Page 3

Σύστημα διαχείρισης επαφών και ημερήσιου προγράμματος Δημάρχου Για την διευκόλυνση των εγγραφών και την αποφυγή λαθών, η εφαρμογή διαχείρισης του γραφείου Δημάρχου ενσωματώνει στην βάση δεδομένων το σύνολο των εγγραφών δημοτολογίου. Οι εγγραφές αυτές ενεργοποιούνται κατ’ επιλογή των διαχειριστών, με πλήρη δυνατότητα διαχείρισης και επικαιροποίησης. Παράλληλα δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής νέων εγγραφών, αλλά και προσδιορισμού σχέσεων μεταξύ των μελών καταλόγου. Το πλέγμα σχέσεων μπορεί να ιεραρχείται και να δομείται σε πολλά επίπεδα.

Για την εισαγωγή και την διαχείριση φορέων και επιχειρήσεων παρέχονται ειδικά διαμορφωμένες φόρμες, που εκτός των πληροφοριακών στοιχείων, συνδέουν τους φορείς με τις συσχετισμένες επαφές καταλόγου. Για την ημερήσια παρακολούθηση του προγράμματος του Δημάρχου, παρέχεται ένα οργανωμένο περιβάλλον εργασίας με ημερολόγιο συναντήσεων, ημερήσιων συμβάντων, εκδηλώσεων και προσωπικών σημειώσεων. Παρέχεται επίσης δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού επαναλαμβανόμενων ενεργειών και μηχανισμός υπενθυμίσεων.

Για τον προσδιορισμό πεδίων με κοινά χαρακτηριστικά γίνεται χρήση προτυποποιημένων φορμών εισαγωγής, που ενημερώνονται από δυναμικούς πίνακες δεδομένων. Τα στοιχεία αυτά βοηθούν στην ομαδοποίηση της πληροφορίας και την εύκολη δημιουργία λιστών. Με την επιλογή σύνθετων κριτηρίων, μπορούν να δημιουργηθούν ομάδες με κοινά χαρακτηριστικά ή άλλες ομάδες ειδικού ενδιαφέροντος που βοηθούν το γραφείο Δημάρχου στην στοχευμένη επικοινωνία.

Για την διαχείριση των αιτημάτων των Δημοτών, διατίθεται ένα ολοκληρωμένο σύστημα καταγραφής και παρακολούθησής τους, ενσωματώνοντας κάθε ενέργεια από την εισαγωγή μέχρι την τελική έκβασή τους και την ενημέρωση του πολίτη. Το σύνολο των ενεργειών συνδέεται με τις επαφές στην βάση δεδομένων, δημιουργώντας ένα πλήρες ιστορικό κινήσεων για κάθε επαφή ξεχωριστά.

Οργάνωση και διαχείριση Γραφείου Τύπου

Το σύστημα παρέχει ολοκληρωμένη διαχείριση έντυπων και ψηφιακών Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης, με ενσωματωμένη υπηρεσία αποδελτίωσης και δημιουργία ιστορικού αρχείου. Η αποδελτίωση περιλαμβάνει έντυπο και ψηφιακό υλικό (κείμενο, εικόνα, video & ήχο) που αρχειοθετείται θεματικά για εύκολη και γρήγορη αναζήτηση. Η εισαγωγή του υλικού αποδελτίωσης στο σύστημα γίνεται από τους ορισμένους διαχειριστές του, μέσω ειδικά διαμορφωμένων οθονών, με εύκολο και κατανοητό τρόπο. Για την ταχύτητα στην εισαγωγή δεδομένων παρέχονται τυποποιημένα σχέδια εισαγωγής (default entry schemes & default values), ενώ υποστηρίζεται η επισύναψη αρχείων πολλαπλού format όπως jpg, gif, doc, xls, avi, mpg, mp3 κλπ.

Παράλληλα παρέχεται ολοκληρωμένη διαχείριση των δελτίων τύπου του Δήμου, τα οποία αποστέλλονται αυτόματα μέσω email και fax σε επιλεγμένες ομάδες παραληπτών. Η παρακολούθηση του μηχανισμού αποστολής υποστηρίζεται από ένα σύστημα αναφορών, ενώ δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να εξάγει τις αναφορές του σε ειδικά διαμορφωμένες οθόνες και αρχεία. Το σύστημα παρέχει ιεραρχικά ελεγχόμενη πρόσβαση στους χρήστες του, οι οποίοι μπορούν να διαχειρίζονται μόνο το περιεχόμενο της αρμοδιότητάς τους. Σύμφωνα με τα δικαιώματα των χρηστών, παρέχεται επίσης ολοκληρωμένη μηχανογραφική υποστήριξη, με προτυποποιημένες φόρμες, αυτοματισμούς κοινοποιήσεων κλπ, ενώ υποστηρίζεται η ομαδοποίηση χρηστών και η απευθείας ηλεκτρονική αποστολή υλικού επικοινωνίας.

Γραφείο Δημάρχου  

Διαχειρίζεται και οργανώνει τον κατάλογο Δηµοτολογίου. Ομαδοποιεί πληθυσμιακές ομάδες µε πολλαπλά κριτήρια και συντηρεί ιστορικό αρχείο επα...

Advertisement