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La Solution pour gérer l’activité complète des entreprises d’affichage

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Table des matières Présentation de Quadra Diffusion ........................................................................................................... 3 Quelques références ............................................................................................................................... 4 Modes de commercialisation .................................................................................................................. 5 Structure de AFFIXE ................................................................................................................................. 6 Fonctionnalités détaillées........................................................................................................................ 8 Module Patrimoine ............................................................................................................................. 8 Gestion des baux et des bailleurs .................................................................................................... 8 Gestion des mobiliers urbains ......................................................................................................... 8 Gestion des panneaux/faces ........................................................................................................... 8 Gestion des réseaux ........................................................................................................................ 9 Module Gestion Commerciale Longue Conservation........................................................................ 10 Module Gestion Commerciale Papier ............................................................................................... 11 Logistique Affichage ...................................................................................................................... 13 Module Cartographie ........................................................................................................................ 14 Patrimoine ..................................................................................................................................... 14 Gestion commerciale..................................................................................................................... 15 Module logistique Technique ............................................................................................................ 16 Logistique technique ..................................................................................................................... 16 Stock .............................................................................................................................................. 16 Amortissement .............................................................................................................................. 16 Tournées de nettoyage ................................................................................................................. 16 Module Statistiques........................................................................................................................... 17 Nos statistiques ............................................................................................................................. 17 Interfaces et caractéristiques techniques ......................................................................................... 17 Evolutions à venir .................................................................................................................................. 18 CRM (Gestion de la Relation Client) .................................................................................................. 18 Photothèque...................................................................................................................................... 18 Portail Client ...................................................................................................................................... 18 Mobilité ............................................................................................................................................. 19 Relation Affixe/Affixe ........................................................................................................................ 19

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Présentation de Quadra Diffusion Quadra Diffusion, filiale du groupe Quadra Informatique, société de Conseil en Informatique de 200 personnes, peut aujourd’hui s'enorgueillir d'être Le spécialiste du logiciel pour les entreprises de publicité extérieure. Notre expérience du monde des afficheurs nous a en effet permis de développer des solutions complètes, personnalisables et évolutives qui répondent avec exactitude aux besoins de ces entreprises. Affixe est une suite logicielle de gestion de la publicité extérieure. Développé pour et avec des afficheurs, notre progiciel est modulaire, personnalisable et permet aux sociétés spécialisées de gérer l’intégralité de leurs activités. Avec Affixe, fini l’angoisse de la page blanche ! Des modules complémentaires sont développés en permanence pour vous offrir une solution taillée sur-mesure parfaitement adaptée à votre métier d’afficheur. À la fois simple et complet, ce progiciel métier intègre les différents aspects à prendre en compte :  Patrimoine : gestion des bailleurs, descriptif technique et commercial des dispositifs, taxes, etc.  Gestions commerciales : devis, commandes, factures (LC, Réseau de LC, LC tournante, mobilier urbain, réseau d’affichage).  Planning : affichage temporaire et LC.  Logistique d’affichage et technique.  Cartographie.  Immobilisation.  Stock.  Interface comptable.  Statistiques. Outre la gestion des tâches et des alertes - renouvellement des baux, renouvellement des contrats LC… -, Affixe, associé à MyReport, permet de réaliser des tableaux de bord de pilotage d'entreprise.

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Quelques références G&B AFCM AffiOuest Brunel Affichage DEP/CDI/CDA/PM MP Com Publimat Sopa VisuEst Exterieur Média Alfa Conseil Abri Services Ville & Médias (Groupe Médias) Made In V Affichage Space AGSD ANP ARP Publicité AXO David Affichage De Cecco Publicité De Selle De Visu FG Publicité GB Affichage LPS Panopub PAP Publimat RDD Affichage RD Publicité Sapex Sprint Sopa

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Modes de commercialisation AFFIXE est commercialisé selon deux modes :

Mode « licence » classique : acquisition du droit d'utilisation avec installation sur votre système d’information.

