December 2015
column Hoogwoud & Van Haga
Bewaarplicht geautomatiseerde administratie Iedere ondernemer is verplicht om gegevens uit de administratie die belangrijk zijn voor de belastingheffing minimaal 7 jaar te bewaren. In sommige gevallen zelfs 10 jaar (onroerend goed, i.v.m. herzieningstermijn omzetbelasting). De bewaartermijn begint pas te lopen vanaf het moment dat een document geen actuele waarde meer heeft. Bijvoorbeeld voor een contract met een looptijd van 10 jaar begint de bewaartermijn dus pas te lopen na die 10 jaar. Belangrijk is dat bij een belastingcontrole de gegevens binnen een redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. De bewaarplicht geldt ook voor geautomatiseerde administratie. De gegevens moet u bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Gegevens die u in een automatiseringssysteem invoert moet u ook in dat systeem bewaren. Een onderliggende factuur moet u daarnaast ook bewaren. Dat betekent niet dat u de gegevens allemaal in originele staat moet bewaren. U mag de gegevens onder bepaalde voorwaarden ook converteren, bijvoorbeeld d.m.v. het scannen van papieren documenten of bij de overgang van het ene softwaresysteem naar het andere. Bij het scannen is het belangrijk dat de echtheidskenmerken bewaard blijven. Heeft een document bijvoorbeeld een watermerk dan gaat dat in de meeste gevallen bij het scannen verloren waardoor er geen zekerheid meer bestaat over de echtheid. Het komt regelmatig voor dat men overstapt van het ene softwaresysteem naar het andere. Niet altijd worden hierbij alle gegevens geconverteerd. Men start gewoon in het nieuwe boekjaar met het nieuwe systeem. Het is dan belangrijk dat het oude systeem nog 7 jaar toegankelijk blijft. Zorg er dus voor dat u hierover goede afspraken maakt met de leverancier van dit systeem en dat u deze gegevens regelmatig back-upt. Wat tegenwoordig vaak wordt vergeten zijn de banktransacties. De bankmutaties worden doorgaans middels een bankenkoppeling ingelezen in de financiële administratie, dus bankafschriften komen er meestal niet meer aan te pas. En na driekwart tot een jaar zijn deze mutaties niet meer te achterhalen uit internetbankieren. Het is dus heel belangrijk dat de bankafschriften eenmaal per kwartaal/maand worden gedownload en worden uitgeprint of in PDF worden opgeslagen. Let op: de op papier gestelde balans en de resultatenrekening moet u altijd in de originele staat bewaren.
Marijke Hoogwoud Hoogwoud & Van Haga B.V. G.T. Rietveldstraat 182 1333 LJ Almere
13
Crowdfundingsproject voor Diagnostische Camera Het Nederlandse bedrijf Haerst heeft een videocamera ontwikkeld met twee lenzen die in staat is de non-verbale communicatie tijdens een interview goed vast te leggen. Het idee is van de Almeerse psychiater Jeroen Terpstra. Het bedrijf wil met crowdfunding de camera in de markt zetten. Initiatiefnemer is Jeroen Terpstra, werkzaam als psychiater binnen GGZ Centraal in Almere. Vanuit zijn praktijkervaring ziet Jeroen veel informatie verloren gaan bij de schriftelijke verslaglegging van indrukken die een hulpverlener opdoet in het nonverbale contact met cliënten binnen de Geestelijke Gezondheidszorg. Om die reden heeft hij samen met zijn compagnon Stefan de Haas, expert op het gebied van videotoezicht, de
Diagnostische Camera ontwikkeld. Deze camera heeft twee lenzen en is hierdoor in staat om tegelijkertijd de hulpverlener en de patiënt op beeld vast te leggen waardoor de probleemanalyse én essentiële symptomen gevisualiseerd worden. De camera is ook toepasbaar binnen andere sectoren waar het vastleggen van non-verbale communicatie van belang is, zoals de journalistiek, justitie en advocatuur. Haerst voert op dit moment een crowdfunding campagne om minimaal €150.000 op te halen voor de versnelling van de marktintroductie. Investeerders ontvangen een rente van 6% op jaarbasis en kunnen mede-eigenaar worden van het bedrijf. Inmiddels is €66.000 via crowdfunding geïnvesteerd. Jeroen Terpstra met zijn compagnon Stefan de Haas. (Foto: aangeleverd)
