Issuu on Google+

DISTRIBUITO DA

VADEMECUM PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI: In generale: 1) In linea generale non sono previste autorizzazioni preventive all’adozione di criteri operativi per effettuare la conservazione sostitutiva.

2) Per effettuare la riproduzione e la conservazione dei documenti in supporti digitali occorre però rispettare le regole tecniche contenute nella delibera CNIPA (ex AIPA) n. 11 del 19.02.04, in vigore dal 09.03.04

3) Le regole fiscali sono invece contenute nel Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze

del 23.01.04 (pubblicato sulla G.U. n.27 del 03.02.04 : “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto” .

4) Le Pubbliche Amministrazioni devono altresì effettuare una comunicazione preventiva al CNIPA indicando le eventuali procedure integrative che desidererebbero adottare.

Le nuove regole per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari: 1) Il documento informatico rilevante ai fini tributari secondo la norma è

il documento nel quale vengono rappresentati in modo informatico atti, fatti o dati con valenza

giuridica e fiscale rilevante. Per espressa previsione normativa non vi rientrano quelli del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane.

Pertanto per espresso riferimento della nuova normativa agli artt.2214-2220 c.c. . rientrano nel novero dei documenti informativi rilevanti ai fini tributari: Il libro giornale

Il libro inventari

Le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa Lettere e telegrammi ricevuti e spediti Fatture ricevute ed emesse

Sono riconducibili alla norma anche: registri iva

libro cespiti ammortazzibili scritture di magazzino telefax ed e-mail

contratti ed atti societari ricevute fiscali estratti conto

mastrini di stato avanzamento lavori

00128-ROMA-VIALE CHERUBINO MALPELI, 7~TEL/FAX 065071104 e-mail: info@prologue-informatica.com


DISTRIBUITO DA

2) Il documento informatico “rilevante ai fini tributari” :

- deve essere formato in modo che sia garantita la sua immodificabilità : “ documento statico non

modificabile” (ad esempio è considerato tale un formato “pdf” creato dal software Acrobat, mentre un documento in formato “doc o xls” (Word, Excel ecc..) potrebbe contenere delle macroistruzioni che non lo rende così statico)

3) Si procede alla relativa memorizzazione su di un supporto a scelta(CD , nastro magnetico, pellicola, DVD ecc..)

5) Il processo di conservazione termina con l’apposizione sulla totalità dei documenti o sulla loro

evidenza informatica (contenitore informatico) nel quale siano presenti una o più o un insieme

di loro impronte del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione .

E’ prevista facoltà di conservazione digitale anche solo di uno o più tipi di documenti o

scritture analogiche a patto che vengano memorizzati in ordine cronologico e “senza soluzione di continuità per ogni periodo di imposta”.

5) La periodicità del procedimento di conservazione

............................................................. ……………………………………… ……………………………………… 6) Comunicazione all’Agenzia Fiscale: art.5 D.M. 23.01.04 :

Entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni relative alle

imposte sui redditi , quindi entro il 30 NOVEMBRE, il soggetto interessato o il responsabile della

conservazione, ove designato, trasmette alla competente Agenzia Fiscale , l'impronta dell'archivio

informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare sono Agenzie Fiscali.

indicati con provvedimento dalle

Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo.

In base alla disposizione non sembra essere necessario trasmettere tutte le impronte, sottoscrizioni e marche periodicamente generate , essendo sufficiente generare una unica impronta con la relativa sottoscrizione e marca temporale relativa ALL’INTERO ARCHIVIO DEL PERIODO DI IMPOSTA

concluso e a cui si riferisce la conservazione.

00128-ROMA-VIALE CHERUBINO MALPELI, 7~TEL/FAX 065071104 e-mail: info@prologue-informatica.com


DISTRIBUITO DA

7) Assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici:

Si deve effettuare una PRIMA COMUNICAZIONE (consigliabile in via preventiva) dell'intenzione di procedere all'archiviazione e conservazione ottica dei documenti, nella quale :

-indicare il numero presunto degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o

utilizzati durante l'anno

-indicare l'importo e gli estremi del pagamento su F23 dell'imposta di bollo calcolata sul valore

presunto di cui sopra e che verrà considerata quale ACCONTO per l'anno in corso

Una SECONDA COMUNICAZIONE a consuntivo dovrà essere effettuata entro il 31GENNAIO dell'anno

successivo e dovrà contenere l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per

tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento (f23) dell'eventuale differenza d'imposta , ovvero la richiesta di rimborso o compensazione.

L'ammontare totale corrisposto e denunciato nella comunicazione sarà preso a riferimento quale base di calcolo provvisoria (ACCONTO) per l'anno in corso.

L’imposta è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse e si applica ai libri di cui all’art. 2214,

primo comma del codice civile nonché ad ogni altro registro, se bollato e vidimato nei modi di cui agli Artt. 2215 e 2216 c.c. Per “registrazioni “ si intende registrazioni contabili, ovvero le rilevazioni contabili di accadimenti o fatti amministrativi ad esempio :

-Rilevazione di una fattura di acquisto

-Rilevazione del pagamento di una fattura di acquisto -Rilevazione di una fattura di vendita

-Rilevazione dell’incasso di una fattura di vendita

00128-ROMA-VIALE CHERUBINO MALPELI, 7~TEL/FAX 065071104 e-mail: info@prologue-informatica.com


Vademecum Archiviazione Sostitutiva