Issuu on Google+

H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

R

97 JUNI 2010

Meeting planner THELMA PICHEL

“Je moet een beetje blij worden van elkaar”

MICE-BRANCHE Gaat creatief om met lamgelegd vliegverkeer

JAN BRANDS NEEMT AFSCHEID ”Niet kijken naar de achterban, maar naar de marktvraag”

LOVE YOU TENDER Tips voor succesvol aanbesteden

eventOnline communicatie Doe mee met de digitale revolutie


 #    "  ! 

 "     "       "     "   "   "        "     

AAN BOORD VAN DE ROTTERDAM

ofd 25 tse Ho ndrech 3e Kate Rotterdam AM 3072 1 s 5104 Postbu tterdam GA Ro 3007 33 06 65 (0)10 2 44 T +31 06 65 2 0 )1 (0 F +31 .nl re onsho nboard .nl info@o onshore rd a o b n www.o

com Wel e (266(4'$0%,('66$/4,-.(02*(/,-.+('(18224%,-((1.2056(1#$.(/,-.2))((56(/,-. 21653$11(12) ,1)240$6,()!224(8(1(0(16(1(1&21*4(55(182246263(4521(1(62);21'(428(41$&+6,1* 10(6((107/6,)71&6,21((/6+($6(4$$1%224';,-1'(02*(/,-.+('(184,-9(/21%(3(4.6$$4$/6,-' ,1'(21*(=8(1$$4'(5)((4(1$0%,$1&(8$1((1/7:(&47,5(/,1(4"(+(6(17*4$$*9(/.20$$1%224' (/21582240((4,1)240$6,(

               

      


,NTVUKHHUALL

  Q H ] H L N  Q H W :LMPRFK  G D W V G Q D U  H G  YHUJDGHUHQLQ  H H =  Q D D  G RI(JPRQ

Zeeweg 52 1931 VL

Egmond aan Zee

T. 072-750 2020

sales@zuiderduin.nl

www.zuiderduin.nl


QMINHOUD

Inhoud H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

pagina 55 overzicht van &vergadercentra 3Vanaf GESPECIALISEERDE MEETING LOCATIES

CongresE E N

E E T C O M P L

I C H T O V E R Z

V A N

2 0 1 0

R

97 JUNI 2010

GESPECIA

LISEERDE

ONTMOET

INGSCENT

RA

Meeting planner THELMA PICHEL

“Je moet een beetje blij worden van elkaar”

MICE-BRANCHE Gaat creatief om met lamgelegd vliegverkeer

JAN BRANDS NEEMT AFSCHEID ”Niet kijken naar de achterban, maar naar de marktvraag”

LOVE YOU TENDER Tips voor succesvol aanbesteden

eventOnline communicatie Doe mee met de digitale revolutie

Juni 2010

16 Thelma Pichel, TC&E, “Je moet een beetje blij worden van elkaar”

22 04|QM JUNI 2010

Ook bij online eventcommunicatie heiligt het doel het middel

62

40

Kopenhagen loopt natuurlijk voorop.

Met Froukje Jansen zoeken naar duurzame oplossingen.


QMVOORWOORD

09

MICE-branche voelt gevolgen

12

Jan Brands neemt afscheid

16

Online eventcommunicatie

22 26

‘Een massale wake-up call’, zo noemt ICCA-directeur Martin Sirk de overlast die een vulkaanuitbarsting in IJsland veroorzaakte voor de hele Europese meeting branche.

Bij zijn afscheid als directeur van CLC-Vecta geeft Jan Brands de live communicatie branche het volgende advies mee: zorg voor harde cijfers en beter onderwijs.

De digitale revolutie levert veel nieuwe mogelijkheden voor organisatoren van bijeenkomsten. Maak er gebruik van!

Museum zonder gebouw bestaat dankzij evenementen

29

Locatienieuws

30

Achter de schermen

32

Love you tender

36

Congresstandbouw

Amadore Wellness Hotel De Kamperduinen: nieuw hotel met vernieuwend concept

De ‘commandocentrale’ van ACS bij de MPI NL Conference

Alleen met een gedegen voorbereiding, een strakke organisatie en praktijkervaring opdoen is meedoen met een aanbesteding.

Geef uw standaardstand een maatwerk uitstraling.

Met Froukje Jansen zoeken naar duurzame oplossingen Ze gaat voor een betere en eerlijkere wereld. Zonder hulp van doemscenario’s wil Froukje Jansen anderen inspireren.

44 46 52

De ene crisis is de andere niet. Ook al speelt IJsland in beide gevallen een onbedoelde EDWIN NUNNINK hoofdrol. Hoofdredacteur Eerst is er de bankencrisis die de hele wereldqm@hetportaal.com economie sinds vorig voorjaar op zijn grondvesten doet schudden. Het gevolg: in elke branche zet men elkaar in de hele keten onder druk. Opdrachtgevers slaan aan het bezuinigen en leveranciers moeten mee. Het ‘shop-gedrag’ neemt een vlucht. De meest goedkope aanbieder wint het vaker dan voorheen van de vertrouwde partner. Er heerst paniek die snel leidt tot verdeeldheid. Ook in de meeting industrie. Dit voorjaar maken we kennis met een nieuwe crisis. Een vulkaan-uitbarsting blijkt in korte tijd het Europese vliegverkeer stil te kunnen leggen. Voor de internationaal opererende en ‘transportintensieve’ MICE-branche een extra harde klap. Het gevolg: door de acute problematiek werkt iedereen keihard mee om gezamenlijk de nadelige gevolgen te beperken. Opdrachtgevers, leveranciers én deelnemers. Men leunt zwaar op elkaar en lost zoveel mogelijk als partners op. Er heerst paniek en die leidt tot verbroedering. Het wachten is natuurlijk nog op de eindafrekening, maar als je de verhalen hoort in de markt dan blijkt dat onderling begrip en coulance de hoofdtoon zetten. Twee keer een crisis, maar telkens een tegengestelde reactie. Je mag van partners verwachten dat ze met je meebewegen in tijden van crisis. Maar het moet wel tweerichtingsverkeer blijven. We zitten immers allemaal in hetzelfde schuitje. <

Smoke Plaza De rookoplossing op beurzen en congressen.

Rotterdam gaat voor groen Wereldhaven, Euromast, Marathon, Feijenoord. Binnenkort kan aan dit rijtje Rotterdamse kenmerken een nieuw begrip worden toegevoegd: Green Key.

Meeting management met Meetingselect Snel offertes opvragen en eenvoudig alle vergaderkosten beheren.

62

Hetzelfde schuitje

Thelma Pichel, TC&E “Ik heb voor een andere toekomst gekozen. Een kleiner bedrijf. Maar ben ik daarom een mindere PCO?”

Het Holland History House, de Nationale Automatiek, Nieuwe Groeten Uit…, Zomaar wat evenementen waarmee het Nationaal Historisch Museum zichzelf zichtbaar maakt.

40

Voorwoord

Kopenhagen loopt natuurlijk voorop Voor de meeting planner zijn er volop mogelijkheden om een duurzame bijeenkomst te houden in de Deense hoofdstad.

QMCOLOFON JAARGANG 22, JUNI 2010, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 97, Vakblad voor de meeting planner. OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Postbus 125, 1520 AC Wormerveer, Tel. (075) 6475747, Fax (075) 6284914, E-mail: qm@hetportaal.com REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur), Judith Munster. REDACTIONELE MEDEWERKERS: Patrizia Antuzzi, Jos Goossens, Jan Jacobs, Ad Moerman, Liesbeth Timmermans, Rutger Vahl. UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar, abonnementen@hetportaal.com, Nederland: € 36 per jaar (excl BTW), Europa: € 46 per jaar, Studenten: € 16 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Mart Mulder, mart.mulder@hetportaal.com, Tel. (06) 54317087. TRAFFIC: Wendy Aaftink, wendy.aaftink@hetportaal.com, Tel. (06) 54317086. VORMGEVING: StadsDrukkerij Amsterdam, Eduard Lemmers. DRUK: StadsDrukkerij Amsterdam. COVER: Istockphoto

JUNI 2010 QM|05


MEETINGNIEUWS

Peoples BUSINESS Tom Calame keert na 16 jaar weer terug in eigen land en gaat aan de slag als nieuwe General Manager bij het Renaissance Amsterdam Hotel. Hij volgt daarmee Yehia Rashed op. Calame komt over van het JW Marriott in Lima, Peru, waar hij 6 jaar de leiding had. Erik de Wit treedt per 1 juni aan als General Manager van The Manhattan Hotel Rotterdam. Erik de Wit is momenteel nog werkzaam bij Bilderberg, waar hij de afgelopen 5 jaar General Manager was voor het Bilderberg Parkhotel in Rotterdam. Hij verlaat Bilderberg Hotels na 13 jaar. Pascal Engbers is als accountmanager toegetreden tot het sales team van Quality in Meetings. Pascal is al langer werkzaam bij Het Portaal Uitgevers als sales manager van Promz, het vakblad voor premiums en relatiegeschenken. Hij was voorheen Docent Marketing en Communicatie bij de faculteit MiM van de Hogeschool van Amsterdam en consultant bij PMT Group. Beatrice Dormans, Directeur van Maastricht Events Company, en Gunnar Souren, General Manager van Crowne Plaza Maastricht, zijn toegetreden tot het bestuur van het Maastricht Congres Bureau (MCB). Klaske van den Berg is in dienst getreden bij Evenementenbureau East Side Productions in Heerde als producer / sales manager. Van den Berg werkte eerder als producer en projectmanager voor onder andere The Entertainment Group.

06|QM JUNI 2010

27

finalisten voor ‘s werelds beste congrescentum

Dit jaar zijn er een recordaantal van 27 finalisten voor de AIPC Apex Award 2010, de prijs voor het beste congrescentrum ter wereld. Van de 36 inschrijvingen zijn er op basis van de voorselectie 27 door naar de finale, 30 procent meer dan de vorige competitie in 2008. Onder de finalisten bevinden zich geen Nederlandse congrescentra. De finalisten van deze tweejaarlijkse prijs zijn geselecteerd op basis van een aantal criteria, waar onder een voldoende aantal klantevaluaties. De winnaar wordt bepaald op basis van de score bij klantbeoordelingen op diverse criteria, zoals congres faciliteiten, project management, catering en technische voorzieningen. Wie de AIPC Apex Award 2010 wint wordt bekend gemaakt op maandag 5 juli tijdens het jaarcongres van AIPC in Liverpool. <

Nieuwe protocolschool op komst Een nieuwe opleidingsinstituut gaat kennis en kunde over protocol overdragen aan overheden en bedrijven die daar behoefte aan hebben. De protocolschool is opgericht door het Protocolbureau in Den Haag in samenwerking met Gilbert Monod de Froideville, oud-ceremoniemeester van H.M. de Koningin. Komend najaar gaat de school van start met een post-graduate opleiding en cursussen op maat. Het voornemen is om vanaf het najaar van 2011 een eenjarige master-opleiding in protocol en diplomatie aan te bieden. De oprichting van de ‘International School of Protocol and Diplomacy The Hague’ wordt officieel gepresenteerd op dinsdagavond 15 juni tijdens ‘De Avond van het Protocol’ in de Koninklijke Schouwburg in Den Haag. <

MPI’s Next Generation: Meet YOUR future! Onder de noemer ‘Meet YOUR future!’ wordt op 24 juni in het World Forum in Den Haag – onder andere met trendwatcher Adjiedj Bakas - vooruitgeblikt op de toekomst van de meeting industrie. De organisatie is in handen van zes studenten van de Stenden University. in het kader van het Next Generation Scholarship programma van vakorganisatie MPI. De organisatoren beloven veel interactie tussen de aanwezige studenten, planners en suppliers. Adjiedj Bakas zal vertellen over de laatste trends en zal er gebruik gemaakt worden van de laatste technologieën voor de evenementenbranche, zoals een hologram en hightech gadgets. Het evenement is het eerste resultaat van het MPI scholarship programma, genaamd ‘The Next Generation’. In samenwerking met de project sponsor World Forum Den Haag heeft MPI een speciaal studenten programma ontwikkeld om de studenten de mogelijkheid te bieden om ook daadwerkelijk een evenement voor MPI te organiseren en om andere branche evenementen bij te wonen. Het World Forum sponsort de lidmaatschapkosten voor een selecte groep studenten en geeft hen de mogelijkheid om hun eerste stappen in de branche te zetten. Voor meer informatie over het ‘Next Generation’ event en voor registratie, kijk op: www.wix.com/nXtGeneration/Next-Generation-Event. <


Plannen voor nieuw congresbureau in Limburg Een werkgroep gaat de plannen uitwerken voor Parkstad Limburg Congresbureau, een organisatie die de regio Parkstad moet positioneren als meeting bestemming, los van Maastricht en los van Zuid –Limburg. Twintig toeristisch of cultuur gerelateerde ondernemers of toeristische ambtenaren zijn op 14 april in Amrâth Grand Hotel Heerlen bij elkaar gekomen om te brainstormen over een mogelijke oprichting van een Parkstad Congresbureau. Zij concludeerden dat Parkstad is klaar om de meeting markt slagvaardiger tegemoet te treden en een toename van het aantal vergaderingen en congressen in de regio te bewerkstelligen. Tijdens een bijeenkomst in december 2009 had de hotelsector al aangegeven dat de regio Parkstad inmiddels ver genoeg ontwikkeld is om zelfstandig een concurrerende positie in te nemen naar bijvoorbeeld buur regio’s. Met de uitwerking is voortvarend gestart met de lancering van de website www.parkstadlimburgcongresbureau.nl. Verder zijn er gesprekken gaande met het Maastrichts Congres Bureau om te komen tot samenwerking. <

Hapéco levert klimaatneutraal congresmeubilair Hapéco onderneemt sinds april 2010 ‘groen’. Groen betekent voor de verhuurder van congresmeubilair zowel duurzaam als klimaatneutraal. Door de maatregelen die Hapéco heeft genomen wordt er enerzijds bespaard op het energieverbruik en anderzijds voldoet de onderneming door de compensatie van de CO2-uitstoot aan alle eisen om zich volledig klimaatneutraal te mogen noemen. “Bij Hapéco gaan we al langere tijd zo duurzaam mogelijk met onze producten om”, vertelt Andre Vis van Hapéco. “We gooien bijvoorbeeld niet een hele stoel weg als een onderdeel is beschadigd, maar vervangen alleen de noodzakelijke delen. Door ons pand nu ook energiezuinig in te richten en onze complete CO2-uitstoot te compenseren door investeringen in gecertificeerde projecten is de gehele organisatie groen.” “We hopen met deze stap een positieve bijdrage te leveren aan de toekomst en bieden organisatoren hiermee een volwaardig alternatief als het gaat om de ondersteuning van een CO2-neutraal congres”, aldus Vis. <

Volg dagelijks het meeting nieuws op onze website www.qualityinmeetings.nl

TWEEËNTWINTIG FIATJES KRISKRAS DOOR NOORDWIJK Noordwijk was donderdag 22 april het decor van de vierde editie van de Sea Rally. Zo’n 40 meetingplanners reden kriskras door de zonnige badplaats in opvallende Fiatjes 500. De rallyrijders lieten zich in een middag informeren over het Noordwijkse congres- en evenementenaanbod. In het zwembad van Hotels van Oranje werden de deelnemers welkom geheten door Burgemeester Groen. Vervolgens startte de rally vanaf de Koningin Wilhelmina Boulevard richting Langevelderslag, S(tr) andplaats Nederzandt. Onderweg kwamen de deelnemers niet alleen de mooiste plekjes van Noordwijk tegen, ook werden zij verrast door diverse opdrachten en workshops. De dag werd afgesloten met een zonnige BBQ en een prijsuitreiking in het Palace Hotel. Doel van de rally is meetingplanners te laten zien wat de mogelijkheden zijn van congressen en evenementen in Noordwijk. <

JUNI 2010 QM|07


AMSTERDAM

MEETINGNIEUWS

achtste op ICCA-ranglijst

Peoples BUSINESS Miranda Hesselmans in dienst getreden als Commercieel Manager bij Oseven, happening and food. Hesselmans was de afgelopen negen jaar woonachtig in Londen waar zij Nederlandse bedrijven adviseerde en begeleidde in hun marketing- en salesbeleid voor de Engelse markt. Stephan van der Meulen zwaait sinds april als nieuwe General Manager de scepter over het Bel Air Hotel in Den Haag. Van der Meulen startte zijn hotelcarrière in 1980 als Banquet & Sales Manager bij Hotel De Brug en werkte daarna voor InterContinental Hotels Group, Accor en Amrâth Hotels. Het team van Taller Events is per 1 april 2010 uitgebreid met Ramy Khaled. Na zijn studie Marketing, Management & Economie aan de Hogeschool Inholland Rotterdam is hij onder andere werkzaam geweest bij de Oad-Groep, Boenk Evenementen en The Vanderbilt in New York. Floor Noten is de nieuwe projectmanager van (Klinkhamer Conference Management) KCM. De geboren Venlose is niet alleen geschoold als evenementenorganisator. Aan de Academie Schone Kunsten in Hasselt haalde ze haar Hogere graad in de Fotografie. Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre heeft Daniël Kaan (29) benoemd tot Director of Food & Beverage. Hij heeft in zijn nieuwe functie de dagelijkse leiding over de restaurants, bar en conferentiezalen van het hotel.

08|QM JUNI 2010

De Verenigde Staten en Duitsland zijn voor het vijfde achtereenvolgende jaar de landen waar de meeste internationale associatie congressen zijn gehouden. Wenen is de meest populaire stad, gevolgd door Barcelona. Dit blijkt uit de ICCA ranglijst ‘The International Association Meetings Market 2009’ die 18 mei is vrijgegeven. Nederland staat op de tiende plaats van de ICCA-ranglijst. Grote stijger in de landenlijst is Italië dat in 2009 54 internationale congressen meer ontving dan in 2008. Nieuwkomers in de top 10 zijn China en Oostenrijk. Amsterdam staat in de stedenlijst achtste. De belangrijkste verschuiving is die van Barcelona dat Parijs verdrong naar de derde plaats. De enige nieuwkomer in de Top 20 is Madrid op de dertiende plaats. De ICCA-ranglijst heeft betrekking op bijeenkomsten georganiseerd door internationale associaties die volgens een vaste regelmaat plaatsvinden, afwisselend in minimaal drie landen. In 2009 betrof het 8.294 evenementen, 800 meer dan het voorgaande jaar. < TOP 10 LANDEN 1. Verenigde Staten 2. Duitsland 3. Spanje 4. Italië 5. Groot-Brittannië 6. Frankrijk 7. Brazilië 8. Japan 9. China 10. Nederland Oostenrijk

595 458 360 350 345 341 293 257 245 236 236

TOP 10 STEDEN 1. Wenen 2. Barcelona 3. Parijs 4. Berlijn 5. Singapore 6. Kopenhagen 7. Stockholm 8. Amsterdam Lissabon 10. Beijing

160 135 131 129 119 103 102 98 98 96

ICCA-ranglijsten met aantal roulerende internationale associaties congressen per land/stad in 2009.

Decorum start vestiging in Groot-Brittannië Decorum is een vestiging in Londen gestart. In de Engelse hoofdstad ziet het Nederlandse verhuurbedrijf veel kansen voor weggelegd met het oog op de Olympische Spelen van 2012. Decorum is onder meer gespecialiseerd in het inrichten van grote projecten zoals de Afghanistan top vorig jaar in Den Haag en levert tevens tentinrichtingen voor grote sportevenementen Directeur Michael Kuiper ziet in Londen een perfecte uitvalsbasis voor de Engelse markt. “Engeland en met name Londen is een echte eventmarkt. Zeker met de Olympische Spelen die over twee jaar in Londen plaatsvinden, liggen er veel kansen.” <

Reisadvies op basis van blaastest Manpower nam haar verantwoordelijkheid tegenover haar werknemers door een alcoholcontrole aan het einde van hun Kick Off 2010. ‘Agenten’ stonden klaar met een alcoholblaastest en deelden reisadviezen uit door middel van groene en rode kaarten. De Manpower Kick Off 2010 die plaatsvond op 10 april in Central Studio’s in Utrecht werd georganiseerd door Adriaanse/ van Kuyk Brand Events. <


MICE-branche

gaat creatief om met lamgelegd vliegverkeer ‘Een massale wake-up call’, zo noemt ICCA-directeur Martin Sirk de overlast die een vulkaanuitbarsting in IJsland veroorzaakte voor de hele Europese meeting branche. Maar naast het vele kleine en grote leed is er ook goed nieuws. Veel van de problemen werden door alle partijen als partners zoveel mogelijk in harmonie opgelost.

O

p de openingsdag van het ELPAT congres was het organisatieteam van het Erasmus MC nog druk doende om te kijken welke van de aangekondigde sprekers daadwerkelijk een presentatie zouden houden. Het congres beloofde een interessant programma met 138 sprekers verdeeld over 4 dagen . Het tweede ELPAT congres zou plaatsvinden van zaterdag 17 tot en met dinsdag 20 april in het WTC in Rotterdam. Een internationaal congres over de ethische, juridische en psychosociale aspecten van orgaandonatie en –transplantatie. Het congres werd georganiseerd door het Erasmus Medisch Centrum, in samenwerking met de Nederlandse Transplantatiestichting, de Gezondheidsraad, Eurotransplant en de European Society for Organ Transplantation (ESOT).

