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PrĂŠ-Projeto Dezembro/2010


Pré-Projeto

“O que temos hoje é fruto do que plantamos ontem; o que teremos no amanhã será fruto do que plantarmos hoje.” Joel Barker - Consultor em paradigmas empresariais

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Pré-Projeto

Equ ipe 2011

Docentes: Robert Maria Tays Torres

Discentes: André Golobovante Guilherme Souza

Luciana Lago

Rebeca Cardoso

Andreza Hugo

Junio Limírio

Otávio Grassi

Rodolfo Luz

Cissa Silva

Laís Barbosa

Mantossamluz Diniz Samir Hamdan

Diego Assis

Larissa Flávio

Marcela Toledo

Flaviani Soares

Leandro Machado Michele Silveira

Parceiros:

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Vanessa Gil


Pré-Projeto

Índice PRÉ-PROJETO .............................................................................................. 1 DEZEMBRO/2010.......................................................................................... 1 EQUIPE 2011 ............................................................................................... 3 DOCENTES:..................................................................................................3 DISCENTES: .................................................................................................3 1. APRESENTAÇÃO .................................................................................. 6 2. O COMEÇO: PROJETO MELHORAR ................................................... 6 3. CONCEITOS DO PROGRAMA .............................................................. 6 3.1. NOSSA MISSÃO ..................................................................................... 6 3.2. NOSSOS VALORES ................................................................................7 3.3. NOSSA VISÃO DE FUTURO......................................................................7 3.4. TERMOS RELEVANTES ...........................................................................7 4. OBJETIVOS ............................................................................................ 7 4.1. OBJETIVO GERAL .................................................................................. 7 4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................8 5. JUSTIFICATIVA...................................................................................... 8 6. METODOLOGIA ..................................................................................... 8 6.1. METODOLOGIA SAG..............................................................................8 6.1.1. AÇÕES PERPETUATIVAS ....................................................................10 6.1.2. DIAGNÓSTICO PRÉVIO DE REALIDADES LOCAIS ....................................10 7. PROJETOS VINCULADOS ..................................................................11 7.1. PROJETO SABER .................................................................................11 7.2. PROJETO ATUAR .................................................................................12 7.3. PROJETO GESTÃO ...............................................................................12 8. GESTÃO DA INTEGRAÇÃO ................................................................ 12 8.1. REUNIÕES .......................................................................................... 13 8.2. PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS (PGP) ................................ 14 8.2.1. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)........................................14 8.2.2. LINHA DO TEMPO (TIMELINE) .............................................................. 15 4


Pré-Projeto 8.2.3. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ........................................................... 16 8.3. CONTROLE INTEGRADO DE MUDANÇAS .................................................17 8.4. PLATAFORMA VIRTUAL DE GERENCIAMENTO (PVG) ............................... 17 8.4.1. FLUXO DE INFORMAÇÃO .....................................................................18 Grupo de E-mails .................................................................................. 18 Tabelas Virtuais .................................................................................... 18 8.4.2. ARMAZENAMENTO DE INFORMAÇÃO .................................................... 19 Aulas Virtuais Gravadas........................................................................19 Banco de Dados Virtual ........................................................................19 Documentação Automatizada de Atas e Relatórios.............................. 19 9. GESTÃO DE CUSTOS .........................................................................19 10. GESTÃO DA QUALIDADE .................................................................20 10.1. MENSURÁVEIS DE SUCESSO ............................................................... 20 10.2. FEEDBACK ......................................................................................... 22 10.3. DIAGNÓSTICO RÁPIDO PARTICIPATIVO (DRP) ......................................22 10.4. IMPACTO GERADO .............................................................................23 11. DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS ................................................23 11.1. ORGANOGRAMA .................................................................................23 11.1.1.DOCENTES ...................................................................................... 23 11.1.2.DISCENTES ..................................................................................... 24 11.2. PLANO DE APRENDIZADO INDIVIDUAL (PAI)..........................................24 12. GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES ...................................................... 25 12.1. PLANO DE COMUNICAÇÃO ..................................................................25 12.2. LOGOMARCAS ................................................................................... 25 12.3. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DAS LOGOMARCAS ....................................26 12.3.1.PROGRAMA MELHORAR....................................................................26 12.3.2.PROJETO SABER .............................................................................26 12.3.3.PROJETO ATUAR .............................................................................26 12.3.4.PROJETO GESTÃO ...........................................................................26 12.3.5.METODOLOGIA SAG ........................................................................26 13. GESTÃO DE RISCOS.........................................................................26

