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Diciembre 2018 | Año 2 | Edición 7 |

Almacenamiento de materiales peligrosos

Una evaluación técnica para su ubicación

Evaluación de proveedores EHS

Una herramienta sencilla para su evaluación

Seguridad basada en comportamientos Importancia de la participación e involucramiento del equipo de liderazgo


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EDITORIAL C erramos el año con otra edición de nuestra Revista VSM, Verde & Segura Manufactura, muchas gracias por formar parte de los profesionales del sector ambiental, de la seguridad y salud ocupacional (EHS) que todos los días lleva a cabo la noble tarea de prevenir contaminación, lesiones y enfermedades ocupacionales. Nos sentimos muy contentos de poder contribuir como herramienta en tus actividades diarias.

Los contratistas y proveedores de servicio que utilizan los profesionales EHS son grandes aliados para el cumplimiento de objetivos y metas por lo que en este número se presenta una metodología para que los evalúes y los mantengas en mejora continua. Por otro lado, el manejo de tanta información que se utiliza diariamente en nuestras actividades cotidianas puede ser un arma de dos filos; si no se tiene un sistema organizado de documentación se puede invertir más tiempo del necesario así que en este número encontraras un artículo sobre cómo mejorar tu productividad mediante la organización de documentación de tu sistema EHS.

DIRECTORIO Dirección General Rubén Rosales Diaz Desarrollo de Negocios Héctor Baltazar Gama Diseño Editorial Ana Cecilia López Rodríguez Colaboradores José Manuel Barajas Villegas Luis Antonio García Villanueva Beatriz Ramírez Gutiérrez Héctor Baltazar Gama Rubén Rosales Diaz

Ventas info@revistavsm.com luis.sevilla@revistavsm.com fernanda.montiel@revistavsm.com Tel. (664) 628.5795

De parte de todos los que integramos Revista VSM, Verde & Segura Manufactura te deseamos un cierre de año exitoso. ¡Felices fiestas! Atentamente, LOS EDITORES

Revista VSM Verde & Segura Manufactura no se hace responsable de los contenidos de los artículos publicados. La naturaleza de los contenidos expuestos en ellos son responsabilidad única y exclusiva del autor/es. VSM declina en los mismos la total responsabilidad de sus opiniones. DERECHOS DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS RESERVADOS, año 2, No. 7, Diciembre 2018, es una publicación bimestral editada por Grupo especialista de comunicacion ambiental y seguridad ocupacional SA de CV, calle monte tres picos 6612, Fracc Real de Loma Bonita CP 22604. www.revistavsm.com, info@ revistavsm.com Editor responsable: Beatriz Adriana Ramirez Gutierrez. Reserva de derechos al uso exclusivo No. en tramite. ISSN: en tramite ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor.


ÍNDICE

AMBIENTE 05

CIMCA UNAM

Una breve introducción sobre el nacimiento del grupo CIMCA de la facultad de Ingeniería de la UNAM como opción de foro académico para el área ambiental a nivel nacional e internacional.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 06

Seguridad basada en comportamientos

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Almacenamiento de materiales peligrosos

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Evaluación de proveedores de servicios en Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS)

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Productividad en el área EHS mediante el control de documentos

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Reseña del libro:

La participación e involucramiento del equipo de liderazgo en una organización como factor de éxito para para lograr que un programa de seguridad basado en comportamientos se efectivo. La importancia de llevar a cabo una evaluación técnica para la ubicación de un almacén de sustancias químicas peligrosas.

INDUSTRIA

La matriz de análisis de decisiones para evaluar a nuestros proveedores EHS y trabajar con los mejores.

Descubre como mediante una estructura simple y administrada de los documentos que generas día con día en el área EHS puedes ahorrar mucho tiempo y ser más eficiente..

“The psychology of safety handbook”, de E. Scott Geller.


AMBIENTE

CIMCA UNAM

Ciclo de Integración para el Manejo de la Contaminación Ambiental

“Generando disrupción y conciencia ambiental”

