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Análisis económico y financiero con Excel 2013

con cuestiones económicas y financieras: funciones condicionales y de búsqueda, aplicación de gráficos, administración de escenarios, Solver y Tabla de datos, entre otras. Las explicaciones están basadas en ejemplos y situaciones de variada complejidad.

Excel es una herramienta esencial para mejorar la toma de decisiones económicas y financieras de cualquier proyecto. EN ESTE LIBRO APRENDERÁ: Excel y la contabilidad: realización de conciliaciones y resúmenes de información. Manipulación de datos. Creación de un sistema contable básico para nuestra empresa. Análisis de estados financieros: trabajo con funciones condicionales e inventarios. Cálculo de rotaciones y uso de gráficos. Gestión de proyectos con Excel: uso de herramientas para el seguimiento y la comparación de proyectos. Obtención de puntos de equilibrio. Financiación a largo plazo: análisis de las ventajas y desventajas de los sistemas de amortización de préstamos y de las operaciones de leasing. Valuación de proyectos: viabilidad económica y financiera, retorno y plazo de repago de un proyecto de inversión. Cálculo del valor actual neto y de la tasa interna de retorno. Planificación a largo plazo: trabajo con presupuestos y resumen de sus hipótesis. Representación de resultados mediante gráficos.

SOBRE EL AUTOR Lucas Padín es contador público y director en una compañía de primera línea. En esta editorial ha publicado las obras Gestión empresarial utilizando Microsoft Excel, Excel 2007, Macros en Excel y Finanzas con Microsoft Excel. Además, ha colaborado en la colección de fascículos Curso visual y práctico Excel. Análisis económico y financiero con Excel 2013 es una versión revisada y actualizada del libro Finanzas con Microsoft Excel, publicado por esta misma editorial.

NIVEL DE USUARIO Intermedio

CATEGORÍA Excel - Office - Microsoft - Empresas

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PROFESOR EN LÍNEA

En nuestro sitio podrá encontrar noticias relacionadas y también participar de la comunidad de tecnología más importante de América Latina.

Ante cualquier consulta técnica relacionada con el libro, puede contactarse con nuestros expertos: profesor@redusers.com

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GRATIS

de esta obra se explica detalladamente el uso de las herramientas que ofrece Excel para resolver gran cantidad de problemas relacionados

Análisis económico y financiero con Excel 2013

gráfica de la información, con el objetivo de que puedan tomar decisiones económico-financieras tanto personales como empresariales. A lo largo

VERSIÓN DIGITAL

Dirigido a todos aquellos que necesiten una herramienta simple para la creación de escenarios, la realización de análisis y la presentación

ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO CON EXCEL 2013 CREACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE BÁSICO GENERACIÓN DE PRESUPUESTOS Y RESUMEN DE HIPÓTESIS EN GRÁFICOS ANÁLISIS DEL RETORNO Y PLAZO DE REPAGO DE UN PROYECTO

por LUCAS PADÍN

PLANIFIQUE, GESTIONE Y EVALÚE PROYECTOS

13/02/2015 12:11:35 p.m.


TÍTULO:

Análisis económico y financiero con Microsoft Excel 2013

AUTORES:

Lucas Padín

COLECCIÓN:

Seriado

FORMATO:

24 x 17 cm

PÁGINAS:

192

Copyright © MMXV. Es una publicación de Fox Andina en coedición con DÁLAGA S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio actual o futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en I, MMXV.

ISBN 978-987-734-022-8

Padín, Lucas Análisis económico y financiero con Microsoft Excel. - 1a ed. - Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Fox Andina; Dalaga, 2015. 192 p. ; 24x17 cm. - (Seriada; 15) ISBN 978-987-734-022-8 1. Informática. I. Título. CDD 005.3


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PRELIMINARES

El libro de un vistazo En esta obra repasaremos diferentes temas relacionados con Excel y su aplicación en empresas, teniendo como base de nuestro trabajo y análisis las cuestiones económicas y financieras. Aplicaremos muchos ejemplos que nos ayudarán a fijar los diferentes conceptos y herramientas que Excel nos pone a disposición.

CONTABILIDAD CON EXCEL

obtener su punto de equilibrio (break even point)

En este capítulo realizaremos conciliaciones

y aprenderemos las nociones básicas

de manera sencilla, efectuaremos resúmenes

de programación de las macros.

de información y manipularemos datos de diferentes formas. Por último, crearemos un sistema contable básico y comenzaremos a trabajar la parte estética de los reportes.

FINANCIACIÓN A LARGO PLAZO Poder analizar cuál es la modalidad de financiación más útil es fundamental para poder tomar buenas decisiones. Repasaremos

ANÁLISIS FINANCIEROS

los distintos sistemas de amortización de

Aquí profundizaremos en el análisis de los

préstamos y las operaciones de leasing,

estados contables. Comenzaremos a trabajar

con sus ventajas y desventajas. Veremos las

con funciones condicionales e inventarios,

distintas herramientas para calcular intereses.

trabajaremos con índices, calcularemos rotaciones, incorporaremos tablas dinámicas y empezaremos a utilizar gráficos. VALUACIÓN DE PROYECTOS Analizaremos la viabilidad económica y financiera de un proyecto de inversión, LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON EXCEL

su retorno y su plazo de repago. Trabajaremos

Un nuevo proyecto siempre es un desafío y su

con el cálculo del valor actual neto y la tasa

correcto seguimiento también lo es. Por eso,

interna de retorno y realizaremos el cálculo

aprenderemos a utilizar algunas herramientas

del período de repago (pay-back). Analizaremos

para armar seguimientos de proyectos y poder

todos los métodos en su conjunto para verificar

compararlos. También conoceremos cómo

su complementación.

