Page 1

pack2pack ZWOLLE B.V. Marsweg 3 8013 PD Zwolle - Netherlands (Phone) +31 (0)38 421 89 91 (Fax) +31 (0)38 422 52 39

Handleidingen

O

FinanciĂŤle administratie


Inhoudsgave 1. CREDITEUREN...........................................................................................3 1.1. BETALINGEN VAN CREDITEUREN VIA AUTOMATISCHE OPDRACHT ..................................................................................3 1.2. HANDMATIGE CREDITEURENBETALINGEN BINNENLAND.................................................................................................7 1.3. HANDMATIGE CREDITEURENBETALINGEN BUITENLAND.................................................................................................9 2. DEBITEUREN...........................................................................................13 2.1. 1.1. 2.2. 2.3.

AFBOEKEN VAN BANKBETALING DEBITEUREN ............................................................................................................13 AANMANINGEN EN REKENINGOVERZICHTEN...............................................................................................................14 FINANCIËLE AFHANDELING AFHALINGEN (UITSORTERINGEN).......................................................................................16 VERKOOPFACTUREN................................................................................................................................................20

3. MAANDELIJKSE RAPPORTAGE.................................................................24 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

CHECKLIST..............................................................................................................................................................24 SALES ESTIMATE.....................................................................................................................................................24 COSTPRICE ROLLUP................................................................................................................................................25 VOORRAADTELLING.................................................................................................................................................29 AFSCHRIJVINGEN.....................................................................................................................................................32 PERIODIEKE KOSTEN...............................................................................................................................................33 LOONJOURNAALPOST...............................................................................................................................................34 INLADEN P&L IN HYPERION.....................................................................................................................................35 ACTUALS KOPIEËREN IN FORECAST..........................................................................................................................36

4. AANGIFTE OMZETBELASTING..................................................................37 5. OVERBOEKING NETTO LONEN.................................................................38 6. BANKPAKKETEN......................................................................................41 6.1. ING........................................................................................................................................................................41 7. CBS _ INTRACOMMUNAUTAIRE LEVERINGEN..........................................45 8. DAILY SALES REPORTING........................................................................47 

Page 2 of 50

Last Updated on 26/03/2014


1. Crediteuren 1.1. Betalingen van crediteuren via automatische opdracht (binnenlandse) betalingen aangemaakt kunnen worden, moeten eerst alle wijzigingen betreffende bankrekeningen e.d. worden goedgekeurd. Deze goedkeuring vindt plaats bij “overzicht controle betalingen en goedkeuringen” onder het menu crediteurenbeheer – betalingen crediteuren. Voordat de

• •

Druk op zoeken; Alle gewijzigde gegevens worden getoond. Dubbelklik elke regel afzonderlijk om de gewijzigde gegevens goed te keuren.

• •

Je kunt hier precies zien wat gewijzigd is en door wie (gebr.-id). Klik om de gegevens goed te keuren op scherm – goedkeuren (A) en dan op “ok”. Let op dat geen gegevens van BPNederland goedgekeurd worden! Wanneer alle BPZwolle-gegevens goedgekeurd zijn, kunnen we verder naar de statuswijzgingen, waarbij we vervaldata, betalingsstatussen e.d. kunnen worden aanpast. Wijzigingen op deze statussen (bijvoorbeeld facturen welke status “H” hebben op “A” statussen zetten, vervaldata wijzigen, zodat bepaalde gevallen met de betalingen meelopen). Wanneer bovenstaand doorlopen is, kunnen we beginnen met het maken van een betaaladvieslijst.

• • •

Page 3 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Page 4 of 50

Last Updated on 26/03/2014


• •

Het systeem laat zien: o Alle facturen die status A(=approved) hebben. o Companynumber 131 (=BPZ) o Betaalwijze M (=binnenlandse overschrijving via bank) Dit is akkoord. Kies voor OK. Het systeem komt dan met het de zogenaamde “processing options”. Elke tabblad wordt hier kort uitgelegd: o Dates:  1. Vervaldatum van de facturen (t/m welke data moet worden meegenomen??)  2. = 0  3. Datum voor eventuele kortingberekening (=zelfde als 1.) o Ammounts:  1. Maximum (indien er een maximaal te betalen bedrag geldt).  1. Minimum (indien er een minimum te betalen bedrag geldt).  2. EUR  3. M  3. M o Printing:  1. BLAGDEN  2. Print Attachments • 1 = ja: er worden betalingsoverzichten voor de crediteur geprint • 2 = nee  3. 00132994 (G/L Bank account: dit is de tussenrekening waar de betalingen van de crediteur op geboekt worden. Aangezien wij altijd via KBC Nederland betalen, is dit ALTIJD 00132994)  5. leeg laten  6. leeg laten o Process by:  1. 1  2. leeg laten  3. leeg laten  4. leeg laten o Summarize:  1. 1 (bij de crediteuren wordt dan een verzamelpost ontvangen. Indien we dit veld leeg laten, wordt elke factuur afzonderlijk “overgeboekt”)  2. leeg laten o Report:  1. 1 (er wordt een betalingsspecificatie voor de crediteur gemaakt in PDF)

Page 5 of 50

Last Updated on 26/03/2014


 2. leeg laten  3. leeg laten o Bank Tape:  1. 1  2. 1  3. leeg laten o Withholding  1. leeg laten  2. leeg laten Klik op OK en nogmaals op OK. Er wordt een PDF betaaladvieslijst gemaakt. Print deze. De lijst die geprint is kan code 3718 bevatten. Dit houdt in dat de bankgegevens van de crediteur niet bekend zijn. Via het adresboek moeten deze alsnog worden ingevuld, waarna ze goedgekeurd moeten worden. De betaaladvieslijst moet hierdoor nogmaals geprint worden. Wanneer er geen foutcodes meer op de uitdraai staan (m.u.v. 3717 – Betalingsbedrag onder limiet), kun je verder met de volgende stap: het eventueel verwijderen van bepaalde (deel) overboekingen. Ga naar “Work with PCG NL – Domestic Suppliers”. Klik op zoeken en vervolgens op de regel waarbij wij de opdrachtgever zijn. Je krijgt nu alle overboeking te zien die klaar staan om te worden betaald. Indien je bepaalde opdrachten wilt wijzigen/verwijderen, kun je: o Of de hele opdracht annuleren door op de regel te gaan staan en vervolgens op ongedaan maken (row) te klikken. o Of een deel van de opdracht annuleren door de opdracht te dubbelklikken en dan vervolgens op de te annuleren factuur te gaan staan en via rij ongedaan maken (row) te klikken. Wanneer alle betalingen naar wens zijn, klik je weer op “sluiten”. Klik vervolgens de rij aan en via rij moeten we nu de volgende stap uitvoeren: schrijven. Klik in rij op schrijven, waarbij de te schrijven regel geselecteerd is. Vervolgens vraagt het systeem om een bankrekeningnummer (=131.580004.AP) en wanneer de betaling uitgevoerd moet worden. Klik op ok nadat eventueel gegevens aangepast zijn en dan nogmaals op “ok” Er worden 3 bestanden “geprint”: o 1 leeg bestand o 1 bestand met betalingsspecificaties voor de klant  print deze specificaties en stuur de specificaties met meerdere betalingsposten op naar de klant. Dit kan gewoon op blanco papier. o 1 bestand welke je niet in kunt zien. Klik vervolgens de rij aan en via rij moeten we nu de volgende stap uitvoeren: updaten. Klik in rij op bijwerken, waarbij de te schrijven regel geselecteerd is. Ook hiervan wordt weer meerdere documenten geprint: o 1 bestand met het register automatische betalingen  print deze. o 1 bestand welke je niet in kunt zien. o 1 bestand met journaalposten Nadat de betaling is bijgewerkt, zal de betalingsopdracht uit het overzicht verdwijnen. Klik op sluiten en vervolgens op “Copy Bank Tape File to Tape” en dan op “zoeken” Vul bij gebruikers-ID je ID in (DELMTER/VANDEBELTM) en vervolgens op zoeken. Je krijgt alle betalingsbestanden die je aangemaakt hebt (ook in het verleden) te zien. Het betreffende bestand (let op datum) heeft een naam welke begint met OW….. (Element-ID). Onthoud deze naam (laatste 3-4 tekens). Klik op sluiten. Op het bureaublad van de citrixserver. Hierop staat het programma “PaymentClieop03”. Klik dit aan. Klik in het programma op data-options en verander bij Where de bestandsnaam in de naam van het

• • • • • •

Verander bij filenaam de naam van het te maken bestand. Klik hierna op “Transfer data from Iseries” en dan op “yes”. User ID: ISABEL | Password: ISABEL  het bestand wordt gemaakt. Sluit dit hele geheel af en open ING. Ga vervolgens naar mijn favorieten en dan naar Telelink Off-line Klik op de Nederlandse vlag voor Nederlandse betalingen

• • • • • • •

• • • • • •

• • •

• • • • • • •

• • • •

door jou aangemaakte bestand (element-id) en vervolgens op “ok”.

Klik vervolgens op importeren en selecteer vervolgens het opgeslagen bestand (zonder FDF-extensie) en dan op volgende en dan nog een keer op volgende. Klik dan op volgende en dubbelklik elke betaling om “waarschuwingen” op te lossen. Betalingskenmerk (indien acceptgiro) verwijderen en zet bij mededeling het factuurnummer neer en dan opslaan. Status wordt dan “correct”. Wanneer je alle omschrijvingen gewijzigd hebt, dan kun je op einde klikken. Om eventueel een betaling op een later tijdstip te laten uitvoeren, de memodatum wijzigen. Dit kan ineens door alle regels te selecteren / rechter muisknop / standaard waarden aanpassen en dan memodatum ingeven.

Page 6 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Dubbelklik dan vervolgens nogmaals de regel met betalingen en dan op afdrukken en nogmaals op afdrukken. Er wordt een lijst geprint vanuit ING met hierop de betalingen. Deze lijst druk je af en dan klik je weer op sluiten.

• •

Druk nogmaals op sluiten en dan op exporteren naar Isabel Je krijgt dan een scherm te zien met daarop de betalingen. Indien de betalingen als één bedrag afgeschreven moeten worden, dan vink je “Globaal Debet” aan en dan op exporteren. De betalingsregel verdwijnt ui Telelink Offline. Deze sluit je dan ook.

