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COMO TRANSFORMAR EM SUCESSO SEUS PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT 2013

Foi nomeado pela Microsoft, em 2010, Project Most Valuable Professional (MVP), em reconhecimento à sua liderança na divulgação do Microsoft Project. É fundador do blog MundoEPM, referência nacional sobre o Microsoft Project e criador e difusor da metodologia de implementação “Gerir com Paixão”, que otimizou a gestão do portfólio de projetos de várias empresas no Brasil, Estados Unidos, Alemanha e Dinamarca. Vive hoje na Dinamarca, onde lidera uma equipe de alta performance, tendo as maiores empresas do país como clientes. Allan Rocha especializa-se cada vez mais em gestão de portfólio de projetos e otimização de recursos, dividindo seu tempo entre aprimorar seus conhecimentos e trazer novidades para a área, como o Pangea PM, conceito que promete revolucionar a gestão de projetos e pessoas.

O recurso Bem-vindo ao Project e sua nova experiência visual Como iniciar e planejar um projeto no Project 2013 Utilização de modelos de projetos online do Office.com Instalação e ativação do novo Microsoft Project Pro para Office 365 (Microsoft Project na nuvem) Integração com o Skydrive O novo recurso de Rastreamento de Caminhos de Tarefas Criando e editando os novos Relatórios Gráficos, 100% integrados Análise Burndown (Taxa de Queima) para metodologias ágeis Explorando a nova Office Store Sincronização com o Microsoft SharePoint Recurso Planejador de Equipe (Team Planner) Visão da linha de tempo do projeto (Timeline View) Gerenciamento e organização de múltiplos projetos Determinação do caminho crítico do projeto Gerenciando recursos e solucionando problemas de alocação Análise de Valor Agregado Orçamento e fluxo de caixa Criação de indicadores gráficos de desempenho (KPIs) Comparação entre versões e requisitos

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MICROSOFT PROJECT 2013

Aos 21 anos fundou sua própria empresa, a Sotis Consultoria, especializada em implantações de escritórios de projetos. Após a fusão com a Belo Horizonte Sistemas (BHS), tornou-se o Diretor de Consultoria das áreas de gestão de portfólio de projetos e gestão de conteúdo. Trabalhou com as maiores empresas do Brasil e Estados Unidos, nos setores automotivo, farmacêutico, aviação, óleo e gás, e construção.

o livro contém

MICROSOFT

PROJECT 2013 STANDARD, PROFESSIONAL & PRO PARA OFFICE 365 RICARDO VIANA VARGAS ALLAN CHRISTIAN ROCHA PREFÁCIO DE CHRIS CRANE, DIRETOR, PROJECT E VISIO MARKETING, MICROSOFT CORPORATION

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Allan Christian Rocha se dedica há doze anos à gestão de projetos com base na Solução PPM (Project & Portfolio Management) da Microsoft.

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INCLUI CÓDIGO DE ACESSO À

ÁREA DO LEITOR

Ricardo Viana Vargas é especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos. Foi, nos últimos 15 anos, responsável por mais de 80 projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 18 bilhões de dólares. Atualmente, é diretor do Grupo de Práticas de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS, na sigla em inglês) e vive em Copenhagen, na Dinamarca. Seu trabalho tem como foco a melhoria da gestão dos projetos humanitários, de construção da paz e de desenvolvimento de infraestrutura em dezenas de países, como Haiti, Afeganistão, Iraque e Sudão do Sul. Foi o primeiro voluntário latinoamericano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de 600 mil membros e profissionais certificados em 175 países. Escreveu onze livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 250 mil exemplares vendidos mundialmente. Engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG, Ricardo Vargas tem também o Master Certificate in Project Management pela George Washington University, além de ser certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), Risk Management Professional (PMI-RMP) e Scheduling Professional (PMI-SP). É também certificado pelo Escritório de Governo e Comércio do Reino Unido (OGC) como Programme, Project Management e PRINCE2® Registered Consultant (P2RC) e pela Scrum Alliance como Certified Scrum Master (CSM). Participou do programa de negociações para executivos da Harvard Law School e tem formação executiva de estratégia e inovação pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT).

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MICROSOFT

PROJECT 2013 STANDARD, PROFESSIONAL & PRO PARA OFFICE 365 RICARDO VIANA VARGAS ALLAN CHRISTIAN ROCHA PREFテ,IO DE CHRIS CRANE, DIRETOR, PROJECT E VISIO MARKETING, MICROSOFT CORPORATION


Copyright © 2013 por Ricardo Viana Vargas e Allan Christian Rocha Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida, sob qualquer meio, especialmente em fotocópia (xerox), do autor e da Editora. Editor: Sérgio Martins de Oliveira Diretora: Rosa Maria Oliveira de Queiroz Gerente de Produção Editorial: Marina dos Anjos Martins de Oliveira Revisão de Texto: Maria Inês Galvão Editoração Eletrônica: Abreu’s System Ltda. Capa: Sergio Alves Lima Jardim Técnica e muita atenção foram empregadas na produção deste livro. Porém, erros de digitação e/ou impressão podem ocorrer. Qualquer dúvida, inclusive de conceito, solicitamos enviar mensagem para editorial@brasport.com.br, para que nossa equipe, juntamente com o autor, possa esclarecer. A Brasport e o(s) autor(es) não assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso deste livro.

V297m Vargas, Ricardo Microsoft Project 2013: Standard e Professional e Pro para Office 365 / Ricardo Vargas; Allan Rocha – Rio de Janeiro: Brasport, 2013. ISBN: 978-85-7452-623-2 1. Administração de projetos 2. Administração de projetos – Programas de computador 3. Microsoft Project (Programa de computadores) I. Vargas, Ricardo II. Rocha, Allan III. Título. CDD: 658.4040285 Ficha Catalográfica elaborada por bibliotecário – CRB7 6355

BRASPORT Livros e Multimídia Ltda. Rua Pardal Mallet, 23 – Tijuca 20270-280 Rio de Janeiro-RJ Tels. Fax: (21) 2568.1415/2568.1507 e-mails: marketing@brasport.com.br vendas@brasport.com.br editorial@brasport.com.br site:

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Filial SP Av. Paulista, 807 – conj. 915 01311-100 – São Paulo-SP Tel. Fax (11): 3287.1752 e-mail: filialsp@brasport.com.br


Nota (Disclaimer)

As opiniões expressas nesta publicação são de responsabilidade dos autores e não representam necessariamente as da Organização das Nações Unidas (ONU), incluída a UNOPS ou seus Estados-Membros.


