Page 1

PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN SEKOLAH-SEKOLAH WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

PEJABAT PELAJARAN WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

PK 13 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 1 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

1.

OBJEKTIF Prosedur ini diwujudkan bertujuan : 1. Menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan mengikut kaedah yang ditetapkan. 2. Mengendalikan rekod kualiti dengan baik, mudah dibaca, dikenal dan diperolehi semula. 3. Mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti.

2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh PPWPP dan semua sekolah dalam program Pengurusan Kualiti berasaskan MS ISO 9001:2008 bermula dari proses penyediaan hingga pelupusan Dokumen dan Rekod Kualiti berkenaan. Pengurusan Rekod Kualiti merangkumi proses mengenal pasti, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan pelupusan rekod-rekod kualiti berikut : 2.1 Kawalan Dokumen (Seksyen 4.2.3) 2.2 Pengurusan Rekod Kualiti (Seksyen 4.2.4) 2.3 Kajian Semula Pengurusan (Seksyen 5.6.3) 2.4 Latihan Staf (Seksyen 6.2.2) 2.5 Prosedur Kualiti Proses (Seksyen 7.1) 2.6 Aduan Pelanggan (Seksyen 7.2.3) 2.7 Pengurusan Perolehan dan Pembelian (Seksyen 7.4.1) 2.8 Penilaian Pembekal (Seksyen 7.4.1) 2.9 Identifikasi dan Kemudahkesanan (Seksyen 7.5.3) 2.10 Hasil Audit Dalaman (Seksyen 8.2.2) 2.11 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur (Seksyen 8.3) 2.12 Penyediaan Jadual Waktu 2.13 Pelaksanaan P & P 2.14 Pencerapan P & P 2.15 Pengurusan Bimbingan & Kaunseling 2.16 Pengendalian Peperiksaan 2.17 Pengurusan Penggunaan Pusat Sumber 2.18 Tindakan Pembetulan (Seksyen 8.5.2) 2.19 Tindakan Pencegahan (Seksyen 8.5.3) 3. RUJUKAN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen Sokongan Arahan Perbendaharaan Arahan Perkhidmatan Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-agensi Kerajaan

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 2 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

4. DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPKS) 4.1 Dokumen Kualiti Dokumen yang menjadi rujukan semasa melaksanakan aktiviti, didokumenkan dalam sistem pengurusan kualiti. Dokumen itu adalah : a. Dokumen dalaman yang terdiri daripada: i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti b. Lampiran Kualiti yang terdiri daripada: i. Borang Kualiti ii. Carta Alir c. Dokumen Sokongan yang terdiri daripada: i. Pekeliling Kewangan dan Pentadbiran ii. Surat Siaran dan Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia iii. Falsafah Pendidikan Kebangsaan iv. Akta Pendidikan 1996 4.2 Dokumen Terkawal Semua dokumen kualiti sama ada dalam bentuk bercetak atau bentuk ’CD’ dan diberi nombor salinan terkawal. 4.3 Wakil Pengurusan Pengawal dokumen yang akan mengedarkan dokumen kepada penerima yang didaftar dalam Senarai Edaran. Wakil Pengurusan (WP) akan mengemaskinikan Daftar Dokumen Induk serta memastikan dokumen yang telah dibatalkan tidak digunakan sebagai rujukan oleh Sekolah-sekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya. 4.4 Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit Pegawai Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya yang dilantik untuk mengurus, mengawal dan mengedar dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti. Pengurus Kualiti dan Ketua Juru Audit Negeri adalah pegawai yang dilantik oleh Timbalan Pengarah Pelajaran, Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya. Manakala Pengurus kualiti Sekolah (PQS )dan Ketua Juruaudit Sekolah ( KJS ) dilantik oleh Pengetua atau Guru Besar Sekolah. 4.5 Pemegang Dokumen Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 3 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

