกรรมการเฉพาะกิจ Task Forces --- กลุมโรแทเรียนที่แตงตั้งโดยประธานโรตารีสากล เปน คณะทํางานชวยสโมสรโรตารีและภาคในโครงการเฉพาะกิจ การติดตอกับกรรมการโรตารีสากลและหนวยงานพิเศษ จะพบในหนาตนๆ ของ ทําเนียบทางการของโรตารี

สํานักเลขาธิการ สํานักเลขาธิการของโรตารีสากล เปนสํานักงานธุรการของสโมสรโรตารีทั่วโลก ทําหนาที่รวบรวม วิเคราะห แปลและแพรขาวสารของโรตารี ตั้งอยูทสี่ ํานักงานใหญโลกของโรตารีสากลในเมืองอีแวนสตัน รัฐอิลลินอยส สหรัฐอเมริกา และสํานักงานตางประเทศใน 7 ประเทศ ทําหนาที่บริการเจาหนาที่และสมาชิกของสโมสรโรตารี คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล คณะกรรมการโรตารีสากลและเจาหนาทีโ่ รตารีสากลทั่วไป รวมถึงการให ความสะดวกในการทํางานของมูลนิธิโรตารีดวย การติดตอคณะทํางานของสํานักเลขาธิการ จะดูไดใน ทําเนียบทางการของโรตารี หรือในเว็บไซตโรตารีสากล

ผูแทนฝายบริหารสโมสรและภาค เจาหนาที่ของสํานักงานระหวางประเทศ และสํานักงานใหญโรตารี สามารถตอบปญหา/คําถามเกี่ยวกับการบริหารสโมสร / ภาคและ/หรือแนะนําผูที่เหมาะสมที่จะตอบในเรือ่ ง อื่นๆ ใหได รายชื่อของเจาหนาที่และสํานักงานในประเทศตางๆ รวมถึงขอมูลสําหรับติดตอ ทานสามารถ คนหาดูไดจากหนาแรก ๆ ของ ทําเนียบทางการของโรตารี และในเว็บไซตของโรตารีสากล

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 44


ศูนยโรตารีในประเทศไทย ศูนยโรตารีในประเทศไทย กอตั้งขึ้นโดยโรแทเรียนในประเทศไทย เพื่อเปนศูนยประสานงานระหวางภาคและ สโมสรโรตารีในประเทศและตางประเทศ และประสานงานระหวางภาค/สโมสรกับโรตารีสากล ใหคําปรึกษาใน เรื่องกิจกรรมของสโมสรโรตารี เชนโครงการทุนสนับสนุนสมทบ (Matching Grants) บริการหองประชุมเพื่อ การประชุมของภาคและสโมสร เก็บรวบรวมขอมูลและเอกสารตางๆของทุกภาค จําหนาย/แจก เอกสาร หนังสือ บัตรสมาชิกสโมสรโรตารี ฯลฯ ศูนยโรตารีในประเทศไทย ตั้งอยูที่ เลขที่ 75/82-83 ชั้น 32 อาคารโอเชียนทาวเวอร 2 ถนนอโศก เขตวัฒนา กรุงเทพ 10110 โทร. 0-2661-6720-1 โทรสาร 0-2661-6719 E-mail: rotaryth@ksc.th.com

นิตยสารโรตารีประเทศไทย เปนสื่อที่รวบรวมขาวสารของโรตารีสากล และในประเทศไทย พิมพราย 2 เดือน โรแทเรียนทุกทานในประเทศ ไทยเปนสมาชิก

www.rotaryinthailand.org เว็บไซตของโรตารีประเทศไทย จัดทําโดยนิตยสารโรตารีประเทศไทย มีขอมูลโรตารี แบงเปน 10 สวน รวมทัง้ ขอมูลพื้นฐานของสโมสรโรตารีทุกสโมสรในประเทศไทย