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Pré-Projeto

1. Apresen tação

O Programa Melhorar é resultado de um processo de construção participativa cujo principal foco era apresentar uma nova possibilidade de atuação acadêmica em atividades extensionistas. As definições e diretrizes foram definidas coletivamente por meio de dinâmicas e discussões sobre os propósitos da iniciativa. Este projeto é uma síntese de todos os aspectos relevantes à realização do Programa e impactos esperados ao fim de cada ciclo de projetos. 2. O co meço : Pro j eto Melh o rar

O Projeto Melhorar teve início no primeiro semestre de 2010 e teve como objetivo principal auxiliar uma entidade sem fins lucrativos em sua gestão estratégica, proporcionando uma melhor estruturação, aplicação de técnicas de produção e capacitação dos envolvidos. 3. C o n ceito s d o Pro g rama

3.1.

Nossa Missão

Promover Oportunidades. Oportunidades de crescimento e desenvolvimento pessoal, intelectual e cultural via aplicação de técnicas e conhecimentos acadêmicos em busca da melhoria da comunidade em que a universidade se insere. Incentivar trocas de saberes entre professores, alunos e comunidade, dando a chance ao futuro profissional de fazer a diferença enquanto graduando.

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Pré-Projeto 3.2.     

3.3.

Nossos Valores

Impacto social Trabalho em equipe Ações perpetuativas Pró-atividade Multidisciplinaridade

    

Continuidade do projeto Integração Interprojetos Liderança Aplicação Técnica Renovação da equipe

Nossa Visão de Futuro

Ser o principal programa multidisciplinar de origem na engenharia, referência em programa de extensão na universidade e modelo em desenvolvimento de pró-atividade e liderança, abrangendo o maior público alvo e aplicando o maior número de técnicas.

3.4.

Termos Relevantes

Comunidade, Fazer a diferença como engenheiro, Desenvolvimento pessoal, Ideias concretizadas, Integração, Liderança, Gestão de projetos, Impacto, Desafio, Ação social. 4. O bj etivo s

4.1.

Objetivo Geral

Impactar positivamente a sociedade por meio da aplicação técnicas e conhecimentos acadêmicos e do desenvolvimento de lideranças e equipes. 7


Pré-Projeto

4.2.

Objetivos Específicos

 Aplicar técnicas e conhecimentos acadêmicos em entidades sociais sem fins lucrativos;  Desenvolver potenciais de liderança;  Valorizar o trabalho em equipe em todos os espaços de realização do Programa;  Capacitar agentes sociais para a aplicação e utilização de tecnologias de maneira responsável e perpetuativa; 5. J u stificativa

O Programa Melhorar insere-se efetivamente nos três pilares da Universidade – ensino, pesquisa e extensão – de maneira integrada e sistematizada. A indissociabilidade destes três pilares vem de encontro aos propósitos da iniciativa, que busca a desenvolvimento social, acadêmico e científico.

6. Meto d o lo g ia

6.1.

Metodologia SAG

A metodologia SAG foi desenvolvida para o Programa Melhorar e tem como principais estratégias de trabalho a atuação de maneira 8


Pré-Projeto

responsável e perpetuativa e o prevalecimento pelo diagnóstico de realidades locais anteriormente às definições específicas de cada projeto.

A metodologia é baseada em três frentes de trabalho: Saber, Atuar e Gerir. A linha “Saber” tem como principal objeto de trabalho a capacitação dos envolvidos nas entidades beneficiadas em temas gerais de Administração, Economia e Engenharia de Produção. O principal objetivo é fundamentar os estudos nas áreas gerenciais e operacionais para posteriores amplicações técnicas. O foco da segunda frente de trabalho, a linha “Atuar” é a aplicação de tecnologias voltadas para as operações e processos produtivos das entidades. Esta linha de atuação promove total integração entre conteúdos específicos do curso de Engenharia de Produção voltados para os sistemas produtivos envolvidos. A gestão e suas ferramentas é tema da terceira frente de trabalho do Programa. A linha “Gerir” tem como objetivo analisar os processos de gerenciamento e aplicar ferramentas específicas que se adéqüem a cada realidade.

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Pré-Projeto

6.1.1.

