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MANUAL DO USUรRIO

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Manual do Usuário Esse manual contém as informações necessárias para que um usuário conheça os diversos aspectos relacionados à administração do ITS ECM, apresentando uma descrição simples e de fácil entendimento de seus componentes.

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Sumário 1.ECM .......................................................................................................................... 4 2. Documentos:........................................................................................................... 5 2.1- Visualização de Arquivo de Imagem:..................................................................................... 7 2.2-Visualizar Arquivos:...............................................................................................................7 2.3-Baixar Arquivo:......................................................................................................................8 2.4-Subir Arquivo:........................................................................................................................8

3. Pastas:................................................................................................................... 10 3.1- Criando uma Nova Pasta...................................................................................................10

4. Integração com o Windows Explorer .................................................................. 11 4.1- Criando Mapeamento:.......................................................................................................12

5. Agenda Corporativa ............................................................................................. 14 5.1- Novo Compromisso...........................................................................................................15 5.2- Sincronizar Agenda com Outlook......................................................................................16

6. Digitalizador WEB ................................................................................................. 17 6.1- Digitalização...................................................................................................................... 17

7. Workflow Personalizável ...................................................................................... 19 8. Dúvidas.....................................................................................................................24

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1.ITS ECM

1.1- O que é? Enterprise Content Management – Gestão de Conteúdo Corporativo Estratégias, Métodos e Ferramentas usados para capturar, gerenciar, preservar e entregar conteúdos relacionados aos principais processos de negócio.

1.2-Para que serve? O ITS ECM permite o controle de seus documentos eletrônicos e digitais, potencializando a performance do seu negócio e objetivo estratégico.

Seja bem- vindo!

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2. Documentos:

Visualização, Download e Upload de arquivos no sistema.

2.1- Visualização de Arquivo de Imagem:

O ITS ECM disponibiliza diversas formas de visualização de um arquivo de imagem, confira:

1ª Opção: É necessário possuir um software visualizador de imagem instalado em sua máquina - Clique no nome do arquivo, em seguida a imagem abrirá no software que estiver instalado na estação de trabalho.

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2ª Opção: Não é necessário ter software visualizador de imagem instalado. - Clique no link “Ver Imagem”, a imagem abrirá no visualizador integrado ao sistema “ITS ECM” em tela cheia.

3ª Opção: Para utilizar essa opção também não é necessário possuir software visualizador de imagem instalado, basta marcar a caixa de seleção do arquivo a ser visualizado e clicar em “Visualizar Imagem”. A imagem abrirá no visualizador integrado ao sistema ITS ECM em uma tela popup.

*Obs. Visualizador disponível para os navegadores Chrome e Mozilla Firefox. O Internet Explore 9 não possui suporte para HTLM5 CSS3.

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2.2-Visualizar Arquivos:

Além de arquivos de imagem o ITS ECM possibilita a visualização de forma rápida e prática, de documentos de texto e planilhas. - Clique no nome do documento.

Na caixa de dialogo “Abrir Documentos”: escolha a opção “Somente Leitura” depois clique no botão “OK”.

* Entrar com “Usuário” e “Senha” por questões de segurança para o arquivo abrir.

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2.3-Baixar Arquivo: O ITS ECM possui um menu prático para o gerenciamento de seus documentos. Para efetuar o download de algum arquivo, basta clicar na aba “Documentos”, selecionar o arquivo pretendido e em seguida clicar no ícone “Baixar uma Cópia”. - Na caixa de dialogo “Download de Arquivos”: escolha a opção “Salvar”.

2.4-Subir Arquivo: O ITS ECM oferece várias opções para o Upload de seus arquivos, e ainda possibilita sua organização em pastas, facilitando a visualização dos processos.

1ª Opção: Selecione a aba “Procurar” clicar no link “+ Adicionar documento”.

- Em seguida clique no botão ”Procura” e selecione o caminho e o arquivo que deseja subir. Clique em “OK” para concluir o processo.

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2ª Opção: Selecione a aba “Procurar” clicar no link “+ Adicionar documento”.

- Em seguida clique no link “Carregar Vários Documentos”.

- Selecione “Arrastar os Arquivos e Pastas” ou clique em “Procurar arquivos com alternativa”. Clique em “OK” para concluir o processo.

Obs. Fique atento à opção de substituição de arquivos existentes.

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3. Pastas: O ITS ECM disponibiliza estrutura de pastas em árvore que facilita a visualização dos processos e proporciona organização lógica e física dos documentos.

