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Laboratorio de computo II

Claudia De Anda Quintin Jose Luis Preciado Cueto Sergio Luis Barraza Castillo


El libro Laboratorio de cómputo II fue elaborado en Editorial Santillana por el siguiente equipo:

Laboratorio de computo II

Dirección General de Contenidos Antonio Moreno Paniagua Gerencia de Secundaria y Bachillerato Iván Vásquez Rodríguez Gerencia de Arte y Diseño Humberto Ayala Santiago Coordinación de Bachillerato Adrián Romero Rodríguez Coordinación de Iconografía Nadira Nizametdinova Malekovna Coordinación de Realización Gabriela Armillas Bojorges Edición Armando Silvestre Monzón Nieves Revisión técnica Karina Guadalupe Cueto Ruiz Corrección de estilo Daniela Barranco Ortiz Edición de Realización Haydée Jaramillo Barona Edición de preprensa y control de calidad Miguel Ángel Flores Medina Diseño de portada e interiores Jessica Gutiérrez López y Beatriz E. Alatriste del Castillo Gestión HUB Alicia Prado Juárez Iconografía María Eugenia Guevara Sánchez Digitalización de imágenes José Perales Neira y Ricardo Ríos Delgado Fotografía de portada Shutterstock

La presentación y disposición en conjunto y de cada página de Laboratorio de cómputo II son propiedad del editor. Queda estrictamente prohibida la reproducción parcial o total de esta obra por cualquier sistema o método electrónico, incluso el fotocopiado, sin autorización escrita del editor. © 2016 por Claudia De Anda Quintin, José Luis Preciado Cueto y Sergio Luis Barraza Castillo D. R. © 2016 por EDITORIAL SANTILLANA, S. A. de C. V. Avenida Río Mixcoac 274, Piso 4, colonia Acacias, C. P. 03240, delegación Benito Juárez, Ciudad de México. ISBN: 978-607-01-xxxx-x Primera edición: diciembre de 2016 Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Reg. Núm. 802 Impreso en México/Printed in Mexico

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Presentación Laboratorio de cómputo II se desarrolló de acuerdo con el Programa de estudios 2015 del Bachillerato General por Competencias para esta asignatura, emitido por la Dirección General de Escuelas Preparatorias (DGEP) de la Universidad Autónoma de Sinaloa, cuya aplicación funciona a partir del mes de febrero de 2016. Este Programa de Estudios se basa en el enfoque por competencias, a las que considera como el conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes y valores que debes poner en práctica para enfrentar los retos planteados por tu entorno social y familiar, en especial, para incorporarte a la educación superior o al mundo laboral. En específico, el programa atiende las competencias genéricas y disciplinares básicas del campo de la comunicación de la RIEMS y de la propia UAS, organizadas bajo los principios educativos del modelo constructivista, donde tú, como estudiante, eres el centro del accionar educativo, presentando una alineación entre los propósitos curriculares, competencias, productos e instrumentos de evaluación, pero sobre todo, ambientes de aprendizaje donde las interacciones entre alumnos y docentes son fundamentales. Esta obra presenta un modelo didáctico que contribuirá a que desarrolles las competencias propuestas en el programa de estudio de la asignatura. De esta manera, te ofrece la oportunidad de construir diversos saberes y emplear los recursos tecnológicos a tu alcance como instrumentos de comunicación. Se encuentra organizado en tres unidades de aprendizaje que te ayudarán a cumplir la competencia central de la materia: utilizar programas de ofimática para elaborar documentos, presentaciones y hojas de cálculo electrónicas, articulando diferentes campos del saber. En la primera unidad aprenderás a elaborar documentos académicos y personales usando el procesador de textos Word como estrategia comunicativa para expresar información e ideas. En la segunda unidad producirás presentaciones electrónicas con información académica y personal, usando el programa de PowerPoint como estrategia comunicativa para exponer información e ideas. Finalmente, en la tercera unidad aprenderás a manipular datos numéricos y alfanuméricos calculándolos mediante fórmulas y funciones para su análisis y representación gráfica. Este libro, orientado al desarrollo de competencias, no descuida el rigor de los conceptos empleados en informática; sin embargo, hemos procurado exponerlos con un lenguaje claro, sencillo y directo, fácil de comprender. La estructura del libro y la manera de abordar los temas tienen como propósito que desarrolles un manejo cabal de las aplicaciones digitales mediante la práctica de habilidades, conocimientos y destrezas en la vida escolar y social. Para cumplir con estos propósitos académicos no basta el conocimiento y la comprensión de los conceptos expuestos en este material, pues la asignatura no es solo una más que debas cursar para obtener un certificado, sino que también representa una práctica destinada a transformar y mejorar tu vida y el entorno social, económico y profesional en el que te desarrollas.

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Contenido Presentación 3

Shutterstock/KieferPix

Unidad 1

Unidad 2

Contenido

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Tu libro

Procesador de textos

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1.1. Entorno gráfico del procesador de textos •• Introducción a los procesadores de texto •• Pantalla inicial •• Ventana principal •• Cinta de opciones •• Operaciones con archivos •• Compartir documentos •• Diseño de páginas •• Edición y formato de texto •• Corrección ortográfica •• Subproductos

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1.2. Edición y publicación de documentos •• Inserción de elementos •• Referencias •• Imprimir un documento •• Exportar documentos •• Subproductos

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Producto integrador de la unidad 1

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Presentaciones electrónicas

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2.1. Creación de diapositivas

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Operaciones básicas Diseño de la diapositiva Edición y formato Administración desde vistas de diapositivas Subproductos

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2.2. E  dición y publicación de presentaciones electrónicas 56 •• Apariencia y personalización de una presentación 57 •• Presentación con diapositivas 64 •• Imprimir, compartir y exportar una presentación 67 •• Subproductos 69 Producto integrador de la unidad 2

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3.1. Introducción a Excel •• Conceptos básicos de Excel •• Entorno de Excel •• Elementos de un libro de Excel •• Introducir información en las celdas •• Ajustar el tamaño de las filas y las columnas •• Selección de datos •• Cortar, copiar y pegar celdas, filas y columnas •• Formatear datos •• Configurar hojas para impresión •• Administrar libros de Excel •• Rellenar y Series •• Subproductos

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3.2. Procesamiento y representación gráfica de la información •• Ordenar y filtrar •• Fórmulas •• Referencias •• Funciones •• Representación gráfica de la información •• Subproductos

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Producto integrador de la unidad 3

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Producto integrador del curso

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Unidad 3

Shutterstock/Rawpixel.com

Hoja de cálculo electrónica

Bibliografía 120

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Tu libro Laboratorio de cómputo II está conformado por tres unidades, cuya organización tiene el propósito de ayudarte en la integración de los saberes necesarios para que alcances determinados niveles de desempeño. Cada unidad contiene dos secuencias didácticas que se estructuran de la siguiente manera: Mi portafolio de evidencias

Entrada

¿Qué tanto sé?

Elementos de la unidad

Secuencia didáctica

¿Sabías que…?

Recursos en línea

A practicar

Encamina tus habilidades

De aquí en adelante

A desarrollar

Integración

Producto integrador del curso

Glosario

Insignia

Subproductos

Relaciónalo con …

Producto integrador de la unidad

Entrada de la unidad En esta sección encontrarás tu meta (propósito de la unidad), lo que aprenderás (contenidos temáticos), cómo lo harás (saberes específicos), lo que lograrás (producto integrador de la unidad) y para qué te servirá en tu vida académica, cotidiana o laboral (competencias genéricas y disciplinares). También incluye una imagen relacionada con el contenido.

Mi portafolio de evidencias

Esta sección está compuesta por una lista de cotejo de las evidencias generadas en las secciones Encamina tus habilidades, los subproductos y productos integradores de la unidad con la cual podrás dar seguimiento puntual y continuo a tu proceso de aprendizaje.

¿Qué tanto sé?

Contiene la evaluación diagnóstica inicial de cada unidad, la cual te ayudará a reconocer tu conocimiento previo de cada uno de los temas que estudiarás en las secuencias didácticas.

Secuencia didáctica A desarrollar:

Expone los objetivos esperados de cada secuencia didáctica y enuncia las actividades, subproductos y atributos de las competencias genéricas que desarrollarás.

De aquí en adelante

Presenta una situación problemática y se formulan preguntas para que recuperes la información que ya conoces y establezcas su relación con los temas por estudiar, de modo que te ayuda a explorar tus conocimientos.

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Desarrollo

Es el apartado principal de la secuencia didáctica. Contiene el discurso y las actividades necesarias para que desarrolles las competencias indicadas. La información y las sugerencias didácticas están organizadas en torno a los siguientes ejes de trabajo, que pueden darse de manera simultánea. ¿Qué necesito saber (conocimientos)…

…para elaborar la evidencia

¿Qué necesito saber hacer (habilidades)…

de mi aprendizaje?

Además de estos elementos, cada secuencia didáctica incluye diferentes secciones y cápsulas que te permitirán desarrollar o ejercitar habilidades, descubrir tus actitudes y manifestarlas en los subproductos a partir de estrategias de aprendizaje; que son las siguientes:

Encamina tus habilidades. Subproductos encaminados al producto integrador. Se considera para el portafolio de evidencias.

A practicar. Propone actividades que contribuyen a la participación colaborativa, pero estas no se incluyen en el portafolio de evidencias. Pueden ser prácticas a desarrollarse en el laboratorio de cómputo o tareas en casa.

Insignia. Incluye ejercicios, investigaciones o acciones específicas, con tiempo determinado para su elaboración, para que logres puntos extra (valor de rescate).

Glosario. Contiene definiciones de los vocablos técnicos más relevantes o poco usuales. ¿Sabías que…? Ofrece información para que profundices en determinados conceptos o temas y amplíes tus saberes.

Relaciónalo con... Describe los vínculos con otras asignaturas, con tu vida cotidiana, tu familia y tu comunidad.

Recursos en línea. Las páginas de Internet que se recomiendan en algunas de las secciones

o cápsulas están referidas como recurso con un número. Para acceder a estos recursos hay que entrar a la página www.bachilleratoenred.com.mx/enlaces/LCIIUAS2016 y dar clic en el número que corresponda.

Subproductos

Al finalizar cada secuencia didáctica tendrás la oportunidad de desarrollar tres subproductos, cada uno con un enfoque diferente (procedimental, declarativo y actitudinal-valoral), los cuales servirán de base para la realización del producto integrador de cada unidad.

Producto integrador de la Unidad Propone una sola actividad con la que podrás integrar lo que aprendiste en las secuencias didácticas que integran cada unidad.

Producto integrador del curso Es el último reto del libro, el cual describe una acción concreta para que demuestres todo lo aprendido en el curso.

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Unidad 1

Propósito de la unidad

Tu meta será: ••Elaborar documentos académicos y personales usando el procesador de textos Word como estrategia comunicativa para expresar información e ideas. Contenidos temáticos

¿Qué aprenderás? 1.1. Entorno gráfico del procesador de textos 1.2. Edición y publicación de documentos Competencias genéricas y disciplinares

En general, te servirá para: 4. Escuchar, interpretar y emitir mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. 5. Desarrollar innovaciones y proponer soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. 7. Aprender por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. 8. Participar y colaborar de manera efectiva en equipos diversos. En particular, te servirá para: C-12. Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información. 8

Shutterstock/KieferPix

Procesador de textos

Saberes específicos

¿Cómo lo aprenderás? ••Definiendo qué es un procesador de textos y sus funciones. ••Identificando el entorno de trabajo y los elementos de Word. ••Realizando operaciones básicas con archivos de Word. ••Editando y dando formato a documentos. ••Aplicando diseños de página a documentos. ••Insertando elementos diversos en un documento. ••Corrigiendo errores ortográficos y gramaticales. ••Imprimiendo, compartiendo y exportando documentos. ••Analizando la importancia del uso de procesadores de texto para cubrir las necesidades comunicativas en la vida académica, personal y social. ••Asumiendo una actitud responsable ante el uso de la información que se comunica y comparte mediante documentos. ¿Qué lograrás? Como producto integrador de esta unidad redactarás, editarás y publicarás en equipo y de forma colaborativa, un documento de Word con determinados criterios, con base en una investigación sobre un tema de alguna asignatura.


Mi portafolio de evidencias Evidencia

Lograda Sí

No

Configuración de tema nuevo (Encamina tus habilidades, página 24) Reproducción documento electrónico (Subproducto procedimental 1.1, página 25) Respuestas (Subproducto declarativo 1.1, página 25) Reflexión (Subproducto actitudinal-valoral 1.1, página 25) Informe referencias (Encamina tus habilidades, página 40) Redacción documento de Word (Subproducto procedimental 1.2, página 41) Respuestas (Subproducto declarativo 1.2, página 41) Reflexión (Subproducto actitudinal-valoral 1.2, página 41)

¿Qué tanto sé? ƭƭ Responde con base en tus conocimientos previos. 1. ¿Qué es un procesador de textos?

  2. ¿Qué programas para procesar textos conoces?

 3. ¿Cuál debe ser la estructura de un documento de texto?

  4. ¿Cuáles son las funciones de los elementos visuales y las referencias en un documento de texto?

  5. ¿Cuál es la importancia de incluir una bibliografía en cualquier documento de texto?

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1.1.

Entorno gráfico del procesador de textos A desarrollar Al terminar esta secuencia didáctica identificarás el entorno de trabajo del procesador de textos de Microsoft Word, utilizarás herramientas para editar archivos de texto, aplicarás un diseño de página determinado a los documentos de texto, darás formato a su contenido para mejorar su presentación y corregirás su ortografía. Como subproductos elaborarás un documento de Word donde reproducirás otro documento, tomando en cuenta los formatos del texto; completarás algunas oraciones para comprobar tus conocimientos sobre el entorno gráfico de este programa y redactarás una reflexión acerca del trabajo colaborativo y de los comandos de Word. Las actividades que realizarás en esta secuencia te servirán para: 4.5. Manejar las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas, de manera responsable y respetuosa. 5.2. Ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 5.6. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 8.2. Aportar puntos de vista con apertura y considerar los de otras personas de manera reflexiva.

De aquí en adelante Al caminar por las plazas y calles frecuentemente se pueden ver diversos mensajes publicitarios o propagandísticos expuestos en carteles, volantes o folletos. Algunos de estos tienen un diseño creativo y colorido, y su edición parece compleja porque fueron realizados con programas especializados de diseño; en cambio, otros fueron hechos sencillamente con un procesador de textos.

ƭƭ Para conocer las funciones de este último, realiza lo siguiente: 1. Guarda algún cartel, volante o folleto que consigas en la calle, puede ser información de una tienda de autoservicio, un restaurante, un técnico o un profesional que ofrece sus servicios, entre otros. 2. Utiliza el programa WordPad para intentar reproducir de manera exacta el mensaje que recibiste. Trata de emplear todos los comandos y funciones que aprendiste el semestre anterior. Si lo necesitas, consulta tu libro Laboratorio de Cómputo I. 3. Imprime el anuncio. Asegúrate que su tamaño sea idéntico al original. 4. Compara la réplica con el original y anota qué aspectos no pudiste reproducir fielmente con WordPad. 5. Redacta un breve informe en el que expliques cuáles son los comandos y las funciones que agregarías a WordPad para mejorar el diseño y la edición de documentos. 10


Introducción a los procesadores de texto Un procesador de textos es un software que permite crear y editar documentos de texto, como cartas, informes, currículums, notas, entre otros. Además de textos, estos documentos pueden incluir imágenes, tablas, formas, gráficos y otros elementos visuales. Dichos documentos pueden ser almacenados en algún dispositivo o en línea, o también pueden imprimirse. Los procesadores de texto permiten capturar información (teclear datos), editar un documento de texto (agregar, eliminar o reacomodar lo escrito), darle formato (atributos específicos para definir márgenes, alineación de párrafos, estilos de texto y de tipografía), revisarlo (tener una vista previa del documento), almacenarlo (en formato electrónico para poder acceder a él cuando se desee) y compartirlo o imprimirlo.

Sabías que…? En la década de 1980 una empresa denominada Corel Corporation lanzó WordPerfect, uno de los primeros procesadores de texto que incluía muchas de las funciones que hasta ahora se utilizan en Microsoft Word.

En la actualidad, existen distintos procesadores de texto, como WordPad, Microsoft Word, Writer de OpenOffice y AbiWord; estos dos últimos son de licencia libre. Otros programas, como Google Docs y Office 365, promueven el trabajo colaborativo, ya que permiten crear y editar documentos en línea, de manera que el usuario puede acceder a estos en cualquier momento y desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Todos los procesadores de texto son similares en su interfaz y funcionamiento; las diferencias dependen del fabricante y de la versión; algunos son muy básicos, en tanto que otros son más especializados. En este libro se revisará una parte del funcionamiento de la suite Office 2016, la cual contiene los programas Word, PowerPoint y Excel. Word es el procesador de texto más utilizado, ya que permite elaborar documentos de manera sencilla. Aunque puede tener aplicaciones más complejas, sus funciones son fáciles de aprender por cualquier usuario.

Pantalla inicial Cuando se abre Word, aparece una pantalla inicial en la que se muestran las opciones Crear un documento en blanco o Elegir una plantilla. También se puede crear un nuevo documento con la opción Documento en blanco, del comando Nuevo, que se encuentra en la pestaña Archivo.

Glosario comando. Instrucción que proporciona el usuario a un sistema informático.

Pantalla de inicio de Word.

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Shutterstock/Radu Bercan

Independientemente de elegir un documento en blanco o una plantilla, en la parte izquierda de la ventana aparece la lista de los documentos usados recientemente. Con el botón Abrir otros documentos se puede acceder a otros archivos de Word guardados en el equipo o en algún dispositivo externo.

Ventana principal Si bien Word ofrece herramientas para mejorar la ortografía y la sintaxis de las oraciones, el usuario debe redactar textos claros y sencillos, así como determinar la estructura de su documento.

La suite Office 365, además de incluir los mencionados programas Word, Excel y PowerPoint, permite a sus usuarios realizar trabajos colaborativos en la nube.

Glosario plantilla. Modelo predeterminado que se utiliza para crear nuevos documentos.

Word apoyará al usuario a distribuir jerárquicamente títulos, párrafos e imágenes, según la importancia de estos en la estructura general. Asimismo, el usuario debe considerar las partes de las que constará su documento, como la portada, el índice y la bibliografía; por su parte, Word ofrece comandos para realizar mejor y más rápido dichos apartados, los cuales se verán a lo largo de esta unidad.

Elementos de la ventana principal A continuación se explican cuáles son los elementos que componen la ventana principal de Word. Se pueden ubicar gráficamente en la imagen de la siguiente página. 1. Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene los comandos que se usan con mayor frecuencia. De forma predeterminada aparecen Guardar, Deshacer y Rehacer, pero si se da clic en la flecha de la derecha se pueden personalizar los botones. 2. Barra de título. Indica el nombre del documento abierto y del programa. En la parte derecha se encuentran los botones Minimizar, Maximizar - Restaurar y Cerrar. 3. Opciones de presentación de la Cinta de opciones: Define la forma de mostrar u ocultar la Cinta de opciones. 4. Cinta de opciones: Concentra todos los comandos de Word, los cuales están organizados en las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Formato, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. 5. Grupos de comandos: En cada pestaña los comandos se organizan por grupos o categorías. Por ejemplo, la pestaña Inicio, contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición. 6. Regla. Word dispone de dos reglas, una vertical y otra horizontal, con las cuales se pueden manejar los márgenes, las tabulaciones y las sangrías del documento. 7. Zona de edición. Es el área donde se puede editar el documento. 8. Barra de estado. Muestra información del documento activo, como el número de páginas, la página de ubicación actual, el contador de palabras y el idioma del corrector ortográfico. 9. Botones de vista. Permite cambiar la visualización del documento según las necesidades del usuario. Ofrece tres tipos de vista: Modo de lectura, Diseño de impresión o Diseño web. 10. Control deslizador del zoom: Permite acercarse o alejarse del área de trabajo del documento, deslizando el indicador o dando clic en los signos + o –.

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Cinta de opciones Word tiene nueve pestañas predeterminadas y tiene otras complementarias, por ejemplo Foxit, PDF, Camtasia, entre otras, que sirven para editar archivos en PDF y videos. Como ya se mencionó, cada pestaña está dividida por grupos de comandos o categorías. Al momento de editar un documento, no solo la visualización de la pantalla es importante, sino también la de los comandos, ya que estos permiten el trabajo con el procesador de textos según las necesidades académicas, laborales o personales de los usuarios. Para lograr que el documento sea práctico y de sencillo manejo, el usuario puede visualizar las herramientas que desee en la Cinta de opciones, es decir, puede añadir diferentes comandos y activar o desactivar las pestañas que requiera. Para modificar esta Cinta de opciones debe dar clic en la pestaña Archivo, luego en Opciones y finalmente en Personalizar cinta de opciones. A continuación se describen las diferentes pestañas y grupos que se encuentran en dicha cinta. Inicio: En esta pestaña se encuentran las principales herramientas para editar el texto. En el grupo Fuente se puede elegir el estilo, tamaño y color de la tipografía. Word ofrece diferentes estilos de texto y párrafos predefinidos para simplificar el proceso de edición y formato, los cuales se revisarán más adelante. En el grupo Portapapeles se almacena cada elemento cortado o copiado. Para pegar un elemento se puede mantener su formato, solo el texto o ambos. El grupo Párrafo ofrece los comandos Alineación, Interlineado del texto, Listas de viñetas, Numeración, Multiniveles, Sangría y Sombreado. Para aplicar estos comandos se debe seleccionar el texto deseado. 13


Sabías que…?

Insertar: Desde esta pestaña se pueden agregar diferentes elementos para enriquecer el contenido del documento, como páginas, tablas, imágenes, formas, SmartArt, gráficos, capturas de pantalla, complementos multimedia, hipervínculos, referencias, encabezados, pies y números de página, cuadros de texto, ecuaciones y símbolos. La mayoría de estos elementos serán revisados en la siguiente secuencia didáctica.

La versión de Word 2016 permite hacer capturas de pantalla, insertándolas directamente como imágenes al documento activo.

Diseño: En esta pestaña se encuentran las opciones para definir y configurar las características del archivo, como los colores y fuentes de los temas, los estilos de documento y los fondos de página. Formato: En esta pestaña se encuentran los comandos para definir la configuración de la página y de los párrafos: márgenes, tamaño y orientación de la hoja, sangrías y espaciados, así como organizar los elementos del documento. Referencias: Los comandos de esta pestaña permiten incluir información que se relaciona con el contenido del archivo, como notas al pie, citas, títulos, índices y tablas de contenido; estas últimas facilitan la ubicación y el acceso a los diferentes apartados del documento. Al igual que los comandos de la pestaña Insertar, los de esta serán revisados a detalle en la siguiente secuencia didáctica. Correspondencia: Esta pestaña contiene comandos que permiten crear documentos con múltiples destinatarios, como etiquetas, sobres o cartas. Revisar: Desde esta pestaña se pueden revisar la ortografía y gramática del texto, así como elegir el idioma del diccionario. También se pueden incluir comentarios y aceptar los cambios hechos en una revisión previa. Vista: En esta pestaña se pueden mostrar la reglas, las líneas de la cuadrícula o el panel de navegación del documento, así como su visualización. Se pueden organizar las ventanas para que el usuario se mueva con facilidad entre varios documentos.

Shutterstock/dennizn

Pestañas contextuales: Aparecen cuando se selecciona algún elemento; por ejemplo, si se selecciona una imagen o una tabla aparecen las pestañas Diseño y Presentación.

Versión de Microsoft Word para dispositivos móviles.

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Ventana Backstage.

Archivo: Al presionar esta pestaña se despliega la ventana Backstage, la cual contiene comandos que permiten manipular el archivo: Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar. Desde aquí también se puede acceder a la configuración de la cuenta y a la información del documento activo, como sus propiedades, su fecha de creación y modificación, y sus autores.

A practicar 1. Utiliza la aplicación WordPad que trabajaste el semestre anterior y copia la siguiente tabla: Acción Abrir un documento

Icono

Modo de operación Hacer clic en la pestaña Archivo y seleccionar el comando Abrir.

Comando en el teclado Ctrl + F12

2. Selecciona y copia la tabla que elaboraste en WordPad, pégala en un documento en blanco de Word y llena las tres primeras columnas aplicando las siguientes acciones: a) Seleccionar texto b) Seleccionar texto no contiguo c) Ajustar estilo de fuente d) Ajustar tamaño de fuente e) Poner un texto en negritas f) Poner un texto en cursiva g) Subrayar un texto h) Copiar texto y copiar formato de un elemento i) Cortar y pegar texto j) Alinear texto a la izquierda, a la derecha, al centro y justificado k) Insertar números y viñetas 3. Investiga las combinaciones que necesitas hacer en el teclado para realizar estas acciones y llena la última columna de la tabla. 4. Entrega el documento a tu profesor para su evaluación. 15


Operaciones con archivos En la pestaña Archivo se encuentran comandos para realizar diversas operaciones. Se puede crear un nuevo documento en blanco o elegir una plantilla de los distintos formatos prediseñados que ofrece Word. Si el usuario dispone de una conexión a Internet, puede buscar más diseños de plantillas en línea. Para abrir un documento, se debe examinar la ubicación donde fue previamente guardado, ya sea en el equipo de cómputo, en un dispositivo externo o en la nube. Por otro lado, Word muestra los archivos usados recientemente. Existen varias formas de cerrar el documento activo o el programa: la primera es seleccionar la opción Cerrar en la ventana Backstage; la segunda es presionar el botón Cerrar de la barra de título; y finalmente, usar la combinación de teclas Alt + F4. Si el documento no ha sido guardado y se trata de cerrar, el programa no ejecutará esta última acción y, en cambio, abrirá una ventana emergente en la que indicará que el archivo no ha sido guardado. Opciones del comando Abrir, el cual también permite guardar y recuperar documentos en y desde la nube.

Es necesario guardar el documento para conservar la información que se ha introducido. El comando Guardar como se utiliza para almacenar el documento por primera vez. Al activarlo se abre una ventana que permite asignarle un nombre e indicar la ubicación donde se guardará. En la imagen de abajo se muestra un archivo que se va a guardar como Tarea 1, dentro de la carpeta Documentos de la PC. Word guarda cualquier archivo con un formato predeterminado (Word 2016), el cual se denomina Documento de Word y se distingue porque tiene la extensión .docx. En la opción Tipo, que aparece debajo del Nombre del archivo, se pueden elegir diversos formatos, algunos son compatibles con versiones anteriores del programa o incluso se puede guardar el archivo como PDF. A esta última acción se le denomina Exportar un archivo y será vista a detalle en la siguiente secuencia didáctica. Con Word 2016 se puede convertir un PDF en un documento de Word, aunque es probable que el archivo convertido no corresponda exactamente con el original. Otro de los formatos que ofrece Word es OpenDocument, con la extensión .odt, el cual es usado por aplicaciones como OpenOffice.org y Google Docs.

Ventana Guardar como.

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Con Word 2016 también se puede guardar un documento en la nube, lo que permite compartirlo con otros usuarios o acceder a este desde diversos dispositivos en cualquier parte del mundo. Se puede disponer del almacenamiento en la nube de diversas formas: primero, iniciando sesión desde la pestaña Archivo, luego Guardar como, OneDrive e Iniciar sesión; también se puede acceder desde la pestaña Inicio, luego Cuenta e Iniciar sesión; y finalmente, se puede acceder con el comando Iniciar sesión que se ubica junto a la Cinta de opciones. Para iniciar sesión el usuario debe tener una cuenta de Microsoft, un Windows Live ID o una cuenta de correo electrónico de Hotmail. Ventana Compartir.

Los estudiantes de la Universidad Autónoma de Sinaloa disponen de una cuenta de correo electrónico institucional con el dominio @uas.edu.mx. Con este correo se genera un Sharepoint, que es un servicio de almacenamiento en la nube hospedado por Microsoft para empresas de ­diferentes ­tamaños que estén suscritas a un plan de Office 365 o al servicio de SharePoint Online independiente.

Glosario nube. Espacio de almacenamiento y procesamiento de datos y archivos ubicados en Internet, al que se puede acceder desde cualquier dispositivo.

Después de iniciar sesión, se da clic en OneDrive personal y se selecciona alguna carpeta para guardar el documento. Para abrir un archivo desde OneDrive se da clic en la pestaña Archivo, luego en Abrir, OneDrive e Iniciar sesión, y se selecciona el documento.

Compartir documentos OneDrive brinda un servicio web que permite elaborar, editar y descargar documentos fácilmente, además de compartirlos con otros usuarios, quienes podrán visualizarlos, editarlos y comentarlos en tiempo real. De esta manera, la nube se convierte en un espacio para el trabajo colaborativo: Word actualiza en segundos las nuevas versiones que se generan. Incluso es posible consultar, editar y restaurar versiones anteriores de un mismo documento.

Shutterstock/Monkey Business Images

Para compartir un archivo en la nube, se debe iniciar sesión en OneDrive y dar clic en la opción Compartir, que se ubica en el extremo derecho de la Cinta de opciones, o desde la pestaña Archivo, en Compartir y Compartir con otras personas.

El almacenamiento en la nube facilita el trabajo colaborativo de las empresas y la comunicación entre sus empleados, quienes pueden laborar desde cualquier lugar.

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En el panel Compartir se deben escribir las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que se trabajará colaborativamente. En este mismo panel se indica si el documento se puede editar o solamente se puede visualizar. También aparece el usuario con quien se compartió el documento y se indican los derechos que tiene sobre el mismo.

A practicar Practica las operaciones básicas de Word. 1. Crea un documento nuevo y elije la plantilla Diseño de informes. 2. Guarda el documento en una memoria USB, en una carpeta denominada Tareas de Word, con el nombre Práctica1.docx. 3. Cierra el documento con el comando Cerrar, desde la pestaña Archivo. 4. En los archivos usados recientemente, en la pestaña Archivo, ubica el que creaste y dale clic para abrirlo nuevamente. Coloca el cursor al inicio de la palabra Título y con la tecla Supr borra letra por letra; en ese mismo espacio escribe el siguiente texto: Práctica 1 de Word. 5. Con el comando Guardar como almacena el documento en formato PDF, en la misma carpeta Tareas de Word. Activa la casilla Abrir archivo después de publicar para que constates que se ha generado un PDF a partir del documento de Word. 6. A partir de los siguientes pasos comparte el documento con tu profesor: a) Desde la pestaña Archivo elije la opción Compartir y luego Guardar en la nube. b) Ingresa a OneDrive con tu correo electrónico institucional, de Windows Live ID o de Hotmail. c) Ubica la carpeta Documentos en OneDrive: personal y nombra el archivo como Practica1_compartir.docx. d) Da clic en la opción Compartir con personas y escribe el correo electrónico de tu profesor en el apartado Invitar a personas, en el cuadro de diálogo Compartir. e) Selecciona la opción Puede visualizar y escribe en el mensaje tu nombre completo y grupo. f) Da clic en el botón Compartir y cierra sesión desde el lado derecho de la Cinta de opciones. 7. Abre nuevamente el documento Práctica1 guardado en la memoria USB. 8. Al final del texto predefinido, redacta una conclusión sobre la práctica, las dificultades que tuviste y cómo las resolviste. Con el b­ otón de acceso rápido guarda el documento. 9. Entrégalo a tu profesor para su evaluación. Insignia

Reúnete con otro compañero y elaboren un documento colaborativo acerca de los beneficios del almacenamiento en la nube. Compartan el archivo con su profesor para obtener esta insignia. 18


Diseño de páginas En Word se puede establecer un diseño global del documento, de manera que se pueden manejar los colores de fondo, el estilo, tamaño y color de las letras, y el espaciado entre párrafos. Estos formatos globales se encuentran en la pestaña Diseño, en las categorías o grupos Formato del documento y Fondo de página.

