Evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios de Distribuidora López by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE DISTRIBUIDORA LÓPEZ EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, PERIODO 2016

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de investigación: Implementación de Control Interno

Autores: MARILIN ISABEL BASANTES MENDOZA ANA BELÉN GAVIDIA MENESES

Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE DISTRIBUIDORA LÓPEZ EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, PERIODO 2016

Línea de investigación: Implementación de Control Interno

Autoras: MARILIN ISABEL BASANTES MENDOZA ANA BELÉN GAVIDIA MENESES

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f.___________________________

Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. CALIFICADOR

f.___________________________

Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR

f.___________________________

Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

f.___________________________

Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Marilin Isabel Basantes Mendoza y Ana Belén Gavidia Meneses, portadoras de la cédula de ciudadanía Nº 172478718-7 y Nº 230039433-1 respectivamente, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA., son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Srta. Marilin Isabel Basantes Mendoza CI. 172478718-7

Srta. Ana Belén Gavidia Meneses CI. 230039433-1

AGRADECIMIENTO A Dios por darme cada día de vida, por guiar mis pasos, darme la fortaleza para seguir adelante en mis momentos de debilidad y brindarme una vida llena de conocimientos, experiencias y lo más importante felicidad. A mis padres quienes me han dado la mejor herencia que es el estudio y han sido el mejor ejemplo de vida, dedicación, paciencia y amor. Al Mg. Hernán Maldonado por ser nuestro tutor de tesis y guiarnos con los mejores consejos para la realización de nuestro trabajo de titulación. Al propietario de la empresa “Distribuidora López” quien nos brindó su confianza y nos abrió las puertas de su organización. A mi compañera Belencita por brindarme su amistad y apoyo incondicional, por su paciencia y esfuerzo para lograr culminar nuestra tan anhelada meta.

Marilin Isabel Basantes Mendoza

Gracias infinitas a Dios por las oportunidades y bendiciones que ha derramado en mi vida, por el valor y la fuerza para culminar esta etapa de mi vida. A mis padres por ser el eje de mi vida, por su esfuerzo y dedicación entera hacia mí para formar una persona de bien, por corregir mis errores y celebrar mis triunfos. A mis hermanos por brindarme su apoyo y consejos para afrontar los retos que a lo largo de mi vida se me han presentado. Al Mg. Hernán Maldonado por su paciencia y colaboración brindada en la elaboración de este trabajo de titulación. Al propietario de la empresa “Distribuidora López” y a todos sus colaboradores, quienes pacientemente nos brindaron información del funcionamiento de la empresa. A la prestigiosa Universidad que abre sus puertas a jóvenes como yo que impetuosos desean cumplir sus sueños. Finalmente a mi amiga y compañera Marilin Basantes por su apoyo, paciencia, esfuerzo y valiosa colaboración que hicieron posible que juntas culminemos este proyecto y por la calidad humana que se refleja con su amistad.

Ana Belén Gavidia Meneses

DEDICATORIA Dedico este trabajo a Dios por darme la vida y la fuerza para superar las adversidades que se han presentado y por permitirme llegar a este momento tan importante en mi vida. A mis padres por enseñarme el verdadero valor de las cosas y ser el pilar fundamental que guía mi vida y mis decisiones, a ellos quienes lucharon por darme siempre lo mejor y enseñarme a aceptar con humildad mis triunfos y motivarme para superar mis derrotas, por ser el más valioso ejemplo de amor incondicional y apoyo familiar.

Marilin Isabel Basantes Mendoza

A José Arsenio Gavidia Rodríguez.

Ana Belén Gavidia Meneses

RESUMEN El presente trabajo de titulación se realizó en la empresa “Distribuidora López” con el objetivo de evaluar el sistema de control interno enfocado a la gestión de inventarios para mejorar los procesos de compra, almacenamiento y venta de mercadería. Los problemas latentes en la empresa se relacionan con puntos débiles dentro del sistema de control interno, debido a que existe desorden en la recepción y manejo de mercadería; deficiente planificación en el abastecimiento del punto de pedido de mercancías; inexistencia de registro de movimientos internos y falencias en el sistema informático contable, afectando a la eficiencia operacional y provocando costos y pérdidas económicas. El desarrollo de la investigación inició con el levantamiento de información de la empresa a través del uso de herramientas como la observación directa, la entrevista al propietario y encuestas al personal, que aportaron a la realización de narrativas, flujogramas y políticas de cada uno de los procesos del giro del negocio de la entidad. A través de la aplicación de cuestionarios se determinó el nivel de riesgo y el nivel de confianza que la empresa posee, logrando identificar las áreas críticas de las cuales surgen los problemas que aquejan los procesos de la organización. Al identificar los riesgos y falencias de mayor importancia se proporciona recomendaciones a las políticas, documentación y puntos de control, que sirvan como medios de mejora para el sistema de control interno y que ésta pueda corroborar las mejoras a través de indicadores específicos para cada proceso que ha sido intervenido. Palabras claves: Auditoría, control interno, gestión de inventarios, eficiencia operacional, procesos.

vii

ABSTRACT The present titration work was performed in the company "Distribuidora Lรณpez" with the objective of evaluating the internal control system focused on the inventory management to improve the processes of purchase, storage and sale of merchandise. The latent problems in the company are related to weak points within the internal control system, because there is disorder in the reception and handling of merchandise; poor planning in the supply of the merchandise order point; No record of internal movements and failures in the accounting computer system, affecting operational efficiency and causing economic costs and losses. The development of the research began with the gathering of information from the company through the use of tools such as direct observation, interview with the owner and surveys of the staff, which contributed to the realization of narratives, flowcharts and policies of each of the processes of the business of the company. Through the application of questionnaires the level of risk and the level of confidence that the company possesses was determined, being able to identify the critical areas from which arise the problems that afflict the processes of the organization. When identifying the most important risks and shortcomings, recommendations are provided to the policies, documentation and control points, which serve as means of improvement for the internal control system and which can corroborate the improvements through specific indicators for each process that it has been intervened. Keywords: Audit, internal control, inventory management, operational efficiency, processes.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................... 2

2.1.

Antecedentes ............................................................................................ 2

2.2.

Problema de investigación .......................................................................... 4

2.2.1.

Formulación de Preguntas Directrices. .......................................................... 4

2.3.

Justificación de la investigación ................................................................... 5

2.4.

Objetivos de la investigación ....................................................................... 7

2.4.1.

Objetivo general. ....................................................................................... 7

2.4.2.

Objetivos específicos. ................................................................................. 7

MARCO REFERENCIAL .......................................................................... 8

3.1.

Revisión de la literatura .............................................................................. 8

3.1.1.

Auditoría. ................................................................................................. 8

3.1.1.1.

Clases de auditoría. .................................................................................... 8

3.1.2.

Control interno. ......................................................................................... 9

3.1.2.1.

Características del control interno................................................................. 9

3.1.2.2.

Objetivos del control interno. ...................................................................... 9

3.1.2.3.

Clases de control interno. .......................................................................... 10

3.1.2.3.1. Control interno administrativo. .................................................................. 10

ix 3.1.2.3.2. Control interno contable. ........................................................................... 11 3.1.2.4.

Elementos del control interno. ................................................................... 11

3.1.2.5.

Evaluación del control. ............................................................................. 11

3.1.2.5.1. Revisión del sistema. ............................................................................... 12 3.1.2.5.2. Los riesgos de la evaluación. ..................................................................... 12 3.1.2.6.

Limitaciones del control interno. ................................................................ 12

3.1.2.7.

Control Interno COSO II. .......................................................................... 13

3.1.2.8.

Componentes del COSO II. ....................................................................... 13

3.1.2.8.1. Entorno Interno........................................................................................ 13 3.1.2.8.2. Definición de objetivos. ............................................................................ 13 3.1.2.8.3. Identificación de eventos. ......................................................................... 14 3.1.2.8.4. Valoración del riesgo. .............................................................................. 14 3.1.2.8.5. Respuesta al riesgo. ................................................................................. 14 3.1.2.8.6. Actividades de control. ............................................................................. 15 3.1.2.8.7. Información y comunicación. .................................................................... 15 3.1.2.8.8. Monitoreo. ............................................................................................. 15 3.1.2.9.

Control interno en el área de existencias. ..................................................... 16

3.1.3.

Gestión de inventarios. ............................................................................. 16

3.1.3.1.

Principales problemas en la gestión de inventarios. ....................................... 17

x 3.1.3.2.

Indicadores. ............................................................................................ 17

3.1.3.2.1. La efectividad de la gestión del almacén...................................................... 18 3.1.3.3.

Ciclo de Inventarios. ................................................................................. 19

3.1.3.3.1. La función de compras. ............................................................................. 19 3.1.3.3.2. La función de recepción. ........................................................................... 19 3.1.3.3.3. La función de almacenamiento................................................................... 19 3.1.3.3.4. La función de emisión. ............................................................................. 19 3.1.3.3.5. La función de producción. ......................................................................... 20 3.1.3.3.6. La función de embarque ........................................................................... 20 3.1.3.4.

Inventarios. ............................................................................................. 20

3.1.3.4.1. Función de los inventarios. ........................................................................ 21 3.1.3.5.

Gestión de compras y abastecimiento. ......................................................... 22

3.1.3.5.1. Objetivos de compras. .............................................................................. 22 3.1.3.5.2. Modelos de reabastecimiento. .................................................................... 22 3.1.3.6.

Sistemas de inventarios. ............................................................................ 24

3.1.3.6.1. Sistema de inventario permanente. ............................................................. 24 3.1.3.6.2. Sistema de inventario periódico. ................................................................ 24 3.1.3.7.

Control de inventarios. .............................................................................. 25

3.1.3.8.

Sistemas de valoración de inventarios. ........................................................ 26

xi 3.1.3.8.1. Promedio ponderado. ............................................................................... 26 3.1.3.8.2. Primeras en entrar primeras en salir (PEPS). ................................................ 26 3.1.3.8.3. Último precio de compra. ......................................................................... 26 3.1.3.9.

Valor neto realizable. ................................................................................ 27

3.1.3.10. Valor razonable. ....................................................................................... 27 3.1.3.11. Costos de los inventarios. .......................................................................... 27 3.1.3.11.1. Costos de adquisición. .............................................................................. 27 3.1.3.11.2. Costos de transformación. ......................................................................... 28 3.1.3.11.3. Otros costos. ........................................................................................... 28 3.1.3.12. Costos asociados a las existencias. .............................................................. 29 3.1.3.12.1. Costos de almacén. .................................................................................. 29 3.1.3.12.2. Costos de Producción. .............................................................................. 29 3.1.3.12.3. Costos de Ruptura de Stocks. ..................................................................... 29 4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................. 30

4.1.

Enfoque de la investigación ....................................................................... 30

4.2.

Tipo de investigación ............................................................................... 30

4.2.1.

Investigación descriptiva........................................................................... 30

4.2.2.

Investigación de campo. ........................................................................... 30

4.3.

Población / Universo ................................................................................ 30

xii 4.4.

Muestra .................................................................................................. 31

4.5.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ............................................... 31

4.5.1.

Observación. ........................................................................................... 31

4.5.1.1.

Instrumento............................................................................................. 31

4.5.2.

Entrevista. .............................................................................................. 31

4.5.2.1.

Instrumento............................................................................................. 32

4.5.3.

Encuesta. ................................................................................................ 32

4.5.3.1.

Instrumento............................................................................................. 32

4.6.

Técnicas de análisis de datos ..................................................................... 32

RESULTADOS ....................................................................................... 33

5.1.

Discusión y análisis de resultados: conclusiones del marco metodológico ........ 33

5.1.1.

Entrevista a Propietario de la empresa “Distribuidora López”. ........................ 33

5.1.2.

Encuesta realizada a empleados de “Distribuidora López”.............................. 35

5.1.3.

Encuesta realizada a proveedores comerciales de la empresa “Distribuidora López”...………………………………………………………………36

5.1.4.

Encuesta realizada a proveedor del sistema informático contable de la empresa “Distribuidora López”. ............................................................................. 38

5.1.5.

Análisis de resultados. .............................................................................. 39

5.2.

Propuesta de intervención (si el proyecto lo amerita) ..................................... 40

5.2.1.

Conocer los procedimientos que aplica la empresa para el control de los inventarios.

............................................................................................................. 41

xiii 5.2.1.1.

Programa de planificación. ........................................................................ 41

5.2.2.

Identificar las áreas críticas actuales que tiene la empresa en la gestión de inventarios. ............................................................................................. 54

5.2.3.

Informar respecto a los hallazgos encontrados. ............................................. 83

5.2.4.

Determinar el impacto de la implementación de las recomendaciones en la gestión de inventarios. ......................................................................................... 87

5.2.4.1.

Organigrama y requerimientos para cada puesto de trabajo propuesto para el área de gestión de inventarios de la empresa “Distribuidora López”. ...................... 87

5.2.4.1.1. Perfil propuesto para las áreas que intervienen dentro del ciclo de inventarios. .. 88 5.2.4.2.

Establecer de manera formal los objetivos estratégicos y elaborar indicadores de eficiencia operacional que indiquen el logro de los mismos. ........................... 88

5.2.4.3.

Elaborar documentación necesaria para el registro de movimientos internos de la mercadería. ............................................................................................. 89

5.2.4.4.

Diseñar documentación formal sobre cláusulas de devolución de compras a proveedores. ........................................................................................... 89

5.2.4.5.

Establecer un modelo adecuado de rotación del inventario. ............................ 89

5.2.4.6.

Diseñar políticas de organización del espacio físico en bodega implementando técnicas de almacenamiento eficientes. ....................................................... 90

5.2.4.7.

Proponer políticas y procedimientos al ciclo de inventarios. ........................... 90

5.2.4.7.1. Políticas de compras propuestas para la empresa “Distribuidora López”. .......... 90 5.2.4.7.2. Procedimientos

de compra propuestos

para

la empresa “Distribuidora

López”…………………………………………………………………………..90 5.2.4.7.3. Flujograma propuesto para el proceso de compra de “Distribuidora López”. ..... 91

xiv 5.2.4.7.4. Políticas propuestas para el almacenamiento de mercadería en la empresa “Distribuidora López”. ............................................................................. 92 5.2.4.7.5. Procedimientos propuestos para el proceso de almacenamiento de la empresa “Distribuidora López”. ............................................................................. 92 5.2.4.7.6. Flujograma propuesto para el proceso de almacenamiento en la empresa “Distribuidora López”. ............................................................................. 92 5.2.4.7.7. Políticas propuestas para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”…..……………………………………………………………..93 5.2.4.7.8. Procedimientos propuestos para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”. .................................................................................................. 94 5.2.4.7.9. Flujograma propuesto para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”.………………………………………………………………..94 5.2.4.8.

Ficha de seguimiento en la investigación de las diferencias existentes en los saldos de los inventarios luego de la toma física. .................................................... 96

5.2.4.9.

Modelo de ficha donde se registre la ubicación del almacenamiento de la mercadería. ............................................................................................. 96

5.3.

Conclusiones .......................................................................................... 97

5.4.

Recomendaciones .................................................................................... 98

LISTA DE REFERENCIAS...................................................................................... 99 GLOSARIO ......................................................................................................... 101 ANEXOS……………………………………………………………………….102

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1

Determinación de la Población .................................................................. 31

Tabla 2

Tabulación de la encuesta a empleados de “Distribuidora López”. ................... 35

Tabla 3

Tabulación de la encuesta realizada a proveedores comerciales de la empresa "Distribuidora López" .............................................................................. 36

Tabla 4

Tabulación de la encuesta realizada a proveedor del sistema informático de la empresa "Distribuidora López" .................................................................. 38

xvi

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.

Clases de la auditoría. .............................................................................. 8

Figura 2.

Elementos del control interno. ................................................................. 11

Figura 3.

Principales problemas en la gestión de inventarios. .................................... 17

Figura 4.

Programa de auditoría. ............................................................................ 41

Figura 5.

Programa de ejecución de auditoría. ......................................................... 55

Figura 6.

Organigrama propuesto para Distribuidora López. ...................................... 87

Figura 7.

Indicadores de eficiencia operacional. ....................................................... 88

Figura 8.

Políticas propuestas para el proceso de compras de la empresa "Distribuidora López" ................................................................................................. 90

Figura 9.

Flujograma propuesto para el proceso de compra de "Distribuidora López". ... 91

Figura 10. Políticas propuestas para el proceso de almacenamiento en la empresa "Distribuidora López”. ........................................................................... 92 Figura 11. Flujograma propuesto para el proceso de almacenamiento en la empresa "Distribuidora López". ........................................................................... 93 Figura 12. Políticas propuestas para el proceso de ventas de la empresa "Distribuidora López".

........................................................................................................... 94 Figura 13. Flujograma propuesto para el proceso de ventas de la empresa "Distribuidora López” ................................................................................................. 95

xvii

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1.

Carta de convenio emitida por la Pontificia Universidad Católica del Ecuador a Distribuidora López ...................................................................... 102

Anexo 2.

Registro Único del Contribuyente ..................................................... 103

Anexo 3.

Formato de entrevista a Propietario de “Distribuidora López” ............... 104

Anexo 4.

Formato de encuesta a empleados de la empresa “Distribuidora López”. . 105

Anexo 5.

Formato de encuesta a proveedores comerciales de la empresa “Distribuidora López”. ......................................................................................... 106

Anexo 6.

Formato de encuesta a proveedor del sistema informático contable de la empresa “Distribuidora López” ...................................................................... 107

Anexo 7.

Carta de gerencia ............................................................................ 108

Anexo 8.

Describir los funcionarios de cada una de las áreas de trabajo de la empresa.

.................................................................................................... 110 Anexo 9:

Principales proveedores de la empresa. .............................................. 111

Anexo 10.

Revisión de cumplimiento del proceso de entradas de mercaderías ......... 112

Anexo 11.

Devoluciones de compras del mes de noviembre de 2016. .................... 114

Anexo 12.

Verificación del cumplimiento del sistema de salidas de “Distribuidora López”

.................................................................................................... 115 Anexo 12.1.

Verificación del cumplimiento del sistema de salidas de “Distribuidora López”

.................................................................................................... 116 Anexo 13.

Kárdex del mes de Noviembre de 2016 de la empresa “Distribuidora López”

.................................................................................................... 117

xviii Anexo 14.

Kárdex del mes de Noviembre de 2016 obtenido por el auditor ............. 118

Anexo 15.

Muestra de la toma física del inventario de Junio del 2016 .................... 119

Anexo 16.

Listado de productos obsoletos de la empresa. .................................... 120

Anexo 17.

Perfiles propuestos para las áreas que intervienen en el ciclo de inventarios

.................................................................................................... 121 Anexo 18.

Documentación necesaria para el registro de movimientos internos de la mercadería. .................................................................................... 122

Anexo 19.

Documento sobre cláusulas de devolución a proveedores. ..................... 123

Anexo 20.

Modelo de reaprovisionamiento propuesto. ........................................ 123

Anexo 21.

Políticas de organización del espacio físico en bodega implementando técnicas de almacenamiento eficientes. .......................................................... 124

Anexo 22.

Políticas de compras propuestas para la empresa “Distribuidora López” . 125

Anexo 23.

Procedimientos de compras propuestos para la empresa “Distribuidora López”

.................................................................................................... 126 Anexo 24.

Políticas propuestas para el almacenamiento de mercadería en la empresa “Distribuidora López” ..................................................................... 127

Anexo 25.

Procedimientos propuestos para el proceso de almacenamiento de la empresa “Distribuidora López” ..................................................................... 128

Anexo 26.

Políticas propuestas para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López” .......................................................................................... 129

Anexo 27.

Procedimientos propuestos para el proceso de ventas de “Distribuidora López”

.................................................................................................... 130 Anexo 28.

Ficha de seguimiento en la investigación de las diferencias existentes en los

xix saldos de los inventarios luego de la toma física. ................................. 131 Anexo 29.

Informe de investigación de diferencias en inventarios después de toma física.

.................................................................................................... 131 Anexo 30.

Modelo de ficha donde se registre la ubicación del almacenamiento de la mercadería. .................................................................................... 132

Anexo 31.

Índice de marcas ............................................................................ 132

1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación tuvo como objetivo elaborar propuestas de mejora en el control interno de la gestión de inventarios en la empresa “Distribuidora López”, dedicada a la compras y venta al por mayor de productos ferreteros en la ciudad de Santo Domingo. El control interno en las empresas es una herramienta imprescindible que otorga seguridad razonable relacionada con el logro de los objetivos en términos de eficacia y eficiencia en los procesos, así como fiabilidad en la información y prevención de errores e irregularidades. Esta investigación tuvo como objetivo principal establecer políticas, procedimientos, normas, documentos y reportes que generaron un aporte a la mejora de los procesos de la empresa “Distribuidora López”, los mismos que fueron la base para la evaluación del sistema de control interno. La elaboración de este trabajo de titulación engloba los siguientes apartados: 

El cuerpo del documento consta del planteamiento del problema, donde se describieron los antecedentes de la empresa, la delimitación del problema, la justificación del tema y los objetivos que se consiguieron.



Posteriormente dentro del trabajo de titulación se encuentra el marco referencial donde se establecieron las bases teóricas y se detalló la revisión literaria que consistió en puntualizar las variables que comprenden el proceso de investigación.



En el marco metodológico se establecieron los instrumentos y herramientas que fueron aplicados en la recolección de datos necesarios para alinear el desarrollo de la investigación.



La elaboración de la propuesta fue realizada en base al Cuestionario COSO ERM, que permitió obtener información necesaria para establecer el nivel de riesgo y el nivel de confianza de los procesos, datos con los que se procedió a realizar la respectiva matriz de recomendaciones. Seguidamente se propuso controles, políticas y mejoras enfocadas a la corrección y perfeccionamiento de la gestión de inventarios de la empresa.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes Las empresas en la ciudad de Santo Domingo han crecido aceleradamente, ya que el 25% de la población económicamente activa se dedica a actividades de comercio al por mayor y menor (INEC, 2010), por lo que las empresas deben esforzarse y mejorar sus procesos para atraer más clientes y conseguir su fidelidad. La estabilidad y el desarrollo de las empresas dependen fundamentalmente de la capacidad de satisfacer a los clientes con la mayor eficiencia y confiabilidad. Las empresas de hoy deben lograr trabajar con mínimos inventarios […], pues tienen la necesidad de ser productivas para poder resistir y prosperar en el mercado actual. (González, Garza, & Trujillo, 2013)

La gestión de inventarios, en las empresas dedicadas a la venta de artículos ferreteros, siempre será su eslabón más débil en una empresa; esto lo afirma (Toro & Bastidas, 2011) “…la gestión de inventarios se ha convertido en un elemento estratégico clave, que determina el éxito o fracaso de objetivos importantes…” (p. 85). El presente tema de disertación de grado es inédito, no presenta antecedentes en el centro de investigación PUCE – SD; sin embargo, se han encontrado diversos temas vinculados al tema de investigación en otros centros de estudios, mismos que se describen a continuación: Fárez, D., & Aguirre, J. (2013). “Plan estratégico en Distribuidora López en el año 2014” (Disertación de grado). PUCE-SD, Santo Domingo de los Tsáchilas. La metodología utilizada en esta investigación es un método deductivo y analítico. En el diagnóstico situacional se detecta su principal potencialidad de liquidez para cubrir sus obligaciones. Entre las mejoras implementadas se redefinió la misión y la visión, así como se planteó una nueva estructura organizacional. Además, se plantearon herramientas para la evaluación del cumplimiento de los objetivos. Garófalo, M. (2014). “Sistema COSO y gestión de inventarios en la empresa Corporación López Villagómez CIA. LTDA. de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas” (Tesis de grado). Universidad Autónoma de los Andes (UNIANDES), Santo Domingo de los Tsáchilas. Misma que como primer paso detecta las debilidades que aquejan a la empresa actualmente a través de métodos, técnicas e instrumentos para posteriormente

3 establecer un modelo de control interno basado en los componentes del Cuestionario COSO que regules el ciclo del inventario dentro de la organización. Cedeño, Y., & Ojeda, L. (2016). “Evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en la empresa Lujocar en Santo Domingo, año 2016” (Tesis de grado). PUCE – SD. Esta investigación parte con el levantamiento de información por medio de técnicas e instrumentos de recogida de datos, para posteriormente aplicar un cuestionario de control interno al personal involucrado en el área en cuestión para determinar el nivel de confianza de los procesos y detectar las áreas críticas. Finalmente se realizó una propuesta para mejorar los procesos de la empresa. López, N. (2010). “Diseño de un sistema de Control Interno en inventarios en la Ferretería Lozada” (Tesis de grado). Universidad Tecnológica Equinoccial (UTE), Santo Domingo de los Tsáchilas. Dentro de esta disertación se describió la situación actual de la empresa y se realizó un estudio de mercado analizando a clientes internos y externos descubriendo eficientemente cuáles eran las deficiencias que afectaban a los procesos de la empresa. Posteriormente se describieron estrategias, misión, visión, políticas y procedimientos para solucionar las falencias de la empresa, mismas que serían entregadas al gerente de la empresa para su aplicación. Martínez,C., & Paredes, E. (2016). “Evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios en la fundación SALUDESA en Santo Domingo, año 2016” (Tesis de grado). PUCE-SD. Utilizaron un enfoque mixto como metodología de la investigación, con un diseño no experimental y tipos de investigación descriptivo, exploratorio y explicativo. Se determinaron las áreas críticas por medio de técnicas de recolección de datos, mismas que fueron corroboradas con cuestionarios aplicados al personal involucrado para posteriormente proponer una serie de procesos, políticas y funciones para contrarrestar las deficiencias. La empresa Distribuidora López se dedica a la compra y venta de productos ferreteros al por mayor en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas. El señor José López Meneses, propietario de la empresa, decidió comenzar este negocio en el año 1997 con un pequeño local ubicado en la Av. Quevedo Km. 1 posteriormente lograron expandirse y situarse en sus actuales instalaciones. Distribuidora López cubre las necesidades de productos ferreteros en la ciudad de Santo Domingo, Los Ríos, Esmeraldas, San Lorenzo, Manabí, El Carmen, Riobamba, Latacunga, Ambato, Quevedo.

4 La empresa Distribuidora López actualmente se enfrenta a los siguientes problemas: 

Desorden en la recepción y manejo de mercaderías ocasionando que se recepten productos en malas condiciones, así como recepción inadecuada de artículos y cantidades no correspondientes al pedido inflando los activos de la empresa



Deficiente planificación en el abastecimiento del punto de pedido de mercaderías lo que provoca un quiebre de stock o a su vez desconocimiento de las cantidades y productos que se requieren adquirir en un momento determinado.



Inexistencia de registro de movimientos internos, lo que ocasiona que los saldos que reflejan los sistemas sean ficticios generando demora en el tiempo de despacho de la mercadería.



Falencias del sistema informático contable provocando que exista un retraso en la actualización de los saldos de los inventarios y desconocimiento de los vendedores al momento de realizar las ventas. Todos estos problemas ocasionan que la empresa tenga un deficiente control de sus

inventarios; produciendo conflictos internos y molestias para los clientes; lo que conlleva a la pérdida de ventas para la empresa. En tal sentido, se ha visto la necesidad de evaluar el sistema de control interno de la Distribuidora López, en el periodo 2016, con la finalidad de identificar las áreas críticas y así poder mejorar la gestión de inventarios.

2.2. Problema de investigación ¿De qué manera la evaluación del sistema de control interno coadyuvará a mejorar la gestión de inventarios de Distribuidora López en el periodo 2016? 2.2.1. Formulación de Preguntas Directrices. 

¿De qué manera se puede levantar la información de los procesos de la gestión de inventarios?



¿A través de qué instrumentos se pueden identificar las áreas críticas actuales de la empresa?



¿Cómo se puede informar los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control interno?

5 

¿Qué impacto tendrá la empresa con la aplicación de las recomendaciones establecidas en la gestión de inventarios? Este tema de disertación de grado se considera importante a nivel macro debido a que,

en un mundo globalizado, como el actual, solo aquellas empresas que se encuentren a la vanguardia de cambios tecnológicos y la evolución de los negocios lograrán continuar su lucha en el mercado. En las organizaciones que se dedican a la compra y venta de productos, la gestión de inventarios es el punto que determina el éxito o fracaso de la misma. Las empresas que logran una eficiencia operacional, a través de esta gestión, pueden lograr una inserción a nivel internacional y liderar los mercados. A nivel meso, referente a Ecuador, se considera de relevancia debido a que más del 46, 53% de la población ecuatoriana (INEC, 2010) se dedica a actividades de comercio, estás empresas deben luchar por sobresalir entre un sinnúmero de marcas mundialmente reconocidas, para ello estás organizaciones deben generar una buena reputación, confianza en el cliente y maximizar sus utilidades mediante la buena organización de sus inventarios. Esto sería posible con la aplicación de un sistema de control interno en las empresas ferreteras que además brindará beneficios como información confiable, eficiencia operacional y se cumplirá con las leyes establecidas. En cuanto al nivel micro, referente a Santo Domingo, posee relevancia debido al crecimiento en el comercio que se ha generado en la provincia en los últimos años, siendo así que el 25% de la población se dedica a estas actividades. Distribuidora López con determinación ha obtenido colocarse como uno de los líderes a nivel provincial dentro del área ferretera, suministrando productos a pequeñas empresas de la provincia y sus alrededores. Mientras que de a poco los empresarios van comprendiendo la importancia de manejar un sistema de control interno formal, dejando de lado empirismos que delimitan el crecimiento y así logrando explotar mayormente las utilidades económicas.