Eenmaal terug in ING naar Werkblad gaan en de regel met het rode envelopje selecteren en dan op klikken om het bestand te ondertekenen. Het envelopje wordt oranje/geel en de lijst kan naar Eilert ter parafering. Wanneer je de lijst terugkrijgt met de pas van Eilert het bestand nogmaals ondertekenen. Na deze ondertekening wordt het envelopje groen. Dan de pas van Delmte weer in de cardreader stoppen en vervolgens de regel selecteren en dan in outbox

• • •

plaatsen en eventueel opnieuw aanloggen. Het bestand verdwijnt uit het werkblad en staat in de outbox ter verzending. Om het bestand daadwerkelijk te verzenden ga je weer naar de inbox en dan weer “Alle berichten en taken verzenden en ontvangen”.

1.2. Handmatige crediteurenbetalingen binnenland Eventueel kan het voorkomen dat er een betaling naar een enkele crediteur/debiteur/overige moet gebeuren. Deze geef je direct in het ING bankpakket in.

Start het pakket van ING Isabel op en ga via favorieten naar Telelink Off-line

• •

Klik links in het scherm op de Nederlandse vlag en vervolgens op om een nieuwe betaling aan te maken. Het pakket vraagt vervolgens om het ingeven van een bestandsnaam – klik gewoon op opslaan (elke bestandsnaam is uniek) Je krijgt vervolgens het volgende scherm te zien.

o

Page 7 of 50

Uitleg per veld:

Last Updated on 26/03/2014


     

Memodatum: geef hier een datum in dat je wilt dat de opdracht uitgevoerd wordt. Indien je hier niets ingeeft, wordt de betaling direct verwerkt, wanneer deze is ingezonden. Rekening opdrachtgever: altijd PACK2PACK ZWOLLE BV Betalingskenmerk: betalingskenmerk van acceptgiro (indien bekend) Mededeling: betalingskenmerk van bankoverboeking (bijv. factuur 12345) Bedrag: het te betalen bedrag Rekeningnummer begunstigde: • Dit kun je handmatig ingeven in de 10 vakjes en vervolgens bij Naam begunstigde de NAAM en op de 2e regel de WOONPLAATS •

Door op het te klikken kun je een begunstigde uit het adresboek opvragen. Hier staan begunstigden in vaker voorkomen (belastingdienst e.d.). Hier kan je ook eventueel een nieuwe begunstigde inzetten door op NIEUW te drukken en de gegevens in te geven. Wanneer je alle gegevens ingevuld hebt, kun je de opdracht OPSLAAN en vervolgens eventueel nog een opdracht ingeven of op SLUITEN te drukken.

• •

Je krijgt dan een lijst met betalingen te zien. Klik op AFDRUKKEN en nogmaals op AFDRUKKEN. Klik het AFDRUKVOORBEELD af en laat deze door Eilert paraferen voor accodering van de betaling. Klik vervolgens op SLUITEN tot weer terugkomt in het hoofdscherm

• •

Klik op exporteren naar Isabel Je krijgt dan een scherm te zien met daarop de betalingen. Indien de betalingen als één bedrag afgeschreven moeten worden, dan vink je “Globaal Debet” aan en dan op exporteren. De betalingsregel verdwijnt ui Telelink Offline. Deze sluit je dan ook.

Eenmaal terug in ING naar Werkblad gaan en de regel met het rode envelopje selecteren en dan op klikken om het bestand te ondertekenen. Het envelopje wordt oranje/geel en de lijst kan naar Eilert ter parafering. Wanneer je de lijst terugkrijgt met de pas van Eilert het bestand nogmaals ondertekenen. Na deze ondertekening wordt het envelopje groen. Dan de pas van Delmte weer in de cardreader stoppen en vervolgens de regel selecteren en dan in outbox

• • •

plaatsen en eventueel opnieuw aanloggen. Het bestand verdwijnt uit het werkblad en staat in de outbox ter verzending. Om het bestand daadwerkelijk te verzenden ga je weer naar de inbox en dan weer “Alle berichten en taken verzenden en ontvangen”.

Page 8 of 50

Last Updated on 26/03/2014


1.3. Handmatige crediteurenbetalingen buitenland Het eerste gedeelte van de buitenlandse betalingen werkt op dezelfde manier als de binnenlandse betalingen.

• •

Het systeem laat zien: o Alle facturen die status A(=approved) hebben. o Companynumber 131 (=BPZ) o Betaalwijze O (=buitenlandse overschrijving via bank) Dit is akkoord. Kies voor OK. Het systeem komt dan met het de zogenaamde “processing options”. Elke tabblad wordt hier kort uitgelegd: o Dates:  1. Vervaldatum van de facturen (t/m welke data moet worden meegenomen??)  2. = 0  3. Datum voor eventuele kortingberekening (=zelfde als 1.) o Ammounts:  1. Maximum (indien er een maximaal te betalen bedrag geldt).  1. Minimum (indien er een minimum te betalen bedrag geldt).  2. EUR  3. M  3. M o Printing:  1. BLAGDEN  2. Print Attachments • 1 = ja: er worden betalingsoverzichten voor de crediteur geprint • 2 = nee  3. 00132994 (G/L Bank account: dit is de tussenrekening waar de betalingen van de crediteur op geboekt worden. Aangezien wij altijd via KBC Nederland betalen, is dit ALTIJD 00132994)  5. leeg laten  6. leeg laten o Process by:  1. 1  2. leeg laten  3. leeg laten

Page 9 of 50

Last Updated on 26/03/2014


 4. leeg laten Summarize:  1. 1 (bij de crediteuren wordt dan een verzamelpost ontvangen. Indien we dit veld leeg laten, wordt elke factuur afzonderlijk “overgeboekt”)  2. leeg laten o Report:  1. 1 (er wordt een betalingsspecificatie voor de crediteur gemaakt in PDF)  2. leeg laten  3. leeg laten o Bank Tape:  1. 1  2. 1  3. leeg laten o Withholding  1. leeg laten  2. leeg laten Klik op OK en nogmaals op OK. Er wordt een PDF betaaladvieslijst gemaakt. Print deze. o

In tegenstelling tot de binnenlandse betalingen is het niet mogelijk om een betalingsbestand te importeren in ING Isabel. Wanneer je de lijst geprint hebt, moet je daarom de betalingsopdracht weer verwijderen. Dit doe je als volgt: •

Ga naar Work With PCG NL – Foreign Suppliers en klik vervolgens op zoeken.

Je ziet dan het gemaakte bestand, welke je moet verwijderen.

Het verwijderen van deze regel doe je door de rij te selecteren en dan via rij – undo de gegevens te verwijderen en dan op JA te klikken. De rij verwijderd dan.

Start het pakket van ING Isabel op en ga via favorieten naar Telelink Off-line

• •

Klik links in het scherm op de en vervolgens op om een nieuwe betaling aan te maken. Het pakket vraagt vervolgens om het ingeven van een bestandsnaam – klik gewoon op opslaan (elke bestandsnaam is uniek) Je krijgt vervolgens het volgende scherm te zien.

Page 10 of 50

Last Updated on 26/03/2014


• • • • • • •

• • • •

In principe gaan de betaling net zoals de handmatige binnenlandse betalingen. Even een uitleg per veld: o Bedrag: te betalen (totaal)bedrag o Munt: de munteenheid van de ontvanger (EUR/GBP) o Rekening opdrachtgever: PACK2PACK ZWOLLE BV o Munt rekening opdrachtgever: altijd EUR o Land van bestemming: het vestigingsland van de ontvanger o Transactietype: Europese betaling Klik vervolgens op begunstigde gebruiken en kies de betreffende crediteur of maak eventueel een nieuwe crediteur aan. Je bent hiervoor wel het IBAN-nummer, het Swift-nummer en de banknaam nodig. Deze zijn eventueel op te vragen via internet (http://nl.ibanrechner.de/iban_und_bic.0.html?&L=3) Dubbelklik de begunstigde. Je komt weer terug in het voorgaande scherm, waarbij de gegevens van de crediteur ingevuld zijn. Ga vervolgens naar begunstigde en noteer bij mededeling bijvoorbeeld het factuurnummer of een andere omschrijving en klik dan op opslaan en vervolgens eventueel nog een opdracht ingeven of op SLUITEN te drukken. Je krijgt dan een lijst met betalingen te zien. Klik op AFDRUKKEN en nogmaals op AFDRUKKEN. Klik het AFDRUKVOORBEELD af en laat deze door Eilert paraferen voor accodering van de betaling. Klik vervolgens op SLUITEN tot weer terugkomt in het hoofdscherm Klik op exporteren naar Isabel . Let hier op dat de betalingen stuk voor stuk worden afgeschreven en niet als een bedrag (dus géén globaal debet!) Je krijgt dan een scherm te zien met daarop de betalingen. Indien de betalingen als één bedrag afgeschreven moeten worden, dan vink je “Globaal Debet” aan en dan op exporteren. De betalingsregel verdwijnt ui Telelink Offline. Deze sluit je dan ook. Eenmaal terug in ING naar Werkblad gaan en de regel met het rode envelopje selecteren en dan op klikken om het bestand te ondertekenen. Het envelopje wordt oranje/geel en de lijst kan naar Eilert ter parafering. Wanneer je de lijst terugkrijgt met de pas van Eilert het bestand nogmaals ondertekenen. Na deze ondertekening wordt het envelopje groen. Dan de pas van Delmte weer in de cardreader stoppen en vervolgens de regel selecteren en dan in outbox plaatsen en eventueel opnieuw aanloggen. Het bestand verdwijnt uit het werkblad en staat in de outbox ter verzending. Om het bestand daadwerkelijk te verzenden ga je weer naar de inbox en dan weer “Alle berichten en taken verzenden en ontvangen”.

