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MANUAL DE CALIDAD COD: 5.2.M.1 VERSION: 03 DOCUMENTO CONTROLADO

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

AREA METROPOLITANA DEL CENTRO OCCIDENTE NTCGP 1000:2009 Mayo de 2011

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INTRODUCCIÓN 1.

1.1.

MANUAL DE CALIDAD

Objeto

El presente manual describe el sistema de gestión de calidad del Área Metropolitana del Centro Occidente – AMCO- y contiene las políticas, objetivos y disposiciones que deben ser aplicadas en el desarrollo de todos los procesos, para asegurar la eficacia de los resultados en cuanto a satisfacción de los clientes, productividad y actuación permanente en la búsqueda del mejoramiento de la organización. Este Manual tiene como propósito servir de medio de consulta interna acerca de la gestión de la calidad y establecer una guía para la aplicación de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos del AMCO. Los procedimientos e instructivos se encuentran compilados en los manuales

de

procedimientos internos, documentados para la gestión de los diferentes procesos de la entidad.

1.2.

Alcance del manual

Este manual describe el sistema de gestión de la calidad, tal y como fue adoptado para el AREA METROPOLITANA CENTRO OCCIDENTE. El Sistema de Gestión de Calidad está implementado en todas las áreas del AMCO y cumple con los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y la norma ISO -9001:2008.

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Las disposiciones contenidas en este manual deben ser aplicadas por todo el personal directo de la entidad, así como por los contratistas y personal externo que llegare a participar en los procesos operativos de la empresa.

1.3.

Exclusiones y Justificación

El SGC del AMCO cumple con los requisitos establecidos para Sistemas de Gestión de la Calidad en la norma NTC ISO 9001:2008, “Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos”,

y NTC GP 1000:2009 “Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama

Ejecutiva del Poder Público y otras entidades prestadores de servicios”, el cual opera en la entidad sin ninguna exclusión.

1.4.

Control del manual

El control del Manual de Calidad esta bajo la responsabilidad del Asesor de Control Interno, quién tiene a su cargo la Coordinación de Calidad y Control Interno. El control del Manual implica: Revisión, Aprobación, Distribución, Control de Copias y Control de cambios. Se establecen las siguientes disposiciones:  Revisión,

La revisión del manual consiste en verificar que su contenido refleje la

práctica habitual del el AMCO y las condiciones y formas de actuación previstas por la Dirección para ajustar el funcionamiento de la entidad a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con las Normas Técnicas Colombianas NTC ISO 9001:2008. y NTC GP 1000:2009 La revisión incluye verificar la claridad de las disposiciones contenidas para asegurar que el Manual sea entendido por el personal usuario y la aptitud del mismo para conducir al AMCO a desarrollar las actividades de calidad de una manera eficiente para Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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alcanzar la satisfacción de los clientes y el logro de los objetivos y metas propuestas por la Dirección. La Revisión Inicial y de modificaciones o actualizaciones debe ser realizada por la Coordinación de Calidad y Control Interno, no obstante la revisión del Manual forma parte de la revisión del sistema que por lo menos una vez al año debe realizar la Dirección.

 Aprobación, La aprobación del Manual de Calidad consiste en la autorización de edición, publicación e implementación de su contenido.

La aprobación del Manual sólo podrá ser emitida por la Dirección de la entidad.

 Distribución, La distribución o puesta en circulación interna del Manual es función del Asesor de Control Interno.

El Director de la entidad y su representante determinan los usuarios. El representante de la Dirección debe asegurar que todos los usuarios entiendan y apliquen los contenidos apropiados para la labor que desempeñan y que en todo momento dispongan del Manual en su versión vigente.  Control de copias, La circulación interna se hará con copias impresas controladas (cuando se requiera) o por medio electrónico a través de una carpeta que será colgada en el servidor con acceso directo en todos los computadores desde el servidor, dicha carpeta será de sólo lectura, para que no se modifique su contenido. Cuando se distribuyan copias por solicitud de clientes o entidades externas, en situaciones donde se prevea innecesario mantener la actualización o control de

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cambios, se manejaran ejemplares identificados como copias no controladas.

 Control de cambios, El Manual de Calidad debe conservar su adecuación con el Sistema de Gestión establecido y con la realidad interna del AMCO, cambios en la legislación o en las normas aplicables al AMCO, cambios en la organización, cambios en las líneas estratégicas de la entidad, cambios en los métodos y medios de prestación de los servicios, resultados de acciones preventivas y correctivas, resultados de control de procesos, resultados de Auditorias Internas de Calidad permitirán identificar la necesidad de incorporar cambios al Manual.

La Revisión, aprobación y distribución de modificaciones se realizan bajo las mismas competencias descritas para el Manual Original. El Asesor de Control Interno (o el contratista a quien este delegue esta función) debe controlar el estado de actualización de las copias en circulación de acuerdo con el procedimiento de control establecido. La forma de encuadernación del manual impreso permite intercambiar las hojas afectadas por la introducción de cambios menores que no afecten la integridad del sistema, los cuales se deben registrar en el formato establecido para este fin; Véase Anexo Control de Cambios menores

1.5.

Términos y definiciones importantes

 Para los propósitos de este manual se aplican las definiciones establecidas en las normas NTC-ISO 9000 Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario, NTC GP 1000:2009. y los que se enumeran a continuación:

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DEBE: Significa que se tiene que cumplir una disposición o un requisito, siempre que se indique en el Manual. DEBERIA / PUEDE / PODRIA Estos términos se utilizan para asegurar o recomendar una acción, nunca para indicar un requisito o disposición que se tiene que cumplir. PERTINENTE / SEGUN SEA NECESARIO Cuando en el Manual se encuentren estos términos, el usuario debe decidir cómo se aplican los requisitos y en algunos casos por qué no se aplican. SGC Sistema de Gestión de la Calidad. PROCESO Actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas intencionales.  Las entradas pueden ser: Información, bienes materiales.  Las salidas pueden ser: Información, productos materiales, servicios, decisiones. ACCIÓN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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NOTA 2 La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. ACCIÓN PREVENTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. ADECUACIÓN. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS. Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. ALTA DIRECCIÓN. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. AMBIENTE DE TRABAJO. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. NOTA En el ámbito de esta norma las condiciones incluyen solamente aquellas que pueden tener una influencia significativa sobre la conformidad del producto y/o servicio. Las condiciones pueden incluir los factores físicos, sociales, y ambientales (tales como la temperatura,

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instalaciones para el personal, ergonomía y composición atmosférica).

AUDITORÍA INTERNA. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. NOTA Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoria, y que sea verificable. AUTORIDAD. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. CALIDAD. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente. CALIBRACIÓN. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. NOTA 1 El resultado de una calibración permite bien sea asignar a las indicaciones los valores de las magnitudes por medir, o determinar las correcciones con respecto a las indicaciones.

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NOTA 2 Una calibración también puede determinar otras propiedades metrológicas tales como el efecto de las magnitudes de influencia. NOTA 3 El resultado de una calibración se puede registrar en un documento que a veces se llama certificado de calibración o informe de calibración. CAPACIDAD DE UNA ENTIDAD. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. CLIENTE. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NOTA Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. COMPETENCIA. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. CONCESIÓN. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. NOTA Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados. CONFIRMACIÓN METROLÓGICA. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. NOTA 1 La confirmación metrológica generalmente incluye calibración

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y/o verificación, cualquier ajuste necesario o reparación y posterior re calibración, comparación con los requisitos metrológicos para el uso previsto del equipo de medición, así como cualquier sellado y etiquetado requeridos. NOTA 2 La confirmación metrológica no se consigue hasta que se demuestre y documente la adecuación de los equipos de medición para la utilización prevista. NOTA 3 Los requisitos relativos a la utilización prevista pueden incluir consideraciones tales como el rango, la resolución, los errores máximos permisibles, entre otros. NOTA 4 Los requisitos metrológicos normalmente son distintos de los requisitos del producto y/o servicio y no se encuentran especificados en los mismos. CONFORMIDAD. Cumplimiento de un requisito. CONTROL DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CONVENIENCIA. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. CORRECCIÓN. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. NOTA 1 Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. NOTA 2 Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación.