2.3. Justificación de la investigación El objetivo del Plan Nacional del Buen Vivir, con el que se enlaza el presente trabajo de titulación es el objetivo 10.5, el cual se centra en impulsar la economía popular y solidaria a través de la transformación de la matriz productiva, ya que, mediante sus políticas busca reforzar la economía popular y solidaria y de las micro y medianas empresas en la estructura

6 productiva nacional aportando al fortalecimiento y desarrollo de las empresas comercializadoras de productos para propender el equilibrio y la relación dinámica entre la sociedad, el gobierno y el mercado que puedan garantizar buenas condiciones de vida (SENPLADES, 2014). De la misma manera este trabajo de titulación se encuentra vinculado con el Plan de Desarrollo Cantonal – Provincial de Santo Domingo 2030, documento PDOT, cuyo enfoque se basa en el eje estratégico 3 de la zona 4 que promueve el cambio de la matriz productiva (Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo de los Tsáchilas, 2015); debido a que este trabajo de titulación aportará con mejoras a los procesos de la gestión de inventarios en la Distribuidora López, generando trabajo y progreso para la sociedad, beneficiando al desarrollo de la matriz productiva y al crecimiento económico. Mediante la realización de este trabajo de titulación se podrán presentar conclusiones y recomendaciones acerca del control interno de la gestión de inventarios; los medios para obtener información serán una serie de técnicas, métodos y procedimientos; información que, posteriormente será analizada e interpretada para evaluar los criterios del manejo de la gestión de inventarios por parte de los sujetos involucrados, como son: el propietario, proveedores, clientes y trabajadores. Distribuidora López es una empresa pionera en la distribución de productos ferreteros en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, así como sus zonas aledañas y en otras provincias también. La variedad y calidad de sus artículos y sus precios cómodos le han hecho acreedor de prestigio y confianza con sus clientes. Es importante destacar que los procesos de control interno en el área de inventarios no se encuentran bien definidos, además de poseer una serie de deficiencias, lo cual ha afectado de manera significativa en la realización de las actividades relacionadas en el giro del negocio. La mejora de la gestión de inventarios de Distribuidora López permitirá al propietario contar con información confiable que le permita tomar decisiones acertadas para prevenir y corregir aquellas debilidades y problemas encontrados; obteniendo como resultados una mejora en los procesos en el área de inventarios de la empresa, evitando pérdidas económicas y de recursos, maximizando la rentabilidad, utilización de los recursos y manteniendo la buena reputación de la empresa ante sus clientes.

7 Este estudio es factible, debido a que el propietario de la empresa se encuentra dispuesto a brindar todo el apoyo y la información necesaria para la elaboración del mismo, con el objetivo de obtener resultados que permitan contrarrestar las debilidades que posee actualmente la empresa y emitir opciones de mejora a las políticas y procedimientos aplicados específicamente a la gestión de inventarios. Este trabajo de titulación evalúa los procesos de control interno de la empresa y se diseñan mejoras a los procesos que permitan maximizar el control de los inventarios, así como se establece una serie de registros y reportes que contribuyan al logro de eficiencia en la gestión de inventarios en Distribuidora López, lo que generará mayores utilidades para la empresa, mejores relaciones con los proveedores, un mejor sistema de control interno de inventarios y fidelidad del cliente. El presente trabajo de titulación elaborado previo a la obtención del título de tercer nivel de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA; en el cual se ponen a prueba los conocimientos adquiridos a nivel académico en un ambiente práctico buscando soluciones a las debilidades de una empresa determinada, además otorgando un importante aporte a futuras promociones integrantes de la escuela de Ciencias Administrativas y Contables.

2.4. Objetivos de la investigación 2.4.1. Objetivo general. Evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de Distribuidora López, en el periodo 2016. 2.4.2. Objetivos específicos. 

Conocer los procedimientos que aplica la empresa para el control de los inventarios.



Identificar las áreas críticas actuales que tiene la empresa en la gestión de inventarios.



Informar respecto a los hallazgos encontrados.



Determinar el impacto de la implementación de las recomendaciones en la gestión de inventarios.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Revisión de la literatura 3.1.1. Auditoría. La auditoría tiene un rol muy importante dentro de una empresa ya que refleja su imagen contable, permite demostrar el uso eficiente de sus recursos y hacer frente a las regulaciones legales. Según (Sevilla, 2012, p. 5) la auditoría es: “…un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría”. La auditoría es el examen integral sobre la estructura, las transacciones y el desempeño de una entidad económica, para contribuir a la oportuna prevención de riesgos, la productividad en la utilización de los recursos y el acatamiento permanente de los mecanismos de control implantados por la administración. (Sánchez G. , 2013, p. 2)

La auditoría es el examen integral, independiente y documentado sobre el desempeño de una empresa para obtener evidencias de auditoría, evaluar y contribuir a la oportuna prevención de riesgos, maximizando la utilización de recursos en la producción. 3.1.1.1. Clases de auditoría. El funcionamiento de la auditoría se basa en la contabilidad, pero sus objetivos son mucho más amplios ya que el auditor al final de su trabajo debe emitir una opinión acerca de la funcionalidad de la empresa, evaluar sus metas y objetivos, examinar su gestión e involucrados, realizar un posterior seguimiento de las recomendaciones expuestas. La auditoría se clasifica de distintas formas, todo depende del criterio del autor, para este trabajo de titulación se ha considerado el juicio del escritor (De la Peña, 2011, p. 5): a)

Según la naturaleza del profesional

a)Auditoría externa b)Auditoría interna c)Auditoría gubernativa b) Según la clase de objetivos perseguidos a)Auditoría financiera o contable b)Auditoría operativa c) Según la amplitud del trabajo y el alcance de los a)Auditoría completa o convencional procedimientos aplicados b)Auditoría parcial o limitada d) Según su obligatoriedad a)Auditoría obligatoria b)Auditoría voluntaria e) Según la técnica utilizada a)Auditoría por comprobantes b)Auditoría por controles Figura 1. Clases de la auditoría. Adaptado de “Auditoría un enfoque práctico” por De la Peña, 2011, p. 5.

9 3.1.2. Control interno. “El control interno se puede definir como el conjunto de normas, métodos, procedimientos, manuales y políticas coordinadas, que efectúa la más alta dirección de gobierno corporativo, encaminado a proporcionar seguridad razonable, para el logro de los objetivos.” (Montaño, 2013, p. 55) Los autores Gómez, Blanco, & Conde (2013, p. 57), el control interno es el: Proceso integrado de las operaciones efectuadas por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: confiabilidad de la información; eficiencia y eficacia de las operaciones; cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas; control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. Se puede definir al Control interno como el conjunto de técnicas, métodos, normas, procedimientos y políticas dadas por la alta dirección de la empresa, para brindar un grado de seguridad razonable, asegurar los activos y dar fe de que los registros contables son fiables, con el fin de contribuir al logro y cumplimiento de los objetivos empresariales propuestos. 3.1.2.1. Características del control interno. Según Estupiñán (2012, p. 26), enfatiza las siguientes características: 

Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la función de administración y dirección, no adyacentes a éstos.



Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo.



Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a través de sus acciones y palabras.



Proporciona una seguridad razonable, de la que se lograrán los objetivos definidos.

3.1.2.2. Objetivos del control interno. Los objetivos del control interno son establecidos como respuesta para disminuir los riesgos identificados, con el fin de alcanzar los propósitos determinados.

10 Según Estupiñán (2012, p. 19), los objetivos básicos son: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.



Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.



Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.



Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

3.1.2.3. Clases de control interno. El control interno brinda un nivel de seguridad razonable que asegura los recursos y promueve la consecución de los objetivos y metas empresariales, por ello generalmente está relacionado con la seguridad y protección de sus activos. Para determinar cuáles son las clases de control interno existente se escogió lo descrito por el autor (Estupiñán , 2012, pp. 7-8), por estar de acuerdo en que solo existe un sistema de control interno que es el administrativo y como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información surge el control contable. 3.1.2.3.1. Control interno administrativo. Este tipo de control interno se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad, así como con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. “Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro de objetivos” (Estupiñán , 2012, p. 7). Los objetivos administrativos son: 

Mantenerse informado de la situación de la empresa



Coordinar sus funciones



Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos



Mantener una ejecutoria eficiente



Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.

11 3.1.2.3.2. Control interno contable. Es consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, un instrumento del control interno contable cuenta con los siguientes objetivos, de acuerdo a lo establecido por el autor (Estupiñán , 2012, pp. 7 - 8) son: 

Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.



Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.



Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización administrativa.

3.1.2.4. Elementos del control interno. Según Estupiñán (2012, pp. 19-20), los elementos del control interno son: Organización Sistemas y procedimientos  Dirección  Manuales de procedimientos  Asignación de responsabilidades  Sistemas  Segregación de deberes  Formas  Coordinación  Informes Personal Supervisión  Selección  Interna  Capacitación  Externa  Eficiencia  Autocontrol  Moralidad  Retribución Figura 2. Elementos del control interno. Adaptado de “Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales” por Estupiñán, 2012, p. 19-20.

3.1.2.5. Evaluación del control. Al realizar la evaluación de control interno el auditor obtiene información que sirve de fundamento para detectar cualquier tipo de riesgo e irregularidad, estas anomalías deben ser analizadas bajo medidas de importancia material para poder ser comunicadas al cliente, además presentar conclusiones y recomendaciones dadas por el auditor para mejorar el proceso.

12 La revisión del control interno por parte del auditor le ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría para formular su opinión sobre la razonabilidad de los saldos finales. La revisión que haga el auditor y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con los objetivos de la evaluación del sistema. (Estupiñán, 2012, p. 157) 3.1.2.5.1. Revisión del sistema. La revisión del sistema comprende el proceso en que el auditor obtiene información proveniente de la entidad, la cual, se obtiene a través de entrevistas con los usuarios del proceso y que será documentada en manuales de procedimientos, descripción de puestos laborales, flujogramas y cuadros de decisión de acuerdo al favoritismo del auditor. “Es principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y de los procedimientos prescritos y pretende servir como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema”. (Estupiñán, 2012, p. 158) 3.1.2.5.2. Los riesgos de la evaluación. Los auditores están propensos a correr riesgos al momento de realizar la evaluación de control interno, éstos confían en su experticia al momento de realizar las pruebas convenientes para los procedimientos en estudio y en la confiabilidad de la información recaudada. “Los riesgos están constituidos por aquellos errores de importancia que ocurren en el proceso contable, del cual se obtienen los saldos de las cuentas. Otro riesgo es que cualquier error de importancia que pueda existir, sea o no detectado por el contador público”. (Estupiñán, 2012, p. 159) 3.1.2.6. Limitaciones del control interno. El control interno no es un método infalible, por lo cual no proporciona una garantía absoluta acerca de la consecución de algún objetivo, ya que los sistemas de control en muchas ocasiones no funcionan como se espera que funcionen. Es así que el control interno solo proporciona una seguridad razonable, no absoluta, sobre la obtención de los resultados esperados de los objetivos.

13 …El control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al control. Tales limitaciones tienen que ver con fallas humanas, debido a juicios e interpretaciones erróneas, ignorancia y desconocimiento, actos intencionados contra la empresa, colusión de dos o más miembros y omisión intencionada de la gerencia, entre otros. (Estupiñán , 2012, p. 68)

3.1.2.7. Control Interno COSO II. Las organizaciones están siendo continuamente conducidas hacia la aplicación de estándares más elevados de Control Interno, Administración y Gestión de Riesgo. El fin de este modelo de control interno es brindar a las empresas un sistema efectivo para identificar, evaluar y manejar los riesgos asociados a sus actividades. Además, permite una adecuada administración del riesgo, la definición del apetito de riesgo, y por ende el cumplimiento de metas y objetivos. Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riegos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad. (Estupiñán , 2012, p. 66) 3.1.2.8. Componentes del COSO II. 3.1.2.8.1. Entorno Interno. El ambiente interno es el primer componente del COSO II y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan. “Es el fundamento de todos los otros componentes del COSO II, creando disciplina y organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riegos”. (Estupiñán , 2012, p. 68) 3.1.2.8.2. Definición de objetivos. La definición o establecimiento de objetivos permite que la empresa tenga una meta clara que se alineen y sustenten con su visión y misión, pero siempre teniendo en cuenta que cada decisión con lleva un riesgo que debe ser previsto por la empresa. Es importante para que

14 la empresa prevenga los riesgos, tenga una identificación de los eventos, una evaluación del riesgo y una clara respuesta a los riesgos en la empresa. …se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes internos y externos, como la de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables de sus procedimientos internos terminados. (Estupiñán , 2012, p. 68)

3.1.2.8.3. Identificación de eventos. La identificación de eventos o riesgos es el tercer componente del modelo COSO II y pretende identificar los eventos que puedan afectan los objetivos de la organización, aunque estos sean positivos, negativos o ambos, para que la empresa los pueda enfrentar y proveer de la mejor forma posible. …Comprende una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados y futuros. Las técnicas que se centran en las planeaciones consideran asuntos como cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores […] los eventos tienen un impacto negativo, positivo o ambos, representando los primeros riesgos inmediatos, medianos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del E.R.M. (Estupiñán , 2012, p. 69)

3.1.2.8.4. Valoración del riesgo. Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia). “Le permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden afectar el logro de los objetivos. La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidad […] e impacto […], con base en datos pasados internos y externos”. (Estupiñán , 2012, p. 69) 3.1.2.8.5. Respuesta al riesgo. Una vez evaluado el riesgo la gerencia identifica y evalúa posibles acciones que minimicen el riesgo en relación a las necesidades de la empresa y considera su efecto en la probabilidad y el impacto. Las respuestas al riesgo pueden ser: evitarlo, reducirlo, compartirlo y aceptarlo; todo dependerá de las capacidades que posea la empresa. Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su

15 beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. (Estupiñán , 2012, p. 70) 3.1.2.8.6. Actividades de control. Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que aseguran que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Y también brindan ayuda para que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Se clasifican en controles generales y de aplicación. (Estupiñán , 2012, p. 70) 3.1.2.8.7. Información y comunicación. La información es necesaria en todos los niveles de la organización para hacer frente a los riesgos identificando, evaluando y dando respuesta a los riesgos. La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por toda la organización en todos los sentidos. Debe existir una buena comunicación con los grupos relacionados de la empresa, como son: clientes, proveedores, reguladores y accionistas. Identifica, captura y comunica la información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad. En todos los niveles, se requiere información para identificar, valorar y responder a los riesgos, así como para operar y lograr los objetivos. (Estupiñán , 2012, p. 70) 3.1.2.8.8. Monitoreo. Este componente se utiliza para monitorear que el proceso de administración de los riesgos sea efectivo a lo largo del tiempo y que todos los componentes del marco ERM funcionen adecuadamente Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.

16 Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de monitoreo o a través de evaluaciones separadas, los dos aseguran que la administración de riesgos continúa aplicándose en todos los niveles y a través de una evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficiencia del diseño y operación de la estructura del control interno, para lograr una adecuada identificación de riesgo, de acuerdo a lo planificado, modificando los procedimientos cuando se requiera. (Estupiñán , 2012, p. 70) 3.1.2.9. Control interno en el área de existencias. Según los autores Alvarado & Sánchez (2014), refieren que en muchas ocasiones las empresas que poseen gran variedad de artículos no pueden mantener en control sus existencias es por ello que el objetivo primordial de la auditoría de esta área es determinar si los bienes existen, si los saldos de las cuentas son legítimos y razonables, si están debidamente clasificados y valorados y si corresponden a bienes cuyo coste será recuperado con las actividades propias del giro del negocio, así como obtener una seguridad razonable de que el personal de la empresa sigue correctamente las instrucciones establecidas para el desarrollo del inventario físico y se cumplen todas las normas y controles al efecto. Control interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección. “La evaluación del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del área de existencias”. (p. 254) 3.1.3. Gestión de inventarios. En cuanto a la conceptualización de la gestión de inventarios se puede expresar lo siguiente: La gestión de stock está relacionada con las actividades de entrada y salida de elementos que se desarrollan en la parte del almacén de la entidad, la cual se centra en determinar la cantidad que debe existir en bodega para no caer en una ruptura del proceso.

17 “Es una función destinada a optimizar todo el conjunto de elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la empresa”. (Mallo & Jiménez, 2014, p. 236) Es el proceso de asegurar la disponibilidad de productos a través de la administración de los inventarios de las diversas empresas que componen una cadena de suministro y provee información a los responsables en la organización por las decisiones estratégicas, tácticas y operacionales para sustentar las decisiones de inventario. (López & Gómez, 2013, p. 108)

3.1.3.1. Principales problemas en la gestión de inventarios. Los inventarios son parte fundamental dentro del curso normal de la operación de una organización y la gestión de inventarios es muy importante dentro de una empresa pues de ella depende el control de los movimientos del mismo dentro de la empresa, por la cual es necesaria la implementación de una gestión eficiente para contrarrestar los problemas que pueden afectar a los inventarios y más aún en empresas que poseen una gran cantidad de artículos, el autor (Suárez, 2012, p. 56) describe cuales son los principales problemas en la gestión de inventarios de acuerdo a los diferentes ámbitos que se presentan: Principales problemas en la gestión de inventarios a) Error en las previsiones. b) Variabilidad de los plazos de recepción de los productos de proveedores, fabricación, etc. c) Cambios de la demanda: Nivel de incertidumbre d) Estabilidad y tendencia e) Pedidos especiales f) Cambios en las condiciones de mercado a) Falta de comunicación comercial – gestión de stocks. b) Falta de comunicación producción – compras. c) Tratamiento de pedidos. Ineficiencia administrativa d) Error en la definición del nivel de servicio. e) Falta de selección de productos catálogo y especiales. f) Errores de imputación de costos. Tiempos de espera entre a) Fallos de programación procesos b) Fallos de calidad a) Disposición de planta Exceso de movimientos b) Almacenes saturados Figura 3. Principales problemas en la gestión de inventarios. Adaptado de “Gestión de inventarios” por Suárez, M, 2012, p. 56.

3.1.3.2. Indicadores. Los indicadores de gestión representan gran importancia al momento de llevar con eficacia y eficiencia los procesos de producción o logísticos de las organizaciones, los indicadores facilitan el control y autocontrol, la toma de decisiones, en la medida que sea posible relacionarlos con los factores de cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad; estos indicadores son:

18 3.1.3.2.1. La efectividad de la gestiĂłn del almacĂŠn. ď&#x201A;ˇ

Ă?ndice de rotaciĂłn: Una rotaciĂłn baja puede dar indicios de que los inventarios de la organizaciĂłn son demasiado grandes, lo que denotarĂa uso no adecuado o ineficiente de activos, mientras que una rotaciĂłn alta demuestra que los productos se venden de manera rĂĄpida y que el costo de almacenaje es bajo, es por ello que el Ăndice de rotaciĂłn â&#x20AC;&#x153;Mide la frecuencia de salida de las existencias almacenadasâ&#x20AC;? (Valdemoro, 2012, p. 62), la fĂłrmula para calcular este indicador es:

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; = ď&#x201A;ˇ

đ??śđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018; đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2020;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2DC; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;

Ă?ndice de rotura de stock: La rotura de stock o quiebre de stock se produce cuando la empresa no cuenta cierto tipo de artĂculo o artĂculos para realizar la venta, esto se puede producir porque el departamento de compras no se tiene un plan para realizar sus pedidos y no se percatĂł de los niveles de stock de dicho artĂculo, por retraso del proveedor o porque existe escasez de productos. â&#x20AC;&#x153;El coste mĂĄs importante en este caso serĂa que cliente se pasase a la competencia, con la consiguiente pĂŠrdida de ventas futuras y de imagen de la empresaâ&#x20AC;? (Susana, 2012, p. 64), ademĂĄs la autora citada anteriormente, expone la fĂłrmula a utilizarse para calcular el Ăndice:

Ăđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; = ď&#x201A;ˇ

Pedidos no entregados â&#x2C6;&#x2014; 100 Pedidos totales

Ă?ndice de regularizaciĂłn: Generalmente en las empresas suelen existir inconsistencias en cuanto al inventario en libros y al inventario fĂsico, esto sucede por errores al registrar y contabilizar las salidas de la mercaderĂa. â&#x20AC;&#x153;El Ăndice de regularizaciĂłn es el que nos muestra las diferencias de inventario por una asignaciĂłn errĂłnea de las cantidades a las que se ha dado salidaâ&#x20AC;? (Susana , 2012, p. 64), la fĂłrmula para calcular el Ăndice se describe a continuaciĂłn:

đ??&#x2C6;đ??&#x2018; =

(Stock teĂłrico â&#x2C6;&#x2019; stock real) â&#x2C6;&#x2014; 100 Consumo de pedido

19 3.1.3.3. Ciclo de Inventarios. 3.1.3.3.1. La función de compras. Un buen control interno de compras requiere una estructura organizacional que delegue a un departamento independiente de la compañía la autoridad exclusiva de comprar todos los materiales y los servicios, por ello Whittington & Pany (2005), afirma que: La compra, recepción y el registro son funciones que deberían estar claramente separadas y asignadas a departamentos especiales. En las empresas pequeñas este tipo de departamentalización acaso no sea posible, pero incluso en ellas puede asignarse a una persona debidamente supervisada la responsabilidad de todas las transacciones de compras. La transacción de compras empieza cuando los almacenes u otro departamento que necesita los bienes o servicios emite una requisición de compra debidamente aprobada, una copia de la requisición se envía al departamento respectivo para que prepare la órden de compra; la requisición contendrá una descripción exacta del tipo y de la cantidad de bienes o servicios deseados. (p. 444)

3.1.3.3.2. La función de recepción. Todos los productos recibidos por la compañía deberían pasar por un departamento de recepción que sea independiente de los de compras, almacenamiento y embarques. El departamento de recepción se encarga de determinar las cantidades de productos recibidos, detectar la mercancía dañada o defectuosa, preparar el informe de recepción y transmitir inmediatamente al almacén los productos recibidos. (Whittington & Pany, 2005, p. 445) 3.1.3.3.3. La función de almacenamiento. Al entregarse los productos a los almacenes, se cuentan, se inspeccionan y se emite el recibo correspondiente. El almacén notifica entonces al de contabilidad la cantidad recibida y almacenada. Al realizar esas funciones hace una importante contribución al control global del inventario. Cuando firma de conformidad, asume su responsabilidad y verifica el trabajo del departamento de recepción. (Whittington & Pany, 2005, p. 445) 3.1.3.3.4. La función de emisión. Según Whittington & Pany (2005), la función de emisión comprende: El departamento de almacén es responsable de todos los bienes bajo su control de ahí que insista en que se emita una requisición prenumerada de todos los artículos que pasan de sus manos que sirva de recibo firmado por el departamento que los acepta, generalemnte se preparan por triplicado. (p. 445)

20 3.1.3.3.5. La función de producción. La producción global deberá controlarse con un programa maestro de producción que presente las necesidades generales de producción en un periodo particular. Como se elabora a partir de los pronósticos de la demanda de los productos de la compañía, le ayuda a asegurarse de que atenderá las necesidades de los clientes, evitando al mismo tiempo saturarse con ciertos productos. También garantiza que las materias primas y la mano de obra estén disponibles oportunamente para cumplir las exigencias de producción en el periodo. Una vez que cuenta con los recursos requeridos, se preparan las órdenes de producción que autorizan fabricar ciertos bienes. (Whittington & Pany, 2005, p. 446) 3.1.3.3.6. La función de embarque La función de embarque comprende una serie de pasos los cuales Whittington & Pany (2005) refieren que: La función de embarque de artículos deberá hacerse solo después de recibir la autorización respectiva. Normalmente es una orden de ventas aprobada por el departamento de crédito, aunque la función de embarque incluye la devolución de productos defectuosos a los proveedores. En este último caso la autorización consistirá en el permiso de un ejecutivo del departamento de compras. El departamento de embarque prepara o el sistema de cómputo genera un conocimiento de embarque prenumerado donde se incluyen los artículos en cuestión. El departamento conserva una copia del documento como evidencia del embarque; una segunda copia se envía al departamento de facturación donde se usa junto con la orden de compra y venta del cliente como base para facturarle al cliente; una tercera copia se guarda como talón de empaque con los artículos cuando se envíen. (p.447) 3.1.3.4. Inventarios. En cuanto a la definición de inventarios se puede expresar lo siguiente: Los inventarios representan uno de los principales recursos de que dispone una entidad comercial o industrial, es en sí una de las principales actividades para la cual se constituyó la empresa; también se expresa que los inventarios son artículos comprados que se encuentran almacenados esperando a ser vendidos. “Los inventarios son mercaderías sujetas a la

21 compraventa y constituyen el objetivo principal de las actividades primarias y normales de cualquier entidad comercial o industrial, esto es, la obtención de utilidades. (Romero, 2012, p. 226) Los inventarios también se consideran artículos producidos y en proceso de fabricación por la entidad, así como materiales en espera de ser utilizados en el proceso, las (IRFS, 2013, p. A 586) expresa la siguiente definición: Inventarios son activos: (a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; (b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. 3.1.3.4.1. Función de los inventarios. Los inventarios cumplen una función muy importante dentro de la empresa, pues es el motivo del giro del negocio de la misma, son indispensables para su funcionamiento. Si una empresa no posee inventarios, sin importar su composición se encuentra imposibilitada de realizar sus actividades. Las funciones que desempeñan las existencias, según (Suárez, 2012, pp. 50 - 51), en la empresa son: 

Evitar la escasez, protegiéndose ante la incertidumbre de la demanda o ante un posible retraso en el suministro de los pedidos



Aprovechar la disminución de los costos a medida que aumenta el volumen de compras o de fabricación. Tenga en cuenta que, así como el costo de producir disminuye al aumentar el volumen

de producción, también podemos beneficiarnos de determinados descuentos por volumen de compra. Estos descuentos se perderían al realizar pedidos pequeños, aunque más continuos. 

Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y entregas.

22 3.1.3.5. Gestión de compras y abastecimiento. La determinación de actividades nace de la planeación y pronóstico de la demanda que realice una determinada compañía, la función de compras se integra al proceso, al igual que al de innovación y desarrollo, como un agente conocedor de las fuentes de aprovisionamiento y de aquellos actores capaces de satisfacer de manera óptima los requerimientos de adquisición de la empresa. “En términos de gestión y control de operaciones relacionadas con los flujos físicos de materiales, las compras se constituyen en la primera función de la cadena de suministro”. (Mora, 2014, p. 39) 3.1.3.5.1. Objetivos de compras. Según Mora (2014, p. 40), los objetivos que persigue la gestión de compras son: 

Satisfacer los clientes internos y externos, entregándoles oportunamente los productos y servicios solicitados, a precios competentes y con los niveles de calidad requeridos.



Mantener continuidad en el abastecimiento de bienes y servicios.



Conservar óptimos niveles de inventarios que permitan obtener un equilibrio entre el nivel de servicio ofrecido a los clientes, el índice de agotados y la inversión de capital.



Desarrollar acuerdos con proveedores, generalmente a largo plazo.



Garantizar el mejor precio de compra del mercado.



Respaldar mediante un buen costo de compra la posición competitiva de la empresa en el mercado.



Garantizar la compra de productos de alta calidad.

3.1.3.5.2. Modelos de reabastecimiento. 

Modelo del lote óptimo económico: El modelo del lote óptimo económico (EOQ), es la fuente de todos los esquemas de cálculo para la compra de materias primas y de mercancías en las empresas actuales, éste modelo parte de la concepción de cubrir la demanda esperada por la compañía, los costos de gestión de las órdenes de compra y los costos del inventario.

