Page 1

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Het ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s is eind maart 2012 afgerond. Het programma ondersteunde organisaties vanaf april 2011 bij de verdere invoering van ZZP’s. Werken met ZZP’s deed dit op uiteenlopende manieren: regiobijeenkomsten, workshops, praktijkexpedities, kortdurende begeleiding op locatie, een informatielijn en een website. Het gedachtegoed daarbij was dat de invoering van ZZP's niet alleen een nieuwe bekostigingssystematiek is, maar een middel om individueel en op maat zorg te verlenen.

www.invoorzorg.nl


Inhoudsopgave

Voorwoord

Werken met ZZP's blikt terug

4

5, 6,7

Primair proces Het verpleeghotel van Warande

8

Abrona legt de focus op directe cliënttijd

9

Meer verantwoordelijkheid EVV’ers bij Carintreggeland

10

Het elektronisch zorgleefplan van Noorderbreedte

11

Begeleiders met hoge regelcapaciteit bij JP van den Bent

12

’t Derkshoes maakt primair proces ZZP-proof

13

Formatie Het formatiemodel van Lentis verenigt DBC’s en ZZP’s

14

Financiën Cello geeft managers regelruimte

15

Registratie Woonzorgcentra Flevoland verwerkt ZZP’s digitaal

16

Verpleeghuis Altingerhof registreert incidenteel

17

Communicatie Markenheem vertaalt ZZP’s naar zorgarrangementen

18

Dit bracht het ondersteuningsprogramma ons Riederborgh brengt samenhang aan

19

De zorgafsprakenlijst van HVO-Querido

20

Centrale rol ECD bij Zorgcentra Rivierenland

21

Colofon

22

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 3


Voorwoord

Als u deze introductie leest, leest u waarschijnlijk ook de

Voorbeelden zijn de overgang van de revalidatie naar de

rest van deze publicatie. Ik raad het u bijzonder aan, om twee

Zvw, de extramurale begeleiding naar de Wmo, de uitvoering

redenen.

van de AWBZ voor eigen verzekerden en de overgang naar resultaatfinanciering. Het ligt voor de hand dat ook daarbij

De eerste is dat de publicatie vol staat met praktijkvoorbeel-

weer probleemsignalen optreden. Vooruitlopend daarop is er

den van organisaties die vanuit de bekostiging de bedrijfsvoe-

al een TransitieBureau en is er het In voor Zorg-programma.

ring en de kwaliteit in de langdurige zorg verbeterden. Die

Als de invoering van ZZP’s een voorteken is van hoe het veld

verbeteringen zijn niet het resultaat van de inspanningen van

deze structuurwijzigingen oppakt, dan kijken u en ik over een

onderzoekers, adviseurs of de overheid. Die verbeteringen

aantal jaar terug en denken we “het hoort er gewoon bij”.

ontstonden omdat zorgprofessionals, HEAD’s, RvB’s en anderen aan de slag gingen met een goed idee. En met de ambitie

Ik wens u veel leesgenoegen!

om het idee te realiseren. Deze publicatie is daarom in de eerste plaats een ode aan hun inzet. De publicatie is ook een appèl aan anderen in de langdurige zorg. De voorbeelden kunnen betekenisvol zijn voor organisaties die ook willen dat de zorg voor cliënten beter wordt, dat de kosten dalen en dat de samenwerking onderling makkelijker gaat. Het appèl is ook gericht aan overheid, ZBO’s, verzekeraars, gemeenten en al die anderen die een rol hebben in de langdurige zorg. De voorbeelden laten zien dat er veel mogelijk is, maar ook dat het niet makkelijk is om er te komen. Van een idee naar werkelijkheid is vooral hard werken, en dat verdient respect! Dit was nog maar de eerste reden waarom u dit boekje moet

Anno Pomp, coördinator Strategie

lezen. De tweede reden is dat deze publicatie de laatste is van

bij de Directie Langdurige Zorg van

Werken met ZZP’s. Vanaf nu gaat Werken met ZZP’s op in het

het ministerie van Volksgezondheid,

grote In voor Zorg-programma. Dat kan, want eigenlijk heeft

Welzijn en Sport.

het veld geen behoefte meer aan een apart ZZP-programma. ZZP’s zijn een regulier onderdeel van het werk geworden: ze horen er ‘gewoon’ bij. Drie jaar geleden was dat wel anders! De ZZP’s zijn in 2009 ingevoerd, al snel kwamen er allerlei probleemsignalen. Claimgedrag, intramurale minutenregistatie, registratie­ problemen, noem maar op. Tijdens een algemeen overleg in de Tweede Kamer beloofde het ministerie van VWS daarom een programma op te zetten, om al die vraagstukken aan te pakken. Het programma kreeg de naam ‘Werken met ZZP’s’. De inzet was: mogelijkheden zichtbaar maken, mensen bij elkaar brengen, voorbeelden tonen, dialoog tussen betrokkenen organiseren en een website en publicaties met goede voorbeelden maken. Inmiddels zijn de probleemsignalen verdwenen. De resterende bekostigingsvragen zijn niet groter in aantal of ingewikkelder dan vóór de ZZP’s. De langdurige zorg staat de komende periode voor een aantal belangrijke structuurwijzigingen die vergelijkbaar zijn met de invoering van ZZP’s.

4

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Werken met ZZP's blikt terug Regiobijeenkomsten, de website werkenmetzzps.nl, een informatielijn, workshops, praktijkexpedities en kortdurende begeleiding. Dat is het programma Werken met ZZP’s in een notendop. Werken met ZZP’s werd niet zomaar in het leven geroepen. Het werkveld had er behoefte aan. Maar heeft het ook wat opgeleverd? Een korte schets van de resultaten, de aanleiding en de ondersteuningsvormen.

Resultaten

De webstatistieken laten zien dat de praktijkvoorbeelden

Het afgelopen jaar hebben veel zorgorganisaties de weg naar

goed gelezen worden. Een aantal voorbeeldorganisaties

het ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s gevonden.

keert terug in deze publicatie. Organisaties ontmoetten

De website met praktijkgerichte informatie per thema is

elkaar ook live tijdens de regiobijeenkomsten, de workshops

mas­saal bezocht. Ongeveer een kwart van alle organisaties

en de praktijkexpedities.

in de langdurige zorg met intramuraal verblijf nam deel aan één of meer onderdelen van het programma. Uit de evaluaties

De aanleiding

blijkt dat mensen het ondersteunings­­aanbod waardeerden en

Uit de Rapportage 'Werken met ZZP’s. Inventarisatie onder­

er veel aan hebben gehad.

steuningsbehoefte' uit 2010 bleek dat organisaties sterk verschilden in de mate waarin ZZP's waren ingevoerd.

Drie fasen

Kopgroep­organisaties gebruikten ZZP's al om de dialoog

Het hoofddoel van het programma Werken met ZZP’s was het

met de cliënt aan te gaan. De staartgroep vormde de andere

ondersteunen van zorgorganisaties bij de verdere invoering van

kant van het spectrum: daar waren de ZZP's niet meer dan

de zorgzwaartepakketten in hun organisatie. Daarbij maakt

een financieringsmiddel. De middengroep zat daar tussenin.

iedere organisatie drie ontwikkelingsfasen door.

Uit de rapportage kwam ook de specifieke vraag van organisaties naar voren: ze wilden zelf aan kunnen geven op welke onder-

1. ZZP's doorvoeren in het financiële systeem.

delen ze ondersteuning wensten. Het programma Werken met

2. ZZP’s een plaats geven in de bedrijfsvoering organisatiebreed.

ZZP's kwam aan die behoefte tegemoet.

3. ZZP's een rol laten spelen op de werkvloer, in de interactie tussen zorgverlener en cliënt.

Het ondersteuningsaanbod Het aanbod van Werken met ZZP’s was divers en werd inhou-

Een organisatie die deze drie fasen heeft doorlopen, heeft het

delijk voortdurend bijgesteld. Zo speelde het programma in

principe van de ZZP’s goed vertaald in de praktijk. Niet alle

op de vragen vanuit het werkveld.

organisaties zijn zo al zover, maar de sector is met ondersteuning vanuit het programma wel een stap verder gekomen. En wie toch

Regiobijeenkomsten

nog hulp nodig heeft, kan een beroep doen op In voor zorg!

Werken met ZZP’s startte met regiobijeenkomsten verspreid door het land. Presentaties van organisaties uit de kopgroep

Verbindingen

leidden tot interessante discussies. Organisaties wisselden

Daarnaast wilde het programma Werken met ZZP’s organisaties

ervaringen uit. De bijeenkomsten waren ook bedoeld om het

met elkaar in contact brengen, verbindingen leggen. Naast de

ondersteuningsaanbod van Werken met ZZP’s bekendheid

bijeenkomsten had ook de website daarin een belangrijke rol.

te geven.