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DISEÑO Y DESARROLLO. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. NOTA 1 Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseño y desarrollo. NOTA 2 Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se está diseñando y desarrollando (por ejemplo: diseño y desarrollo del producto o servicio, o diseño y desarrollo del proceso). DOCUMENTO. Información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). EFECTIVIDAD. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. NOTA La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

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EFICACIA. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. NOTA La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado. EFICIENCIA. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. ENTIDADES. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. NOTA 1 Según el artículo 2 de la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento, en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado, por servicios de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional. Así mismo, en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado. NOTA 2 Las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de las administraciones centrales y descentralizadas de los departamentos y municipios.

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EQUIPO DE MEDICIÓN. Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición. ESPECIFICACIÓN. Documento que establece requisitos. NOTA Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo: un procedimiento documentado, una especificación de proceso y una especificación de ensayo / prueba), o con productos y/o servicios (por ejemplo, una especificación de producto y/o servicio, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación). ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley. NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad. FUNCIÓN DE UNA ENTIDAD. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad. GESTIÓN. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

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GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. HABILIDAD. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad. INFRAESTRUCTURA. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. MANUAL DE LA CALIDAD. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito

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OBJETIVO DE LA CALIDAD. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. NOTA 1 Los objetivos de la calidad se basan en la política de la calidad definida por la entidad. NOTA 2 Los objetivos de la calidad se especifican, generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad. PARTE INTERESADA. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad. EJEMPLO Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. NOTA El establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificación de la calidad. POLÍTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. PROCEDIMIENTO. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

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PROCESO. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes:  Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.  Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.  Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.  Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

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PRODUCTO Y/O SERVICIO. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. NOTA En esta Norma, el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio. PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información. NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad. NOTA 2 En una situación contractual, un proveedor puede denominarse "contratista". REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. REQUISITO. Necesidad o obligatoria.

expectativa

establecida,

generalmente

implícita

u

NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.

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NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal. NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. RESPONSABILIDAD. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. REVISIÓN. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. EJEMPLO Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades. RIESGO. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente. NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte.

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SISTEMA. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. TRAZABILIDAD. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. NOTA Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: -el origen de los materiales y las partes, la historia del procesamiento y - la distribución y localización del producto y/o servicio después de su entrega. VALIDACIÓN. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. NOTA 1 El término "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2 Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas.

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VERIFICACIÓN. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1 El término “verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2 La confirmación puede comprender acciones tales como:  la elaboración de cálculos alternativos  la comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado  la realización de ensayos / pruebas y demostraciones  la revisión de los documentos antes de su emisión VERIFICACIÓN (METROLÓGICA). Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de medición y los requisitos metrológicos del cliente.

1.6.

Referencias

 Norma NTC-ISO 9000 Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.  Norma NTC-ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.  Norma NTC GP 1000:2009  MECI 1000: 2005.  Manuales de procedimientos.  Manual Especifico de Funciones y Competencias laborales.  Manual de Contratación

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 Manual MECI.  Manual de Gestión Documental.  Documentos de Origen Externo de obligada aplicación.

2.

2.1.

PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD

Reseña Histórica

El Área Metropolitana del Centro Occidente fue creada el 15 de noviembre de 1981 a través de la ordenanza No 001 de la Asamblea Departamental del Departamento de Risaralda, la cual fue modificada por la ordenanza No 14 del 26 de marzo de 1991, incluyendo los municipios de Pereira y Dosquebradas inicialmente y con adhesión posterior del municipio de La Virginia. El 23 de febrero de 1994, es expedida la ley 128 “Ley orgánica de las Áreas Metropolitanas”, cuyo objetivo es el de ser entidades administrativas, formadas por un conjunto de dos o más municipios integrados alrededor de un municipio núcleo o metrópoli, vinculados entre sí, por estrechas relaciones de orden físico, económico y social que para la programación y coordinación de su desarrollo y para la racional prestación de sus servicios públicos, requiere una administración coordinada. Art. 1 El Área Metropolitana es una entidad dotada de personería jurídica de derecho público, autonomía administrativa, patrimonio propio, autoridades y régimen especial. Entre sus funciones están:  Programar y coordinar el desarrollo armónico e integrado del territorio colocado bajo su jurisdicción.  Prestación de los servicios públicos a cargo de los municipios que la integran, y

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si es el caso, prestar en común alguno de ellos.  Ejecutar obras de interés Metropolitano.  Ejercer como autoridad única de transporte para los municipios que conforman el área según Acuerdo Metropolitano No 017 de 2001.

Para que sirven las Áreas Metropolitanas: Los municipios que conforman el Área Metropolitana del Centro Occidente, Dosquebradas, Pereira y La Virginia.

Buscan la planificación integrada del espacio

geográfico común y el diseño de proyectos de interés metropolitano, en procura de incrementar su capacidad competitiva, mediante el acceso a los ingresos destinados por la ley 128, para intervenir los acontecimientos económicos, sociales, físicos, infraestructurales, ambientales y político - institucionales que modifican consciente o espontáneamente, total o parcialmente, el normal desarrollo de la población, a través de proyectos tales como: a. Construcción de infraestructura urbana, como redes o sistemas metropolitanos de parques y espacio público, vías y sistemas de transporte de interés común y servicios públicos metropolitanos. b. Acceso a recursos de asistencia técnica nacional e internacional. c. Apoyo logístico y financiero en la preparación de estudios y elaboración de los planes de desarrollo de cada municipio. d. Programas educativos, culturales y recreativos que busquen un bienestar colectivo. e. Propender por el desarrollo económico y la competitividad de forma sostenible y sustentable. f.

Aplicar y socializar los mecanismos de participación ciudadana y democrática.

g. Encausar los espacios para mejorar las condiciones y niveles de calidad de vida. h. Coordinar aspectos en materia ambiental cuando se cumplan los requerimientos definidos en la ley 99 de 1994. Entre otros. La Junta Metropolitana está integrada por: el Alcalde de Pereira quien la preside, los Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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Alcaldes de La Virginia y Dosquebradas, el Gobernador del Departamento de Risaralda, un delegado del Concejo de Pereira, un delegado de cada uno de los Concejos de Dosquebradas y la Virginia. Desde su creación hasta la fecha el Área Metropolitana Centro Occidente ha contado con diferentes Gerentes y Directores que han proyectado la entidad a la comunidad, con obras de carácter físico, social, ambiental y cultural, propiciando desarrollo a los municipios y sus habitantes. El Área metropolitana Centro Occidente ha tenido varias reestructuraciones, una de ellas, el 15 de enero de 2002 la cual modificó la planta de personal pasando de 41 funcionarios a 18 que laboran en la actualidad.

2.2.

Misión

"Es nuestro compromiso propender por el desarrollo armónico, coordinado y sostenible de los municipios que la conforman, mediante la planeación, la gestión y ejecución de proyectos con impacto metropolitano que la conduzcan a su fortalecimiento y consolidación territorial. Este compromiso se fundamenta en el respeto por la autonomía municipal, la concertación, el interés ciudadano y el liderazgo institucional de todo el equipo de trabajo comprometido por el desarrollo de la ciudad región"

2.3.

Visión

"Ser la entidad líder en la gestión del desarrollo integral de la ciudad región, posicionándose como agencia promotora y gestora de proyectos estructurantes a nivel metropolitano, soportados por una organización ágil, con talento humano competitivo y capaz de liderar el desarrollo y crecimiento sostenible de la metrópoli".

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2.4.

Pol铆ticas y Objetivos de Calidad

EL AREA METROPOLITANA DEL CENTRO OCCIDENTE expresa su compromiso con la satisfacci贸n de las necesidades de sus clientes y partes interesadas, mediante el cumplimiento de sus funciones como autoridad de transporte publico y el desarrollo integral de proyectos en la ciudad regi贸n bajo las siguientes pol铆ticas de calidad:

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INTERESADO

POLITICAS

CLIENTES

Garantizar la movilidad en el Área Metropolitana a través de un transporte integrador, competitivo y seguro, que satisfaga las necesidades de los usuarios y partes interesadas. Ejecutar proyectos orientados al desarrollo de la ciudad región, enmarcados en los planes de desarrollo internos y en el Plan Estratégico vigente, mediante la administración efectiva de recursos y con un equipo humano calificado, motivado y comprometido con la mejora continua de todos los procesos en los que actúa.

