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Gesti贸n eficaz de la formaci贸n continua

Jos茅 Luis Garc铆a Guglieri

© 2011 Cervantes Multimedia S.L. 1ª edición ISBN: DL: Impreso en España / Printed in Spain Impreso por Cervantes Multimedia, S.L.

Dedicatoria

A mi mujer y a mis hijos, que siempre me esperan con alegrĂ­a

Índice Un programa de gestión...................................................................... 11 Necesidad de un programa de gestión ............................................ 11 La hoja de cálculo........................................................................... 11 Un programa a medida ................................................................... 12 El programa de gestión de la formación continua .......................... 13 Información en cascada .................................................................. 14 Advertencia..................................................................................... 15 Módulo de formación ......................................................................... 19 Centros de formación ..................................................................... 19 Acciones formativas ....................................................................... 20 Tutores ............................................................................................ 20 Áreas de formación......................................................................... 21 Adhesiones ......................................................................................... 25 Empresas......................................................................................... 25 Trabajadores ................................................................................... 26 Exportar empresas y trabajadores................................................... 27 Grupos ................................................................................................ 31 Inicio de grupos .............................................................................. 31 Exportar XML de inicios................................................................ 33 Participantes ................................................................................... 35 Exportar XML de finalizaciones .................................................... 38 Facturación ......................................................................................... 43 Datos de la factura .......................................................................... 43 Formas de pago............................................................................... 44 Clientes ........................................................................................... 44 Facturas........................................................................................... 45 Remesas AEB 19 ................................................................................ 51 Datos de remesas ............................................................................ 51 Recibos ........................................................................................... 52 Remesas .......................................................................................... 53 Devoluciones .................................................................................. 56 Comercial ........................................................................................... 59 Agentes ........................................................................................... 59 Asignación ...................................................................................... 60 Ventas ............................................................................................. 61 Comisiones ..................................................................................... 62 Liquidaciones ................................................................................. 64 Otros módulos .................................................................................... 69

Tutorías ...........................................................................................69 Catálogo online ...............................................................................69 Asesorías .........................................................................................70 Proveedores.....................................................................................70 Contaplus ........................................................................................70 Remesa AEB 58 ..............................................................................70 Transferencias AEB 34 ...................................................................71 Marketing ........................................................................................71 Dirección.........................................................................................71

1 UN PROGRAMA DE GESTIÓN

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Un programa de gestión Necesidad de un programa de gestión Este libro va dirigido a las entidades organizadoras que quieran dar un servicio de gestión eficaz a sus clientes, además de un servicio de formación de calidad. La misión de las entidades organizadoras es doble; por un lado deben hacer llegar una gran oferta formativa de calidad que cubra las demandas de las empresas; y además deben prestar el servicio de gestión de esa formación para que las empresas puedan beneficiarse de las bonificaciones en las cuotas de la seguridad social de las cantidades desembolsadas para formar a sus trabajadores. Si bien el servicio de formación es el núcleo de su negocio, las entidades organizadoras no deben descuidar el servicio de gestión si quieren ofrecer un servicio integral de calidad, y así mantener a sus clientes de año en año. Cuando el volumen de alumnos supera los 100 anuales, se hace imprescindible una herramienta informática de gestión que permita un control y seguimiento de la gestión, que agilice los trámites y la elaboración de toda la documentación necesaria, y que evite cometer errores. La hoja de cálculo Todo empieza por la hoja de cálculo, y no porque sea el más adecuado sistema de gestión, sino por ser el único que todos conocemos, en mayor o menor medida. Pero una hoja de cálculo, como su nombre indica, no deja de ser una reproducción de una gran hoja de papel, donde podemos modificar lo que escribimos sin dejar borrones o manchas, y que podemos hacer tan grande como nuestro ordenador aguante. 11

