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COMPAÑÍA DE GALLETAS POZUELO DCR, S.A.

ESTANDARIZACION DE ACCIONES DISCIPLINARIAS

OCTUBRE 2012


Contenido Herramientas para sanciones disciplinarias ....................................................................................2

A. 1.

Registro de Relaciones Laborales ............................................................................................2

2.

Amonestación por escrito...........................................................................................................2

3.

Suspensión .....................................................................................................................................3

4.

Despido ............................................................................................................................................4 Criterios para la aplicación de sanciones disciplinarias ................................................................5

B. 1.

Llegadas Tardías ...........................................................................................................................5

2.

Ausencias ........................................................................................................................................6

3.

Abandono del puesto de trabajo ...............................................................................................7

4.

Incumplimiento de cualquier tipo de norma debidamente comunicada. .......................8 Procedimiento en caso de finalización de contrato ....................................................................9

C. 1-

Renuncia: ........................................................................................................................................9

2-

Despido por abandono de trabajo: ...........................................................................................9

3-

Despido durante el período de prueba: ...................................................................................9

4-

Término de contrato temporal o contrato de plazo fijo: ...................................................10

5-

Pensión por vejez:.......................................................................................................................10

6-

Traslado entre compañías: .......................................................................................................10

D.

En caso de giras ............................................................................................................................13

E.

Pruebas procesales...........................................................................................................................14

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A. Herramientas para sanciones disciplinarias

1. Registro de Relaciones Laborales Es el primer escalón en temas disciplinarios, en faltas leves. Se utiliza para corregir situaciones leves relacionadas con problemas de actitud, comportamiento, incumplimiento de normas, procedimientos y políticas de la compañía cuando la persona lo realiza por primera vez. Se realiza una reunión con el colaborador en un lugar privado, se le llama la atención en forma constructiva, dándole consejo, haciéndole ver el error o falta y motivándolo a un cambio de actitud o comportamiento y generando un precedente. El jefe completa el formulario llamado Registro de Relaciones Laborales que se encuentra cargado en la infonet, establece acuerdos y compromisos con el colaborador, ambos la firman y se entrega a Gestión Humana una copia para que quede en el expediente.

2. Amonestación por escrito

Aplica para aquellos casos en los que se den situaciones leves en los ya se completó un registro de relaciones laborales y la persona reincide en la situación, por ejemplo: tardías, incumplimientos de instrucciones, normas y políticas generales de la empresa y otras específicas tales como BPM, Salud y Seguridad Ocupacional, Código de Buen Gobierno, Código de Trabajo, entre otras, que no sean faltas graves. También aplica en los casos contemplados como faltas graves, en el artículo 72 del Código de Trabajo que contiene las prohibiciones de los trabajadores tales como: 1. Abandonar el trabajo en horas de labor sin causa justificada o sin licencia del patrono; 2. Hacer durante el trabajo propaganda político- electoral o contrario a las instituciones democráticas del país, o ejecutar cualquier acto que signifique coacción de la libertad religiosa que establece la Constitución en vigor; 3. Trabajar en estado de embriaguez o bajo cualquier otra condición análoga; 4. Usar los útiles y herramientas suministrados por el patrono, para objeto distinto de aquél a que están normalmente destinados, y 5. Portar armas de cualquier clase durante las horas de labor,

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En los seis puntos anteriores aplica la sanción escrita por una vez y en caso de reincidencia, lo que procede es el despido sin responsabilidad patronal.

Cada coordinador debe enviar correo al Jefe de Gestión Humana solicitando la amonestación, se debe anotar en el correo el número de carné y nombre de la persona a amonestar y detallar el incidente, anotando fechas, horas, descripción de la situación, testigos, consecuencias, valor asociado (si aplica), entre otros.

De acuerdo con el articulo 81 literal h) en los casos que el trabajador se niegue de manera manifiesta y reiterada a adoptar las medidas preventivas o a seguir los procedimientos indicados para evitar accidentes o enfermedades; o cuando el trabajador se niegue en igual forma a acatar en perjuicio del patrono las normas que éste o su representante en la dirección de los trabajos le indique con claridad para obtener la mayor eficacia y rendimiento en las labores que se están ejecutando.