FUNCIONARIOS Y

Promover un excelente ambiente institucional , fortaleciendo la

CONTRATISTAS

formación y capacitación para lograr un buen desempeño de los funcionarios y contratistas públicos al servicio del AMCO, apoyados en el

trabajo en equipo y una

comunicación

efectiva entre las diferentes dependencias SISTEMA DE

Consolidar una cultura de calidad y autocontrol, y la

GESTION DE LA

integración con otros sistemas de gestión establecidos en la

CALIDAD

entidad, apropiando la mejora continua, la competitividad y la eficiencia de la entidad como una labor dinámica y permanente que garantice un servicio confiable y oportuno a la comunidad.

PROVEEDORES

Mantener los principios de transparencia y eficiencia, que

ORGANISMOS DE

permitan asegurar el control de los proveedores de la entidad

CONTROL

y faciliten la labor de los organismos de control

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OBJETIVOS DE CALIDAD: La operación de los procesos del AMCO se enfocará al logro de los siguientes objetivos generales:  Generar un ambiente adecuado para el logro de los objetivos y metas estratégicas institucionales.  Lograr la satisfacción de los clientes y partes interesadas en los servicios y proyectos desarrollados por la entidad  Mejorar continuamente la eficacia de los procesos y del SGC

No obstante periódicamente serán definidos los objetivos específicos de acuerdo con el modelo de gestión estratégica y de control de gestión institucional definidos en el proceso de DIRECCION INSTITUCIONAL conformado por los subprocesos PLANEACION Y CONTROL

2.5.

Código de Ética

El comportamiento ético es la base fundamental para el ejercicio de las actividades inherente a la prestación de un buen

servicio y en el trabajo orienta conductas

profesionalmente correctas, lo que se debe hacer y como se debe hacer, en busca de un bien común. Por lo anterior el Área Metropolitana del Centro Occidente con el ánimo de generar un mecanismo de autorregulación, define los valores institucionales y adopta su código de ética, como instrumento que permita ser guía de conducta, orientando el eficaz desempeño de los servidores en el ejercicio de sus funciones públicas.

ANEXO 1 : CÓDIGO DE ETICA

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2.6.

Productos, Clientes y partes interesadas PRODUCTO

Regulación y control Transporte

CLIENTE / PARTE INTERESADA Comunidad área metropolitana Medios de comunicación

Estudios y proyectos de desarrollo

Administración municipios Área

metropolitano

Metropolitana Comunidad Organismos de control Entidades públicas y privadas del orden local, regional, nacional , internacional Participantes de los proyectos

Prestación de servicios de información,

Administración municipios área

técnicos y de control especializado

metropolitana

(hidrocarburos), administración sobretasa a la gasolina

Administración municipios circunvecinos Entidades públicas y privadas

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2.7.

Estructura Organizacional

La estructura organizacional del AMCO está conformada por una

Dirección,

una

dependencia Jurídica, una Subdirección de Desarrollo Metropolitano, una Subdirección de Transporte y Movilidad, y una dependencia de Gestión Administrativa y Financiera, con una planta básica de personal, que se ilustra en la Tabla siguiente y en el organigrama de la entidad.

2.7.1. Planta De Cargos AREA DIRECCION

JURIDICA SUBDIRECCION DE DESARROLLO METROPOLITANO SUBDIRECCION DE TRANSPORTE Y MOVILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CARGOS Director de Área Metropolitana Asesor de Control Interno (Coordinador de Calidad y Control Interno) Profesional Especializado (Gestor de Proyectos) Profesional Universitario (Analista proyecto) Profesional Universitario (Analista Presupuesto) Profesional Universitario (Recursos Físicos) Profesional Universitario (Planeación y Gestión Institucional)

Nº CARGOS 1 1 4 1 1 1 1

Jefe de Oficina (Jefe Oficina Jurídica) Subdirector de Área Metropolitana (Desarrollo Metropolitano)

1 1

Subdirector de Área Metropolitana (Transporte y Movilidad) Profesional Especializado Grado 2 (Transporte y Movilidad) Profesional Especializado (Jefe Administrativo)

1

Profesional Especializado (Jefe Financiero)

1

Tesorero

1

Auxiliar Administrativa

1

2 1

ANEXO 2: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

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2.7.2. Representante de la Dirección El Director

asume la

independientemente

representación

de la alta dirección (JDM), para

asumir

de las labores habituales de su función administrativa, las

siguientes responsabilidades: •

Liderar y asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos que sean requeridos para un sistema de gestión de la calidad eficaz.

Establecer los procesos de comunicación interna, que aseguren un adecuado funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.

Informar permanentemente a la alta Dirección sobre el desempeño del sistema y la necesidad de cualquier acción de mejoramiento.

Comunicar los requisitos de los clientes y los procesos y procedimientos establecidos para satisfacerlos a todos los niveles de la organización que intervengan en actividades que puedan afectar la calidad, y asegurarse que estos toman conciencia de la necesidad de cumplimiento.

Las funciones, responsabilidades y niveles de autoridad organizacional se encuentran definidas en el Matriz de responsabilidades.

ANEXO 3: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

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3.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

3.1 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad El SGC de la entidad cubre el desarrollo de la totalidad de procesos gestionados en la entidad para:

Prestación de Servicios de planeación, gestión y ejecución de proyectos con impacto metropolitano que conduzcan al fortalecimiento y consolidación territorial de la ciudad región: Pereira - Dosquebradas - La Virginia.

Cumplimiento de funciones como autoridad única de transporte publico en el Área Metropolitana

3.2 Gestión por procesos El Sistema de Gestión de la Calidad del AREA METROPOLITANA CENTRO OCCIDENTE busca asegurar que los factores humanos, administrativos y técnicos que afectan cada una de las actividades desarrolladas por la entidad y el resultado final de las mismas se encuentren bajo control. Por esta razón y con el propósito de lograr el cumplimiento de las políticas y objetivos de Calidad establecidos, la entidad fundamenta su SGC en un enfoque basado en procesos, buscando aprovechar las ventajas que este enfoque ofrece al proporcionar un control continuo sobre los vínculos entre los procesos individuales así como sobre su combinación e interacción. Para el SGC del AMCO es fundamental que la gestión de los procesos se realice teniendo en cuenta la importancia de:

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 La comprensión y el cumplimiento de los requisitos de los clientes y de la

entidad

misma.  La necesidad de considerar los procesos en términos del valor que aportan a la calidad de los servicios ofrecidos y a la organización.  La obtención de resultados del desempeño y eficacia de los procesos y  La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. Se identifican y someten al Sistema de Gestión de la Calidad, los procesos que se presentan a continuación:

PROCESOS ESTRATEGICOS: Corresponden a los PROCESOS DE LA DIRECCION:

PROCESO: DIRECCION INSTITUCIONAL •

Planeación o Gestión Plan Integral de Desarrollo Metropolitano (PIDM) o Planeación general y del SGC

Control o

Control Administrativo

o

Control interno

o

Sistema integrado de gestión MECI – CALIDAD

PROCESO: PROMOCION Y GESTION DE INGRESOS •

Comercialización modelo de control hidrocarburos

Sobretasa a la gasolina

Gaceta Metropolitana

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Convenios –Contratos

PROCESOS MISIONALES PROCESO: DESARROLLO METROPOLITANO •

Desarrollo Económico y Competitividad

Desarrollo Social

Gestión Territorial

Proyectos

Sistema de información Metropolitano

PROCESO: TRANSPORTE Y MOVILIDAD •

Transporte o

Política Publica de transporte

o

Operación y control de la operación de transporte

Movilidad o

Política publica de movilidad

o

Comité de movilidad

PROCESOS DE APOYO PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA •

Gestión Humana

Compras y Contratación

Inventarios

Servicio al cliente

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PROCESO: GESTION FINANCIERA •

Presupuestos

Contabilidad

Tesorería

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL •

Ventanilla Única

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

PROCESO: GESTION JURIDICA •

Representación Judicial

Actuación Administrativa

Contratación

Derechos de Petición

PROCESO: COMUNICACIONES •

Comunicación institucional

Comunicación interna

Comunicación externa

PROCESO: GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION •

Gestión de la infraestructura

Gestión de tecnologías de la comunicación

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3.2.1 Mapa de Procesos

MAPA DE PROCESOS ÁREA METROPOLITANA CENTRO OCCIDENTE

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3.2.2 Descripción de procesos 3.2.2.1. Procesos Estratégicos 3.2.2.1.1 Dirección Institucional El proceso de Dirección se encuentra completamente armonizado con el Modelo Estándar de Control Interno MECI y está conformado por los siguientes subprocesos: • •

Planificación Control

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PLANIFICACION a.