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a contaminación ambiental no es un problema exclusivo de un país, como se sabe, lo que sucede en cualquier parte del mundo afecta de manera global. Es por eso que surge la necesidad de crear un foro académico que reúna diversos expertos en el área ambiental a nivel nacional e internacional, y que además de la academia, incluya participantes de la iniciativa privada y del sector público. Donde la integración genere disrupción en la manera de enfrentar los problemas con una conciencia ambiental basada en la prevención. Por lo anterior, CIMCA UNAM nace en la Facultad de Ingeniería como parte del Departamento de Ingeniería Sanitaria y Ambiental de la División de Ingenierías Civil y Geomática, que tiene por objetivo principal integrar a los sectores académico, iniciativa privada y gobierno, a nivel nacional e internacional, que consiste en un foro donde se presenten las acciones de mitigación, control y rehabilitación de la contaminación del agua, residuos, suelo y aire, siendo este el punto de encuentro para el intercambio de conocimiento. CIMCA UNAM tiene la convicción de incentivar y dar difusión a los trabajos de investigación en el área de ingeniería sanitaria y ambiental desarrollados por estudiantes, académicos, investigadores y por el público en general, nacional e internacional, por lo que ofrece el espacio para presentar trabajos técnicos en formato ponencia y cartel. Como parte del fortalecimiento y posicionamiento de CIMCA UNAM, el evento se realiza cada dos años y se tiene la participación de ponentes del país invitado en cada edición, quienes aportarán su experiencia en el área ambiental. Con lo anterior CIMCA, la Facultad de Ingeniería y la UNAM fortalecen su compromiso con la generación de nuevo conocimiento y difusión en beneficio de la sociedad de manera integral. Página web: cimca.ingenieria.unam.mx/ Facebook: @cimcaunam2017 Twitter: @CIMCAFI

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Seguridad basada en comportamientos

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Importancia de la participaciรณn e involucramiento www.revistavsm.com


SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

E

l comportamiento humano suele ser determinante para fortalecer y mantener la cultura de prevención de incidentes y accidentes en el trabajo. Según estadísticas de la Organización Internacional del Trabajo, el 80% de los accidentes que ocurren en todo el mundo tienen su origen en un comportamiento inseguro de los trabajadores; Comportamientos que pudieron evitarse, y con ello, los accidentes y todas las consecuencias que estos conllevan.

¿Qué es el comportamiento inseguro? El comportamiento inseguro es la conducta y conjunto de malos hábitos que hacen que un trabajador se ponga en riesgo de sufrir un accidente al no seguir los procedimientos de seguridad. Un trabajador puede estar cometiendo actos inseguros sin ser completamente consciente de ello, es decir, realiza alguna actividad de manera insegura tal vez por desconocimiento o simplemente por un mal hábito que ha desarrollado desde mucho tiempo atrás. Un ejemplo muy común de esto es el subir o bajar por una escalera sin utilizar los pasamanos. Es posible que este comportamiento tenga su origen en la desinformación del usuario acerca de la obligatoriedad de utilizar los pasamanos para evitar un accidente, tal vez no hay señalamientos que lo indiquen, no exista capacitación de seguridad en estos temas o simplemente no se comunica este peligro de manera efectiva a los trabajadores. Por otra parte, también puede tener su origen en un mal hábito de los trabajadores ya que simplemente lo hacen porque existe complacencia de su parte ante este peligro y porque pocas veces, o nunca, se les hace ver que están cometiendo un acto inseguro que los puede poner en riesgo de sufrir un accidente. Es precisamente en estos casos en los que el Programa de seguridad basada en comportamientos se enfoca, buscando erradicar los malos hábitos que nos llevan a realizar comportamientos inseguros y reforzar aquellos hábitos que nos ayudan a crear o fortalecer la cultura de prevención. 7


Considerando este ejemplo, es de esperarse entonces, que este trabajador comience poco a poco a forjar el hábito de utilizar el pasamanos, debido a que periódicamente recibe los comentarios de un observador en relación a su desempeño en particular de esta regla de seguridad, y que, en algún momento, lo hará siempre de manera correcta. En breve, esta persona será un aliado más para el sistema de seguridad y se incorporará como líder crítico observador en pro de la seguridad.

¿Qué es el programa de Seguridad Basada en Comportamientos? El programa de seguridad basada en comportamientos es un proceso progresivo que se centra en reforzar los comportamientos seguros y busca erradicar los comportamientos que pueden provocar incidentes, accidentes o enfermedades ocupacionales para los trabajadores o danos a la propiedad. La aplicación del programa de seguridad basado en el comportamiento, permite