Ações Perpetuativas

Aplicações técnicas em Empreendimentos Sociais apresentam peculiaridades pouco abrangidas em projetos voltados à extensão. Lacunas técno-gerenciais são uma realidade neste tipo de entidade, e é de extrema importância a atuação cautelosa e estruturada para que as ações realizadas deixem de ter caráter predominantemente paliativo – com resultados relevantes, caso considerado o curto prazo, mas pouco eficazes no médio e longo prazos – para apresentares aspectos perpetuativos – com atividades focadas em possibilidades em médio e longo prazos - como traçadores das ações. As ações paliativas tem sua importância, principalmente em questões cujas demandas têm caráter imediatista, porém projetos de extensão, que buscam levar o conhecimento acadêmico para a comunidade, têm deveres mais amplos que ações meramente paliativas. O Programa busca não apenas definir e aplicar técnicas, mas sim capacitar para posteriores aplicações das técnicas escolhidas. A metodologia SAG vem de encontro à busca do Programa Melhorar em priorizar atividades perpetuativas em seu cronograma. Desta maneira, as três diretrizes de atuação vão de encontro aos objetivos do Programa. 6.1.2.

Diagnóstico prévio de Realidades Locais

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O Terceiro Setor apresenta em sua conjuntura diferentes abordagens e objetivos, sendo que cada abordagem demanda ações específicas e customizadas. É comum encontrar-se atividades ligadas a extensão universitária que realizam o caminho inverso ao do diagnóstico local e propões ações antes de conhecerem plenamente as demandas de cada local. A Metodologia SAG visa generalizar possíveis ações a serem realizadas em cada frente para que, apos o diagnóstico das realidades locais, sejam definidas quais as melhores estratégias a serem postas em prática em cada linha de trabalho. A partir da metodologia SAG, cada projeto poderá ser customizado de modo que suas ações causem o maior impacto possível. A generalização da metodologia não implica em perda de qualidade ou foco de atuação e torna o processo de decisão por estratégias mais orgânico e viável. A adoção deste tipo de método de decisão posterior tem enorme importância pois prioriza as necessidades locais e as adéqua às expectativas acadêmicas do projeto. De maneira simplificada, os principais grupos de atividades de cada frente são: 7. Pro j eto s V in cu lad o s

7.1.

Projeto Saber

O objetivo principal do Projeto é a troca de saberes e a fundamentação Teórica em questões relevantes a cada grupo atuante do Programa. Seu início foi baseado na observação da necessidade de uma nivelação Teórica tanto nas equipes de trabalho, quanto nas entidades beneficiárias. O Projeto Saber proporciona a todos os participantes contato direto com os três pilares da Universidade. Sua existência tem importância estratégica nas demais frentes de trabalho, pois é o primeiro definidor de possíveis ações e demandas internas e externas. 11


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7.2.

Projeto Atuar

O Projeto Atuar busca minimizar lacunas técnicas que as entidades beneficiárias apresentam. Seu principal objetivo é diagnosticar e melhorar os sistemas relacionado às “atividades fim” da entidade. Dentro de sua proposta, o Projeto insere-se no contexto da adaptação de tecnologias utilizadas em empreendimentos tradicionais para as realidades e demandas locais de cada entidade, bem como sua aplicação juntamente aos seus integrantes. 7.3.

Projeto Gestão

O gerenciamento é um dos principais desafios em organizações devido ao grau de complexidade que cada setor apresenta. O Projeto gestão tem como principal objetivo o diagnóstico de necessidades gerenciais e a aplicação de ferramentas que facilitem o gerenciamento das entidades beneficiadas. O trabalho do Projeto será fruto das definições específicas do Projeto Saber e Atuar, aliado às demandas locais de gestão. 8. Gestão d a In teg ração

Ferramentas e mecanismos que auxiliem a integração interprojetos são relevantes para o andamento sustentável do Programa. Com principal foco em manter a sinergia e integração entre as atividades de cada projeto, a gestão de integração do Programa melhorar tem como principais iniciativas a realização periódica de reuniões, o planejamento de projetos, a plataforma virtual de gestão e a gestão integrada de mudanças.

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8.1.

Reuniões

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8.2.

Plano de Gerenciamento de Projetos (PGP)

O Plano de Gerenciamento de Projetos é o grupo de ferramentas utilizadas na gestão dos projetos do Programa Mlehorar. Cada projeto adota em sua gestão específicas as práticas gerenciais determinadas pelo PGP do Programa Melhorar. Sua constituição se dá em TRÊS ferramentas principais: Estrutura Analítica do Projeto, Linha do Tempo e Cronograma de Atividades.

