Issuu on Google+

Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

I.

Šta je prijedlog projekta ?

Prijedlog je pisani zahtjev za finansiranje upućen nekoj fondaciji, korporaciji, preduzeću, državnom ili medjudržavnom tijelu, ili osobi. Drugim riječima, prijedlog je pažljivo, koncizno i jasno napisan dokument čiji je cilj da ubjedi pomenuti finansijski izvor da treba da odobri sredstva za projekat. Projekat se bavi nekim pitanjem ili potrebom, kao što je neka društvena potreba ili neophodna reforma politike u nekoj oblasti. Prijedlog ima sledećih šest zadataka:

Definisanje problema

Finansijski izvori ne daju novac bez jakih razloga. Dakle, predlagač ili aplikant mora dobro da obrazloži zašto projekat treba da bude realizovan. U prijedlogu treba pažljivo opisati problem kojim se projekat bavi i navesti šta je urađeno po tom pitanju u datom geografskom području, kao i u drugim djelovima svjeta.

Opis potencijalnog rješenja problema

Pošto je problem bio temeljito ispitan i sagledan prije podnošenja prijedloga projekta, predlagač je sigurno upoznat sa mogućim rješenjima koja su isprobana u lokalnoj ili nekoj drugoj sredini. Prijedlog treba da sadrži opis potencijalnog rješenja koje bi kroz projekat trebalo da bude realizovano i objašnjenje zašto se očekuje da predloženo rješenje bude uspješno.

Plan djelovanja

Prijedlog predstavlja plan djelovanja - korak po korak – uz podatke o tome šta tačno predlagač namjerava da uradi u svakoj pojedinoj fazi realizacije projekta. Plan koji je predlagač sastavio biće u potpunosti poštovan u obliku u kom je napisan, osim ako predlagač i finansijer ne budu postigli drugačiji dogovor.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Zahtjev

Prijedlog treba da bude tačno isplanirani zahtjev za finansiranje ili tehničku pomoć, opremu, knjige, itd. Predlagač ne smije da moli za novac u paničnoj žurbi neposredno prije predviđenog početka projekta. Takvi predlozi se smatraju neprofesionalnim i vjerovatno neće naići na razumjevanje.

Sredstvo za ubjeđivanje donatora

Prijedlog predstavlja i sredstvo za ubjeđivanje donatora da počne da razmišlja o predmetnom problemu na isti način kao predlagač, da dodjeli projektu visok stepen prioriteta, da prihvati finansiranje projekta i da bude uvjeren u sposobnost predlagača da će dobijenim sredstvima pametno raspolagati i da će projekat dovesti do kraja.

Istovremeno obećanje i obaveza

Prilikom sastavljanja Prijedloga, predlagač daje obećanje da će problem riješiti i obavezuje se da će se pridržavati predloženog plana. Kada dobije finansijska sredstva, ovo obećanje i obaveza predlagača prerastaju u zakonsku obavezu. Neke fondacije, državne i međudržavne finansijske organizacije imaju detaljne formulare koje predlagač mora da popuni. U tom slučaju, predlagač ne mora da dostavi i Prijedlog projekta koji je sam pripremio. Međutim, većina donatora predviđa da im se dostavi originalni Prijedlog projekta u pisanoj formi. Pošto svaka donatorska organizacija ima različitu orijentaciju, prioritete, krajnje rokove i ciljeve, izuzetno je važno da u najvećoj mogućoj mjeri budete upoznati sa onim šta svaka od njih očekuje i traži, i da prezentujete upravo one informacije koje su tražene.

II.

Informacije kojima treba da raspolažete prije podnošenja prijave

Za dobijanje donacija vlada jaka konkurencija. Iznosi raspoloživih finansija su ograničeni, dok je broj predlagača u nadmetanju za donacije prilično veliki. Da biste dobili donacije, vaš Prijedlog mora da bude dobro isplaniran, jasno napisan, i upućen odgovarajućoj donatorskoj organizaciji/organizacijama. U suštini, vaš Prijedlog mora da bude bolji od Prijedloga konkurencije. Konkretno, predlagači moraju da zapamte sledeće: Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

• Obavite prethodna istraživanja. Morate pokazati finansijeru da ste stručnjak u vašoj oblasti i da možete efikasno da realizujete projekat. • Morate jasno da izložite šta tačno namjeravate da uradite. Koji problem ćete rešiti? Kojim grupama populacije će koristiti vaš rad? Na koji način će im to koristiti? Budite konkretni. Finansijeri nisu zainteresovani da daju novac za maglovite ideje. • Pomirite se sa činjenicom da pojedinci obično ne dobijaju donacije. Donacije se obično daju organizacijama, posebno neprofitnim, i akademskim institucijama. • Detaljno se informišite o organizaciji kojoj podnosite zahtjev. Bilteni, godišnji izvještaji, publikacije i internet sajtovi predstavljaju dobre izvore informacija. Ne podnosite zahtjev bilo kojoj ili svakoj donatorskoj organizaciji. Uskladite potrebe vaše organizacije sa misijom i ciljevima kojima se bavi donatorska organizacija. Ako se vaš projekat bavi obrazovanjem u osnovnoj školi, nemojte podnositi svoj zahtev organizaciji koja je orijentisana na visokoškolsko obrazovanje, u nadi da će oni proširiti područje svoje djelatnosti, ili da će prihvatiti da su te dvije oblasti ipak srodne. • Pronađite najmanje pet do deset potencijalnih donatora koji se bave vašom djelatnošću. Ne računajte na to da ćete dobiti novac od svake organizacije od koje ste ih tražili. Pripremite i rezervni plan. • Razmotrite mogućnost saradnje sa nekom partnerskom organizacijom. Time ne samo da ćete objediniti stručne sposobnosti svih partnera, a u korist i projekta i učesnika u projektu, nego ćete možda otvoriti mogućnosti i za pristup većem broju različitih donatora. • Ako ste dva puta ranije dobili donacije od jedne organizacije u istoj oblasti djelovanja, imajte u vidu da su neke institucije spremne da samo nekoliko puta finansiraju jednu istu organizaciju. Ako je to vaš slučaj, potražite neki drugi finansijski izvor, koji će možda imati nove ideje, veće i dugoročnije donacije, itd. • Ne tražite više novca nego što je donator spreman da da. Ako donatorska institucija nije nikada dala više od 10.000 $ ni za jedan pojedinačni projekat, takvoj organizaciji ne traba dostavljati zahtev za 75.000 $. To je siguran način da budete odbijeni. Sa finansijskim ogranizacijama u tom pogledu nema pogađanja, bićete jednostavno odbijeni.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Donatorskim institucijama su potrebne veoma kvalitetne, pouzdane organizacije koje će im pomoći u ostvarivanju njihove misije. U tome se oslanjaju na manje, novoformirane organizacije iz kojih dobijaju nove ideje, energiju i projekte. Oni predlagači koji mogu da pokažu svoj profesionalizam, koji se obrate odgovarajućoj donatorskoj instituciji, a imaju dobre, čvrste i ostvarljive planove, imaće dobre izglede da donacije i dobiju. Predlagač mora da bude svjestan da je proces dobijanja finansijskih sredstava veoma složen i dugotrajan. Ne možete očekivati da ćete sredstva, ili čak i odgovor, dobiti odmah. Proces odlučivanja i ugovaranja traje mjesecima, ponekad i znatno duže od godinu dana. Tako, organizacije koje računaju na to da iz donacija podmire svoje operativne troškove i izdatke vezane za projekte, treba da planiraju nekoliko godina unaprijed. Donatorske organizacije rade različitim tempom i po različitoj dinamici, tako da će za jedan isti projekat koji dobija donacije od većeg broja donatorskih institucija novac obično stizati u različitim rokovima. Neki predlagači uspjevaju da to okrenu u svoju korist: pošto su dobili deo potrebnih finansijskih sredstava, Prijedloge podnose i drugim finansijerima. I vjerovatno je da će se te organizacije lakše odlučiti da odobre dopunska sredstva kada vide da je neka druga donatorska organizacija već uložila sredstva u predmetni projekat predlagača.