Roet in het eten De aswolken uitgestoten door de ontwaakte IJslandse vulkaan Eyjafjallajökull gooide echter roet in het eten. Vanaf donderdag 15 april 18:00 uur was in heel Noord-Europa geen vliegverkeer meer mogelijk. Op vrijdag kwam het organisatieteam van ELPAT/ESOT bij elkaar. Een ruwe inschatting gaf aan dat van de ruim 300 ingeschreven deelnemers er zo’n 150 zouden kunnen komen. Marian van Noord van het Erasmus MC: “We hebben gekeken hoeveel mensen er uit Nederland en omliggende landen kwamen. Dat was voor ons voldoende reden om het congres doorgang te laten vinden.”

De belangrijkste uitdaging was om het programma overeind te houden, aangezien veel sprekers niet naar Rotterdam konden komen. “We hebben eerst gekeken of we alles konden opnemen en dat via videolijnen uit te zenden”, vertelt Van Noord. “Maar het bleek dat je dat twee weken van tevoren moet aanvragen. En het is ook een vrij kostbare oplossing doordat we vier zalen in gebruik hadden.“

Presentaties via Skype Uiteindelijk werd gekozen om de presentaties van de niet aanwezige sprekers via Skype te laten plaatsvinden. De spreker stuurde van tevoren de diapresentatie op en verzorgde in dat geval vanaf de eigen locatie vanachter de computer de presentatie, die de deelnemers in de zaal konden volgen middels het projectiescherm. Via camera’s in de zalen konden de sprekers de zaal zien. Microfoons in de zalen maakten het mogelijk om vragen aan de spreker te stellen. “Het was nog veel georganiseer om het allemaal voor elkaar te krijgen”, vertelt Van Noord. “Konden we bijvoorbeeld de Skypenaam niet achterhalen of moesten we heen en weer lopen om boodschappen van sprekers aan de techneuten door te geven.” “Het resultaat was echter boven verwachting goed”, aldus Van Noord. “We hadden heel goed beeld in het WTC. Het is door de deelnemers en sprekers als heel vernieuwend ervaren. De sprekers konden de zaal goed zien en waren goed in staat de vragen te beantwoorden.”

› JUNI 2010 QM|09


NIEUWSACHTERGROND

“Het is heel verfrissend om te zien hoe aardig mensen zijn om mee te werken en er toch een succes van te maken” Andere oplossingen voor de sprekersproblemen ontstonden spontaan. Zo was er één mevrouw uit Canada die al in Europa was voordat het vliegverkeer werd lamgelegd. Hierdoor was zij in staat voor een viertal collega’s de diapresentatie over te nemen. Diverse sprekers spaarden kosten nog moeite om toch nog naar Rotterdam te komen: via Spanje, met de auto, per boot en één iemand zelfs liftend.

“Als eindconclusie kunnen we wel stellen dat als er zoiets organisatorisch rampzaligs gebeurt het heel verfrissend is te zien hoe aardig mensen zijn om mee te werken en er toch een succes van te maken door bijvoorbeeld midden in de nacht op te staan om zich aan te kleden en presentaties te houden en dat in het geval van één spreker in de USA zelfs drie keer!”

Onderzoek door ICCA Soort verbroederingsgevoel Ondanks het lagere aantal deelnemers (uiteindelijk toch nog 180 deelnemers), werd het netwerken tijdens het ELPAT congres zeer gewaardeerd en waren veel deelnemers bereid om voor andere afwezige ‘chairs’ in te vallen. Van Noord: “Er werd intensiever met elkaar gepraat. Er heerste ook een heel andere sfeer. Je krijgt in zo’n situatie toch een soort verbroederingsgevoel.” “We hebben ook veel medewerking gehad van het WTC. Je komt toch met bijna de helft minder deelnemers. Daar zijn ze heel coulant in geweest. Dat geldt ook voor de partners voor het sociale programma, zoals het Wereldmuseum en het restaurant Old Dutch .” 10|QM JUNI 2010

Het verhaal van Elpat is er maar één van de vele die in de MICEbranche de ronde doen, als gevolg van de no-fly zone die gold in de tweede helft van april vanwege de aswolken afkomstig van de IJslandse vulkaan Eyjafjallajökull. ICCA, de internationale vereniging van organisatoren en leveranciers in de meeting industrie, hield een onderzoek onder haar leden. Ruim 60% van de 231 respondenten (een kwart van de leden) rapporteert een negatieve impact. Onder de Europese respondenten ligt dat percentage op meer dan 70%. Onder de respondenten die zeggen last te hebben gehad van de no-fly zone zijn de accommodaties met 35,5% vertegenwoordigd, meeting managementbedrijven met 28,3% en congresbureau’s met 25,4%.


Marije Breuker, voorzitter Site Nederland

“SCHADE MOET BIJ OVERMACHT BETER VERDEELD WORDEN” In 44% van de gevallen werd de meeting geannuleerd en in 46% van de gevallen uitgesteld. Het betrof hier in respectievelijk 90% en 85% van de gevallen bijeenkomsten in Europa. Veel genoemde gevolgen waren annuleringen door deelnemers en no-shows, last minute afzeggingen van sprekers, problemen met het vervoer van materialen en opbouw van het evenement, reorganisatie van de catering en deelnemers en organisatoren die niet na de meeting naar huis konden reizen.

Zeer creatieve oplossingen Maar het onderzoek laat ook zien dat men zeer creatief was in het samenwerken met de klanten om de schade zoveel mogelijk te beperken. Veel sprekers konden via video conferencing toch hun bijdrage leveren aan het programma en bij grotere congressen werd gekozen voor webcasten, zodat deelnemers die niet naar het congres konden afreizen, het programma toch konden volgen. “Als gevolg hiervan zal de invoering van videoconferencing systemen bij bedrijven ongetwijfeld versnel worden doorgevoerd voor hun kleinere bijeenkomsten”, concludeert ICCA-directeur Martin Sirk. “Maar ik zie het niet als een realistisch alternatief voor middelgrote en grote meetings.” Veel locaties waren bereid om een bijeenkomst naar een andere datum te verplaatsen, zonder extra kosten in rekening te brengen. Verder ging men zeer soepel om met regels rondom annulering. De communicatie tussen partijen was zeer intens. Iedereen deed zijn uiterste best om de negatieve gevolgen voor alle partijen zo klein mogelijk te houden.

Kleine lettertjes Martin Sirk: "Wat deze crisis wel heeft duidelijk gemaakt is het grote belang van lange termijnrelaties tussen toeleveranciers en organisatoren. Dit is niet een tijd om op de kleine lettertjes in het contract te hameren.” "Deze gebeurtenis was een uitdaging voor onze industrie zoals we die nog nooit gehad hebben. Het was een massale wake-up call voor ons, we moeten nu wel nadenken over toekomstige crisis en hoe we die het hoofd gaan bieden, want er zullen ongetwijfeld nog meer van dit soort rampen gebeuren”, aldus Sirk. <

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Istockphoto

Site Nederland, de vereniging van incentive bureaus, heeft haar leden ten tijde van de no-fly periode actief geïnformeerd. De onverwachte crisis wierp vele vragen op onder de leden. Het nieuws was over het algemeen niet positief. Een incentive bureau dat twee van de componenten (reis, verblijf, activiteit) combineert, wordt volgens de wet beschouwd als reisorganisator. In beginsel draagt het bureau daarmee de volledige aansprakelijkheid voor een behoorlijke uitvoering van de reis. Dat betekent dat eventuele annuleringkosten voor rekening van het incentive bureau komen. Belangrijk is dat een incentive bureau haar klanten in een dergelijke situatie goed (en ook schriftelijk) op de hoogte houdt van de situatie en duidelijk maakt waarom bepaalde zaken niet lopen zoals afgesproken. Verder is het zaak om de klant een alternatief aan te bieden. De eventuele meerkosten komen wel voor rekening van de opdrachtgever. Als de reis niet kan doorgaan heeft de klant het recht om alternatieven te weigeren en de overeenkomst te ontbinden. In de gevallen waar de incentive reis wél is aangevangen en bijvoorbeeld de terugreis een probleem is, dan komt de verantwoordelijkheid bij de luchtvaartmaatschappij te liggen. Gevoelige informatie In hoeverre de incentive branche geraakt is door de vulkaanuitbarsting is onduidelijk. Marije Breuker, voorzitter van Site Nederland, voelt er weinig voor om een inventarisatie te houden. “Het gaat om heel gevoelige informatie. Bedrijven die er echt door geraakt zijn, zullen er niet graag mee te koop lopen”. Ze heeft het idee dat veel incentive bureaus vanwege de nauwe contacten met opdrachtgever en leveranciers een passende oplossing hebben weten te bereiken. “Vanwege de diversiteit van geldend recht en leveringsvoorwaarden is niet altijd duidelijk waar je als incentive bureau aan toe bent”, aldus Breuker. “Veel van de schade komt terecht bij de luchtvaartmaatschappijen. Het verbaasd me dat we binnen Europa nog altijd een richtlijn hebben die de schade ondanks overmacht nagenoeg volledig voor rekening van de luchtvaartmaatschappij laat komen wanneer de reiziger strandt.” Voor vertrek is op grond van die richtlijn de reisorganisator aansprakelijk. Toont kwetsbaarheid Of de zaken er bij een volgend vliegverbod beter voor zullen staan betwijfelt ze. “Een situatie als deze toont aan hoe kwetsbaar je bent als branche. Je kunt je hier niet tegen indekken. De Europese Unie zal naar aanleiding van deze gebeurtenissen hopelijk zo snel mogelijk de richtlijn zodanig aanpassen dat schade bij overmacht over de betrokken partijen wordt verdeeld. Maar voordat we daar wat van merken in de Nederlandse wetgeving zal er nog heel wat water door de Rijn gaan.” JUNI 2010 QM|11


Jan Brands neemt afscheid als directeur van CLC-VECTA

”Niet kijken naar de achterban, maar naar de

MARKTVRAAG” Niet de achterban, maar de vraag vanuit de markt staat centraal. Vanuit die visie was Jan Brands een van de drijvende krachten achter de fusie tussen brancheverenigingen CLC en Vecta die dit jaar werd gerealiseerd. Bij zijn afscheid als directeur van de vereniging geeft hij de live communicatie branche het volgende advies mee: zorg voor harde cijfers en beter onderwijs. Tekst Jan Jacobs | Beeld Caroline Martinot

N

a bijna vijf turbulente jaren, waarin veel is bereikt, verlaat drs. Jan Brands (42) branchevereniging CLC-VECTA. Per 1 juni gaat hij een nieuwe uitdaging aan, als directeur van Kunstconnectie, de branchevereniging voor kunsteducatie en kunstbeoefening. Brands zette zich de afgelopen jaren als directeur van VECTA, de branchevereniging voor organisatoren van evenementen, in voor de fusie met CLC – Centrum voor Live Communication, de vereniging die sinds 2007 bestaat als samenvoeging van de brancheverenigingen ESAH (Exhibition Services Association Holland), Fbtn (Branchevereniging voor Beurzen en Evenementen) en VNC (Vereniging Nederlandse Congres- en vergaderbelangen). De aftredende directeur ziet de komende jaren volop kansen voor de branche van live communicatie (“één-op-één communicatie is het meest effectieve middel om mensen te beïnvloeden”), maar maakt zich wel grote zorgen over de aansluiting van het onderwijs op de praktijk. Door de fusie van VECTA en CLC per 1 januari van dit jaar is een vereniging ontstaan, die alle ketenspelers in de branche vertegenwoordigt: facilitaire dienstverleners, pco’s, event organizers, beursorganisatoren, standbouwers, locaties en entertainment. Het gezamenlijke aantal leden is 220. Dat vergroot de slagkracht van de vereniging aanzienlijk, stelt Jan Brands. “We hebben nu een kritische massa bereikt. In De Haag worden we als branche erkend, en de Belastingdienst wendt zich nu tot ons om afspraken te maken.”

12|QM JUNI 2010

Nog meer fusies? Jan Brands voorspelt in de toekomst nog meer fusies. “Dat is een onomkeerbaar proces: het heeft te maken met schaalgrootte en kritische massa. Een voorbeeld. Met BUMA/STEMRA zijn we bezig een regeling te treffen over de afdracht van muziekauteursrechten. Zodra die regeling er is, is die geldig voor iedereen die in de branche van live communicatie werkt, dus ook voor leden van andere verenigingen. Meerdere verenigingen zijn met dezelfde beleidsonderwerpen bezig, dus is samenwerking op den duur de beste optie.” Brands zegt de afgelopen jaren verschillende brancheverenigingen gepolst te hebben om samen te gaan. Met CLC, zelf al een fusieverband, werd snel zaken gedaan. Door de ineenvlechting van VECTA en CLC is er een synergie ontstaan, vertelt Brands. “De bruidsschat die VECTA meebracht was het Garantiefonds en de grote naamsbekendheid. CLC heeft op zijn beurt vele collectieve ledenvoordelen door allerlei samenwerkingsverbanden met sponsors.”

Over de heg kijken Brands heeft zich de afgelopen jaren onder meer bezig gehouden met voeling houden met de leden, het aanjagen van het onderling contact van leden (onder meer door netwerk- en informatiebijeenkomsten) en het uitdragen aan de voordelen van de samenwerking. Hij heeft zich daarbij geprofileerd als ‘verenigingsman nieuwe stijl’.


INTERVIEWBRANDS

“Meerdere verenigingen zijn met dezelfde beleidsonderwerpen bezig, dus is samenwerking op den duur de beste optie.”

JUNI 2010 QM|13


onverwacht

GROOTS MADURODAMEVENTS.NL


INTERVIEWBRANDS

PROFIEL DRS. JAN BRANDS Opleiding 1980-1984 MAVO 1984-1989 Middelbare Hotelschool 1989-1993 HBO-BDI: Bibliotheek, Documentatie en Informatieverzorging aan de Rijkshogeschool Groningen 1993-1996 Communicatiewetenschappen aan de Katholieke Universiteit Nijmegen

Niet het type dat hekjes zet rond zijn eigen vereniging, maar meer als iemand die over de heg kijkt. “Uiteraard vertegenwoordig ik de branche, maar daarbij heb ik me niet gericht naar de achterban, maar naar de vraag vanuit de markt.” Hij heeft bijvoorbeeld de aanzet gegeven voor netwerkstructuren binnen zijn vereniging, die naar buiten kijken. “Elke sector, of het nu gaat om standbouw, facilitaire bedrijven, pco’s of anderszins, concentreert zich op relevante vraagstukken, en raadpleegt daarbij partners, dat kunnen zowel leden als niet-leden zijn. Vraag en aanbod komen zo samen, en de uitkomsten van de brainstormsessies binnen deze netwerkstructuren worden door de vereniging omgezet in beleid.”

Harde cijfers Er zijn nog genoeg onderwerpen waar de branche aan dient te werken, vindt Brands. “Zoals onderzoek naar harde cijfers en een betere aansluiting van het onderwijs op de markt.” Met het eerste wordt binnenkort gestart: met Karoliene Wiegerink van het LC Research Centre is overeenstemming bereikt over drie jaar lang onderzoek. Het eerste onderzoek is naar cijfers over de omvang van de branche van congressen en vergaderingen. Jan Brands: “Het gaat er niet alleen om om cijfers boven water te krijgen, maar tegelijk hoe je met deze media meerwaarde kunt creëren. Uiteindelijk wordt de hele keten in kaart gebracht.” Over de afstemming onderwijs-werkveld maakt Brands zich meer zorgen. “Bij een aantal opleidingen worden leerlingen opgeleid door omgeschoolde docenten, die geen praktijkervaring in de branche van live communicatie hebben. Daarnaast besteden veel hbo-oplei-

Loopbaan 1996-1997 Productie- assistent IDtv, Amsterdam 1998-2000 Projectmanager Companions, Amsterdam 2000 Projectmanager Evenementenbureau Nijmegen 2000-2002 Directeur Streek VVV Rijk van Nijmegen 2002-2004 Projectleider KRO, afdeling Verenigingsstaf, Hilversum 2004-2005 Coördinator Marketing VARA, afdeling Communicatie en Marketing, Hilversum 2005-2006 Eigenaar BR*NDS Communicatie & Marketing 2006-2008 Senior account- en relatiemanager branchevereniging VECTA 2008- 2010 Directeur Branchevereniging CLC-VECTA Per 1 juni 2010 Directeur Kunstconnectie Bijzonderheid De 42-jarige Jan Brands is in zijn leven 43 keer verhuisd!

dingen veel aandacht aan conceptontwikkeling en imagineering, maar de branche heeft een nog grotere behoefte aan mbo leerlingen die zich kunnen verplaatsen in de gast, die beseffen wat dienstverlening is. Helaas stromen er uit het onderwijs veel onwetende gelukzoekers, die zich blindstaren op een biertje drinken met Marco Borsato, terwijl ze er niet op voorbereid zijn dat ze bij nacht en ontij pallets op trailers moeten laden. Het probleem van het slechte onderwijs is groter dan we als branche kunnen beïnvloeden, en dat baart me zorgen.” Ook het economisch zware weer van de afgelopen twee jaar baart zorgen. Jan Brands: “Met name facilitaire bedrijven en toeleveranciers, dus de kapitaalsintensieve bedrijven, hebben het zwaar te verduren gehad. De economische situatie stabiliseert weliswaar enigszins, maar de effecten van de storm ijlen nog na. Er is flink gesneden in de personeelskosten en de marges zijn onder druk komen te staan.”

Knutselaars en rommelaars Toch ziet Jan Brands de toekomst voor de branche van live communicatie zonnig in. “Natuurlijk, er is nog veel werk te verzetten, maar de koers naar professionalisering die de branche heeft ingezet, is niet meer terug te draaien. De knutselaars en rommelaars in de marge sterven vanzelf uit; ook zij zullen straks gewoon moeten voldoen aan de regels van Europese aanbestedingen. Dé grote uitdaging van de branche is om de beslissers in het bedrijfsleven duidelijk te maken dat er geen medium zo krachtig is om mensen te beïnvloeden als de één-op-één communicatie. In de mediagidsen worden de marketingeuro’s van Nederland verdeeld over print, radio, tv en internet. Live communicatie wordt niet vermeld. Logisch, want hierover zijn nog geen harde cijfers beschikbaar. Vandaar dat de onderzoeken daarnaar de komende jaren zo belangrijk zijn. Het is zaak voor onze branche om bij de beslissers over marketingeuro’s top-of-mind te zijn. Kijk maar naar succesvolle bedrijven: die hebben hun succes meestal te danken aan één-op-één menselijk contact.”

Andere passie Jan Brands zal de branche van live communicatie straks vanaf de zijlijn volgen. Hij volgt vanaf 1 juni een andere passie, die van educatie en kunst. “Ook de culturele branche staat voor een grote uitdaging, nu de subsidiekranen dichtgedraaid worden. Mijn grote taak zal worden om bij de leden van deze branche, dat zijn de culturele instellingen, het culturele ondernemerschap voor het voetlicht te brengen.” De branche van live communicatie zal hij blijven volgen. “En ooit kom ik er vanzelf weer in terug. Het is een boeiende branche, waarin ik voorheen als producer en projectleider heb gewerkt en waarin ik in de afgelopen vier jaar een wereldbaan heb gehad: ik heb bij 250 heel afwisselende bedrijven binnen mogen kijken en dat was heel inspirerend.” < JUNI 2010 QM|15


MEETINGTECHNOLOGY

Ook bij online heiligt het doel

16|QM JUNI 2010


MEETINGTECHNOLOGY

eventcommunicatie het middel Tekst Edwin Nunnink | Beeld www.daddydesign.com

Social media, webinars, backchannels, blogs, webcasts, video channels, live streams. Online communicatiemiddelen zijn er legio en ze worden steeds vaker gebruikt voor, tijdens en na evenementen. Het aantal – veelal gratis – online tools neemt hand over hand toe, waardoor de focus vaak op de middelen komt te liggen. Echter ook bij de nieuwe media is het zaak om – heel traditioneel – eerst naar het doel te kijken.

D

e digitale revolutie dendert zoals een revolutie betaamt over de gevestigde orde heen. Niemand kan claimen dat hij het overzicht heeft over alle mogelijkheden die beschikbaar zijn voor online communicatie. Elke inventarisatie is slechts een dag houdbaar. Nieuwe initiatieven kunnen de hele rangorde weer door elkaar gooien. Wat doe je als organisator met die wetenschap. Niets doen met ’online’ lijkt in deze tijd ‘not done’. Past ook niet bij een professional die pretendeert zijn opdrachtgever of deelnemers het hoogste rendement uit een bijeenkomst te bieden. Anderzijds is online communicatie een nieuwe en extra discipline die door de elkaar snel opvolgende ontwikkeling veel tijd vergt, met een onzeker rendement. Thomas Wieringa van Obsession Live Communication (OLC) in Voorschoten is er van overtuigd dat online communicatie de werking van evenementen versterkt.

