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Apresentação do produto Project Library Project Library product description

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Durante a concepção e construção de um edifício de escritórios de média dimensão, as respectivas equipas projectistas e de construção geram uma média de 15.000 documentos e comunicações. Mais de 5% do tempo e custo totais são empregues na procura de parte dessa informação. As medidas correctivas cuja implementação é necessária devido ao uso de informação incorrecta ou desactualizada custam ainda mais.

A gestão de documentos e dos respectivos trajectos de consulta e aprovação (workflow) é um factor crucial na gestão de um projecto. Através do uso da PROJECT LIBRARY, todos os projectistas gerem a produção e distribuição de todos os documentos emitidos durante o ciclo de vida do projecto.

During the design and construction of an average sized office building some 15,000 documents and communications are produced by the design and construction team. More than 5% of the time and cost are eaten up by the search for information. The corrective measures which are necessary due to the use of incorrect or out of date information cost even more.

The management of documents and document flows is a crucial factor in the management of the project. With PROJECT LIBRARY the members of the project team manage all of the documents which are produced and issued during the life cycle of the project.

A Project Library é uma plataforma que possibilita aos seus utilizadores a emissão e armazenamento, de uma forma simples e transparente, de toda a documentação de projecto, incluindo desenhos, relatórios, especificações, mapas de quantidades, etc.

Project Library is a platform which allows the users to issue and store all project documents, drawings, reports, specifications, bills of quantities etc, in a simple and transparent way.

Armazenamento centralizado O princípio básico da Project Library é o de que toda a informação é armazenada. A verdadeira localização do armazenamento dessa informação não é relevante: a infra-estrutura de TI (Tecnologia de Informação) disponibilizada pela PROCOS através do seu data centre assegura todos os procedimentos necessários de backup e redundância da informação.

Acessibilidade A base de dados centralizada é acedida através da Internet. Isto significa que cada membro do projecto pode usar o sistema independentemente da hora ou do local em que se encontra. A utilização da Project Library requer apenas um computador com acesso à Internet e um browser, não sendo necessária a instalação de qualquer software adicional.

Central storing The basic principle of Project Library is that all information is stored. Where the information is actually physically stored is of no importance. The necessary IT infrastructure is available in the PROCOS data centre, which also ensures the back up and redundancy procedures.

Accessibility The central data base is accessed through the internet. This means that each member of the project team can use it no matter where and when they are. Project library only requires an internet Browser on a local PC laptop. No application software is required.


Identificação

Gestão de versões

Cada documento recebe um número de identificação único. Para além disso, são agregados ao documento parâmetros adicionais que o ajudam a classificar (metadata), e.g.:

A Project Library identifica automaticamente cada documento através do seu número único e versão, não havendo qualquer possibilidade de dois documentos diferentes possuírem o mesmo número de identificação e de versão. Todas as versões de todos os documentos são armazenadas, ficando sempre acessíveis aos utilizadores da Project Library.

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tipo de documento autor referência do projecto data de emissão versão …

Estrutura dinâmica de pastas

Rápido upload e download de ficheiros

A Project Library possui uma estrutura dinâmica de pastas. Os documentos não são armazenados em infindáveis sistemas de directorias, mas sim classificados de acordo com o uso da metadata. A estrutura de pastas é recriada conforme as necessidades do utilizador, utilizando para tal a metadata agregada aos documentos. Este método simplifica a procura da documentação e permite um acesso personalizado à documentação existente.

O uso de uma ligação de banda larga à Internet bem como de um poderoso software de funcionamento na Internet significa que a Project Library pode fazer upload e download de ficheiros muito rapidamente.

Identification

Management of versions

Each document receives an unique identification number. A number of parameters are then added to describe the document (metadata) e.g.:

Project Library automatically identifies each document through a document and a version number. The possibility of two different documents having the same identification number and the same version number is thus impossible. All versions are stored in the library and can be accessed immediately.

- type of document - name of the author - project reference - date of issue - version - ...

Dynamic folder structure Project Library has a dynamic folder structure. Documents are not stored in vast directories but are sorted through use of the metadata. The folder structure is created according to the user’s needs using the document’s metadata. This method simplifies the search for a document and allows each user a personalised access.

Fast upload and download The use of a wide band internet connection and powerful internet software means that Project Library can upload and download files very rapidly.