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 45


ภาคผนวก หนาที่และบทบาทของผูวาการภาค โดยขอบังคับของโรตารีสากล ผูวาการภาค คือบุคคลทีร่ ับผิดชอบการดําเนินงานดังตอไปนี้ 1. กอตั้งสโมสรใหม 2. เสริมความเขมแข็งใหสโมสรที่มีอยูเดิม 3. สงเสริมการเพิ่มสมาชิกภาพโดยทํางานกับผูนาํ ตางๆ ของภาค และนายกสโมสร กําหนดเปาหมายที่เปนไปไดสาํ หรับสโมสรแตละแหง 4. สนับสนุนมูลนิธิโรตารีดวยการมุงเนนความสําคัญ ทั้งการรวมโครงการและการบริจาคเงิน 5. สงเสริมความสัมพันธระหวางสโมสรในภาค และระหวางสโมสรกับโรตารีสากล 6. กําหนดแผนจัดงานและเปนประธานในการประชุมใหญภาค (District Conference) ชวยเหลือผูวาการ ภาครับเลือกที่จะมารับตําแหนง วางแผนงานและเตรียมตัวไปอบรมผูวาการภาครับเลือก และการ อบรมภาค (District Assembly) 7. กําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการแตละสโมสรหรือรวมหลายสโมสรระหวางป โดยจัดใน เวลาที่เหมาะสมสําหรับผูวาการภาคในการดําเนินการ ดังนี้ • มุงเนนความสนใจในเรื่องสําคัญของโรตารี • ใหการดูแลพิเศษแกสโมสรที่ออนแอและมีปญหาภายในสโมสร • ชักจูงใจโรแทเรียนใหมีสวนรวมกิจกรรมบําเพ็ญประโยชนตางๆ • ยกยองเกียรติคุณโรแทเรียนที่มีผลงานดีเดนรายบุคคล 8. จัดทํา/สงสารผูวาการภาครายเดือนใหนายกสโมสรและเลขานุการสโมสรทุกแหงในภาคและโรตารีสากล 9. สงรายงานไปโรตารีสากลทันทีตามทีป่ ระธานโรตารีสากลหรือคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลรองขอ 10. สงขอมูลสโมสรพรอมคําแนะนําการดําเนินการเพื่อสรางความแข็งแกรงแกสโมสรใหแกผูวา การรับเลือก กอนเดินทางไปประชุมอบรมเจาหนาที่โรตารีสากล 11. มั่นใจวาการเสนอชื่อและการเลือกตัง้ ภายในภาค ดําเนินไปตามธรรมนูญขอบังคับและนโยบายของ โรตารีสากล 12. สงมอบเอกสารภาคแกผูวาการภาครับเลือก ที่มารับตําแหนงตอจากทาน 13. ปฏิบัติหนาที่อนื่ ที่จําเปน ในฐานะเจาหนาที่โรตารีสากลประจําภาค ผูวาการภาคไดรับอนุญาตใหปฏิบัติหนาที่ดังกลาวและมอบหมายความรับผิดชอบโดยผานองคกรของภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 47


งานอื่นๆ ทีส่ ําคัญของผูวาการภาค คือ • กําหนดแผน Assembly)

และจัดการสัมมนาอบรมนายกสโมสร (PETS) และการอบรมภาค (District

หลังจากรับตําแหนงผูวาการภาคแลว ใหจัดสัมมนาสมาชิกภาพ / มูลนิธิโรตารีและการประชุม ใหญภาคตอไป • แตงตั้ง ผูชวยผูวาการภาคและคณะกรรมการภาคตามทีจ่ ําเปน และใหทํางานอยางมีประสิทธิภาพ ตลอดป • สงเสริม การประชุมใหญประจําปโรตารีสากล และลงทะเบียนเขาประชุมใหญดวย หากกระทําได • เก็บรักษา และจัดทําทะเบียนบันทึกประวัติภาค • จัดเตรียม สรุปรายงานสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมแตละสโมสรทุกเดือนและลงพิมพ ไวในสารผูวาการภาครายเดือนที่สงใหสโมสรและโรตารีสากลทุกเดือน (12 ฉบับ) • ชวยเหลือ ทุกสโมสรในภาคตามความจําเปน ดูแลสโมสรใหม สโมสรเล็ก หรือสโมสรที่ตองการ ความชวยเหลือเปนพิเศษ วางแผนเยี่ยมสโมสรทุกพื้นที่ลวงหนาตั้งแตตน ป • สงเสริม ใหสโมสรสนับสนุนโครงการของมูลนิธิโรตารี ทั้งดานบุคลากรและการเงิน • กระตุนเตือนใจ และชวยเหลือสโมสรใหเพิ่มสมาชิกภาพ ดํารงรักษาสมาชิกภาพ • พัฒนา การประชาสัมพันธภาคอยางทั่วถึง และสนับสนุนสโมสรใหดาํ เนินการเชนเดียวกัน

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 48


Disclaimer คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ แปลจาก Assistant Governor’s Training Manual ฉบับภาษาอังกฤษ โดยไดรับมอบหมายจากโรตารีสากล ถึงแมวาคณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากล และของศูนยโรตารีในประเทศไทย ไดแปลและทบทวนอยางละเอียด แลว โรตารีสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถที่จะรับรองความสมบูรณของคูมือเลมนี้ได หากมีขอความใดที่ไม ชัดเจน ขอใหอางอิงไปยังคูมือฉบับภาษาอังกฤษ คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากลและศูนยโรตารีในประเทศไทย มีนาคม 2547


Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston,IL 60201-3698 USA www.rotary.org 244-TH—(1101) • โครงการนํารอง การบริหารภาครวม โรตารีสากล Multi District Administration Pilot Project, RI. • ศูนยโรตารีในประเทศไทย

ASSISTANT GOVERNOR TRAINING MANUAL  

A SSISTANT G OVERNOR’S T RAINING M ANUAL คู  ม ื อ การอบรม 244-TH—(1101) ผู  ช  ว ยผู  ว  า การภาค ดาวน โ หลด ท า นสามารถดาวน โ หลดค...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you