Niet altijd zinvol Wieringa: “Wij investeren veel tijd in kennisontwikkeling en innovatie op het gebied van eventmarketing en live communicatie. Het viel ons op dat er een duidelijke meerwaarde zit in online communicatie trajecten met als uitgangspunt events. In combinatie met de groeiende vraag, hebben we besloten om dit specialisme in huis te halen. Dit heeft voor onze klanten een duidelijke meerwaarde. Zo zijn we nu in staat om vanaf het eerste moment online communicatie mee te nemen in onze conceptfase. We combineren dus het beste van twee werelden om uiteindelijk de impact van een event te vergroten. “

Dat wil overigens volgens hem niet zeggen dat een online traject altijd zinvol is. “Dat moet je dan ook kunnen adviseren. Het gaat om het geven van een goed en onderbouwd advies.” Eigenlijk is de aanpak van OLC opvallend traditioneel. Niet het middel staat voorop, maar het doel. “Bij online communicatie heb je oneindig veel opties… teveel om op te noemen. Daar draait het ook niet om”, stel Wieringa. “Je begint met het definiëren van je doelstelling. Aan de hand van de doelstelling ga een stap verder. Je bekijkt je doelgroep. Waar bevindt zich deze en hoe gedragen ze zich daar? Als duidelijk is waar je doelgroep zich bevind, haal je je toolkit van stal.”

Vertalen naar praktisch gebruik Ruud Janssen, meeting marketing deskundige, en Samuel J. Smith, meeting technologie consultant, volgen de digitale revolutie op de voet en proberen de ontwikkelingen te vertalen naar praktisch gebruik in de meeting industrie. Zij gaven ondermeer een presentatie tijdens de MICE-vakbeurs EIBTM in december 2009 in Barcelona. Janssen presenteerde een update tijdens de MPI NL Conference, die in maart plaatsvond in het RAI Elicium. Om door de bomen het bos te blijven zien maken Janssen en Smith een onderdeling in de toepassingsmogelijkheden van digitale oplossingen, voordat ze de verschillende opties presenteren.

Toepassingen divers De toepassingen die de digitale revolutie biedt voor ‘face to face’ meetings zijn divers. Zo biedt het de mogelijkheid om de levensduur van een evenement te verlengen door informatieuitwisseling gekoppeld aan de bijeenkomst vooraf en achteraf

› JUNI 2010 QM|17


MEETINGTECHNOLOGY

digitaal te laten plaatsvinden. Ook kan het bereik van een meeting worden vergroot, bijvoorbeeld door het live videostreamen van de bijeenkomst op internet. Het is met de huidige technologie veel eenvoudiger geworden om interactiviteit toe te voegen aan een bijeenkomst. SMS-jes en twitterberichten kunnen rechtstreeks op het presentatiescherm getoond worden, zodat de deelnemers heel direct invloed hebben op wat er op het podium gebeurd. En als vierde noemen Janssen en Smith de alternatieve meeting formats als mogelijkheid. Denk daarbij aan videoconferencing of meetings in digitale werelden.

Social media gratis, maar niet goedkoop Het Amerikaanse vakblad Corporate Event Magazine publiceerde dit voorjaar de resultaten van een eigen onderzoek naar het gebruik van social media onder event marketeers. Van de 383 respondenten gaf tweederde aan dat ze social media sites en tools gebruiken voor hun marketingdoeleinden. Veel gebruikt zijn Facebook en vergelijkbare sociale netwerken, professionele netwerksites als LinkedIn, microblog services als Twitter, sites voor video sharing als YouTube en eigen of externe websites en blogs. Deze zogenaamde gratis diensten komen echter niet zonder kosten. Bijna eenderde van de respondenten die gebruik maken van social media geven aan dat ze zes of meer uur per week besteden aan hun social media campagnes. Bijna tien procent geeft aan hier meer dan 21 uur per week aan te besteden. Het tijdsintensieve aspect van social media is dan ook de grootste horde voor eenderde van de respondenten die nog geen gebruik maken van online netwerken bij hun eventmarketing. Naast een gebrek aan tijd werd gebrek aan kennis over hoe social media succesvol te integreren in de bestaande marketing mix genoemd als reden om online netwerken niet te toe te passen.

Evenement verlengen Voor het verlengen van een evenement is het oudste middel de e-mail. Door middel van mail kunnen mensen warm worden gemaakt voor het evenement, op de hoogte worden gehouden, gevraagd worden om mee te denken en in het minstens zo belangrijke – maar vaak vergeten – natraject, kun je ze links sturen naar de online gepubliceerde foto’s, video’s en presentaties van het evenement of wijzen op een ander evenementen of producten. Vergeet vooral deze laatste optie niet. Hier ligt een gezamenlijk belang voor organisatoren, sponsors, partners en sprekers. Elke beetje webshop gebruikt deze salestechniek al: ‘kopers van dit product, kochten ook...’ Voor informatieoverdracht voor en na de bijeenkomst kunnen ook blogs (een dagboek op internet), webinars (een online presentatie met in beeld sheets, de spreker en chat-berichten van de deelnemers die achter hun eigen computer zitten), webcasts (een video op internet) en dergelijk worden ingezet.

Specifieke kenmerken Kijk ook hier naar de specifieke kenmerken van elke toepassing. Een blog leent zich meer voor communicatie over een langere periode, waarbij met een vaste regelmaat nieuwe informatie wordt toevoegd. Voor eenmalige interactie lenen webinars en webcasts zich meer. Let er op dat de kwaliteit en uitstraling van deze online communicatie past bij die van het evenement zelf. Een amateuristisch opgezet webinar kan funest zijn voor het aantal inschrijvingen of de opkomst voor het evenement. De informatie moet in lijn zijn met die van het evenement, maar ook weer niet hetzelfde. De online presentaties voorafgaand aan de bijeenkomst kunnen een preview zijn om potentiële deelnemers over te halen of reacties te peilen die verwerkt kunnen worden in de presentaties op het evenement. De webinar of webcast na afloop van het evenement kan bijvoorbeeld dieper ingaan op een deelonderwerp van hetgene dat is gepresenteerd. Er kunnen (tijdens de bijeenkomst verzamelde) meningen aan toe worden gevoegd.

Het gevaar van social media Aan welke van de volgende bedrijfsdoelstellingen hebben social media een bijdrage geleverd? Toegenomen Return On Investment Hogere verkopen Meer bezoek aan beursstand Meer deelnemers aan evenement Pers/media-aandacht Betere relatie met klanten/prospects Toegenomen merkbekendheid

25 38 46 49 103 135 185 Aantal respondenten 5

Bron: The Social Media in Marketing Survey van Exhibitor Media Group

18|QM JUNI 2010

Al deze toepassing vallen vandaag de dag in het niet bij wat social media wordt genoemd. Dat gaat zelfs zover dat het soms de enige vorm van online communicatie lijkt. Wieringa waarschuwt voor deze opvatting. “Het is een vaak gehoorde zin: ‘O ja, we moeten ook nog wat met social media’. Daar maken mensen een fatale fout. Je moet jezelf afvragen of het toegevoegde waarde heeft voor bijvoorbeeld je bedrijf of event. Zorg ervoor dat je altijd relevant bent en waarde toevoegt. Je zet je tools in die bij je passen, want vergeet niet dat je ook imago schade kan oplopen. Zeker op het gebied van social media bestaat het risico om af te gaan. Het vervelende aan internet is dat ze nooit wat vergeet… en dat vergeet men nog wel eens.”


MEETINGTECHNOLOGY

Hoe beginnen? Het succesvol inzetten van social media kost veel meer tijd dan vaak vooraf wordt ingeschat. De websites en toepassingen zijn doorgaans gratis, maar de uren die je er in moet steken hangen er uiteindelijk nog een fors prijskaartje aan (kader ‘Social media gratis, maar niet goedkoop’). Wie een beperkt budget en/of weinig uren beschikbaar heeft kan het beste eenvoudig beginnen door mee te doen aan bestaande conversaties op internet. Zoek uit waar klanten, prospects en vakgenoten zich bevinden op het wereldwijde web en doe mee in de discussie. Post commentaren op blogs en social networks. Publiceer er informatie, foto’s en video’s. Na enige ervaring te hebben opgedaan is het aan te bevelen om één of twee online initiatieven te selecteren die het best bij de eigen doelstelling passen en daar alle energie op richten. Dat kan een bestaand platform zijn of een zelf op te richten platform.

Een eigen platform

het toonbeeld van interactiviteit geworden. De deelnemers in de zaal (maar ook mensen daarbuiten) kunnen direct reageren door aan hun tweet een speciaal voor het evenement vastgelegde ‘hashtag’ toe te voegen of een gereserveerd nummer te SMS-en. Een laagdrempelige manier om reacties uit de zaal te krijgen, met het bijbehorende risico dat er onzinnige en quasi-leuke teksten over het scherm heen rollen.

Hybride evenementen Daar waar internet tijdens een bijeenkomst een belangrijke rol speelt – doordat informatie vanuit de zaal live het internet op gaat en andersom mensen via internet toegang krijgen tot de bijeenkomst – wordt ook wel gesproken van een hybride evenement. On- en offline communicatie versmelten tijdens de live meeting.

“Het is een vaak gehoorde zin: ‘O ja, we moeten ook nog wat met social media’.”

Zelf een online platform initiëren en beheren is een keuze die goed doordacht moet zijn. Ook al is de essentie van sociale netwerken dat diverse deelnemers content leveren, of het nu een inhoudelijke bijdrage is of een commentaar, toch is het doorgaans aan de ‘moderator’ om het vuurtje aan te wakkeren en aan de gang te houden. Liefst met een zo hoog mogelijke frequentie. Een gebrek aan interactie compenseren door zelf zoveel mogelijk ‘posts’ te publiceren is geen optie. Je mag het dan sociaal netwerk noemen, maar de bezoekers zullen het al snel herkennen als digitaal publicatiebord met dezelfde informatie als op een website en in e-nieuwsbrieven van het evenement. Laat anderen het werk doen. Dat past geheel in het principe van social media. Dit kun je stimuleren door belangrijke bloggers in de branche uit te nodigen voor je evenement. Gratis of zoals bij The Next Web conference die eind april plaatsvond in de Westergasfabriek in Amsterdam tegen een fikse korting op het deelnemerstarief. In het laatste geval verdedigbaar, want het betreft een bloggersrijke branche. Zorg ook voor goede (internet)voorzieningen voor deze ambassadeurs van je evenement.

En in een uitzonderlijk geval kan een online evenement onbedoeld het live evenement vervangen, zo blijkt uit het relaas van Ruud Janssen over UNTECH10. Het technologiecongres Tech10 stond gepland op 11 en 12 februari van dit jaar in het Renaissance Hotel in Washington. Organisator American Society of Association Executives (ASAE) annuleerde het evenement vanwege de sneeuwstormen die de Amerikaanse hoofdstad voor veel deelnemers en sprekers onbereikbaar maakte. In 46 uur tijd werd door een groep vrijwilligers, waarvan een aantal al in Washington (ingesneeuwd) was, een online alternatief georganiseerd onder de naam UNTECH10, the unofficial alternative to the canceled Tech10. Het buiten de ASEA om georganiseerde alternatief werd ‘bijgewoond’ door 75 mensen op locatie in het Renaissance Hotel en 457 mensen via Webcast. Wie wil weten hoe dat er uit zag kan kijken op http://untech10.conferencespot.org.

Bereik vergroten

Online event

Het is tegenwoordig eenvoudig om een bijeenkomst ook te laten volgen door deelnemers die zich niet in de zaal bevinden. Via livestreams kunnen volledige presentaties en andere activiteiten live worden uitgezonden op internet. Doelstelling kan zijn om potentiële deelnemers, die vanwege de kosten of reistijd niet kunnen komen, tegen een (goedkoper) alternatief te bieden. Of als marketing tool om mensen enthousiast te maken voor het volgende evenement.

Het brengt ons bij de laatste groep toepassingen van online event communicatie. Een opzet waarin het evenement geheel online plaats vindt. Geen ‘face to face’ of ‘live’ communicatie in de traditionele vorm, maar nog steeds een gebeurtenis op een vooraf besproken tijdstip met presentaties en interactie tussen de deelnemers en misschien zelfs een beursje erbij. Om er toch een menselijk tintje aan te geven kunnen videoconferencing of een virtuele wereld als surrogaat dienen. Dit evenementtype kan echter wel eens een halte te ver zijn voor de meeste lezers van QM, omdat ze zich hier (vakmatig gezien) niet meer in thuis voelen. <

Interactiviteit toevoegen De backchannels – de stroom twitterberichten en sms-jes over de bijeenkomst die achter de spreker op het scherm wordt getoond - zijn

JUNI 2010 QM|19


ZOEK ÉN BOEK GRATIS DE PERFECTE VERGADERLOCATIE, WÁÁR OOK TER WERELD

GRATIS SERVICE - BESPAAR VÉÉL TIJD - BINNEN 24 UUR MEERDERE OFFERTES - VERGELIJK EENVOUDIG - OVERZICHTELIJKE OFFERTES KOSTENBESPAREND - ZELF DIRECT CONTACT MET LOCATIES - PROFESSIONEEL - UNIEKE VERGADERLOCATIES TOT EN MET DESIGN HOTELS

MEETINGSELECT RESERVATION SERVICE Een geschikte locatie vinden voor een groep of vergadering? Dat valt niet altijd mee. Er zijn er zovéél. Welke voldoen aan jouw criteria? Overal naartoe bellen kost teveel tijd. Schakel nu gratis de hulp in van Meeting-select Reservation Service. Maak gebruik van snelle en professionele ondersteuning bij het zoeken en boeken van de meest geschikte locaties voor externe bijeenkomsten en hotelreserveringen. Meetingselect Reservation Service kan je zowel nationaal als internationaal van dienst zijn. Na inventarisatie van je wensen, bekijkt Meetingselect Reservation Service welke locaties het meest geschikt zijn voor jouw aanvraag. Vervolgens ontvang je binnen 24 uur een drietal offertes waar jezelf een keuze uit kunt maken. Naast de grote tijdsbesparing, ontvang je van Meetingselect Reservation Service een duidelijk kostenoverzicht van de geselecteerde locaties.

MEETINGSELECT.COM

MEETING MANAGEMENT

En Meetingselect biedt méér... Als je er de voorkeur aan geeft om zelf locaties te zoeken en te reserveren dan kan dat ook gratis via de zelfboekingstool Meetingselect.com. Meetingselect.com is uitgegroeid tot de grootste zoek & boekmachine voor groeps- en vergader aanvragen met een database van meer dan 64.000 hotels & vergaderlocaties wereldwijd. Variërend van musea en kastelen tot aan hotels en congrescentra. Dus wil je zélf snel locaties selecteren in binnen- of buitenland en offertes opvragen, registreer je dan eenmalig op Meetingselect.com. Plan eenvoudig je bijeenkomst en vul je wensen in. In één handeling stuur je je aanvraag uit naar verschillende locaties die aan je wensen voldoen. De locaties versturen vervolgens direct hun offerte naar jouw eigen inbox. Alles wat je opvraagt en ontvangt, blijft bewaard op jouw privépagina. Al je aanvragen kun je eenvoudig aanpassen en terugkerende vergaderingen snel opnieuw uitsturen.

Meeting management is de nieuwste trend op het gebied van inkoop. Meetingselect is specialist in meeting management en biedt oplossingen op het gebied van meetings & groepsreserveringen. Door gebruik te maken van onze meeting management oplossingen krijgen bedrijven eenvoudig grip op alle vergaderkosten en is er inzicht in wie wat waar boekt tegen welke voorwaarden. De innovatieve meetingtechnologie houdt alle gegevens bij, van waaruit managers gedetailleerde rapporten kunnen genereren en daarmee toekomstige besparingen kunnen realiseren. Tegelijkertijd besparen de boekers binnen uw bedrijf veel tijd met het zoeken en boeken van de meest geschikte locaties waar ook ter wereld. Bedrijven die kiezen voor de meeting management oplossingen van Meetingselect besparen tot wel 25% op hun vergaderkosten.

T 035 67 81 183

www.meetingselect.com

info@meetingselect.com


Zo organiseert u een succesvol evenement www.mymoods.nl

U gaat een meeting of evenement organiseren. Dan streeft u naar het maximale. Uw boodschap moet helder overkomen. Uw doelen moeten bereikt worden. U wilt focus, flow, energie, resultaat. Kortom: u wilt dat alles klopt. Maar hoe pakt u dat aan, hoe krijgt u alle deelnemers in de mood? Op mymoods.nl beleeft u uw eigen evenement www.mymoods.nl geeft u een op maat advies over techniek, catering, inrichting en kleur. In slechts vier muisklikken organiseert u uw eigen evenement. Een totaalpakket waarbij alle onderdelen elkaar versterken. Of het nu gaat om een belangrijke vergadering, een intensieve training, een over-the-top productpresentatie of een intieme teambuildingsdag; mymoods helpt u. Niets is vanzelfsprekend Door in te spelen op de zintuigen van uw bezoekers, creëert u de juiste sfeer. De omgeving speelt hierin een heel belangrijke rol. Moet het knus, inspirerend, energiek, groots, veilig of warm? Met uitgekiende kleuren, geuren, muziek, hapjes, drankjes en een slimme indeling brengt u uw deelnemers ‘into the right mood’.

Onze zintuigen beïnvloeden ons gedrag en onze emoties Want wist u dat 75% van onze alledaagse emoties beïnvloed worden door wat we ruiken? Dat kleur onze herinnering, motivatie en deelname verbetert? Dat er 65% kans op een moodswing is als we prettige of bekende muziek horen? Door in te spelen op alle zintuigen van uw deelnemers maakt u uw meeting tot een doorslaand succes. mymoods is de handige online tool van meetingmoods. Heeft u advies nodig bij het organiseren van uw evenement? De moodmakers van meetingmoods helpen u graag. Meer informatie: www.mymoods.nl www.meetingmoods.nl Voor bijeenkomsten tot 250 personen: tel. (030) 295 58 88 Voor bijeenkomsten boven 250 personen: tel. (030) 295 58 81

nieuw


“Je moet een beetje blij worden van Thelma Pichel, TC&E Achttien jaar ervaring brengt Thelma Pichel met zich mee. Ze organiseerde onder meer grote internationale congressen en ministeriële conferenties, maar ook kinderpopconcerten. Direct en transparant. Dat is haar handelsmerk. Tekst Edwin Nunnink | Beeld Merlijn Doomernik

N

a haar opleiding tot PR- en Accountmanager werkte Thelma Pichel van 1992 tot 2004 bij het toonaangevende Congresbureau Van Namen & Westerlaken, later Westerlaken Congresorganisatie. Daar leerde zij het organisatievak kennen. Ze was betrokken bij vele nationale en internationale congressen, van klein tot zeer groot. Veel medische en wetenschappelijke congressen, maar bijvoorbeeld ook ministeriële conferenties tijdens het Nederlandse EU-voorzitterschap in 1997. In 2006 startte ze haar eigen bedrijf TC&E congres- en evenementorganisatie in Nijmegen. Om te doen waar ze goed in is. Het in opdracht organiseren van congressen en evenementen.

Tussen 2004 en 2006 verdween je uit de meeting branche “In die jaren heb ik iets anders gedaan. Voor mijn gevoel was er meer dan alleen congressen en evenementen. Ik heb toen de Stichting Vrienden van het Universitair Kinderziekenhuis St Radboud in Nijmegen opgezet en geleid. Daar hield ik me veel bezig met fondsenen sponsorwerving. Ik heb het heel leuk gevonden en ik was er heel betrokken bij, maar ik miste wel het organiseren an sich.”

Wat heb je in de periode geleerd? “Je komt in een omgeving die je normaal als klant hebt gehad, de zorgsector, de medische sector. Ik kan me nu beter verplaatsen in mijn opdrachtgevers. Als buitenstaander ben je gewend zaken snel te regelen, volgens je eigen werkwijze. Bij ziekenhuizen gaat het je dan niet snel genoeg, omdat alles over meer schijven gaat. Nu snap 22|QM JUNI 2010

ik waarom er meer afdelingen en mensen bij betrokken zijn. Er spelen veel politieke belangen mee die je als externe niet door hebt. Nu weet ik dat het zo gaat en dat je er niets aan kunt veranderen. Die ervaring werkt ook in mijn voordeel. Opdrachtgevers zijn gerustgesteld dat je hun wereld snapt. En mijn ervaring als fondsenen sponsorwerver is ook een enorm voordeel bij veel congressen en evenementen.”

Uiteindelijk kwam je weer terug in het organisatievak? “Dat is eigenlijk vanzelf gegaan. In 2006 had Jan Smeitink, kinderarts en hoogleraar stofwisselingsziekten in de kindergeneeskunde, het idee opgevat om zijn patiëntengroep meer aandacht te geven, meer afleiding te bezorgen. Ik heb toen in samenwerking met hem en de stichtingen CliniClowns en Energy4All de reeks Pop4Kids concerten georganiseerd.” “Het was een bijzondere ervaring. Ik was gewend aan inhoudelijke evenementen die draaiden om kennisuitwisseling. Dit ging puur en alleen om het plezier van de kinderen. Dat geeft ook een heel andere drive. Die is vele malen groter om meer voor elkaar te krijgen.” “De glimlach op de gezichten van chronisch en vaak ook terminaal zieke kinderen, dat raakt je. Het is bijzonder het emotionele aspect in je werk terug te zien. De blijdschap die je voelt.” “Ik merk dat er in de branche makkelijk wordt gedacht over dergelijke evenementen. Onterecht, want ik heb alle aspecten van organisatorische werkzaamheden wel voorbij zien komen. Mensen beseffen niet hoeveel uren daar in zitten.” “Met die concerten kwam inzicht: dit is eigenlijk wat ik wil.”


