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UNIVERSIDAD SAN FRANCISCO DE QUITO September 22, 2013 Autor: Richard Mari帽o

ADMINISTRACION DE EMPRESA Pasos Para una Excelente Administraci贸n


Universidad San Francisco de Quito (Colegio de Administración para el Desarrollo)

HOJA DE APROBACIÓN DE TESIS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Richard Mariño

Ángel Pinzón, Ph. D. Director de la Tesis

Madeleine Bravo, Ph. D. Miembro del Comité de Tesis

Andrés Paz, Ph.D. Miembro del Comité de Tesis

Scarleth Pinzón, Ph. D. Miembro del Comité de Tesis

Mariela Bravo, Ph. D. Decano del Colegio de Administración de Empresas

Cunbayá, 29 Septiembre de 2013


ď›™ Derechos de autor

Richard Nixon MariĂąo Bravo2013


4

RESUMEN

Este trabajo tiene por título Tesis de Administración de Empresas del cual tiene como finalidad y enfasis en el estudio sobre Administración. La Administración consiste en como lograr una maxima coordinación, eficacia y eficiencia, del cual se va adquiriendo por experiencia La Administración de empresas, ciencia administrativa o simplemente administración, es una ciencia social que estudia la organización de empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades. Es el proceso global de toma de decisiones orientada a conseguir los objetivos organizativos de forma e caz y e ciente, mediante la plani cación, organización, lideraje y control. Son ciencias administrativas o ciencias económicas y financieras, la contabilidad, las finanzas corporativas y la mercadotecnia, la dirección estratégica, etc. El proceso administrativo es el núcleo de la administración de empresas como disciplina de estudio, y consta de cuatro o más pasos, los que en su forma más básica y aceptada son: Plani cación, organización de empresas, economía y dirección de empresas, control de gestión. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, cómo se construye un organigrama o ujograma, cómo se interpreta un balance, cómo se elabora la plani cación y el control de producción, etc.; ya que, estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

RICHARD MARIÑO


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Tabla de Contenido

RICHARD MARIテ前


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Índice de Ilustraciones

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1

Generalidades sobre la Administración

La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la explicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman. De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa. La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta última palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como término de comparación. La etimología de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter. Así magister, indica una función de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario; subordinación: el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimología nos da pues la idea que la administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. (Mercados Unidos)

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1.1

Importancia de la administración

Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la administración nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera. Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes hechos: 

La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de

acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. 

Un organismo social depende, para su éxito de una buena

administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. 

En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función

administrativa. debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar.

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Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es

importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. 

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es

siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. 

Para todos los países, mejorar la calidad de la administración es requisito

indispensable, porque se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

Sin embargo, la administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia; teniendo todo esto en cuenta, en el presente artículo se proporciona una definición general de administración que está basada en las propuestas de algunos prestigiosos autores, con la finalidad de brindar una idea general del significado del término administración

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Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales" 

Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías

sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad 

Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las

actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas" 

Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de

estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional" 

Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal,

la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización" 

Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de

actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización"

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George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo

predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno 

Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y

controlar. 

Wilburg Jiménez Castro. Es "La llave del éxito",

"El proceso de Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos"

Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación: 1.

Proceso de planear, organizar, ejecutar y controlar: Es decir, realizar un

conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye: 2.

Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de

recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información.

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3.

Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se

realizan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos.

4.

Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de

planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.

5.

Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de

objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos. (Thompson, 2008)

1.1.1

Pasos fundamentales de todo Proceso Administrativo

Las diferentes escuelas que identifican al proceso administrativo, definen que la administración en sí misma, es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso único y estructurado. Las actividades componentes difieren de escuela en escuela pero, en esencia podemos identificar las siguientes:

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1.1.1.1 La

planificación

Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros Actividades primordiales de la Planificación a)

Detección de una oportunidad.

b)

Establecimiento de objetivos.

c)

Consideración de las premisas de planificación.

d)

Identificación de las alternativas.

e)

Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.

f)

Elección de una alternativa.

g)

Elaboración de los planes de apoyo.

h)

Elaboración del presupuesto. (Mercados Unidos)

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: →

Ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa;

permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.

