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RELACIONES PÚBLICAS. EVENTOS, PROTOCOLO Y ETIQUETA.


2. Determinen el tipo de evento que ustedes recomiendan para este cliente. Argumenten su respuesta explicando las ventajas y desventajas de su propuesta

En Avianca los clientes corporativos son muy importantes teniendo presente que Nalsani S.A TOTTO es una organización que ocupa en la escala de empresas el nivel Gold con compras trimestrales de 115.000.000 donde las ventas en el primer trimestre tuvieron una variación del -46% y en viajeros del -47.24%.

Extraído de reporte de histórico de ventas cliente Nasalni.

Sus principales rutas nacionales son: Pereira –Cali – Bucaramanga - Medellín México y Panamá encontramos un decrecimiento del -83% en Market Share y en viajeros del -97%.

Extraído de reporte de histórico de ventas cliente Nasalni.


Observamos que la empresa por temas de ahorro compra en la tarifa más económica el 74%, seguido por la Flexi que son tarifas medias 25% y finalmente en ejecutiva el 1%.

Extraído de reporte de histórico de ventas cliente Nasalni.

Teniendo presente las anteriores cifras y el potencial de empleados que tiene TOTTO que son 2900 a nivel nacional, consideramos que el evento que vamos hacer es para reactivar el MARKET SHARE y será una:


TOMA CORPORATIVA.

EN


Ventajas

Desventajas

•Aumentar el Market Share. •LLegar a todas las areas de la empresa totto. •Lograr que se conozcan los nuevos productos de la empresa AVIANCA. •Actualizar las bases de datos de los viajeros life miles. •Entrega de tarjeta s nivel basico en el evento. •Descuentos especiales para compra por 2 días.

•No poder entregar las tarjetas life miles de varios niveles. • No poder extender los descuentos por mas tiempo. •No tener formas de financiación. •no dar descuentos en todas las rutas y sin black out. •No tener merchandasing para dar a los clientes.

3. Propongan el proceso de Dirección y Organización del evento que ustedes han definido. No olviden tener en cuenta cada uno de los ítems que componen los Brief de eventos, las investigaciones de mercados necesarias, la determinación de las acciones a implementar con un análisis detallado del Check List sugerido por el libro "Ceremonial Empresarial: El Ceremonial de Relaciones Públicas" en la página 120


1. Nombre de la empresa NALSANI S.A – TOTTO 2. Actividad Toma Corporativa. 3. Producto o servicio que se comercializa. Se realizara la comercialización del portafolio de servicios de la aerolínea Avianca: tiquetes aéreos nacionales e Internacionales, Programa de viajero frecuente Life Miles y Aviancatours.


4. Target Group

5. Presupuesto con el que vamos a iniciar: $15.000.000

6. Aspiraci贸n del cliente ( Econ贸micas y Financieras)

Poder tener descuentos especiales en viajes por pertenecer a la empresa Totto A nivel nacional se otorgaran los siguientes descuentos:

.


INFORMACIÓN DE PRECIO ORIGEN

DESTINO

BASE TARIFARIA

INFORMACIÓN DE REGLAMENTACIÓN % DESCUENTO

CATEGORIA

OTRAS CONDICONES

CONDICIÓN

- La información de la tarifa aérea no incluye impuestos,tasa ni sobrecargos

COL

COL**

TODAS LAS TARIFAS DE ESTRUCTURA

25%

Viaje

Se debe completar viaje a más tardar el 30 de septiembre de 2013

Venta

Permitida solamente el 15 de mayo de 2013

Día

Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada.

Temporalidad

No aplica

Restricción de Vuelo

Sujeto a disponibilidad. No aplica en vuelos de código compartido.

Reservas

Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada.

Tiempo Límite de Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada. Tiqueteo Estadia Máxima Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada. Estadia Mínima

Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada.

Paradas

Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada.

Reembolsos

Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada.

Revisados

Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada.

Descuentos para Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada. niños e infantes Otros Descuentos Aplica de acuerdo con las condiciones de la tarifa publicada. Periodos de Blackout

De acuerdo a la tarifa pública

** No aplica para las rutas Colombia-Barrancabermeja


.


Descuentos Internacionales

Se generaran las opciones de pago con tarjetas de crĂŠdito, cheque, efectivo o financiamiento con Davivienda

a travĂŠs de la agencia de viajes que atiende

TOTTO en este caso Aviatur y la empresa por permitirnos estar ese dĂ­a se le otorgaran 20.000 millas a su convenio corporativo que equivalen a 5 tkt nal gratis para viajes corporativos si se cumple la meta establecida de venta de 15.000.000.