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ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANIERO CON MICROSOFT EXCEL

LA PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO La planificación a largo plazo es otra de

SIMULACIONES Y ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD

las tareas fundamentales para gestionar

Trabajaremos con simulaciones y analizaremos

negocios, sustentar estrategias y fijar objetivos.

la sensibilidad de las variables importantes

Trabajaremos con presupuestos y el resumen

de nuestro negocio. La herramienta Tabla de

de sus hipótesis y, por último, utilizaremos

datos nos ayudará a realizar esta tarea.

gráficos para representar los resultados. ON WEB COMPLEMENTOS EL TABLERO DE COMANDO

Veremos los complementos integrados a

Desarrollaremos un tablero de comando

Excel, como Solver y la Herramienta para

integral o balanced scorecard. Aplicaremos

Análisis de datos.

formatos condicionales y traduciremos la estrategia y sus resultados en gráficos de diferentes estilos.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA A lo largo de este manual, podrá encontrar una serie de recuadros que le brindarán información complementaria: curiosidades, trucos, ideas y consejos sobre los temas tratados. Para que pueda distinguirlos en forma más sencilla, cada recuadro está identificado con diferentes iconos:

CURIOSIDADES E IDEAS

ATENCIÓN

DATOS ÚTILES Y NOVEDADES

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SITIOS WEB


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PRELIMINARES

Contenido Análisis financieros Sobre el autor ............................................................. 4

Los estados financieros .............................................38

Prólogo ....................................................................... 5

La importancia de las fechas .................................38

El libro de un vistazo .................................................. 6

Datos maestros......................................................40

Información complementaria..................................... 7

Una cuenta de resultados ......................................43

Introducción ............................................................. 12

Ratios de créditos y deudas ......................................47 Días de rotación ....................................................47 Antigüedad de deuda .............................................48 Clasificación de partidas en rangos ........................50

Contabilidad con Excel

Deuda con proveedores..........................................55

Comparar datos .........................................................14

Otros ratios o índices .............................................56

Ejemplo 1: conciliar datos .....................................14

La representación gráfica .........................................56

Las referencias absolutas y relativas.......................18

Otra manera de representar participaciones..........58

Funciones condicionales y control de errores.........19

Resumen ....................................................................59

Filtros....................................................................20

Actividades ................................................................60

Algunos cambios....................................................22 Otras funciones .....................................................24 Sistema contable y Excel: algunos aspectos fundamentales............................................................25 Los estados contables ...............................................30 Herramientas de búsqueda y reemplazo ................31 Cambiar signos ......................................................33 Los estados contables ............................................33 Resumen ....................................................................35 Actividades ................................................................36

La gestión de proyectos con Excel Primeros pasos con los proyectos ............................62 Comparación de información real y objetivos.........62 Alternativa con la función =BUSCAR....................65 Formato condicional ..............................................66 Más opciones sobre el formato condicional............69

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ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANIERO CON MICROSOFT EXCEL

Borrar reglas.........................................................73

Otros tipos de préstamos ..........................................99

Administrador de reglas ........................................74

Préstamos con interés variable ...............................101

Algunas aplicaciones adicionales ...........................74

Tipo de financiación según el proyecto ..................103

Comparación de proyectos y planes de acción ........74

Leasing o arrendamiento financiero .......................105

Un caso diferente ..................................................76

Ventajas y desventajas del leasing .......................106

Seguimiento de proyectos.........................................78

La planilla de leasing...........................................107

El punto de equilibrio ................................................79

Resumen ..................................................................109

Buscar objetivo......................................................80

Actividades ..............................................................110

Un ejemplo más complejo .....................................81 Macros, una aproximación sencilla ........................83 Resumen ....................................................................85 Actividades ................................................................86

Valuación de proyectos Valuación de inversiones .........................................112 El valor actual neto .................................................113 La tasa ................................................................117 Valor actual neto relativo ....................................118 Un nuevo proyecto ...............................................118 El periodo de repago ...............................................121 La tasa interna de retorno.......................................124 Todos los métodos ...................................................126 El valor terminal .................................................128 VAN y TIR no periódicos .........................................130 Resumen ..................................................................131 Actividades ..............................................................132

Financiación a largo plazo Financiación a largo plazo .........................................88 Sistemas de amortización de préstamos ..................88

La planificación a largo plazo

Sistema francés o de cuota constante....................88

Los planes de estrategia..........................................134

Sistema de cuota decreciente o alemán ................92

La organización de un presupuesto ......................134

Sistema americano................................................93 Ventajas y desventajas de las principales modalidades de amortización de préstamos...........94 Funciones financieras para amortización de préstamos .............................................................95 La cuota ................................................................95 Los intereses .........................................................96 El capital amortizado ............................................98

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PRELIMINARES

Venta por producto ..............................................137

El resumen ...............................................................170

El presupuesto .........................................................139

Algunos detalles ..................................................170

Los costos............................................................140

Los gráficos .........................................................171

La parte patrimonial: cuentas de balance ............142

Gráficos diferentes ..............................................173

La exposición de los resultados ...........................143

Resumen ..................................................................175

Resumen de hipótesis ..........................................144

Actividades ..............................................................176

Los flujos de caja .................................................145 Los gráficos .............................................................147 La línea de tendencia ..........................................151 Resumen ..................................................................153 Actividades ..............................................................154

Simulaciones y análisis de sensibilidad Los análisis de sensibilidad .....................................178

El tablero de comando El tablero de comando ............................................156 Las mediciones habituales ...................................157 La visualización gráfica .......................................157 La construcción del modelo ....................................158 El diseño inicial ...................................................158

Las tablas de datos ..................................................180

Los indicadores de la perspectiva financiera........159

Diseño de una tabla de datos ...............................181

Los procesos internos ..........................................160

Dos variables .......................................................184

La perspectiva del cliente....................................161

Un nuevo ejemplo ................................................186

La perspectiva del crecimiento,

Tablas en proyectos de inversión..........................186

innovación y aprendizaje......................................162

Los escenarios .........................................................187

Un poco más de detalle .......................................163

Escenarios de análisis..........................................188

Arquitectura de indicadores....................................164

El resumen de escenarios ....................................190

Otras perspectivas ...............................................167

Resumen ..................................................................191

Algunas alternativas ................................................169

Actividades ..............................................................192

ON WEB

Complementos Los complementos Solver Las opciones ajustables Otro complemento interesante: análisis de datos Resumen

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Contabilidad con Excel En este primer capítulo vamos a explicar algunas herramientas de Excel que nos ayudarán a realizar, de manera más simple, algunas tareas contables. A su vez, comenzaremos a conocer algunas de las funciones que el programa tiene para que nuestro trabajo sea más sencillo y preciso.

Comparar datos ....................... 14

Resumen................................... 35

Sistema contable y Excel: algunos

Actividades............................... 36

aspectos fundamentales........... 25 ▼

Los estados contables ............. 30

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1. CONTABILIDAD CON EXCEL

Comparar datos Comparar y conciliar son algunas de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad, administración o finanzas. Ya sea una compañía pequeña, grande o incluso nuestro propio negocio personal, siempre es necesario realizar conciliaciones. Habitualmente tendremos datos bajados de algún sistema informático o de diferentes planillas de seguimiento de Excel y será necesario compararlos con datos registrados en otros sitios. Excel 2013 cuenta con variados y potentes recursos para realizar comparaciones de datos. Podemos utilizar y combinar distintas herramientas: algunas funciones nos permiten comparar valores; otras, aplicar opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro.