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Los problemas que surgen con la hoja de cálculo se pueden resumir en dos; el control de la información es puramente visual, y reside en la mente del usuario; cuando la cantidad de información rebasa unos límites, se hace del todo inmanejable, y a veces incluso, no llega ni siquiera a abrirse. El error está en utilizar como base de datos, un programa que se concibió para realizar tablas de número y cálculos. Se hace necesario por tanto, utilizar un sistema adecuado para manejar tal volumen de información y con tan complejo sistema de relaciones y condiciones de obligado cumplimiento. Un programa a medida El siguiente paso que se plantea el gerente de la entidad organizadora, una vez que la hoja de cálculo se ha demostrado insuficiente, es el de contratar un desarrollo a medida de un sistema de gestión que maneje la información con un potente motor de base de datos relacional. Un proyecto de desarrollo a medida supone una alta inversión en tiempo y en dinero. Cuando sabemos exactamente lo queremos y sabemos transmitirlo al equipo de desarrollo podemos confiar en tener un programa propio en el plazo de al menos un año. Pero si no se dan estas circunstancias, el proyecto pude alargarse indefinidamente y acaba siendo un fracaso. Una vez acabado el programa a medida todo va bien hasta que surge la necesidad de realizar algún cambio debido a nuevas normativas, modificaciones en los archivos XML de la Fundación Tripartita, o cambios organizativos de la propia entidad organizadora. Si se mantiene la relación con el equipo de desarrollo, estos cambios podrán ser abordados en un espacio de tiempo a veces demasiado largo, pero razonable. Ahora bien, si como ocurre en muchos casos, la relación con el equipo de desarrollo quedó perjudicada por los contratiempos que surgieron en la etapa de creación de la aplicación, puede llegar a ser muy difícil tener los cambios en el programa en tiempo y forma.

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Y por último, si la relación con el equipo de desarrollo inicial queda definitivamente rota, buscar un nuevo equipo que realice el mantenimiento suele ser tarea imposible, ya que cada equipo de programación de aplicaciones trabaja con unas pautas propias, y no suele aceptar el mantenimiento de aplicaciones elaboradas por otro equipo. Lo más probable será que nos propongan realizar una aplicación completamente nueva. El programa de gestión de la formación continua La solución que le propongo en este libro es la de adquirir un programa de gestión de la formación continua basado en una potente base de datos relacional, con una interfaz de usuario muy sencilla, y lo más importante, con miles de horas de trabajo de un equipo de expertos en formación continua, y con un equipo de asistencia técnica siempre disponible para realizar los cambios necesarios lo más rápidamente posible. Sólo un programa que lleva miles de alumnos tramitados exitosamente desde 2007 hasta hoy, y que se mantiene en el mercado gracias a la fidelidad de sus clientes, le puede ofrecer la garantía de ser una solución de futuro estable en el tiempo, con un nivel de servicio óptimo y a un precio perfectamente asequible. Este programa, en su versión actual, se encuentra en la dirección: programaformacioncontinua.com Para las entidades organizadoras activas desde ejercicios anteriores, la herramienta se adapta a su cultura organizativa con una gran flexibilidad gracias a su estructura modular y parametrizable. En pocas semanas se preguntaran en su departamento de administración, cómo era posible trabajar antes sin una herramienta así. Las entidades organizadoras que inician su actividad en el presente ejercicio, encontraran en esta herramienta y en su equipo de asistencia técnica a unos auténticos aliados que le ayudarán a asimilar los mil y un detalles que la gestión de la formación continua esconde. 13

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No se trata únicamente de adquirir una herramienta informática, sino de contratar a todo un departamento técnico y de desarrollo para su empresa, manteniendo una solución estable y plenamente operativa ejercicio tras ejercicio. Información en cascada El programa de gestión de la formación continua, ha sido desarrollado con una técnica innovadora de flujo de información en cascada. Esta técnica ha sido desarrollada íntegramente por Cervantes Multimedia, S.L., propietaria del software de base que hace posible el funcionamiento del “programaformacioncontinua.com”. El flujo de información se inicia en los módulos de Formación y Adhesiones, y se va transfiriendo como en una cascada hacia los módulos siguientes. La siguiente figura muestra el índice principal del programa, con los módulos básicos:

Figura 1.1: Índice principal de módulos básicos El módulo “Grupos” tomará la información de los dos primeros, el de “Facturación” tomará la información de los anteriores, y así sucesivamente. 14

