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ARCHIVOS DE GESTIÓN Procedimientos


CONTENIDO DEL CURSO

1. Generalidades Gestión Documental •

Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo Normatividad aplicable Términos Generales

2. Archivo de gestión y sus instrumentos • • •

Procedimiento de archivo Organización de archivo Términos Generales Tablas de Retención Documental

3. Historia Clínica

4. Software Gestión Documental

Cadena Custodia Historia Clínica

Conceptualización ORFEO

Conceptos Básicos Historia Clínica Consulta y Préstamo Normatividad

Procedimiento Gestión y Tramites Socialización Manual ORFEO


ARCHIVOS DE GESTIร“N Organizaciรณn de Archivos


Procedimientos

Organizaciรณn archivos

Glosario


Conceptos

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

TIPOS DOCUMENTALES

• Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

• Conjunto de unidades

• Se refiere a un conjunto de documentos que tiene un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tiene el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite

documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifica, en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto


Preparación Física ORDENACIÓN Se debe depurar: * No hojas en blanco * No copias * No documentos de apoyo

Ordenar en forma cronológica, es decir que al abrir la carpeta, la fecha más antigua es la primera que se encuentra y la fecha más reciente es la que finalice la carpeta


Eliminar material metálico como: • Clips • Ganchos de cosedora


Forma de archivar 2. Tomar como guía una hoja tamaño oficio, perforada a la mitad

1. Perfilar o alinear en la parte superior todos los documentos

3. Las hojas tamaño carta se alinean con la hoja tamaño oficio


Las Carpetas no deben superar los 250 folios


FOLIACIĂ“N Foliar es numerar consecutivamente todos y cada uno de los folios (cada una de las hojas por una sola cara) Se numera en la parte superior derecha, con lĂĄpiz mina negra


La numeración existente se tacha con una línea oblicua y se pone el número que corresponde


SERIE DOCUMENTAL SIMPLE

 Un solo tipo documental

SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA

 Varios tipos documentales


FOLICACIÓN SERIES COMPLEJAS Si sobrepasan los 250 folios

Se abren nuevas carpetas

Se numeran: Carpeta 1 = 1 a 250 Carpeta 2 = 251 a 500

 Contratos, historia laborales, historias clínicas, etc.


CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN  Manuales, instructivos, folletos, guías... Si deben ser conservados por ser parte de un documento, se cuentan como un folio y se registra en el campo observaciones del Formato de Inventario


CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN Cuando se encuentran varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja… Se deben pegar en una hoja en blanco para evitar la perdida del documento Escribirse su respectivo número de folio en la parte superior derecha Dejar constancia en el área de observaciones del Inventario Documental


RadiografĂ­as, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de manila o bolsillo plĂĄstico


CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN

Se hará la foliación al sobre en parte superior derecha antes de almacenar el material, para evitar marcas

Se debe dejar constancia en el sobre y en área de observaciones del Inventario Documental, del contenido del sobre

   

Cantidad Tamaño Color Título

 Asunto  Fecha  Otros datos que se consideren pertinentes


CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CDS, disquetes, videos, etc.)

Pero, debe darse constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de observaciones del Inventario Documental.

Si se opta por separar este materia, se hará la correspondiente referencia cruzada


MARCACIÓN DE LAS CARPETAS

 Serie  Subserie  Procesos y Procedimientos de cada área  Diligenciar en la tapa de la carpeta  Usando lápiz


INVENTARIOS DOCUMENTALES

La informaciĂłn resultante del proceso anterior, debe ir registrada en el formato institucional de inventario y/o transferencias documentales

Para la transferencia documental se solicita un original en papel y una copia magnĂŠtica


DOCUMENTO ELECTRÓNICO

 DEPURACIÓN

 CLASIFICACIÓN


INVENTARIOS DOCUMENTALES CODIGO : GD-F-02-01

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

VERSION : 1

SU BRED I NTEGRADA DE SERVI CIOS DE SALU D NORTE E.S.E GESTI ON DOCU M ENTAL

PAGINA :

1 DE 1

FECHA : 05/07/2016

ENTIDAD REMITENTE: HOJA: _____DE: ________

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA PRODUCTORA:

REGISTRO DE ENTRADA

OBJETO:

AA

MM

DD

Numero de Folios

Soporte

Frecuencia de Consulta

NOMBRE: CARGO: No. De Orden

Cรณdigo

Nombres de las Series, Subseries o Asuntos

Fechas Inicial

Extremas Final

Caja

Unidad de Conservacion Carp. Tomo

Otro

NOTAS

RECIBIDO POR: ENTREGADO POR:

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