Page 11 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Page 12 of 50

Last Updated on 26/03/2014


2. Debiteuren 2.1. Afboeken van bankbetaling debiteuren

• • •

• • • • • • • •

Druk op de knop “Toevoegen” Bedrijf is 131 Bankrekeningnummer is de tussenrekening waar de ontvangsten via de inboeking van het bankafschrift op zijn geboekt: o KBC-Nederland: 131.580004.AR o Fortis Bank Nederland: 131.580030.AR o ABN Amro: 131.580031.AR o Rabobank: 131.580033.AR o Postbank: 131.580100.AR o Kas: 131.580090.AR o ING bank: 131.580103.AR Grootboekdatum is datum van het afschrift Betaler is het A/B-nummer van de eerste betaler op het bankafschrift (* Ontvangstdatum is de datum van het afschrift (=grootboekdatum) Debiteur is het A/B-nummer van degene waar de facturen van betaald worden. Ontvangstnummer LEEG laten. Ontvangstbedrag is het TOTAAL van de ontvangsten op een bepaald afschrift (=gelijk aan boeking op de tussenrekening) Opm (=opmerking): bijvoorbeeld KBC NL – AFSCHRIFT 032 Dan vervolgens:

Page 13 of 50

Last Updated on 26/03/2014


• • • • • • • • • • • • • •

In de regel A/B-nummer staat het nummer van de debiteur. Voor het selecteren van de juiste facturen moet dit nummer dus goed staan. Dit nummer kan/mag aangepast worden indien het nummer niet juist blijkt te zijn. Druk op de knop “zoeken” en de openstaande, nog te betalen facturen, worden getoond. Selecteer de facturen die betaald worden. Net als in bijvoorbeeld excel kunnen meerdere regels gelijktijdig worden geselecteerd (met <ctrl> Of <shift>). Druk vervolgens op de knop selecteren. Rechtsonder in het scherm wordt het totaal van de geselecteerde bedragen weergegeven. Dit moet overeenkomen met het bedrag van de afzonderlijke betaling op het afschrift. Druk vervolgens op de knop sluiten. Om nu meerdere betalingen te selecteren (hetzij van dezelfde debiteur, hetzij van een andere debiteur) druk je nogmaals op selecteren (in rij). Geef het A/B-nummer (nogmaals) in. Druk op de knop “zoeken” en de openstaande, nog te betalen facturen, worden getoond. Selecteer de facturen die betaald worden. Net als in bijvoorbeeld excel kunnen meerdere regels gelijktijdig worden geselecteerd (met <ctrl> Of <shift>). Druk vervolgens op de knop selecteren. Rechtsonder in het scherm wordt het totaal van de geselecteerde bedragen weergegeven. Dit moet overeenkomen met het bedrag van de afzonderlijke betaling op het afschrift. Druk vervolgens op de knop sluiten. Enz…. Wanneer alle facturen zijn toegewezen aan een nog openstaande post, moet het resterend bedrag (uiteraard) nul zijn. Druk vervolgens op de knop OK en annuleren. De afboekingen van de debiteuren zijn gereed.

1.1. Aanmaningen en rekeningoverzichten Wekelijks moeten er, na bijwerking en inboeking van alle bankgegevens, rekeningoverzichten geprint en verstuurd worden en moet er eventueel achteraan gebeld worden, wanneer herinneringen op facturen reeds meerdere malen zijn verstuurd of wanneer deze reeds meer als 30 dagen vervallen zijn: is er reden om niet te betalen?.

Let op: alle bankafschriften moeten zijn ingeboekt en moeten verwerkt zijn!!

Page 14 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Voordat de rekeningoverzichten geprint kunnen worden, moet eerst gecontroleerd worden of voor ALLE debiteuren de policy goed staat. Dit is te controleren door: 1. 2. 3. 4.

Debiteuren systeemopbouw Credit / Collection Setup Define Delinquency Policies Druk op zoeken – er worden 3 policies getoond.

5.

Selecteer de Standard Policy en druk onder rij op “Verwijzing (X)” – hier staan alle debiteuren welke een Standard Policy hebben. Deze moeten allemaal veranderd worden naar een 00131-policy. Doe dit zelfde voor de “Policy for Belgium”. Voordat verder gegaan mag worden, moeten dus de Standard Policy en de 00101-policy geen gegevens meer bevatten – alle debiteuren moeten gekoppeld zijn aan de Policy for Nederland.

6. 7.

Aanmaken van rekeningoverzichten en aanmaningen: 1. 2. 3. 4. 5.

6.

8.

7.

Leegmaken van een werkbestand via Delinquency Notices Purge d.m.v. dubbelklikken en te kiezen voor aanbieden. Wacht hierna tot de gehele printjob verwerkt is! Dan A/R Delinquency Notices – Build workfile dubbelklikken en aanbieden. Om eventueel een overzicht op het scherm te vragen, kun je kiezen voor optie 3: A/R Account Balance Een overzicht in PDF/printer kan opgevraagd worden via Open A/R Summary Report. Voordat de rekeningoverzichten en/of aanmaningen verzonden worden, moet dit eerst worden goedgekeurd via ‘Approve Delinquency Notices’. Hierop kun je precies aangeven welke debiteuren en welke geen rekeningoverzicht dienen te ontvangen. Voor goed-/afkeuring klik je de betreffende regel aan en klik je in rij op goedkeuren (A) of afkeuren (R). Dubbelklikken geeft het detailniveau. Let met name op de facturen die nog betrekking hebben op 2006. Nadat de facturen zijn goed- cq. afgekeurd zal de printer de betalingsherrinering willen printen. Doe dit niet! Cancel de opdracht en ga terug naar hoofdscherm. Ga vervolgens naar “A/R Delinquency Notices Print” en hier kun je de rekeningoverzichten printen: a. A/R Delinquency Notices Print | Gegevensselectie en waarden b. Aan de gegevens selectie de volgende lijn toevoegen: |and|BC Vervaldatum nettobetaaldagen|is less than or equal to|datum uitdraaien. Hierdoor komen alleen de vervallen facturen op de herinnering. c. Waarden: i. TAB BLAGDEN: Letter 1 | 1 | 1 ii. TAB BLAGDEN: Employee Info 1. Naam ondergetekende (A. Meijberg) 2. Telefoonnummer (0031 – 38 421 89 91 ) 3. Faxnummer (0031 – 38 42 25 239) 4. anja.meijberg@nl.pack2pack.com 5. IBAN: NL26KRED0633013749 6. SWIFT: KREDNL2X iii. REMIT To: Leeg laten wanneer er op briefpapier geprint wordt. Wanneer je hier een 1 ingeeft, komt de firmanaam en adres links bovenin de hoek te staan. iv. ACCOUNT AGING: leeg laten. v. SUBTOTAL Level: leeg laten. vi. LEVEL INFO: leeg laten. Print de betalingsherinneringen uit en verstuur deze per post. Wanneer je bijvoorbeeld een herennering aan iemand wil mailen, kan dat via “Review Delinquency Notices” en dan per klant een herinnering opnieuw afdrukken.

Let op: delinquency notices kunnen slechts een keer per dag worden uitgedraaid.

Page 15 of 50

Last Updated on 26/03/2014


2.2. FinanciĂŤle afhandeling afhalingen (uitsorteringen)

Bekijken vanuit verkoop

â&#x20AC;˘

klant vergoeding als + ingeven

â&#x20AC;˘

klant betalen -/- ingeven

De aantallen ingeven als positief; worden automatisch omgezet naar negatief.

Page 16 of 50

Last Updated on 26/03/2014


De prijzen ingeven; indien er geen standaardprijs in het systeem staat, wordt het veld automatisch rood (alleen waarschuwing). INGAVE UITSORTERING AFHALING: Zoeken > alle nog niet verwerkte opdrachten kun je nu zien. Je gaat op de regel staan die je wil verwerken (het ordernummer schrijf je op de losbon of vrachtbrief), vervolgens klik je in het linkerscherm op “VO-details (S)”. ! LET OP,

je moet nadat je op de regel bent gaan staan niet dubbelklikken, hiermee ga je namelijk akkoord met het gene dat op die regel staat! Nadat je op VO-detail hebt geklikt kun je eventuele wijzigingen en/of aanvullingen doorvoeren. Let hierbij op dat je de werkelijkheid (wat staat op voorraad) invult. Ga je akkoord met wat je hebt ingegeven dan ga je met OK weer terug naar het vorige scherm. Je klikt nogmaals op zoeken (hierdoor zie je de eventuele aanvullingen op het scherm). Je selecteert nu alle regels van die order en klikt vervolgens op SELECTEREN. ! LET OP, wanneer je in VO-detail regels heb toegevoegd en je klikt na OK niet op zoeken, dan kun je de “nieuwe” regels niet selecteren en zullen deze dus NIET worden “doorgeboekt”. VOORRAADBIJWERKING AFHALINGEN:

Hier kun je niets selecteren. Alles wat je hebt “doorgeboekt” zal op voorraad gezet worden. VOORBEREIDING FINANCIELE AFREKENING: Zoeken > alle nog niet voorbereide opdrachten kun je nu zien. Je gaat op de regel staan die je wil verwerken, vervolgens klik je in het linkerscherm op “VO-details (S)”. Let op dat in de waarden de volgende status blank staat. ! LET OP,

je moet nadat je op de regel bent gaan staan niet dubbelklikken, hiermee ga je namelijk akkoord met het gene dat op die regel staat! Nadat je op VO-detail hebt geklikt kun je eventuele wijzigingen en/of aanvullingen doorvoeren. Hier kun je dus de eventuele uitsortering aanpassen voor de klant. Verder kun je hier regel(s) annuleren en toevoegen. Mocht een klant transportkosten aangerekend krijgen voeg je die hier toe (zie document TRANSPORTKOSTEN INKOOP). Ga je akkoord met wat je hebt ingegeven dan ga je met OK weer terug naar het vorige scherm. Je klikt nogmaals op zoeken (hierdoor zie je de eventuele aanvullingen op het scherm). Je selecteert nu alle regels van die order en klikt vervolgens op SELECTEREN. ! LET OP, wanneer je in VO-detail regels heb toegevoegd en je klikt na OK niet op zoeken, dan kun je de “nieuwe” regels niet selecteren en zullen deze dus NIET worden “doorgeboekt”. De proeffacturen worden niet uitgedraaid. De afhalingen zijn op te zoeken doormiddel van de ordernummers. Vervolgens ga je naar het volgende scherm (bovenstaande doet Gerrit normalitair):

Page 17 of 50

Last Updated on 26/03/2014


VOORBEREIDING AFREKENING AFHALINGEN: Zoeken > alle nog niet voorbereide opdrachten kun je nu zien. Je gaat op de regel staan die je wil verwerken, vervolgens klik je in het linkerscherm op “VO-details (S)”. ! LET OP,

je moet nadat je op de regel bent gaan staan niet dubbelklikken, hiermee ga je namelijk akkoord met het gene dat op die regel staat! Nadat je op VO-detail hebt geklikt kun je eventuele wijzigingen en/of aanvullingen doorvoeren. Verder kun je hier regel(s) annuleren en toevoegen. Mochten er dus fouten zijn gemaakt of dingen zijn vergeten (bijv. transportkosten), kun je deze hier nog wijzigen c.q. toevoegen. Facturen met nulprijzen en maandelijkse facturen apart leggen. (BPM Shell; 15% moet afkeur zijn + vrachtbrief faxen naar Mendig).