Dedico este livro a todos os gerentes de projeto do Escritório de Projetos das Nações Unidas (UNOPS), pelo seu desprendimento, senso de realização e força de vontade ao gerenciar projetos que recuperam a dignidade e as condições de vida das pessoas nos mais desafiadores lugares do mundo. Ricardo Vargas Dedico este livro à minha sobrinha e afilhada Olivia Rocha, que, mesmo estando a 9.766,02 quilômetros de distância, está sempre no meu coração. Por toda sorte que tive em minha vida e por todas as incríveis pessoas que encontrei nessa jornada, é um dever, além de um grande prazer, poder retribuir toda essa ajuda a outros que realmente desejam e precisam. Allan Rocha


Agradecimentos Temos o grande prazer de agradecer por toda cooperação e inspiração que resultaram neste incrível livro: –– à Microsoft Corporation, pelo constante apoio a este projeto e a todas as viagens a Redmond e Phoenix (USA) para atender ao Microsoft MVP Summit, Microsoft Partner Conference, bem como ao acesso a todos os treinamentos, eventos e informações internas que tive a oportunidade de participar (Ricardo Vargas e Allan Rocha); –– ao Chris Crane, Diretor de Marketing do Project e Visio, por ter se prontificado a apresentar este livro (Allan Rocha); –– à Microsoft Brasil, especialmente ao João Paulo Clementi, líder da comunidade MVP, que sempre nos apoiou e ajudou quando necessitamos (Allan Rocha); –– à editora Brasport, pela parceria constante desde 1998, quando o Sergio Martins me ligou e aceitou publicar meu primeiro livro... e agora estamos no décimo segundo juntos (Ricardo Vargas); –– aos amigos, colegas de trabalho e professores Peter Charquero Kestenholz e Carsten Stig Nilsson, por todas as lições e pela compreensão durante todo o período de elaboração do livro (Allan Rocha); –– aos meus queridos ex-sócios André Xavier, Gilberto Fialho e Edgard Fiuza, que me ensinaram tudo que sei, além de terem se tornado grandes amigos (Allan Rocha); –– aos nossos parentes, funcionários, amigos e alunos que propiciaram todo o alicerce para este livro; –– à toda a comunidade de gerenciamento de projetos do Brasil e a todos os apaixonados pelo Microsoft Project, assim como nós.


Sobre o autor Ricardo Viana Vargas, MSc, CSM, PRINCE 2® Practitioner, PMI-RMP, PMI-SP, PMP Nos últimos quinze anos, foi responsável por mais de oitenta projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a dezoito bilhões de dólares. Atualmente, é diretor do Grupo de Práticas de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS, na sigla em inglês) e vive em Copenhagen, na Dinamarca. Seu trabalho tem como foco a melhoria da gestão dos projetos humanitários, de construção da paz e de desenvolvimento de infraestrutura em dezenas de países, como Haiti, Afeganistão, Iraque e Sudão do Sul. Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de seiscentos mil membros e profissionais certificados em 175 países. Ricardo Vargas escreveu doze livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 250 mil exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award e, em 2011, o PMI IS CoP Professional Development Award pela sua contribuição para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos. Recebeu também o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos. É professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA, participando do conselho editorial de revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. Vargas é revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK® Guide. Foi também chair da tradução oficial do PMBOK para o português. Engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG, Ricardo Vargas tem também o Master Certificate in Project Management pela George Washington University, além de ser certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), Risk Management Professional (PMI-RMP) e Scheduling Professional (PMI-SP). É também certifi-


XII  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

cado pelo Escritório de Governo e Comércio do Reino Unido (OGC) como Programme, Project Management e PRINCE® Registered Consultant (P2RC) e pela Scrum Alliance como Certified Scrum Master (CSM). Participou do programa de negociações para executivos da Harvard Law School e tem formação executiva de estratégia e inovação pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT). Durante onze anos, a partir de 1995, desenvolveu em conjunto com dois sócios um dos mais sólidos negócios de tecnologia, gerenciamento de projetos e terceirização do mercado brasileiro, que contava com 4.000 colaboradores e gerava uma receita anual de cinquenta milhões de dólares em 2006, quando Ricardo Vargas vendeu sua participação para se dedicar integralmente à internacionalização de seus trabalhos em gerenciamento de projetos. Ricardo é membro da Association for Advancement of Cost Engineering (AACE), da American ­Management Association (AMA), da International Project Management Association (IPMA), do Institute for Global Ethics e da Professional Risk Management International Association (PRMIA). Para contato com o autor, utilize os seguintes endereços: ricardo@ricardo-vargas.com www.ricardo-vargas.com Skype: ricardo.vargas Twitter: @rvvargas LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/ricardovargas


Sobre o coautor Allan Christian Rocha, MVP, MCT Allan Christian Rocha é um profissional que dedicou praticamente toda a sua carreira à gestão de projetos. Por aproximadamente doze anos trabalha com implementações de escritórios de projetos baseados na solução PPM (Project & Portfolio Management) da Microsoft. Ao iniciar seus estudos em Ciências da Computação teve a oportunidade de trabalhar em uma das maiores empresas de consultoria do Brasil, a qual definiria e modelaria toda a sua carreira. Por dois anos pôde aprender e vivenciar centenas de experiências relacionadas à gestão de quase todos os tipos, tamanhos e complexidades de projetos. Aos 21 anos fundou sua própria empresa, a Sotis Consultoria, empresa especializada em gerenciamento de portfólio de projetos e gestão de conteúdo. Nesse período teve a oportunidade de trabalhar com empresas de todo o Brasil e grandes empresas nos Estados Unidos, em diversos setores como: telefonia, aviação, óleo e gás, automotivo, construção, etc. Poucos anos após sua criação, a Sotis Consultoria e a BHS (Belo Horizonte Sistemas) se uniram, tornando-se uma das empresas mais inovadoras e conceituadas no cenário brasileiro relacionado à gestão de portfólio de projetos, gestão de conteúdo e desenvolvimento. Dedicando sua carreira inteiramente à gestão de projetos, em julho de 2010 foi nomeado Project MVP (Most Valuable Professional) pela Microsoft. Esse título, de acordo com a própria Microsoft, é uma forma de agradecer aos líderes independentes de uma determinada comunidade que compartilham sua paixão, experiência técnica e conhecimento prático relacionado a um produto Microsoft com outras pessoas, indivíduos que valorizam a adoção e o avanço da tecnologia. Tornou-se um dos três Project MVPs do Brasil. Fundador e principal colaborador do blog MundoEPM (www.mundoepm.com.br), que por vários anos é um dos mais populares blogs sobre conteúdos relacionados ao Microsoft Project e SharePoint. Criador da inovadora metodologia de implementação de escritório de projetos “Gerir com Paixão”, que traz uma inversão benéfica de valores, mostrando que, ao invés de focar-


XIV  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

mos apenas nos resultados da empresa, devemos focar nos usuários ou colaboradores, que são a inteligência por trás desses resultados. Com casos de sucesso no Brasil, Estados Unidos, Dinamarca e Alemanha pôde provar a eficácia e aceitação das suas ideias, tendo inclusive um de seus projetos finalista na seleção a ser apresentada no Gartner Business Process Management Summit 2013, em Londres. Criador da também inovadora metodologia de implantação do Project Server “PPMExpress”, que mais uma vez tenta inverter as fases e os passos de um processo normal de implantação. Isto de uma forma clara traz resultados incrivelmente mais rápidos, pois toda a implantação é baseada em um cenário virtual no qual o cliente, desde a primeira semana, é capaz de utilizar e avaliar a ferramenta lapidando e moldando-a, em vez de gastar dias com especificações e documentação, o que nessa fase inicial ainda é muito obscuro e abstrato. Um dos criadores do “Pangea PM”, novo conceito de integração, aprendizado, colaboração e gestão de pessoas que tornou-se a base para uma série de inovações ainda por vir, desmistificando a gestão de projetos e tornando-a muito mais interativa, divertida e conectada ao nosso dia a dia. Responsável pelos aplicativos Allan Rocha para iPhone, Windows 8, Windows Phone e Office, que trazem acesso rápido às informações relacionadas à gestão de portfólio de projetos e muito mais, permitindo ao usuário não só consultar, mas também interagir com especialistas de diferentes áreas e perfis. Com a decisão de explorar novos mercados pelo mundo, vendeu sua participação na BHS e hoje vive na Dinamarca, onde trabalha como líder de uma equipe de alta performance na Projectum, considerada por mais de seis anos a mais bem qualificada empresa de consultoria e gestão de projetos da Escandinávia. Especializando-se cada vez mais em gerenciamento de portfólio de projetos, gestão de recursos e mudanças, divide seu tempo entre aprimorar seus conhecimentos e sempre tentar trazer algo que possa de alguma forma atrair e cativar o maior número de pessoas para essa incrível área de gestão de projetos. Para contato com o coautor, utilize os seguintes endereços: allan@allanrocha.com www.allanrocha.com Skype: allan.crocha Twitter: @allanrocha LinkedIn: http://linkedin.com/in/allanrocha Facebook: https://www.facebook.com/allancrocha Blog: http://mundoepm.com.br/