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Con este esquema se han alcanzado los tres objetivos clave para el desarrollo del programa: 1. Máxima automatización de los procesos 2. Máxima flexibilidad para solucionar casos singulares 3. Mantenimiento de históricos Advertencia Para redactar este libro y mostrar las pantallas de ejemplo del programa se han creado datos ficticios. Cualquier coincidencia de estos datos con datos reales se debe a una simple casualidad En este sentido cabe añadir que la empresa FORMACIÓN UNO, S.L. no existe como tal más que en este libro. Se ha reservado el dominio “forma1.es” con el único objeto de evitar posibles conflictos en el futuro. Los datos consignados en la ficha del supuesto centro de formación son los del autor del libro Todos los números de CIF y NIF han sido generados aleatoriamente por un programa diseñado al efecto para la redacción de este libro. Los nombres de las empresas han sido generados con un algoritmo propio, tomando aleatoriamente nombres comunes para su composición Los nombres y apellidos de los trabajadores, tutores, agentes y demás personas ficticias que aparecen en el programa, han sido generados con un algoritmo propio, tomando aleatoriamente nombres y apellidos comunes. SIONLINE es una marca registrada de Cervantes Multimedia S.L.. Los programas que se comercializan bajo la marca SIONLINE son propiedad de Cervantes Multimedia, S.L.

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2 FORMACIÓN

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Módulo de formación Con el módulo de formación iniciamos la entrada de datos en el programa. Se trata de definir nuestra oferta formativa en un catálogo de acciones formativas. Podremos incluir tanto la oferta formativa propia como aquella que subcontratemos con otros centros de formación. En este módulo damos de alta también a los tutores que van impartir las acciones a distancia y de teleformación. Centros de formación La ficha del centro de formación requiere de datos obligatorios que serán transmitidos a la Fundación Tripartita al exportar el archivo XML de inicio. Estos campos aparecen marcados con un asterisco tal como se ve en la Figura 2.1

Figura 2.1: Ficha del centro de formación 19

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Se considera centro de formación aquel que imparte las horas de tutorías, en el caso de la modalidad a distancia o teleformación, o bien, el que imparte las horas de presencial. Acciones formativas Los datos de definición de las acciones formativas que insertamos en el programa han de coincidir con los datos insertados en la aplicación de la Fundación Tripartita. Los datos obligatorios aparecen marcados con asterisco en la ficha, tal como se muestra en la Figura 2.2.

Figura 2.2: Ficha de la acción formativa. Si bien los datos de horas y código en la Fundación tripartita no aparecen como obligatorios, el programa nos recordará que habrán de rellenarse al generar el archivo XML de inicio. Tutores En la ficha de tutores tan solo necesitamos los datos de identificación obligatorios que tendremos que transmitir a la Fundación Tripartita, tal como vemos en la Figura 2.3

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Figura 2.3: Ficha de tutores Áreas de formación El programa nos permite definir unas áreas de formación para facilitar la clasificación de las acciones formativas y su búsqueda en el listado. Estas áreas formativas son verdaderamente necesarias para mostrar el catálogo de cursos a los clientes. El programa cuenta con un módulo que permite configurar un catálogo con nuestra imagen corporativa y mostrarlo enlazado a nuestra página web. Con este módulo podemos tener continuamente actualizada nuestra oferta formativa accesible a nuestros clientes y a nuestra red comercial, mostrando un listado de áreas formativas, otro de cursos por área y un documento PDF que se genera de manera automática para mostrar la ficha completa del curso, y con su temario incluido. En la Figura 2.4 vemos el listado de las acciones formativas del área de idiomas:

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Figura 2.4: Listado de acciones formativas del 谩rea de idiomas

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3 ADHESIONES

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Adhesiones En el módulo de adhesiones iremos grabando los datos de las empresas y sus trabajadores, una vez que tengamos firmado el convenio de adhesión. Esta será nuestra base de datos de clientes para el ejercicio actual y para los ejercicios futuros. Empresas La ficha de empresa requiere los datos básicos de identificación: el CIF y la razón social. Además debemos grabar para el ejercicio actual la plantilla media y los créditos asignados. Esta información hay que obtenerla manualmente accediendo con nuestro certificado digital a la aplicación de la Fundación Tripartita.