Gesti贸n Plan Integral de Desarrollo Metropolitano

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NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

GESTION PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO METROPOLITANO

RESPONSABLES

Definir el conjunto de objetivos, directrices físico - territoriales, líneas de gestión, estrategias, proyectos, actuaciones, acciones y ALCANCE normas adoptadas para coordinar, programar y concertar el desarrollo armónico e integrado de Pereira, Dosquebradas y La Virginia como municipios que conforman el AMCO.

Junta Metropolitana Director Subdirectores Cubre la dirección de las actividades del área metropolitana de manera estratégica constituyéndose en el soporte de los futuros procesos de planeación, especialmente del plan estratégico periódico de la entidad.

Articular y armonizar la planificación y ejecución de proyectos, en las líneas social, económica y territorial, en el marco del PIDM.

b. Planeación general y del SGC CONTROL NOMBRE DEL PROCESO

PLANEACION GENERAL Y DEL SGC

RESPONSABLES

Definir el rumbo de la entidad y del SGC para un periodo determinado. Establecer políticas, objetivos, planes, proyectos y estrategias. ALCANCE Planear, ejecutar, coordinar y controlar el Modelo de planeación estratégica, , implementar planes de mejora institucional

PROPOSITO

Director Subdirectores Profesional especializado Profesional Universitario Jefes Administrativo y Financiero

Este proceso cubre la planificación de la actividad del AMCO y del funcionamiento del modelo integrado de gestión para un periodo establecido.

Formular planes estratégicos enmarcados en el plan integral de desarrollo metropolitano que conduzcan al logro de objetivos y al mejoramiento continuo de la entidad:

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

a.

Control Administrativo

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NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

CONTROL ADMINISTRATIVO

RESPONSABLES

Realizar de manera sistemática y planificada, actividades de seguimiento y medición a los procesos y a los planes y estrategias desarrollados por la entidad, con el fin de actuar ALCANCE oportunamente en la búsqueda del logro de objetivos y metas y del mejoramiento permanente de la eficacia del SGC y de los resultados del AMCO en general.

Director

Cubre la totalidad de los procesos desarrollados por el AMCO.

Realizar seguimiento y control al cumplimiento de lineamientos de JM, a la ejecución presupuestal y al desarrollo de proyectos metropolitanos

b. NOMBRE DEL PROCESO

Control Interno

CONTROL INTERNO

RESPONSABLES

Asegurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con ALCANCE las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección buscando el logro de objetivos y metas propuestas

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Director Asesor Control Interno

Cubre el control a la totalidad de procesos y actuaciones de la entidad

Evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres categorías principales: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento de políticas leyes y normas

c.

Sistema de Gestión de Calidad

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NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

RESPONSABLES

Establecer las acciones para planificar y desarrollar el programa de auditorías internas de calidad, para garantizar que los elementos ALCANCE del SIG sean eficaces y apropiados para alcanzar los objetivos de calidad establecidos por el AMCO.

Director Subdirectores Asesor Control Interno

Este proceso aplica a las Auditorías Internas al SIG de la entidad. También es aplicable a la planificación y ejecución de auditorías internas al desempeño de los contratistas, cuando el AMCO haya establecido este requisito en los términos contractuales pactados con los mismos.

Asegurar el funcionamiento y eficacia del SGC del AMCO bajo los requisitos de las normas de gestión adoptadas.

ANEXO 4: CARACTERIZACION PROCESO DIRECCION INSTITUCIONAL

3.2.2.1.2 Gestión de Ingresos

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PROMOCION Y GESTION DE INGRESOS

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a. NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Comercialización modelo de control

COMERCIALIZACION MODELO DE CONTROL

RESPONSABLES

Aplicar y desarrollar el Modelo de Control AMCO y sus nueve ALCANCE estrategias en los entes territoriales.

Profesional Especializado Aplicar y desarrollar estrategias de control de tipo administrativas, técnicas y operativas tendientes a optimizar los ingresos por sobretasa a la gasolina y al ACPM, le corresponde a los entes territoriales y a controlar el hurto, transporte, comercialización licita e ilícita de hidrocarburos.

Posicionar, socializar y retroalimentar el Modelo de Control AMCO y sus nueve estrategias a nivel local, regional y nacional.

b. Sobretasa a la Gasolina NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

SOBRETASA A LA GASOLINA

RESPONSABLES

Efectuar los procesos de fiscalización al impuesto de la sobretasa a la gasolina en los municipios de ALCANCE Pereira, Dosquebradas y la Virginia.

Profesional Especializado

Identificación de los declarantes omisos e inexactos.

Ser eficientes y oportunos en los procesos de fiscalización

c. Gaceta Metropolitana

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NOMBRE DEL PROCESO PROPOSITO

GACETA METROPOLITANA

RESPONSABLES

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Cubre la Coordinación, edición, Informar a la comunidad de publicación y archivo de la gaceta manera oficial sobre metropolitana decisiones y celebración ALCANCE de contratos del municipio de Pereira y sus entes descentralizados Satisfacer de una manera eficiente y oportuna las necesidades de los clientes y de la comunidad en general en relación con los servicios que ofrece la Gaceta Metropolitana y potencializarla como una fuente de ingresos para la entidad.

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

d. Convenios y Contratos

NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

CONVENIOS Y CONTRATOS

RESPONSABLES

Gestionar el desarrollo de proyectos que permitan ALCANCE generar ingresos al AMCO para el desarrollo de la entidad

Director Profesional Especializado

Cubre convenios, contratos, prestación de servicios que generen ingresos al AMCO

Medir la eficiencia del servicio para el permiso de publicidad móvil

ANEXO 4: CARACTERIZACION PROCESO PROMOCION Y GESTION DE INGRESOS

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3.2.2.2. Procesos de Apoyo Los procesos de apoyo, son aquellos procesos que dan soporte administrativo tanto a los procesos de la Dirección como a los procesos misionales de la entidad. Interactúan de manera directa con la totalidad de los procesos gestionados en el AMCO. Estos procesos son:

3.2.2.2.1 Gestión Administrativa

GESTIÓN HUMANA

SERVICIO AL CLIENTE

RECURSOS FISICOS

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GESTION ADMINISTRATIVA

a. Gestión Humana NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

Director GESTION DEL TALENTO RESPONSABLE Profesional Especializado (Jefe HUMANO Administrativo) Suministrar y administrar el personal para asegurar el cumplimiento de normas ALCANCE legales y las competencias requeridas para la prestación del servicio •

Cubre el personal administrativo y operativo que desarrolla actividades habituales, independiente de su forma de contratación (planta, contratista)

Contribuir con los programas de capacitación a propiciar condiciones favorables en el ambiente de trabajo, en su desarrollo profesional y personal a empleados de planta del AMCO y de esta forma contribuir a mejorar su nivel educativo y su compromiso con la institución que se vea reflejado en un mejor desempeño laboral.

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Contribuir con los programas de Bienestar Social

la satisfacción de los

empleados del AMCO y de sus familias a través de actividades programadas en el Plan de Bienestar Social

y de esta forma contribuir a un mayor

compromiso con la organización y la familia AMCO. •

Contribuir con las actividades en materia de Salud Ocupacional realizadas y contempladas en el Plan de salud Ocupacional de la empresa y de esta forma mejorar la seguridad laboral y la calidad de vida de los empleados del Amco y de la empresa en general.

