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GPEC-IT Le « Green-IT social » « Programme d’accompagnement sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences dans le secteur Informatique et des Technologique des petites et moyennes entreprises sur Inovallée »


Le constat Au sein d’inovallée (Meylan /Montbonnot) se côtoient deux catégories d’entreprises. D’un côté les grands comptes (France Telecom R&D, Cap Gémini, Atos…) de l’autre des entreprises de moins de 20 salariés PME, TPE ou « Start up ». Pour cette deuxième catégorie inovallée constate que les dirigeants ont une gestion de leur entreprise et du personnel orientée vers les « priorités » du quotidien : relation clients & fournisseurs et gestion de la production et n’ont pas toujours le recul suffisant dans la gestion de leur ressources humaines privilégiant pour beaucoup la cooptation et les opportunités de business. Cependant certains s’interrogent sur des problématiques de suivi des tâches : comment exercer un contrôle sans « fliquer » les salariés ? Comment gérer le temps pour du personnel parfois très passionné par leur métier ? Comment fidéliser son personnel et éviter qu’il parte rejoindre la concurrence ? Le projet Proposer une GPEC à l’échelle d’inovallée pour les TPE du secteur informatique et technologique « orienté Green-IT » qui soit construit comme un outil de concertation en matière d'emploi et de compétences permettant de dépasser le cadre de l'entreprise ou de la branche professionnelle. La démarche intégrera également des acteurs issus du champ politique (Mairie) du champ économique (Les membres du bureau d’inovallée) et du champ institutionnel (MIFE MIE de Meylan). Cette coopération permettra de mieux faire connaître les enjeux économiques des entreprises dans le cadre d’un développement local intégrée. Outil de transfert et de partage de compétences : Il est précisé que les transferts intra territoriaux peuvent être une solution intéressante pour réduire les déséquilibres quantitatifs en termes de compétences. « Les organiser et les faciliter constituent une aide à la gestion RH pour les entreprises ainsi qu’un levier de sécurisation des parcours professionnels pour les salariés ». Dans cet objectif, la constitution de plateformes d’échanges ou la création de réseaux d’entreprise, les transferts ou mise en relation des salariés avec les entreprises énonçant des besoins doivent être soutenus. En ce qui concerne les outils de partage de compétences : Les dispositifs de mutualisation de la gestion des ressources humaines constituent des outils pouvant s’intégrer pleinement dans une démarche de GPEC territoriale : groupements d’employeurs, groupements d’employeurs pour l’insertion et la qualification, sociétés coopératives d’intérêt collectif, plateformes de ressources humaines.


La GPEC-IT est GPEC inter entreprise engagée par les représentants de la zone d’innovation technologique « inovallee » ! Le « I » est donc à la fois associé à inovallée, innovation mais également à informatique et technologie. Le projet de GPEC-IT visera donc à accompagner les entreprises de moins de 50 salariés orientées « Green-IT » afin qu’elles s’approprient collectivement des démarches et outils de gestion des ressources humaines. In fine le travail réalisé permettra de mettre en place une plateforme collaborative à destination des entreprises pilotes (portail RH inovallée) mais également des futures entreprises de la pépinière intégrant inovallée. Les bonnes pratiques initiées dans le cadre de ce dispositif seront également mises en valeur à travers le site Greenovations.fr / Social « rubrique exemple de bonnes pratiques »

L’enjeu de cette GPEC-IT est donc : 12-

D’étudier les besoins en RH concernant les TPE d’inovallée (problématique de recrutement, management opérationnel…) D’amorcer une réflexion quant aux moyens humains et matériels nécessaires à la mise en œuvre d’un pilotage des ressources humaines. De faciliter le suivi des obligations règlementaires en matière de GRH De mutualiser les moyens en créant un portail d’échange d’information RH pour les TPE d’inovallée « portail RH inovallée »

