Issuu on Google+

COMMUNICATIE

jaarver slag als website: goedkoop, interactief en duurzaam

Zet het verslag online Het online publiceren van uw jaarverslag biedt concrete voordelen boven een papieren versie. Online jaarverslagen zijn sneller, functioneler, beter meetbaar en duurzaam. U bespaart bovendien op druk- en verzendkosten. Toch zijn er nog maar

N

N

weinig organisaties die een online jaarverslag publiceren. Onbekend maakt onbemind? N

E

Een online jaarverslag is niets meer dan het aanbieden van een jaarverslag via een website. Dat kan op verschillende manieren, van eenvoudig tot zeer vernieuwend (zie het kader verderop). De vorm die u kiest, hangt af van de behoefte van uw doelgroep (de lezers) en de middelen van uw organisatie. In dit artikel gaan we in op de vorm die de meeste mogelijkheden biedt: het jaarverslag gebouwd als website. Met deze publicatievorm schuift u de klassieke opmaak aan de kant. Het jaarverslag wordt niet vormgegeven als boek-

je, maar gebouwd als een website. De informatie wordt aangeboden in schermen en is toegankelijk via een menustructuur.

Boekje De lezer navigeert naar eigen inzicht en behoefte door de onderwerpen, teksten, feiten en cijfers. De website kan deel uitmaken van de bestaande bedrijfs-website, maar het kan ook een aparte website zijn. Deze vorm van publiceren biedt een aantal voordelen:

Doelgroepgericht: de lezer bepaalt zelf welke informatie hij tot zich neemt en in welke volgorde. Multimediaal: u kunt videoclips en handige gereedschappen toevoegen. Interactief: lezers kunnen direct reageren op de inhoud en contact opnemen met uw organisatie (e-mail, chat, telefoon, formulier). Flexibel: eventuele foutjes kunt u snel (laten) herstellen. Meetbaar: dankzij webstatistieken kunt u precies zien hoe vaak het jaarverslag is gelezen en welke onderwerpen de lezers interessant vinden. Voordelig: vormgevings-, druk- en verzendkosten liggen aanmerkelijk lager dan bij een gedrukte versie. Duurzaam: minder papierverbruik en er hoeft niemand ‘de weg op’ om het jaarverslag te bezorgen. Snelheid: het jaarverslag kan snel gepubliceerd, aangepast en opgevraagd worden.

N

N

N

N

N

Kies de juiste vorm U heeft besloten om uw jaarverslag online aan te bieden. Nu moet u nadenken over de vorm die bij uw organisatie past. Pdf Het jaarverslag is opgemaakt als boekje en wordt een-op-een omgezet in pdf-formaat. Uw doelgroep kan het jaarverslag vanaf het scherm lezen, downloaden of printen. Het is goedkoop en eenvoudig, maar het maakt nog nauwelijks gebruik van de mogelijkheden van het web. Bovendien is het niet altijd gebruiksvriendelijk, aangezien de lezer gebonden is aan de opmaak van de gedrukte versie.

N

20

OFFICE RENDEMENT 2-2010

Dynamische pdf Dit is een reguliere pdf waaraan functies zijn toegevoegd die het document actiever en gebruiksvriendelijker maken. Zo is het mogelijk om vanuit de pdf te linken naar een andere bladzijde in het jaarverslag of naar een andere website. Ook kunt u videobestanden toevoegen aan het jaarverslag.

N

tale jaarverslag bladeren door een bladzijde met de muis als het ware ‘beet te pakken’ en om te slaan. Bovendien kunnen artikelen worden vergroot, verkleind, geprint en gedownload, met één muisklik. Tegen relatief lage kosten wordt uw jaarverslag aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker. Jaarverslag als website Het jaarverslag wordt gebouwd als een complete website. Een vorm die alle mogelijkheden van het web integreert (lees meer over deze vorm in de lopende tekst).