Ejemplo 1: conciliar datos Comencemos con un ejemplo simple: supongamos que tenemos, por un lado, una extracción de datos de algún sistema de la compañía, que debemos comparar con un archivo de Excel donde se hacen seguimientos manuales de las ventas. Queremos contrastarlos para determinar si hemos registrado todas las facturas de venta en la contabilidad. En primer lugar, contamos con el detalle de la extracción del sistema, donde figura el número de factura, que será la clave que utilizaremos para la comparación de los datos.

Figura 1. Los sistemas de gestión cuentan habitualmente con la posibilidad de exportar información a Excel. www.redusers.com


ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO CON MICROSOFT EXCEL

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En nuestro ejemplo, por un lado, la extracción posee los datos de la facturación, los números de los comprobantes, las fechas y los importes. Por otro lado, contamos con un detalle que lleva el Departamento de Ventas, en el que se registra cada una de las operaciones que realizaron los vendedores. Esta información se remite todos los meses al Departamento Contable, para que efectúe la comprobación del registro de las facturas y luego proceda a liquidar las comisiones correspondientes.

Figura 2. El seguimiento del Departamento de Ventas incluye datos adicionales sobre el canal y el cliente. Para esta primera conciliación, utilizaremos como nexo el número de la factura y aplicaremos funciones de búsqueda. En la cinta de opciones, dentro de la pestaña Fórmulas, encontraremos la Biblioteca de funciones que se encuentra dividida en grupos. Dentro de estos diferentes grupos encontramos las funciones de Búsqueda y referencia, que utilizaremos con mucha frecuencia.

REDUSERS PREMIUM Para obtener material adicional gratuito, ingrese a la sección Publicaciones/Libros dentro de http://premium.redusers.com. Allí podrá ver todos nuestros títulos y acceder a contenido extra de cada uno, como los ejemplos utilizados por el autor, apéndices y archivos editables o de código fuente. Entre los complementos de este libro encontrará, además, tutoriales en video para mejorar la comprensión de los conceptos desarrollados en la obra.

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1. CONTABILIDAD CON EXCEL

Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo a su utilidad, desde aquellas destinadas a cálculos sencillos hasta grupos de funciones específicos para cálculos estadísticos o de ingeniería. En el grupo de funciones de Búsqueda y referencia hallaremos aquellas funciones que nos permiten realizar búsquedas y comparaciones de datos. Algunas de ellas son fundamentales

EL ASISTENTE QUE POSEE EXCEL NOS AYUDA A REALIZAR LAS FUNCIONES DE MANERA SENCILLA

para facilitarnos la realización de tareas en Excel. En nuestro ejemplo buscaremos comparar los datos de las dos planillas que tenemos, con el fin de identificar potenciales diferencias. Una forma de compararlos será a través de funciones: utilizaremos, en este caso =BUSCARV. Esta función nos permite, a partir de un dato que funciona como llave (valor buscado), encontrarlo en otra tabla o matriz (matriz buscar en) y obtener un determinado dato de esta última. El valor buscado deberá ser un dato que figure en ambas tablas.

El asistente que posee Excel nos ayudará a realizar las funciones de manera sencilla. Una vez que tengamos más práctica, podremos insertar las funciones manualmente, sin necesidad de recurrir al asistente. Debemos tener en cuenta que esta función buscará la información de manera vertical (de ahí surge su nombre), es decir el valor buscado debe encontrarse a la izquierda de la tabla o matriz donde deseamos encontrar el dato correspondiente. En nuestro ejemplo, el valor buscado que utilizaremos como llave será el número de la factura, ya que es el dato que figura en las dos tablas. En primer lugar, comenzaremos por chequear, desde la planilla extraída del sistema, los datos incluidos en el seguimiento del Departamento de Ventas.

DESPLAZAMIENTO CON EL TECLADO Para desplazarnos rápidamente con el teclado, podemos utilizar las teclas AvPag y RePag, que nos mueven una página hacia abajo y hacia arriba, respectivamente. Presionando la combinación ALT + AvPag o ALT + RePag, nos moveremos una pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda.

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Análisis financieros En el capítulo anterior, vimos rápidamente cómo confeccionar los estados contables más básicos y realizar algunas comparaciones de datos muy útiles. Aquí profundizaremos en el análisis y aprenderemos cómo aplicar algunas herramientas de Excel que ayudarán a manipular mejor la información y facilitar el armado de reportes.

Los estados financieros ........... 38

Resumen................................... 59

Ratios de créditos y deudas .... 47

Actividades............................... 60

La representación gráfica........ 56

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2. ANÁLISIS FINANCIEROS

Los estados financieros Los estados financieros básicos pueden ser confeccionados de manera sencilla. Como hemos comentado en el capítulo anterior, podremos utilizar algunas herramientas como los filtros, herramientas de búsqueda y reemplazo, etcétera, para adecuar correctamente los datos que tengamos al formato de exposición deseada para los reportes. Vamos a utilizar un nuevo ejemplo que nos permitirá conocer algunas herramientas adicionales que tiene Excel para desarrollar este tipo de planillas. Supongamos que nuestro sistema de gestión contable nos permite extraer solo un listado de todos los movimientos de nuestras cuentas contables, un detalle analítico de los movimientos. Incluiremos algunas fórmulas para construir los estados financieros básicos a partir de la sumatoria correcta de los movimientos.

Figura 1. Un ejemplo reducido con datos de un único mes. Más allá de la forma mediante la cual obtenemos los datos para el armado de los cuadros, podemos aplicar este tipo de recetas a la mayoría de los casos. Trabajar con columnas auxiliares siempre nos ayudará a administrar mejor los datos para mostrarlos en un resumen.

La importancia de las fechas Excel posee un grupo de funciones de fecha y hora que son de gran utilidad. Estas funciones las encontraremos dentro del grupo Fecha y Hora incluido en la Biblioteca de funciones de la ficha de opciones Fórmulas.

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Partiendo de una fecha, como la que se incluye en nuestra extracción, podremos separar su mes y su año utilizando las funciones =MES e =AÑO. Ambas poseen un único argumento que será la fecha en cuestión.