La sanción en estos casos es: la primera vez un llamado de atención escrito elaborado por Gestión Humana, el cual indicará en la acción que la próxima vez dará despido sin responsabilidad patronal por tratarse de una falta grave con base en este articulo.

3. Suspensión

Aplica suspensión en caso de faltas leves cuando la persona reincide por tercera vez en la misma falta y se ha llenado el registro de relaciones laborales y la amonestación por escrito, en un término de tres meses consecutivos.

En el caso de las faltas graves, que amerite despido sin responsabilidad patronal, se puede aplicar la suspensión como medida sustitutiva al despido por una sola vez y por voluntad de la empresa no se procede con el despido.

La suspensión puede ser de uno (1) a máximo ocho (8) días, según la gravedad del caso. Se recomienda que los días de suspensión no sean consecutivos a los días de descanso. Ejemplo: Si son tres días, podrían ser martes, miércoles y jueves.

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Cada coordinador debe enviar un correo al Jefe de Gestión Humana solicitando la suspensión, se debe anotar en el correo el número de carné y nombre de la persona y detallar el incidente, anotando fechas, horas, descripción de la situación, testigos u otras pruebas, consecuencias, valor asociado (si aplica), número de días a suspender y la fecha de inicio y término de la misma.

4. Despido

Existen dos tipos de despidos:

1. Despido con responsabilidad Patronal: Aplica en aquellos casos en que la compañía decide finalizar el contrato de trabajo con el colaborador sin argumentar causa alguna según artículo 85 inciso D del Código de Trabajo o por terminación de la causa que dio origen al contrato de trabajo.

2. Despido sin responsabilidad Patronal: Se aplica para faltas graves según lo que establece el artículo 81 de Código de Trabajo o en caso de pérdida objetiva de la confianza, según los artículos 81 literal l) y artículo 19 del Código de Trabajo. (en este último caso, por perdida objetiva de la confianza, la empresa puede tomar la decisión de pagar la liquidación como si fuera con responsabilidad patronal.)

También como consecuencia del seguimiento de una falta leve, que no corrigió el comportamiento el colaborador en el término de tres meses, habiéndole hecho el llamado de atención verbal, el escrito,

y la suspensión, finalmente la persona llegó al despido sin

responsabilidad patronal.

En esos casos, cada coordinador debe enviar un correo al Jefe de Gestión Humana solicitando el despido. Se debe anotar en el correo el número de carné, nombre de la persona a despedir y detallar el incidente o el motivo, anotando fechas, horas, descripción de la situación, testigos, u otras pruebas, consecuencias, valor asociado (si aplica), etc. También se debe anotar la fecha en la cual se aplicará dicha medida.

Los despidos sin responsabilidad patronal pueden ser solicitados por Jefes, Gerentes, Directores y Gerente General y según la complejidad del caso será consultado el abogado de la empresa. 4


Los despidos con responsabilidad patronal deben contar con el visto bueno del Director del Área o del Gerente General.

Hay casos específicos en que el despido debe ser consultado y aprobado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, tales como casos mujeres embarazadas, mujeres en período de lactancia. Dicha consulta y aprobación será solicitada al Ministerio de Trabajo directamente por el Jefe de Gestión Humana, según información enviada por el Coordinador/Jefe del área. Nota: para cualquiera de los tipos de acciones disciplinarias señaladas anteriormente, el patrono cuenta con un lapso de un mes a partir de momento en que se cometió la falta o desde el conocimiento de la falta para sancionarla. Cuando se requiera amonestación previa

para proceder al despido sin responsabilidad

patronal, a la amonestación deberá dársele seguimiento, para determinar el lapso de tres meses contados a partir de la misma, el colaborador ha reincidido. Otras formas de terminación del contrato laboral: Por pensión de vejes o pensión de invalidez, por renuncia, por perdida objetiva de la confianza, por mutuo acuerdo y por mera liberalidad de las partes

B. Criterios para la aplicación de sanciones disciplinarias

1. Llegadas Tardías Descripción: Una llegada tardía se presenta cuando el colaborador marca después de la hora de entrada estipulada en la acción de personal y el turno asignado. Las llegadas tardías se contabilizan por mes calendario, ejemplo: del 1 al 31 de marzo.