7. Conocer el tipo de evento El Objetivo del evento es aumentar el market Share e impactar a la empresa generando recordación al momento que alguna persona quiera viajar, generando un acercamiento y que sientan lo importante que tiene TOTTO para la empresa AVIANCA. 8. Nómina de directivos de la organización y su participación en el evento; ósea, quiénes van a cumplir las labores ejecutivas y quienes solo van a figurar en forma nominativa.

Personas

Labor Esta persona es el jefe de compras de totto a quien se le decision maker solictara la autorización para realizar la toma corporativa. Personal de avianca que se encargara de cordinar toda la Ejecutivo de cuenta gestión comercial y operativa del evento entre totto,Avianca y la agencia de viajes. Persona de avianca que se encarga de toda la parte Inside Sales operativa, cargue de tarifas en los sistemas, coordinación de stand e.t.c… Asesor Comercial Persona que atendera en el stand. Persona que se encarga de transportar al asesor comercial , Conductor el stand y la publicidad.

9. Fecha Tentativa La fecha que se realizara es 7 junio de 2013 de 8 00 a 18 00.


10. Bases de datos. Se enviara una e - card al decisor de compra la cual se enviara 7 días antes del evento a los empleados y el día del evento se realizara una visita a las áreas de la empresa invitándolos al stand y para las personas que no estén en la empresa se dará una línea nacional de atención al finalizar enviaremos e card de agradecimiento.


NALSANI - TOTTO

11. Lugares alternativos de la realización. Se realizara en la entrada del edificio Administrativo Carrera 43ª Nro 20c – 55 12. Financiación de evento Avianca asumirá todos los costos de financiación. 13. Organigrama actual de Nalsani - TOTTO.


CHECK LIST Check List Lista Stand Transporte Revistas Asesor comercial Máquina de impresión de tarjetas Tarjetas Lifemiles Computador Modem E-card de invitación E-card de agradecimientos Mail base de datos Salón y Lugar Fisico Equipo de trabajo Linea Nacional Pruebas en la agencia de viajes de descuento Seguimiento en ventas cierre de ventas Acumulación de millas por cumplimiento

SI NO x x x x x x x x x x x x x x x x

4. Propongan el cronograma para la producción, desarrollo y evaluación del evento.

Cronograma toma corporativa

MAYO

Proyectos y Tareas

Responsable

Realizar cita con Totto para presentar propuesta Envio de Información Aceptación de Totto (Formato Diligenciado) Envio de E - card Proceso logistico Stand, transporte,computador, maquina de imprimir tarjetas y solictud de fare. Confirmar a ala agencia el cargue de las tarifas Montaje del Stand Desmontaje del stand Solicitud de ventas a la agencia de viajes Envio de evaluación del evento Cita para informar evaluación del evento y confirmar a ala empresa si se gano el incentivo de millas

Ejecutivo de cuenta Avianca Ejecutivo de cuenta Avianca decision maker Ejecutivo de cuenta Avianca Inside Sales Ejecutivo de cuenta Avianca Inside Sales Inside Sales Ejecutivo de cuenta Avianca Ejecutivo de cuenta Avianca Y Asesor de Ejecutivo de cuenta avianca

JUNIO

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Semana semana X X X X X X X X X X X


Formato de Evaluación y Control. FORMATO EVALUACIÓN EVENTO Nombre del congreso Nombre de la persona que atiende el stand Nombre de la agencia operadora Nombre del Asesor encargado

Fecha de Atención Ciudad Lugar/Sede Horario de atención Duración del evento

Información Tarjeta Gtrans Minutos al iniciar Minutos al finalizar

Número de participantes 1. 50 a 100 2. 101 a 250 3. 251 a 400 4. 401 a 600 5. Más de 600

Número de personas movilizadas con AV 1. 50 a 100 2. 101 a 250 3. 251 a 400 4. 401 a 600 5. Más de 600

Tipo de Stand montado Tipo A(con counter y punto) Tipo B(con counter y Skyline) Otro tipo de Stand:

Calificar usando la siguiente tabla donde 5 es muy bueno y 0 es muy malo 5 4 3 2 1 0 Orden y Aseo

5 4 3 2 1 0 NA(No aplica)

Adecuación Stand

5 4 3 2 1 0 NA

Funcionamientos portátil

5 4 3 2 1 0 NA

Funcionamiento impresora

5 4 3 2 1 0 NA

Funcionamiento SISTEMA de Fare 5 4 3 2 1 0 NA

Material publicitario 1. Oportunidad entrega

5 4 3 2 1 0 NA

2. Cantidad suficiente

5 4 3 2 1 0 NA

3. Claridad de la información

5 4 3 2 1 0 NA

4. Vigencia de la información

5 4 3 2 1 0 NA

Material publicitario entregado: Revistas Formatos de inscripción y actualización de AviancaPlus. Solicitud Cliente: 1. Reconfirmación a. Menos de 20 b. 20 a 60 c. 100 a 200 d. 200 a 500 e. Más de 500 2. a. b. c. d.