III. Kako se u finansijskim fondovima odlučuje o projektima koji se finansiraju? Svaka donatorska institucija ima svoje posebne prioritete i interese. Uspješni predlagač ne šalje identične Prijedloge većem broju organizacija, već svaki Prijedlog prilagođava određenoj instituciji, posebno naglašavajući aspekte u kojima se predloženi projekat poklapa sa posebnom misijom koju ima svaka od ovih organizacija. Međutim, donatorske institucije su međusobno veoma slične po onome šta traže i šta očekuju od projekta i od predlagača. One traže projekte koji će unaprijediti njihovu misiju ili ciljeve. Traže organizacije koje se profesionalno ponašaju i veoma kvalitetne projekte, koji će doprineti njihovom ugledu kao donatora. Žele projekte u koje je uloženo mnogo razmišljanja i planiranja. Ostale karakteristike predloženih projekata koje donatori očekuju su: • Da projekat ima značajan i dugotrajan uticaj. Donatori koji ulažu u održive ili ponovljive projekte ostvarajuju mnogo veći uticaj nego u slučaju kratkoročnih projekata oko kojih se podigne velika buka u jednom trenutku, a čiji značaj brzo potom izblijedi. Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Donatorske institucije žele da sa svojim ograničenim sredstvima ostvare što veći uticaj. • Da iz projekta proizađu drugi uspješni projekti, ideje ili studije. Baš kao što donatorske organizacije više vole da projekti koje one finansiraju budu dugoročni, na isti način žele da ostvare prostornu raširenost svojih projekata, odnosno rasprostanjenost u više geografskih regiona. Ovakvom strategijom se povećava uticaj njihovih ograničenih sredstava, pomaže se većem broju ljudi i raste njihov ugled kao donatora u širem regionu. • Kreativnost, inovativnost ili posebnost projekta. Ove karakteristike će posebno istaći ulogu donatorske organizacije i potencijalno mogu da ostvare veći uticaj od starih i već isprobanih ideja i projekata. • Visok koeficijent u odnosu između učinka i koštanja projekta. Drugim riječima, donatori se radije opredjeljuju za projekte koji će ostvariti što je moguće veći učinak za isti novac. Ako su svi aspekti projekta isti, projekat koji će obezbjediti pomoć za 50.000 ljudi, a košta 10.000 $, biće mnogo poželjniji od projekta koji će za isti novac obezbjediti pomoć za stotinu ljudi. • Projekti koji podstiču razvoj. I u ovom slučaju donatorske organizacije radije daju novac za održive projekte. Ako bi, na primjer, početno malo ulaganje moglo da podstakne ekonomski rast ili poveća broj ljudi koji se angažuju na ostvarivanju datog cilja, time bi malo ulaganje postalo veoma isplativo u smislu ostvarenog doprinosa u realizaciji misije. U suštini, predlagači bi trebalo da u svojim prijedlozima dokažu zašto su baš oni posebni i zašto njihovi projekti zaslužuju da budu finansirani. Svaki predlagač je konkurencija za ostale predlagače, pa bi svaki trebalo da nastoji da se razlikuje od ostalih i da ubjedi donatora da je njegov projekat vrijedniji od drugih.

Gdje da tražite potrebna sredstva? 

Već poznati izvori finansiranja

Predlagač treba da u svom traženju uvijek prođe od onih donatorskih organizacija koje poznaje od ranije. Od tih organizacija treba da zatražite upustva, godišnje izvj eštaje i publikacije, kao i obrasce za prijave, ako ih ima.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Treba da se raspitate kod službenika zaduženog za programe i mogućnostima za dobijanje sredstava od drugih organizacija koje on poznaje. 

o

Dobrotvorne manifastacije

Sakupljanje dobrovoljnih priloga obično se organizuje u okviru dobrotvornih manifestacija u lokalnoj zajednici ili gradu (sa prihodom od ulaznica namenjenim nekoj organizaciji), ali i mnogih drugih konkretnih aktivnosti. Na primjer, ako se neki projekat odnosi na poboljšanje škola u nekoj sredini, i sama lokalna zajednica je često spremna da pruži svoj doprinos odnosno da učestvuje u dobrotvornim manifestacijama. Novac koji je prikupljen ovim putem može da posluži da se dopune ili zamjene sredstva dobijena od donatorske organizacije. 

Evropska Unija

Evropska Unija ima mnogo svojih kancelarija širom Centralne i Istočne Evrope i u zemljama bivšeg Sovjetskog Saveza. Unija takođe podržava prikupljanje informacija u većem broju biblioteka u regionu, u vezi raznih aspekata EU i njenih projekata. Od svih izvora finansiranja, EU najviše izdvaja za projekte u Centralnoj i Istočnoj Evropi i bivšem Sovjetskom Savezu. Konkurencija je veoma jaka i kriterijumi su veoma strogi. Osim toga, proces odobravanja donacija veoma dugo traje. Organizacije koje su zainteresovane da se prijave za dobijanje donacije Evropske Unije treba da zatraže odgovarajuće informacije u predstavništvu EU ili konzularnim odeljenjima zemalja članica. 