Temas Son un conjunto de colores, fuentes y efectos que permiten darle una apariencia determinada al documento. Se puede seleccionar cualquiera de los temas predeterminados por Word o crear temas propios personalizando uno ya definido. Esto se puede realizar con la opción Guardar tema actual; se debe asignar un nombre al tema y, posteriormente, este se agregará automáticamente a la galería de temas personalizados disponibles.

Temas de la pestaña Diseño.

Para aplicar un tema no es necesario seleccionar el texto, basta con tener activa la ventana del documento. Si el tema aplicado no es convincente, se puede restablecer el tema asociado a la plantilla en la que se basa el documento; para hacerlo, se selecciona la opción Restablecer tema de plantilla. La Galería de estilos es un conjunto de formatos que se pueden aplicar automáticamente a cualquier documento. Un estilo incluye formatos para los distintos niveles de título, de texto normal, del encabezado, etc. También se pueden cambiar los colores de fondo, del texto y de los hipervínculos que están en el documento activo. Para hacerlo, se elige un color de la paleta y, si así se desea, se puede personalizar con el comando Colores. Para cambiar las fuentes del cuerpo del texto y del encabezado se elige una de las que están predefinidas en la pestaña Diseño. Desde aquí también se puede modificar el espaciado entre párrafos y los efectos. El grupo Fondo de página permite agregar bordes, insertar una marca de agua o dar color al fondo de la página. En esta última acción se puede aplicar un color sólido o un efecto de relleno, ya sea degradado, de textura, trama o una imagen. Para aplicar bordes de página hay diversos estilos de línea y de grosor; asimismo, se puede cambiar el color de estos.

Galería de estilos.

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Configuración de página Existen una serie de parámetros que afectan a todos los elementos de una página y que se pueden configurar de acuerdo con las preferencias o necesidades del usuario. Algunos de estos parámetros son las dimensiones de la página, su orientación y la medida de los márgenes, los cuales pueden modificarse desde la categoría Configurar página, en la pestaña Formato. A continuación se describen algunos de los comandos que se ubican en esta pestaña.

Opciones del comando Márgenes.

Márgenes: Son los límites del espacio de trabajo dentro de una página. Generalmente el texto y los objetos del documento se insertan en un área delimitada por los márgenes, a excepción de los encabezados, los pies y los números de página. Los márgenes se pueden configurar de forma manual con la regla, arrastrándolos con el cursor; sin embargo, resulta más práctico manejarlos desde el grupo Márgenes, donde se puede modificar la medida predefinida por Word. Tamaño: Se refiere a las dimensiones de las páginas del documento. El usuario puede escoger diversos tamaños de página predefinidos por Word, como Carta, Oficio o Ejecutivo, los cuales son los más comunes; pero también puede personalizar el tamaño de la página de acuerdo con sus necesidades. Orientación: Permite elegir la orientación de la página, puede ser horizontal o vertical. Saltos: En Word existen dos tipos de saltos: los de página y los de sección. Los primeros son útiles cuando se quiere separar el contenido entre dos páginas. Este comando evita que los cambios de la página anterior afecten a la página siguiente. Por ejemplo, si se quiere que las páginas impares tengan un encabezado distinto de las pares, se tiene que insertar un salto de página en cada una de estas. También se pueden insertar las variantes del salto de página, como el salto de columna o de ajuste del texto.

Opciones del comando Saltos.

Sabías que…? Si se mantiene presionada la tecla Alt al configurar los márgenes de forma manual, se puede visualizar la medida de estos en centímetros.

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Los saltos de sección resultan útiles cuando se quiere aplicar un formato distinto a cada página o en diferentes zonas de la misma. Al crear una sección en un documento, se establece un diseño de página independiente, diferente de las demás secciones y páginas. Por ejemplo, si se quiere una parte del texto a una columna y otra parte a dos columnas, se insertan saltos de sección; igualmente cuando se quiere establecer una orientación diferente de cada página en el mismo documento. Se puede elegir entre un salto de página siguiente, continuo, de página par o de página impar, dependiendo del diseño que se quiera lograr. Para eliminar un salto, se debe ir a la pestaña Inicio, al grupo Párrafo y a la opción Mostrar todo, de esta forma se activa la visualización de todas las marcas ocultas del documento, después se coloca el cursor delante de la marca de salto a eliminar y se da Supr. Al eliminar un salto, el texto de la sección borrada formará parte de la siguiente sección, adoptando el formato de esta.


Edición y formato de texto La forma de insertar texto en Word es igual que en Wordpad, donde el cursor indica el punto de inserción. Al escribir texto, los saltos de línea se realizan automáticamente al llegar al margen derecho; también se puede presionar la tecla Enter si se desea cambiar de línea con anticipación. Una vez capturado el texto es importante darle formato, ya que las opciones de ajuste afectan la forma en que el texto aparece en pantalla; al momento de la impresión, el documento utilizará los valores de los márgenes especificados en el diseño de página.

Selección de textos Para realizar diversas operaciones como Copiar, Mover, Cambiar formato, entre otras, se debe seleccionar el texto o el elemento; hecho lo anterior, si la parte seleccionada es texto, esta se muestra sombreada; si es un elemento, se muestran líneas que delimitan su contorno y círculos en sus vértices para manejar su tamaño.

Portapapeles de Word.

Existen diferentes formas de selección: se sitúa el cursor al principio del texto, se da clic con el botón izquierdo del ratón y, sin soltar, se arrastra el puntero hasta el final del texto. También se puede dar doble clic sobre la palabra a seleccionar o triple clic sobre el párrafo. Si se da clic en el margen izquierdo, se selecciona una línea del texto; si se da clic en este mismo margen pero al mismo tiempo se presiona la tecla Ctrl, se selecciona todo el documento. Con el teclado, se puede realizar una selección presionando Shift y las teclas de dirección para desplazar el cursor. Para seleccionar todo el texto se usa la combinación Ctrl + E. Para seleccionar un objeto, imagen, gráfico o forma, solo se debe hacer clic sobre este. En la pestaña Inicio, en Edición y Seleccionar se encuentran más opciones de selección.

Copiar, mover y pegar Con la operación Copiar se obtiene una copia del texto o de un objeto, la cual se almacena en el Portapapeles. Para realizar esta operación, se selecciona el texto u objeto, se da clic en Copiar, en la categoría Portapapeles de la pestaña Inicio, o se presionan las teclas Ctrl + C. También se pueden copiar formatos, es decir, las características de un texto o de algunos objetos gráficos; para hacerlo se selecciona el elemento cuyo formato se desee copiar y se da clic en Copiar formato. El Portapapeles permite elegir qué elemento pegar de los últimos veinticuatro copiados. El comando Cortar permite mover el texto u objeto seleccionado de un lugar a otro. Para hacerlo, se selecciona la opción Cortar o la combinación de teclas Ctrl + X. A diferencia de Copiar, donde lo que se selecciona permanecen sin cambios, en Cortar desaparece, esto indica que ya ha sido almacenado en el Portapapeles.

Sabías que…? Si el usuario desea revertir alguno de los movimientos que ha realizado al momento de editar un documento, debe dar clic en el icono Deshacer o presionar las teclas Ctrl + Z; en cambio, si desea reestablecer alguno de los movimientos eliminados, debe dar clic en el icono Rehacer o presionar las teclas Ctrl + Y.

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Las acciones anteriores se completan con el comando Pegar. De forma predeterminada, un texto o un objeto se pegan con el formato de origen; sin embargo, también se puede pegar solamente el contenido, dependiendo del elemento seleccionado. Para ello, se da clic en Opciones de pegado, las cuales son Mantener el formato de origen, Combinar formato, Mantener solo texto, Pegado especial y Establecer pegado predeterminado.

Buscar y reemplazar Se puede localizar una palabra o una frase en la opción Buscar del grupo Edición de la pestaña Inicio. Esta búsqueda no es sensible a mayúsculas ni minúsculas. En el documento se resaltan los términos encontrados con un fondo de color amarillo y Word se coloca en la posición donde se encuentre la primera coincidencia.

Estilos y familias tipográficas que ofrece el comando Fuentes.

En la opción Resultados se encuentra un listado de las coincidencias de búsqueda. Con un clic sobre alguna de estas, Word se traslada a su posición dentro del documento. Se pueden realizar búsquedas más precisas con la opción Búsqueda avanzada. El comando Reemplazar permite buscar una palabra o frase y sustituirla por otra. Se pueden reemplazar todas las coincidencias de forma automática o revisar una por una.

Formato de texto Word permite configurar la apariencia del texto, de manera que es posible cambiar el estilo, el tamaño y los colores de la tipografía, así como los números y los símbolos que se inserten en el documento. Para cambiar el formato del texto, el usuario debe dirigirse al grupo Fuente, donde se despliega un listado con los estilos de fuentes tipográficas disponibles. En ese mismo espacio se puede cambiar el tamaño de la fuente, la cual se mide en puntos, siendo la medida de cada punto 2.54/72 cm. Se puede aumentar o disminuir dos puntos cada vez que se dé clic sobre el icono correspondiente. Otros comandos para dar formato al texto son Color de fuente, Estilos, Efectos y tipografía, Resaltado del texto y Borrar formato. Si se abre el cuadro de diálogo Fuente, con la flecha de la esquina inferior derecha de la categoría se pueden acceder a opciones avanzadas de fuentes y caracteres, estilos y colores y otros efectos visuales.

Funcionamiento del comando Buscar.

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Formato de párrafo Para visualizar las marcas del formato del párrafo se debe presionar el icono correspondiente, o también se puede acceder a este desde la pestaña Inicio en el grupo Párrafo. Este grupo contiene los comandos Alineación, Interlineado, Espaciado entre párrafos, Tabulaciones, Sangrías, Bordes, Sombreado, Listas numeradas, con Viñetas y Multinivel. La alineación de un párrafo indica la situación de sus líneas en relación con los márgenes de una página, celda o forma. Se puede alinear el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o justificado; esta última opción, alinea el texto desde el margen izquierdo hasta el derecho. El interlineado es la distancia que hay entre dos líneas consecutivas de un párrafo; sus medidas pueden ser las siguientes: de una línea o sencillo, de 1.5 líneas, de dos líneas o doble, mínimo, exacto y múltiple. El espaciado entre párrafos establece la distancia que hay entre un párrafo determinado y el anterior o posterior. Por su parte, las tabulaciones marcan posiciones fijas de los elementos, estas se crean con la tecla Tabulación y se pueden ajustar arrastrando las flechas que aparecen en la regla horizontal. La sangría es la distancia entre el párrafo y el margen de la página. También se pueden crear sangrías dentro de una celda de una tabla. Los bordes son líneas que se sitúan en cualquiera de los lados del párrafo. Se pueden aplicar diversos estilos de línea, de grosor y de colores en una tabla. El sombreado es el color que se sitúa detrás del texto; de forma predeterminada es blanco, pero se puede personalizar en el cuadro de diálogo correspondiente. Las listas numeradas son útiles para organizar elementos con un orden secuencial. Las viñetas permiten destacar los elementos de una lista; símbolos e imágenes se pueden configurar como tales. Si se cambia el nivel de lista, cambia el formato de la viñeta para diferenciar la jerarquía. Las listas multinivel permiten representar estructuras jerárquicas.

Ventana Bordes y sombreado.

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Funcionamiento del Corrector ortográfico de Word.

Corrección ortográfica Se puede realizar una revisión ortográfica y gramatical para que el usuario corrija estos errores en el documento de Word. El Corrector es un comando que verifica si una palabra está escrita de forma correcta o si la sintaxis de una oración es la adecuada; para hacerlo se basa en un diccionario que está incorporado al programa. Cuando una palabra correcta no se encuentre en el diccionario y el corrector la identifique como incorrecta, dicha palabra se puede incorporar a este, tal es el caso de los nombres propios y las siglas. También puede suceder que la palabra sea correcta, pero que su uso no sea acertado; estos errores de concordancia gramatical también son indicados por el corrector. Word utiliza el idioma predeterminado del equipo para corregir el documento. Esta configuración se puede cambiar con la opción Establecer idioma de corrección, en la pestaña Revisar, en la categoría Idioma. Para activar el corrector ortográfico y gramatical se da clic en la pestaña Revisar, del grupo Revisión, en la opción Ortografía y gramática. Si el corrector encuentra una palabra que considere como error, se detendrá y activará el Panel de ortografía. Para revisar la palabra marcada se puede elegir entre las opciones Omitir, Omitir todas, Agregar, Cambiar o Cambiar todo. Encamina tus habilidades

1. De manera individual, crea un tema nuevo y guárdalo con el nombre Mis habilidades. Configúralo con el siguiente formato: ••Título: fuente Arial Rounded MT en negritas, tamaño 24, color azul oscuro, Claro 60%, alineación centrada. ••Texto del contenido: fuente Arial, tamaño 12, color azul oscuro, alineación justificada, interlineado doble. 2. Redacta el procedimiento que seguiste para crear este nuevo tema y aplícalo a dicho texto. 3. Guarda el documento con el nombre Encamina1.docx y envíalo a tu profesor para su evaluación. 24


Subproductos Subproducto procedimental 1. Reúnete en equipo e ingresen al enlace 1.1 de bachilleratoenred. com.mx/enlaces/LCIIUAS2016.

Ubiquen los recursos correspondientes a la unidad 1 y descarguen el archivo. 2. Elaboren un documento en Word donde reproduzcan el que descargaron con la mayor exactitud posible. Tomen en cuenta los formatos del documento. 3. Guarden el documento con el nombre Subproducto secuencia 1.1 + nombre del equipo. Utilicen la opción Compartir para llevar a cabo esta acción y que su profesor pueda visualizar su trabajo para evaluarlo.

Subproducto declarativo

ƭƭ Completa las oraciones. 1. La

con mayor frecuencia.

contiene los comandos que se usan

2. Las herramientas de Word se organizan en

que a su vez se agrupan en

, .

3. La pestaña

contiene los comandos que se utilizan para configurar la página del documento.

4.

es el grupo de comandos más utilizado para dar formato a un texto en Word.

5. La opción

colaborativos en la nube.

6. El comando

o frase y sustituirla por otra.

permite trabajar documentos permite buscar una palabra

7. El texto

es aquel que está alineado desde el margen izquierdo hasta el margen derecho.

8. El

es la distancia que hay entre dos líneas consecutivas de un párrafo.

Subproducto actitudinal-valoral

ƭƭ Redacta una reflexión en torno a las siguientes preguntas. a) ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de trabajar documentos de Word de manera colaborativa en la nube? b) ¿Qué grupos de comandos fueron los que utilizaste con mayor frecuencia en las actividades y los subproductos? 25


1.2.

Edición y publicación de documentos A desarrollar Al terminar esta secuencia didáctica elaborarás documentos académicos y personales utilizando el procesador de textos Word 2016. Agregarás diversos elementos para conformar la estructura del documento; asimismo, darás formato a tablas, imágenes, formas prediseñadas y gráficos. Insertarás tablas de contenido y de ilustraciones y acreditarás fuentes de información mediante citas y bibliografía. Imprimirás y exportarás documentos en los diferentes formatos que Word ofrece y, finalmente, aprenderás a compartir archivos para promover el trabajo colaborativo con tus compañeros. Como subproductos editarás y publicarás, de manera colaborativa, un documento de Word a partir de una breve investigación; de forma individual, elegirás las respuestas correctas para comprobar lo que aprendiste y reflexionarás acerca de las ventajas del procesador de textos. Las actividades que realizarás en esta secuencia te servirán para: 4.5. Manejar las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas, de manera responsable y respetuosa. 5.6. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 8.2. Aportar puntos de vista con apertura y considerar los de otras personas de manera reflexiva. 12. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información.

De aquí en adelante Con el avance de las nuevas tecnologías, progresivamente se han sustituido otros medios para la redacción e impresión de documentos, como la máquina de escribir. Esto se debe a que los programas para procesar textos, como Microsoft Word, ofrecen enormes beneficios, como la corrección de errores ortográficos y de sintaxis.

ƭƭ Escribe otras ventajas de Word en relación con otros medios (como la escritura manual), de acuerdo con las categorías de la tabla. Categorías Imágenes y gráficos Plantillas Almacenamiento de archivos Impresión de archivos

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Ventajas


Inserción de elementos Word permite al usuario insertar una gran variedad de elementos como Portada, Encabezado, Pie de página, Números de página, Imágenes, Tablas, SmartArt, Hipervínculos, Gráficos, entre otros, a partir de los comandos que se encuentran dentro de la pestaña Insertar.

Portada Este comando ofrece diversos diseños de carátula que se pueden insertar en la página inicial del documento. Dicho comando pertenece al grupo Páginas. Si el usuario configura las Propiedades del documento (en la pestaña Archivo), y agrega Título, Autor y Asunto o subtítulo, estos elementos aparecerán automáticamente en cualquier tipo de portada que se elija.

Ventana Propiedades del documento.

Encabezado, pie y número de página Son espacios dentro de la página donde se pueden insertar diversos elementos como textos, imágenes o números, y que se ajustan automáticamente en todas las páginas del documento. El encabezado se ubica en el margen superior y el pie de página en el margen inferior. Al activar alguno de estos comandos se habilitará la pestaña Diseño y, al terminar la edición de estas secciones, se debe dar clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página. Al insertar un Número de página es posible colocar el folio de esta a la izquierda, al centro o a la derecha, en las esquinas superior o inferior, empezar la numeración desde un número diferente de uno o cambiar el formato de los números arábigos. Si se desea que los encabezados, los pies y los números sean distintos en cada página, primero se debe insertar un Salto de página en cada una, opción que se encuentra dentro del comando Salto, de la misma pestaña Insertar. Posteriormente se da clic en el encabezado o en el pie de la página y, cuando se habilite la pestaña Diseño, se deben activar o desactivar las opciones Vincular al anterior, Primera página diferente o Páginas pares e impares diferentes, según corresponda. Finalmente, se edita el contenido del encabezado o del pie de página.

En esta imagen se muestran las secciones Encabezado y Pie de página, así como la pestaña Diseño, la cual ofrece comandos para editar el contenido de dichas secciones en cada página.

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A practicar

Shutterstock/klaikungwon

1. Crea un un documento en blanco, escribe la función = rand(25, 6) y presiona Enter. Aparecerán veinticinco párrafos de texto muestra. 2. Ve a la pestaña Archivo y actualiza las Propiedades del documento. Escribe la información que se indica en cada campo: a. Título: A practicar #1 Secuencia 1.2 b. Asunto: Insertar portadas, encabezados y pies de página c. Autor: Escribe tu nombre. d. Organización: Universidad Autónoma de Sinaloa 3. Utiliza el comando Portada e inserta una Portada con bandas. 4. Inserta el campo Asunto debajo del título de la portada y ajusta el formato de la fuente para que el texto sea de un tamaño menor que el del título; para ello realiza lo siguiente: a. Presiona la tecla Enter al final del título para crear un renglón. b. Utiliza el comando Explorar elementos rápidos y elige el campo Asunto, que se encuentra en la opción Propiedad del documento. 5. Elige la opción Con bandas, de los comandos Encabezado y Pie de página, y cierra ambas secciones. 6. Elige la opción Formato, en la ventana Números de página, y agrega números romanos a las primeras dos páginas. 7. Coloca el cursor al inicio de la página 3 e inserta un salto de página a partir del comando Salto. 8. Con el comando Encabezado elige la opción Editar encabezado para habilitar la pestaña Diseño y desactiva las casillas Primera página diferente (del grupo Opciones) y Vincular al anterior (del grupo Navegación). 9. Elige la opción Formato del comando Número de página y cambia los números romanos a arábigos empezando en 1; cierra las secciones Encabezado y pie de página para regresar al modo de edición textos. 10. En la última página escribe una conclusión donde expliques si tuviste alguna dificultad para realizar esta actividad. 11. Entrega el documento a tu profesor para su evaluación.

Diversos documentos requieren una configuración distinta de la numeración de las páginas; en el caso de un libro o una revista, generalmente los números pares aparecen en la esquina inferior izquierda, mientras que los impares en la esquina inferior derecha.

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Insertar y dibujar tablas Una tabla está formada por celdas, las cuales están agrupadas por filas y columnas. Las filas están organizadas en forma de renglones, es decir, de manera horizontal; y las columnas están de forma vertical. Cada celda se identifica por la unión de una fila y una columna. Dichas celdas pueden contener información, ya sean textos, números, imágenes o gráficos. Organizar la información en tablas permite mejorar el diseño y la presentación de los documentos, pues se distribuyen mejor los textos y demás elementos que conforman el contenido. Para insertar una tabla se da clic en el comando del mismo nombre, que se encuentra dentro del grupo Tablas de la pestaña Insertar. Si se selecciona la tabla insertada, se habilitarán dos pestañas: Diseño y Presentación, las cuales pertenecen al bloque Herramientas de tabla. La primera pestaña ofrece opciones para modificar el diseño visual de la tabla seleccionada o creada, las cuales se organizan en los grupos Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla y Bordes. En la segunda pestaña se localizan comandos para modificar la presentación de la información contenida en la tabla. Dichos comandos están organizados en los siguientes grupos: Tabla, Dibujar, Filas y columnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación y Datos. Tabla. En este grupo se encuentra la opción Seleccionar, la cual permite realizar esta acción sobre el contenido de la tabla, ya sea por celda, fila, columna o toda la tabla. También se encuentra la categoría Ver cuadrículas, la cual permite mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula de la tabla. Desde el grupo Propiedades se puede acceder a la ventana del mismo nombre y realizar los ajustes que la tabla requiera; se divide en las siguientes pestañas: Tabla, que sirve para modificar el tamaño, la alineación y la posición de la tabla en relación con el texto plano del documento; Fila, que permite modificar el tamaño de las filas y su organización; Columna, para ajustar el tamaño de las columnas y su organización; Celda, para manipular su tamaño y la orientación de su contenido; y Texto alternativo, que permite agregar un título y una descripción a la tabla. Dibujar. Los comandos de este grupo permiten trazar la tabla de manera manual y borrar los segmentos no deseados de la misma. Filas y columnas. Aquí se localizan los comandos para insertar filas, columnas y celdas en las tablas, y elegir en qué posición lo harán, según sea el caso.

Opciones del comando Tabla.

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Combinar. Estos comandos ayudan a modificar el diseño de las celdas; por ejemplo, permiten combinar un grupo de estas para convertirlas en una sola que abarque varias filas y una columna, o bien, varias columnas y una fila, logrando que la tabla mejore su aspecto visual. Este mismo procedimiento se puede llevar a la inversa con el comando Dividir celdas, es decir, separar celdas que están combinadas. Tamaño de celdas. En este grupo están los comandos que permiten modificar el tamaño y la distribución de las celdas, así como ajustar su contenido. Ventana Convertir tabla en texto.

Alineación. Los comandos de este grupo permiten alinear el contenido de las celdas, tanto a lo ancho como a lo alto; también se puede elegir la dirección del texto y ajustar los márgenes internos de las celdas. Datos. En este grupo se encuentran los siguientes comandos: Ordenar, que permite llevar a cabo esta acción con los datos de la tabla en relación con un criterio, ya sea de forma ascendente o descendente; Repetir filas de título marca varias filas de la tabla como filas de encabezado; Convertir tabla en texto transforma el contenido que está dentro de una tabla a texto plano, el cual puede ser separado por tabulaciones, comas u otras marcas gráficas, y a la inversa, si se tiene un texto ordenado en tabulaciones, se puede introducir dentro de una tabla con el comando Convertir texto en tabla, que se encuentra en la opción Tablas de la pestaña Insertar; y finalmente Fórmula, que permite insertar una función o fórmula para manipular los datos de algunas celdas en específico.

Ventana Propiedades de tabla.

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Imágenes

Sabías que…? El comando Comprimir imágenes permite aligerar el peso digital de este tipo de archivos. Esta acción es útil para no tener problemas al momento de compartir una imagen de media o alta resolución por algún medio, como el correo electrónico, un sitio web o un chat, los cuales establecen un peso específico que deben tener los archivos para ser compartidos.

Las imágenes sirven como soportes visuales que enriquecen el contenido del documento. Las imágenes que Word permite insertar pueden proceder de diversas fuentes como la unidad interna de almacenamiento, dispositivos externos (memorias USB, SD o discos duros), internet, dispositivos móviles, entre otros; asimismo, Word puede codificar los formatos .jpg, .png, .bmp y .gif. En la pestaña Insertar está disponible la categoría Ilustraciones, donde se ubica el comando Imágenes, con el cual se pueden elegir aquellas que estén almacenadas en el equipo de cómputo. El comando Imágenes en línea abre una ventana para buscar imágenes desde el navegador web, usando el motor de búsquedas de internet o desde OneDrive. Después de insertar una imagen se habilitará la pestaña Formato, la cual contiene comandos para editar las imágenes seleccionadas. También se puede acceder a esta pestaña dando clic sobre la imagen con el botón secundario del ratón, acción que desplegará un menú con dicha pestaña y que, al elegirla, habilitará un panel del lado derecho de la pantalla con las opciones para editar el formato de la imagen. A continuación se explican los grupos de comandos que aparecen en la mencionada pestaña. Ajustar. Permite realizar ajustes en las imágenes a partir de los comandos Quitar el fondo, Correcciones de brillo y contraste, Color, Efectos artísticos, Comprimir imágenes, Cambiar imagen y Restablecer imagen. Estilos de imagen. Los comandos disponibles en esta categoría permiten seleccionar algún estilo predefinido o personalizado de la imagen; contiene las opciones Borde de imagen, Efectos de la imagen y Diseño de la imagen.

Shutterstock/scyther5

Organizar. Desde este espacio se pueden organizar las imágenes, definir su posición, ajustarlas en relación con el texto, traerlas al frente o enviarlas atrás, así como alinearlas de acuerdo con la página. También están disponibles las opciones para agrupar un conjunto de imágenes, desagruparlas o girarlas.

Cuando una imagen no puede ser codificada por Word para su inserción en algún documento, se puede utilizar un programa de edición de imágenes que permita guardar este archivo en un formato codificable por el procesador de textos (.jpg, .png, .bmp y .gif).

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Tamaño. Permiten modificar el alto y ancho de las imágenes seleccionadas o recortarlas para omitir alguna parte que el usuario considere innecesaria. En la parte inferior derecha de este grupo aparece un botón que permite abrir la ventana Diseño, donde se encuentran las opciones Posición, Ajuste de texto y Tamaño; aquí se pueden hacer modificaciones en relación con la organización y el tamaño de las imágenes de manera conjunta.

Formas Son figuras geométricas que se pueden insertar en Word, las cuales están organizadas en las siguientes categorías: Formas usadas recientemente, Líneas, Rectángulos, Formas básicas, Flechas de bloque, Formas de ecuación, Diagrama de flujo, Cintas y estrellas y Llamadas. Al final de las categorías se encuentra la opción Nuevo lienzo de dibujo, la cual permite crear un contenedor para insertar varias formas y poderlas mover todas juntas como si fuesen un solo objeto. Al igual que las imágenes, estas formas son un soporte visual para enriquecer los textos; asimismo, se pueden agregar textos dentro de las formas con el comando correspondiente, el cual aparece al dar clic con el botón secundario del ratón en la forma deseada. Al insertar cualquier forma se habilitará una pestaña para darle formato, con la cual se podrán realizar modificaciones similares a las que se hacen en las imágenes.

SmartArt Opciones que ofrece el comando Formas.

Ventana Diseño.

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Es un organizador gráfico que se puede crear de manera rápida y sencilla dentro de Word. Este software ofrece una gran variedad de diseños, los cuales se encuentran en el comando correspondiente de la pestaña Insertar, en el bloque Ilustraciones. Los gráficos de SmartArt están organizados por categorías, las cuales aparecen en la ventana Elegir un gráfico SmartArt.


Ventana Elegir un gráfico SmartArt.

Hipervínculos Son enlaces que llevan al usuario a otros apartados del documento, archivos, páginas web o direcciones de correo electrónico. Los hipervínculos son útiles cuando se quiere ejemplificar cierta información o sustentar la fuente electrónica de donde se obtuvo algún dato. Para agregar uno se da clic en la opción correspondiente, que se encuentra en el grupo Vínculos de la pestaña Insertar. Si este se inserta en un renglón en blanco, aparecerá subrayado y de color azul; en cambio, si se inserta en un fragmento de texto, el vínculo no se mostrará pero dicho fragmento también aparecerá subrayado y de color azul. Al dar clic en el hipervínculo o en el texto que lo incluye, este cambiará a un color morado.

Gráficos Permiten exponer datos o cifras en un documento de Word. Para insertar alguno, se elige la opción correspondiente, en el grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar. Al elegir esta opción aparecerá la ventana Insertar gráfico, la cual muestra diversos tipos de gráficos organizados por categorías. Al insertar uno, Word utilizará una tabla en Excel, otro software de la suite Office que se revisará en la unidad 3 de este libro.

Ejemplo de inserción de un gráfico en un documento de Word a partir de una tabla de Excel.

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A practicar 1. Realiza una captura de pantalla rectangular de un icono del Escritorio y luego otra captura libre (en forma de círculo) de algún otro icono. 2. Crea un documento en Word con veinte párrafos de seis líneas con texto de ejemplo. Utiliza la función = rand(20, 6) y presiona Enter. 3. Define las propiedades del documento de la siguiente forma: Título: A practicar #2 Secuencia 1.2; Asunto: Insertar; Autor: Tu nombre; Organización: Universidad Autónoma de Sinaloa. 4. Inserta los siguientes títulos cada cinco párrafos: Apartado 1, Apartado 2, Apartado 3 y Apartado 4. 5. Organiza en dos columnas los párrafos del Apartado 1 con alineación justificada. Inserta la captura de pantalla rectangular del icono del Escritorio con el comando Imagen y aplica un efecto artístico de Grano de película, un estilo de Marco sencillo blanco, cuya posición sea En medio de la parte central, con ajuste de texto Cuadrado y tamaño Alto de la forma 4 cm. 6. Inserta la imagen capturada de forma libre del icono del Escritorio y aplica una posición Absoluta horizontal a 0 cm en relación con la derecha de la columna, una posición Absoluta vertical a 3 cm en relación con debajo del párrafo, estilo Óvalo metálico y tamaño Alto de la forma 4 cm. 7. Justifica los párrafos del Apartado 2 e inserta una imagen en línea. Busca en Internet el logotipo de la UAS y aplica un tamaño Alto de la forma 7 cm, estilo Girado blanco, en posición Al centro de la parte izquierda, con ajuste de texto Cuadrado. 8. Inserta un lienzo en blanco de 15 cm de ancho por 4 cm de alto, con las siguientes características: posición en la Parte inferior central, con ajuste de texto Cuadrado, estilo Relleno, color Azul y contorno Naranja con grosor de 3 pts. 9. Inserta las formas de un rectángulo y una estrella de cinco puntas dentro del lienzo, aplica para ambas el estilo Relleno, color Oro, Énfasis 4. Agrega dentro del lienzo la forma de flecha derecha y aplica el estilo Efecto moderado, color Verde, Énfasis 6. 10. Debajo del título Apartado 3, inserta un cuadro de texto que incluya el texto Ejemplo de cuadro de texto lateral, aplica el estilo Efecto Intenso, color Azul, Énfasis 5, en posición Al centro en parte derecha, con ajuste de texto Cuadrado, girado 90° a la izquierda; el cuadro de texto debe tener un ancho de 30 cm y un alto de 4 cm; tamaño de fuente 28, centrado. 11. Debajo del título Apartado 4, agrega una tabla de cinco columnas por siete filas, con un estilo de tabla de Cuadrícula 5 oscura, Énfasis 5. 12. Como encabezados de las columnas, coloca los días de la semana de lunes a viernes a partir de la segunda columna. Agrega la columna que hace falta para el día viernes. 13. Como encabezado de las filas coloca la hora de inicio de cada una de tus clases, agrega filas en caso de ser necesario. Llena la tabla con los datos de tu horario escolar. 14. Guarda el documento y entrégalo a tu profesor para su evaluación. 34


Referencias Al realizar un documento de Word es posible que se necesite crear un índice o, como se conoce en este programa, una Tabla de contenido que incluya, además de los números de página de los temas y subtemas, las páginas donde se encuentren algunos elementos visuales como tablas, imágenes, entre otros. Asimismo, en la mayoría de los documentos escolares se requiere una bibliografía que contenga todas las fuentes que sustenten lo que se dice en el documento. Tanto la Tabla de contenido como la bibliografía son referencias.