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 5


Werken met ZZP's blikt terug

Workshops Werken met ZZP’s voorzag in een continu aanbod van workshops. Alle onderwerpen die met het werken met ZZP's samenhangen kwamen aan bod. Denk aan budgettering, kostprijsberekening, het opstellen van zorgarrangementen, formatieplanning, communicatie met de cliënt, cultuuromslag bij zorgverleners en stuurinformatie. In de loop van 2011 groeide het aantal GGZ-instellingen dat aan het ondersteuningsprogramma deelnam. Werken met ZZP’s verzorgde daarom workshops speciaal voor deze sector en trok hiervoor specifieke expertise aan. Praktijkexpedities Werken met ZZP’s organiseerde verschillende praktijk­ expedities: bijeenkomsten op locatie bij een zorgorganisatie rondom een praktijkvoorbeeld. De gastorganisatie presen­ teerde de ins en outs van het praktijkvoorbeeld, vaak in combinatie met een rondleiding. Daarnaast waren het echte netwerkbijeenkomsten, met veel ruimte voor het uitwisselen van ervaringen. Kortdurende begeleiding De kortdurende begeleiding was een zeer succesvol onderdeel van Werken met ZZP’s. Het bood organisaties de mogelijkheid om in gesprek te gaan met een ZZP-expert, hun eigen werkwijze tegen het licht te houden en te horen hoe andere organisaties met vergelijkbare vraagstukken omgaan. Twee organisaties delen hun ervaring met kortdurende begeleiding in deze publicatie. Werkenmetzzps.nl Vanuit In voor zorg! blijven de tools, informatie en voorbeelden ook na maart 2012 beschikbaar, zodat bruikbare informatie niet verloren gaat.

6

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Werken met ZZP's blikt terug

Truus Vernhout, projectleider ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s:

“Het gaat om de ruimte die ZZP’s bieden” “Werken met ZZP’s was vooral bedoeld om een impuls te geven aan organisaties die zich het gedachtegoed achter de ZZP’s nog eigen moesten maken. ZZP’s verwerken in de administratie en de financiële systemen is pas het begin. Het gaat om de ruimte die ZZP’s aan de organisatie en de zorgprofessional bieden, om samen met de cliënt een zorgplan op maat vast te stellen. Vroeger was de zorg vrij strak in functies opgedeeld. Nu kan een organisatie accentverschillen leggen per cliënt. Daar is een cultuurverandering voor nodig. Ik denk dat Werken met ZZP’s sterk aan dit bewustwordingsproces heeft bijgedragen. Ik durf wel te stellen dat geen organisatie meer kan volhouden dat zorgzwaartepakketten alleen een manier van bekostigen zijn.”

Coach Margriet Boerma (lid ZZP-ondersteuningsteam):

“Iedere organisatie is weer anders” “Lang niet iedere organisatie heeft behoefte aan ondersteuning. Toch vinden ook die organisaties het soms prettig om even te horen of ze op de goede weg zijn en zo nodig een antwoord op die ene specifieke vraag te krijgen. Daarin heeft de kortdurende begeleiding van Werken met ZZP's goed voorzien. Als coach is het ontzettend leuk om te ervaren hoe elke organisatie een eigen werkwijze ontwikkelt, passend bij de eigen visie. Dat kan ook, omdat ZZP's alleen de kaders aangeven. Het betekent ook dat er niet één aanpak bestaat die de beste is. Iedere organisatie is weer anders, alleen al in omvang en type zorg. Maar ook de cultuur en de levensfase van een organisatie zijn bepalend, net als het bestuur en het management. Dat is heel boeiend. Werken met ZZP's heeft hierop ingespeeld, met algemene workshops voor iedereen en daarnaast kortdurende coaching op maat."

Coach Annemarie Koopman (lid ZZP-ondersteuningsteam):

“Toepasbaarheid is het sleutelwoord” “Voor Werken met ZZP’s heb ik kortdurende ondersteuning gegeven. Heel frappant vond ik het verschil tussen grotere concerns en kleinere organisaties. De grotere concerns bleken in de praktijk al best veel op orde te hebben. Zij waren vooral benieuwd of ze nog dingen over het hoofd zagen. Bij kleinere organisaties merk je dat het budget daarvoor ontbreekt. Als coach kun je dan veel betekenen. Je houdt een spiegel voor en met een paar acties worden veel slagen gemaakt. Je ziet echt iets gebeuren, dat is heel inspirerend. Een ander opvallend punt is dat grote concerns meer op beheersing sturen. De oplossingen die bedacht worden, staan daardoor vaak ver van de werkvloer af. Terwijl toepasbaarheid het sleutelwoord is, samen met het bewustzijn dat ZZP’s meer zijn dan een financieringssysteem. ZZP’s zijn een middel om individueel en op maat zorg te verlenen. Die vertaling naar het primaire proces hebben nog niet alle organisaties gemaakt.”

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 7


Primair proces

Het verpleeghotel van Warande Verpleeghotel Bovenwegen levert geen zorg, pillen of

Verder organiseert verpleeghotel Bovenwegen regelmatig

washandjes, maar aandacht. De medewerkers zijn getraind

dialooggroepen. Hierin zitten medewerkers, mantelzorgers en

in persoonlijke bejegening en helpen de bewoners hun leven

bewoners. Bente Schotel: “Een coach helpt de groep praten

naar eigen smaak in te richten. Vestigingsmanager Bente

over dingen die beter kunnen. Er komen mooie suggesties uit.

Schotel: “Het is een mentaliteitskwestie.”

Bijvoorbeeld dat er meer aandacht voor mantelzorgers mag zijn. Daarom hebben we nu een maandelijks Lotgenotencafé,

Verpleeghotel Bovenwegen levert zorg volgens het hotel­

waar mantelzorgers ervaringen kunnen delen.”

principe. Hostmanship heet dit. “Het is de kunst om de ander het gevoel te geven dat hij welkom is, een wereldwijd ge-

Hostmanship

bruikte manier van gastvrijheid beleven en bieden”, vertelt

Hostmanship moet van binnenuit komen. “Trainingen en

vestigingsmanager Bente Schotel. In 2006 besloot Warande

coaching kosten natuurlijk geld”, legt Bente Schotel uit.

elke vestiging een eigen identiteit te geven. Bovenwegen werd

“Maar als medewerkers het eenmaal voelen en weten wat

een ‘hotel’. “Die beslissing staat dus los van ZZP’s, maar past

de bedoeling is, kost het niets of weinig. Het geeft juist meer

er wel goed bij. Onze zorgarrangementen zijn gebaseerd op

plezier en voldoening.” Daarmee is echter niet gezegd dat

de ZZP’s. En net als in een hotel geldt het principe ‘dit is wat

iedereen het kan. Bente Schotel komt oorspronkelijk uit het

je krijgt’. Niet elk hotel heeft het ontbijt bij de kamerprijs

hotelwezen. Ze is gecharmeerd van het doorzettingsver­

inbegrepen. Dat is heel helder.” Daarnaast zijn er service­

mogen en de kennis van zorgmedewerkers. “Maar het kan

arrangementen. Die bieden tien à twaalf dagdelen per week

ook lachend. Het is een mentaliteitskwestie. Respecteren dat

activiteiten en entertainment. “Daarvoor betaalt elke bewoner

iemand een mening heeft. Misschien is het wel gemakkelijker

38 euro per maand. Het is gestoeld op het solidariteitsprincipe,

om een hotel om te bouwen tot verpleeghotel dan andersom.”

dit hebben we besproken met de cliëntenraad." Brede belangstelling De activiteiten in verpleeghotel Bovenwegen zijn afgestemd

Verpleeghotel Bovenwegen is onderdeel van Warande,

op mensen met een culturele, wetenschappelijke of muzikale

een ouderenzorgorganisatie in Zeist, Bilthoven en Houten.

achtergrond. “De bewoners hebben een brede belangstelling”,

Het verpleeghotel biedt zorg aan mensen met een (chroni-

vertelt Bente Schotel. “De traditionele bingoavond is er bij-

sche) somatische aandoening en revalidatiezorg.

voorbeeld maar één keer per jaar." Bewoners krijgen de kans

Verpleeghotel Bovenwegen heeft 90 eenpersoonskamers.

hun leven naar eigen smaak in te richten. Ze blijven zoveel mogelijk deelnemen aan de maatschappij. De medewerkers zijn gericht op aandacht geven, respect voor de wensen en

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

mogelijkheden van de cliënt. De setting doet ook echt aan

6 september 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

een hotel denken. “Onze lobby is groot, de kleuren zijn warm

verpleeghotel Bovenwegen in januari 2012 een praktijkexeditie.

en de medewerkers zeggen iedereen gedag. En we dragen een herkenbaar uniform dat niet wit is.” Mooie suggesties Bewoners kunnen ook zelf voorstellen doen. Via persoonlijke interviews, ook een vorm van aandacht, blijft het verpleeg­ hotel op de hoogte van de wensen van bewoners.