Mode hébergé, SaaS (Software As A Service) : Location avec hébergement de la solution. Le logiciel est installé sur nos serveurs chez un hébergeur professionnel et vous y accédez par une simple connexion Internet, quelque soit l’endroit ou vous vous trouvez (commerciaux nomades par ex) . Ce mode ne nécessite aucun investissement matériel et vous décharge des tâches d’administration informatique (sauvegardes, mises à jour OS, BDD, …)

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Bénéfices et apports de AFFIXE

Productivité : AFFIXE vous apporte un gain de productivité très appréciable sur la partie administrative du métier d’afficheur, très consommatrice de temps, en vous déchargeant des tâches répétitives et fastidieuses. Rigueur : Avec AFFIXE, vous savez en permanence ou vous en êtes dans vos contrats, vos baux, la disponibilité de vos emplacements, vous avez en temps réel une vue réaliste de votre situation. Fini l’angoisse de la page blanche et de l’oubli de factures ou de renouvellements de contrats. Un outil d’aide à la vente : La technologie « Full Web » de AFFIXE vous permet de l’utiliser partout avec une simple connexion Internet, vous pouvez construire une proposition commerciale directement chez votre client pour répondre immédiatement à sa demande, vérifier les emplacements disponibles et leurs positionnements cartographiques, une proposition commerciale est faite en quelques clics. Un outil de pilotage : grâce au module Statistiques, vous avez en permanence une vision réaliste de votre activité, et vous disposez des meilleurs indicateurs pour prendre les bonnes décisions et piloter la croissance de votre entreprise.

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Structure de AFFIXE AFFIXE est une solution modulaire qui s’adapte parfaitement aux besoins et aux attentes de chacun. Une configuration minimale de AFFIXE est constituée de 2 modules : -

La gestion du patrimoine Un module de gestion commerciale : Longue conservation ou Temporaire (papier)

, ensuite d’autres modules peuvent être intégrés à la configuration : -

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Cartographie Logistique Technique Statistiques CRM (en cours de développement) Photothèque (en cours de développement) Portail Client (en cours de développement) Module Mobilité (en cours de développement) Collaboration AFFIXE / AFFIXE (en cours de développement)


Fonctionnalités détaillées Module Patrimoine

Gestion des baux et des bailleurs Possibilité de saisir plusieurs bailleurs pour un même bail. Ce qui permet la gestion des indivisions et des répartitions des paiements entre plusieurs bailleurs. Gestion des baux d’emplacement et de servitude (droit de passage) Possibilité de gérer les lettres chèques, virement ou paiement sur facture Réalisation des paiements avec sélection possible. Détection des échéances non payées. Faciliter pour gérer les renouvellements des contrats avec alerte possible avant la fin du contrat Possibilité de renouveler les contrats en masse Gestion complète des échéances de paiement avec possibilité d’annuler, de compléter ou de refaire un paiement. Gestion des indexations sur taux ou sur indice Edition des déclarations fiscales bailleurs. Gestion des contreparties bailleur : valorisation et indentification Gestion des mobiliers urbains Descriptif technique Affectation des caissons Gestion des gammes Gestion des indisponibilités (travaux, accident, …) Gestion des panneaux/faces Descriptif technique des panneaux Descriptif qualitatif des faces Gestion automatique de la catégorie de taxe Possibilité d’insérer des photos et tous types de pièces Edition d’une fiche face pour la vente LC avec une photo et plan Historique des affectations de la face (dans les différents contrats LC) Extraction du patrimoine pour les agences. Déclaration des taxes communales avec édition des courriers et gestion des mairies Gestion des indisponibilités (travaux, accident, …)

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Gestion des réseaux Description des réseaux Gestion des affectations de face de date à date Gestion de l’historique des tarifs Gestion des réseaux confrères Gestion des réseaux LC (ou réseaux personnalisés)

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Module Gestion Commerciale Longue Conservation

Gestion des comptes clients avec récapitulatif des commandes et factures o Blocage des comptes clients o Gestion des secteurs d’activité o Gestion des profils clients o Gestion des contacts clients o Gestion des adresses de facturation et des adresses postales Gestion des LC Tournantes Gestion LC réseau Gestion des faces multi-annonceurs Gestion des dossiers pour présentation au client Edition planning LC et LC réseau Gestion des devis Gestion des bons de commande avec échéancier de facturation entièrement modifiable Gestion des renouvellements et non renouvellements Gestion des arrêts de contrats en cours Facilité de suivi des renouvellements avec alerte possible avant la fin d’échéance. Facilité de facturation des échéances. Détection automatique des échéances à venir Possibilité de préparer la facturation par avance. Facilité d’édition des factures (en masse) Gestion des avoirs Suivi des paiements et relances clients Gestion complète des mandataires payeurs et de l’ensemble des intervenants sur un bon de commande ou une facture. Lien avec le module logistique pour la pose des visuels et la préparation de la maquette (OT) Gestion des bons de commande et factures libres (autre que LC, par exemple, fabrication de visuel ou changement de visuel en cours de contrat)

