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ASISTENCIA TÉCNICA EMPRESARIAL Un kit de herramientas para empresarios del proyecto

CARTILLA Nº

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Tecnología en mi negocio


Tecnología en mi negocio

MI NEGOCIO Hola! Soy Carlos y como saben hemos aprendido muchas cosas nuevas, que quizás muchos de ustedes no conocían, ya sabemos, cómo formalizar nuestro negocio ante cámara de comercio y DIAN, como manejar nuestra contabilidad, como hacer un buen uso de nuestras ganancias, como ganar más plata solamente organizándonos, qué es mercado y cuál es la diferencia con el mercadeo, cómo hacer el control del inventarios, además cómo aplicar todo lo que hemos aprendido en nuestro negocio. En esta cartilla aprenderemos, qué es un programa, cómo está constituido un computador, cuáles son sus partes, cómo hacer un buen uso del computador y sobre todas las herramientas que podemos utilizar por medio de las TIC. (Tecnologías de la Información y la Comunicación). Hace como seis meses vinieron a mi negocio a contarme del proyecto, yo no les creía que me iban a dar todos esos beneficios sin yo dar algo a cambio, porque como dicen por ahí, de eso no dan tanto, pero me equivoque, ellos me ayudaron desde el principio a hacer todo.

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Me asesoraron en: * Programas (software). * Parte física (hardware). * Teclado. * Monitor. * Torre o unidad central.

* Computador portátil. * Tableta. * Uso del computador. * Redes sociales. * Página web. * E-commerce.

Todo este conocimiento me ha traído muchos beneficios, ya mis proveedores como John Restrepo A. y CIA S.A. me dan más garantías y rendimientos. Ni hablemos del internet, ni del programa que me ayuda desde el computador a hacer todo lo que realizaba en un cuadernito y muchas más cosas, como el de hacer pedidos, ventas, investigaciones y el desarrollo de programas que permiten mejorar la productividad. No me imaginaba que me ayudaran tanto a mejorar todo lo que hago hoy.

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En primero lugar debemos decir que la informática es el tratamiento automático de la información por medio de computadores, los cuales son máquinas que nos permite hacer desde operaciones básicas como sumas y restas hasta operaciones más complejas como llevar la contabilidad de los grandes negocios, les muestro tres tipos de computadores.

PC escritorio

Portátil

Tableta

Estos computadores están compuestos por dos partes, uno es el hardware que es toda la parte que podemos tocar, la parte física y la otra es el software, que al contrario de la parte física es la parte que no podemos tocar. ¿Pero qué función cumple cada una de estas?, a continuación vamos a responder esta pregunta.

Programas (software) El software es conocido como la parte lógica del computador, también se conoce con el nombre de Programa de computador. Los programas de un computador se pueden dividir en dos: Al primero se le llama Sistema Operativo y es el que se encarga de permitir la interacción entre el y la parte física, es decir, el hardware y el usuario, que es cada tendero, un ejemplo de esto es que cuando movemos el mouse, el cursor o la flecha que aparece en la pantalla también se mueve, o cuando digitamos alguna tecla en nuestro teclado, aparezca la letra en el monitor. El sistema operativo más conocido se llama Windows, que es una palabra en inglés que en español significa ventana, esto quiere decir que es un programa que está lleno de ventanas, las cuales se pueden abrir o cerrar con el mouse o con el teclado, nos muestra el sistema operativo Windows.

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Los otros tipos de programas se denominan programas de aplicación y son los que permiten hacer una función específica, por ejemplo la calculadora nos permite hacer todo tipo de operaciones aritméticas como sumas, restas, etc, su forma y funcionamiento es igual a una calculadora convencional, como la que tenemos en nuestra tienda, la podemos ver en la imagen. Otros ejemplos de programas de aplicación son los programas editores de texto, el cual nos permite redactar textos o cartas.

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Parte física (hardware) Por otro lado tenemos entonces la parte física del computador, es todo lo que se puede tocar por ejemplo: El monitor, el teclado, el mouse, la impresora, etc. Actualmente existen varios tipos de computadores y su funcionamiento se basa en el computador convencional que encontramos en la casa que se llama computador de escritorio y como su nombre lo dice es un computador que por lo general siempre va fijo en un escritorio, pues por su tamaño no es posible llevarlo a todas partes. Como se puede ver en la imagen el computador de escritorio tiene al menos cuatro componentes básicos.