Figura 2. Función =AÑO. También existe la función =DIA que extrae el número del día incluido en una fecha. Es de utilidad incluir mes y año en una misma celda; de lo contrario, podríamos tener algunos inconvenientes si trabajamos con datos de más de un año a la vez. Para esto, podemos unificar las funciones anteriores (=MES y =AÑO), si queremos mostrar el mes y año de la forma 201409, por ejemplo, para hacer referencia al mes de septiembre del año 2014. También podríamos incluir un guion en el medio para separar ambos datos. Colocar el dato del año en la primera posición nos permitirá realizar un correcto ordenamientos de los datos. Otro punto importante –que, aunque parezca menor, no lo es– es la forma en que se incluye el número del mes. Dado que hay meses que tienen más de un dígito (10, 11 y 12), para que nuestro ordenamiento se pueda efectuar correctamente será necesario que a aquellos meses que posean un único dígito se les agregue un 0. Esto nos servirá para ordenar la información y para tabularla correctamente. Para lograrlo utilizaremos la función =SI, que nos ayudará a evaluar la cantidad de dígitos que tiene el mes. También debemos incluir la función =LARGO, que nos permitirá evaluar la cantidad de caracteres que posee una determinada cadena de texto

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2. ANÁLISIS FINANCIEROS

(en este caso, el resultado que arroje la función =MES). Por último, utilizaremos la función =CONCATENAR o el carácter & para poder unir los resultados de las funciones aplicadas.

Figura 3. Observamos cómo queda conformada la función y su resultado. La sintaxis completa de la combinación de funciones que indica agregar un 0 si el mes tiene solo un dígito sería: =SI(LARGO(MES(C7))=1;AÑO(C7)&0&MES(C7);AÑO(C7)&MES(C7)).

Datos maestros Es muy útil tener una hoja de Excel con datos adicionales; en este caso, sobre el número de las cuentas, la descripción, los rubros, etcétera. Esto servirá luego para poder sumarizar todos estos conceptos.

BÚSQUEDA VERTICAL La función =BUSCARV nos permite buscar datos de una matriz de forma Vertical (en columnas) respecto de un valor que se encuentra a la izquierda de la matriz. También contamos con la función =BUSCARH, que, por el contrario, buscará los datos de forma Horizontal (en filas) respecto de un valor buscado que deberá incluirse en la primera fila de la matriz, arrojando el correspondiente a la fila elegida. Su sintaxis es la misma.

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La gestión de proyectos con Excel Cuando iniciamos un nuevo proyecto, el principal desafío es su adecuada ejecución, pero también lo es realizar un correcto seguimiento. El éxito de un proyecto dependerá, en parte, de cuán rápido podemos medirlo y analizar su avance. En este capítulo, veremos algunas herramientas que nos ofrece Excel para realizar seguimientos de nuestros proyectos.

Primeros pasos

El punto de equilibrio .............. 79

Resumen................................... 85

Actividades............................... 86

con los proyectos ..................... 62 ▼

Comparación de proyectos y planes de acción.................... 74

Seguimiento de proyectos ....... 78

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3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON EXCEL

Primeros pasos con los proyectos Es habitual idear y desarrollar un proyecto, ya sea para nosotros o para la compañía donde trabajamos. También es habitual que nos olvidemos de pensar cómo realizaremos un buen monitoreo y seguimiento de lo que vaya sucediendo con ese proyecto. Medir y hacer un seguimiento es casi tan importante como el desarrollo del proyecto. Vamos a utilizar la palabra “proyecto” en sentido amplio: nos referimos a cualquier cambio sustancial que realicemos en la operación, ya sea desde un punto de vista comercial, operativo, de gestión, etcétera. En general, los proyectos tienen primero una fase de prueba piloto y, luego de comprobar los resultados, se realiza el roll-out o aplicación del proyecto al resto del negocio. Un proyecto podría ser, por ejemplo, acortar la condición de pago a los clientes a cambio de una bonificación adicional. Esto podríamos probarlo en un grupo reducido de clientes para ver que no haya un ahogo financiero en sus operaciones u otras complicaciones y, luego, aplicarlo al resto. Si tuviéramos diferentes unidades de negocio, podríamos lanzar un nuevo producto en un determinado canal de ventas o en una zona geográfica específica; si fuéramos una empresa que posee una cadena de cafeterías, un proyecto podría ser reformar los locales y realizar un ajuste en la oferta de productos a los clientes para luego verificar el impacto en la venta y los resultados, entre otras opciones. Es importante definir cuáles serán los indicadores que nos permitirán saber si es exitoso o no. Las preguntas que nos debemos hacer son, entre otras: ¿qué necesitamos que suceda para considerar que este proyecto es exitoso? ¿cómo medimos que esas cosas suceden?

Comparación de información real y objetivos Supongamos que tenemos una cadena de locales que comercializa electrodomésticos en forma masiva y hemos decidido comenzar a vender una nueva categoría: computación y tecnología. Debemos realizar un plan sobre los cambios a realizar y los resultados

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ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO CON MICROSOFT EXCEL

esperados, hacer una prueba piloto, analizar

ES ESENCIAL

los resultados y luego aplicar la fórmula al resto

ESTABLECER CÓMO

de los locales. Cuando definamos un proyecto, el plan

SE VAN A MEDIR

y los resultados que queramos obtener, será

LOS RESULTADOS

fundamental definir también los indicadores a través de los cuales mediremos el éxito. En este

DEL PROYECTO

caso, podemos definir la cantidad de productos a incorporar; analizar las ventas obtenidas o el porcentaje de participación de la nueva categoría dentro del total de la venta del local; analizar los resultados obtenidos y compararlos con el esfuerzo que se realizó para incorporar la categoría, incluyendo

el impacto por el stock que debemos incorporar, el costo financiero de la inmovilización de dinero, el personal específico para el correcto desarrollo de la categoría, su formación, etcétera. En este caso, hemos definido un objetivo, y el plan es comparar los datos reales que arrojaron los cambios de este proyecto sobre el objetivo planteado. En el grupo de Ventas, el indicador más importante será el porcentaje de participación de las ventas de la categoría Computación y Tecnología sobre el total. Incluiremos dos columnas que nos mostrarán las diferencias entre los datos reales y los objetivos, tanto en valor como en porcentaje. Los datos en valor serán la simple diferencia entre real y objetivo, mientras que los porcentajes, una división. Para mejorar la lectura de la información podríamos agregar, en otra columna, un indicador que nos muestre cuando el dato real es superior y/o inferior al objetivo, a través de la función condicional =SI.

LA ALINEACIÓN Las posibilidades de alineación son muy variadas: el grupo Alineación, dentro de la ficha de opciones Inicio, cuenta con todas las opciones. Además de aquellas que nos permiten ubicar un texto dentro de una celda, tanto en forma horizontal como vertical, podremos combinar varias celdas para lograr que un determinado texto pueda centrarse en la totalidad de las celdas combinadas.