Wellicht Foodtruckfestival in Almere Een interview in Almere DEZE WEEK met raadslid René Eekhuis over het fenomeen ‘foodtrucks’, heeft ertoe geleid dat er veel enthousiasme is ontstaan over dit idee. Een ondernemer heeft contact met Eekhuis opgenomen om volgend jaar een Foodtruck Festival in Almere te houden. In Amsterdam zijn foodtrucks al op meer dan twintig locaties in de stad te vinden. In deze trucks wordt bijzonder ‘streetfood’ verkocht. “Zo krijg je door de stad een wisselend aanbod van lekker, biologisch en bijzonder eten.” Op de voedselwagen-
staanplaatsen in Amsterdam kunnen per dag twee verschillende foodtrucks staan. Die wagens rouleren door de week tussen de verschillende plekken, waardoor er een divers aanbod van streetfood te koop is. In Amsterdam moeten de foodtrucks wel een bijzonder tintje hebben: het moet vernieuwend zijn, producten moeten lokaal en biologisch geproduceerd zijn en duurzaam. “De foodtrucks moeten in Almere op plekken komen waar ze een toegevoegde waarde hebben, zoals parken of bedrijventerreinen”, zegt Eekhuis. “Het idee is dat je op de foodtrucklocaties een wisselend aanbod aan streetfood vindt. Het belangrijkste is dat
de foodtrucks geen fastfood serveren maar puur, vers bereid voedsel. Het is zeker niet de bedoeling dat de foodtrucks op locaties gezet worden waar ze concurreren met bestaande restaurants.” Eekhuis liet in Almere DEZE WEEK al weten met dit project kansen te zien voor (nieuwe) kleine ondernemers. “Het is iets wat vrij makkelijk op te zetten is, een foodtruck. Maar ook een restauranteigenaar kan zo iets nieuws uitproberen, buiten het restaurant om. Voorwaarde aan de foodtruck is dat deze zelfvoorzienend is, dus niet dat het stroom, water en afvoer van de gemeente nodig heeft.”
Almeerse zakenvrouw schrijft managementboek In haar onlangs verschenen managementboek ‘Organisatiedissonantie, hebben wij dat?’ beschrijft Marianne Kok hoe bestuurders om kunnen gaan met een stijgende of juist dalende vraag naar diensten of producten. Bij dissonantie past het bedrijf niet meer bij de marktvraag. Het boek biedt herkenning voor bestuurders en managers in de dienstverlening die worden geconfronteerd met groei of juist met krimp en levert inzicht om dit proces in goede
banen te leiden. Snelle groeiers hebben te maken met het zodanig organiseren van werk dat het bedrijf de groei aankan en nieuwe diensten en producten kan ontwikkelen. Hoe leid je groei in goede banen? Wat betekent dit voor de organisatieontwikkeling en structuur, het leiderschap, de teams en de medewerkers? Andere organisaties en instellingen hebben te maken met een dalende vraag. Kunnen zij krimpen en tegelijkertijd nieuwe producten en diensten ontwikkelen? Hoe kunnen zij faillissement voorkomen? Wat betekent krimp voor de vaste kern van
medewerkers en hoe kun je flexibel organiseren zodat er ruimte is voor vernieuwing? Marianne Kok werkt als adviseur en verandermanager bij grote bedrijven en instellingen en schrijft vanuit haar praktijkervaring met crisismanagement. Zij werkte tien jaar in diverse HR-functies bij Transavia Airlines en Zorggroep Almere. Zij heeft een nevenfunctie als bestuursvoorzitter van Humanitas Almere/Zeewolde. Organisatiedissonantie, hebben wij dat? EAN: 9789082391107
kort zakelijk
Voiceworks winnaar Main Software 50 Het Almeerse bedrijf Voiceworks, aanbieder van zakelijke vaste, mobiele, UC-, cloud- en dataoplossingen heeft tijdens de Main Software 50 uitreiking de overall prijs in ont-
vangst genomen. Deze top-50 wordt jaarlijks samengesteld met als doel succesvolle Nederlandse software bedrijven die ook in het buitenland actief zijn meer zichtbaarheid te ge-
ven. Voiceworks is voor deze prijs in aanmerking gekomen, mede doordat het dit jaar ook een internationale bedrijfstak - Summa - heeft opgezet.