Prefácio Microsoft Project tem sido a ferramenta de escolha pelos gerentes de projeto há mais de 28 anos. No Project 2013, aprimoramos recursos já poderosos do produto para ajudar gerentes de projetos e suas equipes a se manter organizados, colaborar facilmente e, claro, entregar projetos com sucesso. Também aproveitamos os serviços na nuvem do Microsoft Office 365 para as organizações ficarem livres do trabalho de gerenciamento da infraestrutura do Project e habilitar seus funcionários a colaborar e permanecer produtivos de praticamente qualquer lugar. O resultado é que o novo Project é leve e flexível o suficiente para equipes pequenas e ainda robusto o suficiente para as maiores empresas entregarem seus projetos no prazo e dentro do orçamento. Se você é um usuário experiente do Project ou novo para o produto, você encontrará novos valiosos recursos para tornar o planejamento e o gerenciamento de projetos mais rápidos, e ainda compartilhar informações com outras pessoas. Linhas do tempo vibrantes e rastreamento dos caminhos da tarefa tornam simples encontrar e destacar partes importantes de um projeto. O mecanismo de agendamento está mais poderoso do que nunca e oferece recursos avançados como análises condicionais, o que permite responder a imprevistos por avaliar rapidamente as mudanças no plano do projeto. E você só tem que olhar para os novos relatórios gráficos (incluindo nova taxa de queima para metodologias ágeis) no Project Standard e Professional para encontrar um design poderoso e funcional. Usuários do Project nos dizem que contam com a integração nativa do Project Professional com outros produtos Microsoft, como o Microsoft Office e o Microsoft SharePoint. O novo Project faz amplo uso da produtividade corporativa e local no Office 365. Para usuários que têm Office, o Lync agora é perfeitamente integrado com o Project Professional 2013, oferecendo muitas maneiras de economizar tempo e compartilhar informações sobre os recursos, cronogramas e orçamentos. Exportar relatórios e cronogramas especificamente formatados para PowerPoint e Outlook do Project faz com que reportar o progresso se torne simples. Sincronizar cronogramas de projeto do Project Professional para Office 365 e SharePoint fornece uma maneira rápida e eficaz de organizar as informações da equipe e manter todos na mesma página. Quando os membros da equipe atualizam suas tarefas no SharePoint, o status e outros dados da tarefa são sincronizados com o cronograma do projeto no Project Professional. E, logo, o Yammer funcionará dentro do SharePoint Online para trazer as capacidades sociais da empresa diretamente aos sites de colaboração de equipe.


XVI  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

Por fim, a Microsoft percebe que a inovação é mais do que a construção de novos produtos; como os softwares e serviços são entregues realmente importa. O que nós sempre pensamos como aplicativo cliente agora está disponível como um novo serviço do Office 365, chamado Project Pro para Office 365, permitindo que empresas, departamentos ou indivíduos simplesmente criem uma assinatura com base no usuário. Desta forma, o Project estará sempre atualizado e pode ser portátil, transmitindo e carregando rapidamente para um computador, praticamente em qualquer lugar, por gerentes de projetos. Além do mais, Project Professional, como software tradicional ou transmitido como Project Pro para assinatura do Office 365, funciona com o Project Online (novo serviço na nuvem da Microsoft para gerenciamento de projetos e portfólio), para que as organizações possam selecionar, gerenciar e reportar sobre projetos e programas. Com a ferramenta você tem apenas você e seus projetos, mas não o conhecimento para geri-los. Treinamento e capacitação são essenciais, e o conhecimento encontrado neste livro colocará você no caminho certo para a excelência em gerenciamento de projetos com Microsoft Project 2013. Equipar-se com as ferramentas certas, munir-se com conhecimento e buscar experiências hoje são o que permitirão o sucesso no gerenciamento de importantes projetos amanhã. Chris Crane Director, Project and Visio Marketing Microsoft Corporation1

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A Microsoft Corporation não é responsável pelo conteúdo e não oferece nenhuma garantia, expressa ou implícita, para a

precisão de qualquer representação deste livro.


Nota de Ricardo Vargas Agora pela sexta vez, é para mim uma alegria poder disponibilizar aos leitores este livro. Desde a versão 98 eu tenho publicado livros sobre o Microsoft Project, na minha visão um dos mais completos e versáteis softwares de gerenciamento de projetos do mundo, ideal para responder à crescente demanda por projetos nos mais variados setores de nossa sociedade. Dessa vez contei com a parceria de Allan Rocha, um dos maiores conhecedores da plataforma Microsoft para gerenciamento de projetos. Essa parceria permitiu que abordássemos os assuntos seguindo as principais tendências e estratégias desenvolvidas pela Microsoft, tais como: o Project Pro para Office 365 e a extensão do Project para uso de aplicativos. Como de praxe nas versões anteriores, adotamos a mesma estrutura dos demais livros, propiciando um entendimento mais rápido e direto do programa, da mesma forma como foi feita a edição anterior. Portanto, diversos conceitos já apresentados em livros anteriores foram transcritos na íntegra para este livro. Para os usuários que já adotavam os livros anteriores como uma referência de trabalho, essa manutenção na estrutura permitirá que se utilize este novo livro também como referência, tornando essa transição um processo natural e intuitivo. Além de abordar os conceitos, comandos e ferramentas que se tornaram clássicos no Project desde sua criação, esta edição busca cobrir os novos recursos disponibilizados no Project 2013. Dentre eles, destaco os seguintes: • Project Pro para Office 365. • Configurações de Conta do Usuário. • Conexão com Serviços. • Relatórios Gráficos. • Sincronização com uma Lista de Tarefas do SharePoint. • Rastrear Caminhos de Tarefas. • Análise de Valor Agregado. • Office Store. Esses novos recursos foram inseridos dentro do contexto do livro, visando dar uma fluência de leitura similar ao desenvolvimento de um projeto.