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3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON EXCEL

En este primer paso, simplemente podríamos incluir la siguiente función: =SI(E4>=0;”Ok”;”No superado”), que evalúa si el valor incluido en cada una de las celdas de la columna E (donde se muestra la diferencia entre los resultados reales y los proyectados como objetivo) es superior a 0. En caso de ser superior, aparecerá el valor Ok y, en caso contrario, se visualizará No superado

Figura 1. La función =SI nos permitirá evaluar si los indicadores cumplen o no con el objetivo planteado. Podemos, además, definir rangos y construir una fórmula que muestre cuán bueno o malo es el resultado del indicador. Será diferente si el objetivo no fuera superado por una diferencia inferior al 1 %, que si ese porcentaje fuese muy superior. Habrá que definir umbrales: aquellos indicadores que superen en un 10 % al objetivo serán considerados Excelentes; serán considerados Muy buenos aquellos que los superen en un 5 %; Buenos, los que posean valores entre 0 y 5 %; Regulares aquellos indicadores cuyos valores estén entre 0 y -5 %; al resto, los denominaremos Malos. Para lograrlo podremos anidar funciones =SI que quedarían así: =SI(F5>=0;SI(F5>=10%;”Excelente”;SI(F5>=5%;”MuyBueno”;”Bueno”));SI (F5>=-5%;”Regular”;”Mal”)), donde estaríamos evaluando el valor de una determinada celda. La primera función =SI evalúa si el valor de la celda es superior o inferior a 0; en caso de ser superior, evalúa los rangos establecidos, y, en caso de ser inferior, con otra función condicional podremos evaluar si el valor se encuentra entre 0 y -5 % o si es menor.

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Financiación a largo plazo Entender cuál es la mejor forma de financiarse en función del proyecto y de los resultados a obtener es una parte importante de la toma de decisiones de cualquier negocio, emprendimiento o hasta en las finanzas personales. Poder analizar cuál es la modalidad más útil y comparar los distintos escenarios es necesario. Durante este capítulo veremos algunas funciones relacionadas con la financiación a largo plazo.

Financiación a largo plazo ......... 88

Sistemas de amortización

Tipo de financiación según el proyecto..................... 103

de préstamos.............................. 88

Leasing o arrendamiento financiero ................................. 105

Funciones financieras para amortización de préstamos ....... 95

Resumen................................... 109

Otros tipos de préstamos .......... 99

Actividades............................... 110

Préstamos con interés variable... 101

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4. FINANCIACIÓN A LARGO PLAZO

Financiación a largo plazo Convivimos con la financiación, desde la realización de una compra en cuotas con la tarjeta de crédito, la solicitud de un préstamo para un emprendimiento o la adjudicación de un crédito hipotecario. Cuando hablamos de financiación a largo plazo hacemos referencia a un monto de dinero (capital), que será sujeto a una tasa de interés, que irá generando intereses periodo tras periodo. Tiene una duración definida, una forma de cálculo (que será la metodología que se aplique para el cálculo de los intereses y de la cuota que amortizará el préstamo) y una tasa de interés o una forma de cálculo de dicha tasa (interés variable).

Sistemas de amortización de préstamos Las modalidades de amortizar o liquidar un préstamo difieren en el modo en que se aplica el valor pagado de una cuota al capital amortizado o intereses. Para una misma tasa, un mismo capital y un mismo plazo podremos tener diferentes montos de cuotas a pagar y diferentes montos de intereses pagados.

Sistema francés o de cuota constante Este es el sistema de amortización de préstamos más utilizado en aplicaciones sencillas (créditos personales, préstamos hipotecarios, entre otras). Se caracteriza por mantener constante la cuota a pagar durante todo el periodo de amortización (siempre que no se modifique la tasa de interés o el plazo de pago del préstamo), ajustando el monto de capital que se descuenta con cada cuota y el nivel de intereses. Veamos un ejemplo: supongamos que hemos tomado un préstamo por un monto total de $ 200.000, a pagar en 15 cuotas mensuales, a una tasa de 22,50 % anual. Primero realizaremos los cálculos a través de diferentes operaciones y luego los aplicaremos a las funciones que Excel posee para hacer cálculos financieros.

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ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO CON MICROSOFT EXCEL

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Figura 1. Las celdas de monto del préstamo, la tasa y la cantidad de cuotas las debemos incluir en la parte superior de la planilla para poder hacer referencia a ellas en los cálculos. En la primera columna indicaremos el número de cuota y, en la siguiente, el valor del capital que va quedando antes del pago de cada cuota. La columna que arroja el monto de los intereses calculará el monto del capital adeudado hasta ese momento por la tasa de interés correspondiente al mismo periodo. El cálculo del monto del interés quedaría expresado así: =B9*($D$5/12). Debemos fijar la celda referida a la tasa de interés (estamos trabajando con una tasa de interés fija para todo el periodo) y dividirla por 12, ya que estamos utilizando periodos mensuales y la tasa de interés está expresada de forma anual. Para calcular la cuota, tendremos que efectuar la relación entre el valor del préstamo, la tasa de interés y el periodo de devolución (cantidad de cuotas), como se muestra en la siguiente función.

LAS TASAS DE INTERÉS Cuando trabajemos con operaciones financieras debemos tener cuidado con las unidades de tiempo en las cuales se expresan las tasas de interés: estas deben concordar con los periodos utilizados para su amortización. Por ejemplo, si trabajamos con periodos mensuales, debemos expresar las tasas en esa misma unidad de tiempo (si la tasa fuera anual, bastará con dividirla por 12), realizando los cálculos necesarios para obtener las tasas equivalentes correspondientes.