Estilos de texto Es una combinación predefinida por el software o establecida por el usuario del tipo de fuente, color y tamaño de la tipografía, que se puede aplicar a cualquier parte del texto. Estos estilos generalmente se usan para definir los títulos y subtítulos que conforman la estructura del documento; Word retomará dichos estilos para crear la Tabla de contenido que el usuario solicite. En el grupo de comandos Estilos de la pestaña Inicio se encuentran los estilos predefinidos por Word, pero también los comandos Crear un estilo, Borrar formato y Aplicar estilos, los cuales permiten al usuario personalizarlos. A continuación se explican a detalle. Crear un estilo. Este comando permite crear un estilo de texto que cumpla con ciertas especificaciones y darle un nombre, el cual le ayudará a identificarlo cuando lo necesite. En la ventana Crear nuevo estilo se muestra la vista previa del formato de estilo de texto que el usuario eligió.

Ventana Crear un nuevo estilo a partir del formato.

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Al presionar el botón Modificar se abre una ventana que permite seleccionar todo lo referente al formato del estilo; incluso, desde ahí se puede crear un estilo de texto con los parámetros deseados, dando clic en el botón Formato, situado en la parte inferior izquierda de la ventana, y luego definir en relación con qué se harán las modificaciones, es decir, Fuente, Párrafo, Tabulaciones, Borde, Idioma, Marco, Numeración, Método abreviado o Efectos de texto. Borrar formato. Este comando lleva a cabo esta acción y deja el texto en su forma predeterminada. Aplicar estilos. Permite elegir, de manera rápida, un estilo de texto. Para hacerlo, se escribe el nombre del estilo y se aplica al texto seleccionado.

Tabla de contenidos Opciones del comando Tabla de contenido.

Facilitan el acceso a determinadas partes de un documento, pues toman como referencia los estilos de texto de títulos y subtítulos, como se mencionó anteriormente. En una tabla de contenido cada estilo funciona como un hipervínculo, de manera que al dar clic en este, Word conduce al usuario al lugar donde se encuentra un estilo de título o subtítulo determinado. Una vez definidos los estilos de texto, se puede crear una tabla de contenido yendo a la pestaña Referencias, en el grupo Tabla de contenido, donde se encuentran los comandos Tabla de contenido, Agregar texto y Actualizar tabla. El comando Tabla de contenido crea un nuevo índice del documento. Al dar clic en este aparecen una serie de diseños de tablas de contenido predefinidos por Word. Estas tablas solo consideran los estilos de texto predeterminados por el programa, así que si el usuario creó o personalizó ciertos estilos y pretende crear una tabla con base en estos, entonces debe elegir la opción Tabla de contenido personalizada.

Ventana Opciones de tabla de contenido.

Al acceder a esta, se abre una ventana que permite modificar las opciones predefinidas, dando clic en el botón Opciones, el cual conduce a una nueva ventana donde se pueden definir y modificar todos los estilos de texto usados en los títulos y subtítulos del documento. Para hacerlo, en el campo denominado Nivel de TDC, se debe numerar la jerarquía de los títulos; por ejemplo, escribir 1 en los títulos (Título 1), 2 en los subtítulos (Título 2) y así sucesivamente. El comando Agregar texto permite insertar uno en la cabecera de la tabla de contenido actual. El comando Actualizar tabla lleva a cabo esta acción aun cuando el usuario haya continuado con la edición del documento; es decir, se puede actualizar una tabla aunque haya cambiado el número de títulos y subtítulos, y la paginación del documento. Esta opción modifica la tabla en relación con el nuevo contenido.

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Tabla de ilustraciones Así como la tabla de contenidos hace referencia a los títulos y subtítulos del documento, la tabla de ilustraciones refiere a los elementos visuales que se usaron. Al igual que en la tabla de contenidos, el comando para crear una tabla de ilustraciones se encuentra en el grupo Títulos de la pestaña Referencias. Para crear una tabla de ilustraciones, primero se inserta un título en cada una de las imágenes, tablas y demás elementos visuales usados en el documento. Para llevar a cabo esta acción, se selecciona cada elemento y se utiliza el comando Insertar título. Al dar clic, Word abre una ventana en la cual se define el título del elemento, se elige el tipo de rótulo, ya sea Ecuación, Ilustración o Tabla, y se indica la posición donde este debe colocarse en relación con el elemento.

Ventana Tabla de ilustraciones.

También se puede acceder a la ventana Título dando clic con el botón secundario del ratón sobre el elemento visual. En la imagen de abajo se muestra dicha ventana, donde se puede apreciar que el título del logotipo de la Universidad Autónoma de Sinaloa es Ilustración 1, que el tipo de rótulo de esta imagen es Ilustración, y que su posición es Debajo de la selección. Una vez definidos los títulos de todos los elementos visuales, se puede crear una tabla de ilustraciones; para hacerlo, se activa el comando Insertar tabla de ilustraciones, el cual abrirá una ventana (se muestra arriba) donde se puede verificar que los títulos de los elementos sean correctos y que Word inserte la tabla donde se solicite. En este apartado se pueden realizar modificaciones con el botón Opciones. El comando Referencia cruzada inserta hipervínculos que se etiquetan de forma automática. Usa palabras de enlace, lo que equivale a la leyenda “Para más información véase”.

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A practicar

Insignia

Investiga las normas para citar fuentes bibliográficas en formato APA. Explica cuál debe ser la sintaxis de las citas para referencias de sitios web. Entrega a tu profesor un informe con los resultados de la investigación para obtener esta insignia.

1. Retoma la actividad anterior de la sección A practicar para crear referencias. 2. Aplica el estilo Título 1 a los títulos Apartado 1, Apartado 2, Apartado 3 y Apartado 4. 3. Agrega un título a los párrafos 2 a 5 de cada apartado, toma en cuenta la siguiente nomenclatura: Apartado_número de apartadonúmero de párrafo; por ejemplo, el título del párrafo 3 del apartado 2 sería Apartado 2-3. 4. Aplica el estilo Título 2 a los títulos de los párrafos 2 y 4 y aplica el estilo Título 3 a los títulos de los párrafos 3 y 5. 5. Agrega un título descriptivo a cada imagen y un título a la tabla. Ajusta la posición de las imágenes que lo requieran. 6. Escribe al final del documento el título Tabla de ilustraciones y aplica el estilo Título 1. Debajo del título agrega la tabla de ilustraciones de las imágenes del documento. 7. Agrega una página en blanco al inicio del documento e inserta una tabla de contenido. 8. Debajo de la tabla de ilustraciones escribe como título Conclusión y explica cómo cambió la apariencia del documento; finalmente, actualiza la tabla de contenido. 9. Guarda el documento y entrégalo a tu profesor para su evaluación.

Notas al pie En ocasiones el contenido de un documento requiere de información adicional que puede ser de interés para quien lo consulta. Esta información suele distribuirse en notas al pie de página. Su lectura empieza cuando aparece un superíndice al final de una palabra o cita textual, e indica que al pie de la página se encuentra una nota para ampliar la información de lo que se lee. Para realizar esta acción en Word, se da clic en el comando Insertar nota al pie, que se encuentra en el grupo Notas al pie, de la pestaña Referencias. Estas notas también se pueden manipular si se da clic en una pequeña flecha que se encuentra en la esquina inferior derecha de la categoría Notas al pie.

Citas y bibliografía Ventana Notas al pie y notas al final.

Este grupo de comandos también se ubica en la pestaña Referencias, y permite insertar citas y crear una bibliografía. El comando Insertar cita permite elegir, de la lista de fuentes bibliográficas seleccionada, aquella que acredite la cita correspondiente. Word permite cambiar automáticamente el estilo de todas las citas del documento, sin necesidad de hacerlo de forma manual una por una. La bibliografía es un apartado del documento que da sustento a las citas y paráfrasis usadas en el texto; debe contener los datos de las fuentes consultadas y su redacción se ciñe a criterios académicos específicos establecidos por diversas entidades.

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Antes de utilizar este comando, primero se tienen que agregar correctamente las fuentes bibliográficas consultadas, tal y como se explicó en el apartado Administrar fuentes. El comando Bibliografía se encuentra en el grupo Citas y bibliografía, en la pestaña Referencias; al activarlo, el usuario puede elegir qué tipo de bibliografía requiere. Se puede actualizar la bibliografía cada vez que se agreguen datos, solo se debe dar clic en el mencionado apartado; al hacer esto, se activará el marco del elemento con el comando Actualizar tabla; también se puede actualizar la bibliografía con un clic del botón secundario sobre dicho apartado y, posteriormente, elegir la opción Actualizar campos.

Imprimir un documento Para entregar un documento de Word de forma física se necesita imprimirlo. Existen dos maneras de hacerlo.

Impresión rápida Este comando no permite realizar ajustes en el tipo de impresión, sin embargo, es útil cuando se necesita una impresión rápida y el usuario ha ordenado correctamente las páginas del documento. Este comando se encuentra en el menú contextual de Word.

Imagen que muestra las opciones del comando Impresión desde archivo.

Impresión desde archivo Este comando sí permite realizar ajustes en el tipo de impresión y ofrece una vista previa de acuerdo con el tamaño de la superficie seleccionada. Los ajustes que se pueden modificar son los siguientes: elegir cuántas copias se van a imprimir, seleccionar la impresora en la que se imprimirá el documento, definir de qué manera se imprimirán las páginas (todas, solo las pares, solo las impares, etc.), imprimir a una cara o a dos, imprimir páginas intercaladas, cambiar la orientación de las páginas, elegir el tamaño del papel, redimensionar los márgenes y elegir cuántas páginas se desean imprimir por hoja.

Exportar documentos El comando Exportar, que se encuentra en la pestaña Archivo, permite cambiar el formato del documento de Word. De manera que cambia la extensión del documento, que tradicionalmente es .docx, y lo guarda como un archivo con otro formato, el cual puede ser en PDF. Para crear este tipo de archivo se debe dar clic en el botón Crear documento PDF/XPS, que se habilita al presionar el comando del mismo nombre; después, Word abrirá la ventana Publicar como PDF o XPS, la cual permite asignar un nombre al archivo y elegir la opción para optimizar su tamaño. Esta acción facilita que el documento sea compartido en distintas plataformas.

Glosario PDF. Por sus siglas en inglés (Portable Document Format), es un formato de documento que puede ser codificado por cualquier computadora que cuente con el programa Adobe Reader.

En otras ocasiones es necesario cambiar el tipo de archivo, ya sea para guardarlo como una versión anterior de Word, una página web o cualquier otro formato que el usuario requiera. Para realizar esta acción se debe dar clic en el botón Cambiar el tipo de archivo, que habilita una lista de los formatos disponibles. Una vez elegido el formato de salida, se da clic en el botón Guardar como y se almacena el archivo con el nuevo formato. 39


Ventana Publicar como PDF o XPS.

Es importante destacar que al realizar cualquiera de las operaciones del comando Exportar, se obtendrán dos archivos con el mismo contenido, pero con formatos distintos. Por ejemplo, si se tiene un documento de Word y otro en PDF, este último no se puede modificar; para hacerlo, es necesario abrir el archivo de Word, editarlo, exportarlo y guardarlo nuevamente como archivo en PDF. Encamina tus habilidades

1. De manera individual retoma el trabajo que realizaste en las secciones A practicar de esta secuencia. 2. Revisa distintas tesis de licenciatura y observa cómo están organizados los índices de las obras, cómo están numeradas las referencias (tablas, ecuaciones, notas al pie, etc.) y cómo está estructurada la bibliografía. 3. Después de la conclusión, en la siguiente página, escribe el título Anexo y redacta un informe en el que expliques dos formas de organizar las referencias de una obra y por qué es importante incluir notas al pie y referencias bibliográficas. 4. Registra tus libros de texto como fuentes de información; para ello, utiliza el comando Administrar fuentes. También registra tres fuentes confiables de sitios de Internet. 5. Inserta la bibliografía al final del documento. Redacta cada fuente de acuerdo con la sintaxis del formato APA. 6. Exporta el documento a formato PDF y entrega ambos archivos a tu profesor para su evaluación.

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Subproductos Subproducto procedimental 1. Reúnete con tus compañeros y, con base en algún tema que estén

investigando para alguna asignatura del semestre, redacten un documento de Word con una extensión de nueve páginas. 2. La estructura del documento debe estar conformada por los siguientes elementos: portada, tabla de contenidos, introducción, desarrollo, conclusiones, tabla de ilustraciones y bibliografía; asimismo, también debe incluir encabezados y pies de página, imágenes, formas y tablas. 3. Exporten el documento a formato Open document y guárdenlo con el nombre Subproducto procedimental 1.2_Nombre-del-equipo. 4. Entreguen ambos archivos a su profesor para que los evalúe.

Subproducto declarativo

ƭƭ Elige la respuesta correcta. 1. ¿Qué es Word?

a) Hoja de cálculo electrónica b) Navegador de internet c) Procesador de textos

2. ¿Qué elementos se pueden agregar desde la pestaña Insertar?

a) Imágenes, formas, SmartArt, encabezados y pies de página b) Bibliografía, tablas de contenido, notas al pie y notas al final c) Comentarios, texto muestra, tablas y revisión ortográfica

3. ¿Qué elementos se pueden insertar desde la pestaña Referencias?

a) Imágenes, formas, SmartArt, encabezados y pies de página b) Bibliografía, tablas de contenido, notas al pie y notas al final c) Comentarios, texto muestra, tablas y revisión ortográfica

4. ¿Para qué sirven las tablas de contenido?

a) Acceder rápidamente a los apartados de un documento b) Ver los elementos visuales y anexos del documento c) Consultar las fuentes bibliográficas del documento

5. ¿Para qué sirve el comando Administrar fuentes?

a) Insertar comentarios en el documento b) Registrar fuentes bibliográficas c) Crear tablas de contenido

Subproducto actitudinal-valoral

ƭƭ Redacta una reflexión en torno a las siguientes preguntas. ••¿Qué dificultades tuviste para manejar los comandos de Word? ••Después de utilizar Word, ¿cómo han mejorado tus documentos?

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Producto integrador de la unidad 1 Síntesis ••Reúnete en equipo y, de forma colaborativa, realicen un reporte escrito de una investigación, puede ser

de alguna de las asignaturas de este semestre, como Biología básica II, Química del carbono o la que acuerden con su profesor. El documento debe tener los siguientes apartados y cada uno debe incluir los elementos que se explican a continuación.

1. La portada debe realizarse con el comando correspondiente y debe incluir el logo de la Universidad

Autónoma de Sinaloa.

2. El índice debe realizarse a partir del comando que permite insertar una tabla de contenido. 3. La introducción debe comprender dos aspectos: presentar el planteamiento o la problemática que

se va a investigar y sintetizar el contenido de dicha investigación.

4. Dentro del contenido del documento se desarrollará la investigación con base en lo siguiente: a) Incluir títulos y subtítulos de los apartados con los estilos de texto adecuados, ya que estos per-

mitirán realizar la tabla de contenido.

b) Como encabezado, insertar el nombre de la investigación y el título del apartado. c) Insertar información adicional como notas al pie de página. d) Los números de página pares deben aparecer en la esquina inferior izquierda del documento y los

5. 6. 7. 8.

números impares en la esquina inferior derecha. Las páginas que contienen la portada, el índice y la introducción deben ser foliadas con números romanos; en adelante, deben usarse números arábigos empezando por el 1. e) El texto debe presentar el siguiente formato: estilo de tipografía Times New Roman, tamaño 12, interlineado 1.5, alineación justificada. f) Incluir imágenes descriptivas del tema investigado e insertar una tabla de ilustraciones. g) Insertar formas e incluir texto en algunas de ellas. Las formas pueden ser utilizadas para elaborar mapas conceptuales o diagramas de flujo. Al final del documento, redacten un apartado de conclusiones sobre los resultados de la investigación. Escriban una bibliografía con base en los criterios del formato APA. Las fuentes electrónicas deben ser confiables. Para saber cómo identificarlas, consulten su libro Laboratorio de Cómputo I. Escriban los datos correspondientes en Propiedades del documento y exporten el archivo a formato PDF. Envíen ambos archivos a su profesor por correo electrónico. Finalmente, entreguen su trabajo impreso. Tomen en cuenta los siguientes criterios: a) El trabajo debe imprimirse en hojas tamaño carta. La portada, el índice y la bibliografía deben imprimirse en hojas separadas, es decir, a una cara. b) La introducción, el contenido y las conclusiones deben imprimirse a dos caras.

Evaluación ••Contesta en tu cuaderno.

1. Menciona cinco comandos para insertar y dibujar una tabla de Word. 2. ¿Qué es el encabezado y el pie de página? 3. ¿Qué es SmartArt? 4. ¿Qué son los estilos y para qué se utilizan? 5. Explica los pasos para insertar una tabla de contenido.

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Autoevaluación Demuestra el nivel de tu conocimiento mediante la siguiente guía de evaluación, utilizando la escala del 1 al 5, en la que 1 es el valor más bajo y 5, el más alto. Corresponden a un nivel de:

Mis conocimientos en: 1

2

3

4

5

Configurar los márgenes, el tamaño y la orientación de las páginas. Aplicar el formato solicitado a los párrafos. Insertar correctamente encabezados, notas al pie y números de página. Utilizar tablas para organizar información. Editar información dentro de tablas y darles formato. Insertar correctamente diversos elementos visuales como imágenes, gráficos y SmartArt. Utilizar formas e insertar texto en ellas para elaborar esquemas. Insertar diferentes referencias como tablas de contenido, de ilustración y bibliografía. Redactar adecuadamente las fuentes bibliográficas en formato APA. Exportar documentos de Word a diferentes formatos.

Coevaluación Evalúa el desempeño de tus compañeros de equipo en los trabajos que realizaron en la unidad; para ello, subraya la opción más adecuada. 1. ¿En qué medida tus compañeros respetaron los acuerdos a los que llegaron como equipo? a) Siempre b)  Algunas veces c) Nunca 2. En el momento de elegir el trabajo que los representaría como equipo, ¿tus compañeros se mostraron

respetuosos y objetivos en sus críticas? a) Siempre b)  Algunas veces

c) Nunca

3. ¿Cómo fue la disposición de tus compañeros para trabajar en equipo y la comunicación durante

este proceso? a) Buena

b) Regular

c) Mala

4. Reúnete con tus compañeros de equipo y evalúen los trabajos que realizaron en esta unidad para que

reconozcan sus aciertos y errores y así puedan mejorar.

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Unidad 2

Shutterstock/Elena11

Presentaciones electrónicas

Saberes específicos Propósito de la unidad

¿Cómo lo aprenderás?

Tu meta será: • Producir presentaciones electrónicas con información académica y personal, usando el programa de PowerPoint como estrategia comunicativa.

• Definiendo qué es una presentación

electrónica. • Identificando los pasos de la planeación de

una presentación electrónica. • Identificando los métodos para la inserción de

Contenidos temáticos

¿Qué aprenderás? 2.1. Operaciones básicas. 2.2. Inserción y formato de elementos. 2.3. Apariencia y personalización de una presentación. 2.4. Presentación con diapositivas. 2.5. Imprimir, compartir y exportar una presentación. Competencias genéricas y disciplinares

En general, te servirá para: 4. Escuchar, interpretar y emitir mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. 5. Desarrollar innovaciones y proponer soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. 7. Aprender por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. 8. Participar y colaborar de manera efectiva en equipos diversos. En particular, te servirá para: C-12. Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información.

texto, imágenes, sonido, video e hipervínculos. • Organizando la información que inclui-

• • • • • •

rás en la elaboración de una presentación electrónica. Produciendo presentaciones electrónicas con los requerimientos establecidos. Editando y dando formato a diapositivas. Aplicando diseños de página a documentos. Insertando elementos diversos en un documento. Reproduciendo presentaciones electrónicas de forma visual e impresa. Compartiendo y exportando presentaciones electrónicas.

¿Lo que lograrás? Como producto integrador de esta unidad completarás en equipo y de forma colaborativa una presentación electrónica basada en el producto integrador de la unidad 1, de acuerdo con determinados lineamientos.

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Mi portafolio de evidencias Lograda Evidencia Si

No

Plan de diseño de presentación (Encamina tus habilidades, página 54) Álbum de recuerdos (Subproducto procedimental 2.1, página 55) Respuestas (Subproducto declarativo 2.1, página 55) Respuestas (Subproducto actitudinal-valoral 2.1, página 55) Reflexión situaciones académicas (Encamina tus habilidades, página 68) Álbum de recuerdos editado (Subproducto procedimental 2.2, página 69) Respuestas (Subproducto declarativo 2.2, página 69) Respuestas (Subproducto actitudinal-valoral 2.2, página 69)

¿Qué tanto sé? ›

Responde con base en tus conocimientos previos.

1. ¿Qué es una diapositiva?

2. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una presentación electrónica en tus exposiciones?

3. ¿Qué tipos de archivo puedes insertar en una presentación electrónica?

4. ¿Qué tipos de diseño de diapositivas puedes utilizar en un documento de PowerPoint?

5. ¿Para qué sirve la opción exportar en PowerPoint?

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2.1.

Creación de diapositivas A desarrollar Al término de esta secuencia didáctica identificarás los usos y los conceptos básicos relacionados con las presentaciones electrónicas, además crearás una utilizando los diversos tipos de diseño de diapositivas. Asimismo, le darás formato tanto al texto como a los cuadros de texto, utilizarás el patrón de diapositivas e insertarás diversos elementos en las mismas, como imágenes, audio, video e hipervínculos. Como subproductos elaborarás una presentación electrónica para exponer un álbum de recuerdos autobiográfico, un cuestionario donde retomarás y explicarás los elementos más importantes de una presentación electrónica y una reflexión acerca de la importancia que esta tiene en la vida cotidiana. Las actividades que realizarás en esta secuencia te servirán para: 4.5. Manejar las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas, de manera responsable y respetuosa. 5.1. Seguir instrucciones y procedimientos de manera reflexiva en la búsqueda y adquisición de nuevos conocimientos. 5.2. Ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 5.6. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 7.3. Articular saberes de diversos campos y establecer relaciones entre ellos y su vida cotidiana. 8.3. Asumir una actitud constructiva al intervenir en equipos de trabajo, congruente con los conocimientos y habilidades que posee.

De aquí en adelante

Exponer ideas e información en cualquier ámbito es una práctica muy común, sobre todo en el académico, donde la mayoría de los alumnos deben investigar información y exponerla con la finalidad de demostrar su comprensión y divulgación. El uso de programas como PowerPoint, perteneciente a la conocida paquetería Microsoft Office, ha elevado la calidad de la exposición de la información, y ha significado una nueva oportunidad de expresar ideas y reflexiones de una forma dinámica y creativa. Contesta las siguientes preguntas en equipo y discute las respuestas con tus compañeros.

• • • •

¿Qué es una presentación electrónica? ¿Qué programas conoces para realizar presentaciones electrónicas? ¿Qué funciones conoces de PowerPoint? Si debes exponer un tema, ¿cómo establecerías un plan para organizar la información? Realiza un borrador de dicho plan.

Al escribir el documento, en plenaria, un miembro del equipo comentará las ideas y reflexiones emitidas, y los demás equipos enriquecerán la exposición. 46

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Operaciones básicas PowerPoint es un programa que pertenece a la paquetería Office de Microsoft; por esta razón, programas como Word y Excel, entre otros, aunque tienen sus particularidades y se utilizan con distintas finalidades, todos poseen un conjunto de comandos muy similares. PowerPoint es un programa que se utiliza para realizar presentaciones electrónicas, las cuales están compuestas por diapositivas.

Glosario diapositiva. Hoja o espacio de trabajo de una presentación electrónica, en donde se pueden insertar textos, imágenes y videos, entre otros elementos.

Cinta de opciones y área de trabajo en PowerPoint PowerPoint 2016 cuenta con una cinta de opciones, que contiene un conjunto de comandos que pueden ser utilizados para elaborar, diseñar y configurar una presentación electrónica. Estos comandos están separados por grupos, los cuales son Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Editar. Como se mencionó anteriormente, esta cinta es muy parecida a la que aparece en otros programas de Office como Word 2016.

Tipos de archivos de PowerPoint La opción Guardar como en la pestaña Archivo permite elegir dónde se guardará el archivo que se está trabajando; por ejemplo, se puede elegir entre el disco duro de la PC o la nube, por medio de algún programa de almacenamiento como Dropbox o Google Drive. Después de haber seleccionado el lugar de almacenamiento, aparecerá una ventana en forma de explorador de archivos, donde se encontrará un apartado llamado Tipo, el cual se ubica en la parte inferior de la opción Nombre de archivo; este comando permite guardar el archivo de PowerPoint bajo diferentes tipos de extensiones o formatos, los cuales se presentan en la siguiente página.

Opciones de la pestaña Archivo en PowerPoint 2016.

En la siguiente imagen se presenta el área de trabajo de PowerPoint. En la parte superior, de color negro, aparecen señaladas las Pestañas; debajo de estas, en amarillo, aparecen los Grupos o Categorías de los comandos; el Área de trabajo o la diapositiva está delimitada con un perímetro morado; en la parte inferior, los Tipos de vista del documento están marcados de verde; a un costado, el Zoom de azul oscuro; y finalmente, a la izquierda, aparece el Panel de vista de diapositivas de azul agua.

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• Presentación de PowerPoint (tipo de extensión *.pptx): Es la op-

Opciones que brinda el comando Nueva diapositiva.

Glosario PDF. Por sus siglas en inglés (Portable Document Format), es un formato que permite estandarizar la visualización de diversos tipos de documentos. Cualquier archivo de la paquetería Office puede guardarse en este formato.

ción más utilizada para guardar documentos de PowerPoint, ya que el archivo conserva todas las características para ser codificado y utilizado en otras computadoras que tengan la versión más reciente del programa (2016); esta extensión permite que el archivo también pueda ser codificado en versiones de 2007 a 2013, aunque podría perder ciertas características que solo son compatibles con la versión 2016. • Presentación con diapositivas de PowerPoint (tipo de extensión *.ppsx): Esta opción permite guardar la presentación bajo un formato que puede ejecutarse en cualquier computadora, aunque no tenga instalado el programa PowerPoint. • Presentación de PowerPoint 97-2003 (tipo de extensión *.ppt): Esta opción permite guardar el archivo con un formato compatible con versiones anteriores a PowerPoint 2007, de manera que se puede abrir el documento y editarlo en cualquier versión sin problemas de compatibilidad. • PDF (tipo de extensión *.pdf): Este tipo de formato guarda el documento como un PDF, es decir, como un documento portable que funciona como una fotografía de cada diapositiva. Esta extensión también permite abrir el documento en una computadora que no tenga instalado PowerPoint, siempre y cuando esta cuente con el programa Adobe Reader, el cual permite codificar archivos en PDF. Si un documento es guardado con esta extensión, ya no podrá ser editado desde PowerPoint.

Crear una presentación electrónica En el grupo Diapositivas de la pestaña Inicio podemos encontrar el comando Nueva diapositiva. Cuando este se activa, es necesario ejecutar el comando Diseño, el cual presenta diversos tipos de diapositivas que se pueden utilizar en el documento, cada una con características específicas. El estilo de cada diapositiva puede ser utilizado de acuerdo con la estructura del contenido de la presentación.

El comando Guardar como; en la parte inferior de la ventana se encuentra la opción Tipo de archivo, al dar clic se despliegan las diferentes extensiones con las que se puede guardar el documento.

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Diseño de la diapositiva Anteriormente se mencionaba que el comando Diseño permite cambiar el estilo de las diapositivas y que su uso depende de la estructura de la presentación. Por ejemplo, como comúnmente la primera diapositiva muestra el título de la exposición, entonces conviene elegir la Diapositiva de título o la opción Imagen con título. Durante el desarrollo de la presentación supongamos que se utiliza la diapositiva Título y objeto, pero en un momento dado es necesario contrastar elementos, así que se decide cambiar el diseño de la siguiente diapositiva y se elige la opción Comparación. Los tipos de diseño que ofrece este comando son los siguientes: Diapositiva de título, Título y objetos, Encabezado de sección, Dos objetos, Comparación, Solo el título, En blanco, Contenido con título e Imagen con título. Al insertar una diapositiva nueva, también tienes la opción de utilizar plantillas, las cuales se encuentran en la pestaña Archivo, activando la opción Nuevo. Estas diapositivas facilitan el diseño de la presentación, ya que vienen con formato, es decir, con colores, estilos y tipos de fuente predeterminados.

Agregar texto a una diapositiva Es recomendable que las diapositivas trabajadas en PowerPoint presenten información sintetizada, por ejemplo, que muestre conceptos, ideas o definiciones breves mediante cuadros, mapas o esquemas, en lugar de párrafos largos o textos completos. Dentro de la nueva diapositiva que se ha elegido, se encuentran unos cuadros con un perímetro punteado, que contienen la leyenda “Haga clic para agregar texto”. Al hacerlo, se puede escribir el texto en la diapositiva. Estos cuadros son muy maleables, ya que se pueden eliminar o se pueden insertar más de los que contiene el diseño de la diapositiva; esto depende del contenido de la presentación.

A los cuadros de texto se les puede modificar el color de fondo; para hacerlo, debes seleccionar el cuadro, dar clic en la pestaña Formato, en el grupo Estilos, y luego en la opción Relleno de forma, donde se puede elegir un color para rellenar el cuadro de texto.

Edición y formato La edición y el formato del texto en PowerPoint se realiza de forma idéntica a la del programa Word. Se pueden escoger el tipo, tamaño y color de la fuente, así como el interlineado y la alineación del texto. Para modificar el tipo y el tamaño de fuente se debe ingresar a la pestaña Inicio en el grupo Párrafo.

A practicar Crea una presentación con base en las siguientes indicaciones: 1. 2.

3.

Inserta una diapositiva y elige el diseño Título objetos. Allí escribe una hoja de presentación que contenga tus datos personales. Inserta otra diapositiva, de tipo Comparación, que titularás Comparando mis virtudes y defectos. En cada cuadro de texto escribe cinco virtudes y cinco defectos que tú consideras tener. No escribas más de dos palabras por defecto o virtud. Guarda tu presentación con la extensión .ppt y envíala a tu profesor por correo electrónico para su evaluación. Comando Insertar plantillas.

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Dar formato al texto en una diapositiva Al escribir en una diapositiva se debe utilizar el tamaño y el tipo de texto más adecuado, es decir, aquel que pueda ser visto con claridad por las personas desde cualquier ángulo en el que se encuentren. Algunos de los comandos más utilizados del grupo fuente son Tipo, Tamaño, Estilos (negrita, cursiva), Subrayado, Color de la fuente y Cambiar letra mayúscula a minúscula y viceversa. Grupo Párrafo, el cual contiene comandos para editar el texto.

Asimismo, existen diferentes tipos de alineación del texto, los cuales son Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha y Justificar. Es recomendable que al escribir un párrafo, el texto se justifique, ya que esto le da una mejor presentación visual. En el caso de los títulos, se sugiere centrarlos.

Numeración y viñetas Los números y las viñetas son utilizados para enlistar un conjunto de datos. Las viñetas se configuran por niveles, de tal manera que permiten organizar la información de una manera jerárquica y deductiva, es decir, de lo general a lo particular. Con la herramienta Aumentar o disminuir nivel de lista se pueden modificar los niveles de las viñetas; también se puede usar la tecla de tabulación. Los números se configurarán de forma similar.

