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Saisie des coordonnées électroniques pour la CMA 64 Manuel d’utilisation

Christian RODELLAR  CMA 64  06/02/2012 Mise à jour 08/02/2012 v1.1 Christian RODELLAR Mise à jour 14/02/2012 v1.2 Christian RODELLAR

Sommaire L’ACCUEIL ............................................................................................................................................................................... 2 LA RECHERCHE ..................................................................................................................................................................... 2 RESULTAT D’UNE RECHERCHE ............................................................................................................................................ 3 TABLEAU DE RESULTATS ...................................................................................................................................................... 3 AJOUT D’UN NOUVEAU CONTACT ........................................................................................................................... 4 FORMULAIRE CONTACT GENERAL ..................................................................................................................................... 4 FORMULAIRES COMPLEMENTAIRES ..................................................................................................................................... 4 SAUVEGARDE D’UN FORMULAIRE ....................................................................................................................................... 5 MODIFICATION OU SUPPRESSION D’UN CONTACT .......................................................................................... 5 FORMAT DES FICHIERS D’IMPORTATION DE DONNEES .................................................................................... 6 FORMAT DE FICHIER POUR LES CONTACTS DE TYPE « DANS UNE ENTREPRISE » ........................................................ 6 FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « ETUDIANT AU CFA » .......................................................................................... 6 FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « FUTUR ARTISAN » ................................................................................................ 6 FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « AUTRE PUBLIC» .................................................................................................... 6 FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « PARTENAIRE» ........................................................................................................ 7

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Saisie des coordonnées électroniques pour la CMA 64 Manuel d’utilisation

L’application de saisie des coordonnées électroniques (adresse email et numéro de téléphone portable) doit permettre de rassembler en un seul lieu, toutes les sources d’information aujourd’hui utilisées par les agents de la CMA 64 afin de les consolider et d’enrichir à terme la future et unique base de contacts qui vous sera proposée. Cette application est accessible à partir de n’importe quel navigateur internet à l’adresse http://emailing.cma64.fr . Une connexion Internet est impérative pour pouvoir l’utiliser. L’ACCUEIL En saisissant l’adresse (URL) http://emailing.cma64.fr que vous devrez stocker dans les favoris de votre navigateur, vous arrivez sur la page d’accueil de l’application :

Les informations proposées sont de 2 types, soit vous effectuez une recherche (1, 2, 3), soit vous ajoutez un contact (4).

La recherche Afin d’éviter de saisir trop de doublons dans la base, il est préconisé de vérifier au préalable si le contact est déjà saisi et dans ce cas, de vérifier l’exactitude des informations. Cette vérification simplifiera à terme la consolidation du fichier des contacts. La recherche sur les contacts existants s’effectue suivant 3 critères possibles. Les critères de recherche ne peuvent pas se cumuler, soit la recherche s’effectue par le nom du contact, soit la recherche s’effectue par le prénom du contact, soit la recherche s’effectue par le statut déclaré du contact.

Par le nom (1) ou le prénom (2) 2 champs de saisie sont proposés. L’application effectue la recherche automatique dès que vous avez tapé les premiers caractères. Le déclenchement de la recherche est différent pour les 2 champs. Pour le nom, la recherche commence à partir du 3ème caractère saisi, pour le prénom, elle commence dès le 2ème caractère. Attention si vous souhaitez être efficace et avoir un tableau de résultats le plus réduit possible pour que la vérification soit immédiate, le mot saisi devra être le plus proche possible du nom ou du prénom recherché.

Par le statut (3) Il s’agit ici de filtrer l’ensemble des contacts saisis

par rapport à un des statuts proposés par l’application qui lui a été assigné lors de la saisie. La liste des statuts possibles est la suivante :

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                

Chef d’entreprise Conjoint(e) Maître d’apprentissage Salarié(e) d’une entreprise identifiée Apprenti(e) Candidat(e) à l’apprentissage Créateur d’entreprise Repreneur d’entreprise Porteur(euse) de projet Scolaire Stagiaire de la formation professionnelle Salarié(e) Demandeur d’emploi Partenaire public Partenaire privé Prescripteur Presse Résultat d’une recherche

Suite à l’utilisation de n’importe lequel des champs proposés, le résultat peut être de 2 types : 

Il n’y a pas de contact suivant le critère recherché, un message Pas de résultats pour cette recherche apparaît.

Il y a un ou plusieurs contacts correspondant aux critères de recherche.

Dans ce cas, un tableau contenant les résultats de la recherche apparaît.