El coordinador debe esperar al cierre de

mes por si se presenta alguna tardía adicional que deba sancionarse. La empresa cuenta con un mes calendario después del cierre de mes para aplicar la sanción respectiva. Las tardías se manejan como falta leves. Se procede con la primera amonestación a partir de 4 tardías en mes calendario. 5


Sanción: Se debe seguir el proceso para faltas leves: Registro de relaciones laborales, amonestación escrita, suspensión o despido

2. Ausencias Descripción: Cuando por algún motivo un colaborador no puede asistir a laborar, tiene la obligación de: 1- Informarle al patrono antes de la primera hora de la jornada laboral. Puede hacerlo por diferentes medios, incluso por medio de un compañero, siempre y cuando avise directamente al jefe inmediato.

2- Ausencias por incapacidades no reportadas a tiempo: Si la incapacidad es de un día y no fue reportada en el mismo día, se le amonestará verbalmente. Si la incapacidad es de mas días, es su deber avisar dentro de los dos primeros días de incapacidad, si no avisa la empresa puede considerar que se trata de una ausencia injustificada y darse la terminación del contrato sin responsabilidad patronal, aunque posteriormente presente la incapacidad. La persona para evitar sanción disciplinaria, deberá demostrar que existió una razón que justifica su imposibilidad de dar aviso oportuno.

3- Se justifican las ausencias por caso fortuito, fuerza mayor, calamidad domestica, detención policial, incapacidad de la CCSS o INS, entre otras a consideración de la empresa, las cuales deben ser respaldadas con el documento correspondiente.

4- La empresa justifica las ausencias por citas médicas hasta un máximo de 2 horas, para tal efecto debe presentar un comprobante donde se indique la hora de llegada y salida de la institución. Si las horas de ausencia no concuerdan con las horas del comprobante mas el tiempo promedio que le pudo tomarle el traslado a la empresa no se justificara la misma. 5- La empresa se reserva el derecho de comprobar la valides de incapacidades, comprobantes de asistencia a la clínica y cualquier otro documento oficial que presente el trabajador para justificar su ausencia. 6


6- Cuando el colaborador no puede presentarse al lugar de trabajo y no justifica su ausencia esto se convierte en una ausencia injustificada.

Sanción: Tal y como establece el artículo 81 literal G del Código de Trabajo, se podrá aplicar despido sin responsabilidad patronal cuando el colaborador se ausente injustificadamente y sin permiso del patrono durante dos días consecutivos (por ejemplo, los días 15 y 16 del mes) o el ultimo día del mes y el primer día del mes siguiente, más de dos días alternos en el mismo mes calendario (por ejemplo los días 2, 24 y 28 del mes).

3. Abandono del puesto de trabajo Descripción: Es cuando el colaborador se encuentra dentro de las instalaciones de la compañía y abandona su puesto de trabajo sin autorización del jefe inmediato o deja de hacer la labor encomendada injustificadamente. Tiempos aprobados por la empresa para el personal de planta de acuerdo con la programación del jefe: 1- Tiempos de café: 15 minutos 2- Tiempo de almuerzo 30 minutos 3- Tiempo para ir al baño en caso necesario: 10 minutos máximos. Tiempos aprobados por la empresa para el personal de Administrativo: 1- Tiempo de almuerzo 1.5 horas 2- Tiempo de café: 15 minutos en la mañana y tarde. Sanción: En este caso se aplica una amonestación escrita y en caso de reincidencia en los tres meses siguientes a haber cometido la falta, aplica el despido sin responsabilidad patronal según lo establece el artículo 72, literal A) del Código de Trabajo, las cuales se sancionan considerando el artículo 81, literal i) que indica: “cuando el trabajador, después de que el patrono lo aperciba 7


por una vez e incurra en las causales previstas por los incisos a), b), c), d) y e) del artículo 72. En casos especiales la empresa de acuerdo con la gravedad del hecho, puede considerar que el abandono del puesto, así sea por primera vez, da despido sin responsabilidad patronal.