Recursos en línea

Dar formato a los cuadros de texto

Ingresa al enlace 2.1 para tener mayores opciones de configuración de números y viñetas.

Cuando insertas o seleccionas un cuadro de texto en una diapositiva, se activará el menú emergente llamado Formato, que se encuentra en la parte superior, dentro de la cinta de opciones. Aquí se agrupan comandos para modificar el cuadro de texto. La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo insertar viñetas en una diapositiva de PowerPoint.

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Pestaña Formato, que muestra los comandos para configurar los cuadros de texto.

Este menú permite cambiar el fondo del cuadro de texto (quitar fondo, agregarle color), modificar el contorno (quitar contorno, cambiar su color, cambiar el grosor), agregar efectos de reflejo y sombreado. Por otro lado, los cuadros de texto pueden copiarse, cortarse o moverse. Solo se debe dar clic derecho sobre estos y se desplegará un menú con las opciones Copiar, Pegar y Cortar; asimismo, si se coloca el cursor sobre una de las líneas del cuadro de texto, el puntero tomará la forma de una cruz con cuatro flechas, de esta manera, al dar clic sin soltar el botón, se podrá mover el cuadro a cualquier punto dentro del área de trabajo. Finalmente, al seleccionar un cuadro de texto aparecen pequeños círculos en las esquinas que sirven para modificar su tamaño, pero sin que se pierdan sus dimensiones, de manera que puede aumentar o disminuir conservando la misma proporción; mientras que los círculos que se encuentran en el centro de las líneas, sí permiten modificar las dimensiones del cuadro, es decir, hacerlo más alto o más ancho. En la parte superior del cuadro de texto aparece un círculo en forma de flecha, el cual funciona para rotarlo o girarlo.

¿Sabías que…? El tamaño de letra en una presentación electrónica incide en la distancia a la que puede ser vista; por ejemplo, una letra de una pulgada o 2.54 cm se puede leer desde tres metros, una de dos pulgadas o 5 cm se puede leer desde seis metros y una letra de tres pulgadas o 7.5 cm se puede leer desde nueve metros.

Patrón de diapositivas El patrón de diapositivas es una opción que está diseñada para que, al modificar una diapositiva, ya sea el tipo de letra, el color, el fondo o los efectos, entre otros elementos, también se pueda cambiar el resto de la presentación de manera automática. La ventaja de trabajar con esta función se hace más evidente cuando existe una cantidad considerable de diapositivas y se requiere hacer un cambio en el formato de cada una; por ejemplo, si se pretendiera modificar el tipo de letra del título de todas las diapositivas, este cambio, sin activar la función en cuestión, implicaría modificar cada una; mientras que, con dicha función, se pueden cambiar todas con solo modificar la diapositiva principal del patrón. El patrón de diapositivas se encuentra en la pestaña Vista, en el grupo Vista patrón. Este comando está compuesto por niveles de diapositivas, los cuales aparecen en la vista miniatura del lado izquierdo del área de trabajo.

Recursos en línea Ingresa al enlace 2.2 para conocer más sobre el funcionamiento del patrón de diapositivas.

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A la izquierda de la ventana de PowerPoint se pueden observar el primer y el segundo nivel del patrón de diapositivas.

¿Sabías que…? Se puede activar la vista Presentación con diapositivas de tres maneras: la primera es ingresando a la pestaña Presentación con diapositivas, al grupo Iniciar presentación con diapositivas y dar clic en el comando correspondiente. La segunda forma es haciendo clic en el icono Presentación con diapositivas, que se encuentra a un lado de Zoom, en el apartado Tipos de vista. Finalmente, también se puede abrir la presentación pulsando la tecla F5.

Cualquier cambio que se realice en el primer nivel impactará en los niveles subsecuentes; por ejemplo, si en este nivel se modifica el color de fondo del título principal del patrón, entonces todas las diapositivas que se inserten contarán con esta modificación. Mientras que si se modifica una diapositiva del patrón que se encuentra en el segundo nivel, el cambio solo impactará al tipo de diapositivas que correspondan al estilo que modificó el patrón; por ejemplo, si se modifica el patrón de diapositivas del tipo Comparación en lo que respecta al color del cuadro de título, entonces solo cambiarán las diapositivas que correspondan a ese estilo.

Administración desde vistas de diapositivas En la pestaña Vista se encuentra el grupo Vistas de presentación, el cual está compuesto por los siguientes tipos: • Normal: En este tipo de vista se puede visualizar el área de traba-

• • •

jo, además, del lado izquierdo aparecerá la vista en miniatura de las diapositivas (también llamada Panel de navegación) que conforman la presentación. Vista esquema: El texto de la diapositiva se muestra como un esquema, donde se pueden escribir ideas, visualizar los posibles reacomodos de las diapositivas y modificar el texto de las mismas. Clasificador de diapositivas: Se muestran las diapositivas en formato pequeño, lo cual facilita su organización y reacomodo en la presentación. Página de notas: Muestra las diapositivas y sus notas, tal y como se verán al momento de imprimirlas. Vista de lectura: La presentación se ejecuta de este modo, sin cambiar a una vista de presentación con diapositivas. Insignia

Retoma la hoja de presentación y agrega un par de diapositivas de tipo Título objetos. A manera de encabezado escribe “Técnicas de estudio” e investiga algunas de estas estrategias. Apóyate en la unidad 2 de tu libro Comunicación oral y escrita I.

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Mover, copiar o eliminar diapositivas utilizando el clasificador de diapositivas Como se mencionó en la página anterior, el Clasificador de diapositivas permite tener un panorama completo de las diapositivas que conforman la presentación; de esta manera, se puede organizar o reorganizar su orden de aparición, ya sea copiándolas, moviéndolas o eliminándolas. Para activar la vista Clasificador de diapositivas es necesario ir a la pestaña Vista, del grupo Vista presentación, y seleccionar las diapositivas con las que se trabajará. Además de textos, PowerPoint permite la inserción de otros elementos como imágenes, audios, videos e hipervínculos.

Insertar imágenes Esta acción se puede realizar en la pestaña Insertar en el grupo Imágenes, las cuales pueden tomarse desde la PC, desde Internet o incluso como capturas de pantalla. La opción Álbum de fotografías permite crear un álbum en una presentación nueva. Una vez insertadas, al seleccionar las imágenes aparecerá la pestaña Formato, la cual sirve para configurarlas, es decir, establecer estilos, bordes, efectos, tamaño, etc.

Vista Clasificador de diapositivas.

¿Sabías que…? Una captura de pantalla es una fotografía del contenido que se visualiza en el monitor de la computadora al momento, y que puede guardarse como un archivo de imagen.

Insertar hipervínculos Son ligas en las que, al dar clic, conducen a un sitio o página web determinados. Los hipervínculos también sirven para desplazarse a otra diapositiva existente en la presentación, para crear un nuevo documento o para vincular la presentación a un correo electrónico; para insertarlos, se selecciona un fragmento de texto, una imagen o un objeto de alguna diapositiva, después ir a la pestaña Insertar, del grupo Vínculos, y dar clic en Hipervínculos, donde se mostrarán las opciones de inserción.

Insertar audio Se puede insertar un archivo de audio, ya sea que se encuentre en la PC o incluso grabarlo al momento. Es importante considerar que el audio insertado no interfiera en la exposición de la información. Al insertar un audio se habilitará el menú emergente llamado Reproducción, donde aparecerán las siguientes opciones: Reproducir audio al dar clic, Reproducir en toda la presentación electrónica, Reproducir automáticamente, Recortar audio, entre otras. 53

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Insertar video

Grupo Multimedia, donde se encuentran las opciones para insertar audio y video.

¿Sabías que…? Los formatos de archivo de audio y video permitidos por PowerPoint 2016 son los siguientes: Audio: .aiff , .au, .mid o .midi, .mp3, .m4a, .mp4, .wav, .wma. Video: .asf, .avi, .mp4, .m4v, .mov, .mpg o .mpeg, .swf, .wmv.

Un video en una presentación electrónica es un buen complemento de la información expuesta. La opción Insertar video, al igual que la opción Insertar audio, se encuentra en la misma pestaña y grupo. Asimismo, el video que se pretende insertar se puede tomar de la PC o de Internet. Al insertar un video en la diapositiva aparecerá la pestaña Reproducción, la cual tiene una cinta de opciones muy similar a la opción Insertar audio. Estas son algunas de las configuraciones que se pueden realizar en dicha pestaña: Reproducir al dar clic o automáticamente, Reproducir a pantalla completa, Controlar el volumen, Repetir hasta su interrupción, Rebobinar después de la reproducción, Recortar video, entre otras. Para el uso de archivos de video o audio, se recomienda tomar en cuenta lo siguiente: • Tanto el audio como el video deben ser claramente percibidos por la au-

diencia presente en la exposición. Antes de agregarlos a las diapositivas, es importante verificar su calidad. • Se sugiere cuidar la extensión de audios y videos, pues de ser muy largos pueden distraer la atención de los asistentes. • Finalmente, no se deben saturar las diapositivas con estos elementos, ya que su finalidad solo es complementar la información presentada.

A practicar En el laboratorio de cómputo crea una presentación con las siguientes características: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elije un tema para tu presentación, el cual debe tener relación con alguna de las asignaturas que cursas actualmente. Inserta una diapositiva de tipo Título y subtitulo y agrega los datos con respecto al tema que elegiste. Inserta una segunda diapositiva de tipo Título y objetos. Escribe la palabra “Introducción” en el encabezado y en el contenido redáctala brevemente. Inserta un audio con música instrumental en la diapositiva número dos, que se reproduzca de forma automática. Agrega una tercera diapositiva e inserta un video relacionado con el tema que elegiste. Puedes descargarlo de Internet. Entrega la presentación a tu profesor para su evaluación.

Encamina tus habilidades

1. 2.

Reúnete en equipo y elaboren un plan de diseño de una presentación electrónica, tomando como base el producto integrador de la unidad 1; consideren el índice, el contenido y la bibliografía. Integren sus hallazgos en un documento y comenten sus impresiones con otros equipos.

Opción Recortar video.

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Subproductos Subproducto procedimental 1. Elabora un álbum de recuerdos autobiográfico en una presenta2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

ción electrónica. Coloca las imágenes más representativas de tu vida, explicadas de manera breve. Primero, elabora un plan de diseño donde establezcas cuál será el contenido de cada diapositiva de tu presentación (no más de diez diapositivas en total) y cuáles serán los criterios para elegir las imágenes que integrarán tu álbum de recuerdos. Empieza con una diapositiva de presentación que contenga tus datos personales y los datos generales del álbum. Después inserta un índice, en el que se incluya el título de cada uno de los recuerdos que hayas agregado al álbum. Cada título debe tener un hipervínculo que permita desplazarte a la diapositiva que contiene dicho recuerdo. Cada diapositiva debe incluir una o dos fotografías; deberás elegir el estilo adecuado de las diapositivas de acuerdo con el número de fotografías que incluyas; considera también la posición de la fotografía (vertical u horizontal). Explica las imágenes en un breve texto que no rebase las treinta palabras por diapositiva. Graba un audio con una duración menor que treinta segundos donde expliques el último recuerdo e insértalo en la diapositiva correspondiente. El estilo de los cuadros de texto, los colores de fondo y el estilo del texto quedan a tu consideración. Recuerda utilizar colores contrastantes y un tamaño de letra que permita a todos tus compañeros leer con claridad los textos de las imágenes. Asimismo, cuida la ortografía y redacción de las explicaciones. Entrega el álbum de recuerdos a tu profesor para que lo evalúe.

Subproducto declarativo

Contesta en tu cuaderno.

1. Menciona los estilos de diseño de diapositivas y sus usos. 2. ¿Con qué extensión se debe guardar una presentación que sea

compatible con versiones anteriores de PowerPoint 2016? 3. ¿Para qué sirven los hipervínculos que se insertan en las diapositivas? 4. ¿Cuál es la función del patrón de diapositivas? 5. Escribe tres extensiones de archivos de audio y tres de video que

puedan insertarse en una presentación de PowerPoint.

Subproducto actitudinal-valoral • ¿Por qué es importante el uso de presentaciones electrónicas en la

exposición de información académica, personal y social? • ¿Qué recomendaciones brindarías a tus compañeros para elaborar

una presentación atractiva y dinámica? 55

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2.2.

Edición y publicación de presentaciones electrónicas A desarrollar Al término de esta secuencia didáctica podrás crear y exponer una presentación electrónica en PowerPoint 2016, utilizando herramientas relacionadas con su diseño, como los temas de diapositivas, los colores de fondo, las animaciones y las transiciones, entre otras. La intención es que estés preparado para presentar todo tipo de información, con un alto nivel de calidad, en cualquier contexto donde te desenvuelvas. Como subproductos editarás el álbum de recuerdos autobiográfico que realizaste en la secuencia anterior, responderás un cuestionario sobre los elementos más importantes para editar y publicar una presentación electrónica y reflexionarás acerca de la exposición de dicha presentación ante un público. Las actividades que realizarás en esta secuencia te servirán para: 4.5. Manejar las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas, de manera responsable y respetuosa. 5.1. Seguir instrucciones y procedimientos de manera reflexiva en la búsqueda y adquisición de nuevos conocimientos. 5.2. Ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 5.6. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 7.3. Articular saberes de diversos campos y establecer relaciones entre ellos y su vida cotidiana. 8.3. Asumir una actitud constructiva al intervenir en equipos de trabajo, congruente con los conocimientos y habilidades que posee.

De aquí en adelante Como lo revisaste en la secuencia anterior, en PowerPoint existen pestañas y, dentro de cada una, grupos de comandos; en esta secuencia revisarás otras pestañas, por ejemplo, la de Animaciones, la cual contiene el grupo Intervalos; a su vez, este y los demás grupos de comandos ofrecen una serie de funciones que te permitirán configurar tus diapositivas.

Reúnete en equipo con tus compañeros y elaboren un esquema o mapa conceptual de las pestañas, grupos y comandos de PowerPoint 2016 que, hasta el momento, no se han visto en el presente libro. Es necesario realizar esta actividad en el laboratorio de cómputo, ya que se requiere explorar el mencionado programa para identificar lo que se solicita. Tomen en cuenta que esta primera indagatoria les facilitará el manejo de las nuevas funciones de PowerPoint que se verán a continuación. Al terminar la actividad, en plenaria, un miembro del equipo comentará las herramientas que descubrieron, si las conocían o no y si ya las habían usado; finalmente, mencionarán qué expectativas tienen sobre estos nuevos comandos.

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Apariencia y personalización de una presentación Al crear una presentación electrónica, además de planificar y seleccionar la información, también se debe considerar el diseño o apariencia de las diapositivas; es decir, en PowerPoint no solo es importante el contenido a exponer sino también su apariencia, la cual comprende el formato, las transiciones y las animaciones.

¿Sabías que…? El tamaño de diapositiva más utilizado en las versiones anteriores de PowerPoint es el estándar (4:3).

Es importante recordar que, como se revisó en la secuencia anterior, las diapositivas no se deben saturar de texto porque su lectura resultaría tediosa para el público y, en cambio, es importante hacer énfasis en el diseño de la presentación, con el objetivo de captar la atención de los asistentes y lograr que estos se interesen y comprendan la información que se pretende difundir.

Funciones básicas de la pestaña Diseño La siguiente pestaña a analizar es Diseño, la cual contiene un grupo de comandos que se explican a continuación y que son fundamentales para mejorar la apariencia de la presentación.

Tamaños de una diapositiva En el grupo Personalizar de la pestaña Diseño se encuentran los comandos Tamaño de diapositiva y Formato de fondo. En el primero de ellos se encuentran las siguientes opciones: • Estándar (4:3): Este tamaño da la apariencia de una diapositiva

más cuadrada. • Pantalla panorámica (16:9): Este tamaño alarga la diapositiva, ya que

es ligeramente más rectangular. • Personalizar tamaño de diapositiva: Esta opción permite elegir el ta-

maño de la diapositiva y manejar el ancho y alto de la misma de acuerdo con las necesidades del contenido que se va a insertar. Con esta opción también se puede modificar la orientación de la diapositiva aunque, al hacerlo, automáticamente cambia el resto de la presentación. De allí la importancia de elaborar un plan de diseño previo.

Ventana que muestra la opción Personalizar tamaño de diapositiva, del grupo Personalizar de la pestaña Diseño.

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Ventana que muestra las opciones para ajustar el contenido de una diapositiva una vez que se ha modificado su tamaño.

Recursos en línea Cuando se trabajan con los fondos de diapositivas es necesario saber combinar colores y estilos; ingresa al enlace 2.3 para encontrar algunos consejos para configurar y diseñar las diapositivas.

Cuando se modifica el tamaño de la diapositiva, en ocasiones el contenido no se ajusta automáticamente; por esta razón PowerPoint ofrece dos tipos de ajustes en el texto. • Maximizar: aumenta el tamaño del texto y de los objetos contenidos

en la diapositiva; en ocasiones, esta opción puede hacer que se desborden los cuadros de texto. • Asegurar el ajuste: esta opción ajusta los cuadros de texto y los objetos al nuevo tamaño de la diapositiva, evitando que el contenido se desborde. Insignia

Investiga las funciones y características del comando Ideas de diseñador, el cual se encuentra en el grupo Diseñador, en la pestaña Diseño. Entrega el documento a tu profesor para obtener esta insignia.

Fondos de una diapositiva Que el diseño de la presentación sea atractivo depende sustancialmente de la elección del fondo de las diapositivas. PowerPoint ofrece los siguientes estilos de fondos: • Relleno sólido: Este tipo de fondo tiene la característica de utili-

Ventana que muestra la opción Formato de fondo.

zar únicamente colores sólidos, es decir, sin ningún tipo de degradado. También cuenta con la función Transparencia, la cual maneja la intensidad del color; esto es, si aumenta el porcentaje de transparencia, la intensidad disminuye; en cambio, si el porcentaje es cercano a cero, el color alcanza su máxima intensidad. • Relleno degradado: Este estilo permite agregar un efecto de degradado al fondo de la diapositiva, el cual puede configurarse, ya sea eligiendo los colores, el ángulo o los puntos del mismo, entre otros. • Relleno de trama: Este estilo permite incrustar diversos tipos de tramas en el fondo de la diapositiva. Los colores de estas también pueden ser manipulados.

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• Relleno con imagen o textura: Este tipo de relleno permite agregar una

imagen al fondo de la diapositiva, la cual se puede insertar desde la PC o desde Internet; además se pueden crear efectos en la imagen como mosaicos y transparencias. Este mismo tipo permite agregar texturas, las cuales están compuestas por diversos estilos y colores. Las texturas, al igual que las imágenes, también pueden manipularse con la opción Transparencia.

Temas de diapositivas Son plantillas predeterminadas, disponibles para utilizarse en la presentación electrónica. Las configuraciones de cada tema de diapositiva son las siguientes: combinación de colores, tipos de fuente, efectos y estilos de fondo. Los temas de diapositivas son muy útiles cuando se requiere realizar una presentación a prisa, sin embargo, también se pueden utilizar de manera recurrente si el usuario así lo considera. En la pestaña Diseño, en el grupo Temas y variantes, se encuentra la galería de plantillas de temas y las opciones de configuración de las mismas.

Ventana que muestra la opción Relleno con imagen o textura.

Para elegir un tema, basta con desplegar el conjunto de estos disponible en el grupo Temas, y dar clic sobre alguno para que se active en las diapositivas. Los temas tienen la opción de modificarse, de manera que al terminar las configuraciones respectivas de la presentación se puedan guardar en la PC. Así, estos temas rediseñados por el usuario mismo estarán disponibles en posteriores presentaciones.

Shutterstock/Chaiwat Deepresert

En el grupo Variantes se encuentran las opciones Colores, Fuentes, Efectos y Estilos de los fondos. Estas opciones pueden modificarse y permiten cambiar la apariencia de la diapositiva elegida. Para ingresar a estas es necesario ir al menú desplegable que se encuentra en el grupo Variantes de la pestaña Diseño. En la esquina inferior derecha se encuentra un icono de una flecha que apunta hacia abajo, en el cual se debe dar clic para desplegar las opciones de configuración de dicho grupo.

Los temas o plantillas de PowerPoint permiten agilizar la creación de presentaciones electrónicas y ofrecen una amplia variedad de atractivos diseños.

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El comando Colores ofrece un conjunto de listas que contienen estilos de combinación de colores para adaptarlos al diseño de la presentación; también se puede elegir el comando Personalizar colores para que el usuario haga su propia combinación. El comando Fuentes permite elegir el tipo de letra que se quiere utilizar en el tema de la diapositiva. Es importante elegir una fuente que sea sencilla de leer para los asistentes; asimismo, no se debe abusar de ciertos estilos que podrían dificultar la lectura de la presentación, como las cursivas o el subrayado. Al igual que la opción Colores, este comando también se puede personalizar. El comando Efectos permite que los objetos insertados en las diapositivas tengan sombra, reflejo o brillo, entre otros. Finalmente se encuentran los Formatos de fondo, los cuales pueden ser configurados de la misma forma que los fondos de diapositivas. Color de los temas de diapositivas.

Al momento de elegir, el usuario debe considerar que el efecto destaque al objeto y que no dificulte la lectura del texto; debe buscar que el efecto sea un complemento visual y no un obstáculo. Es importante recordar que al configurar cualquiera de las opciones sobre los temas de diapositivas, estas se pueden guardar como nuevos temas; esto se realiza con la opción Guardar tema actual, la cual se encuentra en el grupo Temas.

Transiciones de diapositivas La pestaña Transiciones permite insertar un determinado efecto en el cambio de una diapositiva a otra, con la finalidad de darle mayor realce a la presentación. Existen diversos tipos de transición, de manera que el usuario puede elegir el estilo que mejor se adapte a su presentación y que crea que puede llamar la atención de los asistentes a la exposición.

Efectos de fondo.

La elección de una transición debe estar condicionada por el tipo de presentación electrónica: si se trata de una exposición formal, conviene más elegir una transición sobria; en cambio, si la exposición es más libre e, incluso, sugiere destacar la creatividad, el usuario puede elegir algo más arriesgado. Las transiciones pueden ser configuradas en cuanto a su velocidad de aparición y al tipo de sonido, cada vez que se cambia de diapositiva. Este apartado también se localiza en la pestaña Transiciones, en el grupo Intervalos.

Tipos de transición.

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A practicar Crea una presentación con base en las siguientes características:

Shutterstock/Photographee.eu

1. Apóyate en tu libro Lógica I y localiza el tema “El conocimiento y la Lógica”, el cual se encuentra en la unidad 1; con base en esta información crearás tu presentación electrónica. 2. Retoma la diapositiva que contiene tu hoja de presentación que realizaste en la secuencia 2.1. Configura su diseño: elije el tema Espiral y selecciona la combinación de colores Rojo. Elige el efecto del tema llamado Sombra extrema. 3. Inserta una segunda diapositiva de tipo Contenido con título. Modifica el fondo, elije el Relleno degradado de tipo Radial. 4. El tipo de diapositiva Contenido con título tiene tres cuadros de texto; en el cuadro superior escribe (como título) “Elementos del proceso de conocimiento”, con un tamaño de fuente 20. 5. En el cuadro debajo del título, también con tamaño de fuente 20 y utilizando viñetas, escribe la siguiente información: a) El sujeto, b) El objeto, c) La operación o proceso, d) La representación interna. 6. Finalmente en el cuadro de texto del lado derecho, con el mismo tamaño de fuente y también utilizando viñetas, escribe lo siguiente: ¿Quién conoce? ¿Qué conoce? ¿Cómo conoce? ¿Qué tipo de conocimiento produce? 7. Cambia a Naranja, Énfasis 3 el color de fondo del cuadro de título; cambia a Naranja, Énfasis 3, claro 80 % el color de fondo del cuadro de texto que está debajo del título; finalmente, cambia a Naranja, Énfasis 3, claro 60 % el color de fondo del cuadro de texto que está a la derecha. 8. Inserta otra diapositiva y agrega un cuadro de texto en el centro; escribe “¡Gracias!” con un tamaño de fuente 96. 9. A la primera diapositiva agrega la transición Brillo, con una duración de dos segundos; a la segunda añade la transición Fracturar, con tres segundos de duración; a la última diapositiva agrega la transición Avión, con una duración de cuatro segundos. 10. Guarda tu presentación con la extensión .ppt y envíala a tu profesor por correo electrónico para su evaluación.

Combina las recomendaciones que aparecen en esta unidad con las estrategias de tus diferentes profesores para crear presentaciones electrónicas creativas y consistentes.

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Animaciones Las animaciones se utilizan para dar movimiento a elementos u objetos insertados en la diapositiva, con la intención de hacer más llamativa su exposición; sin embargo, su uso excesivo puede distraer a los asistentes o, incluso, saturarlos de información. Los elementos a los que se les puede aplicar animaciones son los cuadros de texto, las imágenes, y los archivos de audio y video insertados en la diapositiva.

Diapositiva que muestra el orden de ejecución de las animaciones.

En el grupo Animación de la pestaña Animaciones, se encuentran diversos estilos de este comando, el cual está dividido de la siguiente manera: Animaciones de entrada, Animaciones de salida y Énfasis; asimismo, se encuentra la opción Trayectoria de animación, que se utiliza para definir los tipos de trayectoria que se deseen aplicar. Para agregar una animación a un objeto determinado en la diapositiva, este se debe seleccionar, después ir a la pestaña Animaciones y, en el grupo Animación, elegir un estilo. Después de agregar la animación al objeto, aparece un número que indica el orden en el que se ejecutarán las animaciones; por ejemplo, si hay cinco, cada una tendrá un número del 1 al 5 y se ejecutarán en este orden ascendente. Conforme al estilo de animación seleccionado habrá diversas opciones de efecto, es decir, si la animación elegida es Desplazar hacia arriba, entonces se puede cambiar la forma en la que se desplaza el objeto, puede ser desde abajo, desde la izquierda, desde arriba, desde la derecha, entre otros.

¿Sabías que…? Las animaciones y las transiciones son distintas. Las primeras se aplican a objetos contenidos en las diapositivas, mientras que las transiciones son efectos que se aplican para el desplazamiento entre diapositivas.

Panel de animación El panel de animaciones es una herramienta que permite administrar configuraciones como los efectos, los intervalos y el orden de ejecución. Este panel se activa en el grupo Animación avanzada, de la pestaña Animaciones.

Ventana que muestra los estilos de las animaciones que se pueden aplicar.

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De esta forma, se puede configurar el orden en el que se activan las animaciones, el tiempo que dura su ejecución y la manera en la que inician. Estas configuraciones se pueden realizar desde el menú Animaciones, en el grupo Intervalos, o utilizando el Panel de animaciones, el cual permite observar la aparición y el orden en el que se ejecutan. Este orden se puede modificar seleccionando la animación y arrastrándola con el ratón a la posición donde se quiera iniciar; en caso de recurrir al grupo Intervalo, entonces se deben utilizar los comandos Mover antes o Mover después. Asimismo, con el comando Duración se puede elegir el tiempo de ejecución de la animación; por ejemplo, si se establecen cinco segundos, ese será el tiempo que dure la animación. El comando Retraso tiene la función de retardar la ejecución de la animación; por ejemplo, si se establecen tres segundos, entonces la animación tardará ese tiempo para iniciar su ejecución.

Ventana que muestra el Panel de animaciones de PowerPoint.

Otra configuración a tomar en cuenta para manipular animaciones es la opción Inicio de la animación, la cual tiene los siguientes comandos: Inicio al dar clic, Con la anterior y Después de la anterior. • Inicio al dar clic: La animación se ejecuta cuando el usuario da clic

sobre la diapositiva. • Con la anterior: Al aplicar esta opción, la animación se ejecuta simul-

táneamente con la anterior; por ejemplo: si hay cinco animaciones, estas aparecerán con un orden de ejecución del 1 al 5; sin embargo, este comando permite que, si así se desea, la tercera animación inicie al mismo tiempo que la segunda, entonces la primera animación estará marcada con el 1, mientras que la segunda y la tercera con el 2, y la cuarta y la quinta tendrán el orden de ejecución 3 y 4 respectivamente. Encamina tus habilidades

Recupera el plan de diseño que elaboraste en la actividad Encamina tus habilidades de la página 54 e inicia el trabajo de tu presentación en PowerPoint con base en las siguientes recomendaciones: • Elige o crea un tema de diapositivas. • Elabora una hoja de presentación que incluya el nombre de la insti-

• •

• • •

tución, de la asignatura, de la presentación, del maestro y del alumno, así como el grupo, la fecha y el logotipo de la UAS. Crea un índice con hipervínculos para desplazarse entre las diapositivas. Graba un vídeo propio e insertarlo en una diapositiva. El video debe incluir la siguiente estructura: (1) Saluda al público, menciona tu nombre, el de la institución y el de la escuela, así como el semestre y el grupo (15 segundos); (2) Introduce la información que vendrá en tu presentación. (30 segundos); (3) Despídete invitando al público para que preste atención. (5 segundos). El contenido debe tener texto de tipo párrafo, estar justificado y no exceder las 150 palabras por diapositiva. Agrega efectos a las formas que insertes a lo largo de todas las diapositivas. Incluye transiciones y animaciones a varias diapositivas.

Recursos en línea Ingresa al enlace 2.4, el cual contiene información sobre la forma de descargar o administrar archivos multimedia desde diversos dispositivos con Windows 10.

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Si el usuario da clic izquierdo sobre alguna de las animaciones, en el Panel de animaciones se desplegará un menú contextual en el que se puede encontrar la opción Intervalos; si se da clic en esta, aparecerá un cuadro de diálogo que habilitará los comandos Duración, Retraso, Inicio al dar clic, Con la anterior o Después de la anterior. También se puede agregar sonido a las animaciones. Esta opción se puede aplicar con el comando Intervalos y se visualiza al dar clic derecho sobre el Panel de animaciones. La configuración del sonido se encuentra en la categoría Efectos.

Presentación con diapositivas La pestaña Presentación con diapositivas cuenta con una serie de funciones que permiten configurar la forma de reproducir la presentación electrónica; también permite mostrar las diapositivas de manera automática, personalizar su orden de reproducción, ocultar algunas, grabar la presentación, entre otras funciones. En el grupo Iniciar presentación de diapositivas se encuentran distintas formas de iniciar una presentación. A continuación, se explican cada una de ellas. Desde el principio: al activar este comando la presentación se ejecuta desde la primera diapositiva. Desde la diapositiva actual: al activar este comando la presentación se inicia en la diapositiva donde se encuentra el usuario; por ejemplo, si está en la diapositiva número 5, aquí empezará su presentación; esta función es útil cuando ya se ha empezado con la exposición.

Shutterstock/Andrey_Popov

Presentar en línea: esta opción está disponible para realizar la presentación por Internet; se utiliza cuando hay asistentes que físicamente no están presentes pero que desean un canal virtual de comunicación para ser partícipes de la exposición. Para activar este comando se da clic en Presentar en línea y se establecerá una conexión con los servidores de Microsoft Office, los cuales almacenarán la presentación electrónica en la nube.

La presentación en línea facilita la dinámica de las videoconferencias, pues aunque el expositor no se encuentre en el mismo lugar que los asistentes, puede desenvolverse con naturalidad y mostrar todos los elementos que ha preparado mediante esta herramienta. En la educación a distancia este recurso se ha vuelto fundamental.

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Ventana que muestra cómo se activa el comando Envía invitaciones, cuando se desea habilitar una presentación en línea.