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El mouse o ratón El primero es el mouse o ratón, el cual es el más utilizado hoy en día, como se puede ver en la imagen 9 y 10 se le llama mouse o ratón por su parecido. El mouse es el que nos permite realizar casi todas las operaciones en el computador y esto se logra gracias que tiene dos botoncitos que al presionarlos hace un clic y ejecutará alguna acción, por ejemplo abrir o cerrar una ventana.

El teclado El segundo componente es el teclado, utiliza una disposición de botones o teclas marcadas con las diferentes teclas de nuestro abecedario, como se muestra en la figura, el teclado tienen entre 94 y 147 teclas entre ellas: números, letras, signos y todo lo que podamos necesitar.

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El monitor El tercer componente es el monitor, es un dispositivo similar al televisor que tenemos en nuestra casa y que muestra los resultados del procesamiento de la computadora.

Torre o unidad central Por 煤ltimo tenemos la torre o unidad central la cual contiene todo el mecanismo electr贸nico del computador y en su interior se encuentra la placa base, que es la tarjeta electr贸nica m谩s grande del computador. La torre contiene otros componentes como son la memoria, el procesador y la fuente de poder.

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Como mencionamos al principio de esta cartilla hay otros dos tipos de computadores el primero de ellos es el computador portátil, miremos en que consiste:

Computador Portátil Como su nombre lo dice es un computador más pequeño denominado así porque es liviano y se puede llevar a cualquier parte, pero como su tamaño es más reducido en la mayoría de los casos la capacidad de almacenamiento y la velocidad es menor a la de un computador de escritorio.

¿Pero qué pasa con los cuatro componentes básicos: monitor, torre, teclado y mouse que tiene el computador de escritorio? Pues la respuesta es muy simple, el computador portátil también los tiene, solo que van integrados, por ejemplo, todos los componentes que tienen el computador de escritorio en la torre están ubicados debajo del teclado del portátil y el mouse está en todo el frente del teclado y se conoce como Touchpad.

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Tableta El otro tipo de computadora es la tableta o también llamada tablet por su nombre en inglés, es también un computador portátil que se puede manejar a través de una pantalla táctil o multitáctil, ¿y qué quiere decir esto? es simple, como se puede ver en la imagen siguiente la tableta no tiene mouse pues las funciones de éste se pueden realizar con el dedo, y lo mismo sucede con el teclado, la tableta tiene una opción en el cual se muestra un teclado en la pantalla, similar al teclado utilizado por el computador y utilizando los dedos se puede digitar el texto deseado.

Existe una diferencia básica entre la tableta y el computador portátil y el de escritorio y es en el sistema operativo, el computador de escritorio y el portátil en nuestro país por lo general funcionan con el sistema operativo Windows el que describimos que funcionaba con ventanas, pero resulta que por la limitación en tamaño de la tableta no puede funcionar con el mismo sistema operativo, ¿entonces quien se encarga de la comunicación del Hardware y el usuario? Pues también lo hace un sistema operativo pero especial para tabletas y teléfonos inteligentes y el más utilizado en la actualidad se llama Android. Pero tranquilo ya veremos que es igual de fácil de manejar que Windows. 9


Uso del computador Bueno ya sabemos los componentes de un computador y sabemos que hay de tres tipos o al menos los que más conocemos porque hay otros más potentes y grandes que el computador de escritorio, el portátil y la tableta digital. Y ahora la pregunta es: ¿Qué podemos hacer con un computador? Bueno pues sin importar cuál de los tres tipos de computador utilicemos todos nos permiten hacer las mismas cosas, entre estas podemos mencionar: Escribir todo tipo de textos, para esto se utilizará un programa llamado editor de texto el cual nos permite organizar lo que se desea escribir, lo podemos utilizar para

Realizar inventarios y llevar cuentas de negocios, en este caso se utiliza una hoja de cálculo, la cual está distribuida por filas y columnas que permiten organizar mejor la información.

