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República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales “Rómulo Gallegos” San Juan de los Morros – Edo. – Guárico Área de Ingeniería en Sistemas Escuela de Informática

ELABORACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE CITAS Y EXPEDICÍÓN DE EXÁMENES MÉDICOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE LABORATORIO, BACTERIOLOGÍA Y CITOLOGÍA DEL CENTRO MÉDICO IPAS-ME UBICADO EN SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUÁRICO (Proyecto de Investigación presentado en el curso de Proyecto de Grado I)

Autores: González, Ramón Trujillo, Yessenia Prof.: Elian Carrillo Sección 2

Junio, 2011

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ÍNDICE

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LISTA DE TABLAS

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INTRODUCCIÓN El crecimiento de la población ha obligado a los Centro Clínicos, Hospitalarios y Ambulatorios a desarrollarse y prestar mejores servicios ya que cada día es mayor el número de personas que acuden a estos centros en busca de mejorar su salud y calidad de vida. Esto trajo consigo el aumento de la cantidad de información que estos deben ejecutar con respecto a los procesos administrativos de estas organizaciones, así como también toda la información acerca de los pacientes. Hay que tener en cuenta que la administración de una empresa es punto clave para el éxito de dicho centro y que las personas que allí laboren tienen que hacerlo de forma organizada y sinérgica. Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, y todos ellos forman parte esencial de la gestión empresarial; es por ello que su adecuado tratamiento y manipulación influye en la calidad y eficacia a la cual está destinado dicho recurso. En las áreas médicas unos de los aspectos más relevantes, es el papel que juega la tecnología, en el desenvolvimiento de tareas importantes, como su contribución para la realización de intervenciones quirúrgicas con la ayuda de aparatos electrónicos entre los cuales se destacan por ejemplo: el rayo láser y las cámaras microscópicas, pero el ordenador como si, usualmente no figura como herramienta importante para el control de ciertos procesos dentro de sus actividades, como el control efectivos de datos relacionados con pacientes, controles administrativos, soporte informativo, entre otros. Es pertinente analizar los factores que conllevan la aplicación de herramientas tecnológicas, para su desarrollo, funcionamiento y operación en los centros de salud, de forma que se puedan mejorar las actividades llevadas a cabo, haciéndolas efectivas y rápidas, elevando la calidad del servicio, al mismo tiempo que se actúa en consonancia con la realidad actual.

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CONTEXTO DE PROBLEMATIZACIÓN Planteamiento del Problema El Instituto de Previsión Asistencial Social del Personal del Ministerio de Educación (IPAS-ME), ubicado en San Juan de los Morros, estado Guárico, es un centro médico de atención al personal que laboran dentro del Ministerio de Educación, como también para la comunidad en general, considerada unidad de servicio tipo II, atiende una porción de 55.000 a 99.000 personas por año, prestando servicios de atención médica en distintas especialidades, así como también realización de estudios médicos o de laboratorio.

Esta institución cuenta con diferentes departamentos que le permiten al equipo médico y así a los pacientes, recibir una atención integral, esto a través de las distintas modalidades para referencia, comparaciones y demás, logrando un diagnóstico preciso. Haciendo referencia al departamento de laboratorio general, el cual está comprendido por tres (3) departamentos (Laboratorio, Citología y Bacteriología), es uno de los núcleos o áreas más importantes y frecuentadas de la institución, ya que este se encarga de la examinación de muestras microbiológicas, para el arrojo de resultados que le permitirán al personal médico la manifestación de un correcto diagnóstico y tratamiento de enfermedades. El funcionamiento de esta unidad de laboratorio general, en el departamento de laboratorio, comprende en los turnos mañana en un horario de 7:30 AM a 12:00 PM, y 1:00 PM a 6:00 PM para su correspondiente en la tarde, este horario de trabajo está comprendido en los siguientes términos: 

Extracción de muestras microbiológicas: Para este fin, se comprende un horario matutino de 7:30 AM a 9:30 AM, y de 1:00 PM a 3:00 PM para el vespertino.