Como resultado de esta acción, el usuario obtendrá una liga, la cual se debe enviar a los asistentes virtuales que deseen participar en la exposición. Incluso PowerPoint ofrece la opción de enviar esta liga a los usuarios por correo electrónico con el comando Envía invitaciones, el cual se habilita cuando se elige la opción Presentación en línea. Presentación personalizada: esta opción es útil cuando se desea hacer una presentación nueva con algunas de las diapositivas utilizadas en una presentación anterior, sin necesidad de crear otro archivo de PowerPoint; por ejemplo, si la presentación anterior tiene diez diapositivas y un usuario requiere las diapositivas 1, 5, 7, 8 y 10 para conformar su presentación actual, esta opción le permitirá escoger dichas diapositivas. La pestaña Presentación con diapositivas cuenta con el grupo Configurar, donde se encuentra el comando Configuración de la presentación con diapositivas, el cual permite manipular la cantidad de diapositivas que se quiere mostrar y su reproducción (manual o automática), entre otros elementos.

Relaciónalo con… El uso de presentaciones electrónicas no se limita a Laboratorio de cómputo II, como ya se ha reiterado, sino que puede ser una herramienta muy útil en exposiciones de diferentes asignaturas. El común denominador de cualquier exposición es la planeación y selección de la información, así como el diseño de la presentación.

Ensayar intervalos Una vez que está lista la presentación electrónica, lo siguiente es practicar la forma de exponerla. Lo primero que se tiene que comtemplar es el tiempo total que durará la exposición y el tiempo que transcurrirá entre una diapositiva y otra. Dado que la exposición se relaciona directamente con la cantidad de información que se maneje en la presentación electrónica, es importante cuidar su duración ya que, si es muy extensa, probablemente se vuelva tediosa y aburrida; en caso contrario, si es muy corta, podría pensarse que está incompleta o que el trabajo presentado carece de seriedad. El comando Ensayar intervalos permite practicar el tiempo de exposición de cada diapositiva en modo Presentación. 65

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Diapositiva con el contador de grabación de intervalos.

Al dar clic en este comando se activa un cronómetro con la finalidad de que el usuario administre el tiempo que dedicará a la exposición de cada diapositiva. Este cronómetro acumula los tiempos de los intervalos y guarda la presentación con la duración total de la exposición, para que el usuario determine si ese es el tiempo adecuado o si tiene que extenderlo o disminuirlo.

Grabar presentación con diapositivas Glosario anacrónica. Fuera de tiempo, acción que no se realiza en el aquí y ahora, que no se lleva a cabo en el presente.

El comando Grabar presentación con diapositivas funciona de manera muy similar al de Ensayar intervalos, la diferencia radica en que el primero permite la grabación de voz. De esta manera, el usuario puede explicar cada diapositiva y grabar su exposición; posteriormente, este mismo comando reproduce la presentación de manera automática e integra la grabación de voz. Esta herramienta puede ser útil para videoconferencias anacrónicas, que no se llevan a cabo “en vivo” y cuya grabación puede ser consultada en cualquier momento.

Ocultar diapositivas

Recursos en línea Para complementar la información sobre la presentación con diapositivas, ingresa al enlace 2.5, donde encontrarás una explicación detallada de cómo crear una presentación ejecutable.

Si el usuario quiere que, por el momento, algunas diapositivas no se muestren en la exposición, entonces puede activar esta opción. Para hacerlo, primero se selecciona la diapositiva que se desea ocultar en el Panel de navegación y se da clic en Ocultar diapositivas, comando que se encuentra en la pestaña Presentación con diapositivas, en el grupo Configuración. Al activar este comando, la diapositiva ocultada aparecerá en el Panel de navegación con una línea atravesada en el número que indica su orden de aparición, lo que indica que está oculta.

La vista de moderador y sus aplicaciones La vista de moderador tiene grandes ventajas al exponer una presentación, ya que permite ver notas de las diapositivas, tener una vista previa del orden de proyección de las mismas, subrayar en ellas o simular que un puntero láser apunta hacia la presentación, entre otras funciones. A continuación, se explican a detalle las funciones más importantes de este comando.

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• Herramienta de pluma y puntero láser: con este comando se puede re•

• • •

saltar, subrayar o simular que un puntero láser señala hacia las diapositivas. Ver todas las diapositivas: esta opción muestra una panorámica completa y en miniatura de todas las diapositivas de la presentación en la vista Moderador. Acercar la diapositiva: esta función da la oportunidad de realizar un acercamiento de la diapositiva en la vista Moderador. Presentación en negro o normal: permite poner en color negro la proyección, de tal forma que se oculta la diapositiva mostrada. Más opciones de presentación con diapositivas: esta función cierra la vista Moderador y finaliza la presentación.

Recursos en línea Ingresa al enlace 2.6 para conocer más atajos o combinaciones de teclas para ejecutar comandos en PowerPoint 2016.

Ejemplo de uso de la opción Herramienta de pluma y puntero láser.

Agregar notas en las diapositivas para el presentador Las notas son un importante elemento de apoyo al momento de exponer, ya que orientan el avance de los contenidos presentados y amplían información relevante que, por cuestiones de espacio y diseño, se omitió dentro de las diapositivas. Esta opción se activa con un clic en el comando Notas, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Las notas se pueden visualizar al activar la vista Moderador.

Imprimir, compartir y exportar una presentación La opción Imprimir diapositivas es útil para administrar el número de diapositivas por hoja que el usuario desea que aparezcan. Para configurar la impresión de las diapositivas, el usuario debe ingresar a la pestaña Archivo y dar clic en el comando Imprimir; de igual manera se puede utilizar un atajo, apretando al mismo tiempo las teclas Control y P. Las funciones disponibles para configurar la impresora se describen a continuación.

Recursos en línea En el enlace 2.7 podrás revisar la opción Compartir presentación en PowerPoint 2016 con otros usuarios.

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• Impresoras: con esta función se puede elegir la impresora que se de-

sea utilizar. • Diapositivas: selecciona las diapositivas a imprimir. • Diseño de impresión: indica el número de diapositivas a imprimir por hoja. • Imprimir a una o a doble cara: permite elegir la cara de las diapositivas

a imprimir. • Intercaladas o sin intercalar: permite imprimir juegos completos; por

ejemplo, si hay una presentación con cinco diapositivas y se desea imprimir dos juegos, entonces se imprimirán dos veces las diapositivas de la 1 a la 5. Si se escoge la opción Sin intercalar se imprimen dos veces la diapositiva 1, dos veces la 2 y así sucesivamente hasta llegar a la quinta. • Colores: con esta opción se pueden configurar los colores de la impresión, ya sea escala de grises, blanco y negro o a color.

Exportar Para exportar las diapositivas a un PDF se ingresa a la pestaña Archivo, luego a la opción Exportar y se da clic en el comando Crear documento PDF/XPS.

Ventana que muestra las opciones de impresión de la presentación electrónica.

Asimismo, si se desea crear un video de la presentación electrónica, se ingresa a la opción Crear un video, donde se puede configurar la calidad del mismo. Se pueden utilizar las narraciones e intervalos grabados o, en su caso, grabarlos nuevamente; sin embargo, si no hay grabación de intervalos entonces se puede definir el tiempo de duración por diapositiva en el video. Una vez que este esté configurado se da clic en el comando Crear video. Con el comando Empaquetar presentación para CD, el documento de PowerPoint se graba en un disco compacto. Dicha grabación también incluye los videos y los audios incrustados en las diapositivas; de esta forma, la presentación se podrá visualizar en cualquier PC que cuente con lector de CD y, claro, con la instalación del programa PowerPoint. El comando Crear documentos permite enviar las diapositivas a un documento de Microsoft Word. Cuando se da clic en este comando se pueden elegir las configuraciones disponibles de acuerdo con las necesidades del usuario. Finalmente, se puede guardar la presentación en diversos formatos de imágenes como JPEG y PNG. Para acceder a esta función se da clic en el comando Cambiar tipo de archivo. Encamina tus habilidades

1.

Reúnete en equipo y reflexionen lo siguiente: • ¿En qué situaciones académicas emplearían los comandos

Ensayar intervalos, Vista moderador y Crear un video. • ¿Qué temas pedirían a sus profesores que explicaran median-

te presentaciones electrónicas para facilitar su comprensión?

Ventana que muestra las opciones de exportación.

• ¿Qué tipo de información escribirían como apoyo en las notas

de cada diapositiva? • ¿En qué situaciones académicas se puede emplear la herramien-

2.

ta de pluma que ofrece PowerPoint? Integren sus hallazgos en un documento redactado por párrafos y comenten con otros equipos en qué coincidieron.

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Subproductos Subproducto procedimental 1. Retoma el álbum de recuerdos autobiográfico que realizaste como

subproducto de la secuencia anterior. 2. Cambia el tamaño de la presentación a Pantalla panorámica y ase3. 4. 5.

6. 7.

8.

9. 10.

gura el ajuste de los cuadros de texto y demás objetos para que el contenido no se desborde de las diapositivas. Agrega un Relleno degradado al fondo de las diapositivas. Agrega transiciones entre cada diapositiva. Elige diversos tipos del grupo Llamativo. Elige dos diapositivas y agrega tres animaciones a los objetos (cuadros de texto, imágenes, etc.) de cada una, con una duración de tres segundos. Dos de las tres animaciones deben ejecutarse al mismo tiempo, es decir, a partir del comando Con la anterior. Agrega intervalos de 45 segundos a cada diapositiva y guarda tu presentación. Elige la opción Presentación personalizada, en la pestaña Presentación con diapositivas, selecciona tres diapositivas y explícalas en un tiempo no mayor que treinta segundos, utilizando el comando Grabar presentación con diapositivas. Abre la vista de moderador y elige el comando Herramienta de pluma y puntero láser. Marca la diapositiva de tu preferencia y toma una captura de pantalla. Inserta una diapositiva y agrega la captura de pantalla; asimismo, inserta el hipervínculo de esta diapositiva en el índice de la presentación. Finalmente, exporta las diapositivas a un PDF y entrega a tu profesor el álbum de recuerdos editado y publicado para que lo evalúe.

Subproducto declarativo

Contesta en tu cuaderno.

1. ¿Qué son las animaciones y cuáles son los tipos que ofrece

PowerPoint? 2. ¿Para qué se utiliza la función Presentar en línea y cuáles son

sus características? 3. ¿Cuál es la diferencia entre los comandos Grabar presentación y

Ensayar intervalos? 4. ¿En qué consiste la vista de moderador y cuáles son sus funciones? 5. ¿Cuáles son las ventajas de empaquetar una presentación para CD?

Subproducto actitudinal-valoral 1. ¿Por qué debes evitar una saturación de textos y animaciones de

las diapositivas? 2. ¿En cuáles situaciones conviene exponer una presentación que

se ejecute automáticamente y en cuáles una donde tú controles su reproducción? 69

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Producto integrador de la unidad 2 Síntesis • Reúnete en equipo y elaboren una presentación electrónica. Tomen en cuenta las siguientes indicaciones:

1. 2.

3.

4.

5.

Retomen el producto integrador de la unidad 1, ya que será la base para elaborar su presentación electrónica. Retomen el plan de diseño que prepararon durante la Unidad, el cual considera los siguientes aspectos: a) Tema: Avance y desarrollo de la investigación. b) Duración: De doce a dieciocho minutos. c) Audiencia: Alumnos de bachillerato. d) Exposición: Personal, con la participación de todos los integrantes. Consideren los siguientes aspectos técnicos para elaborar la presentación de PowerPoint: a) Tamaño de diapositiva: 16:9. Elegir el Tema de diseño de presentación y combinar libremente los colores. b) Combinar diapositivas prediseñadas y personalizadas. c) Incluir imágenes y tablas que refuercen, resuman y ejemplifiquen la información presentada en las diapositivas. d) Incluir efectos y aplicar correctamente la secuencia de las animaciones en las diapositivas. e) Incluir, por lo menos, tres tipos diferentes de transiciones. f) Realizar un video descriptivo cuya duración no rebase los cuatro minutos. g) Lograr que las animaciones tengan un avance automático y que las transiciones sean manuales; incluir solamente una transición automática. h) Incluir hipervínculos en el índice de la presentación; estos deben conducir a cada diapositiva. Asimismo, incluir un hipervínculo al final de la presentación, que se enlace con el documento de Word del producto integrador de la unidad 1. Redacten una diapositiva final donde expliquen, de forma breve, lo siguiente: a) ¿Cuáles fueron los comandos o herramientas de PowerPoint que manejaron con mayor dificultad al momento de hacer las diapositivas? b) ¿Qué comandos o herramientas de PowerPoint utilizaron con mayor frecuencia? c) ¿Qué comandos consideran de mayor utilidad al momento de hacer una presentación electrónica? Entreguen a su profesor el plan de diseño y la presentación final en formato .pptx.

Coevaluación Evalúa el desempeño de tus compañeros de equipo en los trabajos que se llevaron a cabo en la unidad subrayando la opción más adecuada. 1. ¿En qué medida tus compañeros mantuvieron una actitud de respeto hacia el intercambio de ideas y

puntos de vista? a) Siempre

b) Algunas veces

c) Nunca

2. ¿En qué medida tus compañeros trabajaron de forma activa y dinámica durante las actividades que realizaron?

a) Siempre

b) Algunas veces

c) Nunca

3. ¿En qué medida tus compañeros tuvieron una actitud propositiva y aportaron soluciones a los proble-

mas que surgieron en la organización de las tareas? a) Siempre b) Algunas veces

c) Nunca

4. Reúnete con tus compañeros de equipo y evalúen los trabajos que realizaron en esta unidad para que

reconozcan sus aciertos y errores y cómo pueden mejorar. 70

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Autoevaluación Demuestra el nivel de tu conocimiento mediante la siguiente guía de evaluación, utilizando la escala del 1 al 5, siendo 1 el valor más bajo y 5 el más alto. Corresponden a un nivel de:

Mis conocimientos en: 1

2

3

4

5

Elaborar el plan de diseño de una presentación electrónica. Editar textos en una diapositiva. Insertar diversos elementos en las diapositivas. Agregar fondos y usar temas en una diapositiva. Insertar transiciones y elegir la más adecuada con base en el contenido de la presentación. Realizar animaciones a partir de los distintos objetos de la diapositiva. Manejar los comandos de la vista de moderador. Identificar las funciones para reproducir una presentación electrónica. Manejar los métodos de exportación de una presentación electrónica.

Evaluación Completa las siguientes oraciones. 1.

son elementos que pueden insertarse en una diapositiva.

2. Las presentaciones electrónicas que se guardan con la extensión pueden ejecutarse en cualquier computadora sin necesidad de tener instalado el programa PowerPoint. permite ingresar, con un link insertado en la presentación, a un sitio web, 3. El desplazarse a otra diapositiva, crear un documento o vincularse a un correo electrónico. 4. En la pestaña de diapositiva y Formato de fondo. 5. El 6. Los 7. La 8. El comando

en el grupo Personalizar, se encuentran los comandos Tamaño

tiene la característica de utilizar colores sólidos, sin degradados. son plantillas configuradas, listas para usarse en la presentación. es una vista de la presentación un poco más rectangular. ejecutan la presentación desde la primera diapositiva.

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Unidad 3

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Hoja de cálculo electrónica Saberes específicos

¿Cómo lo aprenderás? • Definiendo hoja de cálculo electrónica. • Comparando el uso de la hoja de cálculo

Propósito de la unidad

Tu meta será: • Manipular datos numéricos y alfanuméricos calculándolos mediante fórmulas y funciones para su análisis y representación gráfica.

• • • •

Contenidos temáticos

¿Qué aprenderás? 3.1. Introducción a Excel. 3.2. Procesamiento y representación gráfica de la información en Excel.

• • •

Competencias genéricas y disciplinares

En general, te servirá para: 5. Desarrollar innovaciones y proponer soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. 8. Participar y colaborar de manera efectiva en equipos diversos. En particular, te servirá para: C-12. Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información.

• •

electrónica contra otros métodos de solución considerando el problema a resolver. Identificando los elementos del área de trabajo de la hoja de cálculo electrónica. Identificando las ventajas de las aplicaciones de la hoja de cálculo. Identificando los métodos para insertar datos, fórmulas y funciones. Elaborando libros en Excel. Capturando y formateando datos numéricos y alfanuméricos en una hoja de cálculo. Aplicando fórmulas y funciones a datos numéricos y alfanuméricos. Graficando información según las características solicitadas. Imprimiendo hojas de cálculo electrónicas y gráficas. Protegiendo hojas de cálculo electrónicas. Analizando la importancia de las hojas de cálculo electrónicas para presentar de forma sintética y clara información académica, personal y social. Asumiendo una actitud responsable ante el uso de la información que procesas y compartes en Excel.

¿Lo que lograrás? Como producto integrador de esta unidad realizarás, en equipo y de forma colaborativa, un libro de Excel donde registrarás y procesarás información estadística, que es requerida para el proyecto de investigación que presentarás como producto integrador del curso.

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Mi portafolio de evidencias Lograda Evidencia Sí

No

Lista y tabla de doble entrada (Encamina tus habilidades, página 82) Formato de tabla (Encamina tus habilidades, página 94) Administración de tablas (Subproducto procedimental 3.1, página 95) Relacionar columnas (Subproducto declarativo 3.1, página 95) Reflexión (Subproducto actitudinal-valoral 3.1, página 95) Hoja de gastos para pequeñas empresas (Encamina tus habilidades, página 101) Creación de gráficos (Encamina tus habilidades, página 114) Tablas y gráficos de la encuesta de profesores (Subproducto procedimental 3.2, página 115) Elegir la respuesta correcta (Subproducto declarativo 3.2, página 115) Reflexión (Subproducto actitudinal-valoral 3.2, página 115)

¿Qué tanto sé? ›

Responde con base en tus conocimientos previos.

1. ¿Qué es una hoja de cálculo electrónica?

2. ¿A qué se refiere el procesamiento de datos en Excel?

3. ¿Qué es una fórmula?

4. ¿Qué es una celda de Excel?

5. ¿Para qué sirven las filas y las columnas en Excel?

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3.1.

Introducción a Excel A desarrollar Al término de esta secuencia didáctica identificarás los conceptos básicos y las características de un libro de Excel, y administrarás sus hojas, filas, columnas y celdas. Asimismo, introducirás y darás formato a los datos que contienen estas celdas y configurarás hojas de cálculo para imprimirlas. Como subproductos elaborarás una actividad donde demostrarás el uso de los comandos que revisarás en esta secuencia, relacionarás columnas de conceptos y elaborarás una reflexión en torno a la importancia de Excel en la toma de decisiones y cómo influye la apariencia de los datos en la lectura e interpretación de la información. Las actividades que realizarás en esta secuencia didáctica te servirán para: 5.1. Seguir instrucciones y procedimientos de manera reflexiva en la búsqueda y adquisición de nuevos conocimientos. 5.2. Ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 5.6. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 8.1. Plantear problemas y ofrecer alternativas de solución al desarrollar proyectos en equipos de trabajo, y definir un curso de acción con pasos específicos.

De aquí en adelante En cualquier organización es necesario llevar una contabilidad para tener el control de los recursos materiales y humanos que hacen posible sus actividades. Dicha contabilidad se desarrolla en diversos periodos: cada semana, mes o año. El uso de programas como Excel, perteneciente a la conocida paquetería Microsoft Office, ha facilitado la tarea contable que se realiza en las organizaciones, incluso la de tu misma escuela.

Contesta las siguientes preguntas en equipo y discute las respuestas con tus compañeros.

• ¿Para qué sirve una hoja de cálculo electrónica? • ¿Qué funciones conoces de Excel? • Además de las tareas contables, ¿qué otro tipo de actividades se pueden realizar con

una hoja de cálculo electrónica? • ¿Qué relaciones existen entre las hojas de cálculo, los documentos de texto y las

presentaciones electrónicas? • ¿Qué tipo de problemas podrían existir al capturar datos que no tienen el formato

correcto en una hoja de cálculo? Al escribir el documento, en plenaria, un miembro del equipo comentará las ideas y reflexiones emitidas, y los demás equipos enriquecerán la exposición. 74

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Conceptos básicos de Excel

Glosario

Excel es una aplicación que forma parte de la suite Microsoft Office, por lo tanto, al igual que en PowerPoint y Word, el usuario puede procesar diversos tipos de datos usando algunos comandos vistos anteriormente; sin embargo, la particularidad de Excel es que permite realizar hojas de cálculo electrónicas, las cuales están contenidas en un libro.

libro. Denominación genérica del documento de Excel, el cual puede contener una o varias hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo contienen datos y fórmulas, estas últimas son instrucciones para procesar los datos. Excel genera información que puede ser resumida o visualizada de una forma más atractiva mediante el uso de gráficos. El diseño de Excel, así como la disposición de sus comandos, es parecido al de los otros programas de Office que ya has revisado. En la página anterior se mencionaba que las hojas de cálculo son útiles para llevar la contabilidad de las organizaciones, pero también sirven para desarrollar otras actividades como el control de gastos personales, el análisis de encuestas, los inventarios de un comercio o, simplemente, algún tipo de tabla. La versatilidad de Excel radica en su estructura, ya que sus hojas de cálculo están divididas en una cuadrícula que permite distribuir la información en filas y columnas, de manera que los datos se pueden agrupar en listas o tablas de doble entrada. Excel dispone de una gran cantidad de herramientas para procesar cualquier tipo y cantidad de datos (numéricos, alfanuméricos o lógicos) de forma sencilla. Al iniciar Excel aparece una pantalla de inicio en la que se pueden ver, del lado izquierdo, los libros usados recientemente.

Shutterstock/dennizn

En la parte central de la ventana se pueden crear nuevos documentos, lo cual se puede realizar de dos formas: seleccionar un libro en blanco o usar alguna de las plantillas que ofrece Excel. En la esquina superior derecha se aprecian los datos de la cuenta activa de Office.

Aunque cada programa de la suite Office se utiliza para diferentes tareas, los comandos y su disposición es similar, lo que facilita su manejo.

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¿Sabías que…? Con la herramienta Zoom se puede aumentar el tamaño de la hoja de cálculo hasta en 400% y se puede reducir hasta el 10% de su tamaño original. Este amplio margen se debe a que Excel se puede instalar en diversos dispositivos, por lo que su visualización puede ser muy variada.

Entorno de Excel Cuando se selecciona un libro, Excel muestra el entorno de trabajo. Desde aquí se tiene acceso a la Cinta de opciones, la pestaña Archivo, el Área de trabajo, la Barra de estado y las opciones de Zoom y Vistas. • Pestaña Archivo. Realiza las mismas funciones de manejo de archivos

que en Word y PowerPoint. • Cinta de opciones. Comprende todos los comandos que se pueden usar

en Excel. Se organizan en pestañas de acuerdo con su utilidad y, cada pestaña, contiene grupos de comandos, cuya denominación obedece al tipo de funciones que realizan. Quien ya ha usado Word y PowerPoint domina la mayoría de los comandos de Excel y deberá aprender los que desconoce para tener un mejor manejo del programa. • Área de trabajo. Se ubica justo debajo de la Cinta de opciones y se pueden identificar dos elementos, el Cuadro de nombres y la Barra de fórmulas. En esta última se puede introducir información en la celda que aparece seleccionada en la cuadrícula de Excel y la Barra de fórmulas justamente muestra el nombre de esta celda. Debajo de estos dos elementos se pueden ver las hojas del libro con las que se van a trabajar, las cuales ocupan la mayor parte del área de trabajo. En las hojas de cálculo se pueden visualizar los datos introducidos en el libro y el resultado de los procesos que se han solicitado a Excel. • Barra de estado. Se encuentra en la parte inferior izquierda de la pan-

talla; aquí se puede ver información importante respecto a los procesos realizados. La información que se muestra es muy variada y puede ser útil para comprobar valores o facilitar procedimientos. • Zoom. Se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de Excel y permite ampliar o reducir la visualización de las hojas de cálculo. • Área de vistas. Se encuentra en la parte inferior de la ventana, entre la Barra de estado y el Zoom. Permite elegir entre tres modos diferentes.

Ventana que muestra el entorno de trabajo de Excel. En la parte superior, de color anaranjado, se encuentra la pestaña Archivo; la Cinta de opciones se muestra de color azul; el Área de trabajo de color rojo; la Barra de estado de color negro; el Área de vistas de color verde; y el Zoom de color amarillo.

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La vista normal muestra las hojas de cálculo colocando de forma ininterrumpida las filas y las columnas; es el tipo de vista que se utiliza con mayor frecuencia.

¿Sabías que…? Una vez que Excel agota las letras del alfabeto para etiquetar columnas, empieza a combinarlas; por ejemplo, al llegar a la columna Z el programa inicia nuevamente a partir de la letra A, pero ahora agrega un segundo carácter, de manera que el nombre de la columna queda como AA, la siguiente AB, AC, AD… hasta llegar a AZ, donde repetirá el proceso de reinicio y combinación de las letras, pero actualizando los valores, en este caso sería BA, BB, BC… y así sucesivamente.

La vista diseño de página es útil cuando se desea imprimir la información del libro de Excel, ya que muestra la apariencia que tendrá el documento físico; asimismo, permite ver los márgenes y configurar los encabezados y pies de página. La vista previa salto de página es una combinación de las vistas normal y diseño de página, ya que muestra las filas y las columnas pero mantiene ocultas las celdas donde no hay datos; también coloca una marca de agua indicando el número de página donde está la información.

Elementos de un libro de Excel Las hojas de cálculo son el espacio de trabajo del usuario, en ellas se muestran los datos que van a ser procesados y también los resultados de los procedimientos realizados. La hoja de cálculo es la interfaz que mostrará la información al usuario. Las hojas de cálculo disponen de 16 384 columnas. Excel identifica cada columna por medio de encabezados que utilizan letras del abecedario, empezando en la columna A y terminando en la columna XFD. Excel realiza combinaciones sucesivas de las letras para lograr etiquetar todas las columnas de las hojas de cálculo.

Shutterstock/Alfonso de Tomas

Asimismo, estas hojas también contienen 1 048 576 filas, mismas que están etiquetadas por números, empezando por el 1 y terminando en 1 048 576. Este sistema de etiquetas es importante para Excel, ya que le permite configurar la hoja de cálculo como si fuera un cuadrante del plano cartesiano, donde se pueden ubicar posiciones específicas por medio de coordenadas que están dadas por las columnas y las filas.

La lectura de las filas se realiza de arriba hacia abajo, mientras que la de las columnas se hace de izquierda a derecha.

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¿Sabías que…? Se puede dar un nombre personalizado a una celda, independientemente del nombre y ubicación que asigna Excel. Para hacerlo, se selecciona la celda deseada y se cambia su nombre desde el Cuadro de nombre.

Las celdas son las posiciones específicas dentro de la hoja de cálculo, ya que se forman por la conjunción de filas y columnas; en ellas se procesan los datos y las instrucciones. Una hoja de cálculo puede contener hasta 17 179 869 184 celdas y cada celda puede contener hasta 32 767 caracteres, ya sean datos numéricos o alfanuméricos. Cada celda tiene un nombre y una ubicación dentro de la hoja de cálculo, los cuales están dados por los encabezados de las columnas y las filas. Por ejemplo, la celda que se encuentra en la intersección de la columna F con la fila 5 se llamará F5. El Cuadro de nombre muestra el nombre de la celda que está seleccionada en la hoja de cálculo. Con esta herramienta se puede llegar directamente a cualquier celda, solo basta con teclear el nombre de esta o dar clic en la lista despegable y el programa automáticamente mandará el cursor a la celda solicitada.

Barra de fórmulas Cuadro de nombre.

Permite administrar el contenido de las celdas. Desde esta barra se pueden introducir datos, fórmulas y funciones. Existen diferencias entre lo que se visualiza en la Barra de fórmulas y lo que aparece en las celdas de la hoja de cálculo. Mientras que en una celda se puede ver un texto editable, al que se le puede cambiar el tipo, tamaño y color de letra, en la Barra de fórmulas se verá el mismo contenido pero sin formato. Al procesar información en una hoja de cálculo se puede ver el resultado de la operación en una celda determinada y se puede consultar la fórmula empleada para dicho cálculo en la Barra de fórmulas. Por ejemplo, si se introduce una multiplicación, cinco por dos, en la Barra de fórmulas se puede visualizar (= 5 * 2) y en la hoja de cálculo, el resultado (10). La Barra de fórmulas se compone de dos elementos; en el primero hay tres comandos, uno para cancelar los cambios realizados en la celda, otro para aplicar los cambios al contenido de la celda, y uno más que manda llamar a un asistente para insertar funciones en la celda. El segundo elemento es un Cuadro de contenido, en el cual se pueden insertar datos, fórmulas o funciones que van a contener la celda indicada en el Cuadro de nombre.

Barra de fórmulas.

A practicar 1.

2. 3.

Identifica las pestañas, grupos y comandos de la Cinta de opciones de Excel y elabora un documento de Word que se titule Comandos conocidos. Crea una tabla con tres columnas, cuyos encabezados sean Comando, Descripción y Aplicaciones. En Comando coloca una captura de pantalla del mismo; en Descripción explica cómo funciona y en Aplicaciones indica en qué otros programas de Office también está disponible. Envía la tabla a tu profesor por correo electrónico para su evaluación.

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Introducir información en las celdas El procedimiento más importante en Excel es la introducción de información en las celdas de las hojas de cálculo. En una celda se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos. De forma predeterminada, las celdas con datos numéricos se alinean a la derecha, con la idea de que los dígitos queden agrupados por unidades. Las celdas que contienen datos alfanuméricos se alinean de forma predeterminada a la izquierda. Los datos alfanuméricos se componen de letras, símbolos, o una combinación de estos con números; por ejemplo, nombres de personas, direcciones o lugares, descripciones, conceptos, etc. Excel no puede realizar operaciones aritméticas con celdas que contienen estos datos. Si se incluye una celda de este tipo en una operación aritmética, se obtiene como resultado un mensaje de error. Los datos numéricos se componen solamente de números. Al introducir estos datos, Excel los identifica como cantidades, lo que permite realizar operaciones aritméticas utilizando los valores contenidos en celdas determinadas.

Ejemplos de los tipos de datos que se pueden introducir en Excel. En las celdas A4, A5 y A6 se encuentran datos numéricos, mientras que en las celdas A1, A2 y A3 hay datos alfanuméricos.

Métodos para introducir datos en una hoja de cálculo Para introducir información en una hoja de cálculo se puede dar clic directamente en la celda deseada o hacerlo desde el Cuadro de nombre. A su vez, se puede introducir información en las celdas desde la Barra de fórmulas de la hoja de cálculo o importando los datos desde otro documento. Para introducir datos a una celda desde la Barra de fórmulas o desde la hoja de cálculo, es necesario seleccionar la celda deseada. Después se teclean los datos y se podrá observar que tanto en la celda de la hoja de cálculo como en el Cuadro de contenidos de la Barra de fórmulas aparecen estos datos. Para asegurar o determinar que estos datos permanecerán en esa celda basta con presionar Enter, hacer clic en otro lugar o hacer clic en el comando Introducir de la Barra de fórmulas. Para cancelar algún cambio realizado, se debe presionar Esc o el comando Cancelar de la Barra de fórmulas. Finalmente, Excel proporciona herramientas que permiten importar datos que se encuentren en otros documentos a la hoja de cálculo que se está trabajando. Para hacerlo, dichos documentos deben cumplir con ciertos requisitos, para garantizar que el contenido se muestre correctamente en la hoja de cálculo electrónica. El comando Obtener datos externos se ubica en la pestaña Datos; al dar clic sobre este, se despliega una cinta con más comandos, se debe elegir Desde un archivo de texto. Activado este comando se muestra una ventana para explorar las unidades de almacenamiento de la PC, donde se puede buscar el documento para exportar la información. Excel solo puede codificar archivos con las extensiones .txt, .csv y .pnr.

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Al elegir el documento, Excel inicia automáticamente un Asistente para importar el texto. En este punto se deben proporcionar algunos datos que el programa necesita para saber cómo organizar la información dentro de las celdas.