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Y así podemos encontrar cientos de programas que se utilizan para fines específicos. Pero, ¿qué pasa si yo tengo una necesidad, y no encuentro un software para hacerlo?, para esto hay empresas en Colombia que se dedican a crear programas especializados. Vamos a dar un ejemplo muy completo del funcionamiento de un programa especializado en nuestro negocio. Imaginemos que queremos utilizar un computador en nuestro negocio para llevar las cuentas y el inventario de nuestros productos, normalmente esto lo hacemos con un cuaderno y eso que no apuntamos todo lo que vendemos, solo hacemos cuentas al finalizar cada día para saber cuánto dinero nos ganamos y listo. Cuando llega cada uno de los distribuidores, por ejemplo el que vende la leche, vamos y miramos en la nevera cuantas unidades nos quedan, calculamos más o menos cuantas unidades podemos vender y hacemos el pedido de determinado número de bolsas de leche. Teniendo en cuenta ésto el programa que necesitamos será un programa en el que nosotros los tenderos podamos registrar cada uno de los productos que tenemos, cuánto es el valor de compra, es decir, en cuanto se lo compramos al distribuidor y en cuánto se lo venderemos a nuestros clientes, con estos dos datos el programa nos puede decir cuánto dinero nos ganamos con la venta de un solo producto y en general con todos los productos del negocio. El programa también nos puede dar una estadística de cuáles son los productos que más se venden en el negocio con el fin de solicitarle más a nuestro distribuidor y también los productos que casi no se venden y así decidir si lo seguimos comprando o no. El otro problema que podemos solucionar es el manejo del inventario, el programa nos puede avisar por medio de un mensaje cual producto está que se acaba, para nosotros solicitarle al distribuidor que nos traiga más y así no dejar de vender ese producto.

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Bueno y si vamos a vender un producto ¿cómo lo registramos? Esto se puede hacer de varias formas y explicaremos dos nada más. Una es el manual y otra es automática. En la primera en el computador sale una ventana en la que nos indica cuantas unidades tenemos en el negocio, por ejemplo volviendo con las bolsas de leche nos diría que hay 10 bolsas, seleccionamos la cantidad que vamos a vender (2 por ejemplo) y el programa se actualiza y dice que quedan 8 bolsas de leche. La forma automática es utilizando un lector de código de barras, pero ¿qué es el código de barras? como se puede ver en la siguiente figura, el código de barras es un código que se basa en codificar información utilizando líneas paralelas verticales de distinto grosor, todos los productos tienen un código diferente por lo tanto no habrá equivocación en el registro y venta de productos.

Como podemos ver en todos los productos que tenemos en nuestro negocio, observamos que tienen este código de barras, y ¿cómo los metemos al computador para saber que producto es?, para eso se utiliza un lector de código de barras que es una especie de pistolita que emite un rayo invisible que captura el código del producto e identifica que producto es.

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Con esto podemos tener un negocio totalmente tecnológico, que nos permitirá manejo más eficiente de nuestro negocio. Ahora bien, vamos a dar un ejemplo de este excelente programa para nue stro negocio, ¿qué pasa si por ejemplo el lunes en la mañana compramos 50 bolsas de leche a nuestro distribuidor y las vendimos en un día? Podemos hacer dos cosas, la primera llamar al distribuidor para que nos envíe más leche o esperar que el vendedor venga a nuestro negocio. El uso del programa especializado para nuestro negocio nos puede ayudar con esto. El programa que está instalado en el computador le avisa al proveedor que que se nos está acabando la leche para que nos envíe más. Pero ¿Cómo haría el computador para hacer esto automáticamente? Es simple, cuando se estén terminando las bolsas de leche se envía un correo electrónico utilizando internet, a la distribuidora, avisándole que necesitamos más leche. La distribuidora lo lee y envía uno de sus vendedores con la leche para nuestro negocio. Pero ¿qué es eso de un correo electrónico y de internet? Resulta que otra gran utilidad de los computadores y la que más se utiliza en nuestro país, nos permite mantener comunicación continua con todas las partes del mundo y esto se puede hacer gracias a Internet el cual es una red mundial que conecta todos los computadores permitiendo compartir todo tipo de información como documentos, videos, fotos, etc. Este servicio de internet hay que contratarlo con una empresa proveedora de servicios, en nuestra ciudad encontramos por ejemplo UNE, Telmex y Claro.