XVIII  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

Uma outra novidade é o aplicativo Pangea PM, que foi desenvolvido em parceria com o Allan Rocha. Este aplicativo tem como intuito facilitar a integração e colaboração entre o Microsoft Project e diversas fontes de conteúdos relacionadas à gestão de projetos, dentre elas: artigos, vídeos, tweets, etc. O Pangea PM, além de estreitar o relacionamento entre os milhares de usuários do Microsoft Project, pode e será também o primeiro passo de grandes novidades. Uma outra inovação que está sendo mantida é a área exclusiva do leitor no site ricardo-vargas.com. Seu grande objetivo é permitir que os leitores acessem conteúdo exclusivo que irei disponibilizar periodicamente, além de participar comigo e com os demais leitores de um fórum de discussão sobre o livro e sobre o Project. Espero que gostem do livro. Sucesso a todos e ótima leitura! Ricardo Vargas


Área exclusiva do leitor Desde a edição do livro Project 2010 substituímos o CD que sempre acompanhou o livro por um acesso permanente à área exclusiva do leitor no site ricardo-vargas.com. A área vai permitir que você interaja e troque experiências com outros leitores do livro e também com o autor e tenha acesso a vários materiais exclusivos. Principais vantagens da área exclusiva do leitor: • Arquivos de apoio – O leitor poderá fazer download de exercícios, modelos de projeto e artigos técnicos, entre outros, que serão atualizados periodicamente. • Ver as imagens que aparecem no livro em tamanho original – Na área exclusiva, o leitor terá acesso à versão digital de todas as imagens de tela capturadas no livro, facilitando o estudo. • Fórum do Leitor – Lista de discussão onde o leitor poderá postar dúvidas e trocar experiência com outros leitores, bem como acessar e discutir diretamente com Ricardo Vargas as principais questões envolvendo os assuntos tratados no livro. • Softwares – O leitor poderá realizar download das cópias de avaliação de diversos softwares de gerenciamento de projetos, incluindo o Microsoft Project 2013, diretamente dos links disponibilizados na área exclusiva do leitor. • Sorteios e convites – O leitor cadastrado na área participará de sorteios exclusivos e receberá em primeira mão convites para eventos relacionados aos assuntos do livro.

Acesse a área exclusiva do leitor http://leitor.ricardo-vargas.com e cadastre-se usando o código de acesso contido na embalagem da contracapa do livro.


Sumário PARTE I – APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO PROJECT 2013 PROFESSIONAL, STANDARD E PRO PARA OFFICE 365........................ 1

1 Introdução e Histórico do Produto................................................................. 3

2 Especificações do Microsoft Project 2013...................................................... 7

3 Comparação entre Versões do Project 2013.................................................. 9

4 Requisitos para a Instalação do Microsoft Project ....................................... 11 4.1  Requisitos Adicionais para Componentes Específicos.......................... 12

5 Instalação e Ativação do Microsoft Project 2013 e Project Pro para Office 365.................................................................................................... 13 5.1 Instalação.......................................................................................... 13 5.1.1  Microsoft Project 2013............................................................. 13 5.1.2  Project Pro para Office 365...................................................... 16

6 Ativação e Iniciação do Microsoft Project..................................................... 22 6.1 Ativação............................................................................................... 23 6.1.1  Microsoft Project 2013............................................................. 23 6.1.2  Project Pro para Office 365...................................................... 25 6.2 Iniciação............................................................................................... 25 6.2.1  Bem-vindo ao Project (Get Started).......................................... 25 6.2.2  Área de Trabalho do Microsoft Project 2013............................. 29

7 Operações Básicas do Microsoft Project ..................................................... 35 7.1  Entrando no Office (Configurando sua Conta) ...................................... 35 7.1.1  Adicionando Novos Serviços................................................... 38 7.2  Abrindo um Projeto Existente................................................................ 39 7.3  Salvando um Projeto ........................................................................... 40 7.4 Autossalvamento ................................................................................. 44 7.5  Excluindo um Projeto............................................................................ 45 7.6  Desfazendo Ações (Undo).................................................................... 46


XXII  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

8 Modos de Exibição no Microsoft Project 2013...............................................................48 8.1  Gráfico de Gantt.....................................................................................................50 8.2  Diagrama de Rede..................................................................................................51 8.3 Calendário..............................................................................................................52 8.4  Gantt de Controle...................................................................................................54 8.5  Linha do Tempo – Timeline View.............................................................................55 8.6  Planilha de Tarefas..................................................................................................56 8.7  Planilha de Recursos..............................................................................................57 8.8  Gráfico de Recursos...............................................................................................58 8.9  Uso da Tarefa.........................................................................................................59 8.10  Uso do Recurso...................................................................................................60 8.11  Planejador de Equipe............................................................................................61 8.12  Formulário de Tarefas...........................................................................................62 8.13  Formulário de Recursos........................................................................................63 8.14  Outros Modos de Exibição...................................................................................63

9 As Tabelas do Microsoft Project 2013............................................................................73 9.1  Tabelas de Tarefas .................................................................................................74 9.2  Tabelas de Recursos..............................................................................................76

10 Utilizando a Ajuda..........................................................................................................78

11 Indicadores Smart tags..................................................................................................80

PARTE II – PLANEJAMENTO DO PROJETO COM O MICROSOFT PROJECT 2013............................................................................................................83

1 Criando um Novo Projeto...............................................................................................85 1.1  A Partir de um Modelo ou Arquivo Existente...........................................................88 1.2  A Partir de uma Pasta de Trabalho do Excel...........................................................90 1.3  A Partir de uma Lista de Tarefas do SharePoint......................................................94 1.4  Inserindo Informações do Projeto...........................................................................98

2 Trabalhando com Calendários......................................................................................100 2.1  Criando um Novo Calendário................................................................................102 2.2  Editando Calendários............................................................................................103 2.3  Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto............................................110 2.4  Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso.........................................110 2.5  Editando o Calendário Específico de um Recurso.................................................112 2.6  Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa...........................................113 2.7  Opções Avançadas para os Calendários..............................................................114


Sumário XXIII

3 Criando Atividades em um Projeto...............................................................................115 3.1  Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada...............................................115 3.2  Entendendo o Modo de Agendamento das Tarefas Através do Planejamento Controlado pelo Usuário ....................................................................................117 3.3  Inserindo Tarefas Periódicas ou Recorrentes.........................................................120 3.4  Dividindo uma Atividade.......................................................................................122 3.5  Tornando uma Atividade Inativa............................................................................123 3.6  Editando Dados e Atividades................................................................................124 3.7  Excluindo Atividades ............................................................................................125 3.8  Movendo Atividades.............................................................................................126 3.9  Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o Fill Handle .....................127

4 Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)................................................129 4.1  Recuando Atividades............................................................................................130 4.2  Tarefas Resumidas Decrescentes.........................................................................131 4.3  Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos (EAP)...........................................133 4.4  Acúmulo de Barras de Gantt em Atividades de Resumo ......................................135 4.5  Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho........................................................137 4.5.1  Exibindo os Códigos da EDT................................................................... 137 4.5.2  Personalizando os Códigos EDT.............................................................. 139

5 Realce de Alterações ..................................................................................................144

6 Inserindo Durações para as Atividades do Projeto.......................................................146 6.1  Entrando com Durações.......................................................................................146 6.2  Trabalhando com Prazos Finais............................................................................148

7 Inter-relacionamentos entre as Atividades....................................................................149 7.1  Estabelecendo Relações de Dependência entre as Atividades..............................150 7.1.1  Através do Gráfico de Gantt..................................................................... 150 7.1.2  Através da Tabela de Entrada.................................................................. 150 7.1.3  Através da tela Informações da Tarefa...................................................... 151 7.1.4  Através do Botão Vincular Tarefas............................................................ 151 7.2  Alterando e Editando o Relacionamento entre as Atividades.................................153 7.3  Antecipações e Retardos nas Atividades (Latência)..............................................154 7.4  Excluindo as Dependências..................................................................................155

8 Determinação do Caminho Crítico...............................................................................156 8.1  Caminho Crítico Simples ......................................................................................156 8.2  Caminhos Críticos Independentes .......................................................................157 8.3  Assistente de Gráficos de Gantt...........................................................................158


XXIV  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

9 Inspetor de Tarefas......................................................................................................160