Ajustar el tamaño de las filas y las columnas De manera predeterminada el ancho de las columnas de Excel es 10.38, que equivale a poco más de diez caracteres, mientras que las filas tienen una altura de quince puntos. En ocasiones estas medidas son insuficientes para mostrar todo el contenido de la celda. Esto puede representar un problema al momento de mostrar los datos alfanuméricos al usuario, porque se puede visualizar información incompleta o confundir la ubicación real del contenido de las celdas. Por otro lado, los datos numéricos que no se pueden mostrar de forma completa se ocultan totalmente, reemplazando los números por el símbolo #, con la intención de que el usuario se percate que debe ajustar el ancho de la columna. Se pueden ajustar las filas y las columnas de diferentes maneras. Una de ellas es colocando el cursor sobre sus etiquetas; dependiendo del espacio que se desee ajustar, se coloca el cursor al final de la etiqueta y, justo en la línea que la divide con otra, este cambiará de forma; se debe presionar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, desplazarlo hasta que la fila o columna tenga el tamaño deseado.

Herramientas del comando Formato.

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Otra forma de ajustar columnas y celdas es mediante el comando Formato, el cual se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Celdas. Al activar este comando se muestra una lista con varias opciones, donde el usuario puede elegir entre modificar manualmente el alto de las filas o el ancho de las columnas, o que Excel las ajuste automáticamente.

Determinar el ancho de las columnas y el alto de las filas permite al usuario ubicar con mayor facilidad ciertos rubros de información dentro de la hoja de cálculo.

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Selección de datos Excel permite seleccionar celdas, filas y columnas, lo que facilita el trabajo en las hojas de cálculo, pues evita que el usuario tenga que hacer modificaciones una a una. Estas selecciones pueden ser adyacentes, es decir, que se encuentran juntas entre sí, o pueden ser no adyacentes, lo que indica que existen celdas entre los elementos que no se desean seleccionar. Para eliminar cualquier selección se debe hacer clic con el botón izquierdo del ratón en alguna celda que se encuentre fuera de la misma.

Selección de celdas, filas y columnas adyacentes Se pueden realizar selecciones adyacentes de celdas usando el ratón. Para hacerlo, se da clic sobre la celda donde se desea iniciar la selección y, sin soltar el botón, se desplaza el cursor hasta la última celda que se desea seleccionar; las celdas seleccionadas cambiarán de color, excepto la primera de ellas, que indica el inicio de la selección. Para seleccionar filas o columnas adyacentes se debe dar clic con el botón izquierdo del ratón sobre la etiqueta de la fila o columna donde iniciará la selección y, sin soltarlo, se debe deslizar sobre las etiquetas hasta seleccionar todas las filas o columnas deseadas; al soltar el botón del ratón la selección estará lista.

Selección de celdas, filas y columnas no adyacentes Para seleccionar celdas, filas o columnas que no son adyacentes, se utiliza la misma técnica que se empleó para selecciones adyacentes, pero con el apoyo del teclado. Para hacerlo se selecciona de forma normal el primer conjunto de celdas, filas o columnas; antes de realizar la segunda selección, se debe presionar la tecla Ctrl y, sin soltarla, se realiza la selección del segundo conjunto con el cursor; al terminar, se dejan de presionar el botón del ratón y la tecla Ctrl. Para seleccionar más conjuntos, se vuelve a presionar la tecla Ctrl y se repite el procedimiento tantas veces como sea necesario para completar toda la selección.

Cortar, copiar y pegar celdas, filas y columnas La manipulación de los datos por medio de los comandos del grupo Portapapeles es una actividad común en prácticamente todos los programas de la suite Microsoft Office. Primero se seleccionan las celdas, filas o columnas que se quieren manipular, se elige alguno de los comandos de este grupo, ya sea Copiar o Cortar, se selecciona la celda donde se desea que inicie el pegado de los datos y se utiliza el comando Pegar para insertar la información. El comando Pegar en Excel ofrece más alternativas en relación con Word y PowerPoint. Las opciones de pegado se agrupan en tres categorías: Pegar, Pegar valores y Otras opciones de pegado.

Opciones del comando Pegar.

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A practicar Introduce y maneja datos en una hoja de cálculo de Excel. 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Crea un libro de Excel en blanco. Utiliza los siguientes datos como encabezados y distribúyelos de las celdas A3 a I3 (A3:I3): Nombre, Apellidos, Domicilio, Teléfono, Correo electrónico, Tipo de contacto, Fecha de nacimiento, Edad y Celular. Llena estos rubros con los datos de quince contactos. Para la columna F (Tipo de contacto) elige uno de los siguientes valores: Personal, Laboral o Educativo. Ajusta el ancho de las columnas para que la información de cada celda se visualice totalmente. Intercambia el contenido de las columnas A y B, de forma que en la A queden los apellidos de tus contactos y en la B sus nombres. Mueve los datos de la columna F a la H, de manera que el tipo de contacto quede después de la columna de la edad. Recorre la columna con los datos del celular de forma que quede después de la que tiene los teléfonos de tus contactos. En la celda A1 coloca el título Agenda de contactos. Guarda la agenda y envíala por correo electrónico a tu profesor para su evaluación.

Encamina tus habilidades

1.

Reúnete en equipo y elaboren tres tablas de doble entrada para determinar la matrícula de calidad de su escuela en un grupo de primer año, uno de segundo y uno de tercero. Para hacerlo, inserten los siguientes datos: • En los encabezados de las filas escriban los nombres de las asig-

naturas que se imparten en cada grado. • En los encabezados de las columnas escriban el nombre o el nú-

mero que identifica al grupo que investigaron. • En otro documento de Excel elaboren una lista que incluya el

nombre o número del grupo, la asignatura, el nombre del profesor y una columna adicional llamada Competencias docentes, donde colocarán las respuestas del profesor, las cuales pueden ser Acreditado, Certificado o Sin acreditar. Insignia

Investiga tres técnicas que faciliten la captura de datos. Describe cómo usar cada una, su utilidad y la fuente donde obtuviste la información. Entrega un informe con los resultados de la investigación para obtener esta insignia.

2.

Completen las tablas con las respuestas de cada profesor, guarden sus documentos y elaboren un informe sobre las dificultades que tuvieron para conseguir y organizar los datos.

3.

Entreguen los tres documentos a su profesor para que los evalúe y concluyan con otros equipos cuál es la matrícula de calidad de su escuela de acuerdo con su investigación.

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Formatear datos La captura de datos solo es el primer paso para preparar una hoja de cálculo. La claridad y la distribución de la información es clave para que el usuario comprenda lo que visualiza en pantalla. Algunos comandos permiten cambiar la apariencia del contenido de las celdas, con el objetivo de que la información que se muestra sea clara y fácil de interpretar. Estas son algunas recomendaciones para elaborar hojas de cálculo precisas y eficientes:

Grupo Fuente.

• Colocar al inicio un título que indique qué tipo de información contie-

ne la hoja de cálculo. • Identificar con un tipo de letra diferente los encabezados de las listas o

de las tablas de doble entrada. • Usar colores que faciliten la lectura, se puede jugar con los contrastes

de las celdas: fondo oscuro y fuente clara o fondo claro y fuente oscura. • Utilizar un tamaño de fuente fácil de leer. • Colocar en una misma área los datos del mismo tipo. • Establecer un área para datos y un área para resultados.

En Excel se puede dar formato tanto a los datos de las celdas como a las celdas mismas. Este programa organiza los comandos de formato en los grupos Fuente, Alineación, Número y Estilos.

Fuente Para cambiar el formato de la fuente de una o varias celdas, previamente se seleccionan y se ejecutan determinados comandos. Por ejemplo, Relleno cambia el color de fondo de las celdas seleccionadas. Se puede utilizar el color que se muestra en la parte inferior del comando o elegir otro haciendo clic sobre el pequeño triangulo negro de la derecha. Para quitar el color de relleno de las celdas, se selecciona la opción Sin relleno. El comando Bordes permite trazar líneas sobre las celdas seleccionadas y ofrece una gran variedad de combinaciones. Para ejecutarlo, se debe presionar el triángulo negro que se encuentra a la derecha del comando y elegir el tipo de borde deseado para la selección. Este comando es importante porque permite convertir las celdas en tablas. También se puede cambiar el color, el estilo y el grosor de las líneas. Si se desea tener un mayor control sobre los bordes, se selecciona la opción Más bordes. La ventana Formato de celda permite hacer ajustes a los bordes establecidos.

Alineación Los comandos de este grupo permiten alinear el contenido de las celdas en relación con la propia celda. Por ejemplo, si se aplica el comando Alineación a la derecha, el contenido de la celda se alineará hacia este costado; si se selecciona un rango de varias celdas y se aplica el mismo comando, cada una de las celdas alineará su propio contenido a la derecha. Excel permite alinear de forma horizontal y vertical. Los comandos para alinear de forma horizontal son Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Los comandos para alinear de forma vertical son Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y Alinear en la parte inferior.

Opciones del comando Bordes. La opción Todos los bordes puede convertir rápidamente una selección de celdas en una tabla.

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¿Sabías que…? Las líneas divisorias que se muestran en las hojas de cálculo solo son una referencia visual para el usuario, ya que estas no se imprimen en los documentos, a menos que se utilice el comando Bordes.

Los comandos Aumentar sangría y Disminuir sangría permiten alejar o acercar el contenido de la celda del borde izquierdo; funciona de forma similar a como se utiliza en Word, solo que en el procesador de textos la sangría actúa sobre los párrafos, mientras que en la hoja de cálculo lo hace sobre las celdas. Con el comando Orientación se puede colocar el contenido de una celda en posición diagonal o vertical. Es útil cuando se requieren columnas estrechas y las etiquetas de las listas son muy amplias. Al inclinar el contenido de las etiquetas se puede reducir el ancho de las columnas y al mismo tiempo ver la etiqueta de la lista. Al dar clic sobre este comando se despliega una lista con varias opciones para elegir el tipo de orientación que se desea para la celda. Si ninguna de las opciones es conveniente, se puede elegir Formato de alineación de celdas y se abrirá la ventana Formato de celdas, donde se pueden realizar todos los ajustes requeridos. El comando Combinar y centrar realiza dos acciones: primero combina las celdas seleccionadas y las trata como si fueran una sola; después, centra el texto de la celda. Este comando dispone de otras variantes, las cuales se pueden ver al hacer clic sobre el triángulo negro que se encuentra a la derecha. Las opciones que ofrece este comando son Combinar y centrar, Combinar horizontalmente, Combinar celdas y Separar celdas. El comando Combinar y centrar se debe usar con precaución, porque solo conservará los datos de la celda superior izquierda. Los datos que contengan las otras celdas seleccionadas se perderán. El comando Ajustar texto permite visualizar el contenido de una celda que contiene muchos datos. Para lograrlo, Excel crea renglones dentro de la celda y modifica automáticamente la altura de la fila, dejando intacto el ancho de la columna.

Ventana Formato de celda. Desde aquí se pueden manipular con mayor facilidad los bordes, su estilo de línea y su color.

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Número Este grupo contiene comandos que permiten visualizar datos numéricos en un formato que facilite su comprensión e interpretación. La etiqueta que acompaña a los numéros permite leer correctamente las cantidades. Es importante mencionar que las celdas numéricas no deben contener ningún tipo de etiqueta, solo los datos numéricos; de lo contrario, Excel considerará el contenido de la celda como alfanumérico y, por lo tanto, no se podrán realizar operaciones aritméticas. La etiqueta es colocada de forma virtual por Excel para que el usuario la interprete correctamente. Pero el programa no necesita de la etiqueta, ya que para efectos de procesamiento solo requiere los datos numéricos. El comando Formato de número permite elegir cómo se van a visualizar las cantidades que se encuentran en las celdas seleccionadas. Los formatos disponibles son General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha larga, Fecha corta, Hora, Porcentaje, Fracción, (notación) Científica y Texto. Al aplicar algún formato de número diferente al formato general, en la hoja de cálculo se puede ver que el contenido de las celdas cambia de apariencia, sin embargo, el contenido real de la celda no se ve modificado. Existe una excepción con las celdas que tienen formato de porcentaje: en estas, Excel sí cambiará su contenido; por ejemplo, si la celda contiene un 5 y a este se le da formato de porcentaje, el programa primero multiplica el número por cien (porcentaje) y luego le agrega la etiqueta de %, de manera que la cantidad cambiaría su valor a 500%.

Opciones del comando Formato de número.

Se puede acceder directamente a algunos formatos del grupo Número, como Moneda, Porcentaje y Millares, solo se seleccionan las celdas correspondientes y se aplica el comando con el formato deseado. Los comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales le indican a Excel cuántos decimales se pueden visualizar en la hoja de cálculo. Aunque aumente o disminuya la cantidad de decimales que se pueden ver, la celda conserva el número sin cambios, solo se modifica su apariencia. En ocasiones, es posible que ninguno de los formatos disponibles en Excel se adapte a las necesidades del usuario; en esas circunstancias, se puede recurrir a la opción Formato personalizado. Por ejemplo, si se dispone de una columna o fila de datos que hacen referencia al peso de algún producto en kilogramos, al no tener un formato para representar datos con esta unidad de medida, es probable que solo se muestre el número en formato general o tal vez se agregue una etiqueta al número, convirtiendo el contenido a un dato alfanumérico. Para personalizar un formato se activa el comando Formato de número y luego se elige Más formatos de números. 85

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Luego se despliega la ventana Formato de celda y, dentro de la pestaña Número, en el recuadro Categorías, se debe seleccionar la Opción personalizada. Del lado derecho de la ventana, se puede elegir el tipo de formato que más se parezca al que se desea utilizar. Debajo del título Tipo se mostrará el formato, el cual se puede modificar a conveniencia del usuario, pero respetando las siguientes reglas: • El Símbolo 0 se usa para denotar cualquier dígito del 0 al 9 que contenga

la celda. Por ejemplo, si se aplica el formato 00.00 a una celda que contiene un 8, lo mostrará como 08.00; es decir, el formato completa con ceros los espacios donde no hay datos en la celda. Si la celda está vacía mostrará 00.00. • El Símbolo # también se usa para denotar los dígitos del 0 al 9, pero estos no se mostrarán si no es necesario. Un ejemplo de formato personalizado es #0.00; si la celda contiene un 8, se mostrará como 8.00, y si la celda está vacía se mostrará 0.00. • Si se desea usar una etiqueta de texto como kg, años, cm, km, entre otros, se puede colocar la etiqueta entre comillas. Personalizado #00.0 Entrada

Salida

Entrada

Salida

345

345.0

345

345.0 años

8

8.0

8

8.0 años

35

35.0

35

35.0 años

Personalizado #0.0 “°C”

Ejemplos de formatos personalizados de cantidades.

Personalizado #0 “años“

Personalizado (###) -##-#-##-##

Entrada

Salida

Entrada

Salida

345

345.0 °C

6949521551

(694)-95-2-15-51

8

8.0 °C

6691183540

(669)-11-8-35-40

35

35.0 °C

6672345676

(667)-23-4-56-76

Estilos Excel proporciona estilos predefinidos o condicionados que se pueden aplicar a las celdas, a las listas o a las tablas de doble entrada. El grupo Estilos contiene tres comandos: Estilos de celdas, Dar formato como tablas y Formato condicional. El comando Estilos de celdas permite elegir alguno de los formatos predefinidos para las celdas seleccionadas. Al aplicar algún estilo se deben seleccionar previamente las celdas, hacer clic sobre el comando y se mostrará una ventana que incluye diferentes estilos, los cuales se organizan en las siguientes categorías: Bueno, malo y neutral; Datos y modelo; Títulos y encabezados; Estilos de celda temáticos y Formatos de número. Cuando se coloca el cursor sobre alguno de los estilos, se mostrará el nombre de cada uno, para que se puedan identificar rápidamente. El comando Dar formato como tabla permite elegir varios diseños disponibles. Al activarlo, aparece una lista con los nombres de cada diseño. 86

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Al dar formato de tabla a un rango determinado de celdas, Excel activa una pestaña llamada Diseño, que corresponde a las herramientas de tabla. Más adelante revisaremos los comandos de esta pestaña. Por lo pronto, vale decir que cuando se crea una tabla, se debe desactivar la Casilla de verificación del botón Filtro, que se encuentra en el grupo de comandos Opciones de estilo de tabla o dirigirse a la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, dar clic en Ordenar y filtrar y posteriormente desactivar filtro.

A practicar 1. Crea un nuevo documento de Excel. Coloca el título Formatos de número en la celda A3, céntralo entre las celdas A y L, aplica un estilo de celda Énfasis 2, cambia el tamaño de letra a 18 y aplica el estilo Negritas al texto. 2. Introduce los títulos Formatos personalizados en A18 y Formatos de fecha y hora en A33, y aplica el mismo formato del paso anterior para ambos. 3. En la fila 5, a partir de la columna A, introduce las siguientes etiquetas: General, Moneda, Contabilidad, Fracción, Científica, Millares, 3 decimales, Sin decimales, Porcentaje y Texto, ajusta el tamaño de la celda si es necesario. 4. Introduce diez datos numéricos en las celdas A6 hasta la celda A15 (A6:A15), por lo menos cuatro deben incluir tres decimales, dos deben ser números negativos, dos deben ser mayores que 10 000 y dos deben ser menores que 999. 5. Copia los datos del paso anterior a las celdas B6:L15. 6. En la fila 20 a partir de la columna A, introduce las siguientes etiquetas: General, Cantidad expresada en kg, Cantidad expresada en años, Cantidad expresada en °C, 6 dígitos, Número de aula, Número telefónico. 7. En las celdas A21:G30 introduce datos numéricos. Puedes usar los mismos que creaste en los pasos 5 y 6. 8. En la fila 35, a partir de la columna A, introduce las siguientes etiquetas: General, Fecha corta 1, Fecha corta 2, Fecha corta 3, Formato fecha larga 1, Formato fecha larga 2, Formato fecha larga 3 y Formato de hora. 9. En las celdas A36:A45 introduce diez fechas con el formato dd/mm/aaaa y cópialas en B36:H45. 10. Aplica el estilo Medio claro 2 a las tablas creadas (A5:L15, A20:G30 y A35:H45), y desactiva el botón Filtro de cada una. 11. Ajusta el ancho de las columnas a tamaño 11 desde la A hasta la J y ajusta el texto de las etiquetas de las tablas para que se pueda ver el contenido de las mismas. 12. Aplica a cada columna el formato que se especifica en la etiqueta o encabezado de cada tabla. 13. Ajusta automáticamente el ancho de las columnas cuyo contenido no se muestra por falta de espacio. 14. Aplica alineación Centrar y Alinear en medio a las etiquetas de las tablas, y los estilos Cursiva y Negritas a los datos que contengan. 15. Guarda el libro y coloca tu nombre completo en las propiedades del documento. Entrégalo a tu profesor para su evaluación. 87

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Formato condicional El usuario puede determinar el formato que tendrá cada celda en las hojas de cálculo; sin embargo, en ocasiones existen datos dentro de una tabla que deben resaltar del resto, por lo tanto, deben tener un formato diferente de acuerdo con algún criterio establecido. El comando Formato condicional permite que una celda tenga un formato determinado cuando cumple con alguna regla previamente definida. Se pueden aplicar varias reglas a una misma celda. Por ejemplo, se puede determinar que una celda tenga un formato cuando su valor es mayor que un número determinado, otro formato si tiene un valor específico y otro formato más si tiene un valor menor que un número dado. El comando Formato condicional ofrece varias configuraciones que están organizadas en cinco categorías: • Resaltar reglas de celdas: En esta categoría se pueden establecer reglas Ventana que muestra las opciones de reglas que se pueden establecer a los datos de las celdas.

que le darán un formato específico a la celdas de acuerdo con su contenido; se pueden elegir los siguientes formatos para las cantidades de las celdas: Mayor que, Menor que, Igual a, Valores dentro de un rango, Si tiene un texto específico, Si hay datos duplicados o Si es alguna fecha. Reglas superiores e inferiores: Se aplica un formato determinado a las celdas cuando sus valores están dentro del rango especificado en la regla. Se puede elegir entre varios formatos predefinidos, como los siguientes: 10 superiores, 10% de los valores superiores, 10 inferiores, 10% de los valores inferiores, Por encima del promedio y Por debajo del promedio. Barras de datos: Esta categoría agrega una barra de color en el fondo de la celda, donde el valor más alto del rango ocupa el 100% del fondo y las celdas restantes lo hacen en proporción a este valor. Se puede elegir entre Rellenos degradados o Rellenos sólidos, así como diversos colores a elegir. Escalas de color: Esta categoría establece un patrón de colores para las celdas. Es útil para identificar rápidamente si los datos se encuentran ordenados de forma ascendente o descendente. Ayuda a detectar los elementos que están fuera de orden gracias al patrón de colores. Conjuntos de iconos: Esta categoría permite agregar iconos dentro de las celdas, mismos que se activan cuando la condición se cumple. Existen varios conjuntos de iconos y se activan de acuerdo con los criterios definidos por los operadores lógicos (>, < o =). Las reglas vienen predefinidas.

Administrar reglas Se pueden aplicar varias reglas a las celdas y personalizarlas modificando sus parámetros. Excel contiene tres comandos para hacerlo: Nueva regla, Borrar regla y Administrar reglas. Ventana que muestra las opciones de reglas con valores superiores o inferiores.

Si bien las reglas proporcionadas por Excel se adaptan a muchas situaciones, no siempre podrán cumplir las necesidades del usuario, de allí la importancia de estos comandos. El comando Nueva regla activa la ventana Nueva regla de formato. Se puede elegir el tipo de regla en la parte superior de la ventana y en la parte inferior se pueden editar los parámetros del tipo de regla seleccionada.

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El comando Borrar reglas permite eliminar las reglas que se aplican sobre el rango de celdas seleccionadas o elimina directamente todas las reglas que se aplican sobre la hoja de cálculo. El comando Administrar reglas activa una ventana que muestra las reglas que se aplican sobre las celdas seleccionadas. En esta ventana hay tres botones: Nueva regla, Editar regla y Eliminar regla. El botón Nueva regla se explicó previamente. El botón Editar regla permite realizar esta acción sobre los parámetros del tipo de regla, y el botón Eliminar regla, borra la regla seleccionada en la lista.

A practicar 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Crea un libro en blanco. En A3 introduce el título Formato condicional, aplica el estilo de celda Encabezado y céntralo entre las columnas A y H. En la fila 5, a partir de la columna A, introduce las siguientes etiquetas: Sin formato condicional, Es menor que 50, Es mayor que 200, Entre 70 y 100, Duplicar valores, Los 3 superiores, Los 4 inferiores, Por debajo del promedio. Aplica a las etiquetas el estilo de celda Énfasis 2. Introduce en el rango A6:A20 los siguientes datos: 45, 79, 360, 720, 210, 190, 360, 12, 900, 378, 125, 99, 187, 133 y 63. Aplica el estilo de celda Énfasis 2 a este rango. Copia solo los datos de A6:A20 al rango B6:H20 y coloca todos los bordes de las celdas del rango A5:H20. Aplica formato condicional resaltando las celdas según sea el caso de cada encabezado. En la fila 23, a partir de la columna B, introduce las siguientes etiquetas: Barras de datos, Escalas de color, 3 semáforos, Sin marco, 3 banderas, 5 partes. Aplica el estilo de celda Énfasis 2. Copia solo los datos del rango B6:B20 a B24:B38 y aplica a las columnas el formato condicional que se indica en el encabezado de ambas tablas. Realiza un informe donde interpretes la información que resalta en cada una de las columnas. Envía el documento de Excel y el informe por correo electrónico a tu profesor para su evaluación.

Ventana que muestra la opción Reglas de barras de datos, del comando Formato condicional.

Configurar hojas para impresión Es probable que se dé formato a las hojas de cálculo en función de cómo se visualizan en pantalla; sin embargo, en diversas ocasiones, es necesario imprimirlas y, al hacerlo, también se requieren algunos ajustes para que su visualización sea adecuada en este soporte. Excel dispone de la pestaña Diseño de página, la cual contiene varios grupos de comandos que permiten ajustar los datos de la hoja de cálculo para su impresión. Dichos grupos son los siguientes: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

Ventana que muestra la opción Conjuntos de iconos, del comando Formato condicional.

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¿Sabías que…? Si no hay una impresora en el centro de cómputo de tu escuela, puedes imprimir un libro de Excel a manera de documento en PDF. Para hacerlo elige la opción Microsoft Print to PDF.

Temas Este grupo funciona de forma parecida a como lo hace en Word. Al elegir un tema también se eligen fuentes, estilos de celdas, estilos de tablas y efectos que se aplicarán a las hojas de cálculo. En este grupo hay cuatro comandos: Temas permite elegir alguna de las combinaciones predeterminadas; Colores cambia las combinaciones de estos que utiliza el tema; Fuentes permite elegir las propias que utilizará el tema; y Efectos aplica estos sobre los objetos, como imágenes y formas que se encuentran en la hoja de cálculo.

Configurar página Este grupo proporciona comandos para definir las características del medio de impresión de la hoja de cálculo. Los comandos Márgenes, Orientación y Tamaño ya se han visto en otros programas de Office como Word y PowerPoint. El comando Área de impresión permite definir el rango de celdas de la hoja de cálculo que se va a considerar al momento de la impresión. Cuando se establece un área de impresión, todos los datos que se encuentren fuera de esta no se imprimirán. Para activar esta modalidad, se selecciona el rango de celdas y se da clic en el mencionado comando, luego se elige la opción Establecer área de impresión. Para eliminar el área de impresión se activa la opción Borrar área de impresión. El comando Saltos contiene tres opciones: • La opción Insertar salto agrega un salto de página en la parte superior iz-

Insignia

Investiga cómo funcionan y para qué sirven los comandos del grupo Ajustar área de impresión. Entrega un informe con los resultados de la investigación para obtener esta insignia.

quierda de la selección realizada. Se puede identificar la ubicación del salto de página por medio de una línea que se muestra con un grosor diferente al resto de las celdas. • La opción Quitar salto de página elimina los saltos de página agregados y solo selecciona el rango de celdas que comprenda los saltos que se desean eliminar. • La opción Restablecer todos los saltos de página elimina todos los saltos de página agregados y solo conserva aquellos que Excel crea automáticamente. El comando Imprimir títulos permite que los encabezados de las listas se muestren en todas las paginas de impresión. Al activarlo, se abre la ventana Configurar página, luego se coloca el cursor en la pestaña Hoja y en la sección Repetir títulos se elige el rango de filas y/o columnas que se desea que se repitan en cada página.

Opciones de la hoja Los comandos de este grupo permiten activar o desactivar las líneas de división o los encabezados de las filas y columnas. La casilla Ver activa o desactiva la opción de visualización en pantalla y la casilla de verificación Imprimir activa o desactiva la visualización en las impresiones. 90

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Shutterstock/Suphaksorn Thongwongboot

A practicar Practica los comandos para configurar el diseño de las páginas de una hoja de cálculo. 1. Abre la actividad Formato condicional que realizaste en la sección anterior de A practicar. 2. Aplica el tema Berlín y el conjunto de colores Violeta a la hoja de cálculo. 3. En Configurar página, define tamaño Carta, orientación Horizontal y márgenes de 1.5 cm por lado. 4. Establece un salto de página al inicio de la segunda tabla. 5. Ajusta el ancho de las columnas para que el contenido de las tablas se mantenga dentro de la página. 6. Utiliza el comando Imprimir títulos, en el apartado del mismo nombre elige la opción Repetir filas en extremo superior, y selecciona aquellas que incluyan el título Formato condicional y la fila en blanco que se encuentra debajo de ella. 7. Verifica los cambios usando la vista Diseño de página. 8. Imprime el documento en PDF. 9. En el grupo Opciones de la hoja, activa las casillas Imprimir de las líneas de división y De los encabezados. 10. En Imprimir títulos, elimina la información que agregaste en el paso 6. 11. Selecciona la segunda tabla y establécela como área de impresión. Posteriormente, imprime el documento en PDF. 12. Elabora un informe en Word donde identifiques cuáles son los procedimientos más complicados y cuáles los más sencillos de realizar. Entrega el informe y las impresiones en PDF a tu profesor para que evalúe tu trabajo.

El uso de fórmulas en las hojas de cálculo electrónicas ha sustituido el trabajo contable manual, el cual implicaba el uso de calculadoras.

Encamina tus habilidades

1. 2. 3.

4. 5. 6.

En equipo, retomen la actividad de la página 82 para dar formato al contenido de la hoja, elijan tema, colores, estilos de celda y formatos de tabla. Ajusten el título y denle estilo de encabezado. Apliquen reglas de formato condicional a la tabla para identificar a los profesores certificados, acreditados y sin acreditar. Configuren la página del libro de matrícula de calidad en tamaño Oficio (Legal), orientación Horizontal y márgenes de 0.5 cm por lado. En el caso del libro con respuestas, no cambien la configuración de página, solo den formato a las celdas. Si las listas abarcan más de una página, impriman los títulos que se requieran y luego los documentos en PDF. Elaboren un documento donde comparen los libros, expliquen cómo estaban al inicio de la actividad y cómo quedaron después de formatear los datos. Entreguen a su profesor el informe, los documentos de Excel y la impresión en PDF para su evaluación. 91

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Administrar libros de Excel La administracion de libros de Excel incluye la creación, modificación y eliminación de hojas de cálculo, celdas, filas y columnas. En los documentos siempre es necesario contar con estas herramientas, para que los libros de Excel se puedan adaptar a las diferentes necesidades de los usuarios.

Celdas Este grupo se encuentra en la pestaña Inicio y proporciona diversos elementos para administrar documentos de Excel. Los comandos Insertar y Eliminar contienen cuatro herramientas que se usan de forma similar pero con efectos contrarios. Cuando se activa alguno de estos comandos, se muestra una lista de opciones para insertar o eliminar celdas, filas, columnas y hojas. Siempre se debe seleccionar previamente el rango de celdas que se desea administrar antes de aplicar algún comando. Estas son las herramientas de los comandos Insertar y Eliminar. Al aplicar Insertar o eliminar celdas, Excel solicita al usuario que indique en qué dirección deben desplazarse las celdas, ya sea para agregar espacios, en el caso de insertar, o para cubrir aquellos que dejan las celdas cuando se eliminan. Si se activa Insertar filas, todas aquellas que se encuentran a partir de la selección se recorrerán hacia abajo para dar espacio a las filas insertadas. Si se eliminan, las filas por debajo de la selección se desplazarán hacia arriba. Al aplicar Insertar columnas, todas las que estaban a partir de la selección se recorrerán hacia la derecha para dar espacio a las nuevas columnas. Cuando se eliminan, las columnas existentes se desplazan a la izquierda para cubrir los espacios de las columnas borradas. Si se activa Insertar hojas, estas se agregan de inmediato al lado derecho de la hoja activa. Cuando se elimina una hoja, Excel manda un mensaje de confirmacion antes de realizar esta acción, solo para verificar que no se borre información importante de forma accidental. El comando Formato tiene cuatro secciones que permiten controlar el tamaño de las celdas, la visibilidad de los datos, la organización y la protección de las hojas de cálculo. La opción Ocultar filas y columnas también esconde las etiquetas de las filas y las columnas. Para mostrar todo de nuevo se selecciona el rango de celdas que incluya las filas o las columnas escondidas y se activa la herramienta Mostrar filas o columnas.

Opciones del comando Formato.

Para Ocultar una hoja se activa la herramienta correspondiente. Un libro debe tener por lo menos una hoja visible, por lo que Excel no permitirá aplicar este comando si el libro en cuestión solo tiene una hoja. Para Mostrar una hoja oculta se activa la herramienta correspondiente y se mostrará una ventana con las hojas ocultas, donde se puede elegir la que se desee mostrar.

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La herramienta Protección prohíbe llevar a cabo cambios no autorizados en los libros de Excel. Esta herramienta previene que los usuarios modifiquen información importante para el funcionamiento de la hoja de cálculo.