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Solicitud de Citas y Entrega de Exámenes: El personal administrativo inicia su faena laboral en horarios duales, mañana 8:00 AM a 12:00 PM, tarde 1:00 PM a 6:00 PM.

Con respecto a la solicitud de citas, estos se encuentran sujetos a una cantidad limitada de treinta (60) cupos por turno, es decir un total de ciento veinte (120) vacantes por día, haciendo excepciones por casos clasificados como emergencia o urgentes, que no requieren de la solicitud o disponibilidad de un cupo o día pautado. Este departamento maneja la realización y expedición de los siguientes estudios médicos:

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Exámenes (Tipos)

Manejo

Antígeno Prostático

Total

Dengue

Total

Heces

Total

Orina

Total

Toxoplasmosis

Parcial (Miércoles)

Hematológica

Total

Helicobacter Pylori

Total

Prueba de Embarazo Sanguíneo

Total

H.I.V

Total

PT PTT

Total

Serología

Total

Hepatitis

Total

Tipaje

Total

Química Sanguínea

Total

Hematología

Total Tabla 1. Tipos y Manejo de Exámenes

La forma de laborar en este departamento está estructurada de la siguiente forma:

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1. Petición de Citas: El paciente asiste al departamento y solicita una cita, esta se formaliza a través de un cuaderno de control, en donde el administrativo encargado procede a revisar las fechas posibles para la asignación, habiendo tenido la aceptación del paciente del día asignado, este procede a la sustracción de datos básicos como: Nombre, Apellido, Cédula, Edad y Tipo de Examen, y finalmente la reafirmación de la previa. 2. Atención y sustracción de muestras: Los pacientes citados son atendidos por orden de llegada, (así mismo lo clasificados de emergencia) para la toma de la muestra y su posterior análisis por el equipo de bioanalistas. 3. Transcripción de Exámenes: Luego del estudio realizado a las muestras por el personal bioanalítico, se procede al arrojo de resultados, el cual el personal analista hace anotaciones manuales (haciendo salvedad ocasional en la química sanguínea y la hematología) en formatos o boletas determinados por la institución, para ser luego traspasados al personal administrativo encargado de la transcripción oficial y final de los estudios, en formatos o boletas aprobadas por la institución; luego de ser firmados y sellados por los bioanalistas, estos son almacenados por orden alfabético en un acordeón o carpeta alfabetizada. 4. Entrega de Exámenes: Esto va a depender del tipo de examen realizado, pero generalmente los resultados se entregan al día hábil siguiente de la obtención de la muestra, dentro del horario laborable por el personal administrativo; todo esto respondiendo a la petición del paciente.

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El funcionamiento del departamento de Bacteriología, está comprendido en un horario diurno, que va desde las 8:00 AM a 12:00 PM, periodo durante el cual se realizan operaciones de recepción de muestras microbiológicas, y entrega de resultados; este departamento las solicitudes para estudios son pocas, por lo cual no es necesario la solicitud de citas; vale destacar que el galeno especializado en esta área es el encargado de la examinación, anotación y expedición de los resultados de los estudios bacteriológicos realizados (Bacteria Presente, Bacteria Ausente y Antibiograma). Respecto al funcionamiento del departamento de Citología, este labora en un horario vespertino que abarca desde la 2:00 PM hasta las 6:00 PM, periodo durante el cual se realizan operaciones de recepción de muestras microbiológicas, y entrada de resultados; este departamento no es de alta frecuencia, por lo cual no es necesario la solicitud de citas. Vale destacar que el galeno especializado en esta área es el encargado de la examinación, anotación y expedición de los resultados de los estudios citológicos realizados. Como un requisito establecido para todos los departamentos pertenecientes al núcleo de Laboratorio General, de forma mensual y por turnos, se hace entrega de estadísticas, este documento refleja en cuantías la relación de exámenes-extraccionespacientes dados dentro de un periodo mensual, el cual se pautan los días 25 de cada mes para su entrega. La densidad de las informaciones y datos, así como también la complejidad de las operaciones ejecutadas, resulta en una serie de inconvenientes que afectan directamente el rendimiento del personal, y proporcionalmente, el núcleo de Laboratorio General, lo que lleva a la indagación de aspectos como las metodologías usadas para la ejecución de las actividades que esta unidad realiza.