23 No es un modelo que pueda cubrir las fluctuaciones presentes en las variables de la demanda y de los tiempos de entrega, haciendo que su aplicaciĂłn sea adecuada para productos estacionales. (Mora, 2014, p. 50) đ??¸đ?&#x2018;&#x201A;đ?&#x2018;&#x201E; = â&#x2C6;&#x161;2đ??šđ?&#x2018;&#x2020;/đ??śđ?&#x2018;&#x192; En donde: F= Costo fijo de colocar y recibir una orden. S= Ventas anuales en unidades. C= Costos anuales de mantenimiento, expresados como porcentaje del valor promedio del inventario. P= Precio de compra de los bienes, es el precio al que compra la empresa. ď&#x201A;ˇ

Sistemas de revisiĂłn periĂłdica: En este sistema la revisiĂłn periĂłdica de inventarios no se realiza de forma continua, sino que se hacen en periodos fijos y predeterminados. Los stocks de reabastecimiento que se solicitan varĂa y el inventario disponible se compara con el nivel deseado de y la diferencia entre los dos es la cantidad requerida (Mora, 2014, p. 51). Como respuesta a la interrogante de en quĂŠ momento realizar el pedido se da la soluciĂłn de lanzar una orden de pedido cada cierto tiempo determinado con anterioridad o en un tiempo previo determinado, conocido como periodo de reaprovisionamiento. Nivel objetivo = Demanda durante el lead time + demanda durante el periodo de

revisiĂłn + stock de seguridad ď&#x201A;ˇ

Modelo de reaprovisionamiento continuo (revisiĂłn perpetua): Modelo en el cual se realiza un registro perpetuo de los inventarios, este sistema se basa en reordenar las cantidades necesarias una vez que se llegue al punto de mĂnimo llamado punto de reorden (Mora, 2014, p. 52). Ă&#x2030;ste punto de reorden estĂĄ influido por factores como la demanda de consumo del bien, el tiempo de adelanto, los agotados y los inventarios de seguridad. Punto de reorden = Plazo de tiempo en semanas X consumo semanal

ď&#x201A;ˇ

Sugerido de compras: Modelo diseĂąado en funciĂłn de las incertidumbres en la variable de demanda y los tiempos de entrega, asĂ como de los niveles de servicios ofrecidos por la empresa a sus clientes (Mora, 2014, p. 53). Los componentes son:

24 

Inventarios requeridos



Niveles y factores de servicio



Fluctuación de la demanda y los tiempos de entrega



Inventarios de seguridad



Sugerido de compras

3.1.3.6. Sistemas de inventarios. 3.1.3.6.1. Sistema de inventario permanente. El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, tiene la peculiaridad que su control lo lleva por medio de tarjetas llamadas kárdex, lo que permite un control constante de los inventarios y conocer el saldo de los mismos y su costo de venta, ya que lleva el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario; esto lo afirman los autores (Vargas, Reyes, Vidal, & Sánchez, 2011, p. 41): “También llamado perpetuo, permite un control constante de los inventarios, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario”. …Su particularidad radica en que la mercadería comprada se lleva directamente a la cuenta Inventario de mercadería, lo cual permite el control permanente de los costos y cantidad de existencias por cada producto. Por cada venta se contabiliza el costo de la mercadería vendida […], el costo de venta se conoce permanentemente en la cuenta Costo de venta. Este método exige mayor laboriosidad y costo de mantenimiento del sistema. El inventario físico es para verificar la existencia con el registro llevado en el control de existencias, o en el sistema. Se conocen los faltantes o sobrantes en el inventario, mediante el inventario físico el cual se hace por lotes o géneros cuando sea necesario su verificación. (Fierro, 2013, pp. 159 - 160) 3.1.3.6.2. Sistema de inventario periódico. El sistema de inventario periódico o sistema de cuenta múltiple se caracteriza porque usa varias cuentas para registrar las transacciones relacionadas con mercaderías y el nombre de cada cuenta indica a que se refiere, lo que representa una ventaja para la empresa que desea conocer el movimiento individual de cada partida.

25 … el costo de venta, se calcula por medio del juego de inventarios, es decir, a los inventarios iniciales se les suman las compras del período y se le restan las devoluciones en compras, luego al final del periodo se realiza el inventario que constituye el inventario inicial del siguiente período, el cual se resta la diferencia anterior, para determinar el costo de ventas del período. Este sistema exige que las compras se lleven a la cuenta Compras y el procedimiento no se considera asiento de cierre contable sino ajuste contable al momento de presentar estados financieros. El costo de ventas asume las imperfecciones de la falta de control del sistema, como robos, mermas, etc.” (Fierro, 2013, p. 160) Mediante el uso de este sistema se puede registrar cada operación con su propio nombre. Es importante que al final del ejercicio económico se realice la regulación de las cuentas que afectaron a los inventarios de mercaderías, con el fin de conocer el costo de la mercadería vendida y por ende la utilidad o pérdida bruta en ventas. 3.1.3.7. Control de inventarios. El control de inventarios es un método que utilizan las personas encargadas del área de compras o las autoridades superiores de la empresa, como gerentes, para determinar cuándo y cuáles son las cantidades de pedidos necesarios para mantener un stock que permita satisfacer las necesidades de los clientes; esto es afirmado por las autoras (Toro & Bastidas, 2011, p. 85) quiénes establecen que el control de inventarios: “permite determinar la cantidad óptima de pedido y la frecuencia de revisión, que minimiza los costos de esta actividad y a su vez, garantizan el cumplimiento de los requisitos de la demanda, a través de procesos de calidad”. Para realizar un control en almacén la empresa deberá de comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos, según el autor (Suárez, 2012, p. 30): 

Verificar la cantidad, realizando un recuento de ellos, independientemente de su origen y valor.



Verificar la calidad, con relación a sus propiedades físicas o químicas y sus dimensiones.



Verificar las facturas de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra.



Prevenir errores a través de una organización que permita desarrollar su actividad de la mejor forma posible, modificando, en los casos necesarios, los documentos que sean necesarios para el mejor control de los materiales.

26 3.1.3.8. Sistemas de valoración de inventarios. Su función es determinar el costo que será asignado a las mercaderías vendidas y las mercaderías disponibles al terminar el periodo. El método de valuación debe seleccionarse de acuerdo a las características de la empresa. 3.1.3.8.1. Promedio ponderado. Este método consiste en utilizar la fórmula del costo promedio ponderado, es decir el costo de partidas similares al principio de un período y el costo de partidas similares compradas o producidas durante el período. Este método se calcula cuando cada embarque adicional sea recibido o salga de la empresa. Consiste en sumar el valor acumulado de las existencias anteriores, el valor de las compras del período y dividirlo por el total de artículo en existencia, el costo se mantiene estable o voluble en la medida que varíen los precios en el mercado. Las unidades quedan valuadas por el valor promedio, esto es, se mantiene el costo. (Fierro, 2013, p. 159) 3.1.3.8.2. Primeras en entrar primeras en salir (PEPS). Este método consiste en que los productos que son vendidos o enviados a producción son aquellos que han sido adquiridos primero, por lo que en la bodega quedarán aquellos productos comprados más recientemente; previniendo pérdidas por daños o caducidad de los productos. Siempre que se vende mercadería se calcula el costo de ventas, a partir de las primeras unidades que entraron a la tarjeta, este método es exigente en el seguimiento riguroso de unidades para poder identificarlas (independientemente que se haga físicamente), requiere mucha laboriosidad. Las unidades en existencias quedan valuadas por el valor de las últimas mercancías compradas. (Fierro, 2013, pp. 159 - 160) 3.1.3.8.3. Último precio de compra. El último precio de compra es un método que conserva en las existencias del inventario, el precio de la última compra y en su formato consta en el lado derecho una columna adicional que se utiliza para realizar ajustes cada vez que se compre mercadería a un nuevo precio, además ocupa una sola línea para sus transacciones como el método promedio ponderado.

27 Según (Bravo, 2011, p. 137): “consiste en valuar las mercaderías al costo actual de mercado, mediante ajustes contables”. 3.1.3.9. Valor neto realizable. “Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta”. (IRFS, 2013, p. A 624) El valor neto realizable es el valor percibido por la venta de un activo con excepción de los costos estimados de producción y los costos adheridos para su venta o comercialización, constituyendo un importe propio de la entidad. 3.1.3.10. Valor razonable. “Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua”. (IRFS, 2013, p. A 624) Valor razonable es la transacción mediante la cual se puede cambiar activos o cancelar una deuda de pasivo entre dos o más personas quiénes de manera voluntaria e independiente desean llevar a cabo dicho acto. Para que sea considerado valor razonable debe cumplir indispensablemente con la condición de libertar e independencia de los involucrados. 3.1.3.11. Costos de los inventarios. Para realizar el costo de los inventarios se debe tener en consideración todos los costos que se incurren para la adquisición y todos los costos necesarios para la transformación, hasta que el producto esté terminado y tome así la condición de inventarios. “El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales”. (IRFS, 2013, p. A 625) 3.1.3.11.1. Costos de adquisición. El costo de adquisición de un bien representa el sacrificio económico para adquirir el bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado en la actividad. Dentro del costo de adquisición

28 se incluyen todo aquello que se haya tenido que cancelar monetariamente para poder obtenerlo, el cual es asumido por el comprador de la propiedad. El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. (IRFS, 2013, p. A 625) 3.1.3.11.2. Costos de transformación. Los costos de transformación son aquellos en los que la empresa incurre para convertir los materiales e insumos en el producto final, el cual será objeto de venta. Este proceso se lleva a cabo solo en empresas industriales donde su giro del negocio es la transformación de productos. Estas empresas surten de productos a las empresas comerciales. Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. (IRFS, 2013, p. A625) 3.1.3.11.3. Otros costos. Dentro del costo de los inventarios se incluirán varios costos los cuales han sido de fundamental necesidad para dar la condición y ubicación actual del producto final, como por ejemplo si existen demasiados desperdicios en cantidades anormales o los costos de administración. Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser apropiado incluir, costo de los inventarios, algunos costos indirectos no derivados de la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos. (IRFS, 2013, p. A 626)

29 3.1.3.12. Costos asociados a las existencias. 3.1.3.12.1. Costos de almacén. Los costos de almacén son aquellos en que la empresa incurre para mantener su mercadería dentro de bodega. Con origen en la posición física de los stocks, comprenden los costes de instalación, seguros, obsolescencia y depreciación, además de los producidos por cualquier tipo de quebranto de los mismos. Son costes que suelen variar según el número de unidades depositadas en el almacén y son diferentes según la clase de productos almacenados. (Alvarado & Sánchez, 2014, p. 249) 3.1.3.12.2.Costos de Producción. Los costos de producción son aquellos que la empresa incurre para realizar la preparación o cambio de los insumos y materiales en el proceso de transformación, se incluyen costos de pedido de los materiales, el costo del traslado de los materiales dentro de las instalaciones, así como también los costos fijos. Abarca desde los costes de preparación o de cambio en la producción hasta los costes de pedido correspondientes a los costes de dirección y administración necesarios para organizar un pedido u orden de producción, incluyendo los costes fijos asociados al lanzamiento de un pedido. (Alvarado & Sánchez, 2014, p. 249) 3.1.3.12.3. Costos de Ruptura de Stocks. El porcentaje de costo de la ruptura de stock depende en gran parte de la rotación que tenga el inventario, es decir, mientras mayor es el movimiento de los inventarios, mayor es la probabilidad que exista una ruptura de stock, generando pérdidas económicas y problemas a la hora de realizar la venta o despachar el pedido del cliente. “Son consecuencias de los efectos de los ingresos no percibidos con origen en demanda insatisfecha o directamente de las penalizaciones contractuales que tenga que soportar la empresa por el incumplimiento de los suministros concertados”. (Alvarado & Sánchez, 2014, p. 250)

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN En la investigación realizada a la empresa “Distribuidora López” se utilizó bases metodológicas que sustentan la aplicación de medios y procedimientos para poder observar y evaluar los fenómenos y proponer mejoras en los procesos de gestión de inventarios.

4.1. Enfoque de la investigación Considerando el alcance de este tema de disertación, se empleará un enfoque cuantitativo ya que para poder ratificar la problemática planteada se utilizará la recolección de datos con mediciones numéricas y análisis estadístico en la tabulación de los instrumentos como son: encuestas y entrevistas.

4.2. Tipo de investigación 4.2.1. Investigación descriptiva. En la presente disertación de grado se empleó el tipo de investigación descriptiva como medio para describir el problema y la situación real de la empresa “Distribuidora López”, mediante la observación y preguntas a los involucrados; permitiendo establecer directrices y guías para evaluar y mejorar el control interno en la gestión de inventarios. 4.2.2. Investigación de campo. En la presente disertación de grado se empleará, también, el tipo de investigación de campo para corroborar los problemas planteados mediante la vivencia de la situación real de la empresa, de esta manera se pueden recoger datos no distorsionados por una situación irreal.

4.3. Población / Universo “Población o universo es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones” (Baptista, Fernández, & Hernández, 2010, p. 174). El universo de esta disertación de grado aplicada a la empresa “Distribuidora López” está conformado por el Sr. José López, propietario de la empresa, empleados de los departamentos involucrados como es el área de compras, ventas y bodega; y grupos relacionados constituidos por proveedores.

31 Tabla 1 Determinación de la Población Universo Propietario Empleados Proveedores comerciales Proveedor del sistema informático contable Total

Cantidad 1 5 9 1 16

Nota: Proveedores comerciales locales. Fuente: Investigación de Campo.

4.4. Muestra “La muestra es, en esencia un subgrupo de la población. […] es un subgrupo de los elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus características al que llamamos población” (Baptista, Fernández, & Hernández, 2010, p. 175). La muestra para la empresa “Distribuidora López” estará constituida por el propietario, y los empleados de los departamentos de compras, ventas, el gerente administrativo, la contadora; y los proveedores locales. En total los actores son en un número menor a cincuenta, por lo que la población es igual a la muestra (Asencio, González, & Lozano, 2017, p. 131), debido a que ellos entregan la mercadería en la empresa y con ellos podrían surgir dificultades y el proveedor del sistema informático.

4.5. Técnicas e instrumentos de recogida de datos 4.5.1. Observación. Es la actividad más utilizada para poder confirmar los problemas existentes en la entidad, a través de esta técnica se obtuvo información importante sobre los hechos que se desarrollan en la empresa “Distribuidora López”. 4.5.1.1. Instrumento. El instrumento que se ocupará para llevar a cabo la observación es la guía de observación que es un documento con ideas, en la cual, se van despejando dudas a través de la información recaudada con la observación directa realizada en la empresa “Distribuidora López”. 4.5.2. Entrevista. Como fuente de recolección de información fue realizada al Sr. José López, propietario de la empresa “Distribuidora López”, porque éste posee el conocimiento total sobre los

32 problemas que aquejan a su empresa, obteniendo información importante para el análisis cuantitativo de la problemática existente. 4.5.2.1. Instrumento. Los instrumentos que serán de gran ayuda para realizar la entrevista es la guía de entrevista, una libreta de campo, y una grabadora. 4.5.3. Encuesta. Aplicada a la muestra que constituyen los proveedores y empleados, ésta herramienta de recopilación de información coadyuvó a obtener respuestas a las preguntas formuladas además que agregó opiniones y sugerencias dadas por las personas participantes que contestaron las interrogantes de acuerdo a su percepción. 4.5.3.1. Instrumento. Para llevar a cabo la encuesta se empleará como instrumentos un cuestionario.

4.6. Técnicas de análisis de datos Se emplearán técnicas de análisis de datos cuantitativas y cualitativas; cuantitativamente se utilizó para tabular la información de las encuestas realizadas a las personas de la muestra y de manera cualitativa se empleó para la obtención e interpretación de datos a través de la entrevista y la observación directa.

5. RESULTADOS 5.1. Discusión y análisis de resultados:

conclusiones del marco

metodológico 5.1.1. Entrevista a Propietario de la empresa “Distribuidora López”. PREGUNTA 1: ¿La empresa cuenta con una estructura organizacional definida? Si, la empresa cuenta con una estructura bien definida enfocada a alcanzar las metas, organizada por distintas gerencias, administrativas, operativas y logística. PREGUNTA 2: ¿Se contrata personal con experiencia en el manejo de inventarios? Si, se requiere de experiencia mínima de dos años de acuerdo al área en la que va a laborar, actualmente solo en el área de carga se está contratando personal sin experiencia, ya que la función que deben realizar solo es para cargar la mercadería en los camiones. PREGUNTA 3: ¿Existe un proceso de inducción a los trabajadores sobre las funciones que deben realizar? Si, el proceso de inducción está a cargo del Gerente Administrativo, así como también el reglamento interno del área en la cual va a desempeñar sus funciones, la inducción puede durar hasta una semana, o lo necesario para que el trabajador se adapte y aprenda las labores a su responsabilidad. PREGUNTA 4: ¿Cuenta la empresa con políticas y procedimientos definidos al proceso de compra, almacenamiento y venta de mercadería? Si, existen políticas y procesos bien definidos para realizar las tareas de compra, almacenamiento y venta de mercadería, pero los procedimientos no son seguidos a cabalidad siendo realizados empíricamente. PREGUNTA 5: ¿Cómo identifica la necesidad de compra de mercadería? Se identifican de varias formas, según la rotación del inventario o por el producto, considerando la temporada y el tipo. Las compras se realizan de acuerdo a un nivel de stock

34 mínimo, en el cual se realiza el pedido al proveedor y éste tarda en llegar un periodo de 8 días. PREGUNTA 6: ¿La empresa cuenta con un sistema establecido para realizar la compra de mercadería? Si, el proceso es el siguiente: la persona encargada del departamento de compras realiza el pedido, esta orden pasa a Administración para dar el visto bueno y su debida aprobación, con la cual se procede a realizar el pedido. En cuanto a negociaciones grandes las realiza el Gerente General el Sr. José López. PREGUNTA 7: ¿Existe el debido registro de entrada y salida de mercadería? Si, se registra el inventario mediante la orden de compra, llega el producto, se revisa que este en buenas condiciones para proceder a almacenar en bodega. Se organizan los días para realizar los pedidos por línea de productos, así como para la llegada del mismo y evitar colisiones. Se organiza la fecha de entrega de la mercadería, se registra y de ahí pasa al área de compras para corregir precios y por último pasa al asistente de pagos donde se ingresan facturas y realizan las debidas retenciones. PREGUNTA 8: ¿El movimiento de la mercadería está respaldado por documentación? Si, el movimiento externo está respaldado por facturas y órdenes de compra, pero no se documentan los movimientos internos de mercadería que se realizan, es por ello que existe pérdida de mercadería o pérdidas de ventas porque se encuentran en otro lugar. PREGUNTA 9: ¿Conoce Ud. si han existido situaciones en que las ventas no se hayan realizado por falta de mercadería? Si, en ocasiones por falta del producto, o también por desorganización en la bodega lo que impide que se encuentren los productos y en la realidad se encuentren en otro lugar. PREGUNTA 10: ¿Qué etapa del proceso de la gestión de inventarios se encuentra más propensa a incurrir en costos? La etapa más propensa del proceso de gestión de inventarios es la etapa de salida de mercadería por despachos incorrectos, sea esta por la cantidad incorrecta de mercadería u ocasionado por no registrar los movimientos internos, por desconocimiento de los tipos de

35 productos o errores en la codificación de los mismos. PREGUNTA 11: ¿Existe algún índice o nivel de medición de costos generados en la gestión de inventarios? Si, este representaría un 3% sobre los ingresos mensuales. PREGUNTA 12: ¿Cuánto estima usted que pierde la empresa por costos generados en la gestión de inventarios? Se estima una pérdida de alrededor de $ 2.000 mensuales. PREGUNTA 13: ¿Qué proceso cree que es ineficiente en la gestión de inventarios? El proceso que sería ineficiente sería en la inducción a los empleados, también en la comunicación sobre nuevos productos, es decir, la comunicación entre departamentos de compras, bodega y facturación es ineficiente, y también durante la recepción de la mercadería, en donde existen errores en la cantidad y calidad del producto recibido. PREGUNTA 14: ¿Considera que realizar una evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios ayudará a mejorar los procesos? Si, por supuesto, las ideas y críticas constructivas que resulten aporte de este trabajo serán de gran importancia para mejorar los procesos. 5.1.2. Encuesta realizada a empleados de “Distribuidora López”. Tabla 2 Tabulación de la encuesta a empleados de “Distribuidora López”. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 1 ¿Cuándo Ud. Ingresó a laborar en la empresa tuvo una Si 5 100 inducción sobre las funciones que debía realizar? No 0 Total 5 100 La totalidad de los empleados encuestados ha afirmado que al momento de su ingreso a laborar en la empresa tuvo una inducción sobre las funciones que debía realizar. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 2 ¿Conoce Ud. Cuáles son las funciones específicas a su cargo? Si 5 100 No 0 Total 5 100 La totalidad de los empleados encuestados ha afirmado que conoce cuáles son las funciones específicas que debe realizar en su cargo. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 3 ¿Conoce Ud. Si la empresa posee políticas y procedimientos Si 4 80 establecidos para el proceso de compra, almacenamiento y No 1 20 venta de mercadería Total 5 100

36 La mayoría de los empleados encuestados ha afirmado que conoce que la empresa posee políticas y procedimientos establecidos para los procesos de compra, almacenamiento y venta de mercadería. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 4 ¿Tiene conocimiento de situaciones en las que hayan existido Si 5 100 pérdidas o costos generados por el mal manejo de mercadería? No 0 0 Total 5 100 La totalidad de los empleados encuestados han confirmado que conoce de situaciones donde han existido pérdidas o costos generados por mal manejo de mercadería. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 5 ¿Conoce Ud. Si han existido situaciones en que las ventas no se Si 4 80 hayan realizado por falta de mercadería? No 1 20 Total 5 100 La mayoría de los empleados encuestados han confirmado que existen situaciones en que las ventas no se hayan realizado por falta de mercadería. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 6 ¿Se realiza la debida documentación como respaldo de la Si 5 100 gestión de inventarios? No 0 0 Total 5 100 La totalidad de los empleados encuestados han confirmado que se realiza una debida documentación como respaldo de la gestión de inventarios. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 7 ¿Existe una persona encargada de supervisar las actividades que Si 4 80 se realizan en cada proceso? No 1 20 Total 5 100 La mayoría de los empleados encuestados han afirmado que existen personas encargadas de supervisar las actividades que se realizan en cada proceso dentro de la empresa N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 8 ¿Cómo considera Ud. La comunicación entre los Excelente 0 departamentos? Bueno 4 80 Regular 0 Malo 1 20 Total 5 100 La mayoría de los empleados encuestados han expresado que la comunicación existente entre los departamentos de la empresa es buena. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 9 ¿Cómo calificaría el sistema de control interno referido a la Excelente 0 gestión de inventarios? Bueno 3 60 Regular 1 20 Malo 1 20 Total 5 100 La mayoría de los empleados encuestados han respondido que califican el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa como bueno. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 10 ¿Considera que realizar una evaluación del sistema de control Si 5 100 interno a la gestión de inventarios ayudará a mejorar los No 0 0 procesos? Total 5 100 La totalidad de los empleados encuestados han afirmado que realizar una evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios ayudará a mejorar los procesos. Nota: Datos obtenidos de la encuesta aplicada a los empleados de la empresa. Fuente: Investigación de campo.

5.1.3. Encuesta realizada a proveedores comerciales de la empresa “Distribuidora López”. Tabla 3 Tabulación de la encuesta realizada a proveedores comerciales de la empresa "Distribuidora López" N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 1 ¿Ud. Mantiene relaciones comerciales continuas con la Si 9 100 empresa “Distribuidora López”? No 0 0 Total 9 100

37 La totalidad de los proveedores encuestados han afirmado que mantienen relaciones continuas con la empresa "Distribuidora López". N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 2 ¿Conoce Ud. Si la empresa “Distribuidora López” posee Si 8 88,89 políticas y procedimientos de compra? No 1 11,11 Total 9 100 La mayoría de los proveedores encuestados han afirmado que conocen que la empresa “Distribuidora López” posee políticas y procedimientos de compra. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 3 ¿Se establecen las condiciones de compra y entrega con Si 8 88,89 la empresa “Distribuidora López” oportunamente? No 1 11,11 Total 9 100 La mayoría de los proveedores encuestados han afirmado que se establecen las condiciones de compra y entrega con la empresa “Distribuidora López” oportunamente. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 4 ¿Con cuánto tiempo de anticipación realiza el pedido de 1-5 días 8 88,89 mercadería la empresa “Distribuidora López”? 5-15 días 1 11,11 15-30 días 0 0 Más de 30 días 0 0 Total 9 100 La mayoría de los proveedores encuestados han confirmado que el tiempo de anticipación con que la empresa Distribuidora López realiza los pedidos es de 1 a 5 días. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 5 ¿Se cumple con el plazo de entrega de mercadería Si 9 100 especificada al momento de la compra? No 0 0 Total 9 100 La totalidad de los proveedores encuestados han confirmado que se cumple con el plazo de entrega de mercadería especificada al momento de la compra. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 6 ¿Los productos son entregados en óptimas condiciones y Si 5 55,56 correspondientes al pedido realizado en todas las ocasiones? No 4 44,44 Total 9 100 La mayoría de los proveedores encuestados han confirmado que los productos son entregados en óptimas condiciones y correspondientes al pedido en todas las ocasiones. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 7 ¿Cuándo entrega mercadería cuántas personas la reciben en la Una 3 33,33 empresa “Distribuidora López”? persona Varias 6 66,67 personas Total 9 100 La mayoría de los proveedores encuestados han afirmado que existen varias personas que reciben la mercadería en la empresa Distribuidora López. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 8 ¿La empresa “Distribuidora López” ha realizado devoluciones Si 6 66,67 de mercadería por encontrarse en mal estado o no pertenecer al No 3 33,33 pedido? Total 9 100 La mayoría de los proveedores encuestados han expresado que la empresa “Distribuidora López” ha realizado devoluciones de mercadería por encontrarse en mal estado o no pertenecer al pedido. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 9 ¿Han existido inconvenientes en la conciliación de los saldos Si 5 55,56 con la empresa “Distribuidora López”? No 4 44,44 Total 9 100

38 La mayoría de los proveedores encuestados han respondido que han existido inconvenientes en la conciliación de los saldos con la empresa “Distribuidora López”. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 10 ¿Considera importante el establecimiento de políticas y Si 9 100 procedimientos formales para mejorar la relación comercial? No 0 0 Total 9 100 La totalidad de los proveedores encuestados consideran importante el establecimiento de políticas y procedimientos formales para mejorar la relación comercial. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 11 ¿Considera Ud. Que realizar una evaluación al sistema de Si 9 100 control interno a la gestión de inventarios ayudará a mejorar No 0 0 los procesos de la empresa? Total 9 100 La totalidad de los proveedores encuestados han afirmado que realizar una evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios ayudará a mejorar los procesos. Nota: Datos obtenidos de la encuesta aplicada a los proveedores comerciales. Fuente: Investigación de campo.

5.1.4. Encuesta realizada a proveedor del sistema informático contable de la empresa “Distribuidora López”. Tabla 4 Tabulación de la encuesta realizada a proveedor del sistema informático de la empresa "Distribuidora López" N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 1 ¿Cuánto tiempo mantiene relaciones comerciales con la Más de 1 año 0 0 empresa “Distribuidora López”? Más de 3 años 0 0 Más de 5 años 1 100 Total 1 100 Distribuidora López mantiene relaciones comerciales con su proveedor del sistema informático contable por más de 5 años. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 2 ¿Conoce Ud. Si la empresa “Distribuidora López” posee Si 1 100 políticas y procedimientos para la contratación de un No 0 0 sistema informático? Total 1 100 El proveedor tiene conocimiento de las políticas y procedimiento que posee la empresa "Distribuidora López" para la contratación del sistema informático contable. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 3 ¿Han existido problemas en la conciliación de los saldos Si 1 100 de los inventarios por falla del sistema contable? No 0 0 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable afirma que han existido problemas en la conciliación de los saldos de los inventarios por falla del sistema. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 4 ¿Han existido problemas en la conciliación de los Si 0 saldos por errores en la digitación? No 0 0 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable confirma que han existido problemas en la conciliación de los saldos por errores de digitación. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 5 ¿Ha tenido problemas de traspaso de saldos al cerrar un Si 0 0 ejercicio contable? No 1 100 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable niega la existencia de problemas en el traspaso de los saldo al cerrar un ejercicio contable. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje

39 6

¿Ha recibido reclamos por parte de "Distribuidora López" por fallas o colapso del sistema?

Si No

1 100 0 0 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable afirma que ha recibido reclamos por parte de "Distribuidora López" por fallas o colapso del sistema. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 7 ¿Conoce Ud. Si han existido problemas por la Si 1 100 actualización tardía del sistema informático? No 0 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable afirma que han existido problemas por la actualización tardía del sistema. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 8 ¿Considera Ud. Que su sistema informático brinda total Si 1 100 seguridad? No 0 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable considera que su sistema informático brinda total seguridad. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 9 ¿Realiza mantenimiento o actualizaciones al sistema Nunca 0 informático de la empresa “Distribuidora López”? Trimestralmente 0 Semestralmente 0 Anualmente 1 100 Total 1 100 El proveedor del sistema informático contable realiza mantenimiento al mismo anualmente. N° Pregunta Opciones Respuesta Porcentaje 10 ¿Considera que realizar una evaluación del sistema de Si 1 100 control interno a la gestión de inventarios ayudará a No 0 0 mejorar los procesos? Total 1 100 El proveedor del sistema informático ha afirmado que realizar una evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios ayudará a mejorar los procesos de la empresa "Distribuidora López". Nota: Datos obtenidos de la encuesta aplicada al proveedor del sistema informático. Fuente: Investigación de campo.