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4. FINANCIACIÓN A LARGO PLAZO

Figura 2. Luego veremos que Excel posee una función que nos ahorra realizar estos cálculos. Si aplicamos la función en la columna de cuota de la siguiente manera: =(D3*(D5/12)/(1-(1+(D5/12))^(-D4))), obtendremos el valor que se pagará en cada uno de los periodos por la amortización del capital y los intereses correspondientes. Si hubiera costos de impuestos, seguros o gastos relacionados con el préstamo, no formarán parte del cálculo de interés ni de la amortización del crédito, pero sí deberán sumarse al valor de la cuota para establecer el total a pagar en cada periodo. Los montos de amortización de capital surgirán de realizar la diferencia entre el valor de la cuota

LOS COSTOS

y el monto de los intereses pagados en cada uno

ADICIONALES, COMO

irá sumando los valores amortizados, y tiene que

EL SEGURO, DEBERÁN

alcanzar el monto total del préstamos ($200.000)

SUMARSE AL VALOR

la columna de saldo irá restando, del valor del

DE LA CUOTA

préstamo, el valor del capital amortizado en cada

de los periodos. El valor acumulado simplemente

cuando se llegue a la cuota 15; por otro lado,

periodo, por lo que tiene que ser, al finalizar la última cuota, un 0. Si arrastramos todas estas funciones a las demás celdas, lograremos completar la planilla del préstamo:

LAS OPERACIONES BÁSICAS Los signos de más (+) y menos (-) nos permiten realizar sumas y restas, respectivamente; la barra (/), divisiones; y el asterisco (*), multiplicaciones. Para realizar cálculos de potencias, utilizaremos el carácter ^, mientras que para establecer radicaciones utilizaremos el mismo carácter pero con el valor inverso. Así, por ejemplo, para elevar un número al cuadrado, indicaremos x^2 y, para calcular su raíz, x^(1/2).

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Valuación de proyectos Cuando analicemos proyectos de inversión, uno de los aspectos importantes a tener en cuenta será su retorno financiero. Además de estudiar el proyecto desde lo estratégico, revisaremos su rentabilidad económica, financiera, el valor actual de los flujos de fondos que se generarán y el periodo de repago de la inversión.

Valuación de inversiones .......112

Todos los métodos .................126

El valor actual neto ...............113

VAN y TIR no periódicos .......130

El periodo de repago..............121

Resumen.................................131

La tasa interna de retorno .....124

Actividades.............................132

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5. VALUACIÓN DE PROYECTOS

Valuación de inversiones Cuando hablamos de inversiones en proyectos, nos referimos a uno o varios desembolsos de dinero que pueden realizarse y ser comparardos con la retribución que obtengamos de ellos. La forma de evaluar un proyecto se puede dividir en dos categorías principales. Los métodos estáticos, que son aquellos que no tienen en cuenta el valor tiempo del dinero. En este grupo, podríamos incluir:

• Cash flow estático o método de flujo de caja. Según este método, comparamos los desembolsos iniciales para la ejecución del proyecto respecto de los flujos de fondos que genere la inversión en el futuro. El proyecto será válido si el ratio de ingreso de fondos respecto de las inversiones en el proyecto es positivo.

• Plazo de recupero o Pay-back (estático). Representa el número de periodos (años, meses, etcétera) que se tarda en recuperar la inversión y toma como más beneficiosos aquellos proyectos que recuperan la inversión con mayor rapidez. Como crítica, este método no contempla si el proyecto, luego de recuperar la inversión, genera flujos negativos que puedan revertir esto. No es un método completo para la evaluación de proyectos, pero sí complementario. Los métodos estáticos son de cálculo más fácil y rápido, pero, al no tener en cuenta el valor tiempo del dinero, pierden bastante importancia. Se denominan métodos dinámicos a aquellos que sí tienen en cuenta el valor tiempo del dinero, considerando una tasa de interés que nos permite ajustar los flujos de fondos futuros para homogeneizarlos y que sean valores de un mismo período de tiempo. Entonces, podemos decir que los métodos dinámicos son los que se utilizan verdaderamente para la evaluación de proyectos de inversión.

FUNCIONES FINANCIERAS Las funciones relacionadas con la evaluación de proyectos las encontraremos dentro del grupo de Funciones financieras en la ficha de opciones Fórmulas, al igual que las que analizamos en el Capítulo 4 para la amortización de créditos, cálculos de tasas y pagos de préstamos.

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ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO CON MICROSOFT EXCEL

Entre los que podemos destacar:

HAY QUE TENER EN

• El método del valor actual neto (VAN), que

CUENTA EL VALOR

analiza los flujos de fondos que genera un proyecto, descontados a una tasa de interés

TIEMPO DEL DINERO

(costo de oportunidad).

PARA ESTIMAR EL

• El periodo de recupero o pay-back dinámico o descontado, que evalúa el periodo de recupero pero luego de homogeneizar los

VALOR DE UN PROYECTO

flujos de fondos futuros generados por el proyecto en un mismo momento.

• El método de la tasa interna de retorno, conocido como TIR, que representa una tasa de fácil lectura de la rentabilidad del proyecto. Matemáticamente podemos decir que será la tasa que hace que el valor actual neto (VAN) de un proyecto sea 0. Estos métodos son complementarios: al momento de evaluar un proyecto de inversión desde el punto de vista económico-financiero, es conveniente realizar todas estas evaluaciones.

El valor actual neto El valor actual neto, o VAN, es uno de los métodos más utilizados (y aceptados) para la evaluación de proyectos. Podríamos definirlo como el valor de los flujos de fondos futuros que generará la inversión de un proyecto, descontados a una tasa de interés (costo de capital o de oportunidad) para que puedan ser mostrados al mismo tiempo en que se genera la inversión. Siempre que hablamos de proyectos de inversión entendemos la existencia de un desembolso inicial que podrá generar flujos de fondos positivos en el futuro. Empecemos con un ejemplo para comprender mejor el concepto y su cálculo. Supongamos que vamos a realizar una inversión en la adquisición de una máquina para fabricar pan por $ 30.000 y nos generará un ingreso anual de $ 14.000 durante un lapso de cinco años, que es su vida útil. Luego de esos años de uso continuo, la máquina quedará obsoleta y sin valor alguno. Tomando en cuenta estos supuestos, los volcaremos en una planilla:

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5. VALUACIÓN DE PROYECTOS

Figura 1. En este ejemplo, cada periodo equivale a un año. Si analizáramos los valores sin tener en cuenta el valor tiempo del dinero (método estático), simplemente sumaríamos los flujos de fondos positivos y la inversión inicial. El proyecto arrojaría un valor positivo de $ 40.000. También sabemos que los $ 14.000 generados en el quinto año son muy diferentes de los $ 14.000 generados en el primero, simplemente por el paso del tiempo. La forma de visualizar siempre valores de un mismo momento es homogeneizarlos descontando los flujos de fondos futuros por una tasa de interés o tasa de corte. Esta tasa podrá representar el costo de capital necesario para la realización de la inversión o, también, el costo de oportunidad, que será aquella tasa que nos pueda arrojar un proyecto comparable. Si recordamos algunos conceptos de matemática financiera y definimos una tasa de interés del 18 % anual, podremos realizar la cuenta que nos permita descontar cada uno de los valores de cada periodo, como se ve en la siguiente figura:

Figura 2. En este ejemplo, i será la tasa de interés y n, el número de periodo que queramos descontar. Si aplicamos esta fórmula a cada uno de los flujos de fondos de ingresos, podremos traerlos hasta el momento 0 y que sean comparables con el valor de la inversión. De esta forma, tendríamos todos valores de un mismo momento. La fórmula que habrá que aplicar

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La planificación a largo plazo La planificación a largo plazo es otra de las tareas fundamentales para la gestión de negocios. Dar sustento a nuestras estrategias y plantear objetivos a alcanzar es siempre necesario. El armado de proyecciones y presupuestos nos facilitará la fijación de objetivos.