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Demarcado por el tradicionalismo y el costumbrismo, la modalidad manual empleada para manejo y ejecución de las distintas actividades, resulta en una gran desventaja, puesto a que el humano tiende a la deficiencia de sus aptitudes laborales, esto a casusa de distintos factores, como: cantidad de trabajo, periodos de cumplimiento, presión en la celeridad de la ejecución de actividades, entre otras, que generan resultados indeseados, incumpliendo con los objetivos establecidos. La unidad de laboratorio general no es indiferente a los problemas planteados anteriormente, basados en el funcionamiento del mismo, los inconvenientes y consecuencias radican en los siguientes aspectos: 

Control de Citas

El uso de cuadernos o libros de control no resulta beneficioso ni cómodo al personal, ya sea por errores en la escritura y equivocación en la numeración de pacientes, da cabida a la dudosa integridad de los datos, así mismo no se puede realizar consultas rápidas y específicas necesarias a la hora de la realización de las estadísticas, generando una manipulación mediocre de los datos, el rebaso de los cupos autorizados por turno y por día, y el no aprovechamiento de los datos para realizar operaciones adicionales. 

Transcripción de Resultados El proceso dual de transcripción de los resultados obtenidos de los estudios

médicos (transcripción bioanalista y administrativa) residen en un problema para el departamento, puesto que la cantidad de boletas usadas (una (1) por estudio) es numerosa, generando un agotamiento rápido de estas y a su vez ocasionando un gasto económico elevado, además del desgaste de los empleados, derivado en equivocaciones, que engrandecen aún más el problema.

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Expedición y entrega de resultados Por la cantidad de boletas que el administrativo tiene que manejar para la

transcripción oficial de los resultados, tiende a ser un contratiempo y factor generador de inconvenientes dentro del departamento, puesto que conlleva a la confusión de los resultados, la asociación análisis-paciente, así como la alfabetización y por su puesto pérdidas; en caso de que se generara la última, el paciente tendría que realizar de nuevo el proceso, puesto que no existe respaldo de los resultados. Todo esto lleva a que el departamento no cumpla con las expectativas concebidas por toda organización, que es la eficacia en la atención al cliente.  Boletas de Resultados Las planillas o boletas usadas para la expedición de los resultados están basados en modelos antiguos que ya en muchos casos son obsoletos, impidiendo al personal encargado de la revisión de las muestras expresar los resultados de manera correcta y rápida, no permitiendo la estandarización de los modelos expedidos, para usos externos al centro de salud, además que por descontinuación, estos modelos de boletas ya no se encuentran en el mercado, dificultando así su obtención. 

Manejo de Estadísticas El resumen de cuantías en relación entre pacientes, muestras y exámenes,

resulta en una labor tediosa y engorrosa, ya que se realiza de forma manual a través del control llevado por los cuadernos o libros manejados por el personal de cada departamento (Laboratorio, citología y bacteriología), arrojando resultados de dudosa credibilidad. Vale destacar que la expresión de los resultados arrojados por estas estadísticas, funcionan a su vez como herramienta de inventario, es decir, los instrumentos utilizados como jeringas, soluciones, bases, entre otros útiles, son estandarizados y ordenados en un aparatado de este documento, el cual es remitido a la sede central del IPAS-ME, ubicado en Caracas, de allí parte la importancia en la correcta expresión y credibilidad de los datos en este documento.