MEETTHEPLANNER

elkaar”

JUNI 2010 QM|23


MEETTHEPLANNER

“Daarnaast sluis ik alle commissies en kortingen door naar de klant. Ik werk altijd voor een vast uurtarief en ben er trots op dat ik het op die manier kan doen. Als je je inkomsten moet hebben uit de inkoopmarge en locatie A biedt jou 20 procent korting en locatie B biedt 10 procent korting. Wat adviseer je dan je klant? Je gaat mij niet vertellen dat je zo zuiver bent dat het je advies niet beïnvloedt. Dat wil ik gewoon niet. Ik kan tegen een klant zeggen welke locatie, welke korting biedt en wat volgens mij de beste en meest geschikte locatie voor die bijeenkomst van de twee is. De klant kan dan zelf bepalen voor welke locatie hij kiest.”

Hoe hou je jezelf op de hoogte van de ontwikkelingen in het vak?

En zo kwam je weer in contact met Gerry Westerlaken “Het contact is altijd gebleven. Indertijd zag ze me al als haar gedoodverfde opvolger. ‘Ik hoor het wel als je er klaar voor bent’, zei ze toen ik wegging. Ik heb in 2006 de activiteiten van Westerlaken Congresorganisatie voortgezet. Westerlaken zelf heeft nog steeds een adviserende en ondersteunende rol als mijn coach en fungeert als mijn back-up.”

Waarom heb je gekozen voor een nieuwe bedrijfsnaam? “Dat was op advies van Westerlaken zelf. Ik druk toch mijn eigen stempel op het bedrijf en de congressen en evenementen die ik organiseer. Vandaar een andere naam: TC&E.”

Wat is die eigen stempel? “Ik merk dat ik in tegenstelling tot veel andere organisatoren minder een ondernemer ben. Ik ben heel erg vakgericht bezig. Ik wil ook niet heel groot worden. Heb daar geen ambities voor. Ik wil met het vak bezig zijn. Het organiseren dat is mijn ding.” “Verder ben ik best wel direct. Dat is misschien niet altijd plezierig, maar je weet wel wat je aan me hebt. Het moet ook klikken, vind ik. Het is een van de eerste dingen die ik tegen een nieuwe klant zeg. Je moet een beetje blij worden van elkaar. Ik omdat ik het mag gaan doen en zij omdat ik hun kom versterken en ondersteunen. Als het niet klikt en je moet maanden samen aan een evenement werken, lijkt het me knap lastig.”

En waar onderscheidt TC&E zich in? “Ervaring. Sowieso zijn er niet veel collega-bureaus met mensen die zoveel jaren en zoveel projecten aan ervaring hebben. Verder komen in de evaluaties van opdrachtgevers mijn persoonlijke betrokkenheid en enthousiamse steeds als sterke punten naar voren.” 24|QM JUNI 2010

“Vooral veel via internet en met name de trends en ontwikkelingen op het gebied van nieuwe AV-middelen en social media. Er is gewoon zoveel meer tegenwoordig. Vooral voor het marketen van het congres. In de jaren negentig had je daar veel minder middelen voor. Je kunt dan wel roepen ‘ga maar op Twitter of LinkedIn’, maar hoe dan? En het vernieuwt zich zo snel en op zoveel fronten. De klant mag van je verwachten dat je in grote lijnen weet wat de mogelijkheden zijn en hen daarin adviseert.” “Ik ga ook wel eens naar netwerkbijeenkomsten, maar die zijn te tijdrovend om vaak te gaan. Verder ben ik een van de docenten Event Management bij InterCollege, om mijn kennis uit te wisselen met studenten.”

Hoe vind je dat de branche zich ontwikkelt? “Ik denk dat de branche zich goed ontwikkelt. Er zitten wel verschillen tussen congressen en evenementen. De bedrijfsevenementen ontwikkelen zich sneller. Ik denk dat dit komt omdat congressen vaak minder te besteden hebben. Zeker in sectoren waar geen sponsors te vinden zijn. De deelnemersgelden zouden te hoog worden, als je de nieuwste tech-

“Ik heb voor een andere toekomst gekozen. Een kleiner bedrijf. Maar ben ik daarom een mindere PCO?” nieken wilt toepassen. Bedrijven kunnen vaak niet achterblijven. Die verwachten dat je de meest moderne apparatuur aanbiedt en gebruik maakt van de ontwikkelingen op het gebied van social media.” “Wat jammer is dat het vak van PCO niet beschermd is. Keurmerken zeggen mij weinig. In de tijd van Van Namen & Westerlaken waren wij gecertificeerd door IAPCO. Daarvoor golden heel veel eisen voor. Ik heb voor een andere toekomst gekozen. Een kleiner bedrijf, dus ook minder congressen per jaar. Maar ben ik daarom een mindere PCO?” “Je ziet het nu ook terug bij tenders. Je mag dan alleen meedoen als je een jaaromzet van meer dan een miljoen hebt. Een gemiddeld bedrijf haalt dat niet. Eisen zouden zich meer moeten richten op de ervaringskant. Nu is het te veel omzetgericht. Dat zouden we in onze branche ter discussie moeten stellen.” <


WELKOM IN HET WTC LEEUWARDEN BRUISEND ZAKELIJK HART VAN NOORD-NEDERLAND

Kijk ook eens op onze nieuw e website www.wtchosp itality.nl voor onze restaurants en mogelijkheden Het WTC Mice is een onderdeel van het World Trade Center Leeuwarden. Met het WTC Plaza als de entree naar uw business maakt u een uiterst professioneel statement. Het WTC Plaza is de moderne en ruime toegang tot de faciliteiten in het WTC, de kantoren, het WTC Expo, het Ă  la carte restaurant, de brasserie, de lounge, zakensociĂŤteit De Beurs en het WTC Hotel Leeuwarden.

- Slechts 1 uur rijden vanaf Amsterdam - Ruim 45.000 m2 expositieruimte - Tal van horecavoorzieningen - 16 congreszalen (grootste zaal

WTC MICE (MEETINGS, INCENTIVES, CONGRESSES AND EVENTS) +,"'(' *+2%'2"#'.(% '+%,+,"+'"' *"!,'-", *-+,&,!1)*&(*' "%",",'2*-"&,+%''2"!-",+,$'.((*(',.' +,'.* *"' ')*+',,"+.$ -*2'+&"'*+'(' *++',(,&*%"+, )*+('')%'"*((*''(  *(,*)",", "+$())%"' &,!, 0)(&( %"#$.'+"+*')'(*&2%&,+!",,*'-",2"!,(.* +,/ +,'$-'''.*%"#.'"'!,."*+,**' !(,%''*-,/'+,.*2(* '/"# .(%%" (* '"+,"",*+,+$-'" ')*(++"('%&'+'+,',(,-/+!"$$"'   '!, (&)%0."',-!, (,%'."*+,**'2$'!(,%&, $&*+

tot 800 personen plenair) - 143 hotelkamers - Holland Casino - Fitness en wellnesscentrum - 30.000 m2 kantoorruimte - High Speed Wireless Internet - Cateringservice - Voldoende parkeergelegenheid - Capaciteit tot 30.000 personen

/*('*%-0+-",+'%(' +,1))*,&',',!(,%+!"$,(.*&(*'+,+)(*, 3,'++'/%'++"%",",'%!,+."#-,(&"'-,'.'!,!"+,(*"+!',*-&.'-/*' Heliconweg 52 | 8914 AT Leeuwarden

MEER WETEN?

Telefoon + 31 (0)58-2941550

, "+')*,(',&(,"' +)%,+.((*!,*"#+%.''",-'"$

Fax +31 (0)58-2941505

&( %"#$!'.((*-/"#'$(&+,(.'&',"%,-&*/,'(.*('2-*2'(

wtcmice@wtcexpo.nl | www.wtcmice.nl

.*!--*&( %"#$!'.'('22%''0)(+","!%%'  ',-()2($'*$',((**-"&, (/"%,-"'(*&,"(.*('2-+"'++%-&,'-%*-"& %' &' !% .*"#%"#.'(',,()2"#'- * .'"'+,

WTC LEEUWARDEN UW MULTIFUNCTIONELE TOPLOCATIE.


Museum zonder gebouw

bestaat dankzij

EVENEMENTEN Het Nationaal Historisch Museum (NHM) is vooralsnog een a-typisch museum. Waar musea volgens allerlei deďŹ nities normaalgesproken verzamelen, beheren en exposeren, trekt het NHM met evenementen het land in. Het moet ook wel; een gebouw en collectie zÄłn er voorlopig nog niet. Tekst Liesbeth Timmermans | Beeld Nationaal Historisch Museum

26|QM JUNI 2010


EVENTMARKETING

H

et Holland History House, de Nationale Automatiek, Nieuwe Groeten Uit…, het Nationaal Concert. Zomaar wat evenementen waarmee NHM zichzelf dit jaar onder het thema INNL

laat zien. Het zijn stuk voor stuk evenementen die bijdragen aan misschien wel het belangrijkste doel van dit museum in wording; om ‘te bestaan in de beleving van mensen’, zoals het visiedocument van de directeuren Valentijn Byvanck en Erik Schilp verwoordt. En je bestaat als anderen weten dat je er bent. Chantal Tutein Nolthenius, Hoofd Communicatie en marketing, zegt dan ook: “We gebruiken de evenementen zeker om naamsbekendheid te creëren. Het museum wil een merk zijn. We willen dat mensen ons associëren met geschiedenis en vice versa.” In de harde cijfers van bezoekersaantallen, websitebezoeken, persaandacht, aantal samenwerkingspartners en terugkerend publieksonderzoek van Motivacion naar de beeldvorming en perceptie van het museum, worden de effecten gemeten.

Historische verbeelding stimuleren Verder wil het NHM met de evenementen “zoveel mogelijk Nederlanders met hun geschiedenis in contact brengen”, zoals projectleider van diverse evenementen Sander Rutjens uitdrukt. Dat doet het door historische verbeelding te stimuleren, steeds een link te leggen tussen heden en verleden en mensen nieuwsgierig naar en enthousiast over geschiedenis te maken.

Evenementen zijn daarvoor bruikbare middelen, vindt Tutein Nolthenius. “Evenementen bieden beleving. De geschiedenis lijkt soms statisch te zijn. Met evenementen kun je deze levendiger maken en een breed publiek naar je toehalen. Ze geven de mogelijkheid om ter plekke heden en verleden met elkaar te verbinden. Bovendien voegen ze een ziel toe aan onze aanwezigheid online. Ze zijn een goede spin-off en zorgen voor verdieping.” Daarnaast, zo blijkt uit het relaas van Tutein Nolthenius en Rutjens, geven de evenementen het NHM de kans om zich op verschillende plekken in Nederland te profileren en alvast contact te leggen met interessante instituten, musea, netwerken en archieven. Samenwerking met partners is van levensbelang voor het NHM. Zonder gebouw en zonder collectie is het afhankelijk van de inbreng, bijdrage en bereidwilligheid van deze partijen.

Uitdagende in het werk Het uitdagende in het werk van Rutjens is dan ook voornamelijk om met een veelvoud aan partners op één lijn te komen: “Iedereen heeft zijn eigen opvatting en mijn doel is om voor deze evenementen een gezamenlijke visie te creëren. Soms is dat wel koorddansen. Ik moet zorgvuldig te werk gaan en een weg vinden waarover iedereen tevreden is. Ik merk dat het zinvol is om partners er in een vroeg stadium bij te betrekken en een stem te geven. Ook maken we van tevoren goed duidelijk wat het vertrekpunt is. Wij zitten achter het stuur en beslissen uiteindelijk.” Naast de evenementen nu, is het voor Rutjens en andere project-

1 Nationale Automatiek

2 Holland 3 Nieuwe History House Groeten Uit

Het NHM beheert van 27 mei tot en met 29 augustus de Nationale Automatiek in het Amsterdams Historisch Museum. In deze automatiek zitten oer-Nederlandse objecten, zoals een gloeilamp of een tulpenbol. Bezoekers kunnen deze voor één of twee euro uit de muur trekken. Ter plekke en online vinden zij meer informatie over de geschiedenis achter dit object. www.automatiek.innl.nl

Op 22 augustus 2010 start in Amsterdam het 21ste internationale congres voor Sociale Geschiedenis. Daar komen naar verwachting 2.000 historici uit de hele wereld bijeen. Samen met de Universiteit van Amsterdam en het Amsterdams Historisch Museum organiseert het Nationaal Historisch Museum het feestelijke Holland History House in hartje Amsterdam, met debat, lezingen en ontspanning. www.ichs2010.org

De gratis tentoonstelling ‘Nieuwe Groeten Uit …’ tot 20 juni te bezichtigen in het centrum van Arnhem en het Koetshuis laat met foto’s die Nederlanders zelf hebben ingestuurd zien, welk beeld zij anno 2010 van het land hebben. Het ANP Historisch Archief verzorgt daarbij historisch materiaal die de foto’s in perspectief plaatsen. Ook Foam_Fotografiemuseum Amsterdam is als partner van het NHM bij dit project betrokken. Met dit evenement legt het NHM een directe link tussen heden en verleden. www.nieuwegroetenuit.nl

JUNI 2010 QM|27


EVENTMARKETING

leiders van het NHM de kunst om een constructieve samenwerking realiseren: “Ik wil goede relaties aangaan. Van daaruit ontstaan kruisbestuivingen en nieuwe ideeën. Bovendien hopen we er straks van te profiteren, als museum zonder collectie. Wij zijn de lijm tussen deze partijen.” Zo is samenwerking met andere instellingen voor het NHM zowel een doel als een middel.

Gebouw niet het meest effectieve platform Met zijn evenementen weet het NHM zijn belangrijkste doelstellingen reeds invulling te geven. Heeft het museum eigenlijk nog wel een gebouw nodig? “Ja”, vindt Tutein Nolthenius, “Om objecten te laten zien, een collectie goed en veilig te beheren en als plek om samen te komen.” Rutjens gaat nog wat verder: “Een gebouw is een tastbare plek. Maar het zal uiteindelijk meer zijn dan een pand. Het is ook een symbool. Een plek om in rond te lopen, je onder te dompelen in de historie. Dat lukt bijvoorbeeld niet op tv, waar je gedachten weggaan zodra je zapt.” Tutein Nolthenius vindt dat de geschiedenis zich niet laat vangen in een gebouw, maar breder beleefd moet worden: “We willen zo veel mogelijk mensen bereiken. Hoe we dat doen maakt toch niet uit? Een gebouw is niet per se het meest effectieve platform. Publieksbereik via televisie is bijvoorbeeld vele malen groter. Het museum wil zelf een medium zijn.” “De huidige reeks evenementen is geen toer om het museum als fysieke plek te compenseren”, vult Rutjens aan.

Cement voor later Het NHM zal in de toekomst, met gebouw, dan ook via bijeenkomsten, activiteiten en tentoonstellingen overal in Nederland en online zichtbaar blijven. Zo zal het Nationaal Concert jaarlijks op eerste pinksterdag steeds op een andere locatie worden georgani-

seerd en vindt de Week van de Geschiedenis in heel Nederland plaats. Via Plaatsen INNL zal het aanwezig zijn op historische plekken over het land verdeeld, zoals bij de Afsluitdijk, de Hunebedden en het Muiderslot. Het NHM zal, met andere woorden, in de toekomst evenementen blijven organiseren om ‘te bestaan in de beleving van mensen’. Hoe deze events zich te zijner tijd zullen verhouden tot het gebouw is nog onduidelijk. “Het pand speelt nog geen centrale rol in onze communicatiestrategie”, vertelt Tutein Nolthenius, “Nu zijn we vooral bezig de koppeling te leggen tussen het NHM en de Nederlandse geschiedenis in de meest brede zin. Straks met een gebouw verandert die opdracht. Dan is het de kunst om mensen over de drempel te krijgen. Ze op te roepen om het gebouw te bezoeken. Dat is de volgende stap. Alles wat we nu doen is cement voor de activiteiten straks.” <

Ontstaan, locatie, opening en kosten NHM In mei 2006 pleitten Jan Marijnissen (SP) en Maxime Verhagen (CDA) in Trouw voor de komst van een Nationaal Historisch Museum, zoals dat in landen als de VS en Duitsland te vinden is. Dit leidde in september van hetzelfde jaar tot een kabinetsvoorstel dat door de Kamer werd omarmd. In oktober 2008 zijn Valentijn Byvanck en Erik Schilp als directeuren aan de slag gegaan met het museum. Het museum wordt gevestigd in Arnhem, naast het Nederlands Openluchtmuseum. Eerdere beloften van de gemeente Arnhem dat het museum in 2011 zijn deuren zal openen, zijn achterhaald. Momenteel bevindt het bouwproces zich nog in het programma van eisen. Een nieuwe openingsdatum wordt niet genoemd. Voor de exploitatie van het museum is jaarlijks 7 miljoen euro beschikbaar. Voor de bouw stelt de rijksoverheid straks 50 miljoen euro beschikbaar.

28|QM JUNI 2010


LOCATIENIEUWS

AMADORE WELLNESS HOTEL

De Kamperduinen

De Amadore Groep heeft een nieuwe aanwinst in het Zeeuwse Kamperland. Het Amadore Wellness Hotel De Kamperduinen is een viersterrenhotel waar luxe, natuur, ontspanning en genieten samen komen. De Kamperduinen beschikt over 55 luxe 2- en 3 kamerresidenties en 24 hotelsuites. Daarbij is dit viersterren hotel voorzien van twee, luxe boardrooms en een beveiligde parkeergarage. De inpandige Brasserie Raymondo biedt een menukaart met daarop een keur aan Zeeuwse Zilte Zaligheden. Er is een bijzonder uitgebreid wellnesscenter. Dit omvat een sauna, een stoombad, een infra-roodsauna, een biosauna, professionele sunshower, een zwembad met jetstreams, dompelbad, stortdouche en whirlpool. Op een steenworp afstand ligt een prachtig natuurgebied dat het decor kan zijn voor diverse teambuilding activiteiten. Bijvoorbeeld een zeilactiviteit of een fietstocht door het afwisselende Zeeuwse landschap op de nieuwste ZLD-bike. Ook kunnen teams een pijler van de Oosterscheldekering beklimmen. Amadore Wellness Hotel De Kamperduinen heeft twee originele en exclusieve arrangementen ontwikkeld: het Etiquette Arrangement en het Bier Arrangement. Overige vestigingen van Amadore zijn hotel Arion in Vlissingen, hotel Arneville in Middelburg, in Goes grand café en hotel Jersey en daarnaast ook grand café’s in Vlissingen, Middelburg en Goes. WWW.DEKAMPERDUINEN.NL

Nieuw vijfsterren congreshotel bij Lissabon Portugal krijgt er in de nazomer een nieuw luxe 5-sterrenhotel bij: The Oitavos. Het ligt een twintigtal minuten rijden van Lissabon, in het Sintra Cascais Nationale Park aan de Atlantische kust. Het hotel beschikt over een conference center met de allernieuwste technologische faciliteiten, flexibele vergaderzalen en een aparte ingang en check-in desk. De Ballroom zaal kan groepen tot 300 personen aan. Daarnaast zijn er 5 andere vergaderzalen voor groepen van 10 tot 150 personen. Op culinair vlak biedt het hotel een à la carte restaurant, een sushi bar en een brasserie restaurant met groot openlucht terras. Het hotel herbergt ook een spa en een fitness zaal. WWW.THEOITAVOS.COM JUNI 2010 QM|29


Complete

30|QM JUNI 2010


commandocentrale Live beelden van de spreker en deelnemers, videopresentaties, tweets, slideshows, websites en mindmaps. De deelnemers van de MPI NL Conference op 9 maart in het RAI Elicium kregen het allemaal voorgeschoteld op het centrale beeldscherm achter de sprekers. Om dit allemaal technisch en organisatorisch vlekkeloos te laten verlopen had ACS audiovisual solutions achter het beeldscherm een complete ‘commandocentrale’ ingericht. Alexis van Dam van World of Minds produceerde er ter plekke zijn mindmaps, de presentaties en video’s van de sprekers stonden ingeladen en de regie zat letterlijk en figuurlijk kort op het functioneren van de audiovisuele systemen. Foto’s: Ben W.M. Vollebregt en Photonic

JUNI 2010 QM|31


Love you

TENDER Inschrijven op tenders is niet iets leuk voor erbij. Alleen met een gedegen voorbereiding, een strakke organisatie en prakt議kervaring opdoen is meedoen met een aanbesteding een zinvolle exercitie, zo hield Mari禱lle van der Keur van TenderCoach de deelnemers aan de MPI educational voor. Tekst Edwin Nunnink

32|QM JUNI 2010


ORGANISATIESALES

D

e leden van MPI Nederland kwamen op 27 april bijeen in Sandton Pillows in Zwolle voor de educational ‘Wat zijn de do’s en don’ts van tenders?’. Voor een volle zaal gaf Mariëlle van der Keur van Tendercoach uitleg over aanbestedingstrajecten en praktische tips over hoe hier aan mee te doen. Er ontstond een levendige discussie met de planners en suppliers in de zaal, die zelf ervaring hadden met tenders. Aanbesteden is ‘in’. Het is begonnen bij de officiële instanties die moesten aanbesteden. Om vrije en eerlijke concurrentie te stimuleren. Om het inkoopbeleid transparant te krijgen. En om zorgvuldiger met het belastinggeld om te gaan door goedkoper in te kopen.