Rellenar y Series La captura de datos es una actividad indispensable en Excel, ya que sin estos no se puede realizar ningún tipo de procesamiento. La cantidad de datos o la fatiga o monotonía del usuario durante el proceso de captura pueden provocar errores de omisión, duplicado o cambio de valores. Excel proporciona las herramientas Rellenar y Series para facilitar la captura de algunos datos. Rellenar implica insertar los datos de una muestra en un rango de celdas, es decir, equivale a copiar los mismos valores una y otra vez. Por otro lado, las series son progresiones numéricas que se pueden aplicar a fechas, números o etiquetas numeradas. Una serie numérica de Excel asume incrementos de uno en uno, a menos que se indique lo contrario. El primer valor de la selección determina el punto de inicio y se convierte en el valor de muestra, el resto de la serie se llenará con la progresión numérica. Si se desean incrementos que no sean de uno en uno, se debe especificar en los primeros dos valores de la lista; la distancia numérica entre el primer valor y el segundo determina los incrementos de la serie.

Controlador de relleno Es una herramienta disponible para cualquier selección realizada en la hoja de cálculo. Para activarla se da clic en la esquina inferior derecha de la selección; dicha esquina puede identificarse porque es diferente de las otras tres. Para utilizar esta herramienta, primero se definen los valores de muestra, colocándolos en las celdas donde iniciarán, no importa si se trata de un relleno o una serie de datos. Así, se seleccionan los datos de muestra, luego se da clic sobre el controlador de relleno (el cuadro de la esquina inferior derecha de la selección) y, sin soltar el botón del ratón, se desliza el cursor de forma vertical u horizontal, dependiendo de si se desea rellenar columnas o filas. Excel llenará automáticamente las celdas vacías de la selección, ya sea con una serie o con un relleno, dependiendo del tipo de dato que se proporcionó en la muestra.

Opciones de relleno Sin embargo Excel no siempre toma la decisión adecuada, por lo que una vez que completa el autorrelleno, activa un comando con opciones de relleno que se encuentra justo a la derecha del controlador; con este se podrán realizar los ajustes necesarios. La opción Copiar celdas equivale a rellenar las celdas con los mismos datos de la muestra. La opción Serie de relleno crea una serie numérica tomando en cuenta los datos de la muestra. Si solo se proporciona un dato de muestra, los incrementos serán de uno en uno; si los datos de muestra son dos o más, calculará los incrementos y los aplicará para completar la serie. 93

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Shutterstock/Sielan

La opción Rellenar formatos solo toma en cuenta el formato que tiene el dato de muestra y lo aplica para las celdas de la selección, no crea series ni rellenos de datos. La opción Rellenar sin formato completa la serie o el relleno de datos sin copiar el formato de muestra en estos.

El comando Autorrelleno de Excel ofrece mayores posibilidades para copiar y pegar datos en las celdas que los conocidos comandos de Office, Ctrl + C y Ctrl + V.

A practicar 1. 2.

3.

4.

5.

Crea un libro con tres hojas y titúlalas de la siguiente manera: Rellenar, Series numéricas y Series cronológicas. Haz lo siguiente en la hoja Rellenar: a) De A1 a E1 escribe como encabezados de lista los títulos Ejemplo de rellenar 1 hasta Ejemplo de rellenar 5. b) De A2 a E2 escribe Masculino, 4 piezas, Local 2, 3 480 y 5 600. En la celda E3 coloca 5 610. c) Da estilo de tabla al rango A2:E21 y rellena la tabla con los datos de muestra que insertaste en el inciso anterior. Haz lo siguiente en la hoja Series numéricas: a) De A1 a G1 escribe como encabezados de lista los títulos De 1 en 1, De 10 en 10, De 4 en 4, Decremento de 1 en 1, Decremento de 5 en 5, Etiqueta 1 y Etiqueta 2. b) De A2 a E2 escribe cualquier número que sirva de muestra para iniciar las series. En F2 escribe 3 200 carros y en G2 Sucursal 1. Da estilo de tabla al rango A2:G21. c) Completa los datos de la tabla creando series según los criterios establecidos en los encabezados de la lista. Haz lo siguiente en la hoja Series cronológicas: a) De A1 a E1 escribe como encabezados de lista los títulos Días de la semana, Meses del año, Fechas con incremento de un día, Fechas con incremento de un mes, Meses con incrementos de 2 meses. b) De A2 a E2 escribe un dato que sirva de muestra para cumplir con el criterio de los encabezados de la lista. c) Da estilo de tabla al rango A2:E21 y completa los datos de la tabla creando series según los criterios de los encabezados de la lista. Guarda y entrega el libro a tu profesor para su evaluación.

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Subproductos Subproducto procedimental 1. Abre el libro de Excel Subproductoprocedimental3.1.xlsx que se ubica en tu disco de recursos o descárgalo del enlace 3.1 de bachilleratoenred.com.mx/enlaces/LCIIUAS2016. 2. En la hoja de cálculo Indicaciones encontrarás instrucciones para realizar este subproducto, síguelas y realiza lo que se te pide. 3. Guarda el documento con el título Subproducto3.1 + tu nombre. 4. Entrega los archivos a tu profesor para que los evalúe.

Subproducto declarativo

Relaciona los conceptos con sus definiciones.

1. Es un documento que se compone de una o varias hojas de cálculo, donde se colocan datos e instrucciones para procesarlos. 2. Contiene comandos que permiten visualizar datos numéricos en un formato que facilite su comprensión e interpretación. 3. Proporciona comandos que permiten administrar los libros de Excel. 4. Permite administrar el contenido de las celdas. Desde aquí también se pueden introducir datos, fórmulas o funciones dentro de las celdas. 5. Contiene todos los comandos que se pueden usar en Excel. Se organizan en pestañas, de acuerdo con su utilidad y, a su vez, cada pestaña se organiza en grupos. 6. Permite definir qué rango de celdas de la hoja de cálculo se va a considerar al momento de imprimir. 7. Permite que una celda tenga un formato determinado cuando cumple con alguna regla previamente definida.

(

) Grupo Celdas

(

) Área de impresión

(

) Barra de fórmulas

(

) Formato condicional

(

) Libro de Excel

(

) Cinta de opciones

(

) Grupo Número

Subproducto actitudinal-valoral

Redacta una reflexión en torno a las siguientes preguntas.

1. ¿Consideras que una herramienta como Excel puede influir en las decisiones que se toman para administrar un negocio? ¿Por qué? 2. ¿La apariencia de la información que contiene una hoja de cálculo influye en su lectura e interpretación? ¿Por qué?

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3.2.

Procesamiento y representación gráfica de la información A desarrollar Al término de esta secuencia didáctica utilizarás los comandos de Excel para ordenar, filtrar, procesar y graficar datos, estableciendo un formato que permita la lectura clara y la interpretación de las hojas de cálculo. Asimismo, utilizarás las tecnologías de la información y la comunicación para organizar y editar datos, con el objetivo de producir materiales gráficos. Como subproductos realizarás, de manera colaborativa, el procesamiento de datos y la elaboración de gráficos a partir de una encuesta; de forma individual, elegirás las respuestas correctas para comprobar lo que aprendiste y reflexionarás acerca de la utilidad de los conocimientos adquiridos en esta secuencia. 5.1. Seguir instrucciones y procedimientos de manera reflexiva en la búsqueda y adquisición de nuevos conocimientos. 5.2. Ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 5.6. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 8.1. Plantear problemas y ofrecer alternativas de solución al desarrollar proyectos en equipos de trabajo, y definir un curso de acción con pasos específicos.

De aquí en adelante Las grandes organizaciones, como las dependencias gubernamentales y los bancos, disponen de enormes bases de datos. Si fueras un empleado de alguna de estas, ¿cómo distribuirías los datos para encontrar rápidamente la información que se te solicita? En los bancos, donde se realizan miles de transacciones a diario, el uso de Excel es fundamental para agilizar las operaciones; si estas se realizaran de forma análoga o manual, sería imposible cubrir la demanda financiera de usuarios y empresas. Organícense en dos equipos y realicen lo siguiente; un equipo lo hará solo con el apoyo de su lápiz y libreta, mientras que el otro utilizará una calculadora científica.

Resuelvan las siguientes operaciones: 10 + 5 * 2 = 5 * 2 + 10 =

› 1. 2.

10 * 5 / 2 + 10 = 10 + 10 * 5 / 2 =

8 + 9 + 10 / 3 = (5 + 2) + 3 * 2 2 (6 / 2) =

Diseñen una fórmula para resolver los siguientes problemas: Un profesor necesita sacar la calificación promedio de cada uno de sus estudiantes, después de haber realizado tres exámenes parciales. Un centro comercial ofrece 20% de descuento en todos sus productos y permite que sus tarjetahabientes compren a doce meses sin intereses.

Comparen sus resultados y discutan las diferencias entre ambos métodos de resolución. 96

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Ordenar y filtrar Ordenar y filtrar son herramientas que permiten organizar los datos y seleccionar su contenido, de manera que solo se muestre la información que el usuario solicita. Para facilitar su ejecución, es necesario aplicar un formato de tabla a la lista de datos.

Glosario

El comando Ordenar y filtrar se encuentra en el grupo Modificar y dispone de un menú donde se pueden elegir varias opciones para ordenar o filtrar listas. Con este comando se pueden manejar registros para definir criterios que se aplicarán a los datos, sin importar si estos están organizados en tablas o rangos de celdas. En ese sentido, se debe ser muy preciso al seleccionar los rangos, ya que se podrían aplicar criterios a datos que no corresponden.

criterios. Reglas o normas que permiten modelar la información de acuerdo con las necesidades del texto o del usuario.

Ordenar tablas Las tablas en forma de lista se componen de campos y registros. Los primeros son los encabezados de la tabla, mientras que los segundos son las filas de datos. Los campos de las tablas se pueden ordenar de forma ascendente o descendente y este orden se puede aplicar a campos con textos, números o fechas y horas. El comando Ordenar y filtrar proporciona tres opciones para ordenar listas: si se trata de datos con texto, existen las opciones Ordenar de la A a la Z y Ordenar de la Z a la A; si se trata de campos con datos numéricos, entonces el usuario dispone de Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor; y si se trata de campos que contienen fechas, se encuentran las opciones Ordenar de la más antigua a la más reciente y Ordenar de la más reciente a la más antigua.

Shutterstock/dimitris_k

Finalmente, se encuentra la opción Orden personalizado, la cual se activa independientemente del tipo de información que contengan las listas. Para ordenar una lista que tiene formato de tabla se debe seleccionar cualquier celda que se encuentre en la columna, luego se activa el comando Ordenar y filtrar y se elige la opción de acuerdo con el tipo de datos, ya sean textos, números o fechas.

Los comandos que permiten ordenar información hacen que Excel también sea una eficaz herramienta para elaborar bases de datos.

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La opción Orden personalizado activa la ventana Ordenar, desde la cual se pueden personalizar los criterios que se aplicarán a la tabla. En esta ventana se define el campo, el tipo de valores a ordenar y el criterio de orden que se utilizará. Dispone de seis botones, los cuales son los siguientes: Agregar nivel, Eliminar nivel, Copiar nivel, Bajar nivel, Subir nivel y Opciones. Con estos botones también se pueden aumentar criterios, de forma que es posible ordenar tablas usando más de un campo. Por ejemplo, se puede ordenar una lista de alumnos por nombre y por equipo, es decir, se puede ordenar usando uno de estos dos criterios. Cabe recalcar que se debe selecciona, en este caso, la columna de nombre y la columna del equipo, ya que si se ordena individualmente, se moverán los datos y no corresponderán con la informacion original.

Filtrar datos Ventana que muestra los controles de filtro.

El comando Ordenar y filtrar proporciona tres herramientas de filtrado: Filtrar, Borrar filtro y Volver a aplicar. La herramienta Filtrar activa o desactiva los controladores de filtro, con los cuales se determinan los criterios de filtrado que se van aplicar en la tabla. Para aplicar filtros se recomienda que la lista tenga estilo de tabla, ya que si tiene formato de rango y existen filas que no tienen información, estas pueden quedar fuera del filtro. Los procedimientos de filtrado que se explican a continuación se refieren a listas con formato de tabla.

Controladores de filtro Se ubican en los encabezados de la lista, tienen forma de botón con una flecha. Para aplicar un filtro a un campo se debe activar el controlador del encabezado. Excel coloca una marca en los controladores de los campos que tienen aplicado un filtro o que se les ha aplicado algun criterio para ordenar la lista.

Sabías que…? La composición de las tablas en campos y registros es ideal para elaborar formularios, ya que los campos pueden corresponder a las preguntas y las respuestas se pueden insertar en las filas para formar registros.

La primera sección de controladores contiene las mismas herramientas para ordenar listas que se revisaron en el apartado Ordenar tablas. En la segunda sección del controlador se encuentran las herramientas de filtrado. La opción Borrar filtro elimina cualquier filtro que se encuentre aplicado al campo seleccionado. Los filtros de otros campos no se ven afectados. Las siguientes opciones cambian de acuerdo con el tipo de contenido del campo. Por lo tanto, aparecerán las herramientas Filtro de número, Filtro de fecha o Filtro de texto, según corresponda. Cada una de estas opciones contiene sus propios criterios de filtrado. Se pueden filtrar datos directamente desde la lista que se muestra en la parte inferior de las Opciones de filtrado; así, se activan las casillas de los valores que se desean visualizar y se desactivan los que se desean ocultar. Insignia

Investiga cómo ordenar y filtrar una lista que no tiene formato de tabla y, con los resultados obtenidos, elabora una tabla comparativa. Entrega un informe de esta investigación para obtener esta insignia.

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Relaciónalo con…

A practicar 1. 2. 3.

4. 5.

Crea un nuevo libro de Excel a partir de la plantilla Informe de ventas. Conserva la hoja Datos de origen y elimina las demás. Aplica un estilo de tabla al rango A1:F278. Realiza cinco copias de la hoja Datos de origen y denomínalas por incisos: a, b, c, d y e. Aplica los siguientes criterios de acuerdo con el inciso de la hoja correspondiente: a) Ordena Por clientes en forma descendente. b) Ordena Por clientes de forma ascendente y Por productos de forma descendente. c) Ordena Por clientes de forma ascendente y por Trimestre 1 de mayor a menor. d) Filtra la lista usando el criterio Trimestre 2 . 0. e) Filtra la lista usando los criterios Producto 5 Mezcla Filo, Trimestre 4 . 0 y Trimestre 4 , 500. Guarda la actividad como Ordenaryfiltrar1tu_nombre y elabora un informe acerca de las diferencias entre ordenar y filtrar y qué ventajas tiene el dominio de estas herramientas. Entrega el informe y el libro de Excel a tu profesor para su evaluación.

Se pueden identificar constantes y variables en fórmulas que se usan comúnmente en matemáticas. Por ejemplo, la fórmula para calcular el área del círculo es P 3 r 2, donde r es una variable, ya que su valor cambia de acuerdo con la medida del radio del círculo, en tanto que P es una constante porque su valor siempre es 3.1416… En el caso del área del triángulo, (b 3 h) / 2, existen dos variables, b y h, las cuales se modifican de acuerdo con las medidas de la base y de la altura de la figura; y solo hay una constante, 2, valor que nunca cambia.

Fórmulas Los datos solo son útiles cuando son procesados, ya que la información resultante permite tomar decisiones, por lo tanto, el procesamiento de datos es fundamental en una hoja de cálculo. Las fórmulas son una de las principales herramientas que Excel utiliza para procesar información y son idénticas a las que se usan en matemáticas, ya que son ecuaciones o reglas que relacionan valores o cantidades, pero que en la hoja de cálculo se colocan dentro de celdas para manipular los datos numéricos y alfanuméricos. Las fórmulas están compuestas por operadores aritméticos y lógicos, variables, constantes y funciones. Los operadores determinan la forma en la que los datos de la fórmula se relacionan entre sí. Los operadores aritméticos o algoritmos permiten ejecutar operaciones matemáticas básicas. Para construir fórmulas, Excel dispone de seis: suma (1), resta (2), multiplicación (*), división (/), porcentaje (%) y exponenciación (^). Los operadores lógicos permiten realizar comparaciones entre datos. El resultado de una comparación solo puede ser verdadero o falso. Existen seis operadores lógicos en Excel: igual (5), mayor que (.), mayor o igual que (.5), menor que (,), menor o igual que (,5) y distinto de (,.). Las variables son datos que determinan el resultado del cálculo, ya que su valor puede cambiar durante el procesamiento de la información. Una fórmula debe incluir variables para obtener resultados diferentes. Una variable puede ser el nombre de una celda o un rango de las mismas. Las constantes son valores que no se calculan y que no cambian dentro de la fórmula. 99

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Shutterstock/Zimiri

Prioridades matemáticas Aunque la resolución de operaciones aritméticas se realiza de izquierda a derecha, cuando se trata de fórmulas en Excel la estrategia cambia. El programa resuelve las operaciones de las fórmulas en el siguiente orden: primero todas las operaciones de porcentaje, despues todas las de exponenciación, luego todas las multiplicaciones y divisiones y, por último, realiza todas las sumas y restas. A este orden de resolución se le conoce como prioridades matemáticas. Excel emplea los paréntesis para alterar las prioridades matemáticas. Cuando se necesita resolver una operación aritmética de menor rango, como por ejemplo una suma, los datos y operadores aritméticos deben colocarse dentro de un paréntesis; de esta manera, Excel dará prioridad a la resolución de esta operación aritmética, aun cuando haya operaciones de mayor rango como multiplicaciones o porcentajes.

Aunque la resolución de fórmulas en Excel es diferente de la resolución manual, en ambos contextos se aplican las mismas prioridades matemáticas, es decir, primero se resuelven aquellas operaciones que aparecen entre paréntesis.

Elaboración de fórmulas básicas en Excel Para elaborar una fórmula en Excel se selecciona la celda, se introduce el símbolo igual (5), con el cual se indicará al programa que no se trata de un dato, y luego se redacta la fórmula empezando por una variable o una constante. Se utilizan operadores aritméticos o lógicos para relacionar los datos y, cuando la fórmula esté completa, se debe presionar la tecla Enter. En la hoja de cálculo se mostrará el resultado de la fórmula y en el cuadro de contenido aparecerá la fórmula que se acaba de introducir.

A practicar Practica las técnicas para realizar fórmulas en Excel. 1. 2. 3. 4. 5.

Crea un nuevo libro e introduce, en el rango de celdas A2:A7, las fórmulas que se solicitaron en la sección De aquí en adelante, la cual aparece al inicio de esta secuencia. Introduce las fórmulas 85.90, 33,40, 25.525, 30,520, 40550, 80,.40 en el rango de celdas B2:B7. Introduce y comprueba en las celdas C2:C4 que las fórmulas son adecuadas. Haz las correcciones necesarias. Elabora un informe donde expliques paso a paso cómo Excel resolvió cada una de las fórmulas que introdujiste en las celdas, de acuerdo con las prioridades matemáticas. Entrega el documento de Excel y el informe a tu profesor para su evaluación.

Insignia

Investiga qué otros operadores se pueden utilizar en las fórmulas de Excel. Registra tus resultados en una tabla que contenga tres columnas; en la primera escribirás los operadores, en la segunda su descripción y en la tercera un par de ejemplos de cómo utilizarlos en determinadas fórmulas. Entrega esta tabla para su evaluación y así podrás obtener esta insignia. 100

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Encamina tus habilidades

1.

2.

De forma individual realiza lo siguiente con la plantilla Hoja de gastos para pequeñas empresas, la cual se encuentra en la hoja Tendencias anuales: • Elimina el gráfico y las filas 15 y 16. Coloca en el rango B15:F15 una fórmula que sume los valores de sus respectivas columnas. Realiza lo mismo con G3:G14, pero ahora suma los valores de cada fila. • Coloca en el rango B16:F16 una fórmula que promedie los valores de sus respectivas columnas. Realiza lo mismo con H3:H14, pero ahora promedia los valores de cada fila. • Coloca en B17:F17 una fórmula que compare el valor de la columna en la fila 3 para saber si es igual que el contenido de la fila 14. • Aplica el estilo de tabla al rango A2:F14 y ordena de forma descendente el campo Gasto 1. Aplica a este último un filtro que muestre todos aquellos valores mayores que 500. Guarda el documento de Excel y elabora un informe donde expliques en cuánto tiempo realizaste todas las fórmulas y con qué problemas te enfrentaste al momento de elaborarlas. Entrega ambos archivos para su evaluación.

Referencias El uso de variables permite que una fórmula tenga resultados diferentes. En Excel, las variables siempre harán referencia a celdas o rangos, por lo que las fórmulas deben reemplazar los valores numéricos y emplear, en su lugar, el nombre de la celda o del rango que contiene el valor que se desea usar en la fórmula. En la imagen se puede ver que en la celda A4 hay una fórmula basada en variables; de esta manera, cada vez que algún dato del rango A1:A3 cambie, la fórmula debe escribirse de nuevo para obtener el resultado correcto. Asimismo, en la celda A9 se puede ver la misma fórmula pero esta vez con constantes. La ventaja de esta situación es que, si cambia algún dato del rango A6:A8, el resultado de la fórmula se ajusta automáticamente, ya que Excel hace referencia al contenido de las celdas. El uso de referencias también facilita la captura de fórmulas, las cuales se pueden copiar y pegar. También se pueden emplear los comandos del Portapapeles o el Controlador de relleno para facilitar esta acción. Por otro lado, para simplificar el copiado y relleno de fórmulas, Excel dispone de referencias relativas, referencias absolutas y referencias mixtas. Cada una tiene un uso específico; en el presente apartado solo se abordarán las primeras dos.

Ejemplo de una fórmula con variables (A4) y otra con constantes (A9).

Referencias relativas Son referencias que se actualizan cuando la fórmula se copia a un lugar diferente. Se pueden identificar porque su nombre está compuesto por los nombres de la columna y la fila. Cuando una fórmula se copia a otra celda, Excel ajusta todas las referencias relativas que se incluyen en la fórmula. Primero determina cuántas filas y columnas se movió de su posición original y, posteriormente, aplica estos ajustes a las referencias relativas incluidas en esta. 101

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Si la fórmula se mueve a la izquierda, las columnas de las referencias relativas disminuyen su valor; en cambio, si se mueve a la derecha, aumentan. Si la fórmula se mueve hacia arriba, las filas de las referencias relativas disminuyen su valor; por el contrario, si se mueve hacia abajo, aumentan. Ejemplo del uso de referencias relativas. La fórmula de la celda A4 se copió a B4. Como la fórmula se movió una columna a la derecha, todas las columnas de las referencias relativas deben ajustarse en la misma dirección, de manera que A1, A2 y A3 cambian por B1, B2 y B3. Las filas permanecen sin cambios porque la fórmula no se movió de fila.

Referencias absolutas Son variables de posición fija, esto significa que, aunque la fórmula se mueva de lugar, esta referencia no cambiará. Existen dos formas de crear una referencia absoluta dentro de una fórmula. Primero, se pueden colocar anclas a las referencias relativas; por ejemplo, si se tiene la fórmula A5 1 B5 1 H25 en una celda, pero se desea que la referencia a H25 no cambie sin importar a qué lugar del libro se copie la fórmula, se deben colocar anclas, de manera que la fórmula quedaría como A5 1 B5 1 $H$25, donde el signo $ sería el ancla. El otro método consiste en cambiar el nombre de H25 por uno personalizado. Para hacerlo, es necesario colocarse en H25 y, utilizando el cuadro de nombre, cambiar el de dicha celda. Se sugiere utilizar un nombre representativo del valor de la celda, para que sea recordado fácilmente. Por ejemplo, si se cambia el nombre a Paridad, la fórmula quedaría así: A5 1 B5 1 Paridad.

A practicar Elabora fórmulas con referencias absolutas y relativas. 1. 2.

3.

Observa la imagen de abajo y, en una hoja de cálculo de Excel, cópiala. Completa los valores de la tabla. Para ello, elabora una fórmula con referencias absolutas y relativas para calcular el Precio de venta 1 y el Precio de venta 2. La fórmula es Precio_unitario 1 (Precio_ unitario * Margen_de_utilidad). También calcula el Valor de inventario, el cual requiere la fórmula Precio_unitario * Existencia. Entrega la hoja de cálculo a tu profesor para su evaluación.

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A practicar 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Crea un libro de Excel a partir de la plantilla Lista de compras y borra el contenido del rango F5:F45. Cambia el título de la celda F4 por el de Importe con descuento e inserta una fila después de la 2. En A3 coloca el dato Descuento y en B3 introduce 20%. Después, cambia el nombre de la celda B3 por Descuento, para convertirla en referencia absoluta. El campo Importe con descuento se calcula de la siguiente forma: (Cantidad * Precio) 2 (Cantidad * Precio * Descuento). Cantidad y Precio son referencias relativas y Descuento es una referencia absoluta. Coloca en F6 la fórmula 5 (D6 * E6) 2 (D6 * E6 * descuento). Como la lista tiene estilo de tabla, la fórmula se copia automáticamente en toda la columna. Prueba las fórmulas insertando datos en los campos Cantidad y Precio y corrige los estilos de número que así lo requieran. Guarda el documento y entrégalo a tu profesor para su evaluación.

Insignia

Investiga en qué consisten las referencias mixtas y cómo se pueden utilizar en las hojas de cálculo de Excel. Con los resultados de tu investigación, redacta un informe y entrégalo para su evaluación, así podrás obtener esta insignia.

Encamina tus habilidades

1.

2. 3.

4. 5.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resuelvan el siguiente problema de manera colaborativa: una tienda de pinturas de importación necesita calcular el precio de venta sugerido de sus productos y el valor de venta que tiene cada producto en su inventario. La empresa tiene un inventario que incluye treinta productos diferentes, cuyos datos están organizados en una tabla que contiene los siguientes datos: código del producto, descripción del producto, existencia y precio de compra en dólares. Elabora la tabla en Excel que incluya los mismos datos y agrega dos campos para calcular el precio de venta sugerido en pesos y el valor del producto en el inventario. Para el precio de venta necesitaráss una celda para calcular la utilidad que la empresa desea aplicar a todos sus productos. Para convertir los precios a sus equivalentes en pesos necesitas otra celda que contenga la paridad del peso-dólar. Cuando terminen, guarden el documento y elaboren un informe en el que expliquen cómo resolvieron los problemas que tuvieron para elaborar la tabla. Entreguen los dos documentos a su profesor para que los evalúen.

Funciones Son procedimientos predefinidos que facilitan el procesamiento de los datos. Son útiles para resolver problemas complejos o para procesar de forma sencilla una gran cantidad de información en una misma fórmula, ya sean datos numéricos, lógicos o alfanuméricos. Excel tiene una amplia galería de funciones que se organizan en categorías según su utilidad. 103

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Sintaxis de las funciones Las funciones de Excel son muy variadas y requieren diferentes tipos de datos. Una función puede solicitar valores, referencias, rangos, nombres y/o criterios que deben cumplirse. Todos estos tipos de datos comparten una sintaxis común, es decir, disponen de ciertas reglas para su redacción. La sintaxis general de las funciones es la siguiente: Nombre-de-la-función(argumento1,argumento 2…) Nombre de la función. Es el nombre de la función que se desea utilizar, se debe escribir de forma exacta. Paréntesis. Al final del nombre de la función, se abre un paréntesis que debe contener los argumentos de esta. Argumentos. Son los valores, rangos, referencias o criterios que una función necesita para procesar los datos. Pueden ser obligatorios u opcionales.

Métodos de introducción de funciones Para la redacción de las funciones, Excel proporciona diferentes niveles de ayuda, dependiendo de la experiencia que se tenga en su manejo. Las funciones se pueden introducir manualmente desde los comandos que se encuentran en la Barra de fórmulas, sin ningún tipo de asistencia por parte del programa, o por medio del Asistente de funciones. Este asistente también permite establecer los argumentos de cada función. El comando Insertar función se encuentra en la Barra de fórmulas, dentro del grupo Biblioteca de funciones. Al activarlo se abre la ventana del mismo nombre, en la cual se puede buscar y elegir la función deseada. Una vez seleccionada, se da clic en el botón Aceptar y se mostrará la ventana Argumentos de función, en la cual se pueden elegir y determinar los argumentos que la función requiere.

Ventana Insertar función.

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Ventana Argumentos de función.

En la sección superior de la ventana se encuentra el nombre de la función elegida y muestra cuadros de texto donde se deben escribir los argumentos que necesita. Cuando se selecciona alguno de estos cuadros de texto, en la sección intermedia de la ventana se muestra una explicación del tipo de argumento que se debe proporcionar. Muestra también el resultado que se obtiene al aplicar los argumentos que se han introducido a la función y una descripción de esta. En la sección inferior de la ventana también se puede ver el resultado previo de la función que se ha introducido y se puede acceder a la ayuda de Excel dando clic en el hipervínculo correspondiente, en el cual se encuentra una explicación detallada de la utilidad de dicha función, de su sintaxis y algunos ejemplos de cómo utilizarla. Una vez introducidos todos los argumentos, se debe presionar el botón Aceptar.

Insertar funciones desde la Barra de fórmulas Se pueden introducir funciones directamente desde la Barra de fórmulas, siempre y cuando se respete la sintaxis de la función. Al redactar una fórmula, se escribe el nombre de la función y sus argumentos. En la Barra de fórmulas también hay un asistente básico. Mientras el usuario escribe el nombre de la función, debajo del cuadro de texto se muestra una lista con las funciones que coinciden con lo que está escribiendo. Si se desea usar alguna función de la lista, se da clic sobre esta y el asistente básico indicará qué argumento se debe escribir en la sintaxis de la función.

Biblioteca de funciones

Asistente básico para insertar funciones.

Este grupo se encuentra en la pestaña Fórmulas y muestra una galería de funciones que está organizada por categorías. Cuando se sabe a qué categoría pertenece la función requerida, esta se activa y se localiza en la lista; después se abre la ventana Argumentos de función. 105

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Grupo de comandos Biblioteca de funciones.

Uso de funciones Las funciones se agrupan en Funciones básicas, Funciones matemáticas, Funciones de fecha, Funciones de texto, Funciones de búsqueda y referencia, y Funciones lógicas.

Funciones básicas Las funciones que se muestran en la tabla de abajo comparten la misma sintaxis, esto quiere decir que un mismo conjunto de argumentos puede arrojar resultados diferentes dependiendo de la función elegida. Para comprobar las fórmulas de dicha tabla, es necesario recurrir a los Valores de Ejemplo que aparecen en la tabla de la izquierda. Los argumentos que se pueden emplear en este grupo de funciones son Valores, Nombres, Referencias y Rangos. Valores. Son argumentos que incluyen directamente un valor numérico, es decir, son constantes dentro de los argumentos de la función. Valores de comprobación para los ejemplos de la tabla Funciones matemáticas que comparten la sintaxis.

Nombres. Son referencias absolutas, pueden ser nombres de celdas o tablas que el usuario ha definido previamente con el cuadro de nombres. La función busca la ubicación del nombre y usa el valor del contenido para resolverla. Funciones matemáticas que comparten la sintaxis Nombre_de_la_Función(Argumento_1,[Argumento2,…])

Los argumentos de estas funciones son rangos, celdas y/o valores. Estas funciones requieren por lo menos un argumento, en caso de requerir más se deben separar por comas. Función SUMA

Regresa como resultado la suma de los valores contenidos en los argumentos.

Función PROMEDIO

Regresa como resultado el promedio de los valores contenidos en los argumentos.

Función PRODUCTO

Regresa como resultado el producto de los valores contenidos en los argumentos.

Función MAX

Regresa como resultado el valor más alto de los argumentos.

Función MIN

Regresa como resultado el valor más bajo de los argumentos.

Función CONTAR

Cuenta las celdas que contienen datos numéricos, los argumentos de la función son rangos donde se realiza la búsqueda.

Función MEDIANA

Regresa como resultado el valor central de la lista de valores proporcionados en los argumentos.

