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#11. GIUGNO

N E W S L E T T E R

IL S

O R O V A L I D O C I R A C C A OVR e n o i t s e g cause e


Continuano gli esperimenti dell’RMA: anche per giugno, dopo aver letto le vostre risposte al sondaggio dell’edizione di maggio, abbiamo deciso di fissare l’appuntamento mensile con la nostra accademia in un’unica giornata: questa volta di giovedì! Tanto studio intenso e consigli utili per evitare e per gestire al meglio il sovraccarico di lavoro!


20 06

IL SOVRACCARICO

(Intervento di Flavia Fabris) Flavia Fabris ha affrontato il tema del sovraccarico di lavoro articolando il suo intervento in 3 parti: Gli effetti del sovraccarico di lavoro: riconoscerli per poterlo gestire Riconoscere le cause del sovraccarico di lavoro Gestione della situazione di sovraccarico Quando ci sentiamo sempre stanchi e abbiamo da fare tanto di quel lavoro, che sembra non esaurirsi mai, ecco che abbiamo la sensazione di essere in una situazione di sovraccarico: tutto quello che dobbiamo svolgere ci sembra vada ben oltre le nostre possibilità. Non è detto però che la mole di lavoro da realizzare sia dovuta effettivamente a una quantità di cose da fare maggiore di quella che dovrebbe realmente essere. La montagna di lavoro potrebbe essere anche dovuta alla nostra disorganizzazione. Quali sono i sintomi del sovraccarico di lavoro?

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Tensione Sonnolenza (che si manifesta soprattutto nel momento in cui interrompiamo di fare qualcosa) Mal di testa e malessere Nervosismo (che è una cosa diversa dalla tensione: una persona tesa scatta con nulla, ma è concentrata su quello che sta facendo, una persona nervosa fa confusione e sbotta in continuazione) Per andare alla radice di questi sintomi vediamo quali possono esserne le cause: Persone demotivanti nell’ambiente di lavoro o a casa che, con il loro comportamento (per loro tutto è importantissimo e urgentissimo e non va mai bene niente), ci portano ad avere una visione non corretta delle priorità e quindi alla disorganizzazione. Situazioni non etiche che focalizzano l’attenzione altrove Problemi importanti (“patate bollenti”) che, come le situazioni non etiche, assorbono completamente i nostri pensieri Troppe cose da fare e poca delega Per non subire il sovraccarico di lavoro, nel momento in cui ne riconosciamo sintomi e cause, ci sono poche, semplici regole da seguire. La prima cosa da fare è fermarsi. Se andiamo avanti a fare quello che stiamo facendo nello stato mentale in cui siamo facciamo solo danni, nonostante la buona volontà. Fermarsi serve a riorganizzarsi. È fondamentale identificare e risolvere la vera causa del nostro sovraccarico di lavoro: se è una persona demotivante bisogna imparare a gestirla (se proprio non possiamo evitare di averci a che fare), se abbiamo dei grossi problemi che assorbono tutta la nostra energia dobbiamo prima risolvere quelli, se abbiamo tante cose da fare in poco tempo qualche “patata bollente” possiamo pensare di darla in mano a un professionista: sono soldi ben spesi. Un consiglio per ripartire: agire in base all’importanza e non all’urgenza. La vera difficoltà non è nella gestione del sovraccarico, ma nell’identificazione e risoluzione della causa che lo genera. Agire risolvendo le cause e non gli effetti è comunque una regola di vita sempre valida e consigliabile in ogni campo.