Consulta millas Menos de 20 20 a 60 100 a 200 Más de 200

3. a. b. c. d. e.

Consulta itinerario Menos de 20 20 a 60 100 a 200 200 a 500 Más de 500

4. Venta de tiquetes a. Cuantos Nacionales b. Cuantos internacionales 5. Servicio de equipaje a. Número de maletas 6. a. b. c.

Consulta tarifas Menos de 20 20 a 60 Más de 60

7. a. b. c. d.

Expedición de pasabordo Menos de 20 20 a 60 100 a 200 Más de 200

Eventualidades a resaltar


5. Determinen un presupuesto de egresos para la realización del evento que ustedes proponen. Determinen el valor mínimo de los ingresos obtenidos para alcanzar el punto de equilibrio. GASTOS

Para la realización del evento se han detallado a continuación los costos en los que se incurriría para llevar a cabo la actividad propuesta, se ha calculado que para un día de evento la inversión estaría por el orden de $2´871.125, los cuales de detallan a continuación:


PUNTO DE EQUILIBRIO

Teniendo en cuenta que el punto de equilibrio es el punto donde los ingresos totales recibidos se igualan a los costos asociados con la venta de un producto, (IT = CT); vamos a determinar para el ejercicio propuesto del evento Avianca / Nalsani donde se alcanza el punto de equilibrio. Para ello hemos preparado una tabla en donde se establecen para el gasto que pensamos ejecutar, cuales serian las ventas y el costo asociado a las mismas para encontrar el punto de intersección. Tenemos así:

Se concluye que para lograr punto de equilibrio con un gasto de $2´871.125 se deben lograr una facturación de $9´570.417 pesos, lo cual corresponde al nivel


venta que debe alcanzar Avianca, en donde sus costos son iguales al gasto efectuado. Visto gr谩ficamente tenemos

6. Definan la forma de financiaci贸n del evento. Argumenten su respuesta, elaborando un plan para conseguir los recursos necesarios.

FINANCIACION INTERNA


Avianca

RECURSOS

La financiación será interna, en nuestro caso Avianca aportara los fondos necesarios para la realización del evento. Por lo tanto el cliente Totto no aportara o invertirá en el evento más allá de facilitar los espacios y algunos requerimientos menores para la realización del evento que le significaran un ahorro importante a Avianca.

El plan se fundamenta en los resultados alcanzados a la fecha para la cuenta Nalsani- Totto la cual presenta una variación de -46.11% frente a las ventas alcanzadas en el periodo anterior, la propuesta se fundamente en una actividad directa encaminada a impulsar las ventas alcanzadas a la fecha por medio de una activación en sitio, con el propósito de incrementar las compras con personas naturales que trabajan en la compañía, constituyéndose en una venta por impulso al cautivar clientes potenciales en una población concentrada de 2.900 personas de las distintas áreas de la organización.

La relación costo beneficio proyectada soporta la viabilidad de esta inversión y augura un retorno fácilmente alcanzable.

7. Cuál es la rentabilidad que el cliente tendrá con la realización de este evento, expliquen la forma como logran determinar esta cifra.


Para el ejercicio propuesto Avianca lograra una rentabilidad de $15´308.875 la cual resulta de unos ingresos de $17´500.000 menos unos gastos ejecutados de $2´191.125, esta rentabilidad se logra por unos ahorros no incurridos en el evento vs el presupuestado y también por un sobrecumplimiento de la meta de ventas propuesta, la cual está muy por encima del punto de equilibrio que fijaba como venta mínima para no tener perdida en el evento un valor de $9´570.417.

En el siguiente cuadro detallamos los rubros, valor presupuestado vs ejecutado y su correspondiente estado de resultado.


En este grafico podemos apreciar mejor el desempe単o de la presupuestado y ejecutado, tanto en ventas como en gastos.


8.

Expliquen cuál es la importancia del saludo dentro de las relaciones

humanas.