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desarrollar una gestión más efectiva de la prevención de accidentes, a través de lograr mayor confianza en los trabajadores, motivando su participación y con ello mejorando el rendimiento y la productividad, lo que se traduce en bienestar para los trabajadores y sus familias. En los últimos años, muchas empresas de clase mundial están adoptando estrategias para enfocar sus programas de prevención de accidentes hacia fortalecer la cultura de prevención mediante el comportamiento seguro de sus trabajadores, que, partiendo del dato sobre el porcentaje de las causas de los accidentes mencionado al inicio, tiene mucha lógica el trabajar en el comportamiento inseguro y en segundo lugar en las condiciones inseguras. Quiero aclarar que no significa que se deba dejar de atender las condiciones inseguras en su organización, definitivamente se debe dar la importancia que requiere, yo me refiero a que se debe trabajar muy fuerte y con mayor atención en el factor humano, lo cual no se hace en la mayoría de las organizaciones,

muestra de ello es que comúnmente en recorridos de seguridad por las áreas de trabajo se reportan solo las condiciones inseguras, y no se presta atención a los actos inseguros, de hecho, en muchos casos, la causa raíz de dichas condiciones inseguras es un comportamiento humano, tal vez consiente o inconsciente, comportamiento que ahora ha creado una condición insegura que puede ser la causa de una lesión a si mismo o para otra persona.

Importancia de la participación e involucramiento del equipo de liderazgo Muchas personas piensan que es más sencillo reparar una condición insegura (incluso con controles de ingeniería) que educar a una persona en seguridad en busca de erradicar malos hábitos y malas prácticas arraigadas durante mucho tiempo, y creo que tienen razón, definitivamente eso es más sencillo, pero creo que es mucho mejor invertir tiempo y recursos para formar poco a poco un

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SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

líder de seguridad en cada trabajador, dicho sea de nuevo, eso es trabajar en la cultura de seguridad. Si logra tener una cultura de seguridad fuerte en su organización, teniendo como base el comportamiento seguro y la participación de los trabajadores, le será mucho más fácil gestionar las también las condiciones inseguras. En mi experiencia particular, me ha sido difícil, pero he aprendido mucho al respecto. En una de mis experiencias en una organización industrial con relación a un programa de seguridad basada en comportamientos, tuve el soporte de la gerencia, pero no tuve el involucramiento de todo el equipo de liderazgo ni del resto los trabajadores, es decir, había muy pocas observaciones de comportamientos y en un momento, solo el departamento de Seguridad hacia las observaciones de comportamiento en toda la organización. Después se presentaron cambios organizacionales, vinieron otras prioridades para la nueva administración y el programa se retomó tiempo después aunque fue más difícil su implementación y no tuvo el éxito que se esperaba. En otra organización, las observaciones de comportamiento eran muy comunes y el programa estaba muy arraigado en la mayoría de los trabajadores y contratistas. En esta organización, el programa tenía ligeramente más participación y entusiasmo por parte de los trabajadores directos que del equipo de liderazgo (teníamos un rol para hacer observaciones en pareja, formada por un trabajador directo y un supervisor o gerente), los trabajadores buscaban al segundo observador en sus oficinas para hacer la observación que tenían programada en la semana, esto durante un periodo en el que estábamos cerca de lograr un récord de horas trabajadas sin accidentes en la organización. Esto demuestra la importancia de incluir en el programa al personal operativo y lo que ellos esperan de parte de equipo de liderazgo. La meta se logró, se reconoció el compromiso y la participación de todos los trabajadores, el programa se mejoró y se mantuvo. Definitivamente, para que un programa de seguridad basado en comportamiento sea exitoso en cualquier organización, es esencial la participación, el involucramiento y el sentido de propiedad hacia la seguridad por parte de todos los trabajadores, especialmente del equipo de liderazgo, esto le dará mucho peso al programa y permitirá que se cuente con los recursos necesarios para la ejecución de las observaciones, el análisis de los datos y la implementación de las acciones de mejora continua que sean requeridas como resultado del programa. Aproveche el potencial que tiene en todos los trabajadores de su organización para establecer, reforzar y mantener este tipo de programas, logre crear interés de ellos en participar para lograr las metas de seguridad y le aseguro que tendrá éxito. Escrito por José Manuel Barajas Villegas Especialista ambiental y de seguridad ocupacional con más de 10 años de experiencia en la industria y con especial enfoque en el desarrollo e implementación de Programas de seguridad basados en comportamiento como herramienta para la prevención de incidentes. Puede ser contactado en: josemanuel-barajas@hotmail.com

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Almacenamiento de materiales peligrosos L

as actividades industriales, comerciales y de servicios contribuyen de manera importante al desarrollo económico de México, por su gran dinamismo en la creación de empleos y por su aporte al Producto Interno Bruto (PIB). Sin embargo, no se puede soslayar el potencial de accidentes que conllevan algunas de estas actividades en virtud del uso, procesamiento, almacenamiento y transporte de volúmenes importantes de sustancias químicas con características peligrosas, lo cual constituye un riesgo para el ambiente y la salud de la población. Es de nuestro conocimiento lo desastroso que puede llegar a ser un accidente químico cuando ocurre en la cercanía de zonas residenciales o comerciales; lo relevante, se ignora qué medidas de prevención se deben tomar para atenuar sus consecuencias. Lo anterior implica: • Evaluar la seguridad donde se almacenan dichas sustancias peligrosas y las condiciones que pueden propiciar dichos accidentes. • Establecer un control riguroso de los usos del suelo en torno de las instalaciones de alto riesgo. • Fortalecer la capacidad de respuesta en caso de que se produzcan tales accidentes. Existe una propuesta de una metodología para la prevención de accidentes químicos, la cual se apega a la normatividad ambiental de México.