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Es pertinente en este caso la aplicación de un sistema automatizado para el control y expedición de exámenes o estudios médicos, en el núcleo de laboratorio, conformado por los departamentos de Laboratorio General, Bacteriología y Citología del centro de salud IPAS-ME, puesto que el desarrollo y aplicación del mismo permitiría a este núcleo hacer efectivas sus operaciones y procesos generales, así como también se presentaría la sistematización como un elemento innovador para este centro y así mismo impulsando a otras áreas a la aplicación de herramientas tecnológicas para el mejoramiento de procesos. Es importante averiguar el porqué, actualmente son pocos los Centro Clínicos, Hospitalarios y Ambulatorios, en especial el IPAS-ME, que no han implantado Sistemas de Información que faciliten el manejo de datos utilizando herramientas informáticas que hagan el proceso más fácil, factible y practico. En base a las razones expuestas podemos gestionar las siguientes interrogantes: ¿Por medio de la aplicación de un sistema automatizado de control y expedición de exámenes médicos se podría mejorar los procesos llevados a cabo dentro del Instituto IPAS-ME? ¿Será provechoso el uso de nuevas tecnologías o sistemas automatizados dentro del centro de salud? ¿La capacidad adaptativa del personal con respecto al manejo de sistemas automatizados afectará el funcionamiento ventajoso de la herramienta planteada?

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Objetivos

Objetivo General Diseñar un sistema automatizado para el control de citas y expedición de exámenes de los departamentos de laboratorio, bacteriología y citología del centro médico IPAS-ME ubicado en San Juan de los Morros estado Guárico

Objetivos Específicos 

Determinar la Situación actual de los procesos de Control y Expedición de los exámenes por paciente del instituto IPAS-ME.

Diagnosticar las necesidades y requerimientos para desarrollar un sistema acorde a las demandas de la institución.

Elaborar un programa con una interfaz gráfica que sea de fácil manejo a los entes administrativos de la institución.

Capacitar al personal de la institución para su adaptabilidad al manejo del sistema propuesto.

Ejecutar pruebas para la evaluación del sistema a nivel de funcionamiento y gráfico a través de la puesta en marcha en la institución.

Implementar el nuevo Sistema de Información para que se ejecute ambiente real de forma definitiva.

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Justificación En el área de la Salud, el manejo de grandes cantidades de datos e información no es solo necesario sino evidentemente obligatorio, debido a que toda persona en algún momento de su vida ha necesitado de los servicios que prestan los centros de salud. Toda aquella persona que tiene en su cargo una institución dedicada a velar por la integridad de la salud del hombre, podrá contar con esta nueva propuesta para hacer frente a los retos de hoy día, y estos fundamentalmente se basan en realizar los procesos con rapidez, organización y mantener la competitividad, para ser una organización prestigiosa y de calidad. El lograr un control eficiente en los procesos de atención al cliente, así como la propia administración, citas y expedición de exámenes por paciente del centro de salud por medio de la automatización y el uso creativo de la tecnología, es una buena opción y a la vez incrementa y aporta grandes beneficios como la agilización en la atención de pacientes, disminución de gastos en recursos materiales como papel, así como también ser más amigables con el medio ambiente. Es necesario capacitar a los estudiantes y profesional en el ámbito informático, para que estos sean capaces de cubrir las expectativas y ambiciones de los empresarios y dueños de determinadas organizaciones (en este caso El IPAS-ME) y desarrollar un Sistema automatizado el cual optimice algunos procesos y le de beneficios a los usuarios para que dicho sistema cumpla con los objetivos requeridos. Es indudable que este centro de salud, necesita un mecanismo que permita controlar los procesos de manera efectiva. Por esta razón el Sistema de Información propuesto permitirá almacenar y mantener disponible toda la información necesaria al (los) encargado(s) del manejo del Sistema, las veces que sea necesarios

y en

cualquier momento (dicha información sea de pacientes e información interna). Con esta propuesta se pretende también agilizar los procesos y que toda la información este siempre segura, lo que se traduce a ahorro de tiempo, dinero y este ayudara a disminuir los errores y pérdidas que se puedan generar. 10


Por todas estas razones se justifica la elaboración de un Sistema Automatizado para el control de citas y expedición de estudios médicos, dada su importancia en el ámbito de la salud, desarrollando así una herramienta que mejore la calidad de los procesos mediante la posibilidad de contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones en un momento dado.

