Przygotowanie do działania
jest analiza istniejących i przyszłych potrzeb mieszkańców. Identyfikacja potrzeb jest działaniem niezbędnym przy sporządzaniu każdego dokumentu planistycznego. Korzystanie z takich dokumentów jako źródeł wyznaczających zadania do realizacji jest wskazana, jeżeli tylko plany te podlegają aktualizacji. W przeciwnym wypadku nawet skuteczne zrealizowanie zapisanych tam działań może nie dać zakładanych efektów. Jeżeli badanie potrzeb nie odbyło się wcześniej, można przeprowadzić własne. Złożone potrzeby wymagają realizacji wielu przedsięwzięć, które połączone wspólnym celem, tworzą program. Takim programem jest właśnie plan pracy biblioteki. Rozpoczęcie niektórych działań może być uzależnione od zakończenia innych, ponieważ bez osiągnięcia założonych celów cząstkowych (etapowych) nie jest możliwe przejście do kolejnego poziomu realizacji programu. Im dogłębniej zostanie zbadana potrzeba, tym skuteczniejsze będzie zadanie. Badanie potrzeb wymaga szczegółowej analizy, która powinna być dokonywana z udziałem osób bezpośrednio je odczuwających (potencjalnych beneficjentów działania). Podczas analizowania potrzeb mogą się pojawić trzy zagrożenia: »
przedwczesne proponowanie rozwiązań,
»
zajmowanie się potrzebami niewłaściwej grupy beneficjentów,
»
błędna identyfikacja, niezrozumienie potrzeb beneficjentów.
Wynikiem analizy powinno być zdefiniowanie potrzeb, czyli pełne i jednoznaczne ich opisanie.
Określenie celu działania Na następnym etapie prac nad identyfikacją zadania określona potrzeba jest przekształcana w cel. Cel przedsięwzięcia to nic innego jak odwrócenie problemu – opisanie potrzeby w taki sposób, aby było jasne: »
jaki pożądany stan chce się osiągnąć,
»
w jakim czasie,
»
gdzie (w jakiej organizacji, miejscu) cel będzie osiągany,
»
jak będzie dokonywany pomiar osiągnięcia celu.
Cel powinien być SMART: »
specific (konkretny) – tak sformułowany, aby było jasne, co i gdzie ma zostać osiągnięte,
»
measurable (mierzalny) – obiektywnie weryfikowalny za pomocą wskaźników,
»
acceptable (akceptowalny) – zgodny z oczekiwaniami beneficjentów,
»
realistic (realistyczny) – możliwy do osiągnięcia w założonym czasie i przy określonych zasobach oraz leżący w kompetencji osób, które mają go osiągać,
»
timed (określony w czasie) – z określonym terminem, w jakim ma zostać osiągnięty.
Identyfikacja rozwiązań Mając określony cel, można przystąpić do poszukiwania najlepszego środka do jego osiągnięcia. Etap formułowania zadania polega na przeglądzie możliwych rozwiązań oraz analizie ich wykonalności. Znane są różne podejścia do oceny wykonalności (np. dla projektów infrastrukturalnych są one często precyzyjnie określone). Poniżej zaprezentowano rekomendowany przez Nancy Mingus68 pomiar z wykorzystaniem kategorii ograniczeń. Ograniczeniem w tym znaczeniu jest to, co limituje zakres przedsięwzięcia.
68
N. Mingus, Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice 2002.
Strona 95
Rozdział 10