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MAPEAMENTO DE PROCESSOS CRÍTICOS (“AS-IS”) Macroprocesso:

Gestão Acadêmica

Processo:

Certificação em Formação Inicial e Continuada

Objetivo do Processo: Compreende as atividades de habilitação à certificação dos discentes que cumpriram todas as exigências dos cursos de formação inicial e continuada, bem como a emissão dos certificados.

Fundamentação Legal: ‒

Não foi identificada fundamentação legal para emissão dos certificados de FIC (Formação Inicial e Continuada).

Descrição das Atividades: 1. Solicitar segunda via do certificado de conclusão No caso do aluno concluinte necessitar de uma segunda via do certificado de conclusão do curso de formação inicial ou continuada, o mesmo se dirige à Unidade onde estudou e realiza a solicitação.

2. Elaborar planilha para solicitação de emissão dos certificados Com base na relação de concluintes do curso de formação inicial ou continuada, obtida através do SCA (Sistema de Cadastro de Alunos) ou do Mapa de Frequência, a Unidade Educacional elabora a planilha para solicitação de emissão dos certificados de conclusão, de acordo com o modelo definido pela DRE (Divisão de Registros Escolares). A planilha também é preenchida nos casos de solicitação de emissão de segunda via de certificado. A planilha contem as seguintes informações: - Nome do aluno; - Nome do curso - Início e término das aulas; - CH (carga horária); - Unidade Educacional; - Dia, mês e ano da expedição.


3. Elaborar CI de solicitação de emissão de certificados Com base na planilha preenchida, a Unidade Educacional elabora a CI (Comunicação Interna) para solicitação de emissão dos certificados dos concluintes.

4. Encaminhar CI e planilha de solicitação de emissão de certificados Após o preenchimento da planilha e elaboração da CI, a Unidade Educacional encaminha os documentos para a DRE. Usualmente, os documentos são encaminhados por e-mail, mas caso a Unidade Educacional não possua acesso à Internet, eles são gravados em CD e entregues, pessoalmente, a DRE.

5. Registrar entrada da CI No caso da planilha ser entregue em CD, o Núcleo Administrativo recebe a CI contendo o CD com a planilha de solicitação de emissão de certificados e registra o recebimento no Banco de Gestão de Documentos, elaborado no ACCESS.

6. Registrar CI recebida na folha de controle Após cadastrar o recebimento da CI no Banco de Gestão de Documentos, o Núcleo Administrativo registra, manualmente, a CI na folha de controle, para posterior análise da delegação de responsabilidade pela verificação das informações.

7. Solicitar delegação de responsáveis pela análise das informações O Núcleo Administrativo após analisar as CI´s e registrá-las na folha de controle, solicita a Chefia da DRE que delegue a responsabilidade pela análise das planilhas de solicitação de emissão de certificados. O Núcleo Administrativo realiza esta atividade ao menos 2 vezes ao dia.

8. Conferir e-mails recebidos O Núcleo Administrativo da DRE verifica, durante todo o dia, a entrada de e-mails solicitando a emissão de certificados de conclusão de cursos de formação inicial ou continuada. A DRE possui dois e-mails institucionais: dre@faetec.rj.gov.br e drefaetec@gmail.com.

9. Registrar e-mails recebidos na folha de controle Quando identificado que o e-mail recebido trata de uma solicitação de emissão de certificados, o Núcleo Administrativo registra, manualmente, o e-mail na folha de


controle, para posterior análise da delegação de responsabilidade pela verificação das informações.

10. Solicitar delegação de responsáveis pela análise das planilhas O Núcleo Administrativo após analisar os e-mails e registrá-los na folha de controle, solicita a Chefia da DRE que delegue a responsabilidade pela análise das planilhas de solicitação de emissão de certificados. O Núcleo Administrativo realiza esta atividade ao menos 3 vezes ao dia.

11. Delegar responsáveis pela análise das planilhas Com base na análise das folhas de controle, a Chefia da DRE delega a responsabilidade para análise da planilha, com o objetivo de distribuir as atividades e evitar a sobrecarga do recurso. Caso se trate de um reenvio de planilha em virtude de algum ajuste realizado, a planilha é encaminhada para o mesmo recurso que efetuou a primeira análise.

12. Encaminhar e-mail de acordo com a delegação de competência Caso a planilha tenha sido recebida por e-mail, o Núcleo Administrativo a encaminha para a Expedição, de acordo com a delegação de responsabilidade definida pela Chefia da DRE.