Sterk groeiende markt De Europese Commissie, de Rijksoverheid, provincies, gemeenten, openbare lichamen en waterschappen, universiteiten, hogescholen, instellingen in de gezondheidszorg en alle instanties die voor meer dan 50% worden ‘gefinancierd’ door een overheidsinstantie. Allen moeten voor uitgaven boven een bepaald bedrag aanbesteden. Voor Europese aanbestedingen staan die bedragen vast. Voor nationale aanbestedingen mag de aanbestedende dienst zelf de drempelwaarden bepalen. De praktijk is dat slechts in een kwart van de gevallen waar aanbesteding verplicht is, daadwerkelijk aanbesteed wordt, stelt Van der Keur. Dat betekent in haar redenatie dat er een potentiële markt is die vier keer zo groot is als de huidige. Wie die weet te stimuleren en te ontginnen is spekkoper. Daar bovenop komen nog eens de commerciële tenders. Het aantal aanbestedingen uitgeschreven door het bedrijfsleven neemt snel toe. De vele door fusies groot geworden bedrijven gebruiken het om hun inkoop onder controle te krijgen en financieel voordeel te halen uit centrale inkoop. De economische crisis heeft deze wens alleen nog maar versterkt.

‘Even tenderen’ Het ‘moeten’ van aanbestedingsprojecten – of het nu opgelegd is door de regering of de Raad van Bestuur – is volgens de aanwezige MPI-leden de achilleshiel van tenders. ‘Men weet al met wie men zaken wil doen, tegen welke prijs. Er moet alleen nog even getenderd worden’, was de breed gedeelde reactie. Het vermoeden

is sterk dat in veel gevallen het aanbestedingsdocument naar de gewenste leverancier is toegeschreven. Vaak blijft ook onduidelijk waarom een bedrijf de opdracht wel of niet toegewezen heeft gekregen. Van der Keur doet geen poging om dit gevoel te bestrijden. Aanbestedingen moet je zien als een andere manier van acquireren, vertelt ze. Wie de moeite neemt om deze salesdiscipline zich eigen te maken, heeft als aantrekkelijk perspectief om een aandeel in deze snelgroeiende markt te verwerven en bij instanties en bedrijven binnen te komen die nu nog door de concurrentie beleverd worden.

Hier vindt u aanbestedingen http://ted.europa.eu/ TED (Tenders Electronic Daily) is de databank van de Europese Unie met daarin alle Europese openbare aanbestedingen. www.aanbestedingskalender.nl De Aanbestedingskalender is de Nederlandse databank voor aankondigingen van (overheids)opdrachten van Stichting CROW, het nationale kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte. www.tenderscope.nl TenderScope screent dagelijks alle Europese aanbestedingen en selecteert die voor abonnementshouders op basis van hun zoekprofiel. www.aanbestedingsmonitor.nl AanbestedingsMonitor publiceert de drempelbedragen voor aanbesteding per Nederlandse gemeente en een overzicht van inkoopbureaus en samenwerkende gemeenten. Hier vindt u ook relevante trainingen en workshops en nieuws met betrekking tot inkoop en aanbesteden. www.tenderguide.nl TenderGuide is een nieuw internetportaal met een actueel overzicht van aanbestedingen en nieuws omtrent aanbesteden.

JUNI 2010 QM|33


Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten, Soesterberg

Amrâth Hotel Maarsbergen

Hotels van Oranje, Noordwijk /

Twee unieke gebouwen, omringd door 22 hectare bos en centraal gelegen op de Utrechtse Heuvelrug. Het conferentiehotel beschikt over drie grote congreszalen, 18 vergaderzalen en een aantal kleinere gespreksruimtes. Er zijn 125 comfortabele hotelkamers, een restaurant en het gezellige CafĂŠ de Wereld.

Het nieuwe viersterren hotel nabij Utrecht, direct aan de A12, is uitermate geschikt als vergaderlocatie voor al uw zakelijke bijeenkomsten van 2-170 personen. Het hotel heeft 91 kamers en 8 multifunctionele vergaderzalen met daglicht, privĂŠ buitenruimte en airconditioning. Sportieve, educatieve en culturele breaks op eigen locatie en in het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug kunnen verzorgd worden.

Uniek gelegen, direct aan het strand van Noordwijk, presenteren de Hotels van Oranje het viersterren Beach Hotel en het vijfsterren Hotel Oranje. Met 288 hotelkamers, 50 zalen en een evenementenplein beschikken de Hotels van Oranje over de capaciteit van een groot conferentieoord met de charme van een boutique hotel.

www.hoteliers.com/quality-in-meetings

www.hoteliers.com/quality-in-meetings

Recentelijk zijn er veel aanpassingen gedaan! www.hoteliers.com/quality-in-meetings

Uw partner voor het snel en gemakkelijk vinden van vergaderfaciliteiten! www.hoteliers.com Hoteliers.com B.V. Jollemanhof 152 1019 GW Amsterdam T: +31(0)20 - 5313333 F: +31(0)20 - 4190721 info@hoteliers.com

/878#8 ;CC;=8;* #  7.#/   <  >!;2),

    2, 9;>!9-7 2, /9"*;3#!! <7#>*;32;9 *;30!6--->:!;<@<7*;39: 9; ! ;  9 > >:    ! 88 = 1 ;   7 7 2 ,  :  9: ;  2 ,    ;!89;>!$$$ %;8; ;9 8

    /1/13 #(". 9?2;9?2,5 ?( . 9?1$/9 A!!!  189 KAMERS | 9 CONFERENCE ROOMS | MAX. 130 PERSONEN

    

    

  !!!

+'))'*5$2=)'+55 B755 B555& B  55 /. 

4'meetings@parkhotel.nl


ORGANISATIESALES

TOP 10 TIPS voor succesvolle tenders Start tijdig Gebruik alle beschikbare dagen (52 kalenderdagen voor bijvoorbeeld een openbare procedure). In feite dient u als inschrijver uw strategie al grotendeels bepaald te hebben zodat u al grotendeels weet welke vragen u mogelijk wilt stellen. Bestudeer de aanbesteding zorgvuldig Details in de publicatie en de aanbestedingdocumenten zijn belangrijk. Noteer alle onduidelijkheden en tegenstrijdigheden zorgvuldig laat ook een juriste ernaar kijken. Maak een checklist De checklist zorgt ervoor dat u alle organisatorische, operationeel en inhoudelijke punten meeneemt in uw inschrijvingstraject. Analyseer uw bedrijf Kijk kritisch naar uw organisatie, weet waar u voor staat aan maak uw uniciteit duidelijk kenbaar aan de aanbestedende dienst. Stel vragen De ‘Nota van inlichtingen’ is een belangrijk onderdeel van het inschrijf proces. Zorg dat u er tijdig bij bent met vragen stellen. De vragen ronde geeft veel informatie over uw slagingskans. Schrijf correct in Let erop bij het schrijven en redigeren van het inschrijfdocument dat het makkelijk leesbaar is voor de aanbestedende dienst. Het vroegtijdig vaststellen van de lay-out helpt daarbij. Doe een volledig eindcontrole Controleer of alle punten van de checklist afgevinkt zijn. Kijk vervolgens of het inschrijfdocument uw bedrijf goed representeert. Houdt de deadline in de gaten Zorg dat u op tijd bent 12.00 uur is 12.00 uur. En vraag altijd om een ontvangst bevestiging. De gunning Gunning of afwijzing; vraag altijd om feedback van de aanbestedende dienst en vraag een evaluatie gesprek aan. Evalueer altijd Om de leercurve stijl te houden is het belangrijk om het inschrijvingsproces te evalueren zodat u nog beter kunt scoren de volgende keer. Bron: www.tendercoach.nl. Tendercoach begeleidt bedrijven bij het inschrijven op aanbestedingen.

Altijd vragen stellen Volgens Van der Keur is het belangrijk om aan de aanbestedende dienst vragen te stellen over de tender. Ten eerste is haar ervaring dat er vaak veel mankeert aan het aanbestedingsdocument: onduidelijke vragen, verzoeken om niet-relevante informatie en echte fouten, zoals een deadline op een nationale feestdag. Ten tweede wordt je als bedrijf zichtbaarder bij de aanbesteder als je vragen stelt. Ten derde kun je als je de uiteindelijke keuze van de aanbesteder wilt aanvechten verwijzen naar eerder gestelde vragen. Opmerking vanuit de zaal was dat het meest teruggekregen antwoord is: ‘Alle informatie waar u naar vraagt staat in het beschikbare document’. Ook Van der Keur krijgt in haar begeleidingspraktijk vaak het antwoord ‘zie bestek’ terug, maar dat volgens haar geen reden om vragen niet te stellen. Stel vragen, maar stel ze tactisch, is haar devies.

‘Men weet al met wie men zaken wil doen, tegen welke prijs. Er moet alleen nog even getenderd worden’ Gedegen voorbereiding Inschrijven op een aanbesteden is niet iets leuks voor erbij, maakt Van der Keur duidelijk. Wie gokt om een extra opdracht mee te kunnen pikken, grijpt geheid mis. Kijk eerst of uw organisatie een aanbestedingstraject aan kan, is haar advies. Betrek het hele bedrijf bij het leerproces. Leer de basisbegrippen en termijnen kennen. Houd de markt in de gaten; wie besteedt er aan en wie schrijven er in. Lobby, praat vooraf met aanbestedende diensten. Begin daarna niet met diverse aanbestedingen tegelijk. Start met een ‘proef ’-aanbesteding, om ervaring op te doen. Bepaal eerst of de deadline realistisch haalbaar is – zeker de eerste keer – want te laat of half aanleveren is verspilde moeite. Zorg dat u belangrijke en veelgevraagde informatie al klaar heeft liggen. Zaken als referenties, verklaringen (belastingdienst, VOG, non-faillisements), inschrijving handelsregister, et cetera. Laat iemand meelezen. De documenten moeten Correct, Compleet en Commercieel zijn, betoogt Mariëlle van der Keur. En denk aan samenwerking met andere partijen, is haar advies. Gaat het de eerste keer mis, geef dan niet op en trek niet snel ongefundeerde conclusies, besluit de tendercoach. Vraag feedback en evalueer wat beter kan voor het volgende aanbestedingsproject. < JUNI 2010 QM|35


Geef uw standaardstand een maatwerk uitstraling Bij veel congressen is er sprake van uniforme standbouw. Dat wil nog niet zeggen dat u zich moet verschuilen tussen uw mede-exposanten. Mooie of originele meubels, een opvallende inrichting en eventueel een bloemetje dat uw stand tijdens de break de meeste bezoekers trekt.

et wat creativiteit maakt u van elke stand een prachtstand. Zo is er voor elk standconcept een passende vloer. Wel even bij de organisator informeren of de vloer van uw keuze is toegestaan. Designmeubilair past zowel in op maat gemaakte stands als in standaard units. Met een enkel designstuk kunt u de aandacht van voorbijgangers trekken. Al zouden ze alleen maar vragen waar u die stoel vandaan hebt. Het heeft misschien niks met uw product te maken, maar u hebt wel een meteen aanknopingspunt voor een prettig gesprek.

M

Positieve associatie Voor een congresstand is het doorgaans niet noodzakelijk om de bezoeker comfort bieden. In een korte tijd de basis leggen voor een langdurig contact is het parool. Specifiek meubilair zoals de zaan-stoel, helpt de verblijfstijd te doseren. De ‘zaan-stoel’ (een mengvorm van zitten en staan) is een specifieke stoel van het type barkruk zonder voettrede Zelf bepaald geen Jan des Bouvrie? Niet tevreden met het aanbod van de organisator? Kies dan voor een gespecialiseerde standinrichter. Die verhuurt meubels in alle mogelijke vormen, kleuren 36|QM JUNI 2010

en materialen. U als exposant weet het best wat bij uw bedrijf en producten past. Dat ‘gevoel’ bespreekt u met de standinrichter die met beperkte middelen uw standaardstand een maatwerk uitstraling geeft. Groen op de stand roept positieve associaties op. Planten en bloemen zijn een milieuvriendelijke manier om de stand sfeer en kleur te geven. Uiteraard wel goed voor zorgen!

Aandacht trekken Beeldprojectie is één van de middelen om uw boodschap over te brengen. De redenen om projectie te gebruiken kunnen variëren. Bijvoorbeeld om in een seconde de aandacht te trekken van de passerende congresdeelnemers. Of een filmpje om de werking van een product te demonstreren. Maar ook het creëren van een beleving kan een reden zijn. U kunt met beeld een belevingswereld creëren die bij uw doelgroep en product past en die de communicatiekracht van de stand versterkt. Door slim gebruik te maken van het beeldformaat kunt u de bezoeker ‘de stand in trekken’. Een niet al te groot scherm bij de ingang zorgt ervoor dat belangstellenden voor uw stand stil blijven staan, waardoor het makkelijker wordt de persoon aan te spreken.


CONGRESSTANDBOUW

Uitgekiend lichtplan Verlichting zorgt voor sfeer en attentiewaarde. Om verlichting optimaal te benutten is het belangrijk om vooraf een goed lichtplan te maken. Met gekleurde spots kunt u diverse sfeerzones creëren. Uiteenlopende kleuren roepen bij mensen uiteenlopende gemoedsgesteldheden op. Om bepaalde objecten extra onder de aandacht te brengen, is accentverlichting de aangewezen oplossing. Compacte halogeenspots met een geconcentreerde lichtbundel tillen het beschenen object boven het algemene lichtniveau uit. Wit halogeenlicht zorgt voor een waarheidsgetrouwe weergave. In opbod aan aandachtstrekkers wordt architecturaal licht ingeschakeld om het normale visuele verwachtingspatroon te doorbreken en de attentiewaarde te verhogen. Zowel vloeren, wanden, plafonds als losse objecten kunnen als architecturaal verlichtingselement ingezet worden. Vaak valt de keuze op (veranderlijk) gekleurd (led)licht.

Verrassend geluid

Een tweede scherm in de stand met dezelfde presentatie maakt de stap kleiner om ook in uw standruimte te komen en het gesprek met u aan te gaan. Om van afstand de aandacht te trekken is een groot scherm prima. U kunt dit gebruiken als uw stand bijvoorbeeld achter in de expositieruimte gesitueerd is ligt. Als de hal donker genoeg is volstaat projectie, bij daglicht kunt u aan een groot formaat plasmascherm of LED-wall denken. De beelden op zo’n groot scherm moeten uitnodigend zijn. Een gedetailleerde demonstratie van uw product kunt u beter bewaren voor de kleinere schermen in de stand.

In films doen ze niet anders. Met achtergrondmuziek en -geluiden wordt een onzichtbaar decor geschapen, met een ijzersterke uitwerking. Laat het geluid maar eens weg bij de filmscènes die u het meest zijn bijgebleven. Houd rekening met een koude douche. Geluid staat niet gelijk aan herrie. Sterker nog: liever minder volume, maar wel de beste geluidskwaliteit. Zeker bij een congresbeurs wordt harde muziek niet gewaardeerd. Een verrassend geluid maakt niemand kwaad. Wilt u uw gasten ontspannen? Denk aan ambiance geluiden als windgeruis, stromend water. De aandacht vestigen op iets dat men (te) makkelijk voorbijloopt? Een geluidseffect zoals een korte bamboetik, vallend grind of brekend glas doet het werk.

Zintuigen prikkelen

Communicerende vloer

Over het algemeen zijn standpresentaties geheel visueel georienteerd. Dat doet geen recht aan de live communicatie die een deelname aan een congresbeurs pretendeert te zijn. Zoek naar mogelijkheden om alle zintuigen te prikkelen. Geluiden, beelden, entertainment, licht, het gebruik van bepaalde materialen, premiums, kleuren, geuren, hapjes en drankjes: er zijn talloze middelen die u kunt inzetten om uw boodschap of merkwaarden integraal over te brengen. Zet de bijvoorbeeld positieve associaties die geuren oproepen ook eens in op uw evenement. Van alle menselijke waarnemingen lijkt de reukzin de meest stabiele en universele te zijn. Iedereen herkent de geur van vers gemaaid gras. De associaties die de geur oproept, zijn veel minder onderhevig aan culturele of sociale invloeden dan andere waarnemingen. In de context van live communicatie wordt geur steeds vaker ingezet als een onzichtbaar wapen om de bezoeker in de juiste stemming te krijgen.

Visuele communicatie-uitingen worden al gauw op ooghoogte aangebracht of hoog boven alles uit als het van veraf moet opvallen. De vloer als communicatiemiddel wordt vaak vergeten. De huidige print- en projectietechnieken maken veel mogelijk. Bedrukte folies, tegels of tapijten. Projecties die reageren op de voetstappen van de bezoeker. Het is de uitdaging om de bezoeker naar beneden te laten kijken. Lukt u dat dan kan uw boodschap rekenen op extra aandacht. De projectietechniek waarbij het geprojecteerde reageert op aanraking nodigt ook uit om de tastzin te ontdekken. Op de vloer met de voeten, op een tafel met de handen. Andere methoden om ‘gevoel’ als communicatiemedium te gebruiken zijn trillende vloeren, luchtstootjes en waterspetters. Gegarandeerd dat uw gasten direct bij de les zijn. < Tekst Christophe Landuyt, Jessica Scholtze | Beeld Istockphoto

JUNI 2010 QM|37


     

    

&(+$  %,&) 

'+$  *%,' 

  

 "#! !   !!   # #      !    ! 

%%631v39(7',38)2v 32*)6)28-)')28691 [uu*(63(&,$/,6((5'u,1u0((5'$$*6(uu %,-((1.2067(1u(1u&21*5(66(1 [uu5(&(17u*(5(129((5'u(1u1,(8:(uu 9/(8*(/u%,-*(%28:' [uu'5,(67(55(1u352'8&7u0(7u((1uu 9,(567(55(1u6(59,&(1,9(8 39(7',38)2v32*)6)28-)')28691u,6u&(175$$/u*(/(*(1u(1u%(6&+,.7u29(5u((1u *5227u(,*(1u/$1'*2('Ku866(1u$/u',7u*52(1u%,('(1u:(u*2('(u)$&,/,7(,7(1u,1u((1u =((5u 9(5=25*'(u $&&2002'$7,(u ',(u 8,767(.(1'u *(6&+,.7u ,6u 9225u 0((5'$$*6(u %,-((1.2067(1Ku28'6&+27(1u,6u21/$1*6u92//(',*u*(5(129((5'u(1u8,7*(%5(,'u 0(7u((1u75,809/(8*(/K

(1u*5227u'((/u9$1u8:u(59$5,1*u=,7u,1u+(7u&217$&7u'$7u8u+(()7u0(7u21=(u0(J '(:(5.(56Ku,-9225%((/'u0(7u /6u9$1u5(6(59(5,1*(1Ku,-uJu(1u',7u*(/'7u9225u$/u 21=(u0('(:(5.(56uJu'(1.7u0(7u8u0((u(1u.$1u8:u:(16(1u23u0$$7u,198//(1Ku (u,6u(523u*(5,&+7u'$7u8u2)u8:u,17(51(u./$17u=,&+u.$1u&21&(175(5(1u23u+(7u'2(/u 9$1u+(7u9(5%/,-)K

28'(1%(5*6(:(*u{z y}v}u u(,67

uvyzyuJuzxuzx uvyzyuJuzxuzzz

u,1)2?:28'6&+27(1K1/ u :::K:28'6&+27(1K1/

[uu&(175$$/u*(/(*(1u23u((1u/$1'*2('uu 9$1uz{u+(&7$5(u%26 [u3(56221/,-.(u*$67*(5,&+7+(,' [u&8/,1$,5u352'8&7u23u1,9($8

39(7',38)2 )1,O3v 07 T 2(u*(9$5,((5'(5u'(u:(16(1u9$1u21=(u *$67Iu'(6u7(u/(8.(5u9,1'u,.u+(7u20u'(uu %,-((1.2067u0('(u7(u25*$1,6(5(1K] &-O)-',9O)( ,(OaO&-O 1,%,


`iʓœœˆÃÌiÊ

ÜiŽiÊ }>ÃÌi˜Ê

/ 

ëՏi˜Ê

ÕʜœŽÊ

ÛiÀ…ÕÕÀÌ

ۜœÀÊ

܈Ì

̈`iˆŽi

œ˜ÌÛ>˜}i˜°°°

«ÀiÃi˜Ì>̈iÃ

*œÃÌLÕÃʙn]ʙ{ÇäÊ Ê<Ո`>Ài˜]Ê>Ûi˜ÃÌÀ>>ÌÊ£{]ʙ{Ç£ÊÊÊ<Ո`>Ài˜ Ìiivœœ˜\Ê­äxä®Ê{ä™Ónää]ÊÌiiv>Ý\Ê­äxä®Ê{ä™xәx]Êi‡“>ˆ\ÊÛiÀ…ÕÕÀJÌ>˜>°˜Ê

WWWTANJANL

Flevolaan 5 - 1382 JX Weesp - Postbus 179 - 1380 AD Weesp - T. +31 (0)294 - 41 40 86 - F. +31 (0)294 - 41 92 69 e mail: info@hapeco.com - www.hapeco.com


PROFESSIONEELSPREKER

40|QM JUNI 2010


Froukje Jansen zoekt naar

duurzame oplossingen Ze gaat voor een betere en eerlijkere wereld. Zonder hulp van doemscenario’s wil Froukje Jansen anderen inspireren: ‘Maar uiteindelijk moeten veranderingen altijd uit jezelf komen.’ Tekst Jos Goossens

Hoe bent u eigenlijk spreker geworden? “Het begon toen ik bij omroep ging Llink werken. Verschillende clubs benaderden mij om te spreken over de thema’s waarvoor ik destijds samen met Llink op de bres stond. Meestal over kwesties rondom duurzaamheid. Maar ook over maatschappelijke verantwoordelijkheid of mens- en dierenrechten. Ik raakte betrokken bij een aantal denktanks die over zulke vraagstukken brainstormen. In mijn ogen erg belangrijk. Ik geloof namelijk dat een nieuwe werkelijkheid ontstaat vanuit de gedachten van de mens. Willen we veranderingen bewerkstelligen, moeten we geijkte gedachtepatronen herzien. Ik vind het nog steeds geweldig om daarover mee te denken. Tijdens de brainstorms hoor ik altijd dingen waarvan ik denk: dit moet iedereen weten, deze visies wil ik delen.”

