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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION

Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

oviedotejadaluis@gmail.com


GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION

Áreas de Conocimiento

ADMINISTRACION DE LA INTEGRACION

ADMINISTRACION COMUNICACIONES

ADMINISTRACION DEL ALCANCE

ADMINISTRACION DE LOS COSTOS

ADMINISTRACION DE LOS RRHH

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

ADMINISTRACION DE LA CALIDAD

ADMINISTRACION DEL RIESGO

Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

ADMINISTRACION PROCURACION

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GESTIร“N DE PROYECTOS Administraciรณn de la INTEGRACION

Documentos principales de todo Proyecto

Acta da Constituciรณn del Proyecto: Autoriza formalmente el proyecto

Plan de Gestiรณn del Proyecto: Establece como se realizarรก el trabajo

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GESTIร“N DE PROYECTOS Administraciรณn de la INTEGRACION

Acta de Constituciรณn del Proyecto

Componentes Componentes

Alcance

Plan de Gestiรณn Del Proyecto

Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

Tiempo Calidad RRHH Costos Procuramiento Riesgos Comunicaciones Integraciรณn

Componentes Componentes

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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION

Aunque los procesos se muestran como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica se pueden traslapar e interactuar.

Para que un proyecto se pueda completar exitosamente, la integración debe ocurrir en un número de otras áreas también. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

Ejemplo, Cuando en una estimación de costos se necesita para un plan de contingencia o cuando se debe identificar el riesgo asociado a varias alternativas de asignación de personal al proyecto.

Ejemplo, Productos de diferentes especialidades funcionales (como dibujos civiles, eléctricos, y mecánicos que se necesitan para un proyecto de diseño de ingeniería) deben ser integrados. oviedotejadaluis@gmail.com


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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION

Los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades. Las características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo cumplir satisfactoriamente los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar expectativas.

La condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente. La promesa se recordará siempre Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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GESTIร“N DE PROYECTOS Administraciรณn de la INTEGRACION

Incluye los procesos requeridos: 1. Desarrollar Acta de Constituciรณn del Proyecto

2. Desarrollar Plan de Gestiรณn del Proyecto 3. Dirigir y gestionar la ejecuciรณn del proyecto

4. Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto

5. Realizar Control Integrado de Cambios

6. Cerrar Proyecto

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1. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

Es el documento que autoriza formalmente un proyecto. Confiere al gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto. Una señora puede gestar y alumbrar a un bebé en nueve meses, pero nueve señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebé en un mes Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION 1. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO ENTRADAS

• • •

Contrato (cuando corresponde): Si el proyecto se realiza para un cliente externo. Enunciado del trabajo del proyecto: Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto Factores ambientales de la empresa: Toma en cuenta todos los factores ambientales de la empresa y los sistemas de la organización que estuvieran relacionados con el éxito del proyecto o pudieran influir sobre el proyecto. Activos de los procesos de la organización: Comprende los procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo y la Base de conocimiento corporativa de la organización para almacenar y recuperar información.

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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION 1. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO HERRAMIENTAS Y TECNICAS

• • •

Metodología de selección del proyecto. Metodología de Gestión de Proyectos. La metodología puede ser o no una elaboración de una norma de gestión de proyectos. Sistemas de Información de la gestión de proyectos: Conjunto estandarizado de herramientas automatizadas disponibles dentro de la organización e integradas en un sistema. Juicio de expertos: experiencia proporcionada por una o grupo de personas con conocimientos o formación especializada.

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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración de la INTEGRACION 1. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO SALIDAS

Los grupos de trabajo deberán desarrollar una Acta de Constitución de sus proyectos. Utilizarán la Plantilla que se encuentra en el SITE del curso. La fecha de entrega será dada por El docente.

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2. DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DEL PROYECTO

Usa las salidas de otros procesos de planeación para crear un documento único y consistente y coherente que puede ser usado para guiar tanto la ejecución del proyecto cómo el control de este.