10 Rastrear Caminhos de Tarefas.....................................................................................162

11 Criando e Gerenciando Recursos................................................................................164 11.1  Criando e Excluindo Recursos............................................................................164 11.2  Editando um Recurso.........................................................................................171 11.3  Atribuindo Custos aos Recursos.........................................................................173 11.4  Alterando o Tipo de Moeda em um Projeto.........................................................174 11.5  Inserindo Custos Diferenciados Através da Tabela de Taxas de Custos..............175

12 Atribuindo um Recurso a uma Atividade......................................................................178 12.1  Atribuindo Recursos de Trabalho........................................................................178 12.2  Atribuindo um Recurso Material a uma Atividade................................................179 12.3  Atribuindo um Recurso de Custo a uma Atividade..............................................181 12.4  Excluindo uma Atribuição de Recursos...............................................................182 12.5  Utilização das Opções da Lista de Recursos para Filtrar os Recursos................183 12.6  Como o Microsoft Project Calcula a Duração de uma Atividade com Base nos Recursos Envolvidos..........................................................................................184 12.7  Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho)..........188

13 Solucionando Problemas de Alocação de Recursos....................................................191 13.1  Substituição de Recursos...................................................................................192 13.2  Troca da Escala de Trabalho...............................................................................193 13.3  Trabalho em Hora Extra......................................................................................195 13.4  Nivelamento de Recursos...................................................................................197 13.4.1  Definindo Restrições e Prioridades no Nivelamento................................ 198 13.4.2  Disponibilidade Variável de Recursos..................................................... 200 13.4.3  Nivelando Recursos............................................................................... 201 13.4.4  Limpando o Nivelamento Realizado....................................................... 205 13.5  Exibindo Problemas de Alocação com o Inspetor de Tarefas..............................205

14 Planejador de Equipe...................................................................................................207

15 Custos.........................................................................................................................212

PARTE III – EXECUTANDO O CONTROLE COM O MICROSOFT PROJECT 2013.................217

1 Configurando o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Project 2013................................................................................................................219

2 Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto .....................................224 2.1  Definindo a Linha de Base....................................................................................225


Sumário XXV

2.2  Copiando Linhas de Base.....................................................................................227 2.3  Limpando a Linha de Base...................................................................................228

3 Gravando e Limpando Planos Provisórios....................................................................229

4 Acompanhando o Progresso das Atividades................................................................231 4.1  Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão..........................................................................................................231 4.2  Acompanhamento Atividade por Atividade Através da tela Atualizar Tarefas.........232 4.3  Acompanhamento Atividade por Atividade Através da Tabela de Controle............233 4.4  Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades..............................234

5 Linhas de Andamento..................................................................................................236

6 Comparando Versões do Projeto ................................................................................241

7 Movendo um Projeto para uma Nova Data..................................................................243

8 Análise de Valor Agregado com o Microsoft Project (Earned Value)..............................244 8.1  Terminologia para Orçamento, Custos Reais e Valor Agregado.............................244 8.2  Terminologia para Variação de Custos e Prazos....................................................245 8.3  Terminologia para os Índices de Desempenho .....................................................247 8.4  Terminologia para os Orçamentos e as Projeções ................................................248 8.5  Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado............................249 8.6  Atualizando o Projeto Através do Valor Agregado.................................................251

9 Análise Burndown (Taxa de Queima) ...........................................................................254

PARTE IV – MELHORANDO E ORGANIZANDO A APRESENTAÇÃO DO PROJETO.............257

1 Formatação Básica .....................................................................................................259 1.1  Formatação de Fontes e Cor de Fundo da Célula.................................................259 1.2  Formatação de Estilos de Texto............................................................................260 1.3  Formatação e Configuração das Colunas.............................................................262 1.4  Formatação de Linhas de Grade...........................................................................263 1.5  Formatação de Escala de Tempo..........................................................................265

2 Formatação do Gráfico de Gantt..................................................................................268 2.1  Formatação de Barras Individuais do Gráfico de Gantt.........................................269 2.2  Formatação do Estilo das Barras do Gráfico de Gantt..........................................270 2.3  Estilos de Gráfico de Gantt Predefinidos...............................................................273 2.4  Formatação do Layout do Gráfico de Gantt..........................................................274


XXVI  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

3 Formatação do Diagrama de Rede .............................................................................275 3.1  Formatação de Caixas Individuais do Diagrama de Rede......................................275 3.2  Formatação dos Estilos das Caixas no Diagrama de Rede...................................276 3.3  Formatação do Layout do Diagrama de Rede......................................................280

4 Formatação do Planejador de Equipe..........................................................................283

5 Exibição e Formatação da Linha do Tempo (Timeline) .................................................285

PARTE V – CLASSIFICAÇÃO, FILTROS E GRUPOS.................................................................291

1 Classificação ...............................................................................................................293

2 Filtros e Realces...........................................................................................................295 2.1  Filtros Predefinidos...............................................................................................296 2.1.1  Filtros de Tarefas...................................................................................... 296 2.1.2  Filtros de Recursos.................................................................................. 298 2.2  Aplicando um Filtro ..............................................................................................299 2.3  Aplicando um Realce............................................................................................301 2.4  Filtro Automático ..................................................................................................303 2.5  Criando e Personalizando Filtros...........................................................................306

3 Agrupamento de Informações......................................................................................309 3.1  Agrupamentos Predefinidos..................................................................................310 3.1.1  Agrupamentos de Tarefas........................................................................ 310 3.1.2  Agrupamentos de Recursos.................................................................... 311 3.2  Aplicando um Agrupamento.................................................................................311 3.3  Criando e Personalizando Agrupamentos.............................................................313 PARTE VI – RELATÓRIOS GRÁFICOS, RELATÓRIOS VISUAIS, IMPRESSÃO E EXPORTAÇÃO ..........................................................................................................317 1 Relatórios Gráficos.......................................................................................................319 1.1  Tipos de Relatórios Gráficos Predefinidos.............................................................323 1.2  Acessando os Relatórios Gráficos Pré-Instalados.................................................328 1.3  Criando Relatórios Gráficos..................................................................................330 1.4  Editando Relatórios Gráficos ................................................................................333 1.4.1  Editando um Relatório Gráfico................................................................. 334 1.4.2  Editando Caixas de Texto......................................................................... 334 1.4.3  Editando uma Tabela Dinâmica................................................................ 335 1.4.4  Editando um Gráfico Dinâmico................................................................. 336 1.4.5  Adicionando um Elemento Gráfico........................................................... 338


Sumário XXVII

2 Relatórios Visuais e Cubo OLAP..................................................................................339 2.1  Tipos de Relatórios Visuais Predefinidos...............................................................340 2.2  Utilizando um Modelo de Relatório Visual.............................................................342 2.3  Criando, Editando e Gerenciando um Modelo de Relatório Visual.........................344 3 Impressão....................................................................................................................347 4 Exportação .................................................................................................................351 5 Compartilhamento ......................................................................................................353 5.1  Sincronizar com o SharePoint...............................................................................353 5.2 E-mail...................................................................................................................354 PARTE VII – MÚLTIPLOS PROJETOS E POOL DE RECURSOS..............................................355 1 Múltiplos Projetos .......................................................................................................357 1.1  Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de Subprojetos............357 1.2  Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente..............359 1.3  Consolidando Projetos..........................................................................................361 1.4  Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes.....................363 1.5  Determinando o Caminho Crítico de um Projeto Consolidado (Mestre).................365 2 Compartilhamento de Recursos (Pool).........................................................................367 2.1  Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos ............................................367 2.2  Criando um Pool de Recursos..............................................................................368 2.3  Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos....................................................369 2.4  Analisando Atribuições de um Pool de Recursos..................................................371 PARTE VIII – TÓPICOS AVANÇADOS DO MICROSOFT PROJECT.........................................375 1 Exportação e Importação de Projetos .........................................................................377 1.1  Formato de Arquivo com Suporte do Microsoft Project.........................................377 1.2  Exportando Projetos.............................................................................................378 1.3  Importando Projetos.............................................................................................382 2 Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office......384 3 Macros........................................................................................................................387 3.1  Gravando Macros.................................................................................................387 3.2  Executando uma Macro........................................................................................389 3.3  Editando Macros..................................................................................................391


