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Soyez toujours préparé Une bonne préparation aux situations d’urgence est indispensable dans une entreprise. Quelles mesures faut-il prendre anticipativement ? Analysez et inventoriez régulièrement vos risques

1 Chaque année, procédez à un calcul des risques pour

identifier ce qui pourrait mal tourner pour votre entreprise et connaître les conséquences éventuelles. Vérifiez quelles sont les mesures à prendre et qui impliquer en fonction du type d’incident. Prévoyez différents niveaux d’urgence pour les différents types d’incident.

Constituez une Emergency Response Team (ERT)

2 Dressez une liste de contacts internes et externes à qui

faire appel en cas d’urgence. Passez des accords précis sur la disponibilité de l’équipe, 24h/24 et 7j/7. Assurez-vous que l’équipe connaisse les règles d’une communication efficace et les outils à utiliser selon la situation.

Élaborez un plan de continuité des activités

3 Votre entreprise doit continuer à fonctionner dans toute situation de crise. Prévoyez une infrastructure et du personnel de secours afin d’éviter la paralysie totale de vos activités.

Élaborez un plan de continuité pour votre

4 communication

Perspective

nature et l’impact sur votre entreprise. Combien de temps faudra-t-il avant de reprendre vos activités professionnelles ? Combien de collaborateurs, clients, partenaires, fournisseurs, éléments… sont-ils touchés ? Vérifiez aussi l’impact sur l’image de votre entreprise. La crise s’est-elle ébruitée dans la presse ou sur les médias sociaux ?

Groupes de travail

6 Créez un groupe de travail technique qui se penchera sur la meilleure manière de résoudre l’incident. Qui fait quoi et combien de temps cela prendra-t-il ? Recherchez aussi la cause du problème. Lancez un groupe de travail communication qui transmettra les messages adéquats via les bons canaux aux clients, aux collaborateurs, à la presse, au helpdesk… Informez tout le monde de l’évolution de la situation.

7 L’entreprise ressort plus intelligente et plus efficace de toute situation de crise. Vous devez donc évaluer la manière dont l’incident a été géré et pointer du doigt les améliorations à apporter pour l’avenir. Un journal de bord vous aidera aussi à mieux prévoir le suivi à mettre en place.

Prévoyez les bons outils de communication

L’action dégringole de 15 % en Bourse !

Comment se différencier ? Communiquer immédiatement et ouvertement, plutôt que de manière floue et tardive, et réagir de manière correcte et préparée à l’incident.

Analyse de l’incident

5 Après l’incident, vérifiez-en immédiatement la

Suivi post-incident

Prévoyez des connexions de secours, hébergez vos données dans le cloud et utilisez des plateformes distribuées afin que les collaborateurs et les membres de l’ERT puissent, si nécessaire, répondre aux appels, accéder aux données… chez eux ou en déplacement.

Selon une étude récente, un an après un incident, les entreprises qui ont mal réagi affichent toujours une baisse de 15 % de la valeur de leurs actions en Bourse. À l’inverse, celles qui ont bien réagi enregistrent une hausse de 5 %.

L’incident survient

Facebook

Twitter

WhatsApp

E-mail

Messenger

SMS

Police

Offi ce 365

Intranet

SMS e-mail portail intranet médias sociaux comme WhatsApp, Facebook… affichage numérique site internet externe app de notification In-App central téléphonique PABX Push-to-Talk

Plus d’infos Rendez-vous sur www.proximus.be/ businesscontinuity

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Perspective • Édition 6 • 2017 fr  

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