Merujuk kepada nama pemegang dokumen seperti yang ada dalam Senarai Induk Edaran Terkawal Unit Kualiti dan Sekolah WP - Wakil Pengurusan PQN- Pengurus Kualiti Negeri KJN - Ketua Juruaudit Negeri GB - Guru Besar PK - Penolong Kanan PQS - Pengurus Kualiti Sekolah KJS - Ketua Juruaudit Sekolah 4.6 Jawatankuasa Pengurusan Dokumen Kualiti Pengurus Kualiti Sekolah, Ketua Juruaudit Sekolah dan Penyelaras- Penyelaras Prosedur yang menyediakan Dokumen Kualiti dan dilantik oleh Pengetua/Guru Besar. 4.7 Definisi Rekod Kualti a. Rekod Kualiti merupakan bukti sesuatu aktiviti yang telah dilaksanakan. Mewujud rekod kualiti bermaksud proses menyediakan rekod berkaitan sesuatu aktiviti. b. Mengurus rekod kualiti bermaksud aktiviti mengklasifikasi, mengindeks, memfail dan mengemas kini sesuatu rekod. c. Melupuskan rekod bermaksud mengambil tindakan mengeluarkan rekod dari simpanan dan dihapuskan. Proses ini dilakukan di akhir sesuatu tempoh simpanan. d Wakil Pengurusan adalah pegawai yang dilantik secara rasmi oleh Guru Besar untuk membantu menguruskan rekod-rekod kualiti.

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 4 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN DOKUMEN KUALITI

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 5 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN PQN/KJN//WP GB/ PQS / KJS

3. Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti adalah seperti berikut:

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Tandatangan Penyediaan

PK 13 : 6 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

PENGENDALIAN PENDAFTARAN DOKUMEN TERKAWAL PQN/KJN//WP

4. Semua dokumen terkawal yang disediakan

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 7 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

PENGENDALIAN EDARAN DOKUMEN TERKAWAL Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 8 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah KEPADA PIHAK KETIGA PQN/KJN//WP GB/ PQS / KJS

9. Semua dokumen terkawal adalah harta Unit Kualiti Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya. Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Surat Kebenaran PK 13 : 9 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah hanya boleh diedarkan kepada pihak ketiga melalui salinan dengan kebenaran Pengurus Kualiti Negeri ( PQN ) 10. Pemegang-pemegang dokumen terkawal Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PQN

PK 13 : 10 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah yang membuat salinan kepada pihak ketiga hendaklah dicatat perkataan ‘SALINAN’

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Cap Salinan

PK 13 : 11 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL PQN/KJN//WP GB/ PQS / KJS

11. Sebarang cadangan pindaan yang hendak dibuat pada dokumen terkawal hendaklah

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

(PK 13/2 PK 13 : 12 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah dipohon dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan.

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Borang Cadangan Pindaan) PK 13 : 13 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah 12. Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk kelulusan. Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Minit MKSP

PK 13 : 14 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah 13. Nombor Pindaan akan berubah secara 0+n bagi mana-mana muka surat yang dipinda. Tarikh pindaan bagi muka surat berkenaan juga akan berubah mengikut tarikh kelulusan Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

No Pindaan Tarikh Pindaan PK 13 : 15 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah pindaan. 14. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 16 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku pindaan yang melibatkan Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 17 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah tambahan atau pengurangan muka surat ii. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. iii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 18 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah organisasi. iv. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 19 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah (PK 13/3 15. Nombor Keluaran akan berubah secara 0+n, sementara Nombor Pindaan kembali menjadi 0. Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Borang Rekod Pindaan) PK 13 : 20 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

16. Pindaan dokumen yang telah diluluskan hendaklah diserahkan kepada Unit Kualiti, Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Cap Batal

PK 13 : 21 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah Putrajaya untuk direkodkan dan disenggarakan. 17. Pindaan yang diluluskan ke atas dokumen Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 22 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah terkawal hendaklah direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan. 18. KUQ/PK bertanggungjawab memasukkan Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 23 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah halaman terbaru dan mengeluarkan halaman lama pada salinan asal dan salinan-salinan edaran. Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 24 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah 19. Satu salinan asal halaman lama yang terdapat pada pemegang-pemegang dokumen akan dicap BATAL dan disimpan dalam fail berkaitan di Unit Kualiti PPWPP. Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 25 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 26 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