4. Incumplimiento de cualquier tipo de norma debidamente comunicada.

Descripción: Cuando el colaborador incumple cualquier tipo de norma establecida por compañía que se haya comunicado por medio de carteleras, correo electrónico, Infonet, circulares de la empresa, guía de grupo primario, formaciones especiales y cualquier otro medio de comunicación que decida utilizar la empresa. Dentro de estas normas se incluye el Reglamento Técnico en Salud Ocupacional que está aprobado por la Compañía desde setiembre del año 2008. En dicho reglamento se hace referencia a todos los aspectos preventivos que se deben tener en cuenta desde el punto de vista de Salud Ocupacional antes de iniciar cualquier trabajo en la empresa por parte de los colaboradores. Así mismo se establece el proceso disciplinario en su artículo 95.

Sanción: Se debe seguir el proceso para faltas leves: Registro de relaciones laborales, amonestación escrita, suspensión o despido, excepto en los casos que se indican medidas preventivas para la protección del personal o del lugar de trabajo lo cual se manejara como falta grave según articulo 81, literal L y 71 literal H, del Código de Trabajo. En el caso de incumplimiento de normas de buenas prácticas de manufactura, se procede con la amonestación escrita la primera vez y en caso de reiteración en la falta se evalúa si se aplica una amonestación escrita por segunda vez, la suspensión o despido sin responsabilidad patronal.

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C.

Procedimiento en caso de finalización de contrato

De acuerdo al tipo de desvinculación laboral el procedimiento es diferente, por lo que a continuación se detalla el mismo. 1- Renuncia: El proceso inicia cuando el colaborador decide finalizar su relación laboral con la compañía y elabora una carta donde indica las razones de salida, el último día laborado y el si dará el preaviso. El jefe debe firmar su recibido. Posteriormente el jefe inmediato debe hacer llegar la carta a la mayor brevedad posible a Gestión Humana para el trámite de la acción de personal de renuncia, acción que llevará adjunto el Check list de salida de personal. Durante el preaviso, el colaborador tendrá derecho a disfrutar de un día de permiso con goce de salario por cada semana.

El último día laborado por el colaborador el jefe inmediato le solicita la entrega del carnet de identificación y de los activos a cargo.

2- Despido por abandono de trabajo: El jefe inmediato coordina con el Departamento de Gestión Humana la elaboración de la acción de despido, en la cual debe describirse detalladamente los hechos que originaron el despido y la fecha de cese del colaborador. Si la persona deja de venir a trabajar sin dar aviso, entenderemos que se trata de una “ renuncia implícita”. Se hace la acción de personal de terminación de contrato por este concepto y se hace la liquidación común y corriente, la cual si no reclama, se archiva. 3- Despido durante el período de prueba: Si un colaborador en los primeros 3 meses de laborar presenta bajo desempeño, problemas de actitud, ausencias repetidas, tardías u otras faltas, el jefe puede solicitar acción de personal de Despido durante el período de prueba, el cual equivale a un despido sin responsabilidad patronal. Para respaldar esta decisión, el jefe debe completar el formulario “Evaluación período 9


de prueba” con al menos 15 días de anticipación al cumplimiento de los 3 meses y solicitar a Gestión Humana la acción de personal correspondiente. La acción de despido debe entregarse al colaborador como máximo un día antes de cumplir los tres meses. 4- Término de contrato temporal o contrato de plazo fijo: Cuando el colaborador tiene un contrato por tiempo definido o de plazo fijo, se debe indicar claramente en la acción de contratación la labor que va a desempeñar, el tiempo durante el cual va a realizar dicha labor, fecha de inicio y término del contrato. Una semana antes de finalizar el contrato, el jefe debe solicitar a Gestión Humana la acción de finalización del contrato, que entregará al colaborador el último día de trabajo. Debe darse por terminado en el plazo que se ha indicado, evitando renovación.