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b. Recursos Físicos

NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

RECURSOS FISICOS COMPRASCONTRATACIONES

RESPONSABLE

Asegurar que los bienes materiales, insumos y servicios adquiridos por el AMCO cumplan especificaciones ALCANCE requeridas y las adquisiciones se realicen en el marco legal aplicable a la entidad

Director Subdirectores Profesional universitario (Recursos físicos) Jefe Administrativo Jefe Financiero

Cubre la adquisición de la totalidad de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la entidad,

Generar una planeación eficiente y eficaz en la adquisición, administración y ejecución de los bienes y servicios de la Entidad

c. Servicio Al Cliente

NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

SERVICIO AL CLIENTE Desarrollar las actividades que permitan brindar un servicio amable, efectivo y con oportunidad a los clientes del AMCO

RESPONSABLE

ALCANCE

Subdirectores Jefe Administrativo

Cubre a los clientes internos y externos del Área Metropolitana

Dar apoyo a la comunidad metropolitana a través de la satisfacción de las necesidades de los clientes, brindar atención con amabilidad, suministrar información precisa y solucionar inquietudes en el menor tiempo posible

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3.2.2.2.2 Gestión Financiera

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO

TESORERÍA

GESTION FINANCIERA

a. Presupuesto

NOMBRE DEL PROCESO O

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

PRESUPUESTO

RESPONSABLE

Elaborar, ejecutar y registrar el presupuesto de la entidad ALCANCE conforme a la normatividad legal vigente

Director Subdirectores Jefe Administrativo Jefe Financiero Profesional Universitario Analista presupuesto Cubre la elaboración ejecución y control del presupuesto del AMCO

El Área Financiera tiene como objetivo formular, coordinar la ejecución y realizar el seguimiento a las políticas de manejo de los recursos financieros , procurando el uso eficiente de los mismos y el logro de la misión institucional del AMCO. Así como velar por el adecuado recaudo de los ingresos y pagos del AMCO, garantizando la seguridad y manejo de las fuentes y los usos conforme a las normas legales y procedimientos vigentes.

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b. Contabilidad NOMBRE DEL PROCESO

CONTABILIDAD

RESPONSABLE

Profesional especializado (Jefe Financiero) Auxiliar Administrativo Incluye todas las operaciones relacionadas con las actividades de presupuesto, tesorería y contabilidad, desde el momento de la parametrización de los rubros de proyección de ingresos y apropiaciones de gasto del presupuesto a ejecutar en la vigencia, hasta la revelación y análisis de la información contable de la institución.

PROPOSITO

Dar manejo de la información contable de manera correcta y oportuna, garantizando el cumplimiento de obligaciones ALCANCE tributarias, y la disponibilidad de la información para la toma de decisiones.

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

El Área Financiera tiene como objetivo formular, coordinar la ejecución y realizar el seguimiento a las políticas de manejo de los recursos financieros , procurando el uso eficiente de los mismos y el logro de la misión institucional del AMCO. Así como velar por el adecuado recaudo de los ingresos y pagos del AMCO, garantizando la seguridad y manejo de las fuentes y los usos conforme a las normas legales y procedimientos vigentes.

b.

Tesorería

Profesional especializado (Jefe Financiero) Tesorero

NOMBRE DEL PROCESO

TESORERIA

PROPOSITO

Realizar recaudos y pagos generados por el desarrollo de ALCANCE los procesos del AMCO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

El Área Financiera tiene como objetivo formular, coordinar la ejecución y realizar el seguimiento a las políticas de manejo de los recursos financieros , procurando el uso eficiente de los mismos y el logro de la misión institucional del AMCO. Así como velar por el adecuado recaudo de los ingresos y pagos del AMCO, garantizando la seguridad y manejo de las fuentes y los usos conforme a las normas legales y procedimientos vigentes.

RESPONSABLE

Cubre el manejo total de ingresos y egresos de la entidad.

3.2.2.2.3 Gestión Jurídica Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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REPRESENTACIÓ N JUDICIAL

CONTRATACIÓN

ACTUACIONES ADMINISTRATIVA S

DERECHOS DE PETICION

PROCESO JURIDICO a. Representación Judicial NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

REPRESENTACION JUDICIAL

RESPONSABLE

Representar al Área Metropolitana de Centro ALCANCE Occidente, en los juicios que le instauren cuando así lo disponga la Dirección de la entidad.

Jefe de oficina Jurídica Asesor Jurídico Cubre el proceso de representación judicial del AMCO , dando respuesta oportuna y dentro del término llegal a las demandas, además del cumplimiento del deber de vigilancia judicial a cada una de las demandas contestadas.

Proteger la integridad patrimonial y personal de la entidad y de sus directivos y funcionarios

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b. Contratación NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

CONTRATACION

Prestar asesoría a las distintas áreas que conforman el AMCO ALCANCE en lo pertinente a la parte jurídica del proceso de contratación

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Jefe de oficina Jurídica Asesor Jurídico

Cubre la asesorìa legal y la verificación del cumplimiento normativo en las etapas establecidas para el proceso de contratación

Evitar incumplimientos de orden legal y reglamentario en el desarrollo de los procesos de contratación en sus diferentes modalidades.

c.

NOMBRE DEL PROCESO

RESPONSABLE

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

Actuaciones Administrativas

RESPONSABLE

Garantizar que las actuaciones de la Dirección y demás dependencias d el AMCO., se ALCANCE desarrollen dentro del ordenamiento jurídico que rige la entidad.

Jefe de oficina Jurídica Asesor Jurídico

Cubre el soporte jurídico a la Dirección y a las demás dependencias del Área en sus actuaciones, previa solicitud oportuna

Evitar incumplimientos de orden legal y reglamentario en el desarrollo de los procesos. Proteger la integridad patrimonial y personal de la entidad y de sus directivos y funcionarios.

d. Derechos de Petición Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

DERECHOS DE PETICION

RESPONSABLE

Prestar asesoría a las distintas áreas que conforman el AMCO ALCANCE en lo pertinente a la atención de los derechos de petición recibidos en la entidad.

Jefe de oficina Jurídica Asesor Jurídico

Cubre la asesoria y soporte jurídico para la respuesta a los derechos de petición recibidos en todas las áreas de la entidad.

Ser oportunos y eficaces en las respuestas a los derechos de petición recibidos

3.2.2.2.4 Gestión Documental

ARCHIVO CENTRAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTION VENTANILLA

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GESTION DOCUMENTAL a. Ventanilla Única NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

VENTANILLA UNICA

RESPONSABLE

Este proceso tiene como propósito, brindar atención personalizada a los usuarios de los servicios del AMCO, así ALCANCE como el recibo y despacho de la correspondencia de la entidad.

Jefe Administrativo Contratista Ventanilla

La ventanilla única cubre la atención de los servicios prestados por el AMCO y la correspondencia interna o externa entrante y saliente de la entidad.

Brindar un servicio con altos niveles de calidad, eficiencia y rapidez a los clientes tanto internos como externos y de esta forma lograr un posicionamiento institucional ante la comunidad en genreral.

b. Archivo de Gestión

NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

ARCHIVO DE GESTION

RESPONSABLE

Asegurar que en Cada Dependencia se mantenga organizado el archivo generado por la gestión de sus procesos, en donde se custodie clasificada, ordenada y descrita todos los ALCANCE registros originados por las actividades derivadas de las funciones de la dependencia (Art. 16 Ley 594 de 2000).

Director Subdirectores Jefe Administrativo Jefe Financiero Profesionales responsables de procesos

Este proceso debe ser gestionado en la totalidad de las áreas funcionales y procesos establecidas en el AMCO

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia

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c. Archivo Central NOMBRE DEL PROCESO

ARCHIVO CENTRAL

PROPOSITO

Mantener el archivo de todos los documentos remitidos por el archivo de gestión de todas las dependencias de la entidad en ALCANCE un depósito con manejo centralizado, conservados y manejados de acuerdo con la normatividad vigente.

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia

RESPONSABLE

Jefe Administrativo Contratista Archivistica

Cubre la administración del archivo central e histórico de la entidad.