Trgovinske komore

Amerika, Engleska i Kanada aktivno rade na osnivanju trgovinskih komora širom Centralne i Istočne Evrope i bivšeg Sovjetskog Saveza. Ove organizacije nisu samo namenjene unapređivanju privrednih odnosa, nego rade i na pružanju pomoći i finansiranju drugih aktivnosti u zemlji domaćinu. Trgovinske komore vam mogu pomoći u pronalaženju dobrotvornih fondacija privrednih subjekata i programa dopunskih donacija. Međjutim, institucija trgovinskih komora u regionu se veoma razlikuje od tipa komora koje postoje u Americi, Engleskoj i Kanadi, tako da organizacije koje traže finansiranje treba direktno da se obrate predstavniku Trgovinske komore i od njega saznaju kakve se sve usluge nude preko komore.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Pretraživanje preko Interneta i elektronska pošta

Organizacije koje koriste elektronsku poštu i imaju pristup internetu mogu ući u baze podataka Evropske Unije DIALOG; ORBIT; DIALCOM i EUROBASEECHO, kao i u biblioteku američkog Kongresa, univerzitetske biblioteke širom sveta, web-sajtove pojedinih organizacija, itd. Donatorske organizacije sve više objavljuju informacije o svojim djelatnostima i mogućnostima za dobijanje donacija na ''World Wide Web'' mreži, tako da internet predstavlja sredstvo od ogromnog značaja za prikupljanje informacija. Ako niste uspjeli da pronadjete web sajt određene organizacije, pokušajte da ih pozovete i saznate njihovu webadresu – većina organizacija je zainteresovana za to da potencijalni predlagači saznaju što više o misiji, djelatnostima, potrebama organizacije preko ovog izvora dostupnog javnosti. Kada pronađete traženi web-sajt možete poslati pismo o interesovanju elektronskom poštom, kako biste dobili detaljnije informacije i upustva. Na ovaj način, predlagač može dobiti detaljne podatke od velikog broja organizacija, ne pomerajući se od svog pisaćeg stola. 

Novine, članci u časopisima, javni informativni servis (PAIS)

Sve ove informacije se mogu dobiti u većim bibliotekama. Servis PAIS radi u svim američkim bibliotekama i ambasadi u svakoj zemlji. Novine, periodika i časopisi objavljuju brojne članke o finansijskim institucijama, donacijama, projektima, novim programima itd. Ovakvi članci vam mogu koristiti u istraživanju tematskih oblasti kako biste saznali ko šta radi i gde. II Traženje regionalnih ili domaćih izvora finansiranja Ministarstva Najčešće ministarstva zdravlja posjeduju kompletne spiskove svih inostranih fondacija i donatorskih organizacija koje su prisutne u njihovoj zemlji. Donatorske organizacije i korporacije moraju da se registruju u ministarstvu, i te informacije su danas dostupne javnosti. Ove informacije vas mogu uputiti na neke druge izvore kao što su : Privredni subjekti kao donatori U nekim državama još uvek nema mnogo investicija od strane privrednih subjekata, ali ih ipak ima, dok su u nekim razvijenijim zemljama oni u priličnoj mjeri zastupljeni. Organizacije mogu dobiti finansijska sredstva u zamenu za jednostavno objavljivanje u javnosti da je odredjena velika kompanija Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

pokrovitelj projekta. Pošto se ovo sve češće dešava, predlagači treba prvo da pronadju takva preduzeća, da se orijentišu na aktivna i u javnosti poznata preduzeća, i da prvi kontakt uspostave sa njihovim rukovodiocima za finansije ili odnose sa javnošću. Ali, pre toga, neophodno je odgovarajuće istraživanje. Koga te kompanije finasiraju i zašto? Kakve koristi će kompanija imati ako prihvati da bude pokrovitelj nekog dogadjaja ili organizacije? Na primjer, da li im je poznato da će taj projekat imati ogroman uticaj da društvenu zajednicu i da će malo ulaganje od strane kompanije u taj projekat-aktivnost proizvesti izvanredan publicitet u korist kompanije? Strane vlade Predstavništva stranih vlada i ambasade širom regiona takodje raspolažu detaljnim podacima o izvorima finansiranja. Američka Agencija za medjunarodni razvoj (USAID) ima predstavništvo u svakoj državi, što je slučaj i sa brojnim vladinim agencijama kao što su Ujedinjene Nacije i Evropska Unija. Konzulati drugih zemalja takodje imaju podatke o finasijerima i projektima. Telefonski imenici, gradske informativne službe i osoblje ambasada mogu uputiti zainteresovane na ova predstavništva. Mnoge strane ambasade imaju biblioteke, kulturne centre i čitaonice koje bi predlagači trebalo da koriste. Na kraju krajeva, sve to i postoji zbog javnosti. Diplomatski izaslanici za kulturu, informisanje, predstavnici nadležni za odnose sa javnošću, osoblje zaduženo za istraživanje i bibliotekari mogu dati odgovore na mnoga pitanja. Traženje finansija prema vrijednosti i vrsti projekta Donacije se mogu podjeliti u više kategorija, zavisno od vrste pomoći koja se traži. Na primjer: • Donacije za projekat čine sredstva za finansiranje određenog projekta, kao što je obuka ili istraživanje u vezi sa nekim konkretnim problemom. • Djelimično finansiranje ili dopunske donacije se traže kada predlagač već ima neka sredstva, ali nedovoljna za završetak projekta, ili kada predlagač traži djelimično finansiranje od dva ili više finansijskih izvora. • Donacije za finansiranje rada organizacije za vrijeme dok je angažovana na projektu.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

• Nenamjenske donacije za finasiranje rada organizacije (obično se radi o neprofitnim institucijama) nevezano za neki konkretni projekat, u smislu finansijske podrške za održavanje egzistencije i ostvarivanje opštih ciljeva njene misije. • Investicione donacije služe primaocu za ulaganje u kapitalna dobra, kao što su kupovina zemlje, zgrada ili mašina ili poboljšanje postojećih kapaciteta. • Inicijalne (početne) donacije služe da se lansiraju neki manji projekti i da počne njihova realizacija. Predlagač uvjek mora da prethodno provjeri da li donatorska organizacija kojoj se obraća daje upravo onu vrstu donacija koja je njemu potrebna. Na primer, neke donatorske organizacije ne odobravaju fiansiranje izgradnje ili opremanje kancelarija, druge pak ne daju donacije za isplate zarada ili plaćanje državnih poreza. Kada ne treba da tražite sredstva Neke donatorske institucije su voljne da samo jednom pomognu neku organizaciju, nasuprot tome neke druge su spremne da razvijaju dogoročne odnose, tako da primalac može da računa na dobijanje godišnje donacije u periodu od nekoliko godina. Zato pre ponovnog prijavljivanja predlagač treba da provjeri koju vrstu odnosa donator želi da uspostavi. Još jednom, razlozi za neprijavljivanje na konkurs za dobijanje donacija (osim ako vam nije drugačije rečeno) mogu da budu slijedeći: • Donatorska organizacija predloženog projekta