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Module Gestion Commerciale Papier Gestion des comptes clients avec récapitulatif des commandes et factures o Blocage des comptes clients o Gestion des secteurs d’activité o Gestion des profils clients o Gestion des contacts clients o Gestion des adresses de facturation et des adresses postales Gestion des propositions o Sélection des réseaux dans l’offre ou directement à partir du planning o Détection automatique des réseaux disponibles et indisponibles en fonction du planning o Gestion des options (option 1 et option 2), et des blocages o Gestion des remises commerciales à la ligne ou en global o Gestion des remises régies pour les agences. o Gestion des tarifications réseau (prix forfaitaire) ou la face (prix unitaire) o Gestion des réseaux partiels  Possibilité de sélectionner les faces proposées au client dès la mise sous option. o Edition récapitulative des demandes du client o Gestion des contrats floating o Gestion des contrats gracieux ou caritatif o Possibilité de dupliquer des lignes dans une même proposition o Possibilité de dupliquer des propositions à partir d’une nouvelle date. Gestion du planning o Affichage des différents états du réseau par semaine o Sélection au planning pour création proposition o Gestion des demandes au planning ou automatisation des réponses o Edition du planning o Suivi des commandes facturées o Recherche de disponibilité en fonction d’une sélection de réseau et d’une borne de date. o Gestion des relances d’option :  suivi des poses d’option par les commerciaux  détermination des options prioritaires en fonction de la date de la demande o Gestion centralisée ou décentralisée du planning adaptable en fonction de votre organisation.

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Gestion des bons de commandes o Gestion complète des mandataires payeurs et des intervenants  Affectation possible à un contact chez l’intervenant o Gestion complète des remises (cumul et cascade) o Gestion des instructions de pose au réseau  Adresse de livraison  Gestion des différents types d’affiche (affiche, bandeau, flyer, …)  Possibilité d’ajouter les visuels. o Gestion des taxes communales (calcul en fonction du type de taxe et des catégories : publicité et emplacement) o Gestion des campagnes contrôlées et des reportages photo o Edition des justificatifs de pose. o Edition du bon de commande o Gestion des remises commerciales à la ligne ou en global o Gestion des remises régies pour les agences. o Gestion des tarifications réseau (prix forfaitaire) ou la face (prix unitaire) o Possibilité de prévoir des frais techniques, honoraires, ... o Possibilité de dupliquer une commande à une nouvelle date Gestion de la facturation o Lien direct avec la logistique affichage en fonction du nombre de face réellement affichée. o Gestion complète des mandataires payeurs et des intervenants sur un devis o Gestion complète des remises (cumul et cascade) o Gestion des délais de règlement, suivi des règlements et relance client o Edition des factures en masses o Gestion des taxes communales o Gestion des acomptes o Gestion des prévisionnels de paiement : outil de saisie rapide pour les multi échéances. o Edition de la facture et des duplicatas. Gestion des rétrocessions o Cas des reversements d’un pourcentage du chiffre d’affaire à un concessinaire. Gestion des confrères Saisie des confrères et de leurs offres, et intégration dans les bons de commande comme des réseaux en propre. Gestion des alertes o Gestion du lien entre les commerciaux et la personne responsable du planning Gestion de bon de commande et facture libre o Création de bon de commande et de facture pour les éléments autres que du réseau o Edition en masse des factures o Gestion des délais de règlement, suivi des règlements et relance client

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Logistique Affichage Gestion de la logistique d’affichage o Récapitulatif des départs o Edition des listes d’affichage o Gestion du retour de collage et lien avec le bon de commande et la facture o Gestion des grattages. Gestion des tournées o Paramétrage des tournées o Présentation des tournées avec affichage des affectations et indisponibilités o Lien direct avec la facturation

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Module Cartographie

Patrimoine Panneau : o Possibilité de géolocaliser le panneau à partir de l’adresse cadastrale : affichage de la carte avec un marqueur o Possibilité de déplacer le marqueur pour faire le positionnement adéquat o Sauvegarde de la latitude et la longitude o Possibilité de sauvegarder en pièce jointe sur les faces du panneau de la carte affichée. Face : o Edition commerciale de la face : ajout de la carte. Cartographie Panneau : o Basé sur un écran de recherche complet patrimoine permet de sélectionner plusieurs faces o Permet d’y ajouter des éléments du fichier client avec utilisation du logo du client sur la carte o Possibilité de choisir la couleur du marqueur o Permet d’afficher sur la carte les faces sélectionnées. o Lors d’un click sur le marqueur une fiche de la face apparaît o Possibilité d’ouvrir une nouvelle fenêtre avec une image de la carte qui peut être récupérée. Réseau : o Affichage de la carte avec l’ensemble des faces du réseau. o Possibilité de cliquer sur la face pour obtenir une fiche de la face. o Possibilité d’ajouter en pièce jointe la carte o Intégration de la pièce jointe dans l’édition standard du réseau o Fonctionnement identique que pour la cartographie panneau Mobilier urbain o Même fonctionnement que pour le réseau et le panneau Client o Possibilité de géolocaliser le client o Positionnement sur une carte avec son logo o Possibilité de faire apparaître les faces qu’il a commandées o Possibilité de faire apparaître les faces qu’il pourrait commander o Possibilité de faire apparaître les concurrents du même secteur d’activité.

