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¡LO LOGRAMOS! GRACIAS A TODOS LA CERTIFICACIÓN ISO 9001:2008 ES UNA REALIDAD PARA LA FUNDACIÓN PRODEOCSA JUNTOS POR EL FUTURO DEL OCCIDENTE DE LA SABANA Informe Final - Auditoria ICONTEC Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión PLANEAR: ?

El interés de parte de la alta dirección por fijar sus objetivos estratégicos y apoyarse en los comités operativos porque esto enriquece el proceso de análisis y toma de desiciones.

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Boletin de Calidad

S e p t i e m b r e

Un largo camino recorrido, un largo camino por recorrer...

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El esmero por sistematizar los registros, tales como actas y soportes de hojas de vida, con lo cual se racionaliza el uso de papel disminuyendo gastos y el uso de archivos físicos. El personal entrevistado reconoce su responsabilidad y aporte a los objetivos de calidad y esto facilita el mantenimiento del sistema de gestión de calidad. En los programas se observa por acompañar y apoyar a los beneficiarios de los mismos lo cual contribuye a su satisfacción respecto a sus necesidades y espectativas. La opinión favorable del asociado entrevistado cuya percepción denota satisfacción con el servicio prestado.

VERIFICAR: ? ? ?

A g o s t o -

HACER:

Se observa un mayor entendimiento de la importancia de las auditorias y su aporte a la gestión con lo que se favorece el desarrollo de los futuros ejercicios. Los resultados positivos de las auditorias alos hogares realizadas por el ICBF y Secretaria de Salud lo que demuestra conformidad en la prestación del servicio con un enfoque al cliente. La labores de seguimiento adelantadas desde el comité de calidad designando mensualmente un responsable lo cual apoya el control permanente al desempeño de los procesos. Oportunidades de mejora

PLANEAR: ? El registro de revisión por la dirección amerita ser complementado en su contenido y presentación de los diferentes temas con el fin de demostrar que se aprovechan ampliamente todas y cada una de las entradas, con información necesaria y suficiente que a su vez dan lugar a desiciones y acciones plasmadas en planes de trabajo medibles y verificables de la mano de conclusiones apropiadas sobre la convivencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión.

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Un largo camino recorrido, un largo camino por recorrer...

M a y o

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Boletin de Calidad HACER: ? El control de los proveedores se afiance en la aplicación eficaz del concepto de impacto en la prestación del servicio con lo cual se focalicen mejor los esfuerzos y se contribuya a aquellos vitales para la Fundación. ? Los criterios aplicados a la evaluación de los proveedores no se basen solo en análisis cuantitativos sino cualitativos que permitan tener una visión general de su desempeño y apoye eficazmente la toma de desiciones. ? En los Hogares, el seguimiento a los niñoscuando hay ausentismo incluyendoel contar con información adicional de su acudiente, adicional a los datos de los padres de familia, lo cual permita fortalecer la trazabilidad e identificación apropiada de las causas de dichas ausencias. ? El manejo de la relación entre gerente del equipo de cooperados (profesional PRODEOCSA) y los facilitadores en la empresa cliente, para que considere incluir acuerdos de servicio en los cuales se establezcan compromisos para la entrega de información y aprobación de facturas entre otros temas con el fin de favorecer la respuesta eficaz a los cooperados. ? Las labores de mantenimiento a la infraestructura sean gestionadas bajo el enfoque por proceso (PHVA) que redunden en mayor eficacia y eficiencia en cuanto a las labores desarrolladas. VERIFICAR: ? Los sinformes de auditorias internas incluyan toda la información necesaria y suficiente que soporte de manera eficaz la toma de desiciones y acciones. ? La organización dentemple ponerle nombre a los indicadores de sus procesos y asegure que están alineadas las perspectivas con los procesos para mejorar el reconocimiento y aplicación eficaz de estos temas. ? Sobre los indicadores del sistema de gestión valdría la pena revisar su enfoque buscando su aporte de valor a la mejora de los procesos. ? Sería importante revisar la manera como se estan empleando actualmente los conceptos de eficacia y eficiencia con el fin de que la medición de estos aspectos una contribución real a la mejora. ? El formato para el registro del producto no conforme en los Hogares Infantiles considere las situaciones del servicio intangible, por ejempplo, el caso de actitud inapropiada de una docente, y esto conlleve a fortalecer el control. ? El seguimiento de egresados de diferentes programas con el fin de validar la prestación del servicio y esto facilite evaluar el impacto de las actividades realizadas. ? El seguimiento a la satisfacción del cliente empresa como una manera de fortalecer la medición, el análisis y por ende la toma de decisiones sobre los programas. ? En las auditorias internas hacer explicito el objetivo en el programa así como los criterios distintos a los de la ISO 9001 a manera de demostrar una planificación eficaz. ACTUAR: ? Los criterios para la toma de acciones correctivas y preventivas se revisen no solo en cuanto a repetibilidad sino a impacto de las situaciones analizadas ya que esto enrriquece la utilización y buen uso de estas herramientas de mejora.

PROXIMAMENTE: En el mes de Octubre realizaremos la Auitoria Interna, se recomienda a todos asegurar sus procesos y el cumplimiento de sus compromisos. 2

BOLETÍN DE CALIDAD AGOSTO - SEPTIEMBRE 2010  

BOLETÍN DE CALIDAD AGOSTO - SEPTIEMBRE 2010 - PRODEOCSA

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