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Puede ser estratégica y operativa: •

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo.

Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. 

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos

generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro. Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran: a)

Identificación de las estrategias actuales.

b)

Identificación de las metas estratégicas potenciales.

c)

Selección de metas estratégicas.

d)

Evaluación y ejecución de las estrategias.

Planificación Táctica es un proceso anual que guía hacia el logro de los

objetivos propuestos en los programas de la empresa. Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son: a.

El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los

planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo. b.

El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto

que los tácticos son específicos. c.

Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y

los planes estratégicos la misión de la empresa.

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1.1.1.1.1

Clasificación de la Planificación

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen: 

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor,

el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación. 

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el

futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa". 

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se

encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años). 

Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el

objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

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Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el

marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado. 

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá

se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. 

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los

mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas". 

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias,

procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. 

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período

futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación

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(ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). 

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores

concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

1.1.1.2 Organización: Se emplea para distribuir las responsabilidades entre

los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios. o

Una vez establecidas las tareas a cumplir y objetivos a lograr, para

cumplir con el trabajo, deben distribuirse y asignarse las actividades entre los integrantes del grupo o equipo de trabajo, especificando detalladamente el rol y la participación de cada uno de los miembros. La asignación del trabajo está regida por factores muy importantes, tales como la índole de las actividades que componen el plan, las personas y sus características que integran el grupo y los recursos, instalaciones y medio ambiente en el que se desempeñan. o

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera

tal que se efectúen con un mínimo de gastos y, simultáneamente, un máximo de rendimiento y desarrollo de los empleados (Máxima Eficiencia). Si se cuenta

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con un equipo de trabajo deficiente en calidad o cantidad deberán reemplazarse o suplementarse con los recursos necesarios. Debe recordarse que cada uno de los miembros asignados a una actividad se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa, ya que la empresa es un sistema (conjunto de partes interrelacionadas entre sí para lograr alcanzar un objetivo común). o

Dentro del proceso organizativo deben tener un lugar distintivo las tareas

de coordinación, dividiendo las actividades entre los empleados o grupos y, de esta manera estableciendo pautas de autoridad y responsabilidad.

Actividades primordiales de la Organización

a.

Subdividir el trabajo en unidades operativas: departamentalización,

agrupamientos, equipos de trabajo. b.

Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

c.

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y establecer sus

vínculos y relaciones. d.

Especificar los requisitos de cada puesto.

e.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

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f.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro. (Mercados

Unidos) 1.1.1.2.1

Elementos de la Organización

A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración: a.División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia

que abarca las siguientes etapas: la primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud. b.Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de

un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.

1.1.1.2.2

Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, indispensable durante el proceso de organización y aplicable de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son los organigramas,

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manuales, diagramas de procedimiento o de flujo de distribución o de actividades y el análisis de puestos. En seguida analizaremos cada una de estas técnicas. •

Organigrama: También llamados cartas o gráficas de organización, los

organigramas representan gráficamente la estructura organizacional en que pueden observarse las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos y la autoridad existentes en una empresa determinada. Se elaboran en hojas o cartulinas en las que cada puesto se representa por un cuadro o rectángulo, con el nombre de dicho puesto, los que se unen mediante líneas que indican los canales de autoridad y responsabilidad. ¿Para qué sirven los organigramas? Son instrumentos de organización muy útiles que nos revelan: 1.

La división de funciones.

2.

Los niveles jerárquicos.

3.

Las líneas de autoridad y responsabilidad.

4.

Los canales formales de comunicación.

5.La naturaleza lineal o staff del departamento, que suele indicarse ya sea por

distintos colores o por distintos gruesos de la línea de comunicación, o bien es la forma más usual, marcando la autoridad con línea completa y la staff con línea punteada 6.