ULTERIORI CAUSE: IL TRAFFICO SVILUPPATO INUTILMENTE (Intervento di Bruno Bruni

Il sovraccarico di lavoro si ha pricipalmente in tre casi: Quando l’azienda è in forte espansione, oltre le previsioni Quando l’azienda è in contrazione e taglia troppi costi Quando si genera del traffico inutile Quest’ultimo caso è decisamente molto frequente e se si vanno a vedere le statistiche si potrà vedere come esso eroda ben il 66% della produttività di un’azienda. Consuma quindi utili e morale del personale. I fattori che causano traffico inutile sono molti: Bruno Bruni li ha presi in esame uno per uno e li riportiamo qui di seguito: Rapporti falsi provenienti dai collaboratori Cioè cose inventate, fondate su sensazioni o basate su analisi molto superficiali di determinate situazioni. Tutte le affermazioni che possono pesare sulle decisioni aziendali devono essere basate su dati reali e realmente dimostrabili (sondaggi, statistiche, studi di settore...) Collaboratori inadempienti È il motivo principale per cui un’azienda, agli occhi dei clienti, perde credibilità e fiducia. Ma è un problema anche internamente: se consideriamo una persona inaffidabile ci facciamo carico anche del suo lavoro, per essere sicuri che esso venga svolto nel modo e nei tempi stabiliti. Adempimento alterato Si ha quando degli ordini ben precisi vengono lasciati all’interpretazione “creativa” del collaboratore: quest’ultimo fa le cose che gli si dicono, ma a modo suo. 5


Collaboratori che non forniscono informazioni al responsabile Facciamo un esempio: un cliente attende da noi un’informazione che un collaboratore ci deve trasmettere. Se non ce la trasmette subito, saremo in ansia per l’attesa, creeremo anche un disagio al cliente e il nostro lavoro si fermerà e si accumulerà perché avremo la testa altrove. Comunicare male Responsabili e collaboratori che si dedicano esclusivamente alla parte preferita del lavoro Eludere la situazione Cioè: se si presenta un problema (per esempio venditori che non vendono o critiche per qualche nostra mancanza, etc...) far finta che esso non esista, ignorarlo. Col tempo il problema preso sotto gamba diventerà molto più grosso e porterà via tempo a tutto il resto, facendoci accumulare lavoro su lavoro. Sbolognare il proprio lavoro Che è ben diverso da delegarlo. Rivolgersi a persone diverse dal responsabile Il rischio è quello di prendere punti di vista e operatività sbagliati. Utilizzare persone per scopi diversi dalla loro funzione Responsabili che emettono ordini senza verificarne l’esecuzione Se teniamo in considerazione il fatto che in genere gli ordini sono sequenziali, dare ad un collaboratore un nuovo lavoro da fare senza accertarsi che abbia concluso il precedente aumenta il rischio di sovraccaricarlo. Ignorare le procedure aziendali di successo Ciò si verifica spesso quando il tempo per fare una cosa è poco. Non bisogna mai dimenticare le procedure che hanno sempre portato ad avere risultati. Organigramma sconosciuto Si perde tempo inutilmente, cercando di capire a chi bisogna rivolgersi e per cosa. Personale non preparato O si blocca o si inventa il lavoro. Personale improduttivo A volte l’improduttività è dovuta al fatto che non si ha ben chiaro qual è il risultato che bisogna ottenere. Persone che presentano problemi e non soluzioni Distolgono i loro superiori dal loro lavoro, spingendoli a cercare le soluzioni ai problemi che presentano. Permettere che il traffico inutile prosegua Accettare mancanza di responsabilità da parte dei propri collaboratori Anche se si è il capo, bisogna spingere i propri collaboratori a trovare delle soluzioni ai problemi, altrimenti ci si farà carico anche del loro compito. Utilizzare come scusa per la propria improduttività il traffico inutile causato da un altro settore Accettare un “Quasi” Se quando chiediamo a un collaboratore se ha finito un lavoro la risposta che otteniamo è “quasi”, allora dobbiamo considerare quel compito come non ancora concluso, come un ciclo aperto. Non a caso si dice che il Diavolo si nasconde nei dettagli... Ragionevolezza Nel senso di cercare di trovare delle spiegazioni logiche per le quali una cosa non possa essere portata a termine.


Non risolvere le cose in modo definitivo Cioè “rattoppare” di volta in volta le situazioni che non vanno senza andare alla radice del problema. Non completare un’azione Dare gli stessi ordini anche ad altri Occuparsi del lavoro di altri mentre non si svolge il proprio

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Redway - Newsletter di Giugno 2013