ne

finansira

aktivnosti

iz

tematske

Nerealni troškovi ili rokovi

Predlagač nema jasan i određen problem koji hoće da riješi

Donatorska organizacija ne finansira projekte u toj zemlji ili regionu

Predlagač je ranije već dobio sredstva od iste organizacije

oblasti

• Predlagač nije obavio odgovarajuće istraživanje u vezi tematske oblasti i već mu, jednostavno, očajnički treba finansijska pomoć. Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Predlagači ne bi trebalo da gube vrijeme prijavljujući svoje projekte fondacijama kod kojih nemaju šansu da dobiju pomoć, osim ako donator ne odluči da u njihovom slučaju napravi izuzetak. Prijave treba da budu upućene samoodgovarajućim izvorima finansiranja. Prijedlog projekta : Ključni elementi dobrog Prijedloga Propratno pismo i/ili rezime Naslovna strana je prva strana Prijedloga. U prvom stavu naslovne strane projekat treba da bude u cjelosti objašnjen. Rezime (ako je potreban) obično se daje u posljednjem stavu ili nekoliko posljednjih stavova Prijedloga, gde se ponovo rezimira projekat. Kako je naprijed objašnjeno, pomenuti sažetak na početku predstavljanja projekta je neophodan, zato što recenzent želi da odmah zna o čemu se radi u projektu. Rezime se daje ponovo na kraju, kako bi čitalac na kraju dobio kompletnu sliku o projektu. Ovakav pristup je bolji, nego da se posljednji stav odnosi na neko relativno beznačajno pitanje. Naslovna strana mora da sadrži jasnu definiciju problema. Idealno je da opis problema bude vrlo konkretan i kvantitativno izražen, i treba da ukaže na neki društveni problem koji projekat može brzo da riješi ili da barem ublaži. Ciljevi i zadaci Cilj projekta je definicija viših ciljeva, ka čijem ostvarivanju su usmjerene aktivnosti projekta. Na primjer: ''Stvorićemo centar visokog kvaliteta koji će imati veliki uticaj na kreiranje politike, kao jedan od glavnih činilaca u oblikovanju politike zemlje u javnom sektoru''. Zadaci projekta su konkretniji, mjerljivi koraci koji se preduzimaju radi ostvarivanja tog cilja. Na primjer: ''1. Zadatak: Angažovanje 3 uticajna istraživača u domenu društvene politike u javnoj upravi, koji imaju sposobnost da ostvare uticaj i saradnju sa vladom. 2. zadatak: Sprovodjenje dubinskog proučavanja poreske strukture i penzionog sistema. 3. zadatak: predlaganje zakonskih amandmana da bi se popravilo stanje u ovim oblastima. Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

4. zadatak: razgovori sa predstavnicima vlade radi obrazlaganja neophodnih amandmana... itd'' Cilj i zadaci treba da budu jasni i ostvarljivi u rokovima realizacije projekta. U završnom izvještaju, primalac donacije bi trebalo da opiše kako je svaki od ovih koraka realizovan. Metodologija/Programske aktivnosti Prijedlog se još konkretnije određuje metodologijom nego zadacima. Metodologija opisuje kako predlagač namjerava da ostvari zacrtane zadatke. Kada recenzent čita dio o metodologiji, potrebno je da može lako da zamisli šta će predlagač tačno da uradi u pojedinim fazama projekta. Predlagači treba da dobro razmisle koje su im ličnosti neophodne za realizaciju projekta, i šta će svaki pojedinac raditi u svakoj konkretnoj fazi projekta. Ovakva vrsta planiranja ne samo da je od koristi prilikom pisanja Prijedloga i dobijanja sredstava, nego i u upravljaju projektom i sastavljanju izvještaja. Jasnoća i jezik Prijedlog treba da je dobro isplaniran i razumljiv. Osoba koja sastavlja Prijedlog treba da zamoli kolege ili druga lica da pročitaju dokument i daju svoje mišljenje i sugestije kako da bude još bolji i jasniji. Mnogi predlagači pišu stilom koji koristi bombastičan i komplikovan način izražavanja, misleći da će tako Prijedlog zvučati profesionalnije i naučnije, ali takva strategija obično izaziva suprotan efekat. Recenzent hoće da brzo i lako dođe do suštine Prijedloga. I ne želi da utroši ogromno vrijeme na dešifrovanje frazeologije i mučno probijanje kroz tekst koji praktično ne saopštava ništa. Većina Prijedloga se piše na engleskom, francuskom ili njemačkom jeziku, jer su to najčešći jezici donatorskih organizacija. Predlagači koji pišu Prijedlog na stranom jeziku, trebalo bi da angažuju još nekoga, po mogućstvu nekoga kome je to maternji jezik, da pročita Prijedlog radi ispravki gramatičkih i ortografskih grešaka, kao i onih dijelova dokumenta gdje često dolazi do nesporazuma. Neke rečenice i fraze se ne mogu lako prevesti. Predlagači često radije pišu na svom maternjem jeziku, posebno u razvojnoj fazi projekta, da bi zatim dali tekst nekom da to prevede. Urednici bi takođe mogli da pomognu u ispravljanju nekih preostalih problema. I, na kraju, neko ko nema nikakve veze sa projektom treba da pročita Prijedlog. Ako ne razumije nijedno od pitanja o kojima se tu radi, autor Prijedloga treba da razmisli o tome da li je potrebno da potpuno preradi svoj Prijedlog projekta. Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Podrška partnerskih organizacija Veoma je važno da u Prijedlog bude uključena podrška partnerske organizacije u pisanoj formi, što se obično daje u prilogu, posebno kada se radi o zajedničkoj prijavi ili prijavama za dopunska finansijska sredstva. I svaka druga organizacija koja je uključena u projekat treba da priloži izjavu na svom memorandumu, potvrđujući podršku i učešće. Ako je predlagač već obezbjedio iz drugog finansijskog izvora djelimično finansiranje projekta, treba da priloži kopiju pisma te organizacije u kome je naveden iznos dobijene pomoći. I ovo pismo se daje u prilogu. Predlagač treba s ponosom da prikaže finansijsku podršku iz drugih izvora, pošto time demonstrira da druge organizacije vjeruju u projekat i u predlagača. Dinamika realizacije projekta (termin plan) Poglavlje koje opisuje svaki korak u realizaciji projekta samo će učiniti da Prijedlog postane bolji. U termin planu mora da bude definisano kada projekat počinje (što je posebno važno, ako je početak projekta vezan za određeni datum, kao što je početak školske godine, ili period pre izbora), kada će svaka faza biti urađena i koliko dugo će trajati, i kada će projekat biti završen. Ako je metodologija detaljno opisana, dinamika može biti relativno jednostavno prikazana. Može se dati opisno (npr. ''U maju ćemo izvršiti oglašavanje za 30 učesnika, u junu ćemo izvršiti izbor učesnika, itd“.), ili u vidu grafikona ili tabele. Termin plan realizacije projekta :

Tabele su veoma korisne za ilustrovanje dinamike realizacije kada se neke faze paralelno odvijaju. Na tabeli se to može jasno i vizuelno prikazati. Ako je potrebno da u nekoj fazi projekta bude angažovano dodatno osoblje.

Budžet Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Budžet predstavlja opis finansijskih aspekata projekta. U njemu su prikazani svi planirani troškovi projekta i kako će oni biti podmireni iz svih raspoloživih finansijskih izvora. Budžet može da predstavlja veoma korisno sredstvo za planiranje projekta, i zapravo izrada budžeta zahtjeva od predlagača da veoma detaljno prethodno isplanira realizaciju projekta. Donatorske organizacije često imaju pripremljene obrasce za budžet koje predlagač popunjava. Ako neka institucija i nema takav obrazac, može se iskoristiti obrazac neke druge organizacije koji može da posluži kao model osnovne konstrukcije za izračunavanje budžeta.

