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Hitos relevantes en la Reingeniería de Orfeo

Riesgos en la implementación del nuevo sistema ORFEO 

Requisitos de Instalación

Avances en la reconstrucción de ORFEO


Hitos relevantes en la reingenierĂ­a ORFEO

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Riesgos en la implementaci贸n del nuevo sistema ORFEO


Riesgos Técnicos Descripción Los tiempos de migración mayores a los estimados.

Impacto

Mitigación

sean Se afecta la puesta en producción del Una planeación detallada y a partir de la sistema. experiencia de la SSPD.

Al momento de migrar los datos se identificaron una gran cantidad de casos que no cumplen con las reglas de negocio del sistema, razón por la cual deben adelantar actividades no programadas de análisis, corrección de datos y ajustes de programas de migración.

Se impactan las actividades de capacitación, desarrollo de pruebas de estrés y la puesta en producción del sistema.

Generar una ejecución y verificación completa de datos de migración analizando las nuevas reglas del negocio.

La implementación de toda la aplicación Se impactan las actividades asociadas ha tomado un tiempo mayor al estimado al desarrollo de pruebas de estrés y la debido a la interacción entre los puesta en producción del sistema. distintos módulos del sistema y no se realizando una adecuada integración entre los distintos componentes del sistema

Realizar una revisión detallada y ajuste de la documentación, usando el instructivo utilizado en la Superservicios.


Riesgos Técnicos Descripción

Impacto

No se realice un efectivo No poder utilizar el sistema. dimensionamiento de la infraestructura necesaria para poner el sistema en producción.

Mitigación Revisar en detalle el conjunto de requisitos empleados en la Superservicios.

El usuario puede tener una percepción Se precisa contar con el apoyo a la Requerir de un acompañamiento de complejidad funcional demasiado gestión del cambio de la organización. tercerizado para realizar la alta generando que el usuario final no implementación del sistema. acepte la aplicación. La entidad no cuenta con recurso humano y técnico, con la experiencia en las nuevas tecnologías usadas en el producto de Reingeniería para soportar, ajustar y realizar los cambios a su misión

No se pueda poner el sistema en Revisar con la Superservicios producción, los ajustes al sistema no se experiencia adquirida en puedan hacer o no se realicen adaptabilidad del sistema. correctamente y sean muy demorados.

la la


Riesgos del Negocio Descripción

Impacto

Mitigación

No contar con el apoyo de la alta El sistema no puede ser implantado en gerencia en la implementación del la entidad, por no contar con los sistema. recursos financieros, técnicos y administrativos, requeridos para su uso.

Indicar los beneficios adquiridos por otras entidades en la implantación del sistema y la experiencia de la Superservicios en el proceso.

La parametrización del sistema es difícil El proyecto puede presentar cambios de adaptar a la lógica del negocio de la significativos que retrasaran la puesta entidad interesada en su en producción del sistema. implementación

Se debe realizar una planeación detallada de las modificaciones a realizar, estimando los tiempos de adaptación del sistema.

Las actividades de migración no sean Retraso en las actividades de validación realizadas dentro del plazo establecido de la integridad de los datos durante el en el cronograma del proyecto. proceso de migración. Impactando la puesta en producción del producto de reingeniería.

Consultar la experiencia de la Superservicios en el proceso de migración y realizar un plan ajustado al informe de los datos indicados.


Requisitos de Instalaci贸n Orfeo es un sistema de gesti贸n documental que requiere varios componentes para su correcto funcionamiento.

Arquitectura del sistema ORFEO


Requisitos de Instalación A continuación se describen los requerimientos de software y hardware para cada uno de ellos. Contemplaciones generales: - Sistema operativo de red que soporte JEE (Se ha probado en XP, 7, Server 2004, RedHat y CentOS)

Componente

Requerimientos de Software

Requerimientos de Hardware

Servidor de aplicaciones

- Servidor que contemple el estandar JEE: Glassfish, JBoss, Websphere, OAS, etc. (En la SSPD se utilizó Jboss) - Java JDK 1.6

Servidor Web: 2–AMD Opteron 850 , 12 GB.

Base de datos

- Motor de base de datos soportado por el API JDBC (Java Database Connectivity): DB2, MySQL, Oracle, Sybase, HSQLDB, SQL Server, PostgreSQL, etc. (En la SSPD se utilizó Postgres)

Servidor de Base de Datos: 2-AMD Opteron 850 , memoria 8 GB

Combinador

- Cualquier servidor que contemple el estandar JEE: Glassfish, JBoss, Websphere, OAS, etc. (En la SSPD se utilizó Jboss) - Java JDK 1.6

Servidor Web: 2–AMD Opteron 850 , 12 GB.

