Issuu on Google+

Financieel Data Warehouse

Geïntegreerd bedrijfsbeheer Raposa biedt u: •

RACS: Een financieel data warehouse voor geïntegreerd financieel beheer van een middelgrote onderneming tot een internationaal beursgenoteerde bedrijvengroep. RACS bevat het volledig geïntegreerd financieel & logistiek beheersysteem voor activatie in de door u gewenste landen.

Soepele implementatie en projectbegeleiding.

Opleiding en ondersteuning van de eindgebruikers tem accountancy advies.

Overname (conversie) van gegevens.

Naadloze integratie met uw operationele systemen.

RACS biedt alle functionaliteiten van financieel beheer in één geïntegreerd geheel met directe toegang naar de details van uw gegevens. Met RACS beheert u de financiële informatie, het aankoopbeheer en de logistieke stromen. RACS is zeer gebruiksvriendelijk en volledige aanpasbaarheid naar de wensen van de gebruikers. Het schept transparantie in uw gegevensstromen. Bij de ontwikkeling van RACS staat het gebruiksgemak voor de eindgebruiker voorop in harmonie met de behoeftes van grotere bedrijven of voor de opvolging van complexe dossiers. Al uw gegevens en verwerkingen zijn direct beschikbaar. RACS wordt geleverd met Embedded Business Intelligence met 250 standaard rapporten en boordtabellen. U kunt zelf alle opvraagschermen eenvoudig aanmaken. Implementeren van RACS in uw organisatie betekent dat u kiest voor een succesvol project met gegarandeerde ondersteuning. U wordt geruggensteund door een team van accountants, boekhouders en adviseurs. Hun ervaring in implementatie van financiële & administratieve software is gekoppeld aan de praktijk. Zij staan u bij met zowel de wettelijke en fiscale verplichtingen als de optimale structuur voor uw organisatie. Raposa NV voorziet zowel in de levering van de toepassingssoftware RACS als in de begeleiding naar een optimaal financieel beheer ism onze accountants. Het dienstenpakket wordt aangevuld met opleidingen en de overname van gegevens en historische data.


Raposa - KTS

Financieel advies & Boekhoudservices

Een sterke boekhouding vormt de basis van een gezonde bedrijfsvoering. Het is meer dan het volgen van de talrijke wettelijke verplichtingen. Het biedt u vooral inzicht in de werkelijke gang van de zaken. Via ons advies op maat, wordt uw boekhouding een beleidsinstrument om uw bedrijf optimaal te managen.

R

aposa nv startte in 2007 de samenwerking met het accountantskantoor KMOTax Service.

Hierdoor kunnen klanten van Raposa beroep doen op

de expertise van een erkend accountantskantoor. Bij de implementatie

van RACS software is het advies van KTS deel van de diensten van Raposa. Dankzij onze ervaring zijn wij voldoende gewapend om u een doorgedreven en professionele service op maat te kunnen garanderen op het vlak van:

• Implementatie van de RACS software in uw organisatie. • Vereenvoudigen of organiseren van de boekhouding in uw onderneming. • Volledige verwerking van uw boekhouding door input en/of controle van uw gegevens door ons kantoor.

• Opmaken tussentijdse balansen (maand- en kwartaal rapporteringen). • Opstellen van de jaarrekening en financiële rapportage met bijhorende kerngetallen, budgettering en financiële planning.

• Fiscale-, boekhoudkundige- en bedrijfseconomische adviezen. • Opstellen diverse wettelijke verslaggeving bij o.a. omvorming, vereffening, inbreng in natura, fusie en splitsing en kapitaalsverhoging.

• Het afhandelen van uw fiscale aangifte in o.a. de Vennootschapsbelasting, BTW en Personenbelasting.

• Loonberekening, HR support, starters advies, subsidies, etc...

Raposa—KMOTaxServices werkt proactief voor uw onderneming en levert een meerwaarde op het gebied van accountancy, fiscaliteit. Onze accountants ondersteunen u bij uw financiële en fiscale bekommernissen. Zij lossen de praktische details op en voeren desgewenst de volledige boekhouding of controle in uw vestigingen. Indien u dit wenst, wordt u bijgestaan met alle controles en nodige aanpassingen in het kader van de steeds veranderende wetgevingen.