BEVESTIGING UITSORTERING – FINAAL:

Heb je alles gecontroleerd dan kun je hier vervolgens de uiteindelijke uitsorteringen uitdraaien. Het beste kun je de ordernummers die je wilt uitdraaien ingeven. Je voegt dan bij de dataselectie een regel toe die gaat selecteren op ordernummers (laat hierbij de ordernummers achterwege van de klanten die een maandafrekening krijgen of klanten die per type een nulprijs hebben). Gegevensselectie aanvinken:

aanbieden: op nieuwe regel gaan staan en ”and” aanklikken: document 4201: is equal to: literal: list of value: ordernummers invullen -> enter: 2 x OK: P.O. selectie bij ending date de huidige datum invullen. Via Zwolle printjobs bekijken via PDF: zoeken -> moet gereed zijn voor je verder gaat: print properties: select paper -> covers and adv.: select paper -> tray 3: 3 x OK. Vervolgens doorloop je de volgende stappen

Page 18 of 50

Last Updated on 26/03/2014


(hier wordt de splitsing gemaakt naar inkoop- en verkoopzijde): • • • • • •

Create Custumer Settlement EDI Files (SZ) OK: printjobs -> gereed Process Sales EDI Files (SZ) OK: printjobs -> gereed Process Purchase EDI Files (SZ) OK: printjobs -> gereed Printen Facturen Afhalingen gegevens selectie: aanbieden: R.O. moet 580 zijn: 3 x OK. Create PO Receipt EDI Files OK: printjobs -> gereed Process Receipt in Batch OK: printjobs -> gereed

Nu is het gedeelte van de uitsortering, waarvoor de klant een factuur mag sturen, omgezet naar een OF ordernummer. Nog even terugkomend op de maandfacturen. Een aantal van deze klanten wenst de uitsortering ook per mail te ontvangen. Het gaat hierbij om Quaker (heintgeh@quakerchem.com), Lanxess (ton.sipman@lanxess.com en fred.vanbedijk@lanxess.com. Ook uitsortering van Wichelen en Rumbeke verzend ik per mail (resp. Dorien en Charlotte).

2.3.1 Reverse Collection Orders Wanneer blijkt dat de uitsortering niet juist is, kan deze worden teruggedraaid. Dit doe je met “Bijkomende Orderingaves”.

Als eerste ga je naar “Reverse Drums Collection Orders” en vervolgens klik je op “toevoegen”. Je moet dan bij “verkocht aan” het klantnummer (Partner) ingeven en bij verzendadres komt het systeem, indien aanwezig, zelf met de lijst van ship-adressen (mocht P en S adres hetzelfde zijn, dan geef je 2x hetzelfde nummer in). Bij orderdatum en IO klant kun je aangeven wat je zelf wilt (bijv. huidige datum en uitsorteringsnummer). Vervolgens ga je in de linkerkolom naar Scherm en selecteer je “Creditnota (D)”. Je komt dan in het volgende scherm:

Page 19 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Je geeft betreffende ordernummer in (= O/Ref op uitsortering) en selecteer je alle regels. Vervolgens ga je naar de linkerkolom en kies je “Regel Selecteren (L)”, daarna “Sluiten”. Je komt dan weer in het vorige scherm. Bestaat de uitsorteringen uit meerdere orders, dan moet je deze allemaal corrigeren. Dus zul je per ordernummer deze handelingen moeten herhalen. Het aangemaakte ordernummer noteren, en dan een nieuwe order maken. Je gaat naar “Enter Supplier Settlement” en kies “toevoegen”. Dan weer de klantnummers ingeven zoals je dit ook gedaan hebt bij de 1e stap. Nu kun je dan het beste bij “IO Klant” hetzelfde aanhouden als op de 1 e uitsortering (vrachtbriefnummer of ordernummer). Dit om het voor de klant duidelijk te houden. Het kan zijn dat wanneer je naar de kolom “aantal besteld” gaat, een sjabloon kunt kiezen. Dan kun je kiezen voor “NZRECON – Zwolle Recon Articels”, maar je kunt ook er ook voor kiezen dit te sluiten. (Het voordeel van het sjabloon is, dat je direct de juiste artikelen voor de betreffende klant hebt.) Nu de juiste aantallen en prijzen ingeven, en vervolgens kies je “OK”. Weer het ordernummer noteren en je kunt dit deel afsluiten. Nu ga je weer naar het standaard menu (Factuurverwerking Afhalingen) voor de verwerking van de afhalingen. Vervolgens doorloop je alle stappen zoals je dit ook doet bij de andere uitsorteringen. Voor de verwerking van de “creditnota” kies je in dit menu voor de onderdelen waar “Reverse” bij staat. Helaas wordt er van de “credituitsorteringen” geen “Bevestiging uitsortering” gemaakt. Je zult, wanneer de foutieve uitsortering reeds naar de klant is verzonden, een begeleidend schrijven moeten maken dat ze de eerst verzonden uitsortering kunnen vernietigen. De eventueel verzonden factuur wordt wel gecrediteerd (dus zonder begeleidende uitsorteringen). Er staat een standaard brief in de map “Klantdocumenten_Debiteurenbeheer” genaamd “Begeleidende brief credit uitsorteringen_standaard”.

2.3. Verkoopfacturen Verkoopfacturen worden automatisch gegenereerd wanneer een vracht als verzonden te boek staat. Naast deze automatische facturering bestaat er ook nog (uiteraard) een mogeljikheid om creditnota’s te maken en om handmatig facturen te maken voor bijvoorbeeld huur van laadbakken, doorberekening van commissies en uitsorteringen e.d.

Page 20 of 50

Last Updated on 26/03/2014


2.3.1. Automatisch facturering van afgeleverde vrachten Alvorens de factureren gedraaid kunnen worden, moet er eerst een facturencyclus worden gepland. Dit gebeurt onder “beheer verkooporders | beheer verkooporders | factuurcyclus plannen”. Door deze actie wordt de factuurverwerking doorlopen (dag-, week- of maandfacturatie bijvoorbeeld). Deze verwerking vindt plaats door gewoon “factuurcyclus plannen” te dubbelklikken. Nadat dit is gebeurt, dien je bij “beheer verkooporders” te kijken welke orders er in volgende status 580 staan. Dit zijn namelijk alle orders welke gefactureerd gaan worden. Het kan namelijk zo zijn dat transportkosten van een bepaalde order al wel in status 580 staan, maar dat de rest van deze order deze status nog niet heeft bereikt. Wij moeten dan de facturering van alleen de transportkosten uitsluiten. Onthoud dus het ordernummer.

2.3.2. Facturatie van Financiële afhandelingen e.d. Wanneer wij financiële afhandelingen hebben (BPRumbeke, BPWichelen, Van Duyvenvoorde e.d.) worden door ons de crediteurennota’s ontvangen, welke wij moeten doorbelasten naar de klanten. Dit gaat als volgt: 1.

Ontvangst van de nota met eventueel vrachtbrieven

2.

Kopie factuur en originele vrachtbrief voor afdeling VERKOOP en originele factuur en kopie vrachtbrief naar afdeling INKOOP

3.

Hierna gaat het volgens onderstaand schema:

2.3.3. Facturatie shreddermateriaal Maandelijks worden er (vaak) meerdere partijen met shreddermateriaal afgevoerd. Dit shreddermateriaal wordt op dit moment verkocht voor 300 euro/ton. Deze moeten door middel van een manuele factuur worden doorbelast aan klant

Page 21 of 50

Last Updated on 26/03/2014


92931 (PFAU-PMP). We gebruiken hiervoor factuurcode 525.099 en als omschrijving SHREDDERMATERIAAL. Let er wel op dat je het shreddermateriaal (wat door deze code wordt geboekt op 131.499999 overboekt naar 131023.700024 (sale scrap).

Nadat de nota is opgemaakt faxen wij deze (tesamen met kopieën van de vrachtbrieven en de weegbon) naar de firma (t.a.v. Mark Beekmans) – factuurblad bevindt zich in de digitale klantenmap) en sturen wij de originele nota gewoon op. Deze procedure bevorderd namelijk de betalingstermijn. De originele vrachtbrief en weegbon gaan in de milieumap (met vermelding dat deze gefactureerd is) en een kopie doen wij achter de (kopie)nota. Zoals in de maandelijkse checklist vermeldt staat, moet ook een maandelijks overzicht naar Gerrit Quint (gerrit.quint@nl.pack2pack.com) en een c.c. naar Eilert van Berkum (eilert.vanberkum@nl.pack2pack.com). Hiervoor moeten wij ook weten op hoeveel pallets een bepaalde vracht afgevoerd is. Wanneer dit niet op de vracht staat, moet je dit even aan Jaap vragen. Deze gegevens vullen we in op het bestand “RECYCLING PLASTIC_p2p_Zwolle_DDMMJJJJ”, welke zich in de (vorige) maandafsluitingsmap bevindt. Om de vracht te noteren vullen we gewoon de volgende lege regel in en de volgende velden:     

DD-MM Sequence number Type Color Bulk density (kg/m3)

      

Purity Storage containment Transport Agent/booker/customer Weight per load (ton) Price per load Remarks

Page 22 of 50

Datum van afvoer Volgnummer HDPE mixed som van het totaal aantal kilo’s / aantal pallets / 2. Het delen door 2 doen we omdat per pallet 2M3 afgevoerd wordt. prewash semi-clean big bag in open bottle Seacontainter 40ft PFAU-PMP afgevoerde gewicht (let op: tonnage!) EUR 300,00 Factuurnummer van uitgefactureerde vracht

Last Updated on 26/03/2014


Dit bestand moet aansluiten met het totaal aan gefactureerd shreddermateriaal!

Page 23 of 50

Last Updated on 26/03/2014


3. Maandelijkse rapportage 3.1. Checklist •

Zorg dat alle journaalposten, betrekking hebbende op de verslagmaand, doorgeboekt zijn. o Afschriften KBC-Nederland en overige banken o Kas Alvorens de kas geboekt kan worden, moeten eerst alle contante afrekeningen geboekt worden als zijnde inkoopfacturen. Astrid zet op elk kasstuk een uitsorteringsnummer (bijv. 60001519). Deze uitsorteringsnummers moeten ordernummer hebben <EOM. Om deze uitsorteringen uit te draaien, volg je de procedure van uitsortering. Vervolgens maak je hiervan “interne facturen”, welke je matched met de uitsorteringen. Vervolgens boek je de JE in via het banksjabloon “kas”. o Afschrijvingen o Periodieke kosten o Loonjournaalpost en vakantiedagenreservering o Integriteitsrapport voorraad (Financiële administratie – Doorboeking logistieke processen – voorraad – Item ledger/Account Intergity Report) controleren. o Controle van de VGZ-inhoudingen met de VGZ-incassoborderel, welke is op te vragen via www.vgz.nl (blagden2757 – y12341235) met bestand controle VGZ-inhoudingen. Dit bestand ook mailen aan Marion. o Stuur maandelijks het shredder-overzicht naar Gerrit Quint (zie 2.4.3).

3.2. Sales Estimate •

Print alle facturen op de laatste dag van de maand of gebruik de EOM-versie na de maandovergang. Gebruik hierbij gegevensselectie en waarden. Boek de omzetten door en verwerk de batch.

