Issuu on Google+

Whitepaper “Hoe een forse reductie van fout- en faalkosten te realiseren” Door het terugdringen van fout- en faalkosten kan de marge substantieel worden vergroot.

VERTROUWELIJK OPDIC groep T

06 14 27 19 97

W

www.opdic.nl

E

info@opdic.nl


Fout- en faalkosten Fout- en faalkosten zijn kosten die gemaakt moeten worden om tijdens processen of projecten gemaakte fouten te herstellen. Deze kosten zijn in de klantorder niet voorzien, gaan direct ten koste van de marge en beïnvloeden daarmee het bedrijfsresultaat negatief. Waren de fouten niet gemaakt, dan hadden de voorzieningen immers niet getroffen hoeven worden. Zonde! Fout- en faalkosten worden onderverdeeld in:   

interne faalkosten: alle kosten die gemaakt worden om problemen in de productie van goederen en diensten op te lossen voordat deze de klant bereiken (herstelkosten); externe faalkosten: alle kosten die gemaakt moeten worden om na de uitlevering (evt. op locatie bij de klant) problemen op te lossen of door niet gecalculeerde nalevering van goederen; imagoschade: deze externe kosten zijn vaak niet in geld uit te drukken, maar hebben wel invloed op de toekomstige omzet.

Cijfers lopen uiteen, maar op basis van schattingen en onderzoek wordt 5 tot 35% van alle kosten gezien als fout- en faalkosten. Het verbeterpotentieel is dus groot……!

Onnodige kosten Fout- en faalkosten merkt u vaak pas op tijdens de uitvoeringsfase. De eigenlijke oorzaak ligt eerder in het proces. Deze kosten zijn namelijk vaak het gevolg van het falen van de organisatie als geheel. Zelden zijn ze toe te rekenen aan één persoon. In deze economisch lastige tijd staat bij veel bedrijven de marge onder druk en daarmee de inrichting van de eigen organisatie centraal. Dit wordt grotendeels gedreven door de vraag hoe er geld bespaard kan worden. Het terugdringen van fout- en faalkosten heeft een rechtstreekse positieve invloed op de kosten en daarmee op de marge.

Mogelijke oorzaken Indien een bedrijf zijn administratieve organisatie niet voldoende op orde heeft, kan er door het gebrek aan informatie onvoldoende inzicht zijn in bijvoorbeeld de planning of in de voorgang van een project. Indien de overdracht van informatie niet goed georganiseerd is tussen de afdeling ‘verkoop’ en de afdeling ‘bedrijfsbureau’ is het de vraag of en hoe een veranderde klantwens doorkomt richting de afdeling ‘productie’. Ook de menselijk aspecten van een organisatie kunnen een rol spelen bij het ontstaan van de faalkosten. Wat te denken van een gebrekkige samenwerking tussen verschillende afdelingen of het gemis aan onderling vertrouwen? Deze cultuuraspecten zijn vaak ongrijpbaar.

©OPDIC groep Versie: 1.0

– Whitepaper –

26-11-2012 -2-


Aanpak OPDIC is een praktische en resultaatgerichte methodiek gericht op het organiseren van de administratieve organisatie. OPDIC kijkt niet naar afdelingen, maar organiseert processen stroomsgewijs. Uitgangspunt is dat gegevens maar één keer vastgelegd worden en medewerkers effectief met elkaar communiceren. Door gegevens op de juiste manier vast te leggen en medewerkers te leren hoe ze optimaal kunnen samenwerken, wordt de informatie op de gewenste plek ontsloten, waardoor, waardoor faalkosten zullen dalen. OPDIC gaat uit van vijf pijlers, te weten Organiseren, Processen, Discipline, Informatievoorziening en Communicatie & Cultuur. OPDIC gaat ervanuit dat een organisatie evenwicht en samenhang nodig heeft in de verschillende pijlers.

Analyse De OPDIC-vragenlijst wordt gebruikt als analysemiddel. De medewerkers worden in staat gesteld deze vragenlijst digitaal in te vullen. Deze praktische tool onderzoekt vanuit de missie en het doel de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers binnen de organisatie. Daarnaast wordt er onder andere aandacht besteed aan informatieoverdracht, het vastleggen van informatie en de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. De vragenlijst wordt gecombineerd met intakegesprekken met sleutelfiguren in uw organisatie en met observaties op de werkvloer. Uit deze analyse volgt de OPDIC-score. Deze score laat zien of en op welk gebied fout- en faalkosten optreden. OPDIC legt, in combinatie met intakegesprekken en observaties, de knelpunten binnen uw organisatie bloot. De resultaten van OPDIC worden in een workshop aangeboden aan u en uw medewerkers en samen worden concrete verbeterdoelen geformuleerd om de fout- en faalkosten substantieel te verlagen.

Verbeteringen De implementatie van de verbeteringen wordt zorgvuldig, maar daadkrachtig en resultaatgericht aangepakt. De medewerkers spelen een cruciale rol bij de verandering. Zonder draagvlak is er wel een korte termijn opleving, maar op langere termijn treedt er een verslechtering op; de doorgevoerde verandering wordt niet gedragen. Onderhuids ontstaat weerstand en ‘oud zeer’ stapelt zich op en komt tot uiting. Wij zetten verschillende instrumenten in:     

meten=weten; het opzetten van een meetsysteem voor de fout- en faalkosten; het verbeteren en onderling afstemmen van processen, structuren en systemen; efficiënt informatie vastleggen en delen; verandering van mindset op het gebied van discipline en het nemen van persoonlijke verantwoordelijkheid; teamtraining en individuele coaching.

Wat bereiken wij Deze methodiek is beproefd en heeft resultaat opgeleverd. Bedrijven die OPDIC toepassen zijn goed georganiseerd, hebben structuur en kunnen bovendien goed inspelen op de veranderingen vanuit de markt. Concrete resultaten van OPDIC: een verlaging van de indirecte kosten en een substantiële reductie van de faalkosten. ©OPDIC groep Versie: 1.0

– Whitepaper –

26-11-2012 -3-


Over OPDIC groep De OPDIC groep bestaat uit professionals die exact weten waar organisatorische en administratieve knelpunten door ontstaan. Wij geven u hier een helder beeld van terug en ondersteunen concreet bij de oplossing van de knelpunten. Wij beschikken over veel praktische ervaring en kennis op het gebied van het verbeteren van samenwerking tussen verschillende afdelingen en mensen. Ook zijn wij bedreven in het beter op elkaar afstemmen van processen en informatie tussen betrokken afdelingen. We maken samen met onze opdrachtgevers een concreet plan, gericht op het blijvend verbeteren, en begeleiden de uitvoering van dat plan. Dat is wat de OPDIC groep u biedt. De OPDICgroep bundelt branche- en product gerelateerde kennis om u te helpen een antwoord te vinden op de vraag: "Hoe een forse reductie van fout- en faalkosten te realiseren en zo blijvend onze marge te vergroten?”

©OPDIC groep Versie: 1.0

– Whitepaper –

26-11-2012 -4-


OPDIC groep - reductie fout- en faalkosten