8.2.1.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

O foco estratégico de cada projeto inicia-se na EAP, onde são traçados todos os aspectos macro-gerenciais de cada frente. A Estrutura Analítica do Projeto busca definir todas os objetivos e metas a serem realizadas em determinado Período de tempo. O principal objetivo das EAP’s é permitir aos lideres de projeto uma vizualização integrada das metas traçadas, permitindo análise preliminar da situação do projeto. Por permitir a visualização rápida e efetiva das metas e objetivos, a EAP tem importância fundamental da detecção de possíveis falhas na estrutura do projeto. Seu caráter quantitativo permite a mensuração de metas e objetivos alcançados de maneira simplificada.

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8.2.2.

Linha do Tempo (Timeline)

A gestão de tempo é um aspecto fundamental na gestão de projetos pois configura todas as atividades em escalas temporais e alinhadas. As linhas do tempo permitem a visualização integrada dos Períodos de execução de todas as ações envolvidas em cada meta. No Programa Melhorar, a timeline enquadra-se no esquema tático de gerenciamento, pois permite a definição de melhores táticas de realização das atividades.

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8.2.3.

Cronograma de Atividades

Os cronogramas de atividade são a etapa final antes da execução das ações do projeto. Todos os objetivos, metas, etapas e ações convergem no cronograma de atividades, de modo que cada microatividade realizada pelo projeto deve constar no documento. A principal vantagem da utilização desta ferramenta é a possibilidade de definição de agendas de execução do projeto, priorizando atividades de maior impacto e com datas de entrega mais próximas.

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8.3.

Controle Integrado de Mudanças

O Programa Melhorar tem seu trabalho fundamentado na integração entre seus projetos vinculados, de modo a existir a sinergia entre os resultados de cada linha de trabalho. Com a existência de atividades simultâneas – isoladas e interdependentes – é de fundamental importância para o gerenciamento do Programa a Gestão de Mudanças. Todas as alterações realizadas nos níveis estratégico e tático são realizadas em reunião de lideres, sendo as decisões realizadas em consenso. 8.4.

Plataforma Virtual de Gerenciamento (PVG)

A Plataforma Virtual de Gerenciamento do Programa tem como principal objetivo manter o fluxo de informações de maneira contínua e constante, sem a perda de conteúdo pelas equipes de trabalho. A gestão da informação é uma importante etapa do gerenciamento no Programa Melhorar e todas os mecanismos são integrados em um sistema de endereços eletrônicos. 17


Pré-Projeto

As áreas foco do PVG são relacionadas principalmente ao fluxo e armazenamento das informações dos Projetos Vinculados e do Programa.

8.4.1.

Fluxo de Informação

O Programa Melhorar contará, em 2011, com uma equipe de trabalho de 19 participantes, sendo 16 discentes e 3 docentes. Por apresentar sua organização em equipes de trabalho, é de extrema relevância a integração do fluxo de informação, de modo a se evitar falhas de comunicação. Grupo de E-mails Os grupos de e-mail são o principal mecanismo de comunicação dos Projetos vinculados ao Programa. Todos os projetos contam com um grupo de e-mail próprio, ligado ao e-mail geral do Programa.

Tabelas Virtuais Todo o gerenciamento de informações pessoais e temporais dos participantes são realizadas num esquema de tabelas dinâmicas virtuais. Todos os participantes tem acesso às tabelas sem necessidade de login prévio. As tabelas são de grande utilidade para a otimização de horários de reuniões e encontros e também permite que todos os participantes tenham acesso a informações das equipes.

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8.4.2.

Armazenamento de Informação

Aulas Virtuais Gravadas Um dos focos do Programa Melhorar é a capacitação e desenvolvimento de participantes. Os treinamentos preliminares, em 2011, ocorrerão em Período de recesso escolar e, afim de que todos os participantes possam ser capacitados, foi criada a plataforma de aulas virtuais. Todos os treinamentos serão gravados e disponibilizados aos participantes, para que cada um possa receber as ações de capacitação. Banco de Dados Virtual Todos os processos de documentação dos projetos vinculados e do Programa são armazenados no banco de dados virtual. Este banco tem como principal objetivo convergir todos os documentos relevantes ao Programa Melhorar, de modo a otimizar a gestão da informação. Documentação Automatizada de Atas e Relatórios O Programa Melhorar e seus projetos vinculados tem uma previsão de, em conjunto, realizar vinte reuniões mensais. A gestão das atas e relatórios de reunião torna-se um desafio logístico, cuja solução foi a automação do processo. Foi criado um modelo virtual de elaboração de atas, de modo que cada uma seja enviada automaticamente ao banco de dados virtual. O banco realiza, a partir dos relatos enviados, inferências estatísticas com representações gráficas. 9. Gestão d e C u sto s

O gerenciamento dos custos envolvidos no Programa é realizado em quatro etapas: demandas do projeto, demandas do programa, planos financeiros, gestão contínua. 19


Pré-Projeto

10.