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etcétera.

7.Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada

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departamento o sección.

Figura Canales de Autoridad y Responsabilidad

¿Cómo deben elaborarse los organigramas?

• Manuales: Son documentos detallados que contienen, en forma ordenada y

sistemática, información de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: 1. 2. 3.

De políticas.

5. De procedimientos.

Departamentales.

6. De contenido múltiple.

De bienvenida.

7. De técnicas.

Figura Pasos Elaboración de Organigramas

4.

De organización.

8. De puestos.

¿En qué radica la utilidad de los manuales?

Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

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Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Son una de las bases para el mejoramiento de sistemas.

•Diagramas de procedimientos de flujo: También se conocen como flujogramas;

George R. Terry los define como la presentación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. ¿En qué se fundamenta la utilidad de estos diagramas? Permiten: 

Una mayor simplificación del trabajo.

 Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la operación para una

mejor circulación física. 

Mejorar alguna operación, combinada con otra parte del proceso.

Eliminar demoras

Una mejor distribución de planta.

Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento:

Gráfica de flujo de operaciones.

Gráfica esquemática de flujo.

Gráfica de ubicación de formas.

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Figura Diagrama

•Carta de distribución del trabajo o de actividades: A través de esta técnica se

analizan los puestos que integran un departamento o sección con el objeto de lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo; además, analiza labores

Análisis de puestos: Es un método de investigación mediante el cual se

conocen los elementos que integran un puesto de trabajo. Su objetivo es especificar. ¿Qué debe hacerse en el puesto? ¿Qué hace falta para hacerlo bien? En términos generales las partes que componen un análisis de puestos son: 

Ubicación del puesto dentro de la estructura organizacional.

Descripción analítica.

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Descripción genérica.

Requerimientos: 

Capacitación.

Experiencia.

Responsabilidad.

Condiciones de trabajo.

Perfil.

Etcétera.

1.1.1.3 Ejecución,

por los miembros del equipo para que lleven a

cabo las tareas establecidas con proactividad. o

El Jefe o Gerente debe tomar medidas o iniciativas que impulsen y

pongan en movimiento las acciones pertinentes para que los miembros del grupo lleven a cabo las tareas en forma concreta: dirigir para que se haga lo que se pautó según lo planificado. Las tareas de dirigir no se reducen a dar órdenes: el coaching, la instrucción, el liderazgo, la motivación de la propia creatividad de los actores del plan son parte integrante e indivisible del proceso ejecutivo. Actividades primordiales de la Ejecución

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a.

Poner en práctica la participación por todos los afectados por las

decisiones. b.

Conducir y reorientar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c.

Motivar.

d.

Comunicar.

e.

Desarrollar a los empleados para que realicen todo su potencial.

f.

De acuerdo con el punto b. también reconocer el trabajo bien hecho.

g.

Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el

trabajo. h.

Revisar los resultados de la ejecución a la luz de los parámetros con los

que se controla. (Mercados Unidos)

1.1.1.4 Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

o

El control consiste en comprobar o verificar que lo que sé esté haciendo

asegure el progreso de las actividades planificadas para lograr el objetivo

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definido, con un mínimo de desviaciones o, preferentemente, sin ellas. Establecer un buen plan, distribuir las actividades requeridas para ese plan y la ejecución exitosa por parte de cada miembro no asegura, necesariamente, que la empresa será un éxito. Es común que se presenten desvíos, contradicciones, errores de concepto o fallas en la comunicación que demanden acciones correctivas con la mayor celeridad posible.

Actividades primordiales de Control a.

Comparar resultados con respecto a los objetivos y metas establecidos.

b.

Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c.

Idear y/o procurar los medios efectivos para medir las operaciones.

d.

Comunicar fehacientemente cuáles son los parámetros de medición.

e.

Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y

los desvíos, sugiriendo las acciones correctivas cuando sean necesarias. (Mercados Unidos)

1.1.1.4.1 a.

Requisitos de un buen control

Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores

de planeación, organización o dirección.

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b.

Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar

errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

1.1.1.4.2

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: •

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se

corrige para eliminar errores. •

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de

cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. •

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos

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productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. •

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de

obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. •

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia

contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

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1.1.1.4.3

Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución1 de las siguientes actividades: 

Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que

facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo. 

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la

consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar. 1 Obtención o logro de lo que se pretende o desea.

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El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la

información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. 

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

1.1.1.4.4

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden: o

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que

establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación: Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros. 

Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control

de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

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Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un

determinado producto, tiempo medio de existencias de unos productos determinado, entre otros. 

Estándares de costos: Como costos de producción, costos de

administración, costos de ventas, entre otros. o

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene

como fin evaluar lo que se está haciendo. o

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera

etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado. o

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca

corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

1.1.1.4.5

Pasos del proceso de control

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su

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importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa". En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son: o

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un

plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables 2, que incluyen fechas límites específicas. Esto es importante por los siguientes motivos: •

Las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las

habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas, y por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues

2 Que se puede medir

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algunas personas suelen llenar los roles de la planificación, mientras que a otras se les asignan los roles de control. En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad •

Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del

proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control" •

Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra

memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo esta conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

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Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que

facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo. •

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la

consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar. •

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la

información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. •

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

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1.1.1.4.6 

Principios de control

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el

grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida3, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. 

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por

tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero. 

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. 

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

3 Conceder o asignar a alguien una distinción, un honor o un derecho.

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De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. 

De la contabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe

justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación. 

De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las

actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios. 

De la función controladora: La función controladora por ningún motivo

debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

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37

1.1.1.4.7

Técnicas para el control

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: →

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

Reportes, informes

Formas

Archivos (memorias de expedientes)

Computarizados

Mecanizados

Gráficas y diagramas

Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre máquina, mano izquierda, mano derecha etc.

Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.

Métodos cuantitativos

Redes

Modelos matemáticos

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38

Investigación de operaciones

Estadística

Cálculos probabilísticas

Reportes e informes se clasifican en: a)

Informes de control que se utilizan para el control directo de las

operaciones. Para diseñar Informes se considera: o

Concentración sobre las acepciones

o

Claridad y concisión

o

Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales

o

Equilibrio entre la uniformada y la variedad

o

Frecuencia de los reportes

o

Evaluación de la información

b)

Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que

la gerencia pueda formular planes. (Cabrera, Monografias.com)

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39

1.1.1.5 El

control de gestión

Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque racional) y por el otro, en un paradigma más integral vinculado no sólo a la dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad. No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cuáles son para la organización aquellos factores críticos que hay que cuidar para tener éxito (FCE), muchos de los cuales están íntimamente ligados con las estrategias que se van a desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio (control) sobre lo que está ocurriendo, el control debe estar enfocado a evaluar el comportamiento

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40

de los factores críticos que inciden en el cumplimiento de las estrategias. Así, el control debe ser flexible, ajustándose permanentemente a las cambiantes estrategias de la organización. El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad total y la gestión de la calidad total. Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.

1.1.1.5.1

Condiciones que influyen en el control de gestión

El entorno: este puede ser estable o dinámico, variante cíclicamente o

completamente atípico. Una buena adaptación del entorno facilitada en desarrollo en la empresa. 

Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento,

sociales y ambientales.

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41

La estructura de la organización: Según sea, funcional o divisional,

implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos. 

El tamaño de la empresa: esta condición está relacionada con la

centralización, mientras más grande la empresa es necesario descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran cantidad de información que se maneja. 

La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y

se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa. 