Desarrollo Una vez que se ha seleccionado el sector industrial, considerando el riesgo, el cual se determinará a partir de los siguientes parámetros: • Giro industrial • Tipo de proceso • Sectores donde el riesgo químico sea latente • Seguridad del personal • Ubicación, ya que también es posible que se encuentre en riesgo una gran densidad de población En el almacén se realiza una auditoría ambiental, si no presenta inconformidades el proceso está listo para ser revisado y corroborar el cumplimiento con una certificación. Si presenta inconformidades se revisa la normatividad aplicable: • NOM-002-SCT • NOM-052-SEMARNAT • NOM-005-STPS • NOM-010-SCT 10

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SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Después, identificar el material peligroso para clasificarlo de acuerdo a la normatividad aplicable y buscar la información relevante como: • La clase de riesgo • UN • No. CAS • Estado de la materia • Tipo de Embalaje En caso de no tener la información requerida, se deberá contactar al proveedor para solicitarla y continuar con la segregación. Teniendo la información, generar la primera tabla de segregación de con referencia en la NOM-010-SCT. Posteriormente por medio del simulador de reacciones químicas CAMEO se genera la segunda tabla que será la compatibilidad por clases de riesgo para los materiales peligrosos. Finalmente se obtiene una tercera tabla para obtener los espacios físicos para cada material para almacenar. Una vez que se tienen las tres tablas generadas de los materiales peligrosos y no peligrosos se genera el plano de distribución de materiales en el área disponible del almacén.

Logros

que aplican y que se encuentran sustentadas en la metodología para la mejora continua. Estas normas, junto con el software CAMEO, permiten disminuir el riesgo de que ocurra algún accidente químico, y se apegan a la industria mexicana actual, proporcionando mayor solidez a la metodología propuesta y complementando de manera importante planes de acción de emergencias que toda industria química debe tener. Se logra una capacitación en este campo de conocimiento del personal de la empresa para cada giro industrial que se aplique. Se adquiere una mayor seguridad en el manejo de los materiales, creando una mejor cultura para la prevención de los accidentes químicos que puedan presentarse en el almacén y que dañen a la población, al ambiente o a los bienes.

Escrito por el Dr. Luis Antonio García Villanueva. Ingeniero químico, Maestro en Ingeniería en Materiales y Residuos Peligrosos. Doctorado en ingeniería ambiental con especialidad en suelos contaminados, manejo de materiales y residuos peligrosos e hidro geoquímica. Profesor de carrera e investigador en la facultad de Ingeniería de la UNAM. Presidente y fundador del CIMAC: Centro de Integración para el Manejo de la Contaminación Ambiental. Puede ser contactado en: lagvillanueva@unam.mx

En materia de regulación, las condiciones de almacenamiento de la industria se mejoran mediante las normas 11


N

os ayudan bastante a resolver tantas cosas en nuestra vida diaria como profesionales de la Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS); desde un estudio de emisiones a la atmósfera, actualizar un estudio de impacto ambiental ante la autoridad, realizar un estudio de agentes químicos en nuestro centro de trabajo o quizás realizar espirometrías a nuestros empleados. Son nuestros proveedores EHS que en algún momento de nuestra carrera profesional hemos utilizado en mayor o menor medida. ¿Qué haríamos sin ellos? Su apoyo es invaluable para poder cumplir nuestros planes EHS incluyendo nuestros requisitos legales, pero también es cierto que a veces nos angustian un poco cuando estamos esperando la entrega de sus reportes. Ya sea que tengas unos proveedores excelentes o que te hayan tocado algunos no tan buenos, lo que si es cierto es que los necesitamos para poder realizar nuestras tareas diarias. Veamos algunos aspectos claves que nos pueden ayudar a administrarlos mejor.