Wat is uw specialiteit? “Met een knipoog naar mijn Sixpack-verleden; ik ben een best een beetje tegendraads. Dat past ook bij het verhaal dat ik wil vertellen. Denken over zaken als duurzaamheid vergt een frisse aanpak. Mijn uitgangspunt: ik schud geen oplossingen uit mijn mouw, maar laten we samen bruggen bouwen. Uiteraard ben ik inmiddels wel onderbouwd op mijn vakgebied. Maar ik kom dus niet vertellen hoe je een organisatie feilloos kunt inrichten. Vaak ontstaan de meest waardevolle oplossingen juist uit de dialoog. Daarom wil ik ruimte creëren voor ieders

aanwezigheid. Duurzaamheid gaat over verantwoordelijkheid nemen. Iemand inhuren die even uitlegt hoe het allemaal moet, dat past niet. Mijn visie delen en daarmee anderen inspireren is meer mijn ding. Verandering moet uiteindelijk vanuit de mens zelf komen. Het moet ook jouw verhaal worden.”

Wat is uw visie? “Ik geloof dat alles in verbinding staat met elkaar. Als we het evenwicht op deze aarde willen herstellen moeten we ons weer bewust worden van die verbinding. Dat begint door ons hoofd met ons hart te verbinden. Met liefde naar jezelf kijken is een voorwaarde om liefdevol met anderen en je omgeving om te gaan. Daarnaast heb ik een diep geloof in durven delen. ‘What goes around comes around’. Ik denk dat wanneer we werkelijk zouden delen, we erachter komen dat we niets te verliezen hebben, maar juist te winnen. Veel systemen zoals we die nu hanteren varen juist een ander kompas. Ons financiële stelsel. Het was teveel gefundeerd op het snelle maaien en oogsten en daar plukt iedereen de zure vruchten van. Wanneer je op deze manier denkt, heeft het armoedeprobleem te maken met onze angst om te geven. Uiteraard spelen veel factoren een rol bij zo’n complex probleem, maar kijken naar ons eigen aandeel maakt dat we verantwoordelijkheid nemen. Pas dan mogen we anderen aanspreken.”

› JUNI 2010 QM|41


<285%(67 &+2,&(

European Exhibition Rental Services Oliemolen 2 4671 HB Dinteloord

T +31 167 52 39 25 F +31 167 52 33 32

www. jmt.nl info@jmt.nl

Establishments in: Belgium, France, Germany, Swiss, Spain, Poland, UK


PROFESSIONEELSPREKER

Ben je onlangs nog verrast? “Ja, treurig helaas. Een versoepeling van de subsidie voor zonnepanelen in Nederland is wederom van de baan. Wanneer je ons vergelijkt met buurlanden, sukkelen we op het gebied van duurzaamheid achter de feiten aan. Terwijl de meeste kennis en innovatie rechtstreeks afkomstig is van TU Delft! Voor wetenschappers is dit een gouden tijd. Die kunnen

“Iemand inhuren die even uitlegt hoe het allemaal moet, dat past niet. Mijn visie delen en daarmee anderen inspireren is meer mijn ding.” Wat is uw eigen passie? “Ik hou van reizen, yoga en dansen. Maar ook van surfen. Eigenlijk is mijn passie het leven zelf. Ik kan steeds beter genieten van de kleine dingen die het biedt. Er is zoveel om je over te verwonderen op deze aarde, elke dag opnieuw. Daarnaast hou ik van contact maken. Met familie en vrienden, maar ook via mooie programma’s. Het is jammer dat Llink het niet haalde in het publieke bestel. Het is belangrijk mensen te blijven informeren dat we op een prachtige planeet leven waarmee we met liefde moeten omgaan. Bovendien wil ik me graag fysiek uiten. Het geeft mij een moment van pure focus. Jezelf vergeten en even zonder gedachten zijn. Op die momenten voel ik me ontzettend krachtig en verbonden met het grotere geheel.”

Wat is uw ergste ervaring op sprekersgebied? “Ik denk dat het geen geheim is dat mijn optredens in De Zomer Draait Door niet altijd even succesvol waren. Ik voelde me daar enigszins in een keurslijf opgesloten waarin ik me niet goed kon uiten. De jas paste me gewoon niet, zeg maar. Voor een ander werkt een format als DZDD natuurlijk prima, maar niet voor mij. Ik kreeg destijds een flinke lading kritiek over me heen. Maar gelukkig heeft het me iets waardevols gebracht. Ik weet nu beter waar mijn hart sneller van gaat kloppen. Juist de diepte opzoeken en me daarbij laten verrassen. Dan moet je de regie soms uit handen durven geven.”

helemaal uit hun bol. Neem het energie opwekken uit algen, te gek toch? Die creatieve zoektocht van wetenschappers blijft me verassen. Onlangs verscheen een nieuw lampje op de markt, klein en werkend op zonne-energie. Simpel. Maar de impact kan enorm zijn. In veel gebieden in Afrika is er geen elektriciteit. Het lampje zorgt ervoor dat kinderen ‘s avonds kunnen studeren. Ik ben nu met een aantal mensen aan het kijken op welke manier we dit lampje zo snel mogelijk door heel Afrika kunnen verspreiden.” <

Froukje Jansen Froukje Jansen (33) is voor sommigen bekend van het ’s nachts uitgezonden jongerenprogramma ‘Sixpack’. Anderen kennen haar van programma’s als ‘Llinke Soep TV’ en ‘3 op Reis’. In 2009 presenteerde Froukje Jansen ‘De Zomer Draait Door’. Door haar programma’s bij omroep Llink wordt Froukje vaak in één adem genoemd met het thema duurzaamheid. Dat mag van haar, maar dan wel in de breedste zin van het woord, omdat alles met elkaar verbonden is. Van milieuvraagstukken tot ontwikkelingswerk en cultuur. Froukje Jansen heeft hart voor de wereld. En dat deelt ze graag met het publiek. Boekingen: www.juliawolffmanagement.nl

JUNI 2010 QM|43


Smoke Plaza

De ROOK-

OPLOSSING op beurzen en congressen Sinds het rookverbod van kracht is, mogen rokers niet meer in openbare gelegenheden roken. Een probleem voor zowel de rokers als de openbare gelegenheden Smoke Plaza biedt een geschikte oplossing.

D

e accommodaties willen de rokers graag als klant behouden en de rokers willen de accommodaties graag blijven bezoeken. De meest voorkomende oplossing op dit moment is dat er buiten een rookplek wordt gecreëerd, waardoor rokers letterlijk in de kou staan.

Niet ideaal Meestal staan de rokers vlak voor of vlakbij één van de entrees van het gebouw, waardoor andere bezoekers door een rokende mensenmassa moeten om het gebouw te betreden. Niet ideaal. Of er moeten dure investeringen worden gedaan, in de zin van dure afzuiginstallaties en dergelijke, om binnen een rookplek te creëren waar slechts sporadisch gebruik van wordt gemaakt. Kortom: tot nu toe waren de geboden oplossingen niet ideaal.

Smoke Plaza Daar komt nu verandering in. Smoke Plaza komt met een passende oplossing. Smoke Plaza verhuurt mobiele rookruimtes: units die overal waar nodig kunnen worden opgebouwd. Dit kan vanaf één 44|QM JUNI 2010

dag tot twee weken of zolang als het mogelijk is. In deze ruimte zit een zogenaamd ‘geavanceerd zelf circulerend reinigingsysteem’ die alle rooklucht aanzuigt, filtert en weer schoon buiten de unit uitblaast.

Mobiele rookunits Patrick Beckers van Beckers Holding is de initiatiefnemer van Smoke Plaza. ´De mobiele rookunit van Smoke Plaza is dé oplossing voor op beurzen, beursstands, congressen, evenementen, feesten en andere indoor-activiteiten”, aldus Beckers. “Smoke Plaza maakt het mogelijk om de vaak zo gezellige groep rokers er gewoon bij te houden, daar waar organisatoren van congressen, beurzen, beursdeelnames of evenementen hen graag willen hebben. Want is het niet vreemd dat organisatoren veel geld steken in het huren van een accommodatie om een groot deel van de gasten en (potentiële) klanten vervolgens in de kou laten staan? Bovendien ontwricht het telkens weggaan van een grote groep mensen een beurs, congres of evenement volledig. En ook de exploitanten van de locaties zijn niet blij met een grote groep rokende mensen bij de voordeur.”


“Is het niet vreemd dat organisatoren veel geld steken in het huren van een accommodatie om de gasten vervolgens in de kou te laten staan?”

Hoe werkt Smoke Plaza? De rookruimtes van Smoke Plaza zijn demontabele ‘tenten’ van zeer hoge en stevige kwaliteit, die aan alle veiligheidseisen voldoen. Zoals: een brandblusser, zelfdovende asbakken, vluchtwegen en brandvertragende materialen. Smoke Plaza heeft een eigen technische dienst in huis en beschikt over een wasstraat om de filters te reinigen, zodat ze weer honderd procent schoon zijn bij de volgende verhuur. De opbouw en het transport van de units worden in eigen beheer gedaan en transparant aan de huurder doorberekend. Zo blijft het een betaalbaar concept.

Tien tot twintig mensen De Smoke Plaza-units zijn vier bij vier meter en een kleine drie meter hoog. Er kunnen tussen de tien en twintig mensen in roken. De automatisch sluitende deur zorgt ervoor dat de naaste omgeving geen last van de rook heeft. Het afzuigsysteem heeft meer dan voldoende capaciteit en met de verlichting samen gebruikt het systeem toch niet meer dan 500 Watt. Een gewoon stopcontact volstaat om de rookcabine

aan te sluiten. Eén unit is voldoende voor circa vijfhonderd vierkante meter vloeroppervlakte of voor een bijeenkomst van circa zeshonderd mensen. Een extra mogelijkheid is dat er meerdere units aan elkaar geschakeld worden, zodat de capaciteit eenvoudig kan worden vergroot.

Easyfairs Industrie & Milieu Door de rooktent van Smoke Plaza is het weer mogelijk om binnen te roken zonder de wet te overtreden. Het full-servicepakket dat door Smoke Plaza wordt aangeboden geeft organisatoren van beurzen, congressen en evenementen de gelegenheid om zonder veel poespas meerwaarde aan hun meeting of event te geven. Beckers: “Eind mei, begin juni hebben we voor het eerst met Smoke Plaza op de easyFairs industrie & milieu-beurs in Ahoy Rotterdam gestaan, en in het World Trade Center in Rotterdam. Vanaf september gaan we echt op volle toeren draaien. Wie meer informatie wil kan dat vinden op www.smoke-plaza.nl, daar kunnen mensen ook een passende offerte aanvragen.” < JUNI 2010 QM|45


Rotterdam gaat voor groen Tekst Patrizia Antuzzi | Beeld Rotterdam Marketing, geïnterviewden

Wereldhaven, Euromast, Marathon, Feijenoord. Binnenkort kan aan dit rijtje Rotterdamse kenmerken een nieuw begrip worden toegevoegd: Green Key. Een internationaal milieukeurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche, waaraan gasten meteen kunnen zien dat de houder ervan zich serieus en volgens bovenwettelijke maatregelen voor milieuzorg binnen het bedrijf inzet. Sinds eind 2009 streven horeca en gemeentelijke organisaties in de havenstad naar zoveel mogelijk Green Key hotels en congreslocaties in Rotterdam.

“H

et was niet moeilijk de mensen in de hotel- en congresbranche enthousiast te krijgen voor het behalen van het Green Key-keurmerk”. Aan het woord is Marie-Thérèse Marcusse, die vanaf het begin bij project Green Key betrokken is. A ls manager accountmanagement van Rotterdam Marketing draagt zij, samen met Ingeborg Geluk, projectleidster Green Key en werkzaam bij DCMR Milieudienst Rijnmond, zorg voor de communicatie en informatievoorziening over Green Key. “Natuurlijk is de hele milieudiscussie niet ongemerkt voorbij gegaan aan de hotels en congrescentra . Afgezien van het feit dat een gezond milieu hen persoonlijk aangaat, worden ze ook steeds vaker met gasten geconfronteerd die kritische vragen stellen over de milieumaatregelen die het bedrijf uitvoert. Bovendien waarderen medewerkers het als hun werkgevers maatschappelijk verantwoord ondernemen niet aan hun laars lappen.”

46|QM JUNI 2010

Belangrijk voordeel “En laten we niet vergeten dat duurzaam ondernemen hotels en congresaccommodaties ook economische voordelen oplevert”, stelt Ingeborg Geluk. “Als een bedrijf in aanmerking wil komen voor een Green Key-label zal het waarschijnlijk moeten investeren in maatregelen op het gebied van energie- water- en gasbesparing en afvalpreventie. Maar diezelfde maatregelen zorgen ook voor een kostenbesparing. Met het behalen van de Green Key kan bijvoorbeeld tussen de 10% en 20% worden bespaard op energie en waterverbruik. Bijkomend voordeel is dat het een handvat biedt in de communicatie hierover richting management, eigen personeel en de gasten. Het helpt hen hier ook bij te betrekken en ze duidelijk te maken op welke wijze zij actief kunnen bijdragen aan de verduurzaming van het bedrijf.” Marcusse wijst op nog een belangrijk voordeel van het behalen van het bewijs van duurzaam ondernemen: “Steeds meer organisaties en


BESTEMMINGROTTERDAM

Marie-Thérèse Marcusse (Rotterdam Marketing): “Een hotel of congrescentrum, in het bezit van een Green Key, heeft een belangrijk voordeel tijdens de aanbestedingstrajecten.”

bedrijven gaan duurzaam inkopen. De overheid loopt daarbij aan kop. Bij de rijksoverheid is dat vanaf 2010 zelfs voor 100 %. Een hotel of congrescentrum, in het bezit van een Green Key, heeft dus een belangrijk voordeel tijdens de aanbestedingstrajecten.”

Rotterdam Climate Initiative “De tijd was rijp voor dit initiatief ”, beaamt Ingeborg Geluk. “Het Green Key-project past naadloos in het MKB actieprogramma van het RCI, het Rotterdam Climate Initiative. DCMR draagt, als partner van het RCI, zorg voor de uitvoering van dit programma. Het Rotterdam Climate Initiative is een klimaatprogramma met als doel de CO2-uitstoot in 2025 te halveren ten opzichte van 1990. Het feit dat geen andere gemeente in Nederland zo’n ambitieuze doelstelling heeft, geeft al aan hoe hoog dit onderwerp op de Rotterdamse agenda staat. Toen namens haar leden de afdeling Rotterdam van de Koninklijke Horeca Nederland aangaf

dat duurzaam ondernemen binnen haar gelederen een ‘hot item’ was, was het dan ook niet de vraag óf, maar hoe Rotterdam kon helpen.”

Amsterdam deelt ervaring Koninklijke Horeca Nederland, Rotterdam Marketing, Stichting KMVK (zie tekst in kader) en RCI gingen samen aan de slag om de hotels en congreslocaties in Rotterdam warm te maken voor het behalen van de Green Key. Zoals eerder aangegeven nemen Ingeborg Geluk en Marie-Thérèse Marcusse namens hun organisaties de communicatie en informatievoorziening voor hun rekening. Marcusse: “Gelukkig hoefden we niet opnieuw het wiel uit te vinden, want Amsterdam heeft als eerste stad in Nederland eenzelfde traject een aantal jaar geleden al doorlopen. Zij wilden met alle plezier hun ervaringen met ons delen en hebben bijvoorbeeld op bijeenkomsten voorlichting gegeven en vragen van toekomstige Green Key-kandidaten beantwoordt. Wat houdt

› JUNI 2010 QM|47


DRIE KEER DUURZAAM IN ROTTERDAM 4

het Green Key keurmerk in? Waarom is het aantrekkelijk dat keurmerk te behalen? Wat zijn de eisen en de investeringen die gedaan moeten worden?”

Binnen anderhalf jaar Ingeborg Geluk over de huidige stand van zaken: “We zijn inmiddels zover dat begin zomer een convenant zal worden ondertekend door ongeveer twintig deelnemende hotels en congreslocaties, de andere partners, een vertegenwoordiging van het Ministerie van Economische Zaken en een Rotterdamse wethouder. Met de ondertekening van dit convenant start officieel het project waarin de deelnemende organisaties milieumaatregelen gaan treffen om in 2010 en 2011 het milieukeurmerk Green Key te behalen. Binnen anderhalf jaar willen we het project afronden.”

Themabijeenkomsten voor deelnemers Het werk van Marie-Thérèse Marcusse en Ingeborg Geluk is hiermee niet afgelopen. “Nee, zeker niet”, beaamt Ingeborg Geluk. “Als we precies weten welke organisaties meedoen aan het project gaan we inventariseren waar informatie en assistentie nodig is. Aan de hand daarvan organiseren we dan themabijeenkomsten voor de deelnemers. Daarnaast zijn we vraagbaak voor de deelnemers en ondersteunen we hen desgewenst bij milieudoorlichtingen.” “Maar ook als dadelijk de Green Keys zijn behaald, is het werk voor de locaties nog niet gedaan”, besluit Marie-Thérèse Marcusse. “De certificaten zijn één jaar geldig en elk jaar opnieuw zullen de accommodaties opnieuw moeten aantonen dat zij aan alle eisen voldoen.” <

De Green Key De Green Key is een internationaal keurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche die meer doen aan milieuzorg binnen hun organisatie dan wettelijk vereist is. Als een bedrijf in aanmerking wil komen voor dit milieukeurmerk moet het voldoen aan een aantal milieumaatregelen op het gebied van water-, energie- en gasbesparing en het scheiden van afval. De mate waarin, naast deze verplichte maatregelen, voor keuzemaatregelen gekozen wordt, bepaalt de waarde van de Green Key: brons, zilver of goud. Het keurmerk Green Key, evenals het keurmerk Blauwe Vlag voor schone stranden en jachthavens, wordt in Nederland beheerd door de Stichting KMVK (Keurmerk Milieu, Veiligheid & Kwaliteit). De Stichting KMVK is een samenwerkingsverband tussen RECRON, HISWA Vereniging en de ANWB. Wereldwijd zijn momenteel ruim 1.200 bedrijven bij het internationale keurmerk aangesloten. Meer informatie over deze milieukenmerken en de KMVK staan op de site www.kmvk.nl.