Fines del control de gestión

Informar: es necesario transmitir y comunicar la información para la

toma de decisiones e identificar los factores claves de la organización para así determinar cuál es la información clave. El funcionario debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a través de los canales formales de comunicación de la estructura de la organización. La respuesta a las siguientes preguntas tiende a resolver problemas de estructura: →

¿Qué información se necesita?

¿Dónde se almacena?

¿De quién y a quién va?

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42

¿Cómo evaluarla?

¿Cómo suplantarla?

Coordinar: Encamina las actividades a realizar eficazmente a la

obtención de los objetivos. 

Evaluar: La consecución de las metas u objetivos se logra gracias a las

personas y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro. 

Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha importancia para alcanzar

las metas.

1.1

Características de la administración

Se ha indicado que la administración proporciona los principios básico mediante cuya aplicación es factible alcanzar éxito en el manejo de individuos organizados en un grupo formal que posee objetivos comunes. Es necesario ahora agregar a tales conceptos las características de la administración y que son: 

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe

un organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.

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43

Su especificidad. A pesar que la administración va siempre acompañada

de otros fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. 

Su unidad temporal. Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del

fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico. 

Su unidad jerárquica. Todos los poseen carácter de jefes en un

organismo social, participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el último supervisor.

1.1

Elementos de la administración

Eficiencia: Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos

usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

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Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo

constante el volumen de recursos empleados. 

Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo

la cantidad de recurso empleado Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente. Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces. 

Eficacia: Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es

decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido. Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma más eficiente posible.

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45

Productividad: Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un

periodo con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

Figura Fórmula de Productividad

La fórmula señala que se puede mejorar la productividad :

1.2.-

Al acrecentar la producción (resultados) con los mismos insumos. Al

disminuir

los

insumos

manteniendo

la

misma

producción.

3.- Al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable. (Cabrera, www.monografias.com)

Coordinación de recursos: La organización, para lograr sus objetivos

requiere de una serie de recursos, estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos: 

Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las

instalaciones físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc. 

Recursos técnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos,

organigramas, instructivos, etc.

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46

Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan

comprendidos en este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.

1.2

Valores institucionales de la administración

La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante la población, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. Los valores institucionales de la administración son: 

Sociales: Estos son los más importantes, ya que contribuyen al bienestar

de la sociedad a través de: 

El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para

satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano. 

El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.

El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los

gobiernos locales y federales. 

Evitar la competencia desleal.

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47

La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de

trabajo. 

Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la

sociedad.

Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los

recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a:

1.

Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.

2.

Optimizar la coordinación de recursos.

3.

Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.

4.

Conciliar4 intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Figura Pasos de la Organización

Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios

económicos y que puede ser:

Generando riqueza

Maximizando la obtención de utilidades.

Manejando adecuadamente los recursos financieros.

4 Conformar, hacer concordes o compatibles dos o más elementos que son o parecen contrarios.

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48

Propiciando el desarrollo económico del grupo social.

Promoviendo la inversión.

Índice de Términos.

Actividades de trabajo.............................................................................................................................7 Carta de distribución del trabajo............................................................................................................18 coordinación sistemática.......................................................................................................................35 Coordinación sistemática......................................................................................................................35 Eficiencia y eficacia................................................................................................................................7 Establecimiento de estándares...............................................................................................................24

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la administración técnica o científica......................................................................................................4 La planificación estratégica.....................................................................................................................9 Logro de objetivos...................................................................................................................................7 los organigramas...................................................................................................................................15 objetivos de la organización....................................................................................................................8 organización racional............................................................................................................................14 productividad y eficiencia.......................................................................................................................4

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2

Bibliografテュa

Cabrera, E. (s.f.). Monografias.com. Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#ele

Cabrera, E. (s.f.). www.monografias.com. Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-empresas/administracionempresas2.shtml#ele

Mercados Unidos. (s.f.). Obtenido de http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-1.htm

Thompson, I. (Enero de 2008). Promonegocios.net. Obtenido de http://www.promonegocios.net/administracion/definicion-administracion.html

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Administracion de empresas