1. Selección de proveedores EHS En el mercado existen una gran variedad de proveedores EHS que nos pueden ayudar en diversos temas y en ocasiones llegamos al punto en dudar en utilizar alguno de ellos por desconocimiento a sus servicios y/o por no contar con una evaluación completa de estos. Una herramienta que nos puede ayudar para evaluar y seleccionar mejor nuestros proveedores EHS es mediante la utilización de la Matriz de análisis de decisiones. En esta matriz se definen en primer lugar atributos que queremos que tengan nuestros proveedores y se le asigna un

peso a cada uno de ellos para después compararse entre si. En la Figura 1 se presenta una Matriz de análisis de decisiones para una empresa donde se le da más importancia a un proveedor EHS que tenga una alta calidad y experiencia. En este ejemplo el factor de importancia tiene un rango de entre 1 y 5, donde 5 es el atributo que cumple con la característica definida. Los proveedores son evaluados en un rango entre 1 y 5 en cada atributo definido, en donde 5 significa que se acercan más al atributo en cuestión solo que este número se multiplica por el factor de esa columna para compensar el peso definido. Al final se obtiene su sumatoria. En este ejemplo podemos ver que el proveedor que se debe seleccionar sería el proveedor 1. Existen diversos factores que se pueden considerar y cada empresa, dependiendo de sus actividades, recursos, presupuesto, etc., escogerá los que crea más convenientes y les dará un valor a sus características. A continuación, algunos detalles de atributos que podrían ser evaluados en un proveedor EHS. Certificaciones. Resulta importante poder seleccionar buenos proveedores EHS desde el inicio ya que ellos podrán ser tus aliados en el éxito de tus programas EHS así que si tienes que escoger alguno verifica sus competencias. ¿Tienen las certificaciones necesarias por la autoridad? Quizás necesitaras que tengan certificaciones federales, estatales y hasta municipales dependiendo del lugar donde se ubique tu organización así que no escatimes en investigar que certificaciones tienen. ¿Requieren certificaciones internacionales? Tal vez

Evaluación de proveedores de servicios en Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS) 12

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INDUSTRIA Figura 1. Ejemplo de Matriz de análisis de decisiones.

en ISO 14001 / OHSAS 18001 (ISO 45001), OSHA, etc., desde el punto de vista de tu organización, investiga que certificaciones tiene tu empresa, así como requisitos de clientes, quizás sea necesario contratar proveedores que cuenten diversas certificaciones incluyendo internacionales. Experiencia en plantilla de consultores. Pídele a tu proveedor que te dé un resumen de los CV´s de los consultores que trabajan en su empresa y compara si realmente es lo que necesitas. En ocasiones puede que tengas proveedores expertos trabajando en una consultoría, pero quizás el giro en tu organización no corresponde a lo que refleja su perfil. Revisa que especialidades tienen y si esto es un valor agregado para tu organización. Por su puesto no es necesario caer en la sobre exigencia de capacidades sobre todo si el tipo de trabajo que vas a contratar con un proveedor EHS no requiere ese nivel ya que podrías verte afectado en cuanto a presupuesto. Costo. Como ya hemos mencionado, debes ser muy consciente del tipo de soporte que requieras en tu organización de parte de un consultor o proveedor EHS. No es lo mismo requerir una asesoría para la gestión de una Actualización como generador de residuos peligrosos ante la autoridad que requerir un rediseño en la planta de tratamiento en tu organización. Muchos factores deben ser tomados en cuenta para evaluar el costo de un proveedor EHS, algunos de estos factores tienen que ver entonces con la complejidad del proyecto, reputación de la firma consultora, respaldo financiero, seguros de responsabilidad civil que tengan, experiencia del grupo auditor y hasta su relación y/o cercanía con la autoridad EHS local

para gestionar bien los proyectos. El costo también puede variar dependiendo de los paquetes de servicio que contrates así que revisa bien si vale la pena contratar un proveedor EHS por un contrato anual debido a la carga de soporte requerido o si resulta más conveniente contratarlos de manera aislada por proyectos específicos.

2. La sobre carga de trabajo de proveedores EHS Es muy recomendable revisar también la sobre carga de trabajo de nuestros proveedores, recuerda que no solo trabajaran para ti, sino que tendrán varios clientes que atender así que es recomendable que tengas un acercamiento con ellos para conocer en que otros proyectos están trabajando y juntos revisar el calendario de trabajo para que no se tengan inconvenientes en las fechas de entrega. Por otro lado, considera las fechas donde habitualmente las empresas en tu localidad tienen que entregar en un periodo de tiempo, renovación de permisos, inventarios de emisiones, descargas de agua, etc. Por ejemplo, en el caso de la entrega de la Cédula de Operación Anual en México, este trámite tiene su fecha límite de entrega el mes de junio de cada año. Si contratas a un consultor para que te ayude a su llenado y entrega, considera un tiempo anticipado para su entrega ya que si no los consultores pueden verse saturados de trabajo en este tema en el mes de junio.