Función MODA.UNO

Regresa como resultado el valor que se repite con mayor frecuencia en los valores contenidos en los argumentos. Ejemplos

Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

5 PROMEDIO(J1:J6)

3.4

5 MIN(J2:J6,L2:L6)

260

5 SUMA(J2:J6, L2:L6)

5 SUMA(K1:K6, 100)

240

5 MEDIANA(J2:J6)

4

5 MAX(J2:L6)

5 PRODUCTO(J2:J6)

240

5 MODA.UNO(J2:L6)

20

5 CONTAR(J6:L8)

5 MAX(K2:L6, J5, 60)

60

5 CONTAR(J2:L8)

15

5 MODA.UNO(K2:K6)

Resultado esperado 268 50 3 20

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Referencias. Pueden ser absolutas, relativas o mixtas. La función busca el valor en la referencia y lo usa para realizar los cálculos. Rangos. Utiliza los valores de todas las celdas que se encuentran en un área específica. Para crear un rango se deben definir la celda inicial y la celda final, por lo tanto, no es necesario capturar todas las celdas que el rango comprenda.

Funciones matemáticas Las funciones que se muestran en la tabla de abajo permiten realizar algunos procedimientos matemáticos comunes, como obtener el valor de pi, elevar un número a la x potencia, calcular la raíz cuadrada de una cantidad o convertir un número arábigo en uno romano. Para comprobar las fórmulas de dicha tabla, es necesario recurrir a los Valores de Ejemplo que aparecen en la tabla de la derecha.

Valores de comprobación para los ejemplos de la tabla Funciones matemáticas.

Funciones de fecha y hora Estas funciones permiten administrar y manipular celdas que contienen información en formato de fecha y hora. Dichas funciones permiten obtener y usar datos del reloj y del calendario actuales configurados por el sistema. Asimismo, con estas funciones se puede saber la cantidad de días que han pasado entre una fecha y otra, y expresar una fecha determinada en forma de número. Esta información puede ser útil para obtener rendimientos o analizar diversos aspectos crediticios. Funciones matemáticas Función

Descripción

Sintaxis

Función PI

Regresa como resultado el valor pi con precisión de quince dígitos, no requiere argumentos.

PI ( )

Función POTENCIA

Eleva el valor del argumento 1 a la potencia indicada en el argumento 2.

POTENCIA (valor, exponente)

Función RAÍZ Función NÚMERO ROMANO

Obtiene la raíz cuadrada del argumento 1.

RAÍZ (valor)

Convierte en número romano un valor positivo proporcionado por el argumento 1.

NÚMERO.ROMANO (valor, [estilo])

Ejemplos Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

5 PI ( )

3.141593

5 PI ( )

3.141592654

5 PI ( )

3.141592654

5 POTENCIA (J2, 3)

64

5 POTENCIA (L2, 3)

23375

5 POTENCIA (6, 4)

1296

5 RAÍZ (J2)

2

5 RAÍZ (K2)

4.472135955

5 RAÍZ (80)

8.94427191

5 NÚMERO.ROMANO (J5)

III

5 NÚMERO.ROMANO (K5)

LV

5 NÚMERO.ROMANO (L2)

#¡VALOR!

107

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A practicar 1. 2.

3.

4.

5.

Valores de comprobación para los ejemplos de la tabla Funciones de fecha y hora.

Abre la plantilla Informe de ventas semanal y agrega tres hojas al libro de Excel. Copia el rango A1:L12 a las hojas 1 y 2. Realiza las siguientes modificaciones a la hoja 1: a) Aplica un estilo de tabla al rango B5:L12 y ajusta el ancho de las columnas a 12. b) Cambia el formato de las celdas, de moneda Euro a Pesos. c) Habilita la fila de totales activando la casilla de verificación Fila de totales, ubicada en el grupo Opciones de estilo de tabla. d) Activa la función Suma en las columnas de la fila de totales. e) En la celda M6 inserta una función que sume los valores de las columnas de la fila 6; observa y registra lo que sucede. Realiza las siguientes modificaciones a la hoja 2: a) Introduce los textos Suma, Promedio, Producto, Max, Min, Moda.uno y Mediana en las celdas del rango B14:B20. b) Por medio del comando Insertar función, introduce en las celdas del rango C14:C20 una fórmula que calcule la función que se solicita en la columna B. Utiliza como argumento el rango C6:C12. c) Rellena el rango D14:L20 usando como valor de muestra el rango C14:C20. Realiza las siguientes modificaciones a la hoja 3: a) Introduce los textos Radio, Perímetro y Área en las celdas A1, B1 y C1. b) Completa una serie númerica en el rango A2:A70, usando como valores de muestra los números 3 y 5. c) Calcula el perímetro y el área de los círculos cuyo radio se indica en el rango A2:A70. La fórmula para calcular el área es 5 p (radio)2, y para calcular el perímetro es la siguiente: 5 (2p) (radio). d) Utiliza las funciones y el Controlador de relleno para agilizar la creación de fórmulas. También puedes darle formato de tabla, si consideras que esto agilizaría más la captura de estas. Elabora un informe en Word sobre los procedimientos más complicados y los más sencillos de realizar; entrégalo junto con el documento de Excel a tu profesor para su evaluación.

En la tabla de la siguiente página se muestran algunas funciones de fecha y hora, los argumentos que necesitan y cuál debe ser su sintaxis para obtener los resultados esperados. Los Valores de Ejemplo que aparecen debajo de dicha tabla permiten comprobar las fórmulas de fecha y hora.

Funciones de texto

Valores de comprobación para los ejemplos de la tabla Funciones de texto.

Estas funciones permiten manipular datos alfanuméricos. Algunas de las acciones que se pueden realizar con este tipo de datos son las siguientes: unir en una sola celda varios textos independientes, obtener una sección determinada de un texto o convertir un dato alfanumérico en numérico y viceversa.

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Funciones de fecha y hora Función

Descripción

Sintaxis

Función AHORA

Muestra como resultado la fecha y hora actual de la computadora. No requiere argumentos.

AHORA ( )

Función HOY

Muestra como resultado la fecha actual del sistema. No requiere argumentos.

HOY ( )

Función DÍAS

Muestra la cantidad de días entre dos fechas proporcionadas en los argumentos.

Función DÍASEM

Con la fecha proporcionada en el argumento, determina el día de la semana y lo expresa en forma de número.

DÍAS (fecha inicial, fecha final) DÍASEM (fecha, [tipo])

Ejemplos Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

5 AHORA ( )

21/10/2016 15:55

5 DIASEM (J2)

2

5 HOY ( )

21/10/2016

5 DIASEM (K2)

3

5 DIASEM (“26/02/2000”)

7

5 DIAS (K2, J2)

274

5 DIAS (“15/05/2001”, ”15/05.2016”)

25479

5 DIAS (J2, K2)

2274

En la tabla de abajo aparecen algunas funciones de texto, su descripción y su sintaxis. Los Valores de Ejemplo de la tabla inferior de la derecha permiten comprobar las fórmulas de texto. Funciones de texto Función

Descripción

Sintaxis

Función CONCATENAR

Une en una celda los datos alfanuméricos de la función. Los argumentos pueden ser valores alfanuméricos o cualquier tipo de referencia.

Función VALOR

Convierte celdas con datos alfanuméricos a datos numéricos. El argumento debe ser un valor alfanumérico o cualquier tipo de referencia.

CONCATENAR (argumento 1, argumento 2 […]) VALOR (argumento 1)

Función IZQUIERDA

Obtiene, desde la izquierda, el número de caracteres indicados en el argumento 2, de un texto proporcionado en el argumento 1.

IZQUIERDA (argumento 1, argumento 2)

Función DERECHA

Obtiene, desde la derecha, el número de caracteres indicados en el argumento 2, de un texto proporcionado en el argumento 1.

DERECHA (argumento 1, argumento 2)

Función EXTRAE

Obtiene una parte interna de un texto indicado en el argumento 1, empezando desde la posición indicada en el argumento 2 y tomando la cantidad de caracteres indicada en el argumento 3.

EXTRAE (argumento 1, argumento 2, argumento 3)

Ejemplos Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

5 CONCATENAR (J2,“ ”,K2)

Manuel García

5 EXTRAE (J4, 6, 4)

Beta

5 CONCATENAR (“Universidad”, K4)

Universidad Autónoma de Sinaloa

5 DERECHA (J3, 3)

013

5 IZQUIERDA (J4, 4)

Alfa

5 VALOR (DERECHA (J3, 3))

13

5 DERECHA (J4, 5)

Gamma

5 VALOR (K3)

2540

Funciones de búsqueda Permiten localizar información específica dentro de tablas o listas de información y, con esta, llenar otras tablas. Las funciones Buscarv y Buscarh permiten localizar datos dentro de una tabla o rango de celdas y utilizan como criterio de búsqueda los encabezados de la tabla. 109

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Funciones de búsqueda Función

Descripción

Sintaxis

Función BUSCARH

Busca en la primera fila o rango especificado en el argumento 2, el valor indicado en el argumento 1, y regresa como resultado el contenido que tiene en la misma columna, pero en la fila indicada en el argumento 3.

BUSCARH (argumento 1, argumento 2, argumento 3)

Función BUSCARV

Busca en la primera fila o rango especificado en el argumento 2, el valor indicado en el argumento 1, y regresa como resultado el contenido que tiene en la misma fila, pero en la columna indicada en el argumento 3.

BUSCARV (argumento 1, argumento 2, argumento 3)

Función ELEGIR

ELEGIR (argumento 1, argumento 2 […])

Elige un argumento específico de la función. Ejemplos Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

5 BUSCARH(“Martes”, C17:F21, 3)

Fórmula

4 500

5 ELEGIR(D15, “Sucursal1”, “Sucursal2”, “Sucursal3”)

Sucursal1

5 BUSCARH(E16, C17:F21, 4)

4 190

5 ELEGIR(D16, “Lunes”, “Martes”, “Miércoles”)

Miércoles

5 BUSCARV (“Sucursal1”, C17:F21, 3)

6 000

5 ELEGIR(D16, D17, E17, F17)

Miércoles

5 BUSCARV (E15, C17:F21, 4)

4 500

5 ELEGIR (D15, C18, C19, C20, C21)

Sucursal1

El argumento 1 determina el valor de búsqueda, Buscarh localiza el valor en la fila de encabezados y Buscarv en la de encabezados. Observa los valores para comprobar las fórmulas de esta tabla a continuación:

Valores de comprobación para los ejemplos de la tabla Funciones de búsqueda.

El argumento 2 es el rango de celdas o el nombre de la tabla donde se encuentran los datos de búsqueda. El rango especificado en el argumento 2 debe incluir los encabezados y los datos. El argumento 3 de Buscarv y Buscarh se refiere al número de la columna o fila, respectivamente, ya que un error común en esta función es usar el nombre de la fila o columna.

Funciones lógicas Permiten procesar información cuando se cumple con una condición determinada. Las comparaciones lógicas entre dos o más elementos se consideran criterios, los cuales requieren del uso de operadores lógicos, por lo tanto, el resultado de un criterio solo puede ser verdadero o falso. Este resultado indica a la función qué procedimiento debe realizar. 110

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Funciones lógicas Función

Descripción

Sintaxis

Función SI

Realiza una prueba lógica del criterio colocado en el argumento 1; si el resultado es verdadero, se obtiene como respuesta el argumento 2, de lo contrario usa el valor del argumento 3.

SI (argumento 1, argumento 2, argumento 3)

Función SUMAR.SI

Suma los valores del rango indicado en el argumento 1, siempre y cuando la celda cumpla con la condición expresada en el argumento 2. Se puede usar un rango alternativo de celdas para sumar, indicándolo en el argumento 3.

SUMAR.SI (argumento 1, argumento 2 [argumento 3])

Función CONTAR.SI

Cuenta las celdas del rango expresado en el argumento 1, que cumplen con el criterio expresado en el argumento 2.

CONTAR.SI (argumento 1, argumento 2)

Función O

Permite verificar varios criterios, expresados en dos o más argumentos. Emite un valor verdadero cuando alguno de los argumentos cumple con esta condición.

O (argumento 1, argumento 2 [argumento 3])

Función Y

Permite verificar varios criterios, expresados en dos o más argumentos. Emite un valor verdadero cuando todos los argumentos cumplen con esta condición.

Y (argumento 1, argumento 2 [argumento 3])

Ejemplos Fórmula

Resultado esperado

Fórmula

Resultado esperado

5 SI (K6 . 6,“ aprobado”, “reprobado”)

aprobado

5 Y(J2 . K2, J3 , K3)

FALSO

5 SUMAR.SI (J2:K6,” . 040”)

351

5 SI(Y(K6 . 6, K5 . J4),“ derecho a examen”, “extraordinario”)

derecho a examen

5 CONTAR.SI (L2:L6,“ 5 femenino”)

3

5 CONTAR.SI (J2:L6,“ . ”&J2)

6

5 SUMAR.SI (J2:K6,” . 040”)

VERDADERO

5 SUMAR.SI (L2:L6, “masculino”, J2:J6)

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En la tabla de arriba se muestran algunas funciones lógicas, su descripción y cuál debe ser su sintaxis para obtener los resultados esperados. Los Valores de Ejemplo que permiten comprobar las fórmulas lógicas se encuentran en la tabla de la derecha.

Representación gráfica de la información Excel proporciona herramientas que permiten representar gráficamente la información contenida en las hojas de cálculo. Estas herramientas son útiles para el análisis de los datos, ya que se puede observar una gran cantidad de información de forma resumida y en un formato fácil de interpretar. La gráfica de abajo muestra ejemplos de representación gráfica de la información: gráfica de barras (izquierda) y gráfica circular o de pastel (derecha).

Valores de comprobación para los ejemplos de la tabla Funciones lógicas.

Recursos en línea Abre el enlace 3.1 y realiza con tu equipo de trabajo la actividad sugerida para aplicar los conocimientos que has adquirido acerca del uso de las funciones en Excel.

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Insignia

Investiga qué otras funciones están disponibles en la galería y elige tres. Después, elabora una tabla que incluya el nombre, la descripción, la sintaxis de la función y algunos ejemplos (como el formato de tablas con las funciones que se han presentado). Entrega la tabla para su evaluación y así podrás obtener esta insignia.

Todo gráfico requiere de información para su elaboración, así que antes de elaborar uno, es necesario organizar los datos, ya sea en forma de tabla, en forma de lista o en forma de tabla de doble entrada. Los encabezados de la tabla se convertirán en la referencia que la hoja de cálculo utilizará para graficar los datos que se encuentran dentro de la tabla. Un gráfico de Excel se compone de los siguientes elementos: • Área del gráfico. Es un lienzo de dibujo donde Excel colocará el gráfi-

co y toda la información que le acompaña. • Área de trazado. Corresponde al área dentro del gráfico donde se mues-

tra la representación de la información. • Eje horizontal (categoría). Contiene los campos de la tabla que servi-

rán para agrupar los datos, se puede elegir entre usar los encabezados de las filas o los de las columnas. • Eje vertical (valores). Muestra una regla que se ajusta automáticamente y un rango que incluye todos los valores de los registros de la tabla. • Leyenda. Indica los campos que se usaron para graficar la información, se acompañan de un recuadro de color para identificar el valor de cada uno dentro del gráfico. • Título del gráfico. El título debe indicar claramente qué tipo de información se está representando. Se puede editar para redactar el que más convenga al usuario.

Gráficos Este grupo contiene diversos comandos que permiten la creación de gráficos. Los más pequeños permiten elegir entre nueve tipos de gráficos diferentes; los más comunes son los gráficos de columnas o barras y los gráficos circulares o de anillo. Excel 2016 eliminó el asistente de gráficos pero en su lugar incorporó el comando Gráficos recomendados. Para activarlo, se selecciona previamente la tabla con los valores a graficar y, al dar clic en dicho comando, Excel analizará los datos seleccionados y mostrará la ventana Insertar gráfico, la cual contiene dos pestañas, Gráficos recomendados y Todos los gráficos.

Ventana Insertar gráfico, la cual muestra diversas recomendaciones de gráficos.

112

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La primera pestaña muestra una sugerencia de gráficos que podrían ser adecuados para el tipo de información seleccionada. En caso de que ninguna de las sugerencias sea adecuada, en la pestaña Todos los gráficos se puede ver una lista completa de las variantes de gráficos que ofrece Excel; allí se puede elegir el que más se adapte al tipo de información que se desea representar. A continuación se muestra una tabla de doble entrada a partir de la cual se generaron dos gráficos; en el primero, el eje horizontal representa los datos de las filas, mientras que en el segundo, este mismo eje representa los datos de las columnas. tienda 1

tienda 2

tienda 3

2012

$2 500.00

$3 500.00

$3 000.00

2013

$3 500.00

$3 000.00

$3 800.00

2014

$4 000.00

$2 000.00

$3 800.00

2015

$4 000.00

$1 500.00

$4 200.00

Relaciónalo con… Los ejes horizontal y vertical de un gráfico equivalen, en matemáticas, a los ejes de las X y de las Y del primer cuadrante del plano cartesiano. Asimismo, las categorías que se insertan en el eje horizontal equivalen a las clases, y los valores del eje vertical a las frecuencias.

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Edición y formato de gráficos La pestaña Diseño de las herramientas de gráficos contiene los comandos que permitirán editar el contenido y la apariencia del mismo. El comando Agregar elemento al gráfico permite elegir qué elementos se van a mostrar dentro del área del gráfico, activando o desactivando herramientas visuales que sirven de apoyo para fortalecer el mensaje del mismo. Los estilos de diseño permiten elegir entre diferentes variantes visuales del mismo tipo de gráfico, ya que ofrece opciones en 2D y 3D. El comando Cambiar entre filas y columnas permite intercambiar los valores de categoría y leyendas, logrando que la misma información se pueda analizar desde dos perspectivas diferentes. El comando Cambiar tipo de gráfico permite sustituir el diseño del gráfico por uno diferente; es útil cuando se desea visualizar la misma información con distintos diseños de gráfico o, simplemente, para cambiar el tipo de gráfico que se planeaba usar originalmente.

Minigráficos Este grupo proporciona comandos que permiten crear gráficos que se adaptan al tamaño de una celda. Sirven para visualizar tendencias dentro de los valores de una tabla. Para crear un minigráfico se selecciona el rango que contiene los datos a graficar, sin incluir los encabezados de la tabla, y luego se elige uno del grupo de comandos. En la ventana que aparece se debe introducir, en el primer cuadro de contenido, la ubicación de los datos a graficar y, en el segundo cuadro, el rango donde se desea colocar el minigráfico. Encamina tus habilidades

1. 2.

3. 4.

De forma individual, practica los comandos para la creación de gráficos: abre la plantilla Lista de precios de los productos y elimina la hoja Informes de ventas del producto. Realiza las siguientes modificaciones a la Lista de precios: a) Agrega los encabezados Unidades vendidas, Ingreso total y Precio promedio a la tabla de la lista de precios en el rango G10:G12. b) Determina la cantidad de unidades vendidas y el ingreso total de cada producto con la función SUMAR.SI. Los datos de búsqueda se encuentran en la hoja Datos históricos. c) Calcula el precio promedio dividiendo el ingreso total entre las unidades vendidas. d) Crea un gráfico circular usando los datos de las unidades vendidas y genera otro gráfico para el ingreso total. e) Crea una gráfica de columnas que compare los datos del precio de menudeo, del precio de mayoreo y del precio promedio. Dale formato a las gráficas elaboradas y redacta un breve informe donde expliques la utilidad de representar con gráficos la información de una hoja de cálculo. Entrega tu documento de Excel y tu informe para su evaluación y, en plenaria, expongan sus conclusiones.

114

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Subproductos Subproducto procedimental 1. Reúnete con el mismo equipo que trabajaste las actividades de la

sección Encamina tus habilidades de las páginas 82 y 94. 2. Retomen los datos de la encuesta a los profesores y llenen nue-

vamente las tablas de la matrícula de calidad, pero ahora usen las funciones que vieron en esta secuencia. 3. Calculen cuántos profesores están certificados, acreditados y sin acreditar, y también cuántas asignaturas/grupo son atendidas por profesores certificados, acreditados y sin acreditar. 4. Grafiquen sus resultados de forma que reflejen qué porcentaje de las asignaturas de cada grado son atendidas por profesores acreditados, certificados y sin acreditar. Realicen un gráfico para primer grado, otro para segundo, otro para tercero y uno más que integre los datos de todos los grados que investigaron. 5. Entreguen los archivos a su profesor para que los evalúe.

Subproducto declarativo

Elige la respuesta correcta.

1. Comando que se ubica en los encabezados de cada campo de una

2.

3. 4.

5.

tabla y contiene herramientas para ordenar y filtrar datos. a) Controlador de b) Controlador de c) Ordenar y filtrar relleno filtro Permite manipular los datos numéricos y alfanuméricos de una hoja de cálculo y se compone por funciones, variables, constantes, y operadores aritméticos y lógicos. a) Hoja de cálculo b) Fórmula c) Gráfico Valores que no se calculan y que no cambian en la fórmula. a) Operadores b) Variables c) Constantes ¿Cuál de las siguientes fórmulas de Excel calcula correctamente el promedio de los números 8, 9 y 10? a) 5 (8 1 9 1 10/3) b) 5 8 1 9 1 10/3 c) 5 (8 1 9 1 10)/3 ¿Cuáles son ejemplos de referencias relativas? a) B3, F9, $G3 b) FA, 3E, G4 c) AF4, F5, H4

Subproducto actitudinal-valoral

Redacta una reflexión en torno a las siguientes preguntas.

• ¿Qué diferencias hay entre el llenado de tablas que hiciste en este

subproducto procedimental y el de la sección Encamina tus habilidades de las páginas 82 y 94? • ¿Por qué conviene utilizar fórmulas y funciones en lugar de realizar la contabilidad de valores con otras herramientas? • ¿En qué situaciones académicas es útil el manejo de Excel?

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Producto integrador de la unidad 3 Síntesis • Reúnete con el equipo que estás trabajando el proyecto de investigación y realicen un libro de Excel para

registrar, procesar y graficar los datos. Tomen en cuenta las siguientes indicaciones. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

En hojas independientes, coloquen los datos, el procesamiento de los mismos y las gráficas a generar. Identifiquen y organicen los datos que van a procesar. Toda la información de las hojas de cálculo debe tener formato de tabla. Determinen la información que deben generar a partir de los datos recolectados. Diseñen fórmulas para procesar la información, tomen en cuenta el uso de referencias, operadores y funciones. Recurran al uso de constantes solo cuando sea necesario. Den formato a sus hojas de cálculo, para que la información sea fácil de interpretar. Apliquen los comandos de la pestaña Inicio, Diseño de página, del grupo Estilos y el Formato condicional. Elaboren las gráficas de acuerdo con el propósito de su investigación. Guarden el libro de Excel con el nombre Producto integrador_U3+Nombre-del-equipo. Elaboren un informe en Word donde desarrollen los siguientes puntos: a) ¿Cómo se organizaron para elaborar el trabajo, con qué problemas se enfrentaron y cómo los solucionaron? b) ¿Qué diferencias existen entre el procesamiento de datos que hicieron con el apoyo de Excel y el procesamiento manual de la información? c) ¿Qué fórmulas y funciones fueron las más usadas y las más complicadas de desarrollar? d) ¿Usaron las herramientas Rellenar y Series? ¿En qué situaciones lo hicieron? e) ¿Qué tipo de gráfico conviene utilizar para representar mejor la información de su investigación? f) ¿Utilizaron los comandos del grupo Minigráficos? g) ¿De qué forma hubieran llevado a cabo su producto si no hubieran utilizado este programa? h) ¿Qué comandos o herramientas agregarían a Excel para mejorar su funcionalidad? Entreguen ambos documentos a su profesor para que los evalúe.

Evaluación

Contesta.

1. ¿Qué es una hoja de cálculo?

2. ¿Qué es y para qué sirve el controlador de relleno?

3. Explica un método para introducir fórmulas.

4. ¿Qué son las funciones y cuál es su sintaxis general?

5. ¿Qué pestaña contiene los comandos que permiten editar y dar formato a un gráfico?

116

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Autoevaluación Demuestra el nivel de tu conocimiento mediante la siguiente guía de evaluación, utilizando la escala del 1 al 5, siendo 1 el valor más bajo y 5 el más alto. Corresponden a un nivel de:

Mis conocimientos en: 1

2

3

4

5

Dar formato a los datos para que la visualización de la hoja de cálculo sea más atractiva. Administrar libros de Excel. Rellenar datos e insertar series para facilitar la captura de datos. Ordenar tablas y filtrar datos para organizar y localizar información rápidamente. Elaborar fórmulas empleando referencias de celdas y diversos tipos de operadores. Redactar adecuadamente la sintaxis de los diferentes tipos de funciones. Emplear los diversos tipos de funciones para agilizar la obtención de resultados. Representar con gráficos la información de la hoja de cálculo. Editar y dar formato a los gráficos de Excel. Elegir qué gráfico representa mejor la información.

Coevaluación Evalúa el desempeño de tus compañeros de equipo en los trabajos que se llevaron a cabo en la unidad subrayando la opción más adecuada. 1. ¿En qué medida tus compañeros respetaron los acuerdos a los que llegaron como equipo? a) Siempre b) Algunas veces c) Nunca 2. En el momento de elegir el trabajo que los representaría como equipo, ¿tus compañeros se mostraron

respetuosos y objetivos en sus críticas? a) Siempre b) Algunas veces

c) Nunca

3. ¿Cómo fue la disposición de tus compañeros para trabajar en equipo y la comunicación durante

este proceso? a) Siempre

b) Algunas veces

c) Nunca

4. Reúnete con tus compañeros de equipo y evalúen los trabajos que realizaron en esta unidad para que

reconozcan sus aciertos y errores y así puedan mejorar. 117

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• Corrijan, en equipo, los productos integradores de cada unidad con base en la siguiente rúbrica. Producto integrador de la unidad 1 Tópicos

Nivel de dominio Básico

Intermedio

Avanzado

No elabora portadas

Elabora portadas sin usar todos los comandos.

Elabora portadas utilizando el comando correspondiente.

Índice de contenidos

Elabora índices redactando cada uno de los contenidos sin un formato adecuado.

Elabora índices redactando cada uno de los contenidos con formato adecuado.

Elabora índices a partir del comando Tabla de contenidos.

Encabezados y pies de página

Carece de encabezados y pies de página donde se incluyan el título de la investigación y la foliación del documento.

Incluye el título de la investigación en el encabezado pero no su foliación en los pies de página.

Incluye el título de la investigación en el encabezado y su foliación en los pies de página.

Formato y diseño de página

No cumple con el tipo y tamaño de fuente solicitado, el tamaño de la hoja, las sangrías o el interlineado requerido.

Utiliza el tipo y tamaño de fuente solicitado, pero el tamaño de la hoja y las medidas de la sangría y el interlineado no son adecuadas.

Utiliza el tipo y tamaño de fuente solicitado, así como el tamaño de la hoja e incluye sangrías e interlineado con las medidas requeridas.

Bibliografía

Redacta incorrectamente las fuentes en formato APA.

Redacta las fuentes en formato APA pero no utiliza el comando Administrar fuentes.

Redacta las fuentes en formato APA y utiliza el comando Administrar fuentes.

Duración y contenido temático

Incluye textos extensos en la presentación y su duración no es la deseada.

Redacta de forma breve la presentación pero su duración no es adecuada.

Redacta de forma breve cada diapositiva y la presentación tiene una duración adecuada.

Diseño y automatización

No elige el tamaño correcto de las diapositivas ni estas avanzan automáticamente.

Elige el tamaño correcto de las diapositivas, pero estas no avanzan automáticamente.

Elige el tamaño correcto de las diapositivas, las cuales avanzan automáticamente.

Animaciones y transiciones

Incluye menos de tres tipos de transiciones y no emplea la secuencia de las animaciones.

Incluye menos de tres transiciones y emplea la secuencia de las animaciones.

Incluye, al menos, tres tipos de transiciones y emplea la secuencia de las animaciones.

Video

Incluye un video que no describe la presentación ni tiene una duración adecuada.

Incluye un video que describe la presentación, pero no tiene una duración adecuada.

Incluye un video que describe claramente la presentación, con una duración adecuada.

Hipervínculos

La presentación carece de hipervínculos.

Incluye algunos hipervínculos en el índice de la presentación.

Incluye todos los hipervínculos en el índice de la presentación.

Formato de la información

No da formato de tabla a los datos de las hojas de cálculo.

Da formato de tabla a algunos datos de las hojas de cálculo.

Da formato de tabla a todos los datos de las hojas de cálculo.

Ordenar y filtrar

Ordena algunas tablas y filtra ciertos datos para organizar y localizar información.

Ordena tablas y filtra algunos datos para organizar y localizar información.

Ordena todas las tablas y filtra datos para organizar y localizar información.

Uso de fórmulas y funciones

Emplea fórmulas y funciones pero su redacción es incorrecta.

Emplea algunas fórmulas y funciones para procesar los datos.

Emplea fórmulas y funciones y redacta correctamente su sintaxis.

Uso de gráficos

No representa la información con gráficos.

Elige incorrectamente el tipo de gráfico.

Elige correctamente el tipo de gráfico.

Portada

Producto integrador de la unidad 2

Producto integrador de la unidad 3

118

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Autoevaluación Demuestra el nivel de tu conocimiento al realizar cada producto integrador de este curso mediante la siguiente guía de evaluación, utilizando la escala del 1 al 5, siendo 1 el valor más bajo y 5 el más alto. Corresponden a un nivel de:

Mis conocimientos en: 1

2

3

4

5

Comprender la manera en que los programas de Office facilitan mis labores escolares. Comprender la importancia que tienen los programas de Office en la vida laboral de las personas. Organizar correctamente información en Word, PowerPoint y Excel. Identificar y utilizar los comandos de cada uno de los programas de Office. Relacionar los programas Word, PowerPoint y Excel para elaborar diversos tipos de documentos. Reconocer la importancia de la redacción adecuada de textos en Word y Power Point, y de fórmulas en Excel. Insertar elementos visuales como imágenes y gráficos en los diversos documentos de Office. Reconocer cuál es la estructura interna de cada página de un documento de Word. Determinar cuáles son los elementos que permiten hacer atractiva una presentación de PowerPoint. Utilizar fórmulas para agilizar el procesamiento de la información en Excel. Escribir correctamente, de acuerdo con las normas de APA, la referencia de una fuente. Utilizar hipervínculos en documentos de Word y PowerPoint.

Automatizar una presentación de PowerPoint.

Utilizar diversos tipos de funciones para agilizar la obtención de resultados en Excel.

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Bibliografía • Bielsa Fernández, Isabel y Rosa del Carmen Torres Vera (2006). Informática 2. México. Santillana (Santillana bachillerato). • Contín, Silvia Andrea y otros (2003). Las tecnologías de la información y de la comunicación en la escuela. España. Graó. • García Ejarque, Luis (2000). Diccionario del Archivero Bibliotecario. Terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales de los centros documentales. España. Trea. • Ibarra Sánchez, Ana Belen y otros (2007). Introducción a las tecnologías de la información. México. Limusa. • Lau, Jesús (2002). Educar para informar: informar para educar. México. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, UNAM. • Potter, Geoff y otros (2006). Taller de cómputo. México. Universidad de Guadalajara. • Peña Alonso, Manuela (2007). Office 2007 (guías visuales). España. Anaya Multimedia.

Bibliografía sugerida • Empresarios del Futuro. Certificación Microsoft Office Specialist (2007). Hoja de cálculo I. México. Educational Technology Consulting. • Empresarios del Futuro. Certificación Microsoft Office Specialist (2007). Presentaciones multimedia. México. Educational Technology Consulting.

Referencias electrónicas • ¿Necesita ayuda con Office 2016? (2016). España. Recuperado de https://support.office.com/eses/article/%25C2%25BFNecesita-ayuda-con-Office-2016-bde11048-255e-44f7-85b3d2470cb68310?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES&fromAR=1

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