Op maat van uw financiële behoeften Algemene, analytische en budgettaire boekhouding Voordelen Analytisch Budgettair Consolidatie 28 dymensies Multi-bedrijven Multi-landen & talen Integraal BI—tools Standaard rapporten Volledig product Parameters Personaliseerbaar Integratie

Analyseer uw gegevens, vergelijk ze met de budgetten, maak consolidaties over meerdere filialen, vestigingen en afdelingen. Breng uw productgroepen in kaart en stel campagnes af naar hun rendementen. Al deze vragen en nog veel meer doorkruisen steeds uw dagelijks beheer. Om de impact van alle financiële gegevens te herkennen en uw beleidsassen te beheren is een grondig en real time financieel beheer noodzakelijk. RACS is uw dagelijkse hulp en assistent. Om permanent de evolutie van uw organisatie, uw omzet en resultaatsrekeningen met financiële ratio’s op te volgen beschikt u met RACS over het beste werkinstrument en snelste systeem. U kunt er ook op rekenen dat de RACS specialisten u daadwerkelijk bijstaan en met vakkennis van financiële wetgeving het juiste advies geven. U wordt daadwerkelijk geholpen en ondersteund.

Overzicht mogelijkheden Met RACS beschikt u standaard over:

Basis systeem Master data Multi company en multi landen opzet: Be, Nl, LU, Fr, UK, It, ES, HK, DO. Bijkomende landen op aanvraag Multi talen en multi valuta Business Intelligence tools Aanpasbare schermen per gebruiker Office data integratie Bank communicatie Ms SQL en Oracle databases

Integratie operationele systemen Plant Maintenance, Transportbeheer, sociale secretariaten, Beheer scheepslijn, geautomatiseerd magazijnbeheer.

Financieel Management General ledger

,

Accounts Payable Accounts Receivable Analytische dimensies—28 Budgetten en allocaties Begrotingen Cash Management Assets Management

Logistiek Management Aankoopbeheer met goedkeuringen Multi locatie voorraadbeheer Vervoerscontracten. Tijdsbeheer & registratie. Dossierbeheer met multi-kosten.

Document verwerking en OCR Scanning met OCR van documenten. Herkenning van leveranciers. 3-weg afstemming en herkenning. Workflow voor goedkeuringsstappen. Boeken. De inhoud van de factuur wordt opgenomen bij de verwerking en de gegevens in de database beheerd.


Beheer van financiën en logistiek Transparant inclusief Business Intelligence Elke organisatie heeft specifieke beheerbehoeften, geavanceerd en vaak met complexe details. Voor middelgrote bedrijven zijn er gestandaardiseerde ERP oplossingen beschikbaar die vaak kostelijke en langdurige implementatie vereisen. Uw bedrijf vraagt om souplesse en dynamiek en een beheersysteem waarin alle financiële gegevens ter beschikking staan zonder bijkomende kosten. U levert uw klanten maatwerk en hoogstaande diensten zonder dat uw administratie telkens moet verbouwd worden. Omdat uw bedrijf geconfronteerd wordt met hoge eisen van klanten, leveranciers en verschillende overheden, kunt u nu beroep doen op een oplossing die ontwikkeld is voor uw verwachtingen. RACS beantwoordt aan al de verwachtingen voor gedetailleerd financieel beheer van een middelgrote onderneming, actief in meerdere landen. Indien u de complexe dienstverlening ondersteunt met gespecialiseerde oplossingen voor uw transportbeheer, productieplanning, plant maintenance, loonsecretariaat, of facility management heeft RACS een pasklaar antwoord voor integraal en transparant beheer.