N

Dynamische reader Een bijzondere tussenvorm is de dynamische reader. Deze vorm gaat nog altijd uit van het klassiek opgemaakte jaarverslag, maar lezers kunnen letterlijk door het digi-

N


Ook in een online jaarverslag is tekst het belangrijkste onderdeel. Maar het web stelt wel andere eisen aan teksten dan drukwerk. Lange teksten lezen niet prettig vanaf een beeldscherm, dus deze moeten worden herschreven voor het web. Enkele tips: houd de teksten bondig, geef iedere pagina een duidelijke titel en inleiding mee, schrijf korte alinea’s en gebruik heldere tussenkopjes.

Sfeermaker Beeld is ook in online jaarverslagen een belangrijke sfeermaker. Online jaarverslagen lenen zich uitermate goed voor video. Audiovisuele communicatie is zeer aansprekend en overtuigend. Het brengt uw boodschap met veel gevoel over. U kunt bestuurders, directie, medewerkers – zelfs klanten en leveranciers – de belangrijkste ontwikkelingen laten vertellen en complexe zaken laten toelichten. Als u uw jaarverslag bouwt als website, kunt u allerlei handige gereedschappen toevoe-

gen. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos. De budgetten zijn dat meestal niet.

Inspanningen Focus uw inspanningen daarom op technieken die de lezer direct ondersteunen bij het begrijpen en verwerken van de informatie. Enkele mogelijkheden: N Zelf grafieken samenstellen; de lezer selecteert de waarden en de website zet deze tegen elkaar af in een grafiek. N Keuze tussen grafiek of tabel; de lezer kiest wat hij het makkelijkst vindt. N Gegevens exporteren naar Excel. N De lezer zelf onderwerpen laten kiezen voor een jaarverslag ‘op maat’.

Uitnodiging Als u uw jaarverslag wilt bouwen als website, kunt u het onderstaande stappenplan volgen. N Stap 1: Vorm en ambitie bepalen Allereerst bepaalt u in welke vorm u het

jaarverslag wilt publiceren. In het kader ‘Kies de juiste vorm’ worden de mogelijkheden geschetst. Laat u niet afschrikken door de techniek en stel uzelf open voor een gezond ambitieniveau. Kijk bij het maken van uw keuze naar kosten en baten en de behoeften van uw doelgroep. N Stap 2: Organisatie Bij de productie van een jaarverslag zijn veel partijen betrokken. Als u kiest voor een website komen daar nog een aantal (nieuwe) partijen bij. Denk bijvoorbeeld aan uw ICT-afdeling, of aan een extern communicatie- of webbureau. Stel een projectteam samen, waarin alle partijen zijn vertegenwoordigd. Maak afspraken en planningen en leg verantwoordelijkheden vast. N Stap 3: Bepalen van inhoud en content De bezoeker – de lezer – is het uitgangspunt van uw online jaarverslag. Dit vraagt om een andere benadering. Wat wil de lezer weten? Vaak is dat iets anders dan wat u wilt vertellen. Zodra de inhoud is bepaald, maakt u een keuze uit de verschillende vormen van content die u – naast de jaarcijfers – wilt inzetten: tekst, film, fotografie, animaties of infographics. Bepaal vervolgens de menustructuur en de content van iedere pagina en leg dit vast in een plan. N Stap 4: Ontwikkelen Dit is de feitelijke realisatiefase. De content wordt geproduceerd en de website wordt technisch ingericht. Laat u goed adviseren en ondersteunen door de specialisten in of buiten uw organisatie. N Stap 5: Verzenden Een online jaarverslag wordt niet fysiek verzonden, maar u nodigt uw doelgroep uit om het jaarverslag online te bekijken. Het meeste rendement behaalt u met een digitale uitnodiging. Mensen kunnen dan immers direct doorklikken naar de website. Een papieren versie van het jaarverslag kunt u in een kleine oplage laten drukken en versturen naar contacten die dit op prijs stellen. Steven Weersing werkt als communicatieadviseur bij communicatieadviesbureau Statement. weersing@statement.nl. Download gratis het informatievel: www.statement.nl/ jaarverslagen.

OFFICE RENDEMENT 2-2010

21


Online Jaarverslagen