3. Oportunidades para ambos lados Los buenos o malos resultados de los proveedores EHS no tienen que ver solamente con lo que hacen en sus trincheras sino es el resultado de una relación de trabajo basada en una

constante comunicación. Desde nuestra perspectiva como organizaciones es importante estar atentos a la entrega de información solicitada para completar un trámite, aspectos que pueden ser tan sencillos de observar, como el hecho de recibir a un proveedor para que lleve a cabo un estudio de ambiente laboral en las áreas productivas requiere una planeación de nuestros recursos dentro del área EHS, si esto no se lleva a cabo de buena manera entonces se corre el riesgo de que el consultor que nos está apoyando no pueda ejecutar su trabajo conforme a lo planeado y que esto traiga como consecuencias retrasos en el monitoreo y por su puesto para entregar el informe final.

4. Acuerdos duraderos para mejorar la relación de trabajo Hemos visto que el trabajar con proveedores EHS requiere de considerar varios aspectos de planeación, recursos, presupuestos, experiencia, etc., una sugerencia para que mejores la relación de trabajo con tu proveedor y que realmente sea un aliado para ti es la comunicación. Lleva a cabo juntas de evaluación de proyectos con tu proveedor EHS antes de comenzar con tus proyectos y después de terminarlos. Te darás cuenta de muchas mejoras que pueden ser registradas y consideradas para el próximo servicio que tengas programado con ellos. Incluso no solamente se podrá trabajar en las mejoras, sino que también se pueden documentar las mejores prácticas para siempre llevarlas a cabo.

5. Proveedores EHS como aliados para mejorar tu desempeño EHS Si la perspectiva que tienes actual13


mente de tu proveedor de servicio es de alguien que tiene que ayudarte ya que le estas pagando por eso, sugiero que revises mejor esa perspectiva. ¿Has pensado que tu proveedor es más bien un aliado especialista que te ayuda a cumplir con tus metas? A lo largo de este artículo hemos revisado diversos criterios para evaluar un proveedor EHS, revisa en detalle estos criterios y si crees que un proveedor está dentro de ellos, entonces trabaja con él, sostén reuniones periódicas para revisar los trabajos sobre los que te está ayudando, dile que aspectos de su trabajo no te han gustado y cuales pueden mejorar. También pregúntale que puedes hacer tu como organización para que siga desarrollando su trabajo sin dificultades, existen muchos motivos por los cuales un proveedor pueda tener inconformidad con algún cliente: proceso de pago muy lento, falta de organización para recibirlo en la planta, no le entregan información oportuna para elaborar reportes, etc., así que no todo depende de tu proveedor EHS, una relación a largo plazo y duradera con tu proveedor EHS representa también una alta productividad para ti que se traduce en ahorros.

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Solo imagina estar cambiando de proveedor continuamente y lo que esto representa para ti: tiempo para firmar contratos, generar ordenes de trabajo nuevas, dar de alta al proveedor, conocer su equipo de trabajo, explicarle el proceso de producción de tu organización, que el proveedor entienda tus problemas, etc., a largo plazo será más rentable establecer relaciones de trabajo duraderas con tus proveedores EHS y juntos lograr un beneficio. El trabajar con proveedores de Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS) de manera organizada sin lugar a dudas representa grandes beneficios para tu organización así que espero que esta reflexión sirva para ayudarte a organizar mejor las alianzas con tus proveedores EHS. Hasta la próxima. Beatriz Ramírez Gutiérrez Químico Industrial con mas de 15 años de experiencia en el Sector ambiental de la seguridad y salud ocupacional con amplia experiencia en la administración EHS. Puede ser contactada en: beatriz.ramirez@revistavsm.com

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INDUSTRIA

Productividad en el área ambiental, de seguridad y salud ocupacional mediante el control de documentos