34-

Pourquoi un « portail RH inovallée » ? Le temps est souvent ce qui manque le plus à ces dirigeants à la fois gestionnaire, manager et commerciaux quand ils ne sont pas à la production de services ou d’équipements. Le portail RH inovallée devra donc permettre :    

De mutualiser des outils de performances génériques De mutualiser leurs bonnes pratiques De mutualiser des outils de veilles sociales (réglementation, suivi…) De mutualiser des outils d’évaluation de (poste / grille / référentiel…)


Le portail RH inovallée devrait donc pouvoir intégrer un ensemble de thématique propre à la Gestion des Ressources Humaines qui reprendra les points essentiels (obligation, contrôle) traduits dans les problématiques soulevées par les entreprises participantes. A titre d’exemple citons : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

L’embauche (handicapé, étranger) Le contrat de travail La rupture du contrat de travail L’aménagement et durée du travail Congés payés Formation Affichage

8. 9. 10. 11. 12. 13.

Délégués du personnel Expression des salariés Médecine du travail Intéressement et participation Règlement intérieur Déclarations et registres

Toutefois, dans le principe nous veillerons à ce que ce portail RH mette à disposition, via un réseau en ligne de partenaires experts (public ou privé) travaillant sur inovallée dans différents domaines constitutifs des ressources humaines, une gamme de services accessibles aux petites et très petites entreprises (TPE).


Dirigeants « 3 jours » pour développer vos pratiques RH sur 6 mois :

Identifier les besoins

Etat des lieux (1/2 jour)

Entreprises IT (phase individuelle et collectives)

Construire des réponses adaptées (plan d'actions RH)

Entreprises IT (phase collectives)

Identifier des partenaires RH inovallée (institutionnel, économique, politique)

Groupe de pilotage

Identifier les ressources accessibles sur le territoire (école, OPCA…)

Besoins exprimés (1/2 jour * 3)

Etape 1

Etape 2

Solutions et ressources existantes sur le territoire

Etape 3

Conception de la plateforme RH

Etape 4

Transfert

Etape 5

Groupe de pilotage

Centraliser et formaliser le contenu

Médiatice

Tranfert et partage de compétences Entreprises IT (phase collectives)

(1/2 jour*2)


Les différentes étapes du projet Etape 1 : « Analyse des pratiques RH dans les TPE ( ½ jour diag *8 + ½ jour synth*8 = 8 jours) Des entretiens semis-directifs avec les 10 entreprises pilotes seront réalisés. Lors de nos échanges nous traiterons les thématiques suivantes : 1. Des questions générales sur les pratiques RH (formation, management, recrutement…). 2. Des questions sur centré sur le dirigeant (management, gestion du temps, motivations...) 3. Des questions spécifiques au secteur (industrie, commerce…) 4. Des questions concernant l’utilisation de ressources informatiques et humaines. 5. Des questions pour tester certaines pistes d’actions possibles (conduite de changement, formation…) A titre d’exemple ci-dessous les questions relatifs aux pratiques RH 1.

La gestion du recrutement a. b. c. d.

2.

La gestion des compétences a. b. c. d.

3.

Quantifiez-vous le nombre d’absence par salarié et par an ? Planifiez-vous la visite médicale de vos salariés ? Existe-il un document de demandes de congé ? Connaissez-vous le nombre d’heure réalisée par vos salariés et par an ? …

La gestion des effectifs a. b. c.

6.

Les salariés dispose-t-il d’une fiche de demande de formations « DIF, PF, CIF » ? Si oui peuvent-il y accéder sans vous déranger ? …

La gestion du temps a. b. c. d. e.

5.

Réalisez-vous les entretiens professionnels ? Avez-vous formalisé des fiches de poste ? Avez-vous formalisé un « profil de compétence » ? …

La gestion de la formation a. b. c.

4.

Traitez-vous seuls vos recrutements ? Traitez-vous les CV entrants ? Rédigez-vous vous-même l’offre d’emploi ? …

Avez-vous recours régulièrement à l’intérim ? Avez-vous formalisé le DU ? …

La gestion sociale : a. b. c.