13. Encaminhar CD de acordo com a delegação de competência Caso a planilha tenha sido recebida em CD, o Núcleo Administrativo disponibiliza o CD para o recurso que efetuará a análise, de acordo com a delegação de responsabilidade realizada pela Chefia da DRE.

14. Analisar modelo da planilha e grade curricular informada Após receber a planilha de solicitação de emissão de certificados, a Expedição da DRE analisa se o modelo da planilha está de acordo com o definido pela Chefia da DRE e verifica se há alguma inconsistência na grade curricular informada pela Unidade Educacional.


15. Elaborar CI para ajuste das informações Caso a área de Expedição identifique que a planilha está no modelo incorreto ou que há algum erro na grande curricular do curso, ela elabora a CI de solicitação de ajuste das informações.

16. Assinar CI de solicitação de ajuste Após a elaboração da CI de solicitação de ajuste de informação, a mesma é assinada pela Chefia da DRE.

17. Solicitar correção da informação Após a assinatura da CI pela Chefia da DRE, a área de Expedição solicita a correção das informações à Unidade Educacional e disponibiliza a CI por Fax ou pessoalmente. Caso o problema se refira ao modelo da planilha, o padrão correto é enviado em conjunto.

18. Corrigir informações da planilha Após receber a CI de solicitação de ajuste, a Unidade Educacional corrige as informações solicitadas e retorna para a elaboração de uma nova CI de solicitação de emissão de certificados, destacando que se trata de um ajuste.

19. Imprimir planilha de solicitação de emissão de certificados Caso a planilha esteja no modelo definido pela DRE e as informações da grade curricular estejam corretas, a área de Expedição imprime a planilha para posterior análise da Inspeção Escolar.

20. Encaminhar planilha para análise das informações Após imprimir a planilha de solicitação de emissão de certificados, a área de Expedição a encaminha a Inspeção Escolar.

21. Verificar informações descritas nas planilhas A área de Inspeção Escolar, de posse da planilha de solicitação de certificados impressa, analisa as informações preenchidas pela Unidade Educacional, observando se há nomes confusos, erros de português, se as datas de início e fim estão coerentes com a carga horária e o padrão de formatação utilizado na planilha. Após analisar todas as informações, a responsável pela análise carimba e assina a folha para comprovar a conferência realizada.


22. Encaminhar planilha carimbada e assinada Após analisar, carimbar e assinar a planilha de solicitação de emissão de certificados, a Inspeção Escolar encaminha o documento para a área de Expedição.

23. Verificar informações registradas pela Inspeção Escolar Após receber a planilha com as análises da Inspeção Escolar, a área de Expedição analisa as informações com o objetivo de identificar se foi apontada alguma dúvida ou encontrado algum erro de formatação ou grafia na planilha.

24. Entrar em contato com a Unidade Educacional para esclarecer as dúvidas Caso a Inspeção Escolar aponte alguma dúvida sobre as informações preenchidas, a área de Expedição entra em contato, por telefone, com a Unidade Educacional para esclarecer se a informação está correta ou se é necessário realizar algum ajuste. Caso a informação tenha que ser alterada, é elaborada uma CI de ajuste, pois a DRE não altera os dados dos alunos.

25. Ajustar planilha de solicitação de emissão de certificados Caso a observação da Inspeção Escolar se refira a um problema de formatação ou algum erro de grafia em relação às informações do curso, a própria área de Expedição ajusta a planilha de solicitação de impressão de certificados.

26. Registrar solicitação de emissão na folha de controle mensal De posse da planilha com as informações corretas, a área de Expedição registra as informações da planilha na folha de controle mensal. Esta folha contem as seguintes informações: Unidade Educacional, Curso, Quantidade de certificados (por curso), Série de início e Série de término dos códigos dos certificados. As informações da série são calculadas e registradas manualmente, sendo composta por 6 algarismos e uma letra (a cada 999.999 certificados a letra é modificada), para controle do último certificado emitido o responsável verifica a numeração que parou na folha de controle e questiona se o outro recurso cadastrou mais algum certificado, dando continuidade ao último número registrado.


27. Registrar número de série dos certificados na planilha Após registrar a numeração dos certificados na folha de controle, a área de Expedição acessa a planilha de solicitação de emissão de certificados e registra cada número na coluna posterior ao Ano e na coluna seguinte insere a letra correspondente ao número do certificado.