Grootboek  Grootboekopvragingen  Proefbalans per hoofdrekening (vanaf 70000) t/m huidige periode (Selectie/ga naar niet aanvinken).

• • • •

De periodebedragen via export (t/m rekening 744510) opvragen in Excel Gegevens allemaal selecteren – filter aanzetten en in kolom A en vervolgens C de lege rijen verwijderen. Regels van RDS-opbrengsten en andere diverse opbrengsten verwijderen. Kopieeren naar locale excel op tabblad account (Sales Estimate ….) via plakken – speciaal – tekst.

Page 24 of 50

Last Updated on 26/03/2014


• • • • • • • •

Omzet tevens bepalen via: Ingeven verkooporders met selectie op: o alle orders behalve SR (!SR). o aanv.selecties: grootboekdatum BOM t/m EOM o volgende status: 999 (niet 999) o laatste status : !914 (niet 914) o artikelnummer: 4* Deze gegevens kopieëren op tabblad: data sales (eerste regel(s) overslaan) Vul op de eerste regel het verschil in tussen de GB-omzet en de omzet via verkooporders (dus nog zonder eventuele overloop) – deze moet aansluiten met de GB-omzet. Vul op de tweede regel en volgend eventuele overloop aantallen, omzet en ordertypes in. Verwijder de cellen met een SZ-ordertype Draaitabel vernieuwen (denk aan bereik) via rechter muisknop of uitroepteken. Vul in cel A57 de datum van de laatste werkdag in; hierdoor worden de budgetaantallen en – omzetten uit hyperion getrokken. Controleer uiteraard de YTD omzet volgens het GB minus de omzet van Hyperion YTD t/m vorige maand of dit (grotendeels) aansluit met de periode-omzet. Geef deze omzet (afgerond op k euro’s) in overleg met Eilert en Sam door aan Fabiënne op de eerste werkdag van de maand.

3.3. Costprice Rollup

-

As Of Generation draaien AS OF Inventory with Cost Comparisson – periode aanpassen aan verslagmaand en rapport draaien Printen de pagina’s van de artikelen vanaf G/L-class 001 e.v. Gereed product en WIP hoeven niet geprint te worden (worden automatisch berekend door het programma R30812). Draai en print rapport “Collection Report – Average Item Prices (R5542DC02) met de volgende selectiegegevens:

Page 25 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Page 26 of 50

Last Updated on 26/03/2014


-

-

-

Controleer van deze artikelen alle verschillen tussen de 07-cost en 02-cost. Vergelijk de 02-cost desgewenst vergelijken met facturen van de leveranciers. Voor de aanwezige artikelen, welke via een uitsortering binnenkomen, gebruik je het rapport “Collection Report – Average Item Prices (R5542DC02)”, wat je zojuist hebt uitgedraaid. Nadat dit alles is gecontroleerd, kun je verder met de EOM-stappen. Draai voor de vergelijking van de grondstoffen de milieugegevens uit (inkopen grondstoffen per product) Start de cycle billing en druk ALLE verkoopfacturen af en run een sales-update Controleer of salesorders géén status 565, 578 of 620 hebben. Wanneer dit wel het geval is, is er nog een goederenbeweging gaande. Controleer de werkorders of deze allemaal afgemeld zijn (status 95) of zich nog vóór status 40 bevinden. De werkorders die dus nog zichtbaar zijn moeten NIET in status 41-94 zitten! Boek de JE na controle van de werkorders allemaal door. Hierna worden alle werkorders met status 95 verwerkt. Controleer de nog niet verwerkte journaalposten en boek deze door.

In de Query (Financial Account Ledger) moet dit nogmaals gecontroleerd worden. Eventuele bacthes wijzigen van D naar A.

Page 27 of 50

Last Updated on 26/03/2014


-

Eventuele wijzigingen van de 02 cost doorvoeren op artikelvestigingsgegevens (kostprijs wijzigen).

-

Standard cost update – non Steel – Raw material én Standard cost update – Other doorvoeren met volgende gegevensselectie (let op de range!!):

-

Hierdoor worden de kostprijzen van 02 naar 07 gekopieerd. Eventueel nog een keer de lijst uitdraaien met vergelijking tussen 02 en 07 cost. Controleer of de Delta Cost op nul staan. Vraag in de “Simulate Standard Rollup” om de gegevensselectie Verwijder de tweede regel (Artikelnummer = 0)

Page 28 of 50

Last Updated on 26/03/2014


-

Controleer het gegenereerde rapport op redelijkheid van de aanpassingen. Boek de “Frozen Standard Update”. Hiermee worden de eerst gesimuleerde kosten doorgeboekt naar de “standaard kostprijs”, ook van WIP en gereed product. Draai de integriteitscontrole (integrity check). Draai de Sales Cost Update. Hierbij worden aan de openstaande salesorders de nieuwe kostprijzen gekoppeld. Draai de Update Parts Lists met de volgende selectiegegevens.

De costroll-up is gereed.

3.4. Voorraadtelling Maandelijks wordt op de eerste werkdag de voorraad geteld. Hiervoor moeten op de laatste werkdag van de maand tellijst worden afgedrukt. Voordat deze lijsten geprint kunnen worden moeten de volgende dingen gebeurt zijn: -

Bevestigingen uitsorteringen moeten zover mogelijk bij zijn en zijn doorgeboekt (batch); Alle verkoopfacturen moeten zijn geprint en doorgeboekt;

Page 29 of 50

Last Updated on 26/03/2014


ontvangsten/inkopen moeten geregistreerd zijn (verf, onderdelen e.d.) werkorders moeten zijn afgemeld. Dit is te controleren door produktiebeheer – opvolging werkvloer – Afmelden werkorders naar status 95. Wanneer je hier op zoeken drukt, worden alle nog niet afgemelde werkorders getoond. Let hierbij op dat de gewenste leverdatum bepalend is (<EOM) en dat het bestelde aantal > 1 is en dat aantal gereed < 1. Overleg met afdeling inkoop/planning of de lijst klopt. Klopt het dat deze productie-opdrachten nog niet uitgevoerd zijn? Nee, dan alsnog afmelden, anders akkoord.

-

Alle Alle

-

Zorg dat alle batches geboekt zijn. Ga hiervoor naar grootboekrapporten – grootboek integriteitsrapporten en druk de “niet geboekte batches af”. Foutmelding gewoon negeren.

o o o o

Boek alle batches van BPZ-gebruikers door (ook wanneer deze niets te maken met voorraadbewegingen – voor de zekerheid) via Journaalposten – Verwerken van journaalposten. Kies voor gegevensselectie Verwijder de selectie van Batchtype (kunnen namelijk ook andere batchtypes doorgeboekt moeten worden) Vul achter bachtnummers (list of values) de nummers in van de door te boeken batches en bevestig dit alles. Hierdoor zijn alle grootboek- en voorraadmutaties geboekt.

Om de tellijsten te printen: 1. 2. 3. 4.

Controleer eerst of alle artikelen een lijnrelatie hebben via query | Distribution | F4102 Item Branch Master Produktiebeheer – Voorraad Beheer – Cycle Count Artikels selecteren Gegevens selectie en waarden aangeven en gegevens selectie aanvinken en aanbieden Tweede regel vervangen door: And | Categoriecode voor periodieke inventarisatie | Is equal to | Literal | Single Value | L*

5.

L01 = L02 = L04 = L05 = L11 = L12 =

6. 7. 8.

Een printjob wordt gemaakt. Dat is een lijst met alle artikelen. Hier doe je niets mee. Dan via voorraadtelling controle zoeken naar status 10 (=printen) Je selecteert de zojuist aangemaakte lijst en drukt vervolgens op inventarisatiebladen afdrukken (P) onder rij. Deze printjob afdrukken en geven aan degene die inventariseert. Vraag eventuele externe voorraden (Cleaning Twente/Jager) via Rita op.

9. 10.

Lijst voor inventarisatie drums en kunststof Lijst voor inventarisatie IBC’s en onderdelen Lijst voor inventarisatie spuiterij Lijst voor inventarisatie gereed product Interne correctielijst drums en kunststof Interne correctielijst IBC’s en onderdelen

Hierna wordt je gevraagd een omschrijving te geven: a. L01 = NZ1 DR DD/MM/JJJJ b. L02 = NZ1 IBC DD/MM/JJJJ c. L04 = NZ1 SP DD/MM/JJJJ d. L05 = NZ1 GP DD/MM/JJJJ e. L11 = NZ1 DR CORR DD/MM/JJJJ f. L12 = NZ1 IBC CORR DD/MM/JJJJ

Maak via de Query by tabel (Distribution_F4111-Item Ledger) een overzicht van de uitsorteringen van de laatste werkdag. Deze moeten namelijk op de getelde voorraad worden gecorrigeerd!

Page 30 of 50

Last Updated on 26/03/2014


11.

12.

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

20.

21. 22.

Nadat je de lijsten retour hebt gehad, loop je de artikelen allemaal door waar grote afwijkingen op zijn ontstaan. Via de “Voorraadbeweging per Artikel (Cardex)_P4111”, kun je precies zien wat er met het artikel is gebeurt. Op de Cardex kunnen de volgende mutaties voorkomen: • IM Aan WO's doorberekend materiaal • PI Fysieke voorraad • IR Voorraadontvangst • IT Voorraadverplaatsingen Nadat alles gecontroleerd is, kun je de gecorrigeerde aantallen gaan invoeren in het systeem. Dit doe je via “voorraadtelling – controle”. Wanneer je dan bij inventarisnummer het lijstnummer ingeeft, kun je via het linker menu | rij | Periodieke inventarisatie invoeren. Denk hierbij ook aan het veranderen van de inventarisatiedatum Geef voor alle artikelen een waarde is. Wanneer deze nul is ook. Let hierbij wel op de eenheid (me)!! Wanneer alle waardes ingevoerd zijn “ok” drukken. Status wordt 30. Nadat alle lijsten zijn ingevoerd (en dus op status 30 staan) moeten deze nogmaals worden goedgekeurd via | rij | periodieke inventarisatie goedkeuren (A). De status wordt dan 40. Nadat de inventarisatielijsten in status 40 staan (goedgekeurd), kunnen ze worden doorgeboekt naar finance. Doe dit met de EOM-versie en geef de inventarisatienummers in bij de gegevensselectie en geef bij de waarde de EOM-datum in (bijvoorbeeld 31-03-2006). Boek de journaalposten van de voorraadtellingen door (batch; ga hiervoor naar grootboekrapporten – grootboek integriteitsrapporten en druk de “niet geboekte batches” af. Nu een extra controle op negatieve voorraden. Ga naar “voorraad per locatie” en druk op “zoeken”, nu zie je alle aantallen t/m nu (dus niet EOM). Dit hele bestand kopieren naar excel en selecteer je op alle aantallen “< nul”. Deze aantallen controleer je per EOM nogmaals via de “voorraad per Artikel (Cardex). Blijkt dat per EOM de voorraden negatief zijn dan kun je deze aantallen nog corrigeren worden via een voorraadcorrectie: a. Om voorraad toe te voegen: Voorraad – correcties b. Om voorraad af te boeken: Voorraad – uitgifte Hierna draaien we een gedetailleerd “As Of” rapport van de voorraad, namelijk via einde maand rapportage: a. AS OF Generation b. AS OF Reconciliation by G/L class c. AS OF Detailed Report De laatste 2 bestanden opslaan (b als “Voorraadlijst dd-mm-jjj detail overview; c als “Voorraadlijst dd-mmjjjj detail) en uitdraaien (bij c 4 pagina’s op 1 pagina). Controleer deze aantallen met de aantallen van de voorraadlijst en met het grootboek. Eventueel kunnen aantallen nog gecorrigeerd worden via een voorraadcorrectie: a. Om voorraad toe te voegen: Voorraad – correcties b. Om voorraad af te boeken: Voorraad – uitgifte

Page 31 of 50

Last Updated on 26/03/2014


23.