Los planes de estrategia ........134

Resumen.................................153

El presupuesto .......................139

Actividades.............................154

Los gráficos ...........................147

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6. LA PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO

Los planes de estrategia Además de tener una visión y una misión, siempre es necesario fijar estrategias que nos ayuden a orientarnos y a saber hacia dónde estamos enfocados y qué es lo que queremos lograr. Existen diferentes tácticas que podemos aplicar para lograrlo.. Las estrategias a largo plazo, además de permitirnos fijar objetivos, deben estar correctamente sustentadas por información numérica. Podríamos decir que nuestra estrategia para los próximos años es incrementar la cuota de mercado de nuestros productos en un 10 % y, para eso, por ejemplo, hemos fijado objetivos de inversiones en marketing. Con esto buscamos aumentar las ventas de los productos actuales y también lanzar nuevas versiones de los productos que nos permitan alcanzar el objetivo. Esta visión estratégica deberá estar respaldada por un plan de estrategia que podría ser, por ejemplo, un presupuesto global de gestión en donde volquemos todas las estrategias resueltas en hipótesis, que generarán objetivos cuantificables. Cuando hablamos de presupuestos, en forma general, nos referimos a la confección de información que nos permita fijar objetivos, ya sea un monto de ventas a alcanzar, un nivel de rentabilidad, un flujo de caja, un ratio de productividad, etcétera. Pero dejemos ahora de dar detalles sobre los presupuestos y comencemos a trabajar.

La organización de un presupuesto Además de la confección, la forma de organizar un presupuesto es fundamental. Esto dependerá mucho del tipo de organización, de la información que se quiera obtener, de la estructura jerárquica, de los responsables de la ejecución del presupuesto, de los centros de costos o beneficio definidos, etcétera. Debemos tener un orden, donde definiremos, en primer lugar, las cuestiones macro y, luego, más en detalle, objetivos de venta, volúmenes de producción, compra, distribución, cantidad de empleados, así como inversiones, gastos, flujo de caja y otras cuestiones. Trabajemos con un ejemplo para comprender más fácilmente. Supongamos que estamos dentro de una cadena de locales de electrodomésticos que realiza compras a muchos proveedores. Para confeccionar el presupuesto de venta deberíamos tener en cuenta

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ANÁLISIS ECÓNOMICO Y FINANCIERO CON MICROSOFT EXCEL

la incorporación de nuevos locales, que afectará en forma directa a la venta. A su vez, los locales nuevos tendrán un factor de maduración de la venta por la evolución misma del negocio, comenzando con valores bajos y creciendo año tras año. Debemos tener en cuenta el crecimiento de ventas que lograrán los locales actuales, los efectos estacionales (si es que se dan), como así también otros efectos relacionados con el calendario (como la Navidad, el Día del niño, etcétera). Imaginemos, por ejemplo, que las ventas del fin de semana para este tipo de comercios se duplica respecto del resto de los días; así, cuando confeccionemos el presupuesto mensual, si un determinado mes posee una mayor cantidad de fines de semana que otro, este factor tendrá un impacto positivo en nuestras ventas, y lo deberemos tener en cuenta. Construyamos una planilla para proyectar las ventas que serán incluidas en el presupuesto. Supongamos que esta cadena posee 18 locales, distribuidos en todo el país, y que, a su vez, planea un fuerte plan de expansión con 5 nuevos locales para el primer año de la proyección, 3 para el siguiente y 4 por año para cada uno de los siguientes 3 años. Realizaremos un plan estratégico a 5 años para el cual configuraremos la estimación del volumen de ventas.

Figura 1. La primera parte del cuadro es para indicar en qué momento se abrirán los nuevos locales. El primer cuadro nos permite incluir las aperturas de locales nuevos de cada año y para cada mes. Buscamos flexibilidad, dado que durante los procesos presupuestarios se realizan muchas modificaciones y se generan diferentes versiones de datos para el análisis. Es importante construir planillas que nos permitan simular escenarios.

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6. LA PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO

En el segundo cuadro indicaremos el porcentaje de la venta que irán generando esas aperturas en sus primeros meses. Hemos definido como hipótesis que nuestros nuevos locales estarán maduros (es decir, que venderán igual que el promedio de los negocios) a partir del mes 12. Por último, agregaremos un nuevo cuadro con las ventas por locales. En este caso, manejamos ventas mensuales pero podríamos optar por la unidad de medida que más representativa sea para nuestro negocio. Es importante que cualquier planilla que se utilice para presupuestar sea, al mismo tiempo, flexible y detallada; si vamos al máximo detalle en todos los aspectos probablemente nuestra planilla pierda velocidad. Realizar cambios en planillas confusas es muy complicado, y un proceso presupuestario requiere siempre muchas modificaciones y análisis diferentes. Volviendo al ejemplo, si combinamos estas variables que hemos utilizado podríamos establecer los montos totales. Para esto, podríamos construir una tabla de doble entrada auxiliar, donde iremos indicando, en las filas, los meses en los cuales se abran los locales en forma de escalera y, en las columnas, los meses que corresponden a los valores de venta.

Figura 2. Un cuadro de doble entrada en forma de escalera nos facilitará esta tarea. El cuadro que incluya el cálculo de la venta en expansión multiplicará las aperturas por la venta del mes que corresponda y luego por la curva de maduración. Debemos tener en cuenta que esa curva empezará siempre en el mes 1, dado que es un porcentaje (50 % para el primer mes) que se

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El tablero de comando Seguir nuestro negocio a través de indicadores será más sencillo si utilizamos el tablero de comando integral o balanced scorecard. Esta herramienta nos permitirá analizar el cumplimiento de los objetivos planteados a todo nivel.