Krachtig en evolutief RACS laat uw onderneming toe om haar activiteiten te sturen op basis van real time gegevens uit alle processen en financiële stromen. Deze gegevens zijn beschikbaar binnen één bedrijf of over meerdere vestigingen. De analytische en budgettaire mogelijkheden laten toe alle activiteiten te begrijpen, aan te sturen en de juiste implicaties van uw beslissingen te overzien. RACS beschikt over 28 analytische dimensies en laat toe om een

onbeperkt aantal

bedrijfsentiteiten en stelt krachtige analysetools ter beschikking die volledig geïntegreerd zijn. U beschikt hiermee over een krachtig beheersysteem om alle activiteiten te sturen. RACS wordt geleverd als een volledig systeem en volgt de evolutie van uw bedrijf omdat alle aanvullingen voor alle klanten beschikbaar zijn en door parameters geactiveerd of aangepast worden naar uw behoeften. RACS automatiseert en ondersteunt de bedrijfsprocessen . Met parameters wordt RACS gestuurd naar hoe uw organisatie functioneert, niet andersom.

Integratie met operationele systemen Toerisme: Het beheer van reizen, hotels, vluchten, … gebeurt bij reisorganisaties met gespecialiseerde software. RACS communiceert naadloos voor alle financiële en logistieke afhandelingen. Transport: Scheepslijnen, rederijen en wegvervoer Zeevervoer, multimodaal transport, de logistieke organisatie, overslag en containers en terminalbeheer gebeurt met gespecialiseerde software van Greencat-IT of LogSys. Voor deze oplossingen heeft RACS een integratie beschikbaar. Technisch onderhoud: Plant Maintenance & Facility Management Indien uw organisatie over een groot en complex patrimonium beschikt, beheert u de technische installaties met de module Plant Maintenance van gespecialiseerde leveranciers. Met leveranciers van Facility & Maintenance Management software heeft RACS een naadloze integratie beschikbaar.


Technische en functionele details Met RACS beschikt u over: Basis systeem Master data: beheer van alle gegevens van alle toepassingen op slechts één plaats Multi company en multi landen opzet: Be, Nl, GHL, Fr, UK, It, DOM Multi talen en multi valuta. Embedded Business Intelligence tools. Aanpasbare schermen per gebruiker. Door de gebruiker aanpasbare opvraagschermen. Office data integratie. Internationale bank communicatie. Ms SQL en Oracle databases.

Financieel & Logistiek Management Algemene Boekhouding. Analytische Boekhouding. Budgetten. Onbeperkt aantal bedrijfseenheden. Onbeperkt aantal entiteiten: landinstallaties of afdelingen. Master Consolidatie. Multi-talen: Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans. Aankoop / Voorraad / Verbruiken / Bestelaanvragen / Facturatie Afsluitingsregels en geautomatiseerde ondersteuning. Begroting / Kredietbewaking. Betaalverkeer: integratie van het betalingsverkeer met xml. Automatisch inlezen en verwerking bankuittreksels. BTW wetgeving, neerlegging en communicatie. Cash Management met voorschotten in multi valuta. Facturatie. Interface met andere toepassing, o.a. sociale secretariaten. Relaties: beheer van alle administratieve gegevens van uw klanten en leveranciers. Contractenbeheer. Patrimoniumbeheer. Resultaten Cut Off. Templates van alle documenten en uw eigen rapporten. Beheer Ms Excel template rapporten. Transportbeheer—complexe dossiers met multi kostenstructuren. Vaste Activa met verschillende afschrijvingsmethodieken. Koppeling met weegbrug voor aan– en afvoer van producten Afwezigheidsbeheer personeel. Registratie & recuperatie overuren. Aanmeldingen (registratie tijdstippen IN en UIT). Onkostennota’s met multi—valuta verwerking. Opvolging kosten gemaakt met de credit cards van het bedrijf. Scanning documenten (bvb facturen), met integratie van OCR functies. Ondersteuning door RACS bij goedkeuring ingescande facturen: workflow goedkeuringen. Dossierbeheer – Contractbeheer (document management) integraal in RACS.

Integratie operationele systemen Plant Maintenance en Facility Management van Ultimo. Transport-, opslag- & overslagbeheer van Greencat-IT en LogSys. Sociale secretariaten in België.


