Page 1

OMDAT ACTIEF INFORMEREN VAN BETROKKENEN UW FACTUUR足 PROCES INZICHTELIJK HOUDT

MODULE FACTUURDISTRIBUTIE Natuurlijk worden facturen binnen uw organisatie serieus behandeld. Maar het verwerkingsproces gaat over meerdere schijven en betrekt verschillende medewerkers op verschillende momenten. Dat maakt dit proces niet altijd even overzichtelijk. De grote vraag is daarom hoe u iedereen die financieel, inhoudelijk of administratief verantwoordelijk is, op de hoogte houdt van de status? Weten uw medewerkers die facturen accorderen bijvoorbeeld wat de actuele budgetdrempels zijn? En hoe ver足nemen administratief medewerkers wat de precieze betalings足termijn per factuur is?

De module Factuurdistributie biedt uitkomst. Allereerst digitaliseert u hiermee een lastig, onoverzichtelijk papieren proces. Goedkeuringen van facturen worden nu opgevraagd zonder fysieke rondgang. Maar ook drempelbedragen zijn in te stellen. Met e-mailberichten en taken die uw medewerkers terugvinden op de homepagina van de WerkBox, houdt dit systeem iedereen die betrokken is op de hoogte. Wanneer administratief verantwoordelijken invoeren wie akkoord moet geven op welke factuur, ontvangen deze medewerkers een notificatie. En op het moment dat een factuur niet op tijd behandeld wordt, waarschuwt de module Factuurdistributie de afdeling administratie. Zo kunnen zij op tijd actie ondernemen om ervoor te zorgen dat de factuur op tijd wordt betaald. Want dat wil toch iedereen?

Actief systeem De module Factuurdistributie informeert betrokken medewerkers actief. Zo kan er geen akkoord meer worden 足vergeten. Hierdoor gaat uw behandelsnelheid van inkomende facturen sneller en kunt u tijdig deze facturen betalen. Zo kunt u eindelijk gebruik maken van de betalingskorting van uw leveranciers.

Makkelijk meer overzicht Uw facturen raken nooit meer zoek en met de uitgebreide zoekmogelijkheden vindt u elke factuur terug. Voer sleutelwoorden in en Factuurdistributie toont alle relevante documenten. Natuurlijk krijgen gebruikers alleen de facturen te zien waar ze recht op hebben. Daarnaast wordt elke actie geregistreerd en opgeslagen. Zo is de behandelstatus altijd inzichtelijk. Dat werkt wel zo veilig.


Sneller werken Omdat uw administratief medewerkers niet elke keer hoeven te bepalen wie verantwoordelijk is voor het accorderen van facturen. En omdat ze ook niet per factuur achter die personen aan hoeven te gaan, kunnen ze zich concentreren op hun kerntaken. Dat scheelt tijd en geld!

Duurzaam systeem Natuurlijk scheelt het digitaliseren van alle binnenkomende facturen u ook fysieke ruimte. Wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe ver in het proces de factuur zit, is overigens ook nog eens in een oogopslag terug te vinden.

Direct goedkeuren De status van de factuur wordt aangepast naar ‘Goedgekeurd’ en het document wordt beveiligd opgeslagen.

Factuur beoordelen Geef één of meer personen op die de factuur moeten

Factuur elektronisch opvoeren

Document scannen

beoordelen. Wordt het drempelbedrag van de goedkeurder overschreden? Dan krijgt automatisch de juiste

Factuur beoordelen starten

tekenbevoegde ook een melding om te accorderen.

Factuur beoordelen

‘‘Uw facturen raken nooit meer zoek en met de uitgebreide zoekmogelijkheden vindt u elke factuur terug’’

Nee Naar hogere in rang

On hold (1x) Factuur OK?

Ja

Tekenbevoegd?

Factuur betaalbaar stellen

Nee

Nee

Factuur OK? Ja

Afgekeurd

Goedgekeurd

Workflow Factuurdistributie

Ricoh Nederland B.V. Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch

Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch

Omdat actief informeren van betrokkenen uw factuurproces inzichtelijk houdt  

Natuurlijk worden facturen binnen uw organisatie serieus behandeld. Maar het verwerkingsproces gaat over meerdere schijven en betrekt versch...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you