El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades distintas

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2. DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DEL PROYECTO ENTRADAS

• Enunciado del Alcance del proyecto preliminar • Procesos de la Gestión de Proyectos • Factores ambientales de la empresa: Toma en cuenta todos los factores ambientales de la empresa y los sistemas de la organización que estuvieran relacionados con el éxito del proyecto o pudieran influir sobre el proyecto. • Activos de los procesos de la organización: Comprende los procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo y la Base de conocimiento corporativa de la organización para almacenar y recuperar información Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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2. DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DEL PROYECTO HERRAMIENTAS Y TECNICAS

• Metodología de Gestión de Proyectos. Define un proceso que facilita que un equipo de gestión de proyectos desarrolle y controle los cambios en el plan de gestión de proyectos. • Sistemas de Información de la gestión de proyectos: Usa el sistema para respaldar la generación del plan de gestión del proyecto, facilitar los comentarios a medida que se desarrolla el documento, controlar los cambios en el plan de gestión del proyecto y publicar el documento aprobado. • Juicio de expertos: Se aplica a todos los detalles técnicos y de dirección que se incorporarán en el plan de gestión de proyectos Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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2. DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DEL PROYECTO SALIDAS Plan de Gestión de Proyectos: Debe comprender la siguiente información • Plan de Gestión del Alcance del Proyecto • Plan de Gestión del Tiempo • Plan de Gestión de Costos • Plan de Gestión de la Calidad • Plan de Gestión de Recursos Humanos • Plan de Gestión de la Calidad • Plan de Gestión de Riesgos • Plan de Gestión del Procuramiento • Plan de Gestión de Comunicaciones • Lista de Hitos y Calendario de Recursos • Linea de Base del Tiempo (cronograma), Linea de Base de Costos y Linea de Base de Calidad • Registro de Riesgos Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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3. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO

Requiere que el gerente de proyectos y el equipo del proyecto realicen varias acciones para ejecutar el plan de gestión del proyecto para cumplir con el trabajo definido en el enunciado del alcance del proyecto.

Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan

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3. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO ENTRADAS

• Plan de Gestión del Proyecto. • Acciones correctivas aprobadas: Son instrucciones documentadas y autorizadas para que el rendimiento futuro esperado del proyecto se cumpla de acuerdo al plan. • Acciones preventivas aprobadas: Son instrucciones documentadas y autorizadas que reducen la probabilidad de ocurrencia e impactos negativos de los riesgos del proyecto. • Solicitudes de cambio aprobadas: Son los cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el alcance del proyecto. • Reparación de defectos aprobadas: Solicitud documentada y autorizada de la corrección de un defecto detectado en un producto durante inspecciones o auditorias de calidad. • Reparación de defectos validada: Notificación de si los elementos reparados e inspeccionados han sido aceptados o rechazados • Procedimientos de cierre administrativo: Documenta todas las actividades, roles, responsabilidades e interacciones necesarios para la ejecución del cierre del proyecto. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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3. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Juicio de Expertos •

Se utiliza para evaluar las entradas necesarias para dirigir y gestionar la ejecución del plan. Dicha experiencia es proporcionada por el director del proyecto y el equipo de dirección del proyecto, Puede obtenerse experiencia adicional de muchas fuentes, incluyendo: – Otras unidades dentro de la organización – Consultores,Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores – Asociaciones profesionales y técnicas

Sistema de Información para la Dirección de Proyectos • Que forma parte de los factores ambientales de la empresa.

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3. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO SALIDAS

Entregables • Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. Información sobre el Desempeño del Trabajo • Conforme el proyecto avanza, la información sobre las actividades del mismo se recopila de manera sistemática. Esta información puede relacionarse con diversos resultados de desempeño, incluyendo, entre otros: • El estado de los entregables • El avance del cronograma • Los costos incurridos Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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3. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO SALIDAS

Solicitudes de Cambio • Cuando se detectan problemas durante la ejecución del trabajo se emiten solicitudes de cambio que pueden modificar las políticas o los procedimientos, el alcance, el costo o el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto. Otras solicitudes de cambio incluyen acciones preventivas o correctivas para impedir un impacto negativo posterior en el proyecto. • Pueden ser directas o indirectas, interna o externas, opcionales u obligatorias (ley o por contrato), y pueden abarcar: (documentada) – Acción correctiva. – Acción preventiva. – Reparación de defectos. – Actualizaciones. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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4. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Se realiza para supervisar los procesos del proyecto relacionados con el inicio, planificación, ejecución y cierre. Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto. Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran mayoría de éstas crea más problemas de los que puede resolver Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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4. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO ENTRADAS

• Plan de Gestión del Proyecto • Información sobre el rendimiento del trabajo • Solicitudes de cambio rechazadas. Incluyen las solicitudes de cambio, su documentación de apoyo y el estado de la revisión del cambio que muestra la disposición de las solicitudes de cambio rechazadas

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4. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS Y TECNICAS