El saludo, relacionado como unas de las caricias psicológicas, ha sido catalogado por lo largo de la historia como la puerta para alcanzar un buen entendimiento de una relación laboral, personal y social. Es por ello que este factor es fundamental tenerlo como herramienta al momento de fundar el pilar sobre el cual se construirá cualquier negociación. Saludar es sinónimo de reconocer y darle lugar a la otra persona de esta manera no se sentirá desvinculado del espacio que comparten.

En el caso de la toma corporativa que la compañía Avianca pretende emplear para fidelizar su cliente corporativo Totto (Nalsani), se ha tenido muy en cuenta este punto para afianzar de mejor manera las relaciones entre las dos empresas. Aunque la empresa Totto ya es un cliente antiguo para Avianca, Cuando se logra sostener una buena relación, da una mayor visión de futuro para conservar el mismo cliente, conservando una línea de continuidad en ventas. Sin embargo para Avianca es fundamental que Totto no tenga la duda de seguir contando con ellos, es por eso que mediante la Toma corporativa, se ha pretendido refrescar esta relación para lograr el objetivo propuesto de influir siempre a la hora de tener la necesidad de viajar. Para que este evento sea exitoso en el cumplimiento de su objetivo, indiscutiblemente se debe poder transmitir a Totto como primera impresión, un MUY BUEN SALUDO. Para lograrlo se deben tener aspectos importantes que fortalezca esta relación:


ACTITUD: Prestar la atención y mejor disposición, demostrando así el interés que se tiene sobre su cliente corporativo Totto. La mejor forma es centrar la mirada en la otra persona, proporciona seguridad tanto para la empresa vendedora como el para el cliente corporativo. POSICIÓN DE LAS MANOS: Partir desde el concepto de quien extiende la mano primero es la persona que maneja el saludo. En el caso de Avianca con Totto, quien este último ha sido un cliente catalogado como nivel GOLD, es importante que Avianca de continuidad del formalismo saludando siempre de la mano, demostrando al cliente corporativo el nivel de importancia y de respeto que Avianca continua teniendo hacía con él, pero dejando siempre en claro la fuerza que representa Avianca para el sector. A continuación se cita el significado que puede tener el saludo según la posición de las manos: “Debemos siempre recordar, que cuando extendemos la mano con la palma hacia arriba, estamos indicando a la persona a quien se saluda (generalmente este modo se usa para las damas, mas no en el plano laboral) que aceptamos incondicionalmente, estar subordinado a ella, ya que quien extiende su mano, con la palma hacia abajo, está demostrando superioridad, y de esa forma (palma hacia abajo) es la manera correcta de saludar a cualquier persona a quien queramos decirle: soy superior a ti” Extender la mano, con el dedo pulgar hacia el cielo, significa, igualdad de condiciones, y este saludo es útil para compañeros de trabajo, amigos, familiares, clientes, etc.”1 ELEMENTOS ACOMPAÑANTES: Finalmente, se debe tener presente que siempre existe una ambientación para el saludo, esto va desde el escenario escogido para el encuentro entre el vendedor y el cliente, como también la presentación personal sobre la imagen que está proyectando y las demás personas que acompañan el encuentro.

1

http://www.emagister.com/importancia-saludo_h


9.

Cuáles

son

sus

recomendaciones

como

asesores

en

Relaciones

Corporativas para empresas y personas que necesitan trabajar con intérpretes.

El contar con un intérprete, tanto para la empresa como para las personas, es una herramienta que bajo unas normas básicas, se convierte en mediador para el entendimiento de lo propuesta de una forma efectiva. Es por ello que pare el funcionamiento exitoso de esta mediación, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

EL CONTACTO: Definir el contacto visual entre los participantes y no con el intérprete. Partimos que es el mediador, pero el objetivo principal es la comunicación entre los que participan y están involucrados directamente con el tema en colación. BUEN MEDIADOR: Al elegir un intérprete, es de anotar que este debe está capacitado para el manejo de la conversación, sin incluirse en ella. Siempre dar la mayor importancia a los participantes y entender que él debe cumplir con su misión que la comunicación entre las partes sea fluida sin que se denote en mayor proporción la presencia del intérprete. VOZ CLARA: Características como el tono de voz, la fluidez, el mantenimiento de la misma línea en toda la conversación, la vocalización; son características que construyen un buen perfil para este cargo.


CONFIDENCIALIDAD: Dentro de la ética del intérprete, siempre debe tener reserva de la información que se maneja, aun luego de ser divulgada. Este punto hace también que el intérprete sea una persona atenta a escuchar para poder tener la capacidad de transmitir la información correctamente, así mismo ante los participantes, este intérprete siempre trabajará bajo el principio de la imparcialidad.


Guia 4 final  
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