XXVIII  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

4 Personalização de Tabelas ..........................................................................................392 5 Personalização de Modos de Exibição.........................................................................396 6 Personalização da Faixa de Opções............................................................................400 7 Personalização da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.......................................407 8 Campos Personalizados..............................................................................................410 8.1  Tipos de Campos.................................................................................................410 8.2  Criando e Excluindo um Campo Personalizado....................................................411 8.3  Lista de Valores em Campos Personalizados........................................................413 8.4  Fórmulas em Campos Personalizados..................................................................414 8.5  Indicadores Gráficos.............................................................................................416 8.6  Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS, EAP ou EDT)..........419 9 Organizador e Arquivo Global.mpt: Copiando Configuração entre Arquivos.................427

10 Office Store e Aplicativos para Project .........................................................................430 10.1  Obter um Aplicativo para Project........................................................................430 10.2  Iniciar um Aplicativo para Project........................................................................432 10.3  Desativar um Aplicativo no Project......................................................................433

Índice Remissivo.................................................................................................................435


PARTE I APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO PROJECT 2013 PROFESSIONAL, STANDARD E PRO PARA OFFICE 365


1

Introdução e Histórico do Produto

O Microsoft Project por vários anos é uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Sua similaridade com outros produtos da família Office, desde a interface até os recursos, tornaram-no um líder de vendas em sua categoria. Cobrindo todas as fases de uma gestão de projetos, permite desde o planejamento, acompanhamento até a execução e fechamento. Suporta a gestão de recursos, equipes, materiais e custos, na maioria das vezes utilizando a Internet como meio de comunicação e colaboração, juntamente com integrações nativas com o SharePoint. Possui poderosos mecanismos de criação de relatórios que podem ser analisados no Microsoft Excel, no Microsoft Visio e, a partir da versão 2013, dentro do próprio Project, permitindo ao usuário criar os tão desejados relatórios gráficos, como curvas S. A Microsoft, como sempre, continua investindo em usabilidade e simplicidade. O Project 2013 traz uma interface totalmente remodelada e similiar a todos os produtos da família Office 2013. Novas combinações de cores, contrastes e recursos fazem com que o usuário possa compartilhar e reutilizar todo o conhecimento adquirido em outros produtos da família Office 2013. O Microsoft Project é uma ferramenta individual e totalmente preparada para a gestão e visibilidade de projetos aleatórios. A Microsoft, pensando em um gestão unificada de projetos e portfólio de projetos, criou a solução PPM (Project & Portfolio Management), constituída pelos seguintes produtos: • Project Professional. • SharePoint Server. • Project Server. A combinação desses três produtos garante uma gestão completa do ciclo de vida de um projeto ou de um portfólio de projetos, cobrindo desde a criação, priorização, execução, colaboração e análise até o seu encerramento. O Project e a solução PPM da Microsoft são altamente adaptáveis às suas necessidades ou da sua empresa. E uma organização com alto grau de maturidade pode ter a total implementação de sua governança, única e simplesmente baseada em fluxos de trabalho do SharePoint e Project Server. A gestão de recursos deixa de ser local e passa a ser corporativa ou departamental,


4  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

garantindo aos gestores uma visão global de capacidade, alocação e disponibilidade de toda a corporação. O SharePoint não apenas é a base de toda a solução, como garante a gestão de conteúdo dos projetos a partir dos Sites dos Projetos.

Figura 1.1 – Gráfico de ferramentas e aumento de maturidade

O Microsoft Project permite que você determine a melhor solução a partir da sua necessidade de negócios. De acordo com cada necessidade, partindo do Microsoft Project Standard até chegar a soluções completas com todos os produtos da plataforma PPM da Microsoft, o gerente de projetos, o executivo e suas equipes estarão com a solução na dimensão correta da necessidade. Microsoft Project Standard: permite gerenciar cronogramas e recursos, gerar relatórios, acompanhar o progresso do projeto e usufruir de todas as características diretas inerentes ao planejamento do projeto. Destinado ao trabalho isolado, sem necessidade de coordenação do mesmo projeto entre diferentes pessoas. Não permite a utilização web e conexão com o Project Server nem a utilização de funcionalidades avançadas para a gestão de recursos alocados ao projeto, tais como o Planejador de Equipe e a análise de cenários. Microsoft Project Professional: é o produto similar ao Microsoft Project Standard, porém com habilidade de trabalhar com o Planejador de Equipe e de se integrar com a solução PPM quando conectado ao Microsoft Project Server. Microsoft Project Pro para Office 365: é exatamente igual ao Project Professional em funcionalidades, mas com uma grande diferença de licenciamento, que é baseado em uma assinatura mensal ou anual e permite ao usuário utilizar o Project de qualquer lugar. Veremos mais sobre essa novidade nos próximos capítulos.


Introdução e Histórico do Produto  5

Solução Project & Portfolio Management (PPM) da Microsoft: solução integrada que permite conectar as tecnologias cliente, servidor e web para que a organização gerencie o seu portfólio de projetos estabelecendo padrões e melhores práticas definidos por uma metodologia de escritório de projetos estabelecida. Permite o gerenciamento centralizado de recursos, onde disponibilidade e perfil técnico profissional são considerados, além de comunicação efetiva dentro do time do projeto e através de toda a organização, também permitindo o armazenamento e gerenciamento de documentos. A solução PPM integra-se com a linha de negócios da empresa. A solução PPM é constituída por diversos produtos, sendo três deles específicos do trabalho em gerenciamento de projetos: • Microsoft Project Server: é o servidor que suporta a solução PPM, permitindo que a organização centralize e padronize as informações de projetos e recursos. Fruto de um investimento expressivo da Microsoft nos últimos anos, incorpora também todas as funções de gestão e priorização de portfólio. O Microsoft Project Professional e o Project Web App (PWA) são utilizados para conectar e interagir com os dados armazenados no servidor. O Microsoft Project Server se integra com o Microsoft SharePoint Server para os serviços de colaboração e gestão de documentos. • Microsoft Project Online: é uma solução online flexível para a gestão de portfólio de projetos (PPM) e trabalho diário. Disponível através do Office 365, o Project Online permite que as organizações possam iniciar seus projetos, priorizar os investimentos de seu portfólio e entregar o valor de negócio esperado de praticamente qualquer lugar em quase qualquer dispositivo. • Project Web App (PWA): é o portal web da solução PPM, provendo os membros do time com o acesso em tempo real às informações armazenadas no Project Server. Permite que a maioria das tarefas básicas de planejamento e acompanhamento de projetos seja realizada diretamente na web, sem a necessidade do Microsoft Project Professional.

Figura 1.2 – Microsoft Project em números

Desde seu surgimento o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano no mundo, absorvendo os mais diversos mercados e aplicações. No Brasil, fruto de projetos e investimentos, se apresenta como uma das áreas de maior potencial de crescimento nos próximos anos. Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos. Uma das principais características do sucesso do Microsoft Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e de fácil assimilação por parte do usuário iniciante,


6  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

ao mesmo tempo em que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros. Para se entender melhor onde o uso do software se enquadra dentro das metodologias e padrões de gerenciamento de projetos, é preciso que sejam recordados os conceitos dos grupos de processos em um projeto. Um projeto pode ser dividido em cinco grupos de processos, conforme preconiza o Project Management Institute (PMI) no PMBOK® Guide: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento, conforme evidenciado a seguir.