5.1.5. Análisis de resultados. Para corroborar las problemáticas existentes en la empresa “Distribuidora López” se utilizó técnicas de recolección de datos como entrevistas y encuestas, la aplicación de los cuáles arrojan una serie de resultados con lo que se espera obtener directrices para posibles soluciones a los problemas. Una de las técnicas aplicadas es la entrevista que fue realizado al Propietario de la empresa “Distribuidora López”, el Sr. José López, también se utilizaron encuestas a los empleados y proveedores comerciales y del sistema informático contable de la empresa ferretera. En relación al desorden en la recepción y manejo de mercadería lo que ocasiona que se recepten productos en malas condiciones, así como recepción inadecuada de artículos y cantidades no correspondientes al pedido inflando los activos de la empresa, esto se corrobora con las respuestas del propietario y los empleados en las preguntas 12,13 y 4 respectivamente. El 45% de los proveedores encuestado acepta que se presentan los inconvenientes mencionados.

40 En cuanto a la deficiente planificación en el abastecimiento del punto de pedido de mercaderías que provoca un quiebre de stock o a su vez desconocimiento de las cantidades y productos que se requieren adquirir en un momento determinado, esto se corrobora mediante las respuestas del propietario, los empleados y los proveedores en las preguntas 4, 5, 6, 9, 3, 5 y 3 respectivamente. Cabe recalcar que si bien existen políticas y procedimientos definidos éstos no son seguidos a cabalidad siendo realizados empíricamente; resaltando también que no existe un punto de pedido de mercaderías establecido en la empresa. Otro de los problemas descritos es la inexistencia de registro de movimientos internos, lo que ocasiona que los saldos que reflejan el sistema sean ficticios generando demora en el tiempo de despacho de la mercadería. Este problema es confirmado por las respuestas del propietario y los empleados en las preguntas 8, 9, 10, 3, 4, y 8 respectivamente. En referencia al problema de las falencias del sistema informático contable que provoca que exista un retraso en la actualización de los saldos de los inventarios y desconocimiento de los vendedores al momento de realizar las ventas, se puede corroborar por las respuestas del proveedor del sistema informático contable en las preguntas 3, 4, 6 y 7. Con lo expuesto en los párrafos anteriores se corrobora la existencia de la problemática por lo que es aceptable la participación de los investigadores con el objetivo de evaluar el sistema de control interno a la gestión de inventarios y proponer mejoras a los procesos.

5.2. Propuesta de intervención (si el proyecto lo amerita) La presente propuesta de intervención tendrá como base los siguientes objetivos específicos: 

Conocer los procedimientos que aplica la empresa para el control de los inventarios.



Identificar las áreas críticas actuales que tiene la empresa en la gestión de inventarios.



Informar respecto a los hallazgos encontrados.



Determinar el impacto de la implementación de las recomendaciones en la gestión de inventarios.

41 5.2.1. Conocer los procedimientos que aplica la empresa para el control de los inventarios. Este primer objetivo permitirá conocer los procedimientos que actualmente la empresa utiliza para realizar el control de sus inventarios. 5.2.1.1. Programa de planificación. Para llevar a cabo este primer objetivo se utilizará un programa de auditoría necesario para detallar las actividades que se van a realizar a en el proceso de conocimiento de la empresa. N° A

A.01

A.02 A.03

A.04

A.05 A.06

A. 07

A. 08 A. 09

A. 10 A. 11

Procedimientos Aplicables en la etapa preliminar Presentar el organigrama estructural de la empresa “Distribuidora López”, con los funcionarios encargados de cada área de trabajo mismos que se describen el Anexo 8. Preparar cédula estadística sobre los principales proveedores de la empresa. Presentar narrativa del proceso de compra de mercadería Elaborar gráfica de flujo sobre los procedimientos vigentes para la compra de mercancías, incluyendo la recepción, entrada de ellas al almacén y la oportuna aplicación contable respectiva. Identificar políticas del proceso de compra de mercadería. Realizar una narrativa del proceso de almacenamiento de mercadería Elaborar gráfica de flujo sobre los procedimientos vigentes para el almacenamiento de mercancías. Identificar políticas del proceso de almacenamiento de mercadería. Realizar una narrativa del proceso de venta de mercadería Formular gráfica de flujo sobre los procedimientos para el control de las salidas de mercancías del almacén. Identificar políticas del proceso de venta de y entrega de mercadería.

Figura 4. Programa de auditoría. Fuente: Sánchez, G., 2013.

Cédula

Fecha

Auditor

A.01

19/06/2017

ABGM

A.02

19/06/2017

MIBM

A.03

20/06/2017

MIBM

A.04

20/06/2017

MIBM

A.05

20/06/2017

MIBM

A.06

21/06/2017

ABGM

A.07

21/06/2017

ABGM

A.08

21/06/2017

ABGM

A.09

23/06/2017

ABGM

A.10

23/06/2017

ABGM

A.11

27/06/2017

MIBM

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Estructura Organizacional

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 19/06/2017

A.01 1/1

Objetivo: Presentar el organigrama estructural de la empresa “Distribuidora López”, con los funcionarios encargados de cada área de trabajo mismos que se describen el Anexo 8. Revelamiento:

Fuente: Gerente General de “Distribuidora López”

Supervisado: CPA. Hernán Maldonado

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Lista de proveedores Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: MIBM

A.02 1/1

Fecha: 19/06/2017

Objetivo: Preparar cédula estadística sobre los principales proveedores de la empresa. Relevamiento: A continuación, se presenta un resumen con los proveedores más importantes para la empresa, en el Anexo 9 se describen los demás proveedores de “Distribuidora López”. Nombre del proveedor Abracol Franz Viegener Gerardo Ortiz Adelca Adheplast

Ciudad Quito Guayaquil Guayaquil Santo Domingo Santo Domingo

Fuente: Gerentes de compras de la empresa “Distribuidora López”

Elaborado por: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Compras

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 20/06/2017

A.03 1/1

Objetivo: Presentar narrativa del proceso de compra de mercadería. Relevamiento: NARRATIVA DE COMPRAS 1.- El proveedor representante de la empresa vendedora llega a la empresa para ofrecer sus productos. 2.- El jefe de compras revisa en el sistema los productos que constan en inventario de acuerdo con los productos ofrecidos por el proveedor, ubicándose en el sistema en la ventana de CONSULTAS / INFORMES, luego INGRESOS A BODEGA. 3.- El jefe de compras revisa las cotizaciones entregadas por los vendedores de la empresa proveedora y los compara para elegir la mejor opción. 4.- Dependiendo de la empresa y el movimiento de mercadería, se revisa como mínimo a partir de unos 3 meses atrás para verificar que productos nos han vendido antes y poder tener en mente lo que se va a pedir. 5.- Luego se ingresa en el sistema en la ventana de COMPRAS/CUENTAS POR PAGAR, y dentro de esta, en la ventana de ARTICULOS. En esta ventana se verifica en el KARDEX que movimiento de ventas ha tenido el artículo en los últimos 1, 2 e incluso 3 meses atrás para volver a pedir dependiendo de sus ventas. 6.- El jefe de compras identifica los productos que se deben comprar. 7.- Se contacta con el proveedor para realizar el pedido. 8.- Se planifica el horario y el plazo de entrega de mercadería por parte del proveedor para ser clasificadas por familias. 9.- La mercadería llega al área de bodega donde es recibida por el bodeguero. 10.- El bodeguero revisa la compra y la compara con la factura recibida por el proveedor para verificar que el pedido sea el correcto (Precios y cantidad). 11.- El bodeguero califica y recibe la mercadería si el pedido es correcto. 12.- El bodeguero ingresa el pedido en el sistema. 13.- El jefe de compras revisa y aprueba el ingreso del pedido en el sistema. 14.- Luego pasa a los asistentes de pagos los cuales realizan la debida facturación y pagos a los proveedores a través de efectivo o cheques. 15.- Los asistentes de pagos emiten los comprobantes de retención y de pago, los archivan y envían al departamento de contabilidad. 16.- Se registra contablemente al final de cada mes en una cuenta general de compras. 17.- Fin del proceso. Fuente: Entrevista con el Jefe de compras de la empresa “Distribuidora López”

Elaborado por: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

45 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Elaborado por: MIBM

A.04 1/1

Proceso: Compras Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 20/06/2017

Objetivo: Elaborar gráfica de flujo sobre los procedimientos vigentes para la compra de mercancías, incluyendo la recepción, entrada de ellas al almacén y la oportuna aplicación contable respectiva. Relevamiento: N°

DESCRIPCIÓN

ACT.

DCTO

RESPONSABLE

Inicio

Visita del proveedor

Revisión y comparación de cotizaciones

Revisión de productos en el sistema

Jefe de compras

Bodeguero

5 6 7 8 9 10 11 12

Revisión de pedidos anteriores realizados al proveedor Revisión de la rotación de los productos a comprar Identificación de productos a comprar Se contacta con el proveedor Se planifica el horario y el plazo de entrega de mercadería La mercadería llega a bodegas de la empresa Se revisa la compra y se compara con la factura recibida por el proveedor Se califica que el pedido sea correcto

Jefe de compras X

Jefe de compras

Bodeguero

Se recibe la mercadería

Bodeguero

Ingreso del pedido en el sistema

Bodeguero

Revisión y aprobación del ingreso del pedido en el sistema

Jefe de compras

Facturación y pago a proveedores

17 18

Emisión de documentos de retención y cheques Archivo de comprobantes de retención y cheques

Asistente de pagos

Asistente de pagos Asistente de pagos

Envío de documentación de pago

Registro contable

Fin

GRÁFICO

Contadora

Fuente: Entrevista con el Gerente de compras de la empresa “Distribuidora López”

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Compras

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 20/06/2017

A.05 1/1

Objetivo: Establecer políticas del proceso de compra de mercadería. Relevamiento: POLÍTICAS 1.- Cuando las compañías no cuentan con vendedores de puerta a puerta, en estos casos el departamento de compras de Distribuidora López realiza una revisión por empresa y por articulo una a una para poder identificar que producto se está agotando o ya está agotado para poder realizar la compra y su efectiva reposición. 2.- Algunos productos al tener varias empresas como proveedoras siempre se realiza un sondeo de mercado para averiguar qué empresa cuenta con el artículo en stock y que empresa lo tiene más barato, todo esto con cotizaciones para respaldar el precio acordado. 3.- Se debe verificar que el pedido sea recibido por la compañía proveedora y se facture correctamente los artículos solicitados, además de coordinar la recepción de dicha mercadería y cuando exista un aumento de las cantidades coordinar la devolución. 4.- Se debe estar pendiente cuando no llegue un artículo del pedido para investigar y gestionar la compra con alguna otra compañía. 5.- Cuando exista la devolución de un artículo mediante un reporte de Bodega se comunicará tanto al asesor como a la empresa proveedora que deben acercarse a retirar a nuestras bodegas dicha mercadería que: a.- Llego con cantidad de exceso. b.- La mercadería llego en mal estado. c.- La mercadería llego con un precio no establecido en la negociación. d.- La mercadería llego o fue recibida por error. 6.- En caso de necesitar comprar artículos importados, éstas estarán a cargo del Gerente Propietario. 7.- Se deben realizar comparaciones de calidad de los productos a las empresas que se realizan las compras. 8.- Dependiendo del monto de compra se puede pagar al contado o solicitar crédito. 9.- No se debe realizar el pedido por un valor menor del monto fijado de compra por cada empresa para no perder el reebay (descuento). 10.- Una vez hecho el pedido no se puede modificar. 11.- El registro contable se realiza al final del mes corroborando que los datos estén correctos. Fuente: Entrevista con el Jefe de compras de la empresa “Distribuidora López”

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Almacenamiento

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 21/06/2017

A.06 1/1

Objetivo: Realizar una narrativa del proceso de almacenamiento de mercadería Relevamiento: El proceso de almacenamiento de la empresa "Distribuidora López" comienza cuando los camiones de mercadería llegan a la bodega de la empresa de acuerdo con la fecha y hora programada al momento de la compra, el bodeguero revisa la guía de remisión. Se descargan los productos en el área de revisión donde el bodeguero verifica que los artículos correspondan a la orden de compra que se realizó en cantidad y calidad, se revisan las fechas de caducidad y se realizan pruebas para verificar el estado de los mismos; si existe algún error se informa a compras para que contacte al proveedor, de lo contrario se llevan los productos a la bodega correspondiente y luego a las perchas para colocarlos de acuerdo con la familia a la que pertenecen. En caso de que los productos sean perecibles se colocan en la parte delantera de la percha los productos que caduquen más pronto. Mientras tanto el bodeguero ingresa los productos de la factura electrónica en el sistema. Además, se realiza la toma física de los inventarios, para lo cual se imprimen los saldos de los productos y las cantidades existentes en el sistema, se realiza la constatación de los mismos y posteriormente se realiza una comparación entre los que existía anteriormente y los nuevos resultados para realizar un asiento de ajuste. En caso de existir pérdidas se realiza un seguimiento del caso. Fuentes: Entrevista a gerente administrativo y a bodeguero de la empresa “Distribuidora López”.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Almacenamiento

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 21/06/2017

A.07 1/1

Objetivo: Elaborar gráfica de flujo sobre los procedimientos vigentes para el almacenamiento de mercancías. Relevamiento:

N°

Descripción

Actividad

Inicio

Llegan los camiones con mercadería

Revisar la guía de remisión

Descargar los productos en la bodega de revisión

Revisar los productos de acuerdo a la guía de remisión (calidad, cantidad, caducidad, estado)

Comunicar al departamento de compras

Contactar proveedor

Ingresar los productos de la factura electrónica en el sistema

Trasladar los productos a las bodegas

Trasladar los productos a las perchas correspondiente a la familia

11 ¿El producto es perecible? Mover los productos que están más próximos a 12 caducarse a la parte delantera de la percha 13 Colocar los productos en las perchas

Despachador X

Contadora Contadora

Fuentes: Entrevista a gerente administrativo y a bodeguero.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Bodeguero

Bodeguero revisión Bodeguero revisión

Realizar investigación de las diferencias en los 18 saldos 19 Fin

Bodeguero recepción Bodeguero recepción No Gerente compras Gerente compras

Despachador

17 ¿Existen diferencias?

Bodeguero

15 Se realiza toma física del inventarios Se comparan los saldos de los inventarios de antes y después de la toma física

Despachador Si

Gráfico

Bodeguero

14 Impresión de los saldos del inventario

Documento Responsable

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Contadora Contadora Si Bodeguero revisión

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Almacenamiento

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 21/06/2017

A.08 1/1

Objetivo: Identificar políticas del proceso de almacenamiento de mercadería. Relevamiento: Las políticas para el proceso de almacenamiento de la empresa "Distribuidora López" son las siguientes: 1. Los camiones con mercadería deben llegar a la hora y fecha programada al momento de la compra 2. Los productos son descargados en la bodega de revisión 3. Los productos deben ser revisados que cumplan con cuatro criterios: en calidad, cantidad, caducidad y realizar pruebas para verificar el estado de los mismos 4. Si existe algún producto que no cumpla con los cuatro criterios debe comunicarse al departamento de compras. 5. Los productos deben ser traslados a la bodega correspondiente de acuerdo a su tipo. 6. Perchar los productos de acuerdo a la familia que pertenece 7. Si un producto está próximo a caducarse debe ser traslado a la parte delantera de la percha. 8. Todos los trabajadores colaborarán en la toma física del inventario 9. En caso de existir diferencias se realizará el asiento de ajuste. 10. En caso de existir pérdidas se realizará el seguimiento del caso. Fuentes: Entrevista a gerente administrativo y a bodeguero.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Ventas

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 23/06/2017

A.09 1/1

Objetivo: Realizar una narrativa del proceso de venta de mercadería. Relevamiento: El proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López” es realizado por los agentes vendedores en la zona que les ha sido asignada, el vendedor al momento de realizar la visita al cliente debe tomar el pedido e ingresarlo al sistema, para posteriormente enviarlo por correo electrónico al área de facturación quienes reciben el pedido y lo pasan al área de créditos. El Gerente de créditos y cobranzas es el encargado de revisar si el cliente que realiza el pedido tiene alguna deuda, en tal caso se bloquea el pedido hasta que sea cobrado el saldo pendiente, de lo contrario se aprueba el pedido. Una vez aprobado el pedido, es entregado a facturación quienes envían a un despachador para que verifique si existen los productos que constan en el pedido, ellos detallan los artículos que hay en bodega en una orden de entrega, si no existe el producto se comunica al vendedor, si existen los artículos se los prepara para la venta. Si la venta es a crédito se envía la solicitud al gerente de créditos y cobranzas quien revisa el cupo de crédito que se le ha otorgado al cliente, si no sobrepasa el cupo se aprueba el crédito de lo contrario se informa al cliente, si la venta es a contado se procede a generar la factura, el cliente se acerca a la asistente de caja para realizar el pago y se procede a despachar la orden. Cuando se concluye el despacho de la orden se envía a revisión para confirmar que todo se encuentre correctamente, si existe algún error se informa al despachador, si todo es correcto la mercadería es entregada al cliente. Los agentes comerciales deben realizar los cobros a los clientes motivo por el cual reciben una comisión del 1,9% sobre el monto del cobro, esta actividad se registra en un recibo de cobro, que posteriormente es enviado al departamento de créditos para ser ingresado al sistema y archivado. Finalmente, las ventas realizadas en el mes son totalizadas y contabilizadas en un sólo asiento contable. Fuentes: Gerente administrativo, departamento de crédito, facturadores y supervisor de ventas.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

51 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Elaborado por: ABGM

A.10 1/2

Proceso: Ventas Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 23/06/2017

Objetivo: Formular gráfica de flujo sobre los procedimientos para el control de las salidas de mercancías del almacén. Relevamiento:

N°

Descripción

Inicio

El agente vendedor visita al cliente

Vendedor

Toma e ingresa el pedido del cliente

Vendedor

Envía el pedido por correo electrónico

Vendedor

Facturación recibe el pedido

7 8 9

Bloquear pedido Gestionar cobro de deuda Aprueba el pedido

X X

Gerente créditos

Vendedor

Gerente créditos

Se envía pedido a facturación

Se envía pedido a bodega para verificar si existen los productos

Se comunica a vendedor

Se envía la orden de pedido a facturación

16 17 18

19 20

Se envía aprobación a facturación Se genera la factura

Facturador Facturador

Aprobación del crédito

Despachador

¿Venta a contado o a crédito? Envía solicitud de crédito a departamento correspondiente Revisar que el monto no sobrepase el cupo asignado al cliente

Despachador

Preparar artículos para la venta

Facturador Despachador

Facturador Gerente créditos

Departamento de créditos revisa si existe alguna deuda 6

Gráfico

Actividad Documento Responsable

Contado

Facturador

X X

Gerente créditos Gerente créditos Gerente créditos Facturador

Crédito

52 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Elaborado por: ABGM

A.10 2/2

Proceso: Ventas Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 23/06/2017

Asisten de caja Despachador

Despachador

El revisador verifica que la orden esté correcta

Revisador

Se informa a despachador para rectificación

Se entrega a cliente

Gerente de crédito Gerente de crédito

Contadora

Se cobra y sella la factura a contado

Despachar la orden Cuando la orden es despachada completamente se envía a revisión

27 28 29 30 31

El agente comercial realiza el cobro o abono al cliente Envía el recibo de cobro al departamento de crédito Ingresar el recibo de cobro al sistema informático contable Se contabilizan las ventas del mes en un solo asiento contable Fin

Revisador Revisador Vendedor

Fuentes: Gerente administrativo, departamento de crédito, facturadores y supervisor de ventas.

Elaborado: Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

53 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Ventas Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: MIBM

A.11 1/1

Fecha: 27/06/2017

Objetivo: Identificar políticas del proceso de venta de mercadería. Relevamiento: Las políticas para el proceso de venta de la empresa "Distribuidora López" son las siguientes: 1. El agente vendedor debe cumplir con el promedio de visitas asignadas, es decir de 7 a 10 clientes diarios. 2. El agente vendedor debe registrar y enviar el pedido inmediatamente después de haber tomado la orden. 3. Si el cliente posee una deuda con la empresa se bloquea el pedido hasta realizar el respectivo cobro. 4. Antes de generar la factura se debe verificar que existan todos los productos que constan en el pedido del cliente, esto se registra en la orden de entrega. 5. Si una venta es a crédito es necesario que el gerente de créditos y cobranzas apruebe la solicitud. 6. El monto de una venta a crédito no puede sobrepasar el cupo de crédito asignado al cliente. 7. Luego de despachar la orden debe pasar a revisión para verificar que se encuentren correctamente todos los productos y generar la guía de remisión. 8. Ordenar despacho de acuerdo al plan de carga. 9. El agente vendedor es el encargado de realizar el cobro de la venta al cliente, motivo por el cual recibirá una comisión de 2,9% sobre el monto del cobro. 10. Los comprobantes de cobro deben ser entregados todos los sábados en la mañana en el departamento de crédito. 11. Las ventas serán contabilizadas en solo asiento al final del mes. Fuentes: Gerente administrativo, departamento de crédito, facturadores y supervisor de ventas.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

54 5.2.2. Identificar las áreas críticas actuales que tiene la empresa en la gestión de inventarios. Para identificar las áreas críticas actuales que tiene la empresa en la gestión de inventarios se empleará como instrumento el Cuestionario COSO II – ERM, que permitirá determinar el nivel de riesgo de los procesos y posteriormente obtener la muestra para llevar a cabo la revisión de transacciones. Programa de ejecución B

Aplicables en la etapa intermedia y final

B. 01

Evaluar el sistema de control interno de la gestión

Fecha

Auditor

B. 01

04/07/2017

ABGM

B. 02

06/07/2017

MIBM

B. 03

10/07/2017

MIBM

B.04

10/07/2017

MIBM

B. 05

11/07/2017

MIBM

B. 06

12/07/2017

ABGM

de inventarios mediante la aplicación de un cuestionario

control

basado

los

componentes del Sistema COSO II –ERM. B. 02

Con los resultados obtenidos de la aplicación del Cuestionario COSO II – ERM plantear los siguientes puntos: a)

Establecer la matriz de riesgo que presenta

área

gestión

inventarios b) Determinar la muestra de transacciones a revisar en base a los resultados de la matriz de riesgo. c)

Establecer el nivel de confianza de cada uno

los

componentes

del

Cuestionario COSO II – ERM. B. 03

Con base en la gráfica de flujo mencionada en A.04, aplicar procedimientos de auditoría para autentificar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: a. Integridad en las bases de datos. b. Correcta y oportuna aplicación contable.

B.04

Verificar el registro de las devoluciones de mercadería, para muestra escoja un mes al azar.

B.05

Adicionalmente

procedimiento

anterior,

seleccionar un número representativo de pólizas de seguros por compras de mercancías y verificar que los cargos a inventarios están respaldados por facturas de los proveedores. B.06

Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancías establecido en la gráfica de flujo

55 destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: a)

Orden de pedido

b) Orden de Entrega c)

Guía de remisión

d) Recibo de cobro e)

Cumplimiento de la fecha de pago

Además de poner énfasis en: a. Pre numeración de formularios. b. Uso en secuencia de ellos. c. Autorizaciones y cálculos correctos. d. Correcta y oportuna aplicación contable. B.07

Seleccionar el producto más rotativo de la

B. 07

13/07/2017

ABGM

B.08

13/07/2017

ABGM

B. 09

13/07/2017

MIBM

B. 10

13/07/2017

MIBM

B. 11

14/07/2017

ABGM

B. 12

15/07/2017

ABGM

B.13

16/07/2017

MIBM

muestra revisada para verificación de los procesos de entrada y salida de mercadería y verificar que la valuación de existencias se lleve a cabo de acuerdo con el método mencionado por la contadora en el proceso de ventas y en forma consistente. B.08

Seleccionar una muestra de la toma física de inventarios y compare los saldos de los productos de antes y después de la misma.

B.09

Preparar cédula estadística sobre las políticas en materia de definición de inventarios obsoletos o susceptibles de reflejo en resultados por esa u otras causas equivalentes.

B.10

Verificar el cumplimiento de las políticas señaladas en el apartado anterior.

B. 11

Estudiar y evaluar la confiabilidad de la plataforma de cómputo electrónico en el marco de los inventarios, poniendo en consideración: a. Mecanismos de seguridad para el acceso a la información. b. Facultades de consulta y operativas asignadas al personal. c. Integridad de las bases de datos. d. Armonía con el control interno no informático.

B. 12

Realizar una matriz de recomendaciones en base a las áreas críticas identificadas en la aplicación del cuestionario COSO II – ERM.

B. 13

Presentación de informe con las conclusiones sobre el área auditada

Figura 5. Programa de ejecución de auditoría. z Sánchez, G., 2013.

56 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Proceso: Evaluación del Sistema de control interno Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: ABGM

B.01 1/3

Fecha: 04/07/2017

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios mediante la aplicación de un cuestionario de control basado en los componentes del Sistema COSO II –ERM. Relevamiento: N° PREGUNTAS AMBIENTE DE CONTROL INTERNO ¿Las relaciones con los empleados, proveedores y clientes se basan 1 en valores éticos? 2 ¿La empresa cuenta con un organigrama establecido? ¿Está establecido por escrito cuáles son los requerimientos 3 necesarios para cada puesto de trabajo? ¿Existen incentivos y sanciones aplicados al desempeño de las 4 actividades realizadas por los empleados? TOTAL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 5 ¿La empresa Distribuidora López cuenta con un plan estratégico? ¿El propietario de la empresa ha determinado objetivos 6 operacionales y ha establecido las estrategias para realizarlos? ¿Se han fijado indicadores de eficiencia operacional los cuales 7 ayuden a medir el cumplimiento de objetivos? ¿La empresa supervisa la consecución de los objetivos 8 establecidos? ¿Existen controles como reportes de compras y ventas que permitan 9 alcanzar los objetivos establecidos? ¿Se comunican los objetivos de manera oportuna al personal de la 10 empresa? TOTAL IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Se utiliza documentación necesaria para el movimiento interno 11 de mercadería? ¿Se realiza de forma periódica la constatación física de la 12 mercadería en bodega? ¿Los pedidos se realizan por escrito e incluyen cláusulas de 13 devolución por demora y normas de control de calidad?

15 16 17 18 19

NO N/A Observaciones

1 1 1 1 3

1 1 1 1

1 1 1 2

4 1

1 al año Escritas en la pared El proveedor debe pagar el flete de envío y devolución de mercadería

¿Se aplican las penalizaciones establecidas para los proveedores 1 por demora y normas de calidad? ¿Solo el personal encargado de bodega tiene acceso a la misma? ¿Se lleva registros de entrada y salida de mercadería a través de 1 un sistema contable? ¿Se identifican los riesgos como niveles altos en pérdidas de ventas, quiebre de stock, recibo de productos en mal estado, productos obsoletos? ¿Se han implementado medidas preventivas que ayuden a disminuir los riesgos? ¿Las medidas preventivas implementadas disminuyen los riesgos? TOTAL 4

1 1 1 5

57 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Proceso: Evaluación del Sistema de control interno Al 31 de Diciembre del 2016

VALORACIÓN DE RIESGOS ¿El trabajo del personal en todas las áreas de la empresa ha sido 20 eficiente? 21 22 23 24 25

¿Se realizan planes de capacitación al personal de la empresa?

1 MensualEmpíricamente 3 Bodegueros revisadores 1

1 1 1 1 1 4

Diario

3 1 1 1

1 1 1 1 2

1 3

¿Se comprueba el buen estado y funcionamiento de mercadería antes de ser entregada al cliente? ¿La administración de la empresa se interesa por el impacto que 28 causan los productos obsoletos o caducados? ¿Existen medidas para mejorar la organización del espacio físico 29 en bodega? ¿Al identificar riesgos potenciales en los procesos de compras, 30 almacenamiento y ventas, se evalúan las posibles respuestas? ¿Se realizan conciliaciones de las cantidades despachadas con las 31 facturadas? 32 ¿Existen normas relativas a la protección física de inventarios? TOTAL ACTIVIDADES DE CONTROL 33 ¿Posee un manual de políticas y procedimientos? 34 ¿Existe un manual de funciones? ¿Existen controles continuos que verifiquen que se cumpla con 35 toda la documentación de respaldo en los procesos de compra y venta? ¿Existen controles que verifiquen que todas las facturas de 36 compras o ventas han sido contabilizadas? ¿Está establecido por escrito cuáles son los máximos y mínimos 37 que debe existir en la mercadería para realizar el reabastecimiento de la misma? ¿Solo los trabajadores encargados realizan movimientos de 38 mercadería dentro de la empresa? ¿Nunca se realizan conciliaciones luego de la toma física de los 39 inventarios? TOTAL

Fecha: 04/07/2017

Semanal Mensual

TOTAL RESPUESTA AL RIESGO ¿Se realizan controles a la entrada y salida de mercadería?

B.01 2/3

¿Son evaluadas las cantidades de mercadería en existencia con las 1 cantidades arrojadas por el sistema? ¿Existen mecanismos para identificar y poder reaccionar ante cambios que pueden afectar a la empresa? ¿Se mide el impacto que tiene la organización de la bodega con la codificación respectiva del sistema? ¿Se evalúa la rotación del inventario?