Repositorio documental

- Apache Ant 1.8 or later - Java JDK 1.6 - Apache Jackrabbit JCR 1,0 Java Content Repository (JSR 170) - Cualquier servidor que contemple el estandar JEE: Glassfish, JBoss, Websphere, OAS, etc. (En la SSPD se utilizó Jboss) - Motor de base de datos soportado por el API JDBC (Java Database Connectivity): DB2, MySQL, Oracle, Sybase, HSQLDB, SQL Server, PostgreSQL, etc. (En la SSPD se utilizó Postgres)

Repositorio de Imágenes: NAS 1500

Digitalizador

- Apache Ant 1.8 or later - Java JDK 1.6

Scanner: mínimo KODAK , hewlett packard

Servidor de fax

- Hylafax

Servidor de Fax: 1- Intel Xeon 2.80 Ghz


Avances en la reconstrucci贸n de ORFEO


Planeación 100%

Primer Trimestre 2010. Durante este periodo los esfuerzos se centraron en el proceso de contratación, la planificación detallada del proyecto y la identificación de los requerimientos generales del sistema.

80%

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11% 0% Trimestre 1 Trimestre 2 2010 2010

Orfeo Productos del proyecto Especificación Interfaz de usuario Arquitectura Prototipo 1. Recepción múltiples canales... Prototipo 2. Operaciones documentales... Prototipo 3. Consulta, Anexos, Envíos... Migración Instalador Capacitación Puesta en producción Documentación

Acompañamiento y soporte

Porcentaje ejecutado 25% 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre 1 Trimestre 2 2010 2010 2011 2011

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Planeación Principales actividades realizadas Elaboración y firma de contrato inter-administrativo para adelantar el proyecto de reingeniería de Orfeo. Se finalizó la etapa de planeación de ejecución del proyecto, de acuerdo con los lineamientos del PMI (Project Management Institute). Se realizó un proceso de entrenamiento al equipo de trabajo del contratista en la funcionalidad detallada del actual sistema. Documento general de requerimientos del sistema en su versión preliminar. Se inició el levantamiento detallado de los requerimientos del sistema Construcción micrositio para informar del alcance y avance del proyecto: http://www.superservicios.gov.co/home/web/guest/avance-reingenieria Definición de los usuarios avanzados del proyecto Reuniones con AGN (Archivo General de la Nación) y COINFO, para contar con la participación de AGN en el proyecto de reingeniería del sistema.


Consolidación 100%

Segundo Trimestre 2010. Los esfuerzos se enfocaron en la fase de análisis del sistema, la definición de la arquitectura y la codificación del Primer Prototipo Funcional.

80%

60%

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33% 11%

0% Trimestre 1 Trimestre 2 2010 2010

Orfeo Productos del proyecto Especificación Interfaz de usuario Arquitectura Prototipo 1. Recepción múltiples canales... Prototipo 2. Operaciones documentales... Prototipo 3. Consulta, Anexos, Envíos... Migración Instalador Capacitación Puesta en producción Documentación

Acompañamiento y soporte

Porcentaje ejecutado 25% 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre 1 Trimestre 2 2010 2010 2011 2011

75% 100% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 100% 1 1 1 1 75% 1 1 1 1 75% 1 1 65% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 50% 0%


Consolidación Principales actividades realizadas Se levantaron las especificaciones del producto de reingeniería con la siguiente documentación: Diagramas de actividades por módulo (23) Casos de uso del sistema, (223) Casos de prueba unitarias(165) Se definió la interfaz de usuario. Diseños básicos de cada pantalla del sistema. Se elaboró la arquitectura de la aplicación. Una primera versión de esta documentación fue entregada para revisión de la Superservicios. Se ha realizado un avance superior al 80% en la codificación del primer prototipo funcional del sistema que incluye: Módulo de radicación de entrada (radicación por ventanilla, por agencia de correo y por fax). Módulo para la administración de las Tablas de Retención Documental. Módulo de administración de objetos básicos. Módulo de seguridad.


Ejecución 1 100%

Tercer Trimestre 2010. Se lograron avances significativos en la finalización del primer entregable funcional del proyecto, el desarrollo del segundo entregable funcional, la finalización de la arquitectura del sistema .

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33% 11% Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre 1 Trimestre 2 2010 2010 2010 2010 2011 2011

Orfeo Productos del proyecto Especificación Interfaz de usuario Arquitectura Prototipo 1. Recepción múltiples canales... Prototipo 2. Operaciones documentales... Prototipo 3. Consulta, Anexos, Envíos... Migración Instalador Capacitación Puesta en producción Documentación

Acompañamiento y soporte

Porcentaje ejecutado 25% 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Ejecución 1 Principales actividades realizadas Se realizaron tres (3) ciclos de pruebas sobre el primer prototipo funcional del sistema por parte de la Superservicios. La arquitectura del sistema completo fue revisada y aprobada. Se desarrollaron los casos de uso y se diseño el detalle del componente de colaboración que permite integrar Orfeo con un sistema de gestión por procesos. Documento de análisis sobre esquema de clasificación y repositorio de documentos. Se ha realizado un avance superior al 70% en la codificación del segundo prototipo funcional del sistema que incluye los siguientes módulos: Manejo de históricos en las tablas de retención documental. Módulo de radicación masiva. Módulo de expediente virtual. Módulo de operaciones documentales. Componente de colaboración para integración con sistema de gestión documental. Se inicio el proceso de diseño de detalle y codificación de último y tercer prototipo funcional del sistema, Se ha realizado un avance superior al 10%.