Pouvez-vous rapidement indiquer le montant de votre masse salariale actuelle ? Savez-vous calculer le taux horaire moyens dans votre entreprise ? Gérez-vous sur informatique les notes de frais ?


Etape 2 : « Analyse des pratiques RH dans les TPE « collectif » (3* ½ journée = 1,5 jours) Retour et partage des résultats avec le groupe : Analyse des emplois dans le secteur :

1)

a. Des emplois cibles (emplois nouveaux qui nécessiteront de nouvelles compétences) b. Des emplois menacés (appelés à disparaître) c. Des emplois sensibles (ceux qui ont subi des transformations) d. Des emplois peu sensibles (reste inchangé à moyen terme)

Avantages et inconvénients des pratiques actuelles en GRH

2)

e. Retour sur les pratiques actuelles (management, gestion du temps, développement…) f. Les outils de recueil d’information (entretien professionnel, entretien de performance) g. Les outils de suivi (Accompagnement Individuel, Passeport Formation, plan de formation, plan senior…)

Plan d’action : Un fois le constat réalisé encore faut-il s’entendre sur la priorisation des actions. On parle ici des actions susceptibles de faciliter la conception et le déploiement d’une plateforme RH sur inovallée qui réponde aux besoins des entreprises sur inovallee. Le choix de ces actions pourra-t-être déterminé selon :    

Le degré de pertinence de l’action au regard des problématiques soulevées Le degré d'acceptation prévu (salariés & dirigeants…) La facilité d’exécution de l’action (à court terme, à moyen terme, à long terme). Le rapport coûts/bénéfices des actions.

L'ensemble des actions peuvent ainsi être intégré dans une "fenêtre de Johari" comportant trois entrées : coût, facilité de mise en œuvre et bien sûr intérêt de l'action, les actions à privilégier iront donc de 1 à 8 Actions de GRH dans les TPE

Coût

Impact fort pour l’entreprise/salariés

Impact faible pour l’entreprise/salariés

Mise en œuvre

Facile

Difficile

Rapide

Difficile

Faible

1

2

5

6

important

3

4

7

8


ETAPE 3 : Recherche de solutions existantes sur le territoire par le comité de pilotage inovallée (1/2 jour * 6 = 3 jours) Le territoire offre un certain nombre de services aux entreprises. Il s’agira de vérifier au regard des besoins exprimés que nous relaierons l’ensemble des outils et informations existants sur le territoire en terme d’emploi, de mobilité et de gestion du personnel avant de vouloir en concevoir de toute pièce. Pour cela il s’agira Identifier des partenaires RH inovallée (institutionnel, économique, politique) mais également les ressources accessibles sur le territoire (école, OPCA…) ETAPE 4 : Conception du portail RH « inovallée » (6 jours) Nous l’avons déjà souligné le portail RH inovallée devra permettre de mutualiser Des outils d'accompagnement à la GRH et d'aide à la décision pour le dirigeant. Pour ce faire nous : 1. Mettrons à disposition un « portail web » ouvert aux entreprises participantes (pendant et après) 2. Formaliserons le contenu au regard : a. Des besoins identifiés b. Des services et mesures existant sur le territoire c. Des attentes des partenaires institutionnel, politique et économique ETAPE 5 : Transfert de compétences (1/2 * 6 = 3 jours) -

Formation et accompagnement des dirigeants à l’utilisation du portail Réflexion sur la mise à disposition des nouveaux entrant dans la future pépinière.