PELUPUSAN DOKUMEN TERKAWAL KUQ/PQN/KJN/ WP/ GB/ PQS / KJS

20. Pelupusan dokumen terkawal hendaklah merujuk pekeliling prosedur pelupusan rekod.

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

(PK 13/7 Senarai pelupusan Dokumen

PK 13 : 27 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS

1. Dokumen di Unit Kualiti PPWPP dan Sekolahsekolah Wilayah Persekutuan Putrajaya adalah seperti berikut:i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti iii. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan

(PK 13/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti)

Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 2. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. 3. Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. 4. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan. ii. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. iii. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan. 5. Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

(PK 13/6 : Senarai Induk Lampiran Kualiti)

(PK 13/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti)

6. Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara. 7. Dokumen Terkawal dalam simpanan Timbalan Pengarah Pelajaran, Ketua- Ketua Unit, Semua Pengetua dan Guru Besar, Pengurus Kualiti Sekolah dan Ketua Juruaudit Sekolah

PENGENDALIAN DOKUMEN SOKONGAN KUQ/PQN/KJN/ WP

21. Akta, Pekeliling, Arahan Perkhidmatan,

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 28 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

6

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN REKOD KUALITI

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

KUQ/PQN/KJN/ WP GB / PQS / KJS

5.1 Rekod Kualiti yang perlu diwujudkan dikenal pasti berpandukan kepada manual kualiti dan semua prosedur kualiti yang ditetapkan di bawah sistem kualiti sekolah. Jenis rekod, lokasi dan tempoh simpanan setiap rekod kualiti dinyatakan dalam setiap prosedur kualiti.

Manual Kualiti Prosedur Kualiti

5.2 Rekod Kualiti disimpan dalam fail-fail yang telah diberi nombor fail dan dinamakan secara khusus. Jika rekod disimpan dalam bentuk elektronik dipastikan ada salinan dan ‘back-up’.

Daftar Fail

5.3 Menyediakan kaedah yang sesuai bagi mengesan pergerakan rekod kualiti.

Kaedah Pergerakan Rekod Kualiti

5.4 Mengurus, menyelenggara, menyimpan, mendapatkan semula dan melupuskan Rekod Kualiti Unit Kualiti dan Sekolah mengikut prosedur dan peraturan terkini.

(PK 13/7: Senarai Pelupusan Dokumen / Rekod)

PQN/KUQ/P/GPK GB / PQS / KJS

PQN/KUQ/P/GPK GB/ PQS / KJS

Pihak yang memerlukan Rekod

6.

PERANTARA

5.5 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan (Rujuk PK 16: Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur)

DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Bil.

Jenis Rekod

Tempoh

1.

Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti

3 tahun

2.

Borang Cadangan Pindaan

3 tahun

3.

Borang Rekod Pindaan

3 tahun

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

Lokasi Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah PK 13 : 29 / 30


PK13 Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

4.

Senarai Induk Dokumen Kualiti terkini

3 tahun

Unit Kualiti dan Sekolah

5.

Senarai Induk Dokumen Sokongan/lampiran

3 tahun

Unit Kualiti dan Sekolah

6

Akuan Penerimaan Dokumen

3 tahun

Unit Kualiti/Sekolah

7

Senarai fail yang tidak aktif dan ditutup.

5 tahun

Unit Kualiti/Sekolah

8

Senarai fail yang dilupuskan.

5 tahun

Unit Kualiti/Sekolah

9

Daftar Fail

5 tahun

Unit Kualiti/Sekolah

Hak Cipta Terpelihara Š Pejabat Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya 1 Jun 2011 - Kel. 02 | Pin. 00

PK 13 : 30 / 30

PK_13_PENGURUSAN__KAWALAN_DOKUMEN_DAN_REKOD_KUALITI  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you