3.2.2.2.5 Gestión Tecnológica

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

GOBIERNO EN LÍNEA

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

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GESTION TECNOLOGICA

a. Gestión de la Infraestructura Tecnológica

NOMBRE DEL PROCESO PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

INFRAESTRUCTURA

RESPONSABLE

Ingeniero de software y sistema de información Responsable infraestructura

Asegurar la Cubre toda el Área Metropolitana disponibilidad y el buen de manera transversal estado de conservación y funcionamiento del software y hardware ALCANCE institucional para asegurar la operación normal de los procesos Lograr eficiencia en el uso de los recursos informáticos del AMCO Reducir las incidencias tecnológicas

b. Sistemas de Información

NOMBRE DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

SISTEMA DE INFORMACION

Velar por la seguridad de la información institucional, además de administrar incidencias tecnológicas.

RESPONSABLE

ALCANCE

Ingeniero de software y sistema de información

Cubre toda el Área Metropolitana de manera transversal

Evitar violaciones a la seguridad de la información institucional

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c. Gobierno en línea y Telecomunicaciones

NOMBRE DEL PROCESO

GOBIERNO EN LINEA Y TELECOMUNICACIONES

RESPONSABLE

PROPOSITO

Establecer y mantener la comunicación interna y externa de áreas y procesos y la página de gobierno en línea según disposiciones normativas.

ALCANCE

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Ingeniero de software y sistema de información Responsable infraestructura

Cubre toda el Área Metropolitana de manera transversal

Brindar oportunidad en los servicios de interacción con la comunidad

3.2.2.2.5 Comunicaciones

COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

COMUNICACIÓN EXTERNA COMUNICACIÓN COMUNITARIA

COMUNICACIONES

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a. Comunicación Institucional CARACTERIZACI ON DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

RESPONSABLE

Construir, manejar y proyectar una identidad corporativa líder, visionaria, cercana y amigable

ALCANCE

Dirección Personal profesional de apoyo (Comunicadores) Cubre la definición y manejo de logotipo y demás elementos publicitarios que se requieran, para posicionar la imagen corporativa del AMCO en la mente de los ciudadanos y de las regiones

Posicionar la imagen del Área Metropolitana Centro Occidente en los habitantes de Pereira, Dosquebradas, La Virginia.

b. Comunicación Externa CARACTERIZACIO N DEL PROCESO

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

COMUNICACIÓN EXTERNA

Diseñar e implementar un plan de acción concreto y efectivo que fortalezca la comunicación externa informativa por medios masivos convencionales y en medios alternativos que permita posicionar el AMCO ante públicos externos. Mantener un plan de Comunicación que le permita al AMCO tener un proceso de retroalimentación con la comunidad y generar un impacto positivo dentro de la misma.

RESPONSABLES

ALCANCE

Dirección Subdirectores Personal profesional de apoyo (Comunicadores) Cubre el manejo de la información que se genere desde la entidad, que sea susceptible de ser de interés público, incluye la comunicación a los grupos objetivos, medios de comunicación, gremios, sector público, ciudadanía en general y demás, a través de canales convencionales y no convencionales. Cubre la información que se genere desde la entidad, que sea de interés comunitario, incluye la comunicación con los grupos objetivos, juntas de acción comunal, líderes comunales, sector político, comunidad en general y demás, a través de canales convencionales y no convencionales.

Posicionar la imagen del Área Metropolitana Centro Occidente en los habitantes de Pereira, Dosquebradas, La Virginia.

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c. Comunicación Interna CARACTERIZACION DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

COMUNICACIÓN INTERNA

RESPONSABLES

Dirección Subdirectores Profesional especializado (jefe administrativo)

ALCANCE

Cubre las necesidades de comunicación interna que se generen desde las diversas dependencias de AMCO, en especial la dirección y gestión humana, con el fin de brindar apoyo para contribuir a la consolidación de la cultura organizacional y a unificar el espíritu de eficiencia, eficacia y efectividad de todos sus miembros.

Diseñar e implementar un plan de acción de comunicación organizacional que le permita al AMCO tener un adecuado flujo de información y retroalimentación entre los diferentes procesos y áreas funcionales de la entidad

Fortalecer la comunicaciones internas

3.2.2.3. Procesos Misionales Son los procesos a través de los cuales se cumple el objeto misional del AMCO, están conformados por: Desarrollo Metropolitano: •

Desarrollo Social

Desarrollo Económico

• • •

Gestión Territorial Proyectos Sistema de Información Metropolitano

Transporte y movilidad: Transporte: • Política Pública • Operación y control de transporte público Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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Movilidad: • Política Pública • Comité de movilidad 3.2.2.3.1

Desarrollo Metropolitano:

DESARROLLO SOCIAL

GESTIÓN TERRITORIAL

DESARROLLO METROPOLITANO PROYECTOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN METROPOLITANO

DESARROLLO ECONÓMICO

DESARROLLO METROPOLITANO

a. Desarrollo Económico

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NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

DESARROLLO ECONOMICO

RESPONSABLES

Promover y fortalecer el desarrollo económico y la competitividad de ALCANCE los municipios que hacen parte del AMCO

Subdirector Desarrollo Metropolitano Profesional especializado Desarrollo Económico Cubre los municipios del AMCO y cliente interno (dependencias de la subdirección, gestión de ingresos y comunicaciones)

Impulsar el reconocimiento de la Comisión Regional de Competitividad de Risaralda (CRC), como articuladora de procesos de desarrollo económico y competitividad. Capacitar a Jóvenes de estrato 1,2 y 3 entre los 12 y 30 años de edad en emprendimiento de base tecnológica. Brindar una herramienta informativa en temas de cooperación internacional. Sensibilizar personal interno y externo del Área Metropolitana por medio de talleres en temas de cooperación

b. Desarrollo Social NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

DESARROLLO SOCIAL

RESPONSABLES

Subdirector Desarrollo Metropolitano Profesional Especializado

Fortalecimiento del capital social, consolidación de políticas, acciones que permitan una intervención efectiva para elevar . las condiciones sociales y de ALCANCE seguridad de los habitantes. Cubre el Área Metropolitana Fortalecer el tejido social mediante (Pereira, Dosquebradas, La acciones dirigidas a desarrollar los Virginia) lazos de integridad y la capacidad de acción conjunta de las comunidades Promover la construcción o fortalecimiento del capital social juvenil a través del tramite pacífico de los conflictos, la promoción de la convivencia, del fomento de la participación, el reconocimiento y respeto por la diferencia por medio de la implementación del Golombiao Adelantar acciones de articulación interinstitucional en torno a temas migratorios. Promover la articulación entre los diferentes actores de carácter público o institucional que tengan injerencia en la re significación de los ríos Otún y Consotá

c. Gestión Territorial

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NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

GESTION TERRITORIAL

RESPONSABLES

Subdirector Desarrollo Metropolitano Profesional especializado gestión territorial

Asesorar, dirigir y/o participar en: la formulación, ejecución y seguimiento de Planes, programas y proyectos relacionados con el Cubre todo el AMCO, regional y ordenamiento del territorio municipal metropolitano en aplicación de los ALCANCE . instrumentos de gestión, planificación y financiamiento del suelo, y del diseño y construcción de obras civiles definidas en el Plan de . Establecer medios e instrumentos que permitan avanzar hacia la armonización del ordenamiento territorial en la región de interinfluencia. Definir la armonía entre el proyecto de revisión de los POTs y los planes y directrices metropolitanas. Ejecutar estudios y diseños acordes con los lineamientos del PIDM y planes programas y proyectos de los municipios que integran el AMCO

d. Proyectos

NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

PROYECTOS

Formular, evaluar, y registrar proyectos de inversión pública del AMCO, originados en el despacho del director, las demás dependencias de la entidad, entidades privadas, entidades territoriales del nivel nacional, departamental y municipal o en cualquiera de los municipios que conforman el área metropolitana, miembros de corporaciones de elección popular, organizaciones no gubernamentales, organizaciones comunitarias.

RESPONSABLES

ALCANCE

Dirección Subdirección Desarrollo Metropolitano Profesionales especializados Incluye los proyectos estructurantes que permitan dar cumplimiento a las líneas estratégicas del plan integral de desarrollo metropolitano en cuanto a fortalecimiento del capital social, fortalecimiento municipal e institucional en el AMCO, desarrollo económico y competitividad, ordenamiento territorial subregional.