Durée du projet (mai à octobre) -

Etape 1 : Diagnostic + synthèse = 8 jours Etape 2 : Analyse pratique RH en collectif = 1.5 jours +0.5 jour (synt) Etape 3 : Nombre de jour pour le comité de pilotage = 3 jours Etape 4 : Nombre de jour conception portail = 6 jours Etape 5 : Nombre de jour transfert = 3 jours Nombre de jour de travail synthèse et coordination globale : 4 jours

Coût estimé du projet

Durée totale :

26 jours *940€ = 24440 € HT soit 29230,24 TTC

Participation Entreprises 630,89 €TTC (*8= 5047,12 €TTC) Soit participation état 1826,89 €TTC*8 = 14615,12 € TTC (50% du plafond de 12500 €/entreprise) Participation inovallée 9568 € TTC


Financement : Direcct + OPCA

Le cabinet Médiatice s'engage à : ● ● ●

● ● ●

Adopter une démarche participative avec le groupe de pilotage Suivre une démarche rigoureuse et justifiée dans ses rapports d’études concluant la première partie : état des lieux Etre exhaustif dans ses recommandations et fournir toutes les informations objectives nécessaires au maître d’ouvrage pour décider des suites à donner constituant la seconde partie : mise en place du SIRH N’adjoindre aucune démarche commerciale concernant des biens ou services (ayant un lien avec les recommandations) au cours de son intervention. A fournir avant chaque réunion des rapports intermédiaires (une version reproductible et une version informatisée) A réaliser l'étude dans les délais impartis

Paiements : 50 % du montant global seront versés à l'issue de la 1ère étape : état des lieux ● le solde de 50% sera versé à l'issue du rapport de l’étude et du plan d’action, présentation devant le groupe de pilotage ●

Modalités de règlement : ●

par chèque à l’ordre de Médiatice

ou ●

par virement bancaire (voir annexe)


Annexe


Exemples de « variables indépendantes » à recueillir lors de l’identification de l’entreprise et de son dirigeant qui nous servirons par la suite lors des croisements de données.

Dirigeant     

Ages Niveau de formation Type de formation Majoritaire / minoritaire …

Système d’information       

Niveau d’informatisation Ont-ils un logiciel de paie Font-ils des sauvegardes Existe-il dans l’entreprise un logiciel métier spécifique Est-ce que tous les postes ont un accès internet Est-ce qu’ils sont équipés d’une messagerie …

Quel sont les services qui sont déjà externalisé : ● ● ● ● ● ● ●

Paie contrat de travail tenu comptable recrutement ménage informatique …

Entreprises     

Effectifs (trois année) Nombre de départ. Secteur d’activité Temps alloué à la fonction RH …

Secteur d’activité     

Concurrence forte Marché de niche Nouvel entrant potentiel Secteur en croissance …


Exemple 1- Outils d’audit des processus RH dans une TPE : Il a été utilisé lors d’un travail en partenariat avec le CRITT de Savoie pour une TPE de l’Ain. L’objectif pour cette entreprise était d’établir un diagnostic sur ses pratiques RH et notamment permettre à la dirigeante de s’approprier la fonction RH en particulier les aspects liés à la réglementation et processus RH formalisé par l’entreprise.

Le questionnaire comprenait 7 entrées par processus RH : 7. 8. 9.

10. 11.

12.

13.

La gestion du recrutement (Analyse du besoin, Traitement des CV entrants, Rédaction des offres d’emploi, Livret d’accueil…) La gestion des compétences (Entretiens professionnels, fiche de poste, profil de compétences, Auto-évaluation, Guide d’entretien / Procédure d’entretien, Gestion des habilitations…) La gestion de la formation (fiche de demande de formations DIF, PF, CIF ; fiche de demande VAE, Annuaire des formations « métiers », PFP, Organisation des cessions de formations, Planification et convocation, Suivi administratif de la formation, Evaluation à chaud, gestion du passeport formation…) La gestion du temps (La gestion des absences, la visite médicale, Emission et validation des demandes de congé, Planning des absences, Gestion des heures individuelles et collectives, agenda…) La gestion des effectifs (administration du personnel) : gestion des remplacements, gestion des carrières, gestion des évolutions, gestion des travailleurs handicapés, gestion de l’égalité professionnelle H/F, gestion des âges et de la pénibilité au travail, gestion des risques professionnelle (DU), gestion des accidents de travail ? Suivi des dossiers individuels (assurance, prévoyance, retraite, épargne, IJSS, Suivi Qualité service RH (sondage, enquête) La gestion sociale (Tableau de bord / bilan sociaux / analyse) : Masse salariale, gestion des notes de frais, Saisie des notes de frais et déplacement, Suivi de la facturation, budget de la formation, déclaration 2483, Prud’hommes, Suivi des conventions collectives…) La gestion des rémunérations (calcul de la paie, contrôle des rémunérations, dads-u, calcul des indemnités de fin de carrière, édition de la paie, transmission des paies, mise à jour légale, frais professionnels, épargne salariale, participation, primes…)