8

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Primair proces

Abrona legt de focus op directe cliënttijd Abrona gebruikt ZZP’s om te innoveren, als prikkel om dingen

Spiegel

kritisch te bezien. Zo creëert de organisatie meer directe

Willem Melissen houdt de organisatie al drie jaar een spiegel voor.

cliënttijd en verkleint ze de overhead. Directeur bedrijfsvoering

Hij ontmoet meer en minder enthousiaste medewerkers. “De

Willem Melissen: “We vragen ons bij alles af of het bijdraagt aan

gemiddelde organisatie is nou eenmaal niet echt veranderings-

het gewenste eindresultaat, dat is meer directe zorg.”

gezind.” De organisatie moet bereid zijn alle stenen op te tillen. Abrona deed dat in het project OOR: Ontwikkelen naar Optimali-

Willen wij gemiddeld zijn of durven wij een keuze te maken?

satie en Resultaat. Alle afdelingen doen mee, vanuit het principe

Die vraag stelde Abrona zichzelf bij de introductie van zorgzwaarte­­

‘geen heilige huisjes’. “Neem de overhead. Daar vallen niet alleen

bekostiging. “Zorgzwaartepakketten zijn een verzameling normen

de ondersteunende diensten onder, maar ook overlegstructuren

en veronderstellingen”, zegt directeur bedrijfsvoering Willem

in de zorg. Ook die moet je bespreekbaar maken.” ZZP’s zijn de

Melissen. “Deze NZa-normen zijn heel belangrijk, maar een orga-

motor van al deze veranderingen. “De ZZP’s reiken normen aan,

nisatie mag er wel een eigen mening over hebben. Soms confor-

waarvan we wat kunnen vinden. Ik zie ZZP’s als middel om te

meer je je aan de normen, soms wijk je af. Plussen en minnen zijn

innoveren, om keuzes te maken. Want ZZP’s zijn een objectief

het resultaat. Want alleen maar kiezen voor ‘beter’ kan niet.”

instrument van ‘buiten’. Er ontstaat een prikkel om dingen die je al jaren doet kritisch te bezien.”

Discussie Abrona kiest voor focus op zorg en een efficiëntere en kleinere ondersteuning en overhead. "Het klinkt eenvoudig, maar er is flink

Abrona is een christelijke organisatie voor dienstverlening aan

over gediscussieerd", vertelt Willem Melissen. “We wilden van de

mensen met een verstandelijke beperking. 1700 medewerkers

norm afwijken, maar moesten nog helder krijgen hoe, waarom en

en ruim 700 vrijwilligers zetten zich in voor 2000 cliënten.

waar.” Om het aantal uur directe zorg te laten stijgen moet een or-

De locaties van Abrona bevinden zich in de provincie Utrecht.

ganisatie alles ter discussie willen stellen. “Natuurlijk zijn er ook wettelijke verplichtingen. Die kun je niet schrappen, maar je kunt ze misschien wel anders doen. Wij hebben bijvoorbeeld de HKZ-

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

procedures versimpeld. Bij alles vragen we ons af of het bijdraagt

5 september 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

aan het eindresultaat, dat is meer directe zorg. Is het antwoord

Abrona in februari 2012 een praktijkexpeditie.

‘nee’, dan kijken we of het wettelijk verplicht is. Is het antwoord weer ‘nee’, waarom doen we het dan?” Deelnemers aan de praktijk­ Vrijwilligers

expeditie bij Abrona discussiëren

Voorbeelden van afwijkingen van de norm heeft Abrona genoeg.

over stuurinformatie.

Willem Melissen: “De NZa zegt niets over vrijwilligers. Abrona heeft er 700. De tijd die zij met cliënten doorbrengen staat gelijk aan ongeveer 60 fte. Daarom maak ik geld vrij voor medewerkers die zich volledig met de organisatie van het vrijwilligerswerk bezighouden.” Een ander voorbeeld is Abrona Vrije Tijd & Leren. Via trainingen leren cliënten in hun vrije tijd anders te acteren. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld winkelen en internet. "Zo stellen wij cliënten in staat volwaardig te functioneren. Dat verhoogt het welzijn enorm.”

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 9


Primair proces

Meer verantwoordelijk­ heid EVV’ers bij Carintreggeland Carintreggeland had de visie al klaar: medewerkers krijgen

Annemarie Asbreuk: “Er moet enige continuïteit zijn. EVV’ers

meer verantwoordelijkheid en denken mee. ZZP’s hielpen de

zijn de cultuurdragers.” Dit is meegenomen in het vernieuwde

visie vormgeven. EVV’ers zijn de sleutelfiguren en het nieuwe,

functiehuis van Carintreggeland. Negen functies in de zorg

digitale zorgleefplan speelt een belangrijke rol. Regiodirecteur

bieden de medewerkers de mogelijkheid door te groeien, in

Annemarie Asbreuk: “Veranderen kan alleen als je de mede­

zowel schaal als verantwoordelijkheid. “De recente fusie was

werkers goede handvatten geeft.”

de directe aanleiding, maar we hebben het werken met ZZP’s erbij betrokken.”

“Gedrag veranderen is ontzettend moeilijk. Wij hebben de ZZP’s aangegrepen om de verandering vorm te geven”, zegt

Controle

regiodirecteur Annemarie Asbreuk. De situatie vóór de invoe-

De managers controleren het gebruik van het zorgleefplan.

ring van zorgzwaartebekostiging - budget op locatieniveau,

“We geven de EVV’ers heldere kaders, maar checken wel of ze

formatie historisch gegroeid, een teammanager die de inzet

het werkelijk doen”, zegt Annemarie Asbreuk. De managers

bepaalde en volgzame medewerkers - wilde de organisatie

moeten elk kwartaal minimaal vijf dossiers inzien. En tijdens

veranderen. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid

functioneringsgesprekken worden ook altijd één of twee dos-

en zijn betrokken bij de personele inzet en de invulling van de

siers bekeken. “Dat hoort erbij. Ik maak ook elk kwartaal een

zorg. “Maar dat kan alleen als je ze goede handvatten geeft.”

verslag voor de raad van bestuur. Ook ik word daar vervolgens over bevraagd. Dat vind ik terecht. Op mijn beurt controleer ik

Zorgleefplan

de verslagen van mijn managers. Hebben ze dossiers bekeken?

Carintreggeland introduceerde een digitaal zorgleefplan met

Geven hun medewerkers aan dat ze iets nodig hebben? Dat is

vier gebieden: lichamelijk welbevinden, woon- en leefom­­­

wel belangrijk.”

standig­heden, participatie en mentaal welbevinden. Annemarie Asbreuk: “Medewerkers vullen nu niet meer alleen de doelstellingen op het gebied van de lichamelijke verzorging in. Ze bespreken alle leefgebieden met de cliënt:

Carintreggeland is een organisatie voor wonen, welzijn

welke activiteiten ontplooit een cliënt graag, wat zijn zijn

en zorg in Twente. Carintreggeland wil waarde toevoegen

gewoontes?” Het ZZP geeft vervolgens het kader aan. Mede­

aan de kwaliteit van leven en biedt activiteiten aan op de

werkers kijken of het ingevulde zorgleefplan overeenkomt

totale levenslijn. Ouderen zijn een belangrijke doelgroep.

met wat financieel mogelijk is. Het nieuwe zorgleefplan maakt medewerkers zelfstandiger. Bovendien krijgen ze inzicht in het reilen en zeilen van een afdeling.

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl, 15 oktober 2011.

Sleutelfiguren Om de medewerkers voor te bereiden op de nieuwe manier van werken organiseerde Carintreggeland informatiebijeenkomsten. De EVV’ers werden geschoold in het gebruik van het elektronisch cliëntendossier, waarvan het zorgleefplan onderdeel is. Zij zijn de sleutelfiguren. De meeste EVV’ers vinden het leuk. Ze zien het als een uitdaging, een uitbreiding van hun beroep. Carintreggeland koppelt de functie van EVV’er wel aan een minimumaantal uren per week.

10

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Primair proces

Het elektronisch zorgleefplan van Noorderbreedte Noorderbreedte maakte in co-creatie met de werkvloer een

Het stemt overeen met de gebruikersgids en gebaseerd op de

elektronisch zorgleefplan (EZLP). Het helpt verzorgenden en

15 basisbehoeften van de Care Dependency Scale. Via een

verpleegkundigen om van aanbodgericht naar vraaggericht

digitale vragenlijst geeft de cliënt aan hoe hij zijn leven gewend

werken te veranderen. Verzorgenden geven aan nu eindelijk te

was te leven. De webapplicatie vertaalt dit in een keuzemenu

begrijpen wat een ZZP is. Beleidsadviseur Ate Dijkstra: “Dat is

van activi­teiten. Het EZLP spreekt bovendien een taal die zowel

het grootste compliment dat we kregen.”

cliënt als verzorgende verstaat. Ate Dijkstra: “Goede communicatie en helderheid brengen de cliënt en de verzorgende bij

“Misverstanden over de zorg ontstaan wanneer mensen verschil-

elkaar.”

lende, vaak onuitgesproken verwachtingen hebben”, vertelt Ate Dijkstra. Hij is beleidsadviseur bij Noorderbreedte én lector

Leerproces

aan NHL Hogeschool in Leeuwarden. Mede om deze misverstan-

De betrokkenheid van de verzorgenden bij de ontwikkeling

den te voorkomen ontwikkelde Noorderbreedte samen met soft-

van het EZLP resulteerde bijvoorbeeld in het werken op één

wareontwikkelaar Lable een elektronisch zorgleefplan: het EZLP.

scherm. De verzorgenden zijn tevreden. “Het grootste com-

Een helder instrument waarmee de verzorgende of verpleegkun-

pliment dat we kregen is ‘nu snap ik eindelijk wat een ZZP is’.

dige in goed gesprek met de cliënt tot keuzes kan komen.