Elaborado por: ABGM

58 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Proceso: Evaluación del Sistema de control interno Al 31 de Diciembre del 2016

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Existen políticas relativas a la información y comunicación entre 40 las áreas de compras, ventas y bodega? ¿Existe una adecuada comunicación entre el departamento de 41 bodega y compras para la adquisición de productos? 42 ¿Se comunica periódicamente el estado de los inventarios? ¿Se comunica a todo el personal de bodega y logística cuando han 43 existido cambios en la organización de los productos en la bodega? ¿Se informa eficazmente cuando el cliente ha decidido cancelar o 44 incrementar su orden o algún producto de la misma a los despachadores? ¿Se informa a los despachadores sobre las características y 45 similitudes existentes entre los productos? ¿Se informa a los despachadores las características de los 46 productos nuevos? ¿Se comunica eficientemente al agente vendedor la inexistencia 47 de productos pertenecientes a la orden del cliente? ¿La información que proporciona el sistema informático contable 48 es completamente oportuna y confiable para la realización de las operaciones en la empresa? TOTAL SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Se investiga de forma oportuna las diferencias entre los 49 registros contables de las mercaderías y la constatación física de las mismas? ¿Los gerentes de cada área emiten recomendaciones para 50 mejorar cada gestión y éstas son implementadas? 51 ¿El almacenamiento de mercadería es supervisado y aprobado? ¿Se realiza la verificación de mercadería que ingresa y sale de 52 bodega con la respectiva documentación de respaldo? 53

¿Las entradas y salidas de la mercadería son autorizadas?

TOTAL TOTAL

B.01 3/3

Fecha: 04/07/2017

1 1 1 1

1 1 1 1 1 1

Se investiga pero no se llega a la solución

1 1 1 Bodega revisión

1 3 22

Fuentes: Gerente general, Gerente administrativo, bodeguero.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Elaborado por: ABGM

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

2 32

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Matriz de riesgo

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 06/07/2017

B. 1/1

Objetivo: Con los resultados obtenidos de la aplicaciĂłn del Cuestionario COSO II â&#x20AC;&#x201C; ERM plantear los siguientes puntos: a) Establecer la matriz de riesgo que presenta el ĂĄrea de gestiĂłn de inventarios b) Determinar la muestra de transacciones a revisar en base a los resultados de la matriz de riesgo. c) Establecer el nivel de confianza de cada uno de los 8 componentes del Cuestionario COSO II â&#x20AC;&#x201C; ERM. Relevamiento: a) Nivel

de confianza=

đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2021;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;Ăłđ?&#x2019;? đ?&#x2018;ťđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;? đ?&#x2018;ˇđ?&#x2019;?đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;Ăłđ?&#x2019;? đ?&#x2018;ťđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;?

22 53

= 0,41509434* 100 = 41,509434%

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO Bajo 15% - 50% 3 Alto Medio 51% - 75% 2 Medio Alto 76% - 95% 1 Bajo Fuente: Cuestionario COSO II - ERM b) Muestra:

Muestra=

đ?&#x2018;ľđ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2014;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;? đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2C6;đ?&#x2019;? đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;?đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2021;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x203A;đ?&#x2019;&#x201A;

= 0,05 = 0,6 * 100 = 60

c) Establecer el nivel de confianza de los componentes del Cuestionario COSO II â&#x20AC;&#x201C; ERM CALIFICACIĂ&#x201C;N Confiable Aceptable No confiable

% 76% al 95% 51% al 75% Menos del 50%

VALORACIĂ&#x201C;N DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO COSO ERM Valores Valores Componentes Porcentajes Total preguntas positivos negativos Ambiente de control interno 75,00% 3 1 4 Establecimiento de objetivos 33,33% 2 4 6 IdentificaciĂłn de eventos 44,44% 4 5 9 ValoraciĂłn de riesgos 50,00% 3 3 6 Respuesta al riesgo 57,14% 4 3 7 Actividades de control 28,57% 2 5 7 InformaciĂłn y comunicaciĂłn 11,11% 1 8 9 SupervisiĂłn y monitoreo 60,00% 3 2 5 TOTAL 22 31 53

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

Confiabilidad Aceptable No confiable No confiable No confiable Aceptable No confiable No confiable Aceptable

60 "DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ"

Elaborado por: MIBM

B.03 1/6

Proceso: Compras DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 10/07/2017

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditorĂa para autentificar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: a) integridad en las bases de datos y b) correcta y oportuna aplicaciĂłn contable. Relevamiento: DETALLE Facturas de compras revisadas que no cumplen con el proceso Facturas de compras revisadas que cumplen con el proceso NĂşmero total de facturas revisadas

NĂ&#x161;MERO 18ÂŽ 42ÂŽ â&#x2C6;&#x2018;60

PORCENTAJE 30% 70% â&#x2C6;&#x2018;100%

Fuente: Muestra de facturas de compras de noviembre 2016 tomadas de los archivadores, con referencia en el Anexo NÂ°10 Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria.

đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 42 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ??śđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; = đ?&#x2018;Ľ100 = 70% 60

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ??śđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; =

Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: El 70% de las facturas de compras revisadas cumple con la documentaciĂłn de respaldo, sin embargo, en algunos casos no cuentan con la documentaciĂłn de respaldo pertinente; los pedidos de compras no requieren de firmas de autorizaciĂłn; la secuencia de los documentos no se cumple a cabalidad y la aplicaciĂłn contable se la realiza al final del mes. Criterio: De acuerdo con las polĂticas establecidas para el proceso de compras la debida documentaciĂłn de respaldo consta de: el documento de cotizaciones, la factura, el comprobante de retenciĂłn y el comprobante de pago, asĂ como los respaldos de los cheques con los que se ha realizado el pago, los cuales deben estar firmados por la persona encargada y debidamente archivados mientras que la aplicaciĂłn contable se la realiza al final del mes en una sola cuenta de inventario. Causa: Incumplimiento de los procesos por parte de los empleados, asĂ como carentes controles sobre el proceso; como ejemplo las cotizaciones de productos en unos casos se realizan y en otros no, por motivo de conocer al proveedor, sin embargo, no se deja documentaciĂłn de respaldo de ellas, las compras no requieren de firmas de autorizaciĂłn debido a que el encargado de realizar las compras hace el pedido a su criterio; en cuanto a la secuencia de las retenciones se da por casos de anulaciĂłn de las mismas y la aplicaciĂłn contable se la realiza al fin de mes por cuestiones de emisiĂłn tardĂa de los descuentos otorgados por los proveedores. Efecto: No generar documentaciĂłn de respaldo en las cotizaciones ocasiona que no exista constancia de que se ha cumplido con el proceso y se haya escogido al proveedor que presente las mejores condiciones de compra, ademĂĄs ocasiona que los saldos de la cuenta inventario no estĂŠn actualizados.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Compras

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 10/07/2017

B.03.01 2/6

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditorĂa para autentificar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: a) integridad en las bases de datos. Relevamiento: DETALLE Facturas de compras revisadas que no coinciden con datos del sistema Facturas de compras revisadas que coinciden con datos del sistema NĂşmero total de facturas revisadas

NĂ&#x161;MERO 0ÂŽ 60ÂŽ â&#x2C6;&#x2018;60

PORCENTAJE 0 100% â&#x2C6;&#x2018;100%

Fuente: Muestra de facturas de compras de noviembre 2016 tomadas de los archivadores, con referencia en el Anexo NÂ°10.1. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria.

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D; = đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 60 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; = đ?&#x2018;Ľ100 = 100% 60 Comentario: Efectuada la revisiĂłn de los valores ingresados en el sistema informĂĄtico y los valores de las facturas se obtuvo que el 100% de las facturas fueron ingresadas correctamente confirmando la integridad en las bases de datos.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

62 "DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ"

Elaborado por: MIBM

B.03.02 1/3

Proceso: Compras DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 10/07/2017

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditorĂa para autentificar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: b) correcta y oportuna aplicaciĂłn contable. Relevamiento: DETALLE Facturas de compras revisadas que no cumplen con la correcta y oportuna aplicaciĂłn contable Facturas de compras revisadas que cumplen con la correcta y oportuna aplicaciĂłn contable NĂşmero total de facturas revisadas

NĂ&#x161;MERO 0ÂŽ

PORCENTAJE 0

60ÂŽ

100%

â&#x2C6;&#x2018;60

â&#x2C6;&#x2018;100%

Fuente: Muestra de facturas de compras de noviembre 2016 tomadas de los archivadores, con referencia en el Anexo NÂ°10.1. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria.

đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 60 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019; = đ?&#x2018;Ľ100 = 100% 60

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019; =

Comentario: De acuerdo con la revisiĂłn de facturas de compras efectuada se pudo confirmar que se cumple con la correcta y oportuna aplicaciĂłn contable, debido a que las facturas son registradas en el sistema en el momento que se realizan, permitiendo la aplicaciĂłn contable a fin de mes.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Compras

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 10/07/2017

B.04 Âź

Objetivo: Verificar el registro de las devoluciones de mercaderĂa, para el efecto escoja como muestra un mes al azar. Relevamiento: Se tomĂł al azar el mes de noviembre de 2016, dando los siguientes datos: DETALLE Monto devuelto mes de noviembre 2016 Total de compras del mes de noviembre 2016 Total de compras

VALOR 37.136,17 ÂŽ 1â&#x20AC;&#x2122;499,794.75ÂŽ 1â&#x20AC;&#x2122;536,930.92â&#x2C6;&#x2018;

PORCENTAJE 2,42% 97,58% â&#x2C6;&#x2018;100%

Fuente: Notas de crĂŠdito de noviembre 2016 tomadas de los archivadores con referencia en el Anexo NÂ°11. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria.

đ?&#x2018;&#x20AC;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019; 2016 đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019; 2016 37.136,17 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; = đ?&#x2018;Ľ100 = 2,42% 1â&#x20AC;&#x2122;536,930.92

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; =

Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: En las devoluciones a los proveedores, la muestra arrojo que existe el 2,42% de devoluciones correspondientes al mes de noviembre de 2016 que constan con su respectiva nota de crĂŠdito pero que no se realizĂł el registro inmediato, informaciĂłn que se corrobora en el anexo NÂ° 11. Criterio: De acuerdo con las polĂticas establecidas para el proceso de compras las devoluciones deben ser realizadas inmediatamente al proveedor luego de la revisiĂłn en bodega y la emisiĂłn de la nota de crĂŠdito correspondiente. Causa: Las devoluciones se realizan porque ciertos artĂculos no corresponden al pedido, han llegado daĂąados, en mal estado o en cantidades que exceden a la del pedido; como por ejemplo en la nota de crĂŠdito nÂ° 6335, factura nÂ° 29397 perteneciente a Edesa S.A. se devolvieron 2 unidades del producto inodoro campeĂłn blanco manija a un valor total de $99,97 por encontrarse en mal estado. Efecto: El nĂşmero elevado de devoluciones ocasiona inconvenientes en la relaciĂłn con el proveedor y que los saldos reflejados en el sistema no se actualicen rĂĄpidamente originando saldos finales irreales en la cuenta de inventarios.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Pólizas de seguros

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 11/07/2017

B.05 1/1

Objetivo: Seleccionar un número representativo de pólizas de seguros para las compras de mercancías y verificar que los cargos a inventarios están respaldados por facturas de los proveedores. Relevamiento: La empresa “Distribuidora López” posee pólizas de seguro para sus inventarios, de las cuales hemos tomado las siguientes: La empresa aseguradora es Tecniseguros S.A. (QBE Seguros Colonial), de la cual se pudo verificar la factura 006-001-000021718 correspondiente al 1 de octubre de 2016 por seguros contra incendios, robo y por dinero y valores. Pólizas de seguros de "Distribuidora López" N° DE PÓLIZA 1019865 1011740 752

DETALLE Seguro contra incendio. Objeto asegurado: mercadería Seguro por robo y asalto. Objeto asegurado: contenidos Seguro de dinero y valores. Objeto asegurado: dinero en efectivo, en metálico o billetes de banco, valores y otros documentos negociables, dinero en permanencia.

FECHA DE VIGENCIA 05-09-2016 hasta 0509-2017 05-09-2016 hasta 0509-2017 05-09-2016 hasta 0509-2017

MONTO $ 1’000,000.00 $ 50.000,00 $ 10.000,00

Comentario: Efectuada la revisión del número representativo de los documentos de pólizas de seguros para las compras de mercancía se pudo comprobar que la empresa sí cumple con la debida seguridad por lo que no se han suscitado inconvenientes. Fuentes: Gerente Propietario y pólizas de seguros de Distribuidora López.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

por:

B.06.01.01 1/1

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancĂas establecidos en las grĂĄficas de flujo, destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: a)

Orden de Pedido Relevamiento:

La muestra tomada para verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercaderĂa mencionado anteriormente fue de 60 facturas, mismas que fueron tomadas al azar de los archivos de las ventas realizadas por cada uno de los vendedores. A continuaciĂłn, se muestra el cumplimiento del proceso donde el documento de respaldo es la orden de pedido: DETALLE NĂşmero de facturas revisadas que cumplen con Orden de Pedido NĂşmero de facturas revisadas que no cumplen con Orden de Pedido NĂşmero Total de facturas revisadas

NÂ° 55 ÂŽ 5 ď Ź â&#x2C6;&#x2018; 60

Porcentaje 91,67% 8,33% 100

Fuente: Muestra de facturas de ventas de Noviembre del 2016 tomadas de los archivadores de la empresa, referente al anexo 12. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria, ď Ź Sin documento

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55 â&#x2C6;&#x2014; 100 = 91,67% 60

Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: El 8,33% de las facturas de venta revisadas no cumple con la emisiĂłn de la orden de pedido. Por lo tanto, esta documentaciĂłn de respaldo no cumple en su totalidad con las firmas de autorizaciĂłn. Criterio: De acuerdo con las polĂticas establecidas en el proceso de ventas las documentaciones de respaldo son: Ăłrdenes de pedido que los vendedores envĂan cuando toman el pedido y sirven para que los despachadores verifiquen si existen la mercaderĂa solicitada por el cliente. Causa: Las facturas NÂ° 55199, 55107, 57420, 56183, 58194 incumplen con parte del proceso de ventas, de acuerdo a las polĂticas y procedimientos de la empresa, incluye documentaciĂłn que respalda el cumplimiento del mismo y las que no cuentan con orden de pedido. Efecto: No generar Ăłrdenes de pedido ocasiona que no se tenga un registro pre â&#x20AC;&#x201C; facturaciĂłn por si existiese un error en la misma y que los despachadores no tengan un documento con el cual verificar si existen los productos en bodega que el cliente solicita.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

por:

B.06.01.02 1/1

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancĂas establecidos en las grĂĄficas de flujo, destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: a)

Orden de Entrega Relevamiento:

DETALLE NĂşmero de facturas revisadas que cumplen con Orden de Entrega NĂşmero de facturas revisadas que no cumplen con Orden de Entrega NĂşmero Total de facturas revisadas

NÂ° 29 ÂŽ 31 ď Ź â&#x2C6;&#x2018; 60

Porcentaje 48,33% 51,67% 100

Fuente: Muestra de facturas de ventas de Noviembre del 2016 tomadas de los archivadores de la empresa, referente al anexo 12. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria, ď Ź Sin documento

đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x17D; Total facturas revisadas

*100

29 % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Ťđ??&#x17E;đ??Żđ??˘đ??Źđ??&#x161;đ???đ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ??&#x17D;đ??Ťđ???đ??&#x17E;đ??§ đ???đ??&#x17E; đ??&#x201E;đ??§đ??đ??Ťđ??&#x17E;đ?? đ??&#x161; = â&#x2C6;&#x2014; 100 = 48,33% 60 Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: El 51,67% de las facturas de venta revisadas no cumple con la emisiĂłn de la orden de entrega. Por lo tanto, esta documentaciĂłn de respaldo no cumple en su totalidad con las firmas de autorizaciĂłn. Criterio: De acuerdo con las polĂticas establecidas en el proceso de ventas parte de la documentaciĂłn de respaldo son: Ăłrdenes de entrega en las cuĂĄles se registran los productos existentes solicitados por el cliente mediante la orden de pedido y a su vez sirve para que los despachadores realicen el despacho de la mercaderĂa. Causa: Incumplimiento de los procesos por parte de los empleados ya que la realizaciĂłn de una venta, de acuerdo a las polĂticas y procedimientos de la empresa, incluye documentaciĂłn que respalda el cumplimiento del mismo y varias facturas no cuentan con la orden de entrega; asĂ como carentes controles sobre el proceso pues no existe ninguna inspecciĂłn que verifique el cumplimiento del proceso o que revise la documentaciĂłn de respaldo. Efecto: No generar Ăłrdenes de entrega ocasiona que se facture al cliente productos que pueden no existir en stock, generando demora en el envĂo de la mercaderĂa del cliente o que se envĂe productos que no pertenecen a la orden de pedido del mismo.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado ABGM

por:

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.01.03 1/1

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancĂas establecidos en las grĂĄficas de flujo, destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: a) GuĂa de remisiĂłn Relevamiento: DETALLE NĂşmero de facturas revisadas que cumplen con guĂa de remisiĂłn NĂşmero de facturas revisadas que no cumplen con guĂa de remisiĂłn NĂşmero Total de facturas revisadas

NÂ° 46 ÂŽ 14 ď Ź â&#x2C6;&#x2018; 60

Porcentaje 76,67% 23,33% 100

Fuente: Muestra de facturas de ventas de Noviembre del 2016 tomadas de los archivadores de la empresa, referente al anexo 12. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria, ď Ź Sin documento

Indicador: % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Ťđ??&#x17E;đ??Żđ??˘đ??Źđ??&#x161;đ???đ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ?? đ??ŽĂđ??&#x161; đ???đ??&#x17E; đ??Ťđ??&#x17E;đ??Śđ??˘đ??Źđ??˘Ăłđ??§ = đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;˘Ăđ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; *100 Total facturas revisadas 46 % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Ťđ??&#x17E;đ??Żđ??˘đ??Źđ??&#x161;đ???đ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ?? đ??ŽĂđ??&#x161; đ???đ??&#x17E; đ??Ťđ??&#x17E;đ??Śđ??˘đ??Źđ??˘Ăłđ??§ = â&#x2C6;&#x2014; 100 = 76,67% 60 Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: El 23,33% de las facturas de venta revisadas no cumple con la emisiĂłn de la guĂa de remisiĂłn. Por lo tanto, esta documentaciĂłn de respaldo no cumple en su totalidad con las firmas de autorizaciĂłn. Criterio: De acuerdo con las polĂticas establecidas en el proceso de ventas parte de la documentaciĂłn de respaldo son las: guĂas de remisiĂłn que son emitidas al momento de revisar el despacho de la mercaderĂa. Causa: Incumplimiento de los procesos por parte de los empleados ya que la realizaciĂłn de una venta, de acuerdo a las polĂticas y procedimientos de la empresa, incluye documentaciĂłn que respalda el cumplimiento del mismo y varias facturas no cuentan con su respectiva guĂa de remisiĂłn; asĂ como carentes controles sobre el proceso pues no existe ninguna inspecciĂłn que verifique el cumplimiento del proceso o que revise la documentaciĂłn de respaldo. Efecto: Las guĂas de remisiĂłn don documentos autorizados por el SRI que autorizan el traslado de productos en el territorio nacional y si no se cumple con este documento se pueden tener problemas legales.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado ABGM

por:

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.01.04 1/1

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancĂas establecidos en las grĂĄficas de flujo, destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: a) Recibo de Cobro Relevamiento: DETALLE NĂşmero de facturas revisadas que cumplen con Recibo de cobro NĂşmero de facturas revisadas que no cumplen con Recibo de cobro NĂşmero Total de facturas revisadas

NÂ° 60 ÂŽ 0 ď Ź â&#x2C6;&#x2018; 60

Porcentaje 100,00% 0% 100

Fuente: Muestra de facturas de ventas de Noviembre del 2016 tomadas de los archivadores de la empresa, referente al anexo 12. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria, ď Ź Sin documento

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado ABGM

por:

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.01.05 1/1

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancĂas establecidos en las grĂĄficas de flujo, destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: a) Cumplimiento de la fecha de pago por parte del cliente Relevamiento: DETALLE NĂşmero de facturas revisadas que cumplen con la fecha de pago NĂşmero de facturas revisadas que no cumplen con la fecha de pago NĂşmero Total de facturas revisadas

NÂ° 22 ÂŽ 38 ÂŽ â&#x2C6;&#x2018; 60

Porcentaje 36,67% 63,33% 100

Fuente: Muestra de facturas de ventas de Noviembre del 2016 tomadas de los archivadores de la empresa, referente al anexo 12. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria

Indicador: % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Ťđ??&#x17E;đ??Żđ??˘đ??Źđ??&#x161;đ???đ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ??Ľđ??&#x161; đ??&#x;đ??&#x17E;đ??&#x153;đ??Ąđ??&#x161; đ???đ??&#x17E; đ??Šđ??&#x161;đ?? đ??¨ đ??&#x161;đ??&#x153;đ??¨đ??Ťđ???đ??&#x161;đ???đ??&#x161; = đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?â&#x201E;&#x17D;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x153; *100 Total facturas revisadas 22 % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Ťđ??&#x17E;đ??Żđ??˘đ??Źđ??&#x161;đ???đ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ??Ľđ??&#x161; đ??&#x;đ??&#x17E;đ??&#x153;đ??Ąđ??&#x161; đ???đ??&#x17E; đ??Šđ??&#x161;đ?? đ??¨ = â&#x2C6;&#x2014; 100 = 36,67% 60 Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: El 63,33% de las facturas de venta revisadas no cumple con las fechas de pago acordadas al momento de la venta. Criterio: En el proceso de ventas se encuentra establecido que si el cliente tiene una obligaciĂłn vencida con la empresa no se le despacharĂĄ mercaderĂa, por lo tanto, es importante controlar que se cumplan las fechas de pago establecidas en las facturas a la hora de las ventas. Causa: Incumplimiento por parte de los clientes en las fechas de pago acordado al momento de adquirir mercaderĂa. Efecto: Las ventas reducirĂĄn debido a que existen obligaciones vencidas de pago por parte de los clientes.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023 Objetivo:

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.02 1/1

a) Pre numeraciĂłn de formularios, b) Uso en secuencia de ellos

Relevamiento:

A continuaciĂłn, se presenta un resumen donde se demuestra la Pre numeraciĂłn de los formularios y el uso en secuencia de los mismos: DETALLE Facturas que cumplen con pre numeraciĂłn y su uso en secuencia Facturas que no cumplen con pre numeraciĂłn y su uso en secuencia NĂşmero Total de facturas revisadas

NÂ° 60 ÂŽ 0ď Ź â&#x2C6;&#x2018; 60

Porcentaje 100% 0% 100

Fuente: Muestra de facturas de ventas de Noviembre del 2016 tomadas de los archivadores de la empresa, referente al anexo 12. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria, ď Ź Sin documento

Indicador: % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ??Šđ??Ťđ??&#x17E; đ??§đ??Žđ??Śđ??&#x17E;đ??Ťđ??&#x161;đ??&#x153;đ??˘Ăłđ??§ đ??˛ đ??Źđ??Ž đ??Žđ??Źđ??¨ đ??&#x17E;đ??§ đ??Źđ??&#x17E;đ??&#x153;đ??Žđ??&#x17E;đ??§đ??&#x153;đ??˘đ??&#x161; = đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?â&#x201E;&#x17D;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x153; *100 Total facturas revisadas 60 % đ???đ??&#x17E; đ??&#x2026;đ??&#x161;đ??&#x153;đ??đ??Žđ??Ťđ??&#x161;đ??Ź đ??Ťđ??&#x17E;đ??Żđ??˘đ??Źđ??&#x161;đ???đ??&#x161;đ??Ź đ??Şđ??Žđ??&#x17E; đ??&#x153;đ??Žđ??Śđ??Šđ??Ľđ??&#x17E;đ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??§ đ??Ľđ??&#x161; đ??&#x;đ??&#x17E;đ??&#x153;đ??Ąđ??&#x161; đ???đ??&#x17E; đ??Šđ??&#x161;đ?? đ??¨ = â&#x2C6;&#x2014; 100 = 100% 60 Comentario: Todas las facturas de la muestra tomada cumplen con la pre numeraciĂłn y se usan de acuerdo a la secuencia establecida.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

71 "DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado ABGM

por: B.06.03.01 1/1

Fecha: 12/07/2017

Objetivo: c) Autorizaciones y cĂĄlculos correctos Relevamiento: A continuaciĂłn, se presenta un resumen donde se demuestra el nĂşmero de facturas que cuentan con autorizaciones: DETALLE Facturas de ventas realizadas que cuentan con todas las firmas de autorizaciĂłn Facturas de ventas realizadas que no cuentan con todas las firmas de autorizaciĂłn NĂşmero total de facturas revisadas

NÂ° 27ÂŽ 33ď Ź â&#x2C6;&#x2018;60

% 45% 55% â&#x2C6;&#x2018;100

Fuente: Muestra de facturas de compras de noviembre 2016 tomadas de los archivadores, con referencia en el Anexo NÂ°12 Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria, ď Ź Sin documento

Indicador: Ă?đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x2021;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x2013;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D; đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x2014;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D; đ?&#x2019;&#x2019;đ?&#x2019;&#x2013;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x2018;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;? đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D; đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D; đ?&#x2019;&#x2021;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D; đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x2013;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x203A;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;Ăłđ?&#x2019;? đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; = đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 27 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; = đ?&#x2018;Ľ100 = 45% 60 Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: El 45% de las facturas revisadas poseen todas las firmas de autorizaciĂłn. Criterio: En el proceso de ventas estĂĄ establecido que en cada uno de los documentos que respaldan el mismo debe constar la firma de autorizaciĂłn y responsabilidad de la persona que lo realiza. Causa: Las facturas NÂ° Â° 55199, 55107, 57420, 56183, 58194 no poseen orden de pedido pues se realizaron directamente en la empresa, y las facturas NÂ°56508, 56454, 56541, 58176, 56530, 57480 poseen productos que fueron retirados del pedido por el cliente o que el cliente quiso adquirir luego de emitir la orden de pedido de ventas. Efecto: No se cumple con el proceso de ventas establecido generando desconfianza en los resultados del mismo.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.03.02 1/1

Objetivo: c) Autorizaciones y cĂĄlculos correctos Relevamiento: A continuaciĂłn, se presenta un resumen donde se demuestra los cĂĄlculos correctos realizados en las transacciones para lo cual se realizĂł una comparaciĂłn entre las facturas y las Ăłrdenes de pedido de ventas (O.P.V): DETALLE Diferencia entre las Ăłrdenes de pedido y las facturas de la muestra revisada en dĂłlares Diferencia entre las Ăłrdenes de pedido y las facturas de la muestra revisada en porcentaje

Facturas $ 96.896,46 ÂŽ 100%

O.P.V $ 79.637,22 ÂŽ

Diferencia $ (1.288,66) ÂŠ 1,33%

Fuente: Muestra de facturas de compras de noviembre 2016 tomadas de los archivadores, con referencia en el Anexo NÂ°12.1 Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria, ÂŠ cĂĄlculos

Indicador: đ??ˇđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;Ś đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201A;. đ?&#x2018;&#x192;. đ?&#x2018;&#x2030; đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x20AC;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; $ 1.288,66 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?ĂĄđ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; = đ?&#x2018;Ľ100 = 1,33% $ 96.896,46

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ??śĂĄđ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; =

Atributos del hallazgo: CondiciĂłn: Existe una diferencia de $ 1.288,66 entre el monto facturada y el monto de las Ăłrdenes de pedido de ventas. Criterio: En el proceso de ventas de la empresa se destaca que el documento previo a la facturaciĂłn es la orden de pedido por lo cual los valores de los dos documentos deberĂan ser los mismos. Causa: Las facturas NÂ° Â° 55199, 55107, 57420, 56183, 58194 no poseen orden de pedido pues se realizaron directamente en la empresa, y las facturas NÂ°56508, 56454, 56541, 58176, 56530, 57480 poseen productos que fueron retirados del pedido por el cliente o que el cliente quiso adquirir luego de emitir la orden de pedido de ventas. Efecto: No se cumple con el proceso de ventas establecido generando desconfianza en los resultados del mismo.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

DirecciĂłn: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan JosĂŠ Flores y Vicente Rocafuerte. TelĂŠfono: 2710210 â&#x20AC;&#x201C; 0986772023

"DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ" Proceso: Ventas

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.04 1/1

Objetivo: d) Correcta y oportuna aplicaciĂłn contable. Relevamiento: A continuaciĂłn, se presenta un resumen donde se demuestra la correcta y oportuna aplicaciĂłn en el sistema de control de existencias y en contabilidad: DETALLE Facturas de ventas con correcta aplicaciĂłn contable Facturas de ventas con incorrecta aplicaciĂłn contable NĂşmero total de facturas revisadas

NĂ&#x161;MERO 60ÂŽ 0ÂŽ â&#x2C6;&#x2018;60

PORCENTAJE 100 0 â&#x2C6;&#x2018;100

Fuente: Muestra de facturas de compras de noviembre 2016 tomadas de los archivadores, con referencia en el Anexo NÂ°8.1. Marcas: ÂŽ Revisado, â&#x2C6;&#x2018;Sumatoria.

đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;Ľ 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 60 Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019; = đ?&#x2018;Ľ100 = 100% 60

Comentario: Todas las facturas cumplen con la correcta y oportuna aplicaciĂłn contable, ya que a diario se facturan y se dan de baja los productos vendidos, y al final del mes se realiza un cierre para transferir datos a contabilidad y realizar el asiento contable, pues el sistema informĂĄtico contable brinda esa opciĂłn.

Elaborado: Ana BelĂŠn Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. HernĂĄn Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Valuación de inventarios

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 13/07/2017

B.07 1/1

Objetivo: Seleccionar el producto más rotativo de la muestra revisada para verificación de los procesos de entrada y salida de mercadería y verificar que la valuación de existencias se lleve a cabo de acuerdo con el método mencionado por la contadora en el proceso de ventas y en forma consistente. Relevamiento: El producto que mayor rotación tuvo en el mes de Noviembre del 2016, de acuerdo con la muestra revisada de facturas tanto de compras como de ventas, fue el Inodoro Campeón Blanco de manija (completo) (Edesa); por ello se presenta la comparación de los saldos del kárdex que posee la empresa (anexo 13) y del kárdex realizado por las auditoras (anexo 14). Detalle Saldo de la cantidad de productos al 31/11/2016 Saldo monetario unitario al 31/11/2016 Saldo monetario total al 31/11/2016

Empresa ®108 ® $ 39,5558 ® $ 4.272,0312

Auditor © 108 © $ 39,1759 © $ 4.230,9933

Diferencia ©0 ©$ 0,3800 ©$ 41,0379

Fuente: Kárdex del producto “inodoro campeón blanco manija (completo) (Edesa)” del mes de Noviembre del 2016, referencia en el anexo 13 y 14. Marcas: ® Revisado, ∑ Sumatoria, © Cálculos

Atributos del hallazgo: Condición: Se comprueba que el método promedio ponderado es utilizado para la valuación del inventario; sin embargo, se encuentra una diferencia de $ 41,0379 en el saldo total al 31 de Noviembre del 2016. Criterio: De acuerdo con las políticas establecidas por la empresa en el proceso de ventas el método utilizado para la valuación del inventario es el método promedio ponderado. La NIC 2 determina que, en el método o fórmula del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. En las políticas de compra se encuentra establecido que los descuentos recibidos por los proveedores deben ser contabilizados a la fecha y aplicados al costo de la mercadería. Causa: Se presentan diferencias por el registro inoportuno de descuentos otorgados por el proveedor, que son del 5% y 6% en cada compra. No se encontró los descuentos correspondientes a las facturas n° 00020243, 00020305, 00020300 y 00020405; además los descuentos pertenecientes a los ingresos n° 0030597 y 0030758, registrados como ajustes, no pertenecen a ninguno de los registros realizados en el kárdex en el mes de Noviembre. Los descuentos de las facturas n° 0020650 y 0020651 están registrados en el mes de Diciembre. Efecto: Al registrar inoportunamente los descuentos de compras los costos de la empresa se elevan hasta el momento en que se registra el ajuste por el descuento respectivo. Y de manera global existe una subvaloración del inventario de $ 41,0378, que no se considera material.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Toma física

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 13/07/2017

B.08 1/2

Objetivo: Seleccionar una muestra de la toma física de inventarios y compare los saldos de los productos de antes y después de la misma. Relevamiento:

DISTRIBUIDORA LÓPEZ Coop. 20 de octubre Av. Tsafiquí y Calle Santa María 13/06/2016

Fecha:

Proveedor: INVENTARIO Referencia Observaciones:Alexandra Zapata Código Fo.01.0103006 FO.01.0103014 FO.01.0201001 FO.01.0401002 FO.01.0901002 FO.01.0102015 FO.01.1210115 FO.01.0401001 FO.01.0401004 FO.01.0106013 FO.01.1001006 FO.01.0901001 FO.01.0301001 FO.01.0301002 FO.01.0301005 FO.01.0702004 FO.01.0101015 FO.01.0101014

Nombre Foco Ahorrador Rhino 85 W(espiral) Foco Ahorrador Rhino 95 W(Lotus) Foco bola colores E.27 (Caj 25 unid.) Foco Candelabro de colores (50 caj) E12 Foco Dicroico P/soporte 50 w vica (110v) Foco foco ahorra espiral 20. w evelite Foco Lamptan 100 w (esmerilado) Foco led 7 w. hig power lamp Foco led 7w. platinum Foco luxor 150w (50) Foco luxor esmerilado 100w (100) Foco refrigerdora 20 w e 27 boquilla normal Lámpara electrónica 20w regleta Lámpara electrónica 40w regleta Lámpara electrónica silvania 20w Soporte p/tubo cortina de 1" (dorado) Cabo de madera p/azadon grande Cabo de madera p/palancon 1.20 cm TOTALES

Ingreso a bodega N°: 17778 Fecha: 13/06/2016 Desde: ALMACEN 01

Cajas Cantidad C/U Desc Total 1 100,00 $ 5,50 0 $ 550,00 1 198,00 $ 9,00 0 $ 1.782,00 1 224,00 $ 0,49 0 $ 109,98 1 300,00 $ 0,27 0 $ 80,10 1 69,00 $ 1,21 0 $ 83,15 1 2.266,00 $ 1,72 0 $ 3.892,99 1 4.591,00 $ 0,73 0 $ 3.351,43 1 1,00 $ 1,60 0 $ 1,60 1 460,00 $ 1,21 0 $ 554,30 1 4,00 $ 0,31 0 $ 1,25 1 12,00 $ 0,42 0 $ 5,00 1 102,00 $ 1,12 0 $ 114,55 1 4,00 $ 2,16 0 $ 8,65 1 7,00 $ 2,73 0 $ 19,12 1 41,00 $ 4,50 0 $ 184,50 1 1.633,00 $ 0,18 0 $ 293,94 1 16,00 $ 0,80 0 $ 12,80 1 34,00 $ 1,00 0 $ 34,00 18 10.062,00 $ 11.079,36

Fuente: Archivo de los documentos de la toma física del inventario de Noviembre del 2016.

Atributos del hallazgo: Condición: La toma física realizada en el mes de Junio del 2016, se ejecutó manualmente (cada trabajador contaba la cantidad del producto que existía en cada percha y lo anotaba manualmente en un formulario, para posteriormente pasarlo a un formato entregado por la empresa) y sin supervisión, por lo que la toma física no tuvo éxito; lo que se puede corroborar en el anexo número 15. Criterio: La constatación física se debe realizar bajo la supervisión del responsable y registrar directamente los productos contados en los formatos entregados por la empresa. Causa: No se designó una persona responsable que supervise la toma física, por este motivo las cantidades resultantes de la misma no fueron reales en su totalidad.

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Toma física

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 13/07/2017

B.08 2/2

Efecto: De acuerdo a los resultados de la toma física del inventario del año 2016 existió una sobrevaloración del saldo de la cuenta inventarios de $ 20.000, se evidenció que dicho dato era ficticio al momento de realizar las ventas y detectar que no existían las cantidades registradas en la toma física. La decisión de la Gerencia General en conjunto con la contadora fue de no realizar los ajustes contables pertinentes hasta la ejecución de la nueva toma física del inventario que sería en el año 2017.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Productos obsoletos

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 13/07/2017

B.09 1/3

Objetivo: Preparar cédula estadística sobre las políticas en materia de definición de inventarios obsoletos o susceptibles de reflejo en resultados por esa u otras causas equivalentes. Relevamiento: Las políticas de la empresa con respecto a productos obsoletos o susceptibles de reflejo en resultados por esa u otras causas son: 1.- Dar de baja a los productos; o 2.- Darlos en donación a instituciones sociales La lista de productos que han expirado su fecha de vencimiento se puede encontrar en el Anexo 16, esto obligó a la empresa a tomar la decisión de darlos como donaciones a instituciones sociales que puedan darles uso. Comentario: Correspondiente a la cédula estadística preparada para productos obsoletos o caducados se pudo comprobar que los productos que se encuentren en dicho estado serán dados de baja tanto del inventario como del sistema o entregados como donaciones a entidades sin fines de lucro, como está establecido en las políticas de la empresa. Fuente: Entrevista al Gerente Propietario de Distribuidora López y archivo de facturas de venta.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Inventario obsoleto

Elaborado por: MIBM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 13/07/2017

B.10 1/1

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas señaladas en el apartado anterior. Relevamiento: En complemento con el papel de trabajo anterior en el que se presentó una lista de productos con fecha de vencimiento caducada, se procedió a verificar el cumplimiento de la política señalada, en la cual se donaron varios de los productos a la Institución social CONGREGACIÓN DE PADRES JOSEFINOS DE MURIALDO, dicha donación está respaldada por la emisión de la factura N° 001-222-000075559 con fecha 24-05-2017, con descripción de los siguientes productos: CANTIDAD 1 4 10 4 4 7

DETALLE Pintura Vencelatex blanco galón Pintura Vencelatex verde permanente galón Pintura Latex Int. Amarillo otoñal galón Cóndor Permalatex galón mandarina Permalatex galón blanco hueso Pintura Vencelatex blanco humo galón

Fuente: Factura de donación.

Comentario: De acuerdo con las políticas establecidas en la empresa para productos obsoletos se comprobó que son entregados a instituciones sin fines de lucro, siendo respaldadas por facturas de entrega. Fuentes: Factura de donación de “Distribuidora López”

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

79 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Asignación de claves del sistema Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: ABGM

B.11 1/2

Fecha: 14/07/2017

Objetivo: Estudiar y evaluar la confiabilidad de la plataforma de cómputo electrónico en el marco de los inventarios, poniendo en consideración: Relevamiento: a. Mecanismos de seguridad para el acceso a la información. Para evaluar la confiabilidad de la plataforma de cómputo electrónico en el marco de los inventarios se ha tomado en cuenta el mecanismo de seguridad que la empresa posee referente al acceso de la información, para ello se asigna una clave personal a cada trabajador para que pueda ingresar al sistema, pero solo con facultad de consulta o de funciones que le competen, cuando una persona deja de laborar en la empresa se realiza el cambio de clave, en caso de errores, las correcciones las realiza la Contadora como es el caso de anulaciones b. Facultades de consulta y operativas asignadas al personal. En el siguiente cuadro se muestra la accesibilidad operacional y de consulta:

Gerente/Propietario Contadora Gerente Administrativo Jefe de compras Personal de Ventas Personal de compras y pago a proveedores Jefe de crédito Personal de bodega

ACCESIBILIDAD OPERACIONAL Total Total Total (Ventas, compras, bodega inventarios, reportes) Compras, inventarios y bodega Ventas Compras, inventarios , caja-bancos, bodega Ventas (Cuentas por cobrar caja-bancos) Compras, ventas

CONSULTA Total Total Total (Ventas, compras, bodega, inventarios, reportes) Ventas, reportes personalizados Reportes Reportes Reportes Bodega, reportes

Fuente: Entrevista a contadora.

c. Integridad de las bases de datos. La integridad de la base de datos está dada en que la información se transfiere al ejercicio contable siguiente, los valores de activos, pasivos y patrimonio pasan al nuevo periodo contable, mientras que, los valores tanto de ingresos como de gastos se cierran al fin del periodo realizando los asientos de cierre, así como también el asiento de costos para poder obtener la utilidad del ejercicio. d. Armonía con el control interno no informático. La Contadora asigna una clave personal a cada trabajador para que pueda ingresar al sistema, pero solo con facultad de consulta o de funciones que le competen. Cuando una persona deja de laborar en la empresa se realiza el cambio de clave. Las actualizaciones al sistema se dan cada vez que existe un cambio en factores externos como por ejemplo en impuestos. En caso de existir algún error, la persona encargada de realizar las correcciones es la contadora de la empresa.

80 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Asignación de claves del sistema Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: ABGM

B.11 2/2

Fecha: 14/07/2017

Comentario: El sistema informático cumple con las debidas seguridades para el manejo y revisión de información para las personas que laboran en la empresa, existiendo armonía e integridad en el paso de información contable de un periodo a otro, sin embargo, el sistema refleja problemas en carecer de actualizaciones en línea del stock real del inventario, ocasionando insatisfacción en el cliente por no contar en el almacenamiento con el stock requerido. Fuentes: Entrevista a la Contadora de “Distribuidora López”

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

81 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Matriz Recomendaciones Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Elaborado por: ABGM

B.12. 1/2

Fecha: 15/07/2017

Al 31 de Diciembre del 2016

Objetivo: Realizar una matriz de recomendaciones en base a las áreas críticas identificadas en la aplicación del cuestionario COSO II – ERM. Relevamiento: Componente Ambiente

Área Crítica

Impacto

Recomendaciones

La empresa no tiene establecido por

* Instaurar de forma escrita los perfiles

escrito los perfiles necesarios para Medio

para cada puesto de trabajo en el área de

cada puesto de trabajo.

gestión de inventarios.

control interno * Sugerir la elaboración de un plan estratégico y la comunicación del Carece

una

adecuada mismo.

planificación

estratégica

además

Establecimiento

* Establecer de manera formal los existe informalidad en los objetivos Medio

de objetivos

objetivos operacionales. e

indicadores

eficiencia *Elaborar indicadores de eficiencia

operacional. operacional que indiquen el logro de los objetivos. *Elaborar para

Carecen de documentación para el

documentación registro

internos

Identificación de movimiento interno de mercadería y

necesaria

movimientos

mercadería.

Alto eventos

de cláusulas de devolución en los

*Diseñar documentación formal sobre

pedidos de compra de mercadería.

cláusulas de devolución de compras a proveedores.

Valoración

Carecen de un modelo establecido

* Establecer un modelo adecuado de

para

rotación del inventario.

de evaluar

rotación

del Alto

riesgo inventario. *Diseñar políticas de organización del Mantienen Respuesta

una

deficiente

espacio

físico

bodega

organización en el espacio físico de Alto riesgo

implementando

técnicas

bodega. almacenamiento eficientes.

82 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Matriz Recomendaciones Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: ABGM

B.12. 2/2

Fecha: 15/07/2017

Objetivo: Realizar una matriz de recomendaciones en base a las áreas críticas identificadas en la aplicación del cuestionario COSO II – ERM. Relevamiento: Componente

Área crítica

Impacto

Recomendaciones *Proponer la elaboración de un manual de

Carece de un manual de políticas y

políticas y procedimientos.

procedimientos y de un manual de

*Proponer la elaboración de un manual de

Actividades de funciones y de controles continuos control

para verificar que se cumpla con toda

Alto

funciones. *Sugerir controles mensuales aplicables a

la documentación de respaldo en los

una muestra para verificar que se cumpla

proceso de compra y venta.

con toda la documentación de respaldo de los procesos de compra y venta.

Deficiente

información

para

los

despachadores y personal de bodega cuando Información y comunicación

existen

organización

cambios

bodega,

las

características de los artículos nuevos Alto y las similitudes entre los productos. La información que proporciona el sistema informático contable no es oportuna y confiable.

Supervisión monitoreo

*Sugerir la coordinación de reuniones con el personal involucrado cuando existan acontecimientos de cambios en la organización de la bodega, la adquisición de productos nuevos y las similitudes entre

mercadería.

*Sugerir una evaluación del sistema informático actual.

La empresa investiga, pero no llega a

*Diseñar una ficha de seguimiento en la

una solución oportuna cuando existen

investigación de las diferencias existentes

diferencias entre los registros de las

y sugerir la emisión de un informe al final

mercaderías y la constatación física de Medio

de la misma.

la misma. Además el almacenamiento

*Establecer un encargado y un modelo de

de mercadería no es supervisado y

ficha donde se registre la organización de

aprobado.

la mercadería.

Fuentes: Cuestionario COSO II - ERM.

Elaborado: Ana Belén Gavidia Meneses

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

83 5.2.3. Informar respecto a los hallazgos encontrados. "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Carta a la Gerencia Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado MIBM

por: B.13 1/1

Fecha: 14/07/2017

Objetivo: Presentar carta a la Gerencia con las conclusiones sobre el área auditada. Relevamiento:

Señor: Gerente Propietario Distribuidora López Presente. La evaluación realizada a la gestión de inventarios de la empresa Distribuidora López comprendida desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, abarcó un estudio y evaluación del sistema de control interno, dicha formulación es responsabilidad de los administradores de la organización, teniendo ésta la extensión adecuada como lo requiere las normas de auditoría generalmente aceptadas; el propósito del estudio fue determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoria necesarios para expresar conclusiones y recomendaciones sobre el sistema de control interno de la empresa. Por ser de responsabilidad de la administración de la empresa Distribuidora López establecer y mantener la estructura del sistema de control interno, éste debe salvaguardar los activos y proporcionar seguridad razonable a posibles pérdidas por mal uso o disposición no autorizada, a procesos sin la debida autorización de Gerencia, carencia de documentación que permita establecer los lineamientos del sistema de control interno de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El estudio y evaluación realizado para el propósito limitado descrito en el primer párrafo no garantiza que se revelen todas las debilidades importantes de la estructura, en virtud que fue basado en pruebas selectivas sobre los registros de contabilidad y la información relativa consecuentemente, no expresamos una opinión sobre la estructura de control interno de la compañía tomado en su conjunto. Sin embargo, encontramos situaciones que pueden dar lugar a que se cometan errores e irregularidades y que de no corregirse podrían detener el desarrollo de la empresa; M&B Consultores y Auditores Fuente: Papeles de trabajo.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

84 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: informe Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Presentación

del

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado MIBM

por:

B.13 1/3

Fecha: 16/07/2017

Objetivo: Presentar el informe con las conclusiones sobre el área auditada. Relevamiento: INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Al Gerente/ Propietario de la empresa “Distribuidora López”, del cantón Santo Domingo de los Colorados. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN INEXISTENTE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA La empresa carece de una adecuada planificación estratégica que permita tomar las mejores decisiones para el desarrollo futuro de la organización en el mercado, además que no cuenta con objetivos establecidos e indicadores que permitan medir el nivel de eficiencia operacional. Recomendaciones: El Gerente: Propondrá la elaboración de un plan estratégico y la comunicación del mismo. Establecerá de manera formal los objetivos operacionales. Implantará indicadores de eficiencia operacional que indiquen el logro de los objetivos. DEFICIENTE CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Al realizar la revisión de los procedimientos tanto de compras como de ventas pertenecientes al periodo bajo evaluación comprendido desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, se pudo corroborar que los procesos establecidos no se cumplen a cabalidad, existiendo irregularidades en el desarrollo de éstos; en el proceso de compras (Cotizaciones, facturas, comprobantes de retención, comprobantes de pago) y ventas (Orden de pedido, orden de entrega, guía de remisión, recibo de cobro) no poseen la documentación de respaldo pertinente además que no requiere de firmas de autorización. Recomendaciones: El Gerente: Instaurará un manual de políticas y procedimientos, así como también los perfiles para cada puesto de trabajo en el área de gestión de inventarios. Implantará un manual de funciones. Realizará controles mensuales aplicables a una muestra para verificar que se cumpla con toda la documentación de respaldo de los procesos de compra y venta.

85 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: informe Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Presentación

del

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado MIBM

por:

B.13 2/3

Fecha: 16/07/2017

NÚMERO DE DEVOLUCIONES DE MERCADERÍA A PROVEEDORES Respecto a las devoluciones realizadas a los proveedores, la muestra no arrojó datos con los cuales se puede confirmar la problemática, se debe resaltar que existe un número alto de devoluciones en otras facturas del mismo mes que se corroboran en el anexo N° 11 pero que no se encuentran dentro de la muestra escogida, así como en otros meses del año, las cuales vienen generando el problema; dichas devoluciones ocurren porque ciertos artículos no corresponden al pedido, han llegado dañados, en mal estado o en cantidades que exceden a la del pedido. Recomendación: El Gerente: Establecerá documentación formal sobre cláusulas de devolución de compras a proveedores. CARENTE REGISTRO DE MOVIMIENTOS INTERNOS DE MERCADERÍA En cuanto al manejo de la mercadería no existe documentación que respalde los movimientos internos, provocando que se produzca desorganización de los productos y desconocimiento del lugar donde se encuentran, además de inconvenientes en la recepción y manejo de los mismos; afectando directamente a los saldos en stock y por ende a las ventas; como ejemplo la toma física realizada en el mes de Junio del 2016, la cual se ejecutó manualmente y sin supervisión, por lo que no tuvo éxito; lo que se puede corroborar en el anexo número 15. Recomendaciones: El Gerente: Elaborará documentación necesaria para el registro de movimientos internos de la mercadería. Diseñará políticas de organización del espacio físico en bodega implementando técnicas de almacenamiento eficientes. Coordinará reuniones con el personal involucrado cuando existan acontecimientos de cambios en la organización de la bodega, la adquisición de productos nuevos y las similitudes entre la mercadería. Asignará personal y un modelo de ficha para el registro de la organización de la mercadería. Diseñará una ficha de seguimiento en la investigación de las diferencias existentes y sugerir la emisión de un informe cuando al final de la misma. INADECUADA PLANIFICACIÓN DEL PUNTO DE PEDIDO DE COMPRAS No existe un método formal para realizar los pedidos de compras, debido a esto el encargado de ello las realiza de manera empírica revisando dos veces por semana el movimiento de cada producto para proceder a generar la compra, ocasionando quiebres o excesos de stock.

86 "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: informe Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Presentación

del

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado MIBM

por:

B.13 3/3

Fecha: 16/07/2017

Recomendación: El Gerente: Establecerá un modelo adecuado de rotación del inventario. DEFICIENTE SISTEMA INFORMÁTICO Existen falencias en el sistema informático debido a que no cuenta con actualizaciones en línea del inventario durante el transcurso del día causando saldos irreales en mercadería. Recomendación: El Gerente: Realizará una evaluación de la funcionalidad y ventajas que presenta el sistema informático actual. Las recomendaciones dadas anteriormente servirán como medida preventiva o correctiva para solucionar las irregularidades que se presentan, las mismas que serán revisadas por la administración de la organización y de acuerdo con su criterio serán implementadas. M&B Consultores y Auditores Fuentes: Papeles de trabajo.

Elaborado: Marilin Isabel Basantes Mendoza

Supervisado por: CPA. Hernán Maldonado

5.2.4. Determinar el impacto de la implementación de las recomendaciones en la gestión de inventarios. A continuación, se presentan las recomendaciones mencionadas con anterioridad y el impacto que tendrá su implementación. 5.2.4.1. Organigrama y requerimientos para cada puesto de trabajo propuesto para el área de gestión de inventarios de la empresa “Distribuidora López”.

Figura 6. Organigrama propuesto para Distribuidora López.

88 5.2.4.1.1. Perfil propuesto para las ĂĄreas que intervienen dentro del ciclo de inventarios. Se ha considerado importante proponer perfiles para cada una de las ĂĄreas que intervienen en el ciclo de inventarios, dichos perfiles se encuentran en el Anexo nÂ° 17. 5.2.4.2. Establecer de manera formal los objetivos estratĂŠgicos y elaborar indicadores de eficiencia operacional que indiquen el logro de los mismos.

DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ OBJETIVOS E INDICADORES OPERACIONALES ď ś Fomentar el desarrollo de la marca LĂłpez dentro del mercado nacional en un lapso de 1 aĂąo. đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D; % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; â&#x2C6;&#x2019; % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; = đ?&#x2018;Ľ100 % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; ď ś Mejorar la estructura de bodega, logĂstica, y los procesos concernientes a ventas, en un lapso de 6 meses. đ?&#x2018;&#x2020;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; â&#x2C6;&#x2019; % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x17D; = % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; ď ś Diferenciar el servicio para que sea un elemento que aporte a la satisfacciĂłn del cliente. Total de clientes insatisfechos Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019; = 1 â&#x2C6;&#x2019; đ?&#x2018;Ľ100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; ď ś Incrementar 15% las ventas, en un tiempo estimado de 1 aĂąo. đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;Ăąđ?&#x2018;&#x153; 2 đ?&#x2018;&#x20AC;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; = â&#x2C6;&#x2019; 1 đ?&#x2018;Ľ100 đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;Ăąđ?&#x2018;&#x153; 1 ď ś Incentivar la bĂşsqueda de productos sustitutos a travĂŠs de importaciones, en un periodo de 1 aĂąo. đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018; đ?&#x2018;˘đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; Ăđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018; đ?&#x2018;˘đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; = đ?&#x2018;Ľ100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; ď ś Regular la cartera comercial, en un periodo de 6 meses. % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; â&#x2C6;&#x2019; % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; = % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; ď ś Coadyuvar al desarrollo sostenible y organizado de una bodega multinivel, en un tiempo estimado de 6 meses. InversiĂłn utilizada đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; = InversiĂłn total Figura 7. Indicadores de eficiencia operacional.

Indicador: Con los indicadores propuestos se podrĂĄ demostrar el cumplimiento de los objetivos operacionales establecidos.

89 Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 =

𝑁° 𝑑𝑒 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑥100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠

5.2.4.3. Elaborar documentación necesaria para el registro de movimientos internos de la mercadería. Para el registro de movimientos internos de mercadería se consideró necesaria la elaboración de fichas que permitan dejar constancia de dichos movimientos, encontrándose la documentación en el anexo n° 18. Indicador: Con el siguiente indicador se podrá demostrar el nivel de impacto que tendrá al implementarse estas fichas: % 𝑑𝑒 𝑝é𝑟𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟í𝑎 =

Total de pérdidas en mercadería Total de inversión en mercadería

5.2.4.4. Diseñar documentación formal sobre cláusulas de devolución de compras a proveedores. Se consideró necesario proponer documentación formal sobre cláusulas de devolución de compras a proveedores, ésta documentación se encuentra detallada en el Anexo n° 19. Indicador: Con el siguiente indicador se podrá demostrar el nivel de impacto que tendrá al implementarse estas cláusulas de penalización: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟í𝑎 =

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑥100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠

5.2.4.5. Establecer un modelo adecuado de rotación del inventario. Se recomienda la implantación del modelo de reaprovisionamiento continuo, el mismo que se encuentra detallado en el anexo n° 20. Indicador: Con el siguiente indicador se podrá demostrar el nivel de impacto que tendrá al implementarse este método de reabastecimiento de mercadería:

90 đ??¸đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x161;ĂŠđ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; =

NĂşmero de quiebres de stock aĂąo 2 đ?&#x2018;Ľ100 đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2DC; đ?&#x2018;&#x17D;Ăąđ?&#x2018;&#x153; 1

5.2.4.6. DiseĂąar polĂticas de organizaciĂłn del espacio fĂsico en bodega implementando tĂŠcnicas de almacenamiento eficientes. Se han diseĂąado polĂticas de organizaciĂłn del espacio fĂsico en bodega, ĂŠstas polĂticas se especifican en el anexo nÂ° 21. Indicador: Con el siguiente indicador se podrĂĄ demostrar el nivel de impacto que tendrĂĄ al implementarse estas fichas: đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; Ăłđ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x153; =

NĂşmero de productos reorganizados đ?&#x2018;Ľ100 Total de productos

5.2.4.7. Proponer polĂticas y procedimientos al ciclo de inventarios. 5.2.4.7.1. PolĂticas de compras propuestas para la empresa â&#x20AC;&#x153;Distribuidora LĂłpezâ&#x20AC;?. A continuaciĂłn, se detallan las polĂticas de compras que se proponen para la empresa, las polĂticas en su conjunto se encuentran descritas en el Anexo nÂ° 22.

DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ

OBJETIVO: DiseĂąo polĂticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su adquisiciĂłn. POLĂ?TICAS DE COMPRAS 1.- Solicitar mercaderĂa solo cuando esta llega al punto de reorden arrojado por el mĂŠtodo de rotaciĂłn de inventario establecido. 2. Para cada comprar que se vaya a realizar se debe generar una orden de pedido de compras. 3. Los pedidos solo serĂĄn realizados si son aprobados por el Gerente Administrativo. 4. El Gerente de compras debe aprobar el ingreso del pedido en el sistema. Figura 8. PolĂticas propuestas para el proceso de compras de la empresa "Distribuidora LĂłpez"

5.2.4.7.2. Procedimientos de compra propuestos para la empresa â&#x20AC;&#x153;Distribuidora LĂłpezâ&#x20AC;?. Se considerĂł necesario proponer nuevos procedimientos de compras para la mejor gestiĂłn de inventarios, estos procedimientos se encuentran detallados en el Anexo nÂ° 23.