Kako da izračunate koliki budžet vam je potreban? 1. korak: Utvrdite koje su potrebe projekta u svakoj fazi realizacije. U početku možete da uključite sve što bi vam bilo potrebno, a zatim da kasnije eliminišete ono što je nepotrebno ili ono za šta verovatno nećete dobiti sredstva. 2. korak: Utvrdite koliko će koštati svaka kategorija troškova. Nije preporučljivo da pođete od pretpostavljenih troškova. Sigurno je bolja strategija da obavite nekoliko telefonskih razgovora i provjerite: Koliko će koštati iznajmljivanje prostora za sastanke? Koliko košta štampanje priručnika za obuku? Koliko će koštati hrana za učesnike radionice? Koja je cjena novog štampača u najjeftinijoj prodavnici u gradu? Grube procjene takodje mogu biti problematične. Umesto da samo procjenite da će troškovi angažovanja osoblja za godinu dana iznositi 6000 USD, izračunajte ko će biti angažovan, u kojoj fazi projekta, koji procenat njihovog rada će biti vezan za projekat, kolika je plata svakog zaposlenog lica, koliki su porezi i socijalno osiguranje, itd.. Ovakvom strategijom ćete doći do mnogo tačnije kalkulacije. 3. korak: Napravite posebnu kolonu za svaki predviđeni izvor finansiranja. U nekim uslovima za odobravanje budžeta zahtjeva se od predlagača da tačno specificira koja će fondacija snositi troškove pojedinih elemenata projekta.

Ovaj aspekt je važan zato što su neke organizacije spremne da plate neke vrste troškova (npr. troškove štampanja), a neke druge ne prihvataju (kao što je kupovina novog računara). Tako da je neophodna ova posebna kolona za svaki red kategorije troškova. Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

4. korak: Ponovite kalkulaciju budžeta, uz eliminisanje nepotrebnih troškova, dodavanje ili brisanje sastavnih elemenata projekta, itd. Obavezno konsultujte podatke iz prvobitnog istraživanja u vezi maksimalnih iznosa donacija koje pojedine organizacije odobravaju, kao i vrsta troškova koje hoće ili neće da prihvate. Može da vam pomogne ako napravite jednu tabelu sličnu ovoj:

Tabela prikazuje budžet po mjesecima, ali isto tako može da se prikaže po godinama, nedeljama ili drugim vremenskim periodima. Osim ako donatorska organizacija nije iz iste zemlje kao predlagač, budžet vjerovatno mora da bude izražen u američkim dolarima, njemačkim markama, francuskim francima, ili evrima. Pri tome morate uzeti u obzir valutne kurseve u periodu izrade budžeta, periodu sastavljanja izvještaja, i u periodima kada se bude vršilo plaćanje izvršenih nabavki. U stavke koje se obuhvataju budžetom spadaju: osoblje (kompletno osoblje, od direktora projekta do sekretara) troškovi opreme (namještaj, adaptacija prostora, računari, štampači, itd.), materijal za potrebe istraživanja i obučavanja (knjige, papir, softver, pretplata na publikacije), konsultanti, prevodioci, nastavni materijal (kao što je izdavanje priručnika za obuku), putovanja (uključujući dnevnice i troškove prevoza po zemlji), poslovni prostor i drugi troškovi (kao što su najamnina, faks, telefon, elektronska pošta, kancelarijski materijal, kopiranje, štampanje, poštarina, članarina, osiguranje i sl.). U budžetu mora da bude jasno definisan vremenski period u kome je novac potreban, i tačni rokovi u kojima je potreban. Ovi faktori se moraju uzeti u obzir kada se definišu rokovi u kojima tranše donacije treba da budu isplaćene (vodite računa o tome da se velike donacije obično isplaćuju u dve ili više tranši, što Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

fondaciji omogućava da prati realizaciju projekta, pre nego što pošalje sav novac). Prilog uz Prijedlog projekta U prilogu se nalaze informacije koje služe kao podrška Prijedlogu. Izmedju ostalog mogu će priložiti sledeće informacije: •

Profesionalna biografija svih nosilaca projekta

Spisak članova upravnog odbora institucije

• Pismena potvrda da se radi o neprofitnoj organizaciji ili organizaciji koja je oslobođena plaćanja poreza • Spisak drugih donatorskih organizacija kojima je dostavljen Prijedlog projekta, sa odgovorima tih organizacija ili informacijom o tome kada se odgovor očekuje •

Brošure i informacije iz štampe

• Pismene ponude isporučilaca sa cijenama (u slučajevima kada se nabavlja oprema) •

