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ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido - Número de orden de compra - Nombre y dirección del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Términos de entrega y de pago - Cantidad de artículos solicitados - Número de catálogo - Descripción - Precio unitario y total - Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

EL PEDIDO Cuando en el almacén surge la necesidad de aprovisionamiento, se comunica al responsable de compras, y este emite el pedido correspondiente. El pedido es el documento donde se detallan las condiciones de compra El pedido puede realizarse de distintas formas

Por teléfono. Por carta. Por impreso. Por fax. Por medio de un representante. Por correo electrónico


Los pedidos deben contener los siguientes datos: Número de orden. Fecha. Identificación del vendedor. Cantidad. Relación de artículos (descripción). Condiciones: plazo de entrega, forma de pago, transporte, descuentos, dirección de envío, etc. Precio unitario.

El pedido se hará como mínimo por duplicado.

LA NOTA DE ENTREGA O REMISION Una vez iniciada la operación de compra-venta a través del pedido el proveedor prepara la mercancía que hay que enviar y emite la remisión. La remisión es el documento que detalla la mercancía que se entrega al cliente, lo elabora el proveedor y acompaña la mercancía durante el viaje. La remisión cumple una doble finalidad: 1. -Justifica la salida de genero del almacén. 2. -Acreditan la entrega de la mercancía al cliente. El número de copias dependerá de la empresa que emita la remisión Se pueden emitir hasta 3 copias y el original destinados a: Almacén: Para justificar la salida de mercancía. Departamento de ventas: 1 copia. Al cliente: como justificación de entrega. Al cliente: para que la firme como justificación de la entrega y la devuelva al proveedor. Datos que debe contener la remisión o nota de entrega:

Identificación del comprador. Identificación del vendedor. Fecha. Condiciones de entrega y empaque y/o embalaje Referencias, descripción de la mercancía, cantidad, precio, fecha de recepción y la firma del cliente.


Se pueden emitir dos tipos de remisiones: •

Valorados: se especifican los gastos, el precio, importe total, como si fuera una factura y en algunos casos puede reemplazar la factura.

Sin valorar: Solo se pone el precio por unidad, no el importe total, por cada remisión se puede expedir una factura o con varias remisiones elaborar una factura.

LA FACTURA La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor envía al cliente. La factura se elabora con los datos consignados en el pedido y en la remisión. La obligación de expedir la factura esta regulada de forma muy rigurosa. Las facturas se han de implementar en empresas que cumplan los requisitos de ley en cuanto a la inscripción legal como comerciante. Toda factura y sus copias deben contener los siguientes datos: •

Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa aunque, puedan establecerse series distintas.

Nombre, apellidos o razón social junto con el NIT o CC. del vendedor.

Nombre, apellidos o razón social junto con el NIT CC. del comprador.

Valor unitario y valor total de los productos vendidos.

Código y descripción de los productos.

• •

Condiciones de entrega y formas de pago. Fecha y lugar de la expedición

• • • • •

Dirección y número telefónico del comprador Dirección y número telefónico del vendedor Valor de los impuestos Nombre, dirección, NIT número telefónico del impresor de la factura Tipo de régimen a que pertenece (Común o simplificado)


Supuestos especiales: •

Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diversas operaciones ( con distinto IVA)

Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas para un mismo destinatario durante un mes o periodo inferior.

Las ventas al por menor o al detalle bastará con poner continuación del precio la expresión `` IVA incluido”, cuando el comprador no es responsable del IVA


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