91 5.2.4.7.3. Flujograma propuesto para el proceso de compra de “Distribuidora López”. N°

Descripción

Act. Dcto

Responsable

Inicio

Visita del proveedor

Revisión y comparación de cotizaciones

Revisión de productos en el sistema

Jefe de compras

Jefe de compras Jefe de compras

5 6

Revisión de pedidos anteriores realizados al proveedor Revisión del punto de reorden de productos arrojado por el método de reaprovisionamiento

Jefe de compras X

Jefe de compras

Identificación de productos a comprar

Se realiza la orden de compra

Se envía la orden de compra

Jefe de compras

Revisión de orden de compra

Gerente Administrativo

Aprobación de compra

Gerente Administrativo

Jefe de compras

Se contacta con el proveedor Se planifica el horario y el plazo de entrega de mercadería

Jefe de compras

La mercadería llega a bodegas de la empresa

Bodeguero

Se revisa la orden de compra y la compara con la factura recibida por el proveedor

Se califica que el pedido sea correcto

Bodeguero

Ingreso del pedido en el sistema

Bodeguero

Revisión y aprobación del ingreso del pedido en el sistema

Jefe de compras

Facturación y pago a proveedores

Emisión de documentos de retención y cheques

23 24

Registro contable

Fin

Asistente de pagos

Bodeguero

Se recibe la mercadería

Archivo de comprobantes de retención y cheques Envío de documentación de pago

Bodeguero

Gráfico

Contadora

Figura 9. Flujograma propuesto para el proceso de compra de "Distribuidora López".

92 5.2.4.7.4. Políticas propuestas para el almacenamiento de mercadería en la empresa “Distribuidora López”. A continuación, se detallan las políticas de almacenamiento que se proponen para mejorar la gestión de inventarios, las políticas en su conjunto se encuentran descritas en el Anexo n° 24. DISTRIBUIDORA LÓPEZ OBJETIVO: Diseño políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su almacenamiento. POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO 1. Llenar la ficha de perchamiento de mercadería y debe firmar el encargado como aprobación del almacenamiento realizado. 2. Cualquier persona del área de bodega que se encuentre desocupada debe perchar la mercadería. 3. En caso de existir pérdidas se realizará el seguimiento del caso. 4. Emitir informe de la investigación de las diferencias en los saldos de los inventarios. Figura 10. Políticas propuestas para el proceso de almacenamiento en la empresa "Distribuidora López”.

5.2.4.7.5. Procedimientos propuestos para el proceso de almacenamiento de la empresa “Distribuidora López”. Se consideró necesario proponer nuevos procedimientos para el almacenamiento de mercadería, estos procedimientos se encuentran detallados en el Anexo n° 25. 5.2.4.7.6. Flujograma propuesto para el proceso de almacenamiento en la empresa “Distribuidora López”. N°

Descripción

Actividad Documento Responsable

Inicio

Llegan los camiones con mercadería

Revisar la guía de remisión

Descargar los productos en la bodega de revisión

Revisar los productos de acuerdo a la guía de remisión (calidad, cantidad, caducidad, estado)

Comunicar al departamento de compras

Contactar proveedor

Verificar que los productos si correspondan a la orden de compra.

Bodeguero

Ingresar los productos de la factura electrónica en el sistema

Bodeguero

Gráfico

Bodeguero X

Bodeguero Asistente de bodega

Asistente de bodega No Gerente compras Gerente compras

93 10

Trasladar los productos a las bodegas

Trasladar los productos a las perchas correspondiente a la familia

¿El producto es perecible?

Asistente de bodega Asistente de bodega Asistente de bodega / Despachador

Mover los productos que están más próximos a caducarse a la parte delantera de la percha

Colocar los productos en las perchas

Llenar la ficha de perchamiento de mercadería

Revisión de la ficha por el encargado

Informar a despachador

Impresión de los saldos del inventario

Se realiza toma física del inventarios

Se comparan los saldos de los inventarios de antes y después de la toma física

¿Existen diferencias?

Asistente de bodega / Despachador Asistente de bodega /Despachador Asistente de bodega/ Despachador Bodeguero

Bodeguero X

Contadora Contadora

Contadora

Realizar investigación de las diferencias en los saldos

Llenar ficha se seguimiento de la investigación

Bodeguero

Realizar informe de la investigación

Bodeguero

Fin

Bodeguero

Figura 11. Flujograma propuesto para el proceso de almacenamiento en la empresa "Distribuidora López".

5.2.4.7.7. Políticas propuestas para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”. A continuación, se detallan las políticas de ventas que se proponen para mejorar la gestión de inventarios, las políticas en su conjunto se encuentran descritas en el Anexo n° 26.

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su proceso de ventas. POLÍTICAS DE VENTAS 1. En el proceso de revisión se debe generar la guía de remisión. 2. Mantener un embalaje coherente y seguro conforme la variedad de productos. Figura 12. Políticas propuestas para el proceso de ventas de la empresa "Distribuidora López".

5.2.4.7.8. Procedimientos propuestos para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”. Se consideró necesario proponer nuevos procedimientos para las ventas de mercadería para mejorar la gestión de inventarios, éstos procedimientos se encuentran detallados en el Anexo n°27. 5.2.4.7.9. Flujograma propuesto para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”. Nº 1

Inicio

Descripción

Actividad

El agente vendedor visita al cliente

Vendedor

Toma e ingresa el pedido del cliente

Vendedor

Envía el pedido por correo electrónico

Vendedor

Facturación recibe el pedido

Departamento de créditos revisa si existe alguna deuda

Bloquear pedido

Gestionar cobro de deuda

Aprueba el pedido

Se envía pedido a facturación

Se envía pedido a bodega para verificar si existen los productos

Documento

Responsable

Gráfico

Facturador Gerente Administrativo Si

Gerente Administrativo Vendedor X

Gerente Administrativo Facturador

Despachador

95 12

Se comunica a vendedor

Despachador

Preparar artículos para la venta

Despachador

Se envía la orden de pedido a facturación

¿Venta a contado o a crédito?

Facturador

Envía solicitud de crédito a departamento correspondiente

Facturador

Revisar que el monto no sobrepase el cupo asignado al cliente

Gerente créditos

Aprobación del crédito

Gerente créditos

Se envía aprobación a facturación

Gerente créditos

Se genera la factura

Facturador

Se cobra y sella la factura a contado

Asisten de caja

Despachar la orden

Cuando la orden es despachada completamente se envía a verificación

Verificador

El verificador revisa que la orden esté correcta

Verificador

Se informa a despachador para rectificación

Verificador

Se envía a revisión para embalaje

Revisador

¿Es correcto lo despachado y verificado?

Revisador

Se genera guía de remisión

Revisador

Se envía al área de carga y almacenaje

Revisador

Se envía al cliente

Cargadores

El agente comercial realiza el cobro o abono al cliente

Vendedor

Envía el recibo de cobro al departamento de crédito

Gerente de crédito

Ingresar el recibo de cobro al sistema informático contable

Gerente de crédito

Se contabilizan las ventas del mes en un solo asiento contable

Contadora

Fin

Facturador

Contado

Crédito

Despachador

Figura 13. Flujograma propuesto para el proceso de ventas de la empresa "Distribuidora López”

96 5.2.4.8. Ficha de seguimiento en la investigaciĂłn de las diferencias existentes en los saldos de los inventarios luego de la toma fĂsica. Para la investigaciĂłn de diferencias en los saldos de los inventarios luego de la toma fĂsica se recomienda la aplicaciĂłn de una ficha, referente al Anexo nÂ° 28, donde se puede revisar el seguimiento del proceso de investigaciĂłn. TambiĂŠn se recomienda la presentaciĂłn de un informe al final de la investigaciĂłn, donde se detalle las actividades que realizĂł, al cual irĂĄ adjunto a la ficha de seguimiento, de esta manera se podrĂĄ justificar el trabajo realizado. El informe se puede encontrar en el Anexo nÂ° 29. Con la aplicaciĂłn del siguiente indicador se espera medir el porcentaje de pĂŠrdidas reducidas de un aĂąo en comparaciĂłn al anterior mediante la aplicaciĂłn de la ficha y emisiĂłn del informe: đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;Ăłđ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?ĂŠđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; =

% đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?ĂŠđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x17D;Ăąđ?&#x2018;&#x153; 2 â&#x2C6;&#x2019; % đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?ĂŠđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x17D;Ăąđ?&#x2018;&#x153; 1 đ?&#x2018;Ľ100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?ĂŠđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;

5.2.4.9. Modelo de ficha donde se registre la ubicaciĂłn del almacenamiento de la mercaderĂa. Para llevar un control de los productos perchados y la ubicaciĂłn de los mismos se recomienda la aplicaciĂłn de la siguiente. Dicha ficha se estĂĄ ubicada en el Anexo nÂ° 30. Indicador: đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?â&#x201E;&#x17D;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019; =

đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?â&#x201E;&#x17D;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ľ100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x17D;

5.3. Conclusiones 

Mediante la evaluación del sistema de control interno realizada al área de la gestión de inventarios de la empresa “Distribuidora López” se valoraron los procesos: compras, ventas y almacenamiento; mismos que fueron descritos a través de narrativas, flujogramas y políticas permitiéndonos conocer y a la vez detectar las deficiencias en estos procesos.



Con la aplicación de la matriz de nivel de riesgo y de confianza se ha establecido que la empresa cuenta con un nivel de riesgo alto y un nivel de confianza bajo, determinando que el componente que mayor riesgo posee es el de información y comunicación.



Se establece un nivel de riesgo alto debido a que varios de los procesos se realizan de forma empírica, no cumplen con los procedimientos establecidos y no se comunica los cambios al personal de manera oportuna.



Muchos de los procesos de la empresa no se cumplen a cabalidad o poseen errores por la falta de controles continuos y documentación que respalde su ejecución, así como la falta de comunicación entre las distintas áreas.



La inexistencia de políticas y procedimientos establecidos formalmente ocasionó desconocimiento sobre las funciones correspondientes a cada puesto de trabajo, las actividades y responsabilidades a su cargo.



El sistema informático no satisface las necesidades que requiere la empresa, debido a la falta de actualización de información en lo referente al saldo de inventarios, siendo éste el giro del negocio de la organización.



La empresa “Distribuidora López” tenía deficiencias en la recepción y manejo de mercancías, así como la falta de control en lo referente a los movimientos internos de mercadería, por carencia de políticas, procedimientos y documentos que respalden las actividades que deben realizarse.



A través de los indicadores de desempeño planteados para cada una de las recomendaciones sugeridas en la propuesta de mejora, se determinará el impacto que tendrá la aplicación de las mismas en los procesos en cuales se detectaron problemas en la gestión de inventarios de la entidad.

5.4. Recomendaciones 

La Gerencia General de la empresa “Distribuidora López” debería implementar los controles sugeridos en la guía de procedimientos con el fin de elevar la confiabilidad en el sistema de control interno.



Reducir el nivel de riesgo mediante la aplicación de las políticas y procedimientos sugeridos para el área de gestión de inventarios de la empresa “Distribuidora López”.



Implementar los modelos y técnicas de rotación de inventarios sugeridos para mejorar y aumentar la confiabilidad de los procesos que se realizan de forma empírica en la empresa “Distribuidora López”.



Aumentar el nivel de confianza en los procesos mediante la aplicación de las fichas sugeridas para controlar de mejor manera la ejecución de las actividades y optimizar la comunicación entre las áreas.



Se debe comunicar a los trabajadores de la empresa la correcta aplicación de políticas y procedimientos establecidos, enfocándose en dar a conocer las funciones y responsabilidades de los mismos.



Se recomienda realizar una evaluación de la funcionalidad y ventajas que presenta el sistema informático actual para establecer beneficios y decidir la continuidad del sistema vigente.



Realizar planes de seguimiento de mercadería almacenados en bodega para aumentar el nivel de confianza del área de inventarios.



Instaurar las fichas plasmadas en la propuesta de recomendación referentes al manejo interno de mercadería, las cuales permitirán mejorar el control de las mismas, así como también constituirán documentos de respaldo del proceso.



Supervisar el cumplimiento de políticas, procedimientos y controles establecidos concernientes a la gestión de inventarios.



Aplicar la propuesta de mejora para optimar los procesos referentes a la gestión de inventarios y determinar su impacto con el uso de los indicadores propuestos.

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http://web.a.ebscohost.com/ehost/detail/detail?vid=0&sid=7ef1f007-66eb-4a56-891eb2fcc5dff199%40sessionmgr4008&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl #AN=95409965&db=bth Toro, L. A., & Bastidas, V. E. (2011). Metodología para el control y la gestión de inventarios en una empresa minorista de electrodmoésticos. Scientia et Technica Año XVI, 85 - 91. Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=84922625015 Valdemoro, S. (2012). Gestión de pedidos y stock. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España. Vargas, M., Reyes, B., Vidal, O., & Sánchez, M. (2011). Sistemas de Información para el Control de Inventarios del Almacén del ITS. Conciencia Tecnológica, 41 - 46. Disponible en: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3707498 Whittington, R., & Pany, K. (2005). Principios de auditoría. México: McGraw-Hill.

101

GLOSARIO Despachador: Despacha, diligencia, atiende o que tiene a su cargo una agencia o despacho Guía de remisión: Es el documento que emite el remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de bienes, cesión en uso, Consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros. Obsoleto: Inadecuado o anticuado a las circunstancias, modas o necesidades actuales Orden de entrega: Son los documentos que acompañan la mercancía en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere. Percha: Estructura metálica utilizada para colocar o acomodar productos. Perchador: Persona que se encarga de colocar productos en las perchas. Política: Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Procedimiento: son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Reebay: Descuento otorgado por el proveedor por ser cliente fijo y comprar una cantidad establecida con anterioridad.

102

ANEXOS Anexo 1. Carta de convenio emitida por la Pontificia Universidad Catรณlica del Ecuador a Distribuidora Lรณpez

103 Anexo 2. Registro Ă&#x161;nico del Contribuyente

104 Anexo 3. Formato de entrevista a Propietario de “Distribuidora López”

Entrevista a propietario de “Distribuidora López” Reciba un cordial saludo. Por favor dedique unos minutos para completar esta encuesta, la información obtenida, permitirá desarrollar nuestro trabajo de titulación, la misma que será utilizada de manera confidencial y sólo con fines académicos. PREGUNTA 1: ¿La empresa cuenta con una estructura organizacional definida? Si, la empresa cuenta con una estructura bien definida enfocada a alcanzar las metas, organizada por distintas gerencias, administrativas, operativas y logística. PREGUNTA 2: ¿Se contrata personal con experiencia en el manejo de inventarios? Si, se requiere de experiencia mínima de dos años de acuerdo al área en la que va a laborar, actualmente solo en el área de carga se está contratando personal sin experiencia, ya que la función que deben realizar solo es para cargar la mercadería en los camiones. PREGUNTA 3: ¿Existe un proceso de inducción a los trabajadores sobre las funciones que deben realizar? Si, el proceso de inducción está a cargo del Gerente Administrativo, así como también el reglamento interno del área en la cual va a desempeñar sus funciones, la inducción puede durar hasta una semana, o lo necesario para que el trabajador se adapte y aprenda las labores a su responsabilidad.

105 Anexo 4. Formato de encuesta a empleados de la empresa “Distribuidora López”.

Reciba Ud. un cordial saludo. La presente encuesta tiene el objetivo de recolectar información, la cual nos permitirá desarrollar el trabajo de titulación. Dicha información será utilizada para fines académicos y de manera confidencial. Marque con una X la respuesta que considere. 1. ¿Cuándo Ud. ingreso a laborar en la empresa tuvo una inducción sobre las funciones que debía realizar? Si

2. ¿Conoce Ud. cuáles son las funciones específicas a su cargo? Si

3. ¿Conoce Ud. si la empresa posee políticas y procedimientos establecidos para el proceso de compra, almacenamiento y venta de mercadería? Si

4. ¿Tiene conocimiento de situaciones en las que haya existido pérdidas o costos generados por el mal manejo de mercadería? Si

5. ¿Conoce Ud. si han existido situaciones en que las ventas no se hayan realizado por falta de mercadería? Si

106 Anexo 5. Formato de encuesta a proveedores comerciales de la empresa “Distribuidora López”.

Encuesta proveedores comerciales Reciba un cordial saludo. Por favor dedique unos minutos para completar esta encuesta, la información obtenida, permitirá desarrollar nuestro trabajo de titulación, la misma que será utilizada de manera confidencial y sólo con fines académicos. 1. ¿Ud. Mantiene relaciones comerciales continuas con la empresa “Distribuidora López”? Si

2. ¿Conoce Ud. Si la empresa “Distribuidora López” posee políticas y procedimientos de compra? Si

3. ¿Se establecen las condiciones de compra y entrega con la empresa “Distribuidora López” oportunamente? Si

4. ¿Con cuánto tiempo de anticipación realiza el pedido de mercadería la empresa “Distribuidora López”? 1 – 5 días de anticipación 5 - 15 días de anticipación 15 – 30 días de anticipación Más de 30 días de anticipación

107 Anexo 6. Formato de encuesta a proveedor del sistema informático contable de la empresa “Distribuidora López”.

Encuesta proveedor del sistema informático contables Reciba un cordial saludo. Por favor dedique unos minutos para completar esta encuesta, la información obtenida, permitirá desarrollar nuestro trabajo de titulación, la misma que será utilizada de manera confidencial y sólo con fines académicos. 1. ¿Qué tiempo mantiene relaciones comerciales con la empresa “Distribuidora López”? Más de 1 año Más de 3 años Más de 5 años 2. ¿Conoce Ud. Si la empresa “Distribuidora López” posee políticas y procedimientos para la contratación de un sistema informático? Si

3. ¿Han existido problemas en la conciliación de los saldos de los inventarios por falla del sistema contable? Si

4. ¿Han existido problemas en la conciliación de los saldos por errores en la digitación? Si

108 Anexo 7. Carta de gerencia

Santo Domingo de los Tsáchilas, 12 de Junio de 2017. Destinatario: Srta. Basantes Mendoza Marilin Isabel Srta. Gavidia Meneses Ana Belén M&B Consultores y auditores. Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. De nuestra consideración: En relación con la auditoría de la estructura del control interno de “Distribuidora López” correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de Diciembre del 2016, confirmamos a Ud. las siguientes manifestaciones que les hemos efectuado en el transcurso de dicha revisión: 1. Somos responsables por la razonable presentación en los estados contables y los resultados de las operaciones, de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera. Asimismo, los estados contables concuerdan con los registros contables, los que han sido llevados en todos sus aspectos formales de conformidad con las disposiciones legales vigentes. 2. La Gerencia ha puesto a su disposición: a) Todos los registros contables, legales y auxiliares, y toda la documentación con ellos relacionada.

109 b) Información verbal y escrita sobre elementos sustanciales que hacen parte del sistema de control interno vigente. 3. Los estados contables incluyen todas las cuentas bancarias de las cuales la Sociedad es titular. 4. Los principales criterios adoptados por la Empresa en materia impositiva y previsional, tanto en jurisdicción nacional, provincial como municipal son de conocimiento de la Gerencia. 6. Todas las decisiones importantes que ha tomado la Gerencia. 7. La Gerencia no tienen conocimiento de la existencia de contingencias significativas que deban ser expuestas en los estados contables al 31 de Diciembre del 2016. 8. No tenemos conocimiento de irregularidades que involucren a algún miembro del personal de la empresa y que pudieran tener un efecto significativo sobre los estados contables. 9. Toda la mercadería incluida en el balance son de propiedad de la Entidad y no se encuentran afectados por gravámenes o embargos de ningún tipo. 11. Todos los hechos y circunstancias que son de conocimiento de la Gerencia han sido considerados adecuadamente en los estados contables. 12. No tenemos conocimiento de hechos producidos con posterioridad al cierre del ejercicio, y hasta la fecha de la presente, que por su naturaleza hubieran requerido algún ajuste a los estados contables al 31 de Diciembre del 2016.

Sin otro particular, saludamos a ustedes muy atentamente.

Sr. José López Gerente General de “Distribuidora López”

110 Anexo 8. Describir los funcionarios de cada una de las áreas de trabajo de la empresa. "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Estructura Organizacional Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: ABGM

A.01.01 ½

Fecha: 19/06/2017

Objetivo: Describir los funcionarios de cada una de las áreas de trabajo de la empresa “Distribuidora López”.

Relevamiento: Área Gerencia General Contadora General Asistente 1 Bancos Asistente 2 Pagos Asistente 3 Caja Gerente Administrativo Departamento de compras Asistente de compras Departamento de facturación Departamento de cartera Asistente de cartera Departamento de ventas

Asesores comerciales

Departamento de operaciones y logísticas Bodega Asistente de bodega Revisión

Revisadores

Nombres José López Verónica Delgado Mireya Jama Paola Burbano Yadira Villalba José Mulki Patricio Estrada Leonardo García Carlos Morales Verónica Moreta Alexandra Zapata Ligia Cabrera Adriana Ayala Patricia Rivadeneira Vinicio Tinoco Elvis Chinga Iván López Richard Quevedo Gabriel Ocampo Lino Ayala Carlos Baquero Darwin Navarrete Alejandro Vozmediano Juan Gutiérrez Jorge Cando Félix Quiroz Orlando Tipán Leonardo López John Peralta Juan Barragán Ramón Bravo Fabián Sánchez Jairo Pantoja Jefferson Mendoza Miguel Zambrano David Zambrano Juan Melo Ronald Aguirre

111 Anexo 9. Principales proveedores de la empresa. "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Lista de proveedores Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado MIBM Fecha: 19/06/2017

Objetivo: Preparar cédula estadística sobre los principales proveedores de la empresa. Relevamiento: Nombre del proveedor Abracol Adelca Adheplast Aga AMC Ecuador Cia. Ltda. American Home Autoperno Boyacá Brugos Daniel C Juventus Cia Ltda Caryl Castrol Cedimportsa Chaglla Criollo Julio César Chávez Ávila Irene Chova del Ecuador Comercial Ballén Comercial Kywi Compañía Ferretera Jimenez ConstruYa S.A. Coporación BP Demaco Disma Distribuidora importadora Hernández Distribuidora Tapia Ecuaimco Edesa Electro B y V Ernesto Eduardo Morales Gutiérrez Ferremundo Ferretería Espinoza Ferretería Imperial Fomuray Frábrica de Diluyentes y Adhesivos Dhister Franz Viegener Gerardo Ortiz Huang Chen Ping Hsiung Ideal Imdiscor ImporParis Importador Ferretero Trujillo Impromafe Incable

Ciudad Quito Santo Domingo Santo Domingo Santo Domingo Guayaquil Manabí Quito Quito Quito Cuenca Quito Quito Quito Guayas Guayaquil Santo Domingo Guayaquil Ambato Guayaquil Guayaquil Guayas Quito Guayaquil Guayaquil Quito Quito Durán Quito Guayaquil Quito Quito Quito Guayaquil Guayaquil Guayaquil Guayaquil Guayaquil Ambato Cuenca Guayas Quito Guayaquil Guayaquil

por: A.02 ½

Anexo 10. Revisión de cumplimiento del proceso de entradas de mercaderías "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Compras Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: MIBM

B.03

Fecha: 10/07/2016

3/6

7 8 9

Cotización Factura Acción Dcto 001-001-507 PRODUCTOS No No JORDY 001-001-1360 DUQUE No No TAMAYO JHESSENIA No No 001-986 EL CAZADOR No No 001-001-1389 JOTAPLAS Si No 001-001-482 PROTANQ 001-001-1079755 Si No IMPORTADOR FERRETERO TRUJILLO 001-001-1079719 Si No IMPORTADOR FERRETERO TRUJILLO Si No 014-003-40443 BOYACÁ

Registro Retención contable

Comprobante pago

1/11/2016 No

001-002-000010188

1478®

1/11/2016 No

001-002-000010189

1499®

1/11/2016 No 2/11/2016 No 1/11/2016 No

Si Si Si

001-002-000010199 001-002-000010200 001-002-000010203

1452® 1588® 1454®

1/11/2016 No

001-002-000010248

Fecha

Devolución

001-002-000010249

1/11/2016 No

Si Si Si Si

001-002-000010250

014-003-40442 BOYACÁ

1/11/2016 Si $1,93

10 Si

003-002-56528 DEMACO

1/11/2016 No

001-002-000010251 001-002-000010252

No No 61362-16/11/2016 61548-08/12/2016 61364-03/11/2016

No 61639-07/01/2017

1630®

1724®

61635-09/12/2016 61636-09/01/2017 61637-09/02/2017 61766-23/12/2016

112

Cheque

61638-07/12/2016 1631®

1/11/2016 No

de Pago Efectivo 07/11/2016 $492,94 10/11/2016 $70,72 No No No

113 Anexo 10.1. Revisión de cumplimiento del proceso de entradas de mercaderías "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Compras Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: MIBM

B.03.01 B.03.02

Fecha: 10/07/2017

2/3

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditoría para autentificar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: a) integridad en las bases de datos y b) correcta y oportuna aplicación contable. Relevamiento: Aplicando los procedimientos de auditoría para autentificar que los mecanismos de control para las compras se cumplen, se ha tomado al azar facturas para verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos. Valores Registro N° Factura Fecha contable Sistema Factura 1 001-001-507 PRODUCTOS JORDY 1/11/2016 516,50® 516,50® Si 001-001-1360 DUQUE TAMAYO 2 1/11/2016 74,10® 74,10® Si JHESSENIA 3 001-986 EL CAZADOR 1/11/2016 725,00® 725,00® Si 4 001-001-1389 JOTAPLAS 2/11/2016 389,88® 389,88® Si 5 001-001-482 PROTANQ 1/11/2016 1.172,65® 1.172,65® Si 001-001-1079755 IMPORTADOR 6 1/11/2016 6.076,13® 6.076,13® Si FERRETERO TRUJILLO 001-001-1079719 IMPORTADOR 7 1/11/2016 65,50® 65,50® Si FERRETERO TRUJILLO 8 014-003-40443 BOYACÁ 1/11/2016 710,22® 710,22® Si 9 014-003-40442 BOYACÁ 1/11/2016 818,49® 818,49® Si 10 003-002-56528 DEMACO 1/11/2016 2.759,69® 2.759,69® Si 11 001-999-77913 INFEGAS 1/11/2016 944,78® 944,78® Si 001-001-1079756 IMPORTADOR 12 1/11/2016 584,65® 584,65® Si FERRETERO TRUJILLO 001-001-97 ANTENAS Y ANTENAS 13 9/11/2016 282,00® 282,00® Si OROZCO 14 001-005-20301 INCABLE 7/11/2016 22.924,60® 22.924,60® Si 15 001-005-20302 INCABLE 7/11/2016 11.052,08® 11.052,08® Si 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

001-004-25696 HENRIQUES

MAQUINARIAS

001-001-305089 FV ÁREA ANDINA 001-001-57279 IDEAL ALAMBREC 001-001-57380 IDEAL ALAMBREC 003-002-6347 PLASTIDOR 003-002-6349 PLASTIDOR 003-002-6350 PLASTIDOR 003-002-6345 PLASTIDOR 003-002-6348 PLASTIDOR 003-002-6346 PLASTIDOR 001-001-1392 JOTAPLAS 001-001-11924 DISTRIBUIDOR SMR 001-001-11875 DISTRIBUIDOR SMR 001-001-11888 DISTRIBUIDOR SMR 001-001-287 LÓPEZ SUÁREZ ENRIQUE RAMIRO 001-001-72688 HERRAQUIM 001-001-48082 PLASTICEV

7/11/2016

15.960,41®

5/11/2016 6/11/2016 8/11/2016 7/11/2016 7/11/2016 7/11/2016 7/11/2016 7/11/2016 7/11/2016 8/11/2016 1/11/2016 1/11/2016 1/11/2016

12.057,07® 15.737,39® 13.914,36® 483,10® 561,74® 337,04® 861,73® 588,94® 1.520,69® 851,01® 252,26® 1.278,69® 419,58®

Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

10/11/2016

1.837,22®

1/11/2016 9/11/2016

2.571,84® 1.381,68®

Si Si

114 Anexo 11. Devoluciones de compras del mes de noviembre de 2016. "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Compras Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Al 31 de Diciembre del 2016