Administrar y coordinar la formulación, organización y control de los proyectos, programas garantizando la correcta aplicación de normas y procedimientos vigentes del Banco de Programas y Proyectos.

e. Sistema de Información Metropolitano

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NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

SISTEMA DE INFORMACION METROPOLITANO

Subdirector Desarrollo Metropolitano Contratista Sistema de Información Metropolitano

RESPONSABLES

. El Sistema de Información Metropolitano genera la fuente de información estadística para el ALCANCE AMCO, así como entes públicos, privados y academia, requerida para la toma de decisiones, que generen impacto metropolitano.

Creación y puesta en funcionamiento de un cuadro de mando integral para el análisis del desempeño para la Dirección, que facilite la toma de decisiones en relación con los procesos de la Entidad, además de desarrollar una herramienta informática de consulta que provea información estadística de impacto en relación con temas de interés metropolitano .

Implementar un sistema de información metropolitano basado en indicadores internos y externos, como herramienta gerencial para la toma de decisiones del AMCO y como plataforma de información en relación con temas de interés metropolitano

3.2.2.3.2 Transporte y movilidad

OPERACIÓN Y CONTROL TRANSPORTE

POLITICA PÚBLICA DE TRANSPORTE

TRANSPORTE Y MOVILIDAD

POLITICA PÚBLICA DE MOVILIDAD

COMITÉ DE MOVILIDAD

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3.2.2.3.2.1 Transporte Público TRANSPORTE PUBLICO

a. Política Pública b. Operación y Control del transporte público

NOMBRE DEL PROCESO

PROPÓSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

POLITICA PUBLICA OPERACIÓN Y CONTROL TRANSPORTE PUBLICO

RESPONSABLES

Este proceso permite determinar la demanda y oferta de transporte público, las condiciones de infraestructura vial, la estructuración técnica, legal y financiera requeridas en un proceso de integración y las ALCANCE directrices generales respecto a la definición y desarrollo de ciudad, a los proyectos de integración que articulen la movilidad no solo de los Municipios que conforman el AMCO, sino también de los circunvecinos.

Director Subdirector Profesional especializado en Transporte

Cubre la integración del transporte en todas las modalidades

Ejercer un control legal y administrativo, sobre las empresas de transporte habilitadas por el AMCO y los vehículos a ellas vinculados, y que operan los sistemas de transporte bajo su jurisdicción.

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3.2.2.3.2.2 Movilidad MOVILIDAD a. Política Pública b. Comité de Movilidad

NOMBRE DEL PROCESO

POLITICA PUBLICA COMITÉ DE MOVILIDAD

RESPONSABLES

Director Subdirector Profesional especializad en Movilidad

PROPÓSITO

Plantear las condiciones de accesibilidad, articulación, integración, el ajuste y/o la complementación del sistema vial, de los modos de transporte y del desplazamiento humano y la distribución de bienes, en el territorio de los municipios que conforman el AMCO, en los ALCANCE ámbitos local, metropolitano y regional, proporcionando además estrategias para el desarrollo físico y socio-económico sustentables, que favorezcan la competitividad regional, en procura del mejoramiento de la calidad de vida de la Población.

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Implementar el Plan Integral de Movilidad Metropolitano Generar un nuevo sistema de transporte público SITP que permita dar una respuesta eficiente a las problemáticas surgidas desde el transporte y que infieren en la movilidad de los municipios. Propender porque las condiciones operativas en el nuevo SITP sean de bajo impacto ambiental, permitiendo su integración al entorno bajo parámetros de sustentabilidad, a través de utilización de combustibles más limpios y eficiencia en la operación

Gestionar acciones desde los sectores y actores que conforman el sistema metropolitano de movilidad de tal forma que impacte de manera positivamente las dimensiones ambientales, físico espacial, económica, social del AMCO.

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4. DESCRIPCION DEL SISTEMA 4.1 GENERALIDADES La operación normal del AMCO y en especial el desempeño del SGC se debe desarrollar de acuerdo con la descripción presentada en la caracterización de cada uno de los procesos y siguiendo las disposiciones que de manera particular se enuncian en los apartes siguientes para dar cumplimiento a los requisitos de la Norma de Calidad adoptada NTCGP 1000:2009

4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS La documentación del sistema de gestión de la calidad del AMCO se encuentra conformada así:

El Proceso de gestión documental en la entidad esta bajo la responsabilidad de las Subdirecciones, en Coordinación con el funcionario responsable de los archivos, quienes establecen y ejecutan las actividades administrativas y técnicas tendientes a la Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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planificación, manejo, control y organización de la documentación producida y recibida por el AMCO, con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en la materia. En cuanto al control de documentos y registros, el Sistema de Gestión de Calidad incluye el cumplimiento a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación que son de competencia del AMCO. Los procedimientos documentados se encuentran recopilados en el “Manual de procedimientos e instructivos”

Se debe mantener una recopilación actualizada de los formatos vigentes para la recolección de los registros de calidad. Los documentos internos del SGC y los registros generados por el mismo, se deben controlar de acuerdo con las disposiciones indicadas en los siguientes documentos:

CODIGO COD: 7.1.M.1 COD: 5.2.P.1 COD: 5.2.P.2

TITULO MANUAL DE ARCHIVO PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

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4.3 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 4.3.1 Compromiso de la Dirección El compromiso de la Dirección del AMCO, para el desarrollo y mejora del SGC, se debe manifestar a través de:  La Comunicación a los funcionarios sobre la importancia de cumplir los requisitos legales, los requisitos de los clientes y los requisitos reglamentarios aplicables al desarrollo de proyectos y prestación de servicios de la entidad. Esta actividad genera registro (Actas de reuniones o comités)  El establecimiento y el mantenimiento actualizado de las Políticas y los objetivos de calidad de la entidad. La Política y los objetivos deben ser difundidos en todos los niveles pertinentes y se debe verificar la asimilación por parte de los funcionarios y contratistas del AMCO. Se deben conservar registros de difusión (Actas de asistencia reuniones de difusión)  Llevar a cabo a intervalos planificados las revisiones del SGC, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas.  Asegurar la disponibilidad de los recursos requeridos para un funcionamiento eficaz del SGC.

4.3.2

Enfoque Al Cliente

La Dirección debe asegurarse que los procesos operativos se desarrollen enfocados a determinar y cumplir los requisitos de los clientes, brindando una atención y servicio que permitan superar las expectativas de los clientes externos e internos y partes interesadas y los compromisos adquiridos por la entidad.

4.3.3 Planificación La Dirección debe, a intervalos determinados planificar el SGC de la entidad incluyendo los siguientes aspectos:

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 Planificación del cumplimiento de los requisitos del SGC y la consecución del logro de los objetivos trazados.  Planificación del servicio y del cumplimiento de los requisitos de los clientes y de las características de calidad ofrecidos por la entidad  Planificación de los cambios en los productos o servicios, para asegurar que se mantenga la integridad del SGC establecido.  Planificación del seguimiento al SGC y a los resultados obtenidos en términos de eficiencia, eficacia y mejoramiento de la entidad.  Planificación de la mejora del desempeño de la entidad. NOTA: Planificación anual, plan de acción reas/procesos

4. 3.4.Responsabilidad, Autoridad Y Comunicación La Dirección tiene bajo su responsabilidad, asegurarse de que se comunica al personal sus funciones, responsabilidades y autoridad frente al SGC con el objeto de implementar y mantener un sistema eficaz y eficiente. En el AMCO todos los funcionarios son responsables del Sistema de Gestión de Calidad y la comunicación es compartida por el Director y los Sub Directores de la entidad, con apoyo de los miembros de los Comités Directivo y Meci- Calidad quienes a su vez se comprometen a la comunicación adecuada del Sistema de Gestión de la Calidad a sus respectivos grupos de trabajo. Al mismo tiempo, la Dirección ha establecido canales de comunicación efectivos por medio de la página Web, intranet y reuniones y capacitaciones grupales cuando sean requeridas. Estas actividades generan registro.

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4. 3.5 Revisión Por La Dirección La Dirección del AMCO debe realizar revisiones periódicas, mínimo con periodicidad anual del avance y de los resultados del Sistema de Gestión de la Calidad, analizando los resultados de seguimiento y medición. La revisión por la Dirección, debe proporcionar información que permita planificar la mejora del desempeño del SGC, por lo tanto se deben coordinar las fechas de revisión, de tal manera que esta sea previa al desarrollo del ejercicio periódico de planificación. La revisión por la Dirección genera registro.