I

magina que tienes una reunión sobre cumplimiento legal ambiental de último minuto donde te piden que presentes el estatus sobre cumplimiento a requisitos legales al director de finanzas. La reunión es para revisar los montos que se deben aprobar en los siguientes 3 meses en relación a tus próximos permisos y licencias ambientales. Cualquiera que sea tu nivel de cumplimiento en el tema ambiental, de seguridad y salud ocupacional (EHS) necesitaras mostrar en que punto te encuentras y que se necesita en los próximos meses para estar dentro de la ley así que de in-

mediato recurres a tus archivos donde puedes encontrar la información. Comienzas a buscar la información, pero no recuerdas donde dejaste la última versión de tu evaluación de cumplimiento legal. Quizás es una tabla muy sencilla en Excel donde habías colocado los principales requisitos legales a cumplir en los próximos 3 meses, pero no recuerdas donde lo dejaste. Tu jefe te dice que tu reunión será en una hora así que con un poco más de presión sigues buscando la información. No recuerdas si lo dejaste guardado en el disco local de tu computadora o si lo dejaste grabado en

alguna ruta donde se guarda la información de tu empresa. De pronto recuerdas que el archivo se lo mandaste a tu consultor para que te cotizara unos estudios pendientes así que comienzas a buscarlo en tu bandeja de enviados de tu correo electrónico. A estas alturas ya has perdido 20 minutos buscando la información; bueno al final encuentras el archivo después de filtrar tus correos electrónicos. En fin, después de encontrarlo ahora te das a la tarea de pasar en limpio la información en modo presentación. El tiempo sigue corriendo, pero después de todo alcanzas a terminar la pre15


sentación justo un par de minutos antes de tu reunión. Durante la reunión, presentas la información al director de finanzas de tu empresa y después del intercambio de ideas y diversas explicaciones técnicas de tu parte, te aprueban el gasto para actualizar y presentar varios estudios y permisos del área ambiental y de seguridad ocupacional. A pesar de haber sufrido un poco por recopilar la información y con todos los nervios durante la presentación sales de ella muy contento, incluso tu jefe te agradece por la presentación. Ya en tu oficina después de la calma recuerdas que ese no era el archivo actualizado, en realidad había un archivo donde había una versión más reciente, en ese archivo más reciente se indicaba la importancia de realizar el estudio de iluminación para tu sitio. El estudio es sumamente importante y no puede esperar al siguiente trimestre así que ahora estás pensando: “¿Como le digo a mi jefe que se me paso incluir un estudio importante en la reunión?”. Como puedes ver, en el ejemplo anterior, el no tener un control de documentos organizado puede traer este tipo de consecuencias, errores que si bien es cierto puedes corregir (quizás tu jefe tenga que solicitar otra reunión para hablar con el director de finanzas de la empresa y decirle que olvidaron un estudio) al final de cuentas el tiempo invertido por todos no será reemplazable, al contrario, se deberá invertir más tiempo para para volver a presentar la información en una nueva reunión. ¿Qué hubiera pasado si la información estuviera controlada y organizada? Si estuvieras en ese punto es probable que solo tendrías que dirigirte a tu carpeta electrónica de Cumplimiento legal y abrir la última versión de tu archivo con el plan de acción de los próximos tres meses. Vaciarías la información a tu presentación, te daría tiempo incluso de asegurarte que no se te está pasando ningún requisito importante y quizás hasta podrías repasar un poco la presentación con tu jefe antes de su presentación final. Seguramente habrías tenido una reunión más tranquila donde estuvieras mejor enfocado, te aprobarían la realización de los estudios y se acabó. A trabajar en su realización. El tiempo invertido en el primer ejemplo donde no se tiene la información doc16

umentada comparada con el segundo ejemplo donde se tiene documentada hace una gran diferencia en tu productividad. ¿Que se necesita para tener un buen control de documentos? Si estas familiarizado con algún estándar ISO definitivamente puedes aprovechar su plataforma para organizar tus documentos EHS en esa plataforma. Incluso si no cuentas con una certificación ISO 14001 / ISO 45001 o similar, puede que tu organización tenga una certificación ISO en algún otro estándar como el de calidad, aeroespacial, automotriz, etc., que puedes utilizar. Si este es el caso, te recomiendo que te acerques con el área de control de documentos de tu empresa y te ayude a organizar tus principales procedimientos y formatos EHS. Si por otro lado cuentas con un estándar internacional ISO 14001 / ISO 45001 entonces solo requieres poner en práctica tu sistema de control de documentos. Aprovecha lo que pide el estándar en este punto. La recomendación más importante que te puedo dar es que te hagas el hábito de utilizar tu sistema tanto como puedas. Por ejemplo, es fácil caer en la tentación de no guardar un reporte quincenal de ingresos por reciclaje, quizás puedas decir “por lo pronto lo guardo en mi computadora y en una oportunidad lo coloco en su archivo correspondiente dentro de mi control de documentos EHS”. Esto puede ser válido mientras realmente lo hagas, pero definitivamente no es recomendable ya que no estas generando el hábito de guardar tu información EHS en su ruta y carpeta oficial definida cuando se esté generando. Si constantemente caes en el error de no guardar la información que generas en sus lugares definidos en tu Sistema EHS, con esto solo regresas