Statistički pregledi ili crteži

Sporazumi o saradnji/podršci sa drugim institucijama

Pismena potvrda finansijske podrške drugih organizacija

Predlagači treba uvek da predvide mogućnost da bude izvršena redakcija Prijedloga, odnosno da neko drugi prekontroliše Prijedlog radi provjere tačnosti i jasnoće, kao i da dva puta provjeri kalkulaciju budžeta.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Šta poslije dobijanja traženih sredstava? Ugovor Na kraju će predlagač dobiti obavještenje da li je projekat prihvaćen ili ne. Ako je odgovor pozitivan donatorska organizacija će pozvati primaoca donacije da potpiše zvanični ugovor. Ugovor je pravni dokument koji zahtjeva od obje strane u sporazumu da ispune prihvaćene obaveze. Predlagač treba da pažljivo pročita ugovor i postavi donatoru sva pitanja koja ima. Ovaj ugovor je sličan zvaničnom poslovnom ugovoru: donator daje finansijska sredstva korisniku za ispunjavanje određenih obaveza, na sličan način kao što bi preduzeće plaćalo isporučiocu opreme. Primalac unaprijed mora precizno da zna koje su njegove obaveze. Čak i neprofitne organizacije ili akademske institucije kao korisnici donacija su formalno odgovorne za izvršavanje svojih obaveza iz ugovora. Nerazumjevanje ugovora ili poslovnih aranžmana ne predstavlja nikakvo opravdanje. Opšti izvještaji Prije potpisivanja ugovora predlagač mora de se obavjesti o tome koja vrsta izvještaja se od njega očekuje. Neke donatorske organizacije očekuju izvještaj svakog mjeseca, svaka tri mjeseca, šest mjeseci, prije uplate svake tranše, samo na kraju projekta, itd.; neke imaju pripremljene posebne formulare za izvještaje, i u tom slučaju predlagač treba da ih pribavi znatno prije krajnjeg roka za podnošenje izvještaja. Izveštaje ne bi trebalo podnositi sa zakašnjenjem, pošto bi time primalac prekršio ugovor, što može dovesti do primjene ugovorne finansijske kazne (penala) i dovesti do kašnjenja uplate sledeće tranše donacije. Pored toga, zakašnjenje će ostaviti na donatora nepovoljan utisak. Umjesto toga, korisnik treba da pokaže da je savjestan i da stekne povjerenje donatora. Finansijski izvještaji Donacija je usko povezana sa budžetom projekta. Iz budžeta se vidi šta tačno predlagač namjerava da uradi sa novcem. Ugovor predstavlja sporazum dvije strane prema kome će korisnik upotrijebiti dobijeni novac tačno kako je opisano u budžetu. A finansijski izvrštaj je pisani dokument kojim se pokazuje da je korisnik upotrijebio novac tačno onako kako je bilo dogovoreno. U toku realizacije projekta, primalac donacije mora da pažljivo vodi evidenciju svih troškova po kategorijama iz budžeta, tako da može da sastavi i podnese detaljni izvještaj obračunatih troškova u odnosu na planirane izdatke.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Drugim riječima, svaki put kada se plati neki račun, kupi oprema, plati faktura, isplati ček, taj podatak se unosi u posebnu kolonu troškova u redu odgovarajuće budžetske kategorije i oduzima od obobrenog iznosa budžeta za tu stavku. Priznanice ili fakture svakog izvršenog plaćanja moraju da se čuvaju nekoliko godina po završetku projekta, kao što je obično i navedeno u ugovoru. Ovo je važno ne samo iz knjigovodstvenih razloga i radi izrade izvještaja, nego i zbog pravnih aspekata. Ako bi donatorska organizacija odlučila da izvrši finansijsku kontrolu (reviziju) korisnika godinu ili dvije po završetku projekta, i ako se tada ustanovi da ne postoje fakture, korisnik bi mogao zapasti u neprilike sa zakonom. Računari mogu biti od velike koristi u izradi finansijskih izvještaja. Mogu se koristiti tabelarni prikazi za prikazivanje prihoda i rashoda i tako smanjiti mogućnost grešaka u kalkulaciji. Korišćenje računara u vođenju evidencije o finansijama zahtjeva određene procedure koje obezbjeđuju tačnost evidencije. Samo jedna osoba, na primjer direktor projekta, ili knjigovođa ili računovođa institucije treba da imaju kontrolu nad finansijama. Jedino ta osoba treba da ima lozinku za pristup finansijskim podacima u računaru. Međutim, prilikom sastavljanja finansijskog izvještaja, uvijek treba da još neko izvrši kontrolu brojki. Nijedna organizacija ne može sebi da dozvoli da bude površna kada se radi o finansijama. Tekući izvještaji - tromjesečni izvještaji Ovi izvještaji se više bave, ciljevima, zadacima i aktivnostima. Obično su predviđeni u dugoročnim projektima (devet ili više mjeseci) i dostavljaju se svaka tri mjeseca. U tekućim i tromjesečnim izvještajima se prikazuje da realizacija projekta teče u skladu sa krajnjim rokom zacrtanim u termin planu i da se aktivnosti odvijaju po planu. Eventualni problemi ili izmjene treba da budu detaljno objašnjeni. Uvijek je bolje da donatorska organizacija bude blagovremeno upoznata sa eventualnim problemima, a ne na kraju. Na primjer, ako je zbog promjene vlade planirana reforma pravosđja postala neizvodljiva, to treba što pre saopštiti donatoru. To je bolje nego da na kraju projekta objašnjavate zašto projekat nije mogao da bude završen. Izvještaj može da sadrži i ocjenu aktivnosti. Na primjer, ako se neki dio primjenjene metodologije nije pokazao onoliko uspješnim koliko se očekivalo, a korisnik ima tumačenje zašto je to tako, on može da navede svoje objašnjenje.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Vođenje dokumentacije i arhive Svi aspekti sastavljanja i podnošenja izvještaja umnogome su olakšani ako se vrši adekvatno zavođenje i čuvanje dokumentacije. Treba voditi evidenciju o svemu i čuvati priznanice od svih transakcija. Dokumentacija omogućava ''praćenje'' donacije. Evidencija i praćenje rashoda po kategorijama mogu da budu organizovani tako da se u posebnom registratoru čuvaju priznanice za pojedine kategorije troškova, a ne u posebnom primjerku mjesečnih registratora. Ocjenjivanje/Vrednovanje: Prikupljanje, kompilacija i analiza Predlagači moraju u svom Prijedlogu projekta da navedu kako će se vršiti ocjenjivanje projekta. Ima mnogo načina na koje se projekat može ocjenjivati, zavisno od toga čime se projekat bavi. Ako se projekat bavi polaznicima neke obuke, onda se oni mogu iskoristiti da daju ocjenu projekta kroz pisane primedbe i upitnike. Postoje i drugi načini za vrednovanje rezultata projekta. Kako čuvanje dokumentacije pomaže u dobijanju dodatnih sredstava i donacija ? Ako neko treba da napiše Prijedlog projekta, a dostupni su mu brojni drugi ranije pisani predlozi, finansijski podaci, kalkulacije budžeta, obrasci za vrednovanje, i slično, sasvim je jasno da se na osnovu te dokumentacije može doći do orijentacionih smjernica o tome kako treba napisati Prijedlog, kako se projekat realizuje, vrednuje, kako se pišu izvještaji, itd. Ovo je još jedan razlog u prilog čuvanja i arhiviranja dokumentacije, jer može da bude od ogromne koristi prilikom pisanja nekih budućih Prijedloga. Veliki deo informacija koje donatorske organizacije traže su iste ili slične, tako da pažljivo sređena arhiva, uključujući i kompjuterske datoteke, predstavlja solidnu osnovu za početak rada.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Izgled vodiča za projekte Vlade Brčko distrikta Naziv poziva za projekte    

Uvod Ciljevi Tematska područja Iznos finansijskih sredstava

Procedure poziva za projekte       

Organizacije koje se mogu prijaviti Aktivnosti Vrste troškova Upustva za prijavu projekta Forma prijave i prateća dokumentacija -Prateća dokumentacija Mjesto i vrijeme za predaju prijava projekata Rok za podnošenje prijava projekat

Kriteriji za bodovanje aplikacija   

Metodologija Organizacioni i institucionalni kapacitet Finansijska opravdanost projekta

Obavještavanje o evaluaciji i implementacija projekta    

Iznosa sredstava Plaćanja Izvještavanja i dr.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Sredstva i plaćanje 

Projekti preko 6 mjeseci i 10. 000 KM

Projekti do 6 mjeseci i 10. 000 KM

Izvještavanje  Periodičnog izvještaja  Završni izvještaj

Dodaci Dodatak 1: Forma Prijedloga projekta Dodatak 2: Budžet Dodatak 3: Logični radni okvir

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Aplikacija Vlade Brčko distrikta za PRIJEDLOG PROJEKATA 1. Osnovni podaci Naziv organizacije: Akronim: Adresa: Telefon: Fax: E-mail adresa: Internet stranica: Kontakt osoba: Pozicija: Broj zaposlenih: Pravna forma: Datum i broj registracije: Poslovna banka: Broj računa: Misija:

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

2. Sažetak /Uvod Kratko i jezgrovito objašnjenje suštine projekta. Rezime bi trebao biti struktuiran tako da daje kratki opis projekta oslanjajući se na logični radni okvir i pregled ključnih elemenata kao što su: generalni cilj, svrha projekta i očekivani rezultati.