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ENFOQUE INTERPRETATIVO Plataforma Tecnolรณgica Pertinente para el Desarrollo de la Investigaciรณn

Para fines del diseรฑo y creaciรณn de la herramienta tecnolรณgica destinada al mejoramiento de los procesos en el nรบcleo de Laboratorio General del IPAS-ME, se decidiรณ usar el complemento de estructuraciรณn web HTML conjuntamente con el lenguaje de programaciรณn PHP; vale destacar que la herramienta a crear, se basarรก en un modelo web, es decir un portal, por el cual se manejarรกn las operaciones destinadas al control de citas, carga y expediciรณn de exรกmenes, bajo un ambiente de ejecuciรณn local, es decir, no tendrรก acceso a la red. Se considera pertinente la aplicaciรณn de este tipo de herramienta porque para su ejecuciรณn no es necesario que los computadores cuenten con grandes especificaciones hardware ni software, haciendo que el uso de esta se pueda trasladar cualquier computador sin importar su rendimiento; ademรกs de ser compatible con todos los exploradores de red, lo cual no limita el funcionamiento รณptimo de la herramienta. Con respecto a la manipulaciรณn y almacenamiento de datos, se destinarรก el complemento MYSQL, este permite una fรกcil, eficaz y eficiente manipulaciรณn de los datos, en procesos de almacenamiento y de extracciรณn en operaciones de consultas y ediciones, ademรกs de su adaptabilidad a las gestiones de instituciones, en donde se manejan grandes cantidades de datos, aunado a esto, su compatibilidad con los distintos lenguajes hace que esta herramienta sea la mรกs indicada para complementar al sistema a crear.

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Para efectos de la compenetración entre el sistema y el gestor de base de datos, se destina la herramienta para ejecución de archivos de manera local, WampServer, este va a gestionar las solicitudes referentes al llamado a la base de datos que el sistema requiera en un momento dado; se considera pertinente su utilización debido a su característica de licencia libre, que facilita su obtención y utilización bajo ambientes rígidos, además de su propiedad en el aseguramiento y resguardo de las bases de datos. De acuerdo a la tecnología necesaria para la implementación del Sistema de control y expedición de estudios médicos, para el núcleo de laboratorio general del IPAS-ME, se evaluó bajo dos enfoques: Hardware y Software.

Hardware: En cuanto a Hardware, el equipo en donde se va a implementar el sistema propuesto, debe cubrir con los siguientes requisitos mínimos: 

Procesador Pentium 1.2 Ghz

Tarjeta Madre

512 de Memoria RAM

Disco duro de 60 GB

Monitor SVGA

Teclado

Ratón (Mouse)

Puerto USB 2.0 De acuerdo con las características de Hardware necesarias para el desarrollo e

implementación del sistema, la institución cuenta con dos (2) equipos informáticos u ordenadores en buen estado, que cumple con los requisitos mínimos; cuenta con un procesador de 1.2 Ghz, 512 de memoria RAM, disco duro de 80 GB, unidad de CDROM, 4 puertos USB 2.0, monitor LCD, teclado y ratón.

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Software En cuanto a Software, el equipo en donde se va a implementar el sistema propuesto, debe cubrir los siguientes requisitos mínimos: 

Sistema Operativo (Cualquier Distribución).

Navegador o Explorador Web (Cualquier Clase).

Herramientas Software como Apache, PHP y MySql, contenidas en una paquetería de nombre WampServer. A nivel de software, dicha institución educativa posee medianamente las

características necesarias, para la correcta implementación del sistema, se necesita la instalación del Paquete de herramientas software WampServer. Vale destacar que el software necesario para la implementación del sistema a desarrollar, está disponible en el mercado de forma gratuita y sin costo, la instalación y condicionamiento del equipo informático no significara coste a la institución, debido a que los generadores de este proyecto cuentan con los conocimientos y herramientas necesarios para el condicionamiento del equipo informático.