Sur chaque thématique nous devions analyser les acteurs et le degré de formalisation du processus : Exemple

Mise en œuvre

Acteurs/poste

Outils & supports

Accès Salarié (demande,

Accès Chef d’équipe (validation,

information)

information

Accès Dirigeant

Fiche de poste

oui

dirigeant

Excel (serveur partagé)

Non

Oui

Oui

A l’issu de ce travail d’auditeur des pratiques RH nous avons pu faire ressortir des points forts / faibles ainsi qu’un plan d’action. Exemple tableau ci-dessous sur la partie recrutement :

POINTS FORT

POINTS A DEVELLOPER

· Mise en place de procédures de recrutement (offre, diffusion, suivi, entretien, réponse) · Rédaction de l’offre en veillant à ne pas introduire de caractère discriminatoire · Rédaction de l’offre assez complète (missions, diplômes, salaire…) · Traitement des CV réalisé en interne · Autres sites de diffusion des offres · Publication des offres par l’ANPE et diffusion via des sites spécialisés · Aide financière et supports de · Suivi des offres par téléphone/mail (réponse systématique) recrutement · Deux entretiens en face-à-face avec les recrutés (regard croisé) des dirigeants · Modalités de recrutement · Demande des justificatifs (diplômes) · Respect du cadre légal de l’embauche (signature du contrat avant la date d’embauche…) PLANS D’ACTION (mise en œuvre lors de notre intervention)

· Travailler sur les questions types en entretien de recrutement (transfert d’outils et de méthodes lors de nos rencontres) · Identifier les modalités de recrutement (portage, groupement d’employeurs, sous-traitance… · Identifier les aides à l’emploi (+50 ans ; APR ; EMT…) (transfert : « Les mesures pour l’emploi »)

Exemple 2- Mini Audit GPEC:


Dans le cadre de la constitution des dossiers GPEC pour la Direccte, les entreprises répondaient à une série de questions nous permettant d’aiguiller la demande :

1. Fiche d’identité entreprise Raison sociale, date de création, structure Juridique, dirigeant, code NAF, Branche Professionnelle, convention collective…) 2. Gestion des effectifs : (répartition sur 3 ans, H/F, Nombre de départ, âges…) 3. Répartition des emplois : (type de contrat, nombre, CSP, temps de travail…) 4. Mobilité : (difficultés de recrutement, départs volontaires, promotion interne, entretien professionnel) 5. Formation : (recours à des actions de formation, nature, DIF…) 6. Organisation : (Organigramme, typologie d’organisation, DP…) 7. Projets de l’entreprise (évolution, plan d’action, incidence conditions de travail…)


Exemple 4 - Mise en place de sites collaboratifs pour la fonction RH dans les petites entreprises Certaines petites entreprises, clientes de Médiatice, nous ont sollicitées sur la mise en place de solutions en mode SAAS notamment en ce qui concerne les outils bureautique. En effet l’offre concurrentielle de 40 euro par an et par utilisateurs de Google Apps permet à ses dirigeants d’accéder à des outils bureautiques en ligne (agenda, messagerie, document…) ainsi qu’un espace collaboratif. Si dessous une capture d’écran d’outils mise en ligne dans la fonction RH :

Proposition gpec it projet