Dan hebben we het dus goed gedaan”, zegt Ate Dijkstra. “Zo’n opmerking is trouwens ook belangrijk voor de cliënt. Die heeft

Papieren dossiers

nu iemand tegen­over zich die het snapt. De regie over het eigen

Het EZLP kwam in co-creatie met verzorgenden en verpleegkun-

leven nemen is een leerproces voor cliënten. Verzorgenden die

digen tot stand. “Als je de gebruikers niet meeneemt, is de kans

het systeem begrijpen, nemen de cliënt mee. En komen zo van

groot dat ze het werk blijven doen zoals ze het altijd al deden”,

aanbod­gerichte tot vraaggerichte zorg.”

zegt Ate Dijkstra. “Dan blijven papieren dossiers gewoon bestaan.” En juist die papieren dossiers boden geen soelaas: veel schrijfwerk op verschillende formulieren, kans op onduidelijke verwachtingen, cliëntonvriendelijk in het gebruik en te veel aanbodgericht.

Noorderbreedte omvat vijftien centra voor ouderenzorg in Noord-Fryslân en biedt ook thuiszorg. De organisatie heeft

Onnatuurlijk

ruim 2500 medewerkers. Zij bieden zorg en verblijf aan

Ate Dijkstra legt uit dat ZZP’s een fundamenteel andere benade-

ongeveer 1500 cliënten en dagactiviteit en thuiszorg aan zo’n

ring van cliënten betekenen. “De zorg was altijd aanbodgericht:

600 cliënten.

‘ik weet wat goed voor u is’. Nu moet het vraaggericht zijn, dus ‘wat vindt u zelf belangrijk en zinvol’. Verzorgenden voelen ZZP’s in eerste instantie als een beperking. Even een oogje dichtknij-

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

pen, net een stapje harder lopen past niet zo goed in dit systeem.”

23 november 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

Het is een behoorlijk ingewikkelde verandering. “Vanuit een ‘er

Noorderbreedte in februari 2012 een praktijkexpeditie.

willen zijn voor de ander’ gaven verzorgenden altijd een antwoord. Dat wordt nu anders. Dat heeft enorme invloed op het dagelijks werk.” EZLP Cruciaal in de nieuwe manier van werken is het gesprek tussen de verzorgende en de cliënt. Het EZLP ondersteunt dit gesprek.

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 11


Primair proces

Begeleiders met hoge regelcapaciteit bij JP van den Bent JP van den Bent zet de cliënt en zijn begeleider centraal.

Deskundigheidsbevordering krijgt daarom veel aandacht.

De cliënt krijgt wat hij nodig heeft omdat de begeleider het

“Medewerkers kunnen intern trainingen volgen”, vertelt

kan en mag regelen. Stafmedewerker Betty Geijtenbeek

Mieke Jansen van de Sligte. “Het aanbod is groot. Het is een

en locatieleidinggevende Mieke Jansen van de Sligte: “Alle

investering die zich terugbetaalt, voor alle functiegroepen.”

kennis is beschikbaar in de maatschappij.”

Aan de basis staat de training Vraaggericht werken. “Deze training hebben we zelf ontwikkeld. Medewerkers leren dat

“Waar het om draait? Om een individuele mens die onder-

zij het instrument zijn om vraaggericht werken voor elkaar

steuning nodig heeft. Dat is het. We kunnen er heel ingewikkeld

te krijgen. Dat is verplichte kost voor iedereen, van cluster-

over doen, maar we houden het liever eenvoudig.”

manager tot locatie-assistent.”

Betty Geijtenbeek legt graag uit hoe de JP van den Bent stichting werkt. Dat hun werkwijze resulteert in een lage

ZZP’s

overhead is ‘mooi meegenomen’. “Een lage overhead is

De invoering van ZZP’s heeft de werkwijze van JP van den Bent

nooit ons doel geweest, het is eerder een logisch gevolg.”

niet veranderd. Net als voorheen neemt JP van den Bent

De organisatie heeft geen stafbureau, geen pr-afdeling, geen

de cliënt als uitgangspunt en faciliteert de regelcapaciteit

afdeling gebouwen en geen artsen, fysiotherapeuten of logo-

van de begeleiders. De resultaten zijn goed. Het is dan ook

pedisten in dienst. Vraagt de dienstverlening aan de cliënt

niet verwonderlijk dat de organisatie veel bezoek krijgt van

deze deskundigheid? Dan haalt de organisatie dat uit de maat­

collega-instellingen. Betty Geijtenbeek: “Zonder te willen

schappij. “Alle kennis is beschikbaar in de samenleving. Met

prediken denk ik dat we iets te vertellen hebben. We bieden

een cliënt die bijvoorbeeld logopedie nodig heeft, gaan we

goede dienstverlening voor minder geld. Dat betekent dat

naar de logopedist in het dorp. Net zoals ieder ander mens

er nog wat te winnen is in de langdurige zorg. En dat heeft

dat doet. De kosten betalen we vanuit het ZZP.”

maatschappelijk belang.”

Gedrag De lage overhead is slechts een van de waardevolle effecten van de werkwijze van JP van den Bent. “Belangrijker nog

De JP van den Bent stichting biedt ondersteuning aan

zijn de natuurlijke manier waarop we contact met de samen­

mensen met een lichte, ernstige of meervoudige (verstan-

leving leggen én de hoge regelcapaciteit van de begeleiders”,

delijke) beperking en van alle leeftijden. Het werkgebied

zegt Betty Geijtenbeek. “Een begeleider moet alles kunnen

beslaat de provincies Friesland, Overijssel en Gelderland.

doen voor de cliënt, zonder daarbij afhankelijk te zijn van

Er starten regelmatig nieuwe projecten.

staf en leidinggevende.” Daar staat tegenover dat begeleiders bij JP van den Bent een bepaald gedrag moeten laten zien. Mieke Jansen van de Sligte: “De begeleider is verant-

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

woordelijk en voelt dat ook zo. Hij of zij kan en mag dingen

23 januari 2012.

ondernemen met en voor de cliënt. Wanneer een begeleider successen behaalt, is dat geweldig. Dat straalt af op iedereen en zo zien we het groeien.” Deskundigheid Wil je begeleiders met een hoge regelcapaciteit en verantwoordelijkheid, dan moet je ze ook faciliteren.

12

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Primair proces

’t Derkshoes maakt primair proces ZZP-proof Balans aanbrengen tussen de zorg voor en het welbevinden

“Dat bestaat op elk niveau”, legt Irene van Kampen uit.

van cliënten aan de ene kant en de inzet van personeel en

“Eigenaarschap staat voor aanspreekbaar zijn en duidelijk

beschikbare financiering aan de andere. Dat wil zorgorganisatie

maken wat je wilt en wat je doet.” Heldere rollen en taken

’t Derkshoes bereiken met de verdere invoering van ZZP’s.

zijn een voorwaarde. Nu levert de leidinggevende nog een

Beleids­medewerker Irene van Kampen en teamleider Agnes

directe bijdrage aan de zorgverlening, bijvoorbeeld in de

Doorten lichten het verandertraject toe. “We leren meer open

contacten met familie of de huisarts. ’t Derkshoes wil de

te staan voor de wensen en behoeften van cliënten.”

contactverzorgende een meer centrale rol geven. Straks is de contactverzorgende de spin in het web rondom de zorg-

‘t Derkshoes heeft de ZZP-methodiek ingevoerd, maar stuurt

verlening voor een cliënt. Irene: “Meer verantwoordelijkheid

er nog onvoldoende op. Met andere woorden: het primair

maakt het werk ook leuker.”

proces en de werkwijze van de medewerkers zijn nog niet ZZP-proof. “Ons einddoel is dat elke cliënt een ZZP heeft

Wensen

dat bij hem past, de zorg krijgt waar hij recht op heeft en dat

De ZZP-uren die nu nog niet goed ingevuld worden, wil ’t

onze medewerkers meer gericht zijn op het welzijn van de

Derkshoes besteden aan meer aandacht voor het welzijn

bewoners”, zegt teamleider Agnes Doorten.

van cliënten. Net als in veel andere zorgorganisaties zijn de medewerkers gewend om te denken voor de cliënt, legt