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La Transdisciplinariedad en el Desarrollo de la Investigación El ramo de la salud ha sido y será siempre una de las áreas fundamentales en la vida del hombre, ya que esta se encarga de velar por la integridad y salvaguarda de su condición física y mental, respecto a esto la Organización Mundial de la Salud (OMS) en su constitución de 1946 define: “La salud es el estado de completo bienestar físico, mental, espiritual, emocional y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades. La salud implica que todas las necesidades fundamentales de las personas estén cubiertas: afectivas, sanitarias, nutricionales, sociales y culturales” ¹. (p.1) Por esta misma característica, es imperante el manejo eficiente y eficaz de la información obtenida de pacientes que hacen vida en las distintas instituciones salubres; son la informática y la tecnología quienes van a permitir la evolución y desarrollo de los centros de salud hacía la prestación de mejores servicios, con respecto al manejo de los datos de los pacientes que hacen vida en los mismos, y de tal manera permitir que las gestiones sean eficaces y objetivas. Con respecto a esto la Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud (OMS), establece en referencia a los Sistemas de Información en Salud (SIS): “Es un mecanismo de recolección, procesamiento, análisis y transmisión de información necesaria para organizar y operar los servicios de salud y, también, para la investigación o planeación con miras a controlar de enfermedades. La concepción de los SIS como sistemas abiertos, complejos y en los que son parte constitutiva, nos permite comprender problemas actuales de los sistemas de información y orientar acciones para enfrentarlos. Esta concepción es más acorde también con una concepción de salud en el sentido amplio, y no solamente limitada a lo médico”. ² (p. 30)

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Esta institución considera

a los sistemas de información como una

herramienta útil no solo para la gestión de los datos que se manejan dentro de las instituciones de salud, sino también pueden reflejar datos estadísticos para la ejercer controles sobre enfermedades, epidemias, entre otros que puedan ser establecidos como relaciones sectoriales, y así mismo medibles para beneficio común. La herramienta a crear por los investigadores actúa en ambos sentidos, es decir, la tecnología aplicada hacia el campo de salud; en referencia al manejo de la información del paciente que hace vida en la institución, esto a través de la estructuración de órdenes y procedimientos que van a permitir una correcta gestión dentro del núcleo de laboratorio general, con el fin de mejorar las operaciones en tópicos como control de citas, carga y expedición de análisis médicos y estadísticas, de los departamentos que en este núcleo se desempeñan, todo ello para hacer practico, rápido y eficiente el desempeño del núcleo para aumentar la calidad en la atención que brinda el instituto IPAS-ME.

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RECORRIDO METODOLÓGICO-TECNOLÓGICO Metodología y Modelo de Desarrollo Tecnológico Para la estructuración de sistemas de información destinadas hacia cualquier función, es necesaria la consulta de procedimientos o patrones que guíen al desarrollador/investigador por un proceso que tenga como fin el acabado de este, asegurando que esté enteramente en concordancia con los requerimientos y especificaciones obtenidas. Respecto a esto Castellanos (2008) define: “Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas es un conjunto de actividades llevadas a cabo para crear y poner en marcha un Sistema de Información, tomando en cuenta criterios como: definición de actividades, unificación de criterios de la organización y establecimiento de puntos de control y revisión” ³ (p.1) Correspondiente al desarrollo de la herramienta los investigadores consideran pertinente la aplicación de la metodología para desarrollo de sistemas que lleva por nombre, Metodología de James Seen 4, la cual consiste en la estructuración del sistema en seis (6) fases a seguir, mediante los cuales se logrará el desarrollo del sistema de forma funcional y práctica. 

Fase I. Investigación Preliminar

Se inicia a través de la solicitud del sistema, por causas diversas o por simple necesidad del ente o individuos. Esta fase conlleva estudios que permitirán validar la viabilidad del desarrollo y su implementación en lugares que el ente solicitante establecerá. El estudio de factibilidad es considerado un resultado importante de la investigación preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible. En la investigación preliminar existen tres aspectos relacionados con el estudio de factibilidad:

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1. Factibilidad técnica: El trabajo para el proyecto, ¿puede realizarse con el equipo actual, la tecnología existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnología, ¿cuál es la posibilidad de desarrollarla? 2. Factibilidad económica: Al crear el sistema, ¿los beneficios que se obtienen serán suficientes para aceptar los costos? , ¿los costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto? 3. Factibilidad operacional: Si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado el sistema? , ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que dé como resultado una disminución de los posibles beneficios de la aplicación? El estudio de factibilidad lo lleva acabo un pequeño equipo de personas que está familiarizado con técnicas de sistemas de información; dicho equipo comprende la parte de la empresa u organización que participará o se verá afectada por el proyecto, y es gente experta en los procesos de análisis y diseño de sistemas. En general, las personas que son responsables de evaluar la factibilidad son analistas capacitados o directivos. 