28. Inserir informações da planilha no banco de dados Após preencher a numeração dos certificados, a área de Expedição copia as informações da planilha de solicitação de emissão de certificados e cola no banco de dados feito no Access. Este banco de dados já possui o modelo do certificado formatado e antes de imprimir a área de Expedição confere as informações preenchidas na frente e no verso do certificado.

29. Imprimir certificados de acordo com as informações da planilha Após cadastrar as informações no banco de dados e conferir o modelo, a área de Expedição imprime os certificados de acordo com os dados fornecidos pela Unidade Educacional.

30. Elaborar CI de entrega dos certificados Após a impressão dos certificados, a área de Expedição elabora a CI para entrega dos documentos à Unidade Educacional solicitante.

31. Encaminhar certificados impressos e CI para análise De posse da CI para entrega dos documentos à Unidade Educacional, a área de Expedição encaminha os certificados impressos e a CI para análise da Inspeção Escolar.

32. Analisar certificados impressos e CI A Inspeção Escolar analisa se o número de certificados impressos confere com as informações da CI, observando se há mais de um curso no lote de certificados e se a quantidade de cada um está correta. Caso seja encontrado algum erro, é solicitado que a área de Expedição o corrija, seja elaborando uma nova CI ou imprimindo os certificados faltantes. Após conferir todas as informações e constatar que não há erros, a Inspeção Escolar carimba e rubrica a CI, encaminhando em seguida para assinatura da Chefia da DRE.


33. Assinar CI de entrega dos certificados Com a CI de entrega dos certificados conferida e carimbada, a Chefia da DRE assina o documento e o devolve à área Expedição.

34. Encaminhar certificados e CI conferidos para entrega Após assinatura da CI pela Chefia da DRE, a área de Expedição encaminha os documentos à Recepção da DRE para posterior armazenamento e contato com a Unidade Educacional.

35. Armazenar certificados impressos e CI A Recepção da DRE armazena o lote de certificados em conjunto com a CI assinada. Os documentos são armazenados em armários na própria DRE e ficam guardados até que a Unidade Educacional os retire.

36. Entrar em contato com a Unidade Educacional para retirada dos certificados Após armazenar os certificados, a Recepção da DRE entra em contato com a Unidade Educacional, através de telefonema, para que ela retire o lote na própria DRE. Caso a Unidade Educacional não retire o lote, a Recepção realiza novas ligações para lembrálos que os certificados já foram impressos e encontram-se disponíveis. As ligações realizadas são registradas na folha de controle.

37. Retirar certificados impressos Após serem informadas de que os certificados já estão disponíveis, as Unidades Educacionais se direcionam à DRE para a retirada dos documentos.

38. Assinar CI de recebimento dos certificados Para confirmar a retirada dos certificados, a Unidade Educacional assina a CI de entrega dos documentos, em duas vias, ficando uma junto com a DRE e a outra com a Unidade Educacional.

39. Arquivar CI de entrega dos certificados Após a Unidade Educacional retirar os certificados e assinar a CI de entrega dos documentos, a via da CI que fica com a DRE é arquivada na Administração.


40. Assinar certificados de conclusão dos cursos O Supervisor Educacional e o Coordenador de Unidade assinam todos os certificados de conclusão dos cursos da Unidade Educacional.

41. Retirar certificado de conclusão O aluno concluinte entra em contato com a Unidade Educacional, periodicamente, para saber se os certificados já estão disponíveis, em caso positivo, ele se direciona a Unidade Educacional e retira o documento.

42. Registrar certificados no Livro de Registro De posse do certificado do aluno concluinte, a Unidade Educacional registra as informações no Livro de Registro de certificados, especificando os dados do aluno e do curso realizado.

43. Registrar informações do Livro no verso do certificado Após registrar as informações no Livro, a Unidade Educacional insere os dados do Número do Registro, Número da Folha e Número do Livro no verso do certificado. Desta forma, é possível localizar os dados e confirmar a autenticidade do certificado.

44. Assinar livro de registro. Na Unidade Educacional, para a confirmação da retirada do certificado, o aluno concluinte assina o Livro de Registro, confirmando a obtenção do documento.

Formação Inicial e Continuada  

Procedimentos do processo de Certificação Inicial e Continuada

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