24.

Na dit alles gaan we de voorraad van de vorige maand in zijn geheel tegenboeken en de nieuwe voorraad opnemen. Dit doen we met bestand van voorraadbeweging. a. De waardes van de bij punt A. genoemde grootboekrekeningen in kolom F moeten in het geheel worden tegengeboekt, zodat de 3*-grootboekrekeningen weer op nul komen. Hierdoor staat dus in feite geen voorraad meer in de grootboekrekeningen. b. Zet in B de nieuwe waardes, hierbij gebruik makend van de G/L Class c. Vraag vervolgens de grootboekrapporten prijsverschillen en ontvangsten op in CSV-formaat. Kopieer de waardes naar locale excel (leeg werkmap/blad) en selecteer de eerste kolom en druk op data – tekst naar kolommen en selecteer op scheidingsteken “komma”. d. Kolommen E, I, J, L, M, N, O, P en R verwijderen. e. Verwijder alle data van de prijsverschillen en inkopen in de excelsheet voorraadbeweging. f. Kopieer de overgebleven gegevens naar bestand voorraadbeweging (tabblad PV of inkopen) g. Zet in alle regels met gegevens bij de saldo-kolom de formule “+som(D.. + E..) en druk op data subtotalen h. De subtotalen toevoegen aan het saldo. i. Kopieer de de tabbladen inkopen en prijsverschillen de kolommen B naar C en noteer in de kolommen b de saldo’s zoals weergegeven op lijsten met subtototalen. Boek vervolgens de journaalpost A, B, C en D in.

3.5. Afschrijvingen “reserve”-boeking. Dit houdt in dat automatisch de boeking van de vorige maand wordt teruggedraaid bij het begin van de volgende maand. Afschrijvingen worden elke maand geboekt met een zogenaamde

1. 2. 3. 4. 5.

Open het bestand “Afschrijvingen commercieel_JJJJ-MM Ga naar het tabblad “totaal afschrijvingen” en kopieer de bedragen van de vorige maand als waardes (kolommen G t/m R) en maak de kolom grijs. Voer eventueel op de investeringsbladen de gereed gekomen capexen in, zodat deze afgeschreven zullen worden. Verander in cel F1 de maandwaarde (1 = januari ; 12 = december) Kopieer de grootboekrekeningen (kolom B69 .. B84) en de cumulatieve bedragen (kolommen G t/m R) in JDE via een J1 boeking. Denk hierbij aan het aanvinken van de reverse!!

Page 32 of 50

Last Updated on 26/03/2014


3.6. Periodieke kosten Maandelijks wordt er een bestand gemaakt, waarop de periodieke kosten staan. Deze kosten worden per maand opgevoerd. Dit bestand kan het beste bij de boeking van de facturen direct worden bijgewerkt, zodat eventuele verschillen niet ontstaan. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ga naar cel S87 op het tabblad “journaalpost” en vul hier het saldo in van rekening 131.492999 Ga naar cel S88 op het tabblad “journaalpost” en vul hier het saldo in van rekening 131.492999.201 (=distributiekosten) Pas wanneer het verschil na boeking nul is, mag de journaalpost geboekt worden. Eventueel moeten missende facturen of boekingen nog worden ingevoerd. Draai het tabblad “journaalpost” uit en boek de journaalpost (kolom F en G), zoals vermeld in de kolommen F en G. Kopieer vervolgens de bedragen van de verslagmaand en plak deze als waardes. Controleer elk kwartaal of de estimates nog toereikend zijn. Indien dit niet het geval is (eventueel i.o.m. Sam) aanpassen.

Page 33 of 50

Last Updated on 26/03/2014


3.7. Loonjournaalpost Voordat je de journaalpost kunt boeken moet je eerst het bestand vakantiedagenreserve ingevuld hebben. Dit doe je aan de hand van de saldolijst vakantie-uren, welke je van Marion krijgt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mutatie van de vorige maand kopieëren, plakken_speciaal_waarden. Cel U1 aanpassen aan de huidige maand (1 = januari, 2= februari ….) Saldo’s van vorige maand verwijderen (m.u.v. uren Eilert van Berkum) en de nieuwe saldo’s ingeven. Uren van EvB naar ratio afboeken (zie opmerking in excel-sheet). Vervolgens dit bestand opslaan en vervolgens bestand BPZ_2006_Journaal_mnd_exact openen en op de betreffende maand in kolom E de cummulatieve bedragen noteren, zoals deze ook staan op de uitdraai van de journaalpost vanuit Exact. Dan per afdeling de verdeling maken in de kolommen I t/m S. In kolom U staat het controlesaldo. Deze moet op “0” staan. Wanneer dit niet het geval is, dan is een bedrag niet goed verdeeld. Wanneer alles akkoord is bevonden, controleer dan of de “te verdelen kosten” niet teveel afwijken van voorafgaande maanden, wanneer er geen duidelijk aanwijsbare reden is. Boek de journaalpost, zoals deze staat in kolom E via een “JS-journaalpost” in ERP met als omschrijving “salaris JJJJ-MM”.

Page 34 of 50

Last Updated on 26/03/2014


3.8. Inladen P&L in Hyperion 1. 2. 3. 4.

Open bestand BPZ131_TB_JJJJ-MM van de vorige maand en sla het, na het kopieren van kolom M naar kolom H (!plakken_speciaal_waarden) op in deze maand. Ga naar de download JDE en verwijder alle gegevens in de kolommen A-E (met uitzondering van de kop) Vraag via grootboekrapporten (grootboek – grootboekrapporten – integeriteitsrapporten) de niet geboekte batches op (negeer foutmelding) en boek de batches van BPZ-gebruikers ALLEMAAL door via verwerken journaalposten (let op dat batchtype op * staat of haal de regel bij de gegevensselectie weg) Maak via ERP een download van de proefbalans per bedrijf (grootboek – grootboek opvragingen – proefbalans per bedrijf) a. Bedrijf = 131 b. Hoofdrekening = 1* en selectie uitvinken c. t/m datum = EOM d. druk op zoeken en klik op eerste regel en vervolgens op CTRL+END (hierdoor gaat verwerking sneller), deze moet lopen van 1 t/m 9 e. export alle gegevens naar excel (op citrix) en zet in excel na de download de filter aan op alle gegevens. f. Kolom F selecteer je de N en verwijderd deze regels allemaal (staat geen saldo op) en zet filter weer uit. g. Verwijder kolom D (periode saldo) h. Exporteer de gegevens (m.u.v. de eerste regel) naar het locale excel-bestand (download JDE) via plakken_speciaal als tekst. i. Trek de formule in kolom F door tot de laatste regel. j. Tel kolom D op – deze moet per saldo nul zijn. k. In kolom F kunnen #N/B voorkomen. Dit zijn rekeningen welke niet de TB vermeldt zijn. l. Voeg de rekening tussen op TB via rij tussenvoegen. i. C = BS / PL / MIRROR ii. D t/m G kopieer je van de download als waarde. iii. H is altijd nul bij nieuwe rekeningen. iv. Gelijk de rest van de regel invullen. v. Let er bij P&L rekeningen op dat in de “upload Hyperion” de rekening ook wordt vermeldt in de formules vi. Op de download verdwijnt de melding #N/B en er zal een rekening verschijnen. m. Tabblad Lonen en Transport i. Vul in kolom C de waardes in van de betreffende rekeningen vanuit ERP (grootboekopvragingen – proefbalans per hoofdrekening). Vul het hoofdrekeningnummer in

Page 35 of 50

Last Updated on 26/03/2014


5. 6. 7. 8.

9.

10. 11. 12. 13.