3. Opis projekta U ovom poglavlju odgovorite na dva pitanja: 

Šta je to što se dešava u vašem okruženju i

Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio?

U ovo poglavlje treba da uključite detaljne demografske i statističke podatke koji će jasno predstaviti obim i veličinu problema. Opišite sljedeće:       

Opis ciljne grupe ili lokalne zajednice Statističke podatke koji će dokumentovati postojanje problema (navesti i izvore podataka) Rezultate istraživanja, evaluacija, studija Citate ili izvode iz zvaničnih dokumenata (UN, ministarstva itd.) Metode koje su korišćene za utvrđivanje potreba/problema Urgentnost problema i šta će se desiti ako se sada ništa ne preduzme Ostale organizacije koje se trenutno bave rešavanjem ovih potreba/problema

Pored toga što dokazujete značaj problema, treba da ukažete i na potrebu za vašim određenim projektom. Drugim riječima, iz analize problema, treba ukazati na vaše metode i strategije za rješavanje problema.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

4. Ciljevi i rezultati Ciljevi uključuju PROMJENU koju želite da ostvarite kroz vaš projekt. Ovo poglavlje nam opisuje ciljeve čijem ostvarenju doprinosi naš projekat. Ciljevi moraju biti konzistentni sa misijom naše organizacije, te u relaciji sa ciljevima javnog poziva i programa. Rezultat je specifičan, mjerljivi proizvod preduzetih aktivnosti Neophodno je jasno razdvojiti aktivnosti, ciljeve i rezultate. Na problem nerazvijeni kapaciteti NVO-a, cilj koji možete odabrati vještina NVO kroz različite aktivnosti, kao što su organizacija opreme i sl.

u okviru projekta. primjer, ukoliko je je razvoj znanja i seminari, nabavka

5. Implementacija Pošto ste u prethodnim poglavljima opisali problem i promjenu koju želite da izvršite, sada treba da objasnite kako ćete operativno izvršiti te zadatke. Lista glavnih aktivnosti koje treba da se dogode da bi smo postigli željene rezultate i svrhu projekta. Objasnite detaljno planirane aktivnosti vašeg predloženog projekta. Aktivnosti su sredstva kako bi ciljevi i rezultati projekta bili ostvareni. Aktivnosti bi trebale biti jasno definisane i informacije bi trebale biti dobro razvijene. Kad god je moguće, aktivnosti bi trebale biti nabrojane. Na primjer, ako je aktivnost projekta serija građanskih sastanaka, uključite sljedeće informacije: dužina i broj (5 tro-satnih sastanaka), temu, broj i tip očekivanih učesnika, govornike, planovi za širenje eventualnog riješenja. Sredstva za realizaciju aktivnosti moraju biti jasno specificirani i objašnjeni. Oni se definišu kao infrastruktura, oprema, osoblje, usluge.. Vremenski okvir aktivnosti treba biti realan i izvodljiv. Aktivnosti koje su definisane stavljaju se (logičkim redom) u kolonu, odredi se vrijeme trajanja projekta na podperiode (dane, mjesece, godine) i za svaku aktivnost se upisuje njeno trajanje (početak i kraj aktivnosti). Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Tabelarni prikazan vremenskog plana aktivnosti:

mjesec Aktivnosti 1

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24

12


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

6. Budžet Narativni dio – nakon izrade budžeta u excel formatu, neophodno je opisati i obrazložiti pojedinačne budžetske linije.

R/B 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.2. 1.2.1.

Kategorija Troškovi osoblja Administrativno osoblje

1.2.2. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1. 4.2. 5.

Predavači iz oblast Oprema i nabavke

5.1. 5.2. 5.3. 6.

Publikacije Seminari i radionice .... Ukupni direktni troškovi projekta

Jedinica

Broj jedinica

Jedinična cijena (KM)

Ukupno (KM)

Stručnjaci Predavači iz oblasti „

Operativni troškovi Zakupnina El. Energija Komunalije Telefon, internet Kancelarijski materijal Putni troškovi i dnevnice Putovanja osoba sa pop radionice Ostali troškovi

Indirektni troškovi (Administrativni 7.

troškovi organizacije - max 15% od ukupnog budžeta)

8.

Ukupno (6+7)

(Napomena - Sve kategorije neće biti upotrijebljene za svaki projekt)

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

1. Troškovi osoblja Ova kategorija se odnosi na angažovano osoblje u okviru projekta. Budžet bi trebao pokazati pozicije tih osoba koje bi trebale biti plaćene i prikazati da li su plate tih osoba pune ili djelimične. Ako su djelimične, postotak radnog vremena pokriven platom bi trebao biti naznačen. Takođe, odvojeno prikazati troškove stručnjaka i honorare Na primjer: Izvršni Direktor 500 KM x 100% vremena 500 KM Računovođa 400 KM x 50% vremena 200 KM Sručnjak za analizu tržišta 10 dana x 50 KM je 500 KM

2. Oprema i nabavke Kategorija oprema i nabavke obuhvata kupovine novih sredstava u okviru projekta, kao npr. računara, kancelarijskog namještaja i dr. u zavisnosti od kriterija javnog poziva.

3. Operativni troškovi Ova kategorija se odnosi na naknadu za iznajmljivanje prostora i troškove režija kao što su: električna energija, grijanje i voda, zakupnina, kancelarijski materijal, troškove telefona, e_mail, poštarinu, fax, telex, kao i troškove distribucije publikacija neophodnih za projekt. Iznajmljivanje prostora za sastanke ili seminare nisu u to uključeni (Oni se svrstavaju u kategoriju Ostali troškovi). U ovu kategoriju ne spadaju redovni troškovi organizacije, koji nisu direktno povezani sa sprovođenjem datog projekta. Administrativni troškovi organizacije spadaju u kategoriju 7. Indirektni troškovi. 4. Putni troškovi i dnevnice Planirani su izleti sa djecom sa posebnim potrebama po cijeloj BiH, posebno u banjska mjesta.

5. Ostali troškovi Ova kategorija se odnosi na značajne stavke koje će se razlikovati po projektima, kao što su troškovi za štampanje publikacija, organizacije skupova, troškovi za sastanke i konferencije (iznajmljivanje prostora, audio vizuelne usluge, itd.). Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Npr. Seminar Iznajmljivanje Prostora 100 KM/Dan x 3 dana 300 KM Radni Materijali 3 KM/osobi x 25 osoba 75 KM Piće i Hrana 4 KM/osobi x 25 osoba x 3 dana 300 KM

Ukupan Iznos – Seminar 675 KM

6. Ukupni direktni troškovi projekta Ova stavka se odnosi na ukupne direktne troškove svakog pojedinačnog projekta a njih čini zbir troškova od 1-5. To su troškovi koji su direktni povezani sa implementacijom projekta. 7. Indirektni troškovi Ova kategorija predstavlja troškove organizacije koja sprovodi projekt, te mogu iznositi max 20% od ukupnog budžeta. Ovaj iznos je namijenjen kao podrška nevladinim organizacijama u realizaciji projekta, te mogu biti uključeni troškovi zakupnine, režijskih troškova, knjigovodstvenih usluga i drugi troškovi. 8. Ukupni troškovi Ova kategorija ukazuje na ukupan iznos budžeta projekta, te predstavlja zbir direktnih i indirektnih troškova.