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Por otro lado, como dijimos, el programa enviaría un correo electrónico a la distribuidora, para esto se necesita internet y funciona de manera similar al correo convencional que hemos utilizado durante años, en el que escribíamos una carta o enviábamos un paquete a determinada dirección en cualquier parte del mundo, una empresa de envíos recoge el paquete, se lo lleva en un carro, luego lo envían a la ciudad donde debe llevar el paquete, ya sea en camión, avión, barco, etc. Y luego lo entregan a la dirección de destino. En el correo electrónico nosotros enviamos un mensaje utilizando el computador a una dirección virtual que se llama e-mail o correo electrónico, esta es la dirección a la cual nuestro programa enviaría la solicitud de más bolsas de leche o cualquier tipo de información que deseamos transmitir.

Este es uno de los ejemplos de cómo puedo utilizar los computadores y la tecnología en mi negocio, y como ven, no solo aprenderemos muchas cosas sobre tecnología, sino también se mejora la administración del negocio obteniendo mayores ganancias. Pero aparte de todo lo que los computadores pueden hacer por nuestro negocio, también hay otras cosas que podemos utilizar para mejorar nuestro aprendizaje, uno de estos son las llamadas redes sociales, ¿en qué consisten?

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Redes sociales Pues, una red social es una forma que se creó para que las personas se comuniquen entre sí, se siguen amigos o personajes famosos y también empresas, es ahí, donde las empresas pueden aumentar sus ventas si se le da un buen uso a esta herramienta. Por ejemplo, si su negocio crea una red social y coloca todos los productos que vende, los clientes logran observar lo que se puede comprar y hasta hacer uno o varios domicilios por este mismo lugar, sin necesidad de estar recibiendo llamadas telefónicas todo el día, simplemente, por medio de mensajes a través de la red social, donde solo se debe escribir lo que necesitan comprar, y listo, a nuestro negocio llegará el mensaje con el pedido. Además de las redes sociales también internet nos ofrece otra opción con la que podríamos mejorar las ventas de nuestro negocio y esta opción se denominan páginas web.

Página web Una página web es una carta de presentación de la empresa, donde usted puede mostrar lo que desea y lo observan desde cualquier parte del mundo sin problemas, es muy fácil de crear y existen diferentes formas de hacerlo gratis. Por ejemplo: puede ingresar y subir a la red, sus productos, la ubicación de donde queda el negocio, de lo que quiere en el futuro y hasta vender por este medio. Bueno y acá nos preguntamos, ¿cómo así que vender por este medio?, pues si, esta es otra de las ventajas que nos ofrece la tecnología y más exactamente el internet y los computadores, y para responder esta pregunta debemos conocer otro concepto básico que es el e-commerce (comercio electrónico). 15


E- commerce (comercio electrónico). Este nuevo concepto es solo una forma de venta por internet, la cual se utiliza de manera más ágil para hacer ventas desde las empresas, usted lo único que necesita es una página web para vender por este medio, es fácil y rápido, su cliente ingresa a una página web desde el lugar donde se encuentre, compra los productos y de inmediato le llega a usted como tendero, donde le dice la dirección, el pedido u otras cosas que desee de su negocio. El pago se realiza en línea a su cuenta bancaria, ya con el dinero consignado, usted solo debe realizar el respectivo despacho de lo que desea el cliente, con esto, se ahorra espacio y tiempo, porque lo que se entrega por la venta de la página web, no necesita estar en la vitrina de un negocio, además, las personas prefieren realizar la comprar desde su casa y no tienen que ir al lugar donde se vende el producto. Bueno esto es todo por el momento, espero que les haya gustado estudiar sobre temas tecnológicos, hay un mundo maravilloso que nos permite mejorar nuestro negocio y lo mejor, es muy fácil aprender sobre él.

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Diviértete!

Tecnología, comunicación, redes, estrategias, globalización, comercio, digital, inventarios, costos, planificación.

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Ahorcado de palabras relacionadas con las cartillas

_____ ________

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________ Redes sociales - Portรกtil - E commerce

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