Advies

Implementatie en adviesdiensten Uw bedrijf rekent op de vlotte en correcte afhandeling van alle boekhoudkundige verrichtingen. Vanuit de operationele gegevens vloeit er bijzonder veel informatie die essentieel is voor een correcte afhandeling van de wettelijke en fiscale verplichtingen in alle landen waar uw vestigingen actief zijn. De snelheid waarin de economie verandert, klanten nieuwe wensen hebben en uw aanbod de concurrenten voor moet blijven vereist een financieel beheer welk uw beleid transparant en inzichtelijk maakt. Alle gegevens dienen direct toegankelijk te zijn en voor u beschikbaar. Daarom is Raposa uw beste partner. Vanaf de aanvang van het project wordt er door alle medewerkers meegedacht en helpt Raposa u met de modernisering van uw beheer. De opdracht van de implementatie is een financieel beheer te leveren welk perfect aansluit op uw verwachtingen en u in alle financiële domeinen van de organisatie verbeteringen en efficiëntieverbeteringen aanreikt. De implementatie gebeurt stapsgewijs en wordt pragmatisch gepland, periodiek gerapporteerd en grondig gedocumenteerd. Deze documentatie is uw referentie document voor verdere evolutie.

Stappenplan Analyse: Key-user training en bespreking processen Het RACS systeem wordt volledig en met alle functionaliteiten geleverd. Om de medewerkers vertrouwd te maken met de mogelijkheden wordt eerst een training verzorgd voor de “key-users”. De interne werking van uw bedrijf wordt besproken en vastgelegd. Stapsgewijs worden de processen besproken en mogelijke vereenvoudigingen vastgelegd. Voor de organisatorische aspecten doet u beroep op een van de adviseurs, voor de wettelijke aspecten stelt Raposa een IAB accountant – fiscalist van Raposa ter beschikking. Dan leggen we de verbinding tussen het operationele en het financiële systeem. Raposa staat in voor deze koppeling en waarborgt de directe uitwisseling van de gegevens met de master data. Alle gegevens zijn daarmee uniek aanwezig. Al deze punten, gegevens, afspraken en werkprocessen worden gedocumenteerd en vormen de basis van het installatieplan. Dit plan wordt tijdens de projectvergadering met alle betrokken personen vastgelegd in werkafspraken en is de basis van het project.