a la probabilidad que se pierda la información, no recuerdes donde lo dejaste, obtengas una versión obsoleta, etc. Lo práctico por encima de la burocracia. Por otro lado, el abusar de un control de documentos también puede llevarte a caer en una exageración en los controles para guardar la información. Revisa muy bien que tipo de documentos requieres mantener

documentados, que registros críticos de tu sistema EHS tienen que estar siempre al día y disponibles y cuales no son necesarios tener archivados. Recuerda que entre más práctico y simplificado esté tu sistema de control de documentos más eficiente serás a la hora de encontrar la información y veras que tu productividad aumentara. www.revistavsm.com


INDUSTRIA

¿Tu organización no tiene algún sistema basado en ISO donde puedas controlar la información? Si tu empresa no cuenta con algún estándar o certificación que contenga alguna clausula específica para administrar la información de tu Sistema EHS tampoco debe ser un pretexto. Plantéate la meta para crear tu propio sistema de manejo y administración de la información. Puedes basarte en los principios ISO para organizar tu información. La administración, manejo y complejidad de la documentación EHS dependerá de aspectos tales como: Tamaño de tu organización, complejidad de los procesos y su relación con los temas EHS, giro de la empresa y la relación que tenga con sus requisitos EHS a cumplir, exigencias de clientes y corporativo en cuanto a reportes y métricos, etc. Los factores pueden ser varios, pero independientemente de todos estos factores, algunos temas clave de un Sistema EHS en donde debes tener especial atención en el control de la información y sus registros pueden ser: • Carpetas de permisos, estudios laborales, ambientales, licencias EHS. • Procedimientos con controles para prevenir la contaminación • Procedimientos con reglas y controles para prevenir accidentes en actividades puntuales de tu operación • Procedimientos donde se definan responsabilidades clave para la correcta operación de equipos ambientales o de prevención de accidentes • Procedimientos para monitorear la salud de tus empleados por procesos riesgosos • Administración de tu programa de emergencias Como ves el manejar información documentada para tu Sistema EHS tiene muchos beneficios no solo para incrementar la eficiencia y productividad dentro de tu Sistema EHS sino también para mejorar la transparencia y conocimiento de la información, no solo por el administrador principal sino por los diversos actores que participan en su mantenimiento. Escrito por Héctor Baltazar Gama Profesional de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional con 20 años de experiencia en el área incluyendo diversos proyectos de implementación de Sistemas de Administración Ambiental ISO 14001 y Sistemas de Seguridad y Salud OHSAS 18001. Puede ser contactado en hector.baltazar@revistavsm.com

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Reseña del libro: The psycology of safety handbook

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l elemento más complicado de cambiar en una organización es la mente humana. Para cada uno de nosotros, profesionales de la seguridad, el comportamiento y la actitud humana son los retos más difíciles. Sin duda la experiencia de Dr. Geller de manera efectiva cubre en este nuevo y ampliado manual brindando todo lo que necesita para disminuir la frecuencia y gravedad de las lesiones accidentales en su organización. Cubre todas las áreas de la psicología directamente relevantes para comprender e influir en las conductas relacionadas con la seguridad. La única referencia completa sobre la psicología de la dinámica humana de la seguridad. El Manual de Psicología de la Seguridad le muestra cómo aplicar la psicología para mejorar la seguridad y la salud en su organización. El Dr. Geller proporciona teoría, procedimientos y herramientas para guiar la mejora continua a largo plazo de su organización. Uno de mis favoritos que deben leer en el capítulo diez: Intervención con activadores, son las tarjetas de “promesa de comportamiento seguro”. Las declaraciones públicas de seguridad siempre son una forma de involucramiento para los empleados de participar al cumplimiento de medidas de seguridad. Este es solo un ejemplo de los métodos y técnicas que describe que se han utilizado durante los últimos 30 a 40 años en los estados unidos y que han cambiado la el nivel de la cultura de seguridad en la vida de los estadounidenses. Este libro es ampliamente recomendado para obtener las ideas de acciones necesarias para mejorar los comportamientos de seguridad en tu planta.

Título del libro: The psycology of safety handbook Autor: E. Scott Geller Editorial: CRC Press LLC Año de publicación: 2001

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Escrito por: Rubén Rosales Diaz Contacto: ruben.rosales@revistavsm.com

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INDUSTRIA


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Edición 4, 2018. VSM Revista Verde & Segura Manufactura  

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