7. Evaluacija Evaluacija je analiza (procjena) rezultata u odnosu na prethodno postavljene ciljeve. Evaluacija pomaže prilikom mjerenja uspješnosti projekta i njegove efektivnosti. Opisati kako će se utvrditi uspjeh ili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka . U ovom poglavlju treba da : odredite ko će uraditi evaluaciju i zašto šta će se evaluirati i kada (ciljevi, zadaci) postavite indikatore-pokazatelje objasnite metode koje ćete koristi kod evaluacije (test, istraživanje, upitnici, intervjui, posmatranje itd...). Indikatori bi trebali biti:    

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

   

specifični (kvantitet i kvalitet) relevantni nezavisni jedan od drugog, a svaki da je u relaciji sa specifičnim ciljem ili rezultatom baziran na prihvatljivim informacijama (gdje i kada?)

8. Sposobnost Organizacije (maksimum 2 stranice) Ovaj dio demonstrira da je vaša organizacija adekvatno opremljena, da posjeduje kvalifikovano osoblje i da ima relevantno iskustvo te da ima dosadašnjih dostignuća. Molimo da uključite slijedeće podatke:     

misija i svrha postojanja vaše organizacije datum osnivanja vaše organizacije nagrade i ostala priznanja koja ste primili za svoj dosadašnji rad projekti i programi koje ste uspešno realizovali izvori vašeg finansiranja (lista donatora)

9. Lista priloga 1. Budžet 2. Logički okvir rada 3. Prateća dokumentacija:

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Izgled logičkog radnog okvira

Opis

Opšti cilj

Specifični ciljevi

Očekivani rezultati

Aktivnosti

Cilj širi nego što su projektni. Drugi projekti i aktivnosti će, takođe doprinjeti ostvarenju ovog cilja.

Ciljevi koji će biti ostvareni implementacijom projekta i koji će doprinjeti ostvarenju opšteg ciljeva.

Rezultati koji će biti ostvareni u okviru projekta i dostizanjem definisanih ciljeva.

Aktivnosti koje će se realizovati u cilju dostizanja definisanih ciljeva.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Indikatori

Indikatori koji ukazuju na doprinos projekta opštem cilju.

Indikatori koji jasno ukazuju da su ciljevi projekta ostvareni.

Indikatori koji ukazuju da su očekivani rezultati ostvareni realizacijom aktivnosti. Sredstva neophodna za realizaciju predviđenih aktivnosti.

Izvori verifikacije

Pretpostavke

Izvori verifikaciije nam govore gdje se i u kojoj formi informaciije o doprinosu projekta opštem cilju mogu pronaći. Izvori verifikaciije nam govore gdje se i u kojoj formi informaciije dostizanju ciljeva opštem cilju mogu pronaći

Vanjski faktori koji imaju uticaj na sprovođenje projekta, i od suštinske su važnosti u dostizanju rezultata, svrhe projekta i opšteg cilja.

Izvori i načini verifikacije ostvarenih rezultata.

Koji se rizici moraju uzeti u obzir u ostvarenju ciljeva i rezultata?

Izvori informacija koji ukazuju na proces sprovođenja aktivnosti.

Vanjski faktori koji mogu imati uticaja na realizaciju predviđenih aktivnosti.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Narativni izvještaj:

IZVJEŠTAJ za NVO projekte Završni

1. Osnovni podaci o organizaciji

Naziv organizacije Adresa Telefon E-mail Kontakt osoba

2. Osnovni podaci o projektu Naziv projekta Trajanje projekta Ukupan budžet Učešće Vlade Brčko Distrikta Broj i datum ugovora Izvještaj za period

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

3. Implementacija projekta 3.1 Opis aktivnosti (Detaljno opisati aktivnosti koje su sprovedene u toku izvještajnog perioda, u skladu sa predlogom projekta. Navesti ukoliko ima odstupanja u odnosu na odobreni predlog projekta i obrazložiti ih.)

Aktivnost 1:

Aktivnost 2:

4. Ciljna grupa 4.1 Učešće korisnika u projektu (ko su direktni i indirektni korisnici projekta? Na koji način su učestvovali u projektu? Kakav je uticaj imao projekt na ciljnu grupu? Dati detaljan opis, navesti indikatore i izvore verifikacije za ostvareni doprinos.

Rezultati Ostvareni rezultati:

Indikatori:

Ukupan doprinos u skladu sa opštim i specifičnim ciljevima (samo završni izvještaj):

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

6. Održivost projekta (samo završni izvještaj) 6.1 Opisati da li će se aktivnosti nastaviti i nakon projekta. Opisati na koji način će se nastaviti realizacija, ko će biti uključen, nosioci aktivnosti i dr. 6.2 Uticaj eksternih faktora na održivost projekta? (ekonomski, socijalni, kulturni, i dr) 6.3 Uloga lokalnih vlasti, organizacija i korisnika u održivosti projekta Tabelarni prikazan vremenskog perioda implementacije aktivnosti: mjesec Aktivnosti 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

7. Finansijski pregled Ukupna vrijednost projekta Utrošeno u izvještajnom periodu Ostatak 8. Uočeni problemi Navesti i detaljno opisati uočene probleme u toku implementacije projekta. Obrazložiti njihov uzrok, te dati predlog za rešavanja.

Datum i mjesto: ________________ Potpis: ___________________ Funkcija: _______________ Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24


Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiH tel/fax: +387 49 21 85 24

Finansijski izvještaj Projekat: R/B 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 6. 7. 8.

Kategorija Troškovi osoblja Administrativno osoblje

Za period: Odobreni iznos

Utrošeni iznos

Razlika*

0 0

0 0

Stručnjaci

0

0

Oprema i nabavke

0

0

Operativni troškovi Zakupnina El. Energija Komunalije Telefon, internet Kancelarijski materijal Putni troškovi i dnevnice

0

0

0

0

Ostali troškovi Publikacije Seminari i radionice .... Ukupni direktni troškovi projekta

0

0

0

0

Indirektni troškovi (Administrativni troškovi organizacije - max 15% od ukupnog budžeta)

Ukupno (6+7)

0

0

Potpis i pečat: *Razlike u iznosima budžetskih stavki u odnosu na odobreni budžet bez odobrenja donatora mogu biti do 10%

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku podršku Evropske unije. Sadržaj dokumenta je isključivo odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", i ne predstavlja stav Evropske unije.

Omladinski centar "VERMONT" Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH web: www.vermontbrcko.com e-mail:vermont@teol.net tel/fax:+387 49 21 85 24

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0


Handout 4.1