Fase II. Determinación de los Requerimientos del Sistema

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: 1. ¿Qué es lo que se hace? 2. ¿Cómo se hace? 3. ¿Con qué frecuencia se presenta? 4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones? 5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? 6. ¿Existe algún problema?

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7. Si existe un problema, ¿qué tan serio es? 8. Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina? Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización. Asimismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad. Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida. 

Fase III. Diseño del Sistema

El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan diseño físico. Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema.

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Hecho lo anterior se determinan con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida. Es común que los diseñadores hagan un bosquejo del formato o pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se efectúa en papel o en la pantalla de una terminal utilizando para ello algunas de las herramientas automatizadas disponibles para el desarrollo de sistemas. El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los diseñadores seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de almacenamiento, tales como discos y cintas magnéticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos que se escriben indican cómo procesar los datos y producir las salidas. Los documentos que contienen las especificaciones de diseño representan a éste de muchas maneras (diagramas, tablas y símbolos especiales). La información detallada del diseño se proporciona al equipo de programación para comenzar la fase de desarrollo de software. Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez comenzada la fase de programación, los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las especificaciones de diseño. 

Fase IV. Desarrollo del Software

Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y después instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

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Por regla general, los programadores (o analistas programadores) que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales. En empresas pequeñas, donde no hay programadores, se pueden contratar servicios externos de programación. Los programadores también son responsables de la documentación de los programas y de proporcionar una explicación de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada. 

Fase V. Prueba de Sistemas

Durante la fase de prueba, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de emplearlo en formas no previstas. En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra, que el software sea más confiable. 

Fase VI. Implementación y Ejecución

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo y entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en un área de la empresa (prueba piloto). Algunas veces se deja que los dos sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados.

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En otras circunstancias, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para comenzar a emplear el nuevo al día siguiente. Cada estrategia de implantación tiene sus méritos de acuerdo con la situación que se considere dentro de la empresa. Sin importar cuál sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el sistema procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones; realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios. Dado que los sistemas de las organizaciones junto con el ambiente de las empresas experimentan cambios de manera continua, los sistemas de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido, la implantación es un proceso en constante evolución. La evaluación de un sistema se lleva acabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones: 1. Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización. 2. Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como: Finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información interno y externo. 3. Opinión de los administradores: Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

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4. Desempeño del desarrollo: La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo. Línea de Investigación Todo trabajo de investigación debe estar estructurado y enfocado hacia lineamientos que permitan calificar la misma como objetiva y certera, respetando las especificaciones existentes para la ejecución de una metodología de investigación, de forma que el acto investigativo adquiera forma y delimitación para su objetividad en el englobe del fenómeno a investigar. Con respecto a lo anterior Balestrini M. (2001), define la aplicación de metodologías de investigación: “Está referido al momento que alude el conjunto de procedimientos lógicos, tecno-operacionales implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto de ponerlos en manifiesto y sistematizarlos; a propósito de permitir descubrir y analizar los supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los conceptos teóricos convencionalmente operacionalizados” 5 (p. 113). Con respecto a la investigación se debe aplicar una modalidad según el estudio seleccionado, con referencia a el autor antes descrito puede decirse que la modalidad va a depender del tipo de estudio que se está realizando, lo extensivo que pueda ser el fenómeno de estudio y hasta donde se quiere llegar. De acuerdo con los objetivos planteados este estudio se ubica dentro de un nivel descriptivo, apoyado en un estudio de campo, con apoyo en información documental.