3.1- Criando uma Nova Pasta - Para criar uma nova pasta clique na aba Documentos em “FERRAMENTAS DE BIBLIOTECA”, em seguida clique no ícone “Nova Pasta”.

- Escreva o nome da pasta no campo obrigatório ”Nome”. Para concluir clique em “Salvar”.

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4. Integração com o Windows Explorer

A integração do ITS ECM com o Windows Explorer permite criar, alterar, visualizar, copiar, colar, salvar e apagar arquivos e pastas que estão no sistema sem necessidade de browser.

.- Para criação do atalho selecione a aba Biblioteca e clique no ícone “Abrir com explore”. - Digite Usuário e Senha caso necessário e aguarde abrir a pasta com todo conteúdo do “ITS ECM” no explore do Windows.

Dica: Você poderá mapear esse caminho da pasta para criar um atalho de fácil acesso no seu desktop (área de trabalho).

Obs. Essa função só esta disponível para o navegador Internet Explore.

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4.1- Criando Mapeamento: -Copie o endereço da pasta a ser mapeada.

-Clique com o botão direito do mouse em “Meu Computador”, e em seguida em “Mapear unidade de rede...”.

- Clique no link “Conecte-se um site que pode ser usado para armazenar documentos e imagens”.

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- Clique em “Avançar”.

-Clique em “Escolher um local de rede personalizado” e “Avançar”.

- Cole o endereço copiado e clique em “Avançar”.

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- Escreva o nome da pasta e clique em “Avançar”. Para finalizar clique em “Concluir”

- Em “Meu Computador” você poderá confirmar que a pasta foi criada com todo conteúdo do sistema sem precisar abrir o navegador.

Obs. Essa função só esta disponível para o navegador Internet Explore.

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5. Agenda Corporativa

O ITS ECM possui agenda corporativa para o gerenciamento dos seus compromissos.

5.1- Novo Compromisso - Para adicionando um novo compromisso a agenda clique no link “+ Adicionar”.

- Preencha os campos a seguir e clique em “Salvar”.

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5.2- Sincronizar Agenda com Outlook. Sincronizando a agenda com o Outlook, mesmo que o ITS ECM não esteja aberto em sua tela, você recebe os lembretes dos compromissos agendados.

- Para realizar a sincronia clique no botão “Conectar com Outlook”, em seguida insira os compromissos pretendidos.

Agenda GED

Agenda Outlook

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6. Digitalizador WEB Permite o acesso ao scanner local através de uma aplicação na web, inserindo o resultado da digitalização direto no sistema sem necessidade de upload.

6.1- Digitalizando - Clique no menu de tarefas “Digitalizar Documentos”.

Ou menu de tarefas “Editar Item”.

- Em seguida clique em “Digitalizar Documento”.

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- Aguarde inicializar

- Selecione o tipo de digitalização e clique em “Scan”.

Preencha os campos indexáveis e clique em “Salvar”.

- Documento Digitalizado

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7. Workflow Personalizável

O ITS ECM possuí workflow personalizável proporcionando o gerenciamento do fluxo de trabalho de acordo com as necessidades da sua empresa Exemplo de workflow para solicitação de férias - Para adicionar nova solicitação clique no link “+Adicinar novo item”.

- Preencha os campos e clique em “Salvar”.

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- A solicitação criada aparecerá na caixa Usuário para envio.

- No menu de tarefas clique em “Enviar para próxima etapa”.

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- Clique em “Fechar(x)”

- A solicitação estará na caixa Gerência com o status Aguardando aprovação.

- Para a aprovação o gerente deverá clicar em “Enviar para próxima etapa”, e para reprovação, clicar em “Rejeitar”.

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- Em caso de aprovação a solicitação estará na caixa Recursos Humanos, com o status ” Autorizado pelo Gerencia”.

- O responsável por essa etapa deverá “Enviar para próxima etapa”, onde a solicitação aguardará a assinatura do funcionário.

- em seguida clicar em “Visualizar Impressão”.

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- A “Ficha de solicitação de férias” abrirá na tela. Ela deverá ser impressa, entregue ao funcionário para assinar, em seguida deverá ser digitalizada e anexada ao sistema.

- Após anexa a solicitação com a assinatura do funcionário, caberá ao Recursos Humanos clicar em “Enviar para próxima etapa” para finalizar o workflow.

- O status do processo mudará para “Finalizado”.

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8. Dúvidas

Para sanar qualquer dúvida entre em contato conosco:

(61) 3027-5350

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