Elaborado por: MIBM

B.04

Fecha: 11/07/2016

2/4

Objetivo: Verificar el registro de las devoluciones de mercadería, para el efecto escoja como muestra un mes al azar. Relevamiento: En la siguiente tabla se refleja la totalidad de las devoluciones de compras correspondientes al mes de noviembre del 2016 VALOR NOTA DE FACTURA FECHA PROVEEDOR DEVOLUCIÓN CRÉDITO 24540 1/11/2016 Loayza Villa Roberth Cesar 0,50® 1814® 24540 1/11/2016 Loayza Villa Roberth Cesar 12,61® 1813® 6653 1/11/2016 Adheplast S.A. 40,00® 30843® 8887 1/11/2016 Industrial del Trópico Indeltro S.A. 310,82® 4433® 148711 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 28,71® 44825® 148790 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 31,69® 44826® 148766 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 30,00® 44827® 148705 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 3,53® 44828® 148703 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 0,45® 44829® 148702 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 11,18® 44830® 149353 1/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 15,55® 44833® 144508 2/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 0,45® 44891® 144935 2/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 131,05® 44892® 5175 2/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 1,20® 44893® 482 2/11/2016 Protanq Productora de tanques 187,62® 10® 29397 7/11/2016 Edesa S.A. 99,97® 6335® 29398 7/11/2016 Edesa S.A. 17,97® 6336® 40442 7/11/2016 Almacenes Boyacá 1,93® 7493® 150079 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 65,24® 44968® 150224 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 22,36® 44970® 150223 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 9,24® 44971® 149600 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 23,46® 44972® 149348 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 369,35® 44973® 149347 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 180,88® 44974® 149412 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 469,55® 44975® 149596 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 251,56® 44976® 149713 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 2.727,13® 44977® 150200 7/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 41,48® 44969® 19157 8/11/2016 Vásquez Jaramillo Liliana Lucía 9,63® 625® 29577 8/11/2016 Edesa S.A. 86,06® 6349® 64725 8/11/2016 Ferretería Espinoza S.A. 103,28® 6002776® 6261 9/11/2016 Adheplast S.A. 96,56® 2600® 150292 9/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 156,58® 45154® 5182 9/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 14,10® 45155® 148551 9/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 195,88® 45156® 149612 9/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 3.217,75® 45157® 150768 9/11/2016 Gerardo Ortiz & Hijos CIA. LTDA. 41,48® 45158® 77687 9/11/2016 Imporparis S.A. 78,09® 6002762® 7371 9/11/2016 Palacios Naranjo Boris Iván 585,79® 6002768®

Anexo 12. Verificación del cumplimiento del sistema de salidas de la empresa “Distribuidora López” "DISTRIBUIDORA LÓPEZ"

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Proceso: Ventas

Elaborado ABGM

por:

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06 1/12

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancías establecidos en las gráficas de flujo, destacando que los documentos de apoyo en cada proceso son: Orden de Pedido, Orden de Entrega, Guía de Remisión, Recibo de cobro y cumplimiento de la fecha de pago. Además de poner énfasis en: Pre numeración de formularios, uso en secuencia de ellos, autorizaciones y cálculos correctos, correcta y oportuna aplicación en el sistema de control de existencias y en contabilidad. Relevamiento: N° Factura

Cliente

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25/11/2016

001-222000057720

Barros Wilson

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24/11/2016

001-222000057514

Sarango 001-222001-222Gonza 000057513® 000057515 ® Tuessman Castillo Irlanda Ushca Jorge

11/11/2016

001-222000056119

Leverone Gloria Azucena

01/11/2016

001-222000055199

Sanchez 001-222001-222Valdiviez 000055198® 00055200® o Clara Miraba Vicente Tipán Orlando Alicia

001-222000056118® Peñaherrera Jimmy

001-222000056120®G arcés Rubio María

Forma de Documentación de respaldo pago / Lugar Guías de remisión: 116715 – 116716 ® Crédito 30 Orden de entrega: 93947 - 93948 ® días® Buena Orden de pedido: Si ® Fe Comprobante de cobro: 141639 ® (Ch/: 1330- 6 Enero y 1331-30 Enero) ® Guías de remisión: 116637 ® Orden de entrega: 93913 ® Crédito 30 Orden de pedido: Si ® días® Caluma Comprobante de cobro: 0141658 ® (Ch/: 5278 el 10 de Enero) ® Guías de remisión: 115821 ® ® Crédito 30 Orden de entrega: 92444 ® días® Patricia Orden de pedido: Si Pilar Comprobante de cobro: 0141635 ® (Efectivo el 23 de Diciembre) ® Guías de remisión: 115303 ® Orden de entrega: NO  Contado® Orden de pedido: No en empresa  Alluriquín Comprobante de cobro: 818098 ® (Efectivo) ®

Firmas

Registro contable

Gerente de créditos ® Despachador Revisador Vendedor

Si®

Gerente de créditos® Despachador Revisador Vendedor

Si®

Gerente de créditos ® Despachador Revisador Vendedor

Si®

Revisador Vendedor

Si®

115

Fecha

Anexo 12.1. Verificación del cumplimiento del sistema de salidas de la empresa “Distribuidora López” "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Ventas Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Teléfono: 2710210 – 0986772023

Elaborado por: ABGM

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 12/07/2017

B.06.03 1/7

Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancías en la gráfica de flujo, poniendo énfasis en: Pre numeración de formularios, uso en secuencia de ellos, autorizaciones y cálculos correctos, correcta y oportuna aplicación en el sistema de control de existencias y en contabilidad. Relevamiento: A continuación, se presentan las facturas de ventas revisadas con su respectiva orden de pedido, los montos de cada uno y las diferencias existentes. Fecha Cliente N° Factura Valor Factura N° Orden de Valor Orden de Diferencia Pedido de Ventas

Pedido de Ventas

25/11/2016

Barros Wilson

001-222-000057720

$754,52®

102275

754,52 ®

24/11/2016

Sarango Gonza Tuessman

001-222-000057514

$207,00®

102500

207,00 ®

11/11/2016

Leverone Gloria Azucena

001-222-000056119

$348,90 ®

100552

348,90®

1/11/ 2016

Sanchez Clara Alicia

001-222-000055199

$282,61 ®

26/11/2016

Illesca Glinys Janeth

001-222-000057817

$352,86 ®

102775

$ 198,42 ®

102759

$ 154,44 ®

Total

∑ $ 352,86

Observación

27/11/2016

Benítez Luis

001-222-000056273

$526,00 ®

100803

$ 526,00 ®

12/11/2016

Salazar José

001-222-000056285

$59,25 ®

100931

$ 59,25 ®

15/11/2016

Saltos Moreira Wilmer

001-222-000056498

$1.324,2®

101050

$ 1.324,24®

116

117 Anexo 13. Kárdex del mes de Noviembre de 2016 de la empresa “Distribuidora López”

Anexo 14. Kárdex del mes de Noviembre de 2016 obtenido por el auditor "DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Proceso: Valuación de inventarios

B.07. 1/7 Fecha: 13/07/2017 mercadería y verificar que la valuación de

SALDOS Cantidad 305 299 297 296 294 289 284 282 281 277 77 75 65 55 45 43 42 41 31

Precio Unit. 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508 37,6177508

Precio Total 11473,414 11247,7075 11172,472 11134,8542 11059,6187 10871,53 10683,4412 10608,2057 10570,588 10420,117 2896,56681 2821,33131 2445,1538 2068,9763 1692,79879 1617,56329 1579,94553 1542,32778 1166,15028

118

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte. Al 31 de Diciembre del 2016 Teléfono: 2710210 – 0986772023 Objetivo: Seleccionar el producto más rotativo de la muestra revisada para verificación de los procesos de entrada y salida de existencias se lleve a cabo de acuerdo con el método mencionado por la contadora en el proceso de ventas y en forma consistente. Relevamiento: “DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Tarjeta Kárdex Producto: Inodoro Campeón Blanco de manija (completo) (Edesa) ENTRADAS SALIDAS FECHA DETALLE Cantidad Precio Unit. Precio Total Cantidad Precio Unit. Precio Total 01/11/2016 Saldo 31/10/2016 01/11/2016 Vasquez Edith 6 37,6177508 225,7065049 01/11/2016 Vasquez Edith 2 37,6177508 75,23550164 01/11/2016 Sarmiento Sarmiento 1 37,6177508 37,61775082 01/11/2016 Vasquez Edith 2 37,6177508 75,23550164 01/11/2016 López Julio 5 37,6177508 188,0887541 01/11/2016 Deidan María 5 37,617750 188,0887541 Alava José 01/11/2016 2 37,617750 75,23550164 01/11/2016 Uribe Zambrano Santa 1 37,617750 37,61775082 01/11/2016 Encarnación Brito 4 37,617750 150,4710033 01/11/2016 Pinagorte Manuel 200 37,6177508 7523,550164 03/11/2016 Alzate Lina 2 37,6177508 75,23550164 03/11/2016 Macías Marlluri 10 37,6177508 376,1775082 03/11/2016 Alcivar Carlos 10 37,6177508 376,1775082 03/11/2016 Cedeño Ronal 10 37,6177508 376,1775082 03/11/2016 Hernandez Guevara 2 37,6177508 75,23550164 03/11/2016 Palacios Lady 1 37,6177508 37,61775082 04/11/2016 Rodriguez Beatriz 1 37,6177508 37,61775082 04/11/2016 Guangua Gordillo 10 37,6177508 376,1775082

Elaborado por: ABGM

Anexo 15. Muestra de la toma fĂsica del inventario de Junio del 2016

119

120 Anexo 16. Listado de productos obsoletos de la empresa.

"DISTRIBUIDORA LÓPEZ" Elaborado por: MIBM Proceso: Inventario obsoleto

Dirección: Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan José Flores y Vicente Rocafuerte.

B.09 2/3

Al 31 de Diciembre del 2016

Fecha: 13/07/2017

Teléfono: 2710210 – 0986772023

Producto

Pinturas vencelatex rojo galón

Pinturas vencelatex verde laguna galón

Pinturas vencelayex azul nocturno galón

Pinturas vecelatex amarela galón

Pinturas cencelatex melón galón

Pintura vencelatex pradera galón

Pinturas vencelatex tinto galón

Pintura vencelatex blanco galón

Pinturas latex inter. Coral galón

Pinturas latex inter. Amarillo otoñal galón

Pinturas latex inter. Blanco hueso galón

Pinturas latex inter. Amarillo sol galón

Pintura latex inter. Azul kids galón

Permalatex kids canica litro

Permalatex azul rey litro

Permalatex anis litro

Condorestuco P/ interior blanco galón

Pinturas de esmalte anticorrosiva blanco litro

Pintura de esmalte anticorrosivo verde litro

Pinturas de esmalte anticorrosiva marfil litro

Pinturas de esmalte anticorrosiva tangarina litro

Pinturas esmalte anticorrosiva durazno litro

Pinturas esmalte anticorrosivo rojo litro

Anticorrosivos antioxidante naranja brillante galón

121 Anexo 17. Perfiles propuestos para las áreas que intervienen dentro del ciclo de inventarios: Perfil propuesto para Bodeguero FECHA MANUAL

FUNCIONES

“DISTRIBUIDORA LÓPEZ”

DE ELABORACIÓN: Mes: Año: Julio

2017

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo:

Bodeguero

Departamento área:

Bodega

Número de personas del cargo:

Uno

Reporta a:

Bodeguero

PERFIL DEL CARGO

Sexo:

Indistinto

Edad:

20 años en adelante

Formación académica:

Bachiller de la República del Ecuador.

Experiencia profesional:

Dos años en cargos relacionados Puntualidad Paciencia

Habilidades

Respeto Honestidad Responsabilidad

Conocimientos: 3.

En productos de ferretería

OBJETIVO GENERAL

Colaborar en la recepción de mercadería de las compras realizadas a los proveedores y verificar su estado, cantidad y calidad 4.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Revisar la mercadería que llega de los proveedores 2. Compaginar la mercadería con la guía de remisión con orden de pedido y factura 3. Verificar el estado y caducidad de los productos que ingresan a Distribuidora López 4. Ingresar los productos al sistema 5. Revisar las fichas de perchamiento 6. Verificar constantemente las cantidades de inventarios para solicitar pedidos a compras 7. Realizar seguimientos en caso de existir diferencias entre las cantidades físicas y del sistema del inventario 5.

ESFUERZO

Esfuerzo físico

Requiere esfuerzo físico

Esfuerzo mental

Su trabajo lo realiza principalmente de pie y en constante movimiento

6. CONDICIONES Riesgo:

La condición laboral no pone en riesgo la vida del empleado

Ambiente:

Favorable y bajo presión

Horario:

De 8h00 a 13h00 y de 15h00 a 18h00

122 Anexo 18. Documentación necesaria para el registro de movimientos internos de la mercadería.

DISTRIBUIDORA LÓPEZ Dirección: FICHA DE MOVIMIENTO INTERNO DE MERCADERÍA FECHA: HORA: CÓDIGO

LUGAR DE SALIDA: LUGAR DE ENTRADA: DETALLE

SOLICITADO POR: CARGO: FIRMA: NOTA:

CANTIDAD

AUTORIZADO POR: CARGO: FIRMA:

DISTRIBUIDORA LÓPEZ FICHA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA PROVEEDOR: FECHA: HORA: DETALLE

RECIBIDO POR: CARGO: FIRMA: NOTA:

N°

CANTIDAD

AUTORIZADO POR: CARGO: FIRMA:

123 Anexo 19. Documento sobre clĂĄusulas de devoluciĂłn a proveedores.

DISTRIBUIDORA LĂ&#x201C;PEZ CLĂ USULAS DE DEVOLUCIĂ&#x201C;N A PROVEEDORES Estimado Sr. Proveedor, en cumplimiento con las polĂticas de la empresa se anexa este documento, en el cual se detallan las clĂĄusulas de devoluciĂłn para lo siguiente: ď ś En caso de que la cantidad exceda a la cantidad establecida en el pedido, el valor incurrido por el reenvĂo de la mercaderĂa recibida en exceso serĂĄ pagado por el proveedor. ď ś Si los productos del pedido llegan en malas condiciones, ĂŠstas serĂĄn devueltas y el valor del transporte serĂĄ compensado por el proveedor. ď ś Si los productos no corresponden al pedido, ĂŠstos serĂĄn devueltos y el valor del transporte serĂĄ compensado por el proveedor. ď ś Si el proveedor no cumple con la entrega del pedido en el plazo establecido se optarĂĄ por exigir el pago de un 1% del precio del pedido por dĂa de retraso hasta un mĂĄximo del 5% del precio total. AsĂ mismo se podrĂĄ dar por terminado el contrato por incumplimiento del proveedor. ď ś El proveedor no puede cambiar el precio acordado, en dicho caso se devolverĂĄ la mercaderĂa por incumplimiento de lo establecido. Conforme a lo estipulado, queda constancia documentada de las clĂĄusulas de devoluciĂłn en caso de que se incurriere en alguno de los puntos anteriores. PROVEEDOR

FIRMA DEL PROVEEDOR

Anexo 20. Modelo de reaprovisionamiento propuesto. Se recomienda la implantaciĂłn del modelo de reaprovisionamiento continuo o de revisiĂłn perpetua debido a que este modelo se basa en reordenar las cantidades necesarias cuando ĂŠstas lleguen al punto mĂnimo de pedido o punto de reorden, en el cual depende de factores como la demanda del consumo del bien, el tiempo de adelanto, los agotados y los inventarios de seguridad. Para poder calcular el punto de reorden se utiliza la siguiente fĂłrmula: đ?&#x2018;ˇđ?&#x2019;&#x2013;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;? đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;? = đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ľ đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018; đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; Ă&#x2030;ste mĂŠtodo se escogiĂł debido a que se adapta a las condiciones que presenta la empresa por ser de tipo comercial, ya que permite conocer el nivel de stock que se encuentra en bodega en todo momento y la informaciĂłn se actualiza cada vez que existe una venta o un nuevo ingreso de mercaderĂa. En cada momento que se llegue al punto de pedido se generarĂĄ uno nuevo, ĂŠste serĂĄ siempre el mismo siguiendo la cantidad calculada para el tamaĂąo Ăłptimo del pedido.

124 Anexo 21. Políticas de organización del espacio físico en bodega implementando técnicas de almacenamiento eficientes.

DISTRIBUIDORA LÓPEZ POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO



Los productos deben ser ordenados de acuerdo a cada familia, existen 5 familias las cuales son: Grupo FV Grupo ADELCA Grupo ADHEPLAST Grupo EDESA Grupo IDEAL ALAMBREC



Los productos complementarios deben ser ubicados en perchas cercanas a la familia que corresponden.



Cada producto debe contar con la identificación del código respectivo tanto físicamente como en el sistema.



Cada percha debe ser enumerada y contar con una lista de los productos que contiene, ésta deberá ser ubicada al frente de la misma o en un lugar visible.



Utilizar separadores en las perchas para que los productos no se mesclen.



Los productos especialmente los de menor tamaño deben ser organizados por apilamiento utilizando cajones.



Rotar los productos en la percha de acuerdo al orden de llegada.



Ubicar los productos susceptibles a daños por exposición al ambiente en espacios estratégicos de la bodega.



Estudiar e implementar nuevas técnicas de almacenamiento para optimizar espacio.

125 Anexo 22. Políticas de compras propuestas para la empresa “Distribuidora López”

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su adquisición. POLÍTICAS DE COMPRAS 1.- Solicitar mercadería solo cuando esta llega al punto de reorden arrojado por el método de rotación de inventario establecido. 2. Para cada compra que se vaya a realizar se debe generar una orden de pedido de compras. 3. Los pedidos solo serán realizados si son aprobados por el Gerente Administrativo. 4.- Cuando las compañías no cuentan con vendedores de puerta a puerta, en estos casos el departamento de compras de Distribuidora López realiza una revisión por empresa y por articulo una a una para poder identificar que producto se está agotando o ya está agotado para poder realizar la compra y su efectiva reposición. 5.- Algunos productos al tener varias empresas como proveedoras siempre se realiza un sondeo de mercado para averiguar qué empresa cuenta con el artículo en stock y que empresa lo tiene más barato, todo esto con cotizaciones para respaldar el precio acordado. 6.- Se debe verificar que el pedido sea recibido por la compañía proveedora y se facture correctamente los artículos solicitados, además de coordinar la recepción de dicha mercadería y cuando exista un aumento de las cantidades coordinar la devolución 7.- Se debe estar pendiente cuando no llegue un artículo del pedido para investigar y gestionar la compra con alguna otra compañía. 8.- Cuando exista la devolución de un artículo mediante un reporte de Bodega se comunicará tanto al asesor como a la empresa proveedora que deben acercarse a retirar a nuestras bodegas dicha mercadería que: a.- Llego con cantidad de exceso. b.- La mercadería llego en mal estado. c.- La mercadería llego con un precio no establecido en la negociación. d.- La mercadería llego o fue recibida por error. 9.- En caso de necesitar comprar artículos importados, éstas estarán a cargo del Gerente Propietario. 10.- Se deben realizar comparaciones de calidad de los productos a las empresas que se realizan las compras. 11.- Dependiendo del monto de compra se puede pagar al contado o solicitar crédito. 12.- No se debe realizar el pedido por un valor menor del monto fijado de compra por cada empresa para no perder el reebay (descuento). 13.- Una vez hecho el pedido no se puede modificar. 14.- El registro contable se realiza al final del mes corroborando que los datos estén correctos. 15.- El Gerente de compras debe aprobar el ingreso del pedido en el sistema. Fuente: Investigación propia. (2017) Elaborado por: Basantes, Marilin & Gavidia, Belén

126 Anexo 23. Procedimientos de compras propuestos para la empresa “Distribuidora López”

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su adquisición PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS 1.- El proveedor representante de la empresa vendedora llega a la empresa para ofrecer sus productos. 2.- El jefe de compras revisa en el sistema los productos que constan en inventario de acuerdo con los productos ofrecidos por el proveedor, ubicándose en el sistema en la ventana de CONSULTAS / INFORMES, luego INGRESOS A BODEGA. 3.- El jefe de compras revisa las cotizaciones entregadas por los vendedores de la empresa proveedora y los compara para elegir la mejor opción. 4.- Dependiendo de la empresa y el movimiento de mercadería, se revisa como mínimo a partir de unos 3 meses atrás para verificar que productos nos han vendido antes y poder tener en mente lo que se va a pedir. 5.- Luego se ingresa en el sistema en la ventana de COMPRAS/CUENTAS POR PAGAR, y dentro de esta, en la ventana de ARTICULOS. En esta ventana se verifica en el KARDEX si los productos se encuentran en el punto de reorden establecido por el modelo de reaprovisionamiento sugerido. 6.- El jefe de compras identifica los productos que se deben comprar. 7. Se realiza una orden de compra en la cual se especifican los productos que se requieren y sus costos. 8. Se envía la orden de compra al Gerente Administrativo para su aprobación. 9. El Gerente Administrativo revisa la orden de compra y aprueba con la firma correspondiente, si no es así se regresa al departamento de compras con las sugerencias para que vuelva a ser realizada 10.- Se contacta con el proveedor para realizar el pedido. 11.- Se planifica el horario y el plazo de entrega de mercadería por parte del proveedor para ser clasificadas por familias. 12.- La mercadería llega al área de bodega donde es recibida por el bodeguero. 13.- El bodeguero revisa la compra y la compara con la factura recibida por el proveedor para verificar que el pedido sea el correcto (Precios y cantidad). 14.- El bodeguero califica, aprueba y recibe la mercadería si el pedido es correcto. 15.- El bodeguero ingresa el pedido en el sistema. 16.- El jefe de compras revisa y aprueba el ingreso del pedido en el sistema. 17.- Luego pasa a los asistentes de pagos los cuales realizan la debida facturación y pagos a los proveedores a través de efectivo o cheques. 18.- Los asistentes de pagos emiten los comprobantes de retención y de pago, los archivan y envían al departamento de contabilidad. 19.- Se registra contablemente al final de cada mes en una cuenta general de compras. 20.- Fin del proceso.

127 Anexo 24. Políticas propuestas para el almacenamiento de mercadería en la empresa “Distribuidora López”

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su almacenamiento. POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO 1. Los camiones con mercadería deben llegar a la hora y fecha programada al momento de la compra 2. Los productos son descargados en la bodega de revisión 3. Los productos deben ser revisados que cumplan con cuatro criterios: en calidad, cantidad, caducidad y realizar pruebas para verificar el estado de los mismos 4. Si existe algún producto que no cumpla con los cuatro criterios debe comunicarse al departamento de compras. 5. Los productos deben ser traslados a la bodega correspondiente de acuerdo con su familia. 6. Perchar los productos de acuerdo a la familia que pertenece 7. Llenar la ficha de perchamiento de mercadería y debe firmar el encargado como aprobación del almacenamiento realizado. 8. Si un producto está próximo a caducarse debe ser traslado a la parte delantera de la percha 9. Cualquier persona del área de bodega que se encuentre desocupada debe perchar la mercadería. 10. Todos los trabajadores colaborarán en la toma física del inventario 11. En caso de existir diferencias se realizará el asiento de ajuste. 12. En caso de existir pérdidas se realizará el seguimiento del caso. 13. Emitir informe de la investigación de las diferencias en los saldos de los inventarios.

128 Anexo 25. Procedimientos propuestos para el proceso de almacenamiento de la empresa “Distribuidora López”

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su almacenamiento. PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO 1.- Los camiones de mercadería llegan a la bodega de la empresa de acuerdo con la fecha y hora programada al momento de la compra. 2.- Revisión previa de la guía de remisión. 3.- Descarga los productos de los camiones en el área de recepción. 4.- El bodeguero revisa que los artículos correspondan a la orden de compra que se realizó en cantidad y calidad, se revisan las fechas de caducidad y se realizan pruebas para verificar el estado de los mismos; si existe algún error se informa a compras. 5.- El bodeguero de revisión es el encargado de verificar lo afirmado por el bodeguero de recepción, debe revisar si es correcta la recepción de los productos 6.- El bodeguero de revisión organiza el almacenamiento de los productos, y comienza a percharlos acorde a la familia que pertenecen. 7. Las personas que perchan deben llenar la ficha de almacenamiento de la mercadería. 8. Bodeguero de verificación es el encargado de aprobar el almacenamiento de los productos en las perchas. 9. El bodeguero ingresa la factura al sistema electrónico 10.- Se imprime los saldos de los productos 11.- Se realiza la toma física del inventario. 12.- Se comparan los saldos de antes de la toma física y de después. Se determinan diferencias 13.- Se realiza la investigación de las diferencias en los saldos de los inventarios. 14.- Se llena la ficha de seguimiento de la investigación 15.- Se realiza el informe de la investigación realizada

129 Anexo 26. Políticas propuestas para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su proceso de ventas. POLÍTICAS DE VENTAS 1. El agente vendedor debe cumplir con el promedio de visitas asignada, es decir de 7 a 10 clientes diarios. 2. El agente vendedor debe registrar y enviar el pedido inmediatamente después de haber tomado la orden. 3. Si el cliente posee una deuda con la empresa se bloquea el pedido hasta realizar el respectivo cobro. 4. Antes de generar la factura se debe verificar que existan todos los productos que constan en el pedido del cliente, esto se registra en la orden de entrega. 5. Si una venta es a crédito es necesario que el gerente de créditos y cobranzas apruebe la solicitud. 6. El monto de una venta a crédito no puede sobrepasar el cupo de crédito asignado al cliente. 7. Luego de despachar la orden debe pasar a verificación para constatar que se encuentren correctamente todos los productos 8. En el proceso de revisión se debe generar la guía de remisión. 9. Mantener un embalaje coherente y seguro conforme la variedad de productos. 10. Los productos deben ser enviados de acuerdo al plan de carga. 11. El agente vendedor es el encargado de realizar el cobro de la venta al cliente, motivo por el cual recibirá una comisión de 1,9% sobre el monto del cobro, cantidad que será pagada a fin de mes. 12. Los comprobantes de cobro deben ser entregados todos los sábados en la mañana en el departamento de crédito. 13. Las ventas serán contabilizadas en solo asiento al final del mes.

130 Anexo 27. Procedimientos propuestos para el proceso de ventas de la empresa “Distribuidora López”

DISTRIBUIDORA LÓPEZ

OBJETIVO: Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control de los inventarios en su proceso de ventas. PROCEDIMIENTOS DE VENTAS 1.- El agente vendedor visita al cliente en la zona que le ha sido asignada 2.- Toma el pedido del cliente y lo envía por correo electrónico a la empresa 3.- Facturación recibe el pedido y lo pasa al Gerente Administrativo para que lo apruebe o lo bloquee. Si el cliente posee deuda y ha sobrepasado el cupo asignado el pedido se bloquea y se gestiona el cobro de la misma, de lo contrario se aprueba. 4.- Se envía el pedido a facturación, para que un despachador verifique la existencia de los productos en bodega, mediante el registro de una orden de entrega. Si no existen todos los productos se comunica al vendedor. 5.- Si existen todos los productos se factura la orden. 6.- Si la compra es de contado el cliente debe cancelar en caja el valor de la factura, se verifica el pago de la compra y se procede a despachar la orden. Si la compra es a crédito se envía la solicitud al Gerente de Créditos y cobranzas para que lo apruebe, si el monto de la compra es menor al cupo asignado se aprueba de lo contrario se niega. 7. Se despacha la orden. 8. Cuando la orden está completamente despachada se envía a verificación para revisar si los productos son los correspondientes en cantidad y calidad a la orden de pedido. Si existe algún error se comunica a despachador. 9. Si todo es correcto se envía a revisión donde los productos son embalados y se genera la guía de remisión y una vez más se comprueba si el despacho de la orden es correcta. 10.- Si todo es correcto se envía al área de carga y almacenaje donde se cargan los productos y se envían al cliente de acuerdo a los planes de carga 11.- El agente vendedor gestiona el cobro de las compras a crédito. 12.- Se envía el recibo de cobro al área de créditos y cobranzas 13.- Se ingresa el recibo de cobro al sistema informático contable 14.- Al final del mes se realiza un asiento contable por todas las ventas del mes.

131 Anexo 28. Ficha de seguimiento en la investigación de las diferencias existentes en los saldos de los inventarios luego de la toma física.

DISTRIBUIDORA LÓPEZ FICHA DE SEGUIMIENTO Producto: Código: Fecha de la toma física: Fecha

Encargado: Diferencia: Ubicación en la bodega: Documentación Ubicación de la revisada documentación

Consulta a cliente:

Consulta a Consulta a proveedor: trabajador:

Conclusión:

Anexo 29. Informe de investigación de diferencias en inventarios después de toma física. Informe de investigación de diferencias en inventarios después de toma física. Santo Domingo de los Tsáchilas, XX de XX de 201X. Sr. José López Gerente General de “Distribuidora López” La pretensión del presente informe es dar cuenta del desarrollo de las actividades realizadas en la investigación de las diferencias existentes en los saldos del inventario de antes y después de la toma física en la empresa “Distribuidora López”. Objetivo: Encontrar los motivos que conllevaron a la existencia de diferencias en los saldos de los inventarios al XX de XX del 201X, con los saldos obtenidos en la toma física del mismo realizada el XX de XX del 201X. Actividades realizadas: (Se redactará un resumen de la documentación revisada, las comunicaciones realizadas con los diferentes involucrados, problemas encontrados en bodega y lo que considere necesario informar) Conclusión: Adjunto a este informe se encuentra la ficha de seguimiento de la investigación. Att: Encargado de la investigación

132 Anexo 30. Modelo de ficha donde se registre la ubicación del almacenamiento de la mercadería. Ficha de perchamiento de mercadería:

DISTRIBUIDORA LÓPEZ FICHA DE PERCHAMIENTO DE LA MERCADERÍA Producto: Código:

Encargado: Persona que percha:

Familia:

Bodega n°:

Percha donde se colocó el producto:

Cantidad de producto perchado: Firma encargado

Firma perchador

DESCRIPCIÓN Revisado Cálculos Sumatoria Sin Documento