(bijv. 962020) en je krijg alle saldo per subrekening in een overzicht per EOM en vul het saldo JTD in. n. In kolom I op tabblad TB de verwijzing naar download indien nodig aanpassen en formules dus over HEEL kolom I kopieëren. Dit omdat er in deze kolom in de vorige maand wellicht harde nullen zijn ingegeven (zie punt o). o. In kolom I eerst controleren of in de formule alle regels van het tabblad download JDE meegenomen worden. Zo niet, dan dit aanpassen voordat je cellen met #N/B verandert in nul. p. Rekening 604000 moet in kolom AR gespecificeerd worden. q. Eventuele correcties in kolom J & K verwijderen na controle of deze geboekt zijn (alleen de boekingen in kolom J moet daadwerkelijk zijn geboekt. In kolom K staan alleen de “reverse” boekingen). r. In kolom L de cellen 64 (IBC Valves) en 427 (Mirror Inventory) uitblanken en het verschil van de tussenrekening (zie cel L396) noteren (lichtoranje geacceerd). Dit doe je alleen wanneer het verschil in kolom M (TB for export Hyperion) klein is. s. Grijze velden worden automatisch gevuld. t. K398 (Salaris – Administration) t/m K403 (Pensioenkosten selling) formule aanpassen aan de maand (Dirwage Mirror) (groen geacceerd) u. In kolom P437 en verder de waardes overnemen in de gele cellen vanuit Hyperion. De omzet is nu bekend (YTD) (zie cel kolom S) en het bestand BPZ_sales_qty moet aansluiten met deze YTDomzet. Eventuele overlopende omzet moet dus zowel in de TB als in het bestand BPZ_sales_qty vermeldt worden. Aansluitende draaitabel selecteren en uitdraaien. Op tabblad “upload hyperion” de waardes YTD overnemen van de zojuist uitgedraaide draaitabel. Hierna moeten uit deze waardes de intercompany omzetten gehaald worden. Ga hiervoor nogmaals naar BPZ_sales_qty en selecteer op orders, die de letter I (=intercompany) bevatten . Dan krijg je de intercompanyverkopen te zien. Noteer de waardes per soort in de TB en haal deze van de “andere” omzet af. De totale omzet moet nog steeds aansluiten. Vul op het tabblad diversen de gevraagde waardes in. a. Werknemersaantallen in FTE b. Gegevens vanuit TPR c. Gemiddelde prijzen en volumes overnemen vanuit het draaitabel BPZ_sales_qty_ turnover. In het veld eronder (lichtblauw) worden de prijzen per productgroep automatisch berekend. Indien hier de melding #deel/0! komt te staan, dit veranderen in een harde nul. d. Intercompany EOM; dit zijn de afgestemde saldi e. Maand; hier niets in wijzigen f. Debiteurenspecificatie; draai hiervoor het debiteurenrapport – openstaande posten met vervaldatum samenvatting uit met de volgende gegevensselectie en waarde: *Gegevensselectie = OK *Tabblad Aging_ Aging 2 = datum EOM *Tabblad Date = datum EOM Vul de bedragen in van het laatste blad in de geel geacceerde cellen. Verander op het “upload-tabblad in rij 4 de data naar EOM. Op het tabblad “P&L” en “P&L – budget” kun je de ongecorrigeerde gegevens raadplegen. In overleg met Sam kun je eventueel correcties doorvoeren. Nadat correcties zijn doorgevoerd, kun je via het upload-blad de gegevens inlezen in Hyperion, waarin je de balans en nog enkele gegevens handmatig moet intoetsen. Controleer voordat je het bestand instuurt, via p2pZwolle_controle_contributiemarge, de contributiemarges per productgroep (in lijn?)

3.9. Actuals kopieëren in Forecast 1.

Wanneer de actuals van de verslagmaand voordat de forecast (maart/juni/september) ingestuurd wordt, bekend wordt moeten de volgende acties worden ondernomen: a.

e.

In hyperion in het category-veld de forecast selecteren (FCAST_1 / FCAST_2 / FCAST_3) en deze op periodiek zetten en de periodieke velden van de verslagmaand inkopieëren (set no data to zero en voer logic uit). De groupsrekeningen (longterm groupdebtors/-creditors, intercompanies e.d.) van de verslagmaand overnemen in de forecast. Afschrijvingsverschillen corrigeren op de balans. De balans moet dus dezelfde waardes bevatten als de P&L. Voordat je alles gaat veranderen, eerst de geconstateerde verschillen/waardes noteren. Grote afwijkingen op de balans constateren en eventueel aanpassen. Denk hierbij met name aan cash, voorraden, debiteuren en crediteuren. De gemaakte forecast inkopieëren in de forecast_month.

Page 36 of 50

Last Updated on 26/03/2014

b. c. d.


4. Aangifte omzetbelasting Maandelijks moet de omzetbelasting electronisch worden aangegeven. Binnen ERP bestaat de mogelijkheid hiervoor speciaal ontwikkelde formulier uit te draaien en te gebruiken. De formulieren kunnen op de volgende manier worden afgedrukt: • • • •

• •

• •

• • • • • •

Grootboek BTW-rapportage Rapport terugvorderbare BTW (R5574N110) Gegevensselectie en waarden: a. Gegevensselectie = akkoord b. Datum aangeven BOM t/m EOM (bijvoorbeeld 01-04-2006 t/m 30-04-2006). Aan het einde van het jaar doen we een jaaraangifte en trekken we de reeds doorgegeven bedragen in mindering op de aangifte. Hierdoor worden eventuele vergeten BTW boekingen alsnog meegenomen. c. Voor de rest is alles akkoord  aanbieden Rapport Te betalen BTW (R5574N110) Gegevensselectie en waarden: a. Gegevensselectie = akkoord b. Datum aangeven BOM t/m EOM (bijvoorbeeld 01-04-2006 t/m 30-04-2006). Aan het einde van het jaar doen we een jaaraangifte en trekken we de reeds doorgegeven bedragen in mindering op de aangifte. Hierdoor worden eventuele vergeten BTW boekingen alsnog meegenomen. c. Voor de rest is alles akkoord  aanbieden Open het excel bestand “Omzetbelasting 2006” van de vorige maand en sla het op in de huidige maand. Voor de invulling van de diverse velden ben je de betreffende rapporten nodig: a. Montly Vat Payable Report – Netherlands i. Vul in D6 het saldo van totaal kolom 1a1 ii. Vul in D19 het saldo van totaal kolom 3a iii. Vul in D20 het saldo van totaal koloma 3b iv. Etc. etc. b. Montly Vat recoverable Report – Netherlands i. Vul in D25 het saldo in van totaal kolom 4b1 De volgende velden vul je met saldo’s vanuit het grootboek a. I6: saldo kolom grootboek 131.451000 per periode (maand) b. I24: saldo cumulatief grootboek 131.451010.NL c. I25: saldo cumulatief grootboek 131.451012.NL d. D38: saldo cumulatief grootboek 131.411010.NL e. D39: saldo cumulatief grootboek 131.411015.NL Wanneer het totaal niet teveel (zie cel G48) afwijkt, kan het overzicht worden afgedrukt (2 maal; 1 voor betaling en 1 voor overzichtenmap). Ga naar de inlogpagina van de belastingdienst (https://mijn.belastingdienst.nl/Webdiensten/login/login.jsp) en klik op inloggen ondernemers. Toets bij gebruikersnaam in: NL0003272120 Toest bij wachtwoord in het wachtwoord van Ronald voor het ERP-systeem Klik op de betreffende aangifte welke je wilt invoeren en volg de gegevens op het scherm. Wanneer de aangifte is verzonden, bestaat de mogelijjkheid om de aangifte af te drukken en te bewaren. Druk de aangifte 2 maal af (voor betaling en voor archief) en bewaar het PDF-bestand in de betreffende “maandmap”.

Page 37 of 50

Last Updated on 26/03/2014


5. Overboeking netto lonen Maandelijks worden, met behulp van de advieslijst netto lonen van Marion, de lonen overgeboekt. Dit gaat als volgt: • • • • • • • • • •

Controleer allereerst de lijst op bedragen en eventuele veranderde bankrekeningnummers (info Marion) Open het bestand van de vorige salarisoverboekingen. Deze staat in G:\Boekhouding\Documenten\Betalingen\Verwerkte betalingen Het excel-bestand wat geopend wordt, bevat iedere medewerker. Sla het bestand opnieuw op met een nieuwe maandsaanduiding (ClieOp 03_Salarisssen_20YY-MM) Haal alle bedragen in kolom E weg. Selecteer kolom G en vervang de naam van de vorige maand door de nieuwe maand (bijvoorbeeld JUNI wordt JULI, NOVEMBER wordt DECEMBER etc.) Vul in kolom E de bedragen in. Let hierbij op spaarloon- en gewone bedragen. Na het invullen controleer je of het totaal van de kolom aansluit met de betaaladvieslijst vanuit de salarisadministratie. Let op: geen totaaltelling onderaan kolom E vermelden (=foutmelding!) Wanneer je dit alles gedaan hebt en alles is correct, sla je het bestand op en sluit het af. Open dan het bestand G:\Boekhouding\Documenten\Betalingen\Genereren CLIEOP03 uit Excelbestand, waarbij je de macro’s inschakeld. Je krijgt dan het volgende scherm te zien:

• • • • • • •

Via de knop achter het invoerbestand, selecteer je het bestand (ClieOp 03_Salarisssen_20YY-MM). Uitvoerd Directorie: G:\Boekhouding\Documenten\Betalingen Betaalddatum: DD-MM-JJJJ (datum waarop betalingen uitgevoerd moeten worden). Inzendersidentificatie: P2PZ Soort betaling: Zakelijke betalingen Soort betaling: Salarisbetaling Druk hierna op start – Het Clieop03 wordt aangemaakt en er wordt aangegeven hoeveel opdrachten zijn aangemaakt en ook hoe het bestand heet.

• •

Sluit dit venster door rechtsbovenin te sluiten en dan het pakket via de knop AFSLUITEN af te sluiten. Start het ING-bankpakket op en ga via Mijn Favorieten naar Telelink Offline.

• •

Klik op de Nederlandse vlag en vervolgens op of via bestand op importeren. Ga naar de directory, waar het ClieOp03 bestand is weggeschreven (G:\Boekhouding\Documenten\Betalingen). Als het goed is staat hier een *.txt bestand, waarbij in de naam de datum is verwerkt.

Page 38 of 50

Last Updated on 26/03/2014


• • • •

Selecteer het bestand en druk op volgende. Druk nogmaals op volgende: het bestand wordt geïmporteerd. Druk op volgende: je krijgt de ingelezen mutaties allemaal nog te zien. Eventueel kun je nu nog correcties doorvoeren door op de betreffende mutatie te dubbelklikken en de gegevens te wijzigen. Druk (na het invoeren van eventuele correcties) op EINDE. Je ziet vervolgens dat de betaling in voorbereiding staat.

Dubbelklik op de regel in voorbereiding en druk het overzicht af.

Sluit vervolgens alle venster tot je weer in het hoofdscherm van Telelink Offline komt.

Indien het bestand juist is, kun je het exporteren naar Isabel ING door op te klikken of via bestand – Exporteren naar Isabel. Je krijgt een specificatie te zien van de geëxporteerde betalingen. Zorg ervoor dat Globaal Debet staat aangevinkt. Hierdoor voorkom je namelijk dat alle betalingen afzonderlijk op het bankafschrift vermeldt staan. Klik op exporteren; het hoofscherm van Telelink Offline bevat na deze export geen gegevens meer. Sluit het Telelink Offline pakket.

• • • •

Eenmaal terug in ING naar Werkblad gaan en de regel met het rode envelopje selecteren en dan op klikken om het bestand te ondertekenen. Het envelopje wordt oranje/geel en de lijst kan naar Eilert ter parafering.

Page 39 of 50

Last Updated on 26/03/2014


• • •

Wanneer je de lijst terugkrijgt met de pas van Eilert het bestand nogmaals ondertekenen. Na deze ondertekening wordt het envelopje groen. Dan de pas van Delmte weer in de cardreader stoppen en vervolgens de regel selecteren en dan in outbox plaatsen en eventueel opnieuw aanloggen. Het bestand verdwijnt uit het werkblad en staat in de outbox ter verzending. Om het bestand daadwerkelijk te verzenden ga je weer naar de inbox en dan weer “Alle berichten en taken verzenden en ontvangen”.