5- Pensión por vejez: El colaborador debe realizar ante la CCSS el trámite correspondiente para su retiro, una vez aprobado el trámite de pensión por el ente asegurador, el colaborador informa a su jefe inmediato el último día a laborar, respaldándolo con el documento oficial correspondiente. El jefe inmediato comunica por medio de un correo a Nómina la fecha de salida del colaborador para elaborar la acción de personal. El colaborador debe presentar a Gestión Humana, el documento original entregado por la CCSS donde se aprueba su retiro y un documento escrito donde indique el último día laborado, para proceder con el cálculo de la liquidación definitiva. 6- Traslado entre compañías: Proceso que se realiza cuando las necesidades de una de las compañías del Grupo requieren el traslado de un colaborador. Si el traslado es definitivo se evalúa si se realiza sustitución patronal donde la Compañía que recibe al colaborador le conserva todas las condiciones salariales y laborales, además de todas las prestaciones legales y antigüedad en el traslado o se realiza el proceso de liquidación definitiva de prestaciones legales.

En todos los casos de desvinculación, una vez que el jefe entrega al colaborador la acción de personal debe solicitarle el carné de identificación, así como la entrega de su puesto de trabajo y de los activos a cargo (computadora, radio o teléfono portátil, celular, llaves, candados, herramientas, stickers del parqueo, entre otros) y lo deja registrado en el check list de salida de

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personal, el cual debe quedar firmado por ambos. Los documentos deben ser entregados debidamente firmados a la mayor brevedad a Gestión Humana para su trámite respectivo. En caso de devolución de activos, se recomienda que Auditoria acompañe en el proceso y confeccione un documento que haga constar la devolución de cada uno de los activos. En todo momento el ex - colaborador debe estar acompañado por el jefe inmediato quien lo llevará al locker o lugares requeridos para retirar las pertenencias y salir de la compañía. El jefe debe solicitar el acompañamiento de seguridad al locker para proceder con el cierre del mismo. Sólo en casos de alto riesgo para la seguridad del jefe, del personal o de activos de la empresa se debe solicitar acompañamiento al personal de Seguridad para que custodien al colaborador hasta que abandone la compañía, esta solicitud se debe hacer con anticipación al Coordinador de Seguridad. Una vez que se realiza el despido, el jefe debe enviar un correo comunicando la salida del colaborador a las siguientes áreas:

Caso Reportar salida y sticker de vehículo Bloquear

accesos

Área

Nombre

Seguridad

Rossy Muñoz

a Tecnología

computadoras

Eliminar seguro de vehículo

de

Información Servicios Administrativos

Correo Electrónico rmunoz@pozuelo.cr seguridad@pozuelo.cr

Andrés Jiménez

ajjimenez@pozuelo.cr

Lilliana Ramírez

lramirez@pozuelo.cr

Comunicar salida de puestos de Jefaturas, Gerencias o Comunicaciones Elizabeth Miranda

epmiranda@pozuelo.cr

Direcciones

En caso de que el colaborador entregue la carta de renuncia y la fecha de salida sea el mismo día, el jefe deberá coordinar con Reclutamiento y Selección la aplicación inmediata de la entrevista de salida. Si el colaborador va a dar el preaviso, Reclutamiento y Selección coordina con él la fecha de entrevista. (Este es un requisito indispensable para entrega de liquidación). 11


En caso de que la entrevista no se pueda realizar el último día laborado, se llevará a cabo el día de retiro de liquidación.

Herramientas de trabajo: Cada vez que se haga entrega de herramientas de trabajo (cajas de herramientas, herramientas de calibración, laptop, handheld, teléfono móvil, etc.) a los colaboradores, el jefe inmediato debe entregar un documento donde se detalle por escrito los implementos recibidos, el estado y costo de los mismos. Este documento debe quedar firmado por ambas partes. Se debe indicar además, que en caso de extravío o de daño diferente al deterioro normal, el colaborador deberá restituir al patrono o autorizar el rebajo del costo por medio de nómina, teniendo en cuenta la depreciación.

