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CASE STUDY KONZERTLOGISTIK Auftraggeber Das National Arts Centre (NAC) ist ein kanadisches Orchester aus Ottawa, Ontario, das unter der Leitung des weltberühmten Violinisten und Dirigenten Pinchas Zukerman spielt. Die NAC gibt jährlich über 100 Konzerte auf der ganzen Welt. In seiner 45-jährigen Geschichte hat das Orchester 112 Städte in Kanada und 122 Städte weltweit besucht.1973 fand die erste internationale Tour nach Europa statt.

Projekt 2013 unternahm das NAC erstmalig eine Asien-Tournee und gab acht Konzerte begleitet von über 80 Jam Sessions, Blockseminaren und anderen Randaktivitäten in sieben chinesischen Städten: Hong Kong, Guangzhou, Fuling, Chongqing, Tianjin, Beijing und Shanghai. Der Transport von 116 Orchestermitgliedern und deren Instrumenten führte innerhalb

von 20 Tagen von Ottawa zum Abflughafen New York und anschließend über die sieben Stationen in China zurück nach Kanada. 37 Kisten, entsprechend einem Gesamtgewicht von 3711 kg und einem Gesamtvolumen von 38 cbm mussten temperaturgeführt transportiert werden. Der Warenwert betrug über 2,700,000 $.

Als Logistik-Partner für dieses ehrgeizige Projekt wählte das NAC die Rock-It Cargo Germany GmbH.

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Neben den Konzerten gab das NAC zusätzlich über 80 Jam Sessions, Blockseminare und weitere Events an Universitäten und anderen öffentlichen Einrichtungen. Hierfür wurden einige Instrumente außerhalb der Konzerte benötigt. Dies erforderte eine logistische Meisterleistung bei der Konzeption, Disposition und Organisation, da einige Percussions-, Streich- und Blasinstrumente jederzeit griffbereit sein mussten.

Beim Abflug in New York City erschwerte ein spontanes „Government Shutdown“ sämtliche Absprachen mit den Behörden in den USA. 14 Tage lang waren die Behörden lahmgelegt und der Großteil der Ein- und Ausfuhren musste auf Eis gelegt werden. Vom Regen in die Traufe kam das Rock-It Cargo Team dann beim Grenzübertritt in Hong Kong-Guangzhou mitten in der „Golden Week“. Dies bedeutete sieben Feiertage am Stück in ganz China – sämtliche Behörden und Institutionen hatten auch hier die Arbeit niedergelegt.

ZEIT

Bereits zu Beginn stand nicht einmal ein ganzer Tag zur Verfügung, um die 750 km von Ottawa zum Abflughafen New York City mit dem LKW zurückzulegen, die Fracht zu verzollen und am Flughafen aufzugeben. Die weiteren 20 Tournee-Tage waren ebenso ambitioniert ausgelegt.

Das extrem knappe Zeitfenster managte Rock-It Cargo mittels einer minutengenauen Ablaufplanung. Zusätzlich zum Projektleiter hatte Rock-It Cargo weitere Mitarbeiter als Ansprechpartner an die einzelnen Stationen gesandt, um eine Rundumbetreuung und eine reibungslose Abstimmung vor Ort zu garantieren.

TRANSPORT

Umsetzung

Rock-It Cargo erstellte einen aufwändigen Dispositionsplan für die Einlagerung der Instrumente im Container und den LKW, der die bedarfsgerechte Entladung vereinfachte. In unvorhersehbaren Fällen griff das Team zu kreativen Lösungen: Als wegen Fahrverbot keine großen LKW in die Innenstadt von Shenzhen fahren durften, organisierte das Rock-It Cargo Team kurzerhand auf der Autobahn eine Umladung in ein kleineres Zustellfahrzeug und garantierte so die sichere und zeitgerechte Anlieferung der Instrumente.

ZOLL

Herausforderung

Trotz des Government Shutdowns in den USA sowie der Golden Week in China erledigte Rock-It Cargo die Zollabfertigung innerhalb von nur zwölf Stunden – manche würden sagen, ein Ding der Unmöglichkeit. Dank der Bekanntheit und des Renommees von Rock-It Cargo öffneten sich jedoch Grenzen, die anderen verschlossen blieben. Die Fracht konnte problemlos verzollt und überführt werden.

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Umsetzung

Die gesamte Tour wurde weit im Voraus geplant und budgetiert. So kam es, dass Servicepartner der Rock-It Cargo zu Tourstart Dienstleistungen neu kalkuliert und die Preise angehoben hatten, was die Gesamtkosten – theoretisch – deutlich erhöhte.

Trotz Neukalkulationen der Servicepartner garantierte Rock-It Cargo dank einfallsreicher Alternativen auch in Puncto Kosten Planungssicherheit und sicherte den Budgetrahmen. © NAC

BUDGET

Herausforderung

Ergebnis

Die langjährige internationale Erfahrung, das interkulturelle Know-how sowie die verlässliche und flexible Unterstützung durch den deutschen Speditionsexperten garantierten einen reibungslosen Ablauf der Tournee.

© NAC

Rock-It Cargo bildete einmal mehr die Brücke zwischen Kontinenten und Kulturen: Trotz vielfacher Hindernisse auf dem Weg konnte die Asientour des renommierten kanadischen Klassik-Orchesters zeitlich und budgetär wie geplant durchgeführt werden. Die China-Tour 2013 des National Arts Centre Orchestra war ein voller Erfolg: Sowohl die Besucherzahlen als auch die Presseresonanz übertrafen alle Erwartungen.

(…) Rock it cargo provided smooth and stress-free logistics for our cargo under very challenging circumstances. It was very comforting to know that our instruments would always be delivered to the venues safely and on time. (…) The Rock-It Cargo team was very professional throughout, and we were very appreciative of your work and creativity in keeping us close to budget in light of the last-minute changes made to fuel charges imposed by [the air company]. We are thrilled and grateful to have partnered with you in this historic cultural exchange between Canada and China and we look forward to an ongoing relationship.

© NAC

Christopher Deacon, Managing Director NAC Orchestra Nelson MCDoughall, Tour Manager, NAC Orchestra

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Case Study NAC - Rock-It Cargo Germany