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La investigación pertenece al tipo descriptivo, ya que describe las condiciones y características de una situación considerada como problema, la necesidad implementar un sistema automatizado para el control de citas y expedición de exámenes médicos del núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME. En este sentido, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) (2003), señala en su Manual de Trabajo de Grado, de Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales, una definición de proyectos factibles: “El proyecto factible consiste en la investigación elaborada y desarrollada de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de una institución o grupo social, puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo con un diseño que incluya ambas modalidades” 6 (p. 16). Es considerada una investigación de campo ya que los investigadores logran recopilar toda la información necesaria de la realidad y es por ello que el Manual de la UPEL (2003), indica que: “El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlo, interpretarlos, entender su naturaleza y factores contribuyentes, explicar sus causas y efectos, o prescindir su ocurrencia, haciendo uso de sus métodos, características de cualquiera de los parámetros o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de los datos originales o primarios” 7 (p. 14). Por consiguiente, es investigación de campo ya que los datos de interés se recaudan de forma directa de la realidad, es decir, que los datos a recolectar son extraídos directamente de las actividades que realiza el personal administrativo en el núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME. Cabe destacar que el presente trabajo se apoya en una investigación de campo de tipo descriptivo, ya que toma directamente del área de estudio los datos esenciales.

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Es considerada una investigación descriptiva, ya que se fundamenta únicamente en describir ciertas características esenciales. La Universidad Nacional Abierta (U.N.A.), (2001), establece que “la investigación descriptiva trata de obtener información acerca del fenómeno o receso, para descubrir sus implicaciones de conocer el origen o causa de la investigación” 8 (p. 34). En efecto, la presente investigación es de tipo descriptivo, porque comprende la descripción, análisis e interpretación de los procesos y actividades involucradas en los procesos de control de citas, carga y expedición de estudios médicos, con el fin de describirlas y explicar a la vez las causas y efectos del problema planteado y así darle una solución. Por otra parte, se basa en una investigación documental por cuanto utiliza bases teóricas y diversos proyectos de investigación que guardan estrecha relación con el estudio. Sustentando con ello la importancia de la misma. Según Ramírez, T. (1995), la investigación documental: “Es una variante de la investigación científica, cuyo objetivo fundamental es el análisis de diferentes fenómenos (de orden histórico, psicológico, sociológico, etc.) de la realidad a través de las indagaciones exhaustivas, sistemáticas y rigurosas, utilizando técnicas muy precisas, de la documentación existente, que directa o indirectamente, aporten información” 9 (p. 66). Se empleará esta modalidad de proyecto factible apoyado en una investigación de campo de tipo descriptivo y documental, debido a que parte de los datos e información se obtendrán del área donde se está presentando la problemática, y a su vez interpretando dichos datos y describir las actividades que influyen en los procesos llevados a cabo en el núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME, con la intención de darle posible solución además, de usar bibliografías relacionadas con la temática planteada.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1

Organización Mundial de la Salud, Constitución de la OMS (1946). Extraído el 13 de Junio de 2011 desde: http://apps.who.int/gb/bd/PDF/bd47/SP/constitucion-sp.pdf 2

Herrera, A. Salazar M. (2008). Caracterización de los Sistemas de Información de IPS Públicas de II nivel. Área Metropolitana de Medellín. Trabajo de Grado no publicado, Universidad de Antioquía. Medellín. Extraído el 14 de mayo del 2011 desde:http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/516/MODULO_1/Tipos _de_SI/TiposSI.pdf 3

Castellanos, L. (2010). Desarrollo de Sistemas de Información. Extraído el 16 de Junio del 2011 desde: http://desarrollodesistemas.wordpress.com/about/ 4

Metodología de James Seen (n.d.). Extraído el 16 de Junio del 2011 desde: http://jamesseen.tripod.com/ 5

Balestrini, M. (2001). Metodología de la Investigación. México. Editorial Trillas.

6,7

Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2003). Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Ediciones UPEL, Caracas. 8

Universidad Nacional Abierta. (2001). Metodología de la Investigación. Ediciones UNA, Caracas. 9

Ramírez, T. (1995). Metodología de la Investigación. México. Editorial McGraw Hill.

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Proyecto de Grado (hasta apartado 3)  

Proyecto de Grado I elaborado hasta el apartado 3, bajo la nueva metodología

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