El tablero de comando...........156

El resumen .............................170

La construcción del modelo ..158

Resumen.................................175

Arquitectura de indicadores ..164

Actividades.............................176

Algunas alternativas ..............169

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7. EL TABLERO DE COMANDO

El tablero de comando El balanced scorecard (BSC), cuadro de mando integral (CMI) o tablero de comando fue creado por David Norton y Robert Kaplan hacia el inicio de 1992 y su metodología ha demostrado ser muy útil al momento de traducir una estrategia en acciones concretas. El modelo va más allá de la perspectiva financiera que los gestores de negocios están acostumbrados a seguir. Esta herramienta es un tipo de valuación empresaria que nos permite valorar no solo los aspectos financieros de una compañía, sino también ir más allá: nos permitirá seguir la gestión de la empresa respecto de su estrategia, tratando de exponer, en forma cuantitativa, temas estratégicos a través de indicadores y objetivos planeados. Es una herramienta compleja de implantar en una organización –ya que necesita el involucramiento de todos los sectores–, pero que nos permitirá identificar los elementos críticos y evaluar las estrategias definidas a largo plazo. El cuadro de mando integral nos ayudará a medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia, con una mirada global, y es excelente para comunicar a toda una organización la visión de la compañía. En muchos casos, al hablar de visión, se transforma en algo imposible de lograr, cuando no existe una conexión entre las metas individuales, el presupuesto y la estrategia, por ejemplo. No vamos a entrar en detalles conceptuales, ya que es un tema que requiere una obra completa, pero sí utilizaremos algunas herramientas de Excel para desarrollar un modelo de tablero de comando. El modelo original define cuatro perspectivas sobre las que se abordan los diferentes indicadores de la gestión y a través de las cuales se observa la organización.

EL PUNTAPIÉ INICIAL En enero de 1992, Robert S. Kaplan y David Norton publicaron, en la Harvard Business Review, un artículo titulado “Balanced Scorecard – Measures that Drive Performance”, donde trataban la necesidad de utilizar nuevos sistemas de medición del desempeño de una organización, que tuvieran como objetivo la mejora de dicho desempeño y, a la vez, ser más competitivos.

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ANÁLISIS ECÓNOMICO Y FINANCIERO CON MICROSOFT EXCEL

La perspectiva cliente (customer) hace

EL TABLERO DE

referencia a cómo nos ven los clientes; mientras

COMANDO MIDE

que la interna del negocio (internal business), a los procesos, y podríamos definirla mediante

EL DESEMPEÑO

la pregunta: ¿en qué deberíamos sobresalir? La perspectiva de crecimiento, innovación

Y MUESTRA NIVELES

y aprendizaje (innovation and learning) se

DE EFICIENCIA

relaciona con la continuidad de mejora y creación de valor. Y, por último, la financiera (financial) debe responder a la pregunta: ¿cómo nos vemos a los ojos de los accionistas? Estas perspectivas aglutinarán los indicadores a utilizar,

que consistirán en la evaluación del desempeño. El cuadro de mando integral es entonces, una herramienta que tiene como finalidad elevar la productividad y la eficiencia, y, al mismo tiempo, de un sistema de control basado en la medición del desempeño.

Las mediciones habituales La mayor parte de los sistemas de medición que utilizan las compañías se encuentran focalizados en indicadores financieros y son de tipo binario: se cumple o no se cumple. Cuando hablamos de indicadores financieros, siempre estamos haciendo referencia al entendimiento del desempeño de una organización a través de lo que reflejan los reportes financieros, que se basan en información del pasado y, en la mayoría de los casos, hacen foco en el corto plazo. La mayoría de las compañías trabajan con indicadores que definen las diferentes áreas, que buscan resolver seguimientos particulares, y que son, por lo tanto, simplemente un cúmulo de indicadores aislados.

La visualización gráfica Uno de los puntos que debemos tener en cuenta de un cuadro de mando de este estilo es trabajar siempre con un gran componente gráfico que nos permita visualizar la evolución y el cumplimiento de los objetivos propuestos. La información gráfica constituye una poderosa herramienta de comunicación, y explotar al máximo las posibilidades que Excel tiene para trabajar con gráficos es fundamental.

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7. EL TABLERO DE COMANDO

La construcción del modelo Si bien debemos saber que existe mucho software que se ocupa del desarrollo de este tipo de sistemas, vamos a construir un cuadro de mandos integral en Excel. Supongamos que dirigimos una pyme que está tratando de confeccionar reportes gerenciales. Es importante, al momento de comenzar a desarrollar el tablero, tener bien en claro que los indicadores que se evaluarán estarán muy relacionados con la actividad de la compañía. Los indicadores definidos y fijados para un banco, por ejemplo, serán diferentes, en algunos aspectos, de los necesarios en una organización industrial. Si bien ese esfuerzo por conocer en detalle los aspectos críticos que mueven a la organización y la forma de medirlos es una tarea vital en la construcción del balanced scorecard, no es algo que vayamos a abordar en esta obra, ya que nuestro foco será la construcción en Excel. Para nuestro ejemplo, esta tarea la suponemos resuelta.

El diseño inicial Antes de comenzar a trabajar con las diferentes perspectivas, sus indicadores y los valores que les asignemos, será necesario definir la visión de la compañía, el camino que deseamos recorrer. Podríamos decir que, para nuestro ejemplo, la visión será liderar el mercado de todo el país en la venta de resmas de papel. Luego, partiendo de las cuatro perspectivas, definiremos los indicadores de cada una de ellas y, a su vez, le asignaremos

LA PLANIFICACIÓN

un peso específico a cada indicador. Esta tarea

INICIAL DEBE SURGIR

análisis minucioso y detallado de la organización,

DEL ANÁLISIS

que nos permita identificar sus puntos críticos.

DETALLADO DE

una pyme que elabora productos de librería

LA ORGANIZACIÓN

derivados del papel y los comercializa en

de planificación inicial deberá surgir de un

Volvamos a situarnos en el ejemplo: somos

tres canales especializados: supermercados, distribuidores (para llegar a las plazas del interior) y venta directa (clientes menores atendidos directamente por la empresa).

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con cuestiones económicas y financieras: funciones condicionales y de búsqueda, aplicación de gráficos, administración de escenarios, Solver y Tabla de datos, entre otras. Las explicaciones están basadas en ejemplos y situaciones de variada complejidad.

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SOBRE EL AUTOR Lucas Padín es contador público y director en una compañía de primera línea. En esta editorial ha publicado las obras Gestión empresarial utilizando Microsoft Excel, Excel 2007, Macros en Excel y Finanzas con Microsoft Excel. Además, ha colaborado en la colección de fascículos Curso visual y práctico Excel. Análisis económico y financiero con Excel 2013 es una versión revisada y actualizada del libro Finanzas con Microsoft Excel, publicado por esta misma editorial.

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13/02/2015 12:11:35 p.m.

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