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Gestion commerciale Commande tempo : o Ajout de la carte aux éditions réseaux o Calcul dynamique de la carte dans le cas d’une sélection de face Catalogue tempo : o Dans les éditions réseaux, ajout d’une carte qui est dynamique (calculer à la volée) ou basée sur la pièce jointe du réseau en fonction de la situation.

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Module logistique Technique Logistique technique Création d’un ordre de travail Suivi des planifications Edition des OT Validation des OT avec lien direct sur le patrimoine ou la gestion commerciale Gestion des artisans avec historique des tarifs. Stock Bon d’entrée et de sortie Gestion multi lieux de stockage (gestion du stock chez l’artisan) Gestion simplifié des transferts de stock Gestion de type de stock (panneau neuf, panneau occasion, outillage, …) Gestion du stock d’affiche Inventaire Etat et valorisation du stock (prix moyen pondéré) Gestion des fournisseurs et des références fournisseur Amortissement Calcul des amortissements avec durée paramétrable Déclenchement sur validation de l’OT Gestion du crédit bail Possibilité d’amortir tout ou partie du panneau Edition des amortissements sur le terrain, en stock ou mis au rebut Tournées de nettoyage Planification des tournées de nettoyage sur 16 semaines Affectation d’une unité de travail à chaque mobilier Edition des tournées semaine par semaine Gestion des nettoyages non faits avec report possible.

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Module Statistiques Nos statistiques Liste des factures par année, par mois, par commercial. Chiffre d’affaire par mois, par produit, par année. Panneaux disponibles par département, villes. Etat de commercialisation avec un mandataire. Rotation des réseaux par année, par mois et par réseaux. Suivi de renouvellement LC sur un période. Analyse facturation Longue conservation pour un mois. Déclaration Fiscale bailleur. Suivi des renouvellements de bail. Déclaration des taxes municipales. Liste du patrimoine par département et par ville. Tableau des règlements (Fait et à faire). Analyse de la rentabilité des réseaux, sur un période. Suivi mensuel facturation papier. CA prévisionnel affichage (local et national). Analyse Vente Prestation Affichage.

Interfaces et caractéristiques techniques Toutes les listes sont exportables sous Excel Interface comptable avec les logiciels : o SAGE 100 o Ciel o API Soft Logiciel Réseau (pas de limite en nombre de postes)

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Evolutions à venir Affixe est en constante évolution, de nouveaux modules voient le jour régulièrement. Vous trouverez ci-dessous une liste des projets qui pourraient aboutir d’ici quelques mois :

CRM (Gestion de la Relation Client) Création d’un logiciel de Gestion de la Relation Client permettant de suivre l’activité des commerciaux en termes de prospection et d’actions réalisées auprès des prospects et client. Gestion des rappels automatiques d’actions à réaliser Association avec le fichier des clients d’Affixe Edition d’un bilan hebdomadaire pour chaque commercial.

Photothèque Utilisation de Picasa pour la récupération des photos, la retouche des photos et transfert vers Affixe. Possibilité d’associer une photo à un ou plusieurs éléments d’Affixe (face, commande, réseau, OT, ..) Possibilité de saisir des mots clés à une photo Recherche des photos façon moteur de recherche Possibilité de sélectionner des photos pour faire des éditions (reportage photo, planche contact, …)

Portail Client Site Web attractif et intuitif pour vos clients Vous fournissez un droit d’accès à votre client Il peut : o Consulter ses propositions, commandes, factures o Consulter les faces qu’il a commandées o Faire une cartographie de ses faces. o Obtenir un suivi des affichages commandés o Récupérer ses reportages photos.

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Mobilité Création d’une application mobile sur PDA et Iphone en lien avec Affixe permettant de : Technique o Gestion des tournées : suivi, saisie du travail réalisé, … o Création et envoi d’une demande d’intervention suite à la détection d’un problème o Audit de mobilier Commercial o Présentation de déroulé réseau o Présentation de fiche face LC

Relation Affixe/Affixe Le principe est de favoriser les échanges de données entre les clients Affixe. Permettre de transmettre une fiche face et de l’intégrer Permettre de transmettre des disponibilités au niveau des réseaux Transmettre les commandes/factures

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Affixe  

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