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renan frança

renan.franca@abril.com.br

A empresa

A subsidiária brasileira da General Electric

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o Desafio

Acelerar as reuniões de planejamento

Eficiência

Criada em 1919, a subsidiária brasileira da GE cresceu mais de 50% nos últimos três anos. Nesse período, inaugurou uma fábrica para produtos da área de saúde, construiu seu primeiro centro de pesquisa no país voltado sobretudo para o setor de petróleo e gás e comprou uma empresa de raio X brasileira, a XPRO. Para acelerar as mudanças e evitar que a equipe desperdiçasse horas preciosas em reuniões improdutivas, a GE usou uma metodologia desenvolvida na época do lendário ex-presidente mundial Jack Welch, nos anos 90. A GE tem feito cerca de 600 reu­ niões por ano com a metodologia, sempre com o mesmo formato. O grupo, que em geral tem até dez participantes, discute determinada questão — que pode ser desde uma mudança de escritório até a abertura de uma nova fábrica — e sai com um plano de ação com o nome dos responsáveis e os prazos de execução nas mãos. Tudo isso em 4 horas. Entre os participantes, podem ser convidados profissionais de todos os níveis hierárquicos envolvidos com o tema em questão. No processo, há sempre um facilitador, que, na estrutura interna, é um funcionário da GE treinado para conduzir o processo. “A intenção é que qualquer mudança tenha aprovação geral e ninguém seja excluído”, diz Pablo Vera, gerente da Crotonville Rio, universidade corporativa da GE. Veja como funciona o modelo. 98 | www.exame.com

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Já na terceira hora da reunião, o facilitador escreve cada tópico no cavalete para discutir os benefícios e as ameaças de cada proposta caso seja implantada. O grupo analisa tanto o impacto das mudanças no cenário atual quanto no longo prazo. Qualquer um dos participantes pode pedir a palavra e dar sua opinião. Os argumentos apoiados pela maioria são anotados no cavalete. Caso as oportunidades listadas superem as ameaças, a ideia é aprovada.

ideias no post-it Na primeira hora da reunião, cada participante recebe um bloco de post-it para escrever o que deve fazer parte da discussão. No caso da troca de escritório, que aconteceu em julho deste ano, as sugestões variaram do tipo de cardápio do restaurante a se haveria ou não home office. Cada um pode fazer até dez sugestões em 15 minutos cronometrados.

2 primeira triagem

Fotos: Alexandre Battibugli

Rapidez pAra Mudar

ameaça ou oportunidade?

Ainda na primeira hora da reunião, o facilitador recolhe todas as sugestões, separa por tema e cola os respectivos post-its na parede. A seguir, seleciona um por um e pede a quem escreveu que faça uma breve defesa de sua sugestão. O facilitador também ajuda a mediar a conversa e a não deixar que o debate perca o foco. Se a maioria dos presentes concorda com a ideia, o post-it é colado no cavalete e passa para a fase seguinte. Se não, continua na parede e é descartado.

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os donos do projeto Depois da triagem, em geral restam de três a cinco propostas para execução. Quando a empresa trocou sua sede, por exemplo, as pessoas da reunião de mudança concordaram que os funcionários poderiam fazer home office e haveria transporte gratuito do escritório à estação de trem mais próxima. Ao final, são definidos para cada proposta o responsável pela execução e o prazo para a apresentação de um plano detalhado — que, em geral, não passa de dois meses. 30 de outubro de 2013 | 99


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