Encerramento

Execução

Planejamento

Iniciação

ESFORÇO

Grupos de Processos de GP

Monitoramento e Controle TEMPO Figura 1.3 – O ciclo de vida do projeto subdividido em grupos de processos característicos

Dentro desse ciclo de projeto, o Microsoft Project é adotado basicamente durante as fases de planejamento e controle do projeto.

INICIAÇÃO

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO

MONITORAMENTO E CONTROLE

ENCERRAMENTO Figura 1.4 – Fases do fluxograma do projeto e utilização do Microsoft Project


2

Especificações do Microsoft Project 2013

Os seguintes limites e especificações precisam ser respeitados quando se executa o Microsoft Project em Microsoft Windows XP com Service Pack (SP) 2, Windows Vista ou Windows 7, embora os limites e o desempenho reais dependam, basicamente, da configuração do computador. Pode ser que erros de insuficiência de memória ocorram antes de os limites listados serem atingidos. ATRIBUTO

MÁXIMO

Recursos por projeto

700.000

Unidades de recurso por atribuição

60.000.000 unidades ou 6.000.000.000%

Datas de disponibilidade do recurso

100

Tarefas por projeto

400.000

Dependências entre tarefas por projeto

Sem limite

Predecessoras por tarefa

50.000

Sucessoras por tarefa

50.000

Níveis da estrutura de tópicos por projeto

65.535

Projetos consolidados

998

Arquivos do projeto abertos por projeto consolidado

998

Arquivos participantes do compartilhamento conectados a um único pool de recursos

997 (Ou seja, o número máximo de arquivos do projeto abertos, menos 1 para o próprio pool de recursos).

Janelas abertas

50

Calendários base

Testado até mais de 30.000

Exceções do calendário por calendário

Nos testes, foi possível adicionar mais de 15.000 exceções a um calendário base.

Tabelas de taxas para dar suporte a escalas e taxas de remuneração variáveis

5 por recurso

Taxas variáveis por tabela para dar suporte a aumentos e reduções de taxas

25


8  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

ATRIBUTO

MÁXIMO

Valor de custo em um campo de moeda

999.999.999.999,99

Valor de trabalho

1.666.666.666 horas

Valores para atribuições de trabalho

999.999.999 horas

Valores para atribuições de material variável

999.999.999 unidades

Valores para atribuições de material fixo

60.000.000 unidades

Formatos de célula personalizados

64.000

Porcentagem de intervalo de ajuste de escala de impressão

10-500%

Texto do cabeçalho de página

5 linhas

Texto do rodapé de página

3 linhas

Texto da legenda da página

3 linhas

Largura da caixa de texto da legenda da página

5 polegadas (12,7 centímetros)

Testes de filtro por filtro

40

Testes de filtro por Filtro Automático

2 por coluna

Data mais antiga permitida para cálculo

01.01.84

Data mais avançada permitida para cálculo

31.12.49

Seleções descontínuas em um modo de exibição de planilha

10

Linhas de base

11

Caracteres em um campo de texto

255

Caracteres em um campo de código de estrutura de tópicos

255

Valores e caracteres em um campo Múltiplo de Valor de Recurso da Empresa

255 valores, cada um com 255 caracteres

Valor em um campo de número

9.999.999.999.999,99


3

Comparação entre Versões do Project 2013

O Project 2013 é comercializado em três diferentes versões: • Project Standard 2013. • Project Professional 2013. • Project Pro para Office 365. Cada uma delas tem como objetivo atingir um determinado público, que, por sua vez, possui necessidades e requisitos distintos.

Project Standard 2013

Project Professional 2013

Projeto Pro para Office 365

Manter os projetos organizados e facilmente medir e comunicar o progresso com relatórios modernos.

Colaborar facilmente com os outros para iniciar rapidamente e entregar projetos vencedores. Melhor sincronização com o SharePoint 2013 ajuda você a efetivamente controlar o status de praticamente qualquer lugar.

Obter o controle e capacidades de Project Professional 2013 a partir de praticamente qualquer lugar, como um up-to-date com assinatura da área de trabalho sempre através do Office 365.

Bem vindo ao Project (Get Started) Concentrar-se rapidamente sobre o que importa, com uma melhor experiência visual e uma série de novos modelos de projeto.

Manter os projetos no caminho certo Proativamente descobrir caminhos de tarefas críticas e resolver possíveis problemas de agendamento.


10  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365 Encontrar e Criar facilmente magníficos relatórios Compartilhar rapidamente o progresso do projeto, facilmente personalizável, com vários relatórios pré-instalados.

Explore o Office Store Estender funcionalidades nativas com aplicativos.

Gerenciar recursos facilmente Visualmente criar a combinação certa de recursos usando arrastar e soltar.

Mensagens instantâneas ou chamadas a membros da equipe de dentro do Project 1 Colaborar em tempo real com compartilhamento de arquivo e tela através da integração com o Lync.

Colaborar a partir de qualquer lugar 2 Fique ligado a sua equipe e projetos, não importa onde o trabalho leve.

Aumentar as funcionalidades Compreender o poder de uma gestão de projetos e portfólio unificada3

Planos flexíveis e atualizações de serviços a fim de mantê-lo sempre atualizado e focado em entregar seus melhores resultados

 

Aproveite as atualizações sem se preocupar em ter sempre a última versão do Project.

Acesso ao Project em praticamente qualquer lugar via Streaming Utilize o poderoso Project cliente de quase todo tipo de computador através dos serviços do Office 365.

1 Requer o Microsoft Lync Online ou Microsoft Lync 2013 (vendido separadamente). 2 Requer o SharePoint Online ou SharePoint 2013, Project Online ou Project Server 2013 (vendido separadamente).  3 Requer Project Online ou Project Server 2013 (vendido separadamente).


4

Requisitos para a Instalação do Microsoft Project

Para instalar o Microsoft Project Standard, Professional e Pro para Office 365, o computador deve atender às seguintes condições: COMPONENTE

REQUISITO

Sistema Operacional

Windows 7 Windows 8 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012 Possuir .Net 3.5 ou superior

Processador

1 Ghz ou maior (32 bits ou 64 bits)

Memória

1 GB RAM (32-bit) 2 GB RAM (64-bit)

Espaço de Armazenamento

3 GB disponíveis

Gráficos

Acelerador gráfico requer “DirectX10 graphics card”

Resolução

1024 x 576 ou superior

Browsers

Windows Internet Explorer 8 Windows Internet Explorer 9 Windows Internet Explorer 10 Mozilla Firefox 10.x+ Apple Safari 5 (Mac) Google Chrome 17.x

Internet

Necessário em algumas funcionalidades

Multi-Touch

É necessário habilitar as funcionalidades Touch no Windows 7 ou Windows 8.

Importante – Project Pro para Office 365 é uma oferta online baseada em assinatura do Project Professional 2013 por meio do Office 365. O Project Pro para Office 365 tem os mesmos requisitos de instalação do sistema que o Project Professional 2013.