Figura 3.1: Ficha de la empresa

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También se pueden grabar, entre otros, los datos del representante legal de los trabajadores, los datos para la facturación y el contacto personal con el cliente, tal como vemos en la Figura 3.1 En el listado de empresas veremos el crédito asignado y el que ya se ha bonificado cada empresa, y en una columna adicional, el crédito disponible. Estas tres columnas aparecen totalizadas en la última fila tal como vemos en la Figura 3.2:

Figura 3.2: Listado de empresas Trabajadores La ficha del trabajador y futuro alumno, requiere de toda la información necesaria para la Fundación Tripartita, y la información de contacto necesaria para las tutorías. Podemos ver un ejemplo en la Figura 3.3

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Figura 3.3: Ficha del trabajador Exportar empresas y trabajadores El programa nos permite exportar a un archivo tipo CSV los datos introducidos de las empresas y los trabajadores. Este formato de archivo es un estรกndar que puede ser importado en otras aplicaciones informรกticas. En la Figura 3.4 vemos que basta con hacer clic en uno de los enlaces para obtener el archivo correspondiente.

Figura 3.4: Exportar empresas y trabajadores 27

4 GRUPOS

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Grupos En este módulo empezamos a reutilizar la información que hemos grabado en los módulos anteriores. Toda la información de la empresa y trabajadores que tendremos que notificar a la Fundación Tripartita está ya en nuestra base de datos, y tan solo tendremos que programar fechas, días de impartición y tutores para completar los grupos. Además en este módulo obtendremos toda la documentación necesaria para cada modalidad de formación Inicio de grupos Para iniciar un grupo el programa nos pide el código de la acción formativa, el número de participantes y las fechas de inicio y de fin, tal como vemos en la Figura 4.1

Figura 4.1. Alta de un grupo

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Validados estos datos, el programa graba un nuevo inicio de grupo y muestra la ficha completa para completar la información necesaria, tal como se ve en la Figura 4.2

Figura 4.2: Ficha de inicios de grupo El número de grupo se genera automáticamente siguiendo la secuencia de grupos para una misma acción formativa en un mismo ejercicio. Este número se puede cambiar si fuera necesario. Esta ficha estará siempre accesible desde el listado de inicios de grupos, como se muestra en la Figura 4.3:

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Figura 4.3: Listado de inicios de grupos Exportar XML de inicios Una vez creado el inicio de grupo ya podemos generar un archivo XML para exportar los datos a la Fundación Tripartita. Para generar el archivo hacemos clic en el botón “Añadir” en el listado de archivos XML de inicio, como se muestra en la Figura 4.4:

Figura 4.4: Listado de archivos XML de inicios de grupo Si existen inicios de grupos pendientes de notificar, se mostrarán en un listado. El programa nos detalla de manera explícita si faltase algún dato por especificar, tal como vemos en la Figura 4.5:

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Figura 4.5: Listado de inicios de grupos con errores Una vez solventado el error, volvemos a la sección de exportar archivos de XML de inicio. Si el programa encuentra inicios de grupos pendientes de notificar sin errores, nos mostrará un botón con la leyenda “Grabar archivo”, tal como se muestra en la Figura 4.6:

Figura 4.6: Listado de inicios de grupos correctos Al hacer clic en el botón de grabar archivo, se muestra el listado de archivos generados por el programa, de donde podremos descargar el archivo XML para importar en la aplicación de la Fundación Tripartita, tal como se muestra en la Figura 4.7:

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Figura 4.7. Listado de archivos XML de inicios de grupos Participantes Para añadir los participantes a los grupos, el programa genera una lista de posibles candidatos. Basta con hacer clic sobre el nombre del participante para que quede asignado al grupo con el que aparece asociado. En el ejemplo de la Figura 4.8, se muestra un único participante asociado a un único grupo:

Figura 4.8: Selección de participantes En el listado de participantes podemos abrir la ficha del participante, donde podremos cambiar el precio del curso y al participante, como vemos en la Figura 4.9:

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Figura 4.9: Ficha del participante Además, en el listado de participantes encontramos el acceso a la documentación en el icono con leyenda “PDF”, tal como vemos en la Figura 4.10:

Figura 4.10: Listado de participantes La documentación se genera automáticamente en formato PDF con sólo hacer clic en cada uno de los enlaces que se muestran en la Figura 4.11:

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Figura 4.11: Documentaci贸n del participante Un ejemplo de la documentaci贸n lo podemos ver en la siguiente figura, donde se ve como el programa genera el PDF de manera autom谩tica, insertando los datos necesarios:

Figura 4.12: Ejemplo de documentaci贸n

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Exportar XML de finalizaciones Para saber si tenemos finalizaciones pendientes de comunicar, basta con acceder al listado de archivos XML de finalizaciones y hacer clic en “Añadir”. En la Figura 4.13 vemos un ejemplo en el que no hay finalizaciones pendientes:

Figura 4.13: No hay finalizaciones pendientes Cuando el programa encuentra finalizaciones pendientes de comunicar, valida la información necesaria para comunicar a la Fundación Tripartita, y nos muestra los errores que en su caso pueda detectar, tal como vemos en la siguiente figura:

Figura 4.14: Participantes con errores

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Una vez solventado el error, el programa nos muestra un bot贸n para grabar el archivo XML, como vemos en la siguiente figura:

Figura 4.15: Participantes correctos para su finalizaci贸n Una vez grabado el archivo, lo descargamos desde el listado de archivos de XML de fin de grupos:

Figura 4.16: Listado de archivos XML de fin de grupos Este archivo incluye los datos de los participantes, y los costes de la formaci贸n.

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5 FACTURACIÓN

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Facturación Con este módulo completamos la documentación imprescindible para la justificación de la formación, generando una factura que recoge toda la información del alumno, la acción formativa, las fechas de impartición, y el desglose del importe. En este módulo las empresas pasan a considerarse clientes, y para que así sea se requieren otros datos para la facturación y el pago. También podemos definir tantas formas de pago como estemos dispuestos a aceptar. Datos de la factura Tenemos que empezar por grabar en el programa los datos fiscales de nuestra empresa para que se puedan generar las facturas

Figura 5.1. Datos de la factura 43

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Tambi茅n podemos a帽adir un texto al pie totalmente personalizado. Formas de pago Podemos crear tantas formas de pago como pactemos con nuestros clientes. Como ejemplo en la Figura 5.2 mostramos una forma de pago general del 100% a fecha factura:

Figura 5.2: Formas de pago Clientes Una vez definidas las formas de pago podemos abrir la ficha de los clientes para completar sus datos:

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Figura 5.3. Datos del cliente Facturas Añadir las facturas es un proceso automático que realiza el programa. Si falta algún dato, el programa nos avisa para solventarlo. Las facturas se pueden crear de una en una haciendo clic en cada una de ellas en el listado de la Figura 5.4, o todas de una vez haciendo clic en el botón “Grabar todas las facturas correctas:

Figura 5.4: Grabar facturas 45

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El listado de facturas nos muestra el estado de nuestra facturación y cobros. La columna de débito nos informa de las facturas que están pendientes de pago. Seleccionando la casilla “Pendientes de pago” en el filtro de búsqueda, podemos tener un listado exacto de lo que nos deben:

Figura 5.5: Listado de facturas Podemos modificar todos los datos de la factura en su ficha, donde vemos que el programa ha generado los vencimientos en función de la forma de pago del cliente. Incluso podremos anotar cobros manualmente y saldar la factura: Desde esta ficha podremos generar también un abono, tal como vemos en las figuras 5.6 y 5.7:

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Figura 5.6: Ficha de factura (cabecera)

Figura 5.7: Ficha de la factura (pie) Desde el listado mostrado en la Figura 5.5 podremos imprimir la factura en formato PDF, que se genera de manera automĂĄtica. TambiĂŠn podremos enviar este PDF por correo electrĂłnico al cliente. 47

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A continuaci贸n vemos un ejemplo de factura en formato PDF en la figuras 5.8 y 5.9:

Figura 5.8.: Ejemplo de factura (cabecera)

Figura 5.9.: Ejemplo de factura (pie)

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6 REMESAS AEB 19

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Remesas AEB 19 Este módulo nos permite emitir recibos y generar archivos de remesas para enviar al banco según la norma AEB 19. Cuando generamos una remesa de recibos, el programa realiza un apunte de cobro en la factura correspondiente, y reduce su débito restando el importe del recibo. Si nuestro banco nos emite archivos de devoluciones, lo podemos descargar para importarlo en el programa, y anotar los recibos devueltos y eliminar el cobro correspondiente en la factura que volverá a quedar con un débito por el importe del recibo devuelto. Datos de remesas Los datos básicos necesarios para crear una remesa son los que vemos en la Figura 6.1:

Figura 6.1: Datos para la remesa

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El programa añade automáticamente el número de factura al texto del concepto, para que quede reflejado en el recibo bancario. Recibos El programa nos muestra en un listado de recibos para emitir, en función de las facturas que encuentre con medio de pago “Recibo AEB-19”, y con débito mayor que cero. En el ejemplo de la Figura 6.2 el programa detecta que hay un recibo a emitir:

Figura 6.2. Listado de recibos a emitir Podemos emitir los recibos de uno en uno haciendo clic en la línea correspondiente, o emitir todos los recibos haciendo clic en el botón “Grabar recibos correctos” El resultado es un listado de recibos con fecha de vencimiento la que hubiese especificada en el vencimiento de la factura. Estos recibos se pueden editar y modificar, a partir del listado, tal como vemos en las figuras 6.3 y 6.4:

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Figura 6.3: Listado de recibos

Figura 6.4: Ficha del recibo Remesas El programa nos muestra un listado de recibos correctos para remesar, tomando los recibos que no hayan sido incluidos en una remesa anterior, y con fecha de al menos dĂ­a posterior a la fecha en la que estamos generando la remesa:

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Figura 6.5: Generar remesa Cuando grabamos el archivo, este se muestra en el listado de archivos para descargarlo al disco duro de nuestro ordenador y así poderlo enviar al banco. Se muestran en este listado dos datos de comprobación que suelen pedir los bancos como control de que enviamos el archivo correcto: el número de domiciliaciones y la suma total de la remesa, tal como vemos en la Figura 6.6:

Figura 6.6: Listado de archivos de remesas Al grabar el archivo de remesa, el programa considera que se enviará al banco y se cobrará, por lo que realiza una anotación de cobro en la factura correspondiente, actualizando el débito tal como vemos en la Figura 6.7:

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Figura 6.7: Factura con anotaciĂłn de cobro por remesa de recibo En el listado de facturas aparece igualmente el dĂŠbito cero, como en el ejemplo de la Figura 6.8:

Figura 6.8: Listado de factura con dĂŠbito cero

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Devoluciones La norma AEB 19 contempla la generación por parte del banco de un archivo que contiene la información de los recibos que hayan sido devueltos por el cliente. Cuando esto sucede, el banco nos informa de que tenemos archivos pendientes para descargar. Podemos guardar el archivo en nuestro disco duro para importarlo en el programa en la pantalla que se muestra en la Figura 6.9:

Figura 6.9: Devoluciones de recibos El programa nos informa de los recibos que vienen devueltos en el archivo, anota la fecha de devolución en el recibo y elimina el cobro que se generó con la remesa en la que se emitió el recibo, y que vimos en la Figura 6.7, sumando al débito de la factura el importe devuelto.

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7 COMERCIAL

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Comercial Este módulo nos permite gestionar nuestra red comercial generando la información necesaria en tiempo real. Podremos conocer la evolución de las ventas por comercial, y generar sus liquidaciones mensuales. El sistema de definición de comisiones se ha diseñado con la flexibilidad necesaria para adecuarse a las condiciones particulares de cada empresa. Además, este módulo permite el acceso a los comerciales a una intranet con la imagen corporativa de la empresa, donde tendrán disponibles un listado de sus clientes, sus ventas y sus liquidaciones mensuales. Agentes Teniendo en cuenta que los agentes comerciales suelen ser autónomos o sociedades, la ficha de alta de agente recoge los datos propios de una empresa, si bien es perfectamente válida para comerciales en plantilla.

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Figura 7.1: Ficha del agente Asignación En el apartado de asignación es donde relacionamos al agente con el cliente. En listado tenemos una valiosa información de créditos asignados, bonificados y disponibles.

Figura 7.2: Listado de asignación 60

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Ventas Las ventas se generan a partir de la información del grupo. Se genera una venta por cada participante.

Figura 7.3: Generar ventas El listado de ventas nos permite seguir en tiempo real la evolución de nuestra acción comercial.