Implementatie Installatie Uw project wordt snel en zeer correct geïnstalleerd op uw servers. Deze installatie bestaat uit de database en de koppelingen. Ook de beveiliging komt aan bod en er wordt steeds gestreefd naar een single sign on van de gebruikers. Eventueel kan met uw operationele systemen al een verbinding geregeld worden. De installatie wordt vervolgens grondig getest. Dit geldt voor alle verbindingen met de interne systemen (bvb email adressen, single-sign on, …) en de externe toepassingen zoals bankcommunicatie, doorgeven van documenten aan overheden en klanten, toegang op afstand enz. Wanneer de installatie getest is, volgt de gedocumenteerde overdracht aan uw interne ICT medeweker. Implementatie In overeenstemming met uw wensen en kwaliteitsverwachtingen wordt een helder en gebruikersvriendelijk financieel beheer opgesteld. Bij de implementatie wordt met latere installatie in andere vestigingen of landen al rekening gehouden. RACS laat toe alle administratieve processen aan te sturen en alle gegevens weer te geven in de meegeleverde rapporten. Zowel de opvraag schermen als alle rapporten kunnen naar de wensen van de gebruikers aangepast worden. Dit wordt besproken, aangeleerd en in functie van de toegangsrechten van de gebruikers in hun profiel opgenomen. Ook deze personalisatie kunnen zij zelfstandig veranderen indien gewenst. Bij de implementatie wordt gewerkt met de standaardschermen en de meegeleverde rapporten. Mogelijke aanpassingen en veranderingen worden geïnventariseerd. Opleidingen en coaching RACS biedt zeer veel standaard functionaliteiten voor het financieel beheer van een multinationaal bedrijf met meerdere entiteiten. Alle gewenste functies zijn toegankelijk en personaliseerbaar, maar niet alle van de 1.500 functies zijn direct noodzakelijk. Slechts een deel wordt onmiddellijk toegepast maar verschillende functies zijn geactiveerd om in de achtergrond taken te vereenvoudigen of gebruikers te ondersteunen. De adviseurs van Raposa zorgen ervoor dat u vanaf de eerste dag op een gemakkelijke manier kunt werken, over alle gegevens beschikt en standaard taken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. De opleiding zorgt ervoor dat elke gebruiker zich terugvindt in dit systeem. De training wordt daarom in korte dagdelen opgezet en gecombineerd met coaching tijdens het werk. Desgewenst kunnen er aanpassingen gebeuren van de werkprocessen in RACS. Raposa is meestal aanwezig bij een eerste afsluiting ter controle van de volledig correcte werking van het ganse systeem maar vooral ook om in te staan dat alle rekeningen en gegevensoverdracht correct verlopen is. Oplevering gevolgd door de support periode Nadat RACS geïnstalleerd werd, de werkprocessen geïmplementeerd zijn en de eindgebruikers opgeleid, in hun werk gecoacht werden bij de afsluiting van een boekperiode (maandaangifte – afsluiting) is tevens de communicatie met overheidsdiensten uitgevoerd. Wanneer de testen succesvol zijn en de gebruikers de correcte implementatie hebben bevestigd, is RACS operationeel en geaccepteerd. Alle opgeleide gebruikers kunnen vanaf dan beroep doen op de Premium Service van Raposa en u ontvangt dan standaard de aanpassingen en nieuwe versies van RACS.


Absolute gemoedsrust ! Contacteer ons Raposa nv

Premium ondersteuning Help desk

Uitbreidingsstraat 42—46 B 2600 Antwerpen—België Tel: +32 (0)3 230 15 55

Raposa staat klaar om al uw functionele vragen te beantwoorden. Onze ervaren medewerkers bieden u kwalitatieve hulp en ondersteuning om het maximale uit uw software te halen. Onze Helpdesk is bereikbaar van maandag tot vrijdag van 08.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 17.00 uur.

info@raposa.be Accountancy Ervaren accountants en boekhouders kunnen u bijstaan met alle boekhoudkundige, fiscale en consolidatie vraagstukken. Dagelijks voeren zij de boekhouding van 60 bedrijven met RACS De klantportal Als u een vraag hebt, logt u eerst in op ons klantportaal. U gaat naar de 'FAQ', waar u antwoord vindt op de meest gestelde vragen. Stuur uw vraag en wij mailen of bellen u zo snel mogelijk terug met een antwoord. De status van uw ingestuurde vraag volgt u via dit klantportaal.

Onderhoudscontract software Het onderhoudscontract van RACS borgt de volledige evolutie van uw toepassing. Raposa levert u alle aanpassingen, upgrades en nieuwe versies van RACS. De licentie van de database valt onder de aparte licentie voorwaarden van de leverancier. Wat ontvangt u van Raposa? Versie Jaarlijks wordt een volledig nieuwe versie van RACS uitgeleverd. Een versie bevat uitbreidingen of wijzigingen in de functionaliteit van bestaande producten of een geheel nieuw product. Build Tweemaal per jaar wordt een nieuwe “build” geleverd. Een “build” bevat wijzigingen in de bestaande functionaliteit en noodzakelijke nieuwe functionaliteit. Dit kunnen ook de aanpassingen zijn aan nieuwe of veranderde wetgeving. Update Regelmatig worden er Updates uitgeleverd op een “build”. In een Update lossen wij problemen op en kunnen we kleine aanpassingen doorvoeren in de functionaliteit. Een Update is altijd cumulatief en bevat alle wijzigingen ten opzichte van de eerste uitlevering van een “build”. U kunt ervoor kiezen alleen een Update te installeren, wanneer de aanpassingen voor u van toepassing zijn.


RACS_NL