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Dependências entre documentos

Distribuição

A Project Library possibilita a criação de dependências entre dois ou mais documentos: é possível, por exemplo, juntar uma mensagem ou um relatório a um desenho, ou anexar um conjunto de desenhos de pormenor a uma planta com layout. Desta forma estrutura-se o armazenamento dos documentos e melhora-se a consistência da informação.

A Project Library encontra-se equipada com um sistema completo de “e-distribuição” que gere todas as comunicações do projecto. Os documentos são ligados a mensagens e enviados ao destinatário da forma mais expedita. O registo da origem, trajecto e localização de todos os documentos encontra-se garantido pelo que é impossível perder documentos ou mensagens.

Fluxos da informação A Project Library inclui, por defeito, um workflow simplificado: um documento só é distribuído após ter sido aprovado por um utilizador autorizado para o efeito. Cada Project Manager pode definir previamente os procedimentos necessários à aprovação. Os utilizadores do sistema também podem definir um workflow específico para cada documento a distribuir, caso aquele que se encontra definido não seja considerado adequado.

Integração com ARCHIBUS Ao ligar a Project Library ao software ARCHIBUS, é possível transformar um número ilimitado de documentos em registos de ARCHIBUS. Fica assim feita a transição de documentação entre as fases de concepção, de construção e de operação de um edifício. O resultado é um conjunto inteiramente informatizado e organizado de documentos actualizados, e um avanço considerável na direcção da gestão integral do ciclo de vida de um edifício (Total Life Cycle Management). Project Library - Central storage - Accessibility - Identification - Dynamic folder structure - Management of versions - Relation between documents - Workflow - Integration with ARCHIBUS/FM

Relation between documents

Issue

Project Library offers the possibility to link two or more documents; to add a message to a drawing, to add a report to drawing, to link a series of detail drawings to a layout plan. In this way the documents are structured and the consistency of the information is improved.

Project Library is equipped with a complete “eStribution” system, which manages all of the project communications. Messages and documents are linked together and sent to the recipient in the most expedient manner. In this way the trace-ability of all documents is guaranteed and no messages or documents can be lost.

Workflow Project Library provides a simple workflow. A document is only issued once it has been approved for this purpose by an authorised person. Each document manager can define the procedures required beforehand. The users can also define specific workflows for any document should the standard workflow not be appropriate.

Integration with ARCHIBUS A link between Project Library and ARCHIBUS makes it possible to link an unlimited number of documents to be items in ARCHIBUS. In this way a link is made between the design, the construction and the operation of a building. The result is a highly improved conformity and fully automatic set of AS BUILT documents and a considerable step in the direction of Total Life Cycle Management.

PROCOS Belgium Jan Blockxstraat 1 B-2018 Antwerpen Tel. +32 3 242 94 60 Fax +32 3 248 73 58 procos.belgium@procosgroup.com PROCOS France 17, Avenue Victor Hugo F-75116 Paris Tel. +33 1 53 64 05 85 Fax +33 1 40 67 97 11 procos.france@procosgroup.com PROCOS Portugal Rua Calvet de Magalhães 244/2° P-2770-022 Paço de Arcos Tel. +35 1 21 441 24 89 Fax +35 1 21 454 44 39 procos.portugal@procosgroup.com

Project Library - Armazenamento centralizado - Acessibilidade - Identificação - Estrutura dinâmica de pastas - Gestão de versões - Dependências entre documentos - Fluxos da informação - Integração com ARCHIBUS/FM

PROCOS Austria Gaudenzdorfer Gürtel 67 AT-1120 Wien Tel. +43 1 879 34 40 Fax +43 1 879 34 40 40 procos.austria@procosgroup.com PROCOS Italy Ing. Pierangelo Marzona Via Galvani 21 20121 Milano Tel. +39 02 673 91147 procos.italy@procosgroup.com PROCOS Luxembourg Rue Goethe, 24-28 1637 Luxembourg Tel. +352 26 45 86 25 Fax. +352 26 45 86 21 procos.luxembourg@procosgroup.com PROCOS Spain Paseo de la Habana, 200 bajos C 28036 Madrid Tel. +34 913 431 565 Fax. +34 913 594 081 procos.spain@procosgroup.com

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