Colaboradores bajo los efectos del alcohol u otras drogas: Si se presenta un caso de estos se envía al colaborador a la Unidad de Salud, por solicitud del jefe se le indica que debe aplicarse la prueba doping, el cual es de forma voluntaria. o

Si el colaborador se niega a aplicarse la prueba del doping y la de estado de embriaguez o el estado de drogadicción es evidente, según los signos externos (ojos rojos, forma de caminar, olor, tono de piel, forma de hablar, etc.) amparándose con dos testigos, se procede al despido o a la sanción que proceda. Lo mismo se hará en caso de resultar positiva el resultado se procede con las medidas respectivas según sea el caso.

o

Si se trata de una persona con la enfermedad del alcoholismo o la drogadicción y se encuentra comprobado medicamente, el patrono debe recomendar que se someta a rehabilitación. Si el colaborador reincide en esta conducta, se puede tomar la decisión de aplicar el despido sin responsabilidad patronal.

Compromiso de ética y moral: Todo colaborador que ingrese a laborar a Compañía de Galletas Pozuelo DCR, S.A debe firmar el documento llamado compromiso de ética y moral, el cual debe quedar archivado en el expediente del colaborador. Código de buen gobierno: Igualmente forma parte del contrato de trabajo de todos los colaboradores de la empresa el código de buen gobierno, con el fin de evitar conflictos de intereses y en el documento de ética y moral se da fe que conoce el mismo y los efectos de infringirlo, la información la recibe desde el seminario de orientación al ingresar y tiene acceso a consulta permanente en la intranet de la empresa. 12


D. En caso de giras

EL personal que deba desplazarse a otras ciudades, provincias o países, para la realización de funciones propias a su cargo, debe tener en cuenta las siguientes órdenes: 1-Cumplir con su horario de trabajo. 2-Evitar poner en riesgo los bienes que le fueron asignados para el cumplimiento del trabajo. 3-A las habitaciones que la empresa ha contratado para pernoctar, no puede ingresar personal ajeno a la empresa. 4- Solo se compartirá la habitación con personas del mismo género y

personal del mismo

rangos. 5-No realizar actos contrarios a la moral o a las buenas costumbres, que atenten contra el buen nombre de la empresa y la seguridad personal del colaborador. 6-Los vehículos de la empresa, únicamente podrán ser utilizados por el personal autorizado para esa actividad, por lo que no pueden ser utilizados por personal no autorizado, o personas ajenas a la empresa. 7-Cuidar y utilizar adecuadamente los vehículos y bienes de la empresa. 8-Dejar los vehículos en parqueos seguros. 9-Los vehículos no pueden ser utilizados para asuntos particulares. 10-Los viáticos deben liquidarse y justificarse con facturas, al terminar cada gira y ser utilizados para lo que fueron asignados. 11-No se debe consumir licor en horas de trabajo, ni presentarse en estado etílico o drogadicción, y mucho menos cuando se está conduciendo un vehículo de la empresa. 12-Cumplir las funciones de la mejor manera, dejando en alto el buen nombre de la organización. 13- Portar el uniforme de la empresa, manteniendo el buen nombre de la organización.

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E. Pruebas procesales Todo acto que queremos sancionar, debe estar probado, de tal manera que no quepa duda alguna sobre el mismo. Razón por la cual es importante aprender a confeccionar y recaudar las pruebas, para efectos procesales, de tal manera que no generen duda alguna, sin tachones, enmendaduras, espacios vacios, son validas las testimoniales, documentales y magnetofónicas como videos, toda vez que no generen duda alguna. Es obligación de todos los colaboradores que representan al patrono por sus funciones o por tener personal a cargo, cumplir y hacer cumplir estas normas, crear, controlar y diseñar todos los medios y controles que sean necesarios para su ejecución y cumplimiento y consecución de pruebas. San José, Octubre de 2012.

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Manual Disciplinario Pozuelo