Page 40 of 50

Last Updated on 26/03/2014


6. Bankpakketen 6.1. ING 6.1.1. Opstarten van het pakket Om het pakket te kunnen opstarten zorg je dat de ING-pas in de smartcard-reader zit. Vervolgens start je het programma “Isabel 5.0” op. Geef vervolgens het wachtwoord in van de betreffende pas (zie wachtwoordenlijst) en het pakket start op.

6.1.2. Ophalen en afdrukken van rekeningafschriften Om afschriften op te kunnen halen, moet eerst alle berichten en taken worden verzonden en ontvangen. Dit doe je door op het icoon te klikken. De computer maakt contact met de bank en haalt (eventueel) nieuwe informatie op. Verbinding daarna weer verbreken. Bij berichten verwerken het venster sluiten. Hierna klik je op het Rekeninginfo-icoon en klik vervolgens op het printer-icoon links in de bovenhoek (n.b. op dit scherm staan de laatste mutaties (rechts) en het actuele saldo (links)) Je kunt nu diverse rapporten selecteren. Kies voor het rapport “ING pack2pack Zwolle”.

Page 41 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Het is verstandig eerst een afdrukvoorbeeld op te vragen en het rapport hierna af te drukken door op het printer-icoon te klikken. Het rekeningafschrift wordt afgedrukt. Het rekeningoverzicht bevat informatie van “gisteren”. Indien je de getoonde informatie wilt aanpassen, dan kun je dit opvragen via - derde knop – inhoud. Hier kan bijvoorbeeld de selectiedatum worden aangepast (via periode – specifiek), wanneer je bijvoorbeeld een aantal dagen geen afschiften hebt opgehaald. Je kunt hierna het pakket weer gewoon afsluiten.

6.1.3. Betalingen aanmaken (Binnenland) Om handmatig een betaling te kunnen doen, dien je via het hoofdscherm van Isabel te gaan naar favorieten en dan vervolgens Telelink Off-line op te starten. o o

Klik op en vervolgens op (nieuw) Het pakket gaat nu een bestand aanmaken met NLXXXXXX  klik op Opslaan. Het volgende scherm wordt getoond:

Vul de betreffende velden in: o Memodatum: dit is de datum van verwerking. Indien je deze blanco laat, zal de betaling direct worden verwerkt. o Bedrag: het bedrag dat wordt overgemaakt o Rekening opdrachtgever: standaard PACK2PACK ZWOLLE BV o Rekening begunstigde: bankrekeningnummer van de begunstigde o Naam begunstigde: alleen naam van de begunstigde

Page 42 of 50

Last Updated on 26/03/2014


o o o

Betalingskenmerk (indien ‘acceptgiro’): vul hier eventueel het nummer/kenmerk in van de acceptgiro (16cijferig) (nb: laat het mededelingsveld in dit geval leeg!) Mededeling: vul hier een betalingskenmerk in, bijvoorbeeld factuurnummer o.i.d. (nb: laat het Betalingskenmerk (indien ‘acceptgiro’)-veld leeg!) Transactietype: standaard “gewone overschrijving”.

Klik nu op de knop opslaan en/of sluiten en klik vervolgens op afdrukken en vervolgens nogmaals op afdrukken (zie scherm)

o o

Het pakket geeft een afdrukvoorbeeld. Druk deze af. Sluit alle schermen tot je weer terugkomt in het hoofdscherm van Telelink Off-line

o

Druk op

(exporteren naar Isabel). Het volgende scherm wordt getoond.

o Zorg dat de opties “Detail verbergen” en “Globaal debet” NIET zijn aangevinkt en klik op Exporteren. o Het pakket maakt connectie met het Isabel pakket en exporteerd de betaling naar het ING pakket. Sluit Telelink Off-line.

o

Klik op werkblad

en daar zie je de betaling staan met een rode envelop. Dit betekend dat de

betreffende betaling door 2 handtekening moet worden geautoriseerd. Klik op het wachtwoord in in het volgende veld:

Page 43 of 50

(ondertekenen) en toets

Last Updated on 26/03/2014


o o

Klik nogmaals op (ondertekenen) en kies de andere gebruiker ď&#x192;&#x153; zorg dat de pas in de reader gewisseld wordt en toets het wachtwoord in. De envelop wordt groen en kan worden verzonden. Doe vervolgens de pas van de eerste gebruiker (Delmte Ronald) er weer in en druk op het knopje in outbox plaatsen en vervolgens op

Page 44 of 50

. De opdracht wordt verzonden en verwerkt.

Last Updated on 26/03/2014


7. CBS _ Intracommunautaire leveringen Maandelijks worden gegevens verzonden met betrekking tot de internationale handel. In excel wordt een overzicht bijgehouden van de leveringen (=facturen) die wij ontvangen van buitenlandse leveranciers en de verkopen aan buitenlandse klanten. (Boekhouding\Documenten\CBS_Maandstatistieken\Intracommunautaire Verwervingen 2008). In dit documenten zijn een aantal vaste gegevens die absoluut ingegeven moeten worden, deze zijn blauw. De overige gegevens zijn ook belangrijk, maar deze wisselen per leverancier. Bedragen c.q. gewichten afronden naar beneden op heel getal. Let op: bij statistieknummer 39233090 (binnenblazen) moet je de aantallen invullen in plaats van het gewicht! In het CBS-programma veranderen de velden automatisch. De inkopen die zijn gedaan worden ingevuld nadat de facturen zijn herverdeeld. Over het algemeen heeft Ronald dit dus al gedaan. De verkopen worden uit het systeem gehaald. Ga hiervoor naar Beheer Verkooporders. Maak een format gelijk aan onderstaande zodat je alle gegevens die nodig zijn naast elkaar heb. Geef bij ordertype (bovenaan) een * en ga vervolgens naar “aanvullende selecties”. Bij statusbereik vanaf 520 t/m *; Datumbereik vanaf 01-01-08 t/m 31-01-08 (dus betreffende maand). Verder geef je aan dat het moet zoeken op “factuur”. Wanneer je nu op “zoeken” drukt krijg je alle ordertypes van betreffende maand. Om verder te filteren kun je op de format regel nog aan geven bij Or.-typ “!SR” (= niet SR) en bij laatste status “!999” (= niet 999). Vervolgens exporteer je alle regels van de kolomen “Verkocht aan” t/m “Tweede artikelnummer” naar excel. Nu voeg je een kolom toe tussen “GB-datum” en Verkocht aan naam”. Nadat je dit gedaan hebt kopieer je alles (vanaf regel 2) naar het interne excelbestand op tabblad “Verkoop Download” (ga hier op 2e regel staan!). Nu moeten alleen nog de buitenlandse klanten er uitgefilterd worden. Dit doe je door bijv. een “x” te zetten in de toegevoegde kolom. Wanneer je dit gedaan hebt kun je filteren op “lege cellen” en vervolgens kun je alle regels die je overhoudt verwijderen. Filter weer uitzetten en je houdt de leveringen aan het buitenland over. Nogmaals filteren in kolom “Or.-type” en dan alle regels “SF-orders” verwijderen. Dit overzicht uitdraaien en dan weer in betreffende maand invoer (je kunt ook gegevens knippen&plakken). Overigens hoeven niet alle “verkopen” ingevoerd te worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld transportkosten en uitsorteringen. Ook de levering van het shreddermateriaal aan Wing Wah valt hier niet onder (niet EU!).

Nadat alles is ingevuld, kun je de gegevens invoer in het CBS-programma (CBS-IRIS 2008). Ga naar Date entry en kies voor CBS-opgaven. Je komt dan in het volgende scherm:

Page 45 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Bij sommige velden kun je via een “Hulptoets” info opvragen over wat je moet invullen. Het veld “Admin. Nummer” is niet verplicht. Wanneer je alle gegevens van betreffende maand hebt ingevuld verlaat je dit scherm weer. Je kunt de ingevoerde gegevens nog controleren. Je gaat dan naar Afdrukken/CBS>CBS Opgaven. Je geeft betreffende maand in en je klikt op OK. Je krijgt dan een overzicht waarin je de totalen kunt controleren met wat in Excel staat. Is alles correct, dan klik je op OK en verlaat hiermee dit scherm. Mocht je toch fouten constateren, dan ga je weer naar het invoer veld en zoekt betreffende blad op; wijziging doorvoeren en weer opslaan. Is alles correct, dan kun je de gegevens versturen. Je gaat dan naar Verzenden/CBS-opgaven>E-mail. Geef het wachtwoord in (navragen bij Ronald) en kies voor niet eerder verstuurd. Geef daarna de te verzenden periode in en klik op OK. Vervolgens krijg je nog een aantal schermen waar je door moet, maar die spreken voor zich. Je krijgt via de mail nog een ontvangstbevestiging.

Page 46 of 50

Last Updated on 26/03/2014


8. Daily Sales Reporting Daily Sales Reporting 1. 2. 3. 4. 5.

Beheer Verkooporders Rapportage Weekly Sales – CSV (R5542111K) Rechter muisknop Gegevensselectie

6.

Regel toevoegen en “rapportagedatum” aanpassen

7. Naar printjobs gaan en en CSV weergeven. Excel wordt opgestart. 8. Kolom A selecteren en vervolgens naar Data – Text to Columns 9. Next en vervolgens comma selecteren

Page 47 of 50

Last Updated on 26/03/2014


10. Finish 11. Bestand in map G:\Boekhouding\Documenten\Documenten tbv debiteurenadm\2012 Sales volumes weekly reporting 20121004_D opstarten 12. Regels 2 en verder selecteren en kopiëren. 13. Op tabblad “download” onder de laatste gegevens in kolom A gaan staan. 14. Vanuit ERP de regels 2 en verder kopiëren en plakken 15. Kolommen T t/m AK doortrekken tot laatste gegevens. 16. Naar draaitabel gaan in Summary CCD (daily) en gegevens verversen 17. Aantallen van de dag komen er bij te staan. Bewaar het bestand. 18. Ga naar website: http://10.110.28.80:13670/SitePages/Home.aspx en log in.

Bijvoorbeeld greif\delmter en wachtwoord delmte1 19. Ga naar Plant level Daily Volumes 20. Druk op List Tools | Items | New item

Page 48 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Je

krijg

thet

volgende

scherm

te

zien

21. Geef de volume shipped in volgens de draaitabel 22. Geef de datum in via de kalenderknop 23. Geef “Plant Product from Month” in via 24. Bewaar deze gegevens via de “save”knop 25. Sluit de vensters af. EINDE

Page 49 of 50

Last Updated on 26/03/2014


Page 50 of 50

Last Updated on 26/03/2014

Administratieve handleidingen  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you