48|QM JUNI 2010

1

Van Nelle Ontwerpfabriek ”We onderzoeken de mogelijkheden van een windturbine op het dak en een ‘groen dak’”

Congreslocatie Van Nelle Ontwerpfabriek, die een vijfde deel van het industriële pand in gebruik heeft, kreeg als eerste onderneming in Rotterdam in september 2009 de Golden Green Key uitgereikt. Wat deze mijlpaal voor Ontwerpfabriek Van Nelle een extra dimensie geeft is het feit dat sinds 1983 de voormalige fabriek, waar ooit koffie, thee en tabak verwerkt werden, tot rijksmonument benoemd is. Directeur Hans Baggerman: ”Het invoeren van allerlei milieumaatregelen moet dan ook nog eens worden goedgekeurd door een speciale commissie en dat maakt het er natuurlijk niet eenvoudiger op. Overigens zijn de milieu-eisen voor ons niet zwaarder dan voor een ander bedrijf. Er wordt een nulmeting verricht binnen de organisatie op verbruiksgebied en aan de hand daarvan wordt vastgesteld wat er bespaart kan worden.” De bijnaam ‘Het glazen paleis’ die de Rotterdammers de Van Nelle Ontwerpfabriek gaven, zegt alles over het uiterlijk van het pand. “De trefwoorden tijdens het ontwerpen in 1920 waren licht, lucht en ruimte”, zo verklaart Baggerman het transparante uiterlijk van de fabriek. “Toch is dat niet zo milieuonvriendelijk als het lijkt. Het gebouw is maar 17 meter breed en om de twee meter is een raam geplaatst dus het is goed te luchten. Bovendien zijn er tijdens de bouw al verrassend milieuvriendelijke voorzieningen getroffen, zoals het gebruik van rivierwater van de Schie om de wc’s door te spoelen.” Een milieucoördinator werd aangesteld om de maatregelen te treffen waarmee aan de criteria van Green Key werd voldaan.”We bleken al een aardig eind op weg te zijn, maar we moesten vooral onze acties nog in procedures en onze administratie vastleggen.” Inmiddels heeft Baggerman de smaak van duurzaam ondernemen te pakken. ”We zijn nu de mogelijkheden aan het onderzoeken van een windturbine op het dak, zodat we zelf energie kunnen opwekken, en een ‘groen dak’.” <


DRIE KEER DUURZAAM IN ROTTERDAM

2

Van der Valk Hotel –Ridderkerk Freek van der Valk: “Ons hotel bestaat nu drie jaar en bij het ontwerp ervan waren de kernwoorden: gastvrij, duurzaam en efficiënt”

Freek van der Valk is als bestuurslid van de Rotterdamse afdeling van Koninklijke Horeca Nederland betrokken bij het Green Key-project én als general manager van Van der Valk Hotel Ridderkerk. In die laatste hoedanigheid vertelt Van der Valk: “Ons hotel bestaat nu drie jaar en bij het ontwerp ervan waren de kernwoorden: gastvrij, duurzaam en efficiënt. We hebben bij de bouw dus niet alleen voor duurzame materialen gekozen, maar ook voor een zo spaarzaam mogelijk gebruik ervan. Dus geen gebouw in boerderijsfeer met grote schuine kappen, wat zo typerend is voor Van der Valk, maar een efficiënt gebouw waar een logische indeling voor een optimaal gebruik van de ruimte zorgt. Daarnaast hebben we niet alleen naar onze toenmalige wensen gekeken, maar ook naar de toekomst. Zo hebben de begane grond en de eerste verdieping praktisch geen draagwanden, maar staan er kolommen. Dat maakt de ruimte flexibeler en zo lang mogelijk bruikbaar.” Daarnaast bespaart Van der Valk Hotel doordacht op energie. “We maken gebruik van warmte- en koude opslag in de grond”, zegt Freek van der Valk trots. “Via een 180 meter diepe bron halen we water uit de bodem. In de zomer pompen we koud water op wat gebruikt wordt om het gebouw te koelen. Het water wat hierdoor verwarmd is geraakt, bewaren we ondergronds waar het in de winter weer opgepompt wordt ter verwarming van het gebouw. Ook maken we gebruik van een warmtekrachtcentrale. Een kleine elektriciteitscentrale die gas omzet in warmte en elektriciteit. Dat kunnen we natuurlijk ook afnemen van een grote elektriciteitscentrale, maar tijdens het transport ervan gaat energie verloren, wat we nu voorkomen. Bovendien loost een grote centrale de warmte als afval, terwijl het in onze centrale voor de verwarming van tapwater gebruikt wordt.” “We zijn al aardig op weg met onze milieuzorg”, concludeert Van der Valk. Wij zullen, “willen we de Green Key behalen, vooral de maatregelen in procedures en de administratie moeten gaan vastleggen.” <

3

Concert- en congresgebouw De Doelen Gerrie Dahler: “Wij kunnen wel van alles verzinnen, maar duurzaam ondernemen moet wel leven bij de medewerkers”

Gerrie Dahler is vier jaar geleden aangenomen als medewerker Evenementenwerving voor Concert- en congresgebouw de Doelen in Rotterdam, maar in het kader van het behalen van de Green Key is ze tijdelijk aangesteld als milieucoördinator. Samen met vertegenwoordigers van de afdelingen catering, technische dienst, facilitaire dienst en communicatie vormt ze het projectteam Green Key. “Eigenlijk speelde duurzaam ondernemen altijd al in onze organisatie”, vertelt Dahler. “We vinden dat dat onder onze maatschappelijke verantwoordelijkheid valt en tegelijkertijd ontkomen we er ook niet aan. De overheid is een belangrijke klant van ons en sinds 2010 zijn zij verplicht duurzaam in te kopen.” “Ongeveer een half jaar geleden is echt de stap genomen ons hiervoor in te zetten. Wat willen we precies? Gaan we zelf aanrommelen of gaan we voor een keurmerk?” “De keuze voor Green Key was snel gemaakt. Niet alleen is het een duidelijk communicatiemiddel, omdat het internationaal erkend is, maar de handleidingen op de site van de Stichting KMVK zijn heel praktisch en geven genoeg handvatten om aan de slag te gaan. Van de juiste schoonmaakmiddelen tot de verf die inpandig gebruikt moet worden. Echt alles staat erin. Ook hebben we veel gehad aan de bijeenkomsten die door de gemeente werden georganiseerd. Vervolgens zijn we gaan inventariseren wat we allemaal al goed geregeld hadden. Dat viel mee! Zo was de doorstroom van wc- en kraanwater goed, we beschikten al over tochtvoorzieningen en ook hadden we spaarverlichting. Er blijven nog genoeg maatregelen over die we moeten uitvoeren, maar we zijn goed op weg.” Er wacht Gerrie Dahler en haar mede-projectleden nog de implementatiefase van de milieumaatregelen binnen De Doelen. “Wij kunnen wel van alles verzinnen, maar duurzaam ondernemen moet wel leven bij de medewerkers. Zij moeten de verwarming laagdraaien, het licht uitdoen en de computer uitdoen. Maar het komt op gang. We krijgen nu zelfs tips van de medewerkers!” < JUNI 2010 QM|49


Bestemming Rotterdam Van der Valk Hotel Ridderkerk Balans tussen maximale beleving en minimale belasting. Van der Valk Hotel Ridderkerk is ontworpen met de woorden gastvrijheid, duurzaamheid en efficiëntie als leidraad. Er is een goede balans gevonden tussen een maximale beleving voor de gasten tegenover een minimale belasting voor de omgeving en het milieu. Door het toepassen van moderne technieken zoals onder andere warmte- en koudeopslag in de bodem, warmte terugwinning en led verlichting wordt het energieverbruik in de 140 kamers en 17 zalen geminimaliseerd, zonder enige concessie te doen aan het comfort. Ook met deze nieuwe technieken en de moderne uitstraling blijft Van der Valk Hotel Ridderkerk verrassend vertrouwd. www.valk.com

Concert- en congresgebouw de Doelen In het bruisende hart van Rotterdam, op slechts 5 minuten loopafstand van het Centraal Station, bevindt zich Concert- en congresgebouw de Doelen; dé ontmoetingsplek bij uitstek voor uw congres of evenement. De tweeledige functie als concert- én congresgebouw en de functionalistische architectuur geven de Doelen een bijzondere karakter. De Doelen kent drie los van elkaar te gebruiken kwartieren, die elk beschikken over een eigen entree, een plenaire zaal, aanvullende subzalen en foyerruimte. Op het gebied van advisering, voorbereiding en uitvoering van evenementen is de Doelen een gekwalificeerde partner met een eigen team van deskundige medewerkers. www.dedoelen.nl

Carlton Oasis Groen eiland achter de grootste haven. Tot veler verrassing ligt er achter de grootste haven ter wereld een groen eiland verborgen: het ZuidHollandse eiland Voorne-Putten tussen de Haringvliet, de Brielse Maas en de Noordzee! In Spijkenisse, de grootste plaats op Voorne-Putten, ligt het Carlton Oasis, een bijzonder hotel met 139 hotelkamers, 10 vergaderzalen waaronder een unieke Ballroom voor maximaal 300 personen en 200 gratis parkeerplaatsen. Recent hebben de vergaderruimtes een complete metamorfose ondergaan. Ze zijn onder andere voorzien van nieuwe vloerbedekking en strak meubilair. Uiteraard hebben alle zalen daglicht, airconditioning en draadloos internet. Elk evenement wordt begeleid door een persoonlijk assistent. www.carlton.nl/oasis

Van Nelle Ontwerpfabriek Tweede levensfase voor industrieel rijksmonument. Het industriële rijksmonument de Van Nelle Ontwerpfabriek begon in 2000 aan haar tweede levensfase. Waar voorheen koffie, thee en tabak verwerkt werden zijn nu bedrijven gevestigd die zich bezighouden met communicatie, design, architectuur en media. De fabriek is tussen 1926 en 1930 gebouwd en wordt gezien als het meest toonaangevende gebouw uit de stroming ‘het Nieuwe Bouwen’. Ruim 10.000 m2 is in gebruik voor bedrijfsevenementen, beurzen vergaderingen en congressen. De locatie is geschikt voor bijeenkomsten van 2 tot 5.000 personen. De omgeving met de thema’s Licht, Lucht en Ruimte inspireert iedere keer weer tot een mooie invulling van uw evenement. www.ontwerpfabriek.nl

Diergaarde Blijdorp Oog in oog met een zwartpunthaai. Diergaarde Blijdorp is de groene oase van de stad Rotterdam. Hier laat u de drukte van de stad helemaal achter u. Er leven bijna 800 diersoorten en er is een uitgebreide in- en uitheemse planten- en bomencollectie te bewonderen. Heeft u tijdens een borrel weleens oog in oog gestaan met een zwartpunthaai? Geluncht met uitzicht op een Maleise tijgerkreek of vergaderd in een Afrikaanse lodge? Dat kan allemaal in Diergaarde Blijdorp. De Diergaarde beschikt over acht ruimtes die gevestigd zijn midden in het dierenrijk. www.diergaardeblijdorp.nl

50|QM JUNI 2010


Preparing Meeting Professionals for the Future

www.mpiweb.nl

Zwitserse kwaliteit betekent ook ervaring. Voor uw succes bij wereldwijde postzendingen.

Swiss Post biedt u een groot scala aan internationale verzendmogelijkheden voor uw postzendingen, die uw bedrijf nog succesvoller maken. Of het nu gaat om dagelijkse correspondentie, Direct Mailings, kranten, tijdschriften of kleine pakketten, op ons kunt u rekenen. Met onze flexibiliteit, innovatieve mogelijkheden en betrouwbaarheid staan wij u ter zijde als partner bij internationale zendingen. Meer informatie kunt u krijgen via het gratis nummer 0800 swisspost (794 777 678) of kijk op www.swisspost.nl

Excellence delivered.


Meetingselect maakt meeting management mogelijk

Snel offertes opvragen en eenvoudig alle vergaderkosten beheren Corporate travel management is bij veel bedrijven geoptimaliseerd en heeft geleid tot kostenreductie bij de inkoop van zakenreizen. Meeting management staat daarentegen nog in de kinderschoenen. Met Meetingselect ontwikkelden Judith Huisman en Anouk Roohé een laagdrempelige dienstverlening die goedkoper inkopen van meetings mogelijk maakt en meer inzicht geeft in de totale uitgaven.

M

eeting management is de nieuwste trend op het gebied van inkoop. Het invoeren van een meetingbeleid en investeren in meeting technologie kan menig bedrijf duizenden euro’s aan kosten besparen. In veel bedrijven ontbrak het nog aan een strategie voor de inkoop van hotelkamers en vergaderlocaties en werd er praktisch niet onderhandeld over zaken zoals vergaderarrangementen, zaalhuur, food & beverage, audiovisuele apparatuur en kamerprijzen voor groepen. Collega’s Judith Huisman en Anouk Roohé voorzagen in 2007 dat hier een gat in de markt lag. Met het intreden van de economische crisis vorig jaar is de roep om inzicht in de uitgaven voor meetings en kostenreductie bij de inkoop ervan alleen maar toegenomen.

Braakliggend terrein Judith Huisman: “Al tijdens onze werkzaamheden in de sales bij internationale hotelketens, kwamen wij er achter dat er een braakliggend terrein was op meeting gebied. Als je inkopers of travel managers vroeg ‘wat geven jullie eigenlijk uit aan bijeenkomsten buiten de deur’ moesten zij het antwoord meestal schuldig blijven. Terwijl uit onderzoek is gebleken dat al snel 30% van het totale reisbudget binnen bedrijven daadwerkelijk opgaat aan vergaderkosten”. Huisman en Roohé waagden in 2007 de sprong naar het eigen ondernemerschap en zetten binnen korte tijd Meetingselect 52|QM JUNI 2010

op de kaart. Het bedrijf is inmiddels een belangrijke speler in de markt op het gebied van meeting management. Meetingselect helpt bedrijven zoals Logica, Danone, en LeasePlan om zicht te krijgen op alle vergaderkosten en sturing te laten plaatsvinden naar vaste partners middels een op maat gemaakte bedrijfspagina.

Gratis gebruik Iedereen kan gratis gebruik maken van Meetingselect, zonder dat het nodig is om een account aan te maken. Op de website meetingselect.com kun je anoniem zoeken in het bestand van meer dan 64.000 hotels en vergaderlocaties wereldwijd. Dit op basis van gewenste zoekcriteria variërend van regio, type locatie, sterrenclassificaties tot aan capaciteiten zoals het aantal vergaderzalen of benodigde hotelkamers. Vervolgens is het mogelijk om direct offertes op te vragen voor groepsbijeenkomsten in binnen- en buitenland. Het voordeel is dat je zelf in één handeling offertes kunt opvragen bij de geselecteerde hotels en vergaderlocaties. Dit bespaart veel tijd. Je hoeft niet meer apart te bellen of te e-mailen met verschillende locaties. Ook onnodig veel tijd verliezen met surfen op het internet naar geschikte locaties is verleden tijd. Alle informatie over de locaties is te vinden op de website en wil je toch nog meer informatie dan staat de website van de locatie vermeld.


Voor het aanvragen van offertes wordt wel om een aantal contactgegevens gevraagd, zoals e-mailadres en telefoonnummer. Die zijn nodig zodat de locaties contact kunnen opnemen met de aanvrager. Dit gebeurt zonder tussenkomst van Meetingselect.

Vergelijkbare offertes Voordeel van deze manier van offertes opvragen is dat de locaties in het vaste format van Meetingselect offreren. Kwamen offertes vroeger in allerlei verschillende formats bij de meetingplanner terecht en moest er zelfs met de rekenmachine worden gewerkt om het totaalbedrag uit te rekenen? Met Meetingselect komen de offertes in dezelfde opmaak en zijn makkelijk te vergelijken.

Bedrijfspagina’s op maat Voor bedrijven maakt Meetingselect een bedrijfspagina op maat. Alle meetingplanners binnen het bedrijf krijgen toegang tot deze pagina waarin vaste leveranciers van het bedrijf geladen kunnen worden. Voor de planner is direct inzichtelijk met welke locaties er prijsafspraken zijn gemaakt en wat die inhouden. De inkoopverantwoordelijke in het bedrijf kan dagelijks informatie aan de bedrijfspagina toevoegen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld intern te communiceren dat er nieuwe prijsafspraken zijn gemaakt met specifieke hotels of vergaderlocaties.

Inkoop monitoren Aan de zelfboekingstool is een uitgebreid meeting management informatiesysteem gekoppeld. Zo kan de afdeling Inkoop continu monitoren welke aanvragen er worden uitgestuurd en waar naar toe. Bedrijven zijn niet meer afhankelijk van rapportages en cijfers van de leveranciers. Maandelijks staan de gedetailleerde meeting rapportages klaar in het systeem. Voor een aantal bedrijven verzorgt Meetingselect zelfs de hele facturatie. Het bedrijf krijgt dan haar facturen voor meetings alleen nog maar van Meetingselect, die zelf de financiële afhandeling met de diverse locaties verzorgd. De kosten voor een op maat gemaakte bedrijfspagina is afhankelijk van het aantal gebruikers binnen een bedrijf.

Een andere wens van de gebruikers was om hotels en vergaderlocaties te kunnen beoordelen. Dit is op vele websites mogelijk voor individuele hotelovernachtingen, restaurants en vakanties, maar nog niet voor vergaderlocaties. Nu kun je op meetingselect.com zien dat de locatie met de hoogste score het Lisbon Marriott Hotel, Portugal is. Een score van een 10 zet je tot nadenken om daar de volgende meeting te organiseren. In Nederland scoort het Park Hotel Amsterdam het beste met een 9,2.

Bewezen kwaliteit De waardering in de markt voor Meetingselect is zo hoog dat inmiddels diverse andere partijen gebruik maken van het systeem. Zo is het zelfboekingssysteem geïntegreerd in Bizztrip.com van BCD Travel, Nederlands marktleider op het gebied van zakenreizen, en beschikbaar op de website van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen, waar het dient als dienstverlening voor buitenlandse boekers die in Nederland een locatie zoeken. Hotels en vergaderlocaties ontvangen via het distributiekanaal van Meetingselect op deze manier van verschillende partijen aanvragen voor vergaderingen of groepsreserveringen.

Dienstverlening geoptimaliseerd

Nieuwe ontwikkelingen

De afgelopen drie jaar hebben heeft Meetingselect haar dienstverlening op basis van gebruikersreacties geoptimaliseerd. Zo kunnen planners gratis gebruik maken van de persoonlijke Meetingselect Reservation Service. Via één telefoontje of e-mailtje worden de wensen van de boeker geïnventariseerd en gaat Meetingselect Reservation Service op zoek naar locaties die aansluiten bij de wensen van de klant. Ook deze aanvragen worden via de op maat gemaakte bedrijfspagina uitgestuurd zodat alle meeting management informatie behouden blijft.

Momenteel werkt Meetingselect aan mobile meeting management applicaties, zodat het zelfboekingssysteem ook op mobiele apparatuur is te gebruiken. Om de Zuid-Amerikaanse markt te bedienen wordt een kantoor geopend in Sao Paulo in Brazilië. Tevens wordt de laatste hand gelegd aan een tool voor het boeken van individuele hotelkamers waarmee bedrijven direct hun netto contracttarieven kunnen boeken bij hun preferred hotels en tegelijkertijd gebruik kunnen maken van de beste tarieven bij meer dan 100.000 hotels wereldwijd. < JUNI 2010 QM|53


Grootste aanbod van de Benelux

   

!   

Touchscreens en touchtafels 

   & +(##+-&)*'(-!&+,&*+* )%&-&%*,& ''#+', *)&*-&)*'(.$#1!"&,!+),*+%+ ()'**!'&$* )%&-& !$!(*+-)* !$+,**&* )%& !* ++0(+', *)&+.')++'(*+.$'&!&+)& (&.$'&!+* !#+-'')(')+)!+'( &!&!"-!*)& ,).$#+0( +*+(*+!",.+'(**!&







 3,$+!,*)+',

3 3 3,$+!+',











3 3 3 3 3!&$+', 

   +', +$*-&)*'(1!"& 2+$+)&+!-'')!)'*'+ ,)+$1+', +$*1!"&,!+),*+%+& 3,$$ * )%&1!"&!)+!&1+)+', +$!**+&+& * '##&&-!)+!*&!*&-',!+-)($+*&&)!& *$,!+)+', +$ ,!1!&!*),!%+-'')&%!!+'.)(

   $'&*-&&'-'')&')+'+*(+%)$+&/+) #')+!&-&!&!&,+!' '')+

  

3,$+!,*)+', +$

     

   

  

  

  

   

 """!

 



 




&vergadercentra

CongresE E N

C O M P L E E T

O V E R Z I C H T

V A N

2 0 1 0

GESPECIALISEERDE ONTMOETINGSCENTR A


Naam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

Ahoy Rotterdam

Congrescentrum De Werelt

Congrescentrum Dennenheul

Ahoy-weg 10

Westhofflaan 2

Paul Krugerweg 45

3084 BA Rotterdam

6741 KH Lunteren

3851 ZH Ermelo

+31 (0)10 293 33 00

+31 (0318) 48 46 41

+31 (0341) 56 86 00

+31 (0)10 293 33 99

+31 (0318) 48 29 24

+31 (0341) 56 86 86

info@ahoy.nl

dw@congrescentrum.com

dh@congrescentrum.com

www.ahoy.nl

www.congrescentrum.com

www.congrescentrum.com

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 480 personen

Congreszaal voor 600 personen

Zaal voor 90 personen

9 zalen, van 10 tot 480 personen

15 zalen, van 2 tot 600 personen

3 zalen, van 2 tot 90 personen

Catering Overnachting Ontspanning

Restaurant 200 plaatsen

Restaurant 450 plaatsen

Restaurant 80 plaatsen

-

127 hotelkamers

-

Bar, lounge, De Onderwerelt en bosrijke omgeving

Bar, lounge, fitnessruimte, sauna en bosrijke omgeving

Keurmerken Bereikbaarheid

HHHH

HHHH

HHHH

Congressen in 2009/2010

Faciliteiten en bijzonderheden

56|QM JUNI 2010

2,4 km

0,3 km

0,3 km

12,6 km

3,5 km

´´´

2 km

32 hotelkamers

2 km

80 Km

5 km

´´´

2 km

1 km

87 km

1916 Betaalde parkeerplaatsen

400 Gratis parkeerplaatsen

30 Gratis parkeerplaatsen

Kijk op www.ahoy.nl voor de actuele

Diverse nationale en internationale con-

Diverse congressen, maar ook (meer-

agenda

gressen over o.a. wetenschap en onderwijs.

daagse) trainingen en cursussen.

Een meeting of vergadering combineren

Bosrijke omgeving.

Centraal in Nederland. Bosrijke omgeving.

met een evenement, concert of beurs?

Centraal in Nederland. Goed bereikbaar

3 Zalen met vaste beamers. Gratis

Dat kan alleen in Ahoy Rotterdam!

via A1 of A12 en de A30.

draadloos internet voor alle gasten. Tot

Tot Congrescentrum.com behoort ook

Congrescentrum.com behoort ook

congrescentrum Dennenheul in Ermelo.

congrescentrum De Werelt in Lunteren.


DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Congrescentrum de Doelen

Efteling

Evoluon Eindhoven

GelreDome

Postbus 972

Europalaan 1

Noord Brabantlaan 1a

Batavierenweg 25

3000 AZ Rotterdam

5171 KW Kaatsheuvel

5652 LA Eindhoven

6841 HN Arnhem

+31 (0)10 217 17 35

+31 (0)416 28 81 11

+31 (0)40 250 46 66

+31 (0)026 880 70 45

+31 (0)10 433 22 37

+31 (0)416 28 83 18

+31 (0)40 250 47 67

+31 (0)026 880 70 49

evenementenwerving@dedoelen.nl

sales@efteling.com

communicatie.evoluon@philips.com

info@gelredome.nl

www.dedoelen.nl

www.efteling.com

www.evoluon.com

www.gelredome.nl

Zaal voor 700 personen

Congreszaal voor 1.000 personen

Congreszaal voor 1000 personen

Congreszaal voor 225 personen

16 zalen, van 47 tot 700 personen

8 zalen, van 2 tot 150 personen

20 zalen, van 4 tot 150 personen

7 zalen, van 2 tot 225 personen

Restaurant 000 plaatsen

Diverse restaurants

Restaurant 200 plaatsen

-

-

-

-

-

235 kamers

´´´´´

102 kamers

-

´´´´

Bezoek Efteling, musical, golfclinic

-

HHHHH

3 km

0,3 km

0,1 km

8 km

2 km

14 km

0,2 km

45 km

0.2 km

3.0 km

0.1 km

5 km

2.0 km

3,5 km

0,5 km

2000 Betaalde parkeerplaatsen

5340 Gratis/betaalde parkeerplaatsen

500 Gratis parkeerplaatsen

4.000 Gratis parkeerplaatsen

-

Divers

Het Ondernemerscongres Eindhoven,

-

Beurs Domotica & Slim wonen, Food Inspiration Day 2010. De Doelen is gelegen in het dynamische

Zaken doen in de Efteling? Natuurlijk!

Het Evoluon is al jaren het icoon van

Vergaderingen, beurzen, trainingen en

hart van Rotterdam, op slechts 5 minuten

Alleen al de sfeer in de Efteling is een

technologie- en designstad Eindhoven. Het

andere bijeenkomsten omlijst je in

loopafstand van het Centraal Station.

ongekende inspiratiebron. U vindt een

Evoluon is daarmee een toplocatie voor

GelreDome met een smakelijk diner, een

De locatie is bij uitstek geschikt voor uw

ijzersterke balans tussen een formele en

Congressen en Evenementen in een inspi-

uitdagende groepsactiviteit of spetterend

zakelijke evenement.

informele invulling van uw bijeenkomst.

rerende en architectonische omgeving.

entertainment.

JUNI 2010 QM|57


Naam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

Groenendael Philips Management Training Centre

Hotel Haarlem Zuid

Heineken Experience

Groenendaal 1 - 4

Toekanweg 2

Stadhouderskade 78

5081 AM Groenendaal

2035 LC Haarlem

1072 AE Amsterdam

+31 (0)13 505 74 44

+31 (0)23 536 75 00

+31 (0)20 523 94 35

+31 (0)13 505 74 45

+31 (0)23 536 79 80

+31 (0)20 523 97 38

reservations.groenendael@Philips.com

info@haarlemzuid.valk.nl

sales.experience@heineken.com

www.groenendael.nl

www.hotelhaarlemzuid.nl

www.heineken.com/experience

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 150 personen

Congreszaal voor 450 personen

Congreszaal voor 150 personen

33 zalen, van 4 tot 175 personen

26 zalen, van 2 tot 500 personen

5 zalen, van 2 tot 150 personen

Catering Overnachting Ontspanning

Restaurant 175 plaatsen

Restaurant 350 plaatsen

-

294 kamers

Zwembad, sauna, fi tness, tennis, squash

Bar, sportcentrum

Keurmerken Bereikbaarheid

HHHHH

-

10 km

12 km

0.5 km

18 km

´´´

Interactieve tour in voormalige brouwerij

1.3 km

3.7 km

0.5 km

17 km

3 km

3 km

0,1 km

15 km

400 Gratis parkeerplaatsen

400 Gratis parkeerplaatsen

150 Betaald (extern, APCOA garage Heineken plein)

Congressen in 2009/2010

-

-

INEX 2010, Topsport Amsterdam

Faciliteiten en bijzonderheden

Groenendael is sinds jaren de eigen meeting-

Hotel Haarlem Zuid is gunstig gelegen

In alle zalen samen van het historische

locatie van Philips International. Met een

en beschikt over 26 nieuwe en multi-

gebouw is ruimte om in totaal 700

eigen landgoed van 19 ha is Groenendael

functionele zalen, een groot restaurant,

personen te ontvangen. De grootste zaal

de perfecte plek voor ontmoetingen in een

294 hotelkamers en een grote, gratis

heeft een ruim balkon met spectaculair

bosrijke, landelijke omgeving.

parkeerplaats.

uitzicht over het centrum van Amsterdam.

58|QM JUNI 2010


DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Expo Houten

MECC Maastricht

Martiniplaza

TheaterHotel De Oranjerie

Meidoornkade 24

Forum 100

Leonard Springerlaan 2

Kloosterwandplein 12-16

3992 AE Houten

6229 GV Maastricht

9727 KB Groningen

6041 JA Roermond

+31 (0)30 634 91 00

+31 (0)43 38 38 383

+31 (0)50 522 27 77

+31 (0)475 39 14 91

+31 (0)30 634 91 01

+31 (0)43 38 38 300

+31 (0)50 525 01 55

+31 (0)475 31 71 88

info@expohouten.nl

venue@mecc.nl

info@martiniplaza.nl

info@oranjerie.valk.com

www.expohouten.nl

www.mecc.nl

www.martiniplaza.nl

www.theaterhotelroermond.nl

Congreszaal voor 200 personen

Congreszaal voor 1600 personen

Maximum congrescapaciteit 3000 personen

Congreszaal voor 794 personen

5 zalen, van 0 tot 200 personen

32 zalen, van 10 tot 2500 personen

14 zalen, van 12 tot 325 personen

13 zalen,van 10 tot 794 personen

Restaurant 250 plaatsen

Op maat

Restaurant 250 plaatsen

Restaurant 70 plaatsen

-,

Zie www.maastrichtbookingservice.nl

-

102 kamers

Het ambiancerijke centrum van Maastricht is binnen handbereik.

Inpandig Fitness & Wellness center

Fitness, sauna en theater

HHHH

HHHH

Hotel Houten (op 2 km afstand)

Restaurant, Beurscafé en Lounge

2 km

3 km

50 m

45 km

1 km

0,5 km

0,1 km

14 km

0 km

1,0 km

0 km

2 km

10 km

´´´´

0.5 km

0.5 km

1000 Gratis parkeerplaatsen

2201 Betaalde parkeerplaatsen

600 Betaalde parkeerplaatsen

560 Gratis parkeerplaatsen voor hotelgasten

FHI LabAnalyse, Geloof in Zorg,

10-jun Ziezon Symposium 2010, 20-jul IETF 78, 15-sep. EANO

70

-

Handelsdag KvK, CADCAM event

september 2010. 24-sep Funda uitreiking, 02-okt Meet the Streets, 27-okt NVVB 2010, 25-nov Bijeenkomst Belasting Utrecht.

Expo Houten is een multifunctio-

Een wereld van verschil aan de andere

In Martiniplaza bent u altijd verzekerd van

Ligging in het centrum van historisch

nele locatie voor beurzen, congressen,

kant van Nederland. Verbijzonder uw

een aangenaam verblijf. De multifunctionele

Roermond. TheaterHotel De Oranjerie

vergaderingen, examens en personeels-

congres, event of beurs. Bel voor meer

accommodatie in combinatie met profes-

bied een goede prijs/kwaliteit verhouding.

feesten. Door de centrale ligging, pal

informatie naar +31(0)43 38 38 388 of

sioneel gastheerschap biedt alle ruimte aan

Service en flexibiliteit staan bij ons hoog

naast de A27, is de locatie zeer goed

kijk op www.mecc.nl.

vergaderingen en congressen.

in het vaandel. Luxe, moderne zalen.

bereikbaar.

JUNI 2010 QM|59


Naam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

ReeHorst

De Rode Hoed

Spant!

Bennekomseweg 24

Keizersgracht 102

Dr. A. Kuyperlaan 3

6717 LM Ede

1015 CV Amsterdam

1402 SB Bussum

+31 (0)0318 75 03 00

+31 (0)20 638 56 06

+31 (0)35 750 47 05

+31 (0)0318 75 03 01

+31 (0)20 625 44 52

+31 (0)35 693 28 54

info@reehorst.nl

zaalverhuur@rodehoed.nl

sales@spant.org

www.reehorst.nl

www.rodehoed.nl

www.spant.org

Congreszaal Vergaderzalen

Zaal voor 700 personen

Congreszaal voor 450 personen

Zaal voor 780 personen

38 zalen, van 2 tot 600 personen

5 zalen, van 1 tot 450 personen

10 zalen, van 8 tot 780 personen

Catering Overnachting Ontspanning

Restaurant flexibel aantal plaatsen

450 plaatsen

Restaurant 350 plaatsen

-

-

Brasserie, Restaurant Valentino en Wijnbar

-

theatervoorstellingen

Keurmerken Bereikbaarheid

HHHH

-

90 kamers

2 km

´´´

0,3 km

0,1 km

2 km

1 km

0,5 km

15 km

700 parkeerplaatsen

Congressen in 2009/2010

Faciliteiten en bijzonderheden

-

2 km

2 km

0,5 km

39 km

350 gratis parkeerplaatsen 30 september Jaarcongres PGP

O.a. congressen, evenementen,

15, 16 en 17 oktober European Summit

vergaderingen, recepties, (personeels)

for Global Transformation

feesten en award-uitreikingen

ReeHorst biedt 38 zalen met talrijke

De uitnodigende sfeer, de professionele

Spant! is een theater- en congreslocatie

mogelijkheden. Waaronder 4 theater-

uitstraling en natuurlijk de schitterende

centraal gelegen in Nederland met een

zalen met een perfecte zichtlijn door

ligging, maken De Rode Hoed tot een

totale capaciteit van 2500 personen.

de schuine afloop. Ook qua faciliteiten

unieke evenementenlocatie.

Onze medewerkers zorgen voor een

bieden wij alles onder 1 dak!

actieve en professionele begeleiding bij de organisatie van uw bijeenkomst.

60|QM JUNI 2010


DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

World Forum

Hotel Conferentiecentrum Zonheuvel

Congrescentrum Zalen van de Zoo

Hotel Zuiderduin

Churchillplein 10

Amersfoortseweg 98

Koningin Astridplein 26

Zeeweg 52

2517 JW Den Haag

3941 EP Doorn

2018 Antwerpen

1931 VL Egmond aan Zee

+31 (0)70 306 62 28

+31 (0)343 473 500

+ 32 (0)70 233 354

+31 (0)72 750 20 00

+31 (0)70 355 72 99

+31 (0)343 473 599

+ 32 (0)3 225 00 73

+31 (0)72 750 20 01

info@worldforum.nl

info@hotelzonheuvel.eu

zalenvandezoo@kmda.org

sales@zuiderduin.nl

www.worldforum.nl

www.hotelzonheuvel.eu

www.zalenvandezoo.be

www.zuiderduin.nl

Congreszaal voor 2161 personen

Congreszaal voor 500 personen

Congreszaal voor 2071 personen

Congreszaal voor 800 personen

27 zalen, van 10 tot 2161 personen

35 zalen, van 2 tot 500 personen

8 zalen, van 50 tot 2071 personen

33 zalen, van 4 tot 1500 personen

Diverse catering mogelijkheden

Restaurant 180 plaatsen

Diverse restaurants

Restaurant 700 plaatsen

Diverse hotels in directe omgeving

130 kamers

Vele hotels op wandelafstand

365 kamers

-

Sauna, Turks Stoombad en Wii Room

Bezoek Zoo, rondleidingen, concerten

Overdekt zwembad, sauna, fi tness

-

-

HHHH

HHHHH 4 km

3 km

0,5 km

24 Km

Diverse nationale en internationale

2 km

´´´

15 km

0.1 km

60 Km

3.9 km

0.2 km

0.2 km

10 km

40 km

´´´´

5 km

0,1 km

40 km

400 Gratis

3 parkeergarages met korting

+/- 325 gratis parkeerplaatsen o.b.v. beschikbaarheid

-

EBCOG (meerdaags Europees congres voor gynaecologie), mei 2010.

-

congressen en evenementen.

Annual Conference Enterprise European Network, oktober 2010. Studiedag voor Autisme, december 2010

Het World Forum helpt pro-actief

Centraal gelegen in Doorn in Nationaal

De zalen van de Zoo kiest voor een

Het hotel is gelegen op 100 meter van

bij het maatschappelijk betrokken

Park Utrechtse Heuvelrug op een eigen

unieke architectuur gekoppeld aan

het strand en beschikt over 33 zalen,

en verantwoord organiseren van uw

landgoed van 48 ha.

een ontspannen atmosfeer en voor

waaronder een multifunctionele zaal

een prima catering gepaard met een

van 1000 m2. Alle 365 kamers zijn

onvergetelijk onthaal.

voorzien van een internetaansluiting.

congres of evenement.

JUNI 2010 QM|61


Het is geen toeval dat de Verenigde Naties vorig jaar december haar Climate Change BESTEMMINGKOPENHAGEN Conference liet plaatsvinden in Kopenhagen. Denemarken en de Denen zijn gekend om hun werk voor een betere milieu. Voor de meeting planner zijn er dan ook volop mogelijkheden om een duurzame bijeenkomst te houden in de Deense hoofdstad.

KOPENHAGEN loopt natuurlijk voorop openhagen wil in 2015 ‘s werelds toonaangevende milieuvriendelijke hoofdstad zijn en tegen 2025 CO2-neutraal. Voor de Denen zijn de duurzaamheidambities niet nieuw. De afgelopen jaren is er al veel werk gemaakt van een groene toekomst. De Deense hoofdstad biedt nu al een grote variatie aan ‘groene’ hotels. Meer dan de helft van de hotels zijn in het bezit van duurzaamheidscertificaten als Green Key en Nordic Swan. Sommige hotels opereren al geheel CO2-neutraal. De twee toonaangevende Deense hotelketens Scandic en ArpHansen lopen voorop. Zo staat Scandic Hotels internationaal al jaren in hoog aanzien met haar duurzame hotelmanagement filosofie die in de hele organisatie wordt doorgevoerd. De tien hotels in Kopenhagen van de Arp-Hansen Hotel Group zijn allemaal Green Key gecertificeerd.

K

Schoon vervoer Vorig jaar introduceerde Kopenhagen de milieuvriendelijke City62|QM JUNI 2010

Cirkel bus, een busdienst met elektrisch aangedreven bussen die elke zeven minuten vertrekt en die stopt bij diverse top-attracties in de binnenstad. Voor bezoekers is het eenvoudig gemaakt om de stad per fiets te verkennen, door de 110 stallingen met Citybikes. Door een Deens muntstuk van 20 kronen (2,5 euro) in het slot te doen heb je de beschikking over de fiets. Het is onderdeel van het plan van de gemeenteraad om van de Deense hoofdstad in 2015 ’s werelds toonaangevende fietsstad maken. De inwoners zijn sowieso gewend te fietsen; 36% gaat op de fiets naar het werk of school. De stad beschikt over meer dan 300 kilometer aan fietspaden. Er is nog een andere CO2-vriendelijke vorm van transport. Havenstad Kopenhagen met haar uitgebreide netwerk aan kanalen is vanaf het water te bezichtigen via verzorgde kanaaltochten waarbij gebruik wordt gemaakt van nieuwe elektrische boten. Wie wat meer lichaamsbeweging wenst kan kajakken, onder begeleiding van de lokale gids Kajak Ole.


BESTEMMINGKOPENHAGEN

De digitale snelweg naar Kopenhagen Kennis maken met Kopenhagen en haar aanbieders: Internationale workshop in Kopenhagen 27 en 28 september Roadshow in Nederland 8 september Voor meer informatie en aanmelding: - Mathilde Henriques Nielsen, directeur VisitDenmark in Nederland, mhn@ visitdenmark.nl. Binnen 48 uur drie offertes ontvangen voor uw volgende business event in Kopenhagen? meetincopenhagen@woco.nl. Zelf venues bekijken? Download Meetingplanner Copenhagen op www. meetincopenhagen.com Scandinavian Airlines convention program: www.flysas.nl. Het Copenhagen Sustainable Meetings Protocol en het COP15 Event Sustainability Report zijn te downloaden op www.csmp.dk Aanmelden nieuwsbrief over Denmarken als MICE-bestemming: Eerste 10 aanmeldingen krijgen kookboek met Deense recepten! Meld je aan op www.visitdenmark.nl/mice Voor meer informatie en inspiratie: www.visitdenmark.nl/mice

Groen eten Op het gebied van biologische producten lopen de Denen wereldwijd al voorop. De Denen kopen meer biologische producten dan andere Europeanen en Denemarken is in 2009 tijdens de vakbeurs BioFAch uitgeroepen tot ‘Organic Country of the Year’. In Kopenhagen is 51% van de voedselconsumptie in de publieke instituten organisch en de privé consumptie bestaat voor 23% uit organisch geproduceerde producten, het hoogste percentage in de wereld. De meeste restaurants en cafés in de stad hebben dan ook verantwoord geproduceerd eten en drinken in hun assortiment. Daarnaast zijn er diverse eetgelegenheden die voor honderd procent organisch producten aanbieden, zoals BioM en BioMio. Ook op gastronomisch gebied loopt Denemarken voorop. Het restaurant NOMA in Kopenhagen onder leiding van de jonge Deense chef-kok René Redzepi is begin dit jaar uitgeroepen tot

› JUNI 2010 QM|63


BESTEMMINGKOPENHAGEN

64|QM JUNI 2010


BESTEMMINGKOPENHAGEN

het beste restaurant in de wereld en liet daarmee viervoudig winnaar elBulli achter zich. Met een filosofie om pure en lokale (Scandinavische) gerechten te serveren is het een geliefde plek onder buitenlandse gasten zowel als de Denen zelf.

Natuurlijke stad Kopenhagen biedt ook veel natuur. Vooral de kustlijn en de haven waarin de Denen zomers relaxen en zwemmen is kenmerkend voor de stad. Het water in de haven is schoon genoeg voor een duik en er zijn in de omgeving verschillende strandjes waar allerlei activiteiten zijn te doen als onderdeel van een incentive reis of sociaal programma. Op tien kilometer van het centrum van de stad bevindt zich een van de oudste plantages van Denemarken met bomen gepland door Koning Frederik III, zo’n 340 jaar geleden. Deze plantage is per trein binnen en kwartier te bereiken.

te vormen tot een creatief platform, waar deelnemers actief bij betrokken worden om de kennis en kunde te vergaren die ze nodig hebben om de doelstellingen binnen hun bedrijf of organisatie te halen. Uitgangspunt is dat de huidige en komende generatie deelnemers gewend is om te werken in teams en kennis te delen en niet meer gewend is om stil te zitten en lang te luisteren naar een spreker op het podium. VisitDenmark heeft als doel met Meetovation om innovatie en ontwikkeling in de meeting industrie te stimuleren. Door het project zorgt zij ervoor dat de leveranciers en locaties in het land een innovatief en effectief meeting product verlenen aan organisatoren van zakelijke bijeenkomsten. <

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Wonderful Copenhagen

Lessen van COP15 De ambitieuze doelstellingen die de Denen zich op het gebied van duurzaamheid hebben gesteld, maakte het land ook een logische gastheer voor de Climate Change Conference van de Verenigde Naties in december 2009. Kopenhagen ontving tijdens de COP15 conference meer dan 33.000 deelnemers, die logischerwijs hoge verwachtingen hadden van de duurzaamheid van het congres. De Denen hebben het congres ook aangepakt als een case study. Op basis van de ervaringen van COP15 hebben zijn het Copenhagen Suistainable Meeting Protocol (CSMP) voor de meeting industrie opgesteld. Het biedt praktische oplossingen voor meeting planners om succesvolle duurzame meetings te organiseren. Voor wie geïnteresseerd is in meer gedetailleerde informatie over de Climate Change Conference zelf, is er het COP15 Event Sustainability Report, met informatie over de aanpak, initiatieven en resultaten. Beide documenten zijn gratis te downloaden (kader ‘De digitale snelweg naar Kopenhagen’).

Meeting concepten Niet alleen de duurzaamheid van meetings heeft de interesse van de Denen. Ook de effectiviteit heeft de aandacht. VisitDenmark is daarom gestart met het project Meetovation, als noemer voor een aantal innovatieve meeting concepten. Deze rusten allen op vijf pijlers: participatie, flexibiliteit, verantwoordelijkheid, evaluatie en verandering. De concepten helpen meeting planner om het traditionele eenrichtingsverkeer om

VLIEGENSVLUG Vliegensvlug naar Kopenhagen. Dat kan met Scandinavian Airlines. In één uur vliegen bent u vanaf Schiphol op Copenhagen Airport. Vanaf het vliegveld staat u binnen een kwartier op het Stadhuis plein met openbaar vervoer of taxi. Er vertrekken dagelijks vier vluchten vanuit Amsterdam naar Kopenhagen. Vanuit Brussel zijn er vijf dagelijkse vertrekken.

JUNI 2010 QM|65


   

             





    

  

" $ #!$          $! 

" $ #!$" !   !$    $!   !  

  ! $!   ! ! "  $!       $     !         



   



            

                   

U ZOEKT PROMOTIONELE PRODUCTEN?

Kijk op www.promz.nl in de ProductZ Finder Het enige onafhankelijke totaaloverzicht met duizenden producten en hun leveranciers

www.promz.nl


Meeting Centers Event Centers Hotels Specials

  

  &         

      '(

                         )                &       "      )        %  

$&         

! #

        



 

      



The Ultimate Business Bubble


QM 97