Ejecución 2 100%

Cuarto Trimestre 2010. Se realizaron pruebas de aceptación del segundo prototipo, se culminó el desarrollo del tercer prototipo y se avanzó en la migración de datos.

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Orfeo Productos del proyecto Especificación Interfaz de usuario Arquitectura Prototipo 1. Recepción múltiples canales... Prototipo 2. Operaciones documentales... Prototipo 3. Consulta, Anexos, Envíos... Migración Instalador Capacitación Puesta en producción Documentación

Acompañamiento y soporte

Porcentaje ejecutado 25% 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Ejecución 2 Principales actividades realizadas Se culminaron las pruebas de aceptación del segundo prototipo funcional del sistema. Se finalizó la codificación del tercer prototipo funcional, restando las pruebas de aceptación de este producto. El tercer prototipo contempla los siguientes módulos: Operaciones documentales complementarias Consulta clásica Consulta externa Anexos Envío y radicación de salida por múltiples canales. Atención web Servicios web - Integración con otras aplicaciones Se realizó la aprobación definitiva de los elementos gráficos que conformarán la hoja de estilos del sistema.


Integración 100%

Primer Trimestre 2011. Se realizaron pruebas de aceptación del tercer prototipo, se continua con la migración de datos y se desarrolla el el digitalizador.

80%

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33% 11% Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre 1 Trimestre 2 2010 2010 2010 2010 2011 2011

Orfeo Productos del proyecto Especificación Interfaz de usuario Arquitectura Prototipo 1. Recepción múltiples canales... Prototipo 2. Operaciones documentales... Prototipo 3. Consulta, Anexos, Envíos... Migración Instalador Capacitación Puesta en producción Documentación

Acompañamiento y soporte

Porcentaje ejecutado 25% 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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100% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Integración Principales actividades realizadas Se completó la segunda iteración de pruebas de aceptación del tercer protototipo funcional del sistema Se realizò el desarrollo completamente en java.

de

la

adaptación

del

digitalizador

codificandolo

Se completa el desarrollo de los programas de migración. Se inician pruebas documentadas sobre los programas de migración de TRD, Radicación y Expediente sobre un backup de la base de datos de producción.


Cierre 100%

Segundo Trimestre 2011. Se desarrollo el afinamiento de los programas de migración, se completó la depuración de los casos de datos detectados con problemas de migración y se efectuaron las capacitaciones a los usuarios.

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Orfeo Productos del proyecto Especificación Interfaz de usuario Arquitectura Prototipo 1. Recepción múltiples canales... Prototipo 2. Operaciones documentales... Prototipo 3. Consulta, Anexos, Envíos... Migración Instalador Capacitación Puesta en producción Documentación

Acompañamiento y soporte

Porcentaje ejecutado 25% 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Cierre Principales actividades realizadas Se completó la documentación del sistema con los manuales de acuerdo a lo establecido en el contrato: Manual de usuario final, manual de instalación, manual de administración y manual técnico. Se completó la capacitación de los 4 grupos de usuarios del sistema: Usuarios finales, Usuarios de gestión documental, técnicos de soporte y desarrolladores. Se realizó la entrega del instalador del sistema. Se completó la cuarta iteración de pruebas funcionales de aceptación del tercer protototipo del sistema para garantizar la integración del sistema. Los casos de datos detectados sobre muestras de migración han sido todos definidos con alguna de las siguientes estrategias: Corrección de los programas de migración. Depuración de los datos por la superservicios. Se completo la migración de las tablas básicas y se avanza en la migración de radicados.


Avance en Fase 2 Componentes del sistema Análisis, diseño y desarrollo nuevos módulos (1): Firma digital y cifrado de documentos. Implementación módulos previstos fase 1 (5): Archivo, Auditoría, Administración de objetos básicos, radicación de entrada vía e-mail y envío de e-mail o fax Optimización de módulos existentes (8): Afinamiento de las funcionalidades en módulos desarrollados en la fase 1. Actividades Desarrolladas Elaboración, revisión y validación de los Estudios Previos. Observaciones a las obligaciones por parte de la ETB y ajustes. Presentación de cotización por parte de la ETB por un valor de $900.000.000. Documentación para la firma y legalización del contrato interadministrativo: - Términos de referencia. - Cotización por parte de la ETB. - Versión revisada del contrato. - Documentación por parte de la ETB.


Avance del proyecto de reingenieria Orfeo