5

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

La Dirección del AMCO debe asegurarse de que se identifiquen y mantengan disponibles los recursos necesarios para un funcionamiento normal que permita cumplir a cabalidad los requisitos de los clientes y los compromisos adquiridos, implementar las políticas y estrategias de la entidad, implementar y mantener el SGC y mejorar continuamente su eficacia, y obtener el logro de los objetivos de la entidad. El Director y los Subdirectores del AMCO son responsables de estimar los recursos que sean necesarios para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, el Representante de la Dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean incluidos dentro de los presupuestos de la Entidad. Estos recursos incluyen:

5.1

Recursos humanos

El personal que realice trabajos que afecte la calidad de proyectos y servicios, debe ser competente con base en la educación, la formación, habilidades y experiencia apropiadas. La entidad debe promover el desarrollo del personal a través de programas de instrucción y capacitación resultantes de la revisión constante de las necesidades del personal, con el objetivo de proporcionar al personal los conocimientos y habilidades que unidos a su experiencia mejoren su competencia. Los requerimientos de inducción y capacitación serán obtenidos básicamente de los resultados de las evaluaciones anuales de desempeño, de las evaluaciones de entrada de nuevos profesionales y de las necesidades detectadas durante la gestión. Se debe establecer, desarrollar y evaluar el programa anual de capacitación.

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Se deben mantener registros de actividades de evaluación y capacitación.

5.2

Infraestructura

La dirección debe definir y proporcionar la infraestructura necesaria para el desarrollo de los proyectos y la prestación de los servicios, incluyendo:  Edificaciones planta administrativa  Equipos técnicos  Tecnología de información  Medios y equipos de comunicación  Medios de transporte Se deben establecer programas de mantenimiento y evaluación de la infraestructura para asegurar que se cumple con las necesidades y requerimientos de la entidad. Se deben establecer programas de mantenimiento y evaluación del software y del hardware para asegurar disponibilidad y conservación. Se deben conservar registros de evaluación del estado y mantenimiento de la infraestructura.

5.3

Ambiente de trabajo

La Dirección Administrativa con la participación del personal de gestión humana , debe asegurar que se mantenga un ambiente de trabajo adecuado para garantizar el cumplimiento de los requisitos de proyectos y servicios , el cual debe ser la resultante de una combinación de factores humanos y físicos que incluyan:  Instalaciones de trabajo en condiciones que aseguren el bienestar físico y mental de los trabajadores.  Condiciones de seguridad requeridas para el normal desarrollo de los proyectos.  Condiciones ambientales y locativas que aseguren la conservación de insumos, archivos, equipos de trabajo.

6 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO La prestación de los servicios y el desarrollo de proyectos se deben realizar de acuerdo con las disposiciones documentadas en la caracterización de los procesos operativos y Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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en los procedimientos documentados establecidos teniendo en cuenta las instrucciones y elementos de gestión para la operación de los procesos de apoyo que sean necesarios para el buen desempeño de la entidad. Durante la etapa de planificación de los proyectos se deben determinar las prácticas administrativas, operativas y técnicas a ser aplicadas en la ejecución, las cuales deben ser documentadas en los planes de calidad. Las condiciones controladas que puedan afectar los procesos de prestación de servicios y ejecución de proyectos, se logra a través del seguimiento y manejo adecuado de personal, insumos, hardware y software, procedimientos y ambiente de trabajo. El control de procesos operativos generan registros que unidos a la identificación única de cada proyectos y servicios permiten mantener la trazabilidad de los productos, y evidenciar el cumplimiento de requisitos y especificaciones técnicas pactadas con los clientes. Siempre que como resultado de los controles ejercidos se identifique la presencia de productos no conformes se debe proceder de acuerdo con las disposiciones contenidas en el procedimiento documentado:

Código COD: 5.2.P.3

Titulo PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO CONFORMIDADES

PARA DE

EL NO

6.1 Adquisición de Bienes Y Servicios El AMCO cuenta con los procedimientos de contratación ajustados a la normatividad vigente de acuerdo con los elementos de gestión establecidos por la oficina jurídica para garantizar el suministro de Bienes y Servicios conforme a la ley y a las necesidades de la entidad. En la documentación de cada proceso de compra o contratación se debe evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales y de calidad especialmente los resultados de evaluación y selección de proveedores a través de análisis de conveniencia y estudios de idoneidad.

7. MEDICION ANALISIS Y MEJORAMIENTO Para garantizar la eficacia del SGC y el aprovechamiento de las oportunidades de mejoramiento, la Gestión de los procesos incluye actividades de seguimiento que aseguren: Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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• • • •

Seguimiento a cumplimiento de especificaciones de servicios y proyectos Seguimiento a la satisfacción de los clientes Seguimiento a la aplicación y eficacia del SGC Seguimiento a logro de objetivos

El seguimiento al SGC se debe realizar de acuerdo con las disposiciones del procedimiento documentado:

Código COD: 5.2.P.6

Titulo PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Los resultados de las actividades de seguimiento deben ser analizados por los responsables de cada proceso y de manera consolidada por la Dirección de la entidad, tal y como esta definido en la caracterización de cada proceso, con el fin de emprender de manera oportuna las acciones requeridas de acuerdo con los resultados que en todo caso serán: • • •

Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejoramiento

Se debe proceder de acuerdo con las disposiciones contenidas en los procedimientos documentados:

Código COD: 5.2.P.4 COD: 5.2.P.5

Titulo PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS

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8. INTERRELACION DEL SGC CON OTROS SISTEMAS DE GESTION En el caso específico de la administración pública colombiana se encuentran principalmente, tres herramientas que orientan el desarrollo de la gestión pública de las entidades estatales: el Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, del cual se ocupa específicamente este manual. Tanto los Sistemas de Gestión como los de Control Interno son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas organizaciones que los aplican, la compatibilidad, se refiere a la condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de otro sistema de gestión o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada. De acuerdo con la Ley 87 de 1993 el Sistema de Control Interno es aquel integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. De acuerdo con la Ley 489 de 1998 el Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. Los tres Sistemas permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeación y formulación articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. El Sistema de Desarrollo Administrativo centra su propósito en la planeación de gestión estatal del orden nacional; el Sistema de Control Interno se orienta a configuración de estructuras de control de la gestión; y el Sistema de Gestión de Calidad se enfoca a la administración y definición de acciones para mejorar desempeño de las entidades.

la la la el

Así mismo, es necesario resaltar que la articulación entre estos tres sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación del ciclo PHVA. Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública no implica la implementación total del Modelo Estándar de Control Interno y/o del Sistema de Desarrollo Administrativo, no obstante aporta a su cumplimiento. Calle 25 No. 7-48 Unidad Administrativa El Lago / PBX: 3357485/ / Email: director@amco.gov.co / webwww.amco.gov.co Pereira Colombia


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ANEXOS

Anexo 1: Código de Ética Ver (+) Anexo 2: Organigrama jerárquico de la entidad Ver (+) Anexo 3: Caracterización de Procesos de la Dirección Ver (+) Anexo 4: Caracterización de Procesos Misionales Ver (+) Anexo 5: Caracterización de Procesos Apoyo Ver (+) Anexo 6: Historial de cambios - Control de cambios menores Ver (+)

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ANEXO Nº 6 HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

APROBO

Agosto 2008

1

Documento original

Dr. Carlos Elías Restrepo F. Director

Noviembre 2009

2

Cambio en todo el Manual Dr. Carlos Elías Restrepo F. por: Director Modificación estructura organizacional y manual de funciones de la entidad Cambio imagen institucional Redefinición Mapa de Procesos de acuerdo con nueva estructura

Mayo 2011

3

Cambio en todo el Manual Dr. Carlos Elías Restrepo F. por: Director Imagen Institucional 30 años Redefinición mapa de procesos

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CONTROL DE CAMBIOS MENORES PAG ___ DE___

FECHA

DESCRIPCION DEL CAMBIO

LOCALIZACION EN EL MANUAL

REVISO/ APROBO Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma Cargo Firma

OBSERVACIONES: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

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