12  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

4.1  Requisitos Adicionais para Componentes Específicos Componente

Relatórios visuais

Requisito Para usar o recurso Relatórios Visuais é necessário instalar uma das seguintes versões do Excel no computador: • Excel 2007 • Excel 2010 • Excel 2013 e uma das seguintes versões do Microsoft Office Visio: • Visio Professional 2007 • Visio 2010 • Visio 2013

Recurso Importar Tarefas do Outlook

Para usar o recurso Importar Tarefas do Outlook, uma das seguintes versões do Outlook precisa estar instalada no computador: • Outlook 2007 • Office Outlook 2010 • Outlook 2013

Integração com SkyDrive

Os usuários precisam ter um Windows Live ID.

Project Professional em uma empresa

• Para habilitar os recursos de gerenciamento e Project empresarial, portfólio e recursos, o Project Server 2013 é necessário. • Para importar tarefas para o calendário do Outlook ou para a Lista de Tarefas do Outlook, o Project Server 2013 e o Exchange Server 2013 são necessários. • Para sincronizar o Project Server 2013 com uma lista de tarefas do SharePoint Server 2013 ou do SharePoint Server 2010, é necessário instalar o Access 2010 ou o Visio 2010. • Para criar um novo site do Project a partir do Project Server 2013, é necessário usar o SharePoint Server 2013. • Para usar a integração do Lync, você precisa ter o Lync 2010 ou superior.

Sincronização de Tarefas do SharePoint

• Microsoft SharePoint Server 2010 ou superior • Microsoft SharePoint Online

Notificação de Presença

• Lync


5

Instalação e Ativação do Microsoft Project 2013 e Project Pro para Office 365

5.1 Instalação 5.1.1  Microsoft Project 2013 A instalação do Microsoft Project é simples e fácil, seguindo os parâmetros estabelecidos para os programas desenvolvidos para a plataforma Microsoft, de acordo com os seguintes procedimentos: 1. feche todos os programas abertos na memória; 2. baixe e execute o arquivo de instalação do Microsoft Project 2013; 3. aguarde o início da instalação; 4. leia com atenção os Termos de Licença para Software Microsoft e, caso deseje continuar a instalação, clique em Aceito os Termos deste Contrato e clique em Continuar.


14  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

Figura 5.1 – Tela de Termos de Licença para Software Microsoft

5. escolha o tipo de instalação do Microsoft Project. A maioria dos usuários utiliza Instalar Agora como opção padrão de instalação: a. Acesse Personalizar para instalar recursos compartilhados do Office, alterar o local do arquivo ou digitar informações de identificação.

Figura 5.2 – Opções de instalação do Microsoft Project


Instalação e Ativação do Microsoft Project 2013 e Project Pro para Office 365  15

Dica – O Microsoft Project consome cerca de 3 GB de espaço em disco para a instalação típica. 6. aguarde o processo de instalação.

Figura 5.3 – Aguardando a instalação do Microsoft Project Professional 2013

7. na tela de conclusão da instalação você poderá escolher entre Continuar Online ou Fechar e começar a utilizar o Microsoft Project 2013.

Figura 5.4 – Tela de conclusão da instalação


16  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

Dica – Optando por Continuar Online você poderá armazenar e compartilhar seus documentos online, além de obter atualizações gratuitas de produtos, ajuda e treinamentos.

5.1.2  Project Pro para Office 365 O Project Pro para Office 365 é uma das grandes novidades da Microsoft em relação à Computação nas Nuvens. A partir de uma assinatura mensal ou anual, o usuário tem o direito de utilizar o Project Professional 2013, incluindo todos os seus recursos, de praticamente qualquer lugar. Essa assinatura lhe garante acesso à versão mais atualizada do produto, isso quer dizer, com todos os ­Service Packs e Atualizações Cumulativas sempre instaladas. O Project é executado através de uma tecnologia chamada streaming, que permite ao usuário utilizar o programa de qualquer computador sem que seja necessária qualquer instalação ou permissão administrativa. Você poderá usar o Project em quantos computadores desejar, mesmo que seja temporariamente, no caso de lan-houses ou viagens. O programa é gradualmente baixado e possibilita seu uso instantaneamente, sem que seja completamente baixado, claro com algumas limitações. Após o carregamento completo, o Project Pro para Office 365 terá os mesmos recursos presentes no Project Professional 2013. Para instalar o Project Pro para Office 365: 1. você precisa ter uma conta válida no Office 365 e que contenha a licença Project Pro para ­Office 365; 2. abra o Internet Explorer; 3. faça o login no seu portal do Office 365 digitando seu usuário e senha;

Figura 5.5 – Tela de login no Office 365


Instalação e Ativação do Microsoft Project 2013 e Project Pro para Office 365  17

4. clique no ícone de Configuração ções do Office 365;

na parte superior direita da tela e selecione Configura-

5. na tela de Configurações do Office 365 clique em Software;

Figura 5.6 – Tela de login no Office 365

6. na tela de Software, selecione o seu idioma, altere a versão do produto e clique em Instalar;

Figura 5.7 – Tela Software do Project para Office 365


18  Microsoft Project 2013 – Standard, Professional & Pro para Office 365

7. uma janela de alerta será exibida na parte inferior da tela perguntando se você “Deseja salvar ou executar Setup...”. Clique em Executar;

Figura 5.8 – Janela de alerta para execução de conteúdo online

8. uma janela de Controle de Conta de Usuário será exibida perguntando se você Deseja permitir que o programa a seguir faça alterações neste computador. Clique em Sim;

Figura 5.9 – Janela de Controle de Conta de Usuário.


Instalação e Ativação do Microsoft Project 2013 e Project Pro para Office 365  19

9. caso você tenha escolhido a versão errada do produto, o Office lhe informará sobre possíveis problemas e interromperá a instalação. Basta retornar à tela de Software, selecionar a versão correta e clicar em Instalar novamente;

Figura 5.10 – Janela de alerta do Office para problemas de instalação

10. após selecionar a versão correta e clicar em Instalar, uma tela do Office será exibida informando que o programa está sendo transmitido e o percentual de conclusão dessa transmissão. Também será exibida uma pequena janela na sua área de trabalho informando que o Office está sendo instalado.

Figura 5.11 – Janelas do Office mostrando o percentual de conclusão da transmissão/instalação


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11. em poucos segundos, a tela do Project será exibida automaticamente; Dica – Como dito anteriormente, essa nova tecnologia de transmissão permite ao usuário executar o programa com o mínimo de instalação requerido. Por isso o Project é executado em incríveis vinte segundos. <>

Importante – O tempo médio de transmissão pode variar de acordo com a sua velocidade de conexão de dados.

Figura 5.12 – Tela do Project Pro para Office 365 sendo executado com o mínimo de instalação requerido

12. após o Project ser executado, uma tela de validação do seu Contrato de Licença será exibida. Clique em: oo

Aceitar para continuar usando o Project imediatamente;

oo

Exibir Contrato para exibir o contrato de licença; ou

oo

Saiba mais para acompanhar as atualizações automáticas do Office.


Instalação e Ativação do Microsoft Project 2013 e Project Pro para Office 365  21

Figura 5.13 – Janela de aceite do Contrato de Licença do Microsoft Office

13. sem que o usuário seja interrompido de usar o Project, uma janela será exibida na Área de Trabalho informando que a instalação foi concluída e que seu produto Office está apto a ser utilizado sem qualquer conexão com a internet.

Figura 5.14 – Janela de alerta sobre conclusão da instalação do produto Office

Microsoft Project 2013: Standard, Professional & Pro para Office 365  

Ricardo Vargas apresenta, em parceria com Allan Rocha, Microsoft Valued Professional, o livro que irá lhe ajudar a atingir o sucesso em se...

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