Gestão d a Q u alid ad e

10.1.

Mensuráveis de Sucesso

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Pré-Projeto

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Pré-Projeto

à completar: Mensuráveis equipes

10.2.

Feedback

Os encontros para feedback são de extrema relevância para a atuação saudável das frentes de trabalho do Programa. Bimestralmente serão realizadas reuniões em grupo para os feedbacks de equipe. Anteriormente à aplicação dos feedbacks serão realizadas análises de desempenho individuais, para que cada participante tenha a oportunidade de avaliar sua atuação no Programa em cada Período de tempo. 10.3.

Diagnóstico Rápido Participativo (DRP)

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A análise prévia de demandas locais é uma das premissas do Programa Melhorar e a metodologia aplicada é o DRP. O Diagnóstico Rápido Participativo permite maior compreensão das realidades locais de maneira eficaz e eficiente. O DRP é resultado da tese de mestrado da pesquisadora Tatiana Ferreira e tem como foco de atuação o diagnóstico em comunidades para posterior auto-gestão. Para o Programa Melhorar a ferramenta será adequada para o diagnóstico em entidades. 10.4.

Impacto Gerado

à completar 11.

Desen vo lvimen to d e Pesso as

O principal ativo do Programa são os colaboradores de cada equipe. Todas as metas e objetivos tem como principal fonte realizadora seus participantes, o que torna a qualificação um importante aspecto no Programa. 11.1.

Organograma

11.1.1.

Docentes

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11.1.2.

11.2.

Discentes

Plano de Aprendizado Individual (PAI)

O PAI é uma das principais ferramentas que o Programa Melhorar lhe fornece para definir metas pessoais, e como o Programa pode te ajudar nisso. Não se trata meramente de um exercício de reflexão, mas de uma ratificação de seu compromisso de realmente se desenvolver durante esta experiência. O Plano está dividido em três partes: 1. Inputs: Nesta seção, você procurará conhecer melhor você mesmo e sua realidade, para poder mais claramente definir seus objetivos pessoais e como atingi-los. 2. Objetivos: Nesta parte, você irá definir quais seus objetivos pessoais (principalmente dentro do Programa, mas não há problema em colocar outros mais gerais), e que ações devem tomar para alcançá-los. 3. Reflexão: Momento de analisar todas as informações de maneira a elaborar uma síntese das informações.

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Pré-Projeto

12.

Gestão d as C o mu n icaçõ es

12.1.

Plano de Comunicação

Todos os mecanismos de comunicação do Programa serão traçados no Plano de Comunicação. Esta ferramenta é de extrema importância para a definição de canais de comunicação entre os parceiros, equipes e entidades beneficiadas.

12.2.

Logomarcas

O Programa Melhorar tem como valor aspectos relacionados à integração. Para intensificar o potencial de integração de suas atividades, foi criada uma logomarca para o Programa e para cada projeto. As logomarcas tem como principal objetivo facilitar o processo de identificação por parte de agentes externos e apropriação por parte dos participantes e colaboradoes. A logo remete a troca de saberes, aos pilares da universidade e às metodologias utilizadas no programa: “Universidade, Estudantes e Comunidade”, “Saber, Atuar e Gerir”, “Ensino, Pesquisa e Extensão”.

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Pré-Projeto

12.3.

13.

Especificações técnicas das logomarcas

12.3.1.

Programa Melhorar

12.3.2.

Projeto Saber

12.3.3.

Projeto Atuar

12.3.4.

Projeto Gestão

12.3.5.

Metodologia SAG

Gestão d e Risco s

O diagnóstico e gerenciamento de riscos é uma importante etapa do Programa Melhorar. Todos os aspectos críticos têm a devida identificação e, a partir do diagnóstico de riscos e incertezas, são traçadas estratégias preventivas e alternativas para cada ponto. À completar: tabela de riscos e alternativas

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