Bewustwording

Irene van Kampen uit. “Dat is een valkuil voor iedereen die

‘t Derkshoes startte met bewustwording. De organisatie

graag voor een ander zorgt. We moeten leren meer open te

bracht in kaart hoeveel zorg de medewerkers per cliënt

staan voor de wensen en behoeften van cliënten, hen keuzes

verlenen. En legde de uitkomsten naast de ZZP-indicaties

bieden en minder zelf bedenken wat goed is.” Bijvoorbeeld

van de cliënten. Een groep cliënten bleek minder uren zorg

door de vraag van de cliënt centraal te stellen in activiteiten-

te krijgen dan waar recht op bestond. Ook waren er cliënten

programma’s. De medewerkers zijn enthousiast en denken

met een te krap zorgzwaartepakket. De leidinggevenden

mee. Maar het kost wel veel tijd, vindt Agnes Doorten, meer

werken inmiddels met een systeem dat de geleverde zorg

dan verwacht. “Uiteindelijk levert het ons tijd op, maar daar-

vergelijkt met wat geleverd kán worden. “Heel handig voor

voor moeten we eerst flink investeren.”

het roosteren”, zegt Agnes Doorten. “Als ik besluit extra formatie in te zetten is meteen duidelijk of dat wel of niet past binnen het budget.” ‘t Derkshoes is onderdeel van de Stichting Huisvesting OuExperimenteren

deren Westerbork. In woonzorgcentrum ’t Derkshoes wonen

Ook bracht ’t Derkshoes de 24-uurszorg in kaart en signa-

83 cliënten, in ruim opgezette individuele appartementen.

leerde knelpunten daarin. Agnes Doorten: “Het maakt de

’t Derkshoes levert ook dagverzorging en zorg op maat thuis.

werkdruk, die medewerkers al langer ervaren, zichtbaar. Nu kan ik kijken of en hoe we het anders kunnen organiseren. Misschien kunnen we taken anders verdelen of de inzet

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.invoorzorg.nl, 12

van personeel anders verspreiden over de dag. Samen met

december 2011.

de medewerkers gaan we hiermee experimenteren.” Op basis van de huidige ZZP-mix kan ’t Derkshoes meer uren inzetten. Daarnaast besteedt ’t Derkshoes veel aandacht aan eigenaar­schap.

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 13


Formatie

Het formatiemodel van Lentis verenigt DBC’s en ZZP’s De belangrijkste knop waaraan een zorgorganisatie kan

Gebaseerd op de landelijke gegevens rollen daar een x aantal

draaien is het personeel. Maar wanneer de financierings­

minuten en een x aantal deskundigheidsniveaus uit. Liever

stromen sectoroverschrijdend zijn, is dat niet zo eenvoudig.

wil het concern beschikken over informatie per kwartaal of

Het formatiemodel van Lentis koppelt de inkomsten uit

maand. Het excelbestand is echter tamelijk tijdrovend en

DBC’s en ZZP’s. De normformatie die daaruit rolt, is echter

ingewikkeld. Daarom werkt Lentis nu aan een geautomati-

allerminst dwingend. Bedrijfsanalist Anita de Vries en

seerde versie.

controller Ludolf Meijer lichten het model toe. “Het is en blijft een praatstuk.”

Streefformatie Op sommige afdelingen komt het gebruik van het formatie-

Binnen één zorggroep cliënten met DBC’s en ZZP’s, soms

model toch al van de grond. Managers kijken kritisch naar

zelfs binnen één afdeling: bij Lentis is het eerder regel dan

de benchmark en de feitelijke situatie en stellen een streef-

uitzondering. Toch wil de organisatie de juiste formatie kun-

formatie samen. Ludolf Meijer merkt dat de leidinggevenden

nen berekenen. Daarom ontwikkelde Lentis een integraal

in zijn zorggroep, Dignis/Lentis, ook graag tussendoor met

formatiemodel, waarin verschillende financieringsstromen

het model aan de slag gaan. Anita de Vries begrijpt dat juist

samenkomen. “Er was nog geen goed instrument om de

de ouderenzorgafdelingen het voortouw nemen. “ZZP’s zijn

directe personeelskosten af te zetten tegen de omzet die

anders dan DBC’s, geschikter voor deze manier van werken.

zorggroepen draaien”, legt bedrijfsanalist Anita de Vries uit.

De DBC-systematiek kent meer complicerende factoren.”

“Terwijl het personeel, zowel in omvang als deskundigheidsniveau, de belangrijkste knop is om aan te draaien.”

Praatstuk Het uiteindelijke doel is het model dichterbij de managers

Basis

brengen. Daarom denken de managers zelf mee. Leuk, vindt

Lentis vertaalde alle zorgproducten, zoals beschreven

Anita de Vries, want ze komen weer met andere ideeën. Tege-

in DBC’s en ZZP’s, naar fte’s en deskundigheidsniveau.

lijkertijd benadrukt ze dat het formatiemodel ook straks, als

Hiervoor werden landelijke cijfers gebruikt. Die gegevens

het geautomatiseerd is, een praatstuk is en blijft. “Het is een

kwamen in één excelbestand: de basis van het formatie-

middel om zorginhoud en cijfers bij elkaar te brengen. Het

model. “Die basis is dus een gemiddelde, een landelijke

maakt bewuste keuzes mogelijk.”

benchmark”, zegt controller Ludolf Meijer. “Onze praktijk wijkt daar bijna altijd vanaf. Wij hebben bijvoorbeeld minder indirecte uren. Ons personeelsbestand is daarentegen ‘zwaarder’. Dat komt omdat veel medewerkers al lang bij

Lentis biedt geestelijke gezondheidszorg, zorg voor oude-

ons werken.”

ren en forensische GGZ in Groningen. Lentis is verdeeld in zorggroepen. Dignis/Lentis richt zich op ouderen met

Drie kolommen

psychiatrische, psychogeriatrische of somatische proble-

Het formatiemodel heeft drie kolommen: de benchmark, de

men en op verpleging en verzorging.

huidige formatie en de streefformatie. De financiën vormen de begrenzing. Daarbinnen mogen de managers schuiven. Anita de Vries: “Het formatiemodel moet helpen om op de

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

juiste manier te groeien.” Lentis gebruikt het formatiemodel

19 december 2011.

nu op jaarbasis. De controllers vullen de verwachte productie van een zorggroep of afdeling in.

14

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Financiën

Cello geeft managers regelruimte De managers dichtbij de cliënt meer ruimte geven om

Door vragen en doelen per cluster te inventariseren, kan

vraag­gerichte keuzes te maken. Zo wil Cello het evenwicht

het centrum een passend opleidingsaanbod samenstellen.

handhaven tussen bedrijfsvoering en zorginhoud, tussen

Variërend van onderhandelen, de wens van de cliënt helder

efficiency en de wensen van de cliënt. Waarnemend bestuur­

krijgen tot creativiteit en processen anders organiseren.

der Frans Croonen: “ZZP’s zijn daarvoor een prachtig instrument.”

Overhead Keuzes kunnen echter ook vanuit de ouders komen. Als

Cello koos bewust voor een geleidelijke invoering van

voorbeeld noemt Frans de ouders van een woongroep die

ZZP’s. ‘Organische groei’ noemt waarnemend bestuurder

het schoonhouden deels zelf willen organiseren. Met de

Frans Croonen het. In 2010 bracht Cello de inkomsten en de

vrijkomende ZZP-ruimte willen ze extra begeleiding inzet-

uitgaven op concernniveau in balans. In 2011 op sectorniveau

ten. “Misschien is de volgende stap wel dat de overhead

en in 2012 moet het op het niveau van de clusters geregeld

ter discussie komt te staan”, zegt Frans. “Dat zou me niet

zijn. “Dat is de financiële insteek”, vertelt Frans Croonen.

verbazen. Nu deelt iedereen de overheadkosten. Cello heeft

“Maar er is ook een andere kant. We willen 'centraal kaders

bijvoorbeeld een eigen wasserij. In principe maakt iedereen

stellen en aanwijzingen geven' inruilen voor 'een grotere

daarvan gebruik. Tot er een moment komt dat een cliënt

regelruimte voor clustermanagers'. ZZP’s zijn een prachtig

of een clustermanager aangeeft deze service eigenlijk niet

instrument daarvoor. Een instrument waarmee je kunt spelen

nodig te hebben. Omdat ze daar zelf een oplossing voor

en de dialoog met de cliënt kunt voeren.”

bedacht hebben.”

Clustermanager

Tevredenheid

Cello is ingedeeld in vijf sectoren. De sectoren zijn weer onder­

Cello verwacht dat de tevredenheid van zowel cliënten als

verdeeld in 45 clusters, van 30 tot 50 cliënten. Frans Croonen:

medewerkers zal toenemen. De cliënttevredenheid wordt

“De clustermanager geeft leiding aan de werkvloer. Hij staat

straks gericht onderzocht. Frans Croonen: “Maar we zijn ook

hier op regelniveau dus het dichtstbij.” Clustermanagers zijn

benieuwd naar het effect op de medewerkers. Er wordt meer

al gewend te werken met budgetten. Die budgetten worden

van ze gevraagd, maar ze kunnen ook meer doen. Ze krijgen

nu nog preciezer afgestemd op de ZZP’s binnen het cluster.

echt meer ruimte.”

“Een uitwerking daarvan is dat clustermanagers dan ook keuzes kunnen maken. Hij weet immers het beste wat zijn cluster nodig heeft. Maar hoe doe je dat, keuzes maken? En welke ruimte is er? Dat gaan de clustermanagers leren.”