Figura 7.4: Listado de ventas La columna “OK” indica la venta que cumple todos los requisitos para entrar en la liquidación del comercial. Estos requisitos pueden ser 61

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parametrizados según las condiciones de nuestra empresa para su marcación automática. También podemos marcar manualmente la venta como comisionable en su ficha, tal como vemos en la Figura 7.5:

Figura 7.5. Ficha de la venta Comisiones Las comisiones se definen en función de tramos. Para un tramo determinado se aplica un porcentaje. El tramo corresponde a las ventas directas realizadas por el agente.

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Figura 7.6: Ficha de comisiones de un agente En el caso de los directores de equipo, se crea una comisi贸n indirecta que se aplica sobre las ventas del equipo comercial. En la siguiente figura vemos un ejemplo:

Figura 7.7: Ficha de comisiones de un director de equipo Cada agente puede tener una o m谩s tablas de comisiones. En el ejemplo siguiente, el agente tiene asignada la tabla de agente de base:

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Figura 7.8: Asignaci贸n de la tabla de comisiones Liquidaciones Una vez asignadas las comisiones a los agentes, podemos generar sus liquidaciones, siempre que haya ventas pendientes de comisionar.

Figura 7.9: Generar liquidaciones

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Una vez grabada la liquidaci贸n la podremos imprimir en un PDF que se genera de forma autom谩tica desde el listado de liquidaciones:

Figura 7.10: Listado de liquidaciones

Figura 7.11: Ejemplo de liquidaci贸n para imprimir

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8 OTROS MÓDULOS

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Otros módulos En este capítulo vamos a hablar sobre los módulos que están en desarrollo, y los que se han proyectado desarrollar. Como respuesta al deseo continuo de mejorar el programa, se van a incorporar antes del mes de junio del presente ejercicio los módulos que aquí se citan. Algunos de estos módulos ya funcionaban en versiones anteriores del programa, si bien deben ser reprogramados con las nuevas tecnologías desarrolladas. El contacto diario con los clientes genera una lista de necesidades que se van cubriendo con nuevos módulos. Necesidades particulares de una empresa o un grupo de empresas son también abordables con un módulo específico, gracias a la estructura modular y parametrizable del programa. Tutorías El módulo de tutorías permite hacer un seguimiento de cada alumno que recibe una formación a distancia, recogiendo todas comunicaciones entre el alumno y el tutor, y las evaluaciones El módulo emite un informe por alumno, y un informe por tutor. Catálogo online Este módulo ya estaba implementado en la versión anterior y permite crear una página web con la imagen corporativa del cliente, en la que se puede consultar el catálogo de cursos de una manera simple y atractiva. 69

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Los temarios se generan automáticamente en formato PDF, y se pueden filtrar los listados de cursos por áreas, o realizar búsquedas de texto libre para que el cliente o el comercial puedan encontrar la acción formativa que mejor se adapte a la demanda del trabajador. Asesorías Muchas empresas recurren a sus asesorías para que realicen las bonificaciones en el tiempo y forma. Para mejorar la comunicación a la asesoría de las cantidades a bonificar por cada empresa asignada, el módulo de asesoría permite el acceso a una intranet de asesorías donde encontraran un listado de bonificaciones por mes, totalmente actualizado para cada empresa que tenga asignada. Proveedores El programa cuenta ya con un módulo que permite realizar pedidos a un proveedor con archivos de carga masiva, evitando el tener que introducir los datos a mano en su intranet. El programa permite el desarrollo de otros módulos específicos para otros proveedores. Contaplus Se está desarrollando el módulo que permita identificar las cuentas de empresa y los movimientos de ventas y recibos bancarios, de manera que se puedan exportar al muy extendido programa de contabilidad “Contaplus”. Remesa AEB 58 Algunos clientes utilizan la norma AEB-58 para emitir los recibos, por lo que se ha desarrollado un modulo similar al de remesas AEB-19. 70

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Transferencias AEB 34 Este módulo ya existía en la primera versión, y permite generar archivos de transferencias bancarias para efectuar el pago a los comerciales, según la norma AEB-34. Marketing Crear Plantillas de correo electrónico para poder enviar a nuestro clientes las novedades de nuestro catálogo, es la función principal de este módulo. Además permite clasificar a las empresas por sectores para poder realizar listados segmentados de clientes. Dirección Este módulo ya estaba incorporado en la primera versión del programa, y consiste en una serie de informes de datos agregados necesarios par ala toma de decisiones de la dirección de la empresa.

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