• Metodología de gestión del proyecto. Define un proceso que ayuda al equipo en la supervisión y el control del trabajo del proyecto que se esta realizando de acuerdo con el plan de gestión del proyecto. • Sistemas de Información de administración de proyectos. Lo usa para supervisar y controlar la ejecución de actividades planificadas y establecidas en el cronograma del plan de gestión de proyectos. Puede utilizarse para efectuar proyecciones. • Técnica del Valor Ganado. Mide el rendimiento del proyecto a medida que avanza desde la iniciación del proyecto hasta el cierre del mismo. También proporciona un medio para hacer una proyección del rendimiento futuro sobre la base del rendimiento pasado. • Juicio de Expertos: Usa el juicio de expertos para supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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4. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO SALIDAS

• Acciones correctivas recomendadas: Son recomendaciones documentadas necesarias para hacer que el rendimiento futuro esperado del proyecto cumpla con el plan de gestión del proyecto. • Acciones preventivas recomendadas: Son recomendaciones documentadas que reducen la probabilidad de que se produzcan consecuencias negativas relacionadas con los riesgos del proyecto. • Proyecciones. Incluyen estimaciones o predicciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto, basados en la información y el conocimiento disponible en el momento de la proyección • Reparación de Defectos Recomendada. Se recomienda que algunos defectos, detectados durante la inspección de calidad y el proceso auditoria, sean corregidas. • Cambios solicitados Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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5.- REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. Interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminación. El plan para la dirección del proyecto y otros entregables se mantienen actualizados por medio de una gestión rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de manera tal que se asegure que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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5.- REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ENTRADAS

• • • • • • •

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Plan Gestión del Proyecto Cambio solicitados Información sobre el rendimiento del trabajo Acciones Preventivas recomendadas Acciones Correctivas recomendadas Reparación de Defectos recomendadas Productos Entregables

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5.- REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Juicio de Expertos Se puede solicitar a los interesados que aporten su experiencia y que formen parte del comité decontrol de cambios. El juicio y la experiencia se pueden obtener de varias fuentes: Consultoresm Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores Asociaciones profesionales y técnicas. Grupos industriales Expertos en la materia La oficina de dirección de proyectos (PMO)

Reuniones de Control de Cambios Es responsable de reunirse y revisar la solicitudes de cambio, y de aprobación o rechazo Los roles y responsabilidades de estos comités están claramente definidos y son acordados por los interesados apropiados. Todas las decisiones del comité de control de cambios se documentan y se comunican a los interesados para su información y la implementación de acciones de seguimiento. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada

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5.- REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS SALIDAS

• Solicitudes de Cambio aprobadas • Solicitudes de Cambio Rechazadas • Plan de Gestión del Proyecto (actualizaciones) • Acciones Correctivas aprobadas • Acciones Preventivas Aprobadas • Reparación de Defectos aprobada • Reparación de Defectos validada • Productos Entregables

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6.- CERRAR PROYECTO Se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto. El Procedimiento de Cierre Administrativo y el de Cierre de Contrato.

Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas

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6.- CERRAR PROYECTO ENTRADAS

• Plan Gestión del Proyecto • Documentación del Contrato • Factores Ambientales de la empresa • Activos de los procesos de la Organización • Información sobre el rendimiento de trabajo • Productos Entregables

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6.- CERRAR PROYECTO HERRAMIENTAS Y TECNICAS

• Metodología de Gestión de Proyectos • Sistema de Información de la Gestión de Proyectos • Juicio de Expertos

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6.- CERRAR PROYECTO SALIDAS

• Procedimiento de Cierre Administrativo: Se desarrollan y establecen los procedimientos para transferir los productos o servicios del proyecto a producción y/u operaciones. • Procedimiento de Cierre de Contrato: Se desarrolla para proporcionar una metodología que aborde los términos y condiciones de los contratos y todos los criterios de conclusión o salida requeridos para el cierre de contrato • Producto, Servicio o Resultado Final: La aceptación formal y entrega del producto, servicio o resultado final que el proyecto estaba autorizado a producir. Incluye una declración formal en la que se establece que se ha cumplido con los términos del contrato. • Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones): El cierre incluirá el desarrollo del índice y la ubicación de la documentación del proyecto.

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DESARROLLO DEL PROYECTO Los grupos desarrollarán el Plan de Gestión de Proyectos – Parte 1 utilizando la plnatilla que se encuentra en el SITE del curso. El profesor determinará la fecha de entrega.

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2 - Adm de la Integración