Bij Cello kunnen mensen met een verstandelijke beperking wonen, werken en vrijetijd besteden. Het werkgebied is het

Ontregelen

noordoosten van Noord-Brabant en het zuidwesten van Gel-

Cello wil de managers ‘ontregelen’: ze kunnen en mogen

derland. Meer dan 2.300 medewerkers bieden diensten aan

keuzes maken. Frans Croonen ziet de clusters als een schar-

ruim 2.000 mensen.

nierpunt tussen zorginhoud, vraaggericht werken en financiën. Clustermanagers beheren het budget, maar leggen ook de link naar de medewerkers. Hoe communiceren zij met de

Cello werkt samen met In voor zorg! aan de laatste fase van het werken

cliënt? Weten ze precies wat de cliënt wil? Zijn de ondersteu-

met ZZP’s: www.invoorzorg.nl.

ningsplannen toereikend? Het opleidingscentrum van Cello krijgt ook een rol.

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 15


Registratie

Woonzorgcentra Flevoland verwerkt ZZP’s digitaal Woonzorgcentra Flevoland (WZF) rapporteert al langere tijd

of aantallen, en zwaarte van het ZZP. Flexibele inzet van

digitaal. Dat maakte de overgang naar ZZP’s gemakkelijker,

medewerkers is het logische gevolg. “Dat is de volgende

volgens manager zorg Marjan Bel. De duidelijkheid van het

stap die we willen maken”, vertelt Marjan Bel. “We zijn nu

bekostigingssysteem en de rechtvaardiger verdeling van uren

druk bezig met het bepalen van de bezetting op basis van de

vindt ze een voordeel. “Je weet hoeveel uren je hebt. Onze

ZZP’s.” Daarnaast is de rechtvaardiger verdeling van de uren

software maakt heel transparant wat we met die uren doen.”

over de cliënten een belangrijk gegeven. Dat gebeurt via

Flexibele inzet van medewerkers is de volgende stap.

de individuele zorgarrangementen. Goede indicatiestelling, registratie en bewaking van de parameters en de productie-

‘Het moet kunnen, tenzij het niet kan en dan kan het meestal

cijfers zijn dan essentieel.

ook’. Dat is het motto van Woonzorgcentra Flevoland (WZF). Het typeert de zorgorganisatie: niet de regelgeving en de

Balans

financiën staan centraal, maar de wensen van de cliënt.

ZZP’s maken de zorg concreet, vindt Marjan Bel. “Je weet

Flexibel en creatief gaat WZF samen met de cliënt op zoek

hoeveel uren je hebt. De software die wij gebruiken maakt

naar een goede invulling van de wens. “Binnen bepaalde

heel transparant wat we met die uren doen.” De balans tus-

grenzen uiteraard”, benadrukt manager zorg Marjan Bel.

sen zorg leveren en administratie is wel een aandachtspunt.

“ZZP’s geven die aan. Ze bieden voldoende ruimte om zorg

“‘Laten we weer teruggaan naar de tijd dat ik met de map-

te leveren die past bij de wensen van de cliënt. Soms zijn de

pen op schoot tussen de bewoners zat’ verzuchtte laatst een

mogelijkheden op het gebied van financiën, huisvesting of

van mijn medewerkers. Contactverzorgenden brengen veel

personeel echter niet toereikend. Wij leggen dat dan eerlijk

tijd achter de computer door. Soms heb ik het gevoel dat de

aan de cliënt uit. In het leven buiten de instelling is dat ook

weegschaal een beetje doorslaat.”

zo. Daar moeten mensen ook keuzes maken.” Digitaal WZF rapporteert al heel lang digitaal. “Dat hoort wel bij ons”,

Stichting Woonzorgcentra Flevoland (WZF) heeft twee

zegt Marjan Bel. “Ik denk dat we een voorsprong hebben.

verzorgingshuizen in Lelystad: Hanzeborg en De Uiterton.

Daardoor kunnen we ZZP’s gemakkelijker implementeren.”

Center Care Thuiszorg is het thuiszorgonderdeel van WZF.

WZF werkt met ResidentWeb, kortweg R-Web, een veelomvat-

Bij WZF werken circa 700 medewerkers en 150 vrijwilligers.

tend systeem. Het bevat de informatie van de werkvloer en is gelinked aan de financiële adminstratie. R-Web haalt informatie op uit AZR en koppelt het juiste ZZP aan een nieuwe cliënt.

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

“De contactverzorgende onderhandelt vervolgens met de cliënt

8 oktober 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

over de invulling van de zorg. En voert dit zorgarrangement in

Woonzorgcentra Flevoland in januari 2012 een praktijkexeditie.

R-Web in.” Dit is weer gekoppeld aan de productie. De financiële administratie haalt gegevens voor het zorgkantoor en voor de afdelingsmanagers uit R-Web. De managers krijgen maandelijks een rapportage met stuurinformatie. Bezetting Bij WZF zijn de afdelingsmanagers budgethouder van de formatie. Zij moeten plannen op basis van aanwezigheid,

16

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Registratie

Verpleeghuis Altingerhof registreert incidenteel Sluiten de gevraagde en de geleverde zorg nog op elkaar aan?

Soms blijkt dat de verzorgenden te veel doen. Ook komt het

Om dat te meten ontwikkelde de werkgroep zorgzwaarte­

voor dat de ene verzorgende meer tijd nodig heeft dan een

financiering van Icare een gebruiksvriendelijk formulier.

ander. “Wij leggen de verzorgenden uit dat het kan helpen

Daarmee kunnen de verzorgenden van verpleeghuis

om af en toe de handelingen in kaart te brengen. Het is een

Altingerhof korte tijd bijhouden hoeveel tijd ze aan welke

eenvoudig hulpmiddel om de zorgmomenten bespreekbaar

handelingen besteden. Manager zorg Willy Deinum: “Is een

te maken.” Waneer de zorg zwaarder is geworden, vraagt het

verzorgende bij een cliënt structureel meer tijd kwijt? Dan doen

maatschappelijk werk van Altingerhof in overleg met de arts

we een check.”

een nieuwe indicatie aan.

In verpleeghuis Altingerhof speelt het leven zich voor een groot

Gevoel

deel af in de huiskamers. Hier verblijven dagelijks gemiddeld

Zelf heeft Willy Deinum onder andere in de thuiszorg ge-

tien cliënten. Altingerhof kiest er nadrukkelijk voor om de zorg

werkt. Daar wordt elke minuut geregistreerd. Dit doortrek-

niet continu te registreren. “Daar willen we de verzorgenden

ken naar de verpleeghuiszorg is in haar ogen te klinisch,

niet mee belasten”, zegt manager zorg Willy Deinum. “Zelfs

te rigide. “Thuiszorg is echt anders dan intramurale zorg.

al gebruik je een geautomatiseerd systeem, in deze setting

Wanneer een thuiszorgmedewerker klaar is bij een cliënt,

vraagt continu registreren veel van verzorgenden.”

trekt ze de deur achter zich dicht en sluit het letterlijk af. In een verpleeghuis verblijven bovendien cliënten met zwaar-

Formulier

dere ZZP’s. En iedereen weet: hoe groter de zorgvraag, hoe

Toch is registratie af en toe nodig. Willy Deinum: “Zolang er

meer zorgmomenten. In de thuiszorg hebben cliënten er

geen knelpunten zijn, registreren we niet. Maar geven de

gemiddeld vier, in een verpleeghuis zijn het er soms wel

verzorgenden aan dat ze het te druk hebben, bij een bepaal-

achttien. Hier houden de verzorgenden alle cliënten in beeld

de cliënt structureel meer tijd kwijt zijn? Dan doen we een

tijdens hun dienst. We moeten ervoor waken dat de zorg niet

check.” Hiervoor ontwikkelde de werkgroep zorgzwaarte­

te bureaucratisch wordt.”

financiering van moederorganisatie Icare een formulier in Excel. Alles wat een verzorgende bij een cliënt doet, staat op het formulier. De handelingen zijn gegroepeerd naar functies. Het formulier telt de tijden op. De uitkomsten relateert

Altingerhof is een middelgroot algemeen verpleeghuis in

Altingerhof aan het ZZP. De verzorgende vult het formulier

het Drentse Beilen. In Altingerhof wonen mensen die in-

handmatig in. Het ligt op de dossierkar en wordt per dienst

tensieve zorg nodig hebben die thuis of in een verzorgings-

bijgehouden.

huis niet geboden kan worden. Verpleeghuis Altingerhof is onderdeel van Icare.

Screeningsinstrument “Het formulier is een hulpmiddel om inzicht te krijgen”, legt Willy Deinum uit. De zorgcoördinator of leidinggevende

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

neemt het initiatief. “Als de zorgcoördinator merkt dat de

27 juni 2011.

verzorgende niet uitkomt met de tijd, wordt het formulier ingezet.” De verzorgende houdt een paar dagen bij wat ze doet en hoeveel tijd ze daaraan besteedt. Denk aan wassen, de algemene dagelijkse levensverrichtingen, maar ook de gesprekken met de cliënt.