Tableau de résultats Les colonnes proposées dans le tableau de résultats d’une recherche sont les suivantes 

Actions

Les commandes Modifier ou Supprimer applicables à chaque élément de la liste des résultats de recherche   

Nom Prénom Date de naissance Email

L’adresse email du contact lorsqu’elle est renseignée. Les adresses email affichées dans le tableau sont actives, en cliquant dessus, un nouveau message Outlook apparaît avec l’adresse du destinataire renseignée.  

Tél. portable Type de contact

Le statut déclaré du contact parmi les 17 statuts identifiés.

Commandes de navigation En fonction du nombre de résultats correspondant à la recherche, le tableau sera proposé sur plusieurs pages pour améliorer la lisibilité. On peut quand même paramétrer le nombre de lignes proposées dans chaque page. Pour naviguer de pages en pages, 4 commandes de navigation dans les pages sont

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proposées, dans l’ordre d’affichage, première page, page précédente, page suivante et dernière page.

 AJOUT D’UN NOUVEAU CONTACT Le clic sur le bouton Nouveau déclenche le formulaire de saisie d’un nouveau contact. La cohérence des informations saisies est systématiquement vérifiée (format d’un Nom, format d’une date, format d’une adresse email,…), mais la présence ou non d’une fiche pour le même contact n’est pas vérifiée. La présence ou non de

contenu dans un champ obligatoire est également vérifiée (les champs obligatoires sont délimités par un cadre rouge). Formulaire contact général

La situation du contact permet de définir le volet complémentaire du formulaire propre à chaque type de contact. Choisir dans la liste si le contact est dans une entreprise, étudiant au CFA, futur artisan, est d’un autre type de public ou est partenaire, cela déclenchera le complément d’information utile pour ce contact.

Formulaires complémentaires Selon la situation du contact nous trouvons les compléments de formulaire suivants : 

Le formulaire de contact général est commun à tous les contacts renseignés. Il propose les champs suivants :   

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Dans une entreprise … 

Nom (obligatoire) Prénom (obligatoire) Date de naissance (facultatif) : saisie libre au format jj/mm/aaaa ou à l’aide d’un calendrier proposé en cliquant sur . Le champ est facultatif mais fortement recommandé pour faciliter la future consolidation. Adresse email (facultatif) : attention au format d’une adresse email et la rigueur de saisie pour qu’elle soit valide.

Tél. portable (facultatif) : une suite de 10 chiffres séparés par des espaces, des tirets ou des points. Situation du contact (obligatoire)

 

Type de contact (obligatoire) : à choisir entre chef d’entreprise, conjoint(e), maître d’apprentissage et salarié. SIREN (obligatoire) : permet d’identifier l’entreprise et facilitera la consolidation future. Dénomination ou enseigne (facultatif) Code postal (obligatoire) : utile pour identifier l’entreprise lors de la future consolidation. Commune (obligatoire) : utile pour identifier l’entreprise lors de la future consolidation.

Etudiant au CFA


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Type de contact (obligatoire) : à choisir entre apprenti(e) et candidat(e) à

champs sensibles (Nom, Prénom, Date de naissance, Email, Téléphone, SIREN, Code postal), si un format ne convient pas dans l’information saisie, une erreur de ce type apparaîtra et l’enregistrement sera bloqué.

Si lors de la sauvegarde, les champs obligatoires sont renseignés et les formats sont respectés, le formulaire se ferme, le message suivant est affiché et les informations sont enregistrées dans la base de données.

MODIFICATION D’UN CONTACT

  

Futur artisan 

 

Type de contact (obligatoire) : à choisir entre créateur d’entreprise, repreneur d’entreprise et porteur de projet. Activité envisagée (facultatif)

Autre type de public 

l’apprentissage. Diplôme préparé (facultatif) Spécialité du diplôme (facultatif)

Type de contact (obligatoire) : à choisir entre scolaire, stagiaire de la formation professionnelle, salarié et demandeur d’emploi.

OU

SUPPRESSION

Lors d’une modification, le contact sélectionné est affiché dans le formulaire qui apparaît à l’écran. Tous les champs d’informations peuvent être modifiés sauf la situation du contact. Pour le transfert d’un contact existant d’une situation à une autre, il est préférable de recréer une nouvelle fiche contact et éventuellement supprimer l’ancienne si elle n’a plus lieu d’être. Les critères à respecter lors d’une modification de contact sont les mêmes que ceux énoncés ci-dessus pour la création d’un nouveau contact. Pour la suppression d’un contact, l’application exigera une confirmation de l’opération sous forme d’un message de ce type. Si la confirmation est donnée, le contact sera supprimé.

Partenaire 

Type de contact (obligatoire) : à choisir entre partenaire public, partenaire privé, prescripteur et partenaire presse.

Sauvegarde d’un formulaire Lors de la sauvegarde d’un formulaire sont vérifiés plusieurs critères avant de procéder à l’enregistrement dans la base de données. Sont d’abord vérifiés le contenu des champs obligatoires, si un champ obligatoire n’est pas renseigné une erreur de ce type apparaîtra et l’enregistrement sera bloqué. 

Toutes les suppressions dans la base des contacts ne sont que des suppressions logiques, c'est-à-dire que le contact supprimé n’apparaît plus dans les listes ou les recherches mais toute l’information attachée à ce contact est conservée dans la base de données.

Ensuite, l’application vérifie le format des

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ANNEXES FORMAT DES FICHIERS D’IMPORTATION DE DONNEES L’intérêt de cette application est de pouvoir proposer de centraliser au plus vite, toutes les sources d’informations exploitées de manière isolée par les agents de la CMA 64. En particulier, la multitude de fichiers Excel qui contiennent les coordonnées électroniques. Pour gagner du temps, le contenu de ces fichiers n’a pas besoin d’être saisi sur le formulaire en ligne, une importation des données est possible à partir du moment où le format d’entrée est compatible. Les imports ne pourront se faire que si le contenu du fichier à importer n’est constitué que de contacts étant dans la même situation (dans une entreprise ou étudiant au CFA ou futurs artisans ou autres publics ou partenaires). Le type de fichier qui pourra être manipulé doit être issu d’Excel (.xls ou .xlsx) ou de type CSV (séparation : point virgule). Format de fichier pour les contacts de type « Dans une entreprise » Le fichier proposé à l’importation devra comporter à minima les colonnes suivantes :      

Nom : obligatoirement renseigné Prénom : obligatoirement renseigné Date de naissance au format jj/mm/aaaa : facultatif Email : facultatif Téléphone portable : facultatif Statut du contact : en toutes lettres ou sous forme de code selon la liste : obligatoire    

   

Chef d’entreprise (code :11) Conjoint(e) (12) Maître d’apprentissage (13) Salarié(e) d’une entreprise identifiée (14)

SIREN ou SIRET : obligatoirement renseigné Dénomination, nom commercial ou enseigne : facultatif Code postal : obligatoirement renseigné Commune : obligatoirement renseigné

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Format d’un contact de type « Etudiant au CFA » Le fichier proposé à l’importation devra comporter à minima les colonnes suivantes :      

Nom : obligatoirement renseigné Prénom : obligatoirement renseigné Date de naissance au format jj/mm/aaaa : facultatif Email : facultatif Téléphone portable : facultatif Statut du contact : en toutes lettres ou sous forme de code selon la liste : obligatoire  

 

Apprenti(e) (21) Candidat(e) à l’apprentissage (22)

Diplôme préparé : facultatif Spécialité du diplôme : facultatif Format d’un contact de type « Futur artisan »

Le fichier proposé à l’importation devra comporter à minima les colonnes suivantes :      

Nom : obligatoirement renseigné Prénom : obligatoirement renseigné Date de naissance au format jj/mm/aaaa : facultatif Email : facultatif Téléphone portable : facultatif Statut du contact : en toutes lettres ou sous forme de code selon la liste : obligatoire   

Créateur d’entreprise (31) Repreneur d’entreprise (32) Porteur(euse) de projet (33)

Activité envisagée : facultatif Format d’un contact de type « Autre public»

Le fichier proposé à l’importation devra comporter à minima les colonnes suivantes :     

Nom : obligatoirement renseigné Prénom : obligatoirement renseigné Date de naissance au format jj/mm/aaaa : facultatif Email : facultatif Téléphone portable : facultatif


 Saisie des coordonnées électroniques pour la CMA 64

Statut du contact : en toutes lettres ou sous forme de code selon la liste : obligatoire    

Scolaire (41) Stagiaire de la formation professionnelle (42) Salarié(e) (43) Demandeur d’emploi (44)

Format d’un « Partenaire»

contact

de

type

Le fichier proposé à l’importation devra comporter à minima les colonnes suivantes :      

Nom : obligatoirement renseigné Prénom : obligatoirement renseigné Date de naissance au format jj/mm/aaaa : facultatif Email : facultatif Téléphone portable : facultatif Statut du contact : en toutes lettres ou sous forme de code selon la liste : obligatoire    

Partenaire public (51) Partenaire privé (52) Prescripteur (53) Presse (54)

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Notice saisie emailing  

Guide d'utilisation de l'application de saisie des coordonnées électroniques