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 17


Communicatie

Markenheem vertaalt ZZP’s naar zorgarrangementen Op hoeveel zorg heb ik recht? En wat houdt de zorg precies in?

Studenten van hogeschool Windesheim hadden een plan ge-

Deze vragen krijgt Markenheem steeds vaker. De organisatie

maakt, maar dat was te theoretisch en gedateerd. Via Werken

besloot zorgarrangementen te maken: een vertaling van de

met ZZP’s vroeg Markenheem kortdurende begeleiding aan.

globale informatie in de ZZP’s naar activiteiten. Manager zorg

Coach Eva Marquarita maakte van het implementatieplan een

en kwaliteit André Endeman: “De arrangementen maken

hanteerbaar, pragmatisch stuk. Met een helder tijdspad. “We

cliënten en hun familie tot gelijkwaardige gesprekspartners.”

voeren de arrangementen stapsgewijs in, per locatie”, vertelt André Endeman. “De verzorgenden leren de arrangementen

De medewerkers van Markenheem kunnen vrij goed uitleggen

gebruiken in de gesprekken met de cliënt.”

wat een ZZP is. Daar heeft de organisatie voor gezorgd. Toch krijgt Markenheem nog vragen van cliënten en hun familie.

Tussen zorgplan en indicatie

André Endeman, manager zorg en kwaliteit, geeft een voor-

Het arrangement is geen vervanging van het zorgplan,

beeld: “Mijn moeder heeft ZZP 8, krijgt ze alle uren die in haar

benadrukt André Endeman. “Het zorgplan is het ‘hoe’, het

ZZP staan? En wat krijgt ze precies? Ik leg de familie dan uit

arrangement beschrijft het ‘wat’. In het arrangement staat

dat een ZZP een gemiddeld aantal uren is. En dat er verschil is

bijvoorbeeld dat er ’s nachts toezicht is. Dat betekent dat er

tussen directe en indirecte zorg. Dat bij elk ZZP een bepaalde

iemand aanwezig is. Sommige cliënten vinden het echter

dienstverlening hoort, maar dat medewerkers ook kijken naar

prettig als de verzorgende in de nacht even komt kijken. Dat

wat een cliënt nog zelf kan. Familileden begrijpen dat. Ik reali-

staat dan in het zorgplan.” Zo bezien staat het zorgarrange-

seerde me echter dat ik altijd een informatievoorsprong heb.”

ment tussen de globale beschrijving van de indicatie en de

De zorg expliciteren in de vorm van een minutenregistratie was

precieze invulling van het zorgplan in. “De arrangementen

voor Markenheem geen optie. Zorgarrangementen maken wel.

koppelen activiteiten aan de indicatie.”

Gelijkwaardig Zorgarrangementen geven informatie op een dieper niveau. André Endeman: “De arrangementen beschrijven wat een

Markenheem biedt verzorgings- en verpleeghuiszorg aan

cliënt kan verwachten bij een ZZP 1, 2, 3 et cetera. Ze maken

ruim 350 bewoners in zes zorgcentra in Doetinchem en

een gelijkwaardig, respectvol gesprek mogelijk, omdat er

Bronckhorst. De organisatie levert in deze gemeenten ook

informatiegelijkheid is.” Heel waardevol vanuit cliënt- en fami-

thuiszorg. Markenheem heeft circa 580 medewerkers en

lieperspectief. Tegelijkertijd krijgen de medewerkers een meer

meer dan 560 vrijwilligers.

concreet beeld van de dienstverlening die bij een zorgzwaarte hoort. Markenheem maakte de arrangementen zelf. Als onderdeel van een continu proces van verbeteren volgt elke mede-

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

werker scholing. Daarvoor ontwikkelt de eigen Markenheem­

6 februari 2011.

academie trajecten op maat. Ook de zorgarran­gementen komen voort uit zo’n traject. “Vervolgens pakten twee teamleiders het op en werkten het verder uit met medewerkers. De arrangementen zijn dus heel organisch ontstaan.” Kortdurende begeleiding De zorgarrangementen zijn af, in het eerste kwartaal van 2012 is Markenheem gestart met de implementatie.

18

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Dit bracht het ondersteuningsprogramma ons

Riederborgh brengt samenhang aan Knelpunten zijn er niet niet, wel had Riederborgh behoefte

“De cyclus Plan Do Check Act is bij ons niet helemaal rond.

aan bevestiging en verdieping. Vanuit het ondersteunings­

In Plan en Do zijn we goed, in Check en Act wat minder.

programma Werken met ZZP’s liep coach Evelin-Pierre

Hoe we dat beter kunnen borgen, hebben we besproken.”

Dumfries een paar dagdelen mee. Nuttig en waardevol,

Communicatie en cultuur kregen aandacht. “Vinden mede-

volgens manager zorg Diana Edelman. “Ze heeft ons

werkers dat ze kunnen meedenken? Cultuur moet je continu

geholpen verbindingen te leggen.”

in de gaten houden. En alert zijn op de verschillende lagen waaruit cultuur bestaat.” Een van de ‘marketingtools’ van

Zodra bekend was dat de ZZP’s eraan kwamen, heeft

Riederborgh is de protestants-christelijke identiteit. “Daar

Riederborgh haar medewerkers hierop voorbereid. “We

willen we ons mee onderscheiden, het is de rode draad door

wilden de medewerkers meekrijgen”, zegt Diana Edelman,

onze organisatie. Ook dat is een onderdeel van de cultuur.

manager zorg. “Medewerkers moeten weten dat ZZP’s niet

De normen die deze identiteit tot uiting brengen, moet je blij-

voor minder kwaliteit staan, maar juist een kans zijn om de

ven herhalen.” Samen met de coach onderzocht Riederborgh

cliënt centraal te stellen.” Grow/Work verzorgde trainingen,

hoe die identiteit een prominenter plek in de zorgarrange-

leidde medewerkers op tot trainers en introduceerde het

menten kan krijgen.

ZZP-teamspel. Ondertussen maakte de organisatie een productenboek. Ook de cliënten en hun familie werden geïnfor-

Finetunen

meerd. Vervolgens gingen de medewerkers met iedere cliënt

Al die verschillende organisatieonderdelen in samenhang

in gesprek over de invulling van hun ZZP. “Daar zagen we

bekijken leverde Riederborgh veel inzicht op. “De coach van

best tegenop, maar bij zowel medewerkers als cliënten zijn

Werken met ZZP’s bevestigde dat we het goed doen en gaf een

de ZZP’s goed ontvangen.” De praktijk laat het zien. In februari

doorkijkje naar verdere ontwikkeling”, zegt Diana Edelman.

ontving Riederborgh het gouden keurmerk Harmonisatie

“De focus ligt nu op finetunen. De kennis van de coach was

Kwaliteitszorg en op de Consumer Quality-Index scoort de

voor ons heel waardevol. We kunnen weer een stapje zetten

organisatie boven de 8. Bij Riederborgh geen grote vraag-

en dat komt onze cliënten ten goede!”

stukken dus, maar wel behoefte aan bevestiging of beter: verdieping. “We zijn een bepaalde weg ingegaan, hebben een eigen visie ontwikkeld. We willen behouden wat we hebben, maar waren ook benieuwd of dit nu ons einddoel is.”

Riederborgh biedt verzorging, verpleging en palliatieve zorg in Ridderkerk. In de zorginstelling wonen 118

De diepte in

cliënten. Ook bewoners van aanleunflats maken van de

Bij het ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s vroeg

diensten gebruik. Ridderzorg is de thuiszorgafdeling van

Riederborgh kortdurende begeleiding aan. Samen met coach

Riederborgh. De maaltijdenservice heet Riederwaard.

Evelin-Pierre Dumfries maakte de organisatie een schema met verschillende onderwerpen: strategie, managementstijl, systemen, kwaliteit, personeel, structuur. “De coach heeft ons geholpen verbindingen te leggen. En we zijn bij elk onder­werp de diepte ingegaan”, vertelt Diana Edelman. Een voorbeeld is de balans tussen formatie en ZZP-bekostiging. “Daar missen we nog sturing, in de vorm van een dashboard bijvoorbeeld.” De coach van Werken met ZZP’s keek ook kritisch naar de managementstijl.

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 19


Dit bracht het ondersteuningsprogramma ons

De zorgafsprakenlijst van HVO-Querido HVO-Querido is ver met de invoering van ZZP’s, maar wil

Waar lopen die organisaties tegenaan en welke oplossingen

nog verder: doorontwikkelen dus. In plaats van het wiel

verzinnen ze? Ondanks het feit dat iedereen min of meer met

opnieuw uitvinden, vroeg projectleider Ragna Louman kort­

hetzelfde bezig is, bestaat er weinig uitwisseling tussen

durende begeleiding aan. De keuze voor zorgarrangementen

organisaties.” De coach van Werken met ZZP’s had concrete

in de vorm van aanvinklijsten was een van de resultaten.

voorbeelden. Een ‘aanvinklijst’, oorspronkelijk uit de V&V-

“Er ontstaat meer eenduidigheid.”

sector, bleek een serieuze optie. “Het is een lijst van mogelijkheden die bij een bepaald ZZP horen. De cliënt kan een

Sinds 2010 ligt bij HVO-Querido de focus op de inhoudelijke

keuze maken.” De aanvinklijst past bij de insteek van HVO-

vertaling van ZZP’s. “Is er voldoende personeel, passend

Querido. “Het is een gestandaardiseerde lijst, daardoor ont-

bij de activiteiten die we bieden? Hebben medewerkers de

staat meer eenduidigheid. Bovendien maakt de lijst inzich-

informatie die ze nodig hebben? Ook maakten we een slag

telijk wat de organisatie biedt en is de administratieve last

van groepsgericht werken naar een individuele kijk op onze

voor medewerkers kleiner.” Bang voor een te strak keurslijf

cliënten”, vertelt projectleider Ragna Louman. Toch heeft

is de organisatie niet. “Als een cliënt toch iets anders wenst,

HVO-Querido nog een aantal ontwikkelpunten. Bijvoorbeeld

is daar ruimte voor. Dat past bij ons en bij de bedoeling van

het personeelsbeleid, de NZa-normen en vastlegging van

de ZZP’s.”

de zorg. De organisatie vroeg kortdurende begeleiding aan. Coach Eva Marquarita gaf adviezen om met de onderwerpen

Adviesrapport

aan de slag te gaan.

De kortdurende begeleiding droeg bij aan een adviesrapport. Dit rapport geeft richting aan de beleidskoers rondom ZZP’s

Uitdaging

de komende jaren. Vastlegging van de zorg, de levering van

Een van de onderwerpen die Ragna Louman met de coach

zorg waarborgen, de communicatie met de cliënt, beleids­

besprak, was de inzet van zorgarrangementen. HVO-Querido

regels voor de inzet van personeel en zorg afstemmen op het

werkt met de krachtgerichte basismethodiek, ontwikkeld

ZZP-tarief zijn thema’s. De aanvinklijst is een van de veertien

door de Radboud Universiteit Nijmegen. “Deze methode gaat

adviezen. Half januari besloot het managmentteam de koers

uit van de krachten van mensen, niet de beperkingen. ZZP’s

te volgen. De komende tijd werkt HVO-Querido de plannen uit.

beschrijven juist waar mensen hulp bij nodig hebben. Dat is een uitdaging, die het primair proces met veel enthousiasme aangaat.” De organisatie koos voor een zorgafsprakenlijst als voorlegger. Met daarin alle activiteiten die voortvloeien

HVO-Querido biedt in Amsterdam opvang, woonbegelei-

uit het ZZP. Voor de cliënt is het de basis om aan zijn krach-

ding en dagactiviteiten aan mensen die dat nodig hebben:

ten te kunnen werken. Medewerkers blijken het invullen van

dak- en thuislozen, verslaafden, mensen met psychiatri-

de zorgafsprakenlijst echter lastig te vinden. “Ieder doet het

sche problemen en vrouwen en gezinnen in nood. Jong en

op zijn eigen manier. We missen eenduidigheid. Dat willen

oud, mannen en vrouwen.

we verbeteren.” Aanvinklijst HVO-Querido maakt al zorgprogramma’s per doelgroep. Hierin staan onder andere de doelen van de hulpverlening. Ragna Louman: “Ik was benieuwd hoe andere organisaties vanuit zo’n programma de koppeling naar activiteiten maken.

20

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


Dit bracht het ondersteuningsprogramma ons

Centrale rol ECD bij Zorgcentra Rivierenland De ZZP-mix per afdeling is bekend, de formatie en de salaris-

Tablets

kosten ook. Zorgcentra Rivierenland koppelt alle informatie

De keuze voor de centrale rol van het ECD was logisch voor

aan elkaar. Het elektronische cliëntendossier (ECD) speelt

SZR. “Organisatiebreed werkten we al met hetzelfde zorg-

daarin een centrale rol. Niek Damen, coördinator planning

dossier”, vertelt Niek Damen. “Dat was de aanzet om te

en control: “Managers willen andere informatie zien dan de

digitaliseren, alles te integreren in één systeem. Ook met

werkvloer.”

het oog op de toekomst. We hebben gewoon steeds minder tijd. Nu zijn we bijvoorbeeld af van dubbele registraties.”

Zorgcentra Rivierenland (SZR) heeft al een elektronisch

Een leuke ontwikkeling in de zorg vindt hij het gebruik van

cliëntendossier (ECD) en brengt dat nu meer in relatie met de

tablets. “Verzorgenden met een tablet kunnen dossiers ter

bedrijfsvoering. “Het komt erop neer dat we alle gegevens heb-

plekke inzien en gebruiken. Natuurlijk moet nog onderzocht

ben, maar de koppeling ontbreekt nog”, zegt Niek Damen,

worden hoeveel en welke verzorgenden dan met een tablet

coördinator planning en control. Het doel is tweeledig. De

gaan werken. Dus op welke manier kunnen we verzorgen-

organisatie wil inzicht hebben in de kostprijzen. Daarnaast

den die het zorgplan met de cliënt maken ondersteunen met

wil SZR de inzet van de zorg beter kunnen sturen. Ofwel, hoe

hulpmiddelen? En is dat financieel haalbaar?” Ook vanuit het

vertaal je ZZP’s naar de benodigde formatie.

oogpunt van de cliënt is deze ontwikkeling interessant. “In de kortdurende revalidatie zien we cliënten al zelf met digi-

Twee trajecten

tale middelen binnenkomen. Eén stap verder en ze kunnen

SZR wil graag eerst de cliëntenagenda in het ECD inbren-

hun eigen dossier inzien. Dat staat nog in de kinderschoe-

gen. Niek Damen: “Voor de zorgmedewerker is dan in één

nen, maar gaat zeker komen. Cliënten die thuiszorg krijgen,

oogopslag duidelijk ‘wat moet ik bij de cliënt doen?’. Maar

hebben hun dossier altijd bij de hand. In instellingen is dat

dan moet ook helder zijn hoeveel uren beschikbaar zijn.” In

niet zo. Waarom eigenlijk? Hoe we cliënten en medewerkers

het ECD wordt straks zichtbaar welke ruimte de zorgverle-

daarin kunnen faciliteren wordt een speerpunt.”

ners hebben. Maar de puur financiële informatie is elders vindbaar. “Er zijn twee trajecten. Enerzijds het ECD, dat echt voor de zorgverleners is, voor de werkvloer. Daar komt een management­informatiesysteem naast. Managers wil-

Zorgcentra Rivierenland (SZR) biedt een breed pakket

len andere informatie zien dan de werkvloer. Salariskosten

diensten op het vlak van zorg en behandeling in de regio

bijvoorbeeld. Maar dan wel in combinatie met de geleverde

Rivierenland. SZR levert deze diensten zowel binnen de

zorg, de ZZP-mix en de omvang van de formatie.”

locaties als thuis. De zorgcentra liggen in de gemeenten Tiel, Geldermalsen en Neerijnen.

Workshops Niek Damen en een collega volgden de workshops ‘Budgettering afstemmen op ZZP’s’ en ‘Kostprijzen berekenen’ van het programma Werken met ZZP’s. “We wilden weten of we op de goede weg zijn. Doen we de goede dingen? Nuttig vond ik vooral de tips om de norminformatie bruikbaar te maken voor onze eigen organisatie. Dus welke elementen uit de gegevens die beschikbaar zijn gebruik je. Dat maakt het concreet en daar hebben we behoefte aan. Daarnaast was de interactie met andere zorgorganisaties leerzaam.”

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 21


Colofon ‘Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012’ is een uitgave van ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s. Het programma is een initiatief van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Vilans en is ondergebracht bij het stimulerings­ programma In voor zorg! Werken met ZZP’s bood tot 2012 onder­ steuning aan organisaties voor langdurige zorg voor een verdere invoering van zorgzwaartebekostiging. Wanneer organisaties nog ondersteuningsbehoefte hebben, dan kunnen zij een beroep doen op het programma In voor zorg! Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl Redactie: Projectbureau van het Ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s Tekst:

Ingrid Brons tekst en training

Foto's:  Hans Oostrum CC Zorgadviseurs (p. 7) Grow/Work (p. 7) Warande (p. 8) Abrona (p. 9) Noorderbreedte (p. 11) Woonzorgcentra Flevoland (p. 16) Markenheem (p. 18) HVO-Querido (p. 20) Zorgcentra Rivierenland (p. 21) Vormgeving: Design Delicious Vormgeving Uitgave:

maart 2012

Werken met ZZP’s Catharijnesingel 47 3511 GC Utrecht 030 - 789 2550 informatielijn@werkenmetzzps.nl www.werkenmetzzps.nl

Volg Werken met ZZP’s ook via LinkedIn [http://linkedin.com/groups/Werken-met-ZZPs-3724846)

22

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012


www.